stapsgewijs naar duurzame toegang

Stapsgewijs naar duurzame toegang

Onderzoek naar een strategisch stappenmodel voor duurzame toegang tot digitale informatie

in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen.

Enno Meijers – Thesis Master of Business Informatics Avans+ Begeleidingscommissie: Dr. Ed. W. M. Landman – docent Methoden en Technieken, Avans+ Dr. J.A. Brandenbarg – directeur Zeeuwse Bibliotheek

STAPSGEWIJS NAAR DUURZAME TOEGANG

Onderzoek naar een strategisch stappenmodel voor duurzame toegang tot digitale informatie in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen.

Thesis Master of Business Informatics – Avans+

Enno Meijers

[email protected]

Middelburg ‐ april 2010

Begeleidingscommissie:

Dr. Ed. W. M. Landman – docent Methoden en Technieken, Avans+

Dr. J.A. Brandenbarg – directeur Zeeuwse Bibliotheek

in opdracht van: enwer me

Omslagfoto: http://www.flickr.com/photos/michele123mstudios – silver beams & sky 2

De Creative Commons Naamsvermelding‐Gelijk delen 3.0 Nederland Licentie is van

toepassing op dit werk. Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by‐sa/3.0/nl/.

in sam king t:

Voorwoord

Beste lezer,

Voor u ligt mijn thesis als afsluiting van de MBI‐opleiding waar ik in 2007 aan begonnen ben. Met dit werkstuk sluit ik een periode af van hard werken en veel presteren maar ook van veel inspiratie en geprikkeld worden. Ik hoop dat u evenveel plezier zult beleven aan het lezen van dit werkstuk, als ik heb gehad op mijn ontdekkingsreis door de complexe wereld van digitale duurzaamheid. Met deze thesis heb ik geprobeerd om een bijdrage te leveren aan de uitdagingen waar wij voor staan in deze nieuwe digitale wereld, of dit gelukt is hoor ik graag van u terug.

Nu mijn studie tot een eind komt, maak ik graag gebruik van de gelegenheid om een aantal mensen te bedanken. In het bijzonder wil ik mijn vrouw en kinderen bedanken voor hun eindeloos geduld en begrip voor de vele momenten waarop ik mijn studie prioriteit moest geven. Ook de Zeeuwse Bibliotheek wil ik graag bedanken voor het bieden van de gelegenheid voor het volgen van deze studie en voor het leveren van interessant praktijkmateriaal.

Dit werkstuk zelf is het resultaat van een intensieve samenwerking met een groot aantal mensen. Ik wil dan ook beginnen met het bedanken van twee personen voor de bijzonder plezierige en vruchtbare samenwerking. Allereerst bedank ik Inge Angevaare van de NCDD voor haar kritische blik (tot in de kleinste details…) en haar aanstekelijke gedrevenheid in het zoeken naar oplossings‐richtingen voor een duurzamere digitale wereld. Daarnaast bedank ik Annelies van Nispen van DEN voor het delen van haar kennis en haar enthousiasme voor dit onderwerp en voor de stevige discussies die daaruit volgden. Op deze plaats wil ik ook graag alle reviewers van het stappenmodel van harte bedanken. Het was voor mij een bijzondere ervaring om in één oog opslag zoveel gerespecteerde meningen naast elkaar te zien. Tot besluit bedank ik ook mijn begeleider Ed Landman voor de stimulerende begeleiding, zijn rotsvaste geloof in dat het goed zou komen werkte aanstekelijk.

Ik wens u veel plezier bij het lezen van deze thesis!

Enno Meijers, 14 april 2010

Managementsamenvatting

Digitale informatie speelt een steeds grotere rol voor de cultureel erfgoedinstellingen in Nederland.

Vanuit het oogpunt van zichtbaarheid en laagdrempelige toegang tot de collectie werkt men massaal

aan het digitaliseren van de fysieke collecties. Daarbij krijgen ook steeds meer instellingen te maken

met materialen die alleen nog maar in digitaal vorm bestaan.

Uit recente onderzoeken blijkt dat in een groot deel van de erfgoedinstellingen de duurzame

toegankelijkheid van deze digitale informatie weinig of geen aandacht krijgt. De kans is groot dat er

hierdoor op lange termijn digitale informatie verloren zal gaan. Naast de financiële schade die

daardoor ontstaat, kan dit ook het definitieve verlies van kostbare informatie betekenen.

Het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie is een onderwerp waar men sinds eind

jaren negentig op nationale en internationale schaal intensief onderzoek naar doet. Hierover is veel

gepubliceerd, vooral door de publieke sector. Zodoende is er een breed scala aan normen,

richtlijnen, beleidskader, toetsingsinstrumenten en best practices beschikbaar. Zoals uit dit

onderzoeksrapport blijkt, biedt deze informatie echter te weinig aanknopingspunten voor de kleinere

en middelgrote erfgoedinstellingen om ook daadwerkelijk aan de slag te gaan met het verbeteren

van de duurzame toegang van hun digitale informatie. Dit rapport beschrijft het onderzoek dat

uitgevoerd is naar een aanpak om deze kloof te overbruggen.

In het kader van dit onderzoek is een strategisch stappenmodel ontwikkeld dat de kleinere

erfgoedinstellingen in staat moeten stellen om stapsgewijs de risico’s op verlies van digitale

informatie te verminderen. In hoofdlijnen behandelt het model achtereenvolgens het strategisch

verankeren van duurzame toegang, het borgen van de digitale objecten, het toevoegen van de

noodzakelijke metadata en het aanpassen aan de veranderende omgeving. Het reduceren van de

complexiteit en het inrichten als een continu proces van verbetering vormden hierbij belangrijke

uitgangspunten. De ordening van de onderwerpen naar hun bijdrage aan het verminderen van de

risico’s is nog niet eerder zo nadrukkelijk beschreven.

De bruikbaarheid van dit theoretisch model is vervolgens getoetst onder twaalf deskundigen uit het

werkveld. Daarnaast is er een praktijktoets uitgevoerd in de Zeeuwse Bibliotheek. De belangrijkste

onclusie was dat het stappenmodel bruikbaar is voor het ontwikkelen van beleid voor duurzame

toegang tot de digitale erfgoed informatie.

dat het goed organiseren van duurzame toegang tot digitale

formatie een lastige uitdaging is, die de kleinere erfgoedinstellingen naar verwachting niet

Dit rapport eindigt daarom ook met een aantal aanbevelingen waarin landelijke koepelorganisaties,

grote instellingen en marktpartijen worden opgeroepen om de kleinere erfgoedinstellingen te helpen

het verbeteren van de duurzame toegang tot hun digitale informatie. De kleinere

c

Het onderzoek toonde echter ook aan

in

zelfstandig tot een goed eind zullen kunnen brengen.

bij

erfgoedinstellingen zelf zullen daarbij actief op zoek moeten gaan naar nieuwe

samenwerkingsverbanden en rolverdelingen om zo de juiste taken op de juiste schaal te kunnen

realiseren.

Inhoudsopgave:

...................................................................... 13

e n n

a n n .. .. .. . .

assenheidsmodel voor digitale duurzaamheid ................................................................ 40

9. Kaders van het stappenmodel .................................................................................................. 45

0. Deel A: Het bepalen van de context en het mandaat .............................................................. 50

11. Deel B: De digitale objecten veilig stellen ................................................................................ 53

12. Deel C: Duurzaam toegang bieden ........................................................................................... 59

13. Praktijk toetsing in de Zeeuwse Bibliotheek ............................................................................ 67

14. Resultaten externe validatie ..................................................................................................... 74

15. Conclusies en aanbevelingen ................................................................................................... 88

16. Geraadpleegde bronnen........................................................................................................... 93

Bijlage 1: Conceptueelmodel en onderzoeksontwerp ............................................................................. i

Bijlage 2: Globaal overzicht onderzoeksomgeving ................................................................................... ii

Bijlage 3: Opbouw van een Archival Information Package ..................................................................... iii

Bijlage 4: Beschrijving van de elementen van het volwassenheidsmodel .............................................. iv

Bijlage 5: Stappenmodel met relatie naar het volwassenheidsmodel .................................................. viii

Bijlage 6: De vijftien elementen in relatie tot het stappenmodel ........................................................... ix

Bijlage 7: Toetsing Zeeuwse Bibliotheek ................................................................................................ xii

Bijlage 8: Resultaten expert review ...................................................................................................... xvii

1. Inleiding: duurzame toegang ‐ een lastige nieuwe taak ........................................................... 11

2. Een verkenning van het probleem .....................

3. Onderzoeksopzet ...................................................................................................................... 18

4. Informatiemanagement als optiek ........................................................................................... 23

5. Inleiding tot d defi itie van een strategisch stappe model ................................................... 28

6. Een kort overzicht v n de bestaande i strume ten . .......... ............... ........... ........... ........ 32

7. Een impressie van het werkveld ............................................................................................... 37

8. Volw

1

1. Inleiding: duurzame toegang een lastige nieuwe taak

In onze moderne wereld is digitale informatie niet meer weg te denken. Het bedrijfsleven, de

overheid, de wetenschap, de media, er is geen sector waar digitale informatie geen

belangrijke rol speelt. Veel van deze digitale informatie is afkomstig uit de publieke sector

en veel digitale informatie vindt uiteindelijk een onderkomen in de publieke sector. De

bibliotheken, archieven en musea vormen in deze ontwikkelingen een belangrijk

schakelpunt. Enerzijds werken deze cultureel erfgoedinstellingen hard aan het digitaal

toegankelijk maken van hun collecties en anderzijds vormen ze voor veel digitale informatie

het eindstation. Vooral de functie als eindstation lijkt voor de cultureel erfgoedinstellingen

een lastige nieuwe taak te worden.

Digitale informatie speelt in het dagelijkse leven een onmisbare rol. In korte tijd is er een

samenleving ontstaan waaruit digitale informatie niet meer weg te denken is. Een belangrijk deel van

de digitale informatie op het gebied van cultuur, onderwijs en wetenschap is afkomstig uit de

publieke sector. Musea, archieven, bibliotheken en andere erfgoedinstellingen hebben,

doorbouwend op hun traditionele taken, inmiddels hun aandacht gericht op het laagdrempelig

toegang bieden tot digitale informatie. Men beschouwt dit als een noodzakelijke voorwaarde om in

de huidige samenleving een rol te blijven spelen.

Al in 2002 trokken de onderzoekers van het DigiCULT project (European Commission, 2002) de

conclusie: “In the Information Society, in the long run, only the digital will survive in the memory of a

nation as it is more readily available and accessible than analogue cultural heritage resources.”

Dankzij het laagdrempelig karakter van internet ontstaat er ook een grote hoeveelheid aan digitale

informatie uit andere, private en particuliere, bronnen. Een steeds groter deel van deze informatie is

van belang voor de kennis en cultuur van de samenleving.

Door deze ontwikkelingen staan cultureel erfgoedinstellingen voor een aantal forse uitdagingen. In

de eerste plaats zien ze zich genoodzaakt om zo snel mogelijk hun content digitaal beschikbaar te

stellen om hun zichtbaarheid en meerwaarde in de moderne maatschappij te behouden.

In de tweede plaats vraagt de verandering van informatieschaarste naar informatieovervloed om het

vinden van een nieuwe rol. De erfgoedinstellingen hebben hun huidige rol als toegangspoort tot

Stapsgewijs naar duurzame toegang 11 Thesis MBI – april 2010

kennis en cultuur voor een groot deel verloren ‐ en of ze over de juiste competenties beschikken om

als de vraag.

derde uitdaging is het voor de lange termijn garanderen van toegang tot de informatie. Voor

Dit rapport richt zich op deze laatste uitdaging. Centraal daarbij staat de vraag wat (kleine)

verkenning van het probleem van digitale duurzaamheid in

oofdstuk 2. In hoofdstuk 3 wordt de opzet van het onderzoek verder toegelicht. Hoofdstuk 4

k h e

en van de praktijktoetsing van dit model in de

Zeeuwse Bibliotheek. Hoofdstuk 14 beschrijft de resultaten van de expert review van het

filter en wegwijzer in de moderne informatiesamenleving te kunnen fungeren is nog

De

digitale informatie blijkt dit een complexe opdracht te zijn die niet eenvoudig in het verlengde ligt

van het beheer van de fysieke informatiebronnen. In tegenstelling tot informatie op fysieke dragers

vraagt digitale informatie om een continu proces van aandacht en onderhoud.

erfgoedinstellingen kunnen doen om duurzame toegang tot hun digitale informatie beter te

waarborgen.

Leeswijzer

Het rapport begint met een algemene

h

beschrijft de onderzoeksoptiek waarin een verband gelegd wordt tussen informatiemanagement en

de problematiek van digitale duurzaamheid.

In de hoofdstukken 5 tot en met 12 wordt de ontwikkeling van het stappenmodel voor duurzame

toegang beschreven. Dit deel vormt de ern van het t eor tische model van deze thesis en is ter

beoordeling integraal aan de reviewers voorgelegd.

In hoofdstuk 13 worden de resultaten besprok

stappenmodel. Beide toetsingen leiden uiteindelijk naar de conclusies en aanbevelingen die

beschreven zijn in hoofdstuk 15.


2. Een verkenning van het probleem

traditionele media voor informatieopslag als papier, zijn digitale dragers niet automatisch

geschikt voor bewaring op de langere termijn. Digitale informatie vraagt om voortdurende

s daarvan voor de organisaties die het langetermijn beheer moeten uitvoeren.

i

deed in 2006 een uitgebreid onderzoek naar de

problemen met duurzame toegang tot digitale informatie. In het rapport dat hierover gepubliceerd

• De dragers van digitale informatie zijn niet duurzaam

gitale dragers snel opgevolgd worden door dragers die meer

eit hebben of sneller werken. Er lijkt op dit gebied sprake van een merkwaardige paradox

tussen de toename van opslag capaciteit en de afname in duurzaamheid van het medium.

• De hardware om de dragers te kunnen benaderen veroudert snel

Naast de opslagmedia zelf veroudert ook de hardware om deze media te kunnen lezen en verwerken

in hoog tempo. Door de voortschrijdende techniek krijgen hardwaresystemen een steeds hogere

verwerkingscapaciteit. Vanwege het hoge tempo waarin dit gebeurt is het niet mogelijk om de oude

systemen voor langere tijd te blijven ondersteunen. In veel gevallen wordt de winst in snelheid en

capaciteit bereikt door het toepassen nieuwe technologie die niet compatible is met voorgaande

systemen.

Het op een duurzame manier toegankelijk houden van digitale informatie is blijkbaar een

lastige opgave, maar wat is nu eigenlijk precies het probleem? In tegenstelling tot

verzorging omdat allerlei bedreigingen de beschikbaarheid op langere termijn in gevaar

brengen. Dit hoofdstuk bespreekt de belangrijkste van deze bedreigingen en de

consequentie

Veranderingen in de technologie

Om te beg nnen levert de snelle ontwikkeling van de digitale techniek een groot probleem op voor

het bewaren van digitale informatie. Eén van de Britse onderzoeksnetwerken voor digitale

duurzaamheid, the Digital Preservation Coalition,

werd, “Mind the Gap” (Waller & Digital Preservation Coalition, 2006) worden onder andere de

volgende technologische bedreigingen genoemd:

De huidige digitale dragers hebben een beperkte houdbaarheid. Afhankelijk van het type drager kan

deze variëren van enkele jaren tot misschien enkele tientallen jaren, maar een duurzaam medium

voor de opslag van digitale informatie bestaat (nog) niet. Daarbij komt het verschijnsel dat door de

technologische ontwikkelingen di

capacit


• De software om de gegevens op de dragers te interpreteren veroudert snel

rmatie te lezen en te bewerken verandert

Vaak betekenen nieuwe versies van de softwaresystemen ook nieuwe versies van

Veranderingen in de omgeving

Het zorgvuldig bewaren van digitaal opgeslagen gegevens en het kunnen teruglezen van die

informatie over deze data beschikbaar is. Deze extra informatie, vaak aangeduid met de term

metadata, is nodig om de opgeslagen bits te vertalen in data, om de data te kunnen vertalen in

betekenis te kunnen geven in een bepaalde context.

(Giaretta, 2007) geeft David Giaretta

er of the

format – and maybe a Rosetta Stone equivalent of Martian to English (or Chinese or whatever

like bits? binary notation, IEEE

ct opgeslagen moet worden. Daarbij is het mogelijk dat in de loop van de tijd de beoogde

oelgroep zelf wijzigt, bijvoorbeeld wanneer specialistische informatie ook voor een breder publiek

Ook de software die gebruikt wordt om de digitale info

voortdurend.

bestandsformaten. Voor tekst documenten en grafische formaten ontstaan er langzamerhand

afspraken over standaardformaten. Op andere terreinen zoals audiovisueel materiaal of CAD‐

bestanden is vaak specifieke software nodig voor het afspelen of bewerken.

gegevens alleen is niet voldoende. De opgeslagen data wordt pas informatie wanneer er voldoende

extra

informatie en om uiteindelijk de informatie

Het beheren van de relevante metadata vormt dus een extra uitdaging voor het op een duurzame

manier toegankelijk houden van de digitale informatie. De hoeveelheid extra informatie die aan het

digitale object moet worden toegevoegd om de informatie op de lange termijn van betekenis te laten

zijn is afhankelijk van de doelgroep waarvoor men de informatie opslaat. In de literatuur duidt men

dit aan met de term “Designated Community”.

In het artikel “The CASPAR Approach to Digital Preservation”

hiervan een aardig voorbeeld door zich af te vragen welke informatie een Marsmannetje nodig

zouden hebben om het signaal te kunnen ontcijferen van de Ionosonde (een digitaal radar signaal dat

de ruimte in wordt gezonden ):

“Representation Information for Martians

How much Representation Information would one need to provide for a Martian to understand and use

Ionosonde‐data which is digitally encoded? Where to start? Let’s start with a definition on pap

language the document is written in). But what about some other things

encoding for floating point numbers, definitions of the names of the data values, relationship between

the data values, definition of frequency, definition of a second, basic physics, graduate‐level physics,

English, etc., etc? The list is very, very long.”

De keuze van de beoogde doelgroep is dus van invloed op de hoeveelheid metadata die bij het

digitale obje

d


ontsloten gaat worden. Maar het kan ook zijn dat de context en de kennis van de beoogde doelgroep

Veranderingen in de organisatie

informatie op zich willen nemen moeten een strategische keuze maken waarbij zij bereid moeten zijn

gen door te voeren. In het artikel “Thirteen Ways of Looking at

• Een continu proces…

• Een set van afgesproken resultaten…

Met welke doelstelling wordt het materiaal duurzaam ontsloten? Gaat het om het behouden van de

• Een goed begrepen verantwoordelijkheid…

Duurzame toegang tot digitale informatie begint bij de creatie van het digitale object. In tegenstelling

tot de t nu de verantwoording voor de duurzame toegang

door de

•

De hoe

kunnen

•

en continu proces vereist ook een continue financieringsstroom. Tot op heden wordt duurzame

toegang vaak gefinancierd uit tijdelijke middelen, waarbij het digitaliseren vaak nog veel meer

in de loop van de tijd wijzigt waardoor het noodzakelijk wordt om extra metadata op te nemen.

Het realiseren van duurzame toegang tot digitale informatie is niet alleen een uitdaging op het

gebied van techniek en metadatabeheer. Organisaties die de langetermijnzorg voor digitale

om vergaande organisatieaanpassin

….Digital Preservation” uit D‐Lib Magazine (Lavoie & Dempsey, 2004) beschrijven Lavoie en Dempsey

dertien verschillende invalshoeken van waaruit het probleemgebied van digitale duurzaamheid

beschouwd kan worden en geven daarmee een aardig beeld van de breedte van het

probleemgebied. In hun optiek is het duurzaam toegankelijk maken van digitale informatie:

Veroudering van digitale informatie is een voortdurend proces en de bestrijding daarvan moet ook

als continu proces ingericht worden, waarbij er geen tijd is voor uitstel want achteraf repareren is

geen optie.

informatie, gaat het om een exacte kopie, moet alle beschikbare functionaliteit in stand gehouden

worden?

conservering van fysieke objecten moe

organisatie gedeeld worden met de makers en bewerkers van de informatie.

Een selectie proces…

veelheid digitale informatie groeit enorm en is veel te groot om in totaliteit verwerkt te

worden; selectie is absoluut noodzakelijk, maar op grond waarvan?

Een economisch duurzame activiteit…

E

aandacht krijgt conservering.


• Een gezamenlijke inspanning…

Om de enorme uitdagingen het hoofd te bieden is samenwerking noodzakelijk; dit levert

schaalvoordelen op en voorkomt onnodige verdubbelingen. Maar hoe en met wie?

gespre

et zinvol.

Kan duurzame toegang georganiseerd worden via gedistribueerde functionaliteit in een

l moet integraal beschikbaar zijn voor de dienstverlening, er moet geen “dark archive”

ontstaan dat los staat van de overige dienstverlening van de instelling.

standaarden, over richtlijnen en indicatoren voor het inrichten van de processen en

moeten er mechanismen komen voor certificering.

te

wat voor soort

transacties moet worden ingericht, wat de businessmodellen zijn, waar de financiering vandaan moet

aakt kan worden van de kostenontwikkeling en welke garanties geëist

• Een proces met veel keuze mogelijkheden…

vanger van het origineel of worden beide duurzaam

ft de gebruiker?

• Een onschadelijke bezigheid…

In veel gevallen beschikt de bewarende instelling niet over de rechten op het materiaal. Duidelijke

afspraken over de consequenties van het duurzaam bewaren zijn nodig. Wanneer het borgen van

duurzame toegang tot digitale informatie strijdig is met belangen van andere partijen is de kans op

succes gering.

• Een ide taak…?

Het vanuit één organisatie uitvoeren van alle taken is vaak niet haalbaar en wellicht ook ni

samenwerkingsnetwerk?

• Een complementaire taak…

Het materiaa

• Een goed begrepen proces…

Binnen het denken over duurzame toegang tot digitale informatie moet er verder kennis ontwikkeld

worden over

• Een transactioneel proces…

Duurzame toegang is te complex om het helemaal zelf realiseren. Een deel van het proces of het

volledige proces onderbrengen bij anderen zal nodig zijn. De vraag is dan wel

komt, hoe een schatting gem

kunnen worden voor de uitkomst of voor het proces.

Gaat de digitale representatie dienen als ver

opgeslagen? Wat is een vervanger van het origineel: een exacte kopie bijvoorbeeld, inclusief

paginanummers die kloppen (belangrijk voor referenties), of gaat het alleen om de informatie zelf,

welke eisen of voorkeuren hee


• Een meerwaarde voor de maatschappij…

r nog niet breed

gedeeld. De kans bestaat dat instellingen zich vanwege de complexiteit van de uitdaging vooral

richten op hun direct belangen – dit ten koste van het maatschappelijk belang.

toegankelijk houden van digitale informatie kan dus gezien worden als een breed

technische, economische en organisatorische uitdagingen. Afgaande

) q

sector belang bij het vinden van oplossingen voor het probleem van

bijvoorbeeld om het voor de lange termijn beschikbaar houden

g weinig terug te vinden over

de manier waarop de private sector deze problematiek benadert.

gende hoofdstukken wordt het onderzoek naar

het omgaan met digitale duurzaamheid beschreven, gericht op een specifiek deel van de publieke

n.

Het duurzaam toegankelijk zijn van digitale informatie levert een meerwaarde op voor de

maatschappij. De kosten voor het duurzaam toegankelijk houden worden echte

Tot slot

Het duurzaam

maatschappelijk probleem met

op de beschikbare publicaties lijkt het er op dat vooral de publieke sector (overheid, wetenschap en

cultureel erfgoed zich verdiept in het vinden van ade uate oplossingen.

Toch heeft ook de private

digitale duurzaamheid. Het gaat dan

van kennis (intellectueel eigendom), van gegevens in juridische of financiële transacties of van

testresultaten van medicijnen. In de literatuur is tot op heden echter no

Voor dit onderzoek is dan ook vooral geput uit publicaties van publieke instellingen zoals

universiteiten, nationale bibliotheken en archieven of andere onderzoeksinstellingen en

(internationale) samenwerkingsprojecten. In de vol

sector, namelijk de kleinere erfgoedinstellinge


3. Onderzoeksopzet

Dit hoofdstuk behandelt het ontwerp en de uitvoering van het onderzoek. Het beschrijft de

definitie van het probleemgebied en geeft een analyse van de verschillende aspecten die

ierbij van belang zijn. Verder wordt de doelstelling van het onderzoek beschreven en

wordt er inzicht gegeven in de opbouw van het onderzoek en de gevolgde strategie voor de

uitvoering daarvan.

derzoek naar de mogelijke

oplossingen. Vooral in de publieke sector lijkt er een steeds breder wordende dialoog over de beste

benadering van dit probleem te ontstaan. In dit domein zijn het vooral de overheid (in het bijzonder

sector en in het bijzonder op de

problematiek van de kleinere en middelgrote collectiebeherende instellingen. De doelstelling was het

uitvoeren van een praktijkgericht onderzoek vertrekkend vanuit de vraag op welke manier de

bestaande theoretische inzichten kunnen bijdragen aan betere resultaten voor duurzame toegang

tot digitale erfgoedinformatie in de kleinere erfgoedinstellingen.

tijk voor het beheer van digitale erfgoedcollecties

in de Zeeuwse Bibliotheek. Om echter tot relevante resultaten te komen voor de hele erfgoedsector

in Nederland is voor dit onderzoek samenwerking gezocht met een aantal landelijke

koepelorganisaties en diverse experts en ervaringsdeskundigen uit de erfgoedsector.

Probleemschets

De Zeeuwse Bibliotheek beheert een aantal unieke collecties op het gebied van Zeeuws cultureel

erfgoed. Deze collecties omvatten diverse materialen zoals boeken, foto’s, prentbriefkaarten, kranten en

affiches. De Zeeuwse Bibliotheek heeft eind jaren negentig besloten om deze fysieke collecties te gaan

digitaliseren om zodoende een groter publiek te kunnen bereiken en tegelijkertijd het originele

materiaal te beschermen tegen verdere slijtage door raadplegen. In de afgelopen jaren zijn op deze wijze

forse digitale collecties ontstaan die een steeds belangrijker rol zijn gaan spelen in de dienstverlening

van de Zeeuwse Bibliotheek.

h

Kader van het onderzoek

Het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie is nog een jong probleem. Pas in de

afgelopen tien tot vijftien jaar is men begonnen met het doen van on

de archieven), de wetenschap en de cultureel erfgoedsector die zich inspannen voor het vinden van

oplossingen.

