softveri bsc-a kao instrumenti merenja performansi ... pravdic ,snezana... · informacione...

Informacione tehnologije, obrazovanje i preduzetništvo ITOP17

301

UDK: 004.4 Stručni rad

SOFTVERI BSC-A KAO INSTRUMENTI MERENJA

PERFORMANSI INFORMACIONIH SISTEMA

BSC SOFTWARES AS A INSTRUMENTS OF

PERFORMANCES MEASUREMENT OF

INFORMATION SYSTEMS

Predrag Pravdić1) ,Snežana Gavrilović1)

1) Visoka tehnička mašinska škola strukovnih studija Trstenik

[email protected]; [email protected]

Rezime: U savremenom biznisu cilj jednog preduzeća nije samo da preživi, već i da

pobeđuje u tržišnoj utakmici. Da bi se to dogodilo, menadzment firme mora voditi

poslovne procese na način koji mu omogućava prednost nad konkurencijom. To se može

dobiti pravilnom kontrolom informacija. Iz tih razloga, mora se izgraditi sopstveni

informacioni sistem sa rešenjima i tehnologijom koja mu omogućavaju optimizaciju

poslovnih procesa, tako da u pravom času dobija prave podatke za pregled na kvalitetan

način. Proces izrade i sprovođenja u delo strateških usmerenja izazov je za svako

preduzeće, posebno kada se radi o velikim preduzećima i multinacionalnim

kompanijama.

Ključne reči: softveri, modeli

Abstract: In modern business aim of one organization isn’t just to survive,

it’s also to win in market game. For that to happen, management of the

firm must lead business processes the way to enable the adventage over

the competition. That can happened by regular control of information.

For that reason, the own information system must be build with solutions

and technologies which alows him to optimise business processes, so in

wright moment it can gain real data for review on quality way. The

process of making and delivering in action strategical guidances is a

challenge for every organization, especially in big organizations and

multinational companies.

Key words: softwares, models

1. UVOD

Sa prvom generacijom BSC-a su se pojavili softveri koji su osmišljeni kao pomoćna

sredstva za kreiranje izveštaja ili „instrument tabla“ za pomoć pri upravljanju. Bili su to

prvi programi koji su integrisali finansijsko i ne-finansijsko izveštavanje i na taj način


302

stvorili osnov za današnji integrisani sistem strateškog menadžmenta. Neki od tih

programa prve generacije BSC su Gentia, BSC, Panorama Business Views i

CorManage.

Druga generacija BSC-a je napravila vezu između strateškog menadžmenta i merenja

učinka uz pomoć strateške mape. BSC predlaže da sagledamo kompaniju iz četiri

perspektive (finansijska perspektiva, perspektiva kupaca, perspektiva unutrašnjih

poslovnih procesa, perspektiva razvoja i učenja ) i da razvijemo metriku, prikupimo

podatke i analiziramo ih imajući u vidu ove perspektive.

Treća generacija BSC-a stavlja, kao što je poznato strategiju u centar organizacije. Treća

generacija BSC-a ide korak dalje od običnog izveštavanja i analize. BSC postaje

osnovna nit koja povezuje osnovne organizacione ativnosti. Treća generacija BSC

aplikacija olakšava komunikaciju, integraciju i analizu, koji imaju izuzetan značaj za

uspešnost BSC inicijative. Vodeće BSC aplikacije treće generacije omogućavaju

upravnim organima kompanije ili organizacije da imaju uvid u svoju strategiju sa višeg

nivoa, uz korištenje strateške mape, i na taj način analiziraju aktuelno u poređenju sa

ciljevima koje žele da postignu. Balanced Scorecard Collaborative Certified (BSCCol) je

dobrovoljni program sertificiranja koji je stvoren u cilju praćenja i podsticanja razvoja

tržišta BSC aplikacija.

