skripsi bab 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2006-2-00937-si-bab 3.pdfuntuk...

41

BAB 3

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Parit Padang merupakan distributor pharmaceutical dan obat-obatan

yang bertumbuh dan berkembang serta memiliki tujuan untuk meningkatkan

pelayanan kesehatan masyarakat, berdomisili di Jalan Gunung Sahari XII No.

6 - 7, Jakarta Pusat 10720. Didirikan pada tahun 1956 oleh Bapak Tan Tjhoen

Lim.

Di bawah kepemimpinan Bapak Tan Eng Liang yang merupakan penerus

Bapak Tan Tjhoen Lim, PT. Parit Padang terus berkembang pesat dan menjadi

‘leading corporation’ di Indonesia seperti yang tertera pada visi perusahaan

tersebut.

Hampir selama 50 tahun, PT. Parit Padang secara berkesinambungan dan

konsisten mendistribusikan produk pharmaceutical dan obat-obatan ternama

dari perusahaan-perusahaan ‘saudara-nya’ seperti PT. Soho Industri Pharmasi

dan PT. Ethica Industri Pharmasi, serta dari principal-principal (supplier)

bereputasi lainnya baik yang berada di Indonesia maupun di mancanegara

seperti DIPA, AESCULAP, AstraZeneca, Pfizer, Kimberly Clark, dan lain-

lain.

Untuk mendukung kegiatan operasional serta mencapai keunggulan

kompetitif (competitive advantage) perusahaan, maka Sistem Informasi (SI)

42

diterapkan baik pada perusahaan pusat maupun perusahaan cabang PT. Parit

Padang.

Untuk mendukung komunikasi internal antara para personil / karyawan

baik di kantor pusat maupun cabang, PT. Parit Padang telah menerapkan

email-komunikasi dan buletin informasi PT. Parit Padang sebagai media

komunikasi internal yang memuat informasi-informasi up-to-date mengenai

perkembangan perusahaan.

PT. Parit Padang juga mengimplementasikan Customer Relationship

Management (CRM) guna meningkatkan kepuasan para rekan bisnisnya.

Sebuah measurement (tolak ukur) juga akan diimplementasikan pada PT.

Parit Padang guna memenuhi visi, misi, target serta menciptakan inovasi dan

strategi guna mencapai objektif dan tujuan perusahaan, serta untuk

memelihara motivasi karyawan yang kurang lebih berjumlah 1200 orang yang

pada saat ini tersebar pada kantor pusat dan 25 kantor cabang yang tersebar di

seluruh Indonesia. Pada bulan Februari, PT. Parit Padang bekerja sama

dengan Margareth Bridges dari BSC Collaboratives memformulasikan peta

strategi perusahaan sebagai satu korporasi. Pada bulan Maret, peta strategi

beberapa unit PT. Parit Padang - Soho dan Ethica juga diformulasikan, dan

untuk selanjutnya unit-unit tersebut akan di-cascade lagi ke divisi-divisi

marketing, finance, HRD, dan lain-lain.

Dengan kebijakan manajemen yang transparan serta penerapan teknologi

informasi yang berkualitas, pihak manajemen PT. Parit Padang menjamin

kehandalan perusahaannya dalam memenuhi permintaan para rekan bisnis

43

serta untuk menghadapi segala tantangan dan perubahan di masa yang akan

datang.

Melalui perusahaan-perusahaan cabang yang tersebar di seluruh

Indonesia, PT. Parit Padang mendistribusikan produk-produk pharmaceutical

dan healthcare dari principal (supplier) nasional maupun multinasional ke

dalam segmentasi pasar seperti rumah sakit, apotik, toko obat, klinik,

supermarket / hypermarket, bidan, institusi, dan lain-lain.

Tujuan utama dari kegiatan distribusi PT. Parit Padang adalah untuk

menjadikan produk-produknya tersedia di outlet-outlet sesuai dengan harapan

dan tujuan dari para principal/ supplier nya.

PT. Parit Padang secara berkesinambungan mengevaluasi cakupan area

distribusi dan frekuensi distribusi serta meningkatkan level pemasaran serta

pelayanan dalam rangka memenuhi komitmen PT. Parit Padang untuk

meningkatkan kepuasan rekan bisnisnya.

3.1.2 Produk Yang Didistribusikan

Obat-obatan / produk-produk pharmaceutical, serta alat-alat healthcare

telah menjadi produk inti yang didistribusikan oleh PT. Parit Padang sejak

awal berdirinya perusahaan tersebut. Pada awalnya produk-produk yang

didistribusikan hanya berasal dari beberapa principal / supplier, namun seiring

dengan perkembangan strategi pemasaran dan kerjasama yang dibangun oleh

PT. Parit Padang dengan para principal-nya, maka produk-produk yang

didistribusikan pun semakin bertambah baik dari segi kuantitas maupun

jenisnya, tanpa mengesampingkan kualitas. Hal ini membuktikan tingginya

44

tingkat kepercayaan yang diberikan para principal kepada PT. Parit Padang

untuk menjadi distributor produk mereka, serta hubungan kerja (partnership)

yang sangat baik.

Melalui 25 perusahaan cabang yang tersebar di seluruh Indonesia (Bali,

Kalimantan, Jawa, Sumatera, Sulawesi, Yogyakarta, dan lainnya) serta

beberapa station yang tersebar di kota-kota kecil dan daerah pedalaman

(Puskesmas, Posyandu, dan lain-lain), PT. Parit Padang mendistribusikan

produk-produk pharmaceutical dan healthcare dari principal (supplier)

nasional maupun multinasional ke dalam segmentasi pasar seperti rumah

sakit, apotik, toko obat, klinik, supermarket / hypermarket, bidan, institusi,

dan lain-lain.

Produk-produk yang didistribusikan dari berbagai principal baik

principal nasional maupun multinasional (internasional) dibagi menjadi tiga

kategori utama antara lain : Ethical - untuk jenis bahan obat / obat yang dijual

melalui resep yang disertakan, OTC (Offer The Counter) - untuk jenis obat-

obatan yang dijual bebas, seperti Diapet, Panadol, Neozep, dan lain-lain,

Healthcare - untuk jenis obat-obatan, serta alat-alat yang berhubungan dengan

kesehatan, seperti tissue, perban, masker, gunting, pisau, dan lain-lain.

