sma katolik santo augustinus · pramuka karawitan ... didik yang mendapat peringkat pertama dalam...
TRANSCRIPT
13 Universitas Kristen Petra
3. PENGUMPULAN DATA DAN PROSES BISNIS
Pada bab 3 ini dijelaskan tentang proses bisnis dan pengambilan data dari
SMA Katolik Santo Augustinus sebagai dasar analisis untuk pembuatan Sistem
Informasi Enterprise Architecture.
3.1 Model Bisnis SMA Katolik Santo Augustinus
SMA Katolik Santo Augustinus (SMAK) ini merupakan SMA swasta di
kotamadya Kediri dengan penjelasan proses bisnis melalui 9 building block
Business Model Canvas (BMC) sebagai berikut:
1. Customer Segments
Customer segments SMAK adalah semua peserta didik lulusan Sekolah
Menengah Pertama (SMP) di Kediri, Jawa Timur sampai seluruh Indonesia.
2. Value Propositions
SMAK merupakan SMA swasta unggulan di kotamadya Kediri dengan
status Terakreditasi “A” dan memiliki 2 macam tipe kelas yaitu kelas khusus
dan reguler. Sekolah ini memiliki 837 peserta didik yang terbagi dalam 24
kelas dengan penjelasan seperti Tabel 3.1 berikut:
Tabel 3.1. Pembagian Kelas di SMAK
Kelas Khusus Reguler Jumlah Peserta
Didik
X 2 4 200
XI 2 (IPA) 3 (IPA) 4 (IPS) 300
XII 2 (IPA) 3 (IPA) 4 (IPS) 337
Kelas khusus di SMAK memiliki fasilitas:
Pendingin ruang kelas
Bimbingan belajar
Tambahan jam pelajaran
Guru mata pelajaran yang berpengalaman dan memiliki record baik
14 Universitas Kristen Petra
Jumlah peserta didik yang lebih sedikit
Mata pelajaran di SMAK:
Matematika
Biologi
Kimia
Fisika
Bahasa Indonesia
Bahasa Inggris
Agama Katolik
Ekonomi
Sosiologi
Geografi
Sejarah
Bimbingan Konseling (BK)
Seni Budaya
Pendidikan Jasmani dan Kesehatan
Pendidikan Kewarganegaraan
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
Bahasa Mandarin
Muatan Lokal
- Wirausaha
- Pendidikan Lingkungan Hidup
- Bahasa Jawa
Selain adanya kelas khusus, SMAK juga memilik beragam
ekstrakurikuler seperti:
Olimpiade Sains Nasional (OSN)
Musik
Komputer
Olahraga prestasi
Beladiri karate
English Conversation
15 Universitas Kristen Petra
Kelompok Ilmiah Remaja (KIR)
Palang Merah Remaja (PMR)
Cheerleader
Pramuka
Karawitan
Test of English as a Foreign Language (TOEFL)
Fasilitas-fasilitas lengkap yang ditawarkan untuk mendukung proses
pembelajaran:
Pembelajaran dengan menggunakan Liquid Crystal Display (LCD)
Ruang multimedia
Laboratorium bahasa
Laboratorium komputer
Laboratorium Kimia, Fisika, dan Biologi
Perpustakaan dan ruang baca
Ruang studio musik
Taman sekolah yang rindang dan asri
Ruang Unit Kesehatan Sekolah (UKS) dengan tenaga medis yang
memadai
Radio UKS
Kafetaria
Koperasi
Lapangan voli, basket, dan sepak bola
Area parkir yang luas
Wifi area
3. Channels
Untuk menyampaikan value, SMAK menggunakan metode own dan
direct channels. Own channels yang berarti bahwa sekolah sendiri yang
menyampaikan value, sekolah tidak memiliki partner untuk menyampaikan
value. Direct channels yang berarti sekolah langsung menyampaikan value
dari guru dan karyawan ke peserta didik tanpa melalui perantara.
16 Universitas Kristen Petra
4. Customer Relationships
Customer relationships SMAK adalah dengan cara:
Orang tua peserta didik yang kurang mampu dan tidak mendapat
Bantuan Siswa Miskin (BSM) akan mendapat sumbangan dari
sekolah setiap bulannya untuk Uang Sumbangan Pembinaan
Pendidikan (USPP).
Beasiswa sebesar 50% USPP untuk 6 bulan berikutnya bagi peserta
didik yang mendapat peringkat pertama dalam kelas dengan rata-
rata nilai rapor 87,5 atau lebih.
Beasiswa sebesar 50% USPP untuk 3 bulan berikutnya bagi peserta
didik yang mendapat peringkat pertama dalam kelas dengan rata-
rata nilai rapor kurang dari 87,5.
Jika orang tua peserta didik menyekolahkan putra / putrinya lebih
dari satu orang dalam satu periode, maka salah satu putra / putrinya
akan mendapat keringanan uang gedung sekolah sebesar 50%.
5. Revenue Streams
Sumber pendapatan SMAK adalah dana yang dikelola Yayasan
Yohanes Gabriel yang berasal dari uang pendaftaran, uang gedung, USPP,
dan lain-lain dari peserta didik yang telah disetorkan.
6. Key Resources
Key resources SMAK di antaranya adalah:
Berada di daerah perkotaan yang mudah dijangkau.
Memiliki desain yang menarik sebagai satu-satunya SMA Katolik di
kotamadya Kediri.
Memiliki ruang kelas yang banyak, nyaman, bersih, dan memiliki
sirkulasi pergantian udara yang baik.
Memiliki gereja di bagian timur bangunannya.
Memiliki 40 guru dan 23 karyawan.
Memiliki fasilitas yang lengkap untuk mendukung proses
pembelajaran:
- Pembelajaran dengan menggunakan Liquid Crystal Display
(LCD)
17 Universitas Kristen Petra
- Ruang multimedia
- Laboratorium bahasa
- Laboratorium komputer
- Laboratorium Kimia, Fisika, dan Biologi
- Perpustakaan dan ruang baca
- Ruang studio musik
- Taman sekolah yang rindang dan asri
- Ruang Unit Kesehatan Sekolah (UKS) dengan tenaga medis
yang memadai
- Radio UKS
- Kafetaria
- Koperasi
- Lapangan voli, basket, dan sepak bola
- Area parkir yang luas
- Wifi area
7. Key Activities
Proses pendaftaran peserta didik baru:
- Wakil kepala kesiswaan menyiapkan panitia Penerimaan Peserta
Didik Baru (PPDB).
- PPDB menyediakan formulir yang akan diambil calon peserta didik
baru.
- PPDB menjadwalkan kapan seleksi kelas khusus diadakan dan
pembagian jadwal jaga oleh semua guru.
- Formulir diserahkan pada bagian tata usaha.
- Bagian tata usaha membuka pendaftaran peserta didik baru melalui
jalur prestasi dan umum.
- Calon peserta didik baru dapat mengambil formulir yang telah
disediakan sekolah di bagian tata usaha.
- Setelah formulir diambil, diisi dan dilengkapi calon peserta didik
baru, formulir dan kelengkapannya dikumpulkan lagi ke sekolah
melalui bagian tata usaha.
18 Universitas Kristen Petra
- Bagian tata usaha menerima dan memeriksa kelengkapan
pendaftaran dan syarat jalur prestasi dalam hal nilai dan tanggal
pendaftaran. Jika calon peserta didik baru mendaftar pada tanggal
pendaftaran yang ditentukan untuk jalur prestasi dan memenuhi
syarat nilai rata-rata 7,5 untuk mata pelajaran Bahasa Indonesia,
Bahasa Inggris, Matematika, dan IPA maka akan mendapat
keringanan biaya uang gedung.
- Bagian tata usaha melakukan wawancara singkat tentang
administrasi.
- Bagian tata usaha menyampaikan kapan seleksi kelas khusus akan
diselenggarakan kepada orang tua calon peserta didik baru.
- Bagian tata usaha mendata data calon peserta didik baru secara
keseluruhan.
- Bagian tata usaha menyerahkan formulir dan kelengkapannya ke
panitia PPDB.
Proses penyeleksian peserta didik kelas khusus:
- PPDB menyelenggarakan tes mata pelajaran dan tes IQ yang sudah
dijadwalkan dari awal sebagai seleksi kelas khusus.
- Calon peserta didik baru mengikuti tes seleksi kelas khusus yang
telah dijadwalkan.
- Calon peserta didik baru mengumpulkan hasil tes seleksi kelas
khusus ke guru penjaga masing-masing kelas untuk diserahkan ke
PPDB dan diolah.
- PPDB menerima hasil tes seleksi kelas khusus calon peserta didik
baru dan menyampaikan kapan hasil seleksi kelas khusus akan
diumumkan.
- PPDB mengolah hasil tes seleksi kelas khusus.
- PPDB menyerahkan hasil seleksi kelas khusus yang berupa nama
calon peserta didik baru ke bagian tata usaha untuk diumumkan.
- Bagian tata usaha memasang pengumuman hasil seleksi kelas
khusus yang dapat dilihat calon peserta didik baru.
19 Universitas Kristen Petra
- Bagian tata usaha mendata hasil seleksi kelas khusus beserta data
peserta didik baru.
Proses pembagian wali kelas dan mata pelajaran:
- Bagian kurikulum melihat kalender akademik untuk menghitung
hari efektif.
- Bagian kurikulum membagi wali kelas dengan memprioritaskan
kelas khusus.
- Bagian kurikulum mengatur jadwal mengajar guru sesuai jumlah
guru, jadwal guru dan kapasitas setiap guru dengan ketentuan kepala
sekolah dan wakilnya tidak akan mendapat jam mengajar pertama
dan terakhir.
- Bagian kurikulum mengumumkan jadwal mengajar guru. Jika sesuai
maka bagian kurikulum akan menyerahkan jadwal ke kepala sekolah
untuk disetujui, namun jika ada yang tidak sesuai maka bagian
kurikulum akan merevisinya sebelum diserahkan ke kepala sekolah.
- Kepala sekolah menyetujui jadwal pelajaran dan guru untuk
dilaksanakan.
Proses perencanaan anggaran tahunan:
- Setiap bagian membuat jadwal pengadaan acara tahunan.
- Setiap bagian membuat rencana anggaran dalam satu tahun.
- Setiap bagian membawa jadwal pengadaan acara tahunan dan
rencana anggaran ke rapat bersama kepala sekolah untuk
dibicarakan.
- Setelah disetujui oleh kepala sekolah, bendahara membuat Rencana
Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) dalam satu
tahun yang mencakup seluruh kegiatan sekolah.
- Bendahara mengajukan RAPBS untuk disetujui kepala sekolah.
- Setelah RAPBS disetujui kepala sekolah, bendahara mengajukan
RAPBS ke yayasan.
- Yayasan menerima dan meninjau ulang RAPBS. Jika RAPBS dapat
diterima maka yayasan akan mencairkan dana per bulan sesuai
20 Universitas Kristen Petra
NH = (2.UH + T) / 2
NR = (3.NH + 2.UU) / 5
dengan proposal sekolah, jika RAPBS tidak dapat diterima maka
RAPBS akan ditolak.
Proses pembuatan laporan keuangan:
- Bendahara mengumpulkan laporan bulanan untuk membuat laporan
tahunan.
- Bendahara membuat laporan keuangan tahunan dengan melihat
laporan keuangan bulanan.
