SPORTI foreningsløsning

Foreningsadministration for NIHFEsbjerg, Juni 2012

Indhold

1. SPORTI’s funktioner2. SPORTI’s online tilmeldingssystem3. SPORTI’s medlemsdatabase4. Økonomi, priser og jura5. Kommende tiltag og forbedringer6. Kontakt til SPORTI

SPORTI’s funktioner• Tilmelding til aktiviteter

– Tilmelding til stævner, kåringer, skovture, kurser, foredrag

• Medlemsdatabase– Udsendelse af kontingentopkrævninger, online

indmeldelsesformular

• Rytterlicenser– Kontrol af betalt rytterlicens ved tilmelding til aktivitet

• Registreringer– Registrering af bedækningstilladelser, følanmeldelser,

ejerskifter, hestepas

• Billetløsning– Print-selv billetter med stregkoder– Inklusiv modul til skanning af stregkoder

SPORTI’s online tilmeldingssystem

Tilmelding til stævner, kåringer, skovture, kurser, foredrag m.v.

Trin 1: Oprettelse af aktivitet• Send informationer til

info@sporti.dk, så klarer vi oprettelsen

• Modtag link til tilmeldingsformularen

• Godkend oprettelsen

• Tilmelding er klar

Trin 2: Administration af aktivitet• Download deltagerlisten og tilkøb• Download deltagere i ICE-test format• Send e-mail til deltagere• Statistik over tilmeldte

Trin 3: Selve tilmeldingen

• Udfyld formular• Vælg betalingskort og godkend betaling• Indtast kortoplysninger• Modtag kvittering på skærm og e-mail• Se dit navn på deltagerlisten

Trin 4: Afregning• Når tilmeldingen er sluttet og SPORTI har

modtaget alle penge overføres de til arrangørens konto

• SPORTI medsender specifikation over hvad beløbet dækker

• Normalt afregnes én gang per måned samt senest syv bankdage efter sidste tilmeldingsfrist

SPORTI’s medlemsdatabase

Udsendelse af kontingentopkrævninger, medlemslister, e-mail til medlemmer

m.v.

Medlemsregistrering

• Oprettelse af klub• Oprettelse af medlemmer• Medlemslister• Udtræk til Excel• Søgning efter medlemmer• Statistikker

Oprettelse af klub (foretages af SPORTI)

• Kontakt SPORTI på martin@sporti.dk / 20 71 73 84• Send følgende oplysninger:

• Info om klub + logo• Hvem skal være administratorer?• Kontingenttyper + priser• Kontingentperiode

Opret medlem

• Medlemsnummer tildeles automatisk

• Køn og Fødselsdato bruges til statistikker

• Mangler I andre oplysninger?

Medlemslister

• Aktive (betalte)• Nye (men ikke

betalte)• Udløbet• Udmeldt

• Lister kan sorteres• Lister kan udtrækkes

til Excel

Udtræk til Excel

1. Udvælg Medlemmer

2. Vælg Eksporter + Udfør

3. Klik på Save

Det bliver ikke meget lettere …

Søgning efter medlemmer

Statistikker

Kontingent opbygning

Når kontingentet er betalt forlænges medlemskabet med 1 år.

Processen ved kontingentopkrævninger1. Medlemmer vælges fra medlemslisten2. Opret regning og vælg regningstype

(kontingenttype)3. Vælg udsend med e-mail4. Alle medlemmer med e-mail modtager en mail fra

SPORTI med tilhørende link5. Medlem kontrollerer personlige oplysninger på

SPORTI og betaler med betalingskort6. Medlem modtager kvittering på skærm og per e-

mail 7. Medlemslisten opdateres efter gennemført betaling8. Evt. udsendes påmindelse/rykker x dage før/efter

sidste betalingsfrist

4) Mail til medlemmer

5) Kontrol og eventuel opdatering af personlige oplysninger

5) Godkendelse af betaling

Kontingent Toppur 2009

5) Indtast betalingskort oplysninger

6) Kvittering på e-mail (og skærm)

Martin Skov

Bemærk:

Tekst på kvitteringer rettes til, så det passer med det bestilte

Oversigt over opkrævninger

Bemærk

• En regning/kontingent er IKKE lig et medlem

• Der er ikke forskel på familiemedlemmer og enkelt medlemmer – de er alle ligeværdige medlemmer

• Familiemedlemmer skal (bør) have samme adresse

Økonomi, priser og jura

Økonomi, priser og jura• Kr. 10,- per tilmeldt

ekvipage

• Kr. 10,- per kontingent-opkrævning

• Gratis oprettelse af klubben

• Gratis oprettelse af aktiviteter på SPORTI’s kalender

• Indkomne beløb overføres normalt 1 gang per måned

• Hyppigere overførsler er muligt f.eks. når beløb er meget store

• SPORTI har en standard kontrakt som alle kunder bedes underskrive

SPORTI har forsikring mod netbanksindbrud og en kriminalitetsforsikring mod at en af de tre partnere i SPORTI løber med indestående i banken. SPORTI er et I/S (interessentskab), så vi hæfter personligt for eventuelle tab.

Fordele og ulemper

Fordele ved SPORTI’s foreningsløsning• Hurtig udsendelse af

kontingentopkrævninger

• Hurtig udsendelse af påmindelser

• Medlem opdaterer selv kontaktoplysninger ved betaling

• Stævnetilmeldinger, kåring og kurser kan også tilmeldes via SPORTI

• Der kan laves forskellige udtræk af lister/rapporter til Excel

• Der kommer statistik over aldersfordeling, der kan bruges til DIF indberetninger

• SPORTI sørger for backup af alle data hver dag

• Ingen omkostninger til drift og udvikling

• Indflydelse på fremtidig udvikling af medlemsløsningen

• Medlemsdelen kan benyttes uden brug af kontingentdelen

Ulemper ved SPORTI’s medlemsløsning• Medlem skal have gyldig e-

mail adresse

• Medlem skal have betalingskort

• Medlem skal have Internet adgang

• Indtil videre står SPORTI for udsendelse af opkrævninger

• Alle funktioner er ikke 100% udviklet endnu

• Alle indbetalte beløb går ind på SPORTI’s konto inden de videreføres til NIHF, klubben eller arrangøren

• SPORTI’s hjemmeside er p.t. kun på dansk

Back up af data• SPORTI har alle data

liggende på en hostet server, det vil sige hos en udbyder af servere

• Denne udbyder sørger for daglig backup af alle data der ligger på SPORTI’s hjemmeside og tilhørende databaser

• Hver enkelt klub kan altid downloade alle medlemsoplysninger til Excel

• Det anbefales at klubben sørger for på den måde at tage backup af egne data

• SPORTI ejer kun softwaren – ikke de data der indtastes af klubberne

Kommende tiltag og forbedringer

Vi arbejder kontinuerligt for at forbedre vores services overfor forbund, klubber,

arrangører og medlemmer/deltagere

Nye funktioner under overvejelse• SPORTI på flere sprog, herunder

norsk

• Kunder kan selv oprette aktiviteter og redigere i dem

• Oversigt over økonomi (tilgodehavender)

• Hestesport får egen kalender og faneblad

Kontakt til SPORTI

Kontakt til SPORTI

• Martin Skov• Tarp Byvej 34• 6715 Esbjerg N• Mobil 20 71 73 84• E-mail martin@sporti.dk• www.sporti.dk

• Send en mail hvis du vil modtage denne præsentation, SPORTI’s standard kontrakt eller blot høre mere om SPORTI’s tilbud