Perusahaan-perusahaan cabang PT. Parit Padang (Branches) tersebar pada

propinsi-propinsi berikut di seluruh Indonesia : Bali, Bandar Lampung,

Banten, Jawa Tengah, Yogyakarta, Jakarta, Jawa Timur, Kalimantan Timur,

Jambi, Sulawesi Utara, Sumatra Utara, Riau, Kalimantan Selatan, Sulawesi

Selatan, Sumatra Selatan, Jawa Barat, Kalimantan Barat, Sumatra Barat.

45

3.1.3 Kategori Pelanggan PT. Parit Padang

Pelanggan pada PT. Parit Padang dapat dibedakan menjadi beberapa

kategori berdasarkan jenisnya, antara lain: apotik, rumah sakit, toko obat,

pengecer, supermarket, mini market, provision stores, baby shops, institusi,

hotel, optic stores, bidan serta restoran, yang semuanya tersebar di

propinsi-propinsi di seluruh Indonesia di mana kantor cabang / branch

offices PT. Parit Padang berada.

Tabel 3.1 Kategori Pelanggan PT. Parit Padang

Kategori Pelanggan Perkiraan Jumlah

Apotik / Pharmacy 7.000

Rumah Sakit 1.000

Toko Obat / Drug Stores 4.500

Pengecer / Wholesalers 900

Supermarket 900

Mini Market 1.600

Provision Stores 120.000

Baby Shops 70

Institusi 200

Hotel 100

Optic Stores 450

Bidan / Midwives 550

Restoran 50

3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT. Parit Padang adalah untuk menjadi ‘leading corporation’

dalam hal distribusi pelayanan dan produk-produk pharmaceutical serta

46

healthcare berkualitas, untuk selalu berdedikasi dalam upaya mencapai

level kepuasan pelanggan tertinggi, serta untuk menjadi salah satu

kelompok perusahaan terkemuka, yang menghasilkan dan menyalurkan

produk dan jasa kesehatan berkualitas tinggi dan membaktikan usahanya

bagi kepuasan optimal pelanggan.

Sedangkan misi PT. Parit Padang adalah untuk memberikan pelayanan

kepada pelanggan dengan menyediakan produk serta pelayanan

pharmaceutical dan healthcare yang terus berkembang secara kualitas

guna meningkatkan mutu kehidupan dan usia panjang.

Adapun nilai-nilai budaya kerja yang diterapkan pada PT. Parit Padang

antara lain untuk menjalin kerjasama baik dengan pihak internal maupun

eksternal perusahaan dengan komitmen yang tinggi, memberikan

pelayanan ‘prima’ kepada pelanggan, pemrakarsaan cara baru dan inovasi

dalam menjalankan usaha, meningkatkan dedikasi dan produktivitas,

menjunjung tinggi perlakuan yang adil serta penghargaan dan apresiasi atas

prestasi personil yang dicapai, meningkatkan semangat dan perjuangan

guna meraih hasil optimal, serta meningkatkan integritas, kejujuran dan

disiplin.

3.2 Organisasi Perusahaan

3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, PT. Parit Padang

mempunyai struktur organisasi sebagai berikut :

47

STRUKTUR ORGANISASI PT. PARIT PADANG

BOARD OF COMMISSIONER / OWNER

BOARD OF DIRECTORS

Gambar 3.1

Accounting & Finance Division

Head

HRD & GA

Division Head

GA Department

Head

HR Department

Head

Payroll Administrator

Marketing & Sales Division

Head

Sales Sub Section Head

Logistic Division

Head

AccountingDepartment

Head

Finance Department

Head

Logistic Department

Head

Warehouse Administrator

Warehouse

IT Department

Head

Purchasing Division

Head

PurchasingDepartment

Head

PO Administrator

Expedition

Branch Sub Section Head (25 Branches)

CO Administrator

Sales Administrator

Inkaso Administrator

Logistic Section Head

Sumber : Katalog PT.Parit Padang Tahun 2002

Warehouse Administrator

41

3.2.2 Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab

1. Dewan Komisaris ( Board of Commissioner / Owner )

Dewan Komisaris merupakan pemegang saham atau pemilik modal yang

bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan. Tugasnya antara

lain :

• Menetapkan kebijakan umum perusahaan.

• Merumuskan tujuan jangka panjang maupun jangka pendek serta

merencanakan strategi yang diperlukan untuk mencapai tujuan

perusahaan.

• Menelaah, menilai dan menyetujui rencana kerja dan rancangan

anggaran perusahaan yang diusulkan oleh direktur untuk periode

tertentu.

2. Dewan Direksi ( Board of Directors )

Dewan Direksi terbagi menjadi Direktur Utama (President Director) dan

Wakil Presiden Direktur (Vice President Director). Direktur Utama

memiliki tugas dan wewenang antara lain :

• Bertindak sebagai pemimpin perusahaan dan berkuasa penuh terhadap

jalannya operasi perusahaan.

• Menentukan arah dan tujuan perusahaan.

• Merumuskan kebijakan perusahaan.

• Memberikan otorisasi terhadap tindakan dan sasaran bisnis dari

kegiatan bisnis perusahaan.

49

Wakil Presiden Direktur bertanggung jawab pada Direktur Utama dan

merupakan pimpinan pelaksanaan tertinggi di bawah Direktur Utama.

Tugasnya antara lain :

• Memimpin, mengkoordinir, mengarahkan, dan mengawasi pelaksanaan

kegiatan operasional keuangan, administrasi, dan jasa lainnya.

• Memastikan bahwa pelaksanaan semua kegiatan perusahaan telah

dijalankan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

• Memberikan laporan secara berkala pada dewan komisaris mengenai

perkembangan perusahaan.

3. Marketing and Sales Manager

Bagian penjualan dan pemasaran bertanggung jawab atas seluruh kegiatan

yang berkaitan dengan pemasaran, penjualan produk, dan promosi. Tugas

utamanya antara lain :

• Merumuskan kebijakan dalam hal pemasaran produk serta strategi

pemasaran yang mencakup jenis produk, harga jual, saluran distribusi,

dan promosi.

