PROSEDUR OPERASI STANDAR (POS)

BIRO UMUM DAN PENGADAAN

UNIVERSITAS DARMA PERSADA

A. Rasional Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: standard operating procedure, SOP) atau

kadang disingkat POS, adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu

petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu

prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem

manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh POS.

B. Tujuan dan Manfaat

Prosedur Operasi Standar (POS) Biro Umum & Pengadaan bertujuan memberikan

pedoman bagi penyelenggaraan administrasi di lingkungan Universitas Darma Persada

dan unsur lain yang terkait.

Implementasi POS di Biro Umum & Pengadaan dapat memberikan manfaat, diantaranya

adalah:

1. POS dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan dan

pencapaian suatu pekerjaan.

2. SOP dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap

proses pekerjaan di Biro Umum & Pengadaan.

3. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi

apabila terdapat suatu perubahan kebijakan.

4. SOP dapat digunakan sebagai sarana audit kinerja Biro Umum & Pengadaan.

5. SOP dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi.

C. Ruang Lingkup

POS Biro Umum dan Pengadaan memuat pedoman secara rinci tentang persiapan,

pelaksanaan, pemantauan, dan pelaporan administrasi, yang meliputi:

1. Prosedur Operasi Standar Pemakaian Kendaraan Dinas

2. Prosedur Operasi Standar Pemakaian Peminjaman Mobil

3. Prosedur Operasi Standar Pemakaian Pengeluaran barang habis pakai

4. Prosedur Operasi Standar Penyewaan AULA

5. Prosedur Operasi Standar Pengajuan pembiayaan pekerjaan pemeliharaan

6. Prosedur Operasi Standar Peminjaman Peralatan

7. Prosedur Operasi Standar Kurir

PROSEDUR OPERASI STANDAR

PEMAKAIAN KENDARAAN DINAS

Ketentuan dasar :

1. Penggunaan kendaraan dinas hanya dapat digunakan untuk keperluan dinas kantor

2. Penggunaan kendaraan dilakukan dengan tujuan memperlancar penyelesaikan tugas kantor

3. Pengendara kendaraan dinas hanya dapat dilakukan oleh pengemudi yang ditugaskan, terkecuali

karena satu dan lain hal yang mengharuskan diganti oleh pengemudi lain.

4. Pengemudi pengganti harus atas persetujuan atasan langsung dari pengemudi tersebut.

5. Permohonan penggunaan kendaraan harus diajukan minimal 1 minggu sebelumnya agar dapat

dijadwalkan.

6. Persetujuan penggunaan diberikan bila jadwal penggunaan belum ada.

Penanggung jawab : Ka. Biro Umum dan Pengadaan (BUP)

Pelaksana Administrasi : Kabag. Umum

LANGKAH

AKTIVITAS

KONDISI

1

Unit pengguna kendaraan dinas mengajukan

permohonan penggunaan kendaraan dinas berupa

surat atau memo

2 Bagian administrasi kendaraan memberikan informasi

bisa tidaknya kendaraan tersebut digunakan

3 Unit pengguna mengisi formulir penggunaan

kendaraan dan ditandatangani oleh atasan pengguna

untuk kemudian diserahkan kepada administrasi

kendaraan

Formulir penggunaan kendaraan

4 Bagian umum menandatangani formulir sebagai bukti

izin dan selanjutnya bagian administrasi

mengagendakan jadwal tersebut dalam buku agenda

penggunaan kendaraan.

Buku agenda penggunaan

kendaraan

5 Meneruskan formulir kepada pengemudi agar

diketahui jadwalnya

6 Pada saat penguna akan keluar kampus pengemudi

menyerahkan surat jalan tersebut kepada petugas

satpam untuk ditandatangani dan mencatat jam keluar

kampus

Pengemudi mencatat batas awal

KM berangkat dalam formulir

tersebut

7 Saat kembali kekampus pengemudi menyerahkan

surat jalan kepada satpam untuk ditandatangani dan

mencatat jam tiba kembali

Pengemudi mencatat KM akhir

penggunaan kendaraan dalam

formulir tersebut

8 Pengemudi mengembalikan formulir surat jalan

kepada administrasi kendaraan untuk validasi dan

dicatat dalam buku agenda penggunaan kendaraan

9 Bagian administrasi kendaraan menyimpan file surat

jalan tersebut

10 selesai

Catatan : Setiap akhir bulan bagian administrasi kendaraan mengevaluasi penggunaan kendaraan

dinas

PROSEDUR OPERASI STANDAR

PEMAKAIAN PEMINJAMAN BUS KAMPUS

Ketentuan dasar :

1. Bus kampus hanya dapat diginakan bila mendapat persetujuan pimpinan atau unit yang ditunjuk

untuk itu.

2. Penggunaan bus dimaksudkan untuk kegiatan yang berhubungan dengan aktivitas mahasiswa atau

kampus.

