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Smart Solutions für Finanzdienstleister
© ByteRaider Informatik Est., Industriestrasse 781, FL-9492 Eschen Tel. +423 370 2255, Fax +423 370 2257, [email protected]
07/2003
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Präsentation NovaInfo-SoftwarePräsentation NovaInfo-Software
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(oder einfacher Mausklick)
Hinweis: Sämtliche verwendeten Personen- und Gesellschaftsnamen sind frei erfunden und stammen aus unserer Demonstrations-Datenbank. Eventuelle Überschneidungen mit effektiven Daten sind somit rein zufällig.
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Bitte wählen Sie ein Thema:Bitte wählen Sie ein Thema:
Adress- und Treuhandmanagement
Sorgfaltspflicht
Informationscenter
Leistungen und Fixhonorare
Archivverwaltung
Bibliotheksverwaltung
Mitarbeiterverwaltung
Buchhaltungsverwaltung
Postweiterleitung
Schrankfachverwaltung
MoneyTransfer (LSV)
Statistik
Admin
Generelle Informationen
EndeKontakt
Klicken Sie mit der Maus auf den entsprechenden Titel
Patente/Marken/Muster
diese Module gehören zum Hauptmodul „Treuhandmanagement“
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Adressverwaltung 1/7Adressverwaltung 1/7
Komplette Adresse
Uhrzeit am Wohnort
des Kunden
Kontakte wie
Telefon, Fax, E-Mail,
etc.Geschäfts-Beginn und
-Ende3 farbige Textfelder
Beteiligungen, Gesellschaften,
etc.
Partnerliste
Betreuer mit
Sorgfalts-plicht-Status
OP-Info
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Adressverwaltung 2/7Adressverwaltung 2/7
Adress-Verbin-dungen
(Beteiligungen, etc.)
Grosses Text-Feld für
Bemerkungen
Alle erfassten Archivpositionen im
Direktzugriff
Die offenen Posten
detailliert
Durchsuchbare History-Liste
(z.B. alte Gesellschafts-namen, etc.)
Diverse Zusatz-Infos
(Organe, Debitoren-Nr., etc.)
Viele frei definierbare
Felder
Viele Detail-Informationen befinden sich im Direktzugriff:
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Adressverwaltung 3/7Adressverwaltung 3/7
Die Adressmaske in der „Gesellschaftsdarstellung“
In dieser Darstellung
werden Informationen,
welche bei Gesellschaften
interessant sind, vorrangig
präsentiert (Organe,
bevollmächtigte Personen,
Steuertermin, etc.)
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Adressverwaltung 4/7Adressverwaltung 4/7
Kunde Treuhand Aktiv/Passiv (Sorgfaltspflicht aktiviert) Kunde Beratung Aktiv/Passiv Kontrollstellen Banken Mitarbeiter Lieferanten Privatadressen etc.
Verwalten Sie beliebig viele Adressarten
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Adressverwaltung 5/7Adressverwaltung 5/7
Frei definierbarer Assistent für die Erfassung neuer Adressen
Definieren Sie selber, zu welchem Adresstyp welche Felder erfasst werden können oder auch müssen!
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Adressverwaltung 6/7Adressverwaltung 6/7
Bankkonti mit Zeichnungsrechten Organe (Verwaltungsrat, Stiftungsrat, Kontrollstelle) mit
Zeichnungsrechten Weisungsberechtigte Personen Buchhaltungsstelle Postweiterleitungsinstruktionen Projekte (Leistungen und Honorare) Bibliothekspositionen Schrankfachpositionen etc.
Zu jeder Adresse können verschiedene Zusatzdaten verwaltet werden:
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Adressverwaltung 7/7Adressverwaltung 7/7
Die Darstellung ist abhängig vom Adresstyp – Beim Mandat werden Informationen wie Organe, Kontrollstelle, etc. vorangestellt, bei Adressen die Telefonnummern, etc.
Einfachste Selektion von Adressen für Listen, etc. Serienbriefe, Etiketten, etc. Alle Auswahl-Listen (z.B. Adressarten, etc.) können angepasst
werden Verwendungsnachweis für Adressen (in welchen Daten wird die
aktuelle Adresse überall verwendet) Die Module Sorgfaltspflicht und Informationscenter wurden
direkt in dieses Programm integriert Hoher Sicherheitsstandard – Sie definieren, welche Daten und
Funktionen der einzelne Benutzer nutzen darf (z.B. Listendruck, etc.)
