standard operating procedure rev : 00 date : april …
TRANSCRIPT
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
DOC NO : ST-SOP21-00
REV : 00
DATE : April 2016
PENYELESAIAN KONFLIK
EKSTERNAL
PAGE : 1 of 6
SUSTAINABILITY
The entire SOP is TSH control documentation. Photocopy is strictly prohibited.
1. TUJUAN
Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menetapkan prosedur yang berkaitan
dengan konflik eksternal yang timbul antara pihak-pihak luar dan perusahaan.
2. RUANG LINGKUP
SOP ini digunakan untuk semua perkebunan dan pabrik di TSH Resources
Berhad.
3. TANGGUNG JAWAB
Merupakan tanggung jawab Kepala Departemen agar prosedur ini dipatuhi.
4. REFERENSI
FPIC Guide for RSPO Members
ST-SOP01 - Information Request SOP
ST-SOP13-00 - Document Master List SOP
PMA-SOP02 - Land Dispute SOP Sengketa Lahan
5. DEFINISI
CD - Community Development
FPIC - Free, Prior and Informed Consent
LSM - Lembaga Swadaya Masyarakat
RSPO - Roundtable on Sustainable Palm Oil
SOP - Standard Operating Procedure
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
DOC NO : ST-SOP21-00
REV : 00
DATE : April 2016
PENYELESAIAN KONFLIK
EKSTERNAL
PAGE : 2 of 6
SUSTAINABILITY
The entire SOP is TSH control documentation. Photocopy is strictly prohibited.
6. PROSEDUR
6.1 Identifikasi Konflik Eksternal
6.1.1 Dalam setiap kasus konflik, bentuk konflik harus diidentifikasi.
Jenis-jenis konflik meliputi:
a) Konflik dengan pemilik tanah dan kepemilikan tanah
b) Sengketa/perselisihan antara pengguna sumber daya dan
akses terhadap sumber daya
c) Sengketa mengenai batas-batas tanah
d) Konflik mengenai perbedaan budaya atau agama dan
pelanggaran hak-hak adat
e) Konflik antara kelompok masyarakat yang berbeda
f) Ketidakadilan atau kurangnya perwakilan kelompok
masyarakat
g) Kurangnya transparansi atau pemahaman dalam
kesepakatan yang dirundingkan
h) Ketidakadilan pembagian dalam pengembangan dan
kontribusi ekonomi
i) Sengketa yang disebabkan karena politik negara
j) Otoritas hukum yang digugat
6.1.2 Semua pemangku kepentingan yang terlibat harus diidentifikasi.
Pemangku kepentingan bisa berasal dari salah satu atau kelompok
di bawah ini:
a) Perusahaan atau perkebunan yang terlibat
b) Masyarakat lokal
c) Pemilik tanah
d) Perwakilan masyarakat yang ditunjuk sendiri atau
pengacara
e) Tokoh desa dan tokoh adat
f) Asosiasi/perkumpulan masyarakat
g) Kelompok wanita
h) Kelompok pemuda
i) Kelompok minoritas (para pendatang, masyarakat yang
tidak memiliki lahan, dll)
j) Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) dan pengamat pihak
ketiga
k) Lembaga keagamaan dan lembaga adat
l) Camat atau Bupati
m) Lembaga pemerintah
n) Perkebunan kelapa sawit yang berdekatan/bersebelahan
o) Mengidentifikasi penyebab khusus dan jenis konflik yang
terjadi. Sebagai contoh; Jenis konflik adalah “Konflik
mengenai perbedaan budaya atau agama dan pelanggaran
hak-hak adat”; penyebab konflik adalah “Anak perusahaan
‘A’ telah melakukan tindakan ‘B’, kemudian menyebabkan
kemarahan masyarakat ‘C’ dan hal itu menentang hak adat
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
DOC NO : ST-SOP21-00
REV : 00
DATE : April 2016
PENYELESAIAN KONFLIK
EKSTERNAL
PAGE : 3 of 6
SUSTAINABILITY
The entire SOP is TSH control documentation. Photocopy is strictly prohibited.
mereka. Pemangku kepentingan yang terlibat adalah “Anak
perusahaan A”, “masyarakat lokal “C” dan “tokoh adat D”.