Prvih 16 kompanija [1,2] koje su proizvele treću generaciju softvera i dobilo BSCCol

certifikat, su (danas je broj provajdera sertifikovanih BSC aplikacija povećan):

1. ABC Technologies: Oros Scorecard

2. CorVu Inc: CorManage

3. Crystal Decisions Inc: Crystal decisions balanced Scorecard

4. FlexiBI Technology: FlexiBI

5. Open Ratings (ranije Gentia): Open Ratings Balanced Scorecard

6. Hyperion Solutions Corp: Hyperion Perormance Scorecard

7. Oracle: Oracle Balanced Scorecard

8. Panorama Business Views Inc: PB Views

9. PeopleSoft Inc: PeopleSoft Balanced Scorecard

10. Procos: Strat&Go

11. ProDacapo: Balanced Scorecard Manager

12. QPR: QPR Scorecard

13. SAP AG: SAP SEM

14. SAS Institute Inc: SAS solutions for Balanced Scorecard

15. Vision Grupo Consultores: Strategos

2. Standardizovan pristup izboru softvera

Izbor softvera za Balanced Scorecard je ozbiljan i zahtevan posao, ali BSCCol daje

uputstva i pomoć i preporučuje kompanijama da izaberu aplikaciju koja je sertifikovana

od strane BSCCol. Oni savetuju da prilikom izbora softvera razmotrite sledeća pitanja :

1) Koje su to osnovne potrebe koje BSC aplikacija mora da zadovolji?

2) Koliko je složena tehnologija u nekoj organizaciji i na koji način BSC

aplikacija može da se integriše?

3) Koji stepen automatizacije očekujete od BSC softvera?


303

Izbor softvera se vrši pomoću međunarodnih standarda koji definišu niz zahteva u

pogledu softverskih paketa, kao i uputstva kako se prema tim zahtevima testiraju softveri.

Svrha ovih standarda je da ustanove niz zahteva u pogledu kvaliteta softverskih paketa i

da preciziraju način na koji će to biti sprovedeno. Softverski paket se posmatra kao

dokumentovan komplet programa koji se testira kao gotov proizvod, tj. ne testira se u

toku razvojnog procesa. Međunarodni standardi zahtijevaju da softverski paket sadrži

opis proizvoda i dokumentaciju za korisnika i definišu zahteve u pogledu te

dokumentacije, kao i u pogledu programa i podataka koji se obezbeđuju. Opis proizvoda

i dokumentacija za korisnika se navode u osnovnim zahtevima vezanim za sadržaj i

karakteristike, dok zahtevi u pogledu pograma podataka potiču iz međunarodnog

standarda ISO¬/IEC 9126.

BSCCol daje pregled svih BSC softver provajdera. BCS aplikacije koje zadovoljavaju

Kaplan-Norton BSC funkcionalne standarde imaju oznaku i certifikat Balanced

Scorecard Collaborative. Ovo su aplikacije koje krajnjim korisnicima daju mogućnost da

iskoriste prednosti koje pruža BSC proces upravljanja.

2.1. Microsoft Office Scorecard Manager (Optimizacija poslovnog učinka i

strateškog odlučivanja)

Business Scorecard Manager (BSM) je sveobuhvatna aplikacija koja korisnicima pruža

uvid u pokretače poslovnih procesa. Informacije se prenose u okruženju koje

podrazumijeva saradnju u cilju što efikasnijeg upravljanja poslovnim procesima i

usmeravanja organizacije ka postizanju što boljeg učinka. Microsoft Office Business

Scorecard Manager pruža zaposlenima mogućnost da sami prave svoje scorecard-e,

izveštaje i vizuelne prikaze, koristeći poznate alate. Uz pomoć ovih alata zaposleni mogu

da analiziraju veze između ključnih pokazatelja učinka KPI's (Key Peformance

Indicators) i poslovnih ciljeva. Business Scorecard Manager kompanijama pruža uvid u

mogućnosti koje zaposlenima nude efikasnija rešenja i brže sprovođenje ciljeva. Da bi se

postigao optimalan učinak, aktivnosti kompanije moraju biti usklađene sa njenim

strateškim ciljevima. Bez alata koji omogućava definisanje, uobličavanje strategije i

njeno raščlanjivanje po segmentima organizacije, došlo bi do prekida između definisane

strategije, njenog sprovođenja i svakodnevnih aktivnosti koje sprovode zaposleni.

