skraćenice - mf.rks-gov.net€¦ · sistematski i disciplinovani odnos prema oceni i usavršavanju...

Ministarstvo za Finansije i Transfere 2 CJH unutrašnje revizije

Priručnik unutrašnje revizije - II Deo: Postupak revizije

Podrška EZ u poboljšanju javnog upravljanja, kontrole I odgovornosti na Kosovu

Projekat koji finansira EZ I rukovodi Kancelarija za vezu Evropske Komisije

SADRŽAJ Uvodna reč ................................................................................................ 3

Skraćenice ................................................................................................. 5

Uvod .......................................................................................................... 6

Poglavlje 1: Pregled postupka revizije ...................................................... 8

Poglavlje 2: Planiranje revizije ................................................................ 10

Poglavlje 3: Rad na terenu ...................................................................... 40

Poglavlje 4: Izveštavanje i završetak revizije .......................................... 58

Poglavlje 5: Prateće procedure za detalje .............................................. 72

Poglavlje 6: Postupci praćenja i tromesečni izveštaj o stanju ................ 74

Poglavlje 7: Nadzor ................................................................................. 84



UVODNA REČ

Priručnik je pripremilo Ministarstvo finansija - Centralna jedinica za harmonizaciju unutrašnje revizije u saradnji sa stručnjacima projekta finansiran od strane Evropske unije „Daljnja podrška za unutrašnju reviziju javnih finansija i unutrašnje revizije“, a potom je revidiran u okviru EU projekta za pružanje „podrške unapređenju javnog upravljanja, kontrole i računopolaganja“ i USAID-ovog projekta „Transparentne, efektivne i odgovorne opštine“, u skladu sa zahtevima Zakona o reviziji

unutrašnje kontrole javnih finansija i međunarodnih standardima unutrašnje revizije.

Priručnik je dostupan na tri jezika - albanskom, srpskom i engleskom, a sastoji se od dva dela, podržan različitim materijalima, koji se nalaze na web sajtu Ministarstva za finansije i transfere-CJH/UR.:

https://mf.rks-gov.net/page.aspx?id=1,79

Prvi deo bavi se upravljanjem funkcije unutrašnje revizije, predstavlja ulogu ključnih aktera, ključna načela i politike za unutrašnju reviziju i prikazuje važne procese za razvoj strateških i godišnjih planova revizije.

U drugom delu su detaljno opisate aktivnosti revizorskog timova dok tim prolazi kroz posebnu reviziju i biće koristan kao džepni vodič za revizore u obavljanju svojih revizorskih zadataka.

Profesija unutrašnje revizije beleži veoma brzi razvoj. Kao unutrašnji revizori u javnom sektoru, važno je da naporno raditi na primeni savremenih tehnika unutrašnje revizije na Kosovu. Ovaj priručnik će biti dragoceno sredstvo za pomoć unutrašnjim revizorima u kosovskim subjektima javnog sektora da izvrše svoju važnu ulogu u osiguravanju odgovornosti i dobrog upravljanja..

Ključno pitanje u vezi sa primenom savremene revizije na kosovskim subjektima javnog sektora je uklanjanje relevantnosti unutrašnje revizije od starog koncepta inspekcije, koji je bio revizija koju je izvršio spoljni organ. Umesto toga, menadžeri bi trebalo da unutrašnjeg revizora smatraju partnerom koji će im pomoći da smanje rizike sa kojima su suočeni i koji će pružiti uvid u to kako

https://mf.rks-gov.net/page.aspx?id=1,79





organizacija može efikasnije da funkcioniše. efikasno, efektivno i ekonomski. Biti partner znači usko sarađivati s menadžmentom u svakoj fazi revizijske aktivnosti, počevši od početnih sastanaka s rukovodstvom, u svakoj fazi planiranja i izvođenja revizije, izveštavanja o rezultatima i praćenja preporuka.

Da bi se poštovali kao profesionalci, revizori se moraju ponašati profesionalno, što znači da bi trebalo:

Da ne čekaju, već aktivno teže da rade zajedno sa rukovodiocem SJS-a, na svim nivoima njihove organizacije;

Objektivno proceniti efikasnost i efiktivnost mehanizama interne kontrole SJS-a;

Koordiniraju svoj rad sa Nacionalnom kancelarijom za reviziju Kosova i drugim revizorskim telima;

utvrditi usklađenost procesa SJS-a sa relevantnim zakonodavstvom, propisima i drugim pravilima;

Proverava pravovremenost i tačnosti finansijskih i drugih izveštaja o radu;

Obezbeđuje korisne izveštaje o reviziji koji pomažu rukovodiocima SJS-a da razumeju njihove rizike, kao i da daju praktične preporuke za poboljšanje kontrolnih procedura, procesa i odluka za rešavanje rizika sa kojima se suočava SJS-a; i

Pružaju profesionalne i objektivne konsultantske usluge kada je to potrebno.

Ovaj priručnik prikazuje trenutno stanje funkcije unutrašnje revizije na Kosovu, istovremeno se fokusirajući na suštinske principe i ne baviti se nekim složenijim pitanjima. Želeo bih da naglasim da dok se praksa profesije unutrašnje revizije i dalje razvija, Centralna jedinica za harmonizaciju unutrašnje revizije sa svojim uputstvima će odražavati promene okolnosti i sa zadovoljstvom očekujemo vaše komentare.





SKRAĆENICE KR Komitet za reviziju

VER Vođe ekipe revizije

UPRAVNIK SJS/GAS Upravnik subjekta javnog sektora/Glavni administrativni službenik

CJH-UR Centralna jedinica za harmonizaciju

KSU Kontinuirano stručno usavršavanje

KVEK Kancelarija za vezu Evropske Komisije

EZ Evropska Zajednica

ERV Efektivno radno vreme

UR Unutrašnja revizija

ZUR Zakon o unutrašnjoj reviziji

PUR Priručnik o unutrašnjoj reviziji

JUR Jedinica za unutrašnju reviziju

IUR Institut za unutrašnje revizore

MF Ministarstvo finansija

KGR Kancelarija glavnog revizora

UKJF Unutrašnja kontrola javnih finansija

SUS Subjekat javnog sektora

OJS Organ javnog sektora





UVOD Ovo je II deo priručnika za unutrašnju reviziju se odnosi na unutrašnju reviziju javne službe Kosova.

“Sistematičan” i “disciplinovani” pristup unutrašnjoj reviziji ostvaruje se tako što unutrašnji revizori sprovode jedinstvenu metodologiju i profesionalne standarde. Ovaj deo priručnika o unutrašnjoj reviziji opisuje standardni pristup obavljanju unutrašnje revizije. Unutrašnji revizori moraju shvatiti ovaj pristup i dosledno ga primeniti da bi maksimalizovali kvalitet unutrašnje revizije u OJS na Kosovu.

U ovom, II delu priručnika su opisane aktivnosti koje unutrašnji revizori obavljaju u okviru pojedinačnog zadatka revizije, učesnici u postupku i njihove funkcije i odgovornosti u svim fazama postupka revizije (planiranje, rad na terenu, izveštavanje i praćenje).

U priručniku se ne razmatraju zadaci konsultovanja revizora, za koje se povremeno može tražiti od unutrašnjih revizora da ih obavljaju, s obzirom na to da pristup svakom od zadataka konsultovanja može da se razlikuje u odnosu na okolnosti.

Ovaj deo priručnika je dopunjen obrascima za rad revizije koji se mogu naći na:

http://mef-rks.org/sr/centralna-jedinica-za-usklaivanje-unutranje-revizije

Ovi obrasci su sastavljeni da bi vodili unutrašnje revizore kroz postupak revizije i da bi se osiguralo da se odgovarajući materijal prikuplja tokom revizija radi

„Unutrašnja revizija“ je nezavisna, objektivno osiguravajuća i savetodavna

delatnost, čiji je cilj poboljšanje i usavršavanje operacija organizacije. Ona

organizaciji pomaže da postigne svoje ciljeve na taj način što uvodi

sistematski i disciplinovani odnos prema oceni i usavršavanju efektivnosti

u procesu upravljanja rizikom, sistemom kontrole i samim preduzećem.

(Definicija IUR-a)





ispunjavanja Standarda o dokumentaciji revizije. Unutrašnje revizije mogu da imaju mnogo različitih oblika u zavisnosti od postupka ili organizacije, koja je subjekat revizije i pristupa revizije koji se primenjuje. Kao posledica toga, neće svi standardni radni dokumenti biti relevantni za sve revizije – neki se možda moraju zameniti ili modifikovati a možda će čak trebati napraviti neke dodatne radne obrasce. Zbog toga unutrašnji revizori treba da koriste zdrav razum prilikom određivanja koji su radni obrasci potrebni za svaku reviziju.

Radni obrasci revizije važe za četiri faze svake pojedinačne revizije: planiranje revizije, rad na terenu, izveštavanje i praćenje. Radni obrasci su organizovani prema fazama i preporučljivo je da im se daju referentni brojevi prema sledećoj šemi:

Faza 1000 planiranje revizije

Faza 2000 rad na terenu

Faza 3000 izveštavanje

Faza 4000 praćenje

Pretpostavlja se za svrhe ovog dela priručnika da se pojedinačni zadaci revizije rade u okviru konteksta strateškog plana revizije i godišnjeg plana. Metodologija i postupci za strateško i godišnje planiranje dati su u I delu priručnika za unutrašnju reviziju.

Svi izrazi koji se koriste u ovom delu objašnjeni su u rečniku izraza koji je naveden u I delu priručnika za unutrašnju reviziju.





POGLAVLJE 1: PREGLED

POSTUPKA REVIZIJE

Posao unutrašnjeg revizora jeste da pomogne rukovodstvu u otkrivanju i oceni rizika te doprinese poboljšanju finansijskog upravljanja i sistema kontrola koje funkcionišu u toj organizaciji. Generalno govoreći, „sistem“ čini kombinacija međusobno povezanih elemenata, koji čine jedinstveni celovit postupak, koji obavlja neku određenu funkciju. Principi koji se primenjuju za finansijsko upravljanje i sisteme kontrole definisani su u Zakonu o upravljanju i odgovornostima za rad u javnim finansijama (ZUORJF). Unutrašnji revizori treba da budu upoznati sa ovim Zakonom i da podržavaju rukovodstvo u njegovom sprovođenju. Oni treba da obavljaju detaljne analize finansijskog upravljanja i sistema kontrole da bi ocenili efektivno funkcionisanje mehanizama kontrole. Drugim rečima, akcenat treba da bude na reviziji sistema, umesto na ispitivanju transakcija. Prilikom revizija sistema revizori obrazuju mišljenje o tome koji mehanizmi kontrole postoje, kako oni rade i kakav je njihov uticaj na zadatke te organizacije. Ovo se radi tako što se ispituju i ocenjuju postupci u organizaciji, kao što je ilustrovano na sledećem dijagramu:

Kontrola

Obrada

Povratne informacije

Izlaz podaci Ulaz

podaci





Svaki od postupaka u organizaciji u kojoj se vrši revizija imaju svoje objektive. Unutrašnji revizori moraju da budu upoznati sa svim postupcima i da usmere pažnju revizije na one koji su značajni ili podložni riziku. Poznavajući ciljeve, resurse, tok procesa i rezultate procesa, revizori mogu da definišu zadatke i predmet unutrašnje revizije. Revizija sistema je postupak “korak-po-korak”. Međutim, te korake ne treba posmatrati kao nezavisne faze s obzirom na to da se svaki od njih mora završiti pre nego što se započne sledeća faza revizije - revizija sistema predstavlja integrisan i celovit postupak. Osnovno znanje revizora o sistemima će se postepeno proširiti tokom revizije. U svakoj fazi postupka revizije, unutrašnji revizori će imati priliku da ponovo razmotre svoj pristup na osnovu boljeg poznavanja tog sistema. Ključ za visoko kvalitetnu reviziju predstavlja pristup revizora planiranju i obavljanju revizije. Da bi osigurali dosledno visoki kvalitet unutrašnji revizori primenjuju standardni pristup svakoj reviziji. Ovaj standardni postupak revizije uvek ima četiri faze: planiranje, rad na terenu, izveštavanje i praćenje sprovođenja preporuka (uključujući nastavke). Ove faze su pokrivene u sledećim poglavljima.





POGLAVLJE 2: PLANIRANJE

REVIZIJE 2.1. UVOD U PLANIRANJE REVIZIJE

Faza planiranja ima kritičan značaj za efikasno obavljanje efektivne revizije. Ova faza ima dva glavna koraka:

priprema revizije, i

planiranje aktivnosti revizije i raspodele resursa.

Tokom pripremanja za reviziju unutrašnji revizori treba da:

dokumentuju postupak revizije da bi razumeli kako isti funkcioniše;

utvrde zadatke kontrole;

definišu predmet revizije;

održe inicijalne sastanke sa rukovodstvom organizacije u kojoj se vrši revizija;

utvrde i procene rizike u postupku koji se ispituje;

ocene sisteme kontrole u poređenju sa rizicima u postupku koji se

ispituje; i

izaberu pristup, utvrđujući vrstu i broj provera koje treba obaviti.

Na kraju ove faze vođa tima i članovi tima revizije sastavljaju plan revizije. Plan revizije se sastavlja na početku svakog zadatka revizije koji je predviđen u godišnjem planu. Isti sadrži zadatke, predmet, trajanje i raspodelu resursa za taj određeni zadatak.

Sledeći dijagram ilustruje postupak planiranja revizije:





O redosledu događaja koji je predstavljen u ovom dijagramu govori se više u sledećim delovima ovog priručnika.

Prikupiti informacije

Ocena kontrolne sredine i

upravna kontrola

Godišnji plan revizije

Bira se supstantivna revizija (bez

oslanjanja na kontrolu)

Nastavak pristupa : a) informacionoj

komunikacionoj

kontrole primene

Priprema dokument. za planiranje Program (ili obrasci sa

terena)

Slabo Srednje/jako

Izabrati strategiju revizije

identifikovati i proceniti rizike

Znati ciljeve procesa koji se ispituje

Formulisati ciljeve kontrole

Utvrditi obim u ciljeve revizije

Slabo

Srednja/jaka





Pored toga korisno je razumeti u kakvoj je vezi postupak rukovođenja sa čitavim postupkom revizije, kako je predstavljeno u ovoj šemi:

Ciljevi Rizici

Ocen

a

rizika

Ciljevi kontrole

Kontrola vezana

dokumentacija

Odgovor na

rizik

Informacija i komunikacija

Praćenje Ispitivanje kontrole

revizijom

DICE obrazac

Postupak/ jedinica

Mere za poboljšanje

Izveštaj revizije

Revizija na terenu

Postupak revizije Upravni postupak

Odrediti ciljeve revizije i shvatiti upravne ciljeve odnosno

rizike

Odrediti obim revizije





2.1.1. Razumevanje i dokumentovanje aktivnosti/postupka koji je pod revizijom

U fazi planiranja utvrđuje se kako će biti izvršen ceo zadatak revizije. Dobro planiranje predstavlja preduslov za efikasno obavljanje zadatka revizije što u sprezi sa visokim nivoom kompetentnosti revizora, treba da dovede do poboljšanja funkcionisanja organizacije. Zbog toga unutrašnji revizori moraju da pristupe fazi planiranja sa određenom pažnjom, koristeći svoje stručne sposobnosti i iskustvo, uzimajući u obzir koliko dobro poznaju organizaciju, njene procese, kontrolni ambijent i rizike.

OBRAZAC br. 1 – Lista za proveru planiranja revizije (RP 1001)

Godišnji plan JUR-a čini osnovu za raspoređivanje revizora za određene revizije. Pošto se odredi, vođa tima revizije treba da radi sa timom revizije da bi se isplanirala određena revizija. Posao zavisi od toga da li će aktivnost unutrašnje revizije u organizaciji biti obavljen od strane:

a. JUR,

b. zajednička jedinica unutrašnje revizije

c. ekipa JUR-a koja deluje u okviru Ministarstvu finansija (na zahtev).

Različiti pristupi su navedeni u sledećim delovima.

Prvi radni obrazac planiranja revizije, broj 1001, predstavlja prostu listu za

proveru koji vođa tima revizije može da koristi da bi označio da je svaki

radni dokument ispravno popunjen. Ako neki radni obrazac na ovoj listi ne

treba popuniti, vođa tima revizije treba da ga precrta kao nepotreban. Sve

dodatne radne dokumente koji se sastavljaju za reviziju treba dodati na

kraju ove liste





PRISTUP 1 - kada aktivnosti unutrašnje revizije obavljaju unutrašnji revizori koje je ta organizacija angažovala od nekog spoljnog dobavljača usluga

Pod pretpostavkom da je u ovom slučaju tim za unutrašnju reviziju manje upoznat sa organizacijom, članovi tima moraju da posvete više vremena prethodnom ispitivanju i pripremama zadatka revizije kako bi se obezbedili da poseduju adekvatna znanja o aktivnosti/postupku reviziju kojeg obavljaju i uspostavljenom finansijskom upravljanju i sistemima kontrole.

Poznavanje aktivnosti se postiže tako što se prikupljaju i ispituju informacije o:

zakonima, uredbama i internim propisima i postupcima koji se tiču organizacije u kojoj se vrši revizija;

objektivima organizacije;

strukturi organizacije, uključujući raspodelu nadležnosti, opise radnih mesta, itd.

glavnoj oblasti rada;

metodologiji za procenu rizika koja se koristi u organizaciji;

postupcima obrade informacija i ključni sistemi kontrole;

računovodstvenoj sredini i politikama;

finansijskom upravljanju i sistemima kontrole;

promeni kadrova; i

drugim važećim dokumentima. Kao polazna tačka, tim revizije treba da pogleda materijal u stalnom dosijeu. Zatim tim treba da razmisli o tome koje dodatne informacije mogu da budu potrebne i prikuplja ih da bi ih dodao u stalni dosije prema potrebi.

Tim revizije analizira prikupljene informacije i priprema se za prvi sastanak sa rukovodstvom organizacije subjekta.

Vođa tima revizije će oceniti da li je dobijeno znanje dovoljno ili je potrebno da se od rukovodstva traže dodatna dokumentacija i objašnjenja. Kao rezultat





obavljenog posla u ovoj fazi, tim za reviziju definiše okvirno zadatke i predmet revizije o kojima se zatim razgovara na prvom sastanku sa rukovodstvom organizacije. Posle ove diskusije vođa tima revizije može da upotpuni ili izmeni prvobitne zadatke, uzimajući u obzir mišljenje rukovodstva o spornim oblastima. Kasnije će u narednim fazama zadaci biti detaljnije razrađeni, a tačan predmet ili obim revizije biće definisani da bi zatim bili uneti u konačni plan revizije.

