slides arquivo 2011
TRANSCRIPT
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 1/107
1
NOÇÕES DE ARQUIVAMENTOE
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 2/107
2
O QUE É ARQUIVOLOGIA?
É o ramo da ciência destinada ao estudo danatureza dos arquivos, das teorias, dosmétodos e técnicas a serem observados na
implantação, organização, desenvolvimentoe utilização dos documentos e dasinformações.
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 3/107
Noções de Arquivamento
Órgãos de Documentação� Arquivo: É o conjunto organizado dedocumentos produzidos ou recebidos pelainstituição ao longo de suas atividades.�Biblioteca: Conjunto de material impresso enão impresso disposto ordenadamente paraestudo e consulta.� Museu: É o lugar destinado ao estudo, àreunião e à exposição de peças e obras devalor, representativas dos diferentes camposde conhecimento humano.
Lei 8.159, de 08/01/1991
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 4/107
4
Princípios da Arquivologia
Princípio da Proveniência:Princípio da Proveniência:
Arquivos Arquivos origináriosoriginários dede umauma instituiçãoinstituiçãoouou dede umauma pessoapessoa devemdevem manter manter aa
respectivarespectiva individualidade,individualidade, dentrodentro dede seuseu
contextocontexto orgânicoorgânico dede produção,produção, nãonão
devendodevendo ser ser mescladosmesclados aa outrosoutros dedeorigemorigem distintadistinta..
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 5/107
Princípio da Organicidade:Princípio da Organicidade:
éé aa qualidadequalidade segundosegundo aa qualqual osos arquivosarquivosespelhamespelham aa estrutura,estrutura, funçõesfunções ee
atividadesatividades dada entidadeentidade produtora/produtora/
acumuladoraacumuladora emem suassuas relaçõesrelações internasinternas ee
externasexternas..
5
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 6/107
6
Princípio da Unicidade:Princípio da Unicidade:
forma, gênero, tipo ou suporte, osforma, gênero, tipo ou suporte, os
documentos de arquivo conservam seudocumentos de arquivo conservam seucaráter único, em função do contexto emcaráter único, em função do contexto em
que foram produzidos.que foram produzidos.
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 7/107
Princípio da Indivisibilidade ouPrincípio da Indivisibilidade ou
integridade:integridade:
Os fundos de arquivo devem ser Os fundos de arquivo devem ser
preservados sem dispersão, mutilação,preservados sem dispersão, mutilação,
alienação, destruição não autorizada oualienação, destruição não autorizada ou
adição indevida.adição indevida.
7
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 8/107
Princípio da cumulatividade:
O arquivo é uma formação progressiva,
natural e orgânica.
8
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 9/107
Princìpio do respeito á ordem original:
O arquivo deve conservar o arranjo dado
pela entidade produtora.
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 10/107
10
Conceitos básicos:
�Informação: Idéia, conhecimento.
� Suporte: Todo e qualquer meio físicoutilizado para registrar a informação. Ex:papel, CD, VHS, DVD.
� Documento: Informação registrada emqualquer tipo de suporte. Ex: livro,relatório, certidão, memorando.
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 11/107
11
Características dos documentos
� Forma: é o estágio de preparação e
transmissão do documento de arquivo epassa por três formas diferentes:
1. Rascunho(minuta);
2. Original;3. Cópia.
� Formato: é a configuração física dodocumento, de acordo com a natureza e omodo como foi confeccionado.
Ex: Papel = cartão,ficha,livro,folha,folder, cartaz.
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 12/107
� Espécie: é a definição do aspecto
formal, da forma como as informações sãodistribuídas no documento e da aplicaçãoa que este documento se destina.Ex: ofícios, certidões, atestados, atas,
contratos, declarações.� Tipologias ou tipo: É a soma daespécie documental com aatividade(finalidade) a que o documento sedestina.
