standar layanan perpustakaan iain...
TRANSCRIPT
i
STANDAR LAYANAN PERPUSTAKAAN
IAIN PURWOKERTO
PERPUSTAKAAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO
2017
ii
STANDAR PELAYANAN PERPUSTAKAAN
IAIN PURWOKERTO
TIM PENYUSUN
Penanggung Jawab
Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag
Ketua
Aris Nurohman, S.H.I., M.Hum
Anggota
Yulika Setyo Wulandari, S.Hum
Indah Wijayanti, S.Sos.
Ulfah Rully Hastuti, A.Md,
Luthfi Mu’amar, Z.A.
Penerbit
Perpustakaan
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto
Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624, Fax.
0281-636553
All Right Reserved
Hak Cipta dilindungi Undang-undang
iii
KATA PENGANTAR
Perpustakaan merupakan sarana pendidikan nonformal dan
informal, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar
bangku sekolah maupun juga tempat belajar dalam lingkungan
pendidikan sekolah. Dalam hal ini, yang berkaitan dengan
pendidikan nonformal ialah perpustakaan umum, sedangkan yang
berkaitan dengan pendidikan informal ialah perpustakaan sekolah
dan perpustakaan perguruan tinggi.
Tujuan perpustakaan memberikan pelayanan kepada para
pembaca, agar bahan pustaka yang telah diolah dan di kumpulkan
dengan baik dapat sampai ketangan pembaca, bahan-bahan
pastaka yang di kumpulkan terutama di maksudkan agar dapat di
pakai oleh pengguna.sedangkan maksut diadakan pengolahan yaitu
untuk mempermudah pencarian suatu bahan pustaka sesuai yang di
kehendaki pengguna.
Pelayanan merupakan unsur utama dalam pencapaian suatu
keberhasilan organisasi perpustakaan disebabkan bagian inilah
yang berhubungan langsung dengan pengguna dalam penyebaran
informasi serta pemanfaatan jasa dan fasilitas yang ada di
perpustakaan. Banyak argumentasi yang menyatakan bahwa
layanan perpustakaan merupakan titik sentral kegiatan
perpustakaan. Dengan kata lain, perpustakaan identik dengan
layanan karena tidak ada perpustakaan jika tidak ada kegiatan
layanan.
Purwokerto, April 2017
Penyusun,
Aris Nurohman, S.H.I., M.Hum
v
DAFTAR ISI
Hal
HALAMAN JUDUL ........................................................................... i
TIM PENYUSUN ............................................................................. ii
KATA PENGANTAR ........................................................................ iii
SK REKTOR .................................................................................. iv
DAFTAR ISI .................................................................................... v
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ...................................................................... 1
B. Visi UPT Perpustakaan .......................................................... 1
C. Misi UPT Perpustakaan ......................................................... 1
D. Motto ..................................................................................... 2
BAB II STANDAR PELAYANAN
A. Dasar Hukum ........................................................................ 3
B. Syarat Layanan ..................................................................... 3
C. Jadwal Layanan .................................................................... 4
D. Jenis Layanan ....................................................................... 4
E. Sistem, Mekanisme, dan Prosedur Layanan .......................... 4
F. Jangka Waktu Pelayanan ...................................................... 5
G. Biaya/Tarif ............................................................................. 6
H. Produk-produk Layanan ........................................................ 7
I. Fasilitas Layanan .................................................................. 7
J. Kompetensi Pelaksana .......................................................... 9
K. Pengawas Internal ............................................................... 10
L. Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan ................... 10
M. Jaminan Pelayanan ............................................................ 11
N. Evaluasi Kinerja Pelaksana ................................................. 12
BAB III PENUTUP ......................................................................... 14
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Unit pelaksana teknis (UPT) Perpustakaan sebagai satu
unit penunjang perguruan tinggi Institut Agama Islam Negeri
Purwokerto mempunyai tugas melaksanakan pelayanan,
pembinaan dan pengembangan kepustakaan, mengadakan
kerjasama antar perpustakaan, mengendalikan, mengevaluasi
dan menyusun laporan kepustakaan.
UPT Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala yang
diangkat oleh Rektor dan berada dibawah dan
bertanggungjawab kepada Wakil Rektor Bagian Akademik dan
Pengembangan Lembaga. Sejalan dengan visi misi institusi dan
juga visi misi perpustakaan terkait dengan kualitas layanan
prima kepada pemustaka, maka perlu dirumuskan strategi
internal yang memberikan arah pencapaiannya.