Kada je vođa tima revizije spreman da pokrene unutrašnju reviziju, on će

poslati dopis rukovodstvu koje je odgovorno za jedinicu ili postupak koji će biti

predmet revizije, da bi ih obavestio o predstojećoj reviziji, te da bi tražio da se

sastanu i dobio uvodne informacije, i naveo da će timu revizije biti potreban

kancelarijski prostor i oprema. Ovaj dopis treba poslati tako da isti stigne

najmanje nedelju dana pre planiranog sastanka.

OBRAZAC br. 2 - Zahtev za prvim sastankom (RP 1002)

Razlog zbog koga se traže informacije jeste da se osigura da revizor dovoljno

poznaje jedinicu organizacije ili postupak kako bi utvrdio i ocenio sisteme

kontrole i osmislio odgovarajuća ispitivanja. Vođa tima revizije treba prvo da

proveri stalni dosije da bi utvrdio koje informacije jedinica unutrašnje revizije

već poseduje i treba da ograniči zahteve za dodatnim informacijama o jedinici

organizacije ili postupku na one koje nisu u stalnom dosijeu. Zatim, vođa tima

revizije ne treba da traži kopije svih informacija u ovoj fazi, nego treba da pita

gde se te informacije mogu dobiti, kao što su Web sajtovi, centralni dosijei,

publikacije preduzeća i tako dalje, da bi tim revizije mogao da nastavi rad.





PRISTUP 2 - Obavljanje zadatka revizije, kada aktivnost unutrašnje revizije obavlja jedinica unutrašnje revizije (JUR)

Onda kada aktivnost unutrašnje revizije cele godine obavlja stalno uspostavljena JUR, direktor JUR-a može da planira taj određeni zadatak uz manje obaveza u preliminarnom prikupljanju podataka. Ovde se pretpostavlja da je tim već uveliko upoznat sa tom organizacijom. Međutim, kada su JUR, ili bilo koji od njenih članova, novi u toj organizaciji, preporučljivo je da se preduzme značajniji preliminarni rad, onako kako je opisano u pristupu 1.

Iz razloga što se pretpostavlja da revizori već poseduju poznavanje o

organizaciji u kojoj se treba obaviti revizija, planiranje treba da se koncentriše

na ocenjivanje kontrolne sredine i rizika, odakle se zadaci i obim svakog

određenog zadatka revizije može definisati u opštem smislu.

Dok obavljaju ovaj korak, revizori treba da koriste podatke iz stalnog dosijea o projektu, rezultatima prethodne revizije, sastancima i intervjuima sa rukovodstvom i drugim odgovornim stručnjacima. Kako bi bile prikupljene dodatne informacije, unutrašnji revizori mogu da sastave i obezbede upitnike za zaposlene radnike, da bi oni bili popunjavani u okviru revizije.

OBRAZAC br. 4 – Upitnik unutrašnje kontrole (RP 1004)

OBRAZAC br. 6 –Opšte poznavanje (RP 1006)

Direktor JUR-a treba da osigura da više rukovodstvo organizacije bude upoznato sa strateškim i godišnjim planovima, i treba takođe da informiše šefa organizacije o planiranim aktivnostima revizije. Ovo predstavlja važnu učtivost.

Ovim dokumentima prikupljaju se osnovne informacije da bi se revizoru pomoglo da razume kontrolnu sredinu i da utvrdi sisteme kontrole koji su u upotrebi. Oni se mogu koristiti za vođenje intervjua sa višim rukovodiocem jedinice organizacije koja je pod revizijom ili se mogu dati višim rukovodiocima da ih oni popune kada za to imaju vremena. Revizor treba da modifikuje UUK kako smatra da je odgovarajuće, pri čemu treba da se pazi da se ne ugroze ključni podaci koje treba evidentirati





Razumno obaveštavanje unapred odnosno najava svake revizije treba da se šalje u pismenom obliku rukovodiocu na najvišem nivou u organizaciji u kojoj će se obaviti revizija.

2.1.2. PRIKUPLJANJE INFORMACIJA

Preliminarne pripreme za reviziju zahtevaju prikupljanje značajne količine informacija. Izvori informacija uključuju: dokumenta, intervjue, upitnike, procedure, organograme, dijagrame, itd, pošto se u njima obezbeđuju važne referentne tačke za celu reviziju.

OBRAZAC br. 5 – Pregled evidencije o informacijama (RP 1005)

Kada se biraju metode za prikupljanje podataka, unutrašnji revizori moraju da procene koji metod bi bio najefikasniji za zadatke pregleda. Izbor će zavisiti od stručnog mišljenja revizora i odraziće meru u kojoj revizor poznaje ispitivanu organizaciju, vrstu revizije i osobine zadatka.

OBRAZAC br. 11 – Evidencija o prikupljanju informacija (RP 1011) U ovoj fazi planiranja tim unutrašnje revizija treba da ima dobro poznavanje postupaka na koje se usredsređuju i zadaci revizije kao i predmet revizije će do tada biti određeni. Sada je neophodno da se koraci postupka revizije moraju dokumentovati. Za ove svrhe se koristi radni obrazac ”Analiza sistemskih rizika”. Revizori koriste ovaj obrazac da bi utvrdili postupci oni će testirati.

OBRAZAC br. 12 – Analiza sistemskih rizika (RP 1012)

Revizori će pribaviti informacije iz različitih izvora (kao što su stalni dosije za organizaciju, izvori koje odredi rukovodilac revizije na prvom sastanku i kasnije, UUK) i proveravaće ih kako bi utvrdio puteve za dalje istraživanje. Ove informacije, i predloženi postupci za reviziju, evidentiraju se u sledećem obrascu i inicira ih svaki revizor koji je dao svoj doprinos. Vođa tima revizije pregleda i potpisuje obrazac u okviru stalne provere i davanja uveravanja o kvalitetu revizije





U ovom radnom obrascu su navedeni sledeći ključni elementi: postupak koji treba da bude revidiran; objektive za postupak; koraci, rizici i kontrolni postupci vezano za postupak; i procena rizika vezano za postupak. Na taj način, celokupan postupak revizije se odražava u ovom radnom obrascu.

2.2. ODREĐIVANJE ZADATAKA REVIZIJE

Ciljevi revizije su šire izjave koje sastavljaju unutrašnji revizori da bi definisali

šta namerava da se postigne tim zadatkom. Postupci revizije predstavljaju

sredstva za realizaciju ciljeva revizije.

Ciljevi revizije utvrđuju poslove koje treba da obave unutrašnji revizori.

Ciljevi revizije mogu biti opšti ili specifični. U organizacijama gde unutrašnju reviziju obavlja JUR, opšti ciljevi se definišu tokom faze godišnjeg planiranja, zajedno sa procenom kontrolne sredine i rizika, kao i definisanjem predmeta za svaki određeni zadatak revizije. Na prvom sastanku direktor JUR-a upoznaje rukovodstvo organizacije sa opštim ciljevima i predmetom unutrašnje revizije.

Opšti ciljevi revizije moraju da budu jasni, da se fokusiraju na važne postupke i značajne rizike i imaju za cilj poboljšanje postupaka koji se ispituju. Obično se opšti zadaci revizije odnose na preispitivanje usaglašenosti sa regulatornim okvirom, time koliko se ekonomično, efektivno i efikasno vode poslovne operacije, zaštitom i osiguranjem imovine, i tačnošću računovodstvenih informacija. Unutrašnji revizori određuju ciljeve revizije dok istovremeno utvrđuju ciljeve kontrole. Ciljevi kontrole su vezani za ciljevima postupka koji je predmet revizije.

Standard 2210 – Ciljevi angažmana Za svaki angažman treba uspostaviti ciljeve Standard 2210. A1 - Unutrašnji revizori treba da naprave preliminarnu procenu rizika koji su relevantni za aktivnost koja će biti pod revizijom. Ciljevi angažmana treba da odražavaju rezultate procene rizika.





Primer: Ako se unutrašnja revizija bavi računovodstvenim i finansijskim poslovanjem organizacije, zadaci revizije odnosiće se na pouzdanost i tačnost finansijskih informacija i usaglašenost računovodstvene evidencije i finansijskih izveštaja sa politikama, planovima, postupcima, uredbama i zakonima, kao i zaštitom imovine.

Ciljevi kontrole su osnova za utvrđivanje rizika u nekom postupku i za ocenjivanje adekvatnosti sistema kontrole koji je uspostavljen u cilju upravljanja rizikom. Razlike između ciljeva revizije i ciljeva kontrole prikazana je u sledećem primeru:





Revizija postupka za definisanje, računanje i isplatu dohodaka u ministarstvu X

(revizija platnog spiska)

Zadaci revizije

Oceniti da li postupak isplata funkcioniše u skladu sa odgovarajućim zakonima i propisima, politikama i postupcima upravljanja;

Obezbediti da sistem isplata funkcioniše na taj način da se radnici isplaćuju pravilno i na vreme;

Obezbediti da su postupci isplata efikasni i efektivni.

Predmet revizije

Revizija će pokriti sve tekuće postupke platnih spisaka koji funkcionišu u okviru Ministarstva X od početka zapošljavanja jednog novog radnika do momenta kada se penzioniše ili napušta ministarstvo;

Revizija će biti ograničena na postupke i procese koje vode druga odeljenja ili agencije u ime tog Ministarstva.

Ciljevi kontrole

Obezbediti da se radno vreme i odmori, unapređenja, lični dohodak i odbijanja od plata ovlašćuju za sve zaposlene.

Obezbediti da se radna lista zaposlenih radnika ispravno pregledava, usvaja, obrađuje, evidentira i tačno zavodi za svrhe računovodstva.

Obezbediti da su obračun bruto dohodaka, odbijanja i neto plata:

- tačni; i

- da se zasnivaju na ovlašćenim listama i iznosima.

Obezbediti da se o podacima o porezu i socijalnom osiguranju tačno i blagovremeno izveštava.

Obezbediti da se odbijanja od plata tačno obračunavaju i isplaćuju trećim stranama kojim one treba da se isplaćuju.





Obezbediti da se sa podacima iz platnih spisaka radi poverljivo i da se tako i vode.

Važno je imati na umu da različiti ciljevi kontrole važe za različite postupke i da ova lista ne treba da bude prihvaćena kao sveobuhvatna lista ciljeva kontrole za sve revizije. Unutrašnji revizori moraju stalno da misle o dodatnim ciljevima kontrole, odražavajući kontekst u kome postupak funkcioniše i neke određene probleme na koje ovaj postupak nailazi, a koji su predmet ispitivanja.

Formulisanje ciljeva

Prilikom utvrđivanja ciljeva revizije, unutrašnji revizori mogu da koriste sledeće sugestije kao osnovu:

proceniti da li su politika i postupci adekvatni za zadatke koji su predmet revizije;

utvrditi da li postoji politika i postupci u postupku koji je bio pod revizijom i koji se slažu sa zahtevima regulatornih propisa;

proveriti postojanje, stanje i čuvanje fizičkih dobara i sposobnosti sistema kontrole da ih zaštiti od gubitka ili propadanja;

proceniti potpunost, relevantnost, tačnost i pristupnost informacionog sistema;

utvrditi tačnost i rokove finansijske evidencije; i

utvrditi greške i nedostatke i utvrditi faktore (slabosti kontrole) koji im doprinose.

Kontrolni ciljevi mogu da budu formulisani kao pitanja, na primer:

da li su li adekvatni postupci primenjeni na postupke organa pod revizijom? Da li su odluke rukovodstva koje se odnose na ovaj postupak u skladu sa zakonskim uslovima i da li su takve odluke u potpunosti dokumentovane?

da li postoji sistem za izveštavanje o postupcima koji su predmet revizije, i da li su informacije potpune i tačne?

da li je imovina na odgovarajući način zaštićena?





da li sistem osigurava koje su isplate izvršene na vreme i za tačan iznos?

da li računovodstveni sistem osigurava ispravan unos dobara, odgovornosti, prihoda i troškova i da li isplate odgovaraju ugovornim obavezama?

da li su zadovoljeni uslovi za dodelu javnih ugovora i da li postoje odgovarajući mehanizmi kontrole da se osigura ispunjenje propisanih uslova?

Kako su zadaci formulisani zavisi uveliko od vrste revizije koja treba da se obavi.

PRILOG br. 2 – Spisak zadataka za unutrašnja reviziju

Odnos između ciljeva revizije i postupaka revizije

Postupci revizije su sredstva za realizaciju ciljeva revizije. Osnovni i najvažniji postupci predstavljaju ispitivanja koja unutrašnji revizori izvršavaju tokom postupka revizije. Konkretna ispitivanja koja treba obaviti biraju se za vreme postupka planiranja da bi odrazili karakter organizacija koje su predmet revizije i mogu da budu usmereni na različite vrste aktivnosti, postupaka, programa, indikatora, dokumenata, itd.

Ciljevi i postupci zadatka, zajedno uzevši, definišu predmet unutrašnje revizije i

moraju da budu tako usmereni da se bave rizicima vezanim za onaj postupak

koji se proverava.

2.3. PREDMET REVIZIJE

Kao što je u prethodnom delu rečeno, ciljevi i postupci revizije zajedno definišu predmet posla unutrašnjeg revizora.

Pre prvog sastanka sa rukovodstvom, tim unutrašnje revizije mora da definiše predmet revizije koji može da ostvari objektive revizije, koje su utvrđene u godišnjem planu.

Predmet revizije treba da definiše sledeće parametre zadatka revizije:

period revizije;

naziv postupka koji je predmet revizije;





dokumenta koja treba proveriti; i

mesto obavljanja određenih provera.

Predmet može da bude ograničen faktorima ili događajima koji umanjuju sposobnost revizora da izrazi nezavisno i profesionalno mišljenje o postupku koji je predmet revizije. Takva ograničenja mogu da budu u vezi:

pristupa unutrašnjih revizora imovini, dokumentima, informacijama i ključnim službenicima u pogledu zadataka revizije; ili

raspoloživih ljudskih resursa i rokova za revizorski rad.

Možda je odgovarajuće da se u definiciju predmeta uključi izjava o oblastima koje, mada vezane za aktivnost ili postupak koji se ispituju, ipak ne treba da budu uključene u posao revizije. Ovo može da razjasni granice revizije i da osigura da očekivanja od rezultata revizije budu na mestu.

2.4. PRVI SASTANAK

Direktor JUR-a ili vođa tima revizije treba da organizuje sastanak sa rukovodstvom subjekta pod revizijom pošto je održana preliminarna studija postupka koji će biti predmet revizije, kao i definisani obim i ciljevi revizije. Održavanje prvog sastanka sa rukovodstvom je važno za efikasno ispunjenje zadatka revizije i može da otvori put za saradnički odnos tokom same revizije. Prvi sastanak treba da uspostavi pozitivan ton za angažman i treba da umiri sve strepnje rukovodstva. Tokom prvog sastanka, teme diskusije mogu da uključe:

planirane zadatke revizije i predmet rada;

rokove za poslove revizije;

raspoređivanje unutrašnjih revizora za reviziju;

postupak komunikacije tokom revizije, sa metodama, vremenskim okvirima, i pojedincima koji će biti odgovorni;

uslove organizacije i operacije aktivnosti koja je predmet ispitivanja;

brige i zahteve za rukovodstvo;

pitanja od određenog interesa ili brige unutrašnjeg revizora; i

postupke izveštavanja i postupak praćenja unutrašnje revizije.





Obrazac br. 7 obezbeđuje nacrt dnevnog reda koji može da bude priložen uz „Zahtev za prvim sastankom“, i da se koristi kao uputstvo za prvi sastanak. Vođa tima revizije treba da ga prilagodi da bi odgovarao okolnostima.

OBRAZAC br. 3 – Nacrt dnevnog reda za prvi sastanak (RP 1003)

Vođa tima revizije raspravljaće sa rukovodstvom o planiranom početku i kraju revizije i kada god je moguće ih treba prilagoditi i sinhronizovati sa drugim obavezama organizacije. Rukovodstvo može da iskoristiti priliku da bi se utvrdili određeni rizici u postupku revizije koji nisu pokriveni u planu revizije, a koje bi tim revizije trebao da razmotri za uključenje u predmet revizije. Revizor treba da osigura da svi oni u rukovodstvu koji treba da znaju o reviziji budu na odgovarajući način obavešteni, a sastanci treba da se održe sa rukovodiocima koji su odgovorni za ispitivanu aktivnost. Rezime pitanja sa sastanka i sve zaključke treba pripremiti, podeliti pojedincima kako je odgovarajuće, kao i sačuvati u radnim papirima angažmana.

2.5. OBJEKTIVE I RIZICI

Sledeće aktivnosti treba da se završe i dokumentuju u delu o planiranju u

okviru radnih papira:

prikupiti uvodne informacije i dokumentovati najvažnija pitanja u delu radnih papira o planiranju;

utvrditi zadatke revizije;

utvrditi rizike vezane za zadatke;

oceniti i utvrdili najvažnije rizike, formulisati ciljeve kontrole na osnovu rizika i evidentirati ih zajedno sa njihovim stepenima rizika u radnoj dokumentaciji „Analiza sistemskih rizika”; i

utvrditi kontrole vezano za najvažnije rizike, i dokumentovati

najvažnije kontrole u radnom dokumentu – „Analiza sistemskih rizika”.

OBRAZAC br. 9 – Lista provere za upravljanje rizikom (RP 1009)

Ova lista provere može da se koristi da se dobije pregled postupaka upravljanja rizikom.





2.6. OCENJIVANJE SISTEMA UNUTRAŠNJE KONTROLE

Revizori moraju da shvate sistem unutrašnje kontrole koji je rukovodstvo uspostavilo i implementiralo. Osnovu za preispitivanje sistema kontrole daje COSO model za sisteme unutrašnje kontrole.

Revizori treba da rade na ovom modelu na sistematičan način da bi se osiguralo efikasno korišćenje resursa revizije. Na odgovarajući način, procena sistema unutrašnje kontrole se obavlja sledećim redosledom:

shvatiti zadatke i prirodu programa/funkcije/postupka i definisati rizike vezane za njih, proceniti rizike;

oceniti kontrolnu sredina,

oceniti sistem kontrole upravljanja i postupak za praćenje njegove efektivnosti;

ako revizor utvrdi da je kontrolna sredina slaba, onda treba usvojiti pristup revizije u kome se ne oslanja na kontrolu. U ovakvom slučaju ne treba proceniti elemente sistema unutrašnje kontrole;

ako se proceni da je kontrolna sredina srednja ili jaka, onda revizor treba da nastavi sa identifikacijom i procenom najvažnijih sistema kontrole u primeni. Može da se desi da ima dosta sistema kontrole u primeni, u kom slučaju revizor treba da izabere ključne kontrole koje umanjuje više od jednog rizika; i

procenite efektivnost protoka informacija i komunikacije i formulišite vaš pristup reviziji.