6.1.3 Jika jenis konflik adalah antara pemilik tanah dan kepemilikan
tanah, maka digunakan prosedur dari SOP tersendiri dan yang lebih
terfokus yaitu SOP Sengketa Lahan (PMA-SOP02). Sedangkan
SOP ini digunakan untuk menangani semua konflik eksternal
lainnya (kecuali untuk konflik yang melibatkan sengketa lahan).
6.2 Verifikasi Konflik
6.2.1 Setiap kasus konflik yang telah diidentifikasi, harus diverifikasi
keabsahannya, baik dengan proses verifikasi dokumen atau
verifikasi di lapangan jika diperlukan.
6.2.2 Verifikasi dilakukan dengan menghubungi serta mendengarkan
pernyataan pelapor dan pihak yang terlibat konflik (dengar
pendapat, baik secara kolektif atau individu). Permasalahan penting
dari semua percakapan harus dalam bentuk tertulis. Pada proses
penyelesaian konflik tahap ini, diupayakan untuk menahan diri
agar tidak memberikan saran atau nasehat.
6.2.3 Verifikasi harus dilakukan oleh departemen yang netral seperti
Departemen CD, Departemen Sustainability atau departemen dari
anak perusahaan lain yang tidak terlibat langsung dalam konflik.
6.2.4 TIDAK BOLEH mengintimidasi atau memaksakan suatu taktik
kepada pihak pelapor. Hal ini bertentangan dengan praktek kerja
yang berlaku di TSH. Pastikan bahwa pihak pelapor dalam kondisi
nyaman dalam membantu proses verifikasi, dan pelapor boleh
menghentikan proses verifikasi kapan saja.
6.2.5 Jika konflik dipalsukan atau telah diselesaikan sebelumnya, maka
konflik dianggap telah selesai.
6.2.6 Jika rincian konflik telah diubah sejak diidentifikasi atau
merupakan bagian atau kelanjutan dari kasus sebelumnya, maka
konflik harus diidentifikasi ulang untuk memasukkan rincian baru.
6.2.7 Jika kasus konflik telah diverifikasi dan sudah sah, maka kasus
dilanjutkan dengan analisis konflik.
6.3 Analisis Konflik
6.3.1 Analisis konflik dimulai dari proses identifikasi sampai
menentukan prioritas konflik. Hal ini harus dilakukan untuk
menginvestigasi dan mengumpulkan semua bukti untuk membuat
keputusan yang tepat dalam menangani konflik. Investigasi dimulai
dengan melakukan rapat dan berkomunikasi dengan semua pelapor
dan pihak-pihak yang terlibat serta mengumpulkan bukti dokumen
dan foto sengketa/perselisihan.
6.3.2 Investigasi harus dilakukan oleh departemen yang tidak memihak
seperti departemen CD, departemen Sustainability atau konsultan
pihak ketiga yang bersifat netral yang ditunjuk untuk membantu
proses investigasi.
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
DOC NO : ST-SOP21-00
REV : 00
DATE : April 2016
PENYELESAIAN KONFLIK
EKSTERNAL
PAGE : 4 of 6
SUSTAINABILITY
The entire SOP is TSH control documentation. Photocopy is strictly prohibited.
6.3.3 Investigasi harus ditulis dalam laporan dengan referensi untuk
bukti dan dokumentasi yang diperoleh.
6.4 Menentukan Prioritas Konflik
6.4.1 Mengidentifikasi urgensi konflik (konflik yang bersifat mendesak).
6.4.2 Mengidentifikasi tingkat kepentingan dan tingkat kepelikan
(severity) konflik.
6.4.3 Mengidentifikasi keterbatasan sumber daya yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan konflik.
6.4.4 Referensi silang dengan kasus yang ada atau kasus sebelumnya jika
ada.
