skab sammenhæng mellem strategien og evnen til at...

Skab sammenhæng mellem

strategien og evnen til at levere

- et whitepaper om P3M3®

P3M3® er et registreret varemærke tilhørende Office of Government Commerces i England og andre lande

Helle Falholt

Henrik Timm

af

Af Helle Falholt, Henrik Timm

P3M3 Whitepaper v. 1.0 DA

10. oktober 2010

Status: live Side 2 af 12

Indholdsfortegnelse

1 HVAD ER MODENHED? ............................................................................................................. 3

2 HVORFOR ER MODENHED VIGTIG? ........................................................................................... 3

3 HVAD KAN EN MODENHEDSMODEL BIDRAGE MED? ................................................................ 4

4 HVEM KAN FÅ GAVN AF EN MODENHEDSMÅLING? .................................................................. 5

5 P3M3 (PORTFOLIO, PROGRAMME AND PROJECT MANAGEMENT MATURITY MODEL) ............ 6

5.1 OVERBLIK ...................................................................................................................................... 6 5.2 MODENHEDSNIVEAUERNE ................................................................................................................. 7 5.3 HVAD VURDERES – PROCES PERSPEKTIVER ............................................................................................ 8 5.4 PROCESSEN .................................................................................................................................... 9 5.5 HVEM SKAL DELTAGE FRA ORGANISATIONEN? ..................................................................................... 10

6 HVEM KAN UDFØRE EN P3M3 MÅLING? ................................................................................. 11

7 RESULTATET AF EN MODENHEDSMÅLING ............................................................................... 11

8 HVAD ER NÆSTE SKRIDT ......................................................................................................... 11

9 OM FORFATTERNE .................................................................................................................. 12



10. oktober 2010


1 Hvad er modenhed?

De fleste virksomheder har en strategi med målsætninger for de næste 3-5 år. Når vi så ved, at

over 90% af alle virksomheder fejler i forsøget på at implementere deres strategi, så kommer

virksomhedens evne til at skabe forandringer i spil1.

Forandringer skabes ved at igangsætte de rigtige projekter og programmer samt ved at

gennemføre dem konsistent og vellykket.

Når Standish Group så har påvist, at den gennemsnitlige budgetoverskridelse i 2003 var 43% - og

kun 34% af alle projekter var vellykkede, er der gode grunde til også at se på eksekveringsevnen2.

Modenhed i forbindelse med projekt-, program- og porteføljeledelse er et udtryk for

virksomheders evne til konsistent at skabe vellykkede forandringer gennem projekter og

programmer.

2 Hvorfor er modenhed vigtig?

Skal virksomheder blive bedre til at implementere deres strategier, bør de fokusere på den

måde, hvorpå de udvælger og igangsætter projekter og programmer.

Hvis udvælgelsen er ustruktureret og ikke er knyttet til de strategiske mål, er sandsynligheden

for, at strategien realiseres ikke stor. De ressourcer virksomheden har til rådighed for at skabe

den ønskede forandring anvendes til de forkerte ting - og der sættes ofte for meget i gang

samtidig.

Virksomheder, som udviser høj modenhed i deres porteføljestyring, ved:

• hvilke projekter og programmer, der er aktive,

• hvorfor de er startet,

• hvilket udbytte de realiserer og

• hvor langt de bringer organisationen ift. strategien.

Det handler om at gøre de rigtige ting!

Når projekter og programmer så er startet er det væsentligt at de gennemføres så effektivt som

muligt. Dvs. indenfor den aftalte tid og budget samt leverer det, de skal i den rigtige kvalitet. (gør

de udvalgte ting rigtigt!)

Høj modenhed ift. gennemførelse af projekter og programmer betyder, at organisationen har

veldefinerede metoder, modeller og værktøjer, som er integreret i organisationens øvrige

processer. Og at disse anvendes ensartet i alle projekter og programmer

Dygtige medarbejdere ikke nok til at sikre vellykket gennemførelse. Virksomheden er også nødt

til at stille en robust governancestruktur op for at sikre konsistente gode resultater.

