sİnop Ünİversİtesİ...sinop Üniversitesi’ne ait olan kalite el kitabı, ts en iso 9001:2015...

SİNOP ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI

Doküman Kodu SNP-KEK-001

Yürürlük Tarihi 02.01.2019

Revizyon Tarihi/No …./00

Sayfa No: Sayfa 2 / 31

Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan

Kalite Yönetim Birimi Kalite Yönetim Temsilcisi Rektör

Hasip AĞIRÇELİK Prof. Dr. Ahmet TABAK Prof. Dr. Nihat DALGIN

GİRİŞ

Sinop Üniversitesi’ne ait olan Kalite El Kitabı, TS EN ISO 9001:2015 Standardı Kalite

Yönetim Sistemi esas alınarak hazırlanmıştır. Kalite El Kitabında,

- Üniversitemizin kısa bir tanıtımı yapılmıştır.

- Kalite yönetim sisteminin amacı ve kapsamı belirtilmiştir.

- Kalite politikamıza yer verilmiştir.

- Proseslerimiz ve prosesler arası etkileşimler gösterilmiştir.

- Prosedürlerimiz ve prosedürlere yapılan atıflar gösterilmiştir.

- Standardın her bir maddesinin nasıl karşılandığı açıklanmıştır.

Kalite El Kitabı hazırlanırken;

a. Uygulama için kaynak kullanılmışsa atıf yapılmıştır.

b. Uygulama için kaynak kullanılmamışsa, uygulamanın hangi kriterlere göre yürütüleceği

kapsamlı bir şekilde açıklanmıştır.

Belirtilen genel kriterler doğrultusunda hazırlanan söz konusu Kalite El Kitabı;

- Sistematik bütünlük çerçevesinde kalite yönetim sisteminin uygulanmasını,

incelenmesini ve araştırılmasını tanımlamaktadır.

- Belgelendirme kuruluşu için kalite politikamızın, proses ve prosedürlerimizin işleyişini

anlatan bir sunum kitabıdır.

- Üniversitemizde yükseköğretim hizmeti alan öğrencilerimiz için bir tanıtım kitabıdır.

- Üniversitemizde çalışan akademik ve idari personellerimiz için bir kılavuz, yeni

çalışmaya başlayacak olan personel için ise eğitim aracı rolü üstlenmektedir.









ÜNİVERSİTEMİZİN TANITIMI

Sinop Üniversitesi, 29.05.2007 tarihli ve 26536 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 5662

sayılı kanunla Türkiye’nin doğal, tarihi ve kültürel varlıklarıyla adeta kuzeyinde parlayan

yıldızı konumunda olan Sinop İlinde kurulmuştur. Asli vazifesi olan eğitim-öğretim ve

araştırma faaliyetlerini;

9 Fakülte (Boyabat İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, Eğitim Fakültesi, Fen-Edebiyat

Fakültesi, Güzel Sanatlar Fakültesi, İlahiyat Fakültesi, Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi,

Sanat ve Tasarım Fakültesi, Spor Bilimleri Fakültesi, Su Ürünleri Fakültesi)

4 Yüksekokul (Sağlık Yüksekokulu, Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Yüksekokulu,

Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu, Yabancı Diller Yüksekokulu)

2 Enstitü (Fen Bilimleri Enstitüsü ve Sosyal Bilimler Enstitüsü)

7 Meslek Yüksekokulu (Ayancık Meslek Yüksekokulu, Boyabat Meslek Yüksekokulu,

Durağan Meslek Yüksekokulu, Gerze Meslek Yüksekokulu, Meslek Yüksekokulu, Sağlık

Hizmetleri Meslek Yüksekokulu, Türkeli Meslek Yüksekokulu)

12 Araştırma ve Uygulama Merkezi (Çocuk Eğitimi Araştırma ve Uygulama Merkezi, Sürekli

Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi, Bilimsel ve Teknolojik Araştırmalar Uygulama ve

Araştırma Merkezi, Okul Öncesi Eğitimi Uygulama ve Araştırma Merkezi, Enerji Uygulama

ve Araştırma Merkezi, Kadın Çalışmaları Uygulama ve Araştırma Merkezi, Mahmut Kefevi

İslami İlimler Uygulama ve Araştırma Merkezi, Sualtı Arkeolojisi Uygulama ve Araştırma

Merkezi, Türk Devletleri Dost ve Akraba Toplulukları Uygulama ve Araştırma Merkezi,

Türkçe Öğretimi Uygulama ve Araştırma Merkezi, Uluslararası İlişkiler Uygulama ve

Araştırma Merkezi, Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi) ile sürdürmektedir.

Sinop Üniversitesi İletişim Bilgileri:

Korucuk Köyü Trafo Mahallesi No:36 57000 – SİNOP, Telefon: 0 368 271 57 57– 58-59-60,

Fax: 0 368 271 57 63









1. KAPSAM

Sinop Üniversitesi, çağdaş, milli ve kültürel değerleri göz önünde bulunduran nitelikli bireyler

yetiştirerek ve bilimsel faaliyetleri teşvik ederek ülkemizin ve Karadeniz bölgesinin sosyo-

kültürel ve ekonomik kalkınmasına katkı sağlamayı amaçlamaktadır. Öğrenci merkezli bir

üniversite olarak, öğretim hizmet kalitesini iyileştirme politikasıyla ülkemize daha fazla

katma değer sağlamayı da amaçlamaktadır.

Üniversitemiz, öğrenci memnuniyetinin sağlanması ve var olan yasal düzenlemelerin tahsis

edilmesi amacı ile TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi şartlarını uygulamaktadır.

Etkinlik ve verimlilik esaslı bütünleşik yönetim yaklaşımını benimseyen üniversitemiz, TS

EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi’nin gerekliliklerine uygun olarak yönetilmektedir.

Üniversitemizde uygulanan Kalite Yönetim Sistemi, prosesler arası etkileşimi ve yüksek

öğretim hizmetlerini kapsamaktadır. Üniversitemiz YÖK’e bağlı bir birim olduğundan 8.3

Ürün ve Hizmetlerin Tasarım ve Geliştirilme maddesi: ürün tasarım ve geliştirilmesine

yönelik ispatlanabilir bir çıktımız bulunmadığından, 8.5.1 Üretim ve Hizmet sunumunun

kontrolü maddesi: Üniversitemiz bünyesinde izleme ve ölçüme yönelik cihazlar

bulunmadığından, 7.1.5 İzleme ve Ölçme kaynakları maddesi dışındaki tüm maddeler Kalite

Yönetim Sistemi’ni kapsamaktadır.

2. ATIF YAPILAN STANDART VE/VEYA DOKÜMANLAR

Kalite Yönetim Sistemimizin esasını oluşturan Kalite El Kitabı hazırlanırken, Sinop

Üniversitesi Stratejik Planına, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununa, 657 Sayılı Devlet

Memurları Kanununa, TS EN ISO 9001: 2015 Kalite Yönetim Sistemi standardı, prosedür,

proses, talimatlar, iş akış şemaları, form ve listelerine atıfta bulunulmaktadır.

Kalite El Kitabı, TS EN ISO 9001:2015 Standardından faydalanılarak hazırlanmıştır ve

Üniversitemizin uyguladığı TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi standardında yer

alan maddelerin özeti niteliğinde olmakla beraber belirtilen standart şartların sağlandığını da

açıklamaktadır. Üniversitemiz, ISO 9001:2015 Standartları içerisinde uygulanabilir olan

maddeleri tatbik etmektedir.









Kısaltmalar

Bu el kitabı içinde kullanılan kısaltmalar aşağıda verilmiştir.

ANK: Anket

DÖF: Düzeltici Faaliyet

ÇEK: Çalışma El Kitabı

EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemi

FRM: Form

GRV: Görev Tanımı

ISO: Uluslararası Standartlar Organizasyonu

İAŞ: İş Akış Şeması

KEK: Kalite El Kitabı

KYS: Kalite Yönetim Sistemi

KYT: Kalite Yönetim Temsilcisi

LST: Liste

ORG: Organizasyon Şeması

PLN: Plan

PRD: Prosedür

PRS: Proses

POL: Politika

RSK: Risk Değerlendirme

SEM: Sürekli Eğitim Merkezi

UZM: Uzaktan Eğitim Merkezi

ŞRT: Şartnameler

TLM: Talimat

YGG: Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı









3.TERİMLER ve TARİFLER

Üniversitemizde uygulanan Kalite Yönetim Sistemi açıklanırken, TS EN ISO 9001:2015

standardında yer alan uluslararası terim ve tanımlar kullanılmıştır.

