SOALAN KPSL N27 2012 BHG B-PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT, ARAHAN KESELAMATAN & PKPA1)Puan Shasa merupakan setiausaha kpd En Borhan. Beliau telah mendapat satu surat dr jbtn lainyg memerlukan tindakan segera diambil. Pada minggu tersebut, En Borhan perlu menghadiri mesyuarat di Kuching & hanya akan pulang pada minggu berikutnya.a) pakah yg perlu dilakukan oleh Puan Shahsa terhadap surat tersebut! "# markah)$a%apan& Pn Shasa hendakalah mengunakan Kaedah Simpan 'alam Perhatian"S'P) bagi memudahkan tindakan susulan "(ollo% up) keatas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan.)ujukan& Buku Panduan Pengurusan Pejabat m*s +,- B.g /00 tajuk Pengurusan 1ail perkara -.1+b) Sekiranya (ail berkaitan perkara tersebut tidak dpt dikesan bagaimanakah caranya utk beliau menguruskan surat tersebut beserta kaedahnya! ", markah)$a%apan&1.1ail sementara hendaklah dibuka apabila2 i) surat atau dokumen yg diterima atau di%ujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan (ail yg berkenaan tidak dapat dikesan2 atau ii) lebih dari seorang pega%ai perlu mengambil tindakan dgn menggunkan (ail yg sama.#.3ombor rujukan (ail dan tajuk (ail bg (ail sementara mestilah sama dgn nombor dan tajuk asal (ail. 0si kandungan beserta kulit (ail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dlm (ail asal sebagai satu kandungan apabila (ail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selasai dilakukan. $ika (ail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu (ail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan (ail sementara tersebut.)ujukan& Panduan pengurusan Pejabat mukasurat +,4 perkara -.15 & -.11c) Bagaimanakah prosedur utk membuka (ail baru & sekiranya (ail perlu ditutup & jilid baru perlu dibuka! " 6markah)$a%apan& Prosedur membuka (ail di rujuk dalam Buku Perintah m & rahan Pentadbiran , Panduan Pengurusan Pejabat Bhg /00 tajuk Pengurusan (ail, (asal -.6 hingga -., mukasurat+,4 . 1)pabila sesuatu dokumen diterima atau di%ujudkan dan (ail mengenainya belum ada, maka (ail baru hendaklan dibuka. 7ajuk dan no. rujukan (ail serta tarikh pembukaan (ail perlu dicatatkan di atas kulit (ail. 1ail yg dibuka ini hendaklah dida(tarkan dalam da(tar (ail jabatan.#) Setiap (ail mestilah mengandungi kertas minit & kandungan surat dan dokumen 8mpiran dan direkodkan diatas kertas minit menggunakan dak%at merah bg surat *dokumen yg diterima dan dak%at biru atau hitam bg surat yg keluar.9) Kertas minit adalah penting bg mencatat segala arahan dan keputusan berhubug dgn sesuatu perkara yg diuruskan. :imit pendek spt minit bebas yg tidak lebih drpd satu perenggan boleh dicatat diatas kertas minit. :anakala minit panjang yg memerlukan penerangan lanjut hendaklah ditaip & dikandungkan sbg satu kandungan.d)Bagi penyediaan surat, berapakah salian surat perlu disediakan & apakah keperluan penggunaaan (ail timbul!"6 markah)#) a) Kementerian 'alan 3egeri akan mengadakan persidangan antarabangsa mengenai keselamatan serantau. Kertas persidangan dan butiran perbincangan melibatkan dokumen terperingkat memerlukan ka%alan keselamatan di peringkat tinggi.3yatakan langkah keselamatan bagi menga%al perjalanan persidangan ini. "15 markah)b) 'alam persindangan berkenaan, terdapat kemungkinan berlakunya kegiatan pengintipan & percubaan utk mendptkan