- Bendahara menyerahkan laporan keuangan tahunan ke kepala
sekolah untuk disetujui. Jika kepala sekolah tidak menyetujui maka
bendahara akan merevisi kembali.
- Jika laporan disetujui maka bendahara akan memberikan laporan
keuangan tahunan ke yayasan.
Proses pengolahan nilai:
- Setiap guru mata pelajaran mencatat nilai Ulangan Harian (UH) dan
Tugas (T) setiap peserta didik sebagai Nilai Harian (NH) dengan
rumus:
- Setiap guru mata pelajaran memberikan NH dan nilai Ulangan
Umum (UU) ke wali kelas masing-masing.
- Wali kelas memasukkan semua nilai peserta didik ke DKN kelas.
- Wali kelas mengolah nilai yang telah diberikan sebagai Nilai Rapor
(NR) dengan rumus:
- Wali kelas memberikan daftar nilai ke bagian tata usaha untuk didata
dan dimasukkan ke buku besar.
- Bagian tata usaha memberikan daftar nilai ke bagian kurikulum
untuk pembuatan laporan dan dikirim ke Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan.
21 Universitas Kristen Petra
Proses pembayaran uang sekolah:
- Peserta didik dapat langsung membayar tunai ke bagian tata usaha
melalui teller Bank Tabungan Negara (BTN) yang datang maupun
transfer ke rekening sekolah.
- Jika melakukan pembayaran transfer, maka pihak bank akan
memberikan bukti pembayaran.
- Peserta didik menyerahkan bukti pembayaran ke bagian tata usaha
untuk dicatat.
8. Key Partnerships
Key partnerships SMAK adalah:
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan sebagai lembaga resmi
pemerintahan yang membawahi sekolah.
Yayasan Yohanes Gabriel sebagai yayasan yang membawahi
sekolah.
Bank Tabungan Negara (BTN) sebagai partner bank dalam
pembayaran USPP peserta didik dan pembayaran gaji guru dan
karyawan.
Ganesha Operation (GO) sebagai partner lembaga bimbingan
belajar dalam membimbing peserta didik kelas khusus.
Semua SMA di Kediri dalam pembuatan silabus mata pelajaran dan
menganalisis buku yang akan digunakan melalui Musyawarah Guru
Mata Pelajaran (MGMP).
9. Cost Structure
Biaya pengeluaran SMAK adalah:
Pembayaran gaji guru dan karyawan
Pembayaran listrik, telepon, dan air
Pembayaran pajak sekolah
Pembelian buku dan seragam peserta didik
Pembelian seragam guru
Pembelian peralatan kelas seperti meja, kursi, papan, dan lain-lain
22 Universitas Kristen Petra
Pembelian peralatan kebersihan seperti cairan pembersih lantai,
sapu, dan lain-lain
Pembelian peralatan tulis sekolah seperti kertas, buku, bolpoin,
spidol, dan lain-lain
Biaya pemeliharaan dan perbaikan alat
Biaya pemasaran sekolah lewat brosur dan spanduk
Biaya pengadaan acara sekolah seperti ulang tahun sekolah dan natal
Tunjangan guru untuk MGMP
3.2 Strategi SMA Katolik Santo Augustinus
3.2.1 Profil dan Visi Misi
SMAK berada di bawah naungan Yayasan Yohanes Gabriel dan berdiri
sejak tahun 1954 yang dimulai dari bagian C atau disebut SMAK C. Sekolah Dasar
(SD) Katolik dan Sekolah Menengah Pertama (SMP) Katolik Santo Augustinus
menjadi satu lingkup dengan SMAK, namun saat ini lokasi SMP dan SD
dipindahkan ke bangunan yang baru didirikan di Jalan Jaksa Agung Suprapto yang
sekarang disebut SD Katolik Frateran II dan SMP Katolik Mardi Wiyata. Pada
sebelah Timur bangunan sekolah ini juga terdapat Gereja Katolik Santo Vincentius
yang masih satu lingkup kesatuan.
Pada tahun 2010 status SMAK Kediri kembali dinyatakan Terakreditasi "A"
oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN) (SMAK, 2012).
Hingga saat ini SMAK telah mengalami 6 masa kepemimpinan yaitu:
- Tahun 1954-1973: Bapak Soejoso
- Tahun 1973-1991: Bapak D. Djabar Tedjosoetopo
- Tahun 1991-2004: Bapak Drs. A. Kasdadi
- Tahun 2004-2012: Bapak Drs. A. Setyo Widodo, M.Si
- Tahun 2012-2014: Bapak Drs. Hilarius Semana
- Tahun 2014-sekarang: Bapak Drs. Ag. Didik Indradi Riatna
23 Universitas Kristen Petra
Visi:
Mengutamakan pembinaan prestasi akademis dan non akademis,
pembinaan budi pekerti, trampil secara sehat jasmani dan rohani yang didasarkan
pada hukum cinta kasih.
Misi:
1. Mengusahakan perolehan Nilai Ujian Nasional (NUN) yang terus
meningkat.
2. Mengusahakan untuk memperoleh peringkat atas dalam lomba
akademik maupun non akademik.
3. Membudayakan disiplin dan sopan santun kepada guru, karyawan dan
peserta didik.
4. Mengusahakan olahraga prestasi.
5. Mendorong peserta didik untuk trampil penggunaan Teknologi
Informasi dan Komunikasi (TIK).
6. Menyelenggarakan pelajaran Budi Pekerti.
7. Menciptakan lingkungan sekolah yang bersih, sehat, hijau, dan rindang.
24 Universitas Kristen Petra
3.2.2 Struktur Organisasi dan Job Description
Gambar 3.1. Struktur Organisasi SMAK
Job Description
1. Kepala sekolah berfungsi dan bertugas sebagai edukator, manajer,
administrator dan supervisor, pemimpin atau leader, inovator, motivator.
2. Bendahara sekolah melaksanakan tugas yang berhubungan dengan
administrasi keuangan meliputi:
Bersama kepala sekolah membuat RAPBS kepada yayasan.
Membuat financial statement bulanan dan tahunan serta
mengirimkan ke yayasan.
Mengadakan dana tambahan untuk sekolah di luar pendapatan rutin.
Membuat laporan.
25 Universitas Kristen Petra
3. Kepala tata usaha sekolah mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan
sekolah dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah dalam kegiatan-
kegiatan sebagai berikut:
Penyusunan program kerja tata usaha sekolah.
Pengelolaan keuangan sekolah.
Pengurusan administrasi ketenagaan dan peserta didik.
Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah.
Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah.
Penyusunan dan penyajian data / statistik sekolah.
Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7K (Keamanan, Kebersihan,
Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan, Kerindangan).
Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan
secara berkala.
4. Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan
sebagai berikut:
Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan pelaksanaan
program
Pengorganisasian
Pengarahan
Ketenagaan
Pengkoordinasian
Penilaian
Identifikasi dan pengumpulan data
Penyusunan laporan
Wakil kepala sekolah bertugas membantu kepala sekolah dalam urusan-
urusan sebagai berikut:
Kurikulum:
- Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan.
- Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran.
- Mengatur penyusunan program pengajaran, program satuan
pelajaran, dan persiapan mengajar, penjabaran dan penyesuaian
kurikulum.
26 Universitas Kristen Petra
- Mengatur pelaksanaan kegiatan kurikuler dan ekstrakurikuler.
- Mengatur pelaksanaan program penilaian kriteria kenalkan kelas,
kriteria kelulusan, dan laporan kemajuan belajar peserta didik, serta
pembagian rapor dan Surat Tanda Tamat Belajar (STTB).
- Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengajaran.
- Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar.
- Mengatur pengembangan MGMP dan koordinator mata pelajaran.
- Mengatur mutasi peserta didik.
- Melakukan supervisi administrasi, dan akademis.
- Menyusun laporan.
Kesiswaan:
- Mengatur program pelaksanaan bimbingan dan konseling.
- Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K.
- Mengatur dan membina program kegiatan Organisasi Siswa (OSIS)
meliputi kepramukaan, Palang Merah Remaja (PMR), Kelompok
Ilmiah Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli
Keamanan Sekolah (PKS).
- Menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan peserta didik
teladan sekolah.
- Menyeleksi calon untuk diusulkan mendapat beasiswa.
Sarana dan Prasarana:
- Merencanakan kebutuhan sarana dan prasarana untuk menunjang
proses belajar mengajar.
- Merencanakan program pengadaannya.
- Mengatur pemanfaatan sarana dan prasarana.
- Mengelola perawatan, perbaikan, dan pengisian.
- Mengatur pembukuannya.
- Menyusun laporan.
5. Guru bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas
melaksanakan kegiatan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien.
Tugas dan tanggung jawab guru meliputi:
Membuat perangkat program pengajaran:
27 Universitas Kristen Petra
- Analisis Materi Pelajaran (AMP)
- Program Tahunan
- Program Satuan Pelajaran
- Program Rencana Pengajaran
- Program Mingguan Guru
- Lembar Kerja Siswa (LKS)
Melaksanakan kegiatan pembelajaran.
Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian,
ulangan umum, ujian akhir.
Melaksanakan analisis hasil ulangan harian.
Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan.
Mengisi daftar nilai peserta didik.
Melaksanakan kegiatan bimbingan (pengimbasan pengetahuan) kepada
guru lain dalam proses kegiatan belajar mengajar.
Membuat alat pelajaran / alat peraga.
Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni.
Mengikuti kegiatan pengembangan dan masyarakat kurikulum.
Melaksanakan tugas tertentu di sekolah.
Mengadakan pengembangan program pengajaran yang menjadi
tanggung jawabnya.
Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar peserta didik.
Mengisi dan meneliti daftar hadir peserta didik sebelum memulai
pengajaran.
Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang praktikum.
Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan
pangkatnya.
6. Wali kelas membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai
berikut:
Pengelolaan kelas.
Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi:
- Denah tempat duduk peserta didik
- Papan absensi peserta didik
28 Universitas Kristen Petra
- Daftar pelajaran kelas
- Daftar piket kelas
- Buku absensi peserta didik
- Buku kegiatan pembelajaran / buku kelas
- Tata tertib peserta didik
Penyusunan pembuatan statistik bulanan peserta didik.
Pengisian daftar kumpulan nilai peserta didik (legger).
Pembuatan catatan khusus tentang peserta didik.
Pencatatan mutasi peserta didik.
Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar.
Pembagian buku laporan penilaian hasil belajar.
7. Guru Bimbingan dan Penyuluhan (BP) membantu kepala sekolah dalam
kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
Menyusun program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling.
Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah-masalah
yang dihadapi oleh peserta didik tentang kesulitan belajar.
Memberikan layanan dan bimbingan kepada peserta didik agar lebih
berprestasi dalam kegiatan belajar.
Memberikan saran dan pertimbangan kepada peserta didik dalam
memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan
pekerjaan yang sesuai.
Mengadakan penilaian pelaksanaan bimbingan dan konseling.
Menyusun statistik hasil penilaian bimbingan dan konseling.
Melaksanakan kegiatan analisis hasil nilai evaluasi belajar.
Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut bimbingan dan
konseling.
Menyusun laporan pelaksanaan bimbingan dan konseling.
3.2.3 Target dan Strategi
Target peserta didik baru SMAK untuk memenuhi 9 kelas dengan jumlah
maksimal kurang lebih 308 peserta didik ini tidak hanya dari SMP dalam kota saja,
melainkan juga dari wilayah kabupaten dan kota lain seperti Jombang, Kertosono,
29 Universitas Kristen Petra
Nganjuk, Pare, Wates, dan Tulungagung. SMAK juga menerima peserta didik dari
SMP berbasis agama lain. Hal ini dibuktikan dengan adanya kurang lebih 12 peserta
didik dari SMP berbasis agama lain yang bersekolah di SMAK saat ini.
