snap

Leccin y Taller: SNAPDiseo,

planificacin y ejecucin

acelerada de

proyectos

Fabin Szulanski

Diseo,


acelerada de

proyectosIntroduccin

DefinicionesDiseo:Creacin del abordaje final de ejecucin de un proyecto

PlanCurso de accin futura deseado

ProyectoSerie de actividades interrelacionadas que buscan cumplir una serie de objetivos y poseen restricciones de tiempo, recursos, y calidad.

Feedback:Transmisin de informacin

Orgenes de

Charrette - Metodologa de diseo y planificacin de proyectos urbanos Transferencia de la metodologa a proyectos diversos de todo tipo de organizaciones Incorporacin de herramientas adecuadas a cada clase de proyectos.

Charrette:

Actividad intensiva de diseo y planificacin de proyectos urbanos

Participacin comunitaria urbana

Consenso

Feedback ... ayudados por facilitadores de procesos grupales

Charrette: Ventajas y beneficiosComprime los tiempos, posibilitando que todos puedan participar, an los niveles ms altos. Genera consenso, alineando la cadena de valor alrededor de la misma visin. Esto ahorra esfuerzos en diferentes direcciones y por lo tanto minimiza el rehacer cosas del proyecto. Acelera la ejecucin del proyecto an antes del comienzo de su implementacin. ... esto es ahorro de tiempo, recursos y dinero

Charrette: Asuntos TpicosFODA Evaluacin calidad de vida Identificacin de problemas Evaluacin de necesidades Identificacin y desarrollo de proyectos

Charrette: Asuntos TpicosPlanificacin estratgica Energizar a la comunidad Generacin de consenso Construccin de la visin Mejorar comunicacin en la comunidad ... etc etc

Origen deSi esto es tan bueno... Acaso no se podra... ?

CharretteAsuntos urbanos Maquetas y planos Anlisis tradicional Vecindario Toda organizacin Mapas conceptuales y otras herramientas Enfoque sistmico Cadena de Valor

Origen deLa respuesta es : SI! Generalizacin de aplicacin = charrette + Herramientas conceptuales adecuadas Enfoque sistmico

En qu proyectos aplicarProyectos de Empresas

?

Proyectos de Gobiernos y sus dependencias Proyectos de ONG Proyectos del Entorno acadmico

...y en toda situacin organizacional compleja

Pregunta tpica

Qu ventaja posee la metodologa respecto de otras metodologas de programacin y gerenciamiento de proyectos tales como Ruta Crtica, Gantt, etc ?

Respuesta es una metodologa de identificacin, priorizacin, planificacin y ejecucin acelerada de proyectos no es una metodologa de gerenciamiento operativo de proyectos es un marco metodolgico que no reemplaza sino que complementa. Durante la implementacin de los proyectos identificados, los mismos sern gerenciados a nivel operativo y estratgico.

Vision binocularEs tan importante mantener el control operativo de los proyectos a travs de las herramientas clsicas como la Ruta Crtica y el Diagrama de Gantt, como complementar dicho control operativo con otras herramientas de gerenciamiento estratgico tales como el Tablero de Comando, Simulaciones por Computadora, y otras. Un tipo de control complementa al otro. Lo que el operativo no hace, el estratgico lo cubre, y viceversa. Ms hacia el final de la actividad se les entregar material avanzado donde se presenta la integracin de estos dos enfoques.

Pregunta tpica

Qu posee de diferente esta metodologa respecto de otras maneras de disear proyectos interdisciplinarios, participativos, intensos y de corta duracin ?

RespuestaAunque la estructura sea parecida a la de otras metodologias participativas, fundamentalmente la dinmica grupal, el enfoque y las herramientas que se integran, son distintivas.