Viele weitere tolle Funktionen:
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Sorgfaltspflicht 1/6Sorgfaltspflicht 1/6
Dokumentenüberwachung (Passkopie, Mandatsvertrag, etc.) Profil Wirtschaftlich berechtigte Personen Verschiedene Controllingmöglichkeiten
Mehrstufige Sorgfaltspflichtverwaltung:
Der aktuelle Status der Sorgfaltspflicht ist direkt auf der Adressmaske ersichtlich (hier: rot für sehr
schlecht)
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Sorgfaltspflicht 2/6Sorgfaltspflicht 2/6
Verwaltet die Dokumente einer Geschäftsbeziehung (Passkopie, Mandats-Vertrag, etc.)
Die Verträge werden stufengerecht erfasst (auf Stufe Kunde bzw. auf Stufe Geschäftsbeziehung Kunde A zu Stiftung X)
Freie Definition der notwendigen Dokumente Die Dokumente können gewichtet werden (muss – soll - kann) Kontrolle der vorhandenen Dokumente mittels Ampelsystem (Rot, Gelb, Grün)
Dokumentenüberwachung
Beispiel der Dokumenten-
Pflege auf Kundenstufe
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Sorgfaltspflicht 3/6Sorgfaltspflicht 3/6
Definieren Sie Ihr eigenes Profil Die Erfassung des Profiles kann
mit einem Assistenten optimiert werden
Übernahme der bereits erfassten Profilinformationen von einem Geschäftspartner des Kunden möglich
Profil
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Sorgfaltspflicht 4/6Sorgfaltspflicht 4/6
Drucken Sie die Bankenprofile direkt aus dem Programm:
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Sorgfaltspflicht 5/6Sorgfaltspflicht 5/6
Die wirtschaftlich berechtigten Personen können unabhängig vonden Mandatgebern erfasst werden.
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Sorgfaltspflicht 6/6Sorgfaltspflicht 6/6
Liste sämtlicher Kunden mit fehlenden Dokumenten Gesamtübersicht über alle Kunden Detailblatt vom aktuellen Kunden Profilstatistik – welche Profildokumente wurden den Banken
geschickt bzw. welche noch fehlen Optische Kontrolle am Bildschirm direkt beim einzelnen Kunden
durch einfaches Ampelsystem Druck des Geschäftsprofiles bzw. eines Auszuges aus dem
Geschäftsprofil
Verschiedene Kontrollmöglichkeiten
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Informationscenter 1/1Informationscenter 1/1
Interne E-Mails Rückrufwünsche Pendenzen / Aufgaben Automatischer Druck eines „Pendenzenblattes“, welches als
Deckblatt für den jeweiligen Pendenzen-Akt verwendet und damit in der Pendenzenmappe abgelegt werden kann
Automatische Erinnerung bei Pendenzen / Aufgaben Automatische Information beim Eingang neuer E-Mails /
Rückrufwünsche Hoher Sicherheitsgrad, da nicht mit dem Internet-System
verknüpft (keine Fehlleitung von delikaten Informationen an unbekannte Dritte)
Information beim Programmstart der Adressverwaltung über neue Nachrichten und Rückrufwünsche
Verschiedene Druckmöglichkeiten (einzeln/Listen)
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Leistungen und Fixhonorare 1/5Leistungen und Fixhonorare 1/5
Speditive Erfassung der Arbeitsrapporte
Erfassung als Arbeitsrapport mit Eingabe von Kopfdaten (Rapport-Nr., Summen) und Kontrolle nach der Erfassung
…oder einfacheLeistungserfassung
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Leistungen und Fixhonorare 2/5Leistungen und Fixhonorare 2/5
Detaillierte und flexible Fixhonorare
Sie definieren, wann für welche
Periode fakturiert wird.
Es werden unterschiedliche
Währungen unterstützt.
Alle Honorare und Provisions-nehmer in einer
Übersicht
Verschiedene Fakturierungs-
Intervalle (Monatlich,
Quartal, etc.)
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Leistungen und Fixhonorare 3/5Leistungen und Fixhonorare 3/5
Assistentgestütze Fakturierung
Beim Start der Fakturierung wird automatisch ein Fakturavorschlag erstellt, welcher
überarbeitet werden kann.