Selain memiliki target seluruh SMP tanpa melihat sekolah itu negeri atau
swasta, di kota atau kabupaten, SMAK juga memiliki target seluruh SMP Katolik
dalam kota seperti SMP Katolik Mardi Wiyata dan SMP Katolik Santa Maria. Tidak
hanya SMP Katolik saja, SMP Kristen Petra pun menjadi target SMAK karena
antusiasme peserta didik SMP Kristen Petra yang tinggi setiap tahunnya. Jumlah
peserta didik dari SMP Kristen Petra yang bersekolah di SMAK saat ini bahkan
lebih banyak dibanding dari SMP Katolik yang telah ditargetkan dari awal.
Strategi pertama yang dilakukan SMAK adalah dengan melakukan
pendekatan pada SMP Katolik dalam kota. Pendekatan yang dilakukan berupa
promosi langsung dari kelas ke kelas menjelaskan syarat dan ketentuan penerimaan
peserta didik baru di SMAK. Selain promosi langsung, promosi tidak langsung pun
menjadi strategi SMAK untuk kedua SMP Katolik dalam kota tersebut. Melihat
kedua SMP Katolik tersebut tidak memiliki fasilitas yang cukup seperti lapangan
sepak bola dan aula, pihak SMAK mengijinkan lapangan sepak bola dan aula
SMAK untuk digunakan secara cuma-cuma oleh kedua SMP Katolik dengan jadwal
yang disepakati.
Di samping strategi untuk SMP Katolik, SMAK juga memiliki strategi
untuk SMP Kristen Petra. Strategi untuk SMP Kristen Petra ini lebih kepada
toleransi syarat dan ketentuan penerimaan peserta didik baru. Peserta didik baru
dari SMP Kristen Petra diperbolehkan terlambat mengumpulkan rapor untuk
kelengkapan pendaftaran dikarenakan rapor memang belum dibagikan oleh pihak
sekolah. Peserta didik baru dari SMP Kristen Petra juga akan tetap dapat mendaftar
pada jalur prestasi jika syarat nilai akademiknya terpenuhi meskipun sudah
melebihi tanggal pendaftaran jalur prestasi.
Strategi lain yang digunakan SMAK adalah dengan cara mengadakan
kerjasama dengan lembaga pemerintahan. Seperti contohnya adalah kerjasama
SMAK dengan Palang Merah Indonesia (PMI), dengan adanya kerjasama ini maka
SMAK dapat digunakan sebagai tempat perkemahan acara PMI. Tidak hanya
30 Universitas Kristen Petra
lapangan untuk perkemahan, aula SMAK pun dapat digunakan oleh lembaga
pemerintahan lain yang bekerjasama dengan SMAK secara cuma-cuma.
3.2.4 Proses Bisnis
Pada bagian ini menjelaskan mengenai proses bisnis yang ada di SMAK
beserta masalah yang ada di setiap prosesnya.
3.2.4.1 Proses Pendaftaran Peserta Didik Baru:
Gambar 3.2. BPMN Proses Pendaftaran Peserta Didik Baru
SMAK memiliki 2 jalur pendaftaran:
Jalur prestasi: Jalur ini dibuka lebih awal dari jalur umum. Jalur ini
memiliki syarat yang berbeda dibanding jalur umum. Syarat jalur
prestasi adalah nilai rata-rata 7,5 untuk mata pelajaran Bahasa
Indonesia, Bahasa Inggris, Matematika, dan IPA.
Jalur umum: Jalur ini dibuka setelah jalur prestasi dan memiliki syarat
yang lebih umum dan mudah dibanding jalur prestasi.
Penjelasan proses pada Gambar 3.2:
Wakil kepala kesiswaan menyiapkan panitia PPDB.
PPDB menyediakan formulir yang akan diambil calon peserta didik
baru.
PPDB menjadwalkan kapan seleksi kelas khusus diadakan dan
pembagian jadwal jaga oleh semua guru.
31 Universitas Kristen Petra
Formulir diserahkan pada bagian tata usaha.
Bagian tata usaha membuka pendaftaran peserta didik baru melalui jalur
prestasi dan umum.
Calon peserta didik baru dapat mengambil formulir yang telah
disediakan sekolah di bagian tata usaha.
Setelah formulir diambil, diisi dan dilengkapi calon peserta didik baru,
formulir dan kelengkapannya dikumpulkan lagi ke sekolah melalui
bagian tata usaha.
Bagian tata usaha menerima dan memeriksa kelengkapan pendaftaran
dan syarat jalur prestasi dalam hal nilai dan tanggal pendaftaran. Jika
calon peserta didik baru mendaftar pada tanggal pendaftaran yang
ditentukan untuk jalur prestasi dan memenuhi syarat nilai rata-rata 7,5
untuk mata pelajaran Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, Matematika,
dan IPA maka akan mendapat keringanan biaya uang gedung.
Bagian tata usaha melakukan wawancara singkat tentang administrasi.
Bagian tata usaha menyampaikan kapan seleksi kelas khusus akan
diselenggarakan kepada orang tua calon peserta didik baru.
Bagian tata usaha mendata data calon peserta didik baru secara
keseluruhan.
Bagian tata usaha menyerahkan formulir dan kelengkapannya ke panitia
PPDB.
Masalah yang terjadi:
Calon peserta didik baru yang berasal dari berbagai daerah pasti
memiliki peraturan dari sekolah asalnya yang beraneka ragam pula,
terkadang calon peserta didik baru belum bisa melengkapi syarat
pendaftaran pada waktu yang telah ditentukan.
Terkadang calon peserta didik baru mendaftar di SMAK sebagai
cadangan saja karena tidak ada tes masuk. Jadi jika calon peserta didik
baru diterima di SMA lain, maka calon peserta didik baru akan
membatalkan pendaftaran yang sudah dilakukan dan didata.
32 Universitas Kristen Petra
Jika data calon peserta didik baru hilang, maka bagian tata usaha harus
mendata ulang dari awal karena tidak ada backup data yang dilakukan
sebelumnya.
Jika ada pergantian data calon peserta didik baru, maka data tidak akan
langsung terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data
berupa soft copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih
berupa laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
calon peserta didik baru di bagian tata usaha dan kesiswaan.
3.2.4.2 Proses Penyeleksian Peserta Didik Kelas Khusus:
Gambar 3.3. BPMN Proses Penyeleksian Peserta Didik Kelas Khusus
Penjelasan proses pada Gambar 3.3:
PPDB menyelenggarakan tes mata pelajaran dan tes IQ yang sudah
dijadwalkan dari awal sebagai seleksi kelas khusus.
Calon peserta didik baru mengikuti tes seleksi kelas khusus yang telah
dijadwalkan.
Calon peserta didik baru mengumpulkan hasil tes seleksi kelas khusus
ke guru penjaga masing-masing kelas untuk diserahkan ke PPDB dan
diolah.
33 Universitas Kristen Petra
PPDB menerima hasil tes seleksi kelas khusus calon peserta didik baru
dan menyampaikan kapan hasil seleksi kelas khusus akan diumumkan.
PPDB mengolah hasil tes seleksi kelas khusus.
PPDB menyerahkan hasil seleksi kelas khusus yang berupa nama calon
peserta didik baru ke bagian tata usaha untuk diumumkan.
Bagian tata usaha memasang pengumuman hasil seleksi kelas khusus
yang dapat dilihat calon peserta didik baru.
Bagian tata usaha mendata hasil seleksi kelas khusus beserta data
peserta didik baru.
Masalah yang terjadi:
Terkadang calon peserta didik baru yang seharusnya lulus seleksi kelas
khusus tidak mau masuk kelas khusus karena faktor biaya.
Terkadang calon peserta didik baru yang seharusnya tidak lulus seleksi
kelas khusus mau masuk kelas khusus dan meminta pengulangan tes.
Pengumuman hasil tes seleksi kelas khusus hanya berupa nama saja, hal
ini menyebabkan banyak pertanyaan tentang nilai yang didapat.
Jika data peserta didik baru hilang, maka bagian tata usaha harus
mendata ulang dari awal karena tidak ada backup data yang dilakukan
sebelumnya.
Jika ada pergantian data peserta didik baru, maka data tidak akan
langsung terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data
berupa soft copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih
berupa laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
peserta didik baru di bagian tata usaha, kesiswaan, dan kurikulum.
3.2.4.3 Proses Pembagian Kelas X:
Penjelasan proses:
Setelah penyeleksian peserta didik kelas khusus, maka akan terjadi 2
pembagian yaitu pembagian dalam kelas khusus dan reguler.
Bagian kurikulum melakukan pembagian kelas X khusus dan reguler
secara acak tanpa melihat nilai peserta didik.
34 Universitas Kristen Petra
Masalah yang terjadi:
Karena dibagi acak tanpa melihat nilai peserta didik sebelumnya,
terkadang persaingan yang terjadi di dalam kelas terpaut jauh.
Pembagian kelas dilakukan secara manual dengan hanya memisahkan
formulir pendaftaran.
Jika ada pergantian data peserta didik baru, maka data tidak akan
langsung terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data
berupa soft copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih
berupa laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
peserta didik baru di bagian tata usaha dan kurikulum.
3.2.4.4 Proses Pembagian Kain Seragam:
Penjelasan proses:
Bagian tata usaha menyerahkan data peserta didik baru ke bagian sarana
dan prasarana.
Bagian sarana dan prasarana memesankan kain seragam dengan jumlah
yang sesuai data peserta didik baru yang diberikan.
Bagian sarana dan prasarana menyerahkan data nama peserta didik baru
ke penjahit untuk dijahitkan bet nama untuk seragam.
Setelah kain seragam siap dibagikan, bagian sarana dan prasarana
memanggil peserta didik setiap kelas untuk mengambil kain seragam
berdasar nomor absen.
Bagian sarana dan prasarana melakukan penandaan di lembar nama
peserta didik setiap kelas dengan memberi tanda centang untuk yang
sudah mengambil.
Setelah bet nama siap dibagikan, bagian sarana dan prasarana
menyerahkan ke wali kelas untuk dibagikan sendiri ke peserta didik
setiap kelas.
Masalah yang terjadi:
Peserta didik belum memakai seragam SMA saat awal masuk sekolah.
35 Universitas Kristen Petra
Karena yang dibagi masih berupa kain dan perlu dijahitkan sendiri,
pemakaian seragam SMA tidak bisa dilakukan serentak.
Bet nama pasti diberikan lebih lama dari pembagian kain seragam.
Jika data peserta didik dalam pengambilan kain seragam hilang, maka
bagian sarana dan prasarana harus mendata ulang dari awal karena tidak
ada backup data yang dilakukan sebelumnya.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
peserta didik baru di bagian tata usaha dan kurikulum.
3.2.4.5 Proses Pembagian Buku Pegangan:
Penjelasan proses:
Pembagian buku pegangan ke peserta didik dilaksanakan setiap satu
tahun ajaran.
Dana pembelian buku didapat dari dana Bantuan Operasional Sekolah
(BOS).
Setelah pembelian buku dan buku siap dibagikan, bagian sarana dan
prasarana memanggil peserta didik setiap kelas untuk mengambil buku
berdasar nomor absen.
