standar operating procedure (sop) bidang ...4.1. mata kuliah tesis/disertasi adalah tugas akhir...

STANDAR OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKADEMIK

PROGRAM PASCASARJANA

UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA

MAKASSAR

2018

1. SOP

PENGISIAN KRS

PPs - UMI

PROSEDUR MUTU

PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI (KRS)

NOMOR DOKUMEN

PM/01/AKAD/PPs-UMI

NOMOR REVISI

1

HALAMAN

1/1

Ditetapkan Oleh Direktur PPs-UMI

Prof. Dr. Baharuddin S.

NIPs. 102 86 0205

I. TUJUAN

Prosedur ini menetapkan tata cara pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)

di lingkungan program pasca pascasarjana universitas muslim indonesia

II. RUANG LINGKUP

Lingkup prosedur ini meliputi prosedur pengisian KRS secara online oleh

mahasiswa hingga mahasiswa mendapatkan KRS tercetak yang

disahkan oleh Asisten Direktur I.

III. REFERENSI

3.1. Keputusan Rektor Universitas Muslim Indonesia Nomor 1 Tahun

2014 tentang Peraturan Akademik Universitas Muslim Indonesia.

3.2. Persyaratan SMM ISO 9001 :2008

3.3. Manual Mutu Program Pascasarjana Universitas Muslim

Indonesia

IV. DEFINISI

4.1 Kartu Rencana Studi (KRS) adalah lembaran yang memberikan

pernyataan bahwa mahasiswa telah merencanakan untuk

menempuh sejumlah mata kuliah tertentu pada semester berjalan.

4.2 Satuan Kredit Semester (sks) adalah takaran penghargaan

terhadap pengalaman yang diperoleh selama 14-16 minggu

dalam satu semester melalui kegiatan terjadwal perminggu

sebanyak 1 jam perkuliahan atau 2 jam pratikum atau 4 jam kerja

lapangan. Yang masing – masing diiringi oleh sekitar 1 sampai 2

jam kegiatan terstruktur dan sekitar 1 sampai 2 jam kegiatan

mandiri.

V. KETENTUAN UMUM

5.1 Perencanaan mata kuliah yang akan ditempuh oleh mahasiswa

ditentukan oleh beberapa hal :

Evaluasi hasil studi yang dinyatakan oleh nilai yang tertera

pada Kartu Hasil Studi (KHS) semester yang telah berjalan

Persyatratan yang dinyatakan oleh mata kuliah tertentu

Masukan dari Penasehat Akademik

VI. URAIAN PROSEDUR

6.1. Sesuai dengan evaluasi hasil studi semester yang telah berjalan,

mahasiswa melakukan perencanaan studi untuk semester

berikutnya.

6.2. Mahasiswa melakukan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)

secara on line.

6.3. Hasil pengisian secara on line selanjutnya dicetak mahasiswa 5

rangkap.

6.4. Mahasiswa membubuhkan tanda tangan pada lembar KRS

sebagai bentuk persetujuan atas pernyataan studi yang ditempuh.

6.5. KRS yang telah ditandatangani selanjutnya dibawa ke dosen

Penasehat Akademik (PA) untuk dikonsultasikan.

6.6. Penasehat Akademik memberikan persetujuan atas KRS yang

telah diprogramkan oleh mahasiswa.

6.7. KRS selanjutnya diserahkan ke Sub Bagian Akademik.

6.8. Sub Bagian Akademik melakukan verifikasi KRS mahasiswa

melalui pencocokan antara pengisian KRS secara on line dengan

KRS yang telah dicetak dan ditandatangani oleh mahasiswa

beserta PA nya.

6.9. Apabila telah sesuai maka kasubbag akademik memberikan paraf

pada lembar KRS.

6.10. KRS selanjutnya disampaikan ke Asisten Direktur I untuk

ditandatangani.

6.11. Setelah ditandatangani oleh Asisten Direktur I selanjutnya KRS

dikembalikan ke sub bagian Akademik.

6.12. Sub bagian Akademik mendistribusikan lembar KRS mahasiswa

serta mengarsipkannya.

6.13. KRS asli diserahkan ke rektorat, 1 salinan untuk mahasiswa, 1

salinan untuk bagian/prodi,PA, dan arsip.

Diagram Alir

PROSEDUR MUTU PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI (KRS)

Mahasiswa

Penasehat Akademik

Subag. Akademik

Biro Akademik

UMI

Formulir Yang Digunakan

Keterangan

Kartu Rencana Studi

Sasaran Mutu : Maksimal Komplain 5 terhadap ketepatan pelayanan dalam satu semester

Mulai

Mengisi

KRS

elektronik

Mencetak

dan ttd KRS

elektronik

Mencetak

KRS

KRS

Konsultasi

KRS

tandatangan

KRS

KRS yg tlh

disetujui PA verifikasi

KRS cetak

dgn KRS

elektronik

Perbaikan

KRS

paraf KRS

olh Kasubag.

Akademik

Menggandakan

(3 rangkap) &

distribusi

KRS

KRS

Arsip

Selesai

KRS KRS

tidak

sesuai

sesuai

VII. LAMPIRAN

Salinan Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa

2. SOP

MONITORING PERKULIAHAN

PPs - UMI

PROSEDUR MUTU

MONITORING PERKULIAHAN

NOMOR DOKUMEN

PM/02/AKAD/PPs-UMI

NOMOR REVISI

0

HALAMAN

1/2



NIPs. 102 86 0205

I. TUJUAN

Prosedur ini menetapkan tata cara monitoring perkuliahan di lingkungan

Program Pascasarjana

II. RUANG LINGKUP

Lingkup prosedur ini meliputi pembuatan daftar mahasiswa dan dosen

oleh sub bagian akademik hingga pelaporan monitoring perkuliahan ke

Kantor Pusat

III. REFERENSI

3.1. Keputusan Rektor Universitas Muslim Indonesia Nomor 01 tahun

2014 tentang pokok akademik Universitas Muslim Indonesia.

3.2. Persyaratan ISO 9001 :2008

3.3. Manual Mutu PPS UMI

IV. DEFINISI

4.1. Monitoring Perkuliahan adalah pemantauan kegiatan perkuliahan

yang dijalankan oleh Sub Bagian Akademik terhadap mahasiswa

dan dosen yang terlibat dalam kegiatan perkuliahan.

V. KETENTUAN UMUM

5.1. Monitoring penyelenggaraan pembelajaran meliputi: presensi

mahasiswa dan dosen dalam pembelajaran, ketaatan pada GBRP,

rekaman tugas – tugas mahasiswa, dan ketepatan pelaporan nilai

hasil belajar dilakukan oleh ketua jurusan/bagian/KPS

menggunakan borang monitoring.

5.2. Monitoring perkuliahan dilaporkan secara berkala setiap berkala

seminggu sekali ke Biro Administrasi Akademik UMI.

VI. URAIAN PROSEDUR

6.1. Sub bagian Akademik mencetak daftar hadir mahasiswa dan

membuat lembar monitoring perkuliahan oleh dosen sesuai mata

kuliah yang ada pada semester berjalan.

6.2. Sesuai dengan jadwal mata kuliah yang berjalan, petugas dari Sub

Bagian Akademik mengantar daftar hadir beserta lembar

monitoring perkuliahan ke dalam kelas.

6.3. Setelah pelaksanaan perkuliahan selesai, petugas dari sub bagian

Akademik mengambil kembali daftar hadir perkuliahan beserta

lembar monitoring perkuliahan.

6.4. Selanjutnya dilakukan proses rekap oleh staf sub bagian akademik

ke komputer secara online dan manual.

6.5. Hasil rekap yang telah diinput di komputer berikutnya dicetak.

6.6. Hasil cetak monitoring perkuliahan selanjutnya diajukan ke Asisten

Direktur 1 Bidang Akademik untuk dibuatkan Surat Pengantar.

6.7. Setelah dibuatkan Surat pengantar yang ditandatangani oleh

Asisten Direktur Bidang Akademik, selanjutnya Monitoring

Perkuliahan difotocopy satu kali sebagai bagian/prodi, pimpinan

Pascasarjana, Unit Pengawasan Internal dan arsip.

6.8. Selanjutnya Monitoring Perkuliahan dikirim ke Kantor Pusat (Kepala

Biro Administrasi Akademik).

