1

HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU TỪ MISA SME.NET 2012 LÊN

MISA SME.NET 2015 (QĐ 48)

Mục đích: Tài liệu này hướng dẫn cho những doanh nghiệp áp dụng theo QĐ 48 biết cách chuyển đổi dữ

liệu từ MISA SME.NET 2012 lên MISA SME.NET 2015.

Quy định viết tắt:

Tên đầy đủ Viết tắt

MISA SME.NET 2012 SME2012

MISA SME.NET 2015 SME2015

Người sử dụng (Người dùng) NSD

Để chuyển đổi dữ liệu kế toán từ SME2012 lên SME2015, NSD cần thực hiện 3 bước:

Bước 1: Kiểm tra dữ liệu hiện có trên SME2012 trước khi chuyển đổi

Bước 2: Thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ SME2012 lên SME2015

Bước 3: Kiểm tra lại dữ liệu sau khi chuyển đổi lên SME2015.

Sau đây là hướng dẫn chi tiết từng bước.

1. Bước 1: Kiểm tra dữ liệu trước khi chuyển đổi

Để chuyển đổi được dữ liệu lên SME2015, dữ liệu năm 2014 của đơn vị phải được nâng cấp lên

phiên bản MISA SME.NET 2012 R87hotfix2 trở lên, và phần mềm MISA SME.NET 2015 phải

nâng cấp lên phiên bản MISA SME.NET 2015R4 trở lên.

Để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu và thuận tiện cho việc kiểm tra dữ liệu sau khi chuyển đổi,

NSD nên thực hiện bảo trì dữ liệu SME2012 và kiểm tra lại dữ liệu cần chuyển đổi xem đã chính xác

chưa trước khi thực hiện chuyển đổi.

Sau khi kiểm tra dữ liệu xong, NSD thực hiện theo bước 2 để chuyển đổi toàn bộ dữ liệu năm 2014 lên

SME2015

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chỉ muốn chuyển dữ liệu năm 2015 lên MISA SME.NET 2015 thì

NSD phải tạo dữ liệu năm 2015 từ dữ liệu năm trước trên SME2012, sau đó mới thực hiện

bước 2 để chuyển đổi dữ liệu năm 2015 lên SME2015. Trường hợp này thì số dư đầu kỳ của tài

khoản công nợ (131, 331, 141) chỉ theo dõi chi tiết theo đối tượng, không theo dõi chi tiết theo

hóa đơn.

2. Bước 2: Chuyển đổi dữ liệu từ SME2012 lên SME2015

Để thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ SME2012 lên SME2015 NSD làm như sau:

Mở phần mềm MISA SME.NET 2015 lên, trên màn hình đăng nhập nhấn Hủy bỏ.

Vào menu Tệp\Chuyển đổi dữ liệu từ MISA SME.NET 2012 , xuất hiện chức năng chuyển đổi dữ

liệu, việc chuyển đổi này giúp tạo mới dữ liệu trên MISA SME.NET 2015 và chuyển đổi toàn bộ dữ

liệu trên MISA SME.NET 2012 lên MISA SME.NET 2015.

2

NSD lần lượt thực hiện các bước như trên giao diện để thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu.

Nhấn nút Tiếp theo để chuyển sang bước đầu tiên:

Bước 1: Chọn dữ liệu kế toán MISA SME.NET 2012

NSD chọn máy chủ dữ liệu và dữ liệu cần chuyển đổi đang dùng trên SME2012, thường tên máy

chủ có dạng Tên máy\MISASME2012 (VD: NTMAY\MISASME2012)

Để biết máy chủ trên SME2012 là gì, NSD mở phần mềm SME2012 lên, trên màn hình đăng

3

nhập, nhấn nút Tùy chọn để xem thông tin Tên máy chủ và Máy chủ SQL.

Ví dụ: Tên máy chủ: NTMAY,

máy chủ SQL: MISASME2012,

trên màn hình chuyển đổi chọn máy chủ SQL là NTMAY\MISASME2012

Nhấn nút Tiếp theo để chuyển sang bước 2.

Bước 2: Tạo dữ liệu kế toán MISA SME.NET 2015

4

NSD chọn máy chủ chứa dữ liệu và đặt tên cho dữ liệu sẽ dùng trên MISA SME.NET 2015.

Để biết máy chủ trên SME2015 là gì, NSD mở phần mềm MISA SME.NET 2015, tại màn hình

đăng nhập nhấn nút Mở rộng, chương trình sẽ hiển thị thông tin Máy chủ SQL.

Chọn đường dẫn lưu dữ liệu

kế toán sau chuyển đổi.

Chọn Phương pháp tính thuế GTGT mà đơn vị đang áp dụng ( phương pháp khấu trừ, hay

phương pháp trực tiếp trên doanh thu) để phần mềm tùy biến giao diện khai báo thông tin thuế

trên các chứng từ phát sinh đơn vị nhập liệu theo đúng phương pháp đã chọn và tự động tổng hợp

lên tờ khai thuế cùng các phụ lục cho đơn vị. Phần mềm đang ngầm định chọn là tính thuế GTGT

theo phương pháp khấu trừ.

