socializacion decreto 2609 v2

7/30/2019 Socializacion Decreto 2609 V2

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www.archivogeneral.gov.co / [email protected] GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

Decreto 2609-2012Reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente 58 y 59 de la Ley 1473 de 2011
mailto:[email protected]:[email protected]


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Agenda

1. Propsito

2. Antecedentes3. Gestin de documentos4. Programa de gestin documental5. Sistema de gestin documental6. Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo7. Articulacin Organismos & Entidades8. Plan de Gestin Documental


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Propsitos

Contribuir a la eficiencia y la transparencia de la administracinpblica

Beneficios de los avances tecnolgicos Aplicacin de las TIC en este campo de la funcin archivstica

Enfatiza en la responsabilidad de las entidades pblicas Gestin de los documentos pblicos, fsicos y electrnicos Elaborar el Programa de Gestin Documental Normalizacin de los Procesos Tcnicos


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Antecedentes (Ley 80, 1989)

1995 1999 2000 2001 2002 2003 2005 2009-11 2012

Decreto2150

Ley 527Ley 594Decreto

1747

Acuerdo060

Ley 734Acuerdo

039Acuerdo

042

Ley 794 Ley 962Ley 1341Ley 1437

Ley 1564 (CGP)Ley 1581 (PD)

Decreto 019 (AT)Decreto 2364 (RFE)

Decreto 2482 (MIPG)Decreto 2578 (SNA)Decreto 2609 (PGD)

Directiva Presidencial 004Circular externa 002Circular externa 005


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Gestin de Documentos mbito e aplicacin: Administracin publica

Nacional Departamental Distrito Municipal Entidades territoriales


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Gestin de Documentos Tipos de Informacin

Documentos & Archivos: Fsicos Electrnicos

Arquitectura, sistemas & Preservacin Trabajo colaborativo Administracin de documentos Mensajera electrnica

Administracin de contenidos Cloud Medios de almacenamiento


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Gestin de Documentos Responsables : Empleados pblicos y contratistas Principios de la Gestin Documental

Eficiencia Eficacia Economa

Componentes Marco Conceptual Estndares

Metodologa Gestin informacin Articulacin: TICS + Archivo + Planeacin + Productores



Gestin de Informacin

1. Acceso / uso2. Captura / administracin3. Colaboracin / Entrega4. Seguridad / Preservacin

5. Arquitectura / Sistemas6. Plan / Implementacin



Acceso y uso Sistemas de busqueda Inteligencia de negocios Administracin de datos

abiertos Anlisis de contenidos / contexto
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Captura & Administracin Captura de informacin Administracin de

procesos de negocio Administracin

Conocimiento Administracin de emails Administracin de

contenidos



Colaboracin & Entrega

Entornos colaborativos (Roles) Social Media (Valor, integracin,

polticas)

Informacin & Entorno laboral Mensajera instantnea

(Almacenamiento y reenvo) Teletrabajo (Seguridad,

procedimientos, soporte - GD-)

Colaboracin sincrnica (Conexin y acceso )



Seguridad & Preservacin

Seguridad Administracin de registros Privacidad de datos Administracin de derechos

digitales Archivamiento Descubrimiento Electrnico

(Mapping data)



Arquitectura & sistemas

Arquitectura de informacin Arquitectura tcnica Computacin en nube Aplicaciones mviles Sitios web & portales



Planeacin e implantacin

Planeacin estratgica Taxonoma corporativa Metodologa de gestin de

proyectos Definicin de requisitos Diseo de soluciones Gestin del cambio



Componentes gestin de documentos Creacin

Identificacin, formato, caractersticas Mantenimiento

Requisitos: Tcnicos, estructurales y relacionales Difusin: Acceso, recuperacin, clasificacin y visualizacin. Administracin:

Funcionales: Usuarios, roles, clasificacin, retencin, bsquedas,exportacin

No funcionales: Privacidad, Usabilidad, Accesibilidad



Se gestionarn siguiendo el modelo de Archivo Total, esto es, que su gestin afectar el ciclo devida de los documentos, independiente de su soporte:

Marco legal y normativo

Polticas Roles y

responsabilidades Procesos y

procedimientos Instrumentos

archivsticos Tecnologa

Procesos de la gestin Documental



Instrumentos CCD TRD PGD Plan Institucional de Archivos de la Entidad Inventario Documental Modelo de requisitos Mapas de procesos Tablas control acceso



Ttulo



Normas de Sistemas de Gestin deDocumentos

Marco de Poltica de Gestin Documental

Fundamentos yTerminologa

Requisitos

Directrices

ISO 30300Fundamentos y

Vocabulario

ISO 30301Requisitos

ISO 30303Requisitos para Auditores y

Certificadores

ISO 30302Gua de Implementacin

ISO 30304Gua de Evaluacin

Normas TcnicasImplementacin de Procesos Gestin

Documental

Directrices - 2

ISO 15489Gestin de

DocumentosGeneralidades

Elementos deMtodo de

Evaluacin - 3

Elementos deImplementaciny Conceptuales

- 2

ISO 23081Metadatos

Principios -1

ISO TR26122

Anlisis deProcesos de

Trabajo

ISO TR 13028Directrices

paraDigitalizacin

ISO 13008Proceso deMigracin y

Conversin deDocumentos 3

2

ISO 16175Requisitos

paraDocumentos

Electrnicos -1

Estandares Sistemas Gestin Documentos


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Articulacin organismos & entidades Responsabilidad de otras entidades : Formulacin. Implementacin y

evaluacin programa gestin documentos.

Ministerios

Superintendencias

El AGN coordinaracon otras entidades normatividad que en materia degestin documental deba expedirse

Ministerios Superintendencias


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Programa de Gestin Documental Aspectos generales

Alcance (Plan Estratgico Institucional & Plan de Accin Anual) Audiencia Requerimiento s: Normativos, Econmicos, Administrativos,

Tecnolgicos Fases de implementacin (Objetivos, metas, recursos) Programas especficos Armonizacin MECI+SGC Anexos

Diagnostico Cronograma Presupuestos


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Equipo Eficiencia

InvestigacinPreliminar

E s t r a

t e g

a

F u n c

i o n a

l

Verificar y Mejorar Plan (VA)

Revisin PostImplementacin

E s t r a

t e g

a

O r g a n

i z a c

i o n a

l

E s

t r a

t e g

a

T e c n o

l g

i c a

Contexto Admin y Legal

Anlisis DOFA Buenas

Prcticas

Lder (Directivo) Gestin Doc (Funcional) Planeacin

(Organizacional) Sistemas (TIC)

Plan Proyecto (P)

Definir: Metas (Alcance), Actividades (Plan),Indicadores (Calidad),Cronograma (Tiempo) y Recursos (Costos)

Polticas y Articulacin (H)

Formulacin PolticaInsittucional - PGD

Articulacin con Sistemasde Gestin y PlanesEstratgicos

Evaluacin Continua: Metas,

Actividades y Recursos Acciones de Mejora al Plan Divulgacin de Resultados

Anlisis de Actividadesde la Organizacin

Evaluacin: Procesosy Procedimientos

ClasificacinDocumental

Flujos Documentales

Evaluacin de Sis temas Exis tentes

Inventario de Sistemas deInformacin Anlisis Cumplimiento Requisitos SI Evaluacin de Polticas de

Seguridad de la Informacin Requisitos de Integracin

Identificacinde Requisitos

RequisitosLegales/Tcnicos

Evaluacin deRiesgos de laInformacin

Identificacin deEstrategas

Modelo de Operacin Requisitos Funcionales Polticas: Admin y

Preservacin Procedimientos Crticos

Dis eo d el Si st em a de Gest in de Docum entos Implementacin

Evaluacin deCumplimiento deRequisitos

Evaluacin deDesempeo

Diseo ProcedimientosElectrnicos

Diseo Arquitectura deInformacin

Planes: Implementacin,Integracin, Capacitacin,Gestin del Cambio.

Polticas y

ProcedimientosDocumentados Material de Formacin Sistemas

Implementados Integracin Sistemas

de Gestin

Modelo Ruta de Implementacin


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Gracias por su atencin

Jhon A. Gonzalez F. AGN - Subdirector Tecnologas de Informacin yDocumento ElectrnicoBogota, Marzo de [email protected]. preservandoparaelfuturo.o rg
mailto:[email protected]://www.archivogeneral.gov.co/http://www.archivogeneral.gov.co/mailto:[email protected]

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