slovenije d. o. o

Jani Hrašovec

UVAJANJE ELEKTRONSKEGA

DOKUMENTNEGA SISTEMA V POŠTI

SLOVENIJE D. O. O.

Diplomsko delo

Maribor, junij 2011

I

Diplomsko delo visokošolskega študijskega programa

UVAJANJE ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA

V POŠTI SLOVENIJE D. O. O.

Študent: Jani Hrašovec

Študijski program: Visokošolski, Informatika in tehnologije komuniciranja

Smer: Tehnologije multimedijskega komuniciranja

Mentor: viš. pred. mag. Boštjan Kežmah

Maribor, junij 2011

III

ZAHVALA

Zahvaljujem se mentorju viš. pred. mag. Boštjanu

Kežmahu za pomoč in vodenje pri opravljanju

diplomskega dela. Hvala tudu zaposlenim na Pošti

Slovenije d. o. o. za vse informacije in nasvete.

Posebna zahvala velja družini in vsem, ki so mi

omogočili študij ter me ves čas podpirali.

IV

UVAJANJE ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA V

POŠTI SLOVENIJE D.O.O.

Ključne besede: informacijski sistem, elektronski sistem za upravljanje dokumentov,

elektronski dokumentni sistem, organizacija dokumentov, klasifikacijski načrt.

UDK: 659.2:004(043.2)

Povzetek

Informacijska družba je skozi čas prinesla nov, drugačen način korespondence, poslovanje

postaja vedno bolj digitalno, nove sodobne tehnologije pa omogočajo nove načine

komunikacije. Poslovanje z dokumenti je velik korak naprej naredilo z razvojem

elektronskega poslovanja, ki je opredeljeno kot brezpapirno poslovanje, njegove prednosti v

primerjavi s klasičnim načinom dela pa so predvsem hitrejša priprava in distribucija

dokumentov, lažje iskanje in arhiviranje dokumentov, ter sledenje le teh. S prehodom iz

klasičnega na elektronsko poslovanje pa podjetja poskrbijo tudi za družbeno odgovorna

dejanja. V tej diplomski nalogi bomo predstavili elektronski dokumentarni sistem eDMS, ki je

eden izmed oblik elektronskega poslovanja, zanj pa se je odločila tudi Pošta Slovenije d. o. o.

Zanima nas, ali so z njim zadovoljni tudi njihovi zaposleni.

V

IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT

SYSTEM AT POŠTA SLOVENIJE d. o. o.

Key words: information system, electronic document management, electronic document

management system, organization of documents, classification plan.

UDK: 659.2:004(043.2)

Abstract

Information society has brought over time a new, different way of correspondence. Business

is becoming more and more digital and new modern technologies enable new ways of

communication. Document management has made a big step forward with the development of

electronic commerce, which is defined as paperless business. Its advantages, compared to

conventional ways of working are mostly more rapid preparation and distribution of

documents and its easier finding, archiving and tracking. With the transition from classical to

electronic commerce, companies also provide for socially responsible actions. In this diploma

work we will present an Electronic Document Management System (eDMS), which is one of

the forms of electronic commerce and Pošta Slovenije d. o. o. has also decided to establish it.

We would like to explore if their employees are satisfied with it.

VI

VSEBINA

1 UVOD ................................................................................................................................ 1

2 ELEKTRONSKI DOKUMENTARNI SISTEM ............................................................... 2

2.1 Kaj je eDMS? .............................................................................................................. 2

2.2 Tehnologija eDMS ...................................................................................................... 5

2.3 Namen eDMS .............................................................................................................. 8

2.4 Varnost in pravna podlaga eDMS ............................................................................... 8

3 UPORABA eDMS V POŠTI SLOVENIJE D. O. O. ....................................................... 10

3.1 Predstavitev Pošte Slovenije ...................................................................................... 10

3.2 Namen in cilju uvedbe sistema v podjetje ................................................................. 10

3.3 Vpeljava eDMS v Pošti Slovenije d. o. o. ................................................................. 12

3.3.1 Način dela pred vzpostavitvijo eDMS ............................................................... 12

3.3.2 Predstavitev elektronskega sistema Gama System eDocs .................................. 14

3.3.3 Način dela po uvedbi eDocs ............................................................................... 18

3.3.4 Zapleti pri uvajanju sistema ............................................................................... 21

4. ZADOVOLJSTVO ZAPOSLENIH S SISTEMOM EDMS ............................................ 22

4.1 Cilji in hipoteze ......................................................................................................... 22

4.2 Vzorec ........................................................................................................................ 23

4.3 Anketni vprašalnik ..................................................................................................... 23

4.4 Rezultati anketnega vprašalnika ................................................................................ 24

4.5 Sklepne ugotovitve .................................................................................................... 34

4.6 Uvedba sistema eDocs Gama System v podjetju Elektro Slovenije d. o. o. in

primerjava zadovoljstva zaposlenih s sistemom .................................................................. 36

5 ZAKLJUČEK ................................................................................................................... 38

6 LITERATURA ................................................................................................................. 40

VII

KAZALO SLIK

Slika 1: Elektronski dokumentarni sistem eDMS (Mlakar, Bratina in drugi, 2007) .................. 3

Slika 2: Potek pretvorbe papirnatega dokumenta v elektronsko obliko (Jereb, 2006) ............... 6

Slika 3: Tehnična specifikacija pretoka dokumentov (Jereb, 2006) .......................................... 7

Slika 4: Možnosti uporabe eDMS rešitev (Zupančič, 2011) ...................................................... 8

Slika 5:Arhitektura Gama System eDocs (Gama System, 2011) ............................................. 14

Slika 6: Vmesnik Gama System eDocs BSS ............................................................................ 16

Slika 7: Vmesnik Gama System eDocs Dokumentacija .......................................................... 17

Slika 8: Vmesnik Gama System eDocs Skeniranje .................................................................. 17

Slika 9: Vmesnik Gama System eDocs Obvladovanje pošte ................................................... 18

Slika 10: HP Smart Document Scan Software ......................................................................... 19

Slika 11: Prikaz toka dokumentov po vzpostavitvi eDMS (M. Selan in drugi, 2010) ............. 20

KAZALO TABEL

Tabela 1: Standardni formati (Jereb, 2006) ................................................................................ 6

KAZALO GRAFOV

Graf 1: Podatki o spolu anketirancev ....................................................................................... 24

Graf 2: Podatki o starosti anketirancev .................................................................................... 25

Graf 3: Podatki o izobrazbi anketirancev ................................................................................. 26

Graf 4: Poznavanje elektronskega dokumentarnega sistema Gama System eDocs ................. 26

Graf 5: Računalniško znanje anketirancev ............................................................................... 27

Graf 6: Poznavanje vmesnikov elektronskega dokumentarnega sistema eDocs ...................... 28

Graf 7: Čas, ki so ga uporabniki pripravljeni vložiti v učenje novih informacijskih sistemov 28

VIII

Graf 8: Udeleženost zaposlenih na brezplačnih izobraževanjih o elektronskem

dokumentarnem sistemu Gama System eDocs ........................................................................ 29

Graf 9: Čas, ki so ga zaposleni porabili za osvojitev znanj o elektronskem dokumentarnem

sistemu Gama System eDocs ................................................................................................... 29

Graf 10: Kateri vmesniki elektronskega dokumentarnega sistema Gama System eDocs so

učinkovitejši v primerjavi s klasičnim načinom dela ............................................................... 30

Graf 11: Hitrost pri pripravi in distribuciji dokumentov v elektronski obliki v primerjavi s

klasičnim načinom dela ............................................................................................................ 31

Graf 12: Ocena pomembnosti obvestila o prejetem dokumentu na elektronski naslov ........... 31

Graf 13: Področja, kjer anketiranci pričakujejo največ napredka, ki ga bo v primerjavi s

klasičnim načinom doprinesel nov elektronski dokumentarni sistem Gama System eDocs ... 32

Graf 14: Ocena izgleda vmesnikov elektronskega dokumentarnega sistema Gama System

eDocs ........................................................................................................................................ 33

Graf 15: Mnenje anketirancev o enakovrednosti digitalno in fizično podpisanega dokumenta

.................................................................................................................................................. 34

Uvajanje elektronskega dokumentnega sistema v Pošti Slovenije d. o. o. Stran 1

1 UVOD

Podjetja se v zadnjih letih srečujejo z vedno večjim obsegom poslovanja, ki na eni strani

proizvaja vedno več dokumentov in na drugi strani zahteva večje število vključenih oseb,

strank, kupcev in ostalih poslovnih partnerjev. Glavna točka, kjer se dokumenti evidentirajo in

distribuirajo po vnaprej dogovorjenih postopkih so tajništva, oziroma glavna pisarna v večjih

podjetjih. Glavni medij za prenos podatkov predstavlja tiskan papir, na katerega se lahko

odgovorne osebe podpišejo in tako dajo dokumentu določeno vrednost in veljavnost (Hoić,

2009).

Klasični način izmenjave dokumentacije kaže veliko pomanjkljivosti, med katerimi najbolj

izstopa okornost v množici dokumentov v papirnati obliki, kar zmanjšuje preglednost in

zanesljivost poslovanja. Pogosto se zgodi, da se dokumenti v množici izgubijo nekje v

podjetju, ali se znajdejo v napačni pisarni. Pomanjkljivosti se kažejo tudi v sledljivosti

dokumentov in njihovem arhiviranju. Arhiviranje dokumentov zaseda veliko fizičnega

prostora, prav tako pa je zahtevno iskanje in pridobivanje dokumentov, ko so enkrat že

arhivirani (Hoić, 2009).

V današnjem digitalnem svetu je mogoče pravno uveljaviti tudi dokumente, ki so podpisani z

digitalnim potrdilom, česar se vse pogosteje zavedajo tudi podjetja. V ta namen podjetja

uvajajo različne elektronske dokumentarne sisteme, katerih namen je zvišanje kakovosti

storitev povezanih s prenašanjem dokumentov, njihovim arhiviranjem, iskanjem in ostalim

delom z dokumenti.

Eden takšnih sistemov je tudi elektronski dokumentarni sistem, ki ga uvaja Pošta Slovenije

d. o. o.. V tej diplomski nalogi bomo predstavili omenjen dokumentarni sistem, njegove

prednosti in pomanjkljivosti, ter njegovo uporabo v Pošti Slovenije, pri čemer nas zanima

namen in cilji uvedbe sistema v podjetje, uvajanje, ter morebitni zapleti pri uvedbi.

