stagedocumentatie - typepad...integrated reporting & studies heeft verschillende taken die...

Stagedocumentatie De aanpak en uitwerking van een

Qlikview-project

Simon Martens

Toegepaste Informatica

2013-2014 Hogeschool-Universiteit Brussel

Hogeschool-Universiteit Brussel

2013-2014

Simon Martens

2

WIJZIGINGSHISTORIE

Versienummer Datum Auteur Beschrijving

Versie 0.1 14/06/2014 Simon Martens Eerste versie document

Versie 0.2 15/06/2014 Simon Martens Toevoegen uitleg moeilijke woorden

Versie 0.3 16/06/2014 Simon Martens Toevoegen afbeeldingen en code

Versie 0.4 16/06/2014 Simon Martens Opmerkingen stagebegeleider uitvoeren

Versie 0.5 17/06/2014 Simon Martens Toevoegen bijlages en afwerken document

Versie 0.6 18/06/2014 Simon Martens Toevoegen onderdelen in opdrachtomschrijving

Versie 1.0 19/06/2014 Simon Martens Opmerkingen stagementor uitvoeren


2013-2014

Simon Martens

3

VOORWOORD

Op het einde van het laatste jaar Toegepaste Informatica aan de Hogeschool-Universiteit Brussel moeten de

studenten een stage uitvoeren.

Deze stage loopt 60 werkdagen tijdens het tweede semester. De student zal meewerken aan een project binnen

het bedrijf.

Dit document is een verslagwerk van de stage, alsook een gedetailleerde analyse van het resultaat en de gebruikte

werkmethodes. De stage is een cruciaal onderdeel van de laatste fase binnen Toegepaste Informatica voor het

behalen van het diploma.

Ik wil alvast enkele mensen bedanken. Omdat het onmogelijk is om alle personen te vermelden, zal ik me

beperken tot diegene die het belangrijkste waren.

Chantal Teerlinck, docent en stagebegeleider voor de begeleiding en bijstand.

Dimitri Timmermans, werknemer bij BNP Paribas Fortis en stagementor voor het advies en de sturing.

Daniel Van Cutsem, werknemer bij BNP Paribas Fortis voor de aangename samenwerking.

Yvan Rooseleer, opleidingshoofd Toegepaste Informatica voor de inlichtingen.


2013-2014

Simon Martens

4

INHOUDSOPGAVE

Wijzigingshistorie .................................................................................................................................................. 2

Voorwoord ............................................................................................................................................................ 3

Inhoudsopgave ...................................................................................................................................................... 4

Inleiding ................................................................................................................................................................. 6

Overzicht van specifieke termen, afkortingen en gebruikte tools .......................................................................... 7

Organisatiebeschrijving stageplaats: BNP Paribas Fortis ........................................................................................ 9

Deel 1 - Opdrachtomschrijving ............................................................................................................................. 12

1. Probleemstelling ............................................................................................................................................. 12

2. Doelstelling ..................................................................................................................................................... 12

3. Werkwijze ....................................................................................................................................................... 13

3.1 Stappenplan ........................................................................................................................................... 13

3.2 Testing.................................................................................................................................................... 15

3.3 Onderzoek .............................................................................................................................................. 15

3.4 Samenwerking ....................................................................................................................................... 15

4. Resultaat ......................................................................................................................................................... 16

5. Toekomstige gebruikers ................................................................................................................................. 20

Deel 2 - Technische uitwerking ............................................................................................................................ 21

Voorbereiding 1e semester ...................................................................................................................................... 21

Gemaakte afspraken ................................................................................................................................................ 21

Stage ........................................................................................................................................................................ 22

1. Proces: Cards ................................................................................................................................. 22

1.1. Proces analyseren ......................................................................................................................... 22

1.2. KPI’s bepalen ................................................................................................................................. 23


2013-2014

Simon Martens

5

1.3. KPI’s analyseren ............................................................................................................................ 23

1.4. Data Sourcing ................................................................................................................................ 23

1.5. Datamodel opstellen ..................................................................................................................... 27

1.6. Dashboarding ................................................................................................................................ 29

1.7. Workshops .................................................................................................................................... 31

1.8. Project doorgeven ......................................................................................................................... 32

2. Proces: Invest ................................................................................................................................ 32

Deel 3 – Evaluatie ................................................................................................................................................ 33

1. Product evaluatie ........................................................................................................................................... 33

2. Stageproces evaluatie..................................................................................................................................... 34

Deel 4 - Persoonlijk ontwikkelingsplan & toekomstplannen ................................................................................ 35

1. Competenties ................................................................................................................................................. 35

2. Toekomstplannen ........................................................................................................................................... 38

Deel 5 – Conclusie ................................................................................................................................................ 39

Literatuurlijst ....................................................................................................................................................... 40

Bijlagen ................................................................................................................................................................ 41


2013-2014

Simon Martens

6

INLEIDING

De stage is een verlengstuk van het IT-project van vorig semester. Terwijl het IT-project bestond uit onderzoek en

voorbereidend werk op school, is de stage een praktische uitvoering van een project binnen een bedrijfscontext.

De stage vond plaats bij BNP Paribas Fortis in Brussel. BNP Paribas Fortis is één van de grootste banken in België.

De stagiair werkte binnen de dienst ‘Integrated Reporting & Studies’.

De stagiair heeft samen met een andere stagiair zelfstandig een interactief dashboard gecreëerd in Qlikview over

het end-to-end proces ‘Cards’. De stagiairs hebben niet enkel het dashboard gemaakt, maar hebben ook de

benodigde data helpen verzamelen en hebben geholpen bij het definiëren van de gevraagde KPI’s1.

De stagementor is Dimitri Timmermans, hij begeleidde de stagiairs tijdens de stage en volgde het project van nabij

op. Hij heeft indien nodig bijgestuurd en de stagiair op regelmatige basis feedback gegeven.

De stagiair is dagelijks in contact gekomen met verschillende mensen binnen het bedrijf om het proces beter te

begrijpen.

1 Key Performance Indicator. Dit zijn getallen die gebruikt worden om na te kijken of bepaalde doelstellingen

behaald zijn.


2013-2014

Simon Martens

7

OVERZICHT VAN SPECIFIEKE TERMEN, AFKORTINGEN EN GEBRUIKTE TOOLS

BESCHRIJVING

Stagementor Begeleider van de student op de stageplaats.

Stagebegeleider Begeleider van de student op school.

KPI Key Performance Indicator. Dit zijn getallen die gebruikt worden om

na te kijken of bepaalde doelstellingen behaald zijn.

End-to-end Dit wil zeggen dat er gekeken wordt van het begin tot het einde. Dus

bij kaarten wil dit zeggen dat het gaat over het moment dat een

klant zijn eerste kaart krijgt, tot het moment de klant zijn laatste

kaart wegdoet.

Qlikview Dit is een rapporteringsprogramma dat gebruikt wordt om gegevens

uit verschillende databronnen samen te brengen en vervolgens te

visualiseren in een interactief dashboard.

Dimensie Een dimensie wordt gebruikt om de belangrijke cijfers te zien per

filter. Zo bestaat er een dimensie over provincie, en aan de hand van

deze dimensie kan men bijvoorbeeld het aantal kaarten per

provincie zien.

Fact tabel Een tabel met alle cijfers in en linken naar de dimensies. In het geval

van kaarten was dit meestal het aantal kaarten.

Drill down Als men een drill down uitvoert, gaat men gedetailleerder naar de

cijfers kijken. Stel men kijkt naar het aantal kaarten per land, aan de

hand van een drill down kan men dan kijken naar het aantal kaarten

per provincie.

Datamining Datamining is het herkennen van patronen in grote hoeveelheden

van data om vervolgens nuttige informatie uit de data te halen.


2013-2014

Simon Martens

8

Process owner Elk proces heeft een process owner, dit is de verantwoordelijke van

het proces.

QVD-bestand Dit zijn is een speciaal bestandsformaat van Qlikview, in dit bestand

zitten gecomprimeerde gegevens. Door alles hierin te steken kan

Qlikview veel efficiënter lopen en kan data tussen verschillende

QVW-bestanden uitgewisseld worden.

QVW-bestand Dit is een speciaal bestandsformaat van Qlikview. Net zoals Word

‘.docx’ heeft, heeft Qlikview ‘.qvd’. Dit wordt gebruikt door

standaard Qlikview programma’s.

Stakeholders Alle mensen die belang hebben bij het proces en het dashboard

Dashboard Dit is een verzameling van de belangrijkste informatie. In dit geval

een verzameling van verschillende grafieken en tabellen

Datamodel Dit is de manier waarop de gegevens in een database met elkaar

gerelateerd zijn.

SQL Structured Query Language, dit is een speciale programmeertaal dat

gebruikt wordt voor het beheren van data in databanksystemen.

WHERE-Clause Dit wordt gebruikt om te filteren. Dus als men bijvoorbeeld schrijft

‘……….. WHERE provincie = ‘Limburg’ haal je enkel de gegevens op

uit Limburg.

