smart ledelse i en digital tid - styrk.org · gjør en smart endring på jobben. la teknologi og...

Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™

Gjør en smart endring på jobben. La teknologi og struktur arbeide for deg, frigjør plassi hodet til innovasjon og til å skape resultater.

Smart ledelse i en digital tidLedelse av geografisk spredte team, virtuelle team, og prosjektteam


Noen hovedutfordringer ved å lede på avstand

• Sjelden knyttet til fjernledelse isolert sett, men til generelle lederutfordringer og struktur

• Mer reisevirksomhet som ofte ansees som en belastning

• Vanskeligere å ha jevnlig kontakt med medarbeidere


Teamscenarier

Den nye arbeidshverdagen er mer kompleks, og stiller nye krav til både ledere og team-medlemmer innen• Arbeidsform, struktur og mål

• Kommunikasjon

• Oppfølging og kontroll

• Kultur og miljø

M

AA

AA

A

A A

Like jobbroller, men arbeider på ulike steder

M

AA

AA

Forskjellige jobbroller. Skaper felles resultat

M

AA

A

A

Avdelingskontor, eller hjemmekontor

M

AA

AA

Prosjekt, eller virituelt team


Opplevd avstand

Opplevd avstand er den psykologiske avstanden vi føler, og som kan stå i veien for god kommunikasjon og godt samarbeid.

Fysisk

avstand

Operasjonell

avstand

Personlig

avstand


0%

20%

40%

60%

80%

100%

Gevinst ved å redusere den opplevde avstanden


Kartlegg opplevd avstand i teamet

• Vurder opplevd avstand mellom team-medlemmer, og mellom team-medlemmer og leder

• Velg 1-2 områder du vil jobbe med på kort sikt for å forbedre

0

1

2

3

Personlige relasjoner

Felles mål

Ansikt til ansikt

kommunikasjon

Teknologi og

nettmøtekvalitet

Teamfokus

Fysisk avstand

Nåsituasjon Fremtidig situasjon

3-De fleste kjenner hverandre

2-Noen kjenner hverandre

1-Få i teamet kjenner hverandre

3-Alle jobber mot felles mål-

er avhengig av hverandre

2-Noen jobber mot felles mål-

delvis avhengig av hverandre

1-Jobber ikke mot felles mål.

Er ikke avhengig av hverandre

3-Ukentlig

2-Månedlig

1-Sjeldnere enn månedlig

3-Fungerer godt-høy kvalitet på nettmøter

2-Fungerer stort sett-nettmøter fungerer ikke alltid for alle

1-Fungerer sjelden for alle på en gang. Dårlige nettmøter.

3-Teammedlemmer bruker all tid i dette teamet

2-Teammedlemmer har også 1-2 andre prosjekter/

grupper de bruker tiden på

1-Teammedlemmer bruker bare en liten del av sin tid

på oppgaver i dette teamet

3-Teammedlemmer er på samme lokasjon

2- er i samme region / kort reise

1- er i annen region / lang reise


Presentasjon av team til gruppen

1. Fortell i korte trekk om ditt team.

2. Hvilke 1-2 områder for opplevd avstand vil du gjerne arbeide for å forbedre?

Maks 2 minutter hver

M

AA

AA

A

A A

Like jobbroller, men arbeider på ulike steder

M

AA

AA

Forskjellige jobbroller. Skaper felles resultat

M

AA

A

A

Avdelingskontor, eller hjemmekontor

M

AA

AA

Prosjekt, eller virituelt team


Utfordringer ved å lede på avstand

Tilstedeværelse og

tilgjengelighet

Møteformer –

fysisk og på nett

Ad-hoc

kommunikasjon –

«har du 5 minutter?

Sosial kontakt

Samarbeid mellom

teammedlemmer

på ulike steder

Kunnskapsdeling

Tekniske

utfordringerOpplæring


Å lede på avstand – et spørsmål om tillit

Medarbeidere er ikke avhengige av å være nær lederen for å være fornøyde

Individuals working from afar were more satisfied with their jobs than those working proximate to their managers.

Accessibility was a significant predictor of satisfaction with manager in the distanced group; actual physical distance was not a significant predictor.

“Distanced versus Proximate Teams: The relationships among perceived communicative behaviors of leaders and employee satisfaction”

S. L. Connaughton & J. A. Daly


Forventningsavklaring

•Hva forventer du av dine teammedlemmer?

•Hva tror du dine teammedlemmer forventer av deg?

? ?


Hva forventer du av dine team-medlemmer?Hva forventer de av deg?

• «Medarbeiderne er mer motiverte i jobben sin når deres forventninger er i overensstemmelse med sjefens forventninger»

• Førsteamanuensis Sut I. Wong Humborstad BI

• Medarbeidere forventer å ha klare mål, få tillit fra leder til at de gjør jobben, og at leder er tilgjengelig når det er nødvendig

• Lederen forventer at medarbeidere overholder frister, leverer på avtalte mål og at de søker støtte hos leder når det er nødvendig


Hvor mye tid har du til å være teamleder?