1 Kaplan og Norton 2001 2 Standish Group 2003



10. oktober 2010


3 Hvad kan en modenhedsmodel bidrage med?

En god governancestruktur etablerer ikke sig selv på et øjeblik. Det kan tage adskillige år og

kræve organisatoriske forandringer. Derfor høres dette spørgsmål ofte: ”Hvor langt er vi egentlig

kommet – og hvad bør vi gøre som det næste?”

Til at besvare dette spørgsmål vil en modenhedsmodel kunne hjælpe. En modenhedsmodel som

P3M3 (Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model) belyser, hvordan en

virksomhed konkret gennemfører projekt-, program- og porteføljeledelse ud fra en officiel

international Best Practice standard.

P3M3 er nærmere beskrevet i senere afsnit, men består overordnet set af et sæt af

strukturerede elementer, som beskriver effektive processers karakteristika. Fordelene ved at

anvende en modenhedsmodel er mange. Den bidrager b.la. med:

• Et sted at starte med et fælles dokumenteret grundlag, som virksomheden kan forholde

sig til.

• Belyser værdien af de investeringer, der allerede er foretaget

• Et fælles sprog

• En fælles vision for det videre arbejde

• En struktureret ramme for at prioritere nye aktiviteter

• Hjælper til at belyse hvad eventuelle forbedringer, vil betyde for virksomheden



10. oktober 2010


4 Hvem kan få gavn af en modenhedsmåling?

Alle virksomheder, der har brug for at tilpasse sig, kan have gavn af en modenhedsmåling, til at

hjælpe med en struktureret og målrettet udvikling.

Modenhedsmålinger er ikke forbeholdt store organisationer, da P3M3 modellen tager højde for,

hvor stor en portefølje af projekter og programmer, der skal vurderes. Det er dog vigtigt at

understrege – måske især i mindre organisationer – at det er virksomhedens evne til at

eksekvere, der vurderes. IKKE den enkelte medarbejders kompetencer.

De virksomheder, som vi arbejder med, falder ofte inden for en af følgende kategorier:

• Projektforstoppelse:

Der startes alt for mange initiativer – og der bruges meget tid på at dele ressourcer

mellem dem. I denne situation mangler oveblik, det vides ikke, om der opnås det

forventede udbytte, der opstår ofte forsinkelser og leverancerne har ikke helt (eller slet

ikke) den forventede kvalitet. Og ja - budgetoverskridelser er helt normale.

• Vigtigt projekt er strandet:

Der er ikke særlig fokus på eksekveringsevnen. Det går egentlig meget godt. Pludselig er

et vigtigt projekt strandet. Måske uden at man nødvendigvis ved, hvad den reelle årsag

er. Det er dog vigtigt, hvis man skal have finansiering til fremtidige initiativer, at man kan

demonstrere, hvordan man undgår en gentagelse.

• Vi har lavet en investering – hvad nu?:

Igennem en periode er der investeret i f.eks. metoder, processer, værktøjer og

uddannelse. Har vi opnået det, vi ønskede? Hvordan kommer vi bedst videre? Hvad er

egentlig vores mål?

En modenhedsmåling er ressourcekrævende og tidspunktet skal selvfølgelig være passende for

virksomheden. Står man f.eks. midt i – eller umiddelbart efter - en fusion og alt stadig er kaos,

bør man vente til organisationen er faldet nogenlunde til ro. Bløder virksomhedens

kerneforretning (og det IKKE skyldes dårlige projekter eller manglende porteføljeledelse), er det

ikke det rigtige tidspunkt at fokusere på governance.



10. oktober 2010


5 P3M3

(Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model)

P3M3 kommer fra OGC (Office of Government Commerce) i England. OGC står bla. bag

modellerne PRINCE2® (projekt), MSP® (program) og P3O®. 3

P3M3 står for ”The Portefolio, Programme and Project Management Maturity Model”. Modellen

blev startet i begyndelsen af år 2000 under forskellige betegnelser. I 2006 blev P3M3 udgivet i 1.

version, og i 2010 blev den udgivet i version 2.1. som er den version, der bliver benyttet i dag og

beskrives her.