3. Pengemudi bus kampus hanya pengemudi yang diberi tugas untuk itu.

4. Permohonan peminjaman/pemakaian bus harus di ajukan minimal 1 minggu sebelumnya dengan

surat tertulis.

5. Persetujuan penggunaan diberikan bila jadwal penggunaan belum ada.

6. Peminjaman dibatasi hanya untuk wilayak JABODETABEK

Penanggung jawab : Ka. Biro Umum dan Pengadaan

Pelaksana Administrasi : Kabag. Umum

LANGKAH

AKTIVITAS

KONDISI

1 Unit pengguna kendaraan Bus mengajukan

permohonan penggunaan kendaraan dinas berupa

surat permohonan

Bila pemohon dari mahasiswa

(UKM, BEM, HIMPUNAN)

surat ditujukan kepada Warek II

bidang non akademik

2 Surat persetujuan diteruskan ke Biro Umum dan

Pengadaan

3 Biro Umum dan Pengadaan / Bagian Umum

menyiapkan surat jalan untuk sopir

4 Bagian Umum mencatat dalam daftar pengunaan

kendaraan/Bus

5 Bagian Umum memberikan Surat Perintah Jalan

kepada Pengemudi Bus

6 Pada saat penguna akan keluar kampus pengemudi

Bus menyerahkan surat jalan tersebut untuk

ditandatangani oleh Petugas Satpam dan mencatat jam

keluar

Pengemudi mencatat batas awal

KM berangkat dalam formulir

tersebut

7 Saat kembali kekampus pengemudi Bus menyerahkan

surat jalan kepada satpam untuk ditandatangani dan

mencatat jam tiba kembali

Pengemudi mencatat KM akhir

penggunaan kendaraan dalam

formulir tersebut

8 Surat jalan tersebut diserahkan oleh pengemudi

kepada bagian administrasi kendaraan untuk

divalidasi dan dicatat dalam buku agenda penggunaan

kendaraan

9 Bagian administrasi kendaraan menyimpan file surat

jalan tersebut

10 selesai

PROSEDUR OPERASI STANDAR

PEMAKAIAN PENGELUARAN BARANG HABIS PAKAI

Ketentuan dasar :

1. Bagian gudang hanya dibenarkan mengeluarkan barang bila ada persetujuan tertulis sesuai

formulir yang ada

2. Yang berhak mengeluarkan barang hanya karyawan yang ditunjuk atau bertanggung jawab untuk

itu.

Penanggungjawab : Ka. Biro Umum dan Pengadaan

Pelaksana Administrasi : Kabag Umum

Counter Check : Staff Accounting Biro Keuangan

LANGKAH

AKTIVITAS

KONDISI

1 Ada surat permintaan barang dari unit kerja yang telah

disetujui oleh Ka. Biro Umum dan Pengadaan atau

yang ditunjuk

2 Bagian Administrasi Umum menyiapkan daftar

barang yang diminta dalam formulir pengeluaran

barang

formulir pengeluaran barang

3 Daftar tersebut disampaikan kepada Ka. Biro Umum

dan Pengadaan untuk ditandatangani persetujuannya

4 Surat persetujuan pengeluaran barang diberikan

kepada bagian gudang sebagai dasar mengeluarkan

barang

5 Barang diberikan kepada pemohon/unit pengguna

dengan menandatangani bukti terima barang

6 Bukti serah terima barang tersebut selanjutnya

diteruskan pada bagian accounting untuk di bukukan

dalam buku inventory

7 Bagian accounting menyimpan file sebagai bukti

transaksi pengeluaran barang

8 Selesai

Catatan Pada setiap awal bulan dilakukan cek fisik untuk

pencocokan antara bagian accounting dengan bagian

gudang

PROSEDUR OPERASI STANDAR

PENYEWAAN AULA

Penanggungjawab : Ka. Biro Umum dan Pengadaan

Pelaksana Administrasi : Kabag. Umum

Counter Check : Biro Keuangan

LANGKAH

AKTIVITAS

KONDISI

1 Biro Marketing dan Bagian Umum melakukan tawar

menawar dengan calon penyewa dan di konsultasikan

ke BUP

Table sewa Aula dan ketentuan

sewa Aula

2 Hasil kesepakatan dituangkan dalam surat persetujuan

sewa Aula dan ditandatangani oleh kedua pihak dan

copynya disampaikan kepada Biro Keuangan dan Biro

Umum

Format surat persetujuan sewa

3 Biro Marketing dan Bagian Umum mencatat dalam

buku agenda penyewaan AULA dengan

menyesuaikan dengan jadwal di Biro Umum

4 Biro Marketing berkoordinasi dengan Biro Umum

untuk kebutuhan tenaga pendukung dan jadwal

5 Biro Marketing dan Bagian Umum mengajukan biaya

persiapan AULA kepada Warek II sesuai ketentuan

Biro Keuangan menyiapkan

dananya

6 Calon penyewa membayar sesuai kesepakatan sewa

melalui rekening UNSADA

7 Bukti pembayaran dilaporkan kepada Biro Keuangan

untuk dibukukan

8 Pelaksanaan penggunaan AULA

9 Biro Marketing dan Bagian Umum membuat laporan

pertanggung jawaban sewa Aula

SPJ kepada Biro Keuangan

10 Selesai

PROSEDUR OPERASI STANDAR

PENGAJUAN PEMBIAYAAN PEKERJAAN PEMELIHARAAN

Ketentuan dasar :