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Leistungen und Fixhonorare 4/5Leistungen und Fixhonorare 4/5
Projekte verwalten
Projekte können in beliebiger Zahl jeder Adresse
hinzugefügt werden
Jedem Projekt kann ein eigener
Rechnungs-steller
zugewiesen werden
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Leistungen und Fixhonorare 5/5Leistungen und Fixhonorare 5/5
Leistungen können rabattiert werden (z.B. Fotokopien) Forecast für Honorare (nach Monaten, Gesellschaft, Statistik-
Gruppe, Honorar) Provisionen für Honorare können gestaffelt werden (prozentual
und absolut) Vergleich der Soll- und Ist-Stunden Es können Honorarvorlagen hinterlegt werden Getrennte Fakturierung der Leistungen und Fixhonorare Frei anpassbare Druckformulare Diverse Statistiken Leistungsprojekte können pauschalisiert werden Verschiedene MwSt-Sätze auf einer Rechnung
Weitere interessante Funktionen
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Archivverwaltung 1/6Archivverwaltung 1/6
Verwaltung des physischen Archivs
Beliebig viele Lager
Automatischer Vorschlag eines freien
Schrankfaches mit Position
Beliebige Stichwörter (z.B. für
Wissensmanagement)
Jedes Archivgut erhält beim Speichern eine Etikette mit Barcode
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Archivverwaltung 2/6Archivverwaltung 2/6
Einfaches Suchen und Finden
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Archivverwaltung 3/6Archivverwaltung 3/6
Assistentgestützte Verrechnung der Archivkosten
Für die Archivkosten können Spesen
direkt in das Leistungsprogramm generiert werden.
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Archivverwaltung 4/6Archivverwaltung 4/6
Gesellschaften löschen oder zurückkaufen
Wird eine Firma gelöscht oder wechselt der Besitzer können Archivkosten auch in die Zukunft verrechnet werden (bis zum Ende der
Archivierungspflicht).
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Archivverwaltung 5/6Archivverwaltung 5/6
Automatischer Vernichtungsvorschlag
gemäss definierter Mindest-Archivdauer
Vernichtung der Archivpositionen Unterstützung des Vernichtungslaufes mittels
Barcodescanner und Markierung der Archivgüter mit dem Status
„vernichtet“
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Archivverwaltung 6/6Archivverwaltung 6/6
Die Archivdauer kann pro Rubrik definiert werden (Korrespondenz, Buchhaltung, etc.)
Massenerfassung möglich (weniger Mausklicks notwendig) Einzelne Archivpositionen können mit „nie verrechnen“ und mit
„nie vernichten“ markiert werden Einzelne Besitzer/Gesellschaften können mit „nie verrechnen“
markiert werden (z.B. wenn Gesellschaft liquidiert ist) Suchen Sie nie mehr stundenlang Ordner in Ihrem Archiv –
finden Sie diese jetzt sofort per Mausklick! Sie können verwalten, was Sie wollen: Ordner,
Archivschachteln, Pläne, Muster, Maschinen, etc. Mit Verleihverwaltung: Administrieren Sie, welche Mitarbeiter
welche Archivpositionen dem Archiv entnommen haben (siehe auch Bibliotheksverwaltung).
Vorerfassung möglich (Ordner, welche noch nicht im Archiv sind, können so bereits erfasst und etikettiert werden)
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Bibliotheksverwaltung 1/4Bibliotheksverwaltung 1/4
Umfangreiche Informationen zu jedem Bibliotheksgut
Weisen Sie jedem Bibliotheksgut Schlagworte aus Ihrem frei
definierten Schlagwortkatalog zu.
Ein einzelnes Bibliotheksgut kann auch Teil eines anderen
Bibliotheksgut sein (Sammelwerke)
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Bibliotheksverwaltung 2/4Bibliotheksverwaltung 2/4
Detaillierte Suchmöglichkeiten
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Bibliotheksverwaltung 3/4Bibliotheksverwaltung 3/4
Verleihverwaltung
Drucken Sie pro Mitarbeiter eine Liste der ausgeliehenen
Positionen und erhöhen Sie bei Bedarf den
Mahnstatus.
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Bibliotheksverwaltung 4/4Bibliotheksverwaltung 4/4
Einfaches Management Ihrer internen Bibliothek Es werden beliebig viele Bibliotheksorte und Bibliothekschränke
unterstützt Verhindern Sie zukünftig Doppelbestellungen von teuren
Büchern, Zeitschriften, etc.
Weitere Vorteile:
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Mitarbeiterverwaltung 1/3Mitarbeiterverwaltung 1/3
Verwalten Sie die Absenzen Ihrer Mitarbeiter
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Mitarbeiterverwaltung 2/3Mitarbeiterverwaltung 2/3
Ferienkontrolle Mitarbeiter-Konto Absenzstatistik Abwesenheitslisten Grafische Auswertungen Abteilungs- und Mitarbeitervergleich Ereignislisten (Dienstjubiläum, etc.)