2.6.1. OCENA KONTROLNE SREDINE

Koncept kontrolne sredine nije opipljiv ili lako razumljiv. Ovaj koncept u stvari opisuje atmosferu ili kulturu u instituciji, gde rukovodstvo uspostavlja ton na vrhu koji rezultuje snažnom ili slabom kontrolnom sredinom.

Koristiti OBRAZAC br. 7 – Lista provere za kontrolnu sredinu (RP 1007)

NAPOMENA!

Iako revizori treba da dokumentuju svoju procenu kontrolne sredine, uopšteno ista neće biti podržana čvrstim dokazima. Zbog toga nju ne treba objavljivati čak ni unutar JUR, s obzirom na to da ove informacije mogu lako da budu pogrešno shvaćene ili zloupotrebljene. Međutim, čak i kao procena, ili osećaj, ovo je prihvaćeno kao koristan instrument za planiranje prilikom odlučivanja o tome da li se oslanjati na sistem kontrole ili ne, i ako da, onda u kojoj meri.





Obratite pažnju na to da se koncept kontrolne sredine obično odnosi na čitavu organizaciju koja je predmet revizije. Ako je revizor prethodno izvršio procenu kontrolne sredine, biće potrebno samo ažuriranje ako je bilo značajnih promena u upravi, strukturi organizacije, kadrovima ili politici organizacije.

2.6.2. POKAZATELJI PREVARE

Snažna kontrolna sredina igra važnu ulogu u sprečavanju prevare i unutrašnji revizori treba budno da paze na indicije prevare. Ovo podrazumeva sledeće:

da imaju dovoljno znanja o prevari da bi mogli da otkriju pokazatelje da je neka prevara možda počinjena. Revizor treba da zna karakteristike prevare, tehnike koje se koriste da se počini prevara, i vrste prevare koje su povezane sa onim aktivnostima koje se proveravaju;

da paze na mogućnosti, kao što su slabosti kontrole, koje bi mogle da omoguće prevaru. Ako su otkrivene znatne slabosti kontrolnih sistema, revizori treba da obave dodatna ispitivanja da bi potražili pokazatelje prevare. Neke primere pokazatelja predstavljaju neovlašćene transakcije, prenebregavanje sistema kontrole, neopravdani izuzeci prilikom nabavke, i neobično veliki gubici u projektima ili kašnjenja. Unutrašnji revizori treba da znaju da u slučaju da je u nekom trenutku prisutno više od jednog pokazatelja, onda se uvećava verovatnoća da je možda došlo do prevare; i

ocenjivanje indicija da je možda počinjena prevara i odlučivanje da li je potrebna neka mera ili da li treba preporučiti istragu o prevari.

Ako ima dovoljno dokaza o prevari tako da ovo nalaže istragu, rezultati treba da se predaju odboru za reviziju koji će kontaktirati odgovarajuće vlasti da pokrenu istragu.

2.6.3. OCENA UPRAVNIH KONTROLA

Kontrole čine sve aktivnosti rukovodstva koje imaju za cilj uvećanje verovatnoće da će zadaci organizacije biti ostvareni putem smanjenja ili eliminacije uticaja utvrđenih rizika.

Kontrole mogu biti:

Preventivne kontrole – dizajnirane kako bi se ograničila mogućnost neželjenih rezultata (podela dužnosti, odobrenje, ovlašćenje, verifikacija)





Detektivne kontrole ili primećivanja – dizajnirane kako bi se identifikovali neželjeni rezultati nakon događaja; (ocene, bilansi, analize, računanje (inventara), revizija);

Korektivne kontrole – dizajnirane kako bi se ispravili neželjeni rezultati do kojih je došlo (ispravka grešaka u računovodstvu, ponovljene isplate)

Direktivne ili usmeravajuće kontrole – dizajnirane kako bi se izbegli neželjeni rezultati (nalozi da se nešto uradi, ograničenja da se nešto učini)

Procena revizora o kontrolama direktno utiče na to koliko će provera biti

obavljeno tokom revizije.

Postupak procene rizika može se podeliti na dve faze:

identifikovanje upravnih kontrola, i

provera ključnih kontrola upravljanja.

Sledeći proces je koristan za identifikovanje upravnih kontrola:





Druga faza ocenjivanja može da se obavi korišćenjem liste za proveru iz

OBRASCA br. 8 - Lista provere za sistem upravne kontrole (RP 1008). Ova lista

provere predstavlja niz pitanja čije odgovore revizor treba da utvrdi:

1. Da li rukovodstvo periodično (najmanje jednom u tri meseca) pregledava izveštaje da bi se otkrili potencijalni problemi odnosno greške?

2. Da li je rukovodstvo kompetentno da iz ovih izveštaja utvrdi probleme?

3. Da li rukovodstvo dobija blagovremene povratne informacije o uzrocima problema, ako neki otkrije?

4. Da li rukovodstvo pokreće korektivne mere nakon dobijanja informacija koje se odnose na probleme?

5. Da li rukovodstvo proverava da li se korektivne mere uspešno sprovode?

6. Da li rukovodstvo osigurava dovoljnu realizaciju ciljeva i napredak putem (delegiranih) provera stvarnog stanja stvari?

Da li je automatizovana?

Ovo je kontrola aplikacije

Da li je preventivna?

Da li proverava

da li je obavljena kontrola aplikacije ?

’ Da li je njena

da pomaže upravi

da posluje?

Verovatno nije kontrola!

’ s a Monitoring

No

Da

Da

Da

No

No

Da li je automatska?

?

osnovna funkcija

Ovo je upravna kontrola

Ne

Ne

Identifikacija kontrola





7. Da li na izveštaje odnosno rezultate revizije rukovodstvo reaguje konstruktivnim merama?

Ako se na sva ova pitanja može odgovoriti pozitivno, odnosno sa „DA”, onda se

sistem kontrole može smatrati „efektivnim”. Ako postoji jedan odgovor koji je

„NE”, upravni sistem kontrole ne treba oceniti kao „efektivan”.

2.6.4. OCENA PRIMENA KONTROLE

Primena kontrola razlikuje se od upravnih kontrola po tome što se ne obavlja

na skupu (ukupnom broju) transakcija, nego se vrši na svakoj transakciji

pojedinačno.

Ovo se može raditi:

ručno (od strane zaposlenih); ili

kompjuterizovano (vrši se od strane sistema IT).

U slučajevima kada revizor prethodno utvrdi da se ne treba oslanjati na sistem

kontrole, kontrola aplikacije se ne ispituje.

Kada se utvrde detaljni rizici na nivou aktivnosti i evidentiraju na OBRASCU br.

12 – Analiza sistemskih rizika (RP 1012) vezana kontrola aplikacije (po

mogućnosti glavna kontrola) takođe treba da se evidentira na ovom obrascu.

2.6.5. PROCENA INFORMACIJA I KOMUNIKACIJE

OBRAZAC br. 10 – Lista provere za obaveštavanje i komunikaciju (RP 1010)

može se koristiti prilikom ocenjivanja dostupnosti, valjanosti i rokova za

obaveštavanje i komunikaciju.

2.7. BIRANJE PRISTUPA REVIZIJE

Korišćenjem rezultata i procene sistema unutrašnje kontrole kako je opisano u

prethodnim poglavljima, revizor mora da odabere odgovarajući pristup revizije.

Ovo uključuje odlučivanje o tome koliko se treba oslanjati na sistem kontrole, a

na osnovu ocene kontrole i sredine u kojoj sistem funkcioniše.

Alternativni pristupi revizije u vezi ove odluke predstavljeni su u narednom

poglavlju.





2.7.1. ALTERNATIVNI PRISTUPI REVIZIJE

Uopšteno govoreći pristup revizije tiče se toga koliko je testova sistema

kontrole potrebno da bi revizor oformio mišljenje o tome kako neki sistem

kontrole funkcioniše. Obično nije neophodno ispitivati svaku transakciju koja

prolazi kroz određeni sistem kontrole. Umesto toga, revizor može da testira

samo uzorak i da izvođenjem vrednosti na osnovu tog jednog uzorka dođe do

rezultata za čitavo stanovništvo.

Ključno pitanje za revizore je sledeće: koliko i kakav rad je potreban da obavim

da bi na najmanju moguću meru sveo rizik revizije, odnosno rizik da dođem do

pogrešnih zaključaka?

Rizik za reviziju je veći kada je kontrolni sistem slab, a on je manji kada je

kontrolni sistem jak. Revizor mora da odabere koliko posla na reviziji i koje

aktivnosti revizije treba obaviti na osnovu rezultata ocene sistema unutrašnje

kontrole. Sledeći delovi detaljno se objašnjava ocenjivanje pojedinačnih

elemenata sistema unutrašnje kontrole i kako rezultati mogu da se koriste da bi

se utvrdilo koje poslove treba obaviti i u kojoj meri.

1. Mogućnost: nikakvo oslanjanje na sisteme kontrole zbog

slabe kontrolne sredine

Ovo važi kada je kontrolna sredina ocenjena kao slaba. Nema svrhe ocenjivati

rukovodstvo i primenu sistema kontrole ako je kontrolna sredina već ocenjena

kao slaba. Na sistem kontrole se ne može oslanjati.

Pristup revizije: Revizija neće uključiti nikakve testove sistema kontrole (pošto

se na ovaj sistem kontrole ne može oslanjati). Umesto toga, revizor će izvršiti

analitički pregled i supstantivne testove transakcija u cilju finansijske revizije i

revizije usaglašenosti, a u slučaju revizije sistema, revizor treba da savetuje

organizaciju po pitanju šta rukovodstvo i primena sistema kontrole treba da

postignu i sledstveno preporučiti poboljšanja kontrolne sredine, uz korišćenje

primera o neuspehu kontrole ili lošem upravljanju rizicima da bi demonstrirao

problem.





Bez obzira na ocenu koja je data o kontrolnoj sredini i upravne kontrole, ovaj

pristup se mora pratiti onda kada se po prvi put obavlja revizija postupka ili

revizija neke jedinice organizacije.

2. Mogućnost: nikakvo oslanjanje na sistem kontrole zato što

upravni sistem kontrole nije efektivan

Ovo je situacija kada je kontrolna sredina možda i bila ocenjena kao srednja, ali

upravne kontrole rukovodstva nisu efektivne. U ovoj situaciji rukovodstvo nije u

stanju da utvrdi probleme ako se oni jave i korektivne mere od strane

rukovodstva nisu sigurne.

Pristup revizije: Revizija neće uključiti nikakve testove kontrola (s obzirom na to

da se na njih ne možemo oslanjati). Umesto toga, revizori treba da izvrše jedan

sveobuhvatan analitički pregled i supstantivni test transakcija u slučaju

finansijske revizije ili kada se radi o reviziji usaglašenosti. U slučaju revizije

sistema revizor treba opet da daje preporuke o sistemu kontrole koji treba da

se uspostavi. Potrebno je koristiti primere neuspeha kontrole ili lošeg

upravljanja rizicima da bi se demonstrirao takav problem.

Bez obzira na ocenu revizora o kontrolnoj sredini i upravnim kontrolama,

neophodno je da se ovo rešenje odabere kada se vrši revizija nekog postupka,

odnosno jedinice po prvi put.

3. Mogućnost: određeno ograničeno oslanjanje na kontrole

U slučajevima kada se kontrolna sredina oceni kao srednja ili visoka, a sistem

upravnih kontrola kao srednji prilikom faze planiranja, gde je primena nekih

ključnih kontrola određena kao efektivna kada je ispitana prilikom faze

planiranja.

Kod korišćenja ove mogućnosti pretpostavlja se da su revizori nekada ranije

obavili reviziju postupka koji se sada opet ispituje – tako da postoji neko

akumulirano znanje i iskustvo o reviziji.





Pristup revizije: Revizor treba da obavi analitički pregled i izvrši dalja ispitivanja

upravnih kontrola i ključnih kontrola primene, što se upotpunjuje ograničenim

supstantivnim testom ispitivanja transakcija.

4. Mogućnost: skoro potpuno oslanjanje na kontrole

Kada postoji jaka kontrolna sredina u sprezi sa efektivnim upravnim

kontrolama, revizori mogu skoro u potpunosti da se oslanjaju na kontrole,

koncentrišući svoju pažnju na ispitivanje upravljanja i primenu kontrole što se

upotpunjuje ograničenim supstantivnim testom.

Prilikom korišćenja ove mogućnosti pretpostavlja se da su revizori već nekada

ranije obavili reviziju postupka koji se sada ispituje, tako da postoji značajno

akumulirano znanje i iskustvo revizije.

Logika koju podrazumeva ovaj pristup jeste da u slučaju da se neki materijalni

problem javio prilikom ma koje od pojedinačnih transakcija, upravne kontrole

bi ga otkrile i na nivou primene kontrole ova greška bi bila sprečena ili

ispravljena. Iz ovih razloga, postupak se koncentriše na ispitivanje da bi se

proverilo da li kontrole funkcionišu onako kako se nameravalo, umesto da se

traže greške koje su se provukle prilikom pojedinačnih transakcija.

Pristup revizije: Revizor treba da se koncentriše na ispitivanje upravnih

kontrola i ključnih kontrola primene uz minimalne supstantivne testove.

2.7.2. IZBOR UZORKA NA OSNOVU RIZIKA

Da bi se izbeglo ispitivanje 100% transakcija, revizor treba da izabere neki

uzorak. Prilikom određivanja veličine uzorka i transakcija koje treba odabrati,

revizor treba da razmotri faktore kao što su monetarna vrednost, mogućnost

prevare i učestalost nepravilnosti, promene kao standardne pokazatelje rizika i

rokove, kao što je opisano u nastavku:

a) Novčana vrednost





Ukoliko se radi o većem iznosu novca, utoliko je veća opasnost (kao što je na

primer opasnost od zloupotrebe sredstava ili izvršavanja neispravnih isplata).

Zbog toga se projekti, ugovori i detaljne transakcije razvrstavaju prema veličini

u smislu novčane vrednosti i najveće se biraju kao uzorak.

b) Moguća prevara i učestalost nepravilnosti

Rukovodstvo prikuplja informacije iz različitih izvora (kao što su, na primer,

izveštaji o izuzeću, baza podataka o neregluarnostima) za evidentiranje,

sprečavanje i razumevanje rizika i nepravilnosti. Jedinica sa najvećom

evidencijom o nepravilnostima u njihovim transakcijama treba da bude

izabrana kao uzorak umesto jedinica koja nemaju nikakvu istoriju problema.

c) Promena

Ako dođe do izmena u sistemima, kadru ili postupcima nekog programa postoji

opasnost da novi sistemi, kadar ili postupci možda ne funkcionišu onako kako

se nameravalo, tako da oni predstavljaju dobre kandidate za uključenje u

uzorak.

d) Odgovarajući vremenski raspon

Ako je u pitanju neki programski period u trajanju od jedne kalendarske godine,

kontrole ne treba testirati baš na početku te godine nego trebaju da budu

ispitivane podjednako u različitim periodima tokom cele godine.

Ako vremenski rok programa traje više od jedne kalendarske godine, revizori

treba da imaju za cilj reviziju koja pokriva što je veći mogući deo od ukupnog

obima tog programa. Kako bi se ovo olakšalo u praksi:

potrebno je pažljivo strateško planiranje iz godine u godinu; i

treba održavati bazu podataka za svaki program da bi se pratili iznosi

koji se ispituju.

OBRAZAC br. 13 – Postupci i rezultati kontrolnih ispitivanja (RP 1013)





Dok revizori mogu koristiti svoje rasuđivanje, sledeća uputstva su data u cilju

određivanja veličine uzorka:

Broj stanovništva Broj uzoraka

Manje od 1,000 jedinki Izabrati jednu trećinu jedinki

2,000 jedinki 371 jedinki

5,000 jedinki 418 jedinki

10,000 jedinki ili više 450 jedinki

izaberite jedinice za uzorka koristeći nasumičnu tehniku.

(Gorenavedeno uputstvo dovodi do nivoa poverenja od 95% za 2% preciznosti

uzorka).

Tim revizije mora da razradi jedan ili više testova da bi se utvrdilo da li je

sistem kontrole, koji je naveden u Radnom papiru 1012 „Analiza rizika

sistema” (a) prisutan i da li on (b) efikasno funkcioniše. U ovom radnom

papiru određuje se kontrola prema postupku, korak postupka i vezana

opasnost koju on treba da rešava, i revizoru omogućava da evidentira opis

testa koji će biti primenjen, populaciju na kojoj će biti primenjen ovo

ispitivanje (kao što su, na primer, nalog za nabavku, procena nenaplativih

dugovanja, izveštaj iz banke, itd.), veličinu uzorka koji će biti ispitan, i

metod selekcije uzorka.

Obratite pažnju na to da će postojati po jedna verzija ovog radnog papira

za svaki test koji tim bude sastavio za svaku kontrolu, tako da će postojati

višestruki radni papiri postupaka ispitivanja kontrole za svaku reviziju





2.8. SADRŽINA KONAČNOG DOKUMENTA O PLANIRANJU

Faza planiranja revizije se završava onda kada je plan revizije potpuno razrađen.

Sadržina plana revizije variraće u zavisnosti od veličine i složenosti oblasti koja

se ispituje, ali ona treba da sadrži sledeće vrste informacija o reviziji:

I deo: Uvod

Ovaj deo sadrži tri elementa koji rezimiraju znanje tima o organizaciji i postupke

koji treba da budu predmet revizije. Prvi se odnosi na organizaciju i postupke i

treba da glasi nešto slično ovome što sledi:

“Postupak čiju ćemo reviziju obaviti zove se <naziv postupka> i za njega je

prvenstveno nadležan <naziv organizacije>. Ostale jedinice organizacije i spoljni

organi koji su uključeni u ovaj postupak su <imena organizacija>. Cilj ovog

postupka je da <navesti zadatak>, i organizacija to postiže putem <x> koraka,

koji se obavljaju na sledećim mestima <lista lokacija>”.

U drugom elementu navodi se Zakon koji pravno ovlašćuje ili obavezuje

organizaciju, u kojoj se obavlja revizija, da vrši ovaj postupak, uz navođenje

određenih članova ili odredaba koje imaju naročiti značaj, i rezimiraju se sve

uredbe ili postupci kojima se definiše kako treba ispuniti cilj postupka.