Zaradi prehoda iz klasičnega na digitalni sistem nas zanima tudi zadovoljstvo zaposlenih s

sistemom, zato bomo med zaposlenimi na Pošti Slovenije d. o. o. opravili kratko anketo.


2 ELEKTRONSKI DOKUMENTARNI SISTEM

2.1 Kaj je eDMS?

Kratica eDMS izhaja ali angleško Electronic Document Managment System in predstavlja

informacijski sistem za elektronsko upravljanje z dokumenti. Naloga sistema je upravljanje z

dokumenti v elektronski obliki, ter njihov nadzor skozi življenjski cikel od nastanka do

arhiviranja. Sistem eDMS omogoča nastajanje dokumentov, ravnanje z njimi, distribucijo,

pregledovanje, spremljanje verzij oz. različic, pretok dokumentov (workflow), varovanje in

shranjevanje dokumentov (Jereb, 2006).

eDMS je namenjen izboljšanju procesov in povečevanju produktivnosti zaposlenih, ter

posledičnemu zmanjšanju stroškov. Sistem omogoča integracijo vseh dokumentov, ne glede

na vrsto, obliko, format in medij nosilca dokumentarnega oz. arhivskega gradiva. To pomeni

nadzor na enem mestu nad dokumenti, ki so izvorno nastali na papirju in tudi v elektronski

obliki (elektronska pošta, ERP sistemi, Office okolje, video in avdio zapisi ter dokumenti z

drugimi vsebinami kot so teksti, tabele, grafike in slike, ter sestavljeni dokumenti z različnimi

vsebinami). Dokumente se nadzoruje skozi celoten življenjski ciklus od zajema do

arhiviranja. eDMS omogoča večkratno uporabo informacij, nadzor dokumentov med

poslovnim procesom in skrajšanje časa, ki je potreben za izvajanje življenjskega cikla

dokumenta. Z uvedbo eDMS se procesi upravljanja z dokumenti avtomatizirajo in s tem

racionalizirajo, uporabniki pa lahko dostopajo do dokumentov in informacij iz svojega

delovnega okolja, s pomočjo spletnih aplikacij pa tudi od drugod.(Mlakar, Bratina in drugi,

2007).


Slika 1: Elektronski dokumentarni sistem eDMS (Mlakar, Bratina in drugi, 2007)

eDMS podpira:

- elektronski zajem dokumentov in njihovo shranjevanje,

- distribucijo dokumentov,

- obdelovanje dokumentov, ter

- arhiviranje dokumentov v elektronski obliki (Mlakar, Bratina in drugi, 2007).

Zajem dokumentov pomeni sprejem ali obdelavo dokumentov v papirni ali elektronski obliki.

Če so dokumenti v papirni obliki se morajo najprej pretvoriti v elektronsko obliko. Pretvorbe

papirnatih dokumentov v digitalne slike izvirnikov se lotimo s pomočjo skeniranja. Gre za

postopek, pri katerem se papirnati dokumenti skenirajo oz. preberejo z optičnim čitalnikom

(skenerjem). Slika skeniranega dokumenta je običajno v .pdf ali .tiff formatu, po vsakem

skeniranju pa je potrebno preveriti kakovost dokumenta, saj je mogoča izguba kvalitete.

Skeniranju sledi pretvorba skeniranega dokumenta v tekstovni dokument s pomočjo

programske opreme. Ko je pretvorba dokumenta končana se dokument indeksira oziroma

opremi z meta podatki, ter shrani v elektronski dokumentarni sistem, kar posredno pomeni

tudi eArhiv. V primeru da so izvorni dokumenti že v elektronski obliki se le uvozijo

(importirajo) v eDMS (Mlakar, Bratina in drugi, 2007).


Za distribucijo dokumentov podjetje opredeli varnostno politiko do dokumentov in

uporabnikov po že v naprej definiranih pravilih stroge varnostne politike. Določijo se:

- pravice dokumentom in uporabnikom: kopiranje dokumentov, nadzor nad verzijami,

sestavljeni dokumenti, izdelovanje novih dokumentov (avtorji)...,

- življenjski ciklus in tok dokumentov (workflow): omogoča nadzor nad statusom, ter

- sledljivost dokumentov: status dokumentov, avtor(ji), verzija dokumenta, nadzor na

tiskanjem dokumentov, pregledal, odobril (Mlakar, Bratina in drugi, 2007).

Obdelovanje dokumentov predstavlja izvajanje aktivnosti na osnovi dokumentov (Mlakar,

Bratina in drugi, 2007).

Arhiviranje dokumentov v elektronski obliki je zadnja faza v sistemu za celovito upravljanje z

dokumenti. Dokumentacijski sistemi za upravljanje dokumentov in procesov omogočajo

učinkovito obvladovanje, hrambo in arhiviranje velikih količin dokumentov ne glede na

njihov izvor, če je to papirna ali elektronska oblika. Dokumenti v elektronski obliki nimajo

samo tekstovne vsebine, lahko gre za preglednice, avdio/video posnetke ali fotografije.

eArhiv mora zagotoviti hrambo in arhiviranje dokumentov glede na definirane roke hramb in

arhiviranja dokumentarnega gradiva, ter zagotoviti izločanje dokumentov iz arhiva glede na

njihove roke hrambe (Mlakar, Bratina in drugi, 2007).

Indeksiranje je označevanje slike dokumenta s pomočjo ključnih besed (indeksni atributi).

Meta podatke (indeksiranje) lahko vnašamo ročno ali avtomatično. Avtomatično se vnašajo z

naslednjimi tehnologijami in postopki:

- Optično prepoznavanje znakov - OCR (Optical Caracter Recognation),

- Branje oz. prepoznavanje rokopisov - ICR (Iteligent Caracter Recognition),

- Prepoznavanje specifičnih znakov - OMR (Optical Mark Rocognition),

- Prepoznavanje obrazcev - ODR (Optical Document Recognition) (Mlakar, Bratina in

drugi, 2007).

Način prepoznavanja znakov je odvisen od strukturiranosti dokumentov. Pri strukturiranih

dokumentov so podatki, ki jih želimo zajeti vedno na istem mestu (npr. obrazci). Delno

strukturirani dokumenti vsebujejo potrebne podatke na različnih mestih (računi dobaviteljev).

Pri nestrukturiranih dokumentih ne vemo kateri podatki so pomembni za zajem in ne vemo

kje se nahajajo (npr. tehnična dokumentacija) (Mlakar, Bratina in drugi, 2007).


Z vzpostavitvijo eDMS dosežemo naslednje:

- zajem vseh vrst – formatov zapisa dokumentov (papirni, digitalni)

- hiter in enostaven dostop do dokumentov

- nadzor nad dostopom in enostavno upravljanje z dokumenti

- sledljivost

- varnost pred uničenjem (istočasno arhiviranje na dveh lokacijah)

- zmanjšanje klasičnega arhivskega prostora in nižji stroški poslovanja

- centralen arhiv vseh dokumentov

- lažja in hitra izmenjava dokumentov (Mlakar, Bratina in drugi, 2007).

2.2 Tehnologija eDMS

Tehnologija sistema za upravljanje z dokumenti predstavlja skupek med seboj prepletajočih se

tehnologij, ki jih lahko razdelimo na šest funkcionalnih skupin:

- repozitorij – skladišče,

- pretvorba,

- indeksiranje in iskanje,

- kreiranje oz. izdelovanje,

- pretok dokumentov (workflow),

- distribucija (elektronska in papirna) (Jereb, 2006).

Repozitorij – skladišče predstavlja jedro eDMS sistema. Vsebuje in nadzira vse dokumente in

informacije o teh dokumentih. Primarne funkcije repozitorija so knjižnične storitve, nadzor

nad različicami in upravljanje konfiguracij. Nekateri repozitoriji omogočajo še določene

sekundarne funkcije, kot so pretvorba, iskanje in indeksiranje, ter delovni tokovi (workflow)

(Jereb, 2006).

Poznamo dve obliki pretvorbe, to sta elektronska pretvorba in pretvorba papirnih dokumentov

v elektronsko obliko. Pri elektronski obliki gre za pretvorbo dokumentov v želeni format na

primer pretvorba .doc v .pdf , pri čemer uporabimo različno programsko opremo. Pretvorba

papirnatih dokumentov v elektronsko obliko pomeni tudi njihovo digitalizacijo, ki se opravi s

skeniranjem dokumentov. Sistem za pretvorbo sestavljajo optični čitalec – skener,


programska oprema za zajem in procesiranje, ter optično prepoznavo znakov (OCR – optical

character recognition) (Jereb, 2006).

Slika 2: Potek pretvorbe papirnatega dokumenta v elektronsko obliko (Jereb, 2006)

Ne glede na vrsto pretvorbe je smiselno uporabljati standardne formate, ki so predstavljeni v

tabeli 1.

Vrsta objekta Standardni formati

Tekst ASCII – American Standard Code for Information Exchange

SGML – Standard Generalized Markup Language

HTML – HyperText Markup Language (podskupina SGML)

Grafika Vektorska grafika

CGM – Computer Graphics Metafile

IGES – Internatinal Graphics Exchange Standard

Rasterska grafika

TIFF – Tag information File Format

GIF – Graphic Interchange Format

JPEG – Joint Photographic Experts Group

Multimedia MPEG – Motion Pictures Expert Group

Tabela 1: Standardni formati (Jereb, 2006)


Cilj iskanja je čim hitreje in lažje poiskati želeno zadevo oziroma dokument. Pri tem si

pomagamo z indeksiranjem pri čemer gre za določanje vsebinskih predstavnikov

dokumentov, ki so: ključne besede, besedne zveze in deskriptorji1 (Jereb, 2006).

Pri izdelavi elektronskega dokumenta je zelo pomemben izgled na papirju in ekranu. Avtorji

morajo zato nekaj časa posvetiti planiranju in oblikovanju, ter razmisliti o določitvi stila in

predloge. S stilom se določi množica vnaprej pripravljenih pravil, s katerimi se določi naslov,

podnaslov, besedilo, razmik in podobno. Predloga narekuje določen stil (Jereb, 2006).