VII. Diagram Alur

PROSEDUR MUTU MONITORING PERKULIAHAN

Sub. Bagian Akademik

Petugas Monitoring

Asisten Direktur I

Biro Adm. Akademik

UMI


Keterangan

- Daftar Hadir - Lembar

Monitoring Perkulihan

Surat Pengantar

Rekap dilakukan setiap bulan

VIII. LAMPIRAN

7.1. Daftar Hadir Perkuliahan

7.2. Monitoring Perkulihan

7.3. Surat Pengantar

Mulai

Membuat daftar

mahasiswa dan

dosen

Daftar hadir

dan monitoring

Mengantar/

mengambil

dalam kelas Rekap komputer

(manual &

online)

Mencetak hasil

rekap dan surat

pengantar Verifikasi dan

tandatangan

surat pengantar Hasil rekap dan

surat pengantar

dicopy 4

rangkap

Distribusi : UPI,

Prodi, Pimpinan,

Fakultas, arsip

Selesai

Rekap dan

surat

pengantar

3. SOP

UJIAN TESIS/DISERTASI

PPs - UMI

PROSEDUR MUTU

UJIAN TESIS/DISERTASI

NOMOR DOKUMEN

PM/07/AKAD/PPs-UMI

NOMOR REVISI

1

HALAMAN

1/3



NIPs. 102 86 0205

I. TUJUAN

Prosedur ini menetapkan agar penyelenggaraan ujian Tesis/Disertasi

mahasiswa Program Pascasarjana dapat berjalan tertib dan lancar.

II. RUANG LINGKUP

Lingkup prosedur ini mulai dari proses pengurusan ijin / permohonan

ujian Tesis/Disertasi sampai dengan ujian Tesis/Disertasi.

III. REFERENSI

3.1. Keputusan Rektor Universitas Muslim Indonesia 01 tahun 2014

tentang ketentuan pokok akademik Universitas Muslim Indonesia.

3.2. Persyaratan SMM ISO 9001:2008


IV. DEFINISI

4.1. Mata Kuliah Tesis/Disertasi adalah tugas akhir untuk mahasiswa

program magister, dimulai dari pengajuan proposal penelitian

hingga ujian Tesis/Disertasi.

4.2. Ujian Tesis/Disertasi atau ujian akhir program studi adalah ujian

penutup studi pada program pascasarjana. Ujian Tesis/Disertasi

dilaksanakan dengan tujuan untuk menilai mahasiswa dalam

penguasaan ilmu yang menjadi pokok tugas akhir/Tesis/Disertasi

yang sebelumnya telah dinilai dan dinyatakan memenuhi syarat

oleh pembimbing/panitia penilai.

V. KETENTUAN UMUM

5.1. Mahasiswa yang akan mengikuti ujian Tesis/Disertasi

dipersyaratkan untuk melengkapi berkas pengurusan ijin /

permohonan ujian Tesis/Disertasi terlebih dahulu.

5.2. Persyaratan untuk mengikuti ujian Tesis/Disertasi adalah :

1. Telah melunasi SPP dan kewajiban lainnya sampai pada

semester mahasiswa tesebut mengikuti ujian.

2. Terdaftar sebagai mahasiswa pada semester yang sedang

berjalan dan memprogramkan mata kuliah Tesis/Disertasi

pada KRS

3. Telah melulusi semua mata kuliah yang wajib dan pilihan

hingga sebagaimana yang tercantum dalam kurikulum dengan

IPK > 3,00

VI. URAIAN PROSEDUR

6.1. Mahasiswa yang akan mengikuti ujian Tesis/Disertasi diminta

melengkapi berkas pengurusan ijin / permohonan ujian

Tesis/Disertasi sebagai berikut:

1. Salinan bukti pembayaran SPP terakhir yang dilegalisir oleh

Sub bagian keuangan.

2. Bukti bebas pustaka

3. Salinan KRS terakhir

4. Salinan Ijazah terakhir yang dilegalisir

5. Salinan kartu hasil studi (KHS) MULAI DARI SEMESTER 1

SAMPAI AKHIR

6. pas foto 4 x 6 hitam putih dan 3 x 4 berwarna

7. lembar persetujuan dosen pembimbing

8. legalisir nilai mata kuliah yang tidak tercantum dalam KHS

9. lembar perbaikan seminar hasil

10. khusus mahasiswa asal D3: Transkrip Nilai D3 yang

dilegalisir dan Hasil penyetaraan mata kuliah

11. transkrip nilai sementara

12. bukti penyerahan jurnal dari pengelola jurnal MKMI

6.2. Transkrip nilai sementara di buat di bagian /prodi mahasiswa yang

bersangkutan dan ditandatangani oleh ketua bagian/prodi,

kemudian transkrip tersebut divalidasi di Sub Bagian Akademik

dan ditandatangani oleh Asisten Direktur 1

6.3. Mahasiswa menyerahkan berkas yang telah lengkap ke Sub

bagian akademik selanjutnya diperiksa dan mahasiswa diminta

untuk mengisi buku register peserta ujian Tesis/Disertasi.

6.4. Apabila telah lengkap, selanjutnya Pascasarjana mengeluarkan

Surat Keterangan Memenuhi Syarat Ujian Tesis/Disertasi.

6.5. Berkas pengurusan ijin / permohonan ujian Tesis/Disertasi yang

telah lengkap selanjutnya diserahkan ke Sub Bagian Akademik

dan Evaluasi Umi yang akan mengeluarkan Ijin Ujian

Tesis/Disertasi dan PIN Login pendaftaran wisuda.

6.6. Berdasarkan Ijin Ujian Tesis/Disertasi yang telah terbit,

mahasiswa menghubungi dosen pembimbing Tesis/Disertasi

untuk berkonsultasi terkait waktu yang tepat untuk melaksanakan

Ujian Tesis/Disertasi

6.7. Setelah memperoleh persetujuan waktu ujian Tesis/Disertasi,

mahasiswa meminta surat penugasan ujian Tesis/Disertasi yang

ditandatangani pemimpin Pascasarjana. Sesuai waktu/jadwal

yang ditetapkan mahasiswa mengikuti ujian Tesis/Disertasi.

6.8. Setelah mengikuti Ujian dan dinyatakan lulus, mahasiswa mengisi

biodata secara online www.umi.ac.id/akad/wisuda/wisuda

6.9. Nilai hasil ujian Tesis/Disertasi mahasiswa selanjutnya diserahkan

oleh dosen penguji ke Sub Bagian Akademik.

6.10. Sub Bagian Akademik mengimput nilai ujin Tesis/Disertasi secara

online ke www.umi.ac.id/akad/wisuda/panitia.

6.11. Mahasiswa menyerahkan lembar bukti penerimaan Tesis/Disertasi

ke Sub Bagian Akademik.

http://www.umi.ac.id/akad/wisuda/wisuda

http://www.umi.ac.id/akad/wisuda/panitia

VII. DIAGRAM ALIR

PROSEDUR MUTU YUDISIUM DAN WISUDA

Mahasiswa


Biro Adm. Akademik

UMI

Dosen Pembimbing dan Dosen Penguji

Formulir Yang

Digunakan Ket.

Buku registrasi calon wisuda Surat keterangan memenuhi syarat ujian tugas akhir Surat ijin/ permohonan Ujian

Mulai

Melengkapi berkas

ijin/permohonan

ujian tugas akhir

Mengisi buku

register calon

wisuda

Menyerahkan berkas

ijin/permohonan ujian

yg telah lengkap

Berkas ijin ujian

tugas akhir Berkas

ijin/permohonan

ujian tugas akhir

Memeriksa

berkas ijin/

permohonan

ujian

Membuat surat

keterangan

memenuhi syarat

ujian tugas akhir Surat

keterangan

memenuhi

syarat ujian

Tugas Akhir

Surat diparaf oleh

Kasubag.

Akademik dan

ditandatangani

oleh Asisten

Direktur

Surat keterangan

memenuhi syarat

ujian tugas akhir

Biro Adm.

Akademik

membuat Surat Ijin

Ujian Tugas Akhir Surat ijin ujian

tugas akhir

A

Penguji memberi

nilai ujian tugas

akhir

PROSEDUR MUTU YUDISIUM DAN WISUDA

Mahasiswa


Biro Adm. Akademik

UMI

Dosen Pembimbing dan Dosen Penguji

Formulir Yang

Digunakan Ket.