12
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 13/107
13
Espécie Atividade Tipo ou tipologia
Contrato Aluguel Contrato dealuguelDeclaração Imposto de renda Declaração de
imposto de renda
Memorando Apresentação deservidor Memorando deapresentação deservidor
Nota Promissória Nota promissória
Ata Reunião Ata de reuniãoRelatório Atividades Relatório de
atividadesRequerimento Férias Requerimento de
férias
EXEMPLO:
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 14/107
14
GÊNERO DOS DOCUMENTOS
O documento é classificado de acordo com
a forma que a informação foi registrada. Assim, o documento pode ser classificadoem um ou mais gênero.Ex:
Textuais ou escritos;Iconográficos;Filmográficos;Sonoro;
Informáticos ou digitais;Cartográficos;Fotográficos;Micrográficos.
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 15/107
15
TIPOS DE ARQUIVOS
Quanto às entidades mantenedoras:
� Públicos: Formado por documentos
provenientes de órgãos federais, estaduais,distritais ou municipais, mantidos porinstituição pública.Ex.: Arquivo Nacional,Arquivos públicos dos municípios, etc.
� Privados: Constituído por documentos deinstituições particulares (comerciais,industriais e pessoais) e mantidos porinstituições privadas.
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 16/107
Quanto à natureza dos documentos:
� Especiais: Guardam documentos dedeterminados tipos ou suporte.
� Especializados: Guardam documentos dedeterminados assuntos específicos.
16
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 17/107
17
Quanto á extensão de sua localização:
� Setoriais: São aqueles estabelecidosjunto aos órgãos operacionais,cumprindofunções de arquivo corrente. Ex.: Arquivo
do Departamento de Pessoal.
�Central ou geral: São os que se destinam
receber os documentos correntesprovenientes dos diversos órgãos einstituições, centralizando, por tanto, asatividades de arquivo corrente.
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 18/107
18
Quanto aos valores dos documentos:
� Primários(administrativo): É o valor que odocumento apresenta para o funcionamento deatividades realizadas pela instituição.Tododocumento nasce com esse valor e depois o
perde.É o valor temporário e estará presente nas fasescorrente e intermediária.
� Secundário(histórico): É o valor que odocumento apresenta para história dainstituição.É o valor definitivo(dura parasempre)e nem todo documento o apresentará
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 19/107
19
Quanto ao seu estágio de evolução
� CORRENTE:
-É a fase em que os documentos são
criados;-Nesta fase os documentos tramitambastantes e são muito consultados;
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 20/107
LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOSCORRENTES
Devem ser localizados junto aos órgãos
produtores nos próprios escritórios ou próximosa eles, a fim de facilitar o acesso aosdocumentos.
20
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 21/107
ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVOCORRENTES
O acesso é restrito ao órgão produtor(gerador).
21
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 22/107
ATIVIDADES DO ARQUIVO CORRENTE
� PROTOCOLO
� EXPEDIÇÃO
� ARQUIVAMENTO
� EMPRESTIMO
� CONSULTA
22
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 23/107
DENOMINAÇÕES MAIS FREQUENTES PARA
ARQUIVO CORRENTE1 Idade;Setorial;
Administrativo;Ativo;De movimento;Em curso;Núcleos de arquivo;1ª fase.
23
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 24/107
24
� INTERMEDIÁRIA:
-É a fase em que os documentos aindatêm valor administrativo mas são pouco
consultados.-Nesta fase, os documentos aguardamsua destinação final(eliminação ou guardapermanente).
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 25/107
LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOSINTERMEDIÁRIOS
Devem estar em locais afastados dos órgãos que
produziram ou receberam os documentos.
25
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 26/107
ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO
INTERMEDIÁRIO
O acesso é restrito ao órgão produtor(gerador).O
acesso aos documentos pelo publico apenasquando a sua fonte geradora autorizar.
26
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 27/107
DENOMINAÇÕES MAIS FREQUENTES PARAARQUIVO INTERMEDIÁRIO
2 Idade;Pré-arquivo;Records Centers;
Semi-ativo;Limbo ou Purgatório;Temporário;
Transitório;2 Fase
27
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 28/107
28
� PERMANENTE:-É a fase em que os documentos já
perderam seu valor administrativo e sãoguardados pelo seu valor histórico;
-Os documentos desta fase jamais serãoeliminados.