maklumat terperingkat. .uraikan kaedah yg boleh digunakan oleh pertubuhanatau kumpulan sub;ersi( utk mendptkan maklumat terperingkat. "15 markah)3) Kerajaan telah mengkaji semula peranan & keadah yg digunakan oleh Kumpulan Meningkat Mutu Kerja(KMK) dlm penyelesaian masalah organisasi. Ia bertujuan utk menggalakkan budaya inovatif & keratif serta memberi peluang kpd anggota perkhidmatan awam utk mengilap kebolehan & meningkatkan kompetensi diri. Ikutan drpa itu Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) telah ditukar nama kpd Kumpulan Inovatif & Kreatif(KIK). a) !yatakan perbe"aan diantara Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) dan Kumpulan inovatif & kreatif(KIK)(#$ markah)Jawapan: Antaa p!"!#aan K$K %an KMK &a'a(:KIK KMKKeahlian terbuka atau merentasi semua Bahagian;Terdiri daripada pekerja di pelbagai peringkat jawatan;Penekanan kepada aspek inovasi dan kreativiti,selain daripada penyelesaian masalah;Teknik penyelesaian masalah dipelbagaikan;Memasukkan teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses.Keahlian terhad kepada anggota dalam Bahagian yang sama;Terdiri daripada anggota dalam kumpulan sokongan;Penekanan kepada aspek penekanan masalah;Teknik penyelesaian masalah terhad kepada beberapa alat kawalan kualiti tertentu sahaja;Tiada teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses.b) %uraikan dgn ringkas pirnsip & kaedah pelaksanaan KIK (#$ markah)Jawapan: Antara prinsip dan kaedah pelaksanaan KIK ialah: KIK adalah sepasukan pekerja (4-10 orang) yang mewakili tempat kerja yang samaatau ersilang !ungsi" KIK ermesyuarat se#ara tetap untuk menyelesaikan masalah kerja atau memuatpenamahaikan ke atas standard yang sedia ada atau menghasilkan #ara kerja atau sistemperkhidmatan yang aru" $asukan ini mengenal pasti% memilih% menganalisa dan seterusnya men#etuskan ideayang kreati! dan ino&ati! mengenai sesuatu isu atau perkara erkaitan dengan kerja atauorganisasi" $asukanini mengemukakan#adangan-#adangankepadapihakpengurusanuntukpertimangan dan keputusan" KIK melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui" KIK memuat pemantauan dan penilaian pelaksanaan projek" KIK mengamil tindakan memuat penyeragaman dan meluaskan pelaksanaanprojek"Soalan :emasa menghadiri majlis anjuran kesatuan sekerja, !n"ik amad telah diberikan hadiah kerana kesudiannya menghadirkan diri. elepas membukanya, !n"ik amad mendapati ianya satu hadiah yang "ukup bernilai. JELASKAN dari segi peraturan sedia ada mengenai syarat pemberian hadiah yang diterima oleh !n"ik amad. #$ markah%oalan nih nak kita jelaskan syarat pemberian hadiah. o, HADIAH nih subtopik BAHAIAN II !A!AKELAK"AN dalam BAB D # $eraturan% $eg& A'am (Kela)uan dan !atatertib* +,,-. Ja'apan :#&% Tertakluk kepada peruntukan'peruntukan ini, seseorang pegawai tidak boleh menerima atau memberikan dan tidak boleh membenarkan isteri atau suaminya atau mana'mana orang lain untuk menerima atau memberikan bagi pihaknya ap'apa hadiah, sama ada dalam bentuk (ahir atau selainnya, daripada atau kepada mana'mana orang, persatuan, badan atau kumpulan orang jika penerimaan atau pemberian hadiah itu dalam apa'apa segi mempunyai kaitan, sama ada se"ara langsung atau tidak langsung, dengan tugas rasminya.