P3M3 er en dynamisk model, hvor det er muligt at begrænse/målrette analysen inden for de

rammer, som modellen er bygget over.

5.1 Overblik

P3M3™ består af 3 uafhængige dele:

• Portfolio Management Maturity Model (PfM3)

• Programme Management Maturity Model (PgM3)

• Project Management Maturity Model (PjM3)

Når analysen skal gennemføres

vælges hvilke dele, som skal inkluderes.

For eksempel kan man vælge Portefølje

modellen fra og udelukkende

analysere programmer og projekter

eller vælge at koncentrere sig om

portefølje- og

projektniveauerne.

3 PRINCE2® er et registreret varemærke tilhørende Office of Government Commerces i England og andre

MSP® er et registreret varemærke tilhørende Office of Government Commerces i England og andre

P3O® er et registreret varemærke tilhørende Office of Government Commerces i England og andre

P3M3 Project

Management Programme

Management Portfolio

Management

Management Control

Benefits Management

Financial Management

Stakeholder Engagement

Risk Management

Organizational Governance

Resource Management

© Crown copyright 2008 Reproduced under licence from OGC



10. oktober 2010


5.2 Modenhedsniveauerne

P3M3 anvender 5 modenhedsniveauer for hver af modellerne: Portefølje, Program og Projekt.

Kravene til de enkelte modenhedsniveauer er sammenlignelige for alle tre del-modeller.

Modenhedsniveauerne kan beskrives således:

• Level 1 – awareness of process:

Her er det et spørgsmål om, hvorvidt organisationen er opmærksom på, at der er forskel

på daglig drift og det at skabe forandringer via projekter og programmer.

• Level 2 – repeatable process:

Projekter udføres med egne metoder og processer. Der er dog ikke nødvendigvis

konsistens fra f.eks. projekt til projekt.

• Level 3 – defined process:

Har organisationen veldefinerede processer (for

projekter/programmer/porteføljestyring), som kan tilpasses behov i individuelle

projekter/programmer?

• Level 4 – managed process:

Måler organisationen proces performance for projekter og programmer – og eksisterer

der en kvalitetsafdeling? Prioriteres der på organisatorisk niveau iht. organisationens

evne til at levere?

• Level 5 – optimized process:

Forbedrer organisationen løbende sine processer med proaktiv styring af problemer og

teknologi. Forbedres evnen til at forudsige performance over tid og optimere

processerne?

P3M3 indeholder et gennemarbejdet regelsæt for, hvordan modenheden opgøres for hver

model med henblik på at sikre objektivitet og sammenlignelighed.



10. oktober 2010


5.3 Hvad vurderes – Proces perspektiver

Der er 7 perspektiver i P3M3, som definerer nøgleprocesser i en moden organisation.

Perspektiverne gælder på tværs af modellerne og for alle modenhedsniveauer.

Hvert perspektiv beskriver de processer og den adfærd, der bør kunne observeres på et givent

modenhedsniveau. Efterhånden som en organisation bliver mere moden øges effektiviteten og

kvaliteten i udførelsen af processerne.

De syv perspektiver dækker:

• Management Controls:

Er kendetegnet ved klar retning og lederskab, defineret omfang (scope), faser og

reviewprocesser i løbet af projektet/programmets livscyklus. Der vil være regelmæssige

beslutningspunkter og fastlagte beslutningsprocesser. Målsætninger og leverancer vil

være velbeskrevne.

• Benefit Management:

Er processen, der sikrer, at forandringerne i organisationen, som skal sikre realiseringen

af udbytte, er velbeskrevne og målbare. Udbytte bør vurderes og godkendes af den del

af organisationen, som skal levere dem.

• Financial Management:

Sikrer at de sandsynlige omkostninger dokumenteres og vurderes i en formel Business

Case samt at omkostningerne kategoriseres og styres i projektets/programmets

livscyklus. Business Casen bør vurdere initiativets værdi og være central for alle

beslutninger.

• Stakeholder Engagement:

Indeholder kommunikationsplanlægning, effektiv identifikation og involvering af

interessenter, planlægning af kommunikationskanaler m.m.