Dit onderzoek is met name toegespitst op de cultureel erfgoed

Het kader voor dit onderzoek was de huidige prak


Het technisch en inhoudelijk beheer van de collecties is inmiddels vrij goed verankerd in de organisatie,

maar de huidige manier van werken waarborgt niet, het voor de lange termijn toegankelijk houden van

opgemerkt in een eerder onderzoek naar technische maatregelen

voor het opslaan van de digitale materialen (Boogerd, 2008).

uitgekristalliseerd beleid ten aanzien van digitale duurzaamheid nog groter.

ken in de cultureel erfgoedsector (zie hoofdstuk 8) blijkt dat de situatie in

nschappelijke informatie voorhanden en er wordt veel onderzoek gedaan, maar hiervan is

maar weinig toegespitst op het formuleren van concreet beleid in de kleinere erfgoedinstellingen. De

Nadere probleem analyse

n

leid, inrichting,

technologie) een positief effect hebben op de mate van toegankelijkheid van digitale informatie

n

t van de organisatie namelijk een belangrijke rol speelt bij de

effectiviteit van de maatregelen. Zo kan een kleine erfgoed instelling beleid formuleren ten aanzien

deze collecties. Dit is onder andere

In de beleidsvisie van de Zeeuwse Bibliotheek voor de komende jaren speelt het beschikbaar stellen van

digitaal erfgoed materiaal een belangrijke rol. De verwachting is, dat het aantal digitale objecten en de

diensten die op basis hiervan ontwikkeld worden in de komende jaren sterk zal groeien. Dit maakt de

noodzaak voor een goed

Uit recente werkveld onderzoe

de Zeeuwse Bibliotheek sterk vergelijkbaar is met die in andere erfgoedstellingen. Waar de grote,

nationale instellingen er steeds beter in slagen om duurzame toegang tot hun digitale informatie te

realiseren blijven de kleine en middelgrote instellingen nog zoeken naar de juiste aanpak, als het al niet

ontbreekt aan het bewustzijn van de problematiek van duurzame toegang.

Er is veel wete

vraag die dit onderzoek probeert te beantwoorden is dan ook: op welke manier kan de nu al aanwezige

algemene kennis over duurzame toegang vertaald worden naar een betere beleidsmatige borging van

duurzame toegang tot de digitale collecties van de kleinere erfgoedinstellingen in het algemeen en de

Zeeuwse Bibliotheek in het bijzonder?

De kern van de problematiek wordt gevormd door het risico van verlies van digitale informatie op

langere termijn. Centraal in dit onderzoek staat de vraag welke maatregelen een organisatie kan

nemen om de kans op verlies van digitale informatie zo klein mogelijk te houde . Anders

geformuleerd gaat het om de mate waarin de aspecten van duurzaam beheren (be

(beschikbaarheid, beteke is) op langere termijn.

Er lijkt een sterk positief verband te bestaan tussen goed beheer en duurzame toegang, de

maatregelen zijn immers met dat doel ontwikkeld. De vraag rijst hierbij echter wel of meer aandacht

voor aspecten van duurzaam beheer in alle gevallen ook automatisch een betere waarborg voor

duurzame toegang oplevert.

De verwachting is dat de contex


van duurzaam beheer van digitale collecties, maar wanneer ze niet kan beschikken over voldoende

middelen, deskundig personeel of de juiste technische faciliteiten zal dit voor de duurzame toegang

op langere termijn waarschijnlijk betrekkelijk weinig meerwaarde hebben. Zo is het denkbaar dat het

richten op het zo goed mogelijk uitvoeren van één maatregel effectiever is dan het proberen te

implementeren van een breed scala aan maatregelen.

tie

worden hierbij als belangrijkste kenmerken van de context beschouwd.

Doelstelling van het onderzoek

Op grond van deze analyse is de doelstelling voor dit onderzoek als volgt geformuleerd:

urgroep Informatisering &

Methode van onderzoek

over duurzame toegang tot digitale informatie, in combinatie met de

van de Zeeuwse Bibliotheek voor digitale erfgoed

collecties geanalyseerd en is tevens de toepasbaarheid van deze richtlijnen in de cultureel erfgoed

tot de formulering van aanbevelingen voor de verbetering van het

huidige beleid voor duurzame toegang tot de digitale collecties, specifiek voor de Zeeuwse

Voor het onderzoek wordt verondersteld dat de context waarin de organisatie opereert van invloed

is op de mate waarin maatregelen voor duurzaam beheer een positief effect op de duurzame

toegang tot de digitale informatie kunnen hebben. De doelstellingen en grootte van de organisa

De doelstelling van het onderzoek is het doen van aanbevelingen aan de stu

Automatisering ter verbetering van het beleid op het gebied van duurzame toegang tot de digitale

erfgoedcollecties in de Zeeuwse Bibliotheek door inzicht in te geven in de maatregelen die bij kunnen

dragen aan het verbeteren van de duurzame toegang tot digitale erfgoedcollecties in kleine en

middelgrote erfgoedinstellingen.

De bestudering van de theorie

bestudering van werkveldonderzoeken over de huidige beheerpraktijk van digitale erfgoedcollecties

en het vooronderzoek, leverde inzichten op in de wijze waarop beleidsmaatregelen voor het beheer

van digitale collecties kunnen bijdragen aan het beter waarborgen van de duurzame toegang tot de

digitale erfgoedcollecties voor kleine en middelgrote erfgoedinstellingen.

Op grond van deze richtlijnen is het huidige beleid

sector getoetst door het raadplegen van experts en ervaringsdeskundigen in de cultureel erfgoed

sector.

Uiteindelijk heeft dit geleid


Bibliotheek én voor (kleine) erfgoedinstellingen in het algemeen. Bijlage 1 geeft een schematisch

overzicht van het onderzoeksontwerp.

Centrale vragen

In het onderzoek stonden de volgende vragen centraal :

I. Welke maatregelen of richtlijnen voor het beheren van digitale collecties dragen volgens de

bestaande literatuur bij aan het duurzaam toegankelijk houden van de digitale erfgoed

bronnen, rekening houdend met de omvang en doelstelling van de organisatie?

II. Wat is de mening van de experts en ervaringsdeskundigen over de toepasbaarheid van deze

richtlijnen in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen?

III. Op welke wijze wijkt het huidige beleid van de Zeeuwse Bibliotheek voor het beheer van de

digitale collecties af van de geformuleerde richtlijnen?

Daarnaast had dit onderzoek ook de ambitie om een bijdrage te leveren aan de oplossing van deze

problematiek bij andere vergelijkbare erfgoedinstellingen. Om die reden is er voor het uitvoeren van

et onderzoek intensief contact onderhouden met andere erfgoedinstellingen, onafhankelijke

aties Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) en de Nationale Coalitie Digitale

en van de organisatie. Als

an digitale duurzaamheid. Door de actieve rol die de publieke sector hierin speelt is veel

2009). Vervolgens is de context van het probleemgebied in kaart gebracht (zie voor een indruk

hiervan de mindmap in bijlage 2). Daarna zijn de meest relevante modellen en onderzoeksresultaten

Onderzoeksstrategie

Het onderzoek is uitgevoerd als een casestudy met de huidige praktijksituatie van het duurzaam

beheren van de digitale collectie in de Zeeuwse Bibliotheek als uitgangspunt. De resultaten hiervan

kunnen een bijdrage leveren aan het verbeteren van de duurzame toegang tot deze collecties.

h

experts en de koepelorganis

Duurzaamheid (NCDD). Dit leverde enerzijds de mogelijkheid op de externe geldigheid van het

onderzoek te waarborgen en anderzijds vormden deze contacten een belangrijke bron voor

informatie naast de beschikbare publicaties.

Beschrijving van het onderzoek

Duurzame toegang tot digitale informatie raakt veel verschillende aspect

eerste stap in het onderzoek is er dan ook gezocht naar het een onderzoeksoptiek die als leidraad

kon dienen voor het plaatsen van de verschillende aspecten.

Het onderzoek zelf is gestart met een vrij uitvoerige verkenning van de huidige theorievorming op

gebied v

materiaal openbaar beschikbaar op internet. Voor het indelen van de literatuur is gebruik gemaakt

van de zogenaamde PADI‐thesaurus die gepubliceerd is door de National Library of Australia (PADI,


bestudeerd die in gebruik zijn voor of van toepassing zijn op het duurzaam beheren, het ontwikkelen

van beleid en het beoordelen van de risico’s.

el van het theoretisch kader is er een analyse gemaakt van de stand van zaken in

maakt van uitgebreide documentatie in de

vorm van onderzoeksrapporten en interviewverslagen die DEN en NCDD in de afgelopen jaren

gepubliceerd hebben.

ers en de

e toegang tot de digitale collecties.

elgrote erfgoedinstellingen.

getoetst door middel van een review door twaalf experts en

Als tweede onderde

de erfgoedsector in Nederland. Hiervoor is gebruik ge

Vervolgens is een strategisch stappenmodel opgesteld uitgaande van de theoretische kad

beschrijving van de praktijksituatie van de cultureel erfgoed sector. Het stappenmodel beschrijft de

meest effectieve maatregelen voor het realiseren van duurzamer

De maatregelen zijn geordend naar de bijdrage aan het verminderen van de risico’s op verlies van

informatie en zijn gericht op implementatie bij kleinere en midd

Het theoriemodel is

ervaringsdeskundigen uit de cultureel erfgoedsector. Het resultaat van de review bestond uit tien

ingevulde vragenlijsten met tien vragen die betrekking hadden op een aantal centrale

uitgangspunten en veronderstellingen voor het stappenmodel.

De resultaten van de review hebben geleid tot de formulering van een aantal conclusies en

aanbevelingen voor het verbeteren van de duurzame toegang tot digitale informatie in de cultureel

erfgoedinstellingen. Parallel aan de review is het theoriemodel gebruikt om het huidige beleid van de

Zeeuwse Bibliotheek op het gebied van duurzame toegang tot digitaal erfgoedmateriaal te toetsen.

Op grond hiervan wordt een aantal aanbevelingen gedaan ter verbetering van het beleid voor

duurzame toegang in de Zeeuwse Bibliotheek.


4. Informatiemanagement als optiek

ken kan worden. In dit hoofdstuk wordt het Amsterdams negenvlak uit

aspecten van duurzame toegang een plaats te geven. Vanuit dit perspectief wordt het

algemene referentiekader voor duurzame toegang tot digitale informatie, het OAISmodel,

geïntroduceerd.

Het realiseren van duurzame toegang tot digitale informatie is een organisatorische uitdaging met

verschill be een urzame lange

e Tegelijkertijd n

nderende technologische omgeving

‐ m

een laag waarin het gaat om het richten, een laag

aarin het inrichten centraal staat en de laag waarin het gaat om het verrichten.

Op deze manier ontstaat er een matrix, die bekend staat als het Amsterdams Informatiemanagement

Model (Abcouwer, Gels, & Truijens, 2006). Schematisch ziet deze matrix er als volgt uit:

Digitale duurzaamheid is een vakgebied waarin veel aspecten een rol spelen. Voor we hier

in detail op ingaan is het nuttig om eerst even stil te staan bij de optiek van waaruit het

probleemgebied beke

de theorie van informatiemanagement voorgesteld als raamwerk om de verschillende

veel ende facetten. Het gaat enerzijds om het palen van du termijn

strategie die via beleidsdoelen vertaald moet worden in het inrichten van de organisatie en het

implementeren van tak n en processen. heeft duurzame toegang ee sterke

technologische component: op basis van een voortdurend vera

moet een stabiele en duurzame informatie‐infrastructuur te gerealiseerd worden.

Door op deze manier naar de problematiek te kijken kunnen we duurzame toegang tot digitale

informatie ook definiëren als een specifiek voorbeeld van een informatiemanagement probleem. Het

gaat tenslotte om het realiseren van een optimale afstemming tussen het bedrijfsdomein, het

informatie en com unicatie domein en het technologie domein. De afstemming binnen elk domein

is vervolgens weer onder te verdelen in drie lagen:

w


Figuur 1 ‐ Amsterdams Informatiemanagement Model (bron: E. Meijers)

Dit “Amsterdams negenvlak” biedt een handzame manier om naar de verschillende facetten van

informatiemanagement problemen te kijken. Het doel moet altijd zijn om de componenten van dit

raamwerk met elkaar in evenwicht te brengen. In de omgeving van de organisatie vinden

• verandering in de beleidsdoelenstellingen of de maatschappelijke opdracht (links boven)

• veranderingen in de doelgroep (linksonder).

Voor duurzame opslag is het essentieel dat de invloeden van uit de hoekpunten zo weinig mogelijk

tot verlies van informatie leiden. De oplossing zal daarvoor moeten liggen in een stabiele inrichting

van de interne infrastructuur. In 2002 heeft NASA een referentie model gepubliceerd dat een

blauwdruk is van een dergelijke stabiele architectuur voor duurzame toegang, het zogenaamde

“Open Archival Information System (OAIS) Reference Model” (CCSDS, 2009).

voortdurend veranderingen plaats die tot uitdrukking komen in invloeden op de hoekpunten van het

negenvlak. Door aanpassing van de interne infrastructuur (het binnenste kruis) zoekt een organisatie

een nieuw evenwicht dat past bij de veranderde omgeving (zie de literatuur voor meer informatie).

Dit mechanisme kan ook worden toegepast op duurzame toegang tot digitale informatie.

Voorbeelden van veranderingen in de hoekpunten zijn:

• de komst van nieuwe technologie (rechtsboven)

• het verouderen van dragers of software (rechtsonder)


Het OAIS‐model, inmiddels opgenomen als ISO standaard (ISO‐14721:2002), geeft een conceptuele

beschrijving van een architectuur voor duurzame toegang tot (digitale) informatie. Het model is

algemeen geaccepteerd als functioneel model voor het inrichten van duurzame digitale archieven.

Een belangrijke meerwaarde van het model is de definitie van een neutraal begrippenkader waarin

de verschillende functies en taken binnen een duurzaam archief beschreven worden. Centraal in het

OAIS Reference Model staat het Archief Informatie Pakket (AIP). Het duurzaam in stand houden van

dit object is de kern van digitale duurzaamheid (zie bijlage 3).

Om het complete Archief Informatie Pakket op een duurzame manier samen te stellen en

toegankelijk te houden is een reeks van processen nodig. Het onderstaande schema geeft een

overzicht van de belangrijkste processen die het OAIS Reference Model hiervoor definieert.

Figuur 2 ‐ OAIS Functioneel Model (bron: CCSDS 650.0.‐P‐1.1 pag. 4‐2)

Zoals de figuur aangeeft onderscheidt het OAIS‐Model zes verschillende functionele gebieden met de

daarbij behorende processen.


Het OAIS‐Model beschrijft de volgende basisfuncties van een archiefsysteem voor het duurzaam

• de opname‐functie (“ingest”)

Dit is de start van het archiveringsproces; het opnameproces beoordeelt het aangeboden materiaal

op geschiktheid voor de opname. Daarbij wordt gekeken naar diverse aspecten zoals kwaliteit,

formaat en volledigheid.

• de opslag‐functie (“storage”)

Deze functie verzorgt de opslag van het digitale object en de bijbehorende metadata. Het goed

uitvoeren van deze functie vraagt om een continu proces; er moet een voortdurende controle zijn op

het in goede conditie zijn van de opslagomgeving en de opgeslagen gegevens.

• data‐beheer‐functie (“data management”)

Deze functie zorgt voor de instrumenten voor het toekennen en onderhouden van alle metadata die

nodig zijn voor het duurzaam beheer van het informatieobject. Dit gaat verder dan het alleen maar

toekennen van metadata voor het ontsluiten; er is ook behoefte aan het (bijvoorkeur automatisch)

vastleggen van formaattype, controlewaarden (“fixity”), wijzigingshistorie (“provenance”) en

gebruiksvoorwaarden (“access rights”).

• raadpleeg‐functie (“access”)

Het uiteindelijke doel van de duurzame opslag is altijd om op enig moment een bepaalde doelgroep

toegang te geven tot de informatie. De raadpleeg functie verzorgt het vindbaar maken van de

informatie en het geven van toegang tot het opgeslagen object onder de voorwaarden die bij opslag

vastgelegd zijn. In veel gevallen is de raadpleeg‐functionaliteit nauw verbonden met de data‐beheer‐

functie en wordt die daardoor vaak ook beperkt.

• beheer (“administration”)

name proces, configuratie management voor hard‐ en software, het

monitoren van de processen, het documenteren van en rapporteren over de opgeslagen objecten,

ontwikkelen en onderhouden van het archiveringsbeleid en het ondersteunen van de gebruikers.

opslaan en toegankelijk maken van digitale informatie:

Van uit deze functie wordt het beheer van het archief gecoördineerd; deze functie omvat onder

andere het bewaken van het op

het


• planning‐functie (“preservation planning”)

Deze functie evalueert de inhoud van het archief en rapporteert over risico’s, mogelijke

verbeteringen, aanpassing van het beleid van het archief of migraties die uitgevoerd moeten. Het

gaat hierbij vooral om het volgen van externe ontwikkelingen zoals die in de technologie of

veranderingen bij gebruikers of producenten, en het adviseren over noodzakelijke aanpassingen.

De diverse onderdelen uit dit kort beschreven referentiekader zullen in de volgende hoofdstukken

regelmatig aan de orde komen en verder worden uitgewerkt in te nemen maatregelen voor beleid,

inrichting en uitvoering.


5. Inleiding tot de definitie van een strategisch stappenmodel

Het aanbieden van digitale informatie is van essentieel belang voor de toekomst van de

rfgoedinstellingen. Het digitaliseren van de collecties is in volle gang maar de duurzame

ang te realiseren.

oorwoord bij het stappenmodel

In de komende hoofdstukken wordt het ontwerp van een strategisch stappenmodel in detail

beschreven. Dit stappenmodel is in het kader van het onderzoek getoetst door experts uit het

werkveld. Om de resultaten van deze toetsing zo transparant mogelijk te maken is de oorspronkelijke

tekst die de reviewers voorgelegd hebben gekregen hier integraal opgenomen; er zijn alleen enkele

fouten in de tekst verbeterd. In bijlage 8 vindt u een volledig overzicht van de beoordeling door de

reviewers. Omdat bij de review bleek dat enkele begrippen niet eenduidig waren, worden die hier

kort toegelicht.

Allereerst miste men een definitie van de kleinere erfgoedinstelling. In dit stappenmodel wordt met

“erfgoedinstelling” de volgende groep instellingen bedoeld: bibliotheken, archieven en musea die

verantwoordelijk zijn voor het beheren van een cultuur historische collectie. Belangrijk is dat deze

instellingen een maatschappelijke opdracht hebben om deze taak uit te voeren en daarvoor

middelen ter beschikking gesteld krijgen. In praktische zin kan de term “kleinere erfgoedinstelling”

opgevat worden als alle erfgoedinstellingen die niet tot de grote nationale instellingen behoren.

Verder bleek de term “archief” tot verwarring te leiden bij een deel van de reviewers. De term

“archief” wordt in deze tekst gebruikt als vertaling van de Engelse term “repository” en is daarmee

bedoeld als een neutrale term voor de opslag van digitale materialen.

Probleemschets duurzame toegang in Nederland

In de afgelopen vijftien jaar hebben vooral grote nationale instellingen en onderzoekscentra zoals de

Koninklijke Bibliotheek, het Nationaal Archief, Beeld en Geluid en Data Archiving and Networked

Services (DANS), veel onderzoek gedaan naar de problematiek van duurzame toegang tot digitale

informatie. Inmiddels beschikken deze grote instellingen over duurzame archieven of e‐depots waar

een deel van hun digitale informatie een veilig onderkomen heeft gekregen. Zo heeft de Koninklijke

e

borging daarvan ontbreekt in veel gevallen. Dit hoofdstuk vormt de inleiding tot de definitie

van een strategisch stappenmodel dat de kleinere erfgoedinstellingen op weg kan helpen

om de duurzamer toeg

V


Bibliotheek sinds 2003 een e‐Depot operationeel voor de opslag van Nederlandse digitale publicaties

en e‐journals van internationale wetenschappelijke uitgevers. DANS draagt zorg voor de opslag van

ds eind

2009 beschikt het Nationaal Archief over een e‐Depot voor het onderbrengen van de digitale

st voor ons digitaal geheugen” (NCDD, 2009).

Ondanks deze initiatieven ontbreekt er een nationale visie en aanpak voor het borgen van duurzame

publieke sector. Om hier verandering in te brengen is in 2008

en middelgrote erfgoedinstellingen nog weinig concrete oplossingen zijn voor de

duurzame opslag van digitale materialen. Het zelf organiseren van een dergelijke voorziening is voor

rdt

besteed aan het digitaliseren van de collectie. Dit betekent dat er sprake is van een snel groeiende

aar zijn in afwachting van de komst van een

belangrijke datasets uit onderzoeksprogramma’s in de alfa‐ en gammawetenschappen. Sin

archiefstukken van de rijksoverheid. Inmiddels worden er ook plannen uitgewerkt om de Regionale

Historische Centra en andere archiefdiensten in Nederland bij dit systeem aan te laten sluiten.

Verder is Beeld en Geluid van uit zijn oorspronkelijke taak als archiefinstelling voor de publieke

omroep aan het doorgroeien naar een nationaal archief voor (digitale) audiovisuele media. Zie voor

een vollediger overzicht het rapport “Toekom

toegang tot digitale informatie voor de

de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) opgericht. De NCDD is een sectoroverstijgend

samenwerkingsverband met vertegenwoordigers uit de overheid, wetenschap en de erfgoedsector,

opgericht met als doel om te komen tot een duurzame nationale infrastructuur voor digitale

informatie.

In 2009 heeft de NCDD een inventariserend onderzoek (NCDD, 2009) uitgevoerd waaruit bleek dat er

voor de kleine

deze groep een (te) kostbare en een te complexe onderneming, en tegelijkertijd zijn de grote

instellingen vooralsnog terughoudend om hun voorzieningen voor materiaal van derden open te

stellen.

Op hetzelfde moment constateert het rapport “De Digitale Feiten” (DEN, 2009a) dat er in de

onderzochte erfgoedinstellingen in Nederland in 2007 gemiddeld 100.000 euro per jaar wo

aanwas van digitale objecten waarvoor geen faciliteiten beschikbaar zijn om duurzame opslag en

toegang mee te waarborgen. Deze constatering is ook terug te vinden in de “NCDD Inputnotitie

sector cultuur/erfgoed” (van Nispen, 2009).

Veel instellingen lijken het probleem te onderkennen, m

nationale infrastructuur voor de duurzame opslag en beschikbaarstelling waarin ze hun materialen

kunnen onderbrengen.


Strategisch stappenmodel voor erfgoedinstellingen

Het niet nemen van maatregelen betekent echter het riskeren van verlies van met schaarse middelen

bekostigde gedigitaliseerde objecten of van objecten waarvan geen (analoge) originelen (meer)

beschikbaar zijn.

In de komende hoofdstukken wordt een strategisch stappenmodel gepresenteerd waarmee kleine en

middelgrote cultureel erfgoedinstellingen zelf aan de slag kunnen gaan om dit risico te verkleinen.

Hiervoor wordt enerzijds geput uit de kennis, ervaringen en best practices die beschreven zijn door

nationale en internationale instituten en onderzoekers. Tegelijkertijd wordt er gespiegeld aan de

huidige praktijksituatie om zo te komen tot een realistisch inpasbaar model voor duurzame toegang

Het stappenmodel is gericht op het ondersteunen van cultureel erfgoedinstellingen bij het uitwerken

van maatregelen om het risico van verlies van digitale informatie te verkleinen. De voorgestelde

maatregelen raken aan veel gebieden binnen de organisatie, van de ontwikkeling van beleid tot de

inrichting van ICT‐infrastructuur en beheerprocessen, maar ze zijn zodanig in te vullen dat de

complexiteit hiervan in verhouding blijft tot de aard, grootte en doelstelling van de organisatie.

Het reduceren van de complexiteit van het proces is een belangrijk uitgangspunt geweest bij het

opstellen van dit stappenmodel. Digitale duurzaamheid roept voor veel mensen een beeld op van

“het voor de eeuwigheid bewaren van alle digitale informatie”. Dit is een onbereikbare en weinig

zinvolle doelstelling. De sleutel voor dit stappenmodel ligt dan ook in het verkleinen van het

probleemgebied. Door het verstandig kiezen van de juiste schaal voor de tijdshorizon, de

complexiteit van data, de functionaliteit en de betrouwbaarheid van voorzieningen ontstaat er zicht

an bij de rollen en taken die in een groter (regionaal of

landelijk) samenwerkingsverband zouden kunnen worden ondergebracht of die aan externe

leveranciers zouden kunnen worden uitbesteed. Het stappenmodel zelf heeft een sterk verwijzend

karakter naar eerder gepubliceerde instrumenten en methodieken. Voor een aantal gebieden wordt

hierbij ook nadrukkelijk aandacht voor verwijzingen naar generieke (IT) instrumenten en best

ractices.

tot digitale informatie.

op een oplosbaar probleemgebied. Als hulpmiddel voor het vormgeven van het stappenmodel wordt

een volwassenheidsmodel gebruikt dat is opgesteld door de Amerikaanse onderzoeker Charles M.

Dollar.

Naast het beschrijven van een inpasbaar stappenmodel op strategisch, tactisch en operationeel

niveau wordt er op diverse plaatsen stil gesta

p


In de volgende hoofdstukken wordt het stappenmodel beschreven, hierbij is de volgende indeling

nalyse van het werkveld

12: deel C – duurzame toegang bieden

gehanteerd:

• Hoofdstuk 6: globaal overzicht van het kennisdomein

• Hoofdstuk 7: a

• Hoofdstuk 8: introductie van een volwassenheidsmodel van Dollar

• Opbouw van het stappenmodel:

o Hoofdstuk 9: kader en afbakening

o Hoofdstuk 10: deel A – het bepalen van de context en het mandaat

o Hoofdstuk 11: deel B – de digitale objecten veilig stellen

o Hoofdstuk


6. Een kort overzicht van de bestaande instrumenten

dankbaar onderwerp voor onderzoek en publicaties.