Dengan tugas utama adalah pelayanan informasi kepada
sivitas akademik, maka UPT Perpustakaan perlu memiliki
standard layanan yang disebut dengan Standar Layanan
Perpustakaan. Standard Layanan Perpustakaan adalah
pedoman tentang pokok-pokok layanan yang harus terpenuhi,
dilaksanakan sebaik-baiknya dengan target pencapaian yang
terukur dan realistis.
B. Visi UPT Perpustakaan
“Di tahun 2035, UPT Perpustakaan IAIN Purwokerto menjadi
perpustakaan perguruan tinggi yang mampu memenuhi standar
nasional dan internasional serta unggul dan Islami dalam
mewujudkan masyarakat yang berkeadaban”.
C. Misi UPT Perpustakaan
1. Mengembangkan dan meningkatkan kualitas pengelolaan
dan pelayanan koleksi;
2
2. Memaksimalkan sumber daya perpustakaan dalam
menunjang pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi;
3. Menumbuhkan budaya baca dan menanamkan pondasi
literasi informasi;
4. Membangun kerjasama bidang informasi dan
keperpustakaanan.
D. Motto
Motto UPT Perpustakaan IAIN Purwokerto adalah:
“Melayani Pemustaka Dengan Layanan Berstandar dan Prima”.
3
BAB II
STANDAR PELAYANAN
A. Dasar Hukum
1. Undang-Undang RI Nomo 43 Tahun 2007 Tentang
Perpustakaan;
2. Undang-Undang RI Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Layanan
Publik;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2011 Tentang
Implementasi UU RI Nomor 43 Tahun 2007;
4. PMA nomor 3 tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja
IAIN Purwokerto;
5. PMA Nomor 61 Tahun 2016 Tentang STATUTA IAIN
Purwokerto;
6. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional RI tentang Standar
Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi nomor 13 tahun
2017;
7. Keputusan Rektor IAIN Purwokerto Tentang Jam Pelayanan
Perpustakaan.
B. Syarat Layanan
Syarat Spesifik
1. Pemustaka adalah anggota sivitas akademik IAIN
Purwokerto yang masih aktif dibuktikan dengan keterangan,
atau informasi lain yang menerangkan yang bersangkutan
adalah masih aktif.
Syarat Umum
1. Pemustaka adalah semua pengunjung yang datang ke
perpustakaan IAIN Purwokerto
2. Pemustaka adalah pengunjung yang ingin memanfaatkan
layanan informasi perpustakaan.
4
C. Jadwal Layanan
Perpustakaan IAIN Purwokerto memberikan layanan kepada
pengguna atau pemustaka sebanyak 54 jam/minggu. Adapun
jam layanan secara rinci adalah sebagai berikut (i) Senin-Kamis
melayani mulai jam 07.45-19.00 dengan waktu istirahat jam
12.00-13.00, (ii) Jumat buka mulai jam 08.00-16.00 dengan
waktu istirahat antara jam 11.30-13.00, dan (iii) Sabtu melayani
mulai jam 09.00-15.00 (tanpa waktu istirahat).
D. Jenis Layanan
Pemustaka mendapat layanan peminjaman buku dengan
ketentuan sebagai berikut:
1. mahasiswa jenjang S.1 dapat meminjam bahan pustaka
sekali pinjam sebanyak 5 judul buku selama 7 hari kerja,
2. untuk keperluan ujian munaqasyah skripsi mahasiswa dapat
meminjam bahan pustaka sebanyak-banyaknya 40 judul
buku selama 7 hari kerja,
3. mahasiswa jenjang S.2 dapat meminjam bahan pustaka
sekali pinjam sebanyak 10 judul buku selama 7 hari kerja,
4. untuk keperluan ujian munaqasyah tesis mahasiswa dapat
meminjam bahan pustaka sebanyak-banyaknya 60 judul
buku selama 7 hari kerja,
5. dosen dapat meminjam bahan pustaka sekali pinjam
sebanyak 10 judul buku selama 7 hari kerja.
E. Sistem, Mekanisme, dan Prosedur Layanan
Sistem layanan informasi perpustakaan menggunakan
sistem layanan terbuka (open acces), yaitu pemustaka dapat
mengakses langsung informasi di koleksi. Untuk menemukan
informasi/ koleksi yang dicarinya, pemustaka disediakan alat
penelusuran berupa mesin pencari (search engine) OPAC
(Online Public Access Catalog) maupun alat bantu lainnya
berupa indeks.
5
Mekanisme layanan yang disediakan menggunakan
layanan langsung dan tidak langsung, yaitu: 1) Pemustaka
datang sendiri ke Perpustakaan dan atau 2). Pemustaka
menyampaikan pesanan melalui elektronik berupa email,
whatsapp, facebook, dan SMS.