Daftar nilai ujian akhir

A

Surat

ijin/permohonan

ujian tugas akhir

Berdasarkan surat

ijin/ permohonan

ujian, mahasiswa

berkonsultasi dgn

pembimbing

Konsultasi jadwal

ujian tugas akhir

makasiswa

Pelaksanaan

ujian tugas akhir

Hasil ujian

tugas akhir

Perbaikan tugas

akhir

Mengisi biodata

wisuda

Membayar biaya

wisuda Bukti

pembayaran

Menyerahkan

tugas akhir yang

sdh diperbaiki ke

Perpustakaan Daftar penilaian

ujian tugas akhir

Daftar penilaian

ujian tugas akhir Daftar penilaian

ujian tugas akhir

Menginput nilai hasil

ujian secara online

Daftar penilaian

ujian tugas akhir

Bukti

pembayaran

Rektorat membuat

ijazah & Transkrip

Ijazah &

Transkrip

Pelaksanaan

Yudisium

Selesai

Verifikasi ijazah &

Transkrip

Ijazah &

Transkrip

Mencetak ijazah &

Transkrip

Ijazah &

Transkrip

Pelaksanaan

Wisuda

Selesai

VIII. FORMULIR YANG DIGUNAKAN

8.1. Surat Keterangan persetujuan ujian Tesis/Disertasi dari

pembimbing

8.2. Surat keterangan memenuhi syarat ujian Tesis/Disertasi

8.3. Ijin/permohonan Ujian Tesis/Disertasi

8.4. Lembar persetujuan waktu ujian Tesis/Disertasi dari pembimbing

8.5. Pin Login pendaftaran/pengisian biodata wisuda

8.6. Nilai dan berita acara ujian Tesis/Disertasi

8.7. Lembar Bukti Penerimaan Tesis/Disertasi

8.8. Buku Register Calon Wisudawan/Wisudawati

4. SOP

LEGALISIR IJAZAH & TRANSKRIP NILAI

PPs - UMI

PROSEDUR MUTU

LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP NILAI

NOMOR DOKUMEN

PM/08/AKAD/PPs-UMI

NOMOR REVISI

1

HALAMAN

1/3



NIPs. 102 86 0205

I. TUJUAN

Tujuan prosedur ini adalah menetapkan tata cara legalisir ijazah dan

Transkrip nilai Alumni Program Pascasarjana Universitas Muslim

Indonesia.

II. RUANG LINGKUP

Lingkup prosedur ini mulai dari alumni mengajukan lembar salinan ijazah

atau transkrip nilai untuk dilegalisir sampai dengan legalisir salinan ijazah

atau transkrip nilai selesai ditandatangani oleh pemimpin pascasarjana.

III. REFERENSI

3.1. Peraturan menteri Akademik dan kebudayaan RI Nomor 11 Tahun

2014 Tentang Pengesahan Fotokopi Ijazah, Fotokopi Sertifikat

Profesi, Fotokopi Surat Keterangan Pengganti Ijazah/Sertifikat

Profesi Lulusan Perguruan Tinggi.

3.2. Keputusan Rektor Universitas Muslim Indonesia Nomor 01 Tahun

2014 ketentuan pokok akademik Universitas Muslim Indonesia.

3.3. Persyaratan SMM ISO 9001: 2008.


IV. DEFINISI

4.1. Ijazah adalah surat pernyataan resmi dan sah yang menyatakan

seorang mahasiswa telah lulus ujian yang diterbitkan oleh perguruan

tinggi yang memuat program studi dan gelar yang berhak dipakai

lulusan perguruan tinggi.

4.2. Transkrip nilai adalah daftar yang memuat nilai hasil belajar semua

matakuliah yang ditempuh mahasiswa selama mengikuti Akademik,

IPK, predikat kelulusan dan judul Tesis/Disertasi.

4.3. Pengesahan adalah suatu proses pembubuhan tanda tangan dan

stempel pada fotokopi ijazah dan transkrip nilai oleh pejabat yang

berwenang setelah dilakukan verivikasi sesuai dengan fakta atau

dokumen asli.

V. KETENTUAN UMUM

5.1. Sesuai dengan surat keputusan Rektor No 3072/H4/K/2011 tentang

biaya legalisir dan transkrip nilai dilingkungan Universitas Muslim

Indonesia.

5.2. Memperhatikan ijazah dan atau transkrip nilai asli kepada Sub

Bagian Akademik.

VI. URAIAN PROSEDUR

6.1. Alumni mengambil blangko pembayaran legalisir fotocopy ijazah di

Staf Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian dengan

memperlihatkan Ijazah dan atau Transkrip Nilai salinan dan asli.

6.2. Staf Sub Bagian Keuangan mengisi Blangko Pembayaran dengan

informasi:

a. Nama alumni yang akan melakukan legalisir ijazah

b. Jumlah nominal yang akan dibayar, sesuai dengan jumlah kertas dan

nominal legalisir per lembar.

6.3. Selanjutnya Alumni melakukan Pembayaran ke Sub Bagian

Keuangan Pascasarjana UMI sesuai dengan blangko pembayaran.

6.4. Bagian Keuangan menyerahkan bukti pembayaran ke Alumni

6.5. Alumni menyerahkan bukti pembayaran dari Staf Sub Bagian

Keuangan ke Staf Sub Bagian Akademik dengan membawa salinan

ijazah dan atau transkrip nilai yang akan dilegalisir beserta aslinya.

6.6. Staf Sub Bagian Akademik melakukan verivikasi kesesuaian atau

kebenaran salinan ijazah dan atau transkrip nilai yang akan

dilegalisir dengan aslinya.

6.7. Selanjutnya Sub Bagian Akademik mencatat pada buku registrasi

legalisir ijazah dan transkrip nilai dengan mencatat informasi seperti

nama alumni. Jumlah yang dilegalisir dan tanggal masuk.

6.8. Staf Sub Bagian Akademik memberi stempel pernyataan legalisir ke

salinan ijazah dan atau transkrip nilai yang akan dilegalisir.

6.9. Salinan ijazah dan atau transkrip nilai yang akan dilegalisir

selanjutnya diparaf oleh kepala Sub Bagian Akademik dan Asisten

Direktur IV, jika berhalangan bisa digantikan oleh kepala tata Usaha

PPS UMI

6.10. Setelah diparaf, staf Sub Bagian Akademik membawa ke Direktur

untuk ditandatangani, jika Direktur berhalangan bisa digantikan oleh

Asisten Direktur I PPS UMI

6.11. Fotocopy Ijazah dan atau transkrip nilai yang telah ditandatangani

selanjutnya dicatat tanggal selesai tandatangan Direktur/Asisten

Direktur I kemudian di stempel Pascasarjana dan diserahkan kepada

Alumni bersangkutan dengan menandatangani buku registrasi , jika

belum datang maka sementara disimpan di Sub Bagian Akademik.

VII. DIAGRAM ALIR

PROSEDUR MUTU LEGALISIR DAN TRANSKRIP NILAI

Alumni

Sub. Bagian Keuangan


Pimpinan Fakultas/

Pascasarjana


Ket.

Blangko pembayaran Bukti pembayaran; salinan ijazah & transkrip; ijazah & transkrip asli

Mulai

Mengambil

blangko

pembayaran

Mengisi blangko

sesuai informasi

Mahasiswa

melakukan

pembayaran

Selesai

Blangko

pembayaran

Blangko

pembayaran

Blangko

pembayaran

Menerima

pembayaran &

membuatkan

bukti

pembayaran Bukti

pembayaran - Menyerahkan

dokumen

legalisir

- Bukti

pembayaran

- Salinan ijazah

& Transkrip

- Ijazah &

Transkrip Asli

- Bukti

pembayaran

- Salinan Ijazah

& Transkrip

- Ijazah &

Transkrip asli

Verifikasi

asli dgn

salinan

Mencatat pada

buku register

Stempel

pernyataan legalisir

Paraf oleh

Kasubag.

Akademik / KTU

Salinan ijazah &

transkrip

Salinan ijazah &

transkrip

Tandatangan

salinan ijazah &

transkrip Salinan ijazah &

transkrip

sesuai


8.1. Buku registrasi legalisir

8.2. Bukti pembayaran

5. EVALUASI HASIL STUDI 2

SEMESTER & 7 SEMESTER

PPs - UMI

PROSEDUR MUTU

EVALUASI HASIL STUDI

NOMOR DOKUMEN

PM/10/AKAD/PPs-UMI

NOMOR REVISI

1

HALAMAN

1/3



NIPs. 102 86 0205

I. TUJUAN

Tujuan prosedur ini adalah menetapkan tata cara evaluasi hasil studi empat

semester di Program Pascasarjana Universitas Muslim Indonesia.

II. RUANG LINGKUP

Lingkup prosedur ini mulai dari membuat daftar Evaluasi IP dan IPK

mahasiswa sampai dengan keluarnya SK DO

III. REFERENSI

3.1. Keputusan Rektor Universitas Muslim Indonesia Nomor 01 tahun 2014

tentang ketentuan pokok Akademik Universitas Muslim Indonesia.


