veebruar 2019

RIIGIHANGETE REGISTRIS PAKKUMUSTE KÜSIMISE JUHEND

1. KASUTAJAKS REGISTREERIMINERaamlepingu alusel ülikooli nimel päringu esitamiseks tuleb esmalt registreeruda riigihangete registris (edaspidi: RHR) kasutajaks siin: https://riigihanked.riik.ee/rhr-web/#/settings/users/new, seejärel saata e-kiri hankeosakonda (tuuli.ilula@ut.ee) ning Teid lisatakse registris ülikooli juurde esindajaks ning konkreetse raamlepingu juurde volitatud isikuks.

2. RAAMLEPINGU ALUSEL PÄRINGU SAATMINE ehk hankeettevalmistamine

Sisenedes RHRi keskkonda (https://riigihanked.riik.ee/rhr-web/#/) avaneb töölaud.

Valida raamhange, mille alt soovite päringut saata.

1. Vasakult valida Minikonkursid:

2. Avanenud aknas valida ülevalt paremalt Lisa minikonkurss:

https://riigihanked.riik.ee/rhr-web/#/settings/users/newmailto:tuuli.ilula@ut.eehttps://riigihanked.riik.ee/rhr-web/#/

2

3. Minikonkursi ettevalmistamine:

• Hanke nimetus – lühikene, ülevaatlik tellitava teenuse kirjeldus/pealkiri/kuupäev(ad) vms.Ürituse nimi ja kuupäevad.

•Vastutav isik – valida Tuuli IlulaNB! Registris saab määrata minikonkursi vastutavaks isikuks vaid ülikooli peakasutaja, kellekson hankeosakonna juhataja Tuuli Ilula. Raamlepingu raames saadetud päringute ja selle aluselesitatud tellimuste eest vastutavad päringute tegijad. Hankeosakond ei kontrolli kasutajate pooltvälja saadetud päringuid ning ei vaata üle esitatud pakkumusi. Kui päringuid saates tekibküsimusi, pöörduda hankeosakonna poole.

• Raamlepingu hankest kopeerida – eemaldada kõik linnukesed valikutekvalifitseerimistingimused, vastavustingimused ning hindamiskriteeriumid ja hinnatavadnäitajad eest!

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

3

Kui andmed on sisestatud, siis valida Jätka:

4. Järgmisena avaneb hanke töölaud, valida Jätka tegevust:

4

5. Hanke üldandmete sisestamine:

• Hanke nimetus – register kopeerib pealkirja, mille sisestasite Minikonkursi ettevalmistamiseaknas. Saate soovi korral seda muuta. Ürituse nimi ja kuupäevad.

• Hanke lühikirjeldus – register kopeerib automaatselt teksti, mis sisestati raamhanke ettevalmistamisel.Kustutada lahtris olev tekst ja lisada oma tellimuse lühikirjeldus. Tellitava teenuse kirjelduse saate lisada ka eraldi failina Dokumentide alla (faili lisamist on kirjeldatud käesoleva juhendi punktis 10). Kui ei lisata teenuse kirjeldust eraldi failina, siis kirjelda siin täpselt tellitav teenus (nt majutus Tartus). Kui lisad teenuse kirjelduse eraldi failina (nt ürituse kompleksteenus), siis kirjelda siin lühidalt, mis teenuseid soovid tellida.

• Hanke eeldatav maksumus – võimalik on lisada konkreetse tellimuse eeldatava maksumus, mistehakse ka pakkujatele avalikuks. Eeldatava maksumuse sisestamine ei ole kohustuslik! Eeldabhead eeltööd, kuna eeldatavat maksumust tuleb pakkumustes arvesse võtta ja sellest suurematpakkumust vastu võtta ei tohi.

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

5

• Pakkumuste esitamise tähtpäev ja kellaeg – Päringule vastamiseks tuleb anda mõistlik tähtaeg,arvestades planeeritava ürituse mahtu ja tellitavaid teenuseid, tähtaeg peab olema päringusaatmisest vähemalt üks (1) tööpäev. Mõistlik aeg 3-4 tööpäeva.

• Hankelepingu kestus – registris on vaikimisi valitud „Kestus kuudes“.Kui küsite päringut näiteks üritusele, siis valida „Kuupäevade vahemik“ ja sisestada üritusetoimumise aeg. Kui üritus on ühepäevane, märkige nii algus- kui lõppkuupäev sama.

Kui andmed on sisestatud, valida Lõpeta andmete sisestamine ja jätka:

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

6

6. Tööleht Hankijad. Valida Lõpeta andmete sisestamine ja jätka:

7. Hanke lisaandmed:

• Teave Euroopa Liidu vahendite kohta – vaikimisi on märgitud „ei ole“.Kui tellitavat teenust rahastatakse EL vahenditest, siis valida „on“ ja sisestada projekti numbervõi viide: Tartu Ülikooli ASTRA projekt PER ASPERA (2014–2020.4.01.16–0027) // Eesti-uuringute Tippkeskus (2014–2020.4.01.15–0015)

Kui andmed on sisestatud, siis valida Lõpeta andmete sisestamine ja jätka.

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

7

8. Kõrvaldamise alused ja kvalifitseerimistingimused:

NB! Register valib vaikimisi „Kasutatakse hankepassi“.

Päringu küsimisel tuleb teha valik „Ei kasutata hankepassi“, seejärel küsitakse täiendavat kinnitust, valida „Jah“:

kaitsu02Highlight

8

Kui olete märkinud „Ei kasutata hankepassi“, siis järgmisena valida Lõpeta andmete sisestamine ja jätka:

9. Vastavustingimused ehk nõuded pakkumusele:

Töölehel vastavustingimused on võimalik lisada tingimusi ja nõudeid koos kohustusega esitada dokument, mille alusel saate kontrollida, kas pakkuja pakkumus vastab esitatud tingimusele.