Business Intelligence Via business Intelligence kan men grote hoeveelheden gegevens

omzetten in nuttige informatie.


2013-2014

Simon Martens

9

ORGANISATIEBESCHRIJVING STAGEPLAATS: BNP PARIBAS FORTIS

BNP PARIBAS FORTIS

BNP Paribas Fortis is de grootste bank in België en bevindt zich onder de

vleugels van BNP Paribas. BNP Paribas Fortis is de grootste werkgever van

het land indien men overheidsinstellingen en uitzendarbeid niet meerekent

met ongeveer 17 000 werknemers in België. De bank is al aanwezig in

België sinds 1822.

BNP Paribas Fortis biedt een totaalpakket van financiële diensten aan voor

particulieren, zelfstandigen en ondernemingen. De bank biedt ook

oplossingen op maat aan vermogende privépersonen, grote bedrijven en

publieke en financiële instellingen.

WAAR KOMT DE STAGIAIR PRECIES TERECHT

Binnen BNP Paribas Fortis kwam de stagiair terecht bij ‘Integrated Reporting & Studies’. Deze dienst is een

onderdeel van Business Intelligence Management Information.

Voor een gedetailleerde organigram, zie “Bijlage 3 - Bedrijfsstructuur en organigram”.

Figuur 2: Zeer simplistische bedrijfsstructuur BNP Paribas Fortis

Figuur 1: Foto BNP Paribas Fortis

Bron: www.hbvl.be/


2013-2014

Simon Martens

10

Integrated Reporting & Studies heeft verschillende taken die allemaal te maken hebben met het creëren van

rapporten en analyses. Zo maken zij verschillende rapporten voor het management, brengen ze de End-to-End2

processen in kaart en doen ze specifieke studies voor de marketing.

Deze processen worden in kaart gebracht aan de hand van gedetailleerde dashboards. Eén van deze processen zal

in kaart gebracht worden tijdens de stage.

Figuur 3: Taken Integrated Reporting and Studies

Bron: Powerpoint Integrated Reporting & Studies | Roadmap 2013

2 Dit wil zeggen dat er gekeken wordt van het begin tot het einde van het proces. Dus bij kaarten wil dit zeggen dat

het gaat over het moment dat een klant zijn eerste kaart krijgt, tot het moment de klant zijn laatste kaart wegdoet.


2013-2014

Simon Martens

11

De stage vond plaats in het Boreal gebouw aan Brussel-Noord. De stagiairs werden volledig geîntegreerd in de

dienst en werkten samen met de rest van het team.

Figuur 4: Bureau stagiairs

Figuur 5: Verdieping stageplaats


2013-2014

Simon Martens

12

DEEL 1 - OPDRACHTOMSCHRIJVING

1. PROBLEEMSTELLING

Aangezien BNP Paribas Fortis geen centraal systeem heeft om alle data op te slaan is het onmogelijk om een

globaal overzicht te krijgen van een volledig proces. Veel belangrijke gegevens zitten versplinterd over

verschillende delen van het bedrijf en zijn vaak moeilijk te verkrijgen en moeilijk te vinden. Dit heeft als gevolg dat

een volledige analyse van alle aspecten van een proces nauwelijks mogelijk is. Ook zorgt dit ervoor dat iedereen

zijn eigen Excel-bestand bijhoudt met de gegevens en de grafieken dat hij nodig heeft, dit geeft problemen

aangezien de gegevens van verschillende Excel-bestanden soms niet overeenkomen.

Eén van de processen waarvan men een volledige analyse van wil doen is het end-to-end proces rond ‘Kaarten’.

Dit is het proces waarvoor de stagiairs verantwoordelijk voor zijn. Dit proces gaat over alles dat te maken heeft

met krediet -en debet kaarten binnen BNP Paribas Fortis.

Zo wil men bijvoorbeeld grafieken zien over het aantal kaarten in omloop, het aantal transacties met kaarten, de

kosten en opbrengsten van kaarten, de manieren waarop nieuwe kaarten aangevraagd worden en nog veel meer.

Dit is een belangrijk proces aangezien het aantal kaarten een goede meter is om te kijken hoe goed BNP Paribas

Fortis het in het algemeen doet.

2. DOELSTELLING

Om dit op te lossen bestaat er een dienst binnen BNP Paribas Fortis genaamd ‘Integrated Reporting & Studies’. Dit

is de dienst waar de stagiairs terechtkwamen, deze dienst creëert dashboards over interne processen binnen het

bedrijf. Dit doen ze door alle versplinterde data samen te brengen in een centraal datamodel3. Op basis van dit

datamodel maken ze vervolgens een dashboard in Qlikview.

Dit dashboard heeft als voordeel dat het alle data van het proces bevat en men dus in één oogopslag een volledige

analyse van het proces kan doen. Een tweede voordeel is dat als men een grafiek wil zien over een proces, men

weet dat ze naar het dashboard moeten gaan van dat proces in plaats van deze gegevens te gaan zoeken binnen

het bedrijf en vervolgens zelf grafieken te maken. Een derde voordeel is dat het dashboard volledig interactief is.

De gebruiker kan aan de hand van selecties en knoppen zelf bepalen welke grafieken hij wil zien. Ook kan de

gebruiker van het dashboard zonder problemen aan datamining doen en een drill down uitvoeren. Dit zorgt ervoor

dat het niet meer nodig is om steeds opnieuw andere of meer gedetailleerde grafieken aan te vragen nadat men

iets eigenaardigs merkt in de cijfers of een andere soort analyse wil uitvoeren.

Het doel van het project van de stagiairs is om de customer satisfaction en de efficiëntie van het proces ‘Kaarten’

te verhogen door middel van een dashboard. Het management wil aan de hand van de grafieken belangrijke

beslissingen maken om het proces te verbeteren en te optimaliseren.

3 Dit is de manier waarop de gegevens in een database met elkaar gerelateerd zijn.


2013-2014

Simon Martens

13

Het project zal als een succes beschouwd worden indien op het einde van de stage een werkend prototype van het

dashboard beschikbaar is. Dit dashboard moet bruikbaar zijn en moet maandelijks automatisch herladen kunnen

worden met de nieuwste gegevens. Ook moet alles zo goed mogelijke gedocumenteerd zijn zodat de rest van het

team van ‘Integrated Reporting & Studies’ het dashboard eenvoudig kan overnemen nadat de stagiairs hun stage

afgelopen is.

3. WERKWIJZE

3.1 STAPPENPLAN

Het project bestond uit 7 stappen.

1. Proces analyseren: Er moest voldoende kennis over het proces ‘Kaarten’ opgedaan worden. Dit werd

gedaan door een interactieve PowerPoint-presentatie te bekijken over het proces en door vragen te

stellen indien er iets niet begrepen was.

2. KPI’s bepalen: Er moest in samenwerking met teamleden van ‘Integrated Reporting & Studies’ en de

stakeholders van het project bepaalt worden welke KPI’s belangrijk zijn voor het dashboard en welke drill

down4 mogelijkheden er nodig zijn. Dit werd gedaan aan de hand van een brainstormingsmeeting.

Vervolgens werd er een meeting georganiseerd om de locatie van de gegevens te identificeren.

3. KPI’s analyseren: Er moest in samenwerking met teamleden van ‘Integrated Reporting & Studies’ KPI’s

geanalyseerd en uitgebreid gedocumenteerd worden in KPI fiches. Deze fiches zullen later gebruikt

worden indien men vragen over een bepaalde KPI heeft.

4. Data sourcing: Er moest in samenwerking met teamleden van ‘Integrated Reporting & Studies’ data voor

de gevraagde KPI’s gezocht worden. Deze data zat versplinterd over het bedrijf. Daarom moest er veel

mensen gecontacteerd om op deze manier de data te vinden.

Vervolgens moest de data zelfstandig opgehaald en in een datamodel gestoken worden. De data kon

zowel van Excel-bestanden komen als van databanken.

5. Dashboarding: Er moest zelfstandig een dashboard gemaakt worden op basis van het datamodel. Dit

dashboard moest alle benodigde grafieken bevatten en moest handig in gebruik zijn. Alle grafieken

moesten eenvoudig en duidelijk zijn.

4 Als men een drill down uitvoert, gaat men gedetailleerder naar de cijfers kijken. Stel men kijkt naar het aantal

kaarten per land, aan de hand van een drill down kan men dan kijken naar het aantal kaarten per provincie.


2013-2014

Simon Martens

14

6. Workshops: Er moest in samenwerking met de process owner5 workshops georganiseerd worden met alle

stakeholders van het project. Het doel van deze workshops was om een eerste feedback te krijgen op het

dashboard en om te vragen waar de gegevens voor de resterende KPI’s te vinden waren. Tijdens de

workshops konden de stakeholders een eerste datavalidatie doen en konden ze advies geven over de

getoonde grafieken.