Direccin 2) Alineacin de metas 1) Metas 7) Reuniones de refinamiento del diseo y planificacion

Equipo de Diseo 3) Identificacin temas clave 5) Anlisis y diseo preliminar 8) Presentacin pblica

Etapas de

4) Entrevistas y priorizacin 6) Refinamiento del feedback Cadena de Valor

... Con la ayuda de un equipo de facilitacin de procesos grupales

Etapas

Varios meses antes

Un mes antes

Da 1

Tpico Horizonte temporal de

2

a

6

1

Acciones de comunicacin Da 2 previasy

7

8

(fuerade escala) tiempo

Taller: Presentacin del Caso

Ha sido una destacada temporada para el consorcio de empresas Holding Ltd., el cual est compuesto por las siguientes empresas: Juguetes Co. (empresa fabricante de juguetes) Construir Co. (empresa constructora) Comunicar Co. (empresa de telecomunicaciones)

Caso y Logstica del taller

Una idea que viene rondando a los directores de Holding desde hace un tiempo, es la de aunar esfuerzos, aglutinando estas tres empresas alrededor de un megaproyecto que resalte y sinergice las fortalezas de cada una de ellas, generando mayores beneficios para todo el grupo empresario.


El Directorio de Holding decidi emprender el camino hacia la creacin de un parque temtico, el cual har uso intensivo de tecnologa y estar dirigido a toda la familia.


Para ello, se ha decidido convocar a los directores de estas tres empresas, junto a algunos de sus colaboradores (los que logren llegar a la reunin entre los gerentes de marketing, finanzas, ventas, recursos humanos, produccin y logstica).


El propsito de las reuniones ser el de definir una visin de conjunto, identificar y priorizar los diferentes proyectos que debern ser llevados a cabo para arribar a la visin definida, y proponer estrategias, recomendaciones y planes de accin.


Uds contarn con la ayuda de un experto que los asesorar sobre las mejores herramientas a utilizar para las tareas antes descriptas, presentndoselas y explicndoles su utilidad y manera de aplicarlas . .


Cada mesa del saln agrupar un equipo de trabajo multidisciplina con exactamente los mismos roles descriptos anteriormente: Los directores de Juguetes, Construir y Comunicar, y los gerentes que logren asistir a la reunin, quienes trabajarn exactamente con las mismas consignas descriptas anteriormente.


Ntese que los proyectos seguramente diferirn de mesa en mesa, dependiendo de los estilos personales de los participantes del seminario. .

Caso y Logstica del tallerOtras funciones a asignar (por lo menos una persona en cada una) Uno de los directores deber oficiar de Moderador / Lder de equipo (puede ser una funcin rotativa) Modelizador (el que disea utilizando las herramientas propuestas) Archivo (el que registra lo que sucede y desarrollo, y adems lo almacena de manera ordenada)

Caso y Logstica del tallerLos equipos de trabajo tendrn la posibilidad de entrevistar clientes y aliados estratgicos potenciales. Llegado el momento de las entrevistas, dos de cada mesa irn a otra, y asumirn los roles de cliente y aliado estratgico. Concludas las mismas, regresarn a sus posiciones y roles originales.

Caso y Logstica del tallerPor tratarse de una iniciativa que ser de alto perfil, Uds debern presentarla en un acto pblico ante la comunidad, al finalizar con su trabajo de anlisis, planificacin y desarrollo de los planes anteriormente mencionados. Esta presentacin pblica ser llevada a cabo luego del almuerzo de maana, y ser llevada a cabo por cada equipo, presentando sus proyectos a los dems equipos.


El Directorio de Holding confa en vuestra capacidad y les brinda todo su apoyo en esta iniciativa. Buena Suerte!

Relevamiento Contexto Herramientas a utilizar:

Plantilla de Contexto Diagrama del Iceberg Diagramas en funcin del tiempo

Evaluacin del Caso: Planilla de Contexto

Plantilla de ContextoCompletar la plantilla registrando los siguientes temas relacionados al caso prctico : Factores polticos Clima econmico Factores tecnolgicos Tendencias Incertidumbres Supuestas necesidades de la cadena de valor

Anlisis preliminar: Diagrama de IcebergEVENTOS SUPERFICIE

(Qu pasa?)PATRONES DE COMPORTAMIENTO

(Qu estuvo pasando?)ESTRUCTURA

VISION SISTEMICA

(Porqu pasa?)

