sistemul informatic integrat de gestiune a resurselor - academis
DESCRIPTION
Sistemul Informatic Integrat de Gestiune a Resurselor - ACADEMISTRANSCRIPT
Universitatea de Vest din Timișoara
Sistemul Informatic Integrat de Gestiune a Resurselor - ACADEMIS
ACADEMIS - Soluţie pentru eficientizarea managementului universitar
Sistemul informatic ACADEMIS, existent la ora actuală în Universitatea de Vest din Timișoara, este un Sistem Informatic Integrat de Gestiune a Resurselor de tip ERP (Enterprise Resources Planing), soluţie pentru eficientizarea managementului universitar, prin informatizarea tuturor proceselor, fluxurilor si procedurilor și include următoarele componente principale :
• University Management System – Componenta de gestiune a școlarității,
• SAP – Componenta Economică-Financiară • Integrarea componentelor într-un sistem unitar.
Sistemului informatic implementat asigura realizarea următoarelor obiective principale: • suport pentru activităţile şi procesele desfăşurate în Facultăţi,
Departamente şi Servicii, • transparenţa, acurateţea şi securitatea informaţiilor privind: situaţia
şcolară a studenţilor, sursele de finanţare ale activităţilor din universitate şi modul de utilizare a fondurilor,
• suport pentru luarea deciziilor în cadrul Universităţii de Vest din Timişoara la nivelele decizionale.
Soluția implementată este un sistem deschis si flexibil, ce realizează automatizarea și managementul proceselor specifice din universitat, cu respectarea unor politici şi proceduri menite să asigure un standard de securitate coerent pentru componentele mentionate și cu funcționalitățile de sistem descrise în continuare.
STUDENTI ABSOLVENTI
Examinari
Taxe
Burse
Cazari
Admitere
Taxe
Sesiuni
Examene finale
Acte studii
CANDIDATI
Componenta de Gestiune a Școlarității (University Management System - UMS)
este o solutie destinată gestionarii proceselor de școlaritate într-o universitate,
care permite administrarea eficienta a tuturor activitatilor legate de organizare
academico-didactica, admitere, examinari, burse, cazari, deconturi de transport,
emitere acte studii, analize manageriale specifice.
Servicii pentru utilizatorii finali
Organizare didactico-academica
Organigrama Tipuri studii / Domenii / Specializari
Planuri de invatamant
Registre matricole
Admitere Sesiuni admitere Criterii de selectie
si departajare Dosare candidati
Clasament initial / intermediar / final
Traiectorie scolara
Inmatriculare Absolventi Alumni
Examinare Sesiuni examinare Criterii calcul note Restante / Reexaminari
/ Mariri Medii semestriale / anuale
/ generale Catalog
Burse Tipuri burse
Criterii departajare
Clasament bursieri Plata burse
Cazare Structura campus Sesiuni cazare Criterii cazare Dosare Clasament cazare
Taxe Taxe admitere / studiu /
discipline / cazare / alte taxe Transe Reduceri / Restituiri / Majorari / Penalizari