Be tiekaders zijn in ruime mate te vinden. Maar

op komen? In dit

hoofdstuk uwsteen zal dienen voor

het

Het OAIS‐model vormt een centraal uitgangspunt bij de bespreking van het stappenmodel. Naast dit

OAIS‐model is er een grote hoeveelheid literatuur op het gebied van digitale duurzaamheid oftewel

“digital preservation” te vinden. Veel van dit materiaal is het resultaat van onderzoeksprojecten

uitgevoerd door samenwerkingsverbanden van nationale bibliotheken en universiteitsbibliotheken in

Europa, de VS en Australië.

Het is niet altijd helder wat de samenhang tussen de diverse instrumenten is en welke relevantie ze

hebben voor de verschillende sectoren; ook het ambitieniveau blijft vaak onduidelijk. Hieronder volgt

een beknopt overzicht van de belangrijkste instrumenten en richtlijnen die in de literatuur

beschreven zijn, onderverdeeld naar instrumenten gericht op beleidsontwikkeling, instrumenten

voor toetsingen en risicoinventarisatie, praktische richtlijnen en best practices.

Instrumenten voor beleidsontwikkeling

In de literatuur wordt veel aandacht besteed aan het ontwikkelen van beleid voor het realiseren van

een zo geheten “Trusted Digital Repository”, een duurzame digitale bewaarplaats. Men benadert dit

als een topdown proces dat moet starten bij de ontwikkeling van beleidsrichtlijnen. Deze vormen de

basis voor de verdere inrichting van de organisatie en de uitvoering van de beheerprocessen in de

praktijk.

Een voorbeeld van een zeer compleet instrument voor beleidsformulering is de “Planning Tool for

Trusted Electronic Repositories – PLATTER” (DPE, 2008). Dit instrument is ontwikkeld door het project

Digital Preservation Europe (DPE) en heeft als doel te komen tot het formuleren van concrete,

meetbare doelstellingen voor het digitaal archief. Op basis hiervan worden de benodigde processen

en infrastructuur ingericht en kan men in een cyclisch proces toetsen of de doelstellingen bereikt

worden. PLATTER richt zich op het formuleren van beleid op in totaal negen verschillende terreinen.

Digitale duurzaamheid is een

leidsrichtlijnen, toetsingscriteria en referen

welke manier helpen zij de kleine erfgoedinstellingen om verder te

wordt een aantal instrumenten geselecteerd dat als bo

verder ontwikkelen van het stappenmodel.


Voor elk terrein biedt PLATTER een uitvoerige bespreking van de verschillende aspecten. Het is

daarmee een nuttig instrument om als checklist te gebruiken bij het ontwikkelen van beleid. Naast

van beleid voor

Study” (Beagrie,

e, Williams, & Wright, 2008), “Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities”

betreft hier vooral normen kaders die richtinggevend zijn voor het ontwikkelen van beleid. Zo is er

voor de overheid “De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid” (e‐overheid, 2009), voor ruwe

ata heeft DANS het “Data Seal of Approval” (DANS, 2010) opgesteld. Voor de cultureel

erfgoed sector heeft DEN “de BASIS voor Duurzaamheid” (DEN, 2009b) geformuleerd.

eeld het bepalen van het mandaat (techniek, financiële middelen en

het businessmodel

valt buiten het kader van dit onderzoek; voor meer informatie hierover wordt verwezen naar een

s” (Peacock, Swatman & Lu, 2009).

k t streeft

PLATTER zijn er veel andere publicaties te vinden met richtlijnen voor het formuleren

duurzame toegang. Enkele voorbeelden daarvan zijn “Digital Preservation Policies

Sempl

(Research Libraries Group.;OCLC., 2002) “Digital Preservation Policy Framework” (McGovern, 2007).

Ook in Nederland zijn er instrumenten ontwikkeld voor het omgaan met digitale informatie. Het

onderzoeksd

DE BASIS is gebaseerd op de kwaliteitscyclus en onderscheidt achtereenvolgens de fasen van beleid

ontwikkelen, plannen maken, uitvoering en evaluatie. DE BASIS is opgesteld als globaal kader en

spitst zich toe op het inrichten van de (werk)processen van de organisatie en beleidsmatige

inbedding daarvan, bijvoorb

mensen).

Een ander belangrijk aspect bij de ontwikkeling van beleid voor digitale duurzaamheid is de

ontwikkeling van het businessmodel voor duurzame toegang. Het bieden van duurzame toegang tot

digitale informatie vraagt om structurele financiële middelen, maar om die te verkrijgen zou duidelijk

moeten worden wat de baten zijn. Het uitwerken van de vraagstukken rondom

recente publicatie van DEN en Kennisland “Business Model Innovatie Cultureel Erfgoed” (de Niet,

Verwayen & van Kersen, 2009). Andere relevante bronnen zijn “Sustaining the digital investment”

(Lavoie & Blue Ribbon Task Force , 2008), het “LIFE‐project” (University College London & British

Library, 2010), “Espida Handbook” (Currall & McKinney, 2007), “Supporting SME Collecting

Organisation

Om te komen tot een praktische benadering voor de (kleine) erfgoedinstellingen bieden deze

instrumenten voor beleidsontwikkeling niet veel houvast. Veel van deze documentatie is van een

tamelijk abstract niveau. Vaak is het niet duidelij wat he uiteindelijke doel is dat men na en

welk ambitieniveau men hierbij kiest.

Een kleine organisatie met weinig kennis en middelen zal immers andere keuzes moeten en kunnen

maken dan een groot instituut met ruime budgetten en veel deskundigheid. De PLATTER tool wekt


de indruk een schaalbaar model te zijn door vooraf een digitaal archief te karakteriseren op basis van

een aantal kenmerken zoals doel en functie, schaalgrootte, werkwijze en technische inrichting.

Helaas is er geen voorbeeld te vinden waar PLATTER wordt toegepast en ontbreekt de relatie tussen

deze karakterisering en de invulling van de beleidsmaatregelen zelf. Omdat PLATTER wel een volledig

en helder beeld schetst van alle aspecten die met duurzame toegang te maken hebben, biedt het

instrument wel de meeste aanknopingspunten als checklist voor het opstellen van beleid voor

(kleine) erfgoedinstellingen.

rs pas na

lange tijd werkelijk vast te stellen. Wanneer dan blijkt dat bepaalde zaken niet goed geregeld zijn, is

de kans groot dat er al onherstelbaar verlies is opgetreden. Om deze reden probeert men aan de

hand van toetsing van de huidige werkwijze voorspellingen te doen over het duurzame karakter

daarvan.

wordt gebaseerd op het beleid en de procedures zoals die in de diverse documenten zijn

vastgelegd. Daarmee is het complementair aan de instrumenten voor beleidsformulering die in de

vorige paragraaf beschreven zijn. Het belangrijkste instrument voor toetsing van het duurzame

karakter van een digitaal archief is de “Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and

Checklist – TRAC” (Center for Research Libraries & OCLC, 2007). Deze TRAC checklist is breed

geaccepteerd als toetsingskader voor duurzame digitale archieven. Op basis van de TRAC heeft het

Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) een concept toetsingskader voor de

beheeromgeving van blijvend te bewaren digitale informatie voor de Nederlandse archiefsector

opgesteld onder de naam “Eisen Duurzaam Digitaal Depot ‐ ED3” (LOPAI, 2008).

Seamus & Hofman, 2007). Basis voor deze toetsing

is het in kaart brengen van de risico’s van de huidige manier van opereren. DRAMBORA maakt op

basis van het gedocumenteerde beleid en procesbeschrijvingen de risico’s inzichtelijk die de huidige

manier van opereren met zich mee brengt.

inge relaties tussen de risico’s in beeld brengt, krijgen alle

risico’s dezelfde weging in termen van impact en waarschijnlijkheid. Hierdoor is een prioritering van

de risico’s niet eenvoudig te maken. Daarnaast ontbreekt ook nu de relatie met het ambitieniveau

van de organisatie; een risico heeft immers altijd een relatie met het doel dat men stelt. DRAMBORA

Instrumenten voor certificering en risico inventarisatie

Een ander belangrijk onderwerp in de literatuur over digitale duurzaamheid wordt gevormd door

toetsingsinstrumenten voor het kunnen bepalen van de mate waarin een duurzaam archief ook

daadwerkelijk duurzaam opereert. De betrouwbaarheid van een digitaal archief is imme

De toetsing

Een benadering vanuit een andere invalshoek is “Digital Repository Audit Method Based on Risk

Assessment – DRAMBORA” (McHugh, Ruusalepp,

Hoewel dit instrument wel de onderl


geeft wel een zeer volledig overzicht van de risico’s waaraan een duurzaam archief blootgesteld kan

zijn; in totaal worden er 78 beschreven.

Naast de genoemde instrumenten zijn er meer ‘self‐assessments’ en andere toetsingsinstrumenten

te vinden, maar een verdere behandeling hiervan valt buiten de scope van deze uiteenzetting.

Hoewel een aantal van deze instrumenten nadrukkelijk bedoeld is om toegepast te worden op alle

types digitale archieven in alle sectoren, is door de opzet de praktische toepasbaarheid in het

algemeen beperkt tot organisaties die beschikken over goed gedocumenteerde beleidsplannen en

mogelijkheid om gradaties aan te

Best practices en praktische richtlijnen

Behalve deze breed ingestoken instrumenten bevat de literatuur ook een scala aan meer praktisch

georiënteerde richtlijnen en best practices. Veel van deze zijn geschreven van uit een specifieke

sector, achtergrond of focus op het probleemgebied, bijvoorbeeld de formaat‐problematiek, de

metadata‐structuren of het preserveringsbeleid. Er is veel documentatie van deze categorie te

vinden; een goed startpunt hiervoor is bijvoorbeeld het “Digital Preservation Handbook” (Jones,

• “Guidelines for the preservation of digital heritage” (National Library of Australia, 2003)

Dit document is in 2003 opgesteld door de Naltional Library of Australia in opdracht van UNESCO en

is getoetst door 175 experts uit 86 landen. Het doel van de Guidelines was om te komen tot een

uitgebreide checklist voor organisaties die het duurzaam ontsluiten van het digitale cultureel erfgoed

tot doel hebben. Dit document besteedt nadrukkelijk aandacht aan de bewustwording van de

noodzaak tot het duurzaam toegankelijk maken van het cultureel erfgoed en de verantwoording die

dit met zich mee brengt voor musea, bibliotheken en archieven.

secentrum DAVID in Antwerpen. Het stappenplan is

opgesteld op basis van de functionele eisen voor digitale archivering en de bijbehorende

maatregelen voor risicobeheer. Het stappenplan vindt hierbij een goed evenwicht tussen

theoretische onderbouwing en praktische uitvoerbaarheid. De doelstelling van het stappenplan is om

procedures. Verder ontbreekt ook bij deze instrumenten een

brengen in de te bereiken doelen en de daar aan gekoppelde minimumvereisten.

Beagrie & DPC, 2008). De onderstaande richtlijnen hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan het

formuleren van het in dit document beschreven model:

• “Een digitaal archief in 10 stappen” (Boudrez, 2009a)

Dit document biedt een stappenplan voor het opzetten en het beheren van een betrouwbaar en

duurzaam digitaal archief. Het stappenplan is geschreven door Filip Boudrez, één van de

onderzoekers verbonden aan het Experti

zowel particulieren als kleine of middelgrote archiefbeherende instellingen richting te geven voor de


realisatie van een digitaal archief. Hoewel het stappenplan laagdrempelig is ingestoken, ontbreekt

ook hier een duidelijke aanwijzing voor de volgorde waarin maatregelen moeten worden uitgewerkt.

Verder veronderstelt het stappenplan dat de instelling beschikt over een vrij hoog kennisniveau op

het gebied van software en metadatabeheer. Niettemin levert het stappenplan van Boudrez een

belangrijke bijdrage aan het model dat in het kader van dit onderzoek wordt ontwikkeld.

Tot zover deze korte impressie van de publicaties op het gebied van digitale duurzaamheid. De

bovenstaande documenten geven zeker een beeld van wat er op het gebied van beleid, inrichting en

uitvoering in organisaties zou moeten gebeuren, maar geven nog weinig concrete antwoorden op de

vraag welke maatregelen, en in welke volgorde, kleine en middelgrote erfgoedinstellingen in

me toegang tot hun digitale informatie beter te

Veel van de instrumenten en richtlijnen beschrijven een eindstadium of ideaal waarin alles op de

juiste manier geregeld is. Hoe de weg naar deze ideale wereld zou moeten lopen blijft echter

onderbelicht. Om deze route voor de kleine erfgoedinstellingen in Nederland nader in te kunnen

vullen is het nuttig om eerst na te gaan waar het startpunt ligt. Met dit doel voor ogen wordt in het

volgende deel op basis van diverse recente onderzoeken die in deze sector zijn uitgevoerd, een beeld

geschetst van de huidige stand van zaken in de cultureel erfgoedinstellingen.

Nederland moeten nemen om de duurza

waarborgen.


7. Een impressie van het werkveld

In de afgelopen jaren is er vrij veel onderzoek gedaan naar de praktijksituatie van de

ultureel erfgoedinstellingen. Het digitaliseren van de collectie blijkt hoog op de agenda te

n de collecties is ondergebracht bij musea, archieven, bibliotheken en historische

verenigingen. Deze collecties bevatten archiefmaterialen, tekstueel materiaal, beeldmateriaal,

p het digitaliseren van

beeldmateriaal en multimedia. Het onderzoek, met name uitgevoerd onder nationale instellingen en

koplopers, heeft geen specifieke aandacht besteed aan de digitale duurzaamheidproblematiek. Wel

concluderen de onderzoekers dat bij veel instellingen de planvorming en monitoring van de

digitaliseringsactiviteiten verbeterd kan worden: “Er wordt volop gedigitaliseerd, maar de

meerderheid van de instellingen is (nog) niet in staat harde cijfers te geven over de totstandkoming

van hun digitale collecties.”

Verder trekken de onderzoekers de conclusie dat ongeveer 4% van het totale budget van de

instellingen structureel aan het digitaliseren van de collectie wordt besteed. Voor de onderzochte

instellingen kwam dit neer op ongeveer 100.000 euro per jaar!

In de afgelopen jaren is een aantal onderzoeken uitgevoerd dat een scherper beeld schetst van de

huidige praktijk ten aanzien duurzame opslag van en toegang tot digitale objecten in de cultureel

erfgoedsector. Zo heeft de NCDD in 2009 een verkenning uitgevoerd naar de stand van zaken

rondom de toegang tot duurzame informatie in de Nederland.

De focus van dit onderzoek lag bij de sectoren wetenschap, overheid en cultuur. De resultaten van

deze verkenning zijn gepubliceerd onder de titel “Toekomst voor ons digitaal geheugen” (NCDD,

c

staan, maar men lijkt zich weinig bewust van de risico’s die de digitale materialen op

langere termijn lopen. Op basis van diverse, recente publicaties wordt in dit hoofdstuk een

beeld geschetst van de duurzame toegang tot digitale erfgoedinformatie in Nederland.

In Nederland is er een grote verscheidenheid aan instellingen die erfgoedcollecties beheren; het

merendeel va

museale objecten en multimedia. Het digitaal beschikbaar stellen van selecties uit deze materialen

staat hoog op de agenda.

Uit een recente inventarisatie onder 119 instellingen in het kader van het kwantitatief onderzoek “De

Digitale Feiten” (DEN, 2009a) blijkt dat tot op heden nog maar een klein deel van de collecties

gedigitaliseerd is en dat men zich in de komende tijd vooral zal richten o


2009). In de “Inputnotitie sector cultuur/erfgoed” (van Nispen, 2009) voor de NCDD‐verkenning

wordt de volgende conclusie getrokken: “Binnen de sector Cultuur/Erfgoed bestaat nog geen

gebied van duurzame toegankelijkheid…

Investering in beleid, kennis, duurzame opslag en technische oplossingen voor permanente

onnen onder

van

aken als volgt samen: “Digitale duurzaamheid staat vooralsnog in de kinderschoenen. Iedereen blijkt

amheidsproblematiek: “Onze collectie is vrijwel 100% geregistreerd,

Algemeen beeld van de erfgoedinstellingen

l, hun functie en hun mandaat ten

id ten aanzien van digitalisering.

• De digitale objecten en de metadata worden beheerd in omgevingen waar in beperkte mate

grootschalige operationele dienstverlening op het

toegankelijkheid is noodzakelijk”.

Ook andere br bevestigen dit beeld. Zo zijn voor dit zoek de verslagen doorgenomen van

de gesprekken die Digitaal Erfgoed Nederland met diverse instellingen voerde rondom het thema

duurzame toegang (DEN, 2008). Op de website bij de onderzoeksverslagen vat DEN de stand

z

inmiddels wel doordrongen van het belang. Slechts een beperkt aantal instellingen heeft inmiddels

een duurzaamheidsplan of ‐paragraaf opgesteld”.

Het onderzoek vroeg instellingen of zij beschikken over een informatieplan met daarin een

duurzaamheidsparagraaf. Het volgende citaat als antwoord op deze vraag illustreert het gebrek aan

bewustzijn van de duurza

beschreven en gedigitaliseerd, het is mosterd na de maaltijd om dan nog een informatieplan te

schrijven”. Andere bronnen bevestigen dit beeld.

In de informatieplannen van cultureel erfgoedinstellingen die zijn opgenomen in het ICT‐register

(DEN, 2010) richt men zich vooral op de toegang tot de digitale informatie en associeert men

duurzaamheid vooral met veilige opslag van de digitale objecten. Een andere bron, een verkenning

naar het beheer van de beeldcollecties van historische verenigingen – “Vroeger is van ons” (Lusenet,

2009) laat zien dat digitalisering van beeldcollecties massaal plaatsvindt maar dat het duurzaam

beheren en toegankelijk maken van het materiaal weinig aandacht krijgt.

Op grond van het voorgaande ontstaat het volgende beeld van duurzame toegang tot digitale

informatie in de kleine en middelgrote cultureel erfgoedinstellingen in Nederland:

• Veel instellingen hebben geen duidelijk beeld van hun ro

aanzien van het duurzaam beheren van digitale informatie en de verantwoordelijkheid die

daarmee gepaard gaat.

• Veel instellingen hebben geen specifiek beleid ontwikkeld voor duurzame toegang; in veel

gevallen komt men niet verder dan het formuleren van bele

sprake is van professioneel IT‐beheer.


• Het beheer van metadata richt zich vrijwel uitsluitend op de inhoud; het vastleggen van

metadata noodzakelijk voor duurzaam beheer zoals het registreren van gebruikte formaten,

herkomst‐ of referentie informatie of het vastleggen van een digitale “handtekening” bij de

objecten, krijgt weinig aandacht.

• De collectievorming van digitale materialen ligt in het algemeen in het verlengde van de

materiaal

problematiek van duurzame toegang. Op hetzelfde moment investeert men op grote schaal in het

digitaliseren van de collecties, in veel gevallen gebruikmakend van de diverse subsidieprogramma’s

voor digitalisering. Bij het uitvoeren van deze digitaliseringsprojecten ontbreekt het aan aandacht om

werkwijze voor de fysieke collectie; een duidelijk selectiebeleid voor digitale objecten of een visie

op born‐digital (=materiaal zonder fysieke bron) ontbreekt in het algemeen.

Uit het bovenstaande blijkt duidelijk dat veel instellingen niet goed raad weten met de complexe

de duurzaamheid van het resultaat te borgen. Dit ondanks pogingen van de overheid om dit via de

subsidievoorwaarden af te dwingen, zoals bij het subsidieprogramma “Digitaliseren met beleid”

(SenterNovem, 2009). In de volgende hoofdstukken wordt een stappenmodel beschreven dat

erfgoedinstellingen op weg kan helpen naar een duurzamere manier van omgaan met hun digitale

informatie.


8. Volwassenheidsmodel voor digitale duurzaamheid

Om de duurzame toegang tot digitale erfgoedinformatie op een hoger plan te brengen is

een geleidelijke aanpak nodig, stap voor stap werken aan een betere oplossing. Charles M.

Dollar vertaalde een ‘volwassenheidsmodel’ dat al jaren toegepast wordt in de IT naar het

ebied van digitale duurzaamheid. In dit hoofdstuk wordt de bruikbaarheid van dit

at de instelling te bieden heeft. Een deel van de erfgoedinstellingen is zich bewust van

e noodzaak en de complexiteit van de problematiek. Zij vestigen hun hoop op oplossingen op

gionaal of nationaal niveau omdat ze zich realiseren dat hun huidige capaciteiten te beperkt zijn.

Een nationale infrastructuur voor duurzame toegang is echter nog niet inzicht, ook al heeft de NCDD

die ambitie uitgesproken en zijn er interessante initiatieven gaande zoals de “Pilot gebruik Digitaal

Depot RHC’s‐Nationaal Archief” (Werkgroep Pilot Gebruik Digitaal Depot, 2010) of de pilot voor

lokaal en regionaal AV‐materiaal van Beeld en Geluid met de dienst ProArchive (Beeld en Geluid,

2009).

De grote instellingen zijn echter (nog) niet in staat om de cultureel erfgoedinstellingen voldoende

faciliteiten te bieden. De pilot van het Nationaal Archief stelt voorlopig beperkingen aan het type

instelling en het materiaal, de Koninklijke Bibliotheek houdt in ieder geval tot 2012 de deur van het

e‐Depot dicht voor extern materiaal. De prijsstelling van de diensten van Beeld en Geluid is van dien

aard dat in de praktijk de drempel voor veel kleinere instellingen te hoog is. De diensten van DANS

beperken zich in hoofdzaak tot onderzoeksinstellingen. Dit zijn allemaal logische keuzes van uit het

perspectief van deze instellingen, maar zij bieden daarmee geen oplossingen voor de kleinere

instellingen. Een nationale infrastructuur voor digitale duurzaamheid is dus voorlopig nog een

scenario dat ver in de toekomst ligt.

g

volwassenheidsmodel voor de cultureel erfgoedinstellingen in Nederland beoordeeld.

Duurzame toegang tot digitale informatie blijkt voor veel erfgoedinstellingen een lastig onderwerp te

zijn. Er is een grote kloof waarneembaar tussen wat de theorie beoogt en de dagelijkse praktijk. De

gebruikelijke route van beleid opstellen, plannen maken en vervolgens uitvoeren lijkt een brug te ver

voor veel instellingen. Op hetzelfde moment speelt digitalisering een belangrijke rol in de strijd om

de aandacht van klant.

De digitale representatie van de fysieke collectie is een belangrijk speerpunt voor het zichtbaar

maken van w

d

re


Ook de marktpartijen bieden momenteel nog weinig integrale oplossingen voor digitale

duurzaamheid. De initiatieven die er zijn, richten zich vooral op de grotere archieven zoals het

rchief Amsterdam,

2010). De dienstverlening van overige marktpartijen beperkt zich in het algemeen tot

mheid

oeten zien te vinden waarbij ze niet mogen vastlopen in onrealistische uitdagingen op financieel,

e binnen hun bereik liggen. Door de keuze van de doelen en de volgorde van

ntie van deze volwassenheidsmodellen is het inrichten van een cyclisch proces van

acht van de Delaware Division of Libraries een voorlopige versie

Stadsarchief Amsterdam in samenwerking met het bedrijf Data Matters (Stadsa

deeloplossingen zoals het aanbieden van diensten voor opslag of registratiesystemen voor het

beheer van de inhoudelijke metadata.

De kleine en middelgrote instellingen zullen zelf aan de slag moeten om de duurzame toegang tot

hun digitale informatie te borgen. Ze zullen een manier van omgaan met digitale duurzaa

m

technisch of organisatorisch vlak. De richtlijnen en toetsingcriteria, zoals in hoofdstuk 6 besproken,

zijn gericht op het nastreven van de ideale situatie.

Om tot een werkbare situatie voor de kleine en middelgrote erfgoedinstellingen te komen is een

andere benadering nodig. Er is behoefte aan een groeimodel waarin de erfgoedinstellingen zelf de

doelen kunnen kiezen di

de stappen te baseren op de risico’s die men op dat moment loopt, kan er een groeipad ontstaan

naar volwassenheid in het bieden van duurzame toegang tot digitale informatie. Zeker wanneer dit

als een cyclisch proces wordt ingericht met kleine verbeterstappen, ontstaat een model waarmee

ook kleine instellingen mogelijk uit de voeten kunnen.

Een dergelijk groeimodel naar volwassenheid is een bekend model in de IT. Eén van de bekendste

voorbeelden hiervan is het Capability Maturity Model Integration – CMMI (SEI, 2010) waarvan de

basis ontwikkeld is in 1990 en dat zich richt op het professionaliseren van het ontwikkelproces van

software. Inmiddels bestaan er ook voor diverse anderen terreinen vergelijkbare modellen.

De esse

verbetering om zodoende een steeds hoger kwaliteitsniveau te bereiken, vergelijkbaar met andere

kwaliteitsmodellen als INK of de Demming‐cyclus. Afhankelijk van het niveau waarop men zich op dit

moment bevindt, worden processen geselecteerd voor verbetering. De niveaus zijn meestal

beschreven in een aantal (meestal vier of vijf) afgebakende stadia die een bepaald niveau van

volwassenheid aangeven. De meerwaarde van deze benadering is dat men in kleine stappen

probeert tot een procesverbetering te komen in plaats van in één keer het eind niveau proberen te

bereiken.