1. Pekerjaan hanya dapat dilakukan bila mendapat persetujuan dari pimpinan unit yang

bertanggungjawab untuk itu

2. Perhitungan biaya pekerjaan harus didasarkan pada prinsip efisiensi dan transparan

3. Setiap pekerjaan harus dapat dipertanggungjawabkan

4. Pelaksana pekerjaan adalah yang ditunjuk dan menguasai masalah yang akan dikerjakan

Penanggung Jawab : Ka. Biro Umum dan Pengadaan

Pelaksana Administrasi : Kabag. Pengadaan

Counter Check : Staff Accounting Biro Keuangan

LANGKAH

AKTIVITAS

KONDISI

1 Menyusun anggaran/estimasi biaya pekerjaan

perbaikan

Ada permintaan kerusakan

2 Menyampaikan estimasi kepada Ka. Biro Umum dan

Pengadaan untuk dilakukan penilaian/koreksi

Untuk pekerjaan yang nilainya

dibawah 10 juta

3 Ka. Biro Umum dan Pengadaan memberikan

persetujuan pengajuan kepada Warek II

4 Hasil estimasi yang telah ditandatangani diajukan

pada Warek II untuk dipertimbangkan pembiayaannya

5 Warek II memberikan persetujuan berupa disposisi

disetujui atau tidak

6 Bila disposisi disetujui diteruskan ke Biro Keuangan

untuk disiapkan biayanya

7 Pembayaran oleh keuangan disesuaikan dengan

kondisi kesiapan dana sehingga bisa secara bertahap

8 Bila telah disetujui maka pelaksanaan pekerjaan dapat

dilakukan

9 Biro Umum dan Pengadaan melakukan pemesanan

bahan dan mengumpulkan bukti belanja sebagai bahan

pertanggungjawaban

10 Bila pekerjaan selesai Biro Umum dan Pengadaan

menyampaikan laporan pertanggungjawaban

penggunaan dana yang dilampiri dengan bukti-bukti

yang otentik

11 Laporan pertanggungjawaban disampaikan kepada

Biro keuangan untuk dijadikan dokumen pembukuan

12 selesai

PROSEDUR OPERASI STANDAR

PEMINJAMAN PERALATAN

Penanggung Jawab : Ka. Biro Umum dan Pengadaan

Pelaksana Administrasi : Kabag. Pengadaan

LANGKAH

AKTIVITAS

KONDISI

1 Unit kerja / Organisasi Kemahasiswaan

mengajukan permohonan peminjaman peralatan

dengan mengisi blanko peminjaman peralatan

blanko peminjaman peralatan

2

Blanko peminjaman setelah disetujui oleh Ka.

Biro Umum & Pengadaan dengan terlebih dulu

diparaf oleh peminjam dan Kabag Pengadaan

3 Kabag Pengadaan memerintahkan kepada petugas

peralatan untuk meminjamkan peralatan sesuai

aturan yang berlaku dengan menyerahkan KTM

(bagi mahasiswa) dan dicatat dalam Buku

Kontrol

4 Setelah peralatan selesai digunakan, segera

dikembalikan kepada petugas perlengkapan dan

KTM dikembalikan (bagi mahasiswa).

5 Selesai

PROSEDUR OPERASI STANDAR

KURIR

Penanggung Jawab : Ka. Biro Umum dan Pengadaan

Pelaksana Administrasi : Kabag. Umum

LANGKAH

AKTIVITAS

KONDISI

1 Unit kerja mengajukan permohonan pengantaran

surat yg ditujukan kepada Ka. Biro Umum dan

Pengadaan

2 Ka. Biro Umum dan Pengadaan meneruskan

kepada Kabag Umum untuk segera di jalankan

sesuai permintaan Unit Kerja

3 Kabag Umum memerintahkan kepada kurir untuk

mengantar surat sesuai disposisi Ka. Biro Umum

4 Kurir mencatat setiap surat yang diantar ke dalam

buku kurir

5 Setelah surat di antar kurir memberikan tanda

terima surat kepada Unit kerja bersangkutan

sebagai tanda bukti surat sudah disampaikan

6 Selesai