6.4.5 Justifikasi mengapa konflik diprioritaskan, harus didokumentasikan
dalam rencana manajemen konflik.
6.5 Manajemen Konflik
6.5.1 Terdapat 4 jenis utama manajemen konflik dan harus digunakan
sebelum melanjutkan ke metode berikutnya:
a) Negosiasi
b) Mediasi
c) Arbitrasi
d) Ajudikasi
6.5.2 Dalam negosiasi, perusahaan harus menunjuk seorang negosiator
dari pihak perusahaan untuk terlibat dalam pertemuan partisipatif
yang melibatkan semua pihak.
6.5.3 Negosiator harus:
a) Mampu mewakili perusahaan dan mengambil keputusan
terkait posisi perusahaan dalam konflik.
b) Menerapkan etika kesetaraan, keadilan dan kejujuran
mewakili perusahaan
c) Mendengarkan dengan penuh perhatian dan secara proaktif
d) Menghormati pelapor dan pihak-pihak yang terlibat
e) Mencoba mencari persamaan
f) Bersikap jelas tentang tujuan perusahaan
g) Fokus pada fakta sebenarnya
h) Tidak pernah menggunakan paksaan atau pernyataan yang
mengancam
i) Menerima dan mentoleransi perbedaan
j) Siap untuk melakukan kompromi
6.5.4 Semua informasi dalam rapat negosiasi harus didokumentasikan.
6.5.5 Jika konflik tidak dapat diselesaikan melalui negosiasi, maka harus
dilakukan mediasi
6.5.6 Mediasi berfungsi untuk memenuhi kebutuhan dua pihak yang
berselisih, selain itu juga untuk menjaga dan memperkuat
hubungan di masa yang akan datang. Pihak yang harus hadir dalam
mediasi yaitu seorang mediator yang ditunjuk dan disetujui oleh
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
DOC NO : ST-SOP21-00
REV : 00
DATE : April 2016
PENYELESAIAN KONFLIK
EKSTERNAL
PAGE : 5 of 6
SUSTAINABILITY
The entire SOP is TSH control documentation. Photocopy is strictly prohibited.
kedua belah pihak yang berselisih serta para perwakilan yang dapat
membuat keputusan berdasarkan konflik.
6.5.7 Jika konflik tidak bisa diselesaikan melalui mediasi, maka arbitrasi
adalah langkah berikutnya yang harus ditempuh. Keuntungan
arbitrasi dibandingkan dengan ajudikasi adalah bahwa
sengketa/perselisihan akan diberikan keputusan final, sementara
diskusi tetap bersifat rahasia dan mempertahankan hubungan baik
kedua belah pihak masih memungkinkan.
6.5.8 Jika arbitrasi bukan pilihan yang tepat, maka konflik harus
diselesaikan melalui langkah ajudikasi.
6.6 Pengembangan Kemampuan
6.6.1 Kasus yang telah selesai di masa lalu dapat digunakan sebagai
referensi untuk penanganan perselisisihan di masa yang akan
datang.
6.6.2 Dampak positif dan hasil yang dapat diharapkan dari kasus
sebelumnya dapat dipelajari dan kesan negatif dapat dijadikan
pelajaran tentang bagaimana memperbaiki tindakan yang diambil
ketika berhadapan dengan perselisishan/sengketa yang sama.
6.6.3 Penyelesaian konflik melalui proses resolusi konflik harus
disosialisasikan kepada masyarakat dan pemangku kepentingan
lainnya sehingga pihak-pihak yang terkait telah diberikan informasi
dan mampu mengelola ekspektasi dari proses yang dilakukan.
6.7 Evaluasi
6.7.1 Departemen sustainability diperlukan untuk memonitor dan
mengevaluasi penyelesaian konflik sesuai kriteria di bawah ini
(kecuali penyelesaian melalui ajudikasi):
a) Hasil akhir diterima oleh perusahaan
b) Hasil akhir diterima olah pihak-pihak yang bersengketa
c) Hasil akhir diakui oleh pemerintah setempat
d) Hasil akhir tidak dapat diganggu gugat oleh pihak lain
6.7.2 Untuk penyelesaian melalui ajudikasi, salinan dokumen putusan
pengadilan harus disimpan dalam arsip departemen sustainability
dan masing-masing document controller estate.