Pretok dokumentov ali angleško workflow vključuje 4 glavne elemente: proces – zaporedje

posameznih korakov, opravilo – kaj je treba narediti, človek – kdo mora kaj narediti in

dokument – je osrednji del procesa (Jereb, 2006). Shema pretoka dokumentov je prikazana na

spodnji sliki.

Slika 3: Tehnična specifikacija pretoka dokumentov (Jereb, 2006)

Distribucija pomeni dostavo potrebne informacije v obliki končnemu uporabniku in lahko

poteka v dveh oblikah – papirni in elektronski. Pri papirni distribuciji se dokument natisne na

papir in fizično dostavi uporabniku, pri elektronski distribuciji pa označimo uporabnika na

razdelilni listi in ga tako dostavimo po elektronski poti. Seveda je takšna distribucija

racionalnejša. Z njo dosežemo nižje stroške, lažje vzdrževanje in ažuriranje dokumentov, ter

omogočimo hitrejši dostop do dokumentov, večja pa je tudi kakovost predstavitve informacij

na dokumentu.

1 Deskriptor je značilna beseda, ki označuje vsebino kakega dela, članka in omogoča iskanje želene informacije

(SSKJ 2011)


2.3 Namen eDMS

Namen vpeljave eDMS sistema v podjetje je racionalizacija obstoječih procesov,

približevanje brezpapirnemu poslovanju, povečanje nadzora nad dokumenti, izboljšanje

preglednosti nad poslovanjem in dinamičnost pri delu. Prednost vpeljave eDMS sistema je ta,

da ni pomembno kako je dokument nastal - v fizični obliki in bil nato optično prepoznan ali

prejet preko elektronske pošte, ustvarjen z programskimi orodji, naložen iz spleta in podobno

(Zupančič, 2011).

Slika 4: Možnosti uporabe eDMS rešitev (Zupančič, 2011)

2.4 Varnost in pravna podlaga eDMS

Za zagotavljanje varnega, zanesljivega, predvsem verodostojnega in s tem tudi pravno

veljavnega elektronskega arhiviranja dokumentov, je potrebno informacijski sistem za

upravljanje dokumentarnega gradiva in hrambo elektronskega gradiva izvajati v skladu z zelo

natančnimi organizacijskimi in tehnološkimi postopki, ki jih moramo določiti z notranjimi

pravili za e-hrambo dokumentov (Hoić, 2009).

»Pravne in fizične osebe, ki bodo oziroma, ki že zajemajo in hranijo dokumentarno gradivo v

digitalni obliki, morajo sprejeti notranja pravila v skladu z arhivskim zakonom, na njegovi

podlagi izdane uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, enotnih tehnoloških

zahtev za e-hrambo v digitalni obliki ter pravil arhivske, informacijske in drugih sorodnih

strok« (18. člen ZVDAGA).


Področje elektronskega dokumentnega sistema in elektronskega arhiva določajo Zakon o

varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), Uredba o varstvu

dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAGA), Enotne tehnološke zahteve (ETZ), Zakon

o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP), med drugim pa tudi priporočilo

Evropske komisije Specifikacija MoReq (angleško Model Requirements).

ZVDAGA ureja način, organizacijo, infrastrukturo in izvedbo zajema ter hrambe

dokumentarnega gradiva v fizični in elektronski obliki, veljavnost oz. dokazno vrednost

takega gradiva, varstvo arhivskega gradiva in pogoje za njegovo uporabo, naloge arhivov in

javne arhivske službe ter s tem povezane storitve in nadzor nad izvajanjem (Hoić, 2009).

ZEPEP ureja elektronsko poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki na daljavo z

uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije in uporabo elektronskega podpisa v

pravnem prometu, kar vključuje tudi elektronsko poslovanje v sodnih, upravnih in drugih

podobnih postopkih (Hoić, 2009).

Z vzpostavitvijo eDMS je potrebno vpeljati ustrezno organizacijo dela, podprto z notranjimi

pravili. eDMS ima drugačne značilnosti od klasičnega, ki zahteva sistematičen pristop k

organizaciji dela, poslovnim procesom oz. toku elektronskim dokumentov. Zato je potrebno

izdelati notranja pravila, ki morajo biti zajeta v dokumentih, ki bodo vedno dostopna vsem

uporabnikom, ko jih bodo potrebovali (Hoić, 2009).

Podjetje mora na podlagi notranjih pravil zagotoviti:

- visoko stopnjo urejenosti v organizaciji (postavljene usmeritve, pravila, postopki),

- kompetentnost in dodatno usposobljenost zaposlenih za delo z informacijsko opremo,

- splošno zavedanje vseh zaposlenih o pomenu varovanja informacij in dosledno

izvajanje varnostnih pravil,

- kakovostno IT podporo (skrben in strokoven izbor programske in strojne opreme,

implementacija in vzdrževanje v skladu z dobrimi navadami in pravili stroke),

- redni nadzor nad izvajanjem, ki ga dnevno opravljajo operativni vodje, periodično in

po potrebi pa za to vzpostavljene kontrolne službe (notranja revizija) ali zunanji

revizorji (Hoić, 2009).


3 UPORABA EDMS V POŠTI SLOVENIJE D. O. O.

3.1 Predstavitev Pošte Slovenije

Pošta Slovenije d. o. o. je bila ustanovljena 22. 12. 1994 z uredbo Vlade Republike Slovenije

izdano na podlagi Zakona o Pošti Slovenije s sedežem na Slomškovem trgu v Maribor.

Osnovni kapital Pošte Slovenije d. o. o. znaša 121.472.482 EUR in je zagotovljen z osnovnim

vložkom ustanovitelja in edinega družbenika, to je Republika Slovenija, ki je zato pridobil

100-odstotni delež (Letno poročilo Pošte Slovenije 2009, 2009).

Primarna dejavnost Pošte Slovenije je izvajanje poštne storitve, kar obsega sprejem,

usmerjanje, prenos in dostavo pisemskih in paketnih pošiljk v notranjem in mednarodnem

poštnem prometu. Velik pomen imajo tudi druge poštne in kurirske storitve, denarne storitve

ter prodaja blaga. V Pošti Slovenije opravljajo še vrsto drugih dejavnosti, ki so določene z

aktom o ustanovitvi družbe, med drugim tudi različne elektronske storitve, kot sta eArhiv in

izdaja digitalnih potrdil (Letno poročilo Pošte Slovenije 2009, 2009).

Pošta Slovenije je organizirana v 10 poslovnih enot: Celje, Koper, Kranj, Ljubljana, Poštni

logistični center Ljubljana, Maribor, Poštni logistični center Maribor, Murska Sobota, Nova

Gorica, Novo Mesto, ter strokovne službe družbe. Strokovne službe družbe so oblikovane v

naslednje sektorje: Sektor za globalno logistiko, Sektor za trženje, Kadrovsko-pravni sektor,

Sektor za računovodstvo, Sektor za finance, Sektor za mednarodne odnose, Sektor za

investicije in nabavo, Sektor za informatiko, Sektor za korporativno varnost in nadzor ter

sektor za razvoj in tehnologijo storitev (Organigram Pošte Slovenije, priloga 1).

3.2 Namen in cilju uvedbe sistema v podjetje

Kot uspešno podjetje s pozitivnim poslovanjem in nenehnim razvojem se vse pogosteje

srečuje z povečanim obsegom poslovanja, posledica le-tega pa je vse več dokumentov v

interakciji s strankami, poslovnimi partnerji in uradi. Poslovanje na Pošti Slovenije poteka s


pomočjo dokumentarnega gradiva preko glavne pisarne in se izvaja na klasičen način, kar

pomeni, da je glavni medij za prenos tiskan papir. Poslovanje glavne pisarne predpisuje in

ureja Pravilnik o pisarniškem poslovanju2, katerega namen je določitev preglednosti in

ekonomičnosti pisarniškega poslovanja, ter doseganje ustrezne sledljivosti in postopka

arhiviranja. V ta namen so se na Pošti Slovenije odločili za uvedbo sistema eDMS (angleško

Electronic Document Managment System), s katerim želijo vzpostaviti učinkovit sistem

elektronskega upravljanja dokumentov v poslovnem sistemu (Mlakar, Bratina in drugi, 2007).

Pisarniško poslovanje Pošte Slovenije d. o. o. obsega:

- prevzem,

- evidentiranje,

- signiranje in klasificiranje,

- odpravo,

- hrambo in arhiviranje poslovne dokumentacije (Uradno glasilo Pošte Slovenije št. I,

2010).

Obstoječi, klasični način poslovanja je pokazal več pomanjkljivosti, zato so se na Pošti

Slovenije d. o. o. odločili za uvedbo elektronskega dokumentarnega sistema, s katerim želijo

vzpostaviti učinkovit sistem elektronskega upravljanja dokumentov v poslovnem sistemu.

Z uvedbo eDMS želijo na Pošti Slovenije vzpostaviti najbolj učinkovit sistem elektronskega

upravljanja dokumentov v poslovnem sistemu Pošte Slovenije. Z njim bodo dosegli višjo

kakovost storitev in prednosti, med katerimi so:

- hitra obdelava vhodne dokumentacije (zajemanje, ki vključuje skeniranje,

klasifikacijo, indeksacijo in arhiviranje),

- razpošiljanje oz. distribucija dokumentov,

- upravljanje in sledenje toka dokumentov,

- varovanje in arhiviranje dokumentov, ter

- fleksibilnost sistema elektronskega upravljanja dokumentov (Mlakar, Bratina in drugi,

2007).

2 Veljavni pravilnik o pisarniškem poslovanju obravnava pojme kot so poslovna dokumentacija in poslovna

skrivnost, ter določa ravnanje s poslovno dokumentacijo od prevzema do arhiviranja.


Uvedba eDMS sistema bo potekala v treh fazah:

- v prvi fazi bo sistem uvedla uprava Pošte Slovenije d. o. o.;

- v drugi fazi se bo projekt prenesel na vse poslovne enote po Sloveniji;

- v tretji fazi se bo sistema uvedel na vse pošte v Sloveniji, za kar pa je najprej potrebno

zagotoviti ustrezno strojno opremo, ter dovolj zmogljive komunikacijske poti.

Trenutno je projekt v prvi fazi, kar pomeni, da je sistem vzpostavljen na upravi PS.