Intervenciones mas efectivas

Anlisis preliminar: Diagrama de IcebergPermite profundizar las hiptesis acerca de los principales asuntos que preocupan a la organizacin. Realizar la pregunta: qu estuvo pasando ? Preguntar porqu varias veces Utilizar el rotafolio al ir respondiendo las preguntas , dibujando las grficas a traves del tiempo y relacionando entre s a las variables que se crea que estn generando el comportamiento observado

Identificacin de asuntos: Diagramas en funcin del tiempoCondicin

tiempo

Identificacin de asuntos: Diagramas en funcin del tiempoPermiten relatar con ms riqueza las hiptesis del equipo de trabajo, al describir el comportamiento dinmico de los principales indicadores. Exigen tener precisin al elegir el horizonte temporal, la magnitud aproximada del eje vertical y el nivel de agregacin de las variables. La forma de variacin es lo importante, no la exactitud punto por punto.

Primer sesin de entrevistas Herramientas a utilizar:

Diagrama en funcin del tiempo Historia de Aprendizaje Diagrama de Influencia Pareto

Primer sesin de entrevistas Diagramas en funcin del tiempo:indicador Utilizarlos tanto en la presentacin de los diferentes asuntos como en la recoleccin de las opiniones de la cadena de valor tiempo

Primer sesin de entrevistas Historias de AprendizajeOpinin especialista 1 sobre lo dicho por A Opinin especialista 2 sobre lo dicho por A

Opinin de integrante A de cadena de valor

Primer sesin de entrevistas Historias de AprendizajeDespersonalizar: No colocar nombre y apellido, solo indicar cargo y funcin del integrante de la cadena de valor. Utilizar nombre ficticio de la organizacin propia y la del entrevistado. Ilustrar: Incluir diagramas en funcin del tiempo y diagramas de influencia en caso de considerarlo necesario Sintetizar: las opiniones de los especialistas

Primer sesin de entrevistas Diagramas de Influencia

Diagramas de InfluenciaO CONDICION INDICADOR EFECTO S CONDICION s

ACCION INDUCTOR CAUSA VALOR DESEADO

RECURSO

PRODUCTIVIDAD RECURSO

s

CONDICION

S CONDICION

oACCION S

S ACCION S

s

BDECISION S

BRECHA

RDECISION S

INFORMACION SOBRE CONDICION

Diagramas de InfluenciaAsuntos a definir: Fronteras: Qu incluir ? Nivel de agregacin: individuos? Grupos ? Sintaxis nombres: Para una correcta interpretacin Polaridad: Indicando lo que ocurre en el efecto ante cambios en la causa

Diagramas de InfluenciaEjemplo: Centro de procesamiento de servicios

apacitacin +

+ Entrenamiento en el Trabajo +

apacidad de Procesamiento por Empleado

ontrataciones + Diferencia +

Pers nal entro de Servicios Personal Efectivo Deseado

+

+ rdenes Procesadas

Ordenes Pendientes

+

enuncias

emanda

Diagramas de InfluenciaEjemplo: Estrategia Sitio de InternetM o d e lo d e R e n ta b ilid a d D in e ro d e In v e rso re s ROI In g re so s d e l S ite EVA

P re su p u e sto M a rk e tin g

P g in a s v isita d a s

D e c isi n d e C o m p ra

S tic k in e ss

C a lid a d E x p e rie n c ia C lie n te In te ra c tiv id a d

A te n c i n d e l C lie n te

D e sa rro llo T e c n o l g ic o

D e sa rro llo C o n te n id o

D e sa rro llo D ise o S ite

T ra y e c to ria A c a d m ic a E x p e rie n c ia la b o ra l

C a lid a d E q u ip o G e re n c ia l C o n o c im ie n to T e n d e n c ia s m e rc a d o C o n tra ta c io n e s E n tre n a m ie n to e n e l T ra b a jo

I& D

Priorizacin: Diagrama de ParetoMinora que pesa la mayora en importancia: PRIORIDAD Organizar los diferentes proyectos propuestos segn los pesos otorgados por la cadena de valor en las encuestas

Mayora que pesa la minora NO SON PRIORIDAD en importancia

Anlisis en equipo Herramientas a utilizar:Dilogo generativo SPOT (Fuerzas, Problemas, Oportunidades y Amenazas) Fuerzas Competitivas (Porter) Paisaje Estratgico (Slywotzky)

Dilogo generativoDespersonalizar: Enfocarse en el asunto y no en la persona Expresar claramente opiniones y no realizar afirmaciones (lo verdadero para cada uno) Escuchar empticamente (ponerse en el lugar del otro) Manejar ticamente los compromisos para la accion: pedidos, ofertas y promesas

Visin y Proyectos

Visin y ProyectosUtilizando el rotafolios, delinear una visin de conjunto e identificar sus subtemas. Colocar los proyectos segn su orden de prioridad, los que conducirn hacia la visin Identificar los desafios y soportes ms importantes.