7. Project doorgeven: Er moest gezorgd worden dat de rest van het team van ‘Integrated Reporting &

Studies’ het project zonder problemen kon verderzetten nadat de stagiairs weg waren. Dit moest gedaan

worden door de KPI fiches up-to-date te houden, commentaar in de code te plaatsen, de code proper en

gestructureerd te maken, een gedetailleerde to-do lijst bij te houden en een duidelijke presentatie te

geven waarin elk aspect van het project uitgelegd werd.

Figuur 6: Foto genomen tijdens eerste meeting

5 Elk proces heeft een process owner, dit is de verantwoordelijke van het proces.


2013-2014

Simon Martens

15

3.2 TESTING

Bij een project zoals dit is het testen van de data en het dashboard zeer belangrijk. Indien er fouten in het

datamodel of in de ingeladen data zitten kan dit grote gevolgen hebben aangezien men beslissingen gaat maken

aan de hand van de grafieken. Daarom gebeurde het testen in twee fases.

DOORLOPEND

Ten eerste werd doorheen elke stap van het project alles volledig getest na elke aanpassing. Dit was zeer belangrijk

om de integriteit van de data te behouden en om zeker te zijn dat aanpassingen aan het datamodel niet voor

problemen zorgen. Voor elke KPI werd er voorbeeldgegevens gevraagd. Deze gegevens werden vervolgens

gebruikt om te controleren of de grafieken de juiste data toonden.

VALIDATIE DOOR STAKEHOLDERS

Ten tweede werd er een validatie gedaan door de stakeholders. Dit zijn de mensen die het kortste bij het proces

staan en dus de meeste kennis erover hebben. Indien ze cijfers zien dat ze niet kunnen verklaren moest er

nagekeken worden of deze wel juist waren.

3.3 ONDERZOEK

Doordat de stagiairs zeer weinig kennis over Qlikview hadden moest er veel onderzoek uitgevoerd worden. Vooral

tijdens het ontwikkelen van het datamodel moest er veel gelezen en onderzocht worden. Dit kwam omdat de

stagiairs niet alleen weinig kennis hadden over Qlikview, maar ook weinig tot geen ervaring hadden bij het

samenstellen van een datamodel.

Tijdens dit onderzoek werden er verschillende bronnen geraadpleegd. Zo werd het internet voortdurend gebruikt,

de cursus van Information Management 5 nagekeken en de documentatie verkregen tijdens de opleiding over

Qlikview van tijdens het eerste semester geanalyseerd.

Dit onderzoek was van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat alles zo efficiënt en probleemloos werkte.

3.4 SAMENWERKING

Aangezien er met twee personen aan hetzelfde project gewerkt werd was het belangrijk dat er goed bijgehouden

werd wat er nog gedaan moest worden en wat er al gedaan was. Dit werd gedaan aan de hand van verschillende

takenlijsten en een globaal bestand met de status van elke KPI.

Ook kwam het wel eens voor dat er tegelijk in hetzelfde bestand gewerkt moest worden.

Om dit op te lossen werd het bestaande bestand gekopieerd. Vervolgens werd er een tabblad aangemaakt

genaamd ‘Tot hier’ en werden alle tabbladen dat aangepast werden of aangemaakt werden hiervoor geplaatst. Op

het einde van de dag werden vervolgens beide documenten samengevoegd. Dit ging dan eenvoudig aangezien het

duidelijk was welke tabbladen aangepast waren en welke niet.


2013-2014

Simon Martens

16

4. RESULTAAT

Na 60 werkdagen is de stage op een einde gekomen en is het tijd om het resultaat te bekijken. Het resultaat van de

stage bestaat uit drie Qlikview programma’s en 28 KPI fiches.

Qlikview - Datagenerator: Dit programma wordt gebruikt om alle gegevens uit de Excelbestanden en de business-objecten te halen en vervolgens in QVD-bestanden

6 te steken. De generator moet maandelijks

herladen worden om de nieuwste gegevens op te halen. Dit kan gedaan worden met minimale werklast. De enige stap dat gedaan moet worden is controleren of alle KPI’s dat niet uit een business-object komen en dus via Excel ingeladen worden in de juiste folder met de juiste benaming zitten. Om dit te controleren hebben de stagiairs een document opgesteld met alle KPI’s en hun manier van opladen.

Figuur 7: Screenshot datagenerator

Qlikview - Datamodeler: Hier worden alle QVD-bestanden opgehaald die gegenereerd werden in de datagenerator en gestoken in een juist datamodel. Vervolgens wordt alles aangepast waar nodig, zo worden bepaalde Nederlandse en Franse woorden vertaald in het Engels, typefouten in de databank gecorrigeerd, kolommen een juiste naam gegeven en dimensies die niet in de databank zitten aangemaakt. Deze aangepaste data wordt vervolgens in nieuwe QVD-bestanden bestoken.

Figuur 8: Screenshot datamodeler

6 Dit zijn gecomprimeerde bestanden dat alle data bevat. Door alles hierin te steken kan Qlikview veel efficiënter

lopen.


2013-2014

Simon Martens

17

Qlikview - Dashboard: Hier worden de nieuwste QVD-bestanden die gegenereerd werden door de datamodeler opgeladen. Deze QVD-bestanden bevatten het juiste datamodel. Aan de hand van dit datamodel worden de grafieken gemaakt. Deze grafieken zijn volledig interactief en gelinkt aan elkaar. De gebruiker kan door eenvoudige selecties en knoppen zelf kiezen over wat de grafieken gaan. Zo kan men bijvoorbeeld bepaalde datums en bepaalde kaarttypes selecteren. In dit geval zullen alle grafieken verspringen en enkel gegevens over de selectie tonen. Dit is zeer handig voor specifieke analyses aangezien men niet opnieuw grafieken laten genereren indien men meer detail wil zien.

Figuur 9: Screenshot van een pagina op het dashboard (zonder cijfers)


2013-2014

Simon Martens

18



Voor meer screenshots, zie “Bijlage 12 – Screenshots dashboard Cards”.


2013-2014

Simon Martens

19

KPI fiches: Dit zijn gedetailleerde beschrijvingen van de KPI’s, voor elke KPI bestaat er één document. In dit document staat beschreven wat de KPI precies is, waarom deze KPI belangrijk is, waar de data van deze KPI te vinden is, wie verantwoordelijk is, welke dimensies deze KPI bevat en wat soort grafieken het duidelijkste zijn. De belangrijkste delen van de KPI fiches zijn klaar.

Figuur 12: Deel uit een KPI fiche

Voor de volledige KPI fiche, zie “Bijlage 5 – KPI fiche”.


2013-2014

Simon Martens

20

De reden dat er drie Qlikview programma’s zijn is omdat er gewerkt wordt in drie stappen, Extract, Proces, UI. Eerst wordt de data onaangepast opgehaald, vervolgens wordt de data aangepast en ten slotte worden er grafieken gemaakt. Het voordeel van deze aanpak is dat indien er wijzigingen aan het datamodel of aan de data gedaan wordt, alle data van de voorbije maanden niet opnieuw geladen moet worden. Dit komt omdat deze wijzigingen plaatsvinden in de modeler en niet in de generator.

Nog niet elke KPI heeft een grafiek. Enkele KPI’s hebben er nog geen omdat de juiste data nog niet gevonden is. De

rest van het team van ‘Integrated Reporting & Studies’ zal in de komende maanden verder zoeken naar deze data.

Voor een gedetailleerde lijst van wat er nog gedaan moet worden, zie “Bijlage 7 – TO DO v1”

Voor meer informatie over de verloop van het project, zie ‘DEEL 2 - TECHNISCHE UITWERKING’

5. TOEKOMSTIGE GEBRUIKERS

Het dashboard zal een belangrijke rol spelen bij het analyseren van het proces ‘Kaarten’ en zal gebruikt worden bij

het maken van belangrijke beslissingen. Verschillende partijen zullen het dashboard gebruiken.

Top management van BNP Paribas Fortis: Zij zullen de algemene evolutie-grafieken analyseren om te

kijken hoe het proces evalueert over de tijd. Aan de hand van deze algemene grafieken kunnen ze

vervolgens het proces bijsturen waar nodig is.

Alle stakeholders van het end-to-end proces Cards: Zij zullen het dashboard intensief gebruiken en zullen

gerichte analyses uitvoeren.

Dienst Integrated Reporting & Studies: Zij zullen het dashboard verder uitwerken en onderhouden. Ook

zullen zij ervoor zorgen dat het dashboard maandelijks herladen wordt met de nieuwste gegevens.


2013-2014

Simon Martens

21

DEEL 2 - TECHNISCHE UITWERKING

VOORBEREIDING 1E SEMESTER

In de loop van het 1e semester kreeg de stagiair de mogelijkheid om zijn stage voor te bereiden tijdens het IT-

project. In tegenstelling tot sommige medestudenten heeft de stagiair niet zijn volledig IT-project hieraan gewijd.

Zijn IT-project bestond uit meerdere onderdelen waarvan er één als voorbereiding voor de stage diende.