3.3 Vpeljava eDMS v Pošti Slovenije d. o. o.

3.3.1 Način dela pred vzpostavitvijo eDMS

V tem podpoglavju bomo na kratko predstavili potek dela na upravi Pošte Slovenije

d. o. o. pred vzpostavitvijo sistema eDMS.

Pošto namenjeno Upravi Pošte Slovenije, glavni pisarni v pismarnicah dostavi kurir. V glavni

pisarni pošto pregledajo in razdelijo na organizacijske enote ter poslovni sekretariat. Pred

odpiranjem pošiljk se le-te še enkrat pregledajo in razdelijo na tiste, ki se smejo odpreti in

tiste, ki se ne odpirajo (Mlakar, Bratina in drugi, 2007).

Po odprtju se pošiljke delijo na knjižene - te je potrebno vpisati v delovodnik - in na navadne -

brez vknjižb. Ob odpiranju se pri pošiljkah, ki prispejo priporočeno, pripne pisemski ovitek s

k dopisu. Kadar je v kuverti več različnih dopisov, se eden spne s kuverto, na vse ostale pa se

v levi zgornji kot poslovne dokumentacije vpiše številko in kraj priporoke. Na vso

dokumentacijo se odtisne štampiljka prejeto z datum prejema, praviloma v zgornji desni kot

prve strani dopisa, vpiše se organizacijska enota kamor bo pošiljka usmerjena in se označi

število prilog. Nato se pošta knjiži v delovodnik, ki je evidenca o sprejeti in odpravljeni pošti

(Mlakar, Bratina in drugi, 2007).

V delovodniku se vodi:

- Temeljna (delovodna številka) številka - zaporedna številka, ki se vsako leto začne z 1

in se vpiše na dopis v okvir štampiljke za prejeto pošto

- Zadeva - vpišemo kratko vsebino, zadevo dopisi in označimo število prilog

- Datum prejema


- Pošiljatelj - vnesemo podatke pošiljatelja (Priimek, ime, Naziv, Naslov), označimo še

ali je pismo prispelo priporočeno, AR, V

- Številka - vnesemo številko pošiljateljevega dopisa

- Organizacijska enota – označimo v katero organizacijsko enoto se preusmeri pošta

- Izpisano/označba - uporabimo pri odpravi dokumentacije, vnesemo naslovnike

katerim bo poslan dopis, ki se nanaša na neko prejeto pošto Mlakar, Bratina in drugi,

2007).

Knjižena pošta se nato vpiše v dostavne zvezke in se dostavi tajnicam organizacijskih enot


Odprava pošiljk poteka tako da se vsa poslovna dokumentacija prinese v glavno pisarno, kjer

dobi delovodno številko oz. številko odprave. En izvod dokumenta se s prilogami odpravi

naslovniku, kopija pa se z označbo odpravljeno in datumom odprave vrne referentu, ki je

pripravil dokument. Vsa poslovna dokumentacija se mora odpraviti še isti dan (Mlakar,

Bratina in drugi, 2007).

Poslovna dokumentacija se odpravlja na več načinov:

- Navadno

- Priporočeno – dopis se vloži v kuverto, nanj se nalepi številka priporoke (RR), označi

teža (če je pismo težje od 20g) in se vpiše v oddajno Knjigo.

- Priporočeno s povratnico – izpolni se povratnica , ki se prilepi na odposlano kuverto.

Na kuverto se na sprednji strani nalepi oznaka AR. Ostali postopek je enak

priporočenemu, le da se v oddajni knjigi vnese pod opombe da je pismo poslano AR


Ob zaključku odprave pošte, se pošiljke zberejo v pismarnice, pri čemer se ločeno zbirajo

navadne in priporočene pošiljke. Napiše se zapisnik izmenjave, nato pa se pošta odda na pošti

2101 Maribor (Mlakar, Bratina in drugi, 2007).

Postopek odpiranja in knjiženja računov poteka ločeno po naslednjem postopku. Vse kuverte

z računi se odprejo, nato se na vsak račun odtisne štampiljka prejeto z datumom prejema, ter

se vnese v zvezek računov, kamor se zavede številka računa, pošiljatelj in številka priporoke,

če je račun prispel priporočeno. Računi se nato skupaj z zvezkom predajo tajnici Sektorja za

finance (Mlakar, Bratina in drugi, 2007).


3.3.2 Predstavitev elektronskega sistema Gama System eDocs

Pošta Slovenije je s pomočjo javnega razpisa izbrala elektronski dokumentarni sistem Gama

System eDocs, ki ga je razvilo podjetje Gama System.

eDocs je celovit sistem za upravljanje elektronskih dokumentov, ki omogoča različne vstopne

točke – dokumentne ponore, ki predstavljajo stično točko z zunanjim svetom:

- Datotečni sistem

- Dokumente XML(sheme)

- E-pošta

- Microsoft Share point

- Tiskalnik

- Optični bralnik

- Sistem ERP (Gama System, 2011).

Slika 5:Arhitektura Gama System eDocs (Gama System, 2011)


Njihova osnovna naloga je zajem dokumentov, ki vstopajo v sistem in njihovih

metapodatkov, ter predaja dokumentov klasifikacijskemu podsistemu. Ta izvede razvrščanje

dokumentov v dokumentni sistem glede na postavljena pravila in prepoznane

metapodatke. Sistem vključuje generatorje dokumentov, ki omogočajo izdelavo dokumentov

(Microsoft Word in Microsoft Excel) (Gama System, 2011).

Sestavni del sistema je zmogljiv namizni in spletni uporabniški vmesnik za administracijo

sistema in klasično upravljanje z dokumenti, ki obsega koncepte kot so iskanje dokumentov

po različnih kriterijih, preurejanje sistema, nastavljanje varnostnih pravil nad posameznimi

objekti sistema, definiranje delovnih tokov (workflow) glede na uporabnikove logične potrebe

procesov, itd. Sistem podpira visoke varnostne zahteve, kot so uporaba gesel, digitalnih

certifikatov in časovnega žigosanja ter obvladovanje uporabniških pravic. Vsi dokumenti in

opisni podatki so shranjeni v relacijski podatkovni zbirki Microsoft SQL Server. Revizijska

sledljivost dokumentov je zagotovljena z vodenjem dokumentnih in strukturalnih različic,

podrobnim vodenjem dnevnikov ter z enoznačnim označevanjem dokumentov (Gama System,

2011).

Osnovne funkcionalnosti sistema eDocs:

- Zajem, izdelava in obdelava dokumentov

- Upravljanje z metapodatki dokumenta

- Obvladovanje izdaj dokumentov

- Planiranje in definiranje življenjskega cikla dokumenta

- Uporabniško nastavljiv delovni tok dokumentov

- Iskanje dokumentov

- Nadgradljiv metapodatkovni model

- Samodejni uvoz metapodatkov

- Upravljanje razdelilnih list dokumentov

- Vpogled v dokumente in izvoz (Gama System, 2011).

Glavni sestavni deli programske opreme eDocs so:

- BSS

- Dokumentacija

- Skeniranje in

- Obvladovanje pošte


BSS je krovna aplikacija, kjer se upravljajo nastavitve nad dokumentnim sistemom.

Namenjen je predvsem administratorjem, ki tukaj nastavljajo pravice uporabnikov, delovne

tokove dokumentov in osnovno postavitev elementov v dokumentnem sistemu.

Slika 6: Vmesnik Gama System eDocs BSS

Dokumentacija – omogoča pregled nad dokumenti in ima 3 glavne funkcionalnosti:

- Klasifikacijski načrt (struktura šifranta - klasifikacija kamor se razvrščajo

dokumenti bodisi vstavljeni v dokumentni sistem ali pa na novo ustvarjeni

dokumenti)

- Pregled nad dokumenti (seznam lastnih dokumentov - vsi dokumenti do katerih

ima uporabnik dostop)

- Pregled nad prejetimi dokumenti (seznam opravil - prejeti dokumenti, ki jih

uporabnik še ni obdelal)


Slika 7: Vmesnik Gama System eDocs Dokumentacija

Skeniranje – je podporni program pri zajemu (skeniranju dokumentov). Zajeti dokumenti se

opremijo z ustreznimi metapodatki in se nato posredujejo v ustrezne strokovne službe.

Slika 8: Vmesnik Gama System eDocs Skeniranje


Obvladovanje pošte – vmesnik je namenjen izhodni pošti, dokumenti posredovani iz

vmesnika dokumentacija se natisnejo, vstavijo v kuverte in se ustrezno pošljejo kot izhodna

pošta (Gama System, 2011).

Slika 9: Vmesnik Gama System eDocs Obvladovanje pošte

3.3.3 Način dela po uvedbi eDocs

Delovni postopek glavne pisarne pri zajemu in pretvorbi poslovne dokumentacije iz fizične v

digitalno obliko poteka po naslednjem postopku.

Enako kot pri klasičnem načinu se pošta preko kurirja dostavi do glavne pisarne, kjer se

prejeta pošta prevzame, odpre in presortira glede na organizacijske enote. Nato sledi priprava

dokumentov za skeniranje. Sem spadajo opravila kot so odstranjevanje morebitnih sponk,

ravnanje zmečkanih listov ali zavihkov na listih, odstranjevanje morebitnih motečih delcev

ipd. Sledi skeniranje s pomočjo programske opreme HP Smart Document Scan Software, ki

omogoča nastavitev profilov pri skeniranju. Gre za profile, ki so nastavljeni in omogočajo

črno/belo, sivinsko ali barvno skeniranje, hkrati pa je mogoče nastaviti enostransko,

obojestransko ali ploskovno skeniranje. Profil se izbere glede na naravo dokumenta. Takoj po

končanem odčitavanju dokumenta se uporabniku pojavi okno, kjer lahko preveri kakovost

odčitanih dokumentov. Po potrebi se izvede ponovitev skeniranja ene ali več strani, morda


celo celotnega dokumenta. Po končanem postopku se dokumenti shranijo v mapo na lokalnem

trdem disku (Uradno glasilo Pošte Slovenije št. I, 2010).

