SOLUTIONS FAX DANS LE CLOUDGUIDE D’ACHAT

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

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4

Définissez vos besoins • Objectifs opérationnels • Exigences

Comparez les différentes solutions

Choisissez les meilleures solutions• Parlez à des collaborateurs pour

obtenir des références • Faites des démos et des essais

Prenez votre décision

INTRODUCTIONVotre organisation a besoin d’un service de fax pour transmettre et surveiller des documents importants et confidentiels. L’envoi de ces documents par email n’est pas une option, en raison associés aux communications non cryptées sur Internet. L’envoi manuel conventionnel de fax est extrêmement lourd, puisqu’il est nécessaire d’imprimer un document à partir de votre ordinateur, de vous rendre au télécopieur, de remplir une page de garde, de composer le numéro, d’envoyer le fax et d’attendre que la transmission ait été effectuée avec succès. Pour couronner le tout, les méthodes conventionnelles d’envoi de fax comportent des frais de location de télécopieurs et de lignes téléphoniques analogiques, en plus d’honoraires pour les techniciens qui installent de nouvelles lignes de fax.

Dans un contexte où de plus en plus d’applications essentielles aux activités des entreprises sont déplacées dans le cloud, l’utilisation d’un service de fax hébergé devient une option pour les entreprises. Les solutions cloud permettent d’accéder instantanément aux technologies et aux ressources sans aucun investissement de capitaux en amont. Et parce que ces solutions sont hautement évolutives, elles s’adaptent rapidement aux besoins variés des entreprises – un gage de liberté pour exercer leurs activités selon leur propre gré.

Le défi, c’est de trouver la solution de fax cloud qui répond le mieux aux objectifs stratégiques de votre organisation. Il existe de nombreuses solutions sur le marché, mais vous devez vous assurer que la solution de fax que vous choisirez vous permettra de minimiser vos coûts et vos heures-personnes, vous aidera à répondre aux exigences de conformité, et sera le plus conviviale possible.

Ce guide a pour objectif de vous aider à trouver la meilleure solution de fax cloud pour votre organisation. Nous vous guiderons parmi les étapes qui vous permettront de prendre la décision la plus éclairée et de vous assurer que vous maximisez à la fois à les avantages court terme et à long terme de votre acquisition.

Commençons!

GUIDE D’ACHAT

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1. DÉFINISSEZ VOS BESOINS La définition de vos besoins est probablement l’étape la plus importante du processus; elle vous évitera bien des maux de tête plus tard.

Objectifs d’affairesFaites une liste des principales raisons pour lesquelles vous avez besoin d’une solution de fax dématérialisée et des objectifs finaux correspondants.

Astuce : Soyez précis! Vos besoins et vos objectifs devraient répondre aux questions « qui, quoi, où, quand et pourquoi ».Exemple: Notre organisation recherche une solution de fax cloud qui :• Permettra aux employés d’envoyer et de recevoir des fax directement sur leur ordinateur portable grâce à

des applications Microsoft Office qu’ils peuvent utiliser sur place ou depuis des bureaux distants; • Réduira la quantité de papier utilisée en transmettant les fax de façon numérique; • Transmettra de façon sécuritaire des documents fiscaux ou d’expertise confidentiels à des intervenants

internes et externes; • Réduira les coûts associés à l’envoi de fax en supprimant les lignes téléphoniques analogiques, les

appareils de fax, les fournitures et les frais d’entretien.

Astuce : Faites l’inventaire des fax et des lignes téléphoniques qui sont actuellement déployés au sein de votre organisation, évaluez le nombre de fax et de pages par fax que votre organisation envoie et reçoit chaque mois.

Exigences Vous pouvez définir des exigences précises et les mettre en ordre de priorité en examinant la liste d’objectifs que vous avez déjà dressée. Par exemple, si l’un de vos objectifs opérationnels est d’être en mesure d’envoyer des fax même lorsque vous n’êtes pas à votre bureau, écrivez « application mobile » comme exigence.

Astuces: Consultez tous les intervenants lorsque vous discutez des exigences : les utilisateurs finaux, les cadres et les décideurs des TI et des finances appropriés.Voici quelques exemples de questions qui peuvent vous aider à définir vos exigences :

� Courbe d’apprentissage : En combien de temps souhaitez-vous que vos utilisateurs soient parfaitement autonomes pour utiliser la nouvelle solution?

� Potentiel de croissance : Dans quelle mesure la solution de fax choisie devrait-elle pouvoir s’adapter à votre expansion?

� Intégration : Avez-vous besoin d’intégrer votre système de fax à votre environnement de communications unifiées?

� Sécurité : Votre organisation est-elle soumise à des règlements stricts relativement à la sécurité? Avez-vous des contraintes liées au contrôle, à l’accès, à la sécurité et à la traçabilité de vos données?

� Disponibilité et intégrité : Votre organisation faxe-t-elle d’importants volumes de documents essentiels à ses activités, ce qui nécessite une configuration de haute disponibilité et/ou un système de reprise après sinistre?