3.3. Manual mutu Program Pascasarjana Universitas Muslim Indonesia.

IV. DEFINISI

4.1. Evaluasi Kelanjutan Studi adalah suatu proses evaluasi prestasi

belajar mahasiswa yang dinilai berdasarkan IPK dan jumlah SKS yang

dilulusi pada kurun waktu tertentu selama menempuh pembelajaran di

PPS UMI.

V. KETENTUAN UMUM

5.1. Bila mahasiswa program pascasarjana yang dievaluasi pada akhir

semester II tidak mencapai IPK = 3,00 yang perhitungkan dari

sekurang – kurangnya 48 SKS yang dilulusi, ia dinyatakan putus studi

karena alasan akademik.

5.2. Dua semester sebelum masa studi berakhir bagi mahasiswa program

pascasarjana, atau awal semester, Direktur menyampaikan

peringatan keras kepada mahasiswa bahwa masa studinya tinggal 2

semester.

5.3. Bagi mahasiswa yang putus studi karena alasan akademik atau

mengundurkan diri, diberikan keterangan putus studi dan transkrip

nilai akademik yang ditandatangani oleh Rektor.

VI. URAIAN PROSEDUR

6.1. Sub Bagian Akademik melakukan evaluasi terhadap hasil studi

mahasiswa semester II dan mahasiswa semester VII.

6.2. Sub Bagian Akademik membuat Daftar Hasil Evaluasi Studi

Mahasiswa, dan diparaf oleh kepala Sub Bagian Akademik PPS UMI

6.3. Sub Bagian Akademik menyampaikan Daftar Hasil Studi Mahasiswa

Semester II dan mahasiswa semester II ke Asisten Direktur I untuk

ditandatangani.

6.4. Sub Bagian Akademik mengirim data tersebut ke Rektorat ditujukan

kepada Biro Administrasi Akademik.

6.5. Selanjutnya Biro Administrasi Akademik melakukan rapat evaluasi

studi mahasiswa tingkat Universitas dengan mengundang Asisten

Direktur bidang Kemahasiswaan se Universitas Muslim Indonesia.

6.6. Berdasarkan hasil rapat, Biro Administrasi membuat Surat Keputusan

Rektor tentang mahasiswa putus studi

6.7. Selanjutnya Biro Akademik menyampaikan ke Surat Keputusan

Rektor tentang Mahasiswa Putus Studi dan Lampirannya ke masing –

masing Pascasarjana.

Membuat daftar

evaluasi

Rapat evaluasi

studi mahasiswa

dgn semua

Asisten Direktur

PPs-UMI

Berdasarkan hasil

rapat, dibuat SK

ttg Mahasiswa

Putus Studi

VII. DIAGRAM ALIR

PROSEDUR MUTU EVALUASI


Asisten Direktur I

Biro Adm. Akademik

UMI Mahasiswa


Keterangan

Daftar evaluasi semester SK ttg Mahasiswa Putus Studi


8.1. Daftar Hasil Evaluasi Studi Mahasiswa

8.2. Surat Keputusan Rektor Tentang Mahasiswa Putus Studi

Mulai

Melakukan

evaluasi utk

mahasiswa

Daftar evaluasi

semester

Selesai

Diparaf

kasubag.

Akademik

Tandatangan

daftar evaluasi

semester Daftar evaluasi

semester

Daftar evaluasi

semester

SK ttg

Mahasiswa

Putus Studi

SK ttg

Mahasiswa

Putus Studi

SK ttg

Mahasiswa

Putus Studi

Tahap konsultasi

6. SOP TUTUP MAGISTER

PPs - UMI

PROSEDUR MUTU

PEMBELAJARAN MATA KULIAH TUTUP

MAGISTER/DISERTASI

NOMOR DOKUMEN

PM/11/AKAD/PPs-UMI

NOMOR REVISI

1

HALAMAN

1/3



NIPs. 102 86 0205

I. TUJUAN

Tujuan prosedur ini adalah menetapkan tata cara pelaksanaan pembelajaran

mata kuliah tutup magister sehingga memudahkan mahasiswa dalam

melakukan permohonan pembelajarn mata kuliah tutup magister.

II. RUANG LINGKUP

Lingkup prosedur ini mulai dari permohonan mahasiswa untuk mengikuti

pembelajaran mata kuliah tutup magister sampai dengan penyelesaian studi.

III. REFERENSI

3.1. Surat Keputusan Rektor Universitas Muslim Indonesia nomor 1 Tahun

2014 tentang pedoman pembelajaran remedial dan penutup magister


3.3. Manual Mutu Program Pasca Pascasarjana Universitas Muslim

Indonesia.

IV. DEFINISI

4.1. Pembelajaran mata kuliah tutup magister merupakan usaha

pembelajaran ulang pada akhir program pembelajaran seorang

mahasiswa yang memenuhi syarat.

4.2. Tujuan pembelajaran mata kuliah tutup magister adalah untuk

mempercepat penyelesaian studi mahasiswa tanpa mengurangi bobot

akademik kelulusannya.

V. KETENTUAN UMUM

5.1. Syarat umum tutup magister adalah:

1) Akan merampungkan tugas akhir dan telah melaksanakan seminar

hasil penelitian dengan melampirkan perbaikan hasil penelitian.

2) Hanya terdapat paling banyak 3 mata kuliah atau 9 SKS yang

belum lulus, tidak termasuk mata kuliah

3) Matakuliah yang diprogramkan telah diikuti secara penuh, resmi

terdaftar dalam KRS semester sebelumnya, dan belum mendapat

nilai lulus.

4) Mengisi KRS Penutup Magister yang disetujui oleh Dosen

pengampu matakuliah, penasehat akademik, ketua prodi/bagian,

dan Asisten Direktur 1.

VI. URAIAN PROSEDUR

6.1. Mahasiswa melengkapi persyaratan untuk tutup magister dan

bimbingan khusus.

a. Kartu Hasil Studi atau DPMK mata kuliah yangtidak lulus.

b. Daftar Hasil Perkuliahan mata kuliah yang tidak lulus

c. Transkrip nilai sementara

d. Perbaikan seminar hasil penelitian

6.2. Sub Bagian Akademik melakukan verivikasi persyaratan tutup magister

6.3. Jika mahasiswa tersebut memenuhi syarat selanjutnya akan diberi

formulir persetujuan dosen pengampu mata kuliah tutup magister

6.4. Mahasiswa bermohon secara lisan ke Prodi/Bagian untuk mengikuti

mata kuliah tutup magister

6.5. Prodi/bagian membuat surat permohonan tutup magister ke Asisten

Direktur 1

6.6. Asisten Direktur 1 member disposisi ke Sub Bagian Akademik.

6.7. Sub Bagian Akademik menerbitkan Surat Pengantar Tutup Magister ke

dosen pengampu mata kuliah, selanjutnya seluruh berkas permohonan

tutup magister dicopy rangkap dua dan diserahkan ke Sub Bagian

Akademik

6.8. Sub Bagian Pendidkan memberikan KRS penutup Magister dan

Laporan Aktivitas dan Hasil Penyelenggaraan Pembelajaran Tutup

Magister kepada mahasiswa yang bersangkutan

6.9. Mahasiswa selanjutnya mengisi KRS penutup magister sesuai

persyaratan

6.10. Mahasiswa menghadap ke dosen bersangkutan dengan membawa

surat pengantar mata kuliah tutup magister, KRS Penutup Magister dan

laporan aktivitas dan hasil penyelenggaraan pembelajaran tutup

magister. Selanjutnya Mahasiswa dan Dosen pengampu membuat

jadwal aktivitas pembelajaran.

6.11. Mahasiswa melakukan aktivitas belajar dengan dosen bersangkutan.

Setiap aktivitas pembelajaran, dosen mengisi laporan aktivitas dan hasil

penyelenggaraan pembelajaran tutup magister dengan memberi paraf.

6.12. Setelah aktivitas pembelajaran selesai, laporan aktivitas dan hasil

penyelenggaraan pembelajaran tutup magister di tanda tangani oleh

dosen bersangkutan dan Ketua Prodi/Bagian

6.13. Mahasiswa menyerahkan KRS penutup magister dan laporan aktivitas

dan hasil penyelenggaraan pembelajaran tutup magister ke sub bagian

Akademik.

6.14. Sub Bagian Akademik selanjutnya memasukkan dalam berkas

ijin/permohonan ujian Tesis/Disertasi

VII. LAMPIRAN

PROSEDUR MUTU LEGALISIR DAN TRANSKRIP NILAI

Mahasiswa Prodi/Bagian

Asisten Direktur I


Dosen Pengampu

Formulir Yang

Digunakan Ket.