Prosedur layanan bagi pemustaka yang datang ke
perpustakaan telah disusun dalam bentuk Standar Operasional
Prosedur (SOP) Perpustakaan yang terdiri dari:
1. SOP Layanan Informasi
2. SOP Layanan Peminjaman Loker
3. SOP Layanan Pengembalian Koleksi/eksmeplar
4. SOP Layanan Perpanjangan Koleksi/eksemplar
5. SOP Layanan Peminjaman Mandiri Koleksi
6. SOP Layanan peminjaman untuk munaqosah
7. SOP Layanan Validasi Peminjaman
8. SOP Layanan Bookless Library
9. SOP Layanan Repository
10. SOP Layanan Keluhan Pemustaka
11. SOP Layanan Serah Simpan Karya Ilmiah
12. SOP Layanan Bebas Pustaka
13. SOP Layanan Baca
14. SOP Layanan Penggunaan Ruang study Carrell
15. SOP Layanan Referensi
16. SOP Layanan Audio Visual
17. SOP Layanan Penelusura Koleksi
18. SOP Layanan Terbitan Berkala
19. SOP Layanan foto kopi
20. SOP Layanan Kunjungan non Anggota
21. SOP Layanan keanggotaan
F. Jangka Waktu Pelayanan
Permintaan layanan oleh pemustaka yang datang ke
perpustakaan dikategorikan dari jenis layanan yaitu:
6
1) Layanan Informasi = 2 menit
2) Layanan Peminjaman Loker = 0,5 menit
3) Layanan Pengembalian Koleksi/ eksemplar = 2,5 menit
4) Layanan Perpanjangan Koleksi/eksemplar = 2,5 menit
5) Layanan Peminjaman Mandiri Koleksi/
eksemplar
= 2 menit
6) Layanan peminjaman untuk munaqosah = 3 menit
7) Layanan Validasi Peminjaman/eksemplar = 0,3 menit
8) Layanan Bookless Library = Tentative
9) Layanan Repository = 15 menit
10) Layanan Keluhan Pemustaka = 15 menit
11) Layanan Serah Simpan Karya Ilmiah = 15 menit
12) Layanan Bebas Pustaka = 10 menit
13) Layanan Baca = Tentative
14) Layanan Penggunaan Ruang study Carrell = 2 menit
15) Layanan Referensi = Tentative
16) Layanan Audio Visual = Tentative
17) Layanan Penelusuran Koleksi = Tentative
18) Layanan Terbitan Berkala = Tentative
19) Layanan foto kopi = 1 hari, 6
menit
20) Layanan Kunjungan non Anggota = 5 menit
21) Layanan keanggotaan = 30 menit
G. Biaya/ Tarif
Secara umum tarif layanan pemustaka di perpustakaan
adalah nol rupiah, kecuali untuk bagian-bagian layanan tertentu
yang mengeluarkan biaya, diantaranya:
1. Layanan foto kopi, sebesar Rp. 333,- rupiah/lembar
2. Layanan kunjungan non anggota, sebesar Rp. 1.000,-
rupiah/ hari/ orang.
7
H. Produk-produk Layanan
1. Layanan Informasi
2. Layanan Peminjaman Loker
3. Layanan Pengembalian Koleksi/eksmeplar
4. Layanan Perpanjangan Koleksi/eksemplar
5. Layanan Peminjaman Mandiri Koleksi
6. Layanan peminjaman untuk munaqosah
7. Layanan Validasi Peminjaman
8. Layanan Bookless Library
9. Layanan Repository
10. Layanan Keluhan Pemustaka
11. Layanan Serah Simpan Karya Ilmiah
12. Layanan Bebas Pustaka
13. Layanan Baca
14. Layanan Penggunaan Ruang study Carrell
15. Layanan Referensi
16. Layanan Audio Visual
17. Layanan Penelusura Koleksi
18. Layanan Terbitan Berkala
19. Layanan foto kopi
20. Layanan Kunjungan non Anggota
21. Layanan keanggotaan
I. Fasilitas Layanan
Sarana yang dibutuhkan untuk menunjang layanan
pemustaka adalah sebagai berikut:
1. Perangkat Komputer lengkap
2. Server
3. Akses point dan WIFI
4. Switch Hub dan kabel data
5. Televisi
6. CCTV
7. Meja layanan
8. Mebelair
8
9. Meja-kursi baca
10. Meja kursi diskusi
11. Meja kursi rapat
12. Koleksi
13. Rak koleksi
14. Magnetic Activator
15. Magnetic Deactifator
16. Anti thieve Gate
17. Kursi tunggu
18. Kursi tamu
19. Loker
20. Mesin pengatur suhu ruangan
21. Keamanan (safety tools)
22. Lift barang dan difabel
23. Papan/banner penunjuk ruang/layanan/ informasi
24. Alat kebersihan
25. Audio-Visual Player
26. Lemari data
27. Lemari dokumen
28. Alat Pemotong kertas
29. Alat penjilid dokumen
30. Scanner
31. Printer
32. LCD
33. Laptop
34. Alarm tanda bahaya
35. Software aplikasi PDF creator (Acrobat)
36. Software aplikasi User Information System
37. Software aplikasi Sistem Layanan
38. Software bookless library
39. Software aplikasi repository digital
40. Dan yang lainnya menyesuaikan dengan kebutuhan dan
perkembangan teknologi
9
J. Kompetensi Pelaksana
Pelaksana layanan pemustaka harus memenuhi
kualifikasi pendidikan dan atau pengalaman serta keterampilan
yang dimiliki melalui pelatihan atau kursus tertentu sesuai
dengan bidang kerja atau tugas dan tanggungjawabnya.