SPOT: Fuerzas, Problemas, Oportunidades y Amenazas

Matriz SPOT:Fortalezas, Problemas, Oportunidades y Amenazas

Identificar las amenazas externas que pueden convertirse en problemas internos Identificar los problemas internos y convertirlos en oportunidades Identificar las fortalezas internas y convertirlas en oportunidades Identificar las oportunidades (Completar la plantilla y realizar un breve reporte )

Paisaje EstratgicoRed de relaciones

Aliados Estratgicos Influenciadores Fuentes de talento

Clientes

Canales

Competidores

Proveedores

Paisaje Estratgico: Red de relacionesIdentificar a todos los actores: Clientes Canales de llegada a los mismos Cadenas de valor competidoras por los mismos recursos Proveedores importantes Medios influenciadores Fuentes de talento profesional Aliados estratgicos En un breve reporte, anticipar como sern las relaciones con ellos.

Plantilla de Porter: Estructura de la Industria

Plantilla de Porter: Estructura de la Industria

Identificar a los nuevos players que ingresan al mercado, a los propios players, a los substitutos, a los proveedores, asi como las tecnologas utilizadas, las tendencias, los desafos, los productos o servicios, los canales y los mercados clave, para completar este mapa de las fuerzas competitivas. Realicen un breve reporte de cmo imaginan uds. que interactuarn dentro de esta estructura.

Segunda sesin de entrevistas Herramientas a utilizar:

Diagrama en funcin del tiempo Historia de Aprendizaje Diagrama de Influencia Reportes anteriormente desarrollados

Ejecucin del ProyectoRecordemos que la metodologa SNAP condiciona a que la ejecucin del proyecto se acelere debido a la disminucin de los re-trabajos , causados por el consenso y feedback intensivo de la cadena de valor durante el proceso de identificacin, priorizacin, diseo y anlisis. del proyecto. ... Dicha ejecucin acelerada debe ser planificada, controlada y gestionada.

Ejecucin del ProyectoA realizar Realizadas Desvos descubiertos

Este es el ciclo de retrabajo que se minimiza Retrabajo debido a los desvos

Ejecucin del ProyectoHerramientas utilizadas Las herramientas que proponemos sean utilizadas en el plan y control de tiempos del proyecto son las clsicas: Diagrama de Gantt y Ruta Crtica. En la gestin, proponemos utilizar el Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard). Tambin presentaremos la Plantilla de Plan de Accin

Ejecucin del ProyectoSe les sugiere visitar los sitios en Internet:

pmi.org (Project Management Institute) 5campus.com (ver all links) bscol.com (Balanced Scorecard Collaborative) strategicsimulation.com (PA Associates)

Diagrama de GanttObjetivos: Linea de Tiempos preliminar Estimacin de costos preliminar Proceso: Agregar en 6 a 12 actividades Realizar una lista en orden cronolgico Identificar diferentes eventos tales como el deadline Duraciones estimadas Tener en cuenta overlaps Tener en cuenta restricciones fin a comienzo y fin a fin Dibujar Diagrama Estimar costos Comparar: Alcance, Calidad, Tiempo y Costo e iterar si es necesario

8

Ruta Crtica1 B

2 A G C 4

I

6 J D 7

L M K F 9

3 E Objetivos: 5 H Monitorear avance Prediccin de uso y gerenciamiento de recursos

Proceso: Identificar de 6 a 12 actividades Realizar una lista aclarando si existen precedencias Duraciones estimadas Dibujar el diagrama Finalizacin temprana: Comienzo temprano + duracin Elegimos la mayor FT en caso de concurrir ms de una al nodo Comienzo Tardo: Finalizacin tarda - duracin Margen =Ctardio - Ctemprano = Ftardio - Ftemprano Camino crtico: Secuencia de actividades de margen = 0 Es en este camino donde se debe poner especial cuidado de no incurrir en demoras ya que se demora el proyecto.