Slika 10: HP Smart Document Scan Software

Odčitavanju sledi evidentiranje ali opremljanje dokumentov s pomočjo programske opreme

Gama System eDocs Skeniranje. Programska oprema ob zagonu prebere skenirane dokumente

iz mape na lokalnem trdem disku. Uporabnik nato izbere, kateri organizacijski enoti je

dokument namenjen in vnese ustrezne meta podatke. Vnesejo se podatki o pošiljatelju,

prejemniku, zadevi dokumenta, tipu dokumenta (račun, dopis, ponudba, pogodba, ostalo) in

število priporoke v primeru da je pismo prispelo priporočeno. Dokumentu se glede na

pripadnost organizacijski enoti samodejno določi začasna klasifikacija v vozlišče NV -

(nerazvrščena pošta), po prejemu pa ga nato referent uvrsti pod pravilno klasifikacijo. V

naslednjem koraku sledi potrjevanje pravilnosti vnesenih podatkov s podpisom

kvalificiranega digitalnega potrdila certifikatske agencije Pošta®ca za vsak posamezen

dokument. Če so podatki pravilni se zajem potrdi in dokument posreduje v ustrezno

organizacijsko enoto, kjer so prejemniki praviloma direktor sektorja, njegov namestnik in

tajnica sektorja (Uradno glasilo Pošte Slovenije št. I, 2010).


Sedaj je dokument že v vmesniku Gama System eDocs Dokumentacija. V tem vmesniku

dokumentacije se vhodna pošta pojavi v sezamu opravil, kjer se zbirajo dokumenti v katerih je

uporabnik udeležen. Vso vhodno pošto najprej pregleda direktor sektorja, - po dogovoru

lahko to stori tudi tajnica sektorja ali njegov namestnik - ki nato posreduje vhodno pošto

vodjem služb, ti pa jo nato posredujejo referentom, ki so odgovorni za področje dokumenta.

Referent z odobritvijo, ki služi kot potrditev prejema dokumenta, zaključi delovni tok vhodne

pošte (Uradno glasilo Pošte Slovenije št. I, 2010).

Na osnovi vhodne pošte nato referent ustvari nov dokument znotraj dokumentnega sistema, ga

ustrezno klasificira in kot podrejen dokument doda vhodnemu dokumentu. Tako se najlažje

zagotovi pregled, na osnovi česa je bil nov izhodni dokument ustvarjen. Referent dokument

digitalno podpiše in ga posreduje vodji službe, ki ga nato, če je dokument ustrezen prav tako

digitalno podpiše in posreduje direktorju. Če vodja sz dokumentom ni zadovoljen ga vrne

referentu in zabeleži popravke v opombe. Direktor preveri ustreznost dokumenta in ga kot

izhodno pošto posreduje v vmesnik Gama System eDocs Obvladovanje pošte. Pri

posredovanju dokumenta v izhodno pošto moramo navesti naslovnika in izbrati način

pošiljanja (AR, R, navadno) (Uradno glasilo Pošte Slovenije št. I, 2010).

V glavni pisarni se nato dokumenti iz vmesnika Obvladovanje pošte natisnejo, kuvertirajo in

glede na način pošiljanja ustrezno opremijo.

Slika 11: Prikaz toka dokumentov po vzpostavitvi eDMS (M. Selan in drugi, 2010)


3.3.4 Zapleti pri uvajanju sistema

Pri implementacijah resnih dokumentnih sistemov se srečujemo predvsem z dvema težavama.

Prvič, odpor uporabnikov, ki je povezan predvsem z novostmi, ali neznano uporabniško

izkušnjo. Odpor uporabnikov je razumljiv, sploh glede na dolgoletno uspešnost obvladovanja

težav, preprostostjo uporabe, možnostjo popravkov, zamenjav in prilagoditev, ki so posledice

uporabe fizičnega dokumenta – papirja.

Drugič, odporom vodilnega kadra, ki vsebuje večplastne vzroke. Po eni strani se odločevalci

nagibajo k preizkušenim rešitvam, torej rešitvam, ki imajo veliko namestitveno bazo ali bazo

velikih strank. Izbira take rešitve je v veliki večini primerov posledica zavarovanja lastne

odločitve in vodilni večkrat želijo zaščiten hrbet. Po drugi strani se sami soočajo z omejitvam,

ki jih podaja lokalna in EU zakonodaja, ki eksplicitno zahteva uporabo preverjene in

akreditirane programske opreme in spremljevalnih storitev, ki temeljijo na njej (M. Selan in

drugi 2010).


4. ZADOVOLJSTVO ZAPOSLENIH S SISTEMOM EDMS

Za potrebe izdelave diplomske naloge smo izvedli raziskavo s pomočjo spletne ankete,

s katero smo želeli pridobiti informacije o tem kako so zaposleni na upravi Pošte Slovenije

d. o. o. sprejeli nov informacijski sistem Gama-System eDocs. Zanimalo nas je predvsem,

ali se je delo s pomočjo eDocs poenostavilo, kako so uporabniki zadovoljni z lastnostmi

vmesnika in koliko časa so le-ti pripravljeni vložiti v prehode na novejše informacijske

sisteme.

4.1 Cilji in hipoteze

Cilj diplomske naloge je predstavitev dokumentarnega sistema za upravljanje in arhiviranje

elektronskih dokumentov (angleško Electronic Document Managment System (eDMS)), ter

njegovo uvajanje v Pošti Slovenije. S pomočjo anketnega vprašalnika želimo preveriti, kako

so s programom zadovoljni tisti zaposleni, ki so ga že preizkusili.

Za potrebe raziskovalnega dela diplomske naloge in postavitev hipotez smo si postavili

naslednja raziskovalna vprašanja, na katera želimo odgovoriti:

- Ali je sistem pospešil obdelavo vhodne dokumentacije, razpošiljanja in upravljanja z

dokumenti?

- Ali zaposleni na Pošti Slovenije poznajo nov elektronski dokumentarni sistem?

- Ali so z novim načinom dela zadovoljni?

- Katere so največje prednosti/slabosti novega sistema?

Na podlagi postavljenih raziskovalnih vprašanj smo izpeljali naslednje hipoteze :

Hipoteza 1: Zaposleni na Pošti Slovenije so zadovoljni z novim elektronskim dokumentarnim

sistemom


Predvidevamo, da bodo rezultati anketnega vprašalnika pokazali, da so zaposleni na Pošti

Slovenije v večini zadovoljni z novim elektronskim dokumentarnim sistemom, saj je z

njegovo pomočjo njihovo delo lažje in hitrejše.

Hipoteza 2: Elektronski dokumentarni sistem je pospešil način dela

Predvidevamo, da bodo rezultati anketnega vprašalnika pokazali, da je nov elektronski

dokumentarni sistem pospešil način dela na Pošti Slovenije.

Raziskavo, oziroma anketo smo izvedli s pomočjo spletnega vprašalnika, ki smo ga poslali s

pomočjo elektronske pošte poslali zaposlenim na upravi Pošte Slovenije. V raziskavo so bili

vključeni tisti zaposleni, ki so se pri njihovem vsakdanjem delu že srečali s sistemom eDMS.

Ko bomo zbrali dovolj odgovorov bomo z zbiranjem prenehali in zbrane odgovore analizirali.

4.2 Vzorec

Raziskavo smo poslali v obliki spletnega obrazca 150 zaposlenim na upravi Pošte Slovenije.

Zaposlene na upravi smo izbrali zato, ker je uvajanje elektronskega dokumentarnega sistema

eDocs še v prvi fazi kar pomeni, da so z njih seznanjeni samo tamkajšnji zaposleni. Prejeli

smo 54 odgovorjenih anket, med katerimi je bilo pet neveljavnih, saj anketiranci niso

odgovorili na vsa zastavljena vprašanja. Nepopolno rešene ankete smo izločili, tako da vzorec

veljavnih anket obsega 49 ljudi.

4.3 Anketni vprašalnik

Anketni vprašalnik smo sestavili iz 16 vprašanj, med katerimi je 15 vprašanj zaprtega tipa, ter

eno vprašanje odprtega tipa. V vprašanjih zaprtega tipa so bili možni odgovori že podani,

anketiranci pa so lahko izbrali enega ali več odgovorov, odvisno od vprašanja. Zadnje

vprašanje je bilo odprtega tipa, kaj pomeni da so anketiranci lahko podali svoje odgovore na

vprašanje. V prilogi 2 prilagamo celoten anketni vprašalnik.

Anketo smo pričeli z demografskimi podatki, s pomočjo katerih smo želeli ugotoviti starost in

izobrazbo anketirancev. Ker gre pri elektronskem dokumentarnem sistemu za delo z

računalnikom nas je zanimalo, kakšno je njihovo računalniško znanje, saj je z njim povezana

tudi uspešnost uporabe sistema. Za merjenje zadovoljstva uporabnikov z sistemom je


pomembno, da uporabniki le-tega dobro poznajo, zato smo uporabnike povprašali, ali so se že

srečali z novim sistemom. Anketirancem, ki so na zastavljeno vprašanje odgovorili negativno

smo se lepo zahvalili za sodelovanje, tistim ki so odgovorili pritrdilno pa smo postavili še

dodatna vprašanja, ki se navezujejo na nov sistem. S pomočjo naslednjih vprašanj smo od

anketirancev želeli izvedeti, ali je po njihovem mnenju nov sistem učinkovitejši od klasičnega

načina poslovanja, na katerih področjih je le-ta najbolj viden, katere vmesnike sistema so že

spoznali in koliko časa so pripravljeni vložiti v učenje novih informacijskih sistemov.

Za večjo verodostojnost dobljenih podatkov smo postavili tudi dve kontrolni vprašanji, ki sta

se nanašali na učenje, oziroma privajanje na nove informacijske sisteme, ter na prednosti

novega elektronskega dokumentarnega sistema.

Rezultate anketnega vprašalnika predstavljamo v naslednjem podpoglavju.

4.4 Rezultati anketnega vprašalnika

Kot že zapisano v prejšnjem podpoglavju smo anketni vprašalnik pričeli z demografskimi

vprašanji s pomočjo katerih bomo pridobili podatke o spolu, starosti in izobrazbi zaposlenih.

Pri prvem vprašanju smo anketirance prosili da nam zaupajo podatke o njihovem spolu. Kot je

prikazano na grafu 1 so rezultati pokazali, da je anketni vprašalnik izpolnilo 63% žensk in

37% moških.

Graf 1: Podatki o spolu anketirancev

Z drugim vprašanjem smo želeli ugotoviti, v kateri starostni razred spadajo anketiranci. V ta

namen smo oblikovali šest starostnih skupin:


- Prva skupina zajema osebe mlajše od 18 let, ki se še šolajo in opravljajo delo v obliki

študentskega dela ali praktično usposabljanje.