Bagian sarana dan prasarana melakukan penandaan di lembar nama
peserta didik setiap kelas dengan memberi tanda centang untuk yang
sudah mengambil.
Masalah yang terjadi:
Jika data peserta didik dalam pengambilan buku hilang, maka bagian
sarana dan prasarana harus mendata ulang dari awal karena tidak ada
backup data yang dilakukan sebelumnya.
36 Universitas Kristen Petra
3.2.4.6 Proses Pembagian Wali Kelas dan Mata Pelajaran:
Gambar 3.4. BPMN Proses Pembagian Wali Kelas dan Mata Pelajaran
Penjelasan proses pada Gambar 3.4:
Bagian kurikulum melihat kalender akademik untuk menghitung hari
efektif.
Bagian kurikulum membagi wali kelas dengan memprioritaskan kelas
khusus.
Bagian kurikulum mengatur jadwal mengajar guru sesuai jumlah guru,
jadwal guru dan kapasitas setiap guru dengan ketentuan kepala sekolah
dan wakilnya tidak akan mendapat jam mengajar pertama dan terakhir.
Bagian kurikulum mengumumkan jadwal mengajar guru. Jika sesuai
maka bagian kurikulum akan menyerahkan jadwal ke kepala sekolah
untuk disetujui, namun jika ada yang tidak sesuai maka bagian
kurikulum akan merevisinya sebelum diserahkan ke kepala sekolah.
Kepala sekolah menyetujui jadwal pelajaran dan guru untuk
dilaksanakan.
Masalah yang terjadi:
Karena terbatasnya guru mata pelajaran, maka ada beberapa guru yang
mengajar melebihi jam mengajarnya yaitu 24 jam setiap minggunya.
Software Microsoft Excel yang digunakan tidak sesuai kebutuhan, hanya
membantu dalam hal pembagian guru mata pelajaran saja namun tidak
dapat mengatasi masalah jika ada jadwal mengajar guru yang
bertabrakan.
37 Universitas Kristen Petra
Jika data guru dan mata pelajaran hilang, maka bagian kurikulum harus
mendata ulang dari awal karena tidak ada backup data yang dilakukan
sebelumnya.
Jika ada pergantian data guru dan mata pelajaran, maka data tidak akan
langsung terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data
berupa soft copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih
berupa laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
guru dan mata pelajaran di bagian tata usaha, kesiswaan, dan kurikulum.
3.2.4.7 Proses Pembuatan Kalender Akademik:
Penjelasan proses:
Kalender akademik sekolah didapat dari Majelis Pendidikan Katolik
(MPK).
Kalender akademik sekolah didapat setahun sekali di bulan antara April-
Mei.
Sekolah tidak mempunyai hak untuk mengubah kalender akademik
yang sudah direncanakan.
Masalah yang terjadi:
Karena kalender akademik didapat dari MPK dan ditujukan untuk
semua sekolah Katolik, maka sekolah tidak memiliki kalender akademik
yang sesuai dengan proses sekolah yang ada.
3.2.4.8 Proses Belajar Mengajar:
Penjelasan proses:
Proses belajar mengajar tatap muka guru dengan peserta didik dilakukan
selama 43 jam seminggu yang terbagi dalam 6 hari dengan jam mengajar
seperti penjelasan pada Tabel 3.2 berikut:
38 Universitas Kristen Petra
NH = (2.UH + T) / 2
NR = (3.NH + 2.UU) / 5
Tabel 3.2. Tabel Jam Mengajar
Hari Jam
Senin 06.30 – 13.00
45 menit untuk upacara, 6 x 45 menit
pelajaran, dan 2 x 15 menit istirahat.
Selasa,
Rabu, Kamis
06.30 – 13.00
7 x 45 menit pelajaran dan 2 x 15 menit
istirahat.
Jumat, Sabtu 06.30 – 11.15
6 x 45 menit pelajaran dan 15 menit istirahat.
Setiap sehari sekali di dalam proses belajar mengajar dilakukan proses
absensi peserta didik. Proses absensi dilakukan manual oleh ketua kelas.
Masalah yang terjadi:
Karena proses absensi tidak sepenuhnya ditinjau ulang oleh wali kelas,
maka memungkinkan peserta didik untuk melakukan kecurangan.
3.2.4.9 Proses Pengolahan Nilai:
Penjelasan proses:
Setiap guru mata pelajaran mencatat nilai Ulangan Harian (UH) dan
Tugas (T) setiap peserta didik sebagai Nilai Harian (NH) dengan rumus:
Setiap guru mata pelajaran memberikan NH dan nilai Ulangan Umum
(UU) ke wali kelas masing-masing.
Wali kelas memasukkan semua nilai peserta didik ke DKN kelas.
Wali kelas mengolah nilai yang telah diberikan sebagai Nilai Rapor
(NR) dengan rumus:
39 Universitas Kristen Petra
Wali kelas memberikan daftar nilai ke bagian tata usaha untuk didata
dan dimasukkan ke buku besar.
Bagian tata usaha memberikan daftar nilai ke bagian kurikulum untuk
pembuatan laporan dan dikirim ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.
Masalah yang terjadi:
Banyak wali kelas yang tidak mengerti cara penggunaan komputer,
maka perlu adanya pelatihan tersendiri dari guru TIK untuk mengolah
nilai.
Adanya duplikasi data di DKN kelas dan tata usaha dalam hal biodata
peserta didik.
Tata usaha masih mencatat secara manual semua daftar nilai peserta
didik di buku besar.
Jika data nilai hilang, maka wali kelas harus mendata ulang dari awal
karena tidak ada backup data yang dilakukan sebelumnya.
Jika ada pergantian data nilai, maka data tidak akan langsung terupdate
keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data berupa soft copy
Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih berupa laptop
pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
nilai di bagian kurikulum, wali kelas, dan staf TI.
3.2.4.10 Proses Kenaikan Kelas:
Penjelasan proses:
Setelah wali kelas mengolah nilai selama 2 semester, wali kelas
membandingkan nilai yang didapat dengan Kriteria Ketuntasan
Minimal (KKM) seperti Tabel 3.3 berikut:
40 Universitas Kristen Petra
Tabel 3.3. Tabel KKM
No Mata Pelajaran Kelas / KKM
X XI XII
IPA IPS IPA IPS
1 Agama Katolik 75 76 76 78 78
2 Pendidikan
Kewarganegaraan
75 76 76 78 78
3 Bahasa Indonesia 75 76 76 78 78
4 Bahasa Inggris 75 76 76 78 78
5 Matematika 75 76 76 78 78
6 Fisika 75 76 - 78 -
7 Kimia 75 76 - 78 -
8 Biologi 75 76 - 78 -
9 Sejarah 75 76 76 78 78
10 Ekonomi 75 - 76 - 78
11 Sosiologi 75 - 76 - 78
12 Geografi 75 - 76 - 78
13 Seni Budaya 75 76 76 78 78
14 Pendidikan Jasmani dan
Kesehatan
75 76 76 78 78
15 TIK 75 76 76 78 78
16 Bahasa Asing (Mandarin) 75 76 76 78 78
17 Muatan Lokal
1. Wirausaha - - - 78 -
2. Pendidikan
Lingkungan
Hidup
- 76 76 - 78
3. Bahasa Jawa 75 - - - -
Jika peserta didik tidak memiliki nilai di bawah KKM pada semester
genap dan tidak lebih dari 12 kali tidak masuk tanpa keterangan, maka
peserta didik dinyatakan naik kelas.
41 Universitas Kristen Petra
3.2.4.11 Proses Penjadwalan Ujian Tengah dan Akhir Semester
Penjelasan proses:
Bagian kurikulum melihat kalender akademik untuk melihat dan
menghitung hari efektif.
Bagian kurikulum akan menjadwalkan kapan Ujian Tengah Semester
(UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS) setiap satu semester.
Pada semester ganjil, UTS dilaksanakan bulan Oktober dan UAS
dilaksanakan bulan Desember.
Pada semester genap, UAS dilaksanakan bulan Maret dan UAS
dilaksanakan bulan Mei.
3.2.4.12 Proses Penjurusan:
Penjelasan proses:
Peserta didik kelas X mengisi formulir penjurusan dan persetujuan
orang tua yang telah dibuat oleh bagian kurikulum.
Setelah mengisi formulir penjurusan dan meminta orang tua menanda
tangani formulir persetujuan, peserta didik kelas X mengumpulkan
formulir penjurusan dan persetujuan orang tua ke wali kelas masing-
masing.
Wali kelas menyerahkan formulir penjurusan dan persetujuan orang tua
ke bagian kurikulum.
Bagian kurikulum menerima dan memilah formulir penjurusan
berdasarkan peminatan peserta didik, IPA atau IPS.
Peserta didik kelas X mengikuti psikotes yang diselenggarakan oleh
bagian BP.
Bagian BP mengolah hasil psikotes dan menyerahkan hasil psikotes ke
bagian kurikulum.
Bagian kurikulum mengolah hasil psikotes dan formulir penjurusan.
Jika peserta didik bersangkutan memilih jurusan IPA dan hasil psikotes
menunjang, maka akan dimasukkan di kelas IPA. Jika peserta didik
bersangkutan memilih jurusan IPA namun hasil psikotes tidak
42 Universitas Kristen Petra
menunjang, maka akan dimasukkan di kelas IPS. Berbeda dengan
jurusan IPS, jika hasil psikotes menunjang untuk masuk kelas IPA
namun peminatan peserta didik adalah IPS, maka akan dimasukkan ke
kelas IPS.
Bagian kurikulum memberikan hasil pembagian kelas ke bagian tata
usaha untuk didata.
Masalah yang terjadi:
Kurangnya guru BP sekolah dalam menangani hasil psikotes peserta
didik.
Terkadang peminatan peserta didik dan keinginan orang tua berbeda,
maka pihak sekolah harus dapat mengatasinya.
Jika data hasil psikotes hilang, maka bagian BP harus mendata ulang
dari awal karena tidak ada backup data yang dilakukan sebelumnya.
Jika data penjurusan hilang, maka bagian kurikulum harus mendata
ulang dari awal karena tidak ada backup data yang dilakukan
sebelumnya.
Jika ada pergantian data penjurusan dan hasil psikotes, maka data tidak
akan langsung terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data.
Data berupa soft copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan
masih berupa laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
penjurusan dan hasil psikotes di bagian BP dan kurikulum.
3.2.4.13 Proses Pembagian Kelas XI dan XII:
Penjelasan proses:
Setelah proses penjurusan, maka bagian kurikulum akan membagi
peserta didik kelas X ke kelas XI IPA / IPS.
Pembagian kelas XI IPA / IPS dilakukan secara acak oleh bagian
kurikulum dengan melihat hasil dari proses penjurusan.
Tidak ada pembagian lagi untuk kelas XII IPA / IPS. Kelas XII IPA /
IPS sesuai dengan kelas XI IPA / IPS sebelumnya.
43 Universitas Kristen Petra
Masalah yang terjadi:
Karena kelas khusus hanya ada untuk jurusan IPA saja, maka kelas X di
kelas khusus yang memilih jurusan IPS secara langsung akan masuk
kelas reguler.
Karena dibagi acak tanpa melihat nilai peserta didik sebelumnya,
terkadang persaingan yang terjadi di dalam kelas terpaut jauh.
Jika ada pergantian data peserta didik, maka data tidak akan langsung
terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data berupa soft
copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih berupa
laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
peserta didik di bagian tata usaha dan kurikulum.