Na kraju, u ovom delu se navodi i lista faktora koji su utvrđeni tokom analize

podataka o planiranju koji bi mogli da imaju materijalne posledice po

obavljanje revizije.

II deo: Ciljevi

Obezbeđuje se spisak ciljeva koje treba realizovati revizijom, kao što su sledeći:

“preispitati operacije voznog parka i oceniti da li postojeći sistemi obezbeđuju

odgovarajući sistem kontrole nad pristupom vladinim vozilima i potrošnji goriva

i resursa za održavanje.”

Cilj treba da bude u pismenom obliku tako da se lako može utvrditi na

završetku revizije da li je taj cilj realizovan.





III deo: Obim

Svrha ovog dela je da opiše šta je uključeno u reviziju kao i šta nije. Utvrditi

jedinice organizacije i postupke koji su predmet revizije i ključne funkcije koje

su za njih odgovorne. Uključiti i izjavu o tome koje će geografske lokacije

organizacione jedinice ili postupaka biti pokrivene. Takođe opisati sva

ograničenja obima, posebno navodeći sve oblasti koje neće biti pokrivene tamo

gde ima mesta za pogrešno shvatanje.

Navesti mesto gde će se revizija obaviti.

IV deo: Rizici

Ovaj deo treba da rezimira pregled tima revizije o pristupu upravljanju rizikom

koji je usvojila organizacija koja je pod revizijom i njihova procena rizika.

V deo: Program revizije

Ovaj deo opisuje kako tim planira da ostvari cilj revizije i da ispuni uslove

standarda za unutrašnju reviziju, tako što se predstavlja program revizije u

kome se rezimiraju postupci ispitivanja, koji su dokumentovani u radnim

dokumentima o postupcima za ispitivanje kontrole uključujući:

kratak opis svakog testa i njegov cilj;

dokumenta koja treba pregledati;

ispitivanja koja treba obaviti;

kriterijume za ispitivanja;

veličinu uzorka; i

metod izbora uzorka.

Ove informacije mogu da se obezbede tako što se prilažu obrasci 1012 i 1013, ili

putem korišćenja tabelarnog predstavljanja u kome se konsoliduju informacije

iz obrazaca.

OBRAZAC br. 14 – Program revizije (RP 1014)





VI deo: Resursi

Odrediti članove tima i potvrditi njihovu raspoloživost, nezavisnost i

kvalifikacije za učešće. Posebno navesti ko je odgovoran za uveravanja o

kvalitetu.

Navesti sve naročite sposobnosti, npr. stručnost za IT ili procenu imovine, koje

će se za potrebe revizije trebati angažovati iz izvora spoljnih JUR-u.

Obratite pažnju na to da trenutno ne postoje preduslovi da se ustanovi budžet

troškova za sve revizije pošto ne postoji budžetna stavka za unutrašnju reviziju.

Ako se ova situacija promeni, plan revizije treba da uključi procenu priručnih

troškova (obično vezanih za putovanja) i troškove iznajmljivanja koje će

napraviti tim revizije.

VII deo: Raspored

Ovaj deo rezimira informacije iz plana resursa za reviziju, koji predstavlja radni

dokument o ključnim aktivnostima i planiranim datumima za završetak.

VIII deo: Komunikacija

Odrediti ključne kontakte za reviziju.

Opisati pristup komunikaciji koji će biti usvojen tokom čitave revizije uključujući

planiranu i ad-hoc komunikaciju sa organizacijom pod revizijom i svim spoljnim

subjektima koji se mogu angažovati za podršku.

Navesti planirane stavke komunikacije – zvanične spise, zakazane sastanke,

nacrt izveštaja, konačne izveštaje i navedite planirani rok za svaki od ovih.

Deo IX: Potpis

Vođa tima revizije treba da potpiše plan revizije i navede datum kada je

pripremljen. Plan revizije treba takođe da usvoji direktor JUR-a.

OBRAZAC br. 17 – Plan revizije (RP 1017)





Deo plana revizije uključuje određivanje revizora za različite zadatke revizije koji

treba da rade na ciljevima revizije. Ovo je važno kako bi se osiguralo da

potrebni članovi tima revizije budu dostupni kada su potrebni i da se resursi

koriste efikasno u različitim revizijama JUR-a.

Na početku postupka planiranja vođa tima revizije treba da utvrdi različite

zadatke revizije, kao što su:

priprema prvog sastanka;

vođenje prvog sastanka;

prikupljanje podataka (pregled dokumenata i intervjui);

analiza i dokumentovanje podataka;

određivanje rizika;

razvoj vezanih kontrola;

planiranje ispitivanja i uzoraka;

finalizacija plana revizije;

vođenje rada na terenu;

ocena rezultata i sastavljanje rezultata i preporuka;

sastavljanje nacrta izveštaja revizije;

sastanci sa klijentom;

rukovođenje revizijom i korespondencija;

finalizacija izveštaja o reviziji; i

praćenje revizije.

Ti zadaci treba da se unesu u radni papir. Za svaki od planiranih zadataka, vođa

tima revizije treba da odredi članove tima i proceni broj dana koji će svakom

članu tima biti potreban da završi zadatke koji su mu dodeljeni.

Radni papir 1014 predstavlja šablon za evidentiranje zadataka, određivanje

članova tima revizije i procenu potrebnog vremena (u satima ili danima, prema

potrebi). U obrascu uzorka pretpostavlja se jedan vođa tima (VT) i 3 druga člana

tima (ČT2, ČT3, ČT4). Ako je prema planu potrebno više ili manje članova tima

uzorak treba da bude na odgovarajući način izmenjen. Pod pretpostavkom da

postoji jedan vođa tima i 3 druga člana, koristićete kolonu 1 da odredite sve

planirane zadatke, kolone 2 do 5 za raspored vremena za svakog revizora i

kolona 11 da se prikaže kada se planira da svaki od zadataka bude završen.





Pošto se popuni i potpiše ga vođa tima revizije, ovaj dokument treba da se

pregleda sa direktorom JUR-a. Taj pregled može da dovede do prepravki. Kada

je direktor zadovoljan procenom, on potpisuje radni dokument da bi odobrio

plan resursa.

Kasnije će vođa tima revizije ovaj obrazac koristiti da bi pratio koliko je u stvari

vremena koristio svaki od revizora na svaki zadatak i evidentiraju se razlike i

odstupanja. Slično tome se mogu evidentirati aktuelni rokovi završetka i razlike

u potrošenom vremenu u odnosu na planirano vreme. Ovo će obezbediti

korisne informacije za praćenje produktivnosti jedinica unutrašnje revizije i za

planiranje kasnijih revizija.

OBRAZAC br. 15 – Planiranje resursa za reviziju i obrazac praćenja (RP 1015)

Plan revizije treba da se ažurira prema potrebi da bi odrazio sve značajne izmene unete tokom revizije.

Kada vođa tima revizije određuje članove tima za reviziju, potrebno je da proveri i osigura da određeni članovi ne budu diskvalifikovani iz te revizije zbog sukoba interesa ili zato što nemaju odgovarajuće sertifikate. Svaki raspoređeni revizor mora da potpiše izjavu revizora.

OBRAZAC br. 16 – Deklaracija revizora (RP 1016)

Ovaj radni papir predstavlja sredstvo da se od svakog člana tima dobije izjava

da oni nisu na ovaj način diskvalifikovani. Taj radni papir ima oblik upitnika

koji svaki raspoređeni revizor treba da popuni pre početka revizije. Revizori

koji su diskvalifikovani iz učešća u bilo kojoj reviziji treba da budu određeni na

druge revizije.





POGLAVLJE 3: RAD NA TERENU

3.1. PREGLED AKTIVNOSTI NA LICU MESTA

Do kraja faze planiranja i po završetku detaljnog posla planiranja aktivnosti i

resursa, revizori će ažurirati:

stalni dosije;

dosije planiranja;

plan revizije;

potrebe za kadrovima, i koji kadar treba rasporediti za svaku od komponenti revizije;

potrebe za budžetom;

vremenski raspored i rokove; i

spisak informacija koje treba dobiti od službenika organizacije.

Unutrašnji revizori će ove informacije koristiti za obavljanje poslova revizije za

vreme one faze postupka revizije koju čini rad na terenu. U stvari, program

revizije koji je za nju izabran, vodiće detaljne aktivnosti revizora.

OBRAZAC br. 18 – Lista za proveru izvršenja revizije (RP 2001)

Rad na terenu se obavlja u skladu sa planiranim postupcima testa kontrole i

rezultatima koji se evidentiraju na različitim kopijama radnog obrasca 1013.

OBRAZAC br 19 – Postupci testa – jedan korak (RP 2002)

OBRAZAC br 20 – Postupci testa – kompletan proces (RP 2003)

Standard 2300 - Unutrašnji revizori treba da identifikuju, analiziraju, procene i evidentiraju dovoljno informacija za realizaciju zadataka angažovanja.





U ovim obrascima evidentiraju se ispitivanja koje revizor obavlja da bi izvršio planirane testove koji su utvrđeni u planiranim „Postupcima testa kontrole i rezultata” i koji se dokumentuju u seriji radnog obrasca 1013 u Dosijeu planiranja. Za svaki obrazac 1013 treba da postoji jedan radni obrazac 2002 ili 2003 i oni međusobno treba da budu povezani unakrsnim referencama.

Postoje dve šire vrste testova:

testovi koji se obavljaju na višestrukim pojavama jednog te istog koraka u čitavom procesu; i

testovi koji prate samo jedan događaj u celom postupku koji se sastoji

od više koraka (ovo se ponekad zove “šetnja kroz sistem”).

Radni obrazac 2002 odnosi se na testove koji se obavljaju na jednom koraku postupka. Revizor sastavlja test ili pitanje da bi utvrdio da li je očekivana kontrola (iz radnog obrasca 1013) prisutna i da li efektivno funkcioniše, i to pitanje evidentira u radnom obrascu 2002. Revizor zatim navodi koje su jedinice uzorka izabrane i evidentira rezultate testa.

Pošto se test obavi na svim jedinicama uzorka, revizor zaključuje da li dokaz pokazuje da je očekivana kontrola prisutna i da li ona efektivno funkcioniše. Uopšteno govoreći, nije neophodno da ta kontrola bude ispravno izvršena na svakoj testiranoj transakciji. Revizor često može da prihvati do 2 neuspeha a da se ne smatra da je kontrola potpuno zakazala. Ovaj postupak se ponavlja za sve kontrole koje treba da se testiraju.

Radni obrazac 2003 ilustruje pristup u kome revizor testira transakciju kroz sve korake procesa. Obrazac je tako napravljen da se svi testovi evidentiraju na istom obrascu, umesto da se za svaki test koristi poseban obrazac.

Svaki radni obrazac treba da parafira i datira revizor koji je obavio test

postupka, a overi, potpiše i datira Vođa revizorskog tima.

3.1.1. TESTOVI ZA REVIZIJU SISTEMA I USKLAĐENOSTI

Prilikom revizije na licu mesta unutrašnji revizor mora da prikupi dovoljno ubedljivih, odgovarajućih i pouzdanih dokaza kako bi utvrdio da li postojeći upravni i kontrolni sistemi funkcionišu onako kako je opisano, kao i da li su adekvatni da obezbede pravilnost troškova i tačnost i potpunost finansijskih i ostalih podataka.





Unutrašnji revizori treba da provere da li postoji potpuni trag revizije za sve transakcije i da li postoje mehanizmi da trag revizije uvek bude ažuriran.

Postupci koje treba obaviti jesu:

evaluacija sistemske dokumentacije pregledom dosijea, prema potrebi dopunjen intervjuima sa relevantnim kadrom; i

testiranje funkcionisanja ovih sistema ispitivanjem uzoraka transakcija.

Treba obaviti dovoljno testova da se revizorskom timu omogući da donese

čvrste zaključke o učinku sistema koji se ispituje. Testovi će se baviti zadacima

revizije o kojima je govoreno u prethodnom poglavlju. Revizor može da

prilagodi sadržinu revizije da bi se uzele u obzir sve razlike između aktuelne

kontrolne sredine, na koju se naiđe tokom revizije i kontrolne sredine koja je

predviđena u fazi planiranja revizije, o čemu je bilo reči u prethodnim

poglavljima.

3.1.2. TESTOVI ZA FINANSIJSKU REVIZIJU

Finansijske revizije se bave proverom sadržine finansijskih izveštaja

organizacije. Testovi sistema dopunjuju se testovima koji su osmišljeni radi

provere prijavljenih iznosa. Oni se pominju kao „supstantivni testovi”, i

obuhvataju tehnike kao što su analitički pregled i testovi transakcija i bilansa.

Finansijska revizija ima zadatak da formuliše mišljenje o tome da li među

podacima u finansijskim izveštajima nema materijalno značajnih nepravilnosti,

naročito u vezi kriterijuma koji su navedeni u sledećoj tabeli.

Kriterijum Vrsta i primer supstantivnog testa

Vrednovanje Provera da li su imovina i druge stavke u finansijskoj evidenciji zavedene u tačnoj vrednosti. Na primer, supstantivnim testom može da se proveri da li je prodaja ili kupovina neke imovine evidentirana u tačnoj vrednosti u računovodstvenom sistemu proverom originalne fakture.

Postojanje Provera da li imovina i druge stavke koje su evidentirane u finansijskim izveštajima stvarno postoje. Ovi supstantivni testovi mogu da uključe i fizičku proveru





postojanja, putem potvrde od čuvara te imovine, ili samom stvarnom inspekcijom imovine.

Vlasništvo Provera da li je subjekat revizije stvarni vlasnik ili zakonski korisnik evidentirane imovine. Na primer, supstantivni test može da uključi proveru da li subjekat revizije ima važeći zakup za objekat koji koristi.

Tačan period Provera da li je transakcija evidentirana u odgovarajućem periodu. Na primer transakcija o kupovni može da bude evidentirana 30. decembra, a da u stvari tapija za dotičnu imovinu nije prenesena do 2. januara sledeće godine.

Kvalitet (tačnost i

potpunost) ulaza i

izlaza

Provera da li su ulaz i izlaz odgovarajućeg kvaliteta. Na primer, za ulaz bi smo mogli da proverimo da li računovodstveni sistem ima u sebi ugrađenu kontrolu ulaza, za obezbeđivanje kontrole potpunosti i integriteta podataka. Za izlaz (proizvode), bismo mogli da proverimo da li sistem primenjuje kontrolu procesa da osigura da je izveštavanje potpuno i tačno.

Tipični supstantivni testovi za finansijsku reviziju:

Analiza bilansa putem analize vezanih računa glavne knjige;

Poravnanje ukupnog iznosa iz glavne knjige sa vezanim pod-knjigama;

Testiranje detaljnih transakcija iz glavnih knjiga u odnosu na vezana osnovna dokumenta za ispravno evidentiranje, tačnost i proveru;

Dobijanjem potvrda bilansa od trećih strana;

Inspekcijom imovine da bi se proverilo postojanje i vrednost stavki evidentiranih u glavnim knjigama;

Obavljanje dvosmernih testova kompletne evidencije imovine, koji se sastoje od: selekcije imovine iz glavne knjige da bi se testiralo njeno postojanje i takođe praćenje toka fizičke imovine do opšte knjige;

Provera vlasničke dokumentacije imovine koja je zavedena u glavnim knjigama; i

Ponovno obračunavanje i procene od strane rukovodstva (kao, na primer, za odredbe lošeg duga).





Testiranje kontrole prilikom finansijske revizije ograničeno je na kontrolu u

vezanim funkcijama računovodstva i izveštavanja i često obuhvata i pokrivanje

IT kontrola koje su u vezi sa ovim funkcijama.

3.1.3. TESTOVI ZA REVIZIJU UČINKA

Revizija učinka ide dalje od domena tradicionalne revizije da bi uključila pregled

rukovođenja operativnim jedinicama gde se ostvaruje učinak i stvara vrednost.

Revizije učinka daju razumno uveravanje o pouzdanosti i integritetu strukture

izveštavanja organizacije i učinak programa, službi, aktivnosti i funkcija, te

uključuje preporuke za poboljšanja.

Revizije učinka bave se ekonomičnošću, efikasnošću i efektivnošću operativnih

jedinica. Iz razloga što svaka operativna jedinica ima različite zadatke,

organizacionu strukturu i procese, svaka revizija će morati da bude definisana

konkretno za svaku operativnu jedinicu.

Za tipičnu reviziju učinka revizor treba da:

razmotri sredinu u kojoj organizacija radi tako što će prikupiti informacije o lokalnim, regionalnim, globalnim i sektorskim trendovima, strategijama konkurenata, itd.;

utvrdi najbolju praksu za slične aktivnosti odnosno postupak;

razume strategije rukovodstva i kako ono vodi organizaciju da bi ostvarilo ciljeve učinka. Poznavanje fokusa rukovodstva revizorima omogućava da bolje razumeju potencijalne poslovne rizike kao i shvatanje efektivnosti strateških mera da se ti rizici identifikuju i umanje.

oceni finansijski i nefinansijski učinak, razmatranjem takvih pitanja kao što su: o zadovoljstvo potrošača; o isplativost i efektivnost cena; o kvalitet; o kvantitet; o ekonomija; o ostvarenje misije; o ocena ostvarivanja utvrđenih rezultata organizacije; o rezultati ulaganja; o finansijsko stanje; i o pravovremenost.





analizira informacije u odnosu na relevantna merila za ispunjenje zadataka koji su definisani za tu konkretnu reviziju.

Pristupi revizije učinka i primer stavki koje treba razmotriti:

Pristup koji se fokusira na ekonomiji (unosima)

Revizor treba da razmotri:

o da li je unos odgovarajući i dobijen za najmanju cenu; o razlike između budžeta i stvarnog finansijskog učinka; o do koje se mere koriste svi resursi; i o da li je lanac vrednosti optimiziran.

Pristup koji se fokusira na efikasnost (procesi)

Revizor treba da razmotri da li:

o rezultati mogu da se postignu za nižu cenu; o u procesu ima problematičnih mesta koja bi mogla da se izbegnu; o dužnosti se ispravno razdvajaju bez preklapanja; o različite jedinice koje rade da bi postigle isti cilj efektivno

sarađuju; i o postoji neka stimulacija koja motivira radnike da troškove svedu

na najmanju meru ili da ili maksimiziraju prihode.

Pristup koji se fokusira na efektivnost (rezultati)

Revizor treba da razmotri da li:

o se radni ciljevi ostvaruju prema rasporedu; o su rezultati ispravno definisani; o klijenti ili korisnici su zadovoljni rezultatom; i o postignuti rezultat će zadovoljiti potrebe klijenata ili korisnika.