1. Funksjonsleder %

• Planlegging,

budsjett,

rapportering

2. Andre oppgaver

%

• Andre roller, bidra i

ledergruppe,

prosjekter

3. Bidragsyter %

• Gjøre arbeid som

team-medlem

4. Teamleder %

• Lede teamet mot

felles mål,

oppfølging av team-

medlemmer, fordele

ansvar og oppgaver

1. Jobb et par minutter individuelt.

Bruk magefølelsen til å sette en

prosent på hvert arbeidsområde.

2. Del resultatene i gruppen.


6 av 10 tror på økt digitalt stress

«Digitalt stress er en trussel mot engasjement og effektivitet. Det kommer til å øke i utbredelse, og lite blir gjort for å demme opp for det på arbeidsplassene» arbetarskydd.se.

Ti-på-topp i digitalt stress

1. En stadig overfylt e-postkasse: 49 prosent.

2. Lydsignaler fra telefoner, pc-er og annen elektronikk: 40 prosent.

3. Å rekke å reagere på all informasjonen jeg utsettes for: 37 prosent.

4. Påminnelser og varsler som visuelt gjør oppmerksom på informasjon: 34 prosent.

http://www.arbetarskydd.se/nyheter/halsa_ledarskap/psykosocial_arbetsmiljo/article3944105.ece


Lyspæren kom ikke som en evolusjon fra stearinlyset …

ANALOGDIGITAL

10X mer effektiv

Varer 50X lenger


Økte krav til å prestere

Kilde: YS arbeidslivsbarometer 2014


Planlegging og prioritering som lederutfordring

Industriarbeidere og saksbehandlere arbeider etter forutsigbare mønster guidet av prosesser og saksbehandlersystemer. De kan gå hjem når arbeidsdagen er over og fortsette dagen etter.

Ledere må balansere planlagte aktiviteter og hendelsesdrevne aktiviteter for å nå fastsatte mål. Arbeidsdagen er ikke over før jobben er gjort

Hvor ofte opplever du at kravene på jobben går utover familielivet?

Arbeidsdag bestemt av klokken

Arbeidsdag styrt av mål og ansvar

%39%28

14 %6 %

■ Aldri ■ Sjelden ■ Noen ganger ■ Ofte ■ Alltid ■ Vet ikke/ikke aktuelt

6 %

%1

2 %%24

44 % %28 4 % 4 %

YS arbeidslivsbarometer 2014


Kan du gjøre noe for meg neste uke?

Hvis den kollega spør deg: Kan du gjøre noe for meg neste uke?

Det er noe jeg trenger hjelp til. Hva svarer du da? Jaaa, det kan

jeg sikkert.

Så kommer neste uke, og oi, der var det mye arbeid du ikke

hadde tenkt på. Så må du jobbe mer enn du hadde planlagt, eller

du får rett og slett ikke tid til alt og må gå tilbake og si» Jeg fikk

dessverre ikke tid til å gjøre det du ba meg om». Ingen av delene

er spesielt morsomme.


Balanser forespørsler fra andre og egne oppgaver!

Arbeid med

mine viktige

oppgaver

Arbeid med

forespørsler

fra andre


Bestem med en gang hva du vil gjøre med e-posten

Bruk 4 D‘er som guide:

• Do now Gjør nå

• Delegate Deleger

• Delete Slett

• Do later Flagg for oppfølging

Når du flagger e-post, gjør du dem samtidig til oppgaver

Prioriter i forhold til viktighet og tidsfrister


Når du har flagget en e-post for oppfølging – arkiver den i den mappen der du vil ha den etter at oppgaven er utført

Hvis du vet at du ikke kommer til å ville arkivere e-posten, kan du legge den i en “Behandlet” mappe.

Flytt flagget e-post ut av innboksen!Da vet du at den er behandlet og den er ferdig arkivert


Planlegg med egne aktiviteter for å nå dine mål!

Overfør egne aktiviteter og løse oppgaver til Outlook

Klikk og skriv inn oppgaven

Eks. Følge opp fremdrift i prosjektet

Husk å …


Lag en balansert ukeplan

Fordel oppgavene på ukedager du har lite møter

Ingen tid til

oppgaver Møter

+

Oppgaver

=

Total daglig arbeidsbelastning


Sett av tid til de viktigste oppgavene

Møter

+

Oppgaver

=

Total daglig

arbeids-

belastning


Ta kontroll over egen hverdag – prioriter realistisk!

Bruk 4 D‘er som guide:• Do now Gjør nå

• Delegate Deleger

• Delete Slett

• Do later Flagg for oppfølginglager oppgaver av epost

1. Prioriter etter viktighet og tidsfrister 3. Legg inn egne oppgaver

4. Lag en realistisk ukeplan2. Flytt flagget epost ut av Innboksen


Velkommentilbake fraLunch


Øvelse : Kommunikasjon

1. Sett dere i par med ryggen mot hverandre. En vender mot bordet, den andre motsatt vei

2. De som sitter ved bordet trenger en penn

3. Vi trenger noen observatører.

4. Ytterligere beskrivelse kommer

5. Refleksjoner etter øvelsen i plenum

Bord


Hvordan arbeide og kommunisere når man ikke ser hverandre hver dag

TRADISJONELL KONTORARBEIDSPLASS

FLEKSIBELT ARBEIDSMØNSTER

Planlagt kommunikasjon

Ad-hoc kommunikasjon

Arbeide på egen hånd

Planlagt kommunikasjon

Ad-hoc kommunikasjon

Arbeide på egen hånd


Hvor og hvordan vi kommuniserer

PLANLAGT KOMMUNIKASJON

• E-post

• Planlagte Nettmøter• 1:1

• Grupper

• Allmøte

• Publisering

• Sosiale media

AD-HOC KOMMUNIKASJON

• E-post

• Ad-hoc nettmøter

• Meldinger

• Sosiale media

1:1 1 : Mange Mange : Mange


Tips for teamkommunikasjon på e-post

• Vær tydelig på hva temaet, og hensikten med E-posten er i overskriften

• Ett emne pr. E-post

• Sett tidsfrister dersom du vil ha et svar

• Kom fort til poenget, og gi tilstrekkelig informasjon

• Gjør det enkelt å svare. Ja/nei, eller bruk tabell

Gode overskrifter på e-post• Trenger dine innspill til forretningsplan i dag • Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag.• Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat. • Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt

Før du sender, les igjennom og still deg selv følgende kontrollspørsmål:

1. Er det enkelt for mottakeren å forstå tema og hva som forventes av handlinger for E-posten fra Emnelinjen (på

mobilen)?

2. Har jeg inkludert nok informasjon til at mottakeren ikke kommer tilbake med oppfølgingsspørsmål?

3. Sender jeg E-posten bare til de de dette virkelig angår?

4. Har jeg sjekket at den ikke inneholder stave-, eller grammatikalske feil (spesielt om du skriver på fremmedspråk)?


Etabler kommunikasjonsplan med møteplasser

Periode Tema/fokus Sted

Årlig Målsettingsmøte

Kick-off

Kontor

Offsite

Kvartal Allmøte Hovedkontor

Månedlig Månedsmøte med

faggruppe-

oppdatering

1:1 med leder

Online

Ukentlig Teammøte Online

Ved behov Prosjektstatusmøte Kontor/online

Fordi alle må planlegge for å få

hverdagen til å gå opp


Lag din kommunikasjonsplan

Målgruppe Type

kommunikasjon

Tema/fokus Frekvens Sted/teknologi

Team Møte Status, oppdatering,

informasjonsutveksling

Ukentlig Nettmøte, Lync

Team Møte Planer og mål for nytt år Årlig Off-site samling

Ledergruppe Møte Informasjonsutveksling

og beslutninger

Månedlig Nettmøte, Lync

Team E-post Resultatstatus Ukentlig E-post, Outlook

Team-

medlemmer

1:1 Oppfølging team-

medlem

Ukentlig Ansikt til ansikt

eller Lync


Overfør kommunikasjonsplanen til kalenderen

• Send ut møteinnkallinger med lenke til nettmøter for så langt du kan i fremtiden

• Bruk regelmessige avtaler


Ledertips: Innkall til 25 eller 50 minutters møter

Ser din kalender slik ut?


Balanser tillit og kontroll


Mål

Sjekkpunkt/delmål

Sjekkpunkt/milepæl

Sjekkpunkt/delmål


Følg opp med 1:1 møter ofte og dokumenter underveis


Beste praksis for å lykkes med distribuerte team *)

• Veloverveid bruk av fysiske møter for å etablere sosiale relasjoner og felles målforståelse

• Regelmessig, planlagt kommunikasjon

• Etablere mindre arbeidsgrupper for faglig utvikling og prosjekter

• Åpen kommunikasjon og kunnskapsdeling

• Felles måltall/scorecard

• Standardiserte og dokumenterte prosesser og arbeidsformer

• Hensiktsmessig Teknologi/Infrastruktur

*) i henhold til Best Practices © LLC og Sobel Lojeski/Reilly: Uniting the Virtual workforce


Gjør en smart endring på jobben

La teknologi og struktur arbeide for deg

Frigjør plass i hodet til innovasjon og til å skape resultater.

Følg gjerne http://facebook.com/SmartEndring

for tips om å lykkes i den nye arbeidshverdagen

Spørsmål?

http://facebook.com/SmartEndring

smart ledelse i en digital tid - styrk.org · gjør en smart endring på jobben. la teknologi og...

Documents