• Melakukan analisa pasar untuk mendapatkan data mengenai kebutuhan

pelanggan, daya saing perusahaan, dan volume penjualan produk.

• Me-review, mengevaluasi dan mengendalikan pelaksanaan kerja

tenaga penjualan / pemasaran.

50

4. Finance and Accounting Manager

Bertanggung jawab atas kegiatan yang menyangkut keuangan dan

akuntansi, pengaturan sumber dan pengadaan dana. Bagian ini terbagi

menjadi :

a. Finance

Tugasnya antara lain :

• Mengatur keperluan dana untuk segala macam pengeluaran

perusahaan serta mengatur penerimaan perusahaan.

• Bertanggung jawab atas semua pelaksanaan tugas perpajakan.

• Mencetak laporan penjualan harian dan bulanan.

b. Accounting

• Menyusun laporan keuangan secara berkala.

• Mengkoordinir dan mengawasi pencatatan serta

mengklasifikasikan transaksi keuangan dalam buku harian, buku

besar, dan buku tambahan.

• Memeriksa kebenaran bukti penerimaan dan pengeluaran uang dan

mengelompokkannya ke dalam perkiraan-perkiraan berdasarkan

daftar dan nomor perkiraan.

5. HRD and General Affairs Manager

Tugas utamanya antara lain :

• Menyusun, merumuskan, dan mengembangkan rencana dari program

kerja serta meningkatkan pelayanan bidang personalia dan umum.

51

• Bertanggung jawab atas semua kegiatan yang berhubungan dengan

penerimaan, pengangkatan, dan pemberhentian karyawan.

• Mengadakan pelatihan dan pendidikan guna menambah pengetahuan

dan keterampilan karyawan serta melakukan penilaian terhadap hasil

yang dicapai.

6. Information Technology Manager


• Menetapkan strategi dan menyediakan pengarahan teknis, cara

pengembangan dan prosedur untuk pengembangan program aplikasi.

• Bertanggung jawab atas perawatan serta kemajuan database, software,

dan hardware yang digunakan perusahaan.

7. Logistic Manager


• Memberikan keputusan atas analisa pesanan yang dibuat.

• Memeriksa dan menyetujui Purchase Order yang dibuat.

8. Sales Administrator

Adalah staf yang berfungsi pada Departemen Penjualan PT. Parit Padang,

dengan Sales dan Marketing Manager sebagai pemimpinnya. Tugas


• Melayani pesanan pelanggan melalui telepon atau fax serta membuat

surat pesanan PP.

• Menginput Customer Order (CO) / pesanan pelanggan.

52

• Mencetak SPB (Surat Permintaan Barang) untuk diserahkan ke

Bagian Warehouse (Gudang) dan faktur.

9. Warehouse Administrator

Adalah staf yang berfungsi pada Departemen Logistik baik di perusahaan

cabang maupun di perusahaan pusat PT. Parit Padang, dengan Logistic

Manager sebagai pemimpinnya.

Tugas utama Warehouse Administrator Perusahaan Cabang antara lain :

• Meng-update kartu stok barang berdasarkan faktur.

• Melakukan posting faktur kembali serta mencetak Daftar Faktur

Kembali (DFK).

• Mengontrol persediaan / stok barang pada gudang perusahaan cabang

dengan melakukan order analysis for branch berdasarkan laporan

estimasi penjualan, serta menentukan jumlah pesanan perusahaan

cabang ke pusat.

• Membuat PO (Purchase Order) untuk diserahkan ke perusahaan

pusat.

• Mencatat serta mengatur barang yang keluar dan masuk gudang.

• Memeriksa apakah stok barang yang ada di gudang sama dengan

yang tercatat di buku stok.

• Memesan kembali barang yang hampir habis.

Tugas Warehouse Administrator Perusahaan Pusat antara lain :

• Mengontrol persediaan / stok barang perusahaan pusat.

53

• Meng-update kartu stok barang berdasarkan faktur, dan menyerahkan

faktur ke Accounting dan Finance Department untuk dijurnal.

• Membuat laporan pesanan produk oleh cabang untuk diserahkan

kepada PO Administrator.

• Mencatat serta mengatur barang yang keluar dan masuk gudang.

• Memeriksa apakah stok barang yang ada di gudang sama dengan

yang tercatat di buku stok.

10. Inkaso Administrator




• Meng-input jadwal penagihan atas piutang pelanggan.

• Menyesuaikan faktur-faktur kembali dengan DFK (Daftar Faktur

Kembali).

• Mengirim faktur penagihan ke pelanggan.

• Melakukan realisasi terhadap transaksi penjualan penagihan.

11. CO Administrator

Adalah staf yang bertugas di kantor pusat untuk menangani penjualan

produk dari perusahaan pusat kepada perusahaan cabang PT. Parit

Padang, dengan Sales dan Marketing Manager sebagai pemimpinnya.


• Menyetujui PO (Purchase Order) / pesanan dari perusahaan cabang.

54

• Meng-input Customer Order (CO) (dalam hal ini pesanan perusahaan

cabang).

• Mencetak SPB (Surat Permintaan Barang) untuk diserahkan ke

Bagian Gudang Pusat.

• Mencetak faktur.

12. PO Administrator

Berfungsi pada Departemen Pembelian PT. Parit Padang, dengan

Purchasing Manager sebagai pemimpinnya. Tugas utamanya antara lain :

• Membuat analisa pesanan (order analysis) kepada principal.

• Membuat PO (Purchase Order) dan menyerahkannya kepada

principal.

• Memesan barang yang hampir habis pada gudang perusahaan pusat ke

principal berdasarkan laporan pesanan cabang-pusat yang dibuat oleh

Warehouse Administrator pusat.

13. Payroll Administrator

Berfungsi pada Human Resources and GA Department PT. Parit Padang.


• Menangani masalah penggajian para karyawan perusahaan, termasuk

perhitungan bonus dan lembur.