OPLEIDING QLIKVIEW

De stagiair kreeg een 5-daagse opleiding cadeau van Agilos, Agilos is een Qlikview consultantie bedrijf dat nauw

samenwerkt met BNP Paribas Fortis. Deze opleiding bevatte twee dagen designer training, en drie dagen

developer training.

Tijdens de twee eerste dagen leerde de stagiair hoe hij een Qlikview dashboard moest ontwerpen en leerde hij alle

verschillende grafieken en instellingen kennen.

Vervolgens leerde hij in de resterende drie dagen hoe hij data moest inladen van verschillende bronnen en hoe hij

een goed datamodel moest ontwerpen.

Deze opleiding zorgde ervoor dat de student een basiskennis had van Qlikview.

GEMAAKTE AFSPRAKEN

In het begin van de stage werden er enkele afspraken gemaakt met de stagebegeleider en de stagementor.

Meeting stand van zaken: Wekelijks organiseert de stagementor een meeting om feedback te geven aan

de stagiair, feedback te krijgen van de stagiair en de vooruitgang van het project te volgen.

Stageverslag: De stagiair schrijft wekelijks een kort verslag over de voorbije week. Dit verslag wordt

doorgestuurd naar de stagementor voor controle, vervolgens wordt deze verstuurd naar de

stagebegeleider.

Folderstructuur: Er moet gebruikt gemaakt worden van een vaste folderstructuur om de documenten bij

te houden. Dit zorgt ervoor dat documenten eenvoudig terug te vinden zijn door andere leden van het

team.

Benamingen: Alle KPI fiches moeten duidelijke benamingen krijgen.

Privacy: In de documenten en bijlages mogen geen persoonsnamen voorkomen. Ook mogen er geen

belangrijke cijfers in de grafieken getoond worden. Ten slotte mogen er geen echte database, tabel –en

kolomnamen getoond worden.


2013-2014

Simon Martens

22

STAGE

Het project bestond uit 7 duidelijke stappen. Doordat het project al enkele weken bezig was omvatte de stage niet

alle 7 stappen. Stap 1 was al gedaan en een klein deel van stap 3, de meest eenvoudige data was al gevonden.

Om dit op te vangen mochten de stagiairs meehelpen bij de eerste fase van een tweede project. Dit project ging

over ‘Invest’.

1. PROCES: CARDS

1.1. PROCES ANALYSEREN

Het begin van de stage kwam traag op gang. Het was niet helemaal duidelijk wat er precies gedaan moest worden

en alles was onwennig. Na enkele dagen werd alles duidelijker en werd er begonnen met het analyseren van het

proces. Dit werd gedaan aan de hand van een interactieve PowerPoint. Deze leerrijke PowerPoint had als doel alle

details over betaalkaarten binnen de bank en het proces kaarten uit te leggen.

Figuur 13: Slide uit PowerPoint over het proces kaarten

Bron: Interne PowerPoint over het proces kaarten


2013-2014

Simon Martens

23

1.2. KPI’S BEPALEN

Aangezien deze stap al uitgevoerd was op voorhand viel deze stap weg. Er was een Word document opgesteld met

alle gevraagde KPI’s en wat uitleg.

Dit Word document moest geanalyseerd worden. Tijdens de analyse werd er een vragenlijst opgesteld die op het

einde van de analyse beantwoord werd door de rest van het team. Dit zorgde ervoor dat alle KPI’s volledig

begrepen waren en er gegaan kon worden naar de volgende stap.

1.3. KPI’S ANALYSEREN

Nadat alle KPI’s begrepen waren, werd er gestart met het dieper analyseren. Zo moest er in het Engels uitgebreid

beschreven worden wat de KPI precies was, waarom de KPI belangrijk was, waar de data precies gevonden kon

worden, wie verantwoordelijk was en wat de dimensies waren.

Oorspronkelijk moesten de stagiairs enkel opschrijven waar de data precies gevonden kon worden. Dit konden ze

weten door verschillende mensen te contacteren en hun te vragen waar dit te vinden was. Deze locatie moest

redelijk algemeen zijn. Er moest niet geschreven worden welke tabellen en kolommen nodig waren, maar er moest

geschreven worden uit welk datawarehouse of databank het kwam.

Dit gaf al snel problemen aangezien de stagiairs niet genoeg kennis en connecties hadden om dit grondig uit te

voeren. Daarom werd er besloten dat ze ook de andere onderdelen van de KPI fiches mochten doen.

Aangezien het ongeveer 30 KPI’s waren nam dit veel tijd in beslag. Ook moest er regelmatig meer uitleg gevraagd

worden aan mensen binnen het bedrijf om zeker te zijn dat het juist begrepen en volledig was.

Deze KPI fiches werden in de loop van het project regelmatig aangepast indien er wijzigingen in de KPI’s

gebeurden.

1.4. DATA SOURCING

Doordat alle KPI’s geanalyseerd waren kon er gestart worden met het inladen van de data. Dit ging in het begin

zeer moeizaam aangezien er veel problemen waren met de toegang tot de databanken. Binnen grote bedrijven

kan het lang duren voordat de toegang en rechten in orde zijn aangezien dit eerst goedgekeurd moet worden. Dit

is begrijpbaar aangezien we toegang kregen tot zeer gevoelige gegevens zoals transacties en rekeningen.

De data sourcing ging in vier stappen. Eerste stap bestond uit het maken van een routine voor het automatisch

herladen van de data. De tweede stap bestond uit het inladen van de Excel-bestanden. De derde stap bestond uit

het inladen van de gegevens uit de databanken. De vierde en laatste stap bestond uit het opstellen van het

datamodel.

Om de voortgang van het project te volgen werd er een document opgesteld. Hierin stond de status van elke KPI.

Dit document moest in de loop van het project steeds geüpdatet worden en kon dus gebruikt worden om een

stand van zaken van het project te krijgen en om te kijken wat er nog gedaan moest worden.


2013-2014

Simon Martens

24

1.4.1. ROUTINE AUTOMATISCH HERLADEN

Terwijl er gewacht werd op toegangen kon er gewerkt worden aan een routine dat ervoor zorgde dat de KPI’s

maandelijks automatisch herladen konden worden. In plaats van steeds alle voorbije maanden te herladen moest

ervoor gezorgd worden dat enkel de voorbije maand genomen werd.

Vervolgens moest de routine er ook voor zorgen dat we maar 13 maanden data bijhielden, dit was een vooraf

gedefinieerd cijfer. Meer dan 13 maanden is niet nodig.

Ten slotte moest de routine ook eenvoudig aanpasbaar zijn zodat deze eenvoudig hergebruikt kon worden voor

elke KPI. Dit werd gedaan aan de hand van variabelen. Door deze variabelen moest er bijvoorbeeld maar op één

plaats de locatie van de QVD-bestanden aangepast worden en overal veranderden dit.

STORE Cards into $(vQvdFolder)Month\$(vQvdBlank)_QVD_Cards Month.qvd;

DROP Table Cards;

IF (NOT isNull(qvdCreateTime('$(vQvdFolder)$(vQvdBlank)_QVD_Cards Database.qvd'))) THEN

EXECUTE cmd.exe /C xcopy "$(vQvdFolder)$(vQvdBlank)_QVD_Cards Database.qvd" "$(vQvdFolder)Backup\" /Y;

CardsFinal:

LOAD * From [$(vQvdFolder)$(vQvdBlank)_QVD_Cards Database.qvd] (qvd)

Where DATE >= AddMonths(Num('$(vLastMonthEnd)', '#0'), -12);

Concatenate

LOAD * From [$(vQvdFolder)Month\$(vQvdBlank)_QVD_Cards Month.qvd] (qvd);

ELSE

CardsFinal:

LOAD * From [$(vQvdFolder)Month\$(vQvdBlank)_QVD_Cards Month.qvd] (qvd);

END IF

STORE CardsFinal into $(vQvdFolder)$(vQvdBlank)_QVD_Cards Database.qvd;

DROP Table CardsFinal;

1.4.2. GEGEVENS UIT EXCEL-BESTANDEN

Nu deze routine klaar was kon de eerste data ingeladen worden. Aangezien de toegangen nog niet in orde waren

konden enkel Excel-bestanden ingeladen worden.

Bepaalde Excels waren zeer snel ingeladen aangezien ze een eenvoudige structuur hadden, maar de meeste waren

dit niet. Er waren verschillende problemen die het moeilijk maakten.

Twee velden samenvoegen

Ten eerste moest er bij het Excel-bestand dat we kregen over fraude twee velden samengevoegd worden tot één.

Na veel proberen en veel onderzoek te doen op het internet is het uiteindelijk toch gelukt.