- Druga skupina zajema mlade ljudi od 19 – 30 let, ki v večini študirajo, ali so pravkar

pričeli z delom.

- Tretja skupina zajema osebe od 31 – 40 let. Sem spadajo mladi zaposleni delavci z

nekaj pridobljenimi izkušnjami.

- Četrta skupina zajema osebe od 41 – 50 let. V to skupino spadajo izkušeni delavci.

- Peta skupina zajema osebe od 51 – 60 let. Gre za zaposlene z veliko delavnimi

izkušnjami.

- Šesta skupina zajema zaposlene starejše od 60 let, ki imajo veliko izkušenj, vendar so

nekoliko manj vešči z novejšimi tehnologijami.

Kot je prikazano na grafu 2 so rezultati anketnega vprašalnika pokazali, da je največ

zaposlenih starih med 41 – 50 let. Teh je kat 41%, sledijo jim zaposleni stari med 31 in 40 let,

ki predstavljajo 35% vseh anketirancev. 10% anketirancev je starih med 19 in 30 let, ter med

51 in 60 let. Le 4% anketirancev spada v šesto skupino, ki zajema zaposlene starejše od 60 let.

Graf 2: Podatki o starosti anketirancev

S tretjim vprašanjem smo želeli izvedeti stopnjo dosežene izobrazbe med anketiranci. Kot je

razvidno iz grafa 3, je največ anketirancev pridobilo visoko strokovno ali pa univerzitetno

izobrazbo - teh je kar 43% vseh anketirancev. Sledi skupina zaposlenih s 4 ali 5 letno srednjo

šolo, teh je 31%. 10% anketirancev je pridobilo magisterij ali doktorat, 8% pa višjo strokovno

šolo ali 2 in 3 letno poklicno šolo.


Graf 3: Podatki o izobrazbi anketirancev

Pri četrtem vprašanju smo želeli izvedeti, koliko anketirancev se je že spoznalo z novim

dokumentnim sistemom Gama-System eDocs. 92% jih je odgovorilo da so se že spoznali z

novim dokumentnim sistemom, štirje oziroma 8% pa je odgovorilo, da dokumentnega sistema

še ne pozna. Zanje se je raziskava s tem vprašanjem zaključila, saj se naslednja vprašanja

nanašajo na dokumentni sistem. Rezultati so prikazani v grafu 4.

92%

8%

Da Ne

Graf 4: Poznavanje elektronskega dokumentarnega sistema Gama System eDocs

Pri petem vprašanju smo želeli, da se uporabniki na lestvici od 1 – 10 ocenijo svoje

računalniško znanje. Rezultati so pokazali, da večina anketirancev meni, da je njihovo

računalniško znanje zelo dobro. Njihove ocene so prikazane v grafu 5.


0

5

10

15

20

25

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Ocena

Graf 5: Računalniško znanje anketirancev

V nadaljevanju nas je pri šestem vprašanju zanimalo s katerimi od naštetih modulov Gama

System eDocs so se uporabniki že seznanili? Pri tem vprašanju je bila mogoča izbira samo

enega ali pa več odgovorov. Uporabniki so imeli na voljo izbor štirih glavnih modulov

dokumentnega sistema:

- business support suite

- dokumentacija

- skeniranje

- obvladovanje pošte

Rezultati so pokazali, da se je največ uporabnikov spoznalo z vmesnikom dokumentacija, ki

je namenjen predvsem pregledu nad dokumenti uporabnika. Ostale vmesnike so anketiranci

izbirali skoraj enakomerno porazdeljeno, saj so ti bolj specifični in so namenjeni samo

dotičnim uporabnikom. Rezultati so prikazani s pomočjo grafa 6.


44%

93%

40%44%

Business support suite Dokumentacija

Skeniranje Obvladovanje pošte

Graf 6: Poznavanje vmesnikov elektronskega dokumentarnega sistema eDocs

Pri sedmem vprašanju nas je zanimalo koliko časa so uporabniki pripravljeni vložiti v učenje

na novejše informacijske sisteme? Anketiranci na voljo 4 skupine. 11% vprašanih je

odgovorilo, da niso pripravljeni veliko vlagati v učenje na novejše sisteme, kar pomeni da so

izbrali skupino manj kot 2 uri. Kar 49% vprašanih je pripravljenih vložiti od 3 - 5 ur za

prehod na novejša orodja, 13% pa od 6 – 10 ur. 27% vprašanih je pripravljenih investirati tudi

več kot 10 ur za prehod na novejši informacijski sistem. Rezultati so grafično prikazani v

grafu 7.

Graf 7: Čas, ki so ga uporabniki pripravljeni vložiti v učenje novih informacijskih

sistemov


Za uvajanje dokumentnega sistem na Pošti Slovenije so odgovorni organizirali tudi

izobraževanja. Zanimalo nas je, ali so se anketiranci udeležili teh izobraževanj, ter kolikokrat.

Izobraževanj se je udeležilo 81% vprašanih, povprečno pa so jih obiskali dvakrat.

Graf 8: Udeleženost zaposlenih na brezplačnih izobraževanjih o elektronskem

dokumentarnem sistemu Gama System eDocs

Deveto vprašanje nam je služilo kot kontrolno vprašanje, saj ga lahko primerjamo z rezultati

iz sedmega vprašanja. Zanimalo nas je koliko časa so vprašani porabili za osvojitev sistema

eDocs. Manj kot dve uri jih je potrebovalo 21%, od tri do pet ur 36%, od šest do deset ur

19%, več kot 10 ur pa 24%, kar prikazuje tudi graf 9.

Graf 9: Čas, ki so ga zaposleni porabili za osvojitev znanj o elektronskem

dokumentarnem sistemu Gama System eDocs


V desetem vprašanju nas je zanimalo, kje je po mnenju vprašanih elektronski dokumentni

sistem učinkovitejši v primerjavi s klasičnim načinom poslovanja? Na voljo je bil eden ali več

odgovorov. Po mnenju anketirancev je elektronski dokumentni sistem v prednosti pred

klasičnim načinom pri posredovanju, iskanju, arhiviranju in pošiljanju dokumentov, nekoliko

slabše se pa odreže pri razmnoževanju in branju dokumentov, kjer je uporabnikom še vedno

ljubše klasično papirno poslovanje.

V enajstem vprašanju smo anketirance vprašali, kakšna je hitrost pri pripravi in distribuciji

dokumentov v elektronski obliki. Rezultati so pokazali, da so anketiranci med seboj

razdvojeni, saj jih 43% meni, da je priprava podatkov s pomočjo dokumentnega sistema

hitrejša, 39% pa da zahteva več časa. Ostalih 18% je mnenja da zahteva priprava dokumentov

enako časa v obeh primerih.

20

23

26

7

17

7

Branje dokumentov Pošiljanje dokumentov

Razmnoževanje dokumentov Arhiviranje dokumentov

Iskanje dokumentov Posredovanje dokumentov

Graf 10: Kateri vmesniki elektronskega dokumentarnega sistema Gama System

eDocs so učinkovitejši v primerjavi s klasičnim načinom dela


43%

18%

39%

Hitrejša Zahteva enako časa Zahteva več časa

Graf 11: Hitrost pri pripravi in distribuciji dokumentov v elektronski obliki v

primerjavi s klasičnim načinom dela

Z dvanajstim vprašanjem smo želeli ugotoviti, ali se zdi uporabnikom koristno obveščanje o

prejetih dokumentih v eDMS na Outlook mail? Po oceni uporabnikov je kar 52% mnenja da

je to zelo pomembna storitev, kateri se nebi želeli odpovedati, saj jim le-ta omogoča dodatno

obveščenost s pomočjo elektronske pošte, ki so je zelo vajeni. 11% anketirancev je mnenja da

je to nepomembna storitev, saj so prejeti dokumenti dovolj jasno opredeljeni v dokumentaciji.

11% 9%

18%

9%

52%

1 2 3 4 5

Graf 12: Ocena pomembnosti obvestila o prejetem dokumentu na elektronski naslov

Na katerem področju pričakujete največji napredek, ki ga bo prinesel nov informacijski sistem

eDocs, se glasi trinajsto vprašanje. Mnenja da bo eDMS največ doprinesel v časovnem


področju je 38% anketirancem, 29% jih meni, da bo največ doprinesel na stroškovnem

področju, 21% na ekološkem področju, le 12% pa jih meni, da je eDMS namenjen predvsem

nadzoru uslužbencev.

Graf 13: Področja, kjer anketiranci pričakujejo največ napredka, ki ga bo v primerjavi

s klasičnim načinom doprinesel nov elektronski dokumentarni sistem Gama System

eDocs

Pri naslednjem vprašanju smo prosili uporabnike da ocenijo nekatere lastnosti vmesnika

Dokumentacija. Ocenjevali so na lestvici od 1-10, kjer je ena pomenila zelo slabo, deset pa

odlično. Te lastnosti so:

- vizualni izgled

- uporabnost

- preglednost

Vizualni izgled je največ, 29% uporabnikov ocenilo s pet, kar pomeni da si je izgled prislužil

povprečno oceno. Pri uporabnosti se je prav tako večina vprašanih (22%) odločila za oceno 5,

ki ji sledi ocena 3 s 20%, kar kaže tendenco uporabnosti iz povprečja proti slabi uporabnosti

dokumentnega sistema. Po mnenju uporabnikov si zasluži vmesnik za preglednost oceno 3 s

20%, sledi pa ocena 1 s (18%), kot kaže raziskava so uporabniki nad preglednostjo vmesnika

nezadovoljni.


Graf 14: Ocena izgleda vmesnikov elektronskega dokumentarnega sistema Gama

System eDocs

S 14 vprašanjem smo želeli preveriti, kakšno je mnenje uporabnikov glede elektronsko

podpisanih dokumentov. Zanimalo nas je, ali menijo da se lahko elektronsko podpisan

dokument enači s ročno podpisanim. Mnenja da je to popolnoma enako je bilo kar 80%, kar

nas je zelo pozitivno presenetilo, saj to pomeni da so zaposleni na Pošti Slovenije d.o.o. dobro

obveščeni o ZEPEP3, ki je izenačil lastnoročni podpis z digitalnim podpisom, overjenim s

kvalificiranim digitalnim potrdilom. Da se lastnoročni podpise ne more enačiti s digitalnim pa

meni 20% vprašanih.