14. Expedition

Berfungsi pada Departemen Logistik baik pada perusahaan pusat maupun

cabang PT. Parit Padang. Tugas utamanya antara lain :

• Membuat Surat Jalan

55

• Mengirim barang beserta faktur.

15. Warehouse (Bagian Gudang)

Berfungsi pada Departemen Logistik baik pada perusahaan pusat maupun

cabang PT. Parit Padang.

Tugas utamanya Warehouse cabang antara lain :

• Mengatur serta menyiapkan barang pesanan yang akan dikirim ke

pelanggan (packing barang).

Tugas utamanya Warehouse pusat antara lain :

• Mengatur serta menyiapkan barang pesanan yang akan dikirim ke

perusahaan cabang (packing barang).

• Membuat Daftar Pengepakan Barang .

16. Sales Sub Section Head

Adalah staf yang berfungsi pada Departemen Penjualan perusahaan

cabang PT. Parit Padang, dengan Sales dan Marketing Manager sebagai

pemimpinnya. Tugas utamanya antara lain :

• Membuat laporan estimasi penjualan perusahaan cabang.

• Mengecek batas kredit piutang pelanggan, serta membuat keputusan

untuk menyetujui atau menolak pesanan pelanggan.

• Menandatangani Surat Pesanan PP.

17. Purchasing Manager


• Bertanggung jawab atas semua kegiatan yang berhubungan dengan

pembelian produk dari principal.

56

• Menetapkan strategi serta kebijakan berkaitan dengan pembelian

produk dari principal.

18. Branch Sub Section Head




• Meng-input jadwal penagihan atas piutang pelanggan.

• Menyesuaikan faktur-faktur kembali dengan DFK (Daftar Faktur

Kembali).

• Mengirim faktur penagihan ke pelanggan.

• Melakukan realisasi terhadap transaksi penjualan penagihan.

3.3 Fungsi Bisnis dan Subyek Data

3.3.1 Fungsi Bisnis

Fungsi bisnis merupakan sekelopok aktivitas yang bersama-sama

mendukung salah satu aspek misi dari perusahaan dan adakalanya

dikelompokkan ke dalam area fungsi serta dilakukan terus menerus secara

berkesinambungan. Fungsi bisnis secara keseluruhan pada PT. Parit Padang

dapat dilihat pada tabel di bawah ini :

57

Tabel 3.2 Fungsi Bisnis PT. Parit Padang

No. Fungsi Bisnis Keterangan

1. Pemesanan produk Pemesanan produk oleh pelanggan

2. Penjualan produk Penjualan produk oleh perusahaan kepada

pelanggan

3. Pembelian produk Pembelian produk oleh perusahaan kepada principal

4. Evaluasi cakupan distribusi Evaluasi cakupan distribusi penjualan produk

5. Analisa pasar Analisa pasar yang berpotensi terhadap peningkatan

penjualan

6. Accounting Proses akuntansi dari tiap transaksi perusahaan

7. Pengiriman produk Pengiriman produk kepada pelanggan

8. Klasifikasi pelanggan Klasifikasi pelanggan yang berpotensi terhadap

peningkatan penjualan

9. Analisa dan klasifikasi produkAnalisa dan klasifikasi produk yang memiliki

tingkat daya jual tinggi

10. Pengaturan stok / persediaan Pengaturan stok / persediaan produk pada gudang

perusahaan

11. Penerimaan produk Penerimaan produk dari principal

12. Pengendalian SDM Pengendalian Sumber Daya Manusia dalam

perusahaan

13. Evaluasi frekuensi distribusi Evaluasi frekuensi distribusi yang telah dilakukan

14. Pengembalian pesanan oleh

pelanggan

Pengembalian pesanan oleh pelanggan karena suatu

hal tertentu (rusak, tidak sesuai, dan lain-lain)

15. Pengembalian pesanan kepada

principal

Pengembalian pesanan perusahaan kepada principal

karena suatu hal tertentu (rusak, tidak sesuai, dan

lain-lain)

58

3.3.2 Subyek Data

Subyek data adalah sekumpulan entitas tingkat tinggi yang dapat

dijadikan masukan / sumber data bagi yang dibutuhkan dalam sistem, yang

dikelompokkan berdasarkan fungsi tertentu. Dengan kata lain, subyek data

merupakan sekumpulan data yang menjadi sumber atau masukan yang

dibutuhkan di dalam sistem yang dikelompokkan menjadi suatu kelompok

tertentu. Subyek data yang digunakan PT. Parit Padang dapat dilihat pada

tabel di bawah ini :

Tabel 3.3 Subyek Data PT. Parit Padang

No. Subyek Data Keterangan

1. Pelanggan Pelanggan perusahaan

2. Produk Produk yang didistribusikan oleh perusahaan

3. Penjualan Penjualan produk kepada pelanggan

4. Pembelian Pembelian produk dari principal

5. Persediaan / inventory Persediaan barang pada gudang perusahaan

6. Karyawan Karyawan perusahaan

7. Principal / Supplier Supplier yang menjadi pemasok barang

8. Delivery Order Pengiriman produk kepada pelanggan

9. Retur Penjualan Retur dari penjualan barang kepada pelanggan

10. Retur Pembelian Retur dari pembelian barang kepada principal

11. Sales Order Surat pemesanan produk oleh pelanggan

12. Purchase Order Surat pemesanan produk kepada principal

13. Cabang Cabang perusahaan yang melakukan penjualan

59

3.4 Analisa Matriks

3.4.1 Organisasi VS Lokasi

Matriks di bawah ini berguna untuk mengetahui hubungan antara unit

organisasi yang terdapat pada PT. Parit Padang dengan lokasi, dengan kata

lain untuk mengetahui di mana lokasi unit organisasi beroperasi /

melaksanakan tugas.

Tabel 3.4 Organisasi VS Lokasi

Pusat Cabang

Board of Comissioner / Owner X

Executive Director X

Finance Manager X

Accounting Manager X X

HRD & GA Manager X X

Purchasing Manager X

Marketing & Sales Manager X X

Logistic Manager X X

Keterangan Matriks Organisasi VS Lokasi :

Baris menunjukan Organisasi dan kolom menunjukan Lokasi.

