spisová služba a digitalizace - komplexní řešení administrativy
DESCRIPTION
Spisová služba a digitalizace - komplexní řešení administrativy. Mgr. Karel Lux, vedoucí oddělení koncepce informatiky MPSV ISSS 2007 – ALDIS Hradec Králové – 2. a 3.4.2007. Elektronická spisová služba na MPSV – východiska. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Spisová služba a digitalizace
- komplexní řešení administrativy
Mgr. Karel Lux, vedoucí oddělení koncepce informatiky MPSV
ISSS 2007 – ALDIS Hradec Králové – 2. a 3.4.2007
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Práce s dokumenty se na MPSV řídí Spisovým řádem a Skartačním řádem,vydanými příkazem ministra a Skartačním plánem.
Využívá se systém elektronické spisové služby ARSYS, který vyhovuje- zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě- vyhlášce č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby- vyhlášce č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.
Základní moduly elektronické spisové služby ARSYS- elektronická podatelna (centrálně registruje - elektronická podání a všechny
další druhy došlé pošty do podatelny, výpravna – centrální expedice)- sekretariát (veškerá manipulace s písemnostmi prováděná jednotlivými
uživateli na všech úrovních)- spisovna (centrálně eviduje všechny archivované dokumenty, včetně jejich
fyzického uložení v archivu).
Elektronická spisová služba na MPSV – východiska
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Elektronická spisová služba ARSYS umožňuje zejména- evidenci došlé pošty doručené všemi způsoby (pošta, kurýr, osobní
doručení, fax, e-mail)- evidenci všech dokumentů vzniklých uvnitř úřadu- vytváření tzv. referátníků a zajištění jejich elektronického oběhu na MPSV- vkládání elektronických příloh přímo do evidence- přidělování dokumentů k vyřízení, včetně záznamu do historie dokumentu- spojování souvisejících dokumentů do spisu- operativní přehledy o vyřizování dokumentů v útvarech- užívání, vkládání a úpravy různých číselníků (adresy, typy dokumentů, …)- nastavení přístupových práv zaměstnanců k dokumentům- expedici dokumentů, včetně hromadných adres, frankování, evidence- používání čárových kódů k označení dokumentů a expedovaných zásilek- vyhledávání dokumentů a vytváření různých tiskových sestav (kontrola)- převod dokumentů do spisovny a archivu, včetně příslušných seznamů- bezpečnost a nezpochybnitelnost evidence.
Elektronická spisová služba na MPSV – možnosti
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Zavedení organizační struktury a sledování termínů
- organizační struktura ministerstva je neustále aktualizována- zaznamenává se historie zpracování dokumentu- nastavena přístupová práva (vedoucí, sekretářka, referent)- sledování překročení termínu požadované doby vyřízení- zavedení možnosti zástupu (převádění práv).
ARSYS mohou využívat skutečně všichni pracovníci. Ne všichni však tuto možnost využívají, stále leží největší objem práce na
sekretariátech (i vedoucí na nich nechávají řadu úkonů).
Zajistit využívání všemi pracovníky bude však nutné v souvislosti s postupně zaváděným plným elektronickým oběhem dokumentů, včetně schvalování.
Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Vytvoření a kontrola databáze adres
- jednotná údržba databáze adres je nezbytně nutná- všechny nové adresy jsou nyní při zápisu kontrolovány na adresní registr
UIR-ADR, čímž je automaticky zaručen tvar adresy dle standardu a není možné zapsat neexistující adresu
- často se využívá možnost zavedení tzv. hromadné adresy, která zjednodušuje práci s expedicí stejného dokumentu na někdy až několik stovek různých adres jedním příkazem.
V první fázi toto vše znamenalo větší pracnost, v současné době jednoznačně převažují výhody tohoto způsobu adresace.
Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Elektronická podání a e-mailová komunikace obecně
- elektronická podatelna MPSV zřízena podle nařízení vlády č. 496/2004 Sb.- ARSYS umožňuje připojit se na poštovní server, stáhnout elektronickou
poštu, uložit a evidovat ji a běžným postupem ji postoupit k dalšímu vyřízení (jak se zaručeným elektronickým podpisem, tak běžné e-maily)
- dvě zaměstnankyně podatelny pověřeny ministrem elektronickou komunikací za MPSV a mají kvalifikované certifikáty
- přijetí elektronického podání je možné i z technického nosiče (disketa, CD, flash disk, … )
- pro potvrzování doručení datových zpráv jsou stanovena pravidla, včetně vzoru datové zprávy, kterou se doručení potvrzuje
- před poštovním serverem je FireWall a antivirový program; datové zprávy, které neprošly antivirovou kontrolou, nejsou považovány za doručené.