Surat permohonan tutup magister/

bimbingan khusus

KRS tutup magister/ bimbingan khusus

Surat pengantar

tutup magister/ bimbingan khusus

Laporan aktivitas & hasil

penyelenggaraan pembelajaran tutup

magister/ bimbingan khusus

Persyarat

an tutup magister/ bimbingan khusus :

KHS, daftar hadir perkuliaha

n matakuliah yg tidak dilulusi,

transkrip nilai sederhana,

persetujuan dosen pengampuh,

perbaikan seminar hasil

Mulai

Bermohon secara

lisan ke Prodi

untuk mengikuti

tutup magister/

bimbingan khusus

Selesai

Berkas

persyaratan tutup

magister/

bimbingan khusus

Verifikasi

Membuat surat

permohonan tutup

magister/

bimbingan khusus

mahasiswa

Surat

permohonan tutup

magister/

bimbingan khusus

Disposisi

Surat permohonan

tutup magister/

bimbingan khusus

Berkas

persyaratan tutup

magister/

bimbingan khusus

KRS tutup

magister/

bimbingan khusus

Melengkapi

persyaratan

Mengisi KRS tutup

magister/

bimbingan khusus

Membuat surat

Surat pengantar

tutup magister/

bimbingan khusus Surat pengantar

tutup magister/

bimbingan khusus Konsultasi jadwal

perkuliahan

Aktivitas

perkuliahan

Mengisi dan

memaraf laporan

aktivitas

Memberi nilai dan

tandatangan

lapoan aktivitas

perkuliahan

Laporan aktivitas

perkuliahan Laporan aktivitas

perkuliahan

Menginput nilai

tutup magister/

bimbingan khusus


8.1. Persetujuan Dosen Pengampu

8.2. KRS Penutup Magister

8.3. Laporan aktivitas dan penyelenggaraan pembelajaran tutup

magister

7. SOP REGISTRASI ANGGOTA

PERPUSTAKAAN

PPs - UMI

PROSEDUR MUTU

REGISTRASI ANGGOTA PERPUSTAKAAN

NOMOR DOKUMEN

PM/12/AKAD/PPs-UMI

NOMOR REVISI

1

HALAMAN

1/3



NIPs. 102 86 0205

I. TUJUAN

Prosedur ini memberikan pedoman bagi pihak – pihak terkait dalam hal

pendaftaran/registrasi keanggotaan di perpustakaan Program

Pascasarjana Universitas Muslim Indonesia.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan mekanisme pendaftaran / registrasi anggota di

perpustakaan Program Pascasarjana Universitas Muslim indonesia.

III. REFERENSI

3.1. Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

3.2. Manual Mutu Program Pascasarjana Universitas Muslim indonesia.

IV. DEFINISI

Perpustakaan adalah kegiatan yang terdiri atas peminjaman dan

pengembalian buku/koleksi perpustakaan bagi pihak – pihak yang

memerlukan literatur.

V. KETENTUAN UMUM

5.1. Anggota perpustakaan dibagi atas dua keanggotaan yaitu:

1) Anggota intern adalah anggota perpustakaan yang berasal dari

Program Pascasarjana Universitas Muslim Indonesia.

2) Anggota Ekstern adalah anggota perpustakaan yang berasal

dari luar Program Pascasarjana Universitas Muslim Indonesia.

5.2. Biaya registrasi keanggotaan untuk anggota dalam sebesar Rp

5.000 ( lima ribu rupiah ) dan untuk anggota luar sebesar Rp

15.000.

5.3. Anggota perpustakaan luar PPS UMI tidak dapat meminjam buku,

hanya boleh membaca di perpustakaan dan difotocopy buku /

referensi ( atas persetujuan petugas perpustakaan).

5.4. Denda keterlambatan pengembalian buku perpustakaan untuk

mahasiswa sebanyak Rp 500 (lima ratus rupiah) hari per buku.

VI. URAIAN PROSEDUR

6.1. Mahasiswa mengisi formulir pendaftaran yang disiapkan dengan

melampirkan pas foto 3 x 4 sebanyak 2 lembar.

6.2. Mahasiswa melakukan pembayaran ke petugas perpustakaan

sesuai dengan ketentuan.

6.3. Berdasarkan formulir pendaftaran yang diajukan, petugas

perpustakaan membuat atau mencetak Kartu Anggota /

peminjaman Perpustakaan Program Pascasarjana Universitas

Muslim Indonesia.

Mahasiswa

mengisi formulir

pendaftaran

VII. DIAGRAM ALIR

PROSEDUR MUTU REGISTRASI ANGGOTA PERPUSTAKAAN

Mahasiswa Petugas

Perpustakaan


Keterangan

Formulir Pendaftaran Kartu Anggota/ Peminjaman Perpustakaan

VIII. LAMPIRAN

8.1. Formulir Pendaftaran

8.2. Kartu Anggota/Peminjaman

Mulai

Formulir

pendaftaran

Selesai

Membayar biaya

pendaftaran

Formulir

pendaftaran

Membuat dan

mencetak kartu

perpustakaan

Kartu anggota

perpustakaan

Kartu anggota

perpustakaan

8. SOP LAYANAN PERPUSTAKAAN

PPs - UMI

PROSEDUR MUTU

LAYANAN PERPUSTAKAAN

NOMOR DOKUMEN

PM/13/AKAD/PPs-UMI

NOMOR REVISI

1

HALAMAN

1/3



NIPs. 102 86 0205

I. TUJUAN

Prosedur ini memberikan pedoman bagi pihak – pihak terkait dalam hal

peminjaman serta pengembalian buku/koleksi yang dimiliki oleh

perpustakaan Program Pascasarjana Universitas Muslim Indonesia.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan mekanisme peminjaman serta pengembalian

buku/koleksi perpustakaan Program Pascasarjana Universitas Muslim

Indonesia.

III. REFERENSI

3.1. Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

3.2. Manual Mutu Program Pascasarjana Universitas Muslim Indonesia.

IV. DEFINISI

Perpustakaan adalah tempat dimana terdapat sumber – sumber informasi

yang dibutuhkan oleh pemustaka yang di dalamnya terdapat kegiatan

layanan sirkulasi guna menunjang kebutuhan pemustakanya.

V. KETENTUAN UMUM

5.1. Lama peminjaman buku perpustakaan bagi mahasiswa maksimal 7

(tujuh) hari.

5.2. Perpanjangan peminjaman buku oleh mahasiswa hanya boleh

dilakukan sebanyak 2 kali.

5.3. Maksimal buku yang dipinjam mahasiswa adalah 3 buku.

5.4. Denda keterlambatan pengembalian buku perpustakaan untuk

mahasiswa seebanyak Rp 500 ( lima ratus rupiah) hari per buku.

VI. URAIAN PROSEDUR

6.1. Peminjaman Buku/Koleksi Perpustakaan

6.1.1. Mahasiswa yang akan meminjam buku/koleksi di

perpustakaan mengisi buku tamu/daftar hadir.

6.1.2. Apabila ada buku/koleksi yang akan dipinjam,

peminjam/mahasiswa menyerahkan langsung buku yang akan

dipinjam kepada petugas perpustakaan.

6.1.3. Sesuai dengan buku yang dipinjam, maka peminjam/anggota

mengisi kartu peminjam kemudian petugas mengisi tanggal

kembali pada lembar control yang terdapat di belang buku.

6.1.4. Kartu anggota/peminjam perpustakaan, selanjutnya disimpan

oleh petugas perpustakaan.

6.1.5. Buku yang dipinjam selanjutnya dapat dibawa pulang.

6.2. Pengembalian Buku/koleksi perpustakaan.

6.2.1. Peminjam yangakan mengembalikan buku/koleksi di

perpustakaan mengisi buku tamu/daftar hadir.

6.2.2. Peminjam menyerahkan buku/koleksi kepada petugas

perpustakaan

6.2.3. Petugas mengisi tanggal kembali pada kartu peminjam dan

lembar kontrol pengembalian buku dan membubuhkan paraf.

6.2.4. Selanjutnya petugas menyimpan kembali kartu

anggota/peminjam pada tempat yang telah disiapkan.

6.2.5. Buku dikembalikan ke dalam rak sesuai dengan tempatnya

semula.