Tanda X menunjukan hubungan yang terjadi antara baris dan kolom.

Organisasi

Lokasi

60

3.4.2 Organisasi VS Subyek Data

Matriks di bawah ini menggambarkan setiap unit organisasi yang

mempunyai hubungan yang terjadi dengan subyek data yang digunakan oleh

setiap unit organisasi.

Dapat dilihat bahwa subyek data yang banyak digunakan oleh unit

organisasi adalah produk, pembelian dan penjualan. Dapat disimpulkan bahwa

pembelian dan penjualan produk merupakan kegiatan yang vital bagi

perusahaan.

Tabel 3.5 Organisasi VS Subyek Data Pe

lang

gan

Prod

uk

Penj

uala

n

Pem

belia

n

Pers

edia

an

Kar

yaw

an

Prin

cipa

l

Del

iver

y O

rder

Ret

ur P

enju

alan

Ret

ur P

embe

lian

Sale

s Ord

er

Purc

hase

Ord

er

Cab

ang

Board of Comissioner / Owner X X X X

Executive Director X X X X X

Finance Manager X X X X X X X X X X X

Accounting Manager X X X X X X X X X X X

HRD & GA Manager X

Purchasing Manager X X X X X X X X

Marketing & Sales Manager X X X X X X X X X X

Logistic Manager X X X X X X X X X X X

Keterangan Matriks Organisasi VS Subyek Data :

Baris menunjukan Organisasi dan kolom menunjukan Subyek Data.

Tanda X menunjukan hubungan yang terjadi antara baris dan kolom.

Organisasi

Subyek Data

61

3.4.3 Fungsi Bisnis VS Organisasi

Matriks di bawah ini menggambarkan hubungan antara fungsi bisnis

dan setiap unit organisasi. Apakah unit organisasi memiliki tanggung jawab

penuh, memiliki wewenang, memiliki keterlibatan, memiliki keahlian teknis

atau melaksanakan secara langsung pekerjaan dengan fungsi bisnis pada

perusahaan.

Boar

d of

Com

issi

oner

/ O

wne

r

Exec

utiv

e D

irec

tor

Fina

nce

Man

ager

Acco

untin

g M

anag

er

HRD

& G

A M

anag

er

Purc

hasi

ng M

anag

er

Mar

ketin

g &

Sal

es

Man

ager

Logi

stic

Man

ager

Pemesanan produk RAEW Penjualan produk I I RAEW I Pembelian produk R I RAEW I Evaluasi cakupan distribusi R R RAEW Analisa pasar I I RAEW Accounting I RAEW I I Pengiriman produk I RAEW Klasifikasi pelanggan I I RAEW

Analisa dan klasifikasi produk I I I RAEW

Pengaturan stok / persediaan RAEW

Penerimaan produk I RAEW

Pengendalian SDM RAEW

Evaluasi frekuensi distribusi I I RAEW Pengembalian pesanan oleh

pelanggan I I RAEW RW

Pengembalian pesanan kepada

principal I I RAEW RW

Organisasi

Fungsi Bisnis

Tabel 3.6 Fungsi Bisnis VS Organisasi

62

Keterangan matriks Fungsi Bisnis VS Organisasi :

Baris menunjukan Fungsi Bisnis dan kolom menunjukan Organisasi.

R : Direct Management Responsibility, menunjukan Eksekutif yang

bertanggung jawab langsung dalam pelaksanaan fungsi bisnis.

A : Executive or Policy Making Authority, menunjukan kewenangan

Eksekutif dalam membuat keputusan serta kebijakan perusahaan yang

terkait dengan fungsi bisnis.

I : Involve in the Function, menunjukan keterlibatan Eksekutif dengan

fungsi bisnis, di mana Eksekutif tidak bertanggung jawab langsung

dalam pelaksanaan fungsi bisnis.

E : Technical Expertise, menunjukan keahlian dalam bidang teknis

yang dimiliki Eksekutif dalam fungsi bisnis.

W : Actual Execution of the Work, menunjukan kegiatan pekerjaan

yang dilakukan langsung oleh Eksekutif pada fungsi bisnis.

3.4.4 Fungsi Bisnis VS Subyek Data

Matriks ini menunjukan hubungan yang terjadi antara fungsi bisnis

dengan subyek data . Apakah fungsi bisnis mempunyai hubungan akses

dengan subyek data dalam perusahaan.

63

Tabel 3.7 Fungsi Bisnis VS Subyek Data

Pela

ngga

n

Prod

uk

Penj

uala

n

Pem

belia

n

Pers

edia

an

Kar

yaw

an

Prin

cipa

l

Del

iver

y O

rder

Ret

ur P

enju

alan

Ret

ur P

embe

lian

Sale

s Ord

er

Purc

hase

Ord

er

Cab

ang

Pemesanan produk CRU R R CRU

Penjualan produk R R CU RU R R

Pembelian produk CRU CRUD CR CRU CR

Evaluasi cakupan

distribusi R R R R

Analisa pasar R R R CR

Accounting R R R R

Pengiriman produk R CRU

Klasifikasi

pelanggan RU R

Analisa dan

klasifikasi produk RUD R

Pengaturan stok /

persediaan R R R RU

Penerimaan produk RU R RU R

Pengendalian SDM CRUD

Evaluasi frekuensi

distribusi R R R R

Pengembalian

pesanan oleh

pelanggan RU U CRUD

Pengembalian

pesanan kepada

principal RU RU U CRUD

Subyek Data

Fungsi Bisnis

64

Keterangan Matriks Fungsi Bisnis VS Subyek Data :

Baris menunjukan fungsi bisnis dan kolom menunjukan subyek data.

C : create, menunjukan subyek data yang diciptakan dalam

melaksanakan fungsi bisnis.

R : read, menunjukan subyek data yang dibaca dalam melaksanakan

fungsi bisnis.

U : update, menunjukan subyek data yang diubah dalam melaksanakan

fungsi bisnis.

D : delete, menunjukan subyek data yang dihapus dalam melaksanakan

fungsi bisnis.