Elektronická podatelna je tedy do ARSYS plně integrována.
Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Komunikace uvnitř ministerstva – referátníky
- pro zajištění komunikace mezi jednotlivými útvary ministerstva v souladu s organizační strukturou a organizačním řádem
- způsob předávání je popsán i ve spisovém řádu- referátníky jsou v ARSYS připraveny v elektronické formě, včetně zajištění
průkazného elektronického oběhu- ARSYS je připraven i na využívání elektronického podpisu těchto
referátníků (všichni zaměstnanci ministerstva jsou již nyní vybaveni duálními čipovými kartami, včetně elektronického podpisu a možností šifrování).
Elektronická forma však zatím není plně využívána – konzervativnost aparátu na všech úrovních bez rozdílu.
Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Elektronické „schvalující“ formuláře
- formuláře, které vyžadují podpis žadatele, jeho vedoucího, případně podpis dalších schvalujících osob (zejména ve finanční a personální oblasti)
- možno využívat elektronický podpis na čipové kartě zaměstnance- formulář je přiložen jako elektronická příloha k záznamu o čísle jednacím,
lze ho vytisknout a ověřit, že kopie odpovídá elektronickému dokumentu a že všechny elektronické podpisy jsou v pořádku
- elektronické formuláře mohou mít automatickou návaznost na související evidence (přebírání údajů)
- ve všech takových případech by se listinný dokument nemusel vůbec používat.
Zatím připraveny dva formuláře – „Návrh na zahraniční pracovní cestu“ a „Návrh pro platové a personální účely“.
Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Jak modularita systému přispívá i ke zkvalitňování agend
- modularita systému je nezbytná- proběhla plná integrace modulu agendy stížností- celou agendu stížností se tak podařilo centralizovat a podstatně zkvalitnit
její vyřizování- referenti si nyní mohou snadno zjistit (i s využitím dříve zmíněné databáze
adres), zda si už dotyčný odesílatel nestěžoval, případně neposlal stejnou či obdobnou stížnost na několik míst (jak tomu u některých notorických stěžovatelů bývá)
- vazba v rámci ARSYS – zobrazí se nejen všechny stížnosti příslušného odesílatele, ale i všechny další dokumenty v požadovaném časovém období.
Agenda stížností je do ARSYS plně integrována.
Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Co si chválí dokonce i uživatelé
- různé systémy evidence na jednotlivých útvarech byly nahrazeny centrálním sledováním, což umožňuje snazší a rychlejší vyhledávání dokumentů
- přístup k elektronickým dokumentům (nahradilo různé sdílené disky)- možnost registrace doručených dokumentů přímo uživatelem, není je nutno
znovu registrovat prostřednictvím podatelny- napojením ARSYS na tiskárny typu zebra na sekretariátech se zrychlila
práce díky tisku etiket, ještě větší úspora práce i času nastala v podatelně, resp. ve výpravně
- osvědčují se i čtečky čárových kódů na etiketách, s jejichž pomocí mohou být spisy vyhledávány
- možnost vyhledávání spisů podle nejrůznějších hledisek.
Po počátečním plošném odmítání – postupná velká podpora.
Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Shrnutí zkušeností z tříletého provozu- nezbytnost podpory vedení na všech úrovních- spolupráce s vytipovanými pracovníky, ne formálně ustavený pracovní tým- nutnost zavádění systému po krocích, průběžné zaškolování- přínos integrace frankovacích strojů a používání adresních štítků- vyřešení zástupnosti na všech úrovních, bez toho zůstávaly dokumenty nevyřízeny- zajištění průkaznosti evidence (prosazení, že některé položky prostě nelze měnit) a
že toto zjednoduší i schvalování dokumentů- s obecně se zvyšující znalostí možností výpočetní techniky u uživatelů se zlepšuje i
přístup k využívání ARSYS- v systémech nově řešících elektronizaci administrativy se nutně zvyšuje úloha
útvarů informatiky.
I bez náročného zavádění systémů pro řízení a sledování pohybu dokumentů či nasazování různých MIS lze aplikací ARSYS dosáhnout velkého posunu k racionalizaci administrativy.
Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – důvody
Počet pracovišť státní sociální podpory: 98 hlavních tzv. lokálních kontaktních míst 300 tzv. vzdálených kontaktních míst
Počet písemností za rok: přes 20 miliónůSkartační lhůta od ukončení řízení: 15 letTrvání vyplácení dávek: až 26 let
Celková situace: nedostatečné prostorové kapacity pro uložení písemností na úřadech .
