sop pengendalian dokumen dan rekaman

8/13/2019 SOP Pengendalian Dokumen Dan Rekaman

1/3

MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN

No.MP-03-PJM Revisi : 03 Page 1 of 3

1. Tujuan :

a. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekamanyang berhubungan dengan sistem mutu perguruan tinggi.

b. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui.

2. Definisi :

a. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Putera Batam

untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara

konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku

b. Dokumen Mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang

digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal.

c. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatupekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar

3. Referensi :

a. Manual Mutu Akademik

b. Standar Mutu

c. Dokumen Mutu lainya.

4. Penanggung Jawab

a. Pusat Jaminan Mutu

b. Kepala Biro Umum dan Akademik

5. Prosedur :

a. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disahkan oleh pimpinan. Setelah

diterapkan ketua bidang, dikaji ulang oleh Pusat Jaminan Mutu dengan menanda-tangani

kolom tanda-tangan yang disiapkan.

b. Pusat Jaminan Mutu menerbitkan dan menggandakan dokumen.

c. Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing ketua bidang dengan mengacu pada

Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen.

d. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan

memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel

KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung

jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan.

e. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Ketua

bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus

dikaji lagi, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan.

Apabila pembuatan dokumen telah selesai, pengesahan dokumen dengan stempel

DOKUMEN TERKENDALI. Semua dokumen dapat diunggah dalam laman web

jaminan mutu.


2/3


REKAMAN


f. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji

ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan

harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.

g. Masing-masing Ketua bidang harus memberi identitas sebagai berikut:

1) Judul/Nama

2) Nomor

3) Tanggal penerbitan

4) Persetujuan yang berwenang

5) Status perubahan (Revisi)

h. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN

KADALUARSA.

i. Masing-masing Ketua bidang harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut:

1) Peta lokasi file dokumen (site map)

2) Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang.

j. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen

terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi.

k. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait

diperbarui.

l. Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah

atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di fotokopi maka dokumen

tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen dari

dokumen terkendali tidak diijinkan.

m. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan oleh Ketua bidang dengan menyimpan daftar

distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau Pusat

Jaminan Mutu.

n. Dalam pengendalian rekaman, Ketua bidang harus memberi identitas sebagai berikut:

1) Judul/Nama

2) Nomor

3) Tanggal penerbitan

4) Persetujuan yang berwenang

5) Status perubahan (Revisi)

o. Identifikasi revisi rekaman tidak dibedakan dengan warna sampul, tetapi menggunakan

perubahan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA.

p. Masing-masing Wakil ketua bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagaiberikut:

1) Peta lokasifile (site map) Rekaman atau Borang

2) Peta lokasifile Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang

q. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman

atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak

digunakan lagi.


3/3


REKAMAN


r. Tiap enam bulan sekali Tenaga Kependidikan melakukan tinjauan rekaman/catatan

kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila

ditemukan rekaman/ catatan kadaluarsa Tenaga Kependidikan melakukan pemusnahandengan Pusat Jaminan Mutu.

sop pengendalian dokumen dan rekaman

Documents