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2. COMPAREZ LES DIFFÉRENTES SOLUTIONSUne fois que vous avez défini vos objectifs et vos exigences, le défi est de faire une présélection des meilleurs fournisseurs. Voici quelques critères-clés qui vous aideront à choisir votre fournisseur de service de fax cloud :

2.1 Historique et expertise de l’entreprise au sein de l’industrie Une compréhension approfondie de l’entreprise fournissant la solution de fax que vous évaluez est un facteur qu’il est essentiel de prendre en compte dans le cadre de votre processus de décision.

Liste de vérification : � Quand l’entreprise a-t-elle été fondée? Est-elle en période de croissance? Si oui, qu’est-ce qui explique cette

croissance? � Quelles sont l’expertise et l’expérience de l’entreprise? Qui sont ses partenaires technologiques et

commerciaux? L’entreprise est-elle novatrice? � Quelle est la présence de l’entreprise au sein du marché? Quelle est sa clientèle? � L’entreprise a-t-elle une approche internationale? Offre-t-elle ses produits et services aux clients en

plusieurs langues? A-t-elle des bureaux partout dans le monde? Tient-elle compte des réalités des marchés locaux?

2.2 Modèles de paiement souplesL’optimisation des coûts est un facteur clé à prendre en compte lors d’une prise de décision. Lorsque vous évaluez une solution de fax, vous devriez examiner les différents modèles de tarification.

Liste de vérification : � Les divers plans d’abonnement sont-ils souples et personnalisables? � Si votre organisation est une petite entreprise, pouvez-vous payer par utilisation? � Pouvez-vous profiter de réductions basées sur le volume? � Pouvez-vous profiter d’un abonnement qui s’adaptera aux fluctuations des volumes de fax?

2.3. Sécurité et intégrité de l’information Si votre organisation exerce ses activités dans une industrie fortement réglementée, les solutions que vous envisagez d’adopter devraient vous permettre de protéger efficacement la confidentialité des documents et de vous conformer à différentes normes et lois, notamment l’HIPAA, la FERPA et la loi Sarbanes-Oxley.

Liste de vérification : � Quel est le niveau de l’entente de service? Les meilleurs fournisseurs offrent un contrat de niveau de

service de qualité télécom de 99,9 %. � L’infrastructure décentralisée permet-elle d’établir un système de haute disponibilité et de reprise après sinistre? � L’infrastructure décentralisée répond-elle aux normes ISO/IEC 27001:2013, CSA Star, SSAE Soc 2 et PCI-DSS? � Quelles sont les fonctionnalités de la solution en matière de contrôle utilisateur/administrateur, de gestion

et de cryptage? Les caractéristiques et fonctionnalités du service permettent-elles de faire face aux menaces et vulnérabilités en matière de sécurité?

� La solution offre-t-elle des fonctionnalités d’acheminement évoluées qui garantissent que les documents confidentiels ne sont envoyés qu’aux destinataires autorisés et aux imprimantes multifonctions sécurisés désignés?

� Les employés du fournisseur de la solution sont-ils formés sur l’HIPAA? � La solution a-t-elle une option « zéro rétention » qui vous permet de vous assurer que les données sont

supprimées immédiatement après que le fax ait été livré? � Les enregistrements d’images de fax et de détails d’appels de fax sont-ils stockés et cryptés?

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2.4. Expérience utilisateur La façon dont les utilisateurs adopteront leur nouvel outil de fax est un autre aspect important à prendre en compte. L’outil guide-t-il les utilisateurs dans leurs tâches de façon intuitive? Un service de fax qui demande moins de formation peut connaître un succès mesurable plus rapidement.

Liste de vérification : � Les fax peuvent-ils être envoyés ou reçus directement à partir de vos applications de tous les jours, comme

votre service de courrier électronique? � Le service de fax comprend-t-il une application mobile conviviale? � Les utilisateurs peuvent-ils conserver les mêmes numéros de fax qu’auparavant pour envoyer leurs fax? � Les utilisateurs peuvent-ils envoyer leurs fax à de multiples destinataires e-mail, redirigés vers SharePoint

et acheminés vers leurs applications métiers? � Les fax peuvent-ils être émis aux formats TIFF, PDF ou PDF avec recherche? � Est-il possible d’imprimer les fax sur des imprimantes réseau ou cloud? � Les utilisateurs peuvent-ils envoyer et recevoir des fax depuis leurs applications et services informatiques

existants? � Les utilisateurs peuvent-ils faire le suivi de leurs fax (traçabilité)? � Les utilisateurs bénéficiant d’une connexion Internet peuvent-ils tous accéder à la solution de fax 24 heures

sur 24, 7 jours sur 7? � Y a-t-il un service d’assistance complet et une aide en ligne conviviale?

2.5. Interopérabilité avec des applications tiers et imprimantes multifonctionsLa solution de fax cloud que vous choisissez doit pouvoir s’intégrer de façon transparente à vos infrastructures actuelles et être compatible avec une vaste gamme d’applications ERP, applications métiers et Microsoft Office 365.