3.2.4.14 Proses Kelulusan:
Penjelasan proses:
Setelah pengumuman kelulusan dari Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
dan ijazah peserta didik diterima sekolah, bagian tata usaha akan
melengkapi ijazah dengan nama dan nilai peserta didik.
Setelah ijazah siap dibagikan, bagian tata usaha menyerahkan ijazah
kepada wali kelas masing-masing
Peserta didik diizinkan datang ke sekolah dalam kurun waktu tertentu
untuk melakukan cap 3 jari dan mengambil ijazah ke wali kelas masing-
masing.
Wali kelas melakukan penandaan di lembar nama peserta didik dengan
memberi tanda centang untuk yang sudah mengambil.
Masalah yang terjadi:
Karena tidak ada peraturan untuk waktu cap 3 jari dan mengambil
ijazah, maka banyak peserta didik yang terlambat dan sewaktu-waktu
datang ke sekolah untuk mencari wali kelas masing-masing.
Jika data peserta didik dalam pengambilan ijazah hilang, maka wali
kelas harus mendata ulang dari awal karena tidak ada backup data yang
dilakukan sebelumnya.
44 Universitas Kristen Petra
3.2.4.15 Proses Pembayaran Uang Sekolah:
Penjelasan proses:
Peserta didik dapat langsung membayar tunai ke bagian tata usaha
melalui teller Bank Tabungan Negara (BTN) yang datang maupun
transfer ke rekening sekolah.
Jika melakukan pembayaran transfer, maka pihak bank akan
memberikan bukti pembayaran.
Peserta didik menyerahkan bukti pembayaran ke bagian tata usaha untuk
dicatat.
Masalah yang terjadi:
Karena sekolah memiliki 3 rekening yang terdiri dari rekening kelas X,
XI dan XII, terkadang ada orang tua peserta didik yang salah
mentransfer uang sekolah ke rekening kelas lain.
Karena teller BTN tidak setiap hari ada di bagian tata usaha sekolah,
terkadang peserta didik menitipkan uang sekolahnya di bagian tata
usaha untuk diberikan ke teller.
Jika data pembayaran hilang, maka bagian tata usaha harus mendata
ulang dari awal karena tidak ada backup data yang dilakukan
sebelumnya.
Jika ada pergantian data pembayaran, maka data tidak akan langsung
terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data berupa soft
copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih berupa
laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
pembayaran.
3.2.4.16 Proses Daftar Ulang Peserta Didik:
Penjelasan proses:
Setelah rapat kenaikan kelas, wali kelas menghimbau semua peserta
didik untuk melakukan daftar ulang.
Peserta didik dapat melakukan daftar ulang di bagian tata usaha sekolah.
45 Universitas Kristen Petra
Bagian tata usaha sekolah akan mencatat semua peserta didik yang
sudah melakukan daftar ulang.
Hasil pencatatan akan diserahkan ke bagian kurikulum untuk proses
pembagian kelas.
Masalah yang terjadi:
Terkadang ada peserta didik yang belum melakukan daftar ulang sesuai
tanggal yang ditentukan, maka akan terjadi penunggakan biaya daftar
ulang.
Jika data daftar ulang hilang, maka bagian tata usaha harus mendata
ulang dari awal karena tidak ada backup data yang dilakukan
sebelumnya.
Jika ada pergantian data daftar ulang, maka data tidak akan langsung
terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data berupa soft
copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih berupa
laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
daftar ulang.
3.2.4.17 Proses Pelaporan ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan:
Penjelasan proses:
Semua pelaporan dilakukan oleh seorang staf TI secara rutin sebulan
sekali melalui Aplikasi Dapodik.
Masalah yang terjadi:
Karena sebagian besar wali kelas kurang mengerti TI, maka pelaporan
nilai dari semua kelas pun dilakukan oleh seorang staf TI.
Karena sebagian besar guru kurang mengerti TI, maka staf TI
merangkap menjadi pelatih dalam pelatihan TI untuk guru.
Karena hanya diperbolehkan satu administator dalam Aplikasi Dapodik,
maka data yang harus dilaporkan staf TI sangat banyak.
Kurangnya staf TI mengakibatkan proses pelaporan berjalan lebih lama
dan tidak efektif.
46 Universitas Kristen Petra
Karena data tidak terintegrasi, maka staf TI harus meminta data secara
manual dari satu bagian ke bagian lain.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data.
3.2.4.18 Proses Perencanaan Anggaran Tahunan:
Gambar 3.5. BPMN Proses Perencanaan Anggaran Tahunan
Penjelasan proses pada Gambar 3.5:
Setiap bagian membuat jadwal pengadaan acara tahunan.
Setiap bagian membuat rencana anggaran dalam satu tahun pada bulan
Juni.
Setiap bagian membawa jadwal pengadaan acara tahunan dan rencana
anggaran ke rapat bersama kepala sekolah untuk dibicarakan.
Setelah disetujui oleh kepala sekolah, bendahara membuat RAPBS
dalam satu tahun yang mencakup seluruh kegiatan sekolah.
Bendahara mengajukan RAPBS untuk disetujui kepala sekolah.
Setelah RAPBS disetujui kepala sekolah, bendahara mengajukan
RAPBS ke yayasan.
Yayasan menerima dan meninjau ulang RAPBS. Jika RAPBS dapat
diterima maka yayasan akan mencairkan dana per bulan sesuai dengan
47 Universitas Kristen Petra
proposal sekolah, jika RAPBS tidak dapat diterima maka RAPBS akan
ditolak.
Masalah yang terjadi:
Karena RAPBS untuk satu tahun, maka wakil kepala bagian harus sudah
memikirkan acara untuk satu tahun ke depan. Jika ada acara yang belum
dianggarkan di RAPBS, maka pengadaannya harus diundur.
Karena RAPBS harus sudah rinci, maka wakil kepala bagian harus
sudah merencanakan acara secara rinci. Jika tidak secara rinci, maka ada
kemungkinan proposal akan ditolak
Jika data keuangan hilang, maka bendahara harus mendata ulang dari
awal karena tidak ada backup data yang dilakukan sebelumnya.
Jika ada pergantian data keuangan, maka data tidak akan langsung
terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data berupa soft
copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih berupa
laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
keuangan.
3.2.4.19 Proses Perencanaan Anggaran Bulanan:
Penjelasan proses:
Setiap bagian menyerahkan proposal acara yang akan dilaksanakan
bulan depan ke bendahara.
Bendahara menganggarkan dan melampirkan proposal acara setiap
bagian pada proposal bulanan yang akan diajukan ke yayasan.
Bendahara menyerahkan proposal bulanan kepada kepala sekolah untuk
disetujui.
Setelah kepala sekolah menyetujui, maka proposal bulanan akan
diserahkan kembali ke bendahara untuk diajukan ke yayasan.
Bendahara mengajukan proposal bulanan ke yayasan.
Yayasan meninjau ulang proposal bulanan dengan RAPBS. Jika
proposal bulanan diterima oleh yayasan, maka dana akan cair di bulan
depan sebesar anggaran di proposal bulanan tersebut. Jika proposal
48 Universitas Kristen Petra
bulanan tidak diterima oleh yayasan, maka bendahara wajib merevisi
proposal bulanan tersebut.
Masalah yang terjadi:
Karena proposal yang diajukan harus sesuai RAPBS, maka jika ada
ketidak sesuaian dengan RAPBS akan ditolak oleh yayasan.
Jika dana dari yayasan terlambat, maka persiapan acara pun akan
terlambat.
Jika data keuangan hilang, maka bendahara harus mendata ulang dari
awal karena tidak ada backup data yang dilakukan sebelumnya.
Jika ada pergantian data keuangan, maka data tidak akan langsung
terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data berupa soft
copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih berupa
laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
keuangan.
3.2.4.20 Proses Pembuatan Laporan Keuangan Bulanan:
Penjelasan proses:
Setiap bagian memberikan penjelasan alur keuangannya masing-masing
setiap hari ke bendahara.
Bendahara mencatat alur keuangan setiap harinya pada cash book.
Bendahara membuat laporan keuangan bulanan.
Bendahara menyerahkan laporan keuangan bulanan ke kepala sekolah
untuk disetujui. Jika kepala sekolah tidak menyetujui maka bendahara
akan merevisi kembali. Jika laporan disetujui maka bendahara akan
memberikan laporan keuangan bulanan ke yayasan.
Masalah yang terjadi:
Terkadang pemasukan dan pengeluaran tidak tercatat di hari yang sama,
bendahara dapat memasukkannya di tanggal yang berbeda karena tidak
adanya pemantauan dari kepala sekolah.
Jika ada rapat mendadak, maka anggaran berasal dari dana tak terduga
yang dianggarkan.
49 Universitas Kristen Petra
Jika data keuangan hilang, maka bendahara harus mendata ulang dari
awal karena tidak ada backup data yang dilakukan sebelumnya.
Jika ada pergantian data keuangan, maka data tidak akan langsung
terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data berupa soft
copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih berupa
laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
keuangan.
3.2.4.21 Proses Pembuatan Laporan Keuangan Tahunan:
Gambar 3.6. BPMN Proses Pembuatan Laporan Keuangan Tahunan
Penjelasan proses pada Gambar 3.6:
Bendahara mengumpulkan laporan bulanan untuk membuat laporan
tahunan.
Bendahara membuat laporan keuangan tahunan pada bulan Juli /
Agustus dengan melihat laporan keuangan bulanan.
Bendahara menyerahkan laporan keuangan tahunan ke kepala sekolah
untuk disetujui. Jika kepala sekolah tidak menyetujui maka bendahara
akan merevisi kembali.
Jika laporan disetujui maka bendahara akan memberikan laporan
keuangan tahunan ke yayasan.
50 Universitas Kristen Petra
Masalah yang terjadi:
Jika data laporan bulanan hilang, maka bendahara harus mendata ulang
dari cash book.
Jika data keuangan hilang, maka bendahara harus mendata ulang dari
awal karena tidak ada backup data yang dilakukan sebelumnya.
Jika ada pergantian data keuangan, maka data tidak akan langsung
terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data berupa soft
copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih berupa
laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
keuangan.
3.2.4.22 Proses Perencanaan dan Pelaporan Bantuan Operasional Sekolah
Penjelasan proses:
Selain RAPBS yang diajukan ke yayasan, bendahara juga bertugas
untuk membuat rencana anggaran untuk dana BOS setiap semester di
bulan Juni dan Desember.
Rencana anggaran BOS akan diajukan ke kepala sekolah untuk
disetujui. Jika kepala sekolah sudah menyetujui, rencana anggaran BOS
akan diajukan ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.
Setelah rencana anggaran BOS disetujui oleh Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan, maka dana BOS akan turun ke rekening kepala sekolah
untuk dibelanjakan sesuai rencana anggaran.
Pelaporan dana BOS dilaksanakan setiap semester di bulan Juli dan
Januari minggu kedua.
Setelah disetujui oleh kepala sekolah, maka bendahara akan mengirim
secara online dalam bentuk e-mail dan secara fisik dalam bentuk
dokumen ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.
3.2.4.23 Proses Perawatan dan Pengadaan Barang:
Penjelasan proses:
Bagian sarana dan prasarana memantau kebersihan kelas sehari 2 kali.
51 Universitas Kristen Petra
Bagian sarana dan prasarana memantau keadaan dan kebutuhan kelas
seminggu 2 kali.