4.KURULUŞUN BAĞLAMI

4.1. Kuruluş ve Bağlamının Anlaşılması

Sinop Üniversitesi, amacı ve stratejik yönü ile ilgili olan unsurları kuruluş, bağlam, kapsam

amacı ile hedefler tablosu oluşturarak eğitim-öğretim yılı başlangıcında gözden

geçirmektedir.

4.1.1. Tarihçe

Sinop ilinin ilk yükseköğretim kurumu olan Su Ürünleri Yüksekokulu 1982 yılında Ondokuz

Mayıs Üniversitesine bağlı olarak kurulmuştur. 2007 yılında Ondokuz Mayıs Üniversitesi

bünyesinden ayrılarak kurulan Sinop Üniversitesi eğitim-öğretim faaliyetlerini günümüzde 9

Fakülte, 2 Enstitü, 4 Yüksekokul, 7 Meslek Yüksekokulu ve 12 Uygulama ve Araştırma

Merkezi bünyesinde sürdürmektedir.

4.1.2. Kuruluş ve Yerleşim

Sinop Üniversitesi, eğitim ve öğretim faaliyetlerinde bulunmayı amaçlayan bir

yükseköğrenim kurumudur. Eğitim ve öğretim faaliyetleri, akademik ve idari personelin

birlikte çalışmasıyla başarılı bir şekilde sürdürülmektedir. Sinop Üniversitesi, öğrencilerini iş

yaşantısının gerekliliklerine en uygun şekilde hazırlamayı amaçlamaktadır.

Sinop Üniversitesi’nin akademik ve idari organizasyonel yapısı, 657 Sayılı Devlet Memurları

Kanunu, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu ve 2914 Sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu

kapsamında oluşturulmaktadır.

Üniversitemizde öğrenci işlerinden personel bilgilerine kadar uzanan geniş bir yelpazede

bilgisayar otomasyon sistemi kullanılmaktadır. Kurum içi bilgi akışı ve yazışmalarda web

esaslı bir bilgisayar yazılımı olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

kullanılmaktadır. Öğrenci Bilgi Sistemi ise öğrencilerin ders kaydını yapmalarına olanak

sağlamakla beraber ders performanslarını yansıtan notlandırma sistemine de erişim

sağlamaktadır.

Modern bir donanıma sahip olan Üniversitemiz, eğitim ve öğretim faaliyetini aktif olan 8

Fakülte, 2 Enstitü, 6 Meslek Yüksekokulu’nda ve aktif olmayan 1 Fakülte, 2 Yüksekokul ve 1

Meslek Yüksekokulu’nda, alanlarında uzmanlaşmış akademik personelleri ile başarılı bir

şekilde sürdürmektedir. Sinop Üniversitesi ana kampüs ve diğer yerleşkelerinde yemek









hizmeti sağlayan yemekhane, öğrencilerin erişimine olanak sağlayan internet (Wifi)

bağlantısı, kütüphane ve bilgisayar laboratuvarları bulunmaktadır.

4.1.3. Misyonu Vizyonu, Değerleri ve Hedefleri

Misyonu

Eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleriyle nitelikli bireyler yetiştirmek, bilim ve teknoloji

üreterek toplumun hizmetine sunmak suretiyle bölgesine ve ülkesine katkı sağlamaktır.

Vizyonu

Ülkenin ihtiyaç duyduğu nitelikli insan gücünün yetiştirilmesine daha fazla katkı sağlayan, bölgenin çevre ve turizm yönünden gelişmesini önceleyen, en az bir alanda ihtisaslaşmış, bilim ve teknoloji üreterek bölgenin sosyal, kültürel ve ekonomik kalkınmasında başat rol oynayan, akademi camiasında saygınlığını ispatlamış, paydaş memnuniyetinin ve katılımcı yönetim anlayışının üst düzeyde olduğu, yenilenebilir enerji kaynaklarını kullanan çevreci ve engelsiz bir üniversite olmaktır.

Değerleri

Adalet: Sinop Üniversitesi faaliyetlerinde adaleti ön planda tutar.

Demokrasi: Sinop Üniversitesi yönetimde demokratik anlayışı benimser.

Saygı: Sinop Üniversitesi tüm değerlere saygılıdır.

Etik İlkeler: Sinop Üniversitesi tüm faaliyetlerinde etik ilkeleri gözetir.

Şeffaflık: Sinop Üniversitesi işleyişinde şeffaflık esastır.

Kalite: Sinop Üniversitesi eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerinde kaliteyi ilke edinir.

Yenilikçilik: Sinop Üniversitesi yeniliklere açıktır.

Girişimcilik: Sinop Üniversitesi girişimci ruhuna sahiptir.

Rekabetçilik: Sinop Üniversitesi rekabetçi anlayışı teşvik eder.

Hedefler

Kurumumuzun eğitim-öğretim, araştırma geliştirme, fiziki altyapı, bölge/topluma hizmet,

tanınırlık hedefleri kapsamında;

1. Eğitim-öğretim faaliyetlerinde;

a. Akredite edilmiş lisans programlarının sayısının çoğaltılarak üniversitemizin tercih

edilebilirliğinin artırılması.









b. Uygulamalı eğitime daha çok zaman ve imkan ayırarak öğrencilerimizin mesleki

yetkinliklerinin artırılması.

c. Akademik birimlerimizdeki seçmeli ders havuzunun daha fazla hayata hazırlayan

derslerle revize edilmesi ve değişik alanlarda sertifika programları açılması sayesinde

öğrencilerimizin donanımlarının artırılması.

d. Eğitim-öğretim sürecinde akademik ve idari personelin performansının artırılması.

e. Bilgi teknolojileri ile iletişim altyapı kapasitesinin artırılması. f. Üniversitemizin mevcut öğrenci kapasitesinin artırılması.

2. Araştırma-geliştirme faaliyetlerinde;

a. Ulusal ve uluslararası proje, yayın, patent, faydalı model, telif sayılarının artırılması.

b. Araştırma-geliştirme faaliyetlerinde kullanılan donanımların miktarının artırılması.

c. Araştırma-geliştirme faaliyetlerinde ulusal ve uluslararası işbirliğinin artırılması.

d. Araştırma-geliştirme faaliyetlerine teşvik oranlarının artırılması.

e. Üniversitemizin tanınırlığını sağlayacak araştırma-geliştirme çalışmalarına öncelikli destek

verilmesi.

3. Fiziki altyapı faaliyetlerinde;

a. Eğitim-öğretimin faaliyetlerinin yürütüldüğü yeni fiziki alanların oluşturulması ve

mevcutların iyileştirilmesi.

b. Araştırma-geliştirme faaliyetlerinin yürütüldüğü yeni fiziki alanların oluşturulması ve


c. Sosyal ve kültürel faaliyetlerin yürütüldüğü yeni fiziki alanların oluşturulması ve


d. Barınma olanaklarının sağlandığı, enerji tasarruflu, yeşillendirilmiş ve engelsiz bir kampüs

alanının oluşturulması

4. Bölge/topluma hizmet faaliyetlerinde;

a. Yaşam boyu eğitim-öğretim faaliyetlerinin artırılması. b. Toplumun ihtiyaçlarına yönelik sertifika programlarının/seminer ve bilimsel etkinliklerin artırılarak değişik yaş gruplarına yaygınlaştırarak şehirle bütünleşmenin sağlanması. c. Üniversitemiz bünyesinde yer alan Çocuk Üniversitesinin faaliyetlerinin genişletilmesi. d. Üniversite sanayi işbirliğini artırarak bölgeye katma değer oluşturacak ortak projelerin yapılmasını sağlayarak Üniversitenin sanayi sektörüne olan katkısını artırılması. e. En az bir alanda ihtisaslaşılması.