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – koncepce řešení
Podrobná evidence všech písemností:
Po odsouhlasení dávky SSP:
V případě potřeby pracovat:
Skartační řízení:
Identifikace každého samostatného listu písemnosti čárovým kódem
Digitalizace každé písemnosti Svoz a uložení písemností v centrální spisovně SSP
Pouze s elektronickými obrazy písemností Listinný originál používat pouze v mimořádných případech
Automatizovat stanovení počátku skartační lhůty ve vazbě na ukončení správních řízení o dávce
Zabezpečit SW podporu skartačního řízení
Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - schéma řešení
Digitalizační pracoviště
Lokální kontaktní místo
Vzdálené kont. místo
Centrální spisovna
Vzdálené kont. místoCentrální
systém SSP
Evidence písemnostíEvidence pohybů a uložení Úložiště digitálníchobrazů
Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – skenování a kontrola
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Skenování:• Vytvoření digitalizačních dávek podle formátu a typu dokumentů (obálka, A4, A3). • Skenování černobíle.• Obrazy jsou ukládány v bezeztrátovém formátu TIFF (dvourozměrné faxové komprese Fax Group 4).
Kontrola naskenovaných písemností • Předzpracování obrazu (rozřezání A3, rozpoznání čárového kódu, čištění) • Vizuální kontrola (úplnost, pořadí). • Elektronické podepsání kvalifikovaným certifikátem. • Automatické odeslání do centrálního digitálního úložiště obrazů• Evidované uložení do archivní krabice
El. podpis
Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – úložiště obrazů
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Úložiště obsahuje: Metadata (identifikátory a atributy obrazů,
elektronické podpisy, CRL) Roční přírůstek: 16 GB
Databáze obrazů Roční přírůstek: 6 TB
Ukládání v úložišti je řízeno platnou politikou.
Kryptografické zprávy používají formát CMS vyhovující normě RFC-3852.
Přístup k obrazům písemností je řízen centrálním systémem evidence písemností.
Centrální digitální úložiště obrazů písemností
Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - centrální spisovna
Centrálnísystém SSP
Písemnosti jsou přijímány a ukládány pouze v archivních krabicích.
Archivní krabice je identifikována čárovým kódem.
Ve spisovně není krabice otevírána, odpovědnost za obsah krabice mají kontaktní místa.
Centrální systém eviduje obsah archivních krabic.
Centrální spisovna eviduje místa uložení archivních krabic.
Požadavky na příjem a výdej předává spisovně centrální systém.
O přijetí a výdeji krabic ze spisovny předává IS spisovny informace centrálnímu systému.
Centrální spisovna
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - evidence písemností
Aplikace pro evidenci písemností a jejich uložení poskytuje zejména: rychlé vyhledání písemnosti, informace o uložení písemnosti informace o obsahu jednotlivých úložných míst tisk předávacích protokolů práci s elektronickým obrazem písemností
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – zobrazování
Elektronické obrazy písemnostíjsou pro obsluhu přístupné z aplikace pro rozhodovánía výplatu dávek SSP nebo z evidence písemností.
Zpřístupnění obrazů je řízenopřístupovými právy obsluhy.
Zobrazení elektronickéhoobrazu písemnosti
Architektura systému: Vícevrstvá architektura nad centrální databází Implementace tenkého bohatého klienta:
veškerá aplikační logika je výhradně na aplikačním serveru na klientském počítači je spouštěn pouze zobrazovací klientský program
s grafickým uživatelským rozhraním (typu MS Windows) a komfortem
obvyklým pro aplikace klient – server. Framework pro realizaci bohatého tenkého klienta byl vyvinut společností
OKsystem.
Technické realizační parametry:Databázový server: Oracle database 10gAplikační server: Oracle aplication server 10gDatové úložiště: HP XP 12000 (seriové zrcadlení pomocí Continuous Access)Dokumentační skenery: Canon 9080Ctel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,
Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - realizace systémuAutor systému: OKsystem s.r.o., PrahaVývoj: leden – srpen 2005 Testovací provoz: září – listopad 2005Ostrý provoz: Od prosince 2005 je systém postupně nasazován na všech
pracovištích SSP. Do 13.2.2007: 6,6 milionu digitálních obrazů, 6 tisíc krabic, 2 mil. digital. listů
16,8 milionu čárových kódů (příchozí pošta – lepené štítky),8,8 milionu čárových kódů z PC (vyšlá pošta – formulář s kódy)
tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2
Děkuji za pozornost.
Mgr. Karel Lux
vedoucí oddělení koncepce informatiky a archivu MPSV
telefon: + 420 221922436
e-mail: [email protected]