#)% Ketua *abatan seseorang pegawai boleh, jika difikirkannya patut, membenarkan pegawai itu untuk menerima suatu surat pujian daripada mana'mana orang, persatuan, badan atau kumpulan orang sempenan persaraan atau pertukaran pegawai itu asalkan surat pujian itu tidak terkandung dalam suatu bekas yang bernilai.Rujukan : Perintah Am - Bab D Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 - BahagianTatakelakuan - ! ( 1-")Soalan :+oktor ,anessa, seorang ahli Persatuan Pergigian Malaysia #M+-% ingin menghadiri mesyuarat tahunan persatuan berkenaan. -pakah jenis .uti )husus yang boleh diberi)an/ Nyata)an )adar dan syarat#syaratnya/#. markah%*awapan /Tertakluk kepada kepentingan perkhidmatan, Ketua *abatan boleh meluluskan"uti tidak berekod kepada pegawai pegawai ikhtisas bagi menghadiri mesyuarat'mesyuarat persatuan'persatuan ikhtisas mereka. Persatuan'persatuan yang dimaksudkan ini adalah seperti yang diisytiharkan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan -wam dari semasa ke semasa. mesyuarat'mesyuarat yang dibenarkan ialah Mesyuarat -gung Tahunan dan Mesyuarat -gung 0uar biasa sahaja.1ujukan / 0u1u)an : $erintah Am # Bab D $eraturan#$eraturan $ega'ai A'am (Kela)uan dan !atatertib* +,,- # Bahagian 2I 3uti !ida) Bere)od (45*BAHAGIAN 111 (KOD 3001C: UNDANG-UNDANG UMUM)Mengandungi enam #2% soalan dan "alon diminta menjawab empat #.% soalan sahaja dalam masa ) jam.Soalan 1a)Norika Fujiwara dilahirkan di Tokyo hasil pernikahan ibunya Puan Nana Ika seorangrakyat Malaysia dengan bapanya seorang jurutera syarikat multinasional warganageraJepun. Pada 1 Februari !"1!# ketika berusiatahun# Norika Fujiwara telah dibawa kembalikeMalaysia olehibunyasetelahber$erai denganbapanya diJepun. Puan NanaIkatelahmembawa Norika Fujiwara ke Pejabat Penda%taran Negara di Putrajaya# memohonkewarganegaraan Malaysia bagi anaknya itu.&ebagai seorangPegawai Penda%taran# jelaskanstatus kelayakanNorikaFujiwarauntukmemohon kewarganegaraan Malaysia dengan $ara kuat kuasa undang'undang dan berikanjusti(kasinya.(9 markah)b) )n$ik *lam *ar +ord sekeluarga telahtinggalselama dua ,!) tahun di -hrisr$hurhsebagai memenuhi syarat untukmemperolehi tara% pemastautintetapdi New.ealand.&etelah +erjaya memperolehi tara% pemastautin tetap New .ealand itu# )n$ik *lam *ar +ordsekeluargatelahpulangsemulakeMalaysiauntukmenjalankantanggungjawabsebagaipengundi dalam Pilihanraya /mum yang lalu.0alau bagaimanapun# pihak &uruhanjaya Pilihanraya Malaysia telah membatalkan hak )n$ik*lam *ar +ord sekeluarga untuk mengundi atas sebab *erajaan Malaysia dengan perintahmahkamahtelah punmelu$utkan hak kewarganegaraan Persekutuanmereka.)n$ik*lam*ar +ord tidak berpuas hatidan ber$adang untuk men$abar keputusan *erajaan Malaysiatersebut.Jelaskan sama ada wujud sebarang prima %a$ie yang boleh menjadi asa kepada )n$ik *lam *ar +ord bagi men$abar keputusan *erajaan Malaysia melu$utkan hak kewarganegaraan Persekutuannya. Nyatakan yang berkaitan. (8 markah)$) Puan *ristina yang mengikuti suaminya bertugas di +russels# +elgium telah pulang keMalaysia untuk melahirkan anak sulung mereka dengan menaiki pesawat 1u%thansa# sebuahsyarikat penerbangan Jerman. Tanpa diduga# tiba'tiba Puan *ristina mengalami sakit perutdan telah melahirkan seorang bayi lelaki dalam pesawat berkenaan ketika berada di ruangudara Thailand.