sop & petunjuk teknis urplan media kominfo hmpl its 14-15

HIMPUNAN MAHASISWA PLANOLOGI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA

HMPL ITS | Sekretariat HMPL ITS : Gedung B Prodi Perencanaan Wilayah dan Kota lt. 3 | Kampus ITS Sukolilo, Surabaya

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMASI

Himpunan Mahasiswa Planologi Kepengurusan 2014/2015

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Surabaya



Urplan HMPL ITS (Official Press & Media Partner of HMPL ITS)

Mencakup segala pengelolaan dan penyampaian informasi berupa media jaringan

komunikasi serta seluruh media social yang dikelola Departemen Komunikasi & Informasi

HMPL ITS.

OFFICIAL URPLAN MEDIA HMPL ITS

No Media Sasaran Account

1. Jaringan Komunikasi HMPL dan Umum -

2. Gmail HMPL dan Umum [email protected]

2. Twitter HMPL dan Umum @hmplits

3. Fan Page HMPL dan Umum Hmpl Institute Teknologi

SepuluhNoprmber

4. Instagram HMPL dan Umum @urplanhmpl

5. Group Facebook Warga HMPL Warga Planologi FTSP ITS

6. Website HMPL dan Umum Hima.urplan.its.ac.id

7. Issuu Magazine HMPL dan Umum HMPL ITS

8. Youtube HMPL dan Umum Urplan HMPL TV ITS

9. Google + HMPL dan Umum HMPL ITS

Contact info Departemen Komunikasi dan Informasi :

1. Abi Syarwan W (PL-11) No.Telp 085750090095

2. Auliyaa Syara Diinillah (PL-12) No.Telp 085646424330

3. M.Iqbal Dhanarto (PL-11) No.Telp 085250248285

4. Erisa Agmelina (PL-12) No.Telp 081331348842

5. Auke Herdyansyah (PL-11) No.Telp 081259491717



SOP & Petunjuk Teknis

1. JARINGAN KOMUNIKASI (SMS)

Jaringan komunikasi yang digunakan dalam HMPL FTSP ITS adalah optimalisasi informasi

dengan melalui media SMS. Tujuan dari jaringan komunikasi ini adalah untuk menyebarkan

informasi secara terpusat kepada yang berhak mendapatkan informasi di lingkup HMPL.

Ketentuan SOP :

Mencantumkan sumber informasi yang akan disampaikan Lingkup (BEM ITS, BEM

FTSP , HMPL, Luar ITS dll)

Waktu operasional jarkom dari penerimaan dan pennyebaran adalah pukul 07.00 -

23.00 BBWI

Batas waktu penerimaan jarkom dengan event yg di informasikan adalah Maksimal

H-1 event/agenda. Apabila lebih dari batas waktu tersebut, tidak akan dijarkom

kecuali ada kebijakan khusus dari Departemen Kominfo.

Kominfo memiliki wewenang untuk menyuting bahasa jarkom tanpa mengubah sub

utama isi dan Penanggalan lokasi atau waktu dari informasi.

Setiap informasi memiliki hastag sebagai branding HMPL ,yaitu :

1. #RiseUpHMPL

2. #AyoGerak

3. #HMPLITS

4. #ITS_Surabaya

5. Serta Hastag Event ,seperti :

#Indonesia69 , #TahunBaru2015, #KunjunganKerja dll.



2. PENGELOLAAN POSTER

Ketentuan SOP & Petunjuk Teknis :

Informasi (poster, surat, dll) yang terdapat pada mading HMPL ITS harus mendapatkan

stempel mading HMPL ITS. Apabila pemegang stempel tidak dapat ditemui/dihubungi, maka

informasi dapat ditempel setelah mendapatkan konfirmasi dari Departemen Komunikasi dan

informasi dalam bentuk TTD dan Tanggal penerimaan. Apabila melanggar maka poster akan

dirobek.

Batas waktu pemasangan info di mading adalah 5 hari. Apabila terdapat informasi yang butuh

waktu pemasangan lebih dari waktu tersebut, akan diatur lebih lanjut sesuai kebijakan dari

Departemen Komunikasi dan informasi.

Poster dari luar HMPL ITS yang akan dpasang pada mading harus disertai dengan surat

pengantar dan izin. Apabila tidak menyertakan surat, maka poster tidak akan ditempel.

Semua poster akan dikelola dalam buku database poster.



3. Media Social Urplan Media HMPL ITS ( Fan Page Facebook, Group

Facebook Warga Planologi FTSP ITS, Twitter, Instagram & Website )

Urplan media mencakup keseluruhan social media yang menyampaikan informasi lingkup HMPL

ITS, kemahasiswaan dan Umum. Yang di kelola secara terpusat dengan ketentuan dan kebijakan oleh

pengelola yaitu Departemen Komunikasi dan Informasi.


Semua yang pengelola berasal dari seluruh elemen dari Departemen Komunikasi dan

Informasi sebagai Pusat pengelolan, serta Seluruh Fungsionaris HMPL ITS 14/15 sesuai

dengan kebiijakan yang dikeluarkan oleh Departemen komunikasi dan informasi.

Mencantumkan sumber informasi yang akan disampaikan Lingkup (BEM ITS, BEM FTSP ,

HMPL, Luar ITS dll)

Deskripsi kegiatan (twitter,Fan Page,Website dan Group Facebook) :

a. Nama Event

b. Tanggal, Waktu dan Lokasi ,contoh : 15 agustus pukul 15.00 BBWI di ruang PWK

ITS

c. Sub Event dari keseluruhan acara (Rountdown)

d. Contact info (Diperlukan info lebih lanjut)

Khusus untuk twitter & fanpage (telah disinkronisasi antar media) cukup info via twitter.

Khusus isu internal mencakup (pengkaderan, internal warga dll) bisa disalurkan via Group

Facebook Warga planologi FTSP ITS.

Setiap informasi memiliki hastag sebagai branding HMPL ,yaitu :

1. #RiseUpHMPL

2. #AyoGerak

3. #HMPLITS

4. #ITS_Surabaya

5. Serta Hastag Event ,seperti : #Indonesia69 , #TahunBaru2015, #KunjunganKerja dll.

Untuk tata bahasa menggunakan bahasa Indonesia yang sesuai dengan kode etik pers.

Untuk info ditujukan account kelompok atau account pengelola (twitter) menggunakan cc

contoh : cc : ITS_Surabaya dll.

Khusus website materi & submateri info telah di kelola tim jurnalistik dari biro jurnalistik.

Khusus Instagram berupa foto kegiatan HMPL ITS 2014/2015 dan publikasi event acara.



4. Urplan Magazine & Plano Buletin Online

Media majalah dan bulletin yang dikelola secara online tanpa mengurangi isi maupun penyebaran.

Yang dimana materi dan sub materi diterbitkan oleh biro jurnalistik dan dikelola oleh Departemen

komunikasi dan informasi.


Media pengelola berupa account online yaitu, issuu.com

Lingkup penyebaran melalui : (twitter ,Fan Page, Group facebook , Website & Instagram)

5. Urplan TV ITS ( Official Youtube Channel HMPL ITS )

Media youtube channel yang dikelola oleh Departemen komunikasi dan informasi. Bertujuan

publikasi dan informasi berupa video yang telah di produksi.


Deskripsi Video :

a. Nama Event & Judul

b. Tanggal, Waktu dan Lokasi ,contoh : 15 agustus pukul 15.00 BBWI di ruang PWK

ITS

c. Sub Event dari keseluruhan acara

d. Produksi & Contact info (Diperlukan info lebih lanjut)

Penyebaran video melalui (twitter,Fan Page,Website, Instagram dan Group Facebook)

6. Email & HMPL Data Base ( Gmail, Google + dan Google Drive )

Media Email & data base HMPL ITS dengan media gmail dengan keluar masuk nya info

secara online dalam bentuk surat elektronik yang dikelola oleh Departemen komunikasi dan

informasi.

Deskripsi Email :

a. Email ([email protected]) & G+ (HMPL ITS) mendukung penginformasian.

b. Google drive : Database dengan bentuk online dan penyedian form berbasis

online.

Penyebaran info melalui (jarkom,twitter,Fan Page,Website, Instagram dan Group

Facebook)



Dengan ini disampaikan Standar Operasional Prosedur (SOP) & Petunjuk Teknis pengelolaan Urplan

Media oleh Departemen Komunikasi dan Informasi. Semua yang telah disampaikan dapat berubah

sesuai dengan keputusan dan kebijakan yang ada.

Surabaya, 20 Agustus 2014

Departemen Komunikasi dan Informasi

HMPL ITS 2014/2015

sop & petunjuk teknis urplan media kominfo hmpl its 14-15

Documents