Ook voor digitale duurzaamheid is er een volwassenheidsmodel geformuleerd. In 2007 heeft Charles

M. Dollar in de context van een opdr


van een volwassenheidsmodel gepubliceerd, het “Digital Preservation Capability Maturity Model”

(Dollar, 2007), gebaseerd op het gedachtegoed achter het CMMI‐model. Inmiddels is dit model

gereviseerd en in april 2010 zal aan de City of Toronto een aangepaste versie van dit model

gepresenteerd worden. De informatie di hieronder volgt is gebaseerd op deze, nog iet

gepubliceerde versie, die Dollar voor dit onderzoek ter beschikking gesteld heeft.

e n

Voor zijn volwassenheidsmodel heeft Dollar de theoretische kaders, die in hoofdstuk 6 besproken

zijn, samengevat in vijftien kernfactoren voor digitale duurzaamheid verdeeld over twee groepen. De

eerste groep bevat de elementen die samen de infrastructuur voor digitale duurzaamheid vormen en

de tweede groep bevat de processen die noodzakelijk zijn om een duurzame dienstverlening voor

opslag van en toegang tot digitale informatie te realiseren. Het onderstaande schema geeft de

samenhang van deze vijftien kernfactoren weer:

Figuur 3 ‐ Digital Preservation Infrastructure and Processes, Bron: Charles M. Dollar (Dollar, 2010)


Voor elk van de processen en infrastructuurelementen worden in dit model vijf niveaus van

volwassenheid gedefinieerd naar analogie van het CMMI‐model. Op grond van de optelsom van de

score op elk van de componenten ontstaat er een totaalscore die aangeeft in welke

volwassenheidsfase de organisatie zich bevindt, Dollar beschrijft de volgende vijf stadia:

• Niveau 1: Nominal Digital Preservation Capability

Op dit niveau is er geen sprake van een systematisch programma voor digitale duurzaamheid of het

bestaat uitsluitend op papier. Op dit niveau loopt de meeste, zo niet alle digitale informatie een risico

om op lange termijn verloren te gaan.

ility

Activiteiten op het gebied van digitale duurzaamheid vinden ad‐hoc plaats op een ongestructureerde

en onvoorspelbare manier. Er is enig begrip van de digitale duurzaamheidsproblematiek, maar dit

blijft beperkt tot enkele mensen binnen de organisatie. Op dit niveau loopt veel digitale informatie

het risico om op lange termijn verloren te gaan.

• Niveau 3: Intermediate Digital Preservation Capability

Op dit niveau is er sprake van een infrastructuur voor digitale duurzaamheid en de bijbehorende

processen zijn aanwezig. Hiermee is de basis aanwezig voor het verder uitbouwen van het vermogen

voor het bieden van duurzame opslag van en toegang tot digitale informatie. Op dit niveau loopt een

klein deel van de digitale informatie een risico om op lange termijn verloren te gaan.

• Niveau 4: Advanced Digital Preservation Capability

De organisatie beschikt over een solide infrastructuur voor digitale duurzaamheid en de

bijbehorende processen zijn goed geborgd en gedocumenteerd. Hiermee heeft de organisatie een

grote capaciteit bereikt voor het realiseren van duurzame opslag en toegang tot digitale informatie.

Het risico op verlies op de lange termijn van digitale informatie is slechts in enkele gevallen aanwezig.

• Niveau 5: Optimal Digital Preservation Capability

Op dit niveau heeft de organisatie een zeer grote capaciteit bereikt om duurzame opslag van en

toegang tot digitale informatie te realiseren. Digitale duurzaamheid is onderdeel van de strategische

focus van de organisatie en men werkt continu aan de verbetering van de kwaliteit van de processen.

Verlies va

it volwassenheidsmodel lijkt een nuttig raamwerk te zijn voor het in beeld brengen van de manier

waarop een organisatie omgaat met digitale duurzaamheid. Het resultaat, onderverdeeld in vijftien

• Niveau 2: Minimal Digital Preservation Capab

n digitale informatie op de lange termijn is op dit niveau niet aan de orde.

D


verschillende aspecten, levert inzicht in de capaciteit die een organisatie ontwikkeld heeft voor het

bieden van duurzame toegang tot digitale informatie. Door de verdeling naar vijf niveaus van

volwassenheid biedt dit instrumenten een gedifferentieerder aangrijpingspunt dan de eerder

besproken instrumenten.

rake zijn van

een situatie waarbij er structureel aandacht en zorg is voor de infrastructuur en processen voor

gitale duurzaamheid. In dit volwassenheidsmodel betekent dit dat de organisatie zich minimaal in

niveau 3 moet bevinden. Pas op dit niveau is er sprake van een beperkt risico voor verlies van digitale

informatie. De organisatie heeft in dat geval de duurzame toegang op een structurele manier

ingericht en kan dan ook de eerder besproken instrumenten gebruiken om verder uitbouwen naar

oinventarisatie op basis van DRAMBORA.

De definities van de lagere niveaus in dit model zijn nuttig om een plaats te bepalen in het

naar niveau 3 of hoger en niet zo zeer als een te bereiken doel op zich. Bijlage 4 geeft een

oren worden nagestreefd én de concrete

nodig is. Het

is echter niet werkbaar en realistisch.

vraagt

Om van duurzame toegang tot digitale informatie te kunnen spreken moet er echter sp

di

hogere niveaus, bijvoorbeeld door middel van een risic

groeiproces en om vervolgens op grond hiervan de doelen voor verbetering te kunnen definiëren. In

het kader van duurzame toegang moeten niveau 1 en 2 gezien worden als een tussenfase op weg

beschrijving van de doelen die met elk van de vijftien fact

maatregelen die voor niveau 3 gerealiseerd moeten zijn.

Op basis van het beeld uit de praktijkanalyse in de erfgoedinstellingen uit hoofdstuk 7 wordt de

inschatting gemaakt dat voor de doelgroep van dit onderzoek vrijwel geen van de aspecten zich

boven niveau 1 of 2 zal bevinden. Dit betekent dat er op veel terreinen verbetering

tegelijk formuleren van een groot aantal verbeterdoelen

Dit om een verdere verfijning van dit model. In het volgende hoofdstuk wordt dit verder

uitgewerkt door de vijftien aspecten uit het volwassenheidsmodel te ordenen naar urgentie en de

afname van het risico op verlies van digitale informatie.


9. Kaders van het stappenmodel

In de volgende hoofdstukken wordt een strategisch stappenmodel beschreven om de

e is

de

gema

en kennis opgebouwd moeten zijn om op

een goed gefundeerde wijze een besluit te nemen over de verdere ambities. Dit stappenmodel is

bedoeld als overbrugging naar een toekomstig scenario van een regionale of landelijke infrastructuur

voor digitale duurzaamheid, maar ook als de eerste opstap naar het realiseren van een eigen digitaal

instelling een start kan maken met het verbeteren van het inrichten en uitvoeren van de

beheerprocessen of het initiatief nemen om materiaal op andere wijze verantwoord onder te

brengen. Het terugbrengen van de complexiteit speelt hierin een belangrijke rol.

Voor het realiseren van een volledig betrouwbare oplossing voor duurzame toegang is het doorlopen

van alle stappen noodzakelijk en bijvoorkeur meerdere malen met voortschrijdend inzicht. Op die

manier ontstaat een proces van continue verbetering. Maar zelfs als niet het hele traject doorlopen

wordt, zal het uitwerken van elke stap in deze volgorde een vermindering van het risico op verlies

van digitale informatie op leveren.

erfgoedinst llingen op weg te helpen met het real eren van duurzame toegang tot hun

digitale informatie. De basis voor dit stappenmodel wordt gevormd door de vijftien factoren

uit het hiervoor beschreven volwassenheidsmodel. Deze worden in een logische volgorde

gegroepeerd zodat er een stappenmodel ontstaat waarbij elke stap het risico op verlies van

digitale informatie verder reduceert. Om de complexiteit van de uitdaging te reduceren

wordt er in dit hoofdstuk allereerst een afbakening van het soort materiaal en

tijdshorizon akt.

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt een strategisch stappenmodel beschreven dat instellingen op weg kan helpen

met het duurzamer opslaan en toegankelijk maken van hun digitale collecties. Na het doorlopen van

de stappen uit dit stappenmodel zou voldoende inzichten

archief.

Zoals gezegd kan de huidige beheerpraktijk bij de kleine en middelgrote instellingen leiden tot

ongewenst verlies van digitale informatie op langere termijn. Dit stappenmodel laat zien dat elke


Afbakening van materiaal en tijdshorizon

Digitale duurzaamheid wordt pas een hanteerbaar concept wanneer we het kunnen terugbrengen

bij de eigen organisatie. In de “Guidelines for

the preservation of digital heritage” (National Library of Australia, 2003) opgesteld in opdracht van

UNESCO, worden vier verschillende assen beschreven waarlangs men de eigen ambitie kan

doelstelling hierbij is het bereiken van een zo hoog mogelijk niveau van

etrouwbaarheid en een zo volledig mogelijke functionaliteit conform de concepten beschreven in

het OAIS‐model.

Uitgaande van een situatie waarin er vrijwel geen voorzieningen voorhanden zijn zal relatief

specten van digitale data beschreven: de complexiteit, de mate

van specialisatie (voor het bewaren en het kunnen gebruiken), de gevoeligheid, de rechten, en

manier waarop het materiaal gemaakt is.

tot de juiste proportie – namelijk die proportie die past

aftekenen:

• het soort materiaal dat men veilig wil stellen,

• de tijd die men wil overbruggen,

• de functies die men wil realiseren,

• de betrouwbaarheid van de processen die men nastreeft.

De functionaliteit en de betrouwbaarheid van de processen vormen het uitgangspunt voor het

volwassenheidsmodel. De

b

Het stappenmodel richt zich op instellingen die een start willen maken met het duurzaam

toegankelijk houden van digitaal materiaal. Dit betekent dat het belangrijk is dat men zich bewust

wordt van wat duurzame toegankelijkheid precies betekent en met zich meebrengt. Om dit

inzichtelijk te maken is het nuttig om met een beperkte hoeveelheid, bijvoorkeur technisch relatief

eenvoudig materiaal uit de collectie alle stappen te doorlopen en het beheersregime vervolgens

geleidelijk uit te bouwen.

eenvoudig materiaal volop aanwezig zijn. Op deze manier wordt eerst het “laaghangende fruit”

aangepakt, maar is men tegelijkertijd toch al op weg naar een duurzamer beheer van de digitale

informatie. Door een verstandige afbakening naar het soort materiaal en de gekozen tijdshorizon

worden de juiste condities geschapen om een cyclisch proces van verbetering en opschaling op gang

te brengen, waarbij de doelen regelmatig worden bijgesteld.

Keuze van het materiaal

Digitaal (erfgoed)materiaal heeft een aantal verschillende kenmerken die de complexiteit van het

duurzaam toegankelijk maken bepalen. Om een inschatting van de complexiteit te maken is het

nuttig om kort stil te staan bij een aantal van deze kenmerken. In de literatuur, bijvoorbeeld PLATTER

(DPE, 2008), worden de volgende a


Voor het inschatten van de risico’s is het relevant of het fysieke origineel nog beschikbaar is of niet.

In toenemende mate krijgen de erfgoedinstellingen ook te maken met materialen die het resultaat

zijn van een digitaal creatieproces, bijvoorbeeld de beelden van een digitale camera. Men gebruikt

hiervoor vaak de term “born‐digital” materiaal. Bijkomende problemen van dit “born‐digital”

materiaal zijn de vaak grote hoeveelheden waarin het beschikbaar komt waardoor nieuwe

over het creatieproces waardoor

in eigen huis geproduceerd wordt en waar geen bijzondere omstandigheden

sterke nadruk op het digitaliseren van het beeldmateriaal. Dit materiaal

Keuze van de tijdshorizon

dan het voor een periode van honderd

ee

en

In het algemeen is digitaal erfgoedmateriaal ontstaan als resultaat van het digitaliseren van een

fysieke origineel. In bijzondere gevallen is het fysieke origineel na digitaliseren niet meer

beschikbaar, in dit geval is er sprake van substitutiedigitalisering, bijvoorbeeld wanneer het origineel

door slechte staat de digitalisering niet overleeft.

selectiecriteria noodzakelijk zijn en het ontbreken van controle

essentiële data kan ontbreken of migratie naar andere formaten noodzakelijk is.

Een instelling die de eerste stappen zet op het gebied van duurzame opslag en toegang doet er

verstandig aan om zich in eerste instantie te richten op materiaal dat een eenvoudige digitale

representatie heeft,

spelen op het gebied van rechten of ethische normen.

Wanneer er digitaal materiaal aanwezig is zonder fysieke origineel dan is het verstandig om dit

materiaal een hoge prioriteit te geven zodra men overtuigd is van de kwaliteit en betrouwbaarheid

van de omslagomgeving. Kijkend naar de huidige en geplande digitaliseringsactiviteiten binnen de

cultureel erfgoed sector, zoals die bijvoorbeeld worden beschreven in het rapport De Digitale Feiten

(DEN, 2009a), dan ligt er een

past in het algemeen prima binnen deze eerste afbakening.

Een andere manier om de complexiteit te reduceren is het afbakenen van de tijdshorizon. Het

duurzaam toegang bieden tot digitale informatie is een uitdaging die van gedaante verandert

afhankelijk van de horizon die men kiest. Het bewaren van een digitaal bestand om het na een jaar

nog te kunnen gebruiken is een volstrekt andere uitdaging

jaar bruikbaar houden.

In dit stappenmodel kiezen we voor een tijdshorizon van ongeveer vijf jaar. Dat lijkt kort, maar n

langere termijn is nauwelijks te overzien, enerzijds doordat de technologie zich snel ontwikkelt, en

anderzijds omdat bijvoorbeeld de NCDD werkt aan landelijke en/of regionale infrastructuren voor de

langere termijn. Een periode van vijf jaar loopt ongeveer synchroon met de tijdsplanning van de

meeste beleidsplannen met de investeringscycli van IT‐infrastructuur componenten.


Door te kiezen voor een periode van vijf jaar zullen sommige aspecten van duurzame opslag en

toegang wellicht minder belicht worden, maar toch is het een bewuste keuze om op de korte termijn

de complexiteit te verminderen. Het uitgangspunt blijft immers het inrichten van een proces van

continue verbetering. Door een tijdshorizon van vijf jaar te kiezen en de doelen regelmatig te

evalueren en bij te stellen ontstaat er een voortschrijdend groeiproces richting duurzame toegang.

le informatie.

me ondersteuning in de markt te vinden.

De NCDD zou een rol kunnen spelen in het samenbrengen van de juiste partijen die dit verder vorm

tering mag dan ook beschouwd worden als een oproep aan de

In de volgende hoofdstukken worden de verschillende delen van het stappenmodel beschreven.

Deze stappen zijn niet uitputtend beschreven; ze zijn vooral bedoeld om een beeld te schetsen van

het doel dat in elke stap bereikt zou moeten worden. Bij het opstellen van dit stappenmodel is naast

De opbouw van het stappenmodel

Met deze afbakening in het achterhoofd wordt het tijd om de stappen te beschrijven die een

cultureelerfgoed organisatie zou moet zetten om te komen tot een duurzame borging van digitale

informatie. Dit stappenmodel bestaat uit drie delen; in het eerste deel staat het bepalen van de

ambitie van de organisatie centraal, het tweede deel gaat over het veiligstellen van de digitale

objecten en het derde deel richt zich op het duurzaam toegang bieden tot de digita

De organisatie moet zelf aan de slag met de problematiek van digitale duurzaamheid, ze moet

plannen maken en acties ondernemen. Maar andere organisaties kunnen aan dit proces een

belangrijke bijdrage leveren. Zo is een deel van de problematiek terug te brengen tot het

professionaliseren van de IT‐omgeving en hiervoor is rui

Een ander deel betreft toepassingen voor het beheren van de relevante metadata voor

duurzaamheid. De markt hiervoor is nog niet ver ontwikkeld; landelijke organisaties zoals DEN

zouden hierin een stimulerende en sturende rol in kunnen spelen. Verder betreft het ook het

reageren op technologische veranderingen. Het volgen hiervan is geen vanzelfsprekende taak voor

de kleine erfgoedinstelling, samenwerken in landelijke of globale netwerken ligt meer voor de hand.

zouden kunnen geven. Deze consta

koepelorganisaties en leveranciers van beheersystemen en IT‐diensten om hun meerwaarde voor de

kleine en middelgrote cultureel erfgoedinstellingen beter zichtbaar te maken.

het volwassenheidsmodel van Dollar, vooral geput uit PLATTER (DPE, 2008), “Guidelines for the

Preservation of Digital Heritage” (National Library of Australia, 2003) en het stappenplan van

Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009a). Voor vollediger informatie over de behandelde

onderwerpen verwijs ik dan ook nadrukkelijk naar deze documenten.


De toegevoegde waarde van het stappenmodel is het rangschikken van de stappen naar volgorde van

urgentie met als leidraad de vijftien elementen uit het volwassenheidsmodel van Dollar. Bijlage 5

geeft een overzicht van alle stappen en geeft hun relatie met de elementen van het

volwassenheidsmodel weer.


10. Deel A: Het bepalen van de context en het mandaat

In dit eerste deel van het stappenmodel staat de bewustwording centraal van de rol die de

organisatie kan en wil spelen ten aanzien van duurzame toegang tot het digitale erfgoed.

Het accepteren van de verantwoordelijkheden hiervoor moet een bewuste strategische

keuze zijn. De organisatie moet over voldoende mandaat en draagvlak beschikken om een

rol te kunnen spelen en vervolgens haar rol ook actief uit te dragen binnen het netwerk.

Voordat de eerste stappen gezet kunnen worden naar een duurzamere toegang tot digitale

informatie, moet elke organisatie zich de vraag stellen welke rol ze in dit verband heeft. In dit deel

wordt stil gestaan bij het bepalen van de context; wat verwachten de omgeving, de producenten,

gebruikers en andere belanghebbenden van de organisatie? Vervolgens moet de context vertaald

worden in het accepteren, verwoorden en uitdragen van een verantwoordelijkheid voor het digitale

materiaal. In het volwassenheidsmodel zijn worden deze onderwerpen beschreven in de elementen

Designated Community, Collaborative Engagement en daarop volgend met Governance, Policy.

Deel A stap 1: de context bepalen

Voor dat men start met het inrichten van een programma voor duurzame toegang tot digitale

informatie is het verstandig om eerst een beeld te vormen van de mate waarin duurzame toegang

tot digitale informatie van belang is voor de organisatie. Een mogelijk startpunt is om na te gaan

welke rol digitale materialen bij de levering van de huidige producten en diensten leveren, wat de

herkomst van de materialen is en wie de beoogde gebruikers zijn. Maar ook gaat het om het

vaststellen waarom deze diensten worden aangeboden. Is deze activiteit verankerd in het beleid van

de organisatie of een toevallige ontwikkeling? Welke rol speelt digitale informatie in het huidige

collectiebeleid, welke digitaliseringsprojecten zijn er (geweest) en met welk doel?

Voorbeelden van andere vragen die nuttig kunnen zijn voor het nadenken over de context zijn:

• Wordt al het materiaal toegankelijk gemaakt of is er sprake van alleen maar archiveren?

• In welke mate is het productieproces te beïnvloeden, zijn er mogelijkheden voor het afdwingen

van formaten of standaarden?

• Speelt de digitale informatie ook een rol binnen de organisatie zelf of wordt het alleen maar aan

het publiek aangeboden?


• Zijn er nog andere belanghebbenden, is er sprake van een (wettelijke) verplichting om het

materiaal te archiveren, en toegankelijk te maken?

ormatie te

realiseren of zou zij deze kunnen ontwikkelen? Heeft de organisatie serieuze ambities om dit te

doen?

et beantwoorden van deze vragen levert inzicht op in het belang dat de organisatie heeft bij het

de

itale duurzaamheid voor de handliggend. Diverse Europese

De mogelijkheden van samenwerking met andere organisaties of het uitbesteden van taken aan

externe partijen kunnen bijzonder waardevol zijn. Zeker voor de instellingen die tot de doelgroep van

en organisatie die zich committeert aan het duurzaam toegankelijk houden van digitaal materiaal

een

van een

e

urele middelen voor nodig, kennis en vaardigheden, en er moet

• Beschikt de organisatie over de capaciteiten om een duurzame toegang tot digitale inf

• Zijn er andere organisaties die hier al mee bezig zijn of dit eigenlijk zouden moeten doen? Zijn er

andere organisatie die het zouden kunnen doen of het graag willen doen?

• Is samenwerking voor bepaalde functies mogelijk of is er een mogelijkheid om het beheer aan

een andere organisatie uit te besteden?

H

duurzaam borgen van het digitale materiaal. Maar ook wie de beoogde gebruikers zijn van het

materiaal, nu en in de toekomst, is van essentieel belang om te kunnen bepalen welke toegang er

geboden moeten en welke metadata er bij het digitale object opgeslagen moeten worden. Verder

gaat het ook om het in beeld brengen van de producenten van het materiaal en vooral ook de relatie

die een organisatie daarmee heeft en de controle die men op het productieproces kan uitoefen.

Een ander belangrijk aspect van de context is de samenwerking binnen de organisatie en met andere

organisaties. Analoog aan de opkomst van “cloud computing” en “software as a service” lijkt ook

opkomst van netwerkfuncties voor dig

onderzoeksprojecten zijn al bezig met het ontwikkelen van instrumenten, zie bijvoorbeeld het artikel

van Sierman (Sierman, 2009).

dit stappenmodel horen is het aan te bevelen om zeer kritisch te kijken naar wat met men zelf

organiseert en wat met behulp van externe deskundigheid gerealiseerd kan worden.

Deel A stap 2: mandaat en draagvlak

E

zal een reeks nieuwe taken en processen moeten inrichten. De organisatie neemt hiermee

belangrijke verantwoording op zich. Ze verplicht zich tot het inrichten en onderhouden

faciliteit die garanties kan bieden voor het duurzaam opslaan en toegankelijk houden van d

informatieobjecten. Daar zijn struct

geïnvesteerd worden in het ontwikkelen van vertrouwen en geloofwaardigheid bij de producenten

en de gebruikers.


Het is essentieel dat de organisatie hiervoor voldoende mandaat en draagvlak krijgt va

belanghebbenden, de interne organisatie, de finan

n alle

ciers, de leveranciers van informatie, de

r

enwerkingspartner te zoeken die daartoe wel in staat is. Een dergelijke samenwerking

voor de duurzame borging van het materiaal en toch

blijven doorgaan met de productie van digitaal materiaal is onverstandig, tenzij de organisatie er

Het is belangrijk om daarbij de gekozen afbakening van tijd en materiaalsoort in gedachte te houden.

gebruikers van de informatie en collega instellingen. Als dit mandaat en draagvlak niet voldoende

aanwezig, is wordt het realiseren van de ambitie een lastige opgave. In dat geval is het verstandige

om een sam

kan verschillende vormen krijgen variërend van het volledig overdragen van het materiaal tot het

gezamenlijk realiseren van bepaalde functies.

Het niet nemen van de verantwoordelijkheid

bewust voor kiest om maar een korte periode over het digitale materiaal te willen beschikken. Welke

beslissing er ook genomen wordt, het zal voor alle belanghebbenden duidelijk moeten zijn welke rol

de organisatie speelt in het borgen van de duurzame toegang tot de digitale informatie.

De afbakening, de context en de strategische keuzes die men maakt, moeten worden vastgelegd in

een beleidsplan voor digitale duurzaamheid. Een dergelijk plan bevat de informatie over de manier

waarop een stabiele omgeving gecreëerd kan worden op financieel, organisatorisch en technologisch

gebied, een omgeving die erop gericht is om de beoogde gebruikers op begrijpelijke en betrouwbare

wijze duurzame toegang tot de digitale erfgoedinformatie te bieden. PLATTER (DPE, 2008) biedt

goede aanknopingspunten voor het verder concretiseren van een dergelijk beleidsplan.

Voor een verdere bespreking verwijs ik naar bijvoorbeeld “UNESCO Guidelines for the preservation of

digital heritage” (National Library of Australia, 2003) en “Safeguarding Collections at the Dawn of the

21st Century” (Meyer, 2009)


11. Deel B: De digitale objecten veilig stellen

De kern van duurzame toegang is het voor langere tijd kunnen beschikken over het digitale

object. In dit deel staat dan ook het fysiek opslaan en bruikbaar houden van het digitaal

bject centraal. Op basis van een bewust gekozen bewaarstrategie wordt de benodigde

van opslag

p offline media als externe harde schijven, dvd’s en cd’s zonder enige vorm van periodieke controle

ijk interactie

f software. Deze doelstellingen zijn ook terug te vinden in het volwassenheidsmodel.

• stap 1: Het ontwikkelen van een strategie voor duurzame toegang, in deze fase met name gericht

op het bewaren van het digitaal object (Strategy).

• stap 2: Het inzichtelijk maken van het aanwezige en te verwachten digitale materiaal dat

opgenomen moet worden in het archief (Digital Records Survey).

• stap 3: Het inrichten van een opslagomgeving (Storage Management).

• stap 4: Het inrichten van een proces dat zorg draagt voor het op een verantwoorde wijze

opnemen van digitale materialen (Ingest).

• stap 5: Het inrichten van de processen voor beveiligen, monitoren en vervangen van de

opslagomgeving (Digital Records Security, Planned Device & Media Renewal, Technical Expertise).

o

opslagomgeving bepaald en worden de processen voor het verantwoord beheren

ingeregeld.

Uit de werkveld onderzoeken besproken in hoofdstuk 7 komt duidelijk naar voren dat de opslag van

digitale informatie op dit moment bij veel instellingen een groot risico vormt. Er is sprake

o

van de informatie op deze dragers. Het veiligstellen van de aanwezige digitale objecten is dan ook

het eerstvolgende deel van het stappenmodel.