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 29/107
LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOS
PERMANENTES
Os pesquisadores são o seu principal publico.
Por essa razão, devem estar localizados juntoaos centros culturais ou próximos asuniversidades.
29
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 30/107
ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO
PERMANENTE
O acesso é liberado ao público sem restriçõesdevido ao seu valor secundário.
30
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 31/107
ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE
� DESTINAÇÃO
� ARRANJO
� DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO
� CONSERVAÇÃO
� REFERÊNCIA
31
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 32/107
DENOMINAÇÕES MAIS FREQUENTES PARAARQUIVO PERMANENTE
3 Idade;Nacional ou Histórico;
De custódia;Inativo;Estático;
Definitivo;Final;3 Fase.
32
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 33/107
33
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Arquivo
Corrente
Massa
documental:
100%Guarda: média
5 anos
Acesso restrito
ao órgão de
origem
Arquivo Intermediário
Massa documental:
50%
Guarda: média50 anos
Acesso restrito ao
órgão de origem
Arquivo
Permanente
Massa
documental:
10%Guarda:
permanente
Acesso
Público
TransferênciaRecolhimento
Recolhimento
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 34/107
TABELA DE TEMPORALIDADE
É o instrumento que define o prazo deguarda(tempo que o documento seráguardado nas fases corrente eintermediária) bem como a destinaçãofinal dos documentos (eliminação ouguarda permanente).
34
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 35/107
35
CODIGO ASSUNTO CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃOFINAL
005 TERMO DE POSSE 5 ANOS 95 ANOS ELIMINAÇÃO
010 Organização efuncionamentoNormas,
regulamentaçõesdiretrizes.
5 ANOS 5 ANOS PERMANENTE
010.1 Requisição dematerial
5 ANOS ................. ELIMINAÇAO
023 REGIMENTOINTERNO ENQUANTO VIGORAR ................. PERMANENTE
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 36/107
36
Avaliação de Documentos
É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases correntes eintermediária, bem como a destinação
final dos documentos dainstituições(eliminação ou guardapermanente).Na prática é o ato de se
criar a tabela de temporalidade,realizado pela comissão permanente deavaliação de documentos.
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 37/107
37
Assim na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipestécnicas integradas por:
� Arquivista ou responsável pela guardadosdocumentos;� Autoridade administrativa, conhecedora da estruturae funcionamento do órgão a que esteja subordinado o
setor responsável pela guarda dos documentos;� Profissionais da área jurídica;� Profissionais da área financeira;� Profissionais ligados ao campo de conhecimentode que tratam os documentos, objeto de
avaliação(historiador, economista,Engenheiro, sociólogo, medico, estatístico etc.).
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 38/107
Grau de sigilo
� Ostensivo é o documento cuja divulgaçãonão prejudica a administração.
� Sigilosos são os documentos que, por suanatureza, devam ser de conhecimentorestrito e, por isso, requerem medidasespeciais de guarda para sua custódia e
divulgação.Decreto n. 4.553, de 27/12/2002
38
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 39/107
39
Natureza do assunto
Grau desigilo
Documentossigilosos
Ultra-secreto
secreto
confidencial
reservadoDocumentos
sem grau desigiloOstensivo
ouOrdinário
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 40/107
GRAU DE SIGILO ANOS/PRORROGAÇÃO ACESSO INDEVIDO
ULTRA-SECRETO MÁXIMO DE 30 ANOS/+30 Acarreta danoexcepcionalmente
grave à segurança dasociedade e do estado
SECRETO MÁXIMO DE 20 ANOS/+20 Acarreta dano grave àsegurança da sociedade
e do estadoCONFIDENCIAL MÁXIMO DE 10 ANOS/+10 Acarreta dano à
segurança da sociedadee do estado
RESERVADO
MÁXIMO
DE5
ANO
S/+5
Revelação nãoautorizada de dadospodem comprometerplanos,operações ou
objetivos neles previstos
40
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 41/107
� A classificação é a atribuição do graude sigilo.
� Are
classificação é a alteração do graude sigilo.� A desclassificação é a retirada do grau
de sigilo.