Cuadro de Mando IntegralObjetivos: Monitorear avance de ejecucin Construir, plasmar y transmitir la visin estratgica Estructura: 4 Perspectivas balanceadas: Financiera;Clientes;Procesos Internos;Aprendizaje Proceso: Identificar tema estratgico Realizar Mapa de Objetivos estrategicos Seleccionar indicadores de performance Identificar sus inductores Disear planes de accin

Plantilla de Cuadro de Mando IntegralTema estratgico Objetivo indictarget induc plan

objetivos

Plantilla de Plan de Accin

Plantilla de Plan de AccinPlasmar en esta plantilla: La meta del proyecto Objetivos del proyecto Objetivos personales Factores de xito Desafos Equipo y recursos involucrados Etapas del plan de ejecucin

Recomendaciones

Recomendaciones

Es importante tener en cuenta los impactos inesperados de nuestras recomendaciones. Evaluar corto plazo vs. largo plazo. Si estamos diseando un proceso de crecimiento, identificar los factores que puedan limitarlo, y recomendar un plan que debilite a dichos factores

Asignacin de TareasRealizar Diagrama de Gantt del Proyecto Seleccionar un indicador de performance de cada perspectiva del Cuadro de Mando Integral Identificar sus inductores Disear un plan de accin que modifique esos inductores Plasmar dicho plan de accin en su plantilla. Realizar recomendaciones preliminares

Presentaciones Pblicas

Se presentar a los participantes algunas tcnicas que harn ms efectivas sus presentaciones.

Presentaciones EficacesSugerencias Digalo en 6 minutos Gerenciamiento de la Atencin

Dgalo en 6 minutos

Digalo en 6 minutos (de veras) Tema candente : El Proyecto Refleje la opinin de su equipo acerca de dicho tema Mencione el tema costos Muestre material de soporte Invite a realizar una pregunta breve

Gerenciamiento de la Atencin

Medio : Texto + Grficas + Diagramas + Oratoria Diseo: Atractividad visual Contenido: Qu se dice ? Interaccin: Invitar a realizar preguntas o a opinar

Presentaciones pblicas

Los equipos seleccionados realizarn sus presentaciones pblicas. Cada equipo dispondr de 6 minutos exactos para su presentacin, ms 4 minutos para preguntas y respuestas.

Conclusiones

Flexibilidad de incorporacin de herramientas

Es un marco metodolgico, y no est restringido a un tipo determinado de herramientas. Dependiendo de cada entorno, de cada asunto y de cada lder de proyecto, se podr incorporar las herramientas que ms se adecuen a los mismos.

Importancia de los facilitadores de procesos grupales

Es un proceso en el que se llevan a cabo diversas actividades de interaccin entre grupos de personas, en las que se busca lograr consenso, y durante las que se suele aprender a raz de las mismas actividades que se llevan a cabo.

Importancia de los facilitadores de procesos grupalesSe hace notar lo importante que es en este contexto que haya profesionales que logren que todas estas interacciones se realicen de la manera ms fluda, sinrgica y productiva posible.

A largo plazoPara proyectos plurianuales, puede realizarse un taller SNAP al comienzo de cada ao. Los grupos, tanto de la Direccin, como del grupo de Diseo, como de la Red de Valor, se disuelven al terminar cada taller , y se reconfiguran al final de cada ao, para tomar control de la actividad de diseo y planificacin al comenzar el ao siguiente.

Transferencia de Conocimiento

Ahora tienen Uds la posibilidad de pensar en cmo transferirn lo aprendido a sus respectivos lugares de trabajo

Transferencia de Conocimiento

Escrbase una carta a Ud. mismo, donde listar tres de los aprendizajes que haya logrado durante el taller. Debajo de cada item, escriba cmo aplicar dichos conceptos, herramientas o tips en su trabajo. Cierre el sobre. Abra el sobre en una semana. .... disponen de 10 minutos

Diseo,


acelerada de

proyectosConsultas: Fabin [email protected]

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