Het doel bij dit deel is om het verlies van data te voorkomen door de data in een veilige omgeving op

te slaan waar ze beschermd zijn tegen bedreigingen als veroudering, slijtage, technologische of

inhoudelijke veranderingen, technisch falen van systemen, rampen, schade door mensel

o

De relevante elementen uit het volwassenheidsmodel zijn zodanig geordend dat er een logische

opbouw ontstaat. Het gaat hier om de het inrichten en uitwerken van de volgende infrastructuur

componenten en processen:


Deel B stap 1: eisen voor veilige opslag

Deel A eindigde met het formuleren van een beleid voor duurzame toegang tot digitale informatie in

tegie, een aanpak om de

duurzame toegang te realiseren. Het volwassenheidsmodel van Dollar stelt dat het gaat om het

implementeren van maatregelen die de digitale gegevens beveiligt tegen bedreigingen door

rdt het veilig stellen behandeld. In deel C komt de migratie van formaten aan de orde.

et gaat hier dus om het definiëren van de maatregelen die nodig zijn voor het beschikbaar krijgen

lgende doelen:

definieer concreet om welk materiaal het gaat en in welke hoeveelheden het gaat,

chten materialen:

ondersteunende systemen en software,

gistreert.

e integriteit en de beveiliging van de opgeslagen data

hoofdlijnen. Dit deel start met het vertalen van dit beleid naar een stra

veroudering (van technologie en opslag media) en die de integriteit van het object beschermt. Deze

maatregelen komen neer op het levend houden van de digitale data door ze tijdig te verhuizen naar

nieuwe dragers en het tijdig migreren van de bestanden naar duurzamere (open) formaten.

In dit deel wo

H

van het materiaal, het opslaan in het archief en het beschermen tegen alle denkbare bedreigingen.

Wanneer we kijken naar de eisen voor veilige opslag, beschrijft PLATTER de doelen die nagestreefd

moeten worden; concreet gaat het hierbij om de acquisitie van het materiaal en het inrichten van de

technische infrastructuur.

PLATTER beschrijft in het “Acquistion Plan” de vo

•

• stel in samenspraak met de leveranciers de voorwaarden voor opname vast,

• evalueer periodiek de relevantie van alle gemaakte afspraken,

• ga na op welke manier men daadwerkelijk de beschikking krijgt over materiaal,

• maak het opname proces meetbaar.

In het “Technical Plan” beschrijft PLATTER de volgende doelen:

A. De IT‐infrastructuur moet correct gedimensioneerd worden voor de opslag, de verwerking en het

transport van de te verwa

• de hardware, software en het netwerk moeten de te verwachten belasting aankunnen,

• de infrastructuur moet gebaseerd zijn op goede

• er moet een proces zijn dat de migratie initieert van hardware‐ en softwarecomponenten die

niet langer ondersteund (zullen) worden,

• er moet een proces zijn dat alle wijzigingen in de IT‐infrastructuur re

B. De IT‐infrastructuur moet in staat zijn om d

te garanderen door deze te beschermen tegen toegang door ongeautoriseerde gebruikers, tegen

verlies door gebeurtenissen van buiten of binnen de organisatie (natuurrampen of virussen).


C. Er moet sprake zijn van een gegarandeerde dienstverlening aan de gebruikers, met de volgende

Nederland, 2006). De eisen voor de technische infrastructuur en de

eigen situatie. Daarvoor is het nodig

t materiaal. Van elk bestand moet

t en de grootte

ok in de vervolgstappen een belangrijke rol. Als hulpmiddel

hierbij zijn diverse registratie en extractietools beschikbaar, waarvan er een aantal genoemd worden

in het stappenplan van het Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009b). Uiteindelijk levert de

n entarisatie een beeld op van het te bewaren materiaal.

van

uit

e drager waarop het materiaal staat, de schade die

ieke originelen

(om zo nodig opnieuw te kunnen digitaliseren), en de courantheid van het gebruikte

randvoorwaarden:

• de dienstverlening moet aansluiten bij de veranderende behoefte van de gebruikers, dit kan

betekenen dat bestaande diensten uitgefaseerd moeten worden en nieuwe diensten

ontwikkeld moeten worden,

• de informatie over gebruikers is alleen met de juiste autorisaties toegankelijk,

• voorkom onderbreking van de dienstverlening door enkelvoudig falen (zorg voor

redundantie),

• voorkom onderbreking van de dienstverlening door externe verstoring (zorg voor uitwijk,

back‐up).

Een groot deel van bovenstaande eisen zijn algemene eisen voor het leveren van een professionele

IT‐dienst, het ligt voor de hand om de kwaliteitssystemen toe te passen die voor IT‐beheer

ontwikkeld zijn, zoals IT Service CMM (Niessink & Clerc, 2010) of de breed ondersteunde ITIL‐

methodiek (Bon & ITSMF

beheersprocessen moeten nu concreet gemaakt worden voor de

om eerst een inventarisatie te maken van het aanwezige en te verwachten materiaal.

Deel B stap 2 : inventariseren

De volgende stap gaat over het nauwkeurig in beeld krijgen van he

in ieder geval het type drager, de locatie, het identificatienummer, het formaa

bepaald worden. Deze gegevens spelen o

i v

Zoals bij de afbakening besproken is, is het verstandig om te beginnen met een selectie

eenvoudig materiaal. Het is wel belangrijk om bij de inventarisatie na te gaan welk materiaal van

het perspectief van duurzaamheid prioriteit zou moeten krijgen. Om te bepalen welk materiaal

kwetsbaar is, kan er gekeken worden naar het typ

eventueel verlies de organisatie toebrengt, het al dan niet beschikbaar zijn van de fys

bestandsformaat. Het kan verstandig zijn om een expert in te schakelen om hier een deskundig

advies over te geven.


Deel B stap 3: inrichten van een opslag omgeving

De opslagomgeving neemt een centrale plaats in bij het duurzaam beheren van digitaal materiaal.

In veel

sprake van het gebruik van offline opslag op harde schijven of

regelmatig

worden, is alleen offline opslag sterk af te raden. Bij opslag op externe harde

ntroles makkelijk uitgevoerd kunnen worden. Bij het gebruik van offline opslag

omvang

tijdshorizon; vijf

dat de

manier om objecten hierop te controleren is door periodiek alle

forse investeringen. Wanneer men niet

voor bre eid

me van digitale materialen

De volgende stap is het daadwerkelijk opnemen van het materiaal in het archief. Voordat het

materiaal definitief opgenomen kan worden moeten er eerst een aantal controles uitgevoerd

Het volwassenheidsmodel stelt voor niveau 3 de eis dat de digitale objecten in minimaal twee online

kopieën op verschillende locaties aanwezig zijn en een offline kopie op een derde locatie is.

erfgoedinstellingen is er echter nog

zelfs dvd’s of cd’s.

Omdat het duurzaam toegankelijk houden een continu proces is waarbij de objecten

gecontroleerd moeten

schijven is het al een optie om deze in ieder geval met een systeem te verbinden zodat

(automatische) co

oplossingen zullen er handmatige procedures ingericht moeten worden die periodieke controle van

alle bestanden mogelijk maken.

Bij de keuze van een opslagsysteem vormen allereerst de en verwachte groei belangrijke

parameters. Houd hierbij rekening met de gekozen een afschrijvingstermijn van circa

jaar is voor dit type apparatuur realistisch. Bij de keuze van het systeem zijn de redundantie en

flexibiliteit belangrijke factoren. Om duurzame toegang te waarborgen is het essentieel

gegevens onveranderd blijven. Een

objecten met een eerder gemaakte digitale handtekening te vergelijken. Opslagsystemen die

dergelijke functies volledig geïntegreerd en geautomatiseerd aanbieden zijn in ontwikkeling (Factor

e.a., 2009), (Gladney, 2007). Wanneer een automatische controle niet tot de mogelijkheden behoort

zal een handmatige procedure ingericht moeten worden, zie hiervoor ook stap 5 en deel C.

Het inrichten van een opslagomgeving is een cruciaal onderdeel van het realiseren van duurzame

toegang tot digitale informatie en gaat vaak gepaard met

over voldoende technische expertise beschikt, is het raadzaam om een externe deskundige een

advies uit te laten brengen en/of de mogelijkheden te onderzoeken om de objecten extern onder te

brengen. Let hier bij vooral op de garanties en de randvoorwaarden die van toepassing zijn.

Een belangrijk aandachtspunt bij de keuze van de opslag‐ en beheersystemen is de interoperabiliteit

zodat afhankelijkheid van specifieke software, hardware of leveranciers voorkomen wordt.

Daarnaast is dit ook van belang een de toegankelijkh van het materiaal.

Deel B stap 4: opna


worden. In het stappenplan van het Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009b) worden de volgende

digitale objecten vrij zijn van specifieke reconstructieschakels zoals encryptie en

van nwezig

het digitale archief of de representaties voldoen aan het

voorgeschreven formaatprofiel

en

Verder is het verstandig om een extra proces in te richten dat bijvoorkeur automatisch en zo vaak

objecten vereist

technische omgevingen. Wanneer die niet

controles geadviseerd:

• controleer bij opname in het digitale archief of de digitale documenten niet corrupt of

beschadigd zijn en wel kunnen worden geopend

• controleer de digitale objecten op virussen alvorens ze in het digitale archief op te nemen

• controleer of de

wachtwoorden

• controleer bij opname in het digitale archief of de vereiste softwareondersteuning voor het

leesbaar maken de documenten aa is

• controleer bij opname in het digitale archief of de technische metadata over het

bestandsformaat aanwezig zijn

• controleer bij opname in

Deel B stap 5: beheer van de opslag omgeving

In essentie is de opslagomgeving een IT‐omgeving die beheerd moet worden conform de gangbare

praktijk van het IT‐beheer. Het gaat hierbij om het onderhouden van het systeem het garanderen

van een van te voren bepaald niveau van dienstverlening. Naast het bieden van operationele

ondersteuning aan de gebruiker zijn er processen nodig die zorgen voor de beveiliging,

beschikbaarheid en tijdige vervanging van het systeem. Deze zaken vallen onder het standaard

beheer van IT‐omgevingen zoals dit bijvoorbeeld beschreven in ITIL (Bon & ITSMF Nederland, 2006).

mogelijk een aantal specifieke controles uitvoert. Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009b) noemt

onder andere de volgende controles:

• controleer of alle digitale objecten nog aanwezig zijn

• controleer of de bitintegriteit van de digitale objecten in orde is

• controleer of alle documenten geopend kunnen worden

• controleer of de kwaliteit en de performance van het opslagsysteem nog intact zijn

• controleer of de digitale objecten virusvrij zijn

Het onderhouden van een betrouwbare technische infrastructuur voor digitale

grondige kennis en ervaring met het beheren van

voorhanden is of ontwikkeld kan worden binnen de eigen organisatie is het raadzaam om

alternatieve oplossingen te zoeken. Eén mogelijkheid is het uitbesteden van deze taken aan een


leverancier van IT‐diensten of aan een samenwerkingspartner. Het is dan het uiteraard belangrijk om

zelf de dienstverlening scherp te definiëren en veel aandacht te besteden aan het monitoren en

evalueren – daar moet in ieder geval de nodige expertise voor ontwikkeld worden.


12. Deel C: Duurzaam toegang bieden

Met dit laatste deel van het stappenmodel komen we bij essentie, het duurzaam toegang

bieden tot de digitale informatie. Dit deel bestaat uit drie stappen; het formuleren van

beleid voor duurzame toegang, het beheren van de metadata, en voortdurend aanpassen

aan veranderingen in de omgeving. Zoals zal blijken vormen deze stappen de meest

complexe uitdagingen. Duurzame toegang is nog een jonge tak van sport waarvoor kanten

klare oplossingen ontbreken. Toch bieden de volgende stappen voldoende

aanknopingspunten om aan de slag te gaan.

Het uiteindelijke doel van alle voorgaande stappen is om de beoogde gebruikers langdurig toegang te

bieden tot digitale informatie. De gebruiker moet eenvoudig over de voor hem relevante informatie

kunnen beschikken en er op kunnen vertrouwen dat de informatie betrouwbaar is. In dit proces

spelen de metadata over het digitale object een cruciale rol; die is nodig om het object te kunnen

vinden, toegang te kunnen verkrijgen, het object betekenis te kunnen geven en de authenticiteit te

kunnen bepalen. Maar met het zorgen voor een veilige opslag en het toekennen van metadata zijn

we er nog niet. Zowel de gebruiker als diens omgeving veranderen in de loop van de tijd. Om de

duurzame toegang te borgen is er ook een proces nodig dat voortdurend de veranderingen in de

omgeving registreert en daaruit opmaakt of de digitale objecten of de systemen aangepast moeten

worden.

In dit deel van het stappenmodel worden bovenstaande onderwerpen uitgewerkt aan de hand van

de ordening van de relevante elementen uit het volwassenheidsmodel. De opbouw ziet er als volgt

uit:

• stap 1: beschrijven van de doelen voor duurzame toegang (Designated Community, Access,

Strategy)

• stap 2: metadata beheer (Metadata, Integrity en Security)

• stap 3: de veranderende omgeving (Open Source Software and Open Standard Formats)


Deel C – stap 1: duurzame toegang

Niet de opslag zelf maar het bieden van toegang tot de digitale informatie is het uiteindelijke doel

planmatig vast te leggen op welke

manier de gebruikers informatie moeten kunnen vinden en gebruiken, welke vorm van ‘ontsluiting’

het meest geschikt is voor de beoogde doelgroep, en welke maatregelen er nodig zijn om de

r in steeds t

ven. Bronnen die dit soort gebruik niet kunnen

ndersteunen blijven snel ongebruikt.

en, tags, taxonomieën en het opnemen van verwijzingen naar de context van het object

uiten het archief. Een uitvoerige behandeling hiervan valt buiten de scope van dit document.

zame relatie tussen het object en de metadata; daarnaast moet de authenticiteit van het object

inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Ten slotte moet de toegang tot het object te

e opname in het archief gemaakt zijn.

Door het veilig opslaan van het object en het vastleggen van de relevante metadata bij het object,

zijn al flinke stappen op weg naar duurzame toegang gezet. Wat nu nog moet gebeuren is het

inrichten van een proces dat de veranderingen in de technologie, in de productieprocessen van de

van een duurzaam archief. De eerste stap in dit deel is bedoeld om

duurzaamheid te waarborgen.

Allereerst is hiervoor een helder beeld van de doelgroep nodig. Het is welbekend en een belangrijk

gegeven dat gebruikers steeds minder geneigd zijn om op specifieke plaatsen te gaan zoeken; ze

verwachten dat informatie beschikbaar is op die plaatsen waar ze het vaakst komen, zoals Google.

Tegelijkertijd is er een t end te signaleren dat formatie vaker hergebruikt word om nieuwe

informatiediensten (‘mash‐ups’) mee vorm te ge

o

Van uit het perspectief van de gebruiker is het daarom sterk aan te bevelen om de informatie aan te

bieden op basis van open standaarden, eenvoudig doorzoekbaar en met zo weinig mogelijk

drempels. Dollar geeft als voorbeeld voor de doelen voor toegang voor niveau 3 van het

volwassenheidsmodel het aanbieden van de informatie in gangbare formaten als ASCII, PDF of TIFF.

Welke beschrijvende metadata toegevoegd moeten worden aan het opgeslagen object om het

raadplegen mogelijk te maken is afhankelijk van de aard van het object en het gebruiksdoel. Het gaat

hierbij om beschrijvende metadata zoals een bibliografische beschrijving, een archiefbeschrijving of

een beschrijving van een kunstobject, maar ook om ontsluitingsmechanismen door toekenning van

trefwoord

b

Voor het waarborgen van duurzame toegang tot de digitale informatie moeten er nog meer

metadata aan het object worden toegevoegd. In de eerste plaats moet er sprake zijn van een

duur

gewaarborgd worden. Daarvoor moet de onveranderbaarheid (‘fixity’), de oorsprong en de historie

van het object

allen tijde in overeenstemming zijn met de afspraken die bij d

Voor elk object zal duidelijk moeten zijn wie onder welke voorwaarden toegang krijgt.


producenten of in de context van de gebruikers registreert en opgrond daarvan aanpassingen

Open standaarden zijn leverancier‐ en applicatieonafhankelijk en bieden de beste overlevingskansen.

Open source software heeft daarbij als groot voordeel dat de gebruikte formaten en protocollen via

Bovenstaande onderwerpen moeten verder worden uitgewerkt in een plan voor duurzame toegang

De gangbare software die gebruikt wordt voor collectiebeheer in bibliotheken, musea en archieven

voor kleinere

instellingen niet eenvoudig te realiseren omdat er veel kennis van technologie en metadatabeheer

voor nodig is.

voorstelt. Het meest voor de hand liggende probleem dat hierbij kan optreden is het in onbruik raken

van bestandsformaten. De beste strategie die men kan kiezen is ook hier het zoveel mogelijk

toepassen van open standaarden en open source software.

de broncode ook direct gedocumenteerd zijn. Voor de overdracht aan toekomstig beheerders van

het archief, maar ook voor het inzicht geven in de ontstaansgeschiedenis van het digitale object, is

het zo goed mogelijk documenteren van het archief erg belangrijk. Denk hierbij aan het

documenteren van het archiveringsbeleid, de keuzes van systemen en formaten maar ook de

werkprocessen, procedures en databasemodellen enzovoorts.

dat als leidraad dient bij het verder concretiseren zoals dit in de volgende stappen wordt beschreven.

Zie voor een verdere uitwerking van bovenstaande doelstellingen in concrete beleidsdoelen onder

meer het “Access Plan” en het “Data Plan”, “Preservation Plan” van PLATTER (DPE, 2008) en het

stappenplan van Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009a).

Deel C stap 2: beheer van metadata

Het herziene OAIS‐model (CCSDS, 2009) onderscheidt vijf verschillende soorten metadata die een rol

spelen bij duurzame opslag en toegang: referentie, context, onveranderbaarheid (‘fixity’), herkomst

(‘provenance’) en toegang (‘access’). Het beheren en koppelen van deze informatie aan het object is

een van de grote uitdagingen voor duurzaam beheer.

heeft in het algemeen nog weinig functionaliteit voor het beheren van de specifieke metadata voor

digitale duurzaamheid. Binnen grote instellingen als nationale archieven en bibliotheken en

universiteiten zijn in de afgelopen jaren dergelijke systemen ontwikkeld, maar deze zijn vooralsnog te

complex om in kleinere instellingen toe te passen. Vaak zijn ze daarbij sterk ontwikkeld voor opslag

en archivering en is de functionaliteit voor het bieden van toegang nog beperkt. Sommige

instellingen, zoals het stadsarchief Antwerpen, kiezen ervoor om een systeem in eigen beheer te

ontwikkelen zodat dit maximaal toegespitst is op de eigen omgeving. Dit is echter


In de markt verschijnen langzamerhand meer commerciële aanbieders die kant‐en‐klare systemen

kunnen leveren, maar in hoeverre deze oplossingen ook schaalbaar zijn naar kleine en middelgrote

instellingen is op dit moment nog niet duidelijk.

Dit betekent dat er naast aanwezige beheersystemen voor het collectiebeheer aparte administraties

A. Referentiemetadata

n; deze duurzame adressering wordt

vaak aangeduid met ‘persistent identifier’. Tot op heden is er nog geen unanieme opvatting over welk

systeem het beste gebruikt kan worden voor duurzame adressering. Er zijn verschillende

methodieken in omloop, de bekendste zijn “Persistent URL (PURL)”, “Digital Object Identifier (DOI)”

en “the Handle System”.

nog geen overeenstemming voor het

gebruik van één van deze systemen. In het kader van CATCH‐plus project is er in 2009 een

interessante analyse gemaakt van de huidige stand van zaken en de mogelijke routes om tot een

eenduidiger situatie voor het digitaal erfgoed te komen (Brugman, 2009).

rijvende metadata. In termen van het OAIS‐

model worden deze beide voorgesteld als elementen van één informatiepakket. De huidige

commerciële collectiebeheersystemen voorzien nog niet in een dergelijke ondeelbare koppeling. Het

stadsarchief Antwerpen ontwikkelde om die reden een eigen systeem waarbij zowel de metadata als

het digitaal object in één XML bestand zijn ondergebracht.

metadata binnen de referentiemetadata, dus de bekende bibliografische

beschrijving, de objectbeschrijving of de archiefbeschrijving. Op deze materie ga ik niet dieper in

omdat die voor alle instellingen als een bekend proces verondersteld wordt.

nodig zijn voor het borgen van de band tussen metadata en object, voor het opslaan en controleren

van digitale handtekeningen (‘checksums’) en het registreren van de herkomst en wijzigingshistorie.

Hieronder worden de belangrijkste kenmerken van de verschillende soorten metadata besproken:

In de terminologie van het OAIS‐model zorgen deze metadata voor duurzame adressering van het

archiefpakket zodat verwijzingen voor een lange tijd geldig blijve

Er is op dit moment in Nederland voor het digitaal erfgoed

Een tweede probleem dat zich voordoet rondom identificatie is het realiseren van een duurzame

verbinding tussen het digitale object zelf en de besch

De kleine en middelgrote erfgoedinstellingen doen er verstandig aan om in ieder geval een heldere

systematiek te kiezen die goed te onderhouden is en die de uniciteit binnen de eigen omgeving

garandeert. In afwachting van verdere ontwikkelingen in de komende jaren is het raadzaam om met

periodieke controles de vindbaarheid te bewaken van zowel de metadata als de objecten en van de

onderlinge relaties daartussen. Tenslotte valt, in de definitie van het OAIS‐model, ook de

‘beschrijvende’


B. Metadata ten behoeve van authenticiteit

Digitale informatie is kwetsbaar en eenvoudig te manipuleren. De authenticiteit van het digitale

object is daarom een belangrijk aandachtspunt, óók voor instellingen die hier in de fysieke wereld

niet veel aandacht aan hoefden te besteden. Een ludiek voorbeeld van hoe gemakkelijk digitale

informatie gemanipuleerd kan worden is de internethype rondom de valse claim van Sarkozy dat hij

bij de val van de muur in Berlijn aanwezig was geweest. Dit leidde tot een vermakelijke reeks van

ingen (Rocketboom, 2009). Juist door de enorme stortvloed aan

informatiebronnen die slecht geverifieerd kunnen worden, kan het aanbieden van openbare,

betrouwbare informatie een belangrijke meerwaarde hebben.

r

rnaast moet er een nauwkeurige historie gedocumenteerd worden,

beginnend bij de opname van het object en gevolgd door elke wijziging die er in het archiefpakket

wordt aangebracht.

jke functionaliteit daarin

geïntegreerd, zijn echter nog niet voorhanden. In zijn boek “Preserving Digital Information”(Gladney,

2007) doet Gladney hier wel een zeer gedetailleerd voorstel voor.

sfied to preserve the information content

of a historical publication…Museums aim largely to preserve the experience that a user would have

had at the time the work was originally made available…In an archive, the link back to the original

form is crucial. Without this connection, the content is useless as evidence…” (Lusenet, Netherlands

National Commission for UNESCO, & Koninklijke Bibliotheek, 2007).

Het OAIS‐model benoemt verder de ‘context’ metadata. Experisecentrum DAVID (Boudrez, 2009b)

geeft hiervan de volgende voorbeelden: het beschrijven van de archiefvormer, het beschrijven van

digitale geschiedvervals

Voor het bewaren van de authenticiteit zijn twee aspecten belangrijk. In de eerste plaats is het van

belang dat het digitale object zelf onveranderd blijft. Hiervoo kan men bij opname een digitale

“handtekening” (bijvoorbeeld een MD5/SHA‐2 hash) maken en die opslaan om later voor controle te

kunnen gebruiken. Daa

Dit zijn arbeidsintensieve en complexe stappen die bij voorkeur volledig geautomatiseerd zouden

moeten worden. Laagdrempelige opslagomgevingen met een dergeli

Ook op het gebied van authenticiteit worden lastige discussies gevoerd, bijvoorbeeld over de vraag

wanneer een informatieobject feitelijk veranderd is. In een bijdrage voor de UNESCO conferentie

“Preserving the digital heritage” maakt David Bearman een verschil in benadering van informatie

tussen bibliotheken, musea en archieven: “Libraries are sati

C. Overige metadata


het werkproces waarbinnen het document een rol/functie vervulde, en het documenteren van de

relatie met archiefbestanddelen en andere documenten.

In de conceptversie van een herzien OAIS‐model (CCSDS, 2009), waarvan de reviewperiode in

november 2009 werd afgesloten, is een nieuw soort metadata opgenomen, namelijk “access rights”

metadata. Deze informatie beschrijft de voorwaarden waaronder het materiaal bewerkt mag worden

voor duurzame opslag en opgevraagd mag worden door de gebruiker. De toegangsrechten worden

bepaald door de afspraken die gemaakt zijn bij de opname van het materiaal.

egang. Een andere optie is het zelf

samenstellen van deze data in bijvoorbeeld XML‐structuren. Er bestaan diverse XML‐schema’s die

toegepast kunnen worden op de OAIS metadata, de bekendste hiervan is PREMIS (Library of Congres,

2009).

r b

Ga daarom in ieder geval altijd na of er sprake is van een regeling

waarbij de broncode beschikbaar blijft in de toekomst (bijvoorbeeld via een ESCROW‐regeling) en

kies voor een systeem dat in staat is om alle data in een open formaat te exporteren zonder

tussenkomst van de leverancier.

orden opgeslagen als de digitale

objecten zelf, met dezelfde spreiding en hetzelfde back‐upregime. Een opzet waarbij de metadata en

het object op een duurzame wijze bij elkaar gehouden kunnen worden heeft sterk de voorkeur,

bijvoorbeeld door metadata en object onder te brengen in een gezamenlijke XML‐container. Ook

hiervoor is er een standaard gedefinieerd, namelijk METS (Library of Congres, 2010), maar het

gebruik van die standaard vereist nogal wat kennis. Eenvoudig te implementeren oplossingen zijn

helaas nog niet beschikbaar.

van voldoende metadata om

duurzame toegang te borgen blijft er nog een belangrijke bedreiging over, namelijk die van nieuwe

e hnologische ontwikkelingen. IT‐technologie verandert immers voortdurend en in een hoog tempo.

Zoals gezegd hebben maar weinig collectiebeheersystemen voorzieningen voor het onderbrengen

van al deze verschillende typen metadata. Wellicht zijn er mogelijkheden om bestaande records uit

te breiden met de belangrijkste metadata voor duurzame to

Wannee de metadata worden beheerd in een conventioneel collectie eheersysteem bestaat het

risico dat het voortbestaan van de gegevens in meer of mindere mate afhankelijk is van de

leverancier van dat systeem.