5. Tanınırlık faaliyetlerinde;

a. Ulusal ve uluslararası toplantılar düzenlenmesi, tanıtım ve fuarlara katılım sağlanması

yoluyla “Tercih Edilen Üniversite” niteliğine ulaşılması.

b. Ulusal veya uluslararası camiada saygınlığı sağlayacak bilimsel faaliyetlerde bulunulması.

c. Üniversite tanıtımında halkla ilişkiler ve medya faaliyetlerinin ön planda tutulması.

4.1.3.1.Sinop Üniversitesi Kalite Politikası

Çağdaş, milli ve kültürel değerlere saygılı öğrenci merkezli eğitim ve öğretim yaklaşımı,

Etkinlik ve verimlilik odaklı bütünleşik yönetim yaklaşımı,

Bölgesel, ulusal ve uluslararası beklentilere karşılık vermeyi amaçlayan araştırma

yaklaşımından oluşan kalite politikasına sahiptir.

4.2. İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerini Anlamak

Üniversitemizde, her eğitim ve öğrenim döneminin başlangıcında ilgili tarafların ihtiyaç ve

beklentileri tespit edilmektedir. Söz konusu ilgili taraflar; Rektörlük, Sinop Üniversitesi’ne

bağlı fakülte ve yüksekokullar, akademik ve idari personel, öğrenciler ve ailelerini, sanayi

kuruluşlarını, sivil toplum kuruluşlarını, özel ve kamu kurumlarını kapsamaktadır.

Referanslar: Sinop Üniversitesi 2018-2022 Dönemi Stratejik Planı

Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi

Kalite El Kitabı, Sinop Üniversitesi’nin işleyişine ilişkin eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme,

insan kaynakları, satın alma, iç hizmetler, döner sermaye ve tahakkuk gibi faaliyetlere ilişkin

kalite yönetim sistemini kapsamaktadır. Üniversitemiz kapsamında gerçekleştirilen faaliyetler

ISO 9001:2015 şartları ile uyumlu olmakla beraber Kalite Yönetim Sisteminin işleyişine

ilişkin bir referans noktası da oluşturmaktadır.

Ülkemizin bulunduğu ekonomik konjonktüre uygun olarak Sinop Üniversitesi’ne bağlı olarak

faaliyet gösteren Fakülte, Enstitü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarında değişim ve yeni

bölümlerin açılması ihtiyacı doğmuştur. Sinop Üniversitesi bünyesinde yeni bölümlerin

açılması Yükseköğretim Kurulu tarafından belirlenen mevzuat doğrultusunda

gerçekleşmektedir. Öğretim hizmetlerinin tasarım ve gelişimi, Rektörlük, YÖK ve diğer

kurumlar tarafından belirlenmesi nedeniyle Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi

kapsam dışı tutulmuştur.









4.3. Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesleri

4.4.1. Kalite Yönetim Sistemi

Sinop Üniversitesi, TS EN ISO 9001:2015 şartlarına uygun olarak Kalite Yönetim Sistemi

oluşturmuş, dokümante etmiş ve uygulamaktadır. Bu Kalite El Kitabı; Sinop Üniversitesi

Kalite Yönetim Sistemi’ni açıklamakta, gereklilikleri tanımlamakta ve sorumlulukları tayin

etmektedir.

4.4.2. Kalite Yönetim Prosesleri

Kalite Yönetim Sistemi, Kalite Politikası, Kalite El Kitabı, Prosesler, Prosedürler, İş Akış

Şemaları, Tablolar, Formlar ve belgelerden oluşmaktadır. Proseslere ilişkin uygulamaların

sırası, etkileşimi ve izleme metotları ile gerekli kıstaslar belirlenmiş olup prosesleri açıklayan

detaylar dokümanlarda anlatılmıştır. Prosesler için gerek duyulan kaynaklar belirtilmiştir.

Prosesler arası etkileşimi de gösteren Kalite Yönetim Sistemi, proseslerin gözlenmesi,

sonuçların tespit edilmesi, gözetim ve tespit sonuçlarının analiz edilerek gerektiğinde

planların ve faaliyetlerin revize edilmesini tanımlamaktadır. Her bir proses için performans

kriteri, gözetim yöntemi, süreci ve yıllık hedeflerden oluşmaktadır. Yapılan

değerlendirmelerle, politika ve hedeflerde revizyona gidilmesi ve personel, altyapı, çalışma

ortamı vb. durumlarda ihtiyaç duyulan kaynakların Dekanlık ve Rektörlük tarafından

sağlanması planlanarak, Kalite Yönetim Sistemi’nin ihtiyaca uygun olarak sürekli iyileştirme

amacı gütmesi hedeflenmektedir.

Referanslar: Kalite Yönetim Sistemi Prosesleri

5. Liderlik

5.1. Liderlik ve Taahhüt

5.1.1. Genel

Sinop Üniversitesi, Kalite Yönetim Sisteminin geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin

sürekli olarak arttırılmasını sağlamak için gereken tüm faaliyetlerin etkili bir şekilde

yürütüleceğini taahhüt etmekte ve liderlik yapmaktadır.

Sinop Üniversitesi olarak; bizler, Kalite Yönetim Sisteminin ihtiyaçlara uygun şekilde cevap

vermesini sağlamak amacıyla aşağıdaki süreçleri uygulamayı amaçlamaktayız:

- Sinop Üniversitesi, yükseköğretim faaliyetlerini gerçekleştirirken, yürürlükte olan mevzuatı

öğrenci beklentilerini ve isteklerini de göz önünde bulunduracaktır. Bu konuya olan

hassasiyet Sinop Üniversitesi Kalite Politikası aracılığıyla Dekan/Müdür tarafından ilgili

kişilere, birimlere ve kurumlara bildirilecektir.









- Kalite Yönetim Sisteminin verimli bir şekilde işlerliğini sağlamak amacıyla Sinop

Üniversitesi Kalite hedefleri oluşturulmuştur. Kalite hedefleri oluşturulurken, öğrenci

memnuniyeti ve çalışma verimini iyileştirici unsurlar göz önünde bulundurulmuştur.

- Üniversitemizde, Kalite Yönetim Sisteminin işleyişinde aksama, olası uyumsuzluk

durumları ve uyumsuzlukların tekrarını engelleyici Düzeltici Faaliyet Prosedürü hazırlanmış

ve uygulamaya konmuştur.

- Üniversite yönetimi tarafından yılda minimum bir kez Gözden Geçirme Toplantılarının

yapılması, toplantı sonucu ortaya çıkan Birim Faaliyet Raporlarına göre Kalite Yönetim

Sisteminin yasal mevzuat, öğrenci beklenti ve isteklerini de dikkate alarak iyileştirme

amacıyla revizyona gidilmesiyle mevcut kaynaklardan en üst düzeyde fayda sağlanması

kararlaştırılmıştır.

Referanslar:

Sinop Üniversitesi 2018-2022 Dönemi Stratejik Planı

Kurum İç Değerlendirme Raporu

Yıllık Risk Değerlendirme Raporları

FRM-YGG-120 Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Tutanağı

5.1.2. Müşteri (Paydaş) Odaklılık

Sinop Üniversitesi Kalite Yönetim Sisteminin temel amacı, ülkemizin, bölgenin, öğrenci

ihtiyaç ve beklentilerinin belirlenmesi ile mevcut kaynakların optimal dağılımının

sağlanmasıyla elde edilecek faydanın en çoğa çıkartılmasıdır. Bir yükseköğretim kurumu

olarak Üniversitemizin hizmetlerinden başlıca faydalanan öğrencilerimizin görüş ve

önerilerinin dikkate alınarak hizmet kalitesinin ve etkinliğinin artırılması amacıyla Paydaş

Memnuniyeti ve Şikayeti Prosedürü hazırlanmıştır.

Referanslar:

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı İş Akış Şemaları

Sinop Üniversitesi Eğitim Komisyonu Yönergesi

Memnuniyet Anketleri

PRD-GDP-121 Görüşlerin Alınması ve Değerlendirilmesi Prosedürü









5.2. Politika

5.2.1. Kalite Politikasının Oluşturulması

Sinop Üniversitesi Yönetim Kurulu tarafından akademik ve idari personelin aynı standartta

hizmet vermesi ve kurum kültürünün oluşturulması amacıyla Sinop Üniversitesinin misyonu

ve vizyonu ile uyumlu olacak şekilde Kalite Politikası hazırlanmıştır. Kalite politikamız, iç ve

dış paydaşlara sunulmuş ve tüm çalışanlar konu hakkında bilgilendirilmiştir.

Tüm birim yöneticileri, kalite politikasının üniversite personeli tarafından anlaşılması ve

özümsenmesi için faaliyetlerde bulunur ve gerekli önlemleri alır. Sinop Üniversitesi

bünyesinde faaliyet gösteren akademik ve idari personel, faaliyetlerini kalite politikasında

tanımlanan ilkeler doğrultusunda gerçekleştirir.

Referanslar:

Sinop Üniversitesi Rektörlüğü Kalite Politikası

Sinop Üniversitesi Vizyonu ve Misyonu

5.2.2. Kalite Politikasının Duyurulması

Kalite politikamız dokümante edilmiş olup, Üniversitemizin internet sayfasında ve

Üniversitemiz bünyesinde faaliyet gösteren birimlerimizin en fazla görünen mekanlarında ilan

edilerek üniversitemizden hizmet alan kişi ve kurumların bilgi edinmesi sağlanmıştır.

Referanslar: Sinop Üniversitesi Rektörlüğü Kalite Politikası


5.3.Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Sinop Üniversitesi bünyesinde gerçekleştirilen faaliyetlerin eksiksiz bir şekilde ve Kalite

Yönetim Sistemi dokümantasyonunda tanımlanan kurallara uygun olarak yürütülmesi esastır.

Bu amaçla Sinop Üniversitesi, organizasyon yapısını oluşturmuş, personelinin görev, yetki ve

sorumluluklarını belirlemiş ve birimlerin web sayfaları aracılığı ile duyurmuştur.

Sinop Üniversitesi, üniversite birimlerinin organizasyon yapısını organizasyon şemalarında;

personelin görev, yetki ve sorumluluklarını görev tanımlarında göstermiştir. Vekâlet, Yetki

Devri ve İmza Yetkileri Yönergesi ile belirlenmiştir.

Tüm birim yöneticileri, kendisine bağlı personeli bu konuda bilinçlendirerek görev, yetki ve

sorumluluklarının etkin bir şekilde uygulanmasını sağlar. Tüm personel, tanımlanmış olan

görev ve sorumluluklarını eksiksiz olarak yerine getirir. Sinop Üniversitesi bünyesinde

faaliyet gösteren her birim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından talep edilen yıllık

birim faaliyet raporlarını her yıl Ocak ayında (bir önceki yıla ait) sunmakla yasal olarak

yükümlüdür. Bu rapor ile birimlerde gerçekleştirilen tüm faaliyetler raporlanmaktadır.









Referanslar:

Kalite Güvencesi Yönergesi Görev Tanımları

Yıllık Faaliyet Raporu

Organizasyon Şeması


Yetki Devri ve İmza Yetkileri Yönergesi

www.mevzuat.gov.tr

Üst Yönetici (Rektör)

Kalite politikasına ilişkin misyon ve vizyonun belirlenmesinde öncülük eder.

Kalite Yönetim Sistemi ve Yönetimin Gözden Geçirmesi ile ilgili toplantılarına başkanlık

eder.

Kalite Yönetim Sisteminin sürekliliğinin sağlanması ve iyileştirilmesi için gereken

kaynakları temin eder.

Prosedür, talimat ve form gibi dokümanları onaylar.

Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yapılacak eğitim programlarına personelinin

katılımını sağlar.

Birim Kalite Temsilcileri

Yönetim Temsilcisi, Kalite Yönetim Sistemi kurulmasını, gerekli süreçlerin oluşturulmasını,

uygulanmasını, sürekliliğinin sağlanmasını ve kurumdan hizmet alanların memnuniyetlerinin

artırılması sorumluluklarını yerine getirir.

Kalite Yönetim Sistemi için gerekli proseslerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve

sürdürülmesini güvence altına alır.

Kalite Yönetim Sisteminin performansı ve herhangi bir iyileştirme ihtiyacı bulunup

bulunmadığı hakkında, Üst Yönetime rapor verir.

Kalite Yönetim Sistemi faaliyetlerinin, verimli ve etkin bir şekilde sürdürülebilmesi için

Kalite Ekibi ve personel arasında uyumu sağlar.

Kalite Yönetim Sistem dokümanlarını dağıtır, saklar, yürürlükten kaldırılanları toplar.

Kalite Yönetim Sistemiyle ilgili kayıtları onaylar.

Kalite faaliyetlerinin planlara uygun olarak yürütülüp yürütülmediğini kontrol eder,

uygunsuzlukları belirler ve düzeltici faaliyet önerir.

Birim içinde, Kalite Yönetim Sistemini değerlendirme toplantısını organize eder.

Yönetimin Gözden Geçirilmesi toplantılarına katılır.









Düzeltici ve önleyici faaliyetin başlatılmasını sağlar ve bu faaliyetleri izler.

Amirinin izinli veya görevli olduğu zamanlarda Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili

sorumluluklarını Amiri adına yerine getirir.

Kalite faaliyetlerinin planlara uygun olarak yürütülüp yürütülmediğini kontrol eder,

uygunsuzlukları belirler ve düzeltici faaliyet önerir.

Kalite Komisyonu

1 başkan vekili ve 13 üye olmak üzere toplam 14 kişiden oluşmaktadır. Rektör’ün

gözetiminde çalışmalarını sürdürmektedir. Söz konusu komisyon başkan vekili ve üyeleri 3

yıllığına Rektör tarafından atanmaktadır.

Kalite Yönetim Sisteminin kurulması, sürdürülmesi ve iyileştirilmesi için gerekli

koordinasyonu sağlar ve önerilerde bulunur.

Kalite Yönetim Sistemi kapsamında politikalar belirler ve uygulamaya yönelik kararlar alır.

Birimlerde Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılacak çalışmalara gerekli desteği sağlar.

Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yapılan inceleme, araştırma, iç tetkik faaliyetleri sonucu

veya belgelendirme kuruluşu tarafından yapılan dış tetkikte tespit edilen uygunsuzluklara

ilişkin gerekli kararları almak, uygulamalara ilişkin değerlendirmelerde bulunmak, iç

tetkiklerin planlandığı şekilde yapılması için gerekli kaynakları sağlamak ve sonuçlarını

izlemek gibi faaliyetleri yürütür.

Kalite Yönetim Sistemiyle ilgili dilek/şikâyet ve önerilerin değerlendirilmesi ve uygulamaya

konulmasına yardımcı olur. Teknikerlik hizmetlerinin standart sürelerde gerçekleşip

gerçekleşmediğinin takibini yapar.

Sinop Üniversitesi bünyesinde faaliyet gösteren tüm birimlerdeki çalışanların görev yetki ve

sorumlulukları akademik personel ve idareciler için 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununda

ifade edilmiştir.

Kalite Alt Komisyonları

Kalite Komisyonunun 14/01/2018 tarihli 1419 sayılı yazısında kalite alt komisyon üyeleri

belirlenmiştir. Kalite alt komisyon üyelerinin görevleri ve sorumlulukları ‘’Sinop Üniversitesi

Kalite Komisyonu Çalışma Usul ve Esasları Yönergesi ‘’ne eklenmiştir.

1. Kalite Güvence Sistemi Alt Komisyonu

2. Eğitim- Öğretim Alt Komisyonu

3. Araştırma Faaliyetleri Alt Komisyonu

http://kalite.sinop.edu.tr/dosya/sinop_universitesi_kalite_komisyonu_calisma_usul_ve_esaslari_yonergesi.pdf

http://kalite.sinop.edu.tr/dosya/sinop_universitesi_kalite_komisyonu_calisma_usul_ve_esaslari_yonergesi.pdf









4. Yönetim Hizmetleri Alt Komisyonu

5. Anket Düzenleme ve Uygulama Alt Komisyonu

6. Planlama

6.1.Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri

6.1.1.