41
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 42/107
Classificação
ULTRA-SECRETO; informações referentes à:� soberania e à integridade territorial nacionais,
a planos e operações militares;� às relações internacionais do País;
� projetos de pesquisa e desenvolvimentocientífico e tecnológico de interesse da defesanacional;
� programas econômicos.
42
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 43/107
A classificação no grau ultra-secreto é decompetência das seguintes autoridades:
� Presidente da República;� Vice-Presidente da República;
� Ministros de Estado e autoridades com asmesmas prerrogativas;
� Comandantes da Marinha, do Exército e da
Aeronáutica; e Chefes de Missões Diplomáticase Consulares permanentes no exterior.Decreto n°5.301 9/12/2004
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 44/107
OBS: OS DOCUMENTOS DE CARÁTER ULTRA-SECRETOS SÓ PODERÃO SER RECLASSIFICADOS
OU DESCLASSIFICADOS MEDIANTEAUTORIZAÇÃO DA AUTORIDADE RESPONSÁVELPELA SUA CLASSIFICAÇÃO.
44
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 45/107
SECRETO; informações referentes:� a sistemas, instalações, programas, projetos,
planos ou operações de interesse da defesa
nacional;� assuntos diplomáticos e de inteligência e a
planos ou detalhes, programas ou instalaçõesestratégicos.
45
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 46/107
CONFIDENCIAL dados ou informações de interessedo Poder Executivo e das partes, devam ser deconhecimento restrito e cuja revelação não-
autorizada possa frustrar seus objetivos ouacarretar danos a um individuo ou criarembaraços administrativos ex: assuntosreferentes a pessoal, material,
finanças,segurança da sociedade e do estado.
46
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 47/107
RESERVADO dados ou informações cuja revelaçãonão-autorizada possa comprometer:
� planos, operações ou objetivos neles previstos
ou referidos ex: Partes de planos, programas eprojetos e suas respectivas ordens de execução;cartas, fotografias aéreas e negativos.
47
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 48/107
EXPEDIÇÃO E TRAMITAÇÃO DEDOCUMENTOS SIGILOSOS
48
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 49/107
� serão acondicionados em envelopes duplos;no envelope externo não constará qualquer
indicação do grau de sigilo ou do teor dodocumento;� no envelope interno serão apostos o destinatário
e o grau de sigilo do documento, de modo a
serem identificados logo que removido oenvelope externo;
� o envelope interno será fechado, lacrado eexpedido mediante recibo, que indicará,necessariamente, remetente, destinatário enúmero ou outro indicativo que identifique odocumento.
49
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 50/107
� sempre que o assunto for considerado deinteresse exclusivo do destinatário, será inscrita
a palavra pessoal no envelope contendo odocumento sigiloso.� A expedição, condução e entrega de documento
ultra-secreto, em princípio, será efetuada
pessoalmente, por agente público autorizado,sendo vedada a sua postagem.
� A expedição de documento secreto, confidencialou reservado poderá ser feita mediante serviço
postal, com opção de registro, mensageirooficialmente designado, sistema de encomendasou, se for o caso, mala diplomática.
50
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 51/107
QUANTO AO ACESSO
� Serão liberados à consulta pública osdocumentos que contenham informaçõespessoais, desde que previamente autorizada
pelo titular ou por seus herdeiros, naquilo quediga respeito à sua pessoa, ao seu interesseparticular ou do interesse coletivo ou geral,mediante requerimento ao órgão ou entidade
competente.
51
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 52/107
� O acesso de visitas a áreas e instalações
sigilosas será disciplinado por meio deinstruções especiais dos órgãos, entidades ouinstituições interessados.
52
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 53/107
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
53
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 54/107
ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DEARQUIVOS
� Levantamento de dados;
� Análise dos dados coletados;� Planejamento;� Execução ou implantação e acompanhamento.
54
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 55/107
CORRESPONDÊNCIASÈ toda e qualquer forma de comunicação
escrita que circula nos órgãos ouentidades, á exceção dos processos.Ex:Externa
InternaOficialParticular
RecebidaExpedida
55
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 56/107
56
PROTOCOLO
É o controle da tramitação de documentos dainstituição.É uma atividade típica da fasecorrente.