Casierie / POS / Plati on-line /
Plati la ghiseul bancii
EMITERE ACTE STU
DII | ANALIZA M
ANAG
ERIALA U
MS W
EB | UM
S MO
BILE |
Reclasificare
Ani universitari / Serii de studii
Transferuri / Prelungire scolaritate / Repetentie /
Intrerupere studii
Chitante / Facturi OP / Mandate postale
Procese UMS - Organizare didactico-academica
REGISTRE MATRICOLE
• NUMERE MATRICOLE • VOLUME • FORMAT A4, A3
PLANURI DE INVATAMANT
• DISCIPLINE • PLAN PROPRIU • DISCIPLINE EXTERNE
ANI UNIVERSITARI/ SERII DE STUDII
• ANI • SERII • REPARTIZARE GRUPE • POLITICA CREDITE
TIPURI STUDII / DOMENII /
SPECIALIZARI
• LICENTA, MASTERAT, DOCTORAT
• STIINTE, …. • ECONOMIE, …
ORGANIGRAMA
• DEPARTAMENTE • FACULTATI • DEPARTAMENTE • CADRE DIDACTICE
Procese UMS - Admitere
RAPOARTE
• LEGITIMATIE CONCURS
• LISTE VERIFICARE • LISTE CLASAMENT
ADMISI/RESPINSI • EXPORT CANDIDATI
CLASAMENT
• CONFIGURARE ALGORITM GENERARE CLASAMENT
• REGULI REFACERE CLASAMENT
EXAMENE
• PROBE • REPARTIZARE SALI • NOTE • CATALOG
TAXE ADMITERE
• TAXA INSCRIERE • TAXA
INMATRICULARE • TAXA STUDII • SCUTIRI TAXA • CHITANTA
SESIUNE ADMITERE
• PROBE CONCURS • COMISII ADMITERE • CRITERII SELECTIE /
DEPARTAJARE • NUMAR LOCURI / TIP
LOC
Procese UMS - Școlaritate
RAPOARTE
• REGISTRU MATRICOL
• SITUATIE SCOLARA • CATALOG • CENTRALIZATOARE
NOTE • SITUATII
FINANCIARE
TAXE SCOLARITATE
• TAXA STUDII / ESALONARI
• SCUTIRI • REDUCERI • RESTITUIRI • PENALIZARI
EXAMINARI
• NORMALE • RESTANTE • REEXAMINARI • MARIRII • CRITERII CALCUL
NOTA
TRAIECTORIE SCOLARA
• EXAMTRICULARE • REINMATRICULARE • REPETENTIE /
PRELUNGIRE SCOLARITATE
• COMASARE • TRANSFERURI
STUDENT
• INSCRIERE / INMATRICULARE
• PLAN INVATAMANT • SITUATIE SCOLARA • SITUATIE
FINANCIARA
Procese UMS – Absolvenți
ACTE STUDII
• ADEVERINTA ABSOLVENT • SUPLIMENT DIPLOMA • DIPLOMA • CERTIFICAT LINGVISTIC • REGISTRU ACTE STUDII
TAXE
• TAXE EXAMEN FINAL
ABSOLVENT
• INTERN / EXTERN • LUCRARE FINALA /
COORDONATOR • NOTE PROBE • MEDIE FINALA
EXAMEN FINAL
• PROMOTII • PROBE • COMISII
Procese UMS – Burse
RAPOARTE
• LISTE BURSIERI • FISIER EXPORT BANCA • CENTRALIZATOARE BURSE • STAT PLATA BURSE
PLATI
• ADMINISTRARE CONTURI • INREGISTRARE PLATI
DEPARTAJARE
• DOSARE SOCIALE • CLASAMENT
BURSA
• CONFIGURATII • VALOARE • CRITERII ACORDARE
Procese UMS – Taxe
RAPOARTE
• DOCUMENTE DE PLATA (CHITANTA, FACTURA)
• SITUATIA FINANCIARA A STUDENTILOR
• SITUATIA INCASARILOR
MODALITATI DE PLATA
• CASIERIE • POS (*) • PLATI ON-LINE (*)
• (*) Dezvoltări în lucru
INLESNIRI LA PLATA
• TRANSE • REDUCERI • RESTITUIRI • MAJORARI • PENALIZARI
DEFINIRE TAXE
• TAXE ADMITERE • STUDIU • DISCIPLINE • CAZARE • ALTE TAXE
MANAGERI DEPARTAMENTE
CONDUCERE UNIVERSITATE
CO
Declaratii Rapoarte
FI
FM
HR
RAPOARTE ANALIZE
PERSONAL ADMINISTRATIV
SAP AG este liderul mondial in solutii de tip ERP.