La solution de fax devrait intégrer l’impression, la numérisation et la photocopie en un même produit. Vous devriez être en mesure d’envoyer et recevoir des fax à partir des principales imprimantes multifonctions (Xerox, Ricoh, Sharp, Fuji-Xerox, Lexmark, etc.) par l’entremise de connecteurs développés expressément à cette fin. Toutes les activités de fax passant par une imprimante multifonction devraient être captées par le service de fax cloud. Un système de traçabilité avancé devrait conserver des rapports détaillés de suivi et de vérification complète des fax.Le diagramme ci-dessous représente une infrastructure commerciale type qui intègre une solution de fax :

Appareils recevantles fax

RTC

Applicationsmétier

Applicationsde back-office

Applicationsinternes

Boîtee-mail

Clientweb

SmartPhones

TablettesClientriche

Multifonctions

Envoyer des fax avec XMediusFAX® CLOUD

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2.6. Fonctionnalités de niveau professionnel pour une utilisation en entrepriseÀ titre d’entreprise ou d’organisme public il est important de vous assurez que les solutions que vous évaluez répondent aux exigences professionnelles suivantes :

Liste de vérification :

Déploiement rapide et extensible � Les comptes des utilisateurs sont-ils créés automatiquement grâce à une intégration en temps réel avec

Active Directory? � À quel point l’intégration est-elle simple? Combien faut-il de jours pour que le système devienne fonctionnel? � Le service de fax peut-il être adapté facilement en fonction des variations au volume de fax et au nombre

d’utilisateurs? Pouvez-vous déployer le service de fax dans d’autres départements de votre entreprise ou dans de nouveaux bureaux?

Caractéristiques robustes de gestion des fax � Pouvez-vous conserver vos numéros de fax existants? � Pouvez-vous envoyer des fax à partir de numéros locaux? � Quelles sont les capacités de visualisation et d’audit des fax? � Est-il simple de créer et d’inviter des utilisateurs? Est-il simple d’assigner des numéros de fax entrants à

des utilisateurs? � Pouvez-vous gérer des groupes utilisateurs (à des fins de classement et de facturation des utilisateurs)? � Les informations relatives à l’utilisation et à la facturation sont-elles claires et faciles d’accès (processus

de surveillance, de génération de rapports et d’historiques de vérification)? � Pouvez-vous décider de la durée de conservation des fax et des historiques d’envoi et de réception?

Acheminement des fax entrants et planification des fax sortants � Les fax entrants peuvent-ils être acheminés via la reconnaissance optique de caractères (ROC) ou de

codes-barres et envoyés à différents utilisateurs ou à des destinations multiples (applications, partage de fichiers ou imprimantes) sous forme de fichiers PDF avec recherche?

� Est-il possible de définir, pour plusieurs groupes d’utilisateurs, le caractère prioritaire des fax, le nombre de tentatives de renvoi et le temps d’attente entre les renvois?

� Pouvez-vous planifier l’envoi de fax en différé?

Service à la clientèle � Y a-t-il un service d’assistance technique 24 heures sur 24? � Avez-vous un accès direct à un service de dépannage en ligne? � Avez-vous accès à des services d’audit (analyse d’exigences client, aide à la configuration des spécifications)? � Un soutien est-il offert au cours du processus d’installation (sur le site ou à distance)? � Des services de formation sont-ils offerts (formation des administrateurs et des utilisateurs, certifications

pour les revendeurs)?

Distributeur / Revendeur :

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3. CHOISISSEZ LES MEILLEURES SOLUTIONSUne fois que vous avez mis en relation vos exigences et les critères énumérés ci-dessus, vous serez en mesure de réduire à une courte liste les meilleures solutions qui s’offrent à vous.

Communiquez avec chacun des fournisseurs sélectionnés et demandez leurs des références de clients. L’expérience de ces clients et les commentaires directs et authentiques vous permettront d’obtenir un portrait réel des avantages et des inconvénients des solutions étudiées.

Vous devriez également demander qu’on vous fasse des démonstrations du produit et qu’on vous fournisse une version d’essai. Cela vous permettra d’évaluer, de manière concrète et pratique, les fonctions et capacités de la solution. Vous pourrez, par la même occasion, évaluer la qualité du service à la clientèle.

Astuces : Pour chacune des solutions de fax cloud que vous avez sélectionnées, attribuez une note à chacun des critères. En retenant les solutions qui ont obtenu le meilleur pointage, vous devriez être en mesure d’établir efficacement votre liste de solutions retenues. Vous pouvez également demander à plusieurs intervenants d’attribuer une note par critère, et consolider ensuite tous les pointages individuels pour obtenir une note finale pondérée.

4. PRENEZ VOTRE DÉCISIONChaque organisation a des besoins qui lui sont propres. Choisir le meilleur service de fax n’est pas toujours facile, puisqu’il existe un grand nombre de solutions sur le marché, et que celles-ci se caractérisent par une vaste gamme de fonctionnalités et de modèles opérationnels et tarifaires.

Prenez le temps nécessaire pour définir vos exigences et vos attentes, pour consulter tous vos intervenants, et pour relier vos exigences et besoins aux critères les plus pertinents.

Nous espérons vous avoir facilité la tâche avec ce guide!

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