Atividades do setor de protocolo:� Recebimento e Classificação;� Registro e controle (autuação/movimentação);� Expedição(distribuição);
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 57/107
57
Setor de recebimento e classificação
1. Receber a correspondência;2. Separar a correspondência oficial da particular ;
3. Distribuir a correspondência particular ;4. Separar a correspondência oficial de caráter ostensiv
da de caráter sigiloso ;
5. Encaminhar a correspondência oficial sigilosa;6. Abrir a correspondência ostensiva;7. Tomar conhecimento da correspondência ostensiva
verificando a existência de antecedentes ;
ATIVIDADES DO PROTOCOLO
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 58/107
58
8. Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se osantecedentes não estiverem no Arquivo, o Setor de
Registro e Movimentação informará onde se encontrame os solicitará para ser feita a juntada;9. Interpretar e classificar a correspondência;10. Apor carimbo de protocolo no canto superiordireito do documento ;11. Anotar abaixo do número e da data a primeiradistribuição e o código de assunto, se for o caso ;
12. Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na fichade protocolo;13. Encaminhar os papéis ao Setor de Registro eMovimentação .
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 59/107
59
Setor de registro e controle
1. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias,
anotando: número de protocolo, data de entrada,procedência, espécie, número e data do documento,código e resumo do assunto, primeira distribuição;2. Anexar a segunda via da ficha ao documento,
encaminhando-o ao seu destino, juntamente com osantecedentes, após o registro e as anotaçõespertinentes nas respectivas fichas;3. Inscrever os dados constantes da ficha de
protocolo nas fichas de procedência e assunto,rearquivando-as em seguida ;
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 60/107
4. Arquivar as fichas de protocolo em ordem
numérica;5. Receber dos vários setores os documentos aserem redistribuídos, anotar nas respectivasfichas (numéricas) o novo destino.
6. Encaminhar os documentos aos respectivosdestinos, de acordo com despacho de autoridadecompetente
60
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 61/107
61
Setor de Expedição
1. Receber a correspondência2. Verificar se não faltam folhas ou anexos3. Numerar e completar a data, no original e nas
cópias4. Separar o original da cópias5. Expedir o original com os anexos
6. Encaminhar as cópias, acompanhadas dosantecedentes que lhes deram origem, aoarquivo.
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 62/107
ARQUIVAMENTO(Na fase corrente)
ETAPAS:
1. Inspeção;2. Análise;3. Ordenação;4. Arquivamento.
62
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 63/107
MATERIAL DE ARQUIVO
� De consumo
� Permanente
63
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 64/107
64
ESTRUTURA DA PASTA
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 65/107
65
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 66/107
66
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 67/107
67
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 68/107
68
Tipos de pastas
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 69/107
69
Tipos de Arquivos
GESTÃO DE DOCUMENTOS
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 70/107
70
GESTÃO DE DOCUMENTOS
É o controle de todo fluxo de documentos dainstituição, desde a criação dos mesmo até sua
destinação final.
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 71/107
Objetivos da gestão de documentos
Assegurar, de forma eficiente, a produção,administração, manutenção e destinação dedocumentos.
Garantir que a informação institucional estejadisponível quando e onde seja necessária àinstituição e aos cidadãos.
Assegurar a eliminação dos documentos que não
tenham valor administrativo, fiscal, legal oupara a pesquisa científica.
71
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 72/107
Assegurar o uso adequado da micrográfica,processamento automatizado de dados e outrastécnicas avançadas de gestão da informação.
Contribuir para o acesso e preservação dos
documentos que mereçam guarda permanentepor seus valores histórico e científico.
72
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 73/107
E tapas da gestão de documento
� Produção;
�Uso (tramitação, arquivamento e outros);
� Avaliação e destinação final (eliminação ou guarda permanente).
73
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 74/107
Diagnóstico
È analise detalhada do funcionamento doarquivo da instituição de forma aidentificar as falhas ou lacunas existentes.