SAP reprezinta componenta economico-financiara a solutiei Academis, care are ca
scop eficientizarea managementului universitar, prin informatizarea tuturor
proceselor economice, a fluxurilor si procedurilor specifice:
Gestiunea salariilor pentru proiectele de cercetare
Gestiunea personalului
Contabilitate bugetara
Salarii Gestiunea salariilor in regim plata cu ora Gestiunea salariilor pentru functia de baza
Servicii pentru utilizatorii finali
Funcții analitice Management strategic Funcţii analitice financiare Funcţii analitice pentru forţa de muncă
Raportari legislative specifice managementului universitar
Funcții financiare Contabilitate financiară ALOP Contabilitatea imobilizari Contabilitatea investitii
Gestiune capital uman Utilizarea resursei umane Gestiunea proceselor angajatilor
Aprovizionare și executie logistica
Planul anual de achizitii Gestiunea contractelor Gestiunea comenzilor de aprovizionare Managementul stocurilor Verificare factura
Managementul proiectelor de cercetare
Structura proiect Planificarea termenelor, costurilor si resurselor Bugetare proiect
Gestiune operatiuni: integrare cu toate modulele sistemului
Raportari
Puncte de integrare cu Gestiunea Școlaritatii
Stat de functii Constructie bugetara Incasari taxe Burse Cazari si transport studenti
Analiza manageriala | Statistici | Analize | Rapoarte
Gestiunea livrarilor Gestiunea vanzarilor Vânzari și servicii Gestiunea Clientilor Gestiunea comenzilor de vânzăre
SAP – Contabilitate universitate
CONTABILITATE BANCARA
CARTE MARE
CONTABILITATE IMOBILIZARI
CONTABILITATE FURNIZORI SI CLIENTI
Contabilitate financiara
SAP – Contabilitate bancară
•Incasari Taxe •Incasari facturi •Plati furnizori, salarii, deplasari, burse, transport
Casierie
•CEC •Foaie de varsamant
Viramente interne •Incasari si plati fact.
•Plati salarii •Incasare alocatie de baza
•Prefinantari
Cont bancar
•Generare automata note contabile
Cont contabil •Registru de casa •Registru de banca •Situatia fluxurilor de trezorerie / la banci comerciale
Rapoarte
SAP – Contabilitate mijloace fixe
•Activele sunt gestionate individual in subjurnalul de Mijloace Fixe
Nomenclator de mijloace fixe
•Cladiri •Vehicule •Mobilier/birotica
Clase de mijloace fixe
•Achizitii •Donatii / sponsorizari
•Casari •Reevaluari
Operatiuni
•Generare automata note contabile
Cont Contabil •Evidenta sintetica a imobilizarilor
Balanta de verificare
SAP – Contabilitate clienți și furnizori
•Limite de credit •Termene de livrare •Modalitati de plata •Adrese si conturi bancare
Gestiune Clienti si Furnizori
•Situatii cu facturile neplatite
•Situatii cu facturile neincasate
Gestiunea facturilor
•Introducere facturi de bunur si servicii
•Emitere facturi •Incasari •Plati
Operatiuni
•Generare automata note contabile
Cont Contabil •Evidenta analitica a clientilor si furnizorilor
Fise client / furnizor / partener
SAP – Contabilitate Carte Mare
Registru Carte Mare
Vanzare
(Comanda, factura)
Client
(creanta)
Personal
(retributii, salarii)
Student (incasari
taxe, plati burse)
Mijloc fix
Furnizor (obligatie)
Aprovizionare
(cantitate, valoare)
Jurnalul de Carte Mare:
• Preluare automata a notelor contabile din celelalte module ale sistemului
• operatiunile specifice modulului de Contabilitate Financiara, astfel incat se asigura acuratetea si completitudinea datelor contabile ale universitatii
SAP – ALOP (Angajare-Lichidare-Ordonanțare-Plată)
•Angajament bugetar individual
•Angajament bugetar global
•Angajament legal