Đây là bước rất quan trọng, NSD lưu ý chọn đúng phương pháp tính thuế mà đơn vị mình

đang sử dụng, nếu NSD chọn sai thì sau khi chuyển đổi không thể thay đổi được phương pháp

tính thuế, mà phải chuyển đổi lại dữ.

Nếu đơn vị không sử dụng danh mục Mục thu/chi , và đối tượng THCP có loại là đơn hàng

trong quá trình nhập chứng từ trên SME2012 thì nhấn nút Tiếp tục để sang bước 3.

Nếu đơn vị có sử dụng danh mục Mục thu/chi để lập dự toán thu, chi và thống kê các chứng từ

thì cần phải thực hiện việc lựa chọn chuyển đổi danh mục Mục thu/chi vào danh mục nào.

5

NSD chọn gộp vào danh mục Khoản mục chi phí, hoặc gộp vào danh mục Mã thống kê để phần mềm

chuyển danh mục Mục Thu/ Chi mà đơn vị đang sử dụng thống kê trên SME2012 vào các danh mục tương

ứng (Khoản mục chi phí, hay Mã thống kê) trên SME2015 để NSD theo dõi tiếp.

Lưu ý: Đối với những đơn vị mà dữ liệu SME2012 đang sử dụng cả 3 danh mục Mục thu/ chi,

khoản mục chi phí, mã thống kê để thống kê chứng từ thì trước khi chuyển đổi dữ liệu lên

SME2015 đơn vị nên liên hệ với MISA để được hướng dẫn.

Nếu đơn vị sử dụng đối tượng THCP có loại là đơn hàng trên SME2012 thì, tích chọn ô Tự động

sinh ra đơn hàng từ đối tượng THCP có loại là đơn hàng.

Sau khi chọn xong, nhấn nút Tiếp theo để chuyển sang bước 3

Bước 3: Thực hiện chuyển đổi

NSD kiểm tra lại các thông tin đã chọn ở 2 bước trước, sau đó nhấn nút Thực hiện, chương trình

sẽ thực hiện chuyển đổi.

6

Sau khi hoàn thành chuyển đổi, chương trình sẽ thông báo kết quả chuyển đổi ở bước 4.

Lưu ý: Trong quá trình thực hiện chuyển đổi, tùy theo độ lớn của dữ liệu cần chuyển đổi NSD

sẽ phải đợi trong một khoảng thời gian nhất định. Thông thường với dữ liệu khoảng 1G sẽ

mất khoảng 30 phút.

Bước 4: Kết quả

7

Nếu quá trình chuyển đổi dữ liệu thành công, sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo. NSD đóng hộp

thoại sau đó đăng nhập vào dữ liệu vừa chuyển đổi để bảo trì dữ liệu và kiểm tra lại dữ liệu.

Trường hợp có lỗi phát sinh trong quá trình chuyển đổi dữ liệu, NSD nhấn lưu kết quả chuyển

đổi kèm theo nguyên nhân lỗi tại màn hình “Thông báo kết quả”. Trong trường hợp này, NSD

gửi kết quả lỗi cho MISA để được trợ giúp.

3. Bước 3: Kiểm tra dữ liệu sau khi chuyển đổi lên MISA SME.NET 2015

Sau khi chuyển đổi thành công, NSD thực hiện bảo trì dữ liệu trên MISA SME.NET 2015.

Lưu ý: Khi thực hiện chức năng bảo trì, NSD không tích chọn “Tính lại giá xuất kho” để đảm bảo

giá xuất trên phiếu xuất của SME2015 giống với SME2012.

Sau khi bảo trì thành công, NSD kiểm tra lại kết quả chuyển đổi xem có chính xác so với dữ liệu trên

SME2012 không, bằng cách kiểm tra một số báo cáo sau:

Bảng cân đối tài khoản

Tổng hợp công nợ phải thu khách hàng

Tổng hợp công nợ phải trả nhà cung cấp

Tổng hợp công nợ nhân viên

Tổng hợp tồn kho

Sổ tài sản cố định

Sổ theo dõi CCDC

Phần mềm MISA SME.NET 2015 được cải tiến trong thiết kế các nghiệp vụ và một số giao diện

nhập liệu nên có sự khác biệt so với MISA SME.NET 2012, để đảm bảo tính chính xác cho dữ liệu

chuyển đổi, NSD nên xem file mô tả kết quả chuyển đổi tại đây để kiểm tra lại chứng từ.