3.1.4. TESTOVI ZA REVIZIJE IT

Informaciona tehnologija (IT) ima sve važniju ulogu u rukovođenju organizacija i unutrašnji revizori moraju da se bave njenim ocenjivanjem, bez obzira na njenu složenost.





Informaciona tehnologija (IT) može da se koristi za praćenje finansijskih i računovodstvenih informacija kao i za praćenje operativnih informacija, vezanih za aktivnosti, procese, itd koji su specifični za preduzeće.

Kada obavljaju reviziju IT sredine unutrašnji revizori moraju da imaju na umu da su glavni ciljevi IT sistema da:

čuvaju dovoljno pouzdanih podataka i informacija da podrže efektivnu kontrolu; i

rukovodstvu obezbeđuju blagovremene informacije da bi im pomogli da realizuju ciljeve organizacije;

IT sistemi imaju različite karakteristike koje mogu da se iskoriste za formulisanje zadataka. Neki primeri dati su u sledećoj tabeli.

Karakteristike

informacionih sistema

Zadaci revizije

Sadržaj Da li informacioni sistem sadrži sve potrebne informacije?

Rok Da li se informacije mogu dobiti u željenom trenutku?

Ažuriranje Da li su dostupne najnovije informacije?

Integritet podataka Da li su informacije u informacionom sistemu potpune i tačne?

Dostupnost Da li zainteresovane strane ove informacije mogu lako da dobiju i da li su one zaštićene od neovlašćenog pristupa?

Arhiviranje Da li se redovna arhiva podataka pravi prema rasporedu i koja su pravila za pristup arhiviranim dosijeima?

Jasnoća Da li se informacije lako koriste?





Prilikom obavljanja revizije informacione tehnologije, IT stručnjaci obično trebaju da budu uključeni u revizorski tim. U principu, revizija informacione tehnologije prati postupak sličan reviziji sistema, koja je ranije opisana.

Ocena IT sistema odnosi se na adekvatnost i učinak IT sistema u zadovoljavanju potreba rukovodstva, i njegov doprinos ostvarivanju ciljeva organizacije i efektivnosti finansijskog upravljanja i sistema kontrole. Testiranje opštih računarskih kontrola Ako upravne sisteme pod revizijom snažno podržavaju informaciona

tehnologija i unutrašnja kontrola, koja je uglavnom automatizovana ili u velikoj

meri zavisna od informacionih sistema i tehnologije, unutrašnji revizor treba da

oceni opštu računarsku kontrolu da bi osigurao da je ona stalna i efektivna.

Opšte računarske kontrole se tiču četiri šire oblast:

Razvoj i sprovođenje: osigurati da su sistemi razvijeni, konfigurisani i

sprovedeni da zadovoljavaju finansijske i operativne ciljeve i kao i

ciljeve usaglašenosti.

Održavanje: osigurati da modifikovani sistemi i dalje zadovoljavaju

finansijske, operativne i poslovne zadatke usaglašenosti.

Računarske operacije: osigurati da su proizvodni sistemi sprovedeni

kako je odobreno i da se problemi proizvodnje brzo otkrivaju i

ispravljaju.

Bezbednost: postoje dva aspekta bezbednosti, fizička sredina sistema i

njegove komponente i pristup sistemskim resursima i podacima su

autentični i ovlašćeni

Unutrašnji revizor mora da razvije poznavanje procesa organizacije tako da

utvrdi relevantnu računarsku sredinu i sisteme koje treba pregledati. Može da

postoji više od jedne sredine ili sistema, u zavisnosti od nivoa tehničke

složenosti subjekta pod revizijom.





Konkretne sisteme kontrole u okviru svake od ovde navedenih oblasti obično

čini mešavina manuelnih i automatizovanih kontrola. Na primer, kontrole koje

obezbeđuju odgovarajuću bezbednost u informacionom sistemu sastoje se od

automatizovane kontrole koja korisnicima ograničava pristup sistemskim

alatima. Međutim, funkcionalnost i efektivnost ovih automatizovanih kontrola

zavisi od manuelnih sistema kontrole, da bi se obezbedilo da sposobnosti

korisnika ispravno odražavaju njihove odgovornosti i potrebe.

Unutrašnji revizor ne mora da ima posebne tehničke sposobnosti da bi ocenio

mnoge opšte upravne računarske sisteme kontrole. Međutim, revizor treba

dovoljno dobro da poznaje IT postupak, sistem ili program da bi utvrdio, ocenio

i testirao sistem kontrole nad razvojem i sprovođenjem sistema, dok će neke od

automatizovanih sistema kontrole nad sistemskim operacijama morati da

testiraju IT stručnjaci, naročito kada se procenjuje bezbednost pristupa

sistemima i podacima. Biće potrebno da IT stručnjaci testiraju automatizovane

sisteme kontrole programa, da ispitaju izvorni kod i pregledaju postupke

izmene sistema kontrole, uključujući sistem kontrole verzije.

Treba raditi na svim ovde pomenutim oblastima. Međutim, vrsta i stepen

testiranja opštih sistema računarske kontrole zavisiće od niza činioca:

složenost sredine i sistema kontrole;

širina pokrivenosti koju kontrole pružaju;

stepen u kome kontrole obezbeđuju uveravanje preko nekog određenog automatizovanog procesa;

stepen rizika i potrebna uveravanja;

stepen izmene sistema; i

efektivnost upravljanja informacionim sistemima i aktivnostima

tehnologije subjekta revizije.

Prikupljanje informacija za IT reviziju

Najvažniji kontakti za revizora koji obavlja IT reviziju jesu:

IT direktor ili šef odeljenja IT;

rukovodioci iz pojedinačnih IT pod-odeljenja/odseka;

IT osoblje;

korisnici; i

konsultanti i drugi spoljni dobavljači usluga IT.





U najvažnije informacije koje su potrebne za planiranje IT revizije spadaju:

IT organizacija (uloga, odgovornosti, izveštavanje);

lista najvažnijih sistema/aplikacija i njihova poslovna namena;

složenost IT sredine;

IT strategija, planirane i već uvedene izmene;

postojanje bezbednosnih i operativnih standarda i postupaka; i

postojanje standarda i postupaka za upravljanje izmenama sistema i

razvoja aktivnosti.

3.2. TESTIRANJE I VEZANA DOKUMENTACIJA

Najvažniji element unutrašnje revizije čini ispitivanje da li upravni i kontrolni

sistemi efektivno funkcionišu na svim relevantnim nivoima. Ovo uključuje

evidentiranje relevantnih sistema (uključivanje odgovarajućih informacija iz

traga revizije), zajedno sa testiranjem kontrola da bi se ispitalo da li sistemi

stvarno funkcionišu onako kako je opisano i da li su oni efektivni.

Testovi sistema kontrole treba da uključe provere da li upravni i sistemi

kontrole funkcionišu dosledno i efektivno. Testovi treba da se obave na uzorku

transakcija koji je izabran za reviziju. Kada je verovatno da će efektivnost

upravnih i kontrolnih sistema varirati (na primer kada su različiti radnici

odgovorni za primenu istih provera na različitim tokovima transakcija), revizor

treba da osigura da uzorak bude reprezentativan za ove moguće razlike. Važno

je da se tokom testova kontrole utvrde razlozi svih otkrivenih grešaka i

propusta pošto oni mogu da ukažu na slabosti u upravnim i kontrolnim

sistemima.

U prethodnom poglavlju opisano je kako revizorski tim planira testove kontrole

na osnovu uzorka. Rezultujući plan vodi revizorski tim u pogledu pitanja koje

testove da primeni i koliko ih je puta potrebno ponoviti da bi dobijeni uzorak

bio validan.

U fazi rada na terenu revizorski tim treba da obavi sledeće korake:

izabrati uzorak;

testirati jedinice uzoraka;

oceniti rezultate uzorka; i

evidentirati postupak uzimanja uzoraka.





O ovim koracima govori se u nastavku:

Izbor uzorka

Revizorski tim mora da izabere niz uzoraka koji je utvrđen u fazi planiranja.

Uzorci se mogu birati statistički ili ne-statistički. Razlike između ova dva

pristupa čini metod biranja uzoraka. Uslovi planiranja ostaju isti, kao i postupak

evaluacije.

Postoje dva osnovna pravila selekcije uzorka:

1. zaključak o uzorku važi samo za stanovništvo iz kojeg je izabran; i

2. uzorak treba da bude reprezentativan za stanovništvo iz kojeg je

izabran.

Pravilo 1 utiče na to kako revizor definiše stanovništvo iz kojeg će uzorak biti

odabran. Ovo pravilo jednako važi i za statističko i ne-statističko uzimanje

uzoraka i od revizora zahteva da pažljivo definiše stanovništvo. Na primer, ako

revizor želi da se oslanja na neku unutrašnju kontrolu cele godine, onda to

stanovništvo mora da uključi sve transakcije za celu godinu.

Česta greška koju revizori prave je to što pojednostavljuju uzimanje uzoraka

tako što odabiru neki uzorak transakcije iz samo jednog meseca. Rezultat

ovakvog pristupa je taj da zaključak revizora važi samo za taj jedan mesec -

revizor nema nikakve garancije u pogledu ostalih 11 meseci.

Pravilo 2 odnosi se na to kako se određene grupe u stanovništvu biraju za

uzorak. Revizor ima više šansi da ispoštuje pravilo 2 sa statističkim uzorkom

nego ne-statističkim. Ali, kada se koristi ne-statistički uzorak, revizor treba da se

trudi da osigura da uzorak bude što je više moguće reprezentativan za to

stanovništvo.

Postoji nekoliko metoda za selekciju uzorka koje su vrlo dobre u obezbeđivanju

da uzorak bude reprezentativan za stanovništvo iz kojeg se bira, kako sledi:

Nasumična; Određeni interval (sistematski); Skup (nasumična selekcija); i Slojevito nasumična.





Ove metode opisane su u narednim delovima. Za ne-statističko uzorkovanje, cilj

je da se pokuša da se približi jednoj od ovih metoda.

- NASUMIČNA SELEKCIJA

Nasumična selekcija uključuje brojanje svih grupa stanovništva i zatim

korišćenje tabele nasumičnog broja ili softverskog programa za izbor

nasumičnih brojeva za svaku grupu u uzorku. Tako da, ako je veličina planiranog

uzorka 200, onda revizorski tim treba da dobije 200 nasumičnih brojeva koji

odgovaraju jedinstvenom referentnom broju za svaku grupu stanovništva (na

primer, broj fakture, broj naloga za kupovinu ili broj zaposlenog službenika).

Revizor zatim određuje jedinicu uzorkovanja koja odgovara svakom od brojeva.

Ovu metodu je teško koristiti osim kada su jedinice uzorkovanja već unapred

određene brojevima, kao što su fakture koje su već određene brojevima, ili

kada se mogu lako nabrojati (30 faktura dobavljača po svakoj stranici, a stranice

su na primer obeležene brojevima).

- SELEKCIJA ODREĐENOG INTERVALA (SISTEMATSKA)

Ovaj metod uključuje biranje nasumične polazne tačke, i zatim biranje svake n-

te jedinice. Ovde je potrebno da revizor ima solidnu predstavu o ukupnom

broju grupa u stanovništvu. Na primer, ako revizor zna da u stanovništvu ima

30,000 faktura i treba da napravi uzorak od 200, onda bi mogao da izabere

svaku 150-tu fakturu (što je izračunato tako što je veličina stanovništva od

30,000 podeljena sa 200, što je veličina uzorka). Nasumičan početak bio bi neki

broj između 1 i 150. Ako, recimo, revizor izabere za nasumičan početak 50,

onda bi izabrao 50-tu jedinku, 200-tu jedinku, 350-tu jedinku, itd.

- SELEKCIJA SKUPA (NASUMIČNOG INTERVALA)

U ovoj metodi se u osnovi kombinuju prethodne dve metode. Revizor deli

stanovništvo na skupove i onda bira neku nasumičnu jedinku iz svakog skupa. U

našem primeru, prvi skup bi sačinjavalo prvih 150 jedinki, drugi skup jedinke

151 do 300, treći skup jedinke 301 do 450, itd.





- SLOJEVITO NASUMIČNA SELEKCIJA

Neki automatizovani alati revizije (CAATS) mogu da ponude četvrti metod -

slojevito nasumično uzorkovanje. Koristeći ovaj metod, populacija se prvo deli

na slojeve na osnovu monetarnih raspona, vrste transakcije, itd., a zatim se iz

svakog od opsega određuje nasumični uzorak. Ovo bi moglo da se koristi da se,

na primer, odmeri karakterističan uzorak za veće jedinice vrednosti ili određene

vrste troškova, ili da se osigura da se najmanje po jedna jedinka uzorka odabere

iz svake od vrsti troškova.

- NESTATISTIČKA SELEKCIJA

Revizor može da koristi rasuđivanje da izabere uzorak na neki način koji se

približava jednoj od gore navedenih metoda. Ako se ovo pažljivo uradi, onda to

može da bude prihvatljiv način za biranje uzorka. Međutim, pametno bi bilo

uvećati veličinu uzorka za 20 do 50 posto da bi se nadoknadilo to što uzorak

možda nije stvarno reprezentativan. Veličina uvećanja zavisi od toga koliko

revizori misle da su blizu uzorka koji je otprilike statistički.

Testiranje jedinki uzorka

U ovom koraku, revizorski tim primenjuje testove koji su razrađeni za vreme

faze planiranja za svaku od uzorkovanih transakcija, vodeći računa da potpuno

dokumentuje sve primerke uzorka u kojima se pronađe neka devijacija. Uzorci

koji sadrže devijacije moraju jasno da se identifikuju tako da kasnije mogu da se

pronađu, ako bude bila potrebna dalja istraga ili provera te devijacije.

Ocena rezultata uzorka

Revizorski tim će tabelarno prikazati rezultate testova kontrole, što se svodi na

dokumentovanje svih devijacija koje su identifikovane.

Ako stvarni broj devijacija koje su utvrđene u uzorku prekoračuje prihvatljivi

broj devijacija identifikovanih u fazi planiranja, onda su rezultati neprihvatljivi i

smatraće se da kontrola ne funkcioniše ispravno.





U takvim okolnostima revizorski tim može da uzme u obzir uvećanje veličine

uzorka da bi video da li će devijacije nastaviti da se javljaju istom učestalošću.

Međutim, uopšteno se smatra da je ta kontrola zakazala i revizorski tim treba

da utvrdi kako i zašto je zakazala, i sastaviće preporuke za rukovodstvo da

uveća njenu pouzdanost u budućnosti.

Ovaj pristup jednako važi bilo da se koriste statističke ili ne-statističke metode

prilikom selekcije uzorka.

Dokumentovanje postupka uzorkovanja

Važno je da revizorski tim može da pokaže da se držao dobre prakse prilikom

donošenja zaključaka o pouzdanosti kontrola, i da može da predstavi podatke

na kojima se ti zaključci zasnivaju. Zbog ovoga se dosije revizije mora ažurirati

sa potpunim opisom postupaka koji su korišćeni za uzorkovanje i testiranje kao

i rezultatima i nacrtom preporuka.

Radni obrazac 1013, koji potiče iz faze planiranja takođe se koristi za

evidentiranje rezultata svakog testa kada se testovi obavljaju u fazi 2, Rad na

terenu. U ovoj fazi dodajemo informacije o stvarnim jedinicama uključenim u

uzorak, rezultatima testiranja, uzrocima svih neuspeha, uticaju na organizaciju i

ovo sve vodi do toga da revizor donosi zaključke i preliminarne preporuke.

Svaki radni obrazac treba da parafira i datira revizor koji je obavio postupak

testiranja, a da verifikuje, potpiše i datira vođa revizorskog tima.

Obratite pažnju da obrazac za planiranje i praćenje resursa revizije (Radni papir

1015) za zadatke na terenu treba da popuni vođa revizorskog tima da bi se

pratilo koliko je u stvari vremena iskorišćeno u poređenju sa planom, i da bi sva

odstupanja bila evidentirana.

3.3. DOKAZI I RADNI OBRASCI REVIZIJE

Svrha obavljanja angažmana revizije jeste da se prikupe dokazi revizije kako bi

se koristio da podrži činjenice, zaključke, i rezultate koji će činiti izveštaj o

reviziji.





Revizori rezultate i zaključke treba da zasnivaju na adekvatnom dokazu. Takav

dokaz treba da se dokumentuje u radnim obrascima revizije.

Radni obrasci moraju da se sastave, organizuju i sumiraju sa dovoljno detalja i

pažnje tako da omoguće da posao pregledaju, procene i razumeju lica koja su

nezavisna od te revizije.

Primeri tipičnog dokaza za različite vrste revizije dati su u nastavku. Koliko i koju

vrstu dokaza revizije treba prikupiti i evidentirati u tekućem dosijeu, pitanje je

za rasuđivanja revizora i pojedinačne odluke vođe tima revizije.

Revizija sistema i usaglašenosti

opisi traga revizije (dijagrama ili druge vrste predstavljanja);

detaljni opisi traga revizije za funkcije računovodstva i izveštavanja;

zvanični dokumenti kojima se utvrđuje mandat organizacione jedinice koja je pod revizijom i odgovornosti vezane za organizacione stavove u pogledu operativnih postupaka, zajedno sa dokazom da su ove dokumente analizirali revizori i njihovi zaključci;

zakoni i propisi koji uređuju postupak koji je pod revizijom kao i dokaz da su najvažniji uslovi revidirani i odnosni zaključci;

evidencija testova najvažnijih kontrola u sistemima;

radni papiri vezani za IT sisteme i kontrole;

planovi intervjua;

radni papiri u kojima su evidentirana fizička zapažanja (kao što su, na

primer, mesta rada, kursevi obuke, IT testovi koji su obavljeni, izvršeni

bankovni transferi, itd); i

radni listovi kontrole rizika

Finansijska revizija

izveštaj na kome se daje izveštaj odnosno uveravanje revizije (na primer, deklaracija o troškovima);

štampani izvod iz glavne knjige o prijavljenim stavkama;

pisane potvrde bilansa dobijene od trećih strana (na primer, potvrda snabdevača o obavljenim radovima i primljenim isplatama vezano za fakture);

bankovni izveštaji;

izmirenja koja su obavili radnici a pregledalo rukovodstvo;





radni papiri kako bi se dokumentovali testovi kontrole ili supstantivni testovi;

planovi intervjua;

ugovori; i

proračuni procene rukovodstva i mogućih iznosa (kao o uzročnostima i

procenama loših dugovanja) i vezani pomoćni dokaz (na primer

mogući sudski slučajevi).

Organizacija, projekat i sadržina radnih obrazaca revizije zavisiće od vrste

revizije.