Jika ada barang yang rusak maka bagian sarana dan prasarana maupun
wakil kepala bagian lain dapat mengusulkan pada wakil kepala sarana
dan prasarana.
Wakil kepala sarana dan prasarana meninjau ulang usulan.
Wakil kepala sarana dan prasarana mengajukan proposal pengajuan
anggaran ke bendahara.
Untuk proses peminjaman sarana dan prasarana, peminjam hanya perlu
mengisi tabel peminjaman seperti Gambar 3.7:
Gambar 3.7. Tabel Peminjaman
Masalah yang terjadi:
Jika tidak ada persediaan barang, maka pengadaan barang memakan
waktu cukup lama karena harus dianggarkan untuk bulan depan dan
dana masih turun berupa uang.
Tidak ada pencatatan permintaan barang ke wakil kepala sarana dan
prasarana, semua dilakukan secara lisan. Jika wakil kepala sarana dan
prasarana lupa mencantumkan di proposal pengajuan anggaran bulan
selanjutnya, maka pengadaan barang akan terlambat.
52 Universitas Kristen Petra
Karena pencatatan dilakukan manual oleh wakil kepala sarana dan
prasarana, maka tidak semua data peminjaman tercatat dalam tabel
peminjaman.
Karena data sarana dan prasarana tidak terupdate rutin setahun sekali,
maka tidak ada kejelasan pasti tentang sarana dan prasarana saat ini.
Jika data sarana dan prasarana hilang, maka bagian sarana dan prasarana
harus mendata ulang dari awal karena tidak ada backup data yang
dilakukan sebelumnya.
Jika ada pergantian data sarana dan prasarana, maka data tidak akan
langsung terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data
berupa soft copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih
berupa laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
sarana dan prasarana di bagian tata usaha dan sarana dan prasarana.
3.2.4.24 Proses Perekrutan Guru dan Karyawan:
Penjelasan proses:
Kepala sekolah memantau kinerja dan kebutuhan guru dan karyawan
setiap harinya bersama bagian kurikulum.
Jika ada guru atau karyawan yang mengundurkan diri, bagian kurikulum
akan melapor langsung kepada kepala sekolah.
Kepala sekolah mengajukan permintaan guru atau karyawan yang
dibutuhkan ke yayasan.
Jika yayasan memiliki guru atau karyawan cadangan, maka yayasan
akan langsung menempatkan guru atau karyawan tersebut pada sekolah.
Jika yayasan tidak memiliki guru atau karyawan cadangan, maka
yayasan akan memberikan hak kepada sekolah untuk mencari sendiri
guru atau karyawan yang dibutuhkan untuk melamar pekerjaan ke
yayasan.
53 Universitas Kristen Petra
Masalah yang terjadi:
Karena SMAK merupakan sekolah Katolik, maka guru dan
karyawannya diharuskan beragama Katolik namun jumlah guru dan
karyawan yang beragama Katolik sangat sedikit.
Karena sekolah tidak dapat mengambil keputusan sendiri, maka sekolah
tidak bisa merekrut guru dan karyawan. Guru dan karyawan harus
melamar pekerjaan ke yayasan terlebih dahulu dan keputusan berada di
tangan yayasan.
Jika data guru dan karyawan hilang, maka bagian tata usaha harus
mendata ulang dari awal karena tidak ada backup data yang dilakukan
sebelumnya.
Jika ada pergantian data guru dan karyawan, maka data tidak akan
langsung terupdate keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data
berupa soft copy Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih
berupa laptop pribadi.
Karena data tidak terintegrasi, maka terkadang terjadi duplikasi data
guru dan karyawan di bagian tata usaha, kurikulum, dan staf TI.
3.2.4.25 Proses Penilaian Guru dan Karyawan:
Penjelasan proses:
Proses penilaian guru dan karyawan dilakukan oleh kepala sekolah.
Kepala sekolah akan melihat kinerja guru dengan mengunjungi
langsung ke kelas saat mengajar.
Kepala sekolah akan melihat kinerja karyawan dengan mengunjungi
langsung saat bekerja.
Jika penilaian kinerja guru baik, kepala sekolah berhak mengajukan
guru bersangkutan ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota untuk
naik golongan.
3.2.4.26 Proses Penggajian Guru dan Karyawan:
Penjelasan proses:
Setiap guru dan karyawan diharuskan membuat rekening BTN.
54 Universitas Kristen Petra
Pihak bank akan mentransfer secara otomatis ke rekening setiap guru
dan karyawan pada akhir bulan.
Masalah yang terjadi:
Karena BTN mengharuskan ada saldo minimum di rekening masing-
masing guru dan karyawan, maka guru dan karyawan tidak dapat
menggunakan saldo secara keseluruhan.
Tidak ada pencatatan di sekolah untuk penggajian guru dan karyawan.
3.2.4.27 Proses Penyelenggaraan Rapat Guru:
Penjelasan proses:
Kepala sekolah harus menjadwalkan rapat rutin yang akan
diselenggarakan dalam satu tahun ke depan.
Kepala sekolah bersama bendahara harus mendata kebutuhan setiap
rapat.
Bendahara harus menganggarkan dana rapat pada RAPBS.
Masalah yang terjadi:
Karena tidak semua rapat dapat direncanakan, maka ada rapat yang tidak
dianggarkan pada RAPBS.
3.2.4.28 Proses Bimbingan Penyuluhan:
Penjelasan proses:
Bagian BP memantau kegiatan peserta didik setiap harinya.
Jika ada laporan tentang salah satu atau kelompok peserta didik, maka
bagian BP akan melakukan tindakan.
Tindakan yang dilakukan ada 2 macam. Bimbingan kelompok yaitu
bimbingan yang dilakukan kelompok peserta didik tertentu. Bimbingan
individu yaitu bimbingan secara individu langsung dengan guru BP.
Bagian BP memantau anak bimbingannya. Jika kondisinya sudah
membaik, bagian BP berhenti membimbing secara mendalam. Jika
kondisinya tetap sama, maka bagian BP akan terus membimbing secara
bertahap.
Bagian BP akan mencatat kasus semua peserta didik dan pemecahannya
sebagai data ke depannya.
55 Universitas Kristen Petra
Catatan ini bersifat rahasia dan harus ditanda tangani kepala sekolah.
Masalah yang terjadi:
Kurangnya guru BP sekolah saat ini untuk menangani 837 peserta didik.
Jika data BP hilang, maka bagian BP harus mendata ulang dari awal
karena tidak ada backup data yang dilakukan sebelumnya.
Jika ada pergantian data BP, maka data tidak akan langsung terupdate
keseluruhan karena tidak ada integrasi data. Data berupa soft copy
Microsoft Excel dan komputer yang digunakan masih berupa laptop
pribadi.
3.2.4.29 Proses Promosi Sekolah:
Gambar 3.8. Brosur SMAK
Penjelasan proses:
Promosi dilakukan oleh bagian kesiswaan dengan mengedarkan brosur,
mencetak banner, dan datang ke SMP Katolik yang menjalin kerjasama
untuk menjelaskan proses pendaftaran SMAK. Contoh brosur SMAK
dapat dilihat pada Gambar 3.8.
Bagian kesiswaan juga melakukan promosi dengan cara lain seperti
menyewakan lapangan dan aula untuk suatu kegiatan.
56 Universitas Kristen Petra
Masalah yang terjadi:
Karena SMAK merupakan SMA swasta Katolik, maka cukup susah
untuk mempromosikan di SMP secara keseluruhan.
Karena promosi juga dilakukan dengan menyewakan lapangan dan aula
untuk kegiatan lain, maka banyak guru sekolah lain yang akan datang
melihat kondisi sekolah dan meniru hal-hal yang menjadi nilai plus
sekolah.
Karena SMA Negeri di pinggiran-pinggiran kota sudah banyak
bermunculan, maka promosi SMAK harus lebih dioptimalkan untuk
menjangkau kota Kediri.
3.2.4.30 Proses Penjadwalan Bimbingan Belajar Kelas Khusus:
Gambar 3.9. Jadwal Bimbingan Belajar Kelas Nasional Plus / Khusus
57 Universitas Kristen Petra
Penjelasan proses:
Bagian kurikulum menjadwalkan bimbingan belajar untuk kelas X dan
XI khusus setiap semester. Contoh jadwal bimbingan belajar kelas
khusus dapat dilihat pada Gambar 3.9.
Bagian kurikulum melakukan penjadwalan bimbingan belajar secara
acak dan manual.
Masalah yang terjadi:
Karena penjadwalan dilakukan manual, maka terkadang terjadi
kesalahan dalam penjadwalan seperti jadwal yang bertabrakan.
3.2.4.31 Proses Penjadwalan Bimbingan Belajar Kelas XII:
Gambar 3.10. Jadwal Bimbingan Belajar Kelas XII
58 Universitas Kristen Petra
Penjelasan proses:
Penjadwalan bimbingan belajar kelas XII juga dilakukan oleh bagian
kurikulum secara acak dan manual setiap semester. Contoh jadwal
bimbingan belajar kelas XII dapat dilihat pada Gambar 3.10.
Pada penjadwalan ini, kelas XII khusus akan mendapatkan tambahan
bimbingan belajar setiap Senin oleh lembaga bimbingan belajar GO.
Masalah yang terjadi:
Karena penjadwalan dilakukan manual, maka terkadang terjadi
kesalahan dalam penjadwalan seperti jadwal yang bertabrakan.
3.2.4.32 Proses Penjadwalan Guru Piket:
Gambar 3.11. Jadwal Piket Guru
59 Universitas Kristen Petra
Penjelasan proses:
Penjadwalan piket guru dilakukan oleh bagian kurikulum secara acak
dan manual selama satu tahun. Contoh jadwal piket guru dapat dilihat
pada Gambar 3.11.
Masalah yang terjadi:
Karena penjadwalan dilakukan manual, maka terkadang terjadi
kesalahan dalam penjadwalan seperti guru yang bersangkutan tidak bisa
untuk melaksanakan piket pada hari tersebut.
3.2.4.33 Proses Penjadwalan Pembina Upacara:
Gambar 3.12. Jadwal Pembina Upacara
60 Universitas Kristen Petra
Penjelasan proses:
Bagian kesiswaan menjadwalkan pembina upacara secara acak dan
manual selama satu tahun dengan melihat kalender akademik. Contoh
jadwal pembina upacara dapat dilihat pada Gambar 3.12.
Masalah yang terjadi:
Karena penjadwalan dilakukan manual, maka terkadang terjadi
kesalahan dalam penjadwalan seperti jadwal yang bertabrakan.
3.2.4.34 Proses Penjadwalan Ekstrakurikuler:
Gambar 3.13. Jadwal Ekstrakurikuler
61 Universitas Kristen Petra
Penjelasan proses:
Penjadwalan ekstrakurikuler dilakukan bagian kesiswaan dengan
melihat jadwal guru ekstrakurikuler dan perjanjian dengan tempat
ekstrakurikuler diadakan.
Penjadwalan dilakukan selama satu tahun. Contoh jadwal
ekstrakurikuler dapat dilihat pada Gambar 3.13.
Masalah yang terjadi:
Karena penjadwalan dilakukan manual, maka terkadang terjadi
kesalahan dalam penjadwalan seperti jadwal yang bertabrakan.