74
Í Ó
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 75/107
BENEFÍCIOS DO DIGNÓSTICO
Otimização de processos de gerenciamentode documentos e arquivo;
Garantia de uma eficiente e imediata
recuperação da informação; Racionalização e padronização do material
utilizado para arquivo;
Racionalização tanto da produçãodocumental quanto do espaço físico paraarmazenagem tanto em papel quantoeletronicamente; 75
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 76/107
Redução do volume de documentos; Determinação de prazos de validade dos
documentos; Economia de custos com espaço, tempo e
equipamento; Mudança de foco para implementação de
novas metodologias de gestão de
documentos e arquivo.
76
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 77/107
GED
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTO
� ÉO
PRO
CESSO
DE CO
NVERTER DO
CUMENTO
S EMSUPORTE PAPEL OU MICROFILME PARA UMFORMATO ELETRÔNICO.
77
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 78/107
78
PAPEL
� Figura deumapagina
SCANNER
� Convertea imagem
SOFTWARE
� Armazena� Recupera� Visualiza
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 79/107
79
MICROFILMAGEM
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 80/107
80
É uma técnica que permite criar umacópia do documento em formato micrográfico ou microficha.O microfilme éuma imagem reduzida da forma maior: épor tanto o tamanho
extraordinariamente reduzido daimagem de um documento qualquer.
Í
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 81/107
BENEFÍCIOS DA MICROFILMAGEM
Valor legal; Acesso fácil e rápido; Segurança; Garantia de confidencialidade dasinformações; Durabilidade;
Redução sensível de espaço.
81
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 82/107
MICROFILMAGEM
DE SUBSTITUIÇÃO
DE PRESERVAÇÃO
DE SEGURANÇA
82
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 83/107
CÓPIA DE SEGURANÇADUPLICATAS
OUBACKUP
83
TABELA
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 84/107
84
TABELA
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 85/107
85
Tipos de filmes
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 86/107
86
Microfilmadoras
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 87/107
87
Leitoras de microfilmes
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 88/107
88
Caixa Forte
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 89/107
89
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 90/107
SINAR CONARQ
SIAR-DF
90
Conservação e Restauração de
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 91/107
91
Conservação e Restauração dedocumentos
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 92/107
92
� Agentes externos:
Q uímicos: poluição, poeira, tintas.
F ísicos:luminosidade, umidade, temperatura.Biológicos:insetos,microorganismos,roedores,o
homem.
EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 93/107
93
EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 94/107
94
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 95/107
95
TEMPERATURA E UMIDADE LUZPOLUENTES E POEIRA
AGENTES BIOLOGICOSDESASTRES NATURAIS OU CAUSADOSPELO HOMEM
Papel
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 96/107
96
Papel
Principais operações de conservação e
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 97/107
97
restauração
Desinfecção Limpeza Alisamento
Banho de gelatina ou cola Tecido com pasta de amido Silking
Laminação- Mecânica ou Manual
Encapsulação
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 98/107
98
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 99/107
99
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 100/107
100
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 101/107
101
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 102/107
102
TIPOS DE ARQUIVAMENTO
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 103/107
TIPOS DE ARQUIVAMENTO� Horizontal: Os documentos ou fichas são
colocados uns sobre os outros earquivados em caixas, estantes ex:arquivos permanentes, mapas, plantas e
desenhos.
103
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 104/107
� Vertical: Os documentos ou fichas são
dispostos uns atrás dos outros,permitindo sua rápida consulta ex:arquivo corrente.
104
SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 105/107
SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO
� Sistema direto é aquele em que a buscaé feita diretamente sem a necessidade dese consultar um índice
� Sistema indireto é aquele em que, parase localizar o documento, é preciso antesconsultar um índice ou um código.
105
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
5/9/2018 Slides Arquivo 2011 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/slides-arquivo-2011 106/107
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
BÁSICOS:
ALFABÉTICOS GEOGRÁFICOS NUMÉRICOS:
-SIMPLE S-CRONOLÓGICO-DÍGIT O-T E RMINAL
IDEOGRÁFICOS-ALFABÉTICOS: EN CICLOPÉDICO E DICIONÁRIO
-NUMÉRICOS: DUPLEX E DE CIM AL106