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
DOC NO : ST-SOP21-00
REV : 00
DATE : April 2016
PENYELESAIAN KONFLIK
EKSTERNAL
PAGE : 6 of 6
SUSTAINABILITY
The entire SOP is TSH control documentation. Photocopy is strictly prohibited.
7. LAMPIRAN
7.1 : Tabel
Diagram Alur Penyelesaian Konflik
Tabel Prioritas Konflik
7.2 : Form
7.2.1 Form Identifikasi dan Verifikasi Konflik
ST-SOP21-00; 7.1.1 Bagan Alur Penyelesaian Konflik
Identifikasi Jenis
Konflik
Identifikasi Pihak-
Pihak Terkait
Identifikasi
Penyebab Konflik
Verifikasi Kasus
Investigasi
Identifikasi Urgensi Konflik
Negosiasi
Mediasi
Arbitrasi
Ajudikasi
Evaluasi
Ko
nflik Selesai
Identifikasi Tingkat
Kepentingan Konflik
Identifikasi sumberdaya yang
dibutuhkan untuk menangani konflik
Urutan berdasarkan
Prioritas
JIka tercapai
kesepakatan
JIka tercapai
kesepakatan
JIka tercapai
kesepakatan
Jika kasus belum diakui keabsahannya
Jika kasus diakui
keabsahannya
JIka tidak ada
kesepakatan
JIka tidak ada
kesepakatan
JIka tidak ada
kesepakatan
Analisis Konflik Manajemen Konflik
Jika ada putusan
atau penyelesaian
yang dicapai
ST-SOP21-00; 7.1.2 Tabel Prioritas Konflik
Konflik (PT. TSH) Urgensi1 Tingkat
kepentingan
2
Ketersediaan sumberdaya3
Referensi4
Jenis Konflik: Perselisihan antara pengguna sumber daya
1. Pemangku kepentingan: Desa “A”, Desa “C, Desa “E”. Penyebab: Penggunaan air sungai “K” untuk Mill “L” mengurangi ketersediaan air bersih bagi masyarakat sekitar.
5 3 5
Jenis Konflik: Ketidakadilan pembagian dalam kontribusi ekonomi
1. Pemangku kepentingan: Desa “B”, Camat “D”, LSM “J”. Penyebab: Donasi untuk konservasi adat tidak dibagikan secara adil kepada kelompok masyarakat yang dituju di Desa “B”
3 4 5
1 Dari skala 1 sampai 5, di mana nilai lima (5) menggambarkan tingkat urgensi tertinggi, dan nilai satu (1) menggambarkan tingkat urgensi terendah. 1 Dari skala 1 sampai 5, di mana nilai lima (5) menggambarkan tingkat kepentingan tertinggi, dan nilai satu (1) menggambarkan tingkat kepentingan terendah. 1 Dari skala 1 sampai 5, di mana nilai lima (5) menggambarkan ketersediaan sumberdaya tertinggi, dan nilai satu (1) menggambarkan ketersediaan sumberdaya terendah. Referensi antara kasus konflik sekarang dan di masa lalu.
ST-SOP21-00; 7.2.1 Form Identifikasi dan Verifikasi Konflik
FORM IDENTIFIKASI DAN VERIFIKASI KONFLIK
Nama Pekerja: Tanggal pelaporan:
Jabatan:
Atasan: Departemen:
Jabatan:
JENIS KONFLIK EKSTERNAL
PEMANGKU KEPENTINGAN YANG TERLIBAT
PENYEBAB KONFLIK
VERIFIKASI
SAH/TIDAK?
(√ OR X)
TANDATANGAN IDENTIFIER TANDATANGAN VERIFIER
Tanggal: Tanggal: