SPED

SPED 2.6

Sumário

Objetivo

Introdução

Tipos de Usuários

Menu Documentos

Menu Cadastro

Funcionalidades

Fluxo do Documento

Recomendações

Dúvidas Frequentes

Exercícios

Objetivo

Apresentar as funcionalidades do SPED 2.6.04

Introdução

O que é o Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos (SPED)

Aplicação web para o controle de protocolo de documentos eletrônicos

Surgiu para facilitar a troca de documentos, reduzindo o uso do “papel“.

Sistema com concepção corporativa

Permite o envio de documentos: intra

inter

Introdução

Caracterísiticas

Versão 2.6.04: Inserção de assinatura digitalizada

Associação da conta temporariamente

Organização automatizada de documentos

Mudança da prioridade do documento

Melhor controle de despachos

Inclusão de editor interno

Inclusão de subpastas no menu

Adição de relacionamentos entre os documentos

Tipos de Usuários

O SPED é utilizado por 3 tipos de usuários:

- Administrador: usuário responsável pela administração do sistema;

- Protocolista: usuário que inicia o processo de cadastro de documentos no sistema para permitir as diversas operações; ele expede e importa docs;

- Convencional: Elabora, envia, recebe, encaminha e despacha documentos. ,suas principais funções são:Alterar sua própria senha;Criar/Editar/Excluir seus próprios grupos de usuários;pesquisar os documentos, dos quais participou do fluxo documental;visualizar os detalhes do documento;redigir novos documentos;

Tipos de Usuários

- Convencional: Principais funções:encaminhar/despachar documentos, (se possuir permissão para tal);aprovar (assinar e protocolar) documentos, (se possuir permissão);resolver providências em relação a despachos;arquivar um documento, (se possuir permissão);realizar anotações em documentos;Editar documentos em elaboração;Anexar arquivos;Imprimir documentos elaborados (se possuir permissão);Associar palavras-chave;Excluir anexos;Excluir documento (não assinado/protocolado).

Importante: Os tipos de usuário Administrador, Protocolista e Convencional se referem às contas e não às pessoas;

Menu Documentos

CAIXA DE ENTRADA: ficam os documentos recebidos.Já Lidos: Documentos que são colocados na sub-pasta “Já lidos”.

PROVIDÊNCIA RESOLVIDA: ficam os documentos despachados que tiverem as providências resolvidas pelo usuário logado, mas permanecerão na caixa "Pendentes" dos demais usuários que ainda não tenham resolvido suas providências.

PENDENTES: ficam os documentos encaminhados ou despachados. Podem ser editados e/ou excluídos, se ainda não foram assinados.

Menu Documentos

REDIGIR DOCUMENTO: onde criam-se os documentos:

A ser confeccionado pelo SPED

A ser inserido no SPED

EM ELABORAÇÃO: ficam os documentos do usuário depois de criados. Podem ser editados e/ou excluídos. PROTOCOLADOS: ficam os documentos já protocolados. Não podem ser editados e/ou excluídos, podem ser arquivados.EXPEDIDOS - para uso exclusivo dos protocolistasACOMPANHAMENTO – é um marcador para que o usuário acompanhe o documento. O documento porém não sai da sua caixa original.

Menu Documentos

ARQUIVADOS: somente poderão ser arquivados documentos protocolados. Uma vez arquivado um documento, ele será arquivado para todos os usuários.

Despachos somente podem ser arquivados depois de todas providências terem sido tomadas.

Encaminhamento após 24hs do recebimento.

INVALIDADOS: lixeira dos documentos protocolados.

Menu Documentos

PESQUISAR: Pode-se pesquisar docs protocolados ou em elaboração. A pesquisa pode ser por assunto, palavra-chave, Nº de Protocolo, Nº de Documento. Acessa todos os docs encaminhados e despachados ou elaborados pelo usuário tanto para pesquisa quanto para a visualização de dados de protocolo e anexos.

Menu Documentos

Menu Cadastro

PESSOAS: exibe o Nome Completo, a Conta e o Perfil dos usuários do SPED.

CONTAS: exibe o Nome da Conta, o Nome Completo e o Perfil dos usuários do SPED.

GRUPOS: Lista os grupos em que estão os usuários e também permite uma nova criação.

SEÇÃO: exibe a organização de todos os usuários do SPED.

WORKFLOW: exibe para quem o usuário tem permissão de enviar documentos do SPED.

ALTERAR SENHA: onde o usuário pode trocar sua senha de acesso ao SPED.

Funcionalidades

Elaborar documentos A ser confeccionado pelo SPED A ser inserido no SPED

Receber e Encaminhar documentos Fora da Empresa via protocolista; Internamente.