3 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu.


Graf 15: Mnenje anketirancev o enakovrednosti digitalno in fizično podpisanega

dokumenta

Z zadnjim, šestnajstim vprašanjem smo želeli omogočiti uporabnikom, da podajo svoje

mnenje, pohvale, predloge za izboljšave, da izpostavijo morebitne pomanjkljivosti eDMS. V

večini so uporabniki izrazili željo po poenostavitvi aplikacije, saj menijo da je prezapleten in

da pogrešajo v nekaterih funkcionalnostih večjo fleksibilnost dokumentnega sistema. Izrazili

so tudi željo po spremembi glede izgleda saj niso navdušeni nad preglednostjo dokumentnega

sistema.

4.5 Sklepne ugotovitve

S pomočjo rezultatov anketnega vprašalnika, ki smo jih predstavili v prejšnji točki tega

poglavja lahko odgovorimo na raziskovalna vprašanja in hipoteze, ki smo jih postavili pred

izvedbo anketnega vprašalnika in smo jih predstavili v prvem podpoglavju tega poglavja.

Naše prvo raziskovalno vprašanje, ki smo si ga postavili se glasi: »Ali je sistem pospešil

obdelavo vhodne dokumentacije, razpošiljanja in upravljanja z dokumenti?«. Pri odgovoru na

to vprašanje si bomo pomagali z rezultati desetega vprašanja anketnega vprašalnika, kjer smo

anketirance vprašali, ali menijo da s pomočjo eDMS sistema pri pripravi in distribuciji

dokumentov prihranijo čas. Rezultati so pokazali, da so anketiranci med seboj razdvojeni, saj


jih 43% meni, da je priprava podatkov s pomočjo dokumentnega sistema hitrejša, 39% pa da

zahteva več časa. Ostalih 18% je mnenja da zahteva priprava dokumentov enako časa v obeh

primerih. Glede na to, da je sistem še v fazi uvajanja, ter se zaposleni z njim še spoznavajo

lahko pričakujemo, da se bo to razmerje spremenilo. Analize kažejo, da je sicer postopek

obdelave, razpošiljanja in upravljanja z dokumenti veliko hitrejši, kot klasičen način

obdelave.

Drugo raziskovalno vprašanje, ki smo si ga postavili in na katerega želimo odgovoriti se glasi:

»Ali zaposleni na Pošti Slovenije poznajo nov elektronski dokumentarni sistem?«. Tudi za

odgovor na to vprašanje bomo uporabili rezultate anketnega vprašalnika. Pri četrtem

vprašanju smo anketirance spraševali, ali so se že spoznali z novim dokumentnim sistemom.

Pritrdilno je odgovorijo 92% vseh vprašanih, le štirje anketiranci, ki predstavljajo 8% vseh

vprašanih je nanj odgovorilo negativno, zato lahko zaključimo, da zaposleni v večini že

poznajo nov elektronski dokumentarni sistem, kar lahko pripišemo uspešnim izobraževanjem,

ki so jih svojim zaposlenim brezplačno pripravili odgovorni za nov sistem.

Na tretjo raziskovalno vprašanje, ki se glasi: »Ali so z novim načinom dela zadovoljni?«,

lahko odgovorimo pritrdilno, ker dokazujejo rezultati anketnega vprašalnika, ki kažejo da se

zaposleni zavedajo njegovih prednosti.

Četrto raziskovalno vprašanje se glasi: »Katere so največje prednosti/slabosti novega

sistema?«. Nanj lahko odgovorimo z rezultati več vprašanj, ki smo jih anketirancem postavili

v anketnem vprašalniku. Zaposleni največjo prednost elektronskega dokumentarnega sistema

pred klasičnim načinom dela vidijo predvsem pri posredovanju, iskanju, arhiviranju in

pošiljanju dokumentov, medtem so z razmnoževanjem in branjem dokumentov niso najbolj

zadovoljni. Prepričani so, da bo nov način dela sicer največ prinesel na časovnem in

stroškovnem področju, pomembno pa se jim zdi tudi družbeno odgovorno delovanje,

predvsem v odnosu do okolja, ki se bo z novim načinom dela še povečajo, saj se bo

posledično zmanjšala poraba papirja in tonerjev za tiskalnike in kopirna stroje, ki so veliko

breme za okolje.

Na podlagi odgovorjenih raziskovalnih vprašanj lahko potrdimo, oziroma ovržemo hipoteze,

ki smo jih postavili.

Hipoteza 1: Zaposleni na Pošti Slovenije so zadovoljni z novim elektronskim dokumentarnim

sistemom.


Glede na tretje raziskovalno vprašanje in rezultati anketnega vprašalnika lahko hipotezo 1 v

celoti potrdimo, saj so rezultati pokazali, da so zaposleni v večini primerov z novim načinom

dela zadovoljni, hkrati pa lahko pričakujemo, da se bo zadovoljstvo z še boljšim poznavanjem

in prilagoditvijo na nov način dela še povečalo.

Hipoteza 2: Elektronski dokumentarni sistem je pospešil način dela

Glede na rezultate anketnega vprašalnika, ki so pokazali razdvojenost med zaposlenimi ki

menijo, da je nov elektronski dokumentarni sistem pospešil način dela in tistimi, ki menijo da

je poraba časa v primerjavi s klasičnim načinom dela enaka hipoteze ne moremo v celoti

potrditi. Kljub temu pričakujemo, da se bodo zaposleni s časom dodatno prilagodili novemu

načinu dela, ter sistemu samemu, kar bo omogočilo hitrejše delo, saj je trenutno med

zaposlenimi še zaznati nekatere težave pri uporabi sistema. Posledično se bo nato način dela

pospešil.

4.6 Uvedba sistema eDocs Gama System v podjetju Elektro Slovenije d. o. o. in

primerjava zadovoljstva zaposlenih s sistemom

Kot zelo uspešna se je izkazala tudi uvedba elektronskega dokumentarnega sistema v podjetje

Elektro Slovenija d. o. o., ki je tako kot Pošta Slovenije d. o. o. izbrala sistem podjetja Gama

System – Gama System eDocs. Na Elektru Slovenija so se za uvedbo elektronskega

dokumentarnega sistema odločili zaradi povečanega števila procesov, katerih posledica je

večja količina dokumentov. Podjetje ima več podružnic na geografsko različnih področjih,

prenašanje dokumentov pa ni predstavljalo le logistične težave, temveč tudi časovno, hkrati

pa so vse večje postale tudi zahteve po poslovni zaupnosti dokumentov (MonitorPro, 2011).

S prehodom na dokumentni sistem so v podjetju dvignili ravni številnih procesov, ki so

povezani z dokumenti, saj pri vsakem od teh procesov nastaja gora dokumentacije, ki jo

podjetje z dokumentnim sistemom zdaj učinkovito obvladuje. Največji pozitivni učinki so

vidni v procesih izdelave, usklajevanju, pregledu in odobritvi dokumentacije (MonitorPro,

2011).

Odzivi uporabnikov so pokazali zadovoljstvo z novim informacijskim sistemom. Trenutno je

v sistem registriranih 350 uporabnikov, ki so z novo dokumentno rešitvijo zelo zadovoljni.

Predvsem so zadovoljni s hitrostjo delovanja sistema in z razpoložljivostjo informacij, ki so


jim na voljo prek namiznega odjemalca ali spletnega brskalnika. Uporabniki so zadovoljni

tudi z možnost ustvarjanja lastnega pogleda na dokumente v dokumentnem sistemu ter

prilagoditev specifičnim potrebam delovnega mesta. Prav tako so nad dokumentnim sistemom

veseli informatiki, predvsem zaradi odprave tako imenovanega človeškega faktorja pri

izvajanju procesov, saj so znotraj sistemu delovni tokovi predhodno usklajeni in natančno

določeni. Tako se zagotavlja enak kakovost storitev na ravni podjetja. (MonitorPro, 2011).

Če primerjamo rezultate anketnega vprašalnika, ki smo ga izvedli med zaposlenimi na Pošti

Slovenije d. o. o. z rezultati uvedbe elektronskega dokumentarnega sistema v podjetje Elektro

Slovenija d. o. o. ugotovimo da se uporabniki sistema v obeh podjetjih strinjajo, da nov način

dela prinaša pozitivne spremembe, predvsem na področju izboljšanja poslovnih procesov.

Uporabniki sistema na Pošti Slovenije so izkazali nezadovoljstvo z vizualnim izgledom,

uporabnostjo in preglednostjo sistema, kljub temu pa so zadovoljni z boljšim delovanjem in

razpoložljivostjo informacij elektronskega dokumentarnega sistema. Glede na dejstvo, da je

sistem šele v fazi uvajanja lahko pričakujemo, da se bodo tudi te težave odpravile, saj

odgovorni za sistem v sodelovanju z razvijalci sistema načrtujejo izboljšave na področjih, kjer

so se pojavile pomanjkljivosti in težave, pri tem pa sodelujejo tudi s svojimi zaposlenimi, ki

pri svojem delu dnevno uporabljajo eDocs.


5 ZAKLJUČEK

Informacijska družba je skozi čas prinesla nov, drugačen način korespondence. Poslovanje

postaja vedno bolj digitalno, sodobne tehnologije pa so omogočile nove načine komunikacije.

Naloga računalniške izmenjave podatkov pa je, da skrbi za natančno in skoraj hipno

informiranost o poslovnih dogodkih (Hoić, 2009).

Za e-poslovanje bi tako lahko dejali, da je že doseglo svoje »popolno« stanje. E-poslovanje je

opredeljeno kot brezpapirno poslovanje, ki podjetjem prinaša veliko prednosti. S pomočjo

digitalizacije dosegajo hitrejše poslovanje, saj so prihranki časa pri pripravi in distribuciji

dokumentov v elektronski obliki veliki, hkrati pa pri tem poskrbijo tudi za družbeno

odgovorna dejanja. S prehodom na e-poslovanje namreč občutno zmanjšajo porabo papirja, ki

predstavlja veliko breme za okolje, prav tako pa podjetje s tem tudi prihrani (Hoić, 2009).

V tej diplomski nalogi smo predstavili elektronski dokumentarni sistem eDMS, ki je eden

izmed oblik e-poslovanja. Predstavili smo sistem, tehnologijo ki ga omogoča, hkrati pa tudi

njegove prednosti in slabosti.