65

3.5 Entity Relationship Diagram (ERD) PT. Parit Padang

Gambar 3.2

Entity Relationship Diagram PT. Parit Padang

66

3.6 Basis Data yang Digunakan pada Sistem Berjalan

1. Basis Data Pelanggan

Nama Tabel : Ms_Pelanggan

Primary Key : Kd_Pelanggan

Keterangan : Tabel mengenai data Pelanggan

Tabel 3.8 Basis Data Pelanggan

Nama Field Tipe Panjang Keterangan

Kd_Pelanggan Varchar 6 Kode Pelanggan

Nm_Pelanggan Varchar 20 Nama Pelanggan

Alamat_1 Varchar 50 Alamat Pelanggan 1


Kd_Pos Varchar 5 Kode Pos Pelanggan

No_Telp Varchar 6 Telepon Pelanggan

No_Fax Varchar 6 Nomor Fax

Nm_Kategori Varchar 20 Nama Kategori Pelanggan

2. Basis Data Barang

Nama Tabel : Ms_Barang

Primary Key : Kd_Barang

Keterangan : Tabel mengenai data Produk

Tabel 3.9 Basis Data Barang


Kd_Barang Varchar 6 Kode Produk

67

Nm_Barang Varchar 30 Merek Produk

Kategori Varchar 15 Kategori Produk

Hrg_Satuan Money 7 Harga Satuan Produk

Unit_Satuan Varchar 10 Satuan Produk

Jmlh_Barang Numerik 6 Jumlah Produk

3. Basis Data Penjualan

Nama Tabel : Faktur_Penjualan_Header

Primary Key : No_Faktur_Jual

Foreign Key : No_SO, Kd_Cabang, Kd_Pelanggan

Keterangan : Tabel mengenai data Transaksi Penjualan

Tabel 3.10 Basis Data Penjualan Header


No_Faktur_Jual Varchar 6 Nomor Faktur

Tgl_Faktur Date 8 Tanggal Faktur / Transaksi Penjualan

No_SO Varchar 6 Nomor Surat Pesanan / Sales Order

Kd_Cabang Varchar 6 Kode Perusahaan Cabang


Jatuh_Tempo Varchar 6 Periode Faktur Jatuh Tempo

68

Nama Tabel : Faktur_Penjualan_Detail

Primary Key : No_Faktur_Jual + Kd_Barang

Foreign Key : No_Faktur_Jual, Kd_Barang

Keterangan : Tabel mengenai data Transaksi Penjualan

Tabel 3.11 Basis Data Penjualan Detail





Qty_Jual Integer 7 Jumlah Pesanan

Hrg_Satuan Money 7 Harga Produk

Diskon Numerik 6 Diskon

Subtotal Money 9 Jumlah Pembayaran

4. Basis Data Pembelian

Nama Tabel : Faktur_Pembelian_Header

Primary Key : No_Faktur_Beli

Foreign Key : No_PO, Kd_Principal

Keterangan : Tabel mengenai data Transaksi Pembelian

Tabel 3.12 Basis Data Pembelian Header


No_Faktur_Beli Varchar 6 Nomor Faktur

Tgl_Faktur Date 8 Tanggal Transaksi Pembelian

69

No_PO Varchar 6 Nomor Purchase Order

Kd_Principal Varchar 6 Kode Supplier

Alamat_Kirim Text 25 Alamat Kirim

Lama_Kirim Text 15 Lama Pengiriman

Lama_Bayar Text 15 Lama Pembayaran

Nama Tabel : Faktur_Pembelian_Detail

Primary Key : No_Faktur_Beli + Kd_Barang

Foreign Key : No_Faktur_Beli, Kd_Barang

Keterangan : Tabel mengenai data Transaksi Pembelian

Tabel 3.13 Basis Data Pembelian Detail


No_Faktur_Beli Varchar 6 Nomor Purchase Order



Qty_Beli Integer 7 Jumlah Pesanan


Keterangan Varchar 50 Penjelasan Mengenai Produk

Subtotal Money 9 Jumlah Pembayaran

70

5. Basis Data Karyawan

Nama Tabel : Ms_Karyawan

Primary Key : Kd_Karyawan

Keterangan : Tabel mengenai data Karyawan

Tabel 3.14 Basis Data Karyawan


Kd_Karyawan Varchar 6 Kode Karyawan

Nm_Karyawan Varchar 35 Nama Karyawan

Alamat Varchar 50 Alamat Karyawan

Kd_Pos Varchar 5 Kode Pos Karyawan

No_Telp Varchar 6 Telepon Karyawan

Tmpt_Tgl_Lahir Date 20 Tempat dan Tanggal Lahir Karyawan

Tgl_Masuk_Kerja Date 6 Tanggal Masuk Kerja

Tgl_Keluar_Kerja Date 6 Tanggal Keluar Kerja

Jabatan Varchar 15 Jabatan

Jns_Kelamin Varchar 6 Jenis Kelamin

Divisi Varchar 20 Divisi

No_Rekening Varchar 15 Nomor Rekening Karyawan

71

6. Basis Data Principal

Nama Tabel : Ms_Principal

Primary Key : Kd_Principal

Keterangan : Tabel mengenai data Principal

Tabel 3.15 Basis Data Principal



Nm_Principal Varchar 20 Nama Supplier

Alamat Varchar 50 Alamat Supplier

Kota_Principal Varchar 15 Kota Domisili Supplier

Propinsi_Principal Varchar 15 Propinsi Domisili Supplier

Negara_Principal Varchar 15 Negara Domisili Supplier

No_Telp Varchar 6 Telepon Supplier


Referensi Varchar 20 Nama yang Dihubungi

72

7. Basis Data Surat Jalan

Nama Tabel : DO_Header

Primary Key : No_SJ

Foreign Key : No_Faktur_Jual, Kd_Pelanggan

Keterangan : Tabel mengenai data Pengiriman

Tabel 3.16 Basis Data Delivery Order Header


No_SJ Varchar 6 Nomor Surat Jalan

Tgl_SJ Date 6 Tanggal Pengiriman / Tanggal Surat Jalan


No_Kend Numerik 6 Nomor Kendaraan




Nama Tabel : DO_Detail

Primary Key : No_SJ + Kd_Barang

Foreign Key : No_SJ, Kd_Barang

Keterangan : Tabel mengenai data Pengiriman

Tabel 3.17 Basis Data Delivery Order Detail


No_SJ Varchar 6 Nomor Surat Jalan


73


Qty_Kirim Integer 7 Jumlah Barang yang Dikirim


8. Basis Data Persediaan

Nama Tabel : BMB_Header

Primary Key : No_BMB

Foreign Key : No_Dokumen

Keterangan : Tabel mengenai data persediaan barang masuk

Tabel 3.18 Basis Data Persediaan Barang Masuk Header