3.2.4.35 Proses Penjadwalan Guru Piket Ekstrakurikuler:
Gambar 3.14. Jadwal Guru Piket Ekstrakurikuler
62 Universitas Kristen Petra
Penjelasan proses:
Penjadwalan guru piket ekstrakurikuler juga dilakukan oleh bagian
kesiswaan secara acak dan manual selama satu tahun. Contoh jadwal
guru piket ekstrakurikuler dapat dilihat pada Gambar 3.14.
Masalah yang terjadi:
Karena penjadwalan dilakukan manual, maka terkadang terjadi
kesalahan dalam penjadwalan seperti jadwal yang bertabrakan.
Karena tidak semua guru piket yang membimbing ekstrakurikuler di
hari piketnya, maka terkadang guru piket tidak hadir.
3.2.4.36 Proses Pengelolaan Perpustakaan:
Penjelasan proses:
Karyawan perpustakaan memberi nomor pada setiap buku yang ada di
perpusatakaan.
Karyawan perpustakaan mencatat informasi dari setiap buku yang ada
di perpustakaan.
Karyawan perpustakaan mencatat semua peminjaman dan
pengembalian buku yang dilakukan peserta didik.
Masalah yang terjadi:
Karena pelaporan perpustakaan jarang diberikan ke wakil kepala bagian
atau pun kepala sekolah, maka pembaharuan buku di perpustakaan
jarang dilakukan.
3.2.5 Functional Decomposition Diagram
1. Proses Penerimaan Peserta Didik Baru
Penjadwalan seleksi
Pendaftaran
Penyeleksian kelas khusus
Pembagian kelas X
Pemesanan kain seragam
Pemesanan bet nama
Pembagian kain seragam
63 Universitas Kristen Petra
Pembagian bet nama
2. Proses Belajar Mengajar
Pembagian buku pegangan
Pembuatan kalender akademik
Pembagian wali kelas
Pembagian jadwal mengajar
Absensi peserta didik
Penjadwalan UTS dan UAS
Pencatatan nilai mapel
Pencatatan DKN kelas
Pengolahan nilai
Pencatatan buku besar
Pembayaran uang sekolah
Pelaporan pembayaran
3. Proses Kenaikan Kelas
Penilaian dengan KKM
Penilaian absen
Daftar ulang
4. Proses Penjurusan
Pengisian formulir penjurusan
Pengisian formulir persetujuan
Psikotes
Pengelompokkan peminatan
Pengolahan hasil
Pembagian kelas XI dan XII
5. Proses Kelulusan
Pengumuman hasil UNAS
Cap 3 jari
Pengambilan ijazah
6. Proses Keuangan
Perencanaan dana BOS
64 Universitas Kristen Petra
Pembuatan laporan dana BOS
Perencanaan acara tahunan bagian
Perancanaan anggaran tahunan bagian
Perencanaan anggaran tahunan
Pembuatan proposal bagian
Perencanaan anggaran bulanan
Pembuatan laporan keuangan bulanan
Pembuatan laporan keuangan tahunan
Penggajian guru dan karyawan
7. Proses Pelaporan ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Pelaporan data sekolah
8. Proses Sarana dan Prasarana
Perawatan sarana dan prasarana
Pembelian barang
Pencatatan barang keluar
Pemantauan kebersihan
Pemantauan kebutuhan barang
Pengusulan kebutuhan bagian
Pengajuan proposal pengadaan
Peminjaman sarana dan prasarana
Pencatatan sarana dan prasarana
9. Proses Perpustakaan
Pencatatan perpustakaan
Pelaporan perpustakaan
Peminjaman buku perpustakaan
10. Proses Perekrutan Guru dan Karyawan
Pemantauan kebutuhan guru dan karyawan
Pengajuan kebutuhan guru dan karyawan
Pengusulan guru dan karyawan (jika diperlukan)
Absensi guru dan karyawan
Perekrutan guru dan karyawan
65 Universitas Kristen Petra
11. Proses Penilaian Guru dan Karyawan
Penilaian guru dan karyawan
12. Proses Penyelenggaraan Rapat Guru
Penjadwalan rapat
Pembuatan anggaran rapat
13. Proses Promosi
Pencetakkan brosur dan banner
Penyebaran brosur
Promosi langsung
Penyewaan lapangan dan aula
14. Proses Penjadwalan Bimbingan Belajar
Penjadwalan bimbingan kelas khusus
Penjadwalan bimbingan kelas XII
15. Proses Kesiswaan
Bimbingan penyuluhan
Penjadwalan pembina upacara
Penjadwalan guru piket
Penjadwalan kesiswaan
Penjadwalan guru piket kesiswaan
3.3 Teknologi Informasi pada SMA Katolik Santo Augustinus
3.3.1 Aplikasi
Aplikasi yang digunakan di SMAK adalah aplikasi dari Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia yang tidak dibuat khusus untuk
proses keseluruhan di dalam sekolah. Aplikasi Dapodik ini menyediakan beberapa
formulir yang dibutuhkan sekolah untuk dapat diunduh tetapi tidak memiliki fitur
export. Karena sekolah juga memiliki formulir dan data sendiri, ditambah dengan
tidak adanya fitur export pada aplikasi, maka banyak terjadi duplikasi data antara
data di Aplikasi Dapodik dan data yang dipunyai sekolah. Pihak sekolah pun hanya
mempunyai satu staf TI untuk memasukkan seluruh data ke Aplikasi Dapodik.
Aplikasi Dapodik hanya membantu sekolah dalam pengiriman data sebagai laporan
66 Universitas Kristen Petra
ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota. Berikut adalah penjelasan dari Aplikasi
Dapodik:
Gambar 3.15. Halaman Login Aplikasi Dapodik
Gambar 3.15 adalah gambar halaman login Aplikasi Dapodik. Jika sudah
memiliki akun, maka bisa langsung mengisi username yang berupa e-mail dan
password. Jika belum memiliki akun, bisa menekan button registrasi untuk
mendaftarkan akun lalu melakukan login dengan cara yang sama. Satu sekolah
hanya dibatasi satu administrator dengan satu akun dan e-mail.
Gambar 3.16. Halaman Beranda Aplikasi Dapodik
67 Universitas Kristen Petra
Pada menu seperti Gambar 3.16 terdapat tabel yang berisi identitas sekolah,
tabel yang berisi berita dari Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, tabel tentang
informasi penting, tabel jumlah peserta didik setiap rombongan belajar, tabel
rincian update log sinkronisasi, tabel proses untuk validasi atau sinkronisasi, tabel
laporan untuk mengunduh data profil sekolah dan absensi peserta didik (hanya
untuk sekolah negeri), tabel export UN untuk mengecek dan mengunduh data
peserta UN, dan tabel untuk mengunduh formulir pendataan, peserta didik, dan
pendidik dan tenaga kependidikan.
Gambar 3.17. Halaman Menu Sekolah Aplikasi Dapodik
Pada menu sekolah seperti Gambar 3.17 terdapat sub menu dari data rinci
sekolah seperti data periodik, data sanitasi, data blockgrant, data layanan khusus,
data program inklusi, data yayasan, data program pengajaran dilayani, dan data
akreditasi. Semua sub menu dari menu sekolah ini bisa diubah dan disimpan
perubahannya sebagai data yang dikirim dan dicatat ke Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan.
68 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.18. Halaman Menu Sarana dan Prasarana Aplikasi Dapodik
Pada menu seperti Gambar 3.18 menyimpan segala bentuk sarana dan
prasarana yang ada di sekolah berdasarkan letak ruangannya. Dalam menu ini
terdapat sub menu sarana dan buku dan alat. Fitur yang terdapat dalam menu ini
adalah tambah, ubah, simpan, hapus, dan validasi letak ruangan sarana dan
prasarana maupun jenis sarana dan prasarananya. Fitur lain yang ada adalah input
kondisi, melengkapi, dan menyalin data periodik sarana dan prasarana.
Pada menu pendidik dan tenaga kependidikan seperti Gambar 3.19
menyimpan semua data guru dan karyawan sekolah. Fitur pada menu ini adalah
tambah, ubah, simpan, dan hapus data guru dan karyawan sekolah. Fitur lainnya
adalah search, ubah data penugasan, menyalin, dan mengunduh data guru dan
karyawan.
Pada menu seperti Gambar 3.20 berisi data semua peserta didik atau peserta
didik di sekolah. Fitur yang ada pun tidak jauh berbeda dengan menu lainnya yaitu
tambah, ubah, simpan, dan hapus data peserta didik. Registrasi, search, proses
bersama kelulusan, menyalin, dan mengunduh data peserta didik pun termasuk fitur
dari menu peserta didik ini.
69 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.19. Halaman Menu Pendidik dan Tenaga Kependidikan Aplikasi
Dapodik
Gambar 3.20. Halaman Menu Peserta Didik Aplikasi Dapodik
70 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.21. Halaman Menu Rombongan Belajar Aplikasi Dapodik
Pada menu rombongan belajar seperti Gambar 3.21 berisi keterangan
rombongan belajar atau kelas-kelas di sekolah. Fitur yang ada adalah tambah, ubah,
simpan, hapus, validasi rombongan belajar, kenaikan kelas, anggota rombongan
belajar, pembelajaran, dan mata evaluasi atau mata pelajaran.
Gambar 3.22. Halaman Menu Peserta Didik yang Keluar Aplikasi Dapodik
71 Universitas Kristen Petra
Pada menu seperti Gambar 3.22 berisi semua keterangan peserta didik atau
peserta didik yang keluar atau lulus. Fitur dalam menu ini adalah search,
pembatalan peserta didik yang keluar atau lulus, jejak kelulusan, dan mengunduh
daftar peserta didik yang keluar.
Gambar 3.23. Halaman Menu Pendidik dan Tenaga Kependidikan yang Tidak
Aktif Aplikasi Dapodik
Pada menu seperti Gambar 3.23 berisi semua keterangan pendidik dan
tenaga kependidikan yang tidak aktif. Fitur yang ada pun tidak jauh berbeda dari
menu peserta didik yang keluar yaitu search, pembatalan, dan mengunduh daftar
pendidik dan tenaga kependidikan yang tidak aktif.
72 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.24. Halaman Menu Pengaturan Aplikasi Dapodik
Pada menu pengaturan seperti Gambar 3.24 berisi tentang pengaturan
Aplikasi Dapodik seperti pengaturan tema, pengaturan pengguna, dan mengecek
pembaruan aplikasi.
Selain Aplikasi Dapodik untuk pengiriman data sekolah ke Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kota, SMAK juga menggunakan Microsoft Excel dan
Microsoft Word untuk membantu proses di dalam sekolah. Microsoft Excel di
SMAK digunakan untuk pencatatan data peserta didik, DKN peserta didik,
mengolah jadwal mengajar, dan untuk pencatatan nilai rapor yang bisa diekspor ke
Microsoft Word untuk rapor peserta didik. Microsoft Word juga membantu tata
usaha untuk proses pembuatan surat-surat yang dibutuhkan sekolah.
73 Universitas Kristen Petra
3.3.2 Data
1. Formulir Pendidik dan Tenaga Kependidikan dari Aplikasi Dapodik:
Gambar 3.25. Formulir Pendidik dan Tenaga Kependidikan Aplikasi Dapodik
Gambar 3.25 – 3.29 adalah Formulir Pendidik dan Tenaga Kependidikan
yang dapat diunduh dari Aplikasi Dapodik. Formulir ini dapat diisi guru dan
karyawan untuk membantu sekolah mendapatkan data dari guru dan karyawan.