Uopšteno, radni obrasci za reviziju treba da dokumentuju sve aspekte postupka

revizije.

Radni papiri za usaglašenost revizije pišu se u obliku tabele, gde se prva kolona

sastavlja u fazi planiranja a sledeće kolone se popunjavaju za vreme faze rada

na terenu.

Uslov usaglašenosti

Planirana kontrola/ mera

Opis aktuelne kontrole/ mere

Rezultati testa aktuelne kontrole

Komentari i zaključci

Uredba …. Obično se izvode iz priručnika procedura

Popunjava se za vreme rada na terenu kada se posmatra kontrola u praksi, intervjuišu radnici ili testiraju IT sistemi

3 puta u testiranju 10 transakcija, kontrola nije funkcionisala kako je nameravano

Prijave za poboljšanje

Minimalni uslovi za radni papir o supstantivnom testu

U slučaju supstantivnog testa revizor traži uveravanja da su transakcije:

ispravno ocenjene;

tačno izračunate i zavedene;

zavedene u odgovarajućem roku

ispravno zavedene iz tačke gledišta vlasništva;

ispravno kategorizovane i prijavljene;

evidentirane u potpunosti (odnosno ni jedna transakcija nije

izostavljena).





Sledstveno, radni papir treba da odražava:

opis i svrhu testa;

usaglašavanje sa (ukupnim) obračunom gde je transakcija koja se ispituje evidentirana;

usaglašavanje sa obračunom i vezanom stavkom izveštaj gde je ukupni račun prijavljen;

podaci o osnovnom dokumentu koji se odnosi na transakciju koja se ispituje (na primer, izveštaj iz banke, faktura) da bi se omogućilo ponovno izvođenje testa revizije;

datumi kada su računi pripremljeni;

period koji je u pitanju za obračun izveštaja o prihodima;

metode selekcija uzorka i mera uzorka (koliko je transakcija izabrano);

ako su primećene greške, razlozi za njih (neuspeh planirane kontrole, ljudska ili sistemska greška ili drugo); i

zaključak (uključujući onaj o mogućim nepravilnostima).

Minimalni uslovi za radni papir o testu kontrole

Za testove kontrole radni papiri treba da sadrže:

opis i svrhu testa;

opis kontrole;

ako glavna kontrola umanjuje više od 1 rizika, objašnjenje o tome koji su to rizici koje umanjuje;

podaci o transakcijama izabranim za testiranje (na primer, podaci iz fakture);

razlozi za neuspeh kontrole (ako postoji); i

zaključak o tome da li je neuspeh kontrole sistemski ili nije, ili da li on

predstavlja izolovan slučaj nepravilnosti.

Minimalni uslovi za radni papir za reviziju sistema

Revizija sistema ima za cilj proveru da li sistemi ili postupci funkcionišu kako se

nameravalo da bi se postigli ciljevi iz vladinog programa. Prilikom ove vrste

revizije, revizor može da radi:

pojedinačno sa svakim sistemom ili postupkom; ili

da sve komponente vertikalno ili horizontalno integrisanog postupka

pregleda u jednom jedinom koraku.





Radni papiri za analizu sistema treba da uključe:

dijagram toka koji prikazuje elemente i subjekte u postupku i tok informacija (dokumente, baze podataka, izveštaje, odluke);

tabelu u kojoj se rizik sa dotičnim kontrolama povezuje sa elementima u postupku (na osnovu procene rizika i priručnika o postupku);

izabrane testove kontrole;

zabeleške sa intervjua sa najvažnijim kadrovima uključenim u postupak;

analiza strukture organizacije, uloga i odgovornosti, i razdvajanja dužnosti u postupku u odnosu na druge vezane postupke (na primer, nabavka u odnosu na isplatu); i

pravna osnova koja obezbeđuje dovoljan i odgovarajući mandat za one

koji su uključeni u postupak.


Priručnik za unutrašnju reviziju - II Deo – Postupak revizije



POGLAVLJE 4: IZVEŠTAVANJE I

ZAVRŠETAK REVIZIJE Standardi unutrašnje revizije obezbeđuju uputstva o odgovornosti unutrašnjih

revizora da izveštavaju o rezultatima revizije.

Svrha izveštaja je komunikacija. Ako se njime ne postigne komunikacija, izveštaj

nema nikakvu vrednost. Najbolji rad na terenu i najsjajnija analiza su beskorisne

ako se ne komuniciraju – što znači da informacije o rezultatima i preporučljivim

merama treba da dobiju i razumeju oni koji te preporuke mogu da

implementiraju.

Kada žele da komuniciraju, unutrašnji revizori moraju da imaju na umu šta su

njihovi načelni zadaci: (1) obezbediti korisne i pravovremene informacije,

usmene i pismene, o važnim pitanjima; i (2) promovisanje poboljšanja kontrola

i obavljanja poslova organizacije.

Komunikacija mora da bude objektivna, jasna, precizna, pravovremena, i

konstruktivna.

Vođa tima revizije održavaće otvorene kanale komunikacije sa višim

rukovodstvom organizacije ili postupka koji je pod revizijom da bi ga

obaveštavao o napretku revizije i svim značajnim rezultatima tokom faze rada

na terenu. Faza izveštavanja sledi nakon završetka rada na terenu i u nacrtu

izveštaja revizije formalizuje podnošenje nalaza rukovodstvu. Odgovor

rukovodstva treba da se uključi u konačni izveštaj o reviziji.

Standard 2400 - Unutrašnji revizori treba da javljaju o rezultatima angažmana. Standard 2410 - Komunikacija treba da uključuje zadatke i predmet angažmana i primenljive zaključke, preporuke i akcione planove





Od najveće je važnosti da izveštaj o reviziji jasno prenosi rezultate revizije. Dalje

treba zapamtiti da će rukovodstvo oceniti kvalitet revizije prema izveštaju koji

dobije, jer je za njega to rezultat posla revizora.

4.1. KLASIFIJACIJA NALAZA I DONOŠENJE OPŠTIH ZAKLJUČAKA REVIZIJE

Prvi radni papir izveštavanja, broj 3001, izdaje vođa tima revizije čime se

obezbeđuje veza između rezultata testova revizije koji su obavljena tokom rada

na terenu i sadržaja nacrta izveštaja o reviziji.

Vođa tima revizije, za svaki test koji je obavljan tokom rada ta terenu (i koji je

povezan sa relevantnim radnim dokumentom), evidentira da li je tim testom

otkriven neki negativni nalaz i da li je ovo dovelo do davanja neke preporuka za

poboljšanje (na šta se ukazuje jednostavnim odgovorom Da ili Ne). Za svaki test

gde se došlo do negativnog zaključka, vođa tima revizije treba takođe da

naznači da li su taj zaključak i vezana preporuka preneseni u nacrt izveštaja

revizije.

Generalno, izveštaj o reviziji treba da se koncentriše na značajne nalaze koji

ukazuju na sistemske probleme koji organizaciju izlažu opasnosti. Pojedinačne

greške, ako nisu simptomatične za slabosti sistema generalno gledano ne

uključuju se u izveštaj. I opet, vođa tima revizije ukazuje odgovorima Da ili Ne

da li je nalaz i preporuka naveden u nacrtu izveštaja o reviziji. Vođa tima revizije

mora da opravda svaki slučaj kada odluči da neki rezultat ne uključi u izveštaj.

Kada unutrašnji revizori pronađu neku grešku ili problem oni treba da prate

navedene korake:

analiza greške da bi se videlo da li je da posledica neke greške sistema;

upoznavanje sa korenom uzroka greške;

ako ne postoji preventivna kontrola da se spreči ponovno dešavanje neke slične greške, može se zaključiti da je ta greška možda bila sistemska i uvećava se rizik revizije – da bi se ublažila uvećana opasnost revizije, treba na odgovarajući način uvećati veličinu uzorka (o ovome treba da odluči vođa tima revizije ); i

ako već postoji system preventivne kontrole, do takve greške će

ponovo doći jedino kao posledica neke slične ljudske greške (pod





pretpostavkom da je primećeni izuzetak bio izazvan ljudskom

greškom) ili kao koincidencija, i nije potrebno nikakvo uvećanje uzorka

revizije.

Svi nalazi u radnim dokumentima treba da imaju evidentiranu odluku o

sistemskoj prirodi i svim daljim ispitivanjima koja su obavljena.

Unutrašnji revizor treba da izveštava komitet za reviziju o svim kršenjima i

pojavama nepoštovanja Zakona o unutrašnjoj reviziji.

Klasifikacija nalaza

Neophodno je da unutrašnji revizori umeju da brane ozbiljnost sa kojom

gledaju na nalaz. Dok analizira nalaz, revizor treba da odgovori na sledeće:

Koja je posledica ovog pitanja po organizaciju?

Koliko je značajan ovaj problem?

Koji je uzrok problema?

Ko je odgovoran za problem?

Da li je neka postojeća kontrola prekršena?

Da li možda nisu postojale kontrole?

Da li je bilo nezakonitog delovanja? Da li je u pitanju nepravilnost? Kršenje zakona, pravila, itd? Prevara?

Da li se situacija može ispraviti?

Da li se radi o fizičkoj bezbednosti?

Da li je rukovodstvo utvrdilo ovaj problem pre ove revizije? Ako jeste,

gde su planovi za ispravljanje ovog problema?

Pošto je problem potpuno shvaćen, tim revizije treba da razmotri:

Da li treba preduzeti korektivne mere?

Da li je ovo izolovani slučaj?

Da li postojeći sistemi kontrole obično sprečavaju ovaj problem?

Da li postoje bilo kakvi sistemi kontrole za ublažavanje?

Do postojeća uputstva treba razjasniti ili umnožiti?

Da li je ovo slabost sistema kontrole?

Da li je potrebno promeniti sisteme?

Da li je preduzeta neka isplativa mera?





Kako treba preduzeti popravne mere?

Ko to treba izvršiti?

Kada? Tim revizije treba da osigura da se dokaz koji podržava utvrđene rezultate

pažljivo sastavi da bi obezbedio:

Uverenja o postojanju rezultata

Informacije o materijalnosti rezultata

Informacije koje rukovodstvu mogu da obezbede takvu adekvatnu

osnovu koja je dovoljna za preduzimanje mera.

Revizor treba da radi sa ekipom rukovodstva ispitivane organizacije kako bi se

osigurao da je preporučeno najbolje rešenje za dotično pitanje. Kada

dokumentuju nalaze, revizori moraju pažljivo da razmotre kako će oni izgledati

u konačnom izveštaju o reviziji. Dobro dokumentovan zaključak moraće da se

piše u dva posebna rezultata - jedan za radne papire i, kasnije, jedan za izveštaj

o reviziji.

4.2. UNAKRSNO POVEZIVANJE NALAZA

U unutrašnjoj reviziji je važno da:

se svi važni nalazi (pitanja koja se mogu prijaviti ili značajna pitanja)

prijave – bio bi veliki neuspeh revizora ako rukovodstvo nije

obavešteno o riziku i kasnije se rizik realizuje i organizacija pretrpi

štetu; i

svi nalazi su zasnovani na obavljenom poslu i podržava ih

dokumentovana objektivna evidencija o reviziji i oni ne predstavljaju

mišljenje revizora koje nije potkrepljeno.

Vođa tima revizije može da rešava ova 2 uslova tako što će:

preispitati sve nalaze u radnom dokumentu u pogledu relevantnosti i osigurati da njih podržava dovoljno dokaza koji su evidentirani u radnim dokumentima;





obezbediti da radni dokumenti sadrže unakrsne reference sa nacrtom izveštaja (po mogućnosti korišćenjem crvenih beleški ako se radi na štampanom formatu, ili korišćenjem praćenja izmena ako se koristi elektronski format); i

obezbediti da svi nalazi u nacrtu izveštaja sadrže reference za radne

dokumente (korišćenjem iste tehnike koja je ranije opisana).

O svim razlikama koje se utvrde mora se razgovarati sa timom i iste se moraju

ispraviti, odnosno neopravdana pitanja treba izbrisati iz izveštaja a pitanja koja

su zabeležena u radnim dokumentima ali nisu prijavljena, moraju biti dodata.

Revizor ne treba da se oslanja na usmeno izveštavanje i mora da osigura da sva

relevantna materijalna pitanja budu uvrštena u pismene izveštaje.

4.3. STRUKTURA IZVEŠTAJA UNUTRAŠNJE REVIZIJE

Vođa tima revizije treba da pripremi nacrt izveštaja revizije na osnovu rada koji

je evidentiran u radnim dokumentima. Ovaj izveštaj potvrđuje zadatke i

predmet revizije, predstavlja nalaze, i što je najvažnije, predstavlja zaključke i

preporuke tima revizije za poboljšanje. Uzorak obrasca nacrta izveštaja revizije

obezbeđuje uputstva po pitanju sadržine izveštaja. Značajno je da se ovaj

izveštaj napiše jasno i precizno tako da čitalac može brzo da shvati ono što je

tim revizije otkrio i koje su da popravne mere koje su u takvom slučaju

potrebne.

U fazi sastavljanja nacrta, svrha izveštaja je da rukovodstvu obezbedi zvaničnu

izjavu o utvrđenim nalazima i preporukama tako da rukovodstvo može iste da

razmotri i da zatim odluči da li da prihvati takve preporuke, da predloži

alternativna rešenja ili da tu preporuku odbaci. Dok rukovodstvo ne bude

odgovorilo, ne može da postoji komponenta Akcionog plana, tako da se u ovoj

fazi ovaj element obrasca izveštaja ostavlja nepopunjen.

Iako se format i sadržaj komunikacije revizije može razlikovati od organizacije i

vrste revizije, preporučuje se sledeći obrazac:





IZVRŠNI REZIME

Izvršni rezime treba da predstavlja pregled zadataka i predmeta revizije, kao i najvažnijih rezultata, nalaza i preporuka gde su utvrđene najvažnije oblasti na kojima organizacija koja je bila pod revizijom treba da poradi.

Rezime nalaza treba da bude unakrsno povezan sa detaljnim nalazima. U zaključku treba definisati mišljenje revizora u pogledu odnosnih nalaza.

Potrebno je takođe da se izvršni rezime uključi i ocena revizije.

U sledećoj tabeli navode se četiri moguće ocene revizije koje mogu biti date, zajedno sa opisima odgovarajućih nivoa za zabrinutost koje treba da razmotre najviše rukovodstvo i Komitet za reviziju:

Ocena Opis Nivo zabrinutosti

1 – Adekvatno Nema značajnijih nalaza. Postoji odgovarajući okvir kontrole s obzirom na opasnosti u ovoj oblasti aktivnosti

Nikakav ili mali

2 – Potrebno je poboljšanje

Značajni nalazi su primećeni u određenim elementima kontrolnog delovanja mada generalno postoji odgovarajući okvir kontrole

Prostor za poboljšanje

3 – Potrebno je značajno poboljšanje

Primećene su značajne slabosti kontrole, koje rukovodstvo mogu da izlože materijalnim gubicima*. Iako postoje određene kontrole umanjenja rizika, potrebna su značajna poboljšanja da bi se adekvatno zaštitilo od takvih izlaganja.

Uzrok za brigu

4 – Neodgovarajuće

Uočene su značajne slabosti u kontrolama, koje rukovodstvo mogu podvrgnuti materijalnom izlaganju*. Neadekvatne (ili nikakve) kontrole umanjenja ne postoje. Potrebne su hitne korektivne mere da se adekvatno zaštiti od izlaganja.

Uzrok za znatnu zabrinutost

"Materijalno Izlaganje" se definiše kao svaka okolnost, ili skup okolnosti, koje mogu da dovedu do materijalnih ili značajnih: finansijskih gubitaka, štete po reputaciju, izlaganja zakonima, problema informacionih sistema, regulatornih opasnosti ili opasnosti usaglašenosti, ili do kašnjenja prilikom realizacije zadataka koje je vlada utvrdila u ovoj oblasti.





1. UVOD Ovaj uvod može da uključi informacije o istoriji događaja kao što su uspostavljanje organizacionih jedinica i aktivnosti koje su pod revizijom i da obezbedi relevantne obrazlažući informacije.

2. SVRHA I PREDMET REVIZIJE

U izjavama o svrsi treba da opisati zadatke revizije i čitaoca obavestiti o tome zašto je revizija obavljena i šta je to što se očekuje da se njome postigne.

Izjave o predmetu treba da utvrđuju aktivnosti koje su razmatrane i treba da obuhvate dodatne informacije, kao što je vremenski period revizije. Vezane aktivnosti koje nisu bile predmet ispitivanja treba navesti ako je potrebno da se razgraniči šta spada u okvire ovih revizija.

Priroda i količina obavljenog rada na reviziji takođe trebaju biti opisane.

3. REZULTATI

Rezultati treba da obuhvate nalaze, zaključke, preporuke i akcioni plan.

3.1. NALAZI

Nalazi su izjave o činjenicama. Jedino oni nalazi koji su neophodni da bi se podržalo ili sprečilo pogrešno razumevanje zaključaka i preporuka unutrašnjeg revizora treba da budu uključeni u komunikaciju o konačnoj reviziji. Manje značajna zapažanja ili preporuke mogu da se prenesu usmeno ili putem dopisa koji se šalju rukovodstvu.

Nalazi i preporuke se dobijaju putem postupka upoređivanja onog šta treba da bude sa onim što je aktuelna praksa. Ovaj postupak poređenja obezbeđuje unutrašnjom revizoru temelje na kojima treba da gradi izveštaj.

Nalazi i preporuke treba da budu zasnovani na sledećim osobinama:

Kriterijumi Standardi, mere ili očekivanja koji su korišćeni prilikom obavljanja ocenjivanja odnosno ispitivanja (šta treba da postoji).





Uslov Činjenični dokaz koji je unutrašnji revizor utvrdio prilikom obavljanja ispitivanja (šta stvarno postoji).

Uzrok Razlog za razlike između očekivanih i stvarnih uslova (zašto postoji razlika).

Efekat Opasnost ili izlaganje na koje nailazi organizacija ili drugi zato što ovaj uslov nije isti kao što je opisano u kriterijumima (uticaj razlike). Prilikom utvrđivanja stepena opasnosti ili izloženosti, unutrašnji revizori treba da razmotre posledice koje rezultati i preporuke njihove revizije mogu da imaju po operacije te organizacije.

3.2. ZAKLJUČCI

Zaključke čine procene unutrašnjeg revizora o posledicama nalaza po

aktivnosti koje su bile pod revizijom. Zaključci treba da budu jasno određeni

kao takvi.