Hướng dẫn sử dụng công cụ đối chiếu số liệu:

o Vào Start\All Programs\MISA SME.NET 2015\MISA SME.NET 2015 Tools\ MISA

SME.NET 2015 Compare Data

o Xuất hiện giao diện:

8

o Chọn máy và dữ liệu kế toán trên SME2012 và trên SME2015

o Nhấn Tiếp theo

o Đối chiếu Bảng cân đối tài khoản (số dư 1 bên):

Chọn khoảng thời gian

Tích chọn Bảng cân đối tài khoản (số dư 1 bên)

Nếu dữ liệu có nhiều chi nhánh thì chọn chi nhánh cần đối chiếu

Nhấn Đối chiếu, chương trình xuất hiện giao diện đối chiếu số liệu Bảng cân đối của

SME2012 và SME2015

9

Nếu có chênh lệch số dư hoặc số phát sinh của TK nào đó thì thực hiện đối chiếu chi

tiết phát sinh của Tài khoản.

o Đối chiếu số phát sinh tài khoản:

Tại giao diện đối chiếu Chọn khoảng thời gian

Tích chọn Đối chiếu số phát sinh tài khoản

Nếu dữ liệu có nhiều chi nhánh thì chọn chi nhánh cần đối chiếu

Chọn Tài khoản cần đối chiếu

Nhấn Đối chiếu, chương trình xuất hiện giao diện đối chiếu số liệu phát sinh tài khoản

giữa SME2012 và SME2015

10

Lọc các ngày có chênh lệch, NSD thực hiện xem báo cáo Sổ cái tài khoản trên

SME2012 và SME2015 với thời gian là ngày có phát sinh chênh lệch để đối chiếu.

Một số tình huống khi chuyển đổi dữ liệu lên SME2015 bị sai số liệu:

Tình huống 1:

o Dữ liệu SME2012:

Năm 2014: Hóa đơn công nợ 1 triệu

Năm 2014 Có chứng từ phiếu thu thông thường 1 triệu (chưa đối trừ)

Năm 2015 Thu tiền khách hàng 1 triệu cho hóa đơn công nợ năm 2014

Cuối năm 2014 công nợ khách hàng A = 0

o Thực hiện tạo mới dữ liệu từ năm trước trên SME2012:

Số dư đầu kỳ khách hàng A = 0

Phiếu thu tiền khách hàng năm 2015 vẫn lấy sang nhưng không đối trừ với chứng từ

công nợ

o Giải pháp: Trên dữ liệu tạo mới của SME2012 thực hiện xóa phiếu thu tiền khách hàng năm

2015 và thực hiện lập lại phiếu thu thông thường -> Sau đó mới chuyển đổi dữ liệu lên

SME2015

Tình huống 2:

o Dữ liệu SME2012:

Năm 2014 Nhập số dư công nợ đầu kỳ KHA 1 triệu

Năm 2015 Thu tiền khách hàng cho số dư đầu kỳ năm 2014

o Tạo dữ liệu từ năm trước trên SME2012: Phiếu thu năm 2015 không hiểu thu cho công nợ

đầu kỳ -> Báo cáo chi tiết công nợ theo hóa đơn lệch so với dữ liệu gốc

o Giải pháp: Trên dữ liệu tạo mới trên SME2012 xóa phiếu thu đi và lập lại phiếu thu cho số

11

dư đầu kỳ -> Sau đó mới chuyển đổi dữ liệu lên SME2015

Tình huống 3:

o Dữ liệu SME2012:

Năm 2015 phát sinh hóa đơn công nợ 1 triệu

Năm 2015 thu tiền khách hàng 1 triệu cho hóa đơn công nợ (thu hết 1 lần)

o Tạo mới dữ liệu từ năm trước trên SME2012: phiếu thu không hiểu là thu cho hóa đơn nào ->

Báo cáo chi tiết công nợ theo hóa đơn lệch so với dữ liệu gốc

o Giải pháp:

Nếu dữ liệu mới chuyển đổi lên SME2015 chưa nhập liệu thêm gì thì: chuyển đổi dữ

liệu cũ của SME2012 lên bản R87 hot fix 2, sau đó thực hiện tạo dữ liệu từ năm trước

trên SME2012, sau đó chuyển đổi lại lại dữ liệu trên SME2015

Nếu dữ liệu mới chuyển đổi lên SME2015 đã nhập thêm số liệu phát sinh thì liên hệ

với MISA để được hỗ trợ.

Tình huống 4:

o Dữ liệu gốc SME2012 chưa thực hiện bảo trì, tính giá, NSD thực hiện mới dữ liệu từ năm

trước dẫn đến sai số liệu sổ kho, khi chuyển đổi dữ liệu lên SME2015 sai số liệu so với dữ

liệu gốc của SME2012

o Giải pháp: Trên SME2012 thực hiện bảo trì dữ liệu, tính lại giá xuất kho, đối chiếu khớp sổ

kho và sổ cái đảm bảo không lệch số liệu, sau đó mới thực hiện tạo mới dữ liệu từ năm trước

trên SME2012 -> Sau đó mới chuyển đổi dữ liệu lên SME2015.