Angajarea unei cheltuieli
•Calcul automat disponibilitate buget
Lichidarea cheltuielilor •Ordonantari salarii •Ordonantari plati furnizori
•Verificare automata sume angajate
Ordonantarea la plata
•Plati din diverse conturi bancare
•Compensarea facturilor
Plata
SAP – Achiziții de la furnizatori
•Se creaza pe baza necesarului fiecarui departament
•Calcul automat disponibilitate in buget
Plan anual achizitii
•Generare contracte in baza referatelor din universitate
•Gestiune intreg ciclu de viata a unui contract
Contracte si comenzi de
achizitii •Creare angajament cu referinta la documentul de aprovizionare
Angajarea cheltuielii
•Cu referinta la documentul de aprovizionare
•Verificare automata conditii contractuale
Receptie bunuri si verificare factura •Creare cu
referinta la angajament
•Diminuare din buget
Ordonantarea la plata si plata facturii
SAP – Managementul Proiectelor
•Nr contract cercetare
•Tema proiect •Manager proiect •Parteneri
Structura proiect
•Managementul timpului
•Costuri – deviz antecalcul
Planificare •Buget initial •Buget curent •Calcul disponibilitate buget
Bugetare
•Acces la documentatia proiectului
Documentatie proiect •Urmarire
buget(cash flow) •Rapoarte manageriale: diagrama Gantt, Analiza Pertt
Rapoarte
SAP – Resurse Umane (*în finalizare)
•Calcul salarial la nivel de proiect
•Raportari individuale
•Transfer sume la FB
Calcul salarii cercetare
•Trasnfer automat acoperiri din Statul de functii
•Initializare borderou •Transfer automat sume la FB
Calcul salarii in regim plata cu ora
•Gestiune sume totale datorate unui salariat
•Rapoarte specifice •D112
Calcul salarii functia de baza
•Ordonantare la plata •Generare rapoarte si fisiere pentru banci
•Diminuare sume din buget
Plata salarii •Generare automata note contabile la nivel de facultate / departament si sursa de finantare
Cont contabil
UMS - SAP – Stat de Funcții
UMS
• Discipline de învățământ
• Planuri de învățământ
• Cadre didactice • Departamente
Interfața WEB
• Configurare formații de lucru
• Variante de lucru pentru:
• Recapitulație • State de funcții • Acoperiri plata cu
ora
SAP
• Import variante finale:
• Recapitulație • State de funcții • Acoperiri plata cu
ora • Calcul salarii
Beneficii sistem ACADEMIS • Standarde europene • Reducerea semnificativa a timpului pentru obtinerea de
rapoarte si analize manageriale si imbunatatirea suportului decizional
• Cresterea acuratetii informatiilor si eliminarea redundantei datelor si operatiilor
• Reducerea timpului a raportarilor oficiale financiar-contabile sau legate de resurse umane
• Reducerea riscurilor de aparitie a erorilor in realizarea clasamentelor de admitere, reclasificarea semestriala sau anuala, realizarea listelor de cazare sau a celor pentru burseReducerea timpului de emitere a documentelor de studii
• Eficientizarea activitatilor de gestionare a admiterii, scolaritatii si absolvirii studiilor
• Cresterea utilitatii datelor prin integrarea cu alte tipuri de aplicatii sau prin furnizarea de date catre RMU (xml), INS, CNFIS
• Diversificarea si eficientizarea serviciilor oferite catre studenti prin acces web/mobile la informatii
ACADEMIS – Implementarea sistemului la Universitatea de Vest din Timisoara
Utilizatori: • 17.000 studenți • 750 cadre didactice • 70 secretariate • 60 tehnico-financiar • 20 management
Universitatea de Vest din Timișoara Bv. Vasile Pârvan, 4, Timișoara, 300223, Tel: +40.256592294, http://www.uvt.ro/ http://www.dict.uvt.ro/proiecte/, E-mail: [email protected]