• Risk Management:

Hvordan styrer organisationen de risici i form af muligheder og trusler, som et

projekt/program indebærer? Risikostyring sikrer en balance mellem muligheder/ trusler

og de handlinger i form af risikoreaktioner, som organisationen vælger at gennemføre.

• Organisational Governance:

Her ses der bl.a. på, hvordan det sikres, at projekter og programmer startes op i henhold

til organisationens strategi? Hvordan sikres løbende tilpasning? Hvordan kontrolleres

opstart og nedlukning af initiativer?

• Resource Management:

Omfatter bygninger, udstyr, forsyninger, information, værktøjer og teams. Hvordan

fungerer processen for booking og tildeling af ressourcer og hvordan sikres optimal

udnyttelse? Hvordan foretages kapacitetsplanlægning og prioritering?

Hvert perspektiv vurderes individuelt og indgår i den samlede modenhedsvurdering for den

aktuelle model.



10. oktober 2010


5.4 Processen

En P3M3 modenhedsmåling har et fast forløb som vist på nedenstående figur4.

Der kan udføres både formelle og uformelle P3M3 målinger. En uformel måling foretages og

bedømmes af en P3M3 certificeret Registreret konsulent ud fra metodens standarder.

Ved en formel måling vurderes resultaterne også af APM Group, som efterfølgende udsteder et

officielt certifikat med resultatet. En formel måling fordrer, at nogle af interviewene udføres på

engelsk samt at den endelige rapport udfærdiges på engelsk.

Den viste figur illustrerer en uformel modenhedsvurdering, hvor APM Group ikke deltager i

processen.

© The APM Group Limited

P3M3 Assessment Tool version 2.1 – 20 January 2010

Den tidsmæssige udstrækning varierer afhængig af, hvilke (og hvor mange) områder, der skal

vurderes: Projekt-, program- og porteføljemodel. Størrelsen af den portefølje af projekter

og/eller programmer, der skal vurderes, er også afgørende for, hvor mange personer, der skal

interviewes.

Når omfanget ligger fast, er det antallet og tilgængeligheden af interviewpersonerne, der er

afgørende for, hvor hurtigt en modenhedsvurdering kan gennemføres.

4 (OGC’s Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model (P3M3®) version 2.1, 2010)



10. oktober 2010


5.5 Hvem skal deltage fra organisationen?

Ressourcetrækket i en organisation i forbindelse med en modenhedsmåling er afhængig af, hvor

mange af modellerne, der vurderes samt størrelsen af porteføljen af projekter og programmer,

som ønskes vurderet.

P3M3 modellen definerer følgende roller for hver af de tre modeller:

Portefølje model:

– Portfolio Director

– Member of Investment Committee

– Head of Portfolio Office

– Head of Programmes

– Head of Programme Office

Program model:

– Head of Programmes

– Head of Programme Office

– Programme Sponsor(s)

– Business Change Managers

– Programme Managers

– Head of Projects

For programmer er den mindste portefølje, som kan vurderes 1-5 programmer. For denne

porteføljestørrelse skal der minimum interviewes 1 sponsor, 2 Business Change Managers og 2

programledere ud over de øvrige roller. Er porteføljen større, stiger minimumsantallet for

interviews.

Projekt model:

– Head of Projects

– Head of Projects Office

– Project Sponsor(s)

– Project Managers

For projekter er den mindste portefølje, som kan vurderes 1-5 projekter. For denne størrelse,

skal der minimum interviewes 1 sponsor (f.eks. styregruppeformand) og 2 projektledere.



10. oktober 2010


6 Hvem kan udføre en P3M3 måling?

Kun Registrerede konsulenthuse ACO (Accredited Consulting Organisations) med officielt

registrerede konsulenter på minimum MSP (Managing Succesful Programmes) niveau kan

certificeres til at udføre P3M3 målinger ved hjælp af den officielle internationale spørgeramme.

Som med de øvrige Best Practice metoder fra OGC er det APM Group, der er det certificerende

organ.

7 Resultatet af en modenhedsmåling

Resultatet af en P3M3 måling består af to dele.