VII. DIAGRAM ALIR

PROSEDUR MUTU PEMINJAMAN BUKU / KOLEKSI PERPUSTAKAAN

Mahasiswa Petugas

Perpustakaan

Formulir Yang

Digunakan Keterangan

Kartu

peminjaman

Lembar kontrol

pengembalian

Mulai

Selesai

Mahasiswa

mengisi buku

tamu

Menyerahkan

buku akan

dipinjam Kartu anggota

dan Buku

Mengisi kartu

peminjaman dan

Lembar Kontrol

Kartu anggota

peminjaman

Kartu anggota

perpustakaan

Menyimpan

kartu anggota

PROSEDUR MUTU PENGEMBALIAN BUKU / KOLEKSI PERPUSTAKAAN

Mahasiswa Petugas

Perpustakaan

Formulir Yang

Digunakan Keterangan

VIII. LAMPIRAN

8.1. Kartu Peminjaman / Kartu Anggota Perpustakaan

8.2. Lembar Kontrol Pengembalian Pada Buku

Mulai

Selesai

Mahasiswa

mengisi buku

tamu

Menyerahkan

buku yang

dipinjam Buku

Memaraf & mengisi tgl

pengembalian pada

kartu peminjaman &

lembar kontrol

Membayar

denda

keterlambatan

Mengembalikan

Kartu Anggota

Perpustakaan

terlambat

tidak

terlambat

Mengembalikan

buku pada rak

semula

9. SOP BEBAS PUSTAKA

PPs - UMI

PROSEDUR MUTU

BEBAS PUSTAKA

NOMOR DOKUMEN

PM/14/AKAD/PPs-UMI

NOMOR REVISI

1

HALAMAN

1/3



NIPs. 102 86 0205

I. TUJUAN

Prosedur ini memberikan pedoman bagi mahasiswa dalam pengurusan

bebas pustaka agar bisa efektif dan tepat.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan mekanisme bebas pustaka mulai dari tingkat

Pascasarjana sampai dengan Universitas.

III. REFERENSI

3.1. Standar Sistem Manejemen Mutu ISO 9001:2008

3.2. Manual Mutu Program Pascasarjana Universitas Muslim Indonesia.

IV. DEFINISI

a. Perpustakaan adalah tempat dimana terdapat sumber – sumber

informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka yang di dalamnya

terdapat kegiatan layanan sirkulasi guna menunjang kebutuhan

pemustakanya.

b. Pemustaka adalah orang yang memanfaatkan jasa layanan yang

ada di perpustakaan

c. Bebas pustaka adalah Bukti fisik yang dikeluarkan oleh pihak

perpustakaan kepada pemustaka/anggota berupa surat keterangan

yang menyatakan bahwa pemustaka/anggota tersebut tidak lagi

memiliki sangkutan/peminjan bahan pustaka yang ada di

perpustakaan tersebut.

V. KETENTUAN UMUM

Syarat bebas pustaka antara lain:

1) Mengembalikan seluruh buku/seluruh ragam perpustakaan yang

dipinjam.

2) Menyelesaikan administrasi dan pembayaran uang perpustakaan

jika ada.

VI. URAIAN PROSEDUR

6.1. Mahasiswa yang memerlukan surat pengantar bebas pustaka

melapor ke petugas perpustakaan dengan melampirkan :

1) Fotocopy SPP terakhir.

2) Fotocopy kartu mahasiswa.

3) Kartu perpustakaan asli/UPT perpustakaan.

6.2. Mahasiswa melakukan registrasi pengantar bebas pustaka

6.3. Petugas perpustakaan meneliti semua kartu peminjaman untuk

kebenaran bahwa mahasiswa tersebut sudah tidak mempunyai

pinjaman buku atau dokumen lainnya di perpustakaan PPS – UMI.

6.4. Petugas perpustakaan membuatkan surat pengantar keterangan

bebas pustaka, kemudian diparaf dan selanjutnya ditandatangani

kepala erpustakaan.

6.5. Surat pengantar keterangan bebas pustaka diberikan kepada

mahasiswa untuk selanjutnya dibawah ke UPT perpustakaan UMI

untuk ditandatangani dan distempel oleh kepala UPT perpustakaan.

Mahasiswa menyerahkan kartu anggota perpustakaan universitas.

6.6. Setelah mendapatkan tanda tangan dan stempel dari UPT

perpustakaan, selanjutnya mahasiswa membawa ke perpustakaan

Pascasarjana

6.7. Petugas perpustakaan menyampaikan keAsisten Direktur 2 untuk

ditandatangani. Setelah itu kemudian petugas perpustakaan

memberi stempel

6.8. Selanjutnya petugas perpustakaan memberikan surat keterangan

bebas pustaka yang telah distempel dan diserahkan ke mahasiswa

untuk selanjutnya dipergunakan untuk pengurusan ijin ujian.

6.9. Mahasiswa memberikan sumbangan 1 (satu) eksemplar judul buku

sebagai kenang – kenangan yang dapat dimanfaatkan sebagai

bahan pustaka, referensi, sumber informasi bagi mahasiswa

sebagai perwujudan amal jariah bagi almamaternya.

Membuat surat

pengantar

keterangan

bebas pustaka

VII. DIAGRAM ALIR

PROSEDUR MUTU BEBAS PUSTAKA

Mahasiswa Kepala/Petugas Perpustakaan

UPT Perpustakaan

Asisten Direktur I


Keterangan

Surat pengantar keterangan bebas pustaka

Melampirka: fotocopy SPP terakhir, Kartu Perpustakaan PPs-UMI, Kartu Perpustakaan UPT

VIII. LAMPIRAN

8.1. Surat Keterangan Bebas Pustaka

Mulai

Selesai

Melapor ke

petugas

perpustakaan

Petugas meneliti

peminjaman

Surat pengantar

Keterangan

Bebas Pustaka

Meneliti status

peminjaman

Surat pengantar

Keterangan

Bebas Pustaka Surat

Keterangan

Bebas Pustaka

Menandatangani

Surat keterangan

Bebas Pustaka

Surat

Keterangan

Bebas Pustaka

Surat

Keterangan

Bebas Pustaka

Mahasiswa

menyerahkan Kartu

Perpustakaan UPT Menandatangani

Surat keterangan

Bebas Pustaka

Surat

Keterangan

Bebas Pustaka Menstempel

Surat keterangan

Bebas Pustaka

Surat

Keterangan

Bebas Pustaka

Mahasiswa

menyumbangkan 1

buah buku

Surat

Keterangan

Bebas Pustaka

10. SOP PENYAMPAIAN MAHASISWA

TERANCAM STUDI

PPs - UMI

PROSEDUR MUTU

PENYAMPAIAN MAHASISWA TERANCAM PUTUS STUDI

NOMOR DOKUMEN

PM/15/AKAD/PPs-UMI

NOMOR REVISI

1

HALAMAN

1/3



NIPs. 102 86 0205

I. TUJUAN

Tujuan prosedur ini adalah menetapkan tata cara penyampaian ke

mahasiswa bahwa yang bersangkutan terancam putus studi 4 semester

atau 14 semester di Program Pascasarjana Universitas Muslim Indonesia.

II. RUANG LINGKUP

lingkup prosedur ini mulai dari membuat daftar evaluasi IP dan IPK

mahasiswa sampai dengan informasi terancam putus studi sampai ke

orang tua mahasiswa

III. REFERENSI


2014 tentang ketentuan pokok akademik Universitas Muslim

Indonesia

3.2. Persyaratn SMM ISO 9001: 2008.

3.3. Manual mutu Program pascasarjana Universitas Muslim Indonesia.

IV. DEFINISI

4.1. Evaluasi Kelanjutan studi adalah suatu proses evaluasi prestasi

belajar mahasiswa yang dinilai berdasarkan IPK dan jumlah SKS

yang dilulusi pada kurun waktu tertentu selama menempuh

pembelajaran di PPS – UMI

4.2. Putus studi bila mahasiswa program pascasarjana yang dievaluasi

pada akhir semester 4 - 10 dinyatakan dengan Surat Keputusan

Rektor tentang Mahasiswa Putus Studi.

V. KETENTUAN UMUM

5.1. satu semester sebelum evaluasi 4 semester bagi mahasiswa program

pascasarjana atau akhir semester ke – 3, bila mahasiswa belum

mencapai IPK = 3,00 yang diperhitungkan dari sekurang – kurangnya

48 sks yang telah dilulusi, ia dinyatakan terancam putus studi karena

alasan akademik.

5.2. Dua semester sebelum masa studi berakhir bagi mahasiswa program

pascasarjana, atau awal semester ke – 13, Direktur menyampaikan

peringatan keras kepada mahasiswa bahwa studinya tinggal 2

semester.

5.3. Data alamat korespendensi mahasiswa tersedia pada biodata

mahasiswa di Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni.

VI. URAIAN PROSEDUR

6.1. Sub Bagian Akademik melakukan evaluasi terhadap studi mahasiswa

semester 3 dan mahasiswa semester 12

6.2. Sub Bagian Akademik membuat Daftar Hasil Evaluasi Studi

Mahasiswa diparaf oleh Kepala Sub Bagian Akademik PPS UMI.