Sinop Üniversitesi, Kalite Yönetim Sistemini planlarken, hedeflerine ulaşmasını sağlayacak

olumlu etkileri geliştirmek, istenmeyen olumsuz etkileri önlemek veya azaltmak için iyileşme

faaliyetleri düzenleyerek risk ve fırsatları belirlemektedir. Risk ve fırsatları belirlerken Kalite

El Kitabı 4.1 ve 4.2 maddelerindeki hususlar dikkate alınır.

Referanslar:

Kamu İç Kontrol Rehberi

Risk Raporları

6.1.2. Risk ve fırsatları belirlerken; yönetimin karşılaşabileceği potansiyel olaylar ile birlikte

faaliyetlerin karmaşıklığı, yürütülen faaliyete ilişkin mevzuat göz önünde

bulundurulmaktadır.

Referanslar:


PRD-UOP-122 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü

Sinop Üniversitesi İç Denetim Yönergesi

Kamu İç Kontrol Rehberi

İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı

6.2.Kalite Amaçları ve Bunları Gerçekleştirmek İçin Planlama

Kalite hedefleri kalite politikası ile uyumlu, uygulanabilir, ölçülebilir olarak belirlenmekte,

dokümante edilmekte ve izlenmektedir. Kalite hedefleri, Kalite politikası ve müşteri

ihtiyaçlarına göre güncellenmekte ve duyurulmaktadır.









Sinop Üniversitesi, kalite hedeflerine ulaşmak için planlama yaparken hangi kaynağın

gerekeceğini, kimin sorumlu olacağını, ne zaman tamamlanacağını, sonuçlarının nasıl

değerlendirileceğini ve politikayla uyumlu ne yapılacağını dokümante etmiş ve tarafları bu

konuda bilgilendirmiştir.

Referanslar:



Yıllık Faaliyet Raporu

Kurum İç Değerlendirme Raporu

Yıllık Performans Programları

6.3.Değişikliklerin Planlanması

Sinop Üniversitesi Rektörlüğü bünyesinde KYS’yi etkileyebilecek olan tüm değişiklikler planlı şekilde gerçekleştirilmektedir. Değişiklikler iki tanım ile ifade edilmekte ve yönetilmektedir.

Küçük (Minör) Uygunsuzluk Değişiklikler ve Planlaması: KYS’de ortaya çıkan, sistemin

bütününü etkilemeyen, organizasyonel yapıda büyük değişikliklere neden olmayan değişikliklerdir. (Süreç iyileştirmeleri, dokümantasyon revizyonuna sebep olan düzeltici

faaliyetler vb.) Minör değişikliklerin planlaması ve uygulaması KYS süreçleri ile tanımlanmış ve uygulanmaktadır.

Büyük (Majör) Uygunsuzluk Değişiklik ve Planlaması: KYS’nin bütününe etkisi olan değişikliklerdir. (Yeni bir süreç tanımı, mevcut süreçte köklü değişiklik, organizasyonel değişiklikler vb.)

Referanslar:


FRM-DÖF-123 Düzeltici Önleyici Faaliyet Talep Formu


PRD-İÇT-124 İç Tetkik Prosedürü









7.DESTEK

7.1.Kaynaklar

7.1.1.Genel

Kalite Yönetim Sistemi’nin uygulanması ve sürdürülmesi, etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi

ve hizmet alanların memnuniyetinin sağlanması amacıyla, gerekli kaynak ihtiyaçları süreç

sorumluları tarafından belirlenmiş ve temin edilmiştir. Kaynaklar; İnsan Kaynakları, Altyapı

ve Çalışma Ortamları, Bilgi Kaynakları ve Mali Kaynaklar olarak belirlenmiştir. Mevcut iç

kaynakların yetenekleri ve kısıtları belirlenerek yönetimin gözden geçirme toplantılarında

değerlendirilmektedir.

7.1.2.Kişiler

Üniversitemiz, hizmet kalitesini etkileyen yerlerde çalışan personelin eğitim, yetenek ve

deneyimine önem vermektedir. Oluşturulan Görev Tanımları ile her düzeydeki personelin

nitelikleri belirlenmiştir. Fakülte (Enstitü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu) birimlerinde

ihtiyaç duyulan akademik ve idari personel sayıları Dekanlık (Enstitü, Yüksekokul ve Meslek

Yüksekokulu Müdürleri) tarafından belirlenerek Rektörlük Personel Daire Başkanlığına

bildirilir ve gerekli personel temini Rektörlük aracılığıyla sağlanır. Talep edilen personel

ihtiyacının karşılanıp karşılanmayacağı konusu Rektörlük yetkisindedir. Rektörlük tarafından

Fakülte/Enstitü/ Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu’na görevlendirilmesi yapılan personel,

birim amiri tarafından görev tanımlarına uygun olarak ilgili olduğu birimlerde göreve

başlatılır.

Referanslar:

2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Yükseköğretim Personel Kanunu 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu Personel Dairesi İş Akışları www.mevzuat.gov.tr Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personel Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği

7.1.3. Altyapı

Üniversitemiz üst yönetimi, Kalite Yönetim Sistemi’nin uygulanması ve sürekliliğinin

sağlanması doğrultusunda gerekli altyapı ihtiyaçlarını belirlemiştir ve karşılamaktadır. Altyapı

ihtiyaçlarının karşılanmasında Rektörlük; İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem

Daire Başkanlığı ve Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığı ile koordineli çalışır. Altyapı;

Binaları ve bunlarla ilgili bağlantıları, donanım ve yazılım dâhil makine teçhizatı, bilgi ve

http://www.mevzuat.gov.tr/Metin.Aspx?MevzuatKod=7.5.19573&MevzuatIliski=0&sourceXmlSearch=Y%C3%BCksek%C3%B6%C4%9Fretim%20%C3%9Cst%20Kurulu%C5%9Flar%C4%B1%20%C4%B0le%20Y%C3%BCksek%C3%B6%C4%9Fretim%20Kurumlar%C4%B1%20Personeli%20G%C3%B6revde%20Y%C3%BCkselme%20ve%20Unvan%20De%C4%9Fi%C5%9Fi











iletişim teknolojilerini kapsamaktadır. Yönetim, eğitim-öğretimde akademik ve idari altyapı

ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde hizmetlerini sunar ve bunların sürekliliğini sağlar.

Referanslar:

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı İş Akışları Yapı İşleri ve Dairesi Başkanlığı İş Akışları İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı İş Akışları Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı İş Akışları

7.1.4. Proseslerin İşletilmesi İçin Ortam

Üniversite yönetimi, çalışanlarının memnuniyetini sağlamak ve sürdürmek için hizmetlerini

her şartta gerçekleştirmektedir. Ofislerimizin ısı, aydınlatma ve gürültü önleme gibi uygun

fiziki şartların sağlanması için gerekli önlemler alınmıştır.

Binalarımızdaki ofislerin, sınıfların ve laboratuvarların aydınlatılması gün ışığından yeterli

şekilde yararlanacak biçimde tasarlanmış ve ayrıca gün ışığının olmadığı durumlarda yeterli

aydınlatma elektrik enerjisiyle sağlanmaktadır. Üniversitemiz bünyesinde faaliyet gösteren

birim binalarında derslikler ve idari personelin çalışma ortamları birbirini etkilemeyecek

şekilde tasarlanmıştır.

Referanslar:

Memnuniyet Anketleri

İş Sağlığı ve Güvenliği Koordinatörlüğü İş Akışları İSG Risk Analiz Raporı

Yapı İşleri ve Dairesi Başkanlığı İş Akışları

İş Sağlığı ve Güvenliği Uygulama Yönergesi

7.1.5. İzleme ve Ölçme Kaynakları

Sinop Üniversitesi Rektörlüğü idari birimlerinde gerçekleştirilen iş ve işlemlerde herhangi bir

izleme, ölçme cihazına ihtiyaç olmaması nedeniyle bu madde kapsam dışıdır.

7.1.6. Kurumsal Bilgi

Üniversitemizde proseslerin işletilmesi için ihtiyaç duyulan her türlü bilgi temin edilmiş olup,

sürdürülebilir ve ulaşılabilir durumdadır. Üniversitemizde uygulamalar sürekli olarak birim

kalite temsilcisi tarafından takip edilir, gerekli değişiklikler Kalite Yönetim Sistemi birimine

bildirilerek uygulamaya konulur. Değişikliklerle ilgili olarak personele bilgi verilir. Kurumsal

bilgi; tecrübelerden kaynaklanan bilgi, dokümante edilmiş bilgi, proses, ürün ve hizmetlerdeki

iyileştirmelerin sonuçlarından elde edilebileceği gibi standartlardan, konferanslardan, iç

müşteri ve dış tedarikçilerden elde edilecek bilgilerden oluşmaktadır.









7.2. Yeterlilik

Sinop Üniversitesi Rektörlüğünde hizmet kalitesini etkileyen işleri yapan personelin, uygun öğrenim, eğitim, beceri ve tecrübe yönünden yeterli olması ve gereken yeterliliğe ulaştırılması esastır. Bu kapsamda personel için gerekli nitelikler, ilgili yasal mevzuat şartları da dikkate alınarak belirlenmiş ve görev tanımları dokümante edilmiştir. Personelin belirlenmiş nitelik kriterlerini sağlaması, niteliklerinin geliştirilmesi ve KYS’ye katkılarının arttırılması amacıyla, gereken eğitimler veya diğer tedbirler planlı ve sistematik bir şekilde belirlenmekte ve uygulanmaktadır. Yeni başlayan tüm personele oryantasyon eğitimleri verilmektedir. Bu amaçla, insan kaynakları yönetimine ilişkin genel esaslar ve uygulamalar, KYS dokümantasyonu kapsamında tanımlanmış ve yürütülmektedir.

Referanslar:

Görev Tanımları

Hizmet İçi Eğitim Prosedürü

Personel Dairesi İş Akışları

www.mevzuat.gov.tr

7.3. Farkındalık

Üniversitemiz, Kalite Yönetim Sisteminin amacına uygun olarak yürütülmesi için Kalite El

Kitabının 7.4 maddesinde belirtilen iletişim kanalları aracılığıyla bildirimler yapılmakta ve

farkındalığın oluşması amaçlanmaktadır. Üniversitemiz, çalışan personelin aşağıdakilerin

farkında olduğunu güvence altına almıştır.

Kalite politikası

Kalite hedefi

Kalite yönetim sistemi şartlarının yerine getirilmediği durumlarda müdahil olmak

Bu amaçla kalite politikası Üniversitemiz internet sayfasında ve üniversitemiz bünyesinde

faaliyet gösteren birimlerde akademik ve idari personelin görebileceği/rahatlıkla ulaşabileceği

alanlara asılarak duyurulması sağlanmıştır.

Göreve yeni başlayan personele Kalite politikası ve Kalite hedefleri ile ilgili dokümanlar

yazılı olarak sunulacak ve sorumlulukları bildirilecektir. Bu maddenin işletilmesinde hizmet

içi eğitim prosedürü de kullanılmaktadır.

7.4. İletişim

Üniversitemiz üst yönetimi Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili gerekli olan iç ve dış iletişimleri

belirlemiş ve uygulamaktadır.









Sinop Üniversitesi tarafınca Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini sağlamak üzere iç ve dış

iletişim kanalları;

İç yazışma,

Birimlerdeki ilan panoları,

Toplantılar,

Telefon, faks ve bilgisayar ortamı,

Dilek, öneri ve şikâyet kutuları,

Web Sitesi

Yüz yüze görüşme, iç ve dış iletişim İletişim Prosedürüne atıf yapılarak yürütülmektedir.

Referanslar:

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

EBYS Yönergesi

Sinop Üniversitesi Telefon Rehberi

Sinop Üniversitesi web sayfası

PRD-İLT-125 İletişim Prosedürü

7.5. Dokümante Edilmiş Bilgi

7.5.3. Genel

Sinop Üniversitesi, bu standardın öngördüğü şartlara uygun dokümante edilmiş bilgiyi

oluşturmuş, dokümante ederek uygulamakta, sürekliliğini sağlamakta ve bunun etkinliğini

sürekli iyileştirmektedir. Bu bağlamda Sinop Üniversitesi Kalite El Kitabı Kalite Yönetim

Sistemini özetleyen ana doküman olarak oluşturulmuştur. Sinop Üniversitesi Kalite El

Kitabının, onayı ve revizyonuna ilişkin esaslar Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü

prosedüründe belirtilmiştir.

7.5.4. Oluşturma ve Güncelleme

Sinop Üniversitesi Rektörlüğü KYS dokümantasyonu; iş süreçlerinin etkin bir şekilde çalışması için gerekli temel politikaları, kuralları, kriterleri ve metotları tanımlar. Bu kapsamda KYS dokümantasyonu, birbirleriyle ilişkili çeşitli doküman türlerinin bütününden oluşur.

Sinop Üniversitesi Rektörlüğü KYS Dokümantasyonu ve bunların temel işlevleri şu

şekildedir:

a) Sinop Üniversitesi Misyonu, Vizyonu ve Kalite Politikası; Sinop Üniversitesi’nin hizmet kalitesini sağlama konusundaki bakış açısını, yaklaşımlarını ve temel politikalarını belirler.









b) Sinop Üniversitesi Stratejik Planı; bu yaklaşımların somutlaştırılması için stratejileri ortaya koyar, hedefleri belirler ve bu hedeflere ulaşmadaki başarıyı ve performansı ölçer.

c) Sinop Üniversitesi Rektörlüğü Kalite El Kitabı; KYS’nin genel tanıtımını yapar, temel kurallarını ve uygulama metotlarını açıklar, ilgili prosedürlere atıfta bulunur. d) Prosedürler, iş akışları, talimatlar, kılavuzlar, görev tanımları; süreçlerin etkin bir şekilde çalıştırılması için gerekli metotları ve kuralları açıklar.

e) Formlar ve diğer kayıtlar; süreçlerin tanımlanan kurallara uygun olarak yürütüldüğüne yönelik kanıtların oluşturulmasını ölçme, analiz ve iyileştirme süreçleri için gerekli verilerin toplanmasını sağlar.

Referanslar:

PRD-DMK-126 Dokümanların Kontrolü Prosedürü

PRD-KYK-127 Kayıtların Kontrolü Prosedürü

7.5.5. Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü

Sinop Üniversitesi Kalite Yönetim Sisteminin tanımlanan şartlara uygun olarak işletildiğini

kanıtlamak için tüm kayıtların tanımlanması, saklanması, korunması, elden çıkarılması ve

saklama sürelerinin belirlenmesi ile ilgili sistemi kurmuştur. Tüm birimler, faaliyetleri

sırasında kullandıkları tüm dokümanları bu kurallara uygun olarak kontrol altında tutulmasını

ve yönetilmesini sağlar. Bu standart tarafından istenen dokümante edilmiş bilgi aşağıdaki

hususları güvence altına almak için kontrol edilir.

İhtiyaç duyulduğu yer ve zamanda kullanım için uygun olması,

Uygun olmayan kullanım, bütünlüğün bozulması ve gizliliğin yok olması gibi

kullanımlardan korunması,

Dokümante edilmiş bilginin kontrolünde; dağıtım, erişim, kullanım ve tekrar kullanım,

arşivleme ve koruma gibi faaliyetler belirlenmiştir.

Sinop Üniversitesinde yürütülen Kalite Yönetim Sistemi’nin şartlara uygunluğunun ve

etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için oluşturulan kayıtlar ilgili prosedürde

açıklanmıştır.

Referanslar:

PRD-DMK-126 Dokümanların Kontrolü Prosedürü

PRD-KYK-127 Kayıtların Kontrolü Prosedürü









8.OPERASYON

8.1.Operasyon Planlama ve Kontrol

2547 sayılı yükseköğretim kanunu ve 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname

gereğince: Sinop Üniversitesi Önlisans, Lisans, Yüksek Lisans, Doktora öğrencilerine, Akademisyenlere ve idari birim personeline sunulan hizmetler; Akademik ve İdari birimler

tarafından gerçekleştirilir. Sinop Üniversitesinde, ürünün/hizmetin gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyduğu prosesleri belirlemiş ve bu prosesleri plânlayarak geliştirmektedir. Plânlama,

kalite yönetim sisteminin diğer proseslerinin şartları ile tutarlıdır.