Verschiedenste Auswertungen:
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Mitarbeiterverwaltung 3/3Mitarbeiterverwaltung 3/3
Gesundheitsgutschrift (wird ein Mitarbeiter innerhalb einer bestimmten Periode nicht krank, kann ihm automatisch eine Feriengutschrift erteilt werden)
Monats- / Jahresabschluss Frei definierbare Absenzgründe, Dienstjubiläen, etc. Reduzierung der Absenzstatistiken auf
geschäftsleitungsrelevante Absenzgründe
Weitere Funktionen:
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Buchhaltungsverwaltung 1/2Buchhaltungsverwaltung 1/2
Verwaltet die Jahresabschlüsse der Gesellschaften
Erfassen Sie die Kennzahlen des Geschäftsjahres
Hier sehen Sie den Status des
jeweiligen Abschlusses
Drucken Sie sämtliche benötigten
Dokumente und Briefe (auch
Protokolle, etc.)
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Buchhaltungsverwaltung 2/2Buchhaltungsverwaltung 2/2
Verwaltet Buchhaltungsabschlüsse, welche durch die eigene Buchhaltungsabteilung verwaltet werden und Buchhaltungs-abschlüsse, welche von beliebigen Drittfirmen geführt werden.
Überwacht sämtliche Fristen Druck der Fristverlängerung an das Öffentlichkeitsregisteramt Mahnmöglichkeit der Buchhaltungs- und Revisionsstellen Verschiedene Statistiken und Listen mit aktuellem Status Arbeitslisten für die verschiedene Buchhaltungsmitarbeiter
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Postweiterleitung 1/4Postweiterleitung 1/4
Einfacher Assistent für das Handling der Postweiterleitung
Textbausteine erleichtern die
Erfassung
Nach Eingabe des
Gesellschafts-Namens wird
sofort geprüft, ob Postweiter-
leitungs-Instruktionen
bestehen.
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Postweiterleitung 2/4Postweiterleitung 2/4
Die Instruktionen werden in der Adressverwaltung eingegeben
Im Bemerkungsfeld können Sie spezielle
Weisungen definieren, welche bei
der Prüfung bzw. Erfassung der
Postweiterleitung ebenfalls angezeigt
werden.
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Postweiterleitung 3/4Postweiterleitung 3/4
Die Druckmaske für den Druck der Begleitschreiben
Zu jeder Periodizität wird die Anzahl der
erfassten Postweiterleitungs-
Positionen angezeigt
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Postweiterleitung 4/4Postweiterleitung 4/4
Die Begleitbriefe können frei definiert werden Es kann gleichzeitig ein Arbeitsrapport ausgedruckt werden Journaldruck für die eigene Dokumentation, damit nicht von
jedem Begleitschreiben eine Kopie abgelegt werden muss Die Weiterleitungsarten (Tageskorrespondenz, etc.) können frei
definiert werden Einfache und schnelle Kontrolle auf Postweiterleitung direkt bei
Ihrem Posteingang
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Schrankfachverwaltung 1/2Schrankfachverwaltung 1/2
Verwaltet die Mietverträge Ihrer Schrankfachanlage
Es können 2 Mieter erfasst
werden
Mit Schlüssel-kontrolle
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Schrankfachverwaltung 2/2Schrankfachverwaltung 2/2
Statistik über vermietete und unvermietete Schrankfächer Direkter Druck sämtlicher benötigter Formulare (Mietvertrag,
Reglement, etc.) Liste über sämtliche Schrankfächer mit sämtlichen
Stammdaten Die Schranktypen, Sprenggebühr, etc. können frei definiert
werden
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MoneyTransfer 1/3MoneyTransfer 1/3
Inkasso der Rechnungen an die Gesellschaften mittels LSV
Erfassen Sie sämtliche Zahlungen,
welche die verwalteten
Gesellschaften an Sie zu leisten haben
Die importieren Offenen Posten
können als Erfassungshilfe genutzt werden.
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MoneyTransfer 2/3MoneyTransfer 2/3
Zahlungen ausführen
Wo möglich generiert das Programm
Zahlungen per LSV. Diese Zahlungen
werden per Modem an die Telekurs AG
übermittelt.
Bei den restlichen Zahlungen können
Vergütungsaufträge gedruckt werden.