74 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.26. Lanjutan 1 Formulir Pendidik dan Tenaga Kependidikan
Aplikasi Dapodik
75 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.27. Lanjutan 2 Formulir Pendidik dan Tenaga Kependidikan
Aplikasi Dapodik
76 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.28. Lanjutan 3 Formulir Pendidik dan Tenaga Kependidikan
Aplikasi Dapodik
77 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.29. Lanjutan 4 Formulir Pendidik dan Tenaga Kependidikan
Aplikasi Dapodik
78 Universitas Kristen Petra
2. Formulir Peserta Didik dari Aplikasi Dapodik:
Gambar 3.30. Formulir Peserta Didik dari Aplikasi Dapodik
Gambar 3.30 – 3.31 adalah Formulir Peserta Didik yang dapat diunduh dari
Aplikasi Dapodik. Formulir ini dapat diisi peserta didik untuk membantu sekolah
mendapatkan data dari peserta didik.
79 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.31. Lanjutan Formulir Peserta Didik dari Aplikasi Dapodik
3. Formulir Sekolah dari Aplikasi Dapodik:
Formulir Sekolah dari Aplikasi Dapodik ini terdiri dari beberapa formulir
yang di antaranya adalah formulir identitas sekolah, formulir ruangan, formulir
rombongan belajar, formulir sarana dan formulir bantuan dan beasiswa.
80 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.32. Formulir Identitas Sekolah di Formulir Sekolah dari
Aplikasi Dapodik
Gambar 3.32 – 3.37 adalah Formulir Sekolah yang dapat diunduh dari
Aplikasi Dapodik. Formulir ini dapat diisi pihak sekolah untuk membantu sekolah
mendapatkan data yang lengkap.
81 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.33. Lanjutan Formulir Identitas Sekolah di Formulir Sekolah
dari Aplikasi Dapodik
82 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.34. Formulir Ruangan di Formulir Sekolah dari Aplikasi
Dapodik
Gambar 3.35. Formulir Rombongan Belajar di Formulir Sekolah dari
Aplikasi Dapodik
83 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.36. Formulir Sarana di Formulir Sekolah dari Aplikasi Dapodik
Gambar 3.37. Formulir Bantuan dan Beasiswa di Formulir Sekolah dari
Aplikasi Dapodik
4. Pengumuman Penyeleksian Kelas Khusus
Nomor
Nama
84 Universitas Kristen Petra
Jenis Kelas
5. Kalender Akademik
Gambar 3.38. Kalender Akademik
Gambar 3.38 adalah Kalender Akademik tahunan yang dipunyai sekolah
dan didapat dari MPK.
6. Data Peserta Didik dari Aplikasi Dapodik:
Nomor Induk Peserta Didik (NIPD)
Nama
Jenis Kelamin
NISN
Tempat Lahir
Tanggal Lahir
NIK
Agama
Kebutuhan Khusus
Alamat (RT, RW, Dusun, Kelurahan, Kecamatan, Kode Pos)
Jenis Tinggal
85 Universitas Kristen Petra
Alat Transportasi
Telepon
Handphone
SKHUN
Penerima KPS
Nomor KPS
Data Ayah (Nama, Tahun Lahir, Jenjang Pendidikan, Pekerjaan,
Penghasilan, Kebutuhan Khusus)
Data Ibu (Nama, Tahun Lahir, Jenjang Pendidikan, Pekerjaan,
Penghasilan, Kebutuhan Khusus)
Data Wali (Nama, Tahun Lahir, Jenjang Pendidikan, Pekerjaan,
Penghasilan)
Rombongan Belajar Saat Ini
7. Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan dari Aplikasi Dapodik:
Nama
NIK
Jenis Kelamin
Tempat Lahir
Tanggal Lahir
Nama Ibu Kandung
Status
Tanggal Surat Tugas
Jenis Pendidik dan Tenaga Kependidikan
8. Data Rombongan Belajar dari Aplikasi Dapodik:
Jenis Rombongan Belajar
Tingkat Pendidikan
Kurikulum
Program Pengajaran Satuan Pendidikan
Nama Rombongan Belajar
86 Universitas Kristen Petra
Wali / Guru Kelas
Prasarana
9. Formulir Penjurusan:
Nama
Nomor Absen
Kelas
Nilai Pelajaran IPA (Matematika, Fisika, Kimia, Biologi)
Nilai Pelajaran IPS (Matematika, Ekonomi, Geografi, Sosiologi,
Sejarah)
10. Formulir Pendaftaran Peserta Didik Baru:
Gambar 3.39 adalah Formulir Pendaftaran Peserta Didik Baru yang dibuat
oleh pihak sekolah sendiri. Sekolah menggunakan formulir ini sampai saat ini dan
tidak menggunakan Formulir Peserta Didik dari Aplikasi Dapodik.
87 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.39. Formulir Pendaftaran Peserta Didik Baru
88 Universitas Kristen Petra
11. Data Peserta Didik Baru:
Gambar 3.40. Data Peserta Didik Baru
Gambar 3.41. Lanjutan Data Peserta Didik Baru
Gambar 3.40 – 3.41 adalah Data Peserta Didik Baru yang dibuat oleh
pihak sekolah sendiri untuk menyimpan data peserta didik baru sementara.
89 Universitas Kristen Petra
12. Data Sarana dan Prasarana:
Gambar 3.42. Data Sarana dan Prasarana
Gambar 3.42 adalah Data Sarana dan Prasarana yang dibuat oleh pihak
sekolah sendiri untuk menyimpan data sarana dan prasarana berdasarkan ruangan.
13. Data Kumpulan Nilai:
Data kumpulan nilai terdiri dari beberapa bagian di antaranya biodata, mata
pelajaran, nilai, pengembangan diri, kompetensi, dan merge. DKN SMAK
disimpan dalam Microsoft Excel yang dapat dilihat pada Gambar 3.43 – 3.51.
Gambar 3.43. Bagian Biodata di Data Kumpulan Nilai
90 Universitas Kristen Petra
Keterangan lengkap bagian Biodata di data kumpulan nilai adalah:
- Nomor Urut
- Nama Lengkap Peserta Didik
- Nama Panggilan Peserta Didik
- Alamat (Nama Jalan, RT, RW, Nama Dusun, Desa / Kelurahan,
Kecamatan, Kota / Kabupaten, Provinsi, Kode Pos)
- Nomor Telepon Rumah
- Nomor Handphone
- Nomor Absen
- NIPD
- NISN
- Program Studi
- Jenis Kelamin (Singkat, Panjang)
- Tempat Lahir
- Tanggal Lahir (DD/MM/YYYY, Long)
- Agama
- Anak ke-
- Status Keluarga
- Jenis Ijazah Untuk Masuk
- Tahun Ijazah
- Nomor Ijazah
- Data Ayah (Pekerjaan, Nama Jalan, RT, RW, Nama Dusun, Desa /
Kelurahan, Kecamatan, Kota / Kabupaten, Provinsi, Kode Pos,
Nomor Telepon Rumah, Nomor Handphone)
- Data Ibu (Pekerjaan, Nama Jalan, RT, RW, Nama Dusun, Desa /
Kelurahan, Kecamatan, Kota / Kabupaten, Provinsi, Kode Pos,
Nomor Telepon Rumah, Nomor Handphone)
- Data Wali (Pekerjaan, Nama Jalan, RT, RW, Nama Dusun, Desa /
Kelurahan, Kecamatan, Kota / Kabupaten, Provinsi, Kode Pos,
Nomor Telepon Rumah, Nomor Handphone)
- Catatan Lain
91 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.44. Bagian Mata Pelajaran di Data Kumpulan Nilai
Gambar 3.45. Bagian Nilai di Data Kumpulan Nilai
92 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.46. Lanjutan Bagian Nilai di Data Kumpulan Nilai
Gambar 3.47. Bagian Pengembangan Diri di Data Kumpulan Nilai
Gambar 3.48. Lanjutan 1 Bagian Pengembangan Diri di Data Kumpulan
Nilai
93 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.49. Lanjutan 2 Bagian Pengembangan Diri di Data Kumpulan
Nilai
Gambar 3.50. Bagian Kompetensi di Data Kumpulan Nilai
Gambar 3.51. Bagian Merge di Data Kumpulan Nilai
94 Universitas Kristen Petra
14. Proposal Pengajuan Anggaran Bagian:
Gambar 3.52. Proposal Pengajuan Anggaran Bagian
Gambar 3.52 adalah Proposal Pengajuan Anggaran Bagian Sarana dan
Prasarana yang nantinya akan diserahkan ke bendahara.
15. Jadwal Mata Pelajaran:
Jadwal mata pelajaran terdiri dari beberapa bagian di antaranya kode guru,
kelas XII, kelas XI, kelas X, olah jadwal, dan siap cetak. Gambar 3.53 – 3.59 adalah
jadwal mata pelajaran yang disimpan sekolah di Microsoft Excel.
95 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.53. Kode Guru di Jadwal Mata Pelajaran
Gambar 3.54. Jadwal Mata Pelajaran Kelas XII
96 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.55. Jadwal Mata Pelajaran Kelas XI
Gambar 3.56. Jadwal Mata Pelajaran Kelas X
97 Universitas Kristen Petra
Gambar 3.57. Olah Jadwal di Jadwal Mata Pelajaran
Gambar 3.58. Lanjutan Olah Jadwal di Jadwal Mata Pelajaran
Gambar 3.59. Siap Cetak di Jadwal Mata Pelajaran
98 Universitas Kristen Petra
3.3.3 Teknologi
SMAK saat ini belum memiliki jaringan yang menyeluruh. Jaringan yang
ada hanya sebatas 2 komputer server dan 80 komputer client di ruang TIK untuk
proses pembelajaran. Komputer lain yang digunakan adalah 1 komputer di ruang
perpustakaan, ruang radio UKS, ruang UKS, 2 komputer dan 1 laptop di ruang
wakil kepala sekolah, dan 6 komputer dan 4 laptop di ruang tata usaha. 11 komputer
dan 5 laptop ini tidak terhubung dengan server. Perpindahan data masih dilakukan
manual menggunakan flashdisk dan sebagian besar masih menggunakan laptop
pribadi. 11 komputer tersebut memiliki spesifikasi OS Microsoft Windows 7
Professional 32-bit, processor Intel® Core (TM) i3-2120 CPU 3,30 GHz, RAM
2,00 GB, VGA Intel® HD Graphics, HDD 500 GB, monitor, mouse, dan keyboard
Acer, sound speaker dan 5 laptop tersebut memiliki spesifikasi CPU 2,20 GHz dan
RAM 2,00 GB dengan OS Microsoft Windows 7.
Komputer Server
- Jumlah : 2 buah
- Letak : Ruang komputer
- Spesifikasi : Operating Sistem (OS) Microsoft Windows 7
Ultimate 32-bit, processor Intel® Core (TM) i5 CPU 3,30 GHz,
RAM 4,00 GB, VGA Intel® High Definition (HD) Graphics, HDD
1000 GB, monitor, mouse, dan keyboard Acer, sound Realtek HD
Audio Output
Komputer Client
- Jumlah : 80 buah
- Letak : Ruang komputer
- Spesifikasi : OS Microsoft Windows 7 Professional 32-bit,
processor Intel® Core (TM) i3-2120 CPU 3,30 GHz, RAM 2,00
GB, VGA Intel® HD Graphics, HDD 500 GB, monitor, mouse, dan
keyboard Acer, sound speaker