Zorg er verder voor dat de metadata onder dezelfde condities w

Deel C stap 3: de veranderende omgeving

Na het veilig onderbrengen van de objecten en het toekennen

t c

Wanneer hiermee onvoldoende rekening wordt gehouden kan dit op langere termijn ernstige schade

toebrengen aan de opgeslagen digitale informatie.


Het belangrijkste doel van duurzaam beheer is het leesbaar houden van de informatie. Digitale

informatie is opgeslagen als een lange reeks bits, ook wel de “bitstream” genoemd. Deze “bitstream”

wordt bij het benaderen door het systeem een aantal malen terugvertaald, bijvoorbeeld: van bits

naar bytes, naar sectoren op de harde schijf, naar een bestand, naar een gecodeerd formaat, naar

een voor mensen leesbare representatie (letters, beelden, enz.). Voor elke vertaalslag zijn afspraken

vastgelegd in formaatspecificaties die in het OAIS‐model worden aangeduid met ‘representatie‐

informatie’.

Het leesbaar kunnen houden van de digitale informatie is direct gekoppeld aan het bekend zijn met

de definities van de gebruikte formaten. Vaak heeft men niet de beschikking over de definities van de

formaten maar alleen over software die in staat is om de informatie te lezen. Daarmee wordt de

leesbaarheid van de informatie afhankelijk van de beschikbaarheid van de software en dus wordt de

duurzaamheid beperkt omdat de levensduur van (“closed source”) software in het algemeen beperkt

is.

Een van de mogelijkheden om dit risico te verkleinen is het tijdig migreren van objecten naar

formaten die een duurzamer karakter hebben omdat de definities algemeen beschikbaar zijn.

Formaten die gebaseerd zijn op open standaarden hebben hierbij de voorkeur, want ze worden

breder ondersteund en kunnen vaak door meerdere softwareprogramma’s gelezen worden.

iet afhankelijk van het voortbestaan van een bepaalde leverancier.

Tevens biedt open source software het voordeel dat via de broncode de formaatdefinitie zelf ook

gedocumenteerd is. Voor de duurzaamheid van digitale informatie is het dus wenselijk om zo veel

mogelijk gebruik te maken van open standaarden en open source software.

het gemigreerde formaat te bewaren in afwachting van een methodiek

waarbij een conversie zonder verlies kan worden uitgevoerd.

(National Archives, 2010). Wanneer het

Een bijzondere soort software is de open source software waarbij de broncode altijd volledig

beschikbaar is. Hierdoor is men n

Digitale informatie die niet op open standaarden gebaseerd is, moet zo veel mogelijk gemigreerd

worden naar zulke open standaarden. Een dergelijke migratie kan echter ook weer verlies

veroorzaken van kwaliteit of van essentiële kenmerken. Vaak kiest men er om die reden voor om het

oorspronkelijk formaat naast

Het maken van een keuze voor het migreren naar een ander formaat is een beslissing die grote

gevolgen kan hebben. Om te beginnen is het erg belangrijk om een goed inzicht te hebben in de

formaten waarin de informatie voor migratie is opgeslagen. Eerder genoemde inventarisatietools

zoals JHOVE en DROID zijn daarvoor nuttige hulpmiddelen. Zij herkennen veel formaten en kunnen

die relateren aan algemene formaatregisters zoals PRONOM


migreren naar een ander formaat niet acceptabel is, kan ervoor gekozen worden om de

oorspronkelijke hard‐ en softwareomgeving door middel van software te emuleren zodat het

bestand toch geraadpleegd kan blijven worden, maar dit is een lastige methode.

Bij de opname van digitale objecten in het archief is het belangrijk om na te gaan of alle formaten

voldoende ondersteund worden. Op basis van deze informatie en de actuele technische

ontwikkelingen zal men periodiek moeten nagaan of migratie of emulatie noodzakelijk is vanwege

het ontstaan van afhankelijkheden van specifieke software of het ontbreken van software voor het

Het zal duidelijk zijn dat de afwegingen die gepaard gaan met keuzes voor of tegen migreren en het

gekozen moment niet altijd eenvoudig te maken zijn. Het is verstandig om hierover van te voren

extern advies in te winnen. Aangezien het hier om uitdagingen gaat waarmee alle beheerders van

digitale informatie te maken krijgen, is het te hopen en te verwachten dat binnen een landelijke of

zelfs internationale infrastructuur instanties zullen ontstaan die dergelijke adviezen kunnen geven.

Tot slot

Voor het inspelen op veranderingen in de omgeving zijn naast de technologische ontwikkelingen ook

de overige ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie van belang. Zoals in deel A beschreven

is, staat bij duurzame toegang de beoogde gebruiker centraal. In de loop van tijd kunnen de

materiaal wordt aangeboden. Eigenlijk is er maar één manier om met deze veranderingen om te

gaan: periodiek moet iedere organisatie alle stappen opnieuw doorlopen en evalueren, en zo nodig

Het strategische stappenmodel uit is dan ook een instrument om een cyclisch proces van verbetering

op gang te brengen en te houden met als resultante een steeds hoger niveau van volwassenheid van

de duurzame toegang die tot digitale informatie wordt geboden.

kunnen teruglezen van de informatie.

behoeftes van deze groep veranderen en misschien ontstaan er ook wel nieuwe groepen of

verdwijnen bestaande groepen.

Ditzelfde geldt ook voor de producenten van het materiaal en de voorwaarden waaronder het

het beleid en de uitvoering aanpassen.


13. Praktijk toetsing in de Zeeuwse Bibliotheek

In de vor ge hoofdstukken is het stappenmodel voor duurzame toegang tot digitale

informatie beschreven. De volgende stappen in het kader van het onderzoek zijn het

valideren van dit model door middel van een expert review en het toetsen van de

praktijksituatie in de Zeeuwse Bibli

i

otheek aan de hand van het stappenmodel. Vanwege het

korte beschikbare tijdbestek zijn deze stappen niet na elkaar uitgevoerd maar gelijktijdig.

In dit hoofdstuk worden de resultaten van de praktijktoetsting in de Zeeuwse Bibliotheek

studering van de relevante (beleids)stukken

t model van Dollar bepaald. Vervolgens worden aan de hand van

het stappenmodel de verschillende aspecten van de duurzame toegang besproken.

Uitvoering volwassenheidstoets Dollar

duurzame toegang tot digitale informatie in de Zeeuwse

Buteijn, coördinator Zeeuws

Documentatiecentrum. Dit gesprek vond plaats op 30 maart 2010.

Per aspect is een gezamenlijke keuze gemaakt van het niveau dat het beste van toepassing is op de

situatie in de Zeeuwse Bibliotheek. De totale score kwam niet boven het laagste niveau dat Dollar

definieert, niveau 1, Nominal Digital Preservation Capability. Op dit niveau is er geen sprake van een

systematisch programma voor digitale duurzaamheid, of het bestaat uitsluitend op papier. Op niveau

beschreven; het volgende hoofdstuk behandelt de resultaten van de expert review.

Voor het toetsen van de huidige stand van zaken ten aanzien van duurzame toegang tot digitale

informatie in de Zeeuwse Bibliotheek zijn de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

• Be

• Toetsing van het volwassenheidsniveau volgens Dollar

• Analyse van de digitale collecties.

De resultaten van deze praktijktoets worden in de volgorde van de stappen van het theoretisch

model besproken. Om een indruk te krijgen van het algemene beeld wordt eerst het

volwassenheidsniveau volgens he

Om het volwassenheidsniveau van de

Bibliotheek te meten is de toetsing uitgevoerd die Dollar in zijn artikel beschreven heeft (Dollar,

2010). De toetsing is uitgevoerd door de vijftien aspecten die Dollar beschrijft te bespreken met

Marlies Jongejan, hoofd Collectievorming en Inlichtingen en Anne


1 loopt de meeste, zo niet alle digitale informatie een risico om op de lange termijn verloren te gaan.

Onderstaand diagram geeft het resultaat weer. De (rood)gestippelde lijn in het diagram geeft het

en is voor het

stappen odel.

gewenste minimale niveau weer dat als minimaal doel gekoz

m

Figuur 4 ‐ resultaat toetsing Zeeuwse Bibliotheek met volwassenheidsmodel Dollar

Uit deze meting kan een aantal conclusies worden getrokken:

. Het eerder opgeroepen beeld van een zorgelijke situatie ten aanzien van de duurzame toegang

met deze meting bevestigd. Binnen de doelgroep van

ui

de

als nning

de doelgroep nog lager uitvalt.

waarop hierin prioriteiten bepaald kunnen worden.

a

tot het digitale erfgoed in de sector wordt

de kleine en middelgrote erfgoedinstellingen kan de Zeeuwse Bibliotheek beschouwd worden als

een van de instellingen die deel tmaakt van de voorhoede, wat onder meer zichtbaar is door

vergelijking van ICT‐profielen in het ICT‐register van DEN (DEN, 2010) en nationale

onderzoeken de Nationale Verke (van Nispen, 2009). Op grond hiervan is het

aannemelijk te veronderstellen dat de gemiddelde score binnen

b. De uitkomst van deze meting onderschrijft dan ook de noodzaak voor een meer gedetailleerde

ordening van de aspecten zoals in het stappenmodel dat hiervoor beschreven is gebeurd. Het feit

dat er in deze meting op bijna de helft van de aspecten minimaal gescoord wordt, houdt in dat

op veel gebieden actie nodig is. Het model zelf geeft echter geen informatie over de manier


Vergelijking met het stappenmodel

Om een ge etailleerde beeld te krijge van e situatie in de Bibliothe k wordt in het

volgende deel a

d r n d Zeeuwse e

an de hand van het stappenmodel de situatie in de Zeeuwse Bibliotheek beschreven.

Naast de formele documentatie zijn hierin ook mijn eigen kennis en inzichten over de manier waarop

de organisatie omgaat met digitale duurzaamheid verwerkt, omdat ik van uit mijn functie(s) hier zelf

de meeste bijdragen aan geleverd heb.

Toetsing op basis van deel A van het stappenmodel

In het eerste deel van het stappenmodel staat het bepalen van de context en het mandaat centraal.

In de Zeeuwse Bibliotheek spelen de digitale collecties en in het bijzonder de Zeeuwse digitale

collecties een belangrijke rol in de strategie van de organisatie. Het in 2009 opgestelde

strategiedocument (Jongejan, 2009) zegt hier onder andere het volgende over:

“Succesvolle content projecten zoals de Beeldbank en de Krantenbank worden gecontinueerd. Met het digitaliseren van kinderboeken, andere papieren erfgoedcollecties en beeld en geluid worden grote stappen gezet. Het aanbieden van de gedigitaliseerde producten moet zoveel mogelijk op een eenduidige manier gebeuren met zoveel mogelijk samenhang. De informatiearchitectuur en de duurzame opslag verdienen veel aandacht.”

De Zeeuwse Bibliotheek beschikt verder over een informatieplan dat in 2008 is opgesteld en waarin

zowel het informatiebelei aan de orde

omen (Meijers, 2008). Zowel in het strategiedocument als in het informatieplan wordt de noodzaak

nderkend. In de huidige situatie is er

ove

tact

volw

Aan

Om n hogere score te bereiken zouden de volgende aanbevelingen opgepakt moeten worden:

d als het digitaliseringsbeleid en het duurzaamheidsbeleid

k

voor het verder uitwerken van de duurzaamheidsaspecten o

sprake van een bewuste, strategische keuze voor digitale collecties en van een beginnend denken

r duurzame toegang. De kaders zijn daarmee in principe voldoende ingevuld. Maar uitwerking op

isch en uitvoerend niveau ontbreekt nog vrijwel volledig. Op basis van de inzichten van het

assenheidsmodel en stappenmodel kunnen de onderstaande aanbevelingen worden gedaan:

bevelingen volgend uit deel A van het stappenmodel:

ee

• Beschrijf in detail de beoogde doelgroepen van de collecties (zowel de producent als de

consument) en ga na welke eisen en behoeften hieruit voortvloeien (afspraken, formaten,

metadatering etc.)


• Werk de strategische keuze voor duurzame digitale informatie uit in de consequenties voor

de rollen, taken en verantwoordelijkheden die deze keuze met zich mee brengt, besteed

stzijn van de duurzaamheidsproblematiek in de organisatie.

Maak het opnemen van de zorg voor de digitale materialen kenbaar binnen en buiten de

luatie van de bereikte resultaten.

t

toegang. Op

dit momen

ged

bor

Ook ontbreekt het aan een helder beeld van de aard en omvang van de huidige digitale collecties en

s.

elke collecties dit precies betreft en over hoeveel materiaal het gaat is niet duidelijk in beeld. Ook

n capaciteitsplanning ten aanzien van de

opslagomgeving. Zo is de verwachting dat tegen eind 2011 het aantal pagina’s in de krantenbank

meer dan verdubbeld zal zijn op grond van de huidige digitaliseringsplanning. Of deze objecten ook

daadwerkelijk onder gebracht kunnen worden in de huidige opslagomgeving is nog onduidelijk.

De opslagomgeving zelf is momenteel nog niet gespiegeld; wel is er sprake van een veilige offline

back‐up. Door de sterk groeiende hoeveelheden data wordt het werken met offline back‐ups voor

daarbij aandacht aan het vinden van de benodigde middelen om dit te realiseren en de

manier waarop de maatregelen geïmplementeerd kunnen worden.

• Breng duurzame toegang onder de aandacht binnen de organisatie en werk aan het

ontwikkelen van een breed bewu

organisatie en zorg voor een periodieke eva

Toetsing op basis van deel B van het stappenmodel:

In het volgende deel van het stappenmodel staat het borgen van het digitale objec centraal. Dit deel

start met het formuleren van een concrete strategie voor het realiseren van duurzame

t is eigenlijk alleen in het informatieplan een eerste aanzet hiertoe terug te vinden. Een

etailleerde beschrijving van de activiteiten en de processen die duurzame opslag en toegang

gen ontbreekt.

de te verwachten groei. In het kader van het onderzoek is een analyse uitgevoerd van de materialen

die op dit moment in de online storage opgeslagen zijn (zie bijlage 7). In de huidige praktijk

ontbreken gedocumenteerde vaste afspraken over te gebruiken formaten en resolutie. Bij de analyse

van de objecten komt dit naar voren uit de diversiteit aan formaten en de regelmatige wijzigingen in

de grootte van de objecten die verder niet gedocumenteerd zijn.

Naast de digitale objecten die opgeslagen zijn in de opslagomgeving komen ook digitale objecten

voor die opgeslagen zijn op andere offline media zoals externe hardeschijven, dvd’s en cd‐rom

W

bleek bij de bespreking dat er geen sprake is van ee


grote verstoringen steeds minder praktisch. Zo nam in 2008 het terugzetten van de krantenbank na

een fatale crash van de opslagserver meer dan acht dagen in beslag.

Het technisch beheer van de opslagomgeving is onderdeel van het reguliere IT‐beheer. De

opslagomgeving voor de digitale collecties is onderdeel van de totale opslagomgeving voor de

lagomgeving is

ijf jaar, de keuze van de opslagomgeving wordt bepaald aan de hand van de stand van de techniek

riode van vijf jaar.

anbevelingen volgend uit deel B van het stappenmodel:

rt afgewogen kunnen worden.

organisatie. De opslag voor de productiesystemen (Vubis), administratiesystemen (Novell etc.) en de

digitale collecties is gecombineerd in één systeem. Formele afspraken over de kwaliteit van de

dienstverlening (Service Level Agreements) ontbreken; wel is er een vrij hoog intern kennisniveau en

zijn er supportcontracten met externe leveranciers. De investeringscyclus voor de ops

v

en de totale capaciteitsbehoefte geschat over een pe

Er blijken geen procedures te zijn voor het nieuw plaatsen van het materiaal (ingest) of voor het

periodiek controleren van de ‘fitheid’ van alle aanwezige objecten. Het huidige beheer van de opslag

omgeving bestaat alleen uit het technisch beheer van de servers en disks.

A

Om een hoger niveau van volwassenheid te bereiken zou aandacht besteed moeten worden aan de

volgende aspecten:

• Maak onderscheid tussen het IT‐beleid in het algemeen en het IT‐beleid voor duurzame

toegang, zodat specifieke duurzaamheidsaspecten als (open) software en standaarden,

integriteit, toegankelijkheid, veroudering, beheer, enz. apa

• Besteed aandacht aan het ontwikkelen van kennis en expertise op het gebied van duurzame

opslag en toegang, vooral gericht op het implementeren van de kennis en inzichten in de

dagelijkse uitvoering van het beheer. Overweeg het benoemen van centraal coördinatie punt

voor duurzame toegang tot digitale informatie.

• Richt een proces in dat er voor zorgt dat er een volledig beeld is van welke digitale informatie

duurzaam bewaard moet worden en welk materiaal hierbij prioriteit moet krijgen.

• Stel opname criteria op voor nieuw materiaal en richt een proces in dat nieuwe materialen

registreert en controleert op het voldoen aan deze criteria.


• Richt een proces in waarbij periodiek controles uitgevoerd worden om de conditie van alle

opgeslagen objecten te controleren.

e digitale objecten centraal.

oor de toetsing van de manier waarop de Zeeuwse Bibliotheek met de onderwerpen uit dit deel van

besteed wordt aan de

egankelijkheid van digitale collecties via open standaarden zoals de ondersteuning van open

keuze van breed geaccepteerde formaten.

. Verder zoekt men naar een nieuwe informatiearchitectuur die meer openheid

n flexibiliteit biedt om meer gebruik te bereiken door een grotere doelgroep. De toegang zelf tot

Het toekennen en beheren van metadata komt in het informatieplan maar in beperkte mate aan

kte hoeveelheid metadata toe te voegen om

de digitalisering en ontsluiting van de collecties zo snel mogelijk uit te kunnen voeren. Het toekennen

anbevelingen volgend uit deel C van het stappenmodel:

• Overweeg het realiseren van een extra online opslagomgeving op een andere locatie om een

hogere mate van beveiliging en beschikbaarheid te bereiken.

Zie voor meer gedetailleerde informatie over deze aspecten deel B uit het stappenmodel.

Toetsing op basis van deel C van het stappenmodel:

In het derde deel van het stappenplan staat de toegankelijkheid van d

V

het stappenmodel omgaat, biedt het informatieplan (Meijers, 2008) de meeste aanknopingspunten.

Uit het informatieplan komt duidelijk naar voren dat er aandacht

to

protocollen voor het doorzoeken van de collecties en de

Er wordt gesignaleerd dat er voor een aantal systemen een grote afhankelijkheid is van specifieke

softwareleveranciers

e

het digitaal materiaal is goed; via diverse raadpleeg programma’s kunnen de digitale objecten in een

gangbaar formaat worden opgevraagd.

bod. Er worden geen concrete doelgroepen gedefinieerd en de metadatering is vooral gericht op een

algemene inhoudelijke ontsluiting. Algemene afspraken over welke metadata opgenomen worden en

welke richtlijnen en referenties gebruikt worden zijn niet gemaakt. Voor de gedigitaliseerde collecties

is hierbij bewust een keuze gemaakt om maar een beper

van specifieke metadata vanuit het perspectief van duurzame toegang vindt niet plaats.

A

Om een hoger niveau van volwassenheid te bereiken zou aandacht besteed moeten worden aan de

volgende aspecten:


• Ontwikkel een specifiek beleid voor de toegang tot digitale informatie met als belangrijkste

ige informatieplan dienen. Besteed hierbij specifiek

aandacht aan het in beeld brengen van de behoefte van de doelgroep en de consequenties

iek.

ang, denk

hierbij aan zaken als de borging van de relatie tussen metadata en object, de registratie van

tte en checksum. Bepaal van de verschillende

keuzes en beschrijf de beheerprocessen nauwkeurig zodat er meer uniformiteit ontstaat.

migratiestappen op informatie uit de expertisecentra KB,

DEN en e‐David. Schakel bij twijfel over de juiste beslissingen externe expertise in.

aandachtsgebieden metadatering en formaten (open standaarden, open software). Als

uitgangspunt hiervoor kan het huid

daarvan voor de metadatering. Neem daarin ook de toekomstige ontwikkelingen mee, zoals

de opkomst van geografische ontsluiting en evalueer dit period

• Geef concrete invulling aan het toekennen van metadata voor duurzame toeg

formaten, het vastleggen van bestandsgroo

aspecten hoe deze informatie vastgelegd kan worden. Zoek pragmatische oplossingen voor

het vastleggen metadata die nog niet in het beheersysteem passen zoals informatie over het

formaat, de digitale handtekening, de relatie tussen object en beschrijving. Documenteer de

Breng expertise over metadatering zoveel mogelijk onder één noemer, zorg voor een

aansturing vanuit één punt.

• Overleg met de leveranciers en gebruikersgroepen over maatregelen om de beheersystemen

voor metadata beter geschikt te maken voor het vastleggen van de metadata voor

duurzaamheid.

• Baseer keuzes voor formaten of


14. Resultaten externe validatie

In dit deel worden de resultaten besproken van de review van het stappenmodel. Het doel

van de view was om te komen tot een externe validatie van het stappenmodel door middel

n een korte algemene reactie gegeven. Deze reacties zijn

en worden niet expliciet besproken. De antwoorden op de

inhoudelijke toetsing. Een volledig overzicht van alle antwoorden op

volgende hoofdstuk geeft de conclusies en aanbevelingen die

hieruit af te leiden zijn.

et stappenmodel begint met een analyse van het probleemgebied voor de cultureel

erfgoedinstellingen. Hierbij worden onder andere twee conclusies getrokken. Conclusie 1: De huidige

richtlijnen, normenkaders, toetsingscriteria en best practices bieden te weinig aanknopingspunten

voor de kleinere cultureel erfgoedinstellingen om duurzame toegang tot digitale informatie in te

richten. Onderschrijft u deze conclusie?

In de antwoorden op de vragen komen twee aspecten

duidelijk naar voren. Het eerste aspect betreft de instellingen

zelf. Men schetst een duidelijk beeld van de oorzaken voor

de problemen met duurzame toegang in de kleinere

erfgoedinstellingen. Als belangrijkste worden genoemd:

re

van een toetsing door een aantal experts uit het werkveld dan wel experts met grondige

kennis van het werkveld. Bij elke vraag worden de antwoorden en de toelichting daarop

besproken, en het geheel wordt afgerond met een korte samenvatting. De conclusies en

aanbevelingen die hieruit volgen vindt u in het volgende hoofdstuk.

In totaal zijn twaalf personen gevraagd om mee te werken aan dit onderzoek. In bijlage 8 vindt u een

korte beschrijving van de personen en hun relatie met het onderwerp. Alle uitgenodigde personen

hebben meegewerkt aan de review. Tien deelnemers hebben een volledig ingevulde vragenlijst

teruggestuurd. Twee personen hebbe

gebruikt voor de algemene beeldvorming

vormen de basis voor de

Het

vragen

de vragen is te vinden in de bijlage. Hieronder worden de resultaten per vraag besproken en

samengevat in enkele hoofdlijnen.

Vraag 1a

H


gebrek an kennis, menskracht en middelen. Daarnaast constateert men ook een gebrek aan

bewustzijn van de problematiek en het ontbreken van een gezamenlijke aanpak. Verder lijken de

het onderwerp.

Het tweede aspect dat naar voren komt heeft betrekking op de richtlijnen en kaders zelf. De

an. Ook de bepalingen in

e Archiefwet geven wel degelijk duidelijke kaders voor het beheer van wettelijk archiefmateriaal.

ze

Vraag 1b

: De erfgoedinstellingen richten zich vooral op het di

De antwoorden op deze vraag toonden

overeenkomsten. Men geeft aa dat de huidige

digitaliseringsprojecten vooral gericht

geven tot het erfgoedmateriaal. Het di

van de collectie wordt vaak beschouwd

waarvoor incidentele middelen o

subsidieprogramma’s verkregen kunnen

a

instellingen niet goed raad te weten met de complexiteit van

meerderheid van de ondervraagden geeft aan dat de huidige richtlijnen en kaders te weinig gericht

zijn op de praktijk in de kleinere instellingen en te veel gericht zijn op instellingen die al bezig zijn met

duurzame toegang en dat ze te veel een ideaal plaatje als einddoel hebben. Verder geeft een aantal

mensen aan dat er een grote hoeveelheid informatie is, die breed verspreid is en daardoor erg

ondoorzichtig is. Enkele mensen nuanceren dit beeld; zo wordt bijvoorbeeld De BASIS Digitale

Duurzaamheid genoemd als kader waarin wel concrete aanbevelingen sta

d

Samengevat

De antwoorden op de vraag bevestigen de veronderstelling dat er behoefte is aan concrete, op de

praktijk toegespitste informatie waarmee kleinere erfgoedinstellingen zelf aan de slag kunnen om

hun duurzame toegang te verbeteren. Uit de antwoorden ontstaat het beeld dat de huidige

beschikbare informatie ondanks de grote hoeveelheid en de versnippering wel een beeld geeft van

“wat” er moet gebeuren, maar informatie over “hoe” kleinere erfgoedinstellingen hiermee aan de

slag moeten ontbreekt voor veel deelaspecten van duurzame toegang.

Conclusie 2 gitaliseren van hun collecties, maar

creëren niet de noodzakelijke randvoorwaarden voor het borgen en toegankelijk houden van het

digitale materiaal. Hierdoor is er sprake van een groot risico voor verlies van digitale informatie op

langere termijn. Onderschrijft u deze conclusie?

veel onderlinge

n

zijn op het snel toegang

gitaal beschikbaar maken

als een eenmalige actie

vrijgemaakt f via

worden. Het besef dat


het materiaal ook duurzaam geborgd en toegankelijk gehouden moet worden, komt vaak pas

achteraf. Het enige voorbeeld van een subsidieprogramma waarbij de eis gesteld werd om op

voorhand na te denken over de lange termijntoegang tot het digitale erfgoedmateriaal was

Digitaliseren met Beleid”; deze regeling is inmiddels gestopt.

egankelijk houden zit daarbij niet zo zeer in het voorkomen van informatieverlies maar vooral het

opnieuw te moeten digitaliseren en het daarmee dus voorkomen van

t alleen aandacht moet zijn

oor de collecties zelf, maar ook voor de registratiesystemen die deze collecties ontsluiten.

