BAB 4: KOMUNIKASIKERTAS 2Arahan: Jawab semua soalan-soalan yang berikut.

BAHAGIAN A

1. (a) Terangkan maksud komunikasi. (7 markah)(b) Huraikan lima peranan komunikasi dalam bidang perniagaan. (10 markah)(c) Nyatakan perbezaan antara mel biasa dengan mel khas. (8 markah)

2. (a) Walaupun perkembangan dalam teknologi telekomunikasi telah mewujudkan alat komunikasi canggih yang pelbagai, perkhidmatan telefon masih memainkan peranan penting dalam bidang perniagaan.Terangkan perkhidmatan telefon yang disediakan oleh Syarikat Telekom Malaysia Berhad.

(10 markah)

(b) Nyatakan dengan memberi alas an jenis perkhidmatan komunikasi yang sesuai bagi tiap-tiap keadaan yang berikut

i. sebuah firma perlu menghantar beratus-ratus pucuk surat setiap hari.ii. seorang mahasiswa memesan majalah dari Amerika Syarikat dan perlu membayar

bayaran pos majalah ituiii. sebuah syarikat kewangan ingin menghantar peringatan kedua kepada pelanggannya

yang gagal membayar ansuran keretanya selama dua bulaniv. sebuah firma pesanan mel di Kuala Lumpur yang ingin menghantar jam tangan

kepada pelanggannya di Pahang (15 markah)

3. (a) “Keberkesanan urus niaga perniagaan banyak bergantung kepada faktor kesegeraan dan ketepatan maklumat yang dikirimkan.”Berdasarkan pernyataan ini, huraikan perkhidmatan media berikut:

i. Melii. Telefoniii. Teleksiv. Telegram (25 markah)

BAHAGIAN B

Syarikat Jurukur Teguh Sdn Bhd adalah sebuah syarikat yang berkecimpung dalam kerja-kerja mengukur tanah. Antara kerja-kerja yang kerap diminta oleh pelaggan ialah kerja-kerja kaji selidik topografi dan menyediakan pelan pertapakan bangunan. Pejabat syarikat ini terletak di Kuantan, Pahang. Kumpulan pelanggannya terdiri daripada pemaju-pemaju perumahan, orang-orang perseorangan dan agensi-agensi kerajaan. Kebanyakkan daripada pelanggannya tertumpu di Bandar Kuantan dan Temerloh yang terletak 80 kilometer dari Bandar Kuantan.

Encik Emmanuel, pengurus syarikat ini adalah seorang yang sangat dinamik dan sentiasa berusaha gigih untuk memajukan perniagaan. Justeru itu, beliau sentiasa berulang-alik antara pejabat dan tempat pelanggannya. Beliau jarang berada di pejabat, namun dapat mengendalikan pejabat serta mengurus perniagaan dengan cekap. Ini kerana beliau bijak memotivasikan pekerjanya dan mereka sangat menghormatinya.

Kebelakangan ini, bilangan pelanggan serta volum perniagaan telah bertambah. Hal ini kerana Encik Emmanuel dapat mengurus sesuatu kerja yang diminta oleh pelanggan dengan segera. Kadangkala pelan serta kerja-kerja kaji selidik topografi perlu dihantar kepada pelanggan dengan serta-merta di tempat yang jauh. Oleh yang demikian, beliau Cuma dapat menghantar salinannya sahaja.

Encik Emmanuel banyak mengikut kursus-kursus kepimpinan dan perhubungan awam. Oleh itu, beliau sangat cekap mengendalikan sesuatu hal perniagaan. Baru-baru ini, ramai pelanggannya menggunkan syarikat ini sebagai saluran apabila membuat permohonan kepada pihak berkuasa negeri mengenai pelbagai urusan tanah. Justeru itu, syarikat terpaksa mengendalikan urusan surat menyurat yang kian bertambah. Namun, Encik Emmanuel gembira kerana ini memberi peluang untuk meningkatkan hasil syarikat dengan mengenakan caj tambahan untuk kerja-kerja tersebut.

4. Berdasarkan kes di atas, jawab soalan-soalan yang berikut:(a) Terangkan kepentingan perkhidmatan-perkhidmatan komunikasi berikut kepada Encik

Emmanuel dan Syarikat Jurukur Teguh Sdn Bhdi. Telefaks (5 markah)ii. Pos Laju (5 markah)iii. ATUR (5 markah)iv. Frangki (5 markah)

(b) Terangkan perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan oleh syarikat kurier kepada pelanggannya. (10 markah)

JAWAPANBAHAGIAN A

Soalan 1(a)

- operasi pengirim maklumat, berita, pesanan, atau dokumen. (2m)- melalui perkhidmatan radio dan televisyen, pos dan telekom. (2m)- radio/televisyen – menyebarkan maklumat, pengetahuan dan berita. (2m)- pos - menyediakan perkhidmatan mel dan menghantar bungkusan daripada pengirim

kepada penerima. (1m)- telekom – secara lisan dan bercetak – seperti telefon, teleks, telegram dan sebagainya

(2m)

(b)- memudahkan dan melicinkan aktiviti perdagangan – mudah berhubung – mengirim dan

menerima cek melalui perkhidmatan pos. (2m)- Memudahkan peniaga mengetahui keadaan pasaran – menyebarkan maklumat perniagaan

seperti pasaran saham , komoditi, dan sebagainya. (2m)- Memperluas pasaran – alat komunikasi menghubungkan pasaran tempatan dengan luar

negeri. (2m)- Memudahkan kawalan dan pengurusan perniagaan – telefon, teleks, datel dan sebagainya .

(2m)- Mengurangkan risiko perniagaan. (2m)- Memudahkan maklumat mengenai kemalangan dan kerugian disampaikan dengan segera.

(2m)- Memudahkan kegiatan promosi – mengumumkan maklumat mengenai barang dan

perkhidmatan kepada pengguna melalui media masa yang pelbagai. (2m)*(pilih mana-mana lima peranan)

(c) Mel biasa - cara paling murah mengirim surat, bahan bercetak, poskad, dan dokumen yang kurang

penting. (2m)- Penghantaran tidak didaftarkan di pejabat pos. (1m)- Pejabat pos tidak bertanggungjawab terhadap kehilangan bahan kiriman. (1m)- Lebih lambat. (1m)

Mel khas- Mengirim surat , dokumen, dan bungkusan yang penting dengan bayaran tambahan. (2m)- Perlu didaftarkan dengan pejabat pos. (1m)- Pejabat pos bertanggungjawab terhadap kehilangan dan kerosakkan barang. (1m)- Penghantaran lebih cepat dan selamat. (1m)

Soalan 2(a)

- membolehkan dua orang di berlainan tempat menyampaikan maklumat serentak. (2m)- Pemanggil dan penerima tidak perlu bertemu / dapat berbicara terus. (2m)- Menjimatkan masa. (2m)- Penjual dan pembeli dapat berhubung dengan serta-merta. (1m)- Panggilan telefon terbahagi kepada:

panggilan tempatan – terus dail antara dua orang di ibu sawat yang sama. (1m) panggilan sambung jauh terus dail – antara dua orang di luar sawat yang sama di

tempat yang berlainan. (1m) panggilan antarabangsa terus dail – tanpa melalui telefonis. (1m) panggilan 3 pihak – 3 pihak di tempat berlainan berkomunikasi antara satu dengan lain.

(1m) panggilan tanpa tol – pemaggil membuat panggilan jauh dengan hanya membayar

mengikut kadar panggilan tempatan. (1m)

(b)i. frangki – mengecap harga setem dan mel – menjimatkan masa membeli dan melekat

setem. (3m)ii. kupon jawapan antarabangsa – dihantar kepada penjual majalah di luar negeri untuk

ditukar dengan setem di pejabat pos di negaranya. (3m)iii. surat berdaftar A.R – selamat – sebagai bukti mel diterima oleh pelanggan.(3m)iv. pos bungkusan kecil – sesuai untuk mengirim barang-barang yang berat tidak melebihi

1kg – bayaran pos dibayar jika bungkusan hilang. (3m)

Soalan 3(a)

i. Mel Terdapat 2 perkhidmatan mel iaitu mel ekspres dan mel udara (1m) yang membolehkan

peniaga mengirim maklumat kepada pelanggan dengan cepat dan tepat (1m)1) Pos ekspress

- digunakan untuk mengirim sebarang maklumat atau dokumen perniagaan dengan secepat mungkin (1m)

- Diserahkan khas oleh posmen kepada penerima sebaik sahaja mel itu tiba di pejabat pos penyerahan (1m)

- Pejabat pos akan mengenakan bayaran tambahan untuk perkhidmatan ini(1m)- Sesuai digunakan dalam negara (1m)

2) Mel udara - peniaga boleh mengirim dan menerima surat, dokumen, bungkusan kecil ke

luar negara dengan cepat (1m)- Kapal terbang digunakan untuk mengirim mel keluar negara (1m)

ii. telefon Merupakan alat komunikasi secara lisan (1m) Peniaga boleh menggunakan telefon untuk berhubung secara lansung sama ada di

dalam ataupun luar negara (1m) Melalui perhubungan telefon, peniaga dapat membincangkan hal-hal peniagaan dan

memberi arahan, membuat pesanan dan perjanjian dengan serta-merta (1m) Pelbagai maklumat pasaran seperti pasaran saham, pasaran komoditi dan pertukaran

wang asing dapat disalurkan melalui telefon (1m)

iii. Teleks Merupakan satu cara mengirim berita melalui mesin teleprinter (1m) Mesin tersebut disambung melalui satelit atau kabel antara satu sama lain (1m) Berita yang hendak dikirim ditaip pada teleprinter penghantar (1m) dan maklumat

berkenaan akan ditaip oleh mesin teleprinter penerima secara automatic pada masa yang serentak (1m)

Tidak perlu dikendali apabila menerima maklumat (1m) Penghantaran dan penerimaan berita dapat dilakukan sepanjang 24 jam Biasa diguna oleh firma-firma besar, agensi berita, hotel bertaraf antarabangsa dan bank

(1m) Dengan perkhidmatan teleks , peniaga boleh mengetahui keadaan pasaran ataupun

menghantar berita dan maklumat ke cawangan di luar negara secara serentak

iv. Telegram satu kemudahan komunikasi yang membolehkan peniaga mengirim berita bertulis

dengan cepat (1m) mengelak kekeliruan (1m) yang boleh timbul jika menggunakan perkhidmatan

komunikasi secara lisan melalui telefon (1m) bayaran untuk perkhidmatan ini berasaskan kepada jumlah perkataan yang digunakan

(1m)

BAHAGIAN B

Soalan 4(a)

i. Telefaks

pelan dan dokumen boleh dihantar ke tempat yang jauh (1m) dalam bentuk salinan asal (1m) dengan serta merta (1m)

pengguna cuma perlu menggunkan alat faksimili yang disambung dengan alat telefon biasa(1m)

maklumat boleh dihantar pada bila-bila masa dan ini membantu meningkatkan pengurusan perniagaan (1m)

ii. Pos Laju boleh digunakan untuk menghantar sampel, dokumen, dan bungkusan melalui

perkhidmatan pejabat pos (1m) bungkusan ataupun surat dapat dihantar dalam masa +24 jam (1m) menjimatkan masa kerana semua dokumen disediakan oleh pejabat pos (1m) selamat kerana pejabat mengeluarkan resit (1m)

iii. Atur perkhidmatan telefon bergerak yang disediakan oleh Telekom (1m) pengguna boleh dihubungi pada bila-bila masa dan tempat samada di premis perniagaan atau di luar pejabat dapat membantu dalam menyampaikan maklumat penting dan membuat keputusan perniagaan dengan serta-merta (1m)

iv. Frangki mesin ini boleh dibeli atau disewa daripada pejabat pos (1m) mempunyai satu meter untuk merekod jumlah nilai bayaran pos yang telah digunakan oleh peniaga (1m) dapat menjimatkan masa untuk melekatkan setem pada surat dan bungkusan (1m)

(b)- menyediakan perkhidmatan penghantaran segera (1m) dokumen, sapmel dan bungkusan

dengan selamat (1m) melalui pelbagai kenderaan pantas contohnya van dan kapal terbang (1m)

- menyediakan perkhidmatan serahan dari pintu ke pintu (1m) di mana dokumen / bungkusan dipungut dari pintu pengirim dan diserahkan terus ke pintu si penerima(1m0

- membantu pelanggan membungkus barang / dokumen (1m) agar dapat menjimatkan masa dan kos pelanggan (1m)

- syarikat kurier juga menyediakan perkhidmatan kutipan berkala dokumen/ bungkusan mengikut masa yang ditetapkan (1m) dan bayaran dibuar secara bulanan oleh pelanggan (1m)

- syarikat kurier memudahkan urusan penghantaran bungkusan / dokumen ke luar negara (1m) dengan menyediakan segala dokumentasi serta urusan kastam (1m)