Zaključci mogu da obuhvate čitav obim predmeta jedne revizije ili njene

određene aspekte. Oni mogu da obuhvate, ali nisu ograničeni samo na pitanje

da li se zadaci i ciljevi organizacije ispunjavaju i da li aktivnost koja je pod

revizijom funkcioniše onako kako se nameravalo.

3.3. PREPORUKE

Preporuke se zasnivaju na nalazima i zaključcima unutrašnjeg revizora. Njima

se rukovodstvo poziva da deluje da bi ispravilo postojeće uslove ili poboljšalo

operacije.

U preporukama mogu da se predlažu pristupi za popravljanje ili uvećanje

performanse kao uputstva za rukovodstvo prilikom realizacije željenih

rezultata. Preporuke mogu da budu opšte ili specifične.





Klasifikacija nalaza

Značajna pitanja (od velike važnosti) će sprečiti realizaciju nekog

značajnog zadatka operacije. Nije bitno koliko je ta operacija velika ili

mala pod uslovom da je otkriveni problem za tu operaciju značajan.

Ovi problemi će biti naglašeni u izveštaju da bi se skrenula pažnja

rukovodstva organizacije. Sve nepravilnosti spadaju u ovu grupu.

Problem o kome treba izvestiti (srednja važnost) jeste onaj koji

zahteva izveštavanje zbog toga što njegovo nepovoljno delovanje neće

biti zaustavljeno dok ne bude bio ispravljen.

Zapažanje (manja važnost) je slučajna greška koju treba ispraviti, ali

koja možda ne zahteva da bude uključena u zvanični izveštaj o reviziji.

4. AKCIONI PLAN

Unutrašnji revizor treba da pokuša da dođe do saglasnosti sa rukovodstvom o rezultatima revizije i o planu delovanja kako bi se poboljšale operacije, prema potrebi. Odgovori rukovodstva treba da uključe određene mere koje treba preduzeti, osobe koje su odgovorne za takve popravne mere, vremenski raspored za realizaciju i očekivane rezultate.

U slučaju da unutrašnji revizor i rukovodstvo ne postignu dogovor oko rezultata revizije, u komunikacijama mogu da se navedu oba stava i razlozi za neslaganje. Pismeni komentari rukovodstva se mogu uključiti kao dodatak ili prilog uz izveštaj o reviziji.

Tabela u kojoj se rezimiraju najvažniji nalazi, zaključci i preporuke treba takođe da čini deo izveštaja.

OBRAZAC br. 21 – izveštaj o reviziji (RP 3001)

U fazi nacrta, svrha izveštaja je da se rukovodstvu obezbedi zvanična izjava o

nalazima i preporukama tako da rukovodstvo može da ih razmotri i odluči da li

da prihvati te preporuke, predloži neko alternativno rešenje ili da u potpunosti





odbaci ovu preporuku. Dok rukovodstvo ne odgovori ne može biti uvedena

komponenta akcionog plana, tako da se ovaj element uzorka izveštaja ostavlja

nepopunjen u fazi nacrta.

Nacrt izveštaja revizije treba da potpiše vođa tima revizije i da se uz otpremno

pismo formalno predstavi rukovodstvu organizacije čija je jedinica ili postupak

revidiran, a primerak direktoru JUR-a na pregled i usvajanje. U otpremnom

pismu treba objasniti svrhu nacrta izveštaja revizije i navesti odgovor koji tim

revizije očekuje. Takođe treba navesti rok do koga je potrebno dobiti odgovor.

„Nalazi izveštaja o reviziji” iz tragova, u tabelarnom obliku, kako je svaki od

nalaza predstavljen u nacrtu izveštaja revizije. Nalazi su predstavljeni u

grupama koje označavaju njihovu važnost (onako kako je trebalo da budu u

nacrtu izveštaja revizije) i tragove za svaki nalaz o preporukama koje su date

rukovodstvu u izveštaju o reviziji, odgovor rukovodstva na preporuku, i

konačno, mere delovanja za tim revizije kako bi kasnije mogli da prate odgovor

rukovodstva.

U ovom radnom papiru se prate odgovori rukovodstva na nacrt izveštaja

revizije i uključuje se kao prilog u konačni izveštaj o reviziji.

OBRAZAC br. 22 – Nalazi za izveštaj revizije (RP 3002)

Tokom sastanaka sa rukovodstvom da bi se pratio nacrt izveštaja revizije, vođa

tima revizije moraće da traži od rukovodstva da podnese akcioni plan za

sprovođenje preporuka koje su dogovorene. Od rukovodstva treba tražiti da

podnese akcioni plan u obliku sličnom predloženom obrascu koji je prikazan u

radnom obrascu 3003, Akcioni plan rukovodstva. Akcioni plan treba da potpiše

službenik koji će biti odgovoran za sprovođenje preporuka. Time se obezbeđuje

evidencija o tome koje mere se rukovodstvo obavezalo da sprovede i osnovu

prema kojoj tim revizije kasnije može da prati napredak.

OBRAZAC br. 23 – Akcioni plan rukovodstva (RP 3003)

Nakon sastanaka sa rukovodstvom kako bi se raspravljalo o nalazima i

preporukama i dogovorio akcioni plan rukovodstva, vođa tima revizije može da

finalizuje izveštaj o reviziji, prilažući radne obrasce 3002 i 3003 kao anekse.





Svaki deo izveštaja o reviziji se piše za upotrebu različitih nivoa rukovodstva.

Vođa tima revizije treba da koristi spisak osoba za slanje, da bi odredio koji će

deo biti od najveće koristi za svaku od osoba na spisku.

OBRAZAC br. 24 – Spisak osoba za slanje (RP 3004) i PRIMER br. 5 – Spisak osoba za slanje

Ostali standardi formata

Gramatičko vreme:

Kada se opisuje posao unutrašnje revizije koji je obavljen, treba koristiti prošlo vreme. Na primer:

o „Obavili smo unutrašnju reviziju XXXX postupaka i kontrola” o „Obim našeg razmatranja je obuhvatio” o „Ispitali smo izbor od XXXXX” o „Predmet našeg ispitivanja su bili procesi koje koristi XXXX ”

Kada se opisuju operacije organizacije koja je pod revizijom, treba koristiti sadašnje vreme:

o „Odeljenje za računovodstvo podržava proces tako što….” o „Na osnovu rezultata našeg pregleda, kontrole XXXX su

adekvatne.”

Kada se pišu preporuke, treba koristiti rečenice u imperativu. Preporuke uvek treba da počinju sa glagolom:

o „Utvrditi uslove mesečnog izveštavanja.” o „Utvrditi i uvesti zvanične postupke za XXX.” o „Dokumentovati, pregledati i usvojiti prilagođavanja.”

Standardne prakse:

Određena tromesečja mogu da se pišu skraćeno korišćenjem broja tromesečje, i godine (kao na primer Q1/09).

Određeni datumi mogu da se pišu skraćeno korišćenjem formata dd/mm/gg. Na primer, 15 novembar 1998. godine može da se piše 15/11/98.





U izveštajima revizije ne treba pominjati nikakva konkretna imena.

Sve skraćenice koje se po prvi put pojavljuju u izveštaju treba ispisati i u originalnoj formi.

Standardna valuta treba da bude €.

Odgovore rukovodstva treba pisati kurzivnim slovima.

4.4. PREGLED POSTUPKA IZVEŠTAVANJA

Najvažnija svrha izveštaja o reviziji je da informiše GAS/rukovodstvo o

rezultatima revizije, da bi se dala:

ocena o uslovima revidiranog procesa sa izražavanjem nezavisnog i objektivnog mišljenja o efektivnosti postupaka kontrole u vezi zakonitosti, finansijskog upravljanja i transparentnosti; i

preporuke za poboljšanje finansijskog upravljanja i sistema kontrole da bi se ispravile sve greške, slabosti i nepravilnosti koje je revizija identifikovala.

Nacrt izveštaja revizije treba da:

Sastave članovi tima revizije.

Pregleda vođa tima revizije nakon završetka rada na terenu.

Posle pregleda, o opštoj oceni treba razgovarati sa direktorom JUR-a.





Potrebno je održati završni sastanak:

U roku od 10 radnih dana od kraja rada na terenu, nacrt izveštaja treba podneti rukovodstvu da bi se dobio njihov odgovor na preporuke.

Rukovodstvu treba dati deset radnih dana da kompletiraju svoje odgovore i ukoliko u roku od 10 dana nema odgovora rukovodstva onda nacrt izveštaja treba biti zaključen i prosleđen upravi, naglašavajući da se rukovodstvo slaže sa preporukama

Pošto se dobiju odgovori od rukovodstva, izveštaj treba da pregleda vođa tima revizije; i

Sve činjenične greške koje je rukovodstvo primetilo treba da budu ispravljene, a iz nacrta izveštaja treba izbrisati izjave koje nisu dovoljno podržane dokazima. Međutim, tim unutrašnje revizije treba da se drži svojih rezultata i preporuka tamo gde postoji dovoljno dokaza i analiza, i ne treba sebi da dozvole da pod pritiskom rukovodstva objave izveštaj o reviziji koji nije odgovarajući.

Konačni Izveštaj treba da sastave članovi tima revizije i pregledati vođa tima revizije.

Direktor jedinice unutrašnje revizije treba da potpiše konačni izveštaj i pošalje ga rukovodstvu budžetske organizacije. Jedan original konačnog izveštaja treba da se stavi u dosije Izveštaja Unutrašnje revizije u JUR, a jedna kopija se podnosi komitetu za reviziju.

Ostali izveštaji

Pored pojedinačnih izveštaja o reviziji, JUR treba da podnosi i tromesečne

izveštaje višem rukovodstvu da bi rezimirala nove rezultate donete tokom

tromesečja i o statusu rezultata iz prethodnog tromesečja/perioda da bi se

olakšalo praćenje najvažnijih nalaza i njihovih korektivnih mera. Baza podataka

za praćenje treba da se koristi da se pomogne prilikom sastavljanja ovih

privremenih izveštaja.





Godišnji izveštaj

U izveštaju o godišnjoj aktivnosti opisuje se ne samo obavljeni posao, nego se

takođe objašnjava kako se razvijala sama jedinica unutrašnje revizije.

Preporučljivo je dogovoriti se o ciljevima unutrašnje revizije na početku godine:

onda godišnji izveštaj o aktivnostima treba da pokaže u kojoj su meri ciljevi

realizovani. O merljivim pokazateljima se treba dogovoriti unapred, a zatim o

njima referisati.

U Povelji jedinice unutrašnje revizije zahteva se osnova trajanja i različite vrste

izveštaja koje jedinica unutrašnje revizije mora da predstavi rukovodstvu.

Ministarstvo finansija 72 CJH unutrašnje revizije




POGLAVLJE 5: PRATEĆE

PROCEDURE ZA DETALJE

5.1. ZAKLJUČNI SASTANAK

Važno je održavati dobru komunikaciju sa rukovodstvom revidiranih

organizacija ili aktivnosti. Dobra komunikacija obezbeđuje efektivnost postupka

revizije. Predstavljanje nacrta izveštaja revizije i opisa preporuka su najvažniji

aspekti takve komunikacije. Zaključni sastanak je osmišljen da se da konačni

pregled pitanja i preporuka revizije i podvuče potreba za hitnim merama

rukovodstva da bi se snizio nivo identifikovanih rizika. Vođa tima revizije treba

rukovodstvu da objasni važnost svake preporuke i posledice po organizaciju ako

ih ne bi sprovela.

Zaključni sastanak nije momenat da se raspravlja o novim problemima, koji

ranije nisu bili identifikovani i razgovara sa pogođenim osobljem.

Zaključnom sastanku treba da prisustvuje ceo tim i VTR. U ovom momentu se

rukovodstvo može zamoliti da počne da sastavlja svoje odgovore, ali ono ne

mora da podnese odgovore dok ne dobije kopiju nacrta izveštaja.

Rukovodstvo treba da budu obavešteno da jedinica unutrašnje revizije ima za

cilj da izda konačni izveštaj u roku od tri nedelje od dana nacrta izveštaja. To

znači da odgovore treba dobiti u roku od dve nedelje da bi ostalo vremena da

se odgovori na sva pitanja ili reše sva sporna pitanja.

Rukovodstvo treba obavestiti da u svom odgovoru treba da utvrde:

konkretne mere koje treba preduzeti;

pojedince odgovorne za sprovođenje korektivnih mera; i

vremenski raspored za završetak.

Pored toga treba ih informisati da, ako ne prihvataju preporuke revizije, svoje primedbe treba da potkrepe i prilože dokaz koji ovo podržava.





Dnevni red za zaključni sastanak obuhvata:

diskusiju o pitanjima;

uslove za odgovore rukovodstva; i

ocenu revizije (o njoj uvek treba da se raspravlja tek na kraju).

Na zaključnom sastanku treba podvući da će tim unutrašnje revizije

pretpostaviti da će odgovori koje rukovodstvo podnese biti usvojeni od strane

odgovarajućih nivoa u okviru organizacije.

5.2. KONTROLNA LISTA ZAVRŠETKA REVIZIIJE

Lista provere za završetak revizije predstavlja sredstvo da se obezbedi da su sva

važna pitanja i komponente revizije na zadovoljavajući način razmatrana i

evidentirana u radnim obrascima. Ona takođe služi za evidentiranje učešća

vođe tima revizije i direktora JUR-a.

Listu provere za završetak revizija mora da:

sastavi vođa tima revizije i unese datum;

pregleda i stavi datum i potpis direktor JUR-a; i

da se unese u Tekući dosije radnih papira revizije

OBRAZAC br. 26 - Lista provere za završetak revizije (RP 4002)





POGLAVLJE 6: POSTUPCI PRAĆENJA I TROMESEČNI

IZVEŠTAJ O STANJU Unutrašnja revizija se ne završava sa sastavljanjem konačnog izveštaja o reviziji ili diskusijom o preporukama i podnošenjem akcionog plana od strane organizacije subjekat revizije. Takođe je potrebno da direktor JUR-a i vođa tima revizije prate sprovođenje preporuka revizije.

Praćenje je postupak praćenja aktivnosti, u kome unutrašnji revizori ocenjuju adekvatnost, efektivnost i vremenski raspored za preduzimanje mera od strane rukovodstva za rad na svakoj od preporuka revizije.

6.1. POSTUPCI PRAĆENJA

Direktor jedinice unutrašnje revizije je odgovoran da osigura da postoji

postupak za praćenje da bi se rešavali nedostaci kontrole, koji su primećeni u

izveštajima revizije.

Planiranje praćenja i način na koji se ono realizuje zavisi od sledećih faktora:

važnost postupka koji je bio predmet revizije i otkrivenih slabosti;

troškovi i trud vezani za poboljšanje postupka koji je bio predmet revizije;

rizik od pojave nekog nepovoljnog događaja ako se ne preduzmu popravne mere;

obim popravnih mera da bi se osiguralo da sve vezane jedinice organizacije sprovedu potrebna poboljšanja; i

vremenski okvir za implementaciju promene.

U postupke praćenja revizije spadaju sledeći:

potvrda vremenskog raspona u okviru kojeg se traži da rukovodstvo odgovori na nalaze i preporuke revizije (predlaže se za dve nedelje);

ocenjivanje odgovora rukovodstva;

provera odgovora (da li su odgovarajući);





nastavak revizije (ako je potrebno); i

eskalacija nezadovoljavajućih odgovora ili mera, uključujući

prihvatanje rizika, odgovarajućeg nivoa rukovodstva.

Da bi ispravno planirao aktivnosti praćenja, vođa tima revizije popunjava radni obrazac u kome se rezimiraju preporuke iz prethodne revizije. U ovom dokumentu se navodi zakazani datum za praćenje sprovođenja preporuka. Nedelju dana pre isteka roka za sprovođenje svake od preporuka, vođa tima revizije treba rukovodstvu da pošalje dopis podsete.

OBRAZAC br. 25: Raspored praćenja (RP 4001)

6.1.1. NADGLEDANJE NAPRETKA

Praćenje se može obaviti nadgledanjem ili rigoroznijim pratećim revizijama.

Nadgledanje bi bilo odgovarajuće kada:

su revidirani postupak ili aktivnost od manjeg značaja i ne predstavljaju ozbiljnu prepreku za ostvarivanje najvažnijih zadataka organizacije;

utvrđene slabosti, greške, nedostaci ili nepravilnosti nisu značajni;

je preporuke lako ispuniti; i

popravna mera nije komplikovana. Revizor može da prati napredak tako što će:

dobiti i oceniti odgovore rukovodstva na rezultate revizije u razumnom roku (recimo, dve nedelje) pošto su izneti rezultati revizije;

dobijati povremenih podataka od rukovodstva da bi se procenio status mera za ispravljanje prijavljenih slabosti;

dobijati i ocenjivati informacije od drugih organizacionih jedinica kojima je data odgovornost za sprovođenje korektivnih postupaka; i

referišući višem rukovodstvu o statusu odgovora na rezultate revizije.

Može biti slučajeva kada direktor JUR-a smatra da usmeni ili pismeni odgovori

rukovodstva pokazuju da mere koje su već preduzete nisu dovoljne kada se

uporede sa relativnim značajem nalaza. U takvim slučajevima, može se

preferirati prateća revizija kao deo sledećeg angažmana revizije.





Moguća su sledeća tri rezultata:

odgovor rukovodstva sadrži informacije o sprovođenju preporuka u okviru roka koji je naveden u akcionom planu. U tom slučaju vođa tima revizije treba da pošalje dopis gde izražava zahvalnost rukovodstvu za preduzete mere; ili

odgovor rukovodstva ukazuje da preporuke nisu ispunjene u okviru navedenog roka i možda navodi spisak razloga za to neispunjenje. Direktor ili vođa tima revizije treba da pošalje dopis u kome podseća rukovodstvo da, bez obzira na razloge za neispunjenje preporuka, preporuke se moraju poštovati, i da će u slučaju da preporuke ne budu ispunjene, ovo biti naglašeno u godišnjem izveštaju o operacijama; ili

nije dobijen odgovor. Direktor ili vođa tima revizije treba da tretiraju odsustvo odgovora kao neispunjenje u navedenom roku i da preduzmu mere opisane u prethodnom stavu.

Rezultati praćenja ispunjenja preporuka treba da se odraze u godišnjem izveštaju operacija.

6.1.2. PRATEĆA REVIZIJA

Ova vrsta revizije primenjuje se u bilo kojoj od sledećih okolnosti:

ozbiljne greške i nedostaci/nepravilnosti utvrđene su u prethodnoj reviziji;

postoji visok rizik da rukovodstvo neće preduzeti prateće mere;

ispunjavanje preporuka zahteva donošenje novih unutrašnjih pravila i propisa;

potrebna promena odnosi se na aktivnost više odseka ili odeljenja; ili

potrebni su znatni resursi da se uvedu promene u organizaciju.