Samengevat

De meerderheid van de ondervraagden onderschrijft de constatering dat de huidige praktijk in de

kleinere erfgoedinstellingen risico op verlies van digitale informatie met zich mee brengt. Er moet

gewerkt worden aan de bewustwording van de duurzaamheidsaspecten, beginnend bij het

digitaliseringsproces. Het duurzaam beheer van digitale collecties moet structurele aandacht krijgen

binnen in de instellingen. Het risico op verlies van informatie in totaliteit bestaat bij digitale

materialen waarbij er geen sprake is van een fysiek origineel; hiervoor is extra aandacht nodig.

“

In de antwoorden wordt benadrukt dat het duurzaam toegankelijk houden structurele kosten met

zich mee brengt die alleen maar zullen stijgen in de loop van de tijd. Dit kan alleen opgebracht

worden wanneer de instellingen bereid zijn om hiervoor fundamentele keuzes te maken. Daarbij

wordt echter ook een belangrijke kanttekening geplaatst ten aanzien van de urgentie.

De huidige digitaliseringsactiviteiten die in de kleinere erfgoedinstellingen plaatsvinden betreffen

hoofdzakelijk materiaal waarvan de fysieke drager beschikbaar blijft. Het belang van duurzaam

to

voorkomen van

kapitaalvernietiging. Alleen voor digitaal materiaal waarbij de originele drager er niet (meer) is, is er

werkelijk sprake van verlies van informatie.

Eén van de ondervraagden verwacht dat de huidige gedigitaliseerde materialen binnen een termijn

van 25 jaar toch opnieuw gedigitaliseerd zullen gaan worden vanwege de voorschrijdende

technologie. Een ander merkt op dat er bij duurzame toegankelijkheid nie

v


Vraag 2a

De vijftien elementen uit het volwassenheidsmodel van Charles M. Dollar worden als uitgangspunt

gebruikt voor het formuleren van het stappenplan in de veronderstelling dat deze elementen alle

relevante aspecten voor duurzame toegang tot digitale erfgoedcollecties omvatten. Geven de vijftien

lementen die zijn beschreven in het volwassenheidsmodel naar uw mening inderdaad een volledig

delen positief

mening zijn alle

bevindt en welke

aspecten extra aandacht moeten krijgen.

geeft aan

at de criteria wellicht te zwaar zijn voor alle vormen van digitale objecten.

estigt

et idee dat een verfijning van het model wenselijk is. De suggestie die een van de personen deed,

m het uitwerken van de aspecten te relateren aan het soort materiaal is een interessant concept

m verder te onderzoeken.

e

beeld van de meest relevante aspecten van duurzame toegang?

De ondervraagden die zich voldoende toegerust voelden

om deze vraag te kunnen beantwoorden oor

over het volwassenheidsmodel. Naar hun

c

lke plaats in het spectrum men zich

relevante aspecten van duurzame toegang onder gebracht

in het model. Het met behulp van dit model meten van het

volwassenheidsniveau voor duurzame toegang tot digitale

informatie vond men een aansprekend oncept. Op basis

van een dergelijke meting kan een organisatie bepalen op

we

Men had wel twijfels over de geschiktheid van dit model voor de toepassing binnen kleinere

erfgoedinstellingen. Een van de ondervraagden vreest dat dit een model “een brug te ver” is voor

deze doelgroep en dat invoering ervan te ingewikkeld en te tijdrovend zal zijn. Een ander

d

Samengevat

Naar de mening van de ondervraagden vormen de vijftien kernelementen uit het

volwassenheidsmodel van Dollar een volledig beeld van de aspecten van duurzame toegang tot

digitale informatie. Dit is een belangrijke constatering aangezien deze kernelementen als

uitgangspunt dienen voor het stappenmodel dat in het kader van dit onderzoek ontwikkeld is. De

kanttekening dat het huidige model niet zonder meer toe te passen is binnen de doelgroep bev

h

o

o


Vraag 2b

Als doelstelling van het stappenplan wordt het bereiken van niveau 3 uit het volwassenheidsmodel

gekozen omdat dit het eerste niveau is waarbij er sprake is van het op structurele wijze borgen van

duurzame toegang tot digitale informatie. Acht u het nastreven van niveau 3 uit het

volwassenheidsmodel een realistische doelstelling voor de cultureel erfgoedinstellingen?

Hoewel de meerderheid van de ondervraagden deze

vraag met “ja” beantwoordt, klinken er i

op de antwoorden behoorlijk wat aarze

lijnen beschouwt men het nastreven van

het volwassenheidsmodel als een nas

ambitieus en noodzakelijk doel. Tegelijker

dat dit voor de kleinere erfgoedinstelling

bereiken doel is. Een aantal ondervraagde

zelfs als een onrealistisch en niet te bereik

kleinere erfgoedinstellingen.

ls belangrijkste obstakels voor het kunnen bereiken van niveau 3 ziet men het gebrek aan kennis en

n en ook de onderlinge

erhoudingen tussen de instellingen. Voor het kunnen bereiken van een hoger niveau van duurzame

men samenwerking, gezamenlijke diensten en faciliteiten en standaardisatie van

r

dit niveau als richtpunt te kiezen voor het stappenmodel. In de

ntwoorden op deze vraag wordt de kloof tussen de theorie en de praktijk goed zichtbaar. Men is het

er wel mee eens dat niveau 3 een nastrevenswaardig niveau is maar tegelijkertijd signaleert men dat

dit in de huidige situatie een onrealistisch doel is. Het stappenplan zal meer aanknopingspunten

n de toelichting

lingen. In grote

het niveau 3 uit

trevenswaardig,

tijd schat men in

en een lastig te

n beschouwt dit

en doel voor de

A

geld om de noodzakelijke stappen te kunnen zetten. Verder spelen ook andere factoren een rol zoals

de mate waarin men invloed heeft op het productieproces (met name bij de archieven) maar ook het

selectieproces, “niet alles hoeft bewaard te worden”. Bij meerdere personen komt de rol die de

instelling uiteindelijk zelf kan spelen in de zorg voor het materiaal naar vore

v

toegang acht

behee noodzakelijk.

Samengevat

Het stappenmodel zoals dat in dit onderzoek beschreven is heeft als uitgangspunt het beschrijven

van de maatregelen die nodig zijn om te komen tot een structurele situatie waarin de duurzame

toegang tot digitale informatie geborgd is. In het volwassenheidsmodel is niveau 3 het eerste niveau

waarbij er sprake is van structurele processen en structuren die duurzame toegang waarborgen. Dit

is de motivatie geweest om

a


moeten bieden voor een start vanuit de huidige situatie bij de kleine instellingen. Aan de andere kant

Vraag 3

Het stappenmodel is opgebouwd door de vijftien elementen uit het volwassenheidsmodel te ordenen.

Het uitgangspunt voor deze ordening is de mate waarin het

aan het verminderen van het risico op verlies van digital

gehouden met de uitvoerbaarheid, de mate van

standaardoplossingen. Onderschrijft u in grote lijnen de

geordend?

In het stappenmodel

het volwassenheidsmodel

bijdrage aan het verminderen van het risico op verlies

van digitale informatie. Het merendeel van de

ondervraagden kon zich vinden in de voorgestelde

ordening van de elementen. Men kwalificeerde dit als

een logische en duidelijke volgorde.

Eén van de deelnemers aan de review miste in de huidige presentatie van het stappenmodel de

mogelijkheid om snel een beeld te kunnen krijgen van waar een organisatie staat zoals dit bij het

oorspronkelijke model van Dollar wel mogelijk is.

Een ander punt van kritiek is het gebrek aan realisme bij de beschrijving van de stappen. Het

stappenmodel beschrijft wat er zou moeten gebeuren en geeft in ieder geval volgens één van de

reviewers te weinig informatie over wat er nu werkelijk gedaan kan worden door een kleinere

instelling. Dit sluit aan bij de discussie over het na te streven volwassenheidsniveau bij de vorige

vraag.

Opvallend is dat geen van de ondervraagden de manier van inschatting van de risico’s ter sprake

bracht. Dit werd wel genoemd door een andere reviewer in een algemeen commentaar op het

stappenplan. Bij het opstellen van het stappenmodel is vrij veel tijd besteed aan het vinden van een

methode voor een werkbare risicoanalyse voor de doelgroep. Met name de DRAMBORA (McHugh

zal er een nieuwe rolverdeling tussen de instellingen nodig zijn om te komen tot een echte

structurele borging van het digitaal erfgoedmateriaal op een hoog niveau.

implementeren van een stap bijdraagt

e informatie. Daarnaast is er rekening

complexiteit en de beschikbaarheid van

volgorde waarin de vijftien elementen zijn

worden de vijftien elementen uit

van Dollar geordend naar hun


e.a., 2007) toolkit is hiervoor uitgebreid bestudeerd, maar uiteindelijk bleek dit geen werkbare

aanknopingspunten te bieden voor de ordening van de stappen. Er is om die reden gekozen voor een

ordening op basis van de eerder beschreven werkveldanalyse en de eigen ervaring met deze

roblematiek.

Samengevat

Uit de reacties van de ondervraagden volgt dat de gekozen volgorde van de stappen in het

stappenmodel valide is. Voor zover men een mening heeft over dit onderwerp, is er geen kritiek op

de ordening van de stappen en onderschrijft men daarmee ook het uitgangspunt dat deze volgorde

vanuit het oogpunt van de vermindering van de risico’s effectief gekozen is. Voor dit onderzoek is dat

een relevante constatering omdat dit de enige feitelijke toevoeging aan de bestaande theorie is. De

ordening van de stappen op basis van hun bijdrage aan het verminderen van het risico voegt een

dimensie toe aan het volwassenheidsmodel van Dollar. Dit zou mogelijk een basis kunnen zijn voor

een verdere verfijning van de toetsing van Dollar. Het uitwerken hiervan valt buiten de scope van dit

onderzoek.

Vraag 4a

In de afbakening van het stappenmodel wo

en naar materiaalsoort om zo de comple

hanteert een tijdshorizon van vijf jaar dit

bijstelling

jdshorizon naar uw mening voldoende ruimte om stapsge

karakter en de noodzaak voor tussentijdse

valuaties nadrukkelijk naar voren komt, vinden alle

p

rdt bewust gekozen voor een beperking naar tijdshorizon

xiteit van het probleemgebied te reduceren. Het model

ongeveer overeenkomt met de gemiddelde

en plaats. Biedt deze benadering van de

wijs uit te bouwen naar een steeds hogere

omdat

geldigheidsduur van beleidsplannen en afschrijvingstermijnen bij IT‐investeringen. Het stappenplan

gaat daarbij echter ook uit van het voortdurend doorlopen van een cyclisch proces van verbeteren; er

vinden dus regelmatig tussentijdse evaluaties en

ti

kwaliteit van duurzame toegang?

Zoals de grafiek hiernaast doet vermoeden was er over

deze vraag geen verschil van mening of inzicht. Mits het

cyclisch

e

ondervraagden een tijdshorizon van vijf jaar een goed

uitgangspunt. Eén van de ondervraagden geeft aan dat bij

een dergelijke tijdshorizon het ook mogelijk moet zijn om

nauwkeurig schattingen te maken van de kosten voor


duurzame toegang, wat ook voor de grote instellingen bijzonder relevant is.

Vraag 4b

Het stappenmodel adviseert de erfgoedinstelling om de zorg in eerste instantie te richten op

materiaal dat een eenvoudige digitale representatie heeft, in eigen huis geproduceerd wordt en waar

bijzondere omstandigheden spelen op het gebied van rechten of ethische normen. Het materiaal

zonder fysieke drager krijgt hierbij voorrang. Biedt deze benadering naar uw mening voldoende

groeiperspectief om stapsgewijs uit te bouwen naar duurzame toegang tot een steeds breder scala

aan digitaal erfgoedmateriaal?

Het voorstel om stapsgewijs op te bouwen, vertrekkend

vanuit een startpunt met eenvoudige materialen oogstte

behoorlijk wat kritiek. Enerzijds kan men zich wel vinden in

het een geleidelijke opbouw om zodoende steeds verder uit

te breiden naar meer en complexere materialen.

Maar men beschouwde het bovenstaande voorstel als een te

sterke vereenvoudiging van de werkelijkheid. In veel

riaal zonder fysieke drager is niet onomstreden. Veel van deze

aterialen komen uit digitale productieprocessen waarbij veel materiaal tegelijk geproduceerd

. De collectiebeheerder zal zich moeten

van de ondervraagden suggereerde de

de van de collectie gemeten wordt met

de collectie loopt. Dergelijke keuzes zijn

komst van de digitale informatie wellicht

geen

instellingen beschikt men al over digitale collecties die zeer verschillend van aard kunnen zijn; er

worden voorbeelden genoemd van complexe materialen zoals gearchiveerde websites en CAD‐

tekeningen. Archiefinstellingen hebben te maken met wettelijke verplichtingen waarbij een selectie

op basis van materiaalsoort niet aan de orde is. Verder vraagt men zich af of vertrekken vanuit een

model voor eenvoudig materiaal voldoende zekerheden biedt om later ook complexere materialen

onder te kunnen brengen.

Ook het voorrang geven aan mate

m

wordt, bijvoorbeeld de digitale foto’s van een fotograaf

afvragen wat wel en niet bewaard moet worden. Eén

introductie van een waardestellend kader waarin de waar

daaraan gekoppeld een inventarisatie van de risico’s die

onderdeel van het collectie‐ en selectiebeleid dat door de

aan herijking toe is.


Samengevat

De keuze in het stappenmodel om vooral met eenvoudige materiaalsoorten te beginnen en van daar

uit verder te groeien wordt met gemengde gevoelens ontvangen. De problemen die men hierbij

signaleert zijn zeker reëel. Er is een grote diversiteit aan materialen binnen de instellingen met vaak

weinig regie over het productieproces en het selectiebeleid voor digitale materialen is nog weinig

uitgekristalliseerd. Op korte termijn zal hier niet veel aan veranderen. Toch is het belangrijk om te

starten met het werken aan duurzame toegang. Naast het realiseren van duurzame toegang is het

belang hierbij ook vooral een grotere bewustwording en meer kennisopbouw door er daadwerkelijk

mee aan de slag te gaan. Uitgaande van een cyclisch proces met een tijdshorizon van circa vijf jaar

acht ik de risico’s van het op deze manier starten beperkt en de opbrengsten daarvan groot.

Vraag 5

In deel A van het stappenplan staat de

van duurzame toegang tot het dig lijkheid en

verplichtingen die duurzame toegan met zich meebrengt moet de organisatie op basis van

voldoende mandaat en draagvlak een

Verwacht u, op grond van uw kennis v l k e

n van duurzame toegang

ndamentele en strategische keuzes nodig. Steeds meer

rder te helpen. Het gaat daarbij vooral om het leveren van kennis en het bieden

an faciliteiten. Ook samenwerking tussen de instellingen onderling wordt gezien als een kans om tot

en betere fundamentele benadering van duurzame toegang te komen.

rol centraal die de organisatie kan en wil spelen ten aanzien

itale erfgoed. Vanwege de grote verantwoorde

g

strategische keuze maken in welke rol zij wil en kan spelen.

an de sector, dat culturee erfgoedinstellingen in de om nde

jaren in staat zullen zijn om dergelijke fundamentele, strategische keuzes te maken?

De ondervraagden worstelden zichtbaar met het

beantwoorden van deze vraag. Men heeft de indruk dat

het besef aan het ontstaan is bij de kleinere instellingen

dat voor het realisere

fu

instellingen stellen informatieplannen op met aandacht

voor duurzaamheidsbeleid. Men is er van overtuigd dat

de noodzaak steeds meer onderkend wordt om te komen

tot fundamentele keuzes, maar de verwachting is dat in

de komende jaren de keuzes vooral nog op ad‐hoc basis gemaakt zullen worden.

Meerdere ondervraagden wijzen naar de rol die de grote instellingen kunnen spelen om de kleinere

instellingen hierbij ve

v

e


Samengevat

Men is het eens met de stelling dat het bieden van duurzame toegang tot digitale erfgoedinformatie

voor alle instellingen een fundamentele, strategische keuze betekent. Men heeft de indruk dat

steeds meer instellingen dit beseffen en hier de noodzaak van inzien. Maar men is niet optimistisch

over het tempo waarin de instellingen in staat zullen zijn om dit op strategisch niveau te kunnen

verankeren. Onderlinge samenwerking, een faciliterende rol van de grotere instellingen en sturing

door de overheid zijn de drie factoren die genoemd worden om dit proces eenvoudiger te maken.

Vraag 6

Bij het inrichten van het stappenmodel is nadrukkelijk gezocht naar mogelijkheden voor het

opsplitsen van het probleem van digitale duurzaamheid. Voor de verschillende deelgebieden die op

r ontstaan kunnen verschillende oplossingsrichtingen worden gekozen. Zo wordt het borgen

onderschrijft de

rijke bijdrage kunnen

digitale objecten. Men

alternatief voor het zelf

voorziening voor duurzame

efficiënter kunnen zijn dan

rpen.

eindverantwoording in ieder geval bij de

geeft men aan dat

et niet altijd eenvoudig is om een passende leverancier te vinden. Maar ook dat het kennis‐ en

die manie

van de digitale objecten beschreven in deel B, vooral beschouwd als een generiek IT‐probleem.

Onderwerpen als back‐ups, beveiliging, vervanging van hardware en software‐ en capaciteitsbeheer

horen thuis bij reguliere IT‐beheer taken die bijvoorbeeld benaderd kunnen worden vanuit de optiek

van ITIL (een referentiekader voor het inrichten van de beheerprocessen). In het stappenplan wordt

dan ook voor het merendeel van de stappen in deel B een beroep gedaan op de standaard

dienstverlening van IT‐leveranciers in de markt. Onderschrijft u deze visie?

Het grootste eel

visie dat de IT‐leve

leveren aan het borgen

beschouwt dit als

organiseren en inric

opslag. Wellicht zou

het in huis oppakke

Een aantal personen benadrukt dat de regie, controles en

instelling zelf moeten blijven. Ook andere kanttekeningen worden gemaakt. Zo

d van de ondervraagden

ranciers een belang

van de

een goed

hten van een

dit zelfs ook

n van deze onderwe

h

kundeniveau van de leverancier met betrekking tot duurzame toegang soms “belabberd” is. En men

waarschuwt voor een te grote afhankelijkheid van de leveranciers.


Daarnaast wordt de vraag gesteld of ITIL (en BiSL) voldoende aanknopingspunten bieden voor alle

n

an duurzame toegang wordt gezien als een zinvolle suggestie. Er is verder onderzoek nodig om na te

gaan voor welke onderdelen van deel B uit het stappenplan IT‐leveranciers de grootste bijdrage

kunnen leveren en onder welke voorwaarden dit het beste kan gebeuren. Gestructureerde

beheersmethodieken als ITIL en BiSL vormen hiervoor de kaders.

n van de metadata voor

duurzame toegang en voor het creëre van een duurzame koppeling tussen object en metadata.

Welke van de onderstaande oplossingsri

De antwoorden op deze vragen kwam

perspectieven van de reviewers. De

gescoord:

1. inrichten van een landelijke of r

2. binnen de sector ontwikkelen v

3. sturing door landelijke of koepe organisatie, bijv. door certificering (80%)

indresultaat zal naar verwachting

en hybride situatie zijn waarbij een combinatie van verschillende oplossingsrichtingen wordt

technische componenten waarmee duurzame toegang wordt gerealiseerd en de lange termijn visie

die daarvoor nodig is. Nader onderzoek naar de concrete toepassingsmogelijkheden is hiervoor

nodig.

Samengevat

Het inschakelen van de externe deskundigheid van IT‐leveranciers voor de technische onderdele

v

Vraag 7

Het derde deel van het stappenplan richt zich op het bieden van duurzame toegang. In dit deel wordt

vooral aandacht besteed aan het belang van de juiste metadata, de juiste formaat keuze en het

voortdurend controleren en actueel houden van alle opgeslagen informatie. Bij de bespreking van het

metadatabeheer wordt vastgesteld dat huidige collectie beheersystemen die in gebruik zijn bij de

erfgoedinstellingen nauwelijks mogelijkheden bieden voor het toevoege

n

chtingen acht u de meest succesvolle?

en onderling vrij sterk overeen ondanks de verschillende

meest succesvolle oplossingsrichtingen werden als volgt

egionale infrastructuren (90%)

an eigen instrumenten (90%)

l

4. afwachten tot de markt dit op pakt (40%)

5. niets doen want het is geen probleem (0%)

Hierbij werd terecht opgemerkt dat in de vraag diverse probleemgebieden worden genoemd

waarvoor verschillende oplossingsrichtingen denkbaar waren. Het e

e


toegepast. Samenwerking met marktpartijen zal nodig zijn om de collectie beheersystemen op de

juiste wijze aangepast te krijgen.

Certificering kan hierbij een stimulerende rol spelen omdat marktpartijen zich kunnen onderscheiden

an de concurrentie door de mate waarin ze voldoen aan de kwaliteitseisen. Certificering is echter

g instrument om in te regelen en men verwacht niet dat dit op korte termijn van de

identifier problematiek.

en ontstaat het beeld dat er in de nabije toekomst landelijke

ontstaan waarbinnen de cultureel erfgoedinstellingen de

duurzame toegang tot hun digitale informatie op een hoogwaardige manier kunnen organiseren.

Waar nodig zullen hiervoor sector specifieke oplossingen worden ontwikkeld en worden

samenwerkingsverbanden met marktpartijen aangegaan al dan niet aangejaagd door een

certificeringsysteem.

en ander belangrijk onderwerp voor duurzaam beheer is het bepalen van een strategie voor migratie

oor de duurzame toegankelijkheid. Tegelijkertijd is de aanleiding die een dergelijke actie

elingen. Ziet u in dit verband

gsverband of organisatie om te

s als gevolg van

e veranderingen (“technology watch”)? Zo ja,

satie(s) zouden deze rol op zich moeten nemen?

worden, in verbinding met internationale

v

ook een lasti

grond zal komen.

Het meeste verwacht men van de inrichting van landelijke of regionale infrastructuren of

combinaties daarvan. Daarbij kan het noodzakelijk zijn om specifieke instrumenten voor de sector te

ontwikkelen; hierbij wordt gedacht aan bijvoorbeeld de persistent

Samengevat

Uit de antwoorden van de ondervraagd

en regionale infrastructuren zullen

Vraag 8

E

en emulatie om de negatieve gevolgen van technologische veranderingen tegen te gaan. Het

migreren naar of uitfaseren van bepaald formaten zijn ingrijpende keuzes met mogelijk verstrekkende

gevolgen v

nodig maakt vaak juist erg algemeen zoals de technologische ontwikk

een rol weggelegd voor een landelijk of internationaal samenwerkin

adviseren over de te ondernemen actie

technologisch

welke organi

Er was volledige overeenstemming over de noodzaak voor het

inrichten van een zogenaamde “technology watch”. Dit zou in

ieder geval op nationaal niveau georganiseerd moeten


samenwerkingsverbanden. Voor het opnemen van deze rol kijkt men naar vooral naar de grote

instellingen, de NCDD, DEN of samenwerkingsverbanden tussen deze partijen. In de plannen voor

en gemeenschappelijk e‐depot voorziening voor de archiefinstellingen is een “technology watch”

technologische ontwikkelingen en het bepalen van de maatregelen die daaruit

oort komen is geen taak waarmee de kleinere erfgoedinstellingen belast zouden moeten worden.

Vraag 9

Het stappenmodel is gericht op het op gang brengen van een proces van continu verbeteren.

Periodiek moeten eerder gemaakte keuzes geëvalueerd worden en nieuwe mogelijkheden in de markt

of de omgeving opnieuw beoordeeld worden op hun meerwaarde voor de organisatie. Maar ook voor

elke nieuwe materiaalsoort, voor elke nieuwe collectie, voor elke nieuwe doelgroep zou het

stappenplan weer doorlopen moeten worden. Denkt u dat het stappenmodel in de huidige vorm

voldoende aanknopingspunten biedt voor erfgoedinstellingen om een dergelijke kwaliteitscirkel in te

richten?

neerg

voldoende draagvlak in de organisatie

met duurzame toegang aan de slag te g

Men is wel van mening dat het iterati

cyclische aspect niet goed zichtbaar is.

nog te weinig aansluit bij de dagelijkse

is terwijl erfgoedinstellingen allema igen en ben.

e

voorzien.

Samengevat

Het volgen van de

v

Ze zouden gebruik moeten kunnen maken van de kennis van de grote instellingen of nationale

samenwerkingsverbanden.

Hoewel het grootste deel van de ondervraagden deze vraag met

“ja” beantwoordde is er uit de toelichting toch behoorlijk wat

aarzeling te lezen. Men beoordeelt het stappenmodel positief

omdat het de bewustwording van de problematiek bevordert, kan

bijdragen aan de kennisvermeerdering en opbouw van de interne

infrastructuur voor duurzame toegang. Zeker wanneer het wordt

ezet als een dynamisch model en de randvoorwaarden en er

is, ziet men in het stappenmodel wel nuttige handvatten om

aan.

eve karakter te weinig naar voren komt en daarmee ook het

Men schat in dat het model als vrij complex ervaren wordt en

praktijk van de instelling, ook omdat de benadering generiek

al hun e specifieke problem heb Eén van de



t

it de review blijkt dat de meeste ondervraagden het idee van een stapsgewijs model positief

n een nuttig concept vinden voor het verbeteren van de duurzame toegang tot digitale

Vraag 10

model is bedoeld als hulpmiddel bij het maken van strategische keuzes voor duurzame

matiebeleid: 100%

‐

‐

Men

vier

en

ondervraagden twijfelt aan de effectiviteit van dergelijke modellen in het algemeen en verwacht dat

er meer behoefte is aan een organisatiebrede infrastructuur die regelmatig geëvalueerd wordt.

Samengeva

U

beoordelen e

erfgoedinformatie. Het model zal nog wel op diverse punten moeten worden bijgeschaafd om het

ook daadwerkelijk voldoende bruikbaar te laten zijn in de kleinere cultureel erfgoedinstellingen voor

toepassing op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Het stappen

toegang tot digitale informatie. Verwacht u dat onderdelen van dit stappenmodel voor de doelgroep

bruikbaar zijn bij de ontwikkeling van beleid op een van de volgende beleidsterreinen?