6.3. Sub Bagian Akademik menyampaikan Daftar Hasil Studi Mahasiswa

Semester 3 dan Mahasiswa semester 12 ke Asisten Direktur I untuk

ditandatangani.

6.4. Sub Bagian Akademik membuat daftar mahasiswa terancam putus

studi 4 dan 14 semester

6.5. Sub Bagian Akademik meminta data alamat korespondensi sesuai

dengan daftar mahasiswa yang terancam putus studi di Sub Bagian

Kemahasiswaan dan Alumni.

6.6. Sub Bagian Akademik membuat surat keterangan terancam putus

studi dan ditandatangani oleh Direktur atau Asisten Direktur I

6.7. Sub Bagian Akademik mengirim surat keterangan terancam putus

studi tersebut kemahasiswa yang bersangkutan sesuai alamat yang

tersedia di Biodata Mahasiswa.

Membuat daftar

evaluasi

mahasiswa

semester 1 - 3

VII. DIAGRAM ALIR

PROSEDUR MUTU PENYAMPAIAN MAHASISWA TERANCAM PUTUS STUDI


Direktur/ Asisten

Direktur I

Sub. Bagian Kemahasiswaan

Mahasiswa Orang Tua Mahasiswa

Formulir Yang

Digunakan Ket.

Daftar Hasil Evaluasi Studi Mahasiswa Surat Keterangan Mahasiswa Terancam Putus Studi Biodata Mahasiswa

Mulai

Melakukan

evaluasi utk

mahasiswa

semester 1 - 3

Selesai

Daftar evaluasi

semester 1 - 3

Tanda tangan

daftar hasil

evaluasi

mahasiswa

semester 1 - 3

Daftar evaluasi

semester 1 - 3

Diparaf Kasubag.

Akademik

Membuat daftar

mahasiswa

terancam putus

studi

Daftar mahasiswa

terancam putus

studi

Memberi alamat

korespondensi

sesuai mahasiswa

yang terancam

putus studi

Daftar mahasiswa

terancam putus

studi+alamat

Membuat surat

keterangan

terancam putus

studi

Surat keterangan

terancam putus

studi

Tanda tangan

surat keterangan

putus studi

Surat keterangan

terancam putus

studi Mengirim surat

keterangan

terancam putus

studi

Surat keterangan

terancam putus

studi

Surat keterangan

terancam putus

studi

Surat keterangan

terancam putus

studi

Selesai


8.1. Daftar Hasil Evaluasi Studi Mahasiswa

8.2. Surat Keterangan mahasiswa terancam putus studi

8.3. Biodata Mahasiswa

11. SOP PROSEDUR KONTROL

SEMINAR DAN BIMBINGAN TESIS

PPs - UMI

PROSEDUR KONTROL SEMINAR DAN BIMBINGAN

TESIS/DISERTASI

NOMOR DOKUMEN

002/UN4.15/PP.41/2012

NOMOR REVISI

0

HALAMAN

1/1

SOP TANGGAL TERBIT



NIPs. 102 86 0205

PENGERTIAN Merupakan salah satu syarat untuk melakukan seminar

proposal, seminar hasil, dan ujian tugas akhir.

TUJUAN

Untuk menilai partisipasi mahasiswa dalam kegiatan

seminar proposal, seminar hasil, dan kemajuan dalam

bimbingn tugas akhir

KEBIJAKAN Ketentuan Rektor Nomor 01 tahun 2014 tentang Ketentuan

Pokok

PROSEDUR

1. Mahasiswa mencatat dalam instrumen yang

disediakan ketika mengikuti seminar proposal dan

seminar hasil pada bidang minat dan luar minat, serta

bimbingan tugas akhir.

2. Bukti kehadiran adalah sah jika diparaf oleh

ketua/sekretaris tim penguji

3. Jumlah kehadiran pada seminar proposal dan seminar

hasil dlam bidang minat minimal 10 (sepuluh) kali

adalah syarat melakukan seminar proposal /seminar

hasil

4. Jumlah kehadiran pada seminar proposal dan seminar

hasil di luar bidang minat minimal 5 (lima) kali syarat

melakukan seminar proposal/seminar hasil.

5. Mahasiswa pernah menjadi moderator dan

penyanggah masing – masing 3 (tiga) kali pada

seminar proposal dan seminar hasil, dan diverivikasi

oleh pengelola seminar Prodi/bagian/konsentrasi

6. Bimbingan Tesis/Disertasi minimal 9 (sembilan) kali

pada pembimbing I dan atau pembimbin II mulai dari

konsultasi judul hingga penyerahan tugas akhir.

7. Mahasiswa menyerahkan Buku Kontrol Kepada

Bagian Akademik (bagi mahasiswa S1) pengelola S2

dan S3 pada saat pendaftaran yudisiaum

WAKTU 6 (Enam) bulan

12. SOP PELAKSANAAN SEMINAR

PPs - UMI

PROSEDUR PELAKSANAAN SEMINAR PROPOSAL,

SEMINAR HASIL, DAN UJIAN AKHIR

TESIS/DISERTASI

NOMOR DOKUMEN

003/UN4.15/PP.41/2012

NOMOR REVISI

0

HALAMAN

1/1

SOP TANGGAL TERBIT



NIPs. 102 86 0205

PENGERTIAN

Proses penyajian tulisan berupa usulan penelitian, hasil

penelitian, dan Tesis/Disertasi oleh mahasiswa dan

merupakan salah satu persyaratan wisuda

TUJUAN

Untuk menilai kemanpuan mahasiswa dalam menyiapkan

usulan penelitian, hasil penelitian, dan Tesis/Disertasi di

akhir perkuliahan

KEBIJAKAN Ketentuan Rektor Nomor 01 tahun 2014 tentang Ketentuan

Pokok Akademik

PROSEDUR

1. Memenuhi SKS minimal syarat lulus

pascasarjana/magister/doktor

2. Memenuhi syarat administrasi akademik

3. Memenuhi syarat kontrol seminar dan bimbingan

Tesis/Disertasi/tesis/disertasi

4. Jarak antara seminar proposal ke seminar hasil

minimal 2 (dua) bulan S2 dan minimal 3 (tiga) bulan

S3

5. Jarak antara seminar hasil ke ujian akhir

Tesis/Disertasi/tesis/disertasi minimal 2 (dua) pekan

6. Naskah seminar dan ujian dibagikan minimal 3 (tiga)

hari sebelum waktu pelaksanaan

7. Lama pelaksanaan seminar dan ujian masing –

masing 60 menit untuk program pascasarjana dan 120

menit untuk program pascasarjana dengan

memperhatikan waktu istirahat

8. Seminar dan ujian dilaksanakan bila dihadiri minimal

80% dari tim penguji sesuai waktu yang telah

ditentukan

CATATAN

Kelengkapan persyaratan pelaksanaan seminar proposal,

pengambilan data, seminar hasil, pengurusan izin ujian

tugas akhir, pelaksanaan ujian tugas akhir, yudisium dan

wisuda (terlampir)

WAKTU 6 ( Enam) bulan

13. SOP KOMPLAIN NILAI

PPs - UMI

PROSEDUR MUTU

KOMPLAIN / PERUBAHAN NILAI

NOMOR DOKUMEN

NOMOR REVISI

HALAMAN

TANGGAL TERBIT



NIPs. 102 86 0205

I. TUJUAN

SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai tata cara

perubahan nilai dan komplain nilai oleh mahasiswa.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan pemberian nilai ujian mahasiswa dan perubahan

nilai

III. REFERENSI

3.1. Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

3.2. Manual Mutu Program Pascasarjana Universitas Muslim Indonesia

3.3. Keputusan Rektor Universitas Muslim Indonesia Nomor 01 tahun 2014

tentang Ketentuan Pokok Universitas Muslim Indonesia.

IV. DEFINISI

a. Dosen Pengampu (DP) adalah dosen yang mengampu mata kuliah

b. Program Studi (Prodi) adalah organisasi yang memberikan kebijakan

program studi

c. Nilai Ujian Mahasiswa ialah nilai akhir (NA) suatu matakulliah yang

diperoleh mahasiswa pada suatu semester tertentu

d. Komplain nilai ialah unsur – unsur yang menjadi dasar dan harus

dipertimbangkan oleh dosen pengampu matakuliah dalam penentuan

dan pemberian nilai akhir mahasiswa.

e. Bobot / pembobotan nilai ialah besaran presentase yang harus diberikan

oleh dosen pada setiap komponen nilai sesuai dengan ketentuan

f. Perubahan nilai adalah komplain nilai/keberatan terhadap hasil nilai akhir

yang diajukan mahasiswa kepada dosen pengampu mata kuliah melalui

prosedur dan mekanisme tertentu yang telah ditetapkan

g. Kartu hasil studi (KHS) adalah nilai mata kuliah yang telah dikeluarkan

oleh bagian data dalam benTuk lembaran kertas.