&ila jelaskan nama Negara yang akan dida%tarkan sebagai tempat kelahiran bayi lelaki Puan *ristina dan berikan justi(kasinya berdasarkan Perlembagaan Persekutuan berhubung penetapan Negara tersebut.(8 markah)Soalan a) 2.3.M.M. 3ang2i Pertuan4gongdijaualkanmenjalani pemeriksaankesihatandi0ashington# 4marika &yarikat mulai !5 Jun !"1! hingga 6 Julai !"1!. &etelah itu +agindaakan terus berangkat ke Mekah# 4rab &audi untuk menunaikan umrah sebelum kembali keMalaysia pada 17 Julai !"1!.+erdasarkanPerlembagaanPersekutuan# apakantindakantertentuyangperludilakukanoleh 2.3.M.M. 3ang2i Pertuan 4gongsebelumbagindaberangkatmeninggalkanMalaysiadan berikan justi(kasi tindakan tersebut.(! markah)b) Terdapat tiga ,7) keadaan yagn menyebabkan seseorang 8aja sesebuah Negeri dalam Malaysia tidak layak untuk dipilih memegang jawatan 3ang 2i Pertuan 4gong.Nyatakan tiga ,7) keadaan tersebut.(9 markah)$) Nyatakan jumlah undi Majlis 8aja'8aja yagn men$ukupi untuk meme$at 3ang2iPertuan 4gong.(" markah)d) &emua 8aja bagi Negeri'Negeri dalamMalaysia menerima gaji sebagai manadiperuntukkan oleh Pelembagaan Negeri masing'masing.Jelaskan saman ada seseorang 8aja masih boleh diberikan gaji sebagai mamn diperuntukanoleh Pelembagaan Negeri setelah dilantik menjadi 3ang 2i Pertuan 4gong.(" markah)Soalan 3)n$ik 4sri berumur 7" tahun telah meninggal dunia dalam perkhidmatan sebagai PegawaiTadbir dan 2iplomatik. Tara% jawatan beliau adalah tetap dn telah berkhidmat selama empat,) tahunsertatelahdisahkandalamperkhidmatansebulansebelumbeliaumeninggaldunia. +eliau meninggalkan seorang balu dan seorang anak lelaki berusia lima ,9) tahun.a) 4dakah )n$ik 4sri layak diberikan tara% sebagai seorang pegawai berpen$en: +erikanalas an anda:(8 markah)b) +alu dan anak lelaki)n$ik 4srijuga layak diberikan %aedah'%aedah persaraan atauapa'apapampasanterbitan. Nyatakansebabnya. Tempohpemberiandnjumlahpen$enterbitan tersebut.(# markah)$) Nyatakan keadaan yang boleh memyebabkan %aedah persaraan yang diberikan kepada balu dan anak tersebut terhenti.(10 markah)Soalan $&enar berikut merupakan beberapa kategori tanggungan kepada seorang penjawat awamyang telah diberikan tara% sebagai pegawai berpen$en;i. 4nak permpuan berumur 1! tahun.ii. 4nak lelaki berumur !" tahun tetapi telah berkahwin.iii.4nak $a$at anggota kekel berumur 9 tahuni Fasal,1).;)1*lakah +,;ara ra+m*n/aKa0*,1ol,h m,n7a2* .ar-an,-ara 2,n-an ;ara9,n2a:0aran8markah)'A(A9AN:*atie se$ara rasminya boleh menjadi warganegara Malaysia mulai dari hari ia dida%tarkansedemikian itu.Ini adalah merujuk kepada Perlembagaan Persekutuan# +ahagian 7# +ab 1 Perkara 1> Fasal,7).(2) &n;*k(a-*man/an-1,ra+al 2ar* In2on,+*a0,lah m,m4,rol,h*k,.ar-an,-araan Mala/+*a +,;ara 4,rak5an ma+5kan 4a2a 0ah5n 0016S,l,4a+m,m4,rol,h* k,.ar-an,-araan3 1,l*a5 0,lah k,m1al* k, N,-ara a+aln/a 2an 0*2akk,m1al* k, Mala/+*a +,h*n--a +,karan-6 S,4an7an- k,0*a2aann/a3 0*a2a +,1aran-1,r*0a 2*4,rol,h* 2ar*4a2a 1,l*a56 A2akahk,ra7aan 4,r+,k505an1ol,h 2anm,m45n/a*+,1aran- 4,r5n05kan5n05km,l5;50kan k,.ar-an,-araan1,l*a52*1a.ah 4,rl,m1a-aan 4,r+,k505an8(" markah)'A(A9AN:+oleh.Ini adalah merujuk kepada Perlembagaan Persekutuan# +ahagian 7# +ab ! Perkara !9 Fasal,!) ,a) dan ,b) yang menyatakan bahawa @@..,) A0a+4,rm*n0aan k,ra7aan 4,r+,k505an3 k,ra7aann,-,r* S,lan-or0,lah1,r+,0575 5n05km,m1,r*kan 15a0 +,lama-laman/a +,1*2an- 0anah k,ra7aann,-,r* /an- 0,lah 2*r*9 Fasal,!) ,a) dan ,b).