Header:

Crosstable LOAD 0 as Dummy,

Concat(@1, ' ', RecNo()) as @1,


Concat(If(len(@3)=0,@2,@3), ' ', RecNo()) as @3,






2013-2014

Simon Martens

25



Concat(@14, ' ', RecNo()) as @14,


Concat(@16, ' ', RecNo()) as @16,

Concat(If(len(@17)=0,@16,@17), ' ', RecNo()) as @17

FROM

[..\..\1_Data\SourceFiles\Fraudes $(vLastMonthStart).xls]

(biff, no labels, table is [CREDIT$])

Where RecNo()>5 and RecNo()<8;

Mapping_Header_Credit:

Mapping Load Type, Value Resident Header;

Drop Table Header;

Niet volledige Excel nodig

Ten tweede hadden we niet altijd de volledige Excel nodig. Bij veel bestanden was dit eenvoudig te regelen aan de

hand van een WHERE-Clause7. In deze WHERE-Clause wordt er gekeken of er een cijfer in een bepaalde kolom zit.

Dit zorgt ervoor dat enkel lijnen genomen worden die cijfers bevatten, en alle lijnen met commentaar erboven en

eronder niet.

LOAD F1 as SUBFILTER,

([Total Market]-[Broker : 3000]) as NO_OF_CARDS,

'Other' as BRAND,

'Card Type' as FILTER,

Num('$(vLastMonthEnd)', '#0') as DATE

FROM

[..\..\1_Data\SourceFiles\3000-L2_Portfolio credit cards - Extended report.xls]

(biff, embedded labels, header is 3 lines, table is [Market share$])

WHERE(IsNum([Broker : 3000]) and F1 <> 'TOTAL');

Maar dit was niet altijd het geval, soms moest er specifieke lijnen genomen worden. Deze lijnen zullen gelukkig

altijd hetzelfde zijn aangezien het Excel-bestand een template was dat altijd gebruikt zal worden. Om dit op te

lossen wordt er gekeken welke lijnen genomen moeten worden. In dit geval worden enkel de lijnen boven het

eerste totaal genomen. Dit is niet de meest propere manier maar een andere oplossing was niet beschikbaar.

Indien het Excel-bestand aangepast wordt, zal deze code veranderd moeten worden.

TempRow:

NoConcatenate

LOAD MONTHLY as TempMonthly,

RowNo as TempRowNo

Resident TempTotal

WHERE(MONTHLY = 'TOTAL');

LET vRowNo = Peek('TempRowNo', 0, TempRow); //Get row number of row with 'TOTAL' in it

Drop Table TempRow;

CrossTable([Fraud type], Data)

LOAD MONTHLY,

7Dit wordt gebruikt om te filteren. Dus als men bijvoorbeeld schrijft ‘…….. WHERE provincie = ‘Limburg’ haal je

enkel de gegevens op uit Limburg.


2013-2014

Simon Martens

26

[GROSS FRAUD COUNTERFEIT AMOUNT],

[GROSS FRAUD INTERNET AMOUNT],

[GROSS FRAUD LOST&THEFT AMOUNT],

[NETT FRAUD COUNTERFEIT AMOUNT],

[NETT FRAUD INTERNET AMOUNT],

[NETT FRAUD LOST&THEFT AMOUNT],

[GROSS FRAUD COUNTERFEIT FILES],

[GROSS FRAUD INTERNET FILES],

[GROSS FRAUD LOST&THEFT FILES],

[NETT FRAUD COUNTERFEIT FILES],

[NETT FRAUD INTERNET FILES],

[NETT FRAUD LOST&THEFT FILES]

Resident TempTotal

Where((RowNo < $(vRowNo)) AND (IsNum([GROSS FRAUD LOST&THEFT AMOUNT]))); //Only take the rows above 'TOTAL' and

that have a number

Geen of slecht geformatteerd datum veld

Ten slotte waren er veel problemen met de datum. Ten eerste hadden bepaalde Excel-bestanden geen datum in

het bestand zelf staan. Dit zorgde ervoor dat er zelf een datum aangemaakt moest worden.

Ten tweede moesten slecht geformatteerde datumvelden aangepast worden zodat Qlikview deze herkende als

een datum. Dit zorgde voor zeer veel problemen. Soms was de datum zelfs in één Excel-bestand op verschillende

manieren geschreven was. In de ene rij stond er ‘Feb/2014’, terwijl er in de andere rij ‘Maart 2014’ stond.

Dit zorgde ervoor dat er complexe code geschreven moest worden voor een simpel probleem.

In betreft een Excel-bestand met enkel een datum is maar geen jaartal. Daarom moest er een jaartal automatisch

aangemaakt worden. Vervolgens werden het jaartal en de maand samengevoegd tot een datum dat Qlikview

herkent.

LOAD *,

Floor(MonthEnd(MakeDate(('$(vLastMonthYear)'-1), SubField(Temp, '_', 1)))) as DATE,

SubField(Temp, '_', 2) as COSTBUDGET

Resident TempCost1;

1.4.3. GEGEVENS UIT DATABANK

Eenmaal de toegang tot de databank verkregen was konden hier ook gegevens uit gehaald worden. Dit was

moeilijker dan verwacht.

Een andere dienst binnen BNP Paribas Fortis genaamd ‘BICC’ beheert een groot deel van de data over kaarten. Dit

is een dienst waar nauw mee samengewerkt wordt, deze dienst leverde de SQL-code8 om de KPI’s te berekenen.

Oorspronkelijk werd er geprobeerd om deze code om te zetten in Qlikview-taal. Maar doordat deze code zo

complex was en de kennis in Qlikview niet goed genoeg was lukte dit niet.

Na lang zoeken bleek dat de SQL-code rechtstreeks gebruikt kan worden in Qlikview mits kleine aanpassingen.

8 Structured Query Language, dit is een speciale programmeertaal dat gebruikt wordt voor het beheren van data in

databanksystemen.


2013-2014

Simon Martens

27

Deze dienst leverde niet alleen code, maar leverde ook voorbeeld data die gebruikt kon worden ter verificatie. Dit

was nodig aangezien de verkregen SQL-code sterk aangepast moest worden. Deze code had meestal te weinig of

teveel dimensies waardoor we de dimensies moesten aanpassen.

Soms gebeurde het zelfs dat de verkregen code foutief was. In dat geval werd er terug gegaan naar deze dienst

met de fout en vaak zelfs een oplossing.

Een ander probleem was dat er praktisch geen documentatie bestond voor de tabellen en velden. Dit zorgde

ervoor dat er voor elke nieuwe dimensie opnieuw naar het BICC gestapt moest worden om te vragen welk veld of

tabel dit in de databank was. Dit zorgde voor veel vertragingen. Om dit op te lossen hadden de stagiairs een

document opgesteld met alle velden dat tot nu toe gekend waren met een betekenis.

1.5. DATAMODEL OPSTELLEN

Tijdens het laden van de gegevens uit de databank werd er veel aandacht besteed aan het datamodel. Dit is zeer

belangrijk aangezien een slecht datamodel de achillespees van een Qlikview-programma kan zijn.

Door een gebrek aan ervaring en door de beperkingen van de computers waarop gewerkt werden, is hier veel tijd

in gekropen.

Het probleem was dat Qlikview volledig in het geheugen van de computer zit. Dit zorgt ervoor dat de grafieken

zeer snel kunnen reageren op instructies van de gebruiker. Doordat de computers waarmee gewerkt werden maar

amper 1.5 GB beschikbaar geheugen hadden gaf dit veel problemen. Dit is zeer weinig en zorgde ervoor dat de

computer constant een tekort aan geheugen had.

Er zijn vier verschillende manieren geprobeerd, de laatste was succesvol en werd dus ook gebruikt.

KPI’s berekenen en samenplaatsen in één fact tabel9

Als eerste werd er geprobeerd alle KPI’s apart te berekenen en vervolgens samen te steken in één gigantische fact

tabel. Het berekenen had als voordeel dat er veel minder lijnen waren en het datamodel dus niet zo groot was.

Stel er zijn 5 000 000 kaarten en deze worden allemaal opgehaald, dan zijn er 5 000 000 lijnen in het datamodel.

Maar als deze niet zomaar opgehaald worden maar berekend worden per stad, dan daalt het aantal lijnen plots

naar het aantal steden.

Maar doordat er teveel KPI’s waren met verschillende kolommen was het datamodel toch te zwaar. Veel van de

velden waren leeg aangezien veel van de dimensies niet voor elke KPI beschikbaar of nuttig was. Deze legen velden

zorgden ervoor dat de grafieken super traag waren.

Alle gegevens en alle dimensies ophalen en in twee fact tabellen steken

Omdat de vorige methode niet werkte door de vele lege kolommen werd er besloten om de fact tabel op te

splitsen in twee. In de eerste zouden alle gegevens komen dat uit de databank komen, deze gegevens hebben

9 Een tabel met alle cijfers in en linken naar de dimensies. In het geval van kaarten was dit meestal het aantal

kaarten.


2013-2014

Simon Martens

28

praktisch allemaal dezelfde dimensies.

In de tweede zouden alle gegevens komen dat uit de Excel-bestanden komen, deze gegevens hebben allemaal

verschillende dimensies.

Ook werd er besloten om de KPI’s niet meer te berekenen maar om alle gegevens op te halen. Door het ophalen

van alle gegevens is het datamodel veel flexibeler aangezien KPI’s eenvoudig toegevoegd en aangepast kunnen

worden zonder nieuwe gegevens op te moeten halen. Indien de KPI’s direct berekend worden is dit niet meer

mogelijk aangezien ze al berekend zijn.

Na dit kort uit te testen werd al snel duidelijk dat dit ook veel te zwaar was. Het laden van alle gegevens zorgde

voor vele tientallen miljoenen lijnen wat dus weer voor problemen zorgde.

KPI’s berekenen en samenplaatsen in twee fact tabellen

Doordat de vorige manier ook te zwaar was, werd er besloten om alle KPI’s toch te berekenen zoals in het begin.

Maar in tegenstelling tot de eerste manier werden er twee fact tabellen gebruikt waardoor er veel minder lege

velden waren. Dit bleek al snel een succes te zijn en werd vervolgens gebruikt tot de laatste week van de stage.

Figuur 14: Datamodel met twee fact tabellen

KPI’s berekenen en alles samenplaatsen in één fact tabel met zelfde benaming kolommen

In de laatste week van de stage besloot men dat er toch eens geprobeerd moet worden om de twee fact tabellen

samen te steken aangezien twee tabellen toch wel vreemd is.

Dit ging alleen gaan indien alle kolommen van de Excel fact tabel dezelfde benamingen hadden dan de kolommen

in de databank fact table. Indien deze niet hetzelfde waren ontstond hetzelfde probleem als ervoor met teveel

legen velden.

Na goed na te denken over de benamingen en alles samen te plaatsen bleek dat dit net ging. Het dashboard

reageerde iets trager dan ervoor maar het werkte wel. De computer had ook net genoeg geheugen om dit te

draaien. Dit is dus ook het finale datamodel.


2013-2014

Simon Martens

29

Figuur 15: Datamodel met één fact tabel

1.6. DASHBOARDING

Na het opstellen van het datamodel kon er gewerkt worden aan een eerste versie van het dashboard. In het

dashboard wordt het datamodel opgeladen en de verschillende KPI’s geïdentificeerd aan de hand van een

zelfgemaakte kolom. Deze kolom maakt duidelijk over welke gegevens het gaat zodat de grafieken de juiste data

tonen. Voor elke KPI werd er één pagina aan.

Sum({<FileName = {$(vFilterPortefeuille)}>} NO_OF_CARDS)

(vFilterPortefeuille = 'Portefeuille-Debit' )

Door de onervarenheid was het moeilijk om te weten wat de mogelijkheden van Qlikview waren. Zo moest er veel

gezocht worden naar bepaalde instellingen of naar bepaalde manieren om iets te doen.

Een ander probleem was het zoeken naar de meest geschikte grafiek voor een bepaalde KPI. Er zijn veel

verschillende mogelijkheden maar het is belangrijk om de juiste te kiezen, dit neemt veel tijd in beslag maar is zeer

belangrijk.

Een derde probleem was dat de stakeholders teveel dimensies wilden. Dit zorgde ervoor dat er veel te veel

grafieken per KPI moesten gemaakt worden en dat het dashboard niet meer overzichtelijk was. Dit werd opgelost

door het maken van een knop. Indien een gebruiker op deze knop drukt verspringen alle grafieken automatisch

tussen kredietkaarten en debet kaarten. Dit zorgde ervoor dat er maar half zoveel grafieken moesten gemaakt

worden maar creëerde een nieuw probleem.

Indien men een screenshot van de grafiek maakten en deze in een PowerPointpresentatie plaatsten zag men niet

meer of het een grafiek over debet kaarten of over krediet kaarten was. Dit werd opgelost door een variabele in de

titel van de grafiek te zetten dat automatisch veranderd.

='Evolution of the Portfolio - ' & SubField($(vFilterPortefeuille), '-', 2)


2013-2014

Simon Martens

30

Figuur 16: Debit of Credit in titel

Vervolgens werden er grafieken gemaakt die een detailweergave toonden. Deze grafieken geven een detail van de

laatste geselecteerde maand. Hier ontstond ook weer het probleem dat het niet duidelijk was over welke datum

het ging. Daarom werd hier ook weer de datum in de titel geplaatst

Enkel gegevens van laatste maand tonen:

Sum({<FileName = {$(vFilterPortefeuille)}, TYPE -= {'OTS cards'}, DATE = {'$(=Max(DATE))'}>}NO_OF_CARDS)

Datum in de titel van de grafiek tonen:

'Average cards per Marketing Segment - ' & SubField($(vFilterReplacements), '-', 2) & ' ($(=Month(Max(DATE)))/'&

'$(=Max(Year)))'

Figuur 17: Datum in titel

Ten slotte waren er veel problemen bij het gebruik van een drill down group. Dit is iets in Qlikview dat gebruikt kan

worden om een automatische drill down uit te voeren op de grafieken. Stel je hebt een grafiek dat het aantal

kaarten toont per merk. Indien de gebruiker één merk selecteert veranderd de grafiek automatisch en toont hij het

aantal kaarten per kaarttype van dit merk. Dit is handig voor tijdens het analyseren.

Spijtig genoeg zit hier een fout in en werkt dit niet naar behoren. Aangezien dit toch een cruciaal onderdeel is om

een gedetailleerde analyse uit te voeren zonder al te veel verschillende grafieken te maken moest hier een

oplossing voor gevonden worden.


2013-2014

Simon Martens

31

Na lang zoeken is er een manier gevonden. Aan de hand van wat er geselecteerd is veranderd de dimensies in de

grafiek. Dit wil dus zeggen dat we eerst een dimensie hebben met de merken. En indien men één merkt selecteert

veranderd de dimensie in de grafiek naar heet kaarttype.

Figuur 18: Grafiek voor drill down (zonder cijfers) Figuur 19: Grafiek na drill down (zonder cijfers)

Figuur 20: Code achter zelfgemaakte drill down

Voor meer screenshots over het dashboard, zie “Bijlage 11 – PowerPoint Workshop” en “Bijlage 12 – Screenshots

dashboard Cards”.

1.7. WORKSHOPS

Nadat de eerste versie van het dashboard af was, werd het tijd om feedback te krijgen. Daarom werden er

workshops georganiseerd met alle stakeholders van het proces. Deze workshops werden geleid door de process

owner met ondersteuning van de stagiairs. Indien er technische vragen waren moesten de stagiairs deze

beantwoorden.

In het totaal werden er vier workshops georganiseerd, telkens over een ander gedeelte van het dashboard. Tijdens

deze workshops werd er advies gegeven over de getoonde grafieken, werd er een eerste datavalidatie gedaan en

werd er gezocht naar gegevens van KPI’s die nog niet gevonden waren.

Na deze workshops werd er steeds een grote to-do lijst opgesteld met aanpassingen, toevoegingen en

datavalidatie problemen.

Voor enkele takenlijsten dat gemaakt zijn na de workshops, zie ‘Bijlage 8 – TO DO na workshops”.

Voor een presentatie dat gemaakt was voor de laatste workshop, zie “Bijlage – 11 PowerPoint Workshop”.


2013-2014

Simon Martens

32

1.8. PROJECT DOORGEVEN

Eens de stage op een eind begon te lopen werd het tijd om het project klaar te maken om over te geven aan de

rest van het team van ‘Integrated Reporting & Studies’. Dit was noodzakelijk aangezien het project te groot is om

in een korte stage volledig tot in de details af te maken. Het doel van deze stage was om een eerste prototype

klaar te hebben en dit was gelukt. Nu moest ervoor gezorgd worden dat de code mooi gestructureerd was, er

commentaar bij de code stond en de documentatie in orde was.

Het structureren van de code werd als eerste gedaan. Alle code werd nagelezen en werd mooi gestructureerd. Elke

KPI heeft zijn eigen pagina in Qlikview, deze pagina heeft steeds dezelfde structuur gekregen zodat het mooi

leesbaar is. Ook werd er commentaar toegevoegd zodat bepaalde onderdelen duidelijker waren. Dit is cruciaal in

een softwareproject.

Vervolgens werd de documentatie in orde gebracht.

Ten eerste werden alle KPI fiches nagelezen en aangepast indien nodig.

Vervolgens werd de to-do lijst samengevoegd met de to-do lijst van de process owner en aangevuld met nieuwe

taken. Deze to-do lijst is zeer belangrijk aangezien dit ervoor zal zorgen dat de rest van het team perfect weet wat

er nog gedaan moet worden.

Ten derde werd er een document opgesteld waarin voor elke KPI staat wie ervoor verantwoordelijk is, waar de

data gevonden kan worden en opmerkingen voor tijdens het herladen. Dit samenvattend document zal

maandelijks gebruikt worden om te kijken wie ze moeten contacteren indien ze een bepaald Excel-bestand niet

gekregen hebben.

Ten slotte werd er een PowerPointpresentatie gemaakt en gepresenteerd in het Engels. Deze presentatie had als

doel de rest van het team van ‘Integrated Reporting & Studies’ volledig up-to-date te brengen. Deze presentatie

bevatte alle details van het project en er werd extra tijd besteed aan de speciale KPI’s.

Voor de presentatie dat gebruikt werd om het project over te geven, zie “Bijlage 13 – CARDS – hand over”.

2. PROCES: INVEST

De tweede stap van het bepalen van de KPI’s bij het project ‘Kaarten’ was al uitgevoerd voordat de stage begon.

Om dit probleem op te vangen werd de mogelijkheid geboden om deze stap bij te wonen voor een ander project.

De stagiairs kregen de mogelijkheid om een brainstormingsmeeting bij te wonen. Dit was een meeting met alle

stakeholders van het project ‘Invest’. Zij discussieerden vervolgens over de KPI’s dat ze wilden zien en de drill down

mogelijkheden.

Vervolgens werden er een meetings georganiseerd met de dienst marketingdatawarehouse en het BICC, dit zijn

twee diensten die data beheren. Tijdens deze meetings werden de KPI’s en de drill down mogelijkheden overlopen

en werd er gekeken waar deze te vinden zouden zijn. Niet alle KPI’s waren mogelijk.

Voor een lijst van de KPI’s gedefinieerd tijdens de workshop, zie “Bijlage 14 – Dashboard E2E KPIs Invest”.


2013-2014

Simon Martens

33

DEEL 3 – EVALUATIE

1. PRODUCT EVALUATIE

Strengths

• Interactief dashboard

• Veel documentatie

• Gestructureerde code

• Eenvoudig aanpasbaar • Maandelijks herlaadbaar • Veel commentaar in code

Opportunities

• Dashboard structureren zodat het een verhaal verteld

• Samenvattende pagina’s met alle belangrijkste KPI’s

• Gespecialiseerde pagina’s voor bepaalde diensten

• Op server plaatsen en toegankelijk maken voor iedereen binnen het bedrijf

Threats

• Sluit niet aan bij vraag, nog maar 1x feedback gekregen

• Excel-bestanden veranderen van layout

• Te weinig geheugen op computers • Qlikview wordt niet globaal

toegestaan binnen het bedrijf • Rest van het team begrijpt de

code niet

Weaknesses

• Stagiairs vertrekken waardoor veel kennis verloren gaat

• Moet manueel herladen worden

• Qlikview werkt lokaal op de computer en niet op een server

• Qlikview wordt nog niet globaal gebruikt binnen het bedrijf

S W

T O


2013-2014

Simon Martens

34

2. STAGEPROCES EVALUATIE

3.

4.

Strengths

• Duidelijk gedefinieerde taken • Gestructureerde aanpak • Contact met veel verschillende

mensen • Goede begeleiding • Duidelijke takenlijsten opgesteld

Opportunities

• Meer voorbereiding tijdens het 1e semester

• Iets betere begeleiding in het begin

• Sneller om feedback vragen

Threats

• Te weinig tijd

• Te weinig informatie over proces • Te weinig data voor KPI’s • Verkeerde feedback

• Onoplosbare problemen

Weaknesses

• Onervarenheid

• Beperkte kennis over Qlikview

• Beperkte kennis over het proces • Trage start • Te laat feedback gekregen

S W

T O


2013-2014

Simon Martens

35

DEEL 4 - PERSOONLIJK ONTWIKKELINGSPLAN & TOEKOMSTPLANNEN

Tijdens de stage heeft de stagiair zich geconcentreerd op twee algemene competenties en drie IT-competenties.

Door hierop te concentreren hoopt hij op deze specifieke gebieden te verbeteren.

De competenties zijn samen met de stagementor gekozen uit een lijst. Deze algemene competenties zijn gekozen

omdat ze belangrijke werkpunten zijn van de stagiair. De IT-competenties zijn gekozen op basis van

toepasbaarheid binnen het project dat de stagiair zal volbrengen tijdens zijn stage.

1. COMPETENTIES

ALGEMENE COMPETENTIES

1. Actief communiceren in drie talen (mondeling en schriftelijk)

Communiceren in meerdere talen is ongelofelijk belangrijk. Dit komt omdat er in België zowel Nederlands als Frans

gesproken wordt. Dit is vooral aanwezig in Brussel.

Tijdens de stage moest de stagiair samenwerken met veel Franstalige collega’s. Dit had als gevolg dat er vaak

Engels en Frans gesproken moest worden. Afhankelijk met wie er gesproken werd, werd er een andere taal

gebruikt.

Ook tijdens het mailen kwam dit voor, soms werden er mails in het Nederlands gestuurd, anders in het Frans of

Engels. Als de stagiair niet wist welke taal de ontvanger had, schreef hij deze soms in het Engels, Frans en

Nederlands om zeker te zijn.

Alle documentatie moest in het Engels geschreven worden. Dit had als gevolg dat de stagiair op regelmatige basis

woorden moest vertalen aangezien hij specifieke banktermen niet in het Engels kende.

Veel van de workshops waren ook voor een groot gedeelte in het Frans. Dit was vermoeiend aangezien een

vergadering met 15 personen die constant banktermen gebruiken in het Frans toch wel zwaar is. Zo een

vergadering is een goede test voor de kennis in het Frans.

Ten slotte had de stagiair op het einde van de stage een presentatie gemaakt en gepresenteerd volledig in het

Engels. Deze presentatie van meerdere uren had als doel het volledig proces en de werkwijze uit te leggen aan de

rest van het team van ‘Integrated Reporting & Studies’. Zij waren Franstalig en gaan het project verderzetten nadat

de stage afgelopen is.

Dankzij deze constant wisseling tussen talen en het actief gebruiken van verschillende talen is de taalvaardigheid

van de stagiair sterk vooruit gegaan. De kennis in de talen is niet zo sterk verbeterd, maar het zelfvertrouwen om

in een andere taal te communiceren is sterk verhoogt. Uiteindelijk is het niet erg als er enkele fouten in de zin

zitten, zolang de boodschap duidelijk is.


2013-2014

Simon Martens

36

2. Vlot functioneren in een professionele (internationale) omgeving

Aangezien het de eerste keer was dat de stagiair in een professionele omgeving terecht kwam was het zeer

belangrijk om vlot te integreren en functioneren binnen deze omgeving. De stagiair wilde deze competentie volgen

aangezien de stagiair weet dat hij terughoudend en verlegen kan zijn in een onbekende omgeving.

De stagiair had twee problemen, ten eerste had hij moeite met het stellen van vragen.

In het begin was de stagiair terughoudend en had hij problemen met het stappen naar collega’s met vragen.

Telkens dacht hij dat hij de collega zou storen en bleef hij zelf zoeken naar een antwoord. Dit zorgde er soms voor

dat hij te lang vast bleef hangen op een probleem.

Na enkele weken besloot hij dat hij zijn gedrag moest aanpassen aangezien dit niet productief was. Hij besloot om

een mail naar de personen dat hij het meeste moest contacteren te sturen met de vraag hoe ze het liefste een

vraag kregen. Sommige personen kregen een vraag liever per mail zodat ze konden antwoorden wanneer ze tijd

hadden, andere personen hadden liever dat er langs gegaan werd zodat het probleem duidelijk uitgelegd kon

worden.

Ten tweede had de stagiair moeite met het scheiden van werk en plezier. Vanaf het moment hij aankwam op het

werk, tot hij vertrok, was de stagiair bezig met zijn werk. Soms nam hij even pauze om iets te gaan drinken en even

rond te wandelen maar nooit was er tijd voor een beetje plezier.

Ook als hij naar iemand toe ging om iets te vragen nam hij nooit de tijd om even te vragen hoe het met die

persoon ging.

Dit gedrag zorgde ervoor dat hij stijf en niet zo sympathiek overkwam. Het heeft verschillende weken geduurd

voor de stagiair doorhad dat dit een probleem was en vanaf het moment hij het doorhad begon hij er actief aan te

werken. Dit zorgde er niet alleen voor dat de collega’s hem liever hadden, maar zorgde er ook voor dat werken

aangenamer werd. Vanaf dit moment was hij echt een deel van het team, een collega.

IT-COMPETENTIES

1. Informatiebehoefte van een organisatie gestructureerd en overzichtelijk weergeven, gebruik makend van

analyse- en modelleringstechnieken

Het doel van het project is het weergeven van zoveel mogelijk informatie over het proces ‘Kaarten’. Dit werd

gedaan aan de hand van Qlikview, een tool om alle gegevens samen te brengen in één datamodel en vervolgens te

tonen in een overzichtelijke dashboards.

Een belangrijk onderdeel van het project is het analyseren van wat de stakeholders precies willen. Om dit te

identificeren werden er in het begin van het project brainstormingworkshops georganiseerd. Deze workshops

hadden als doel na te denken over het toekomstig dashboard en dromen over de grafieken en dimensies dat ze

wilden zien.

Na deze workshops werden de behoeften samengevat in één groot document. Dit document werd vervolgens

gebruikt om de vooruitgang van het project te volgen.