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MoneyTransfer 3/3MoneyTransfer 3/3
Bei der Erfassung der Zahlungen werden die Banken sowie die Konti automatisch vorgeschlagen. Dabei wird auf Kongruenz (Belastungsbank zu Gutschriftsbank sowie Währungen) geprüft.
Protokollierung sämtlicher Zahlungen Die erfassten Zahlungen können archiviert werden
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Statistik 1/3Statistik 1/3
Bereitet die erfassten Daten grafisch auf
Die Grafiken lassen sich zusammen
mit den Rohdaten
ausdrucken.
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Statistik 2/3Statistik 2/3
Die Formeln für einzelne Grafiken können verändert werden
Als Formelgrundlage dient eine
Basisformel, welche weiter verfeinert
werden kann.
Das Erscheinungsbild der Grafiken kann frei
verändert werden.
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Statistik 3/3Statistik 3/3
Snapshot-Funktion
Mit der Snapshot-Funktion können die
Grafik-Rohdaten archiviert werden.
Die Snapshot-Daten lassen sich den aktuellen Daten
gegenüberstellen, was somit eine
Entwicklung aufzeigt.
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Admin 1/2Admin 1/2
Umfangreiche Verwaltung der Zugriffsrechte
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Admin 2/2Admin 2/2
Verwaltung sämtlicher Mitarbeiter Definition von Security-Gruppen und Zuweisung der Mitarbeiter Definition der Abteilungen Definition von modulübergreifenden Stammdaten (Währungen,
Sprachen, Länder, etc.) Detaillierte Kontrolllisten für die Revision der Informatik-
Sicherheit Bei einem Mitarbeiterwechsel können die Laufdaten
(Pendenzen, Nachrichten, Sachbearbeiter, Mandatsleiter, etc.) automatisch einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden
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Generelle Informationen 1/2Generelle Informationen 1/2
Hohe Benutzerfreundlichkeit sämtlicher Applikationen, da die Applikation modular aufgebaut ist und daher beispielsweise keine riesigen Menüverschachtelungen notwendig sind
Rasche Erlernbarkeit – geringer Schulungsbedarf bei Mitarbeiterwechsel
Skalierbare Datenbanklösung – vom Einzelplatzsystem mit MDB-Datenbank bis zu grossen Netzwerken mit SQL-Server-Datenbanken
Skalierbarkeit der Programme – kaufen Sie die Module erst dann, wenn Sie diese benötigen
Sämtliche Fenstergrössen, Spaltenbreiten in Tabellen, etc. werden pro Benutzer gespeichert
Sämtliche Auswertungen besitzen eine Vorschaufunktion Für Länderkürzel, Währungen, etc. wurden die entsprechenden
ISO-Formate benutzt Sämtliche Auswertungen können angepasst werden
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Generelle Informationen 2/2Generelle Informationen 2/2
In dieser Software-Lösung wurde ein mehrstufiges Sicherheits-konzept integriert. Der Mitarbeiter hat bei entsprechend gesetzten Sicherheitseinstellungen keine Möglichkeit, Kunden-listen, etc. auszudrucken oder zu exportieren.
Die grösstmögliche Sicherheit auch vor Powerusern, Administratoren, Internet, etc. kann jedoch nur mit einer SQL-Server-Datenbank erreicht werden, da Access als Desktop-Datenbank diesbezüglich eine andere Zielgruppe hat.
Sicherheit ist kein Zustand, sondern ein laufender Prozess. Es liegt in der Natur von Software, dass immer wieder Sicherheitslücken auftauchen, auch in vermeintlich sicheren Systemen. Wir unterstützen Sie aktiv dabei, jeweils auf dem aktuellen Stand der Sicherheit zu sein.
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Kontakt-InformationKontakt-Information
ByteRaider Informatik EstablishmentIndustriestrasse 781Gewerbehaus WidmerPostfach 19492 EschenFürstentum Liechtenstein
Telefon-Nr. +423 370 2255 Telefax-Nr. +423 370 2257
[email protected] www.byteraider.com
Ihre Kontaktperson: Patrick Widmer
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Patentverwaltung 1/2Patentverwaltung 1/2
Alle wichtigen Informationen sind
für den Sachbearbeiter auf
einen Blick erkennbar.
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Patentverwaltung 2/2Patentverwaltung 2/2
Marken, Muster, Patente Die Hinterlegungsarten sowie die
Tätigkeiten können beliebig definiert werden.
Direkte Verknüpfung mit der Pendenzen-Verwaltung
History-Informationen zu jedem Eintrag Schnittstelle in die Fakturierung
(Leistungen, Spesen, wiederkehrende Honorare)
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