spisová a archivní služba (sas) – pořádek v písemnostech a dokumentech
DESCRIPTION
Spisová a archivní služba (SAS) – pořádek v písemnostech a dokumentech. Petra Benediktová. Spisová a archivní služba. Co je úkolem spisové a archivní služby? evidence předmětu spisové služby v papírové podobě v elektronické podobě sledování oběhu předmětu spisové služby - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
1
www.pvt.cz
E - S V Ě T S E T O Č Í S T Á L E R Y C H L E J I. S T A Č Í T E M U ?
Spisová a archivní služba (SAS) – pořádek v písemnostech a dokumentech
Petra Benediktová
2
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baSpisová a archivní služba
Co je úkolem spisové a archivní služby? evidence předmětu spisové služby
v papírové podobě v elektronické podobě
sledování oběhu předmětu spisové služby evidence předmětu spisové služby předávání předmětu spisové služby v rámci úřadu vyřizování předmětu spisové služby v rámci
úřadu vypravování předmětu spisové služby z úřadu
uložení předmětu spisové služby nastavení datumu vyřízení, skartační doby a lhůty možnost uložení v příruční spisovně
3
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baZákladní terminologie
Spisový uzel místo, kde se zajišťuje evidence předmětů spisové
služby podatelna (popř. výpravna) odbory
Pošta pohyb předmětu spisové služby na úřadu externí – komunikace s externím partnerem interní – komunikace uvnitř úřadu
Podací deník evidence veškeré došlé, odeslané a odmítnuté pošty přehled externí i interní pošty
4
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baZákladní terminologie
Písemnost – předmět spisové služby jednoznačný záznam o písemnosti (její profil) v
evidenční kartě externí – doručená od externího partnera interní – vznik na úřadu
Složka
svazek jedné nebo více písemností, které k sobě logicky patří
spis nebo referátník Pořadač
má stejnou funkci jako šanon pro papírové dokumenty Adresář
společný pro celý úřad
5
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baZákladní terminologie
Číselná řada jednotná pro celý úřad
Evidenční číslo
tvořeno z jednotné řady pro celý úřad pořadové číslo písemnosti/složky v rámci roku lomeno
rokem (např. 564/2004) Číslo jednací
tvořeno dle přání zákazníka v libovolném tvaru základním tvarem čísla jednacího je většinou zkratka
odboru lomeno číselná řada v rámci odboru lomeno rok (např. KP/26/2004)
může být například rozšířeno o číselnou řadu v rámci typu písemnosti (v rámci úřadu nebo v rámci odboru)
6
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baPodací deník
7
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baPráce s písemností / složkou
Evidence externí nebo interní písemnosti zarezervování písemnosti stornování chybně evidované písemnosti
Založení
do složky do pořadače
Další možnosti
přiložení hlavního elektronického dokumentu přiložení libovolného počtu elektronických dokumentů
jako příloh označování souvisejících písemností
8
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baPráce s písemností / složkou
Odesílání interní pošta - uvnitř úřadu
přes podatelnu nebo rovnou na odbor odeslání originálu nebo kopie
interní pošta přes externího dopravce předávání pošty na detašovaná pracoviště
pomocí externího dopravce (např. České pošty) externí pošta – vypravení pošty z úřadu
přes podatelnu nebo rovnou z odboru možnost vypravit písemnost na více adresátů
9
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baEvidenční karty písemností
10
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baRozdělení spisových uzlů v SAS
Podatelna / výpravna evidence došlé pošty (dopolední pošta) a její předání
běžným spisovým uzlům evidence odeslané pošty (odpolední pošta), zadání
výplatného, tisk poštovního předávacího archu a vypravení pošty
předávání pošty mezi spisovými uzly Běžný spisový uzel (odbor)
příjem došlé pošty z podatelny evidence došlé pošty přímo na odboru evidence vlastních písemností evidence odeslané pošty
interní v rámci úřadu vypravení externí pošty
11
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baPráva pro práci v SAS
Nastavení v aplikaci Administrátor libovolná architektura spisových uzlů
vychází z organizační struktury možnost zadat více podatelen
nastavení práv pro uživatele SAS přebírání pošty odesílání pošty nebo pouze její příprava zadávání vyřizujících pracovníků zobrazení pouze části podacího deníku (např. pro
oddělení v rámci odboru) zastupování přístup do více podacích deníků
12
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baIntegrace SAS s Microsoft Office 2000
Evidence písemností do systému SAS přímo z prostředí MS Outlook, MS Word, MS Excel a MS PowerPoint
13
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baModuly
Modul skenování určen pro převod papírových dokumentů do elektronické
podoby prostřednictvím skenovacího zařízení (skeneru) uložení naskenovaného dokumentu do úložiště s možností
konečných grafických úprav (např. vyčištění, změna orientace)
skenování jednotlivých dokumentů nebo dokumentů v dávce (využití čárového kódu)
Modul čárového kódu čárový kód lze vytisknout na libovolné tiskárně s využitím snímače čárového kódu lze písemnost vyhledat
nebo převzít tisk čárového kódu přímo na vypravované obálky umožní
podatelně přebírat poštu s přípravou pro poštovní předávací arch nebo propojením na frankovací stroj
14
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baČárový kód
15
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
baHW požadavky
Server: Intel Pentium III s MS Windows 2000 Server (1GB RAM) Relační databáze MS SQL 7.0, MS SQL 2000 nebo
Oracle 9.2.0.1 Klient:
Intel Pentium II s Windows 98, NT nebo 2000 (128MB RAM)
Pro použití s databází Oracle nutnost Oracle klient 9.2.0.1 (jako jediný Oracle klient s Oracle OLEDB Providerem na stanici)
Kapacita HDD cca 50 MB
16
www.pvt.cz
Spi
sová
a a
rchi
vní
služ
ba
Děkuji za Vaši pozornost