Ürün/hizmet gerçekleştirme plânlamasında, şu hususlara riayet edilir

a) Ürün/hizmet için kalite hedefleri ve şartlar,

b) Proseslerin, dokümanların oluşturulması ve Ürüne/hizmete özgü kaynakların sağlanması,

c) Ürüne/hizmete özgü gerekli doğrulama, geçerli kılma, izleme ve hizmet kabulü için kriterleri,

d) Gerçekleştirme proseslerinin ve bunun sonucu meydana gelen Ürüne/hizmete ait şartları karşıladığına dair kanıtları sağlamak için gereken kayıtları (Madde 7.5.) belirtildiği şekilde

tutmaktadır.

Referanslar:

Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği

8.2. Hizmetler İçin Şartlar

8.2.1.Müşteri İle İletişim

Öğrencilerle etkin iletişimin sağlanması için gerekli ortam oluşturulmakta, onların soru ve sorunlarının çözümüne yönelik faaliyetler sürdürülmektedir. Öğrenci/veli görüş, öneri ve taleplerinin ele alınması ve çözümlenmesine ilişkin geri bildirim de dahil ilgili sistem kurgulanmıştır.

Bununla birlikte eğitim hizmetleri sunumu ile ilgili olarak dönem sonlarında memnuniyet anketleri yapılarak geri bildirimler alınmakta ve değerlendirilmektedir.

Referanslar:

4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu

Anketler









Bilgi Edinme İş Akışları

Rektörlük Birimi İş Akışları

www.mevzuat.gov.tr

8.2.2. Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi

Sinop Üniversitesi Rektörlüğünde eğitim-öğretim ve araştırma-geliştirme hizmetleri ile ilgili

şartlar; ilgili yasal mevzuat, Bologna Süreci (Farabi, Erasmus+, Mevlana Koordinatörlükleri vb.) öğrencilerin ihtiyaç ve beklentileri ile üniversitenin mevcut olanakları dikkate alınarak belirlenmekte ve uygulanmaktadır.

Eğitim-öğretim ve araştırma-geliştirme programlarının özellikleri, bu programlara kayıt şartları, öğrenci/öğretim elemanı seçme ve yerleştirme işlemleri ilgili mevzuat doğrultusunda YÖK tarafından belirlenmekte ve uygulanmaktadır.

Sinop Üniversitesi Rektörlüğünde ilgili öğretim elemanları eğitim-öğretim ve araştırma-geliştirme birimleri üzerinden dış paydaşlarla Üniversite Sanayi iş birliği kapsamında ihtiyaç ve beklentilere uygun olarak danışmanlık hizmeti sunulur.

Referanslar:

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı İş Akışları Eğitim Komisyonu Yönergesi Yükseköğretim Kurulu Mevzuatları Rektörlük Birimi İş Akışları Erasmus Değişim Programı Koordinatörlüğü İş Akışları Farabi Değişim Programı Koordinatörlüğü İş Akışları Mevlana Değişim Programı Koordinatörlüğü İş Akışları

8.2.3. Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi

8.2.3.1. Sinop Üniversitesi gerçekleştirdiği tüm hizmetler için kendisine tanımlanmış yasa gereği ilgili şartları karşılayabilme yeteneğine sahiptir.

Referanslar:

Rektörlük Birimleri İş Akışları

Akademik Birimler İş Akışları

8.2.3.2. Sinop Üniversitesi gerçekleştirdiği tüm hizmetleri periyodik olarak ilgili yasal mevzuata (2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5434 sayılı Emekli Sandığı Kanunu vb.) uygun olarak gözden geçirir.









Referanslar:


Yönetim Kurulu ve Senato Toplantı Kararları

www.mevzuat.gov.tr

8.2.4. Hizmetler İçin Şartların Değişmesi

Sinop Üniversitesi Rektörlüğünde hizmetler için şartlar değiştiğinde ilgili hizmete ait muhtemel bir değişiklik ilgili kanun metinlerine göre gerçekleştirilir.

a) İdari, mali ve akademik değişiklikler Rektörlük ve Üniversite Genel Sekreterlik makamlarınca yapılır.

b) KYS’ye ait olan değişikler Kalite Koordinatörlüğünce gerçekleştirilir.

Referanslar:


Yönetim Kurulu ve Senato Toplantı Kararları

www.mevzuat.gov.tr

PRD-İLT-125 İletişim Prosedürü

8.3. Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi

Sinop Üniversitesi Rektörlüğü 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve Türkiye Cumhuriyeti Anayasasına göre belirlenmiş kural ve koşulları yerine getirmesinden dolayı bu madde uygulanabilir olmayan madde olarak el kitabımızda tanımlanmıştır.

8.4.Dışarıdan Temin Edilen Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü

8.4.1.Genel

Sinop Üniversitesi Rektörlüğünde satın alma faaliyetlerinin, ilgili yasal mevzuata uygun olarak yürütülmesi esastır. Bu kapsamda, satın alma ihtiyaçlarının belirlenmesi, bütçelenmesi,

finansmanı, tedarikçi seçimi ve değerlendirmesine ilişkin süreçler tanımlanmış ve dokümante edilmiştir.

Satın alınan ürün ve hizmet tedarikçilerinin seçimi ve değerlendirilmesinde; ilgili yasal mevzuatın izin verdiği ölçüde, ürün ve hizmet kalitesi, fiyat, teslim süresi gibi temel kriterler dikkate alınmakta ve en uygun tedarikçi ile çalışılması sağlanmaktadır.

Referanslar:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu

http://www.mevzuat.gov.tr/









4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu

İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı İş Akışları


Akademik Birimler İş Akışları

8.4.2.Kontrolün Tipi ve Boyutu

Satın alınan ürün ve hizmetlerin, satın alma şartlarına uygunluğunun kontrolü ilgili süreçler kapsamında tanımlanmış olup, kabul ve muayene süreçleri ile yürütülmektedir.

Referanslar:




8.4.3.Dış Tedarikçi İçin Bilgi

Satın alma ihtiyaçları bütçe çalışmaları kapsamında ilgili birimler tarafından değerlendirilmekte ve belirlenmektedir.

Referanslar:




8.5.Üretim ve Hizmetin Sunumu

8.5.1. Üretim ve Hizmetin Sunumunun Kontrolü

Sinop Üniversitesi Rektörlüğü ortaya koyduğu hizmetler için tüm iş akışlarını uygun aşamalarda kurgulamış olup insan hatalarını önlemek için tüm faaliyetlerini kontrol altına almıştır. Hizmetin sunumu için süreç akış şemaları planlanan sonuçlara erişme yeteneğine haizdir.

Hizmetin sunumu için planlanan sonuçlara erişme yeteneğine ulaşılırken tüm aşamalar basamaklar halinde geçerli kılınmakta ve kontrol altında tutulmaktadır. Bu nedenle 8.5.1 (f) maddesi uygulanabilir olmayan madde olarak KYS’de tanımlanmıştır.









Referanslar:

Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği

www.mevzuat.gov.tr


8.5.2. Tanımlama ve İzlenebilirlik

Sinop Üniversitesi Rektörlüğünde tanımlama ve izlenebilirliğin sağlanması amacıyla kullanılan yöntemler ve bunların uygulanması KYS/özel dokümantasyon kapsamında sürdürülmektedir.

Referanslar:

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı İş Akışları

8.5.3. Müşteri ya da Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet

Sinop Üniversitesi Rektörlüğü kendi kontrolü altında olduğu veya kendisi tarafından kullanıldığı sürece özlük, mali, idari veya diğer kişi/kuruluşlara ait mülkiyete itina gösterir.

Referanslar:

Personel Dairesi Başkanlığı İş Akışları


Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı İş Akışları

Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı İş Akışları

8.5.4. Muhafaza

Sinop Üniversitesi Rektörlüğünde sunulan hizmetler için kullanılan ve temin edilen ürünlerin kullanımlarına kadar uygun şartlarda muhafaza edilmesi için gerekli esaslar belirlenmiş fiziksel ve ortam şartları sağlanmıştır.

Referanslar:


8.5.5. Teslimat Sonrası Faaliyetler

Sinop Üniversitesi Rektörlüğü tüm süreçlerinde gerçekleştirdiği faaliyetleri tayin ederken yasal mevzuat harici uygulamalarda bulunamaz ve gerçekleştirdiği hizmetleri yasal mevzuat çerçevesinde günceller ve gerçekleşen hizmetin istenmeyen sonuçlarını takip eder.