Despachar documentos Determinar e acompanhar providências Deve estar Protocolado

Funcionalidades

Verificar o Histórico Anexar arquivos em elaboração

O nome do arq anexo pode conter acentuação (ç, ~, '…)

Tamanho máximo de 4.5 Mb

Excluir documentos em elaboração Inserir Anotações nos documentos. Colocar assinatura digitalizada (Assinar e Protocolar) Arquivar documentos (somente protocolados) Associar pessoa a sua conta Alterar a senha do usuário

Funcionalidades

Adicionar Documento Relacionado: vincular documentos relacionados ao atual. Apenas depois de protocolado.

Adicionar Documento Origem: vincular documento que originou o atual. Apenas depois de protocolado.

Mostrar Relacionamentos: exibe os documentos relacionados ao atual.

Fluxo do Documento

Em Elaboração PendentesAdjunto

Chefe Caixa de Entrada

Adjunto elabora e encaminha documento para o Chefe assinar.

Depois do Chefe Assinar e Protocolar, o documento também vai para pasta Protocolados do Adjunto.

Protocolados

Protocolados

Encaminhado

1

Assinar e Protocolar

2

3

Após assinatura

Verificar se no finaldo Documento, os dados do Chefe estão corretos.Deve-se preencher

o campo de Texto do Encaminhamento e depois selecionar os destinatários.

Chefe

Caixa de Entrada Pendentes

Auxiliar encaminha documento protocolado para Chefia que arquiva.

Caixa de Entrada Arquivados

Auxiliar

Importante: Uma vez arquivado um documento, ele será arquivado para todos os usuários.

Lembrar de verificar a pasta de Arquivados!

Encaminhado

1

Arquivar

2

Arquivados

3

Após arquivar

Deve-se preencher o campo de Texto do Encaminhamento e depois selecionar os destinatários.Coloca-se uma

Anotação no documento.

Fluxo do Documento

Protocolados

Despachado

Pendentes

Adjunto

Chefe

Caixa de Entrada Providência Resolvida

Chefe despacha documento para Adjunto tomar providência.

Tomar providência

Muda a cor para

verde na pasta P

endentes do C

hefe.Já pode ser arquivado.

Importante: Somente poderá ser arquivado o documento quando todos os despachos forem providenciados.

Deve-se preencher o campo de Texto do Despacho e depois selecionar os destina-tários e definir prazo.

1) Anotar a providência em “Providências tomadas“2) Clicar no botão “Prov. Resolvida“

Fluxo do Documento

Atribuição de conta

Adjunto

Chefe

Seedorf (Chefe) atribui sua conta, temporariamente, a Batista (Adjunto)

Atribuir PessoaSeedorf

Batista

BatistaChefe

Adjunto Chefe

ChefeSeedorfSem acesso temporariamente

Batista

Adjunto

ChefeTemporário

Definir:a Pessoa a ser associada, Tipo da Associação: Temporário,Data de Início e Data de Fim.

Recomendações

1) Trâmite de documentos:

Chefe – Subordinado:Despacho x Encaminhamento

Despacho: quando subordinado tem que tomar providência e dar o pronto ao chefe.

Encaminhamento: subordinado não precisa tomar providência, apenas para conhecimento.

Subordinado – ChefeEncaminhamento: quando doc será assinado pelo chefe.Assinar e protocolar: quando doc é assinado pelo

subordinado.

Recomendações

2) Recebendo um Despacho:

Ao resolver um despacho recebido, o usuário deve relatar as “Providências Resolvidas“ e clicar no botão “Prov. Resolvida“ para o finalizar o processo deste despacho.

Erro frequente: esquecer de clicar no botão “Prov. Resolvida“, ficando o despacho pendente.

Dúvidas Frequentes

1) Quando um documento sai de Pendentes?- Assinar e Protocolar -> Protocolado- Despacho c/ Prov. Resolvida -> Providência Resolvida- Arquivar Documento -> Arquivados

2) Quando um documento já pode ir para Arquivados?- Caixa de entrada (Despacho/Encaminhamento recebido)- Pendentes (Autor de Despacho - prov. já resolvida)- Protocolados (Assinar e Protocolar)OBS: Uma vez arquivado um documento, ele será arquivado

para todos os usuários.

Exercícios

1) Encaminhar/AssinarA) Elaborar documento e encaminharB) Quem recebe, anota e assina

2) Despachar/Tomar ProvidênciaA) Enviar despachoB) Quem recebe, toma providência

3) ArquivarA) Quem enviou o despacho Arquiva