V. KETENTUAN UMUM

1. Komplai nilai oleh mahasiswa hanya dapat dilakukan pada nilai akhir

ujian yang dikeluarkan oleh dosen Pengampu mata kuliah.

2. Komplain nilai Ujian Tengah Semester (UTS) atau pun nilai tugas – tugas

yang diberikan dosen

3. Pengampu mata kuliah dapat dilakukan oleh mahasiswa kepada dosen

secara langsung melalui penjelasan dalam tatap muka perkuliahan

sebagai wujud pelayanan maksimal oleh sekolah tinggi

4. Komplain nilai yang dimaksud pada angka 1 dan 2 di atas hanya dapat

diajukan oleh mahasiswa pada semester yang sedang berjalan, batas

akhirnya 2 minggu setelah ujian final berlangsung

VI. URAIAN PROSEDUR

1. Penanggungjawab mata kuliah mengeluarkan daftar nilai ke bagian

akademik

2. Mahasiswa melihat daftar nilai di bagian akademik

3. Mahasiswa menanyakan mengenai penilaian ke penanggungjawab

4. Penanggungjawab MK memperlihatkan hasil evaluasi mahasiswa yang

bersangkutan

5. Apabila ada keluhan nilai yang kurang sesuai penanggungjawab MK

6. Hasil koordinasi disampaikan ke mahasiswa

7. Apabila terjadi kesalahan penilaian, mahasiswa meminta form revisi nilai

di bagian akademik

8. Form revisi nilai diisi oleh penanggungjawab MK dan diketahui oleh WD1

9. Form revisi nilai diserahkan ke bagian akademik

10. Untuk perbaikan nilai mahasiswa disarankan ikut ujian perbaikan atau

mengulang tahun depan.

VII. DIAGRAM ALIR

Kegiatan Mahasiswa Bagian

Akademik Team

Teaching

Penanggung- jawab Mata

Kuliah (PJMK)

Asisten Direktur I

1. Penanggungjawab Mata Kuliah (PJMK) mengeluarkan Daftar Nilai ke Bagian Akademik

2. Mahasiswa melihat Daftar Nilai di Bagian Akademik

3. Mahasiswa menanyakan mengenai penilaian ke PJMK

4. PJMK memperlihatkan hasil evaluasi mahasiswa yang bersangkutan

5. Apabila ada keluhan nilai yang kurang sesuai, PJMK koordinasi dengan team teaching

6. Hasil koordinasi disampaikan ke mahasiswa

7. Apabila terjadi kesalahan penilaian, mahasiswa meminta form revisi nilai di Bagian Akademik

8. Form revisi nilai diisi oleh PJMK dan diketahui oleh Asdir 1

9. Form revisi nilai diserahkan ke Bagian Akademik

10. Untuk perbaikan nilai mahasiswa disarankan ikut ujian perbaikan atau mengulang tahun depan


8.1. Kartu Hasil Studi

8.2. Formulir revisi nilai

2

1

1

3

4

5

6

7

8 8

9

10

14. SOP PENGGANTIAN PEMBATALAN

KRS

PPs - UMI

PROSEDUR MUTU

PENGGANTIAN / PEMBATALAN MATA KULIAH

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : Halaman :

I. TUJUAN

Prosedur ini menetapkan tata cara mengganti dan atau pembatalan mata

kuliah yang telah diprogramkan dalam Kartu Rencana Studi (KRS) di

Lingkungan Program Pascasarjana Universitas Muslim Indonesia

II. RUANG LINGKUP

Lingkup prosedur ini menjadi pengisian formulir penggantian/pembatalan

mata kuliah oleh mahasiswa hingga disahkan oleh Asisten Direktur I

III. REFERENSI


2014 tentang Ketentuan Pokok Akademik Universitas Muslim

Indonesia.

IV. DEFINISI

4.1. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah lembaran yang memberikan

pernyataan bahwa mahasiswa telah merencanakan untuk

menempuh sejumlah mata kuliah tertentu pada semester berjalan.

4.2. Satuan kredit semester (SKS) adalah takaran penghargaan terhadap

pengalaman belajar yang diperoleh selama 14 – 16 minggu dalam

satu semester melalui kegiatan terjadwal perminggu sebanyak 1 jam

perkuliahan atau 2 jam praktikum atau 4 jam kerja lapangan, yang

masing – masing diiringi oleh sekitar 1 sampai 2 jam kegiatan

terstruktur dan sekitar 1 sampai 2 jam kegiatan mandiri

4.3. Formulir penggantian/pembatalan mata kuliah adalah lembaran yang

memberikan pernyataan bahwa mahasiswa telah mengganti atau

pembatalan mata kuliah sejumlah SKS tertentu yang telah tercantum

dalam KRS pada semester berjalan

V. KETENTUAN UMUM

5.1. Pembatalan atau penggantian mata kuliah yang telah tercantum

dalam KRS dapat dilakukan oleh mahasiswa berdasarkan alasan

halangan tertentu yang dapat diterima.

5.2. Pembatalan atau penggantian mata kuliah harus dengan persetujuan

PA dan ketua jurusan/bagian/KPS dari mahasiswa yang

bersangkutan dengan bobot SKS mata kuliah pengganti harus sama

atau lebih kecil dari bobot SKS mata kuliah yang digantikan.

5.3. Pembatalan atau penggantian mata kuliah mata kuliah dilakukan

dengan mengisi formulir selambat – lambatnya pada akhir minggu

kedua perkuliahan yang sedang berjalan.

VI. URAIAN PROSEDUR

6.1. Mahasiswa datang keSub Bagian Akademik untuk meminta formulir

pergantian/pembatalan mata kuliah dengan menunjukkan KRS dan

alasan mengganti atau menbatalkan mata kuliah.

6.2. Jika alasan mengganti atau membatalkan mata kuliah mata kuliah

dapat diterima, maka staf bagian Akademik memberikan formulir ke

ybs.

6.3. Mahasiswa mengisi formulir dengan menuliskan identitas diri yaitu :

nama, nim, program studi, departemen / konsentrasi, dan jenis

kelamin. Selanjutnya mengisi kode/sks dan nama mata kuliah yang

akan diganti/dibatalkan dan mata kuliah pengganti lengkap dengan

kelasnya. Kemudian mengisi alasan penggantian/pembatalan mata

kuliah, jumlah mata kuliah dan jumlah SKS setelah

penggantian/pembatalan.

6.4. Mahasiswa membubuhkan tandatangan pada lembar SKS sebagai

bentuk persetujuan atas penggantian/pembatalan mata kulaih.

6.5. Formulir pengantian / pembatalan mata kuliah yang telah

ditandatangani selanjutnya dibawa ke dosen Penasehat Akademik

(PA) untuk dikonsultasikan.

6.6. Penasehat Akademik memberikan persetujuan atas

pergantian/pembatalan mata kuliah oleh mahasiswa

6.7. Formulir pergantian/ pembatalan mata kuliah yang telah

ditandatangani oleh mahasiswa dan PA kemudian disahkan oleh

ketua prodi/departemen

6.8. Formulir penggantian/pembatalan mata kuliah yang telah disahkan

oleh ketua prodi/departemen selanjutnya diserahkan ke Sub Bagian

Akademik.

6.9. Sub. Bagian Akademik melakukan verifikasi atas formulir

penggantian / pembatalan mata kuliah yang diajukan mahasiswa

kemudian mata kuliah yang diganti / dibatalkan diinput ke portal

akademik SIMPADU UMI dan diparaf oleh admin SIMPADU.

6.10. Kasubag. Akademik memberikan paraf pada lembar Formulir

penggantian / pembatalan mata kuliah.

6.11. Formulir penggantian / pembatalan mata kuliah selanjutnya

disampaikan ke Asisten Direktur 1 untuk ditandatangani.

6.12. Setelah ditandatangani oleh Asisten Direktur 1 selanjutnya formulir

penggantian / pembatalan mata kuliah dikembalikan ke Sub. Bagian

Akademik.

6.13. Sub. Bagian Akademik mendistribusikan lembar formulir penggantian

/ pembatalan mata kuliah mahasiswa serta mengarsipkannya.

6.14. Formulir penggantian / pembatalan mata kuliah asli diserahkan ke

rektorat, 1 salinan untuk mahasiswa, 1 salinan untuk bagian / prodi,

PA, dan arsip.

standar operating procedure (sop) bidang ...4.1. mata kuliah tesis/disertasi adalah tugas akhir...

Documents