Kui soovite lisada vastavustingimuse, siis valida paremalt Lisa vastavustingimus:

kaitsu02Highlight

9

Seejärel avaneb aken, kus saate valida vastavustingimuste lisamise, kas „Näidistingimust valides“ või „Käsitsi“.

Kui näidistingimuste seas sobiv valik puudub, saate kasutada tingimuste käsitsi lisamist:

Järgmisena avaneb tingimuse sisestamise aken:

• Tingimuse pealkiri – näiteks „Pakutava teenuse kirjeldus“ (soovi korral lisada tingimus nr 2, nt"Pakutava teenuse kogumaksumus").Täiendava selgituse lahtris saate täpsustada, milliste andmete esitamist nõuate (nt teenusekirjeldusele lisada detailne menüü).•Lisa küsimus ettevõtjale – tegemist on kohustusliku väljaga. Vajutades „Lisa küsimusettevõtjale“ avaneb küsimuse lisamise aken.Välja nimetus – näiteks „Esitada pakutava teenuse detailne kirjeldus“; "Detailne hinnapakkumus koostada vastavalt maksumuse esitamise vormile"; "Koostada hinnapakkumus vastavalt esitatud teenuse kirjeldusele"

:

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

10

Välja tüüp – näiteks vabas vormis dokument (kui esitasid teenuse kirjelduse eraldi failina) või suur sisestusala (kui kasutasid teenuse täpseks kirjeldamiseks "hanke lühikirjelduse" sisestusala). Kui küsimus on lisatud, vajutada Lisa.

Kui olete soovitud tingimuse sisestanud, siis valida Salvesta:

Vastavustingimusi saate lisada nii palju, kui vajalikuks peate.

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

11

Kui kõik tingimused on lisatud, siis valida Lõpeta andmete sisestamine ja jätka:

10. Hindamiskriteeriumid ja hinnatavad näitajad:

Eduka pakkuja valimisel võib hinnata, kas ainult pakkumuse maksumust või lisaks võtta arvesse kvalitatiivseid kriteeriume. Pakkumuste hindamiseks kasutatavad kriteeriumid peavad olema objektiivsed ja põhjendatud. Pakkumuste hindamisel tuleb lähtuda enda poolt sätestatud kriteeriumitest, pärast pakkumuste avamist ei ole lubatud kriteeriume muuta.

• Pakkumuse maksumust hinnatakse – kui esitate päringu ürituste korraldusteenuse raamhankealt, siis valida „Koos maksudega“ (vaikimisi on valitud maksudeta).

kaitsu02Highlight

12

• Valides Lisa kriteerium avaneb järgmine aken:

• Kriteeriumi tüüp – kui hindate maksumust, siis valida „Maksumus“. Kui soovite hinnatakvalitatiivseid näitajaid, siis valida „Kvaliteet“.

• Kriteeriumi nimetus – näiteks „Pakkumuse kogumaksumus“ vms.• Kirjeldus – saate täpsustada kriteeriumi olemust, sisu.• Hindamismeetod – kui hindamiskriteeriumiks on kvalitatiivne näitaja, siis valida „Hankija

hinnatav“ ning lisada hindamismetoodika kirjeldus. Kui hindate maksumust või muudkonkreetset numbrilist näitajat, siis valida, kas „Vähim on parim“ või „Suurim on parim“.

• Hindamismetoodika kirjeldus – kirjeldate, kuidas hindate pakkumust konkreetse kriteeriumipõhjal.

• Osakaal – kui kasutate eduka pakkuja valimisel rohkem kui ühte hindamiskriteeriumi, siis peabigale kriteeriumile määrama osakaalu. Kui kasutate ainult ühte kriteeriumit, siis märkidaosakaaluks „100“.

Kui olete täitnud kõik nõutud väljad, siis valida Salvesta.

Kui olete lõpetanud hindamiskriteeriumide sisestamise, siis valida Lõpeta andmete sisestamine ja jätka.

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

13

11. Dokumendid:Töölehel dokumendid on Teil võimalik lisada päringule täiendavaid faile (nt teenuse kirjeldus

vms). Dokumendi lisamiseks valige Lisa alusdokument: Siia lisage teenuse kirjelduse fail ja

vajadusel "maksumuse esitamise vorm".

Lisada fail, täita väli „Dokumendi nimetus“ ja vajutada Salvesta:

Nähtavus – vaikimisi on „Avalik“. Kuna raamlepingu raames alustatud minikonkursi dokumente näevad vaid raamlepingu partnerid, siis nähtavus võib olla märkega „Avalik“.

kaitsu02Highlight

14

Kui olete lõpetanud alusdokumentide lisamise, siis valida Lõpeta andmete sisestamine ja jätka:

12. Päringu edastamine pakkujatele:Hanke alusandmete loetelus (hanke üldandmed, hankijad jne) peab kõikide töölehtede ees olema roheline linnukene, seejärel saate lõpetada hanke ettevalmistamise etapi, valides Tegevuse lõpetamine:

Pakkujatele päringu edastamiseks valige Alusta tegevust ja *Hanke alustamine:

kaitsu02Highlight

kaitsu02Highlight

15

Register küsib seejärel täiendavat kinnitust, valige Alusta tegevust:

Pakkumuse esitamise ettepanek saadetakse – register lisab automaatselt pakkumuse esitamise ettepaneku saajateks kõik raamlepingu partnerid.

Kontrollimaks, kas päring saadeti kõikidele pakkujatele, valige vasakult tööleht „Teabevahetus“ ja alamleht „Teavitused“ – saate kontrollida, kellele saadeti pakkumuse esitamise kutse.

1. Kasutajaks registreerimine