Referanslar:

Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği

www.mevzuat.gov.tr


8.5.6. Değişikliklerin Kontrolü

Sinop Üniversitesi Rektörlüğü tanımladığı tüm süreçleri yasal mevzuata göre kurguladığından mevzuattaki herhangi bir değişiklik mevcut süreçlerde değişime neden olur. Herhangi bir mevzuat değişikliği gerçekleştiğinde Üniversitemiz web sayfasında güncellenerek erişime sunulur.

Referanslar:

www.mevzuat.gov.tr

8.7. Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü

8.7.1. Sinop Üniversitesi Rektörlüğünde sunulan hizmetlerde ve bu hizmetlerin gerçekleştirilmesinde kullanılan ürün / hizmet ve altyapıda ortaya çıkabilecek uygunsuzluklar

ve bu uygunsuzlukların ortadan kaldırılmasına yönelik faaliyetler ilgili KYS dokümantasyonunda tanımlanmış ve uygulanmaktadır. Sinop Üniversitesi Rektörlüğünde

hizmetin uygunluğu üzerindeki etkisini esas alarak süreçlerdeki uygun olmayan faaliyetler tespit edildiğinde ilgili yasal mevzuata göre hareket edilir.

Referanslar:


8.7.2. Yukarıda izah edilen bilgiler dokümante edilmiş olup sistemde muhafaza edilmektedir.

9.1. İzleme, Ölçme, Analiz, Değerlendirme

9.1.1.Genel

KYS süreçlerinin, tanımlanmış kurallara uygun olarak çalışması, ilgili süreç sorumlusu birim

amirleri tarafından sürekli izlenilerek yerine getirilir. Herhangi bir uygunsuzluk tespit

edilmesi durumunda, ilgili prosedürlere göre düzeltici faaliyetler başlatılır ve gerçekleştirilir.

Bununla birlikte, KYS süreçlerinin etkin çalışması durumunda ulaşılması hedeflenen iş

http://www.kalite.sinop.edu.tr/









sonuçları, stratejik planlama ve birimlere ait kalite hedefleri kapsamında belirlenmiş ve düzenli olarak ölçülmesi ve raporlanması için gerekli düzenlemeler yapılmıştır.

Referanslar:


FRM-YGG-120 Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Tutanağı Sinop Üniversitesi 2018-2022 Dönemi Stratejik Planı


İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı

Yıllık Faaliyet Raporları

9.1.2. Müşteri Memnuniyeti

Sinop Üniversitesi’nde öğrenci ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanma derecesine dair memnuniyet düzeyini izlemek ve ölçmek için metotlar belirlenmiş ve uygulanmaktadır.

Referanslar:

Sinop Üniversitesi 2018-2022 Dönemi Stratejik Planı Anketler

9.1.3. Analiz ve Değerlendirme

Sinop Üniversitesi Rektörlüğü, KYS’nin uygunluğunu ve etkinliğini göstermek ve KYS’nin sürekli iyileştirilmesinin nerede yapılabileceğini değerlendirmek için uygun veriyi belirler, toplar ve analiz eder. KYS kapsamında tanımlanmış olan formlar kullanılarak oluşturulan kayıtlar, veri kaynaklarını oluşturur. Mevzuatın zorunlu kıldığı veya Sinop Üniversitesi Rektörlüğü KYS için gerek görülen raporlamalar, bunların hazırlanma ve yayınlanmasına ilişkin metotlar, ilgili KYS dokümantasyonunda ve iş akış süreçlerinde belirtilmiştir

Referanslar:



Sinop Üniversitesi Formlar









9.2. İç Tetkik

9.2.1. Sinop Üniversitesi Rektörlüğü, KYS’nin,

a. İlgili standart, mevzuat ve oluşturulan KYS şartlarına uyup uymadığını,

b. Etkin uygulanıp uygulanmadığını ve devamlılığın sağlanıp sağlanmadığını,

belirlemek üzere planlı aralıklarla iç denetimler yapmaktadır.

9.2.2. Denetim programı, planlanması ve yürütülmesi, sonuçların raporlanması ve kayıtların muhafaza edilmesi ilgili KYS dokümantasyonunda tanımlanmıştır.

Referanslar:


9.3. Yönetimin Gözden Geçirmesi

9.3.1. Genel

Sinop Üniversitesi Rektörlüğünde, KYS’nin uygunluğunun, yeterliliğinin ve etkinliğinin sürekliliğini sağlamak amacıyla yılda en az bir kez olmak üzere YGG toplantısı yapılır.

Referanslar:


9.3.2. Yönetimin Gözden Geçirme Girdileri

Sinop Üniversitesi Rektörlüğünde yılda en az bir kez yapılan YGG toplantılarının girdileri aşağıda tanımlanmıştır.

a. Önceki YGG toplantılarında karar alınan faaliyetlerinin durumu,

b. KYS ile ilgili iç ve dış hususlardaki değişiklikler,

c. Aşağıdakilerdeki eğilimler dahil, KYS’nin performansı ve etkinliği ile ilgili bilgi:

d. Müşteri memnuniyeti ve ilgili taraflardan gelen geri bildirimler,

e. Kalite amaçlarına erişme derecesi,

f. Proses performansı ile ürün ve hizmetlerin uygunluğu,

g. Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler,

h. İzleme ve ölçme sonuçları,

i. Tetkik sonuçları,









k. Dış tedarikçilerin performansı. (* Kaynakların varlığı, *Risk ve fırsatları belirleme

faaliyetleri (bk. Madde 6.1) için gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinliği, *İyileştirme

için fırsatlar.

Referanslar:


9.3.3. Yönetimin Gözden Geçirme Çıktıları

Üst yönetim bazında gerçekleştirilen YGG faaliyetlerinin düzenlenmesine ilişkin esaslar KYS dokümantasyonunda tanımlanmıştır. Kalite Koordinatörlüğü YGG toplantı sonuç raporunu hazırlar.

Referanslar:


10. İYİLEŞTİRME

10.1. Genel

Sinop Üniversitesinde iyileştirme için fırsatlar belirlenmekte, öğrenci istekleri karşılanmakta ve öğrenci memnuniyetini sürdürmek için gerekli aksiyonlar uygulamaya konulmaktadır. Bunlar; düzeltme, düzeltici faaliyet, sürekli iyileştirme, buluş, inovasyon, reorganizasyonu içerebilir

Referanslar:


10.2. Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet

10.2.1. Sinop Üniversitesi Rektörlüğü, tekrarını önlemek için uygunsuzlukların nedenini

ortadan kaldırmak amacıyla,

- Uygunsuzlukların gözden geçirilmesi,

- Uygunsuzlukların nedenlerinin belirlenmesi,

- Uygunsuzlukların tekrarlanmamasını sağlamak için faaliyete olan ihtiyacın

değerlendirilmesi,

-Gerekli faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması,









- Başlatılan faaliyetin sonuçlarının kayıtları,

- Başlatılan düzeltici faaliyetin gözden geçirilmesi için şartları belirlemiş ve

uygulamaktadır.

Referanslar:




10.2.2. Sinop Üniversitesi Rektörlüğü uygunsuzlukların yapısı ve düzeltici faaliyetlerin sonucunu dokümante etmiş ve bilgileri muhafaza etmektedir.

Referanslar:

FRM-YGG-120 Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Tutanağı PRD-UOP-122 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü

10.3. Sürekli İyileştirme

Sinop Üniversitesi Rektörlüğünde, KYS’nin sürekli olarak iyileştirilmesi, hizmet kalitesi, öğrenci/idari ve akademik personel memnuniyetinin arttırılması esastır. Sinop Üniversitesi

Rektörlüğü; kalite politikası, kalite hedefleri, denetim sonuçları, veri analizi, düzeltici

faaliyetler ve YGG tutanağı kullanarak KYS’nin etkinliğini sürekli iyileştirmektedir.

Referanslar:



sİnop Ünİversİtesİ...sinop Üniversitesi’ne ait olan kalite el kitabı, ts en iso 9001:2015...

Documents