Godišnji plan unutrašnje revizije treba da obuhvati zadatke za praćenje ispunjenja preporuka koje su date u prethodnoj reviziji. Vreme praćenja revizije treba da budu usklađeno sa rasporedom za sprovođenje preporuka iz izveštaja revizije prethodne godine.

Prateća revizija je slična redovnoj reviziji; međutim ciljevi i obim su suženi tako

da se ona koncentriše na nedostatke koji su primećeni u prethodnom izveštaju.





Prateća revizija se sastoji od istih postupaka planiranja, performanse, i

izveštavanja kao i redovna revizija, uz dodatak nekih specijalnih postupaka,

kako sledi:

pregled nalaza revizije iz prethodnog izveštaja da se utvrdi obim revizije praćenja;

dizajn odgovarajućih testova revizije i postupaka da bi se procenile korektivne mere;

obavljanje rada na terenu revizije i dokumentovanje rezultata rada revizije koji je obavljen;

verifikovati datume rokova za sprovođenje i izmeniti po potrebi; i

izdati izveštaj o pratećoj reviziji.

Tokom prateće revizije treba izvesti zaključak o tome da li su mere rukovodstva imale neki uticaj na smanjenje rizika koji su utvrđeni u prethodnoj reviziji i da li su popravile funkcionisanje organizacije u pravcu postizanja njenih ciljeva.

Ako se utvrdi da rukovodstvo nije preduzelo mere da ispravi slabosti i ispuni date preporuke, unutrašnji revizori će morati ovo da odraze u godišnjem izveštaju i da to jave nadređenom odgovorne osobe ili organizacije. Unutrašnji revizori moraju da analiziraju posledice odsustva delovanja i naprave novu procenu rizika kao rezultat toga što nisu preduzete popravne mere. Gde otkriju visok rizik, unutrašnji revizori će morati da planiraju novu reviziju iste aktivnosti ili postupka naredne godine.

6.2. BAZA PODATAKA O PRAĆENJU

Direktor jedinice unutrašnje revizije odgovoran je da osigura da se sve stavke

praćenja unesu u "bazu podataka o praćenju". Sam ovaj posao može se

delegirati nižim članovima JUR. Direktor jedinice unutrašnje revizije je takođe

odgovoran za ažuriranje baze podataka kada se završi neki deo praćenja.

Najbolje je da se baza podataka o praćenju vodi elektronski. Svakog meseca

treba praviti kopije na CD-u koji treba da se čuva na mestu zaštićenom od

požara. Štampani primerci iz baze podataka prave se tromesečno i čuvaju u

JUR.





Najvažnija aktivnosti vezano za bazu podataka za praćenje jesu:

uneti preporuke dok se pripremaju konačni izveštaji;

na početku kvartala poslati pisma obaveštenja šefovima organizacija;

uneti informacije o odgovorima rukovodstva, rešenim pitanjima, izmenjenim rokovima dospeća itd. čim budu primljeni;

izneti informacije o merama rukovodstva na preporuke o pratećoj reviziji da bi se proverilo ispravno rešavanje;

pre kraja svakog tromesečja poslati šefovima subjekata revizije ažuriran tromesečni Izveštaj o pitanjima sa kojima se kasni, da ih oni popune;

uneti odgovore koji su dobijeni od subjekata revizije; i

sastaviti kvartalni izveštaj o pitanjima sa kojima se kasni.

6.3. IZVEŠTAJ O ZAKASNELIM PITANJIMA I PRATEĆI DOPISI

Na kraju svakog kvartala, svim organizacijama se šalje jedno od tri standardna

dopisa od direktora jedinice unutrašnje revizije. Koji će dopis biti poslat zavisi

od sledećeg:

organizacija ima jedino tekuće preporuke dospele ovog nadolazećeg tromesečja;

organizacija ima i tekuće preporuke i preporuke koje nisu rešene do njihovog obećanog datum završetka; ili

organizacija je nova u organizovanju ili položaju ili postupku revizije.

Ta 3 dopisa formiraju se kako sledi:

a) Subjekat revizije već u postupku, uspešan u rešavanju pitanja po planu

Pismo = 1.1. + 2 + 3.1. u nastavku

b) Subjekat revizije već u postupku, neuspešan u rešavanju pitanja po planu


c) Subjekat revizije prvi put u ovom procesu






1.2 Standardni uvodni tekst i opis procedure za organizacije koje su po

prvi put uključene u postupak praćenja

Kao deo stalne odgovornosti jedinica za unutrašnju reviziju da prate kontrolnu

sredinu vezano za rukovođenje javnim budžetom, trenutno imamo postupak

kojim se sva pitanja unutrašnje revizije; uključujući pitanja koja kasne

(odnosno, one stavke koje imaju „izmenjen" datum koji je kasnije od

„obećanog" datuma) prate do rešavanja.

1.1. Standardni uvodni tekst i opis procedure za organizacije koje su upoznate sa postupkom praćenja

Kao što ste upoznati jedinica unutrašnje revizije je odgovorna da prati status

svih nerešenih pitanja unutrašnje revizije. U sklopu praćenja mi podnosimo

tromesečne izveštaje svim šefovima odeljenja o pitanjima koja su zakazana za

rešavanje tokom tekućeg tromesečja kao i o onim pitanjima koja se smatraju

„zakasnelim" (odnosno, sva pitanja koja imaju „revidiran" datum koji je kasnije

od „obećanog" datuma). U prilogu je izveštaj o statusu pitanja unutrašnje

revizije u odnosu na vaše odeljenje.





2. Standardni glavni tekst pisma (svi slučajevi)

Kao podsetnik, u nastavku je rezime našeg postupka:

a) U prvom mesecu svakog tromesečja, jedinica unutrašnje revizije će slati

dopise obaveštenja (korišćenjem obrasca izveštaja o pitanjima sa kojima se

kasni) svim odgovornim pojedincima u vašoj organizaciji o svim nerešenim

pitanjima koja su obećali da reše (pitanja sa kojima se kasni, pitanja dospela

tokom tekućeg tromesečja i pitanja koja će biti dospela za rešavanje u

budućim tromesečjima). Ovo obaveštenje je samo radi informacije i nije

potrebno odgovarati JUR-u.

b) Tokom prve sedmice poslednjeg meseca svakog tromesečja, JUR će slati

pismeni zahtev (korišćenjem obrasca izveštaja o pitanjima sa kojima se kasni)

svim odgovornim pojedincima u vašoj organizaciji gde se od njih traži da nam

obezbede pismeni status svih njihovih pitanja revizije koja su zakazana za

rešavanje tokom tekućeg tromesečja, kao i ranije prijavljena pitanja sa kojima

se kasni.

c) JUR utvrđuje da se sa pitanjima kasni (odnosno, ona nisu rešena do kraja

tromesečja) na osnovu primljenih popunjenih obrasaca. Ako se ne odazovete

na naš pismeni zahtev smatraćemo da se sa pitanjima kasni.

d) JUR o svim pitanjima sa kojima se kasni javlja šefu organizacije u Izveštaju o

pitanjima sa kojima se kasni.





3.2. Zaključak poruke o praćenju za šefa organizacije koja nije uspešna u

rešavanju svih pitanja u okviru dogovorenih rokova

Nastavićemo da radimo sa odgovornim pojedincima u vašoj organizaciji da bi

osigurali da se sva zakasnela pitanja odmah razmatraju i rešavaju. Kao što je

pomenuto u koloni “Komentari” u priloženom izveštaju, postoje brojni razlozi

zašto ta pitanja nisu rešena. Međutim, zbog broja pitanja u našoj bazi

podataka za praćenje, ne možemo da donesemo nikakav zaključak o tome

koje je odgovarajuće objašnjenje za kašnjenje. Prema tome, pitanje koje je i

dalje otvoreno nakon „obećanog" datuma nastaviće da se prijavljuje kao

zakasnelo, bez obzira na razlog za kašnjenje, sve dok ne bude rešeno. Jako

cenimo vašu neprekidnu podršku u obezbeđivanju odgovarajuće pažnje za

ova pitanja. Ako imate ikakvih pitanja u pogledu našeg postupka praćenja ili u

vezi pitanja u vašem izveštaju, molimo da nam se obratite na zzzzzz

3.1. Zaključak prateće poruke za upravnika organa koji je bio pod revizijom

i koje je bilo uspešno u rešavanju svih pitanja u dogovorenom roku

Čestitke vama i vašem timu na rešavanju svih pitanja koja su zakazana za

rešavanje do kraja xxx kvartala (menja se kako odgovara). Vaša stalna

podrška u obezbeđivanju da se posvećuje odgovarajuća pažnja svim

pitanjima zakazanim za rešavanje tokom yyy kvartala (menja se kako je

odgovarajuće) se uveliko ceni. Ako imate bilo kakva pitanja u pogledu našeg

postupka praćenja ili pitanja u vašem izveštaju, slobodno mi se obratite na

zzzzzz (telefon ili e-mail za direktora jedinice unutrašnje revizije)





Izveštaj o zakasnelim pitanjima

U ovim detaljnim izveštajima o trenutno zakazanim preporukama i zakasnelim

preporukama obezbeđuju:

naziv revizije;

ime šefa odeljenja;

kratak opis preporuke;

obećani datum završetka; i

izmenjen datum završetka (ako je primenljivo)

6.4. SASTANAK SA KOMITETOM ZA REVIZIJU

Direktor jedinice unutrašnje revizije se sastaje svakog tromesečja sa Komitetom

za reviziju da bi raspravljali o dosadašnjem napretku u odnosu na usvojeni plan

revizije, značajnim pitanjima koja su primećena tokom tromesečja iz obavljenih

revizija, statusu nerešenih i zakasnelih preporuka i drugim bitnim stavkama.

3.3. Zaključak poruke o praćenju za šefa organizacije koja po prvi put dobija

kvartalni izveštaj o praćenju

U prilogu je izveštaj u kome se navode sva zakasnela pitanja od Meseca dana

(menja se kako je odgovarajuće) za vašu organizaciju. Kao što je pomenuto u

koloni “Komentari” u priloženom izveštaju, postoje brojni razlozi zašto ova

pitanja nisu rešena. Međutim, zbog velikog broja pitanja u našoj bazi podataka

za praćenje, ne možemo da donesemo nikakav zaključak o odgovarajućem

objašnjenju za kašnjenje. Prema tome, pitanje koje je i dalje otvoreno posle

„obećanog” datuma nastaviće da se prijavljuje kao zakasnelo, bez obzira na

razlog za kašnjenje, sve dok ne bude bilo rešeno. Pored toga, priložili smo i

izveštaj o svim pitanjima koja su zakazana za rešavanje tokom yyy kvartala

(menja se kako je odgovarajuće) za vašu organizaciju. Jako cenimo vašu

podršku u obezbeđivanju odgovarajuće pažnje za ova pitanja. Ako vi imate

ikakvih pitanja o našem postupku praćenja ili o pitanjima u vašem izveštaju,

molimo da nas se obratite na zzzzzz





Tromesečni izveštaj o stanju

Direktor jedinice unutrašnje revizije odgovoran je da Komitetu za reviziju i GAS-

u podnosi tromesečni izveštaj o stanju. Svrha izveštaja o statusu je da Komitet

za reviziju i uprava budu obavešteni o status svih poslova revizije.

OBRAZAC br. 30 - Kvartalni Izveštaj o statusu (RP 4006)

6.5. RADNI OBRASCI I VOĐENJE DOSIJEA PREDMETA REVIZIJE

Organizovanje i dokumentovanje poslova revizije obavlja se putem korišćenja

dve vrste dosijea - tekući i stalni dosijei o reviziji.

Svrha stalnog dosijea o reviziji jeste da se revizorima obezbedi izvor uvodnih

informacija o organizacijama ili postupcima koji su pod revizijom čime im se

omogućava da dobiju bolje poznavanje njihovih sistema i aktivnosti. Stalni

dosije revizije treba da bude ažuriran svake godine i da tako obezbeđuje za

revizore najnovije informacije koje su na raspolaganju.

Taj tekući dosije treba da uključuje sva dokumenta koja su pripremljena tokom

faze planiranja, rada na terenu, izveštavanja i praćenja.





POGLAVLJE 7: NADZOR

7.1. OBLASTI NADZORA I AKTIVNOSTI DIREKTORA JUR

Direktor jedinice unutrašnje revizije je odgovoran da osigura da se zadaci unutrašnje revizije na odgovarajući način nadgledaju.

Nadziranje je postupak koji počinje sa planiranjem i nastavlja se tokom čitave faze rada na terenu, izveštavanja i prateće revizije.

Nadziranje uključuje:

obezbeđivanje da raspoređeni revizori poseduju potrebno znanje, sposobnosti i druge nadležnosti za obavljanje zadatka. Ono se mora obavljati tokom planiranja kada se mobiliše tim i tokom vođenja i pregleda faze izvršenja;

obezbeđivanje odgovarajućih uputstava tokom planiranja zadatka, i usvajanja plana revizije;

obezbeđivanje da se usvojeni plan revizije izvrši osim ako su izmene i opravdane i ovlašćene;

utvrđivanje da li radni obrasci revizije adekvatno podržavaju zapažanja, zaključke i preporuke zadatka;

obezbeđivanje da je komunikacija o reviziji tačna, objektivna, jasna, precizna i pravovremena;

obezbeđivanje da se zadaci revizije ispunjavaju; i

obezbeđivanje mogućnosti za usavršavanje znanja, sposobnosti i drugih nadležnosti unutrašnjih revizora.

Odgovarajuća evidencija o nadziranju treba da bude dokumentovana i da se čuva. Stepen potrebnog nadziranja zavisiće od stručnosti i iskustva unutrašnjih revizora i složenosti revizije. Direktor JUR-a ima opštu odgovornost za pregled ali može da odredi vođu tima revizije da obavlja pregled.

Sve unutrašnje revizije, bilo da ih obavlja JUR ili neki spoljni dobavljač usluga, ostaju u odgovornosti direktora jedinice unutrašnje revizije. Direktor jedinice unutrašnje revizije ima krajnju odgovornost za sva značajna profesionalna mišljenja koja se daju u fazi planiranja, rada na terenu, izveštavanja i praćenja





zadatka. Direktor jedinice unutrašnje revizije treba da zbog toga usvoji odgovarajuća sredstva da bi se osiguralo da ova odgovornost bude ispunjena.

Odgovarajuća sredstva uključuju politiku i postupke namenjene:

minimizaciji rizika da stručna mišljenja koja daju unutrašnji revizori ili drugi koji obavljaju rad za aktivnost unutrašnje revizije nisu protivrečna stručnom mišljenju direktora jedinice unutrašnje revizije tako da može da dođe do značajnih nepovoljnih posledica po zadatak – najvažnija procedura za kontrolu rizika jeste da nikakva komunikacija ne treba da se obavi bez znanja i slaganja direktora jedinice unutrašnje revizije; i

rešavanju razlika u stručnim mišljenjima između direktora jedinice unutrašnje revizije i članova JUR-a o značajnim pitanjima vezano za zadatak. Takve razlike mogu da uključe ili zahtevaju: (a) diskusiju o vezanim činjenicama; (b) dalje ispitivanje ili istraživanje; i (c) dokumentovanje i utvrđivanje različitih gledišta u radnim papirima revizije.

Sve radne obrasce treba pregledati da se osigura da oni na odgovarajući način podržavaju zaključke revizije i da su svi neophodni postupci revizije obavljeni. Osoba koja pregleda treba da parafira i unese datum za svaki radni obrazac pošto ga pregleda. Osoba koja pregleda može da sačini pismenu evidenciju pitanja koja proizilaze iz postupka pregleda. Kada se objašnjavaju beleške o pregledu, treba da se vodi račun o tome da se osigura da radni obrasci obezbeđuju adekvatan dokaz da su pitanja koja su se javila tokom pregleda rešena.

U nastavku su prihvatljive alternative u pogledu postupanja sa beleškama o pregledu:

zadržati beleške o pregledu kao evidenciju o pitanjima koja je iznela osoba koja je obavila pregled i preduzete mere za njihovo rešavanje; ili

odbaciti beleške o pregledu pošto su pitanja koja su izneta rešena i odgovarajući angažman radnih dokumenata je izmenjen uz obezbeđivanje dodatnih informacija koje su tražene.

OBRAZAC br. 26 “Lista provere za završetak revizije” radni obrazac 4002, predstavlja ključni dokument za pregled kvaliteta, i koriste ga vođa tima revizije i direktor JUR-a da bi proverili da su svi koraci u reviziji završeni. Svi radovi koji nedostaju moraju se na odgovarajući način završiti pre nego što se revizija može smatrati obavljenom.





7.2. UPRAVLJANJE POVRATNIH INFORMACIJA DOBIJENIH OD ORGANIZACIJA

KOJE SU BILE POD REVIZIJOM

Direktor jedinice unutrašnje revizije treba organizacijama da podeli “Obrazac ankete o reviziji”. Kada odabere one kojima će biti dostavljena anketa, direktor treba da koristi sledeće kao uputstva:

primaoci treba da imaju položaj na nivou šefa, odnosno rukovodioca, ili viši nivo;

primaoci treba da uključe osobe sa kojima tim revizije najčešće sarađuje, i;

treba da bude uključena najmanje po jedna osoba iz svakog odeljenja uključenog u reviziju.

Popunjeni obrasci ankete šalju se jedinici unutrašnje revizije, gde se oni rezimiraju a rezultati obezbeđuju direktoru jedinice unutrašnje revizije. Rezime rezultata ovih “obrazaca za povratne informacije o reviziji” treba da budu uključen ili priložen uz Godišnji izveštaj o aktivnosti unutrašnje revizije. “Obrazac za povratne informacije o reviziji” treba da se pošalje odgovarajućim stranama uz konačni izveštaj.

OBRAZAC br. 27 - Anketa o povratnim informacijama o reviziji – PRATEĆE PISMO (RP 4003)

OBRAZAC br. 28 - Anketa o povratnim informacijama o reviziji – OBRAZAC (RP 4004)

Standard 1300 – Uveravanja o kvalitetu i program poboljšanja od direktora JUR-a zahtevaju da razvije i vodi uveravanja o kvalitetu i program poboljšanja koji pokriva sve aspekte funkcije unutrašnje revizije i stalno prati efektivnost istih. Ovaj program uključuje periodičnu unutrašnju i spoljnu procenu kvaliteta i neprekidno unutrašnje nadziranje.

skraćenice - mf.rks-gov.net€¦ · sistematski i disciplinovani odnos prema oceni i usavršavanju...

Documents