Berikut adalah staf di UPT Perpustakaan berdasarkan
bidang pendidikan dan atau pengalaman serta keterampilan
yang dimiliki melalui pelatihan atau kursus baik terstruktur
maupun tidak tersetruktur:
No Nama Pendidikan Kompetensi
1 Aris Nurohman S2 Ilmu
Perpustakaan
Pustakawan/Kepala
2 Indah Wijaya A S1 Ilmu
Perpustakaan
Referensi, FC,
Repository
3 Kholidah
Rahwamati
S1 PAI Kerumahtanggaan,
Inventaris
4 Kristiarso S1 Sain Kerjasama, TIK,
Resoruces
5 Ulfah Rulli H D3 Ilmu
Perpustakaan
Pengolahan, Seleksi
6 Emy Damayanti S1 Ilmu
perpustakaan
Preservasi
7. Yulika Setyo W S1 Ilmu
Perpustakaan
Administrasi, Seleksi
8 Nisa Un Najja S1 Ilmu
Perpustakaan
Layanan
Pemustaka,
Pengadaan
9 Rintis Hardini S1 Ilmu
Perpustakaan
Layanan Pemustaka
10 Alfa Riza N S1 HES Layanan
Pemustaka,
Pengadaan.
11 Intan Nur Azizah S1 PAI Layanan dan Admin
10
Pemustaka,
12 Restu Umar F D2 Ilmu
Perpustakaan
Informasi dan
Humas, loker
13 Imam Supriyono SMA Layanan Pemustaka
14 Aziz Mujahidin SMA Layanan Pemustaka
15 Sumarseno SMA Tenaga Lapangan,
16 Khulqian Afif SMA Tenaga Lapangan,
K. Pengawas Internal
Pengawasan internal dilakukan terhadap pelaksanaan
tugas-tugas dan tanggungjawab yang diemban oleh staf
perpustakaan. DIlakukan secara berjenjang, yaitu, Staf
perpustakaan diawasi oleh kepala perpustakaan, kepala
perpustakaan diawasi oleh Wakil Rektor bidang Akademik.
L. Penanganan Pengaduan, Saran, dan Masukan
Perpustakaan menyediakan sarana pengaduan, saran
dan masukan melalui formulir/blangko keluhan yang disediakan
di tiap titik-titik layanan, sehingga pemustaka dapat
menyampaikan pengaduan atas ketidak puasan layanan yang
diterima, memberikan saran atau masukan kepada
perpustakaan. Selain itu, pemustaka juga dapat menyampaikan
keluhan, saran atau masukan melalui system komunikasi
elektronik yang disediakan baik melalui email perpustakaan
dengan alamat [email protected], atau melalui whatsapp
081391391406.