Pomenuta aplikacija omogućava pristup poslovnim podacima u svakom trenutku.

Vizuelno rešenje u vidu web stranice predstavlja alat uz pomoć kojeg se definišu ciljevi,

prioriteti i strategije, prate poslovne aktivnosti posredstvom merenja učinka, identifikuju

i analiziraju problemi i ostvaruje saradnja tj. komunikacija na svim nivoima (tj.

Articulate, Monitor, Analize, Collaborate and Act).

Articulate – precizno definisanje poslovne strategije zasnovano na korišćenju scorecard-

a, identifikovanja ključnih pokazatelja učinka (KPI's).

Monitor – jednostavno nadgledanje poslovnog učinka i KPI-a uz detaljan prikaz učinka i

personalizovana obaveštenja o promeni stanja.

Analize – Sticanje uvida u pokretače poslovnih procesa i provođenje opšte analize uz

korištenje detaljnih, poslovnih analiza izveštaja, grafikona itd. BSM pomaže

kompanijama da protumače poslovne podatke na osnovu uvođenja istih u kontekst

ključnih pokazatelja učinka. Kada korisnik klikne na KPI pod nazivom „neto prihod“

može da vidi grafikon koji pokazuje neto prihod u toku određenog vremenskog perioda.


304

Takođe, korisnik može da vidi izvještaj koji pokazuje prihode po regijama i može da vidi

PivotTable® izveštaj koji pokazuje osnovne informacije koje su sakupljene u ključnim

pokazateljima učinka (KPI).

Collaborate and act – obezbeđuje raščlanjivanje strategije, omogućavanje ukupne analize

zasnovane na saradnji, dodeljivanje i nadgledanje zadataka i sprovođenje aktivnosti u

cilju poboljšanja poslovnog učinka i izvršenja strateških planova. BSM pruža snažan

okvir za tumačenje i rad sa poslovnim informacijama, omogućavajući korisnicima da

razumeju podatke u njihovom relevantnom kontekstu, ali i da efikasnije sarađuju tokom

grupne analize. Uz korišćenje obaveštenja korisnici mogu da sarađuju kako bi stekli bolji

uvid u određenu grupu podataka dobijenih merenjima.

Slika 1. Business Scorecard Manager softver (a)

Slika 2. Business Scorecard Manager softver (b)

BSM ključnim faktorima u kompaniji pruža neophodan uvid u strategiju i procese i

omogućuje grupama (sektorima) organizacije koji imaju značajnu ulogu u procesu

poslovanja da iskoriste pomenute prednosti. Sektoru finansija olakšava usklađivanje sa


305

propisima koji se često menjaju kao i brzu i efikasnu distribuciju novih podataka unutar

organizacije i izvan nje. Razmatra radnu snagu koja je sposobna da realizuje

korporacijske ciljeve. Sektoru marketinga omogućava jednostavnije i efikasnije

upravljanje marketinškom kampanjom tako što olakšava praćenje uticaja marketinga na

korporativne ciljeve. Unapređuje sistem nadgledanja i praćenja aktivnosti u cilju

poboljšanja efikasnosti. Sektoru razvoja pruža bolji uvid u status projekta i moguće

rizike. Sektoru prodaje daje precizniju sliku prodajne mreže kao i mišljenje korisnika

usluga. Svim sektorima omogućava usklađivanje svakodnevnih aktivnosti i poslovne

strategije uz pravovremeni uvid u promene u procesu poslovanja. Scorecard koji se

izrađuje sa BSM-om pružaju pouzdan i pragmatičan pristup definisanju strategije, pruža

informacije i dostupnost svim zaposlenima i ukazuje na to kako se projekti usklađuju sa

KPI's (ključnim pokazateljima učinka) i ciljevima. BSM omogućava nadgledanje i

merenje scorecard-a, inicijativa i plana aktivnosti

Slika 3. Business Scorecard Manager softver (c)

BSM je dovoljno kvalitetan i fleksibilan da uputi na sve probleme u poslovanju i lako se

može primieniti u svim privrednim granama uključujući sledeće:

· Usluge vezane za komunikaciju: Poboljšava kvalitet usluge i time se zadržava

broj postojećih korisnika usluga i povećava broj novih korisnika.

· Finansijske usluge: Smanjuju se troškovi transakcija i omogućava brže

reagovanje na mogućnosti za sklapanje novih poslova.

· Usluge vezane za zdravstvo: Poboljšava sigurnost pacijenata i poboljšava

efiasnost pružanja zdravstvenih usluga.

· Državnoj vladi: Bolji protok informacija između vladinih agencija i izbornih

tijela.

· Privrednoj grani proizvodnje: optimizaciju proizvodnih procesa i strateških

ciljeva.

· Maloprodaji : ažurnost u praćenju promjena u tržišnim tokovima kao i zahtjeva

potrošača.


306

Slika 4. Business Scorecard Manager softver (d)

BSM stvara poslovno okruženje fleksibilnog razvoja uz funkcionalno definisanje i

stvaranje scorecard-a. Njegove karakteristike olakšavaju vizuelizaciju strategije i pretaču

je u izveštaje u cilju lakšeg uvida u manje bitne detalje scorecard-a ili ažuriranje uz

pomoć web servisa. Osnovne karakteristike koje se izdvajaju su sledeće:

· Kombinovanje mogućnosti koje pruža BSM tj. personalizovanih scorecard-a,

izvještaja, alata za provođenje analiza sa podacima u vidu dokumenata,

spreadsheet i web site-ove u cilju objedinjavanja poslovnih podataka u

kontekstu ključnih pokazatelja učinka (KPI's). [3]

· Korišćenje BSM-a zajedno sa Share Point tehnologijom, Microsoft

kolaborativnom platformom (Instant messaging, Live meeting) i Microsoft

Office-a uključujući i Outlook, u cilju lakše saradnje među timovima i nivoima

poslovne organizacije.

· Korišćenjem poznatih alata, jednostavnih za upotrebu, kao što su Office i

SharePoint tehnologije. Korisnici mogu da kreiraju sopstveni sajt koji im

omogućava da izaberu ključne pokazatelje učinka i scorecard-e koje žele da

prate. BSM je znatno fleksibilan u pogledu prikazivanja, pristupanja i

korištenja scorecard-a. Zbog njegove integracije sa SQL Server 2005 i

SharePoint tehnologije olakšano je pregledanje većeg broja izvora podataka u

jednoj, objedinjenoj platformi.

· Omogućava proširenje platforme, tj. primene i prilagođavanje pomoću Web

servisa i SharePoint tehnologije.

Na gornjim slikama (slika 1.-4.) dati su izgledi tipičnih prozora BSM 2005.

BSM 2005 se bazira na sledećim Microsoft proizvodima i tehnologijama:

· Microsoft Windows Server® 2003;

· SQL Server 2005 ili SQL Server 2000 uz najnoviji Servis Pack;


307

· SharePoint Portal Server 2003 ili Windows SharePoint Services;

· Microsoft Office Web komponente 2003.

2.2. Oracle Balanced Scorecard

Oracle Balanced Scorecard je deo Oracle Financials kompleta analitičkih aplikacija ali je

takodje i integrisan sa drugim finansijskim aplikacijama kao General Leadger i Financial

Inteligence [4,5]. Oracle je druga po veličini, nezavisna softverska kompanija u svetu.

Oracle Balanced Scorecard pretvara BSC u aktivni alat upravljanja. Povezuje strategiju i

menadžment aktivnosti i na jednostavan način daje desktop prikaz ključnih pokazatelja

učinka. Ilustruje odnos uzroka-posledica kod ključnih pokazatelja učinka i prikazuje

kako donošenje odluka utiče na sprovođenje strategije kompanije. Oracle Balanced

Scorecard je jednostavan za korišćenje i fleksibilan, tj. omogućava prilagođavanje BSC-a

potrebama korisnika. Posedovanje wizard uputstava i dizajna, kao i administrativnih

alata koje ga čini pristupačnim za korisnike. Korisnicima („šta ako“) omogućava da

predvide promene KPI kada unesu određene vrednosti, tj. podatke.

Dodatni uvid u nefinansijske ciljeve omogućava kompaniji da svoje resurse upotrebi pri

ispravnim aktivnostima i u pravoj meri. Upotreba seta merenja daje pregled trenutnog

stanja sprovođenja strategije i predviđa uspešnost strategije kroz četri perspektive:

· Finansijska perspektiva- meri finansijski učinak u poslednjem periodu

(poslednjem kvartalu, poslednjoj godini, itd.).

· Perspektiva klijenata -meri ukupno zadovoljstvo klijenata koje će u kraćem

vremenskom periodu imati uticaj na finansijski učinak.

· Unutrašnja (interna) perspektiva- meri sposobnost kompanije da realizuje svoje

procese koji će u kraćem vremenskom periodu imati uticaj na zadovoljstvo

klijenata, a u dužem vremenskom roku će imati uticaj na finansijski učinak.

Slika 5. Oracle Balanced Scorecard softver (a)

Oracle 9i i 10g verzije baze podataka, pružaju standardne platforme koje objedinjuju

građu sistema na različitim hardverskim platformama uključujući i LINUX platformu.

Oracle E-business paket nudi širok opseg poslovnih aplikacija koje omogućavaju


308

kontrolu, uštedu i kreiranje izvještaja. Ključne karakteristike Oracle Balanced Scorecard-

a mogu se posmatrati kroz tri sastavne celine koje ovaj softver pruža korisnicima:

a) Izveštavanje:

· podržava sve alate efikasnog web prikazivanja kao i razvijanje po nivoima,

· omogućava prilagodljive glavne prikaze (dashbords) sa strateškim mapama,

· intregrisan je sa Oracle portalom,

· omogućava povezivanje scorecards sa spoljnim dokumentima i fajlovima,

· alarmne ikonice u boji informišu o krajnjem cilju,

· dinamički pregledna funkcionalnst omogućuje korisnicima da uvežbaju i

uporede performanse u raznm delovima programa,

· prilagodljivi izveštaji pomoću kojih se upoređju stvarno stanje u odnosu na

ciljeve, planove i podatke od ranije,

· prognozom algoritama predviđa buduće performanse poslovanja,

· ilustruje uzroke i efekat međusobnih odnosa među strateškim ciljevima,

· prilagodljive simulacije „šta ako“ koje podržavaju proces donošenja odluka,

· mogućnost pregleda podataka/istorije poslovanja po određenom periodi ili

datumu,

· procenjuje povratne informacije o funkcionalnosti i ostvarivanju strategije

poslovanja,

· izveštaji mogu biti eksportovani i u MS Excel.

b) Izrada/Dizajn:

· proces dizajniranja programa po nivoima je dostupan pomoću web alata koje

može upotrebljavati više korisnika u isto vrijeme,

· potreban je minimalni trening za intuitivne korisnike,

· automatski pregled (preview) olakšava vrednovanja izrade prije dovlačenja

podataka,

· omogućava uobičajenu hijerarhijsku konfiguraciju podataka,

· mogućnost razmene i višestruke upotrebe mera u skladu sa izveštajima i

scorecard,

· mogućnost filtiranja scorecard po elementima čineći je vrlo jednostavnom za

formiranje kaskandnog scorecard u skladu sa hijerarhijom organizacije,

· omogućava postavljanje proracuna,

· može se koristiti prethodno urađen Dailly Buisiness Intelligence KPI u

scorecard,

· mogućnost uvoženja uobičajenih slika kao pozadine za scorecard.

c) Administracija i dovlačenje podatak:

· poseduje web dostupan admistrativni alat za prikazivanje po nivoima,

· poseduje automatsko generisanje intefejs tabela i rezimea, optimizirajući

dovlačenje podataka i svojstva upita,

· poseduje pouzdanu sigurnost koja ograničava pristup korisnicima prema

željenim podacima,

· poseduje sposobnost dovlačenja podataka iz ostalih Oracle aplikacija,

· poseduje mogućnost raspoređivanja ponovo dovučenih podataka,

· automatski generiše dokumentaciju sa podacima iste vrste od ulaznih tabela do

rezimea prema KPI izvještaju,

· poseduje automatski back up podataka,


309

· poseduje sposobnost trenutne pokretljivosti BSC sistema kako među opštim

tako i među ključnim podacima,

· koristi materijalizovani pogled na naprednu tehniku za izvođenje rezimea.

Slika 6. Oracle Balanced Scorecard softver (b)

Slika 7. Oracle Balanced Scorecard softver (c)

Na gornjim slikama (slika 5.-7.) dati su nekoliko različitih primera organizacije radnog

prostora opisanog ORACLE BSC softverom.


310

3. ZAKLJUCAK

Ovaj model navodi klasifikacije : BSC aplikacije, paketi za upravljanje korporativnim

učinkom i alati za upravljanje poslovanjem. Model, takođe, koristi tri kriterijuma kako

bi svrstao softvere u jednu od pomenutih klasifikacija, a ti kriterijumi su : svrha

implementacije, stepen integracije sa postojećim sistemima i operacijama, potrebna IT

podrška, analitičke sposobnosti i neophodno prilagođavanje. Kategorija BSC aplikacija

se sastoji od paketa koji su specifično kreirani kao samostalne BSC aplikacije. Ovi paketi

obično imaju fokusiranu svrhu implementacije, niži nivo IT podrške i prilagođavanja i

različite stepene integracije. Paketi za upravljanje korporativnim učinkom uključuju

Enterprise Resource Planning (ERP) sisteme, kao i druge sisteme sa istim ciljem i

funkcijom ERP sistema. Na osnovu iskustava prilikom korištenja navedenih softvera,

isticane su njihove prednosti i ograničenja.

3. LITERATURA

[1] Paul R. Niven, Balanced scorecard -Step by step, John Wiley and sons, 2002

[2] Kaplan, Robert S., Norton, David P.: The Strategy-Focused Organization, Harvard

Business School

[3] Kaplan, Robert S., Norton, David P.: Balanced Scorecard - Strategien erfolgreich

umsetzen, Verlag Schäffer-Poeschel, Stuttgart,1997

[4] Seddon J., "In Pursuit of Quality: Case Against ISO 9000", Cork: Oak Tree Press

[5] Wenger E., " Communities of Practice: Learning, Meaning and Identity" 1998,

( Cambridge: Cambridge University Press )

[6] Hossein Bidgoli "Modern information system for managers" Departnment of

management, california State Unoiversity, Bekersdield, california, 1997

[7] Terziovski M., Samson D., Dow D., " The business value of quality management

systems certification. Evidence from Australia and New Zealand" Journal of

Operations Management, Vol. 15, 1997,

[8] Lima M., Resende M., Hasenclever L., "Quality certification and performance of

brayilian firms: an empirical study", International Journal of Production Economics,

Vol 66, 2000.

[9] Brown A., Van der Wiele T., Loughton K., " Smaller enterprises expiriences with

ISO 9000" International journal of Quality & Reliability Management, Vol.15 No3,

1998

[10] Anderson M., Sohal A., " A study of the relationship between quality management

practices and performance in small business" International journal of Quality &

Reliability Management, Vol.16 No9, 1999

softveri bsc-a kao instrumenti merenja performansi ... pravdic ,snezana... · informacione...

Documents