Vrijwel alle ondervraagden achtten het stappenmodel bruikbaar voor de ontwikkeling van beleid op

de volgende beleidsterreinen:

‐ organisatiebeleid: 100%

‐ infor

digitale duurzaamheidsbeleid: 95%

IT‐ beleidsplan: 90%

gaf wel aan dat het niet reë

terreinen zelfstandig kunnen

grotere instellingen; voor de kl

el is te verwachten dat kleinere erfgoedinstellingen beleid op deze

ontwikkelen. Men beschouwt dit meer als iets voor de middelgrote

einere instellingen zal een nog concretere uitwerking nodig zijn.

15. Conclusies en aanbevelingen

n de organisatie?

II. Wat is de mening van de experts en ervaringsdeskundigen over de toepasbaarheid van deze

richtlijnen in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen?

welke wijze wijkt het huidige beleid van de Zeeuwse Bibliotheek voor het beheer van de

tijktoets in de

eeuwse Bibliotheek in hoofdstuk 13. Op basis van de bevindingen zijn daar ook aanbevelingen

n betrekking op het theoretische kader van het onderzoek en de

r een expert review. Hieronder volgt een korte analyse van de gebruikte

e resultaten van de toetsing en de review om uiteindelijk tot een de

e vragen te komen.

nalyse

rd

onderschreven door de meerderheid van de ondervraagden (zie vraag 1a).

Er bleek echter wel een volwassenheidsmodel voor digitale duurzaamheid te bestaan, al was dit een

zeer onbekend model waarvan geen secundaire toetsing van was te vinden. Omdat dit model

gerelateerd was aan bekende, in de IT veel toegepaste en beproefde modellen zoals CMMI, is er toch

voor gekozen om met dit model te gaan werken. Het volwassenheidsmodel bevat geen richtlijnen of

kaders maar is een toetsing van het vermogen voor het bieden van duurzame toegang tot digitale

informatie in een organisatie door dit vermogen in gradaties weer te geven.

De doelstelling van het onderzoek was het beantwoorden van de volgende drie centrale vragen:

I. Welke maatregelen of richtlijnen voor het beheren van digitale collecties dragen volgens de

bestaande literatuur bij aan het duurzaam toegankelijk houden van digitale erfgoed bronnen

rekening houdend met de omvang en doelstelling va

III. Op

digitale collecties af van de geformuleerde richtlijnen?

Het antwoord op de derde vraag is inzichtelijk gemaakt bij de bespreking van de prak

Z

geformuleerd in de volgorde van de onderwerpen van het stappenplan.

De eerste twee vragen hebbe

externe validatie hiervan doo

theorie in combinatie met d

definitieve antwoorden op de eerste twe

A

Strikt genomen luidde het antwoord op de eerste centrale eigenlijk “geen” omdat er in de literatuur

geen richtlijnen of kaders te vinden zijn die rekening houden met de kennis, menskracht of middelen

van een organisatie en met kleine erfgoedinstellingen in het bijzonder. Deze conclusie we


De kern van het volwassenheidsmodel bestaat uit vijftien aspecten van digitale duurzaamheid die

onderverdeeld zijn in volwassenheidsniveaus van één tot vijf. Het merendeel van de ondervraagden

dig beeld geven van de meest relevante

van duurzame toegang (zie vraag 2a). Met deze conclusie was het toepassen van de vijftien

elementen gevalideerd.

r het uitgangspunt een

iveaus eigenlijk afvallen omdat hier

als minimaal uitgangspunt gekozen –

lde wel sterk aan de

haalbaarheid. Uit de praktijktoetsing van de Zeeuwse Bibliotheek bleek dat de haalbaarheid in

root deel hiervan laag zouden scoren.

Normaal gesproken ligt het voor de hand om de aandacht te richten op het laagst scorende aspect en

eteren en zo verder. Lage scores op veel aspecten geeft echter geen inzicht in welke stap

gen op basis van de

bijdrage aan het verminderen van het risico op verlies van digitale informatie. Deze ordening is

dat een steeds hoger

niveau van duurzame toegang bereikt kan worden. Deze vraag werd positief beantwoord. De laatste

was van mening dat deze vijftien elementen een volle

aspecten

In het volwassenheidsmodel worden vijf niveaus gedefinieerd voor het vermogen voor duurzame

toegang. Uit de algemene literatuur zoals die in hoofdstuk 6 besproken is, kan worden opgemaakt

dat duurzame toegang alleen succesvol geïmplementeerd kan worden wannee

structurele borging van processen en taken is.

Voor de volwassenheidsniveaus betekent dit dat de eerste twee n

sprake is van ad‐hoc of toevallige situaties. Pas op niveau drie praat het model over een structurele

borging. Voor het stappenmodel is om die reden niveau drie

hoewel tegelijkertijd duidelijk bleek dat dit een lastig te bereiken doel zou zijn. In antwoord op de

vraag of men dit een realistische doelstelling vond (zie vraag 2b) was er duidelijk aarzeling. Men

achtte dit wel een wenselijke en noodzakelijke ambitie maar men twijfe

inderdaad een probleem was.

Een tweede probleem met het volwassenheidsmodel was het grote aantal aspecten en de

verwachting dat veel instellingen uit de doelgroep op een g

dit te verb

eerst gedaan moet worden. Voor de Zeeuwse Bibliotheek bleken maar liefst zeven van de vijftien de

laagste score te halen.

Om deze reden is er besloten om een ordening in de aspecten aan te bren

gekozen op basis van het bestuderen van onder ander de DRAMBORA toolkit (McHugh e.a., 2007) en

op basis van de inzichten uit de werkveld analyse. In reactie op de vraag of men deze ordening in

grote lijnen onderschrijft antwoordde een meerheid bevestigend (zie vraag 3).

Verder werd de reviewers gevraagd of het voorgestelde stappenmodel voldoende aanknopingpunten

bood voor het inrichten van een cyclisch proces van continu verbeteren zo


vraag betrof de bruikbaarheid van het stappenmodel voor het ontwikkelen van de diverse aspecten

van het beleid. Ook hier antwoordde men positief op.

Conclusies

Op basis van de bovenstaande analyse kunnen de volgende conclusies worden getrokken:

• De gangbare kaders en richtlijnen bieden te weinig aanknopingspunten voor het realiseren van

duurzame toegang voor de kleine en middelgrote erfgoedinstellingen.

eer duurzame toegang voor de instellingen in de

doelgroep.

worden

digitale

onenten daarvan) is bruikbaar voor het leveren van een bijdrage aan

o en van

st de onderbouwing van deze conclusies ook veel informatie en inzichten

opgeleverd die van nut kunnen zijn voor eventuele vervolgstappen. In het kort zijn hieronder de

derscheid tussen de

verschillende digitale materialen en collecties zoals born‐digital en ander materiaal zonder fysiek

origineel, aan de complexiteit en diversiteit van de materialen in de collecties, aan de rol van de

context van de verschillende sectoren en de afzonderlijke doelstellingen.

• Het volwassenheidsmodel van Dollar is niet rechtstreeks bruikbaar voor het bepalen van de

prioriteiten in verbeteracties voor een m

• De voorgestelde ordening van de vijftien aspecten voor duurzame toegang op basis van de

bijdrage aan de vermindering van de risico’s op verlies van informatie is zinvol en op een correcte

wijze vormgegeven.

• Het op deze manier ontwikkelde stappenmodel kan ingezet voor het ontwikkelen van

een cyclisch proces van verbetering van duurzame toegang tot de erfgoed informatie.

• Het stappenmodel (of comp

het organisatiebeleid, inf rmatiebeleid, digitale duurzaamheidbeleid het IT‐beleid de

kleine en middelgrote erfgoedinstellingen.

Aanbevelingen

Het onderzoek heeft naa

belangrijkste aanbeveling samengevat.

Aanbeveling voor de verbetering van het stappenmodel

• Er moet in het stappenmodel meer aandacht besteed worden aan het on


• Het huidige stappenmodel is op diverse gebieden nog erg theoretisch en ambitieus, het zou

nuttig zijn om het nog meer toe te spitsen op de haalbare praktijk (wellicht overwegen om

niveau drie als ambitie los te laten of meer gradaties aan te brengen bijvoorbeeld afhankelijk van

Het huidige stappenmodel biedt geen mogelijkheid voor toetsing zoals het volwassenheidsmodel

dat wel doet. Wellicht is het mogelijk om een combinatie te maken tussen beide modellen.

Het huidige model besteedt bewust weinig aandacht aan de beschikbare middelen voor

duurzame toegang omdat dit als een strategische keuze gezien wordt zoals de collectievorming

is. Onderzoek de mogelijk om bestaande inzichten voor businessmodellen voor

duurzame toegang te integreren in het stappenmodel.

• Besteedt meer aandacht aan betere definities van de doelgroep en de soorten instellingen in

grootte en doelstelling en onderzoek de consequenties hiervan voor het model.

• Beschouw het bieden van duurzame toegang als een strategisch onderwerp en niet als een IT‐

ordelijk wordt voor het veranderingsproces.

Zoek samenwerking met collega instellingen en grotere instellingen, ga na of bepaalde taken of verantwoordelijkheden door samenwerking met andere instellingen kunnen worden ingevuld.

naar sectoroverstijgende mogelijkheden.

handelbare onderdelen.

Aanbevelingen voor DEN

del en het volwassenheidsmodel

het materiaal).

•

•

zelf dit ook

Aanbevelingen voor kleinere erfgoedinstellingen:

probleem. Volg de aanpak van het stappenplan, kies daarbij voor een stapsgewijze, cyclische opbouw. Zorg voor een breder bewustzijn van de problematiek van duurzame toegang in de organisatie en maak één persoon verantwo

•

Kijk daarbij ook

• Kijk kritisch naar wat eventueel door anderen gedaan kan worden, ga na welke functionaliteiten al beschikbaar zijn op het gebied van IT, metadatabeheer en kennis. Verdeel de problematiek in

• Onderzoek de mogelijkheden om onderdelen van dit stappenmote combineren met de Basis Duurzaamheid. Werk concrete voorbeelden hiervan uit in kleinere instellingen.

• Stimuleer samenwerking en kennisuitwisseling binnen de sector, probeer hierin een regisseursrol te vervullen.


• Ga in gesprek met de marktpartijen en doe concrete aanbevelingen voor toe te passen standaarden voor opslag en metadatabeheer (zie het als een eerste stap naar certificering, de

• Stimuleer de par

markt vraag er zelf om!).

tijen die werken aan een persistent‐identifier oplossing om snel tot resultaat te komen.

Aanbevelingen voor NCDD

• Investeer in kennis over duurzame toegang tot digitale informatie.

• Ontwikkel schaalbare diensten voor duurzame opslag en beheer van digitale objecten in ies.

• Bevorder het delen van kennis en faciliteiten door de grote instellingen op een manier waarmee de kleinere instellingen uit de voeten kunnen.

• Werk aan het tot stand komen van een platform die de rol van “technology watch” voor de publieke sector vervullen.

Aanbevelingen voor de leveranciers:

samenwerking met koplopers en koepelorganisat

• Pas de huidige beheersystemen aan zodat metadata voor de ondersteuning van duurzame toegang hier in onder gebracht kan worden. Maak de systemen zo open mogelijk door het implementeren van open standaarden en open protocollen.


16. Geraadpleegde bronnen

Abcouwer, T., Gels, H., & Truijens, J. (2006). Informatiemanagement en informatiebeleid. Den Haag: Academic Service.

s, P., & Wright, R. (2008). Digital Preservation Policies Study . Charles

ruari 14, 2010, van http://instituut.beeldengeluid.nl/index.aspx?ChapterID=8633.

06). Foundations of IT service management op basis van ITIL (5e ed.). [Zaltbommel]: Van Haren Publishing.

Boogerd, M. (2008). DigiCure ; Duurzame opslag van digitale collecties. Vlissingen: Hogeschool

ecentrum DAVID. Verkregen Januari 9, 2010, van

Boudrez, F. (2009b). Een digitaal archief in 10 stappen. Antwerpen: Expertisecentrum DAVID.

gen Februari 22, 2010, van http://www.catchplus.nl/wp‐content/uploads/2010/01/discussiedocument‐PIDs‐CATCHPlus1.pdf.

CCSDS. (2009). Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) (PINK BOOK). Consultative Committee for Space Data Systems. Verkregen November 11, 2009, van http://public.ccsds.org/sites/cwe/rids/Lists/CCSDS%206500P11/CCSDSAgency.aspx.

Center for Research Libraries , & OCLC. (2007). Trustworthy repositories audit & certification (TRAC): criteria and checklist. Chicago :;Dublin, Ohio :: Center for Research Libraries ;;OCLC Online Computer Library Center, Inc.,

Currall, J., & McKinney, P. (2007). espida Handbook. Expressing project costs and benefits in a systematic way for investment in information and IT. Glasgow: University of Glasgow. Verkregen Januari 8, 2010, van http://hdl.handle.net/1905/691.

DANS. (2010). Data Seal of Approval. Verkregen Februari 1, 2010, van http://www.datasealofapproval.org/.

DEN. (2009a). De Digitale Feiten : onderzoek naar de omvang en kosten van gedigitaliseerd cultureel erfgoed : eindrapportage. Den Haag: Stichting DEN.

DEN. (2009b). De Basis voor duurzaamheid. Verkregen Februari 1, 2010, van http://www.den.nl/debasis.

Beagrie, N., Semple, N., WilliamBeagrie Limited.

Beeld en Geluid. (2009). Proarchive. Verkregen Feb

Bon, J., & ITSMF Nederland. (20

Zeeland.

Boudrez, F. (2009a). Een digitaal archief in 10 stappen. Antwerpen: Expertis

http://www.edavid.be/docs/FBoudrez_digArchStappenplan.pdf.

Verkregen December 13, 2009, van http://www.edavid.be/docs/FBoudrez_digArchStappenplan.pdf.

Brugman, H. (2009, Juni 3). CATCH Plus: Persistente Identifiers. Verkre


DEN. (2008). Gespreksverslagen DE BASIS Vervaardiging en Duurzaamheid. Verkregen Februari 13, 2010, van http://wiki.den.nl/Analyseperiode2.

. Verkregen Februari 13, 2010, van

Dollar, C. M. (2007). Digital Preservation Readiness Capability Maturity Model and Digital

Dollar, C. M. (2010). Revised Digital Preservation Readiness Capability Maturity Model. Cohasset

DPE. (2008). Repository Planning Checklist and Guidance DPE D3.2 (PLATTER). Digital Preservation

/Repository_Planning_Checklist_and_Guidance.pdf.

e‐overh houding Rijksoverheid. Verkregen Februari 1, 2010, van http://www.e‐overheid.nl/sites/kennislab/de_baseline/de_baseline.html.

Europea sion. (2002). The DigiCULT report technological landscapes for tomorrow's cultural economy : unlocking the value of cultural heritage : full report. Luxembourg :: Office for

report2002/dc_fullreport_230602_screen.pdf.

Factor, M., Henis, E., Naor, D., Rabinovici‐Cohen, S., Reshef, P., Ronen, S., e.a. (2009). Authenticity

kshop on on Theory and practice of provenance (pp. 22, 2010, van

Giaretta SPAR Approach to Digital Preservation. The International Journal of Digital

Gladney

theek

Lavoie, B., & Blue Ribbon Task Force . (2008). Sustaining the digital investment : issues and challenges t of the Blue Ribbon Task Force

Access. San Diego, CA : Communications Group San

D‐Lib Magazine,

rary.uu.nl/dlib/july04/lavoie/07lavoie.html.

DEN. (2010). ICT‐Register voor het cultureel erfgoedhttp://www.den.nl/register.

Preservation Readiness Balanced Scorecard ‐ Working Paper . Cohasset Associates, Inc.

Associates, Inc.

Europe. Verkregen Januari 9, 2010, van http://www.digitalpreservationeurope.eu/publications/reports

eid. (2009). De Baseline Informatiehuis

n Commis

Official Publications of the European Communities, Verkregen November 6, 2009, van http://www.digicult.info/pages/

and provenance in long term digital preservation: modeling and implementation in preservation aware storage. In First wor1‐10). San Francisco, CA: USENIX Association. Verkregen Februari http://portal.acm.org/citation.cfm?id=1525938&jmp=abstract&coll=GUIDE&dl=GUIDE&CFID=77168475&CFTOKEN=94025708#abstract.

, D. (2007). The CACuration, 2(1). Verkregen November 15, 2009, van http://www.ijdc.net/index.php/ijdc/article/view/29.

, H. (2007). Preserving digital information. Berlin ;;New York: Springer.

Jones, M., Beagrie, N., & DPC. (2008). Digital Preservation Handbook. London: Digital Preservation Coalition. Verkregen van http://www.dpconline.org/advice/digital‐preservation‐handbook.html.

Jongejan, M. (2009, Januari 26). Zeeuwse Bibliotheek als openbare en wetenschappelijke biblio2009‐2012; Strategiedocument. Zeeuwse Bibliotheek.

of economically sustainable digital preservation : interim reporon Sustainable Digital Preservation andDiego Supercomputer Center. Verkregen Januari 7, 2010, van http://brtf.sdsc.edu/biblio/BRTF_Interim_Report.pdf.

Lavoie, B., & Dempsey, L. (2004). Thirteen Ways of Looking at...Digital Preservation.10(7/8). Verkregen November 14, 2009, van http://www.dlib.org.proxy.lib


Library of Congres. (2009, November). PREMIS: Preservation Metadata Maintenance Activity . Verkregen Februari 23, 2010, van http://www.loc.gov/standards/premis/index.html.

TS) Official 23, 2010, van http://www.loc.gov/standards/mets/.

ing van f

Inspecteurs.

Lusenet er is van ons; Gesprekken over beeldcollecties bij historische verenigingen. DEN e.a. Verkregen Februari 12, 2010, van http://www.erfgoednederland.nl/nieuws/digitale‐

Luseneteritage : principles and policies. Amsterdam: Netherlands National

Commission for UNESCO ;European Commission on Preservation and Access.

McGove Verkregen Januari 7, 2010, van

McHugh thod Based on Risk Management (DRAMBORA). Digital Curation Centre (DCC) and

Meijers,

Meyer, n of the 21st Century: Describing Roles & Measuring Contemporary Preservation Activities in ARL Libraries. Washington D.C.:

National Archives. (2010, Februari). PRONOM. Verkregen Februari 22, 2010, van

NCDD. (2009). Toekomst voor ons digitaal geheugen: duurzame toegang tot digitale informatie in

000.pdf.

de Niet, vatie Cultureel Erfgoed. DEN /

http://www.den.nl/getasset.aspx?id=Businessmodellen/BusinessModelInnovatie.pdf&assett

Library of Congres. (2010, Februari). Metadata Encoding and Transmission Standard (MEWeb Site. Verkregen Februari

LOPAI. (2008). ED3 : eisen duurzaam digitaal depot : toetsingskader voor de beheersomgevblijvend te bewaren digitale informatie. Groningen: Landelijk Overleg Provinciale Archie

, Y. (2009). Vroeg

publicatie‐vroeger‐is‐van‐ons.

, Y., Netherlands National Commission for UNESCO, & Koninklijke Bibliotheek. (2007). Preserving the digital h

rn, N. Y. (2007, Oktober). Digital Preservation Policy Framework ‐ Outline. ICSPR.

http://www.icpsr.umich.edu/files/ICPSR/curation/preservation/policies/dp‐policy‐outline.pdf.

, A., Ruusalepp, R., Seamus, R., & Hofman, H. (2007). Digital Repository Audit Me

DigitalPreservationEurope (DPE). Verkregen December 2, 2009, van http://www.repositoryaudit.eu/download.

H. (2008, Oktober). Informatieplan digitale collecties. Zeeuwse Bibliotheek.

L. (2009). Safeguarding Collections at the Daw

Association of Research Libraries. Verkregen Januari 9, 2010, van www.arl.org/bm~doc/safeguarding‐collections.pdf.

http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Default.aspx.

National Library of Australia. (2003). Guidelines for the preservation of digital heritage. Canberra: National Library of Australia.

Nederland, interimrapport. Verkregen November 14, 2009, van http://www.ncdd.nl/documents/NCDDToekomst2009_

Niessink, F., & Clerc, V. (2010). IT Service CMM ‐ Introduction. Verkregen Februari 24, 2010, van http://sites.google.com/site/itservicecmmwebsite/.

M., Verwayen, H., & van Kersen, J. (2009). Business Model InnoKennisland / OCW. Verkregen Januari 7, 2010, van

ype=attachments.



http://www.ncdd.nl/activiteiten‐natverkenning.php.

PADI. (2 http://www.nla.gov.au/padi/topics/thesaurus.html.

Peacock ns: odel Framework for Digital Heritage Collections. Australasian Journal of

Information Systems, 16(1). Verkregen Januari 8, 2010, van

Researc Trusted digital repositories : attributes and responsibilities : an RLG‐OCLC report. Mountain View Calif.: RLG.

Rocketb

edu/cmmi/.

SenterN ). www.digitaliserenmetbeleid.nl. Verkregen Februari 14, 2010, van http://www.digitaliserenmetbeleid.nl/.

Sierman Quarterly, 19(1).

Stadsarchief t. Verkregen Februari 14, 2010, van html.

Waller, g digital preservation needs lition,

ot. Verkregen

van Nispen, A. (2009). Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid ‐ Inputnotitie sector cultuur/erfgoed. Den Haag: NCDD. Verkregen September 24, 2009, van

009). PADI Thesaurus National Library of Australia. Verkregen December 13, 2009, van

, D., Swatman, P. M., & Lu, N. (2009, Augustus 27). Supporting SME Collecting OrganisatioA Business M

http://dl.acs.org.au/index.php/ajis/article/view/558/442.

h Libraries Group.;OCLC. (2002).

oom. (2009). Sarkozy was there. Know Your Meme. Verkregen Maart 31, 2010, van http://knowyourmeme.com/memes/sarkozy‐was‐there.

SEI. (2010). Capability Maturity Model Integration (CMMI). Verkregen Februari 15, 2010, van http://www.sei.cmu.

ovem. (2009

, B. (2009). The Jigsaw Puzzle of Digital Preservation — an Overview. LiberVerkregen Januari 9, 2010, van http://liber.library.uu.nl/index.html.

Amsterdam. (2010). Introductie E‐depohttp://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/e‐depot/introductie/index.nl.

University College London, & British Library. (2010). LIFE: Life Cycle Information for E‐Literature.Verkregen Maart 5, 2010, van http://www.life.ac.uk/.

M., & Digital Preservation Coalition. (2006). Mind the gap assessinin the UK. Heslington, York :: Digital Preservation Coa

Werkgroep Pilot Gebruik Digitaal Depot. (2010). Pilot dienstverlening digitaal depMaart 5, 2010, van http://digitalearchieven.blogspot.com/.

Bijlag

e 1: Conceptueelmodel en onderzoeksontwerp

Conceptueel model:

Onderszoeksopzet:

Bijlagen i

Bijlage 2: Globaal overzicht onderzoeksomgeving

Bijlagen ii

Bijlage 3: Opbouw van een Archival Information Package

Bijlagen iii

Bijlage 4: Beschrijving van de elementen van het volwassenheidsmodel

Element Doel Toetsing niveau 3 (intermediate)

Policy A digital preservation program should be based on a policy that articulates a commitment to ensure the preservation of accessible, authentic, and usable digital records for as far into the future as necessary. The policy should be communicated to all stakeholders in digital preservation. Adherence to the policy should be periodically audited for compliance.

A formal written digital preservation policy has been issued and widely disseminated.

Strategy A comprehensive digital preservation strategy stipulates the processes and activities that will be uniformly and consistently executed to implement a digital preservation policy. Among the topics a digital preservation strategy should address are how to deal with technology obsolescence (including legacy file formats), storage media, and integrity protection.

A digital preservation strategy is in place that (1) keeps the bit stream of digital documents alive through planned device/media renewal and (2) mitigates technology obsolescence through migration of digital records to technology neutral open standard formats.

Governance A digital preservation program has a legal mandate that includes an explicit and unambiguous assignment of roles, responsibilities, and accountability for executing the digital preservation program. This includes public dissemination of its requirements, decisions, development, and actions to ensure long‐term preservation and access to digital content in its custody.

An official mandate and supporting procedures for the long term preservation of records that identify roles and responsibilities has been implemented but the business unit that owns the digital preservation program is not identified.

Collabrative engagement

A viable and comprehensive digital preservation program is based on a collaborative framework within which digital preservation issues and concerns are addressed that take into account interdependencies between and among business functions and processes, legal and statutory requirements, and historical accountability, This framework leverages resources, promotes stewardship, and shares knowledge about digital preservation initiatives.

There is sufficient awareness of the role of collaboration in digital preservation that a collaborative framework is established within which many digital preservation projects are undertaken.

Technical expertise

A viable digital preservation program requires sufficient technical expertise in digital preservation technologies to support all of the structure and requisite processes, including the on‐going professional development of digital preservation expertise and skills. This technical expertise may be exist within program staff or may be provided by an IT Department or external service providers.

Sufficient professional technical expertise to support an intermediate program of digital preservation exists.

Bijlagen iv

Toetsing niveau 3 (intermediate)Element Doel

Open Source Software and

Neutral Open

rd Formats

A viable digital preservation program employs technology neutral open standard file formats and open sources to help

te technology obsolescence through backward interoperability. In addition, the program will monitor or have

A sufficient number of technology neutral open standard formats

content and structure of digital

be

l preservation open source software has been adopted but no digital preservation open source software is implemented...

Technology

Standa

mitiga

access to sources that monitor the obsolescence status of file formats.

have been adopted to protect the

records that are likely totransferred to the digital repository. The concept of digita

DesignatedCommuni

ties

g., digital

preservation repository will have written procedures that

The designated communities of a digital preservation repositoryconsist of the producers of the records and the users of the records. A digital preservation repository has written proceduresand formal agreements with producers of digital records that clearly document their role and responsibilities and the conditions under which their records may be ingested (e.acceptable file formats) and preserved. Similarly, a

identify a target user community and specify the formats in which records are accessible.

Publicly available written documentation exists that identifies target producers