Surat pengaduan/keluhan, saran/masukan baik tertulis
maupun elektronik akan diolah dan dianalisis oleh kepala UPT
Perpustakaan. Langkah tindak lanjut secara umum akan segera
dilakukan secepat mungkin. Adapun prosedur Penanganan
pengaduan adalah sebagai berikut:
1. Surat pengaduan/ keluhan, saran/ masukan masuk melalui:
a. Surat tertulis: Dilanjutkan ke Kepala perpustakaan untuk
dianalisis dan ditentukan tingkat kategori suratnya,
11
kemudian rencana tindak lanjutnya berupa balasan surat
dan atau reaksi cepat dalam rangka upaya kuratif,
preventif, maupun progresif.
b. Surat elektronik: Dilanjutkan ke Kepala perpustakaan
untuk dianalisis dan ditentukan tingkat kategori suratnya,
kemudian rencana tindak lanjutnya berupa balasan surat
dan atau reaksi cepat dalam rangka upaya kuratif,
preventif, maupun progresif.
c. SMS/Whatsapp Dilanjutkan ke Kepala perpustakaan
untuk dianalisis dan ditentukan tingkat kategori suratnya,
kemudian rencana tindak lanjutnya berupa balasan surat
dan atau reaksi cepat dalam rangka upaya kuratif,
preventif, maupun progresif.
d. Tatap muka langsung: Dilanjutkan ke Kepala
perpustakaan untuk dianalisis dan ditentukan tingkat
kategori suratnya, kemudian rencana tindak lanjutnya
berupa balasan surat dan atau reaksi cepat dalam
rangka upaya kuratif, preventif, maupun progresif.
2. Pengaduan pemustaka kemudian didokumentasikan oleh
bagian administrasi unit, untuk diarsip dengan jangka waktu
retensi 1 tahun.
3. Apabila pengaduan tergolong sangat penting dan berat,
maka penanganannya akan berkoordinasi dengan
unit/bagian lain yang terkait dengan terlebih dahulu dibahas
dan mendapat persetujuan dari wakil rektor bidang
akademik.
4. Target penyelesaian pengaduan dalam kurun satu tahun
adalah 85% tuntas dari total 100% pengaduan yang diterima.
M. Jaminan Pelayanan
UPT Perpustakaan IAIN Purwokerto menjamin kepastian
layanan yang diberikan sesuai dengan kualitas dan waktu yang
dijanjikan. Jika UPT Perpustakaan tidak dapat memberikan
layanan yang sesuai dengan yang dijanjikan, maka UPT
12
perpustakaan akan memberikan kopensasi berupa ballpoint
kepada pemustaka bersangkutan.
N. Evaluasi Kinerja Pelaksana
1. Evaluasi dilakukan oleh Tim yang dibentuk oleh Kepala UPT
Peprustakaan.
2. Laporan bulanan disampaikan dari tiap-tiap bagian
pengemban amanat tugas dan tanggungjawab melalui forum
rapat rutin bulanan.
3. Laporan Tahunan dibuat dan disampaikan kepada Rektor Cq.
Wakil Rektor 1
4. Evaluasi kinerja dilakukan melalui:
a. Angket kepuasan pemustaka yang disiapkan di tiap meja
layanan
Angket yang sudah diisi diserahkan ke bagian
administrasi dokumen untuk didata dan rekap tiap bulan,
kemudian dilaporkan ke kepala UPT Perpustakaan.
b. Angket kebutuhan pemustaka yang disiapkan tiap
semester
Angket yang sudah diisi diserahkan ke bagian pengadaan
untuk didata dan catat kemudian laporkan ke kepala UPT
Perpustakaan.
c. Blangko Keluhan pemustaka yang disiapkan di tiap meja
layanan.
Blangko yang sudah diisi diserahkan kebagian
administrasi dokumen untuk didata dan catat kemudian
diteruskan ke kepala UPT Perpustakaan.
5. Hasil analisis angket akan disajikan dalam bentuk indeks
kepuasan pemustaka
6. Hasil analisis angket kebutuhan akan disajikan dalam bentuk
daftar usulan pemustaka.
7. Hasil analisis blangko keluhan akan disajikan dalam bentuk
tindakan kuratif, preventif, dan progressif untuk menjaga
kepuasan pemustaka.
13
8. Untuk menjaga tingkat kepuasan layanan pemustaka maka
dibuat rencana tindak lanjut secara terpadu.
9. Target capaian indeks kepuasan layanan minimal adalah 75%
14
BAB III
PENUTUP
Standar layanan pemustaka ini menjadi pedoman bagi
penyelenggaraan pelayanan oleh UPT Perpustakaan IAIN
Purwokerto. Komitmen kami, melayani pemustaka harus sesuai
standard dan memberikan kepuasan yang prima, sehingga akan
meningkatkan keterpakaian secara berkualitas sumber daya
informasi di perpustakaan. Bukan sekedar keterpakaian kuantitas,
tetapi juga keterpakaian kualitas. Artinya pemustaka akan sangat
membutuhkan perpustakaan terutama dalam rangka mewujudkan
tridharma perguruan tinggi, pengembangan karir dan juga khasanah
pengetahuann cultural dan rekreatif.