P3M3 skalaen går fra 1-5, som andre internationale standarder til andre formål. Tallet kan i sig

selv udgøre en KPI, som man ønsker at måle igen efter en periode. Derudover kan resultatet

facilitere en meget vigtig diskussion af, hvor en organisation bør være. Det kan udmærket være,

at forskellige arbejdsområder i en organisation kræver forskellige modenhedsniveauer.

Resultaterne for de forskellige perspektiver oplyses individuelt, så stærke og svage sider belyses.

Anden del af modenhedsmålingen er anbefalingerne. Der angives anbefalinger for alle generiske

attributter samlet og perspektiver individuelt samt en ”prioritet 1” anbefalingsliste per model.

Anbefalingerne kan for eksempel omfatte organisation, metoder, processer, værktøjer og

uddannelse.

Resultatet sætter således virksomheden i stand til at fastlægge en målsætning (evt. med delmål)

samt lægge en praktisk plan for implementeringen.

Ved en formel modenhedsmåling indgår resultaterne desuden i APM Groups database og kan

sammenlignes med andre virksomheders resultater.

8 Hvad er næste skridt

Hvis du er interesseret I at diskutere, hvad en modenhedsmåling kan gøre for din virksomhed, er

du velkommen til at kontakte forfatterne for et uforpligtende møde.

Selve P3M3 modellen kan downloades fra OGC’s officielle P3M3 hjemmeside:

http://www.p3m3-officialsite.com/home/home.asp

Her finder du også link til P3M3’s Self Assessment Tool, der er en reduceret overordnet

spørgeramme, som kan give et indtryk af modellen samt en pejling på, hvor din virksomhed

måtte befinde sig. Dette resultat er selvfølgelig baseret på din mening alene, hvor en

modenhedsmåling vil give dig et resultat baseret på hele organisationen. Det er vores erfaring, at

de to ting godt kan afvige fra hinanden.



10. oktober 2010


9 Om forfatterne

Peak Consulting Group er etableret i marts 2006 som et IT management rådgivningshus, med

fokus på portefølje-, program-, projektledelse og kvalitetsledelse.

Peak danner sammen med IT virksomheden Asseco Danmark og offshore selskabet

CodeConnexion, Asseco Northern Europe, som er den nordeuropæiske gren af Asseco Group.

Vores samarbejde samt Internationale vidensnetværk muliggør, at vi kan tilbyde en bred vifte af

kompetencer med omdrejningspunkt i Best Practice inden for portefølje-, program-, projekt- og

kvalitetsledelse.

Peak er den eneste virksomhed i Skandinavien der er godkendt til at levere både rådgivning

(ACO) og undervisning (ATO) i P3M3®, PRINCE2® og MSP®

Helle Falholt

Helle har været 22 år i IT branchen og har en omfattende

ledelseserfaring fra IBM og HP. Helle bidrager i Peak med at gennemføre

program-, portefølje og projektledelsesrådgivning samtidig med, at Helle

er Peaks Lead Trainer inden for certificering på PRINCE2®, P3O® og MSP®

niveau. Helle gennemfører desuden modenhedsmålinger ved brug af

P3M3.

tel. +45 2070 2568 | [email protected]

Henrik Timm

Henrik har en omfattende erfaring indenfor programstyring,

projektstyring og kvalitetsledelse. Henrik har en baggrund som

projektleder hos SDC, Banedanmark og Danadata samt program- og

teamleder hos Rigspolitiet.

Henrik er god til formidling på alle organisatoriske niveauer og har en

god evne til at skabe samarbejde mellem systemudvikling og forretning

og deres processer

Henrik er uddannet Cand Merc. samt har en samfundsvidenskabelig

basisuddannelse fra RUC. Henrik er certificeret i IPMA og er desuden

IPMA assessor. Henrik er eksamineret i PRINCE2, MSP og P3O..

tel. +45 +45 2075 9418 | [email protected]

Se flere whitepapers og case studies omkring modenhed på:

www.peakconsulting.dk/whitepapers

skab sammenhæng mellem strategien og evnen til at...

Documents