2013-2014

Simon Martens

37

Vervolgens moesten de stagiairs alle gevraagde KPI’s documenteren in KPI fiches. Deze fiches bevatten

gedetailleerde informatie over de KPI’s. Indien er in de toekomst vragen zijn over een KPI zal men naar deze fiches

terugkeren voor een antwoord.

Ten slotte nadat een eerste versie van het dashboard klaar was, werd deze tijdens workshops gepresenteerd aan

de stakeholders. Deze konden vervolgens advies geven over de manier waarop de informatie weergegeven werd

en op de juistheid van de gegevens.

2. Gegevens verzamelen, opslaan en ter beschikking stellen zodat deze op een correcte en gebruiksvriendelijke

manier kunnen worden opgevraagd

Binnen een groot bedrijf waar meerdere mensen aan hetzelfde project werken is het belangrijk dat men alles op

een correcte manier bijhoudt. Indien iemand ziek wordt of vertrekt zou het voor de rest van het team geen

probleem moeten zijn om zijn werk over te nemen.

Dit was een belangrijk aandachtspunt aangezien de stage maar 60 werkdagen liep. Dit wil dus zeggen dat andere

mensen van het team dit project zullen moeten overnemen.

Binnen het stagebedrijf gebruiken ze een netwerkschijf om alle gegevens op te slaan. Dit heeft als voordeel dat

iedereen van het team toegang heeft tot deze netwerkschijf waar voor elk project een eigen folder op staat. In elk

van deze folders zit dezelfde structuur van sub folders. Zo bestond er een sub folder voor de Qlikview applicaties,

de QVD-bestanden en de documentatie.

Doordat elk project exact dezelfde structuur van folders had was het zeer eenvoudig om andere projecten te

bekijken.

Ook bestond er een naamconventie voor de KPI fiches. Door deze conventie zorgde ervoor dat het terugvinden van

een bepaalde KPI fiche zeer eenvoudig was.

Door deze ervaring heeft de stagiair geleerd dat niet alleen een goede naamconventie belangrijk is, maar dat een

goede structuur van de folders ook belangrijk is.


2013-2014

Simon Martens

38

3. Op een adequate wijze IT-oplossingen configureren, beveiligen en aanpassen zodat deze beantwoorden aan

de veranderende behoeften van de organisatie

Tijdens het programmeren is het zeer belangrijk om ervoor te zorgen dat de code leesbaar en begrijpbaar is. Dit is

niet alleen belangrijk zodat de rest van het team de code begrijpt, maar is ook belangrijk indien er aanpassingen

moeten gebeuren.

Daarom heeft de stagiair ervoor gezorgd dat alle code gestructureerd is, duidelijk geschreven is en commentaar

bevat. Dankzij deze aanpassingen is het veel eenvoudiger om veranderingen door te voeren.

De reden dat er gewerkt wordt met een datagenerator en een datamodeler is omdat er eenvoudig kleine

aanpassingen aan de data gedaan kunnen worden. Dit is belangrijk aangezien de stakeholders van het proces

regelmatig kleine veranderingen willen zoals naamsveranderingen en vertalingen.

Nadat een eerste versie van het dashboard klaar was werden er workshops georganiseerd. Deze workshops

hadden als doel het resultaat te tonen aan de stakeholders van het project zodat we het resultaat kunnen

aanpassen aan hun behoeften. Deze wisselwerking tussen de stakeholders zorgde voor een beter en

gebruiksvriendelijker resultaat dat in lijn ligt met hun verwachtingen.

2. TOEKOMSTPLANNEN

Voor de start van de stage had de stagiair al een goed idee wat hij in de toekomst wil gaan doen. Dit idee is alleen

maar versterkt dankzij deze stage. Het idee van tussen de business en de IT in te zitten is interessant. Door hier

tussen te zitten leer je beide werelden kennen en kan je beide werelden helpen aligneren.

Nadat de stagiair zijn bachelorsdiploma in de Toegepaste Informatica heeft wil hij verder studeren. Als master wil

hij informatiemanagement doen. Deze opleiding ligt volledig in lijn met de stage en toekomstplannen en zal helpen

bij het leren kennen van de business. Ook zal deze master meer inzicht geven over het beheren van data.


2013-2014

Simon Martens

39

DEEL 5 – CONCLUSIE

De stage was een unieke kans om een eerste smaak te krijgen van het bedrijfsleven. Deze 60 werkdagen gaven de

mogelijkheid om een volledig project rond business intelligence uit te voeren. Dit was een kans om met beide

armen te grijpen en veel bij te leren. De mogelijkheid om een project zoals dit zelfstandig van het begin tot het

einde uit te voeren is buitengewoon. Het komt niet vaak voor dat een stagiair een project zelfstandig mag

uitvoeren dat daadwerkelijk gebruikt gaat worden door het management en topmanagement binnen een groot

bedrijf.

De voorbereiding tijdens het eerste semester sloot perfect aan op de stage en was zelfs noodzakelijk. Zonder deze

voorbereiding zou de stage praktisch onmogelijk geweest zijn en zou er nu geen werkend prototype beschikbaar

zijn.

De process owner was tevreden over de manier het project gelopen was, de samenwerking en het resultaat.

De samenwerking met het team van ‘Integrated Reporting & Studies’ en met de andere mensen binnen het bedrijf

ging uitstekend. Iedereen was zeer vriendelijk en behulpzaam en beantwoorden alle vragen. Dit maakte

samenwerken aangenaam.

Tijdens de presentatie om het project over te geven aan de rest van het team merkten ze op dat er iets op een

specifieke manier gedaan werd dat ze niet wisten dat mogelijk was. Dankzij dit konden ze een probleem in een

ander project oplossen waarmee ze al langer zaten.

Aangezien BNP Paribas Fortis zelf nog maar een jaar met Qlikview werkt kon er meegebouwd worden aan iets

nieuws.

Deze stage was inspirerend en heeft als persoonlijk gevolg dat de toekomst glashelder is en de levensloop na de

bachelorsopleiding Toegepaste Informatica besloten is.


2013-2014

Simon Martens

40

LITERATUURLIJST

BALDUYCK, M. (2012, 05 04). Foto van logo BNP Paribas Fortis. Opgehaald van www.hbvl.be:

http://www.hbvl.be/nieuws/economie/aid1166106/bnp-paribas-fortis-wint-weer-klanten.aspx

BNP Paribas Fortis. (2013). Interne slides . Interne bedrijfspresentatie. BNP Paribas Fortis.

BNP Paribas Fortis. (2013). Powerpoint Integrated Reporting & Studies | Roadmap 2013. BNP Paribas Fortis.

BNP Paribas Fortis. (2014). Domain-discovery.ppt. Daily Banking Cash & Cards - Domain discovering. BNP Paribas

Fortis.

BNP Paribas Fortis. (sd). Over ons. Opgehaald van www.bnpparibasfortis.com:

http://www.bnpparibasfortis.com/en/pid1898/about-us.html

Hogeschool-Universiteit Brussel. (2014). Stagehandleiding 2013-2014. Hogeschool-Universiteit Brussel.

Martens, S. (2013). Bachelorproef - Voorbereiding stage en Doodle8.


2013-2014

Simon Martens

41

BIJLAGEN

BIJLAGE BESCHRIJVING

Bijlage 1 – Wekelijkse stageverslagen Dit zijn de wekelijkse stageverslagen gemaakt door de

stagiair op het einde van elke week.

Bijlage 2 – Timesheets Dit zijn de wekelijkse timesheets gemaakt door de

stagiair doorheen elke week.

Bijlage 3 – Bedrijfsstructuur en organigram Dit is een zelfgemaakte bedrijfsstructuur en een

organigram van de stageplaats.

Bijlage 4 – Databankmodel voor debet kaarten Dit zijn de tabellen van de databank voor debet

kaarten.

Bijlage 5 – KPI Fiche Dit is een voorbeeld van een KPI Fiche

Bijlage 6 – KPI Origin List Dit is een lijst van alle KPI’s met de verantwoordelijke.

Bijlage 7 – TO DO v1 Dit is een takenlijst van wat er nog gedaan moet

worden.

Bijlage 8 – TO DO na workshops Dit zijn twee takenlijsten dat gemaakt zijn na

workshops.

Bijlage 9 – TO DO for the business and marketing Dit is een takenlijst gemaakt voor de business en de

marketing.

Bijlage 10 – Enkele stukken code Dit zijn enkele stukken code.

Bijlage 11 – PowerPoint workshop Dit is een presentatie van één van de workshops.

Bijlage 12 – Screenshots dashboard Cards Dit zijn enkele screenshots van oude versies van het

dashboard.


2013-2014

Simon Martens

42

Bijlage 13 – CARDS - Hand over Dit is een presentatie gemaakt om het project over te

geven aan de rest van het team.

Bijlage 14 – Dashboard E2E KPIs Invest Dit zijn de dimensies en KPI’s die men gevonden heeft

tijdens de brainstormingsworkshop over invest.

Bijlage 15 – Presentatie stage Dit is de presentatie over de stage.

stagedocumentatie - typepad...integrated reporting & studies heeft verschillende taken die...

Documents