Med pomembnejšimi prednostmi, ki jih sistem prinaša podjetju je zagotovo hipno

razpošiljanje in distribucija dokumentov, popolno sledenje toka dokumentov, varovanje in

arhiviranje dokumentov, pa tudi fleksibilnost sistema. Dostop do arhiviranih dokumentov

postane lažji in hitrejši, hkrati pa se podjetju zmanjšajo stroški porabe papirja, tonerjev za

tiskalnike in kopirne strojem,... (Mlakar, Bratina in drugi 2006)

Med slabostmi lahko izpostavimo nepopolne ali delne implementacije sistema, preveliko

usmerjenost le v dokumente, dodatno delo z prijavo in odjavo in opremljanje dokumentov z

dodatnimi informacijami, kot so avtor, naslov, tip dokumenta, področje in podobno (Mlakar,

Bratina in drugi 2006).

Eno izmed podjetij, ki se je odločilo za uvedbo elektronskega dokumentarnega sistema je tudi

Pošta Slovenije d. o. o., ki je s pomočjo razpisa izbrala sistem Gama System eDocs.

Odgovorni v podjetju so se odločili, da bodo sistem uvajali v treh fazah, trenutno je v prvi, kar


pomeni, da so ga uvedli na upravi Pošte Slovenije, kjer se dnevno srečujejo z največ

dokumenti.

Z anketnim vprašalnikom, ki smo ga s pomočjo elektronskega vprašalnika razdelili med

zaposlene na upravi Pošte Slovenije smo želeli ugotoviti, kako zadovoljni so zaposleni z

novim elektronskim dokumentarnim sistemom, ter kakšne so njegove glavne prednosti pred

klasičnim sistemom dela z dokumenti. rezultati vprašalnika so pokazali, da so zaposleni z

novim sistemom zelo zadovoljni, kar bi lahko pripisali dejstvu, da z novim načinom dela

prihranijo veliko časa, prav tako pa tudi skrbi z izgubo dokumentov in zamudnim iskanjem po

arhivih. Nekoliko presenetljivo je bilo dejstvo, da večina vprašanih verjame, da je lahko

digitalno podpisan dokument enakovreden fizično podpisanemu dokumentu. Rezultat bi lahko

pripisali dobremu ozaveščanju svojih zaposlenih, za kar redno skrbijo odgovorni na Pošti

Slovenije.

Dobra praksa v podjetju Pošta Slovenije je lahko spodbuda tudi ostalim slovenskim

podjetjem, ki se dnevno soočajo z veliko dokumentacije. Z uvedbo elektronskega

dokumentarnega sistema bodo svojim zaposlenim olajšali vsakodnevno delo, hkrati pa bodo s

tem tudi veliko prihranili tako na času, kakor tudi na stroških.


6 LITERATURA

1. D. Đogič (2009): Elektronsko arhiviranje in dokumentiranje dokumentov v podjetju

Mladinska knjiga založba d.d.. Diplomsko delo. Kranj: FOV.

2. E. Jereb (2006): Elektronski sistemi za upravljanje z dokumenti. Kranj: FOV.

(https://docs.google.com/viewer?url=http%3A%2F%2Fwww1.fov.uni-

mb.si%2Feva%2FRazno%2FAPP%2FEDMS.ppt) [Zadnji dostop: 19.6.2011]

3. Interno gradivo Kadrovsko pravnega sektorja Pošte Slovenije, d.o.o.

4. Interno gradivo Sektorja za informatiko Pošte Slovenije, d.o.o.

5. Uradni list RS, št. 57/2000. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu

(ZEPEP).

http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r03/predpis_ZAKO1973.html

[Zadnji dostop:20.06.2011]

6. Uradni list RS, št. 30/2006. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter

arhivih (ZVDAGA).

http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r04/predpis_ZAKO4284.html

[Zadnji dostop:20.06.2011]

7. M. Selan in drugi (2010): DOK_SIS 2010 by media.doc / 19. Posvetovanje z

mednarodno udeležbo Sistemi za upravljanje z dokumenti, 22.-24. 09. 2010, Kranjska

gora, Slovenija. Ljubljana: Media.doc – Društvo informatikov, dokumentalistov in

mikrofilmarjev.

8. M. Selan in drugi (2009): DOK_SIS 2009 by media.doc / 18. Posvetovanje z

mednarodno udeležbo Sistemi za upravljanje z dokumenti, 23.-25. 09. 2009, Kranjska

gora, Slovenija. Ljubljana: Media.doc – Društvo informatikov, dokumentalistov in

mikrofilmarjev.

9. Evropska družboslovna raziskava (ESS) – raziskovalni instrument za družbene vede v

Evropi (1999)

http://www.cjm.si/sites/cjm.si/files/file/edokumenti/ESS_raziskovalni%2520instrume

nt_1999_prevod.pdf&pli=1 [Zadnji dostop: 20.4.2011]


10. Z. Petermanec in Z. Pejova (2005): Izobraževanje uporabnikov in oblike

informacijskega opismenjevanja na slovenskih univerzah.

http://revija-knjiznica.zbds-zveza.si/Izvodi/K0504/petermanec.pdf

[Zadnji dostop: 20.4.2011]

11. Kako napisati dober Survey (2011):

http://www.accesscable.net/~infopoll/tips.htm [Zadnji dostop: 18.6.2011]

12. Gama Systems d.o.o. (2011)

http://www.gama-system.si/ [Zadnji dostop: 20.4.2011]

13. Pošta Slovenije d.o.o. (2011):

www.posta.si/ [Zadnji dostop: 20.4.2011]

14. SSKJ (2011):

http://bos.zrc-sazu.si/cgi/neva.exe?name=ssbsj&tch=14&expression=zs%3D9987

15. M. Zupančič (2010): Elektronsko vodenje procesov: mit ali realnost;

http://www.mikrografija.si/content/_73846/73846000194/Elektronsko%20vodenje%2

0poslovnih%20procesov.pdf [Zadnji dostop: 18.06.2011]

16. KwikSurveys.com (2011):

http://www.kwiksurveys.com/ [Zadnji dostop: 19.06.2011]

17. M. Hoić (2009): Novi izzivi v e-poslovanju: eDMS, Seminarska naloga

18. M. Mlakar, A. Bratina in drugi (2007): Zagonski Elaborat, informatizacija glavne

pisarne in uvedba elektronskega arhiva; Interno gradivo Pošte Slovenije d.o.o.

19. MonitorPro (2011):

http://www.monitorpro.si/si/_detajl/?id=41065 [Zadnji dostop: 20.06.2011]


PRILOGE

Priloga 1: Organigram Pošte Slovenije d. o. o.


PRILOGA 2: Anketni vprašalnik - Uvajanje elektronskega dokumentnega sistema v Pošti

Slovenije d.o.o.

Spoštovani! Sem Jani Hrašovec, študent Fakultete za elektrotehniko, računalništvo in

informatiko v Mariboru. V okviru diplomskega dela z naslovom »Uvajanje elektronskega

dokumentnega sistema v Pošti Slovenije d. o. o., pripravljam raziskavo na to temo. Z

anketnim vprašalnikom bi pridobil pomembne podatke za svojo raziskavo, zato vas vljudno

prosim, da si vzamete nekaj minut in odgovorite na spodnja vprašanja. Za sodelovanje se vam

že vnaprej zahvaljujem in vas lepo pozdravljam!

1. Spol

a) moški

b) ženski

2. Starost

a) manj kot 18 let

b) 19 do 30 let

c) 41 do 50 let

d) 51 do 60 let

e) več kot 60 let

3. Stopnja končane izobrazbe

a) osnovna šola

b) dve ali tri letna poklicna šola

c) štiri ali pet letna srednja šola

d) višja strokovna šola

e) visoka strokovna šola ali univerzitetni program

f) magisterij ali doktorat


4. Ali ste se že spoznali z novim dokumentnim sistemom Gama System e-Docs?

a) Da

b) Ne

5. Kako bi na lestvici od 1 do 10 ocenili vaše računalniško znanje?

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

6. Označite, s katerimi od naštetih vmesnikov Gama System eDocs ste se že spoznali?

a) Business support suite

b) Dokumentacija

c) Skeniranje

d) Obvladovanje pošte

7. Koliko časa ste pripravljeni vložiti v učenje in prehod na novejše Informacijske

sisteme?

a) manj kot dve uri

b) od tri do pet ur

c) od šest do deset ur

d) več kot deset ur

8. Ali ste se udeležili izobraževanja za eDocs?

a) Da

b) Ne

če Da, kolikokrat: _____


9. Koliko časa ste potrebovali za osvojitev sistema eDocs?

a) manj kot dve uri

b) od tri do pet ur

c) od šest do deset ur

d) več kot deset ur

10. Kje je po vašem mnenju elektronski dokumentni sistem učinkovitejši v primerjavi s

klasičnim načinom poslovanja?

a) posredovanje dokumentov

b) iskanje dokumentov

c) arhiviranje dokumentov

d) razmnoževanje dokumentov

e) pošiljanje dokumentov (kot izhodna pošta)

f) branje dokumentov

11. Ali menite, da je s pomočjo eDocs priprava in distribucija dokumentov v elektronski

obliki v primerjavi s klasičnim načinom dela:

a) hitrejša

b) zahteva enako časa

c) zahteva več časa

12. Kako pomembno oz. koristno se vam zdi obveščanje Dokumentacije (obveščanje o

prejetih dokumentih) na Outlook mail?

Ni pomembno 1 2 3 4 5 Zelo pomembno

13. Na katerem področju pričakujete največji napredek, ki ga bo prinesel nov

informacijski sistem eDocs?

a) Ekološkem

b) Stroškovnem

c) Časovnem

d) Nadzor uslužbencev


14. Prosim ocenite lastnosti vmesnika Dokumentacije od 1 do 10:

a) Vizualni izgled: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

b) Uporabnost: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

c) Preglednost: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

15. Ali menite, da se lahko elektronsko podpisan dokument enači z ročno podpisanim?

a) Da

b) Ne

16. Predlagate kakšne izboljšave, opombe?

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Za sodelovanje v spletni anketi se vam iskreno zahvaljujem in vas lepo pozdravljam,

Jani Hrašovec

slovenije d. o. o

Documents