No_BMB Varchar 7 Kode Dokumen Barang Masuk

Tanggal Date 6 Tanggal Barang Masuk

No_Dokumen Varchar 6 Nomor Dokumen Sumber

Nama Tabel : BMB_Detail

Primary Key : No_BMB + Kd_Barang

Foreign Key : No_BMB, Kd_Barang

Keterangan : Tabel mengenai data persediaan barang masuk

Tabel 3.19 Basis Data Persediaan Barang Masuk Detail


No_BMB Varchar 7 Kode Dokumen Barang Masuk


Qty_Masuk Integer 7 Jumlah Barang yang Masuk Gudang

74

Nama Tabel : BKB_Header

Primary Key : No_BKB

Foreign Key : No_Dokumen

Keterangan : Tabel mengenai data persediaan barang keluar

Tabel 3.20 Basis Data Persediaan Barang Keluar Header


No_BKB Varchar 7 Kode Dokumen Barang Keluar

Tanggal Date 6 Tanggal Barang Keluar

No_Dokumen Varchar 6 Nomor Dokumen Sumber

Nama Tabel : BKB_Detail

Primary Key : No_BKB + Kd_Barang

Foreign Key : No_BKB, Kd_Barang

Keterangan : Tabel mengenai data persediaan barang keluar

Tabel 3.21 Basis Data Persediaan Barang Keluar Detail


No_BKB Varchar 7 Kode Dokumen Barang Keluar


Qty_Keluar Integer 7 Jumlah Barang yang Keluar Gudang

75

9. Basis Data Retur Pembelian

Nama Tabel : Header_Retur_Pembelian

Primary Key : No_Retur_Beli

Foreign Key : No_Faktur_Beli, Kd_Principal

Keterangan : Tabel mengenai data Retur Pembelian

Tabel 3.22 Basis Data Retur Pembelian Header


No_Retur_Beli Varchar 6 Kode Retur Pembelian

Tgl_Retur_Beli Date 8 Tanggal Retur Pembelian

No_Faktur_Beli Varchar 6 Nomor Faktur Principal


Nama Tabel : Detail_Retur_Pembelian

Primary Key : No_Retur_Beli + Kd_Barang

Foreign Key : No_Retur_Beli, Kd_Barang

Keterangan : Tabel mengenai data Retur Pembelian

Tabel 3.23 Basis Data Retur Pembelian Detail


No_Retur_Beli Varchar 6 Kode Retur Pembelian



Qty_Retur Integer 7 Kuantitas Barang retur Pembelian

Total_Retur Money 9 Total Retur Pembelian

Alasan Varchar 20 Alasan Retur Pembelian

76

10. Basis Data Cabang

Nama Tabel : Ms_Cabang

Primary Key : Kd_Cabang

Keterangan : Tabel mengenai data-data Cabang

Tabel 3.24 Basis Data Cabang


Kd_Cabang Varchar 6 Kode Cabang

Nm_Cabang Varchar 20 Nama Cabang

Alamat Varchar 30 Alamat Cabang

Kota_Cabang Varchar 15 Kota Domisili Cabang

Propinsi_Cabang Varchar 15 Propinsi Domisili Cabang

Negara_Cabang Varchar 15 Negara Domisili Cabang

No_Telp Varchar 6 Telepon Cabang


11. Basis Data Sales Order

Nama Tabel : SO_Header

Primary Key : No_SO

Foreign Key : Kd_Pelanggan, Kd_Karyawan

Keterangan : Tabel mengenai data Sales Order / Pesanan

Tabel 3.25 Basis Data Sales Order Header



77

Tgl_SO Date 8 Tanggal Sales Order



Nama Tabel : SO_Detail

Primary Key : No_SO + Kd_Barang

Foreign Key : No_SO, Kd_Barang

Keterangan : Tabel mengenai data Sales Order

Tabel 3.26 Basis Data Sales Order Detail




Qty Integer 7 Kuantitas Sales Order


12. Basis Data Purchase Order

Nama Tabel : PO_Header

Primary Key : No_PO

Foreign Key : Kd_Karyawan, Kd_Principal

Keterangan : Tabel mengenai data-data Purchase Order

Tabel 3.27 Basis Data Purchase Order Header



78

Tgl_PO Date 8 Tanggal Purchase Order



Tgl_Jatuh_Tempo Date 8 Tanggal Jatuh Tempo Purchase Order

Nama Tabel : PO_Detail

Primary Key : No_PO + Kd_Barang

Foreign Key : No_PO, Kd_Barang

Keterangan : Tabel mengenai data Purchase Order

Tabel 3.28 Basis Data Purchase Order Detail




Qty Integer 7 Kuantitas Purchase Order


13. Basis Data Retur Penjualan

Nama Tabel : Header_Retur_Penjualan

Primary Key : No_Retur_Jual

Foreign Key : No_Faktur_Jual, Kd_Pelanggan

Keterangan : Tabel mengenai data Retur Penjualan

Tabel 3.29 Basis Data Retur Penjualan Header


No_Retur_Jual Varchar 6 Kode Retur Penjualan

79

Tgl_Retur_Jual Date 8 Tanggal Retur Penjualan



Nama Tabel : Detail_Retur_Penjualan

Primary Key : No_Retur_Jual + Kd_Barang

Foreign Key : No_Retur_Jual , Kd_Barang

Keterangan : Tabel mengenai data Retur Penjualan

Tabel 3.30 Basis Data Retur Penjualan Detail


No_Retur_Jual Varchar 6 Kode Retur Penjualan



Qty_Retur Integer 7 Kuantitas Barang retur Penjualan

Total_Retur Money 9 Total Retur Penjualan

Alasan Varchar 20 Alasan Retur Penjualan

3.7 Analisa Kebutuhan Data dan Informasi

Data dan informasi yang dibutuhkan oleh para Eksekutif untuk membantu dalam

pengambilan keputusan pada PT. Parit Padang, yaitu :

o Dibutuhkan informasi mengenai pembelian produk dengan principal beserta

retur pembelian sehingga diketahui jumlah pembelian produk tertentu, jumlah

80

retur pembelian atas suatu produk tertentu, dan per periode waktu tertentu. Selain

itu dapat diketahui pula principal mana yang memberikan harga terendah untuk

pembelian produk dengan kualitas yang baik pula, serta informasi principal yang

memiliki kerjasama baik dengan perusahaan.

o Dibutuhkan informasi mengenai area pemasaran produk mana saja yang

memiliki tingkat penjualan produk yang tinggi, serta informasi mengenai produk

apa saja yang laku pada area pemasaran tersebut. Informasi ini sangat berguna

bagi perusahaan sebagai faktor pertimbangan riil dalam penempatan area

pemasaran / kantor cabang baru di kemudian hari guna meningkatkan penjualan

dan pendapatan perusahaan.

o Dibutuhkan informasi mengenai produk mana yang paling banyak terjual per

periode tertentu, per area pemasaran tertentu, per pelanggan tertentu, selain itu

perusahaan dapat mengetahui produk / jenis produk apa yang laris di pasaran,

produk yang bernilai jual tinggi (tingkat value added tinggi), serta produk baru

yang sedang tren di pasar dengan tujuan untuk membuka wawasan dan sebagai

bahan pertimbangan dalam menentukan jenis produk yang paling banyak

digunakan / dikonsumsi pelanggan guna meningkatkan penjualan perusahaan.

o Dibutuhkan informasi mengenai jumlah penjualan produk tertentu, jumlah retur

penjualan atas suatu produk tertentu, kuantitas produk yang diretur oleh

pelanggan, produk apa saja yang paling sering diretur, per periode waktu

tertentu.

o Dibutuhkan informasi mengenai persediaan produk/ barang perusahaan per

periode waktu tertentu, dengan tujuan untuk mengetahui pergerakan jumlah

81

persediaan barang, misalnya jumlah persediaan yang masuk, keluar pada suatu

periode tertentu.

3.8 Analisa Permasalahan

Permasalahan yang dihadapi perusahaan antara lain :

1. Perolehan data dan informasi yang bersifat summary kepada pihak eksekutif

dalam mendukung pengambilan keputusan atau kebijakan perusahaan maupun

untuk kegiatan analisa tidak dapat dilakukan secara cepat karena data-data pada

tiap divisi/ departemen perusahaan tidak terintegrasi dan tidak konsisten.

2. Data-data transaksi perusahaan yang sudah berumur lebih dari 5 tahun selalu

dihapus selain karena keterbatasan kapasitas penyimpanan database operasional/

OLTP juga karena tidak adanya pengolahan lebih lanjut dari data-data tersebut,

padahal data-data tersebut berguna untuk mendukung pihak eksekutif dalam

mengambil keputusan / kebijakan perusahaan.

3. Data-data yang telah dikumpulkan dari berbagai bidang dalam perusahaan

seiring dengan bertumbuhnya perusahaan, dirasakan kurang adanya pengaksesan

dan pengelolaan data yang optimal, padahal data-data tersebut dapat digunakan

sebagai bahan pertimbangan penganalisaan dari segi bisnis yang akan membantu

pihak ekesekutif perusahaan dalam menetapkan keputusan strategi mereka.

3.9 Pemecahan Masalah

Alternatif pemecahan masalah yang diusulkan antara lain :

1. Guna mempercepat perolehan data dan informasi yang bersifat summary yang

dibutuhkan pada beberapa divisi/ departemen, maka dirancang dan

82

dikembangkan suatu sistem yang berbasiskan data warehouse, sehingga dapat

mengurangi atau menghilangkan kelemahan pada sistem yang telah ada.

Dengan adanya data warehouse, maka pihak eksekutif akan memperoleh data

dan informasi yang bersifat summary yang diinginkan secara cepat, akurat, dan

sesuai dengan kebutuhan data dan informasi sehingga menunjang pengambilan

keputusan, karena data warehouse memberikan solusi bagi masalah-masalah

seperti data yang tidak konsisten, serta data yang tidak terintegrasi, karena sesuai

dengan karakteristiknya, data warehouse merupakan database analisa yang

terintegrasi, di mana data-data dari database operasional di’filter’ terlebih dahulu

sebelum akhirnya disimpan dalam data warehouse dalam format yang konsisten

dan terintegrasi, non-volatile (kegiatan manipulasi data dalam data warehouse

hanya akses data dan loading data), hal ini jelas menjaga konsistensi data yang

terdapat di dalamnya, serta mencegah redudansi data yang disebabkan oleh user.

2. Dengan data warehouse maka perusahaan memiliki kapasitas penyimpanan data

yang lebih besar daripada database operasional, karena data yang disimpan

dalam data warehouse merupakan data yang bersifat summary, yang telah

mengalami proses penyaringan sebelum akhirnya disimpan dalam data

warehouse. Selain itu, data warehouse memiliki struktur yang terdiri dari selain

Current Detail Data yang menggambarkan keadaan data yang sedang berjalan

saat ini, juga Older Detail Data yang merupakan hasil backup yang disimpan

dalam storage (tempat penyimpanan) yang terpisah, mengenai data pada

beberapa periode di masa lalu, yang pada saat tertentu dapat diakses kembali

bilamana dibutuhkan untuk proses analisa.

83

3. Dengan data warehouse, maka secara otomatis data-data operasional akan dapat

dengan mudah diarahkan pada proses pengolahan dan pengaksesan secara

optimal guna menghasilkan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan

dan kebijakan perusahaan oleh pihak eksekutif.

skripsi bab 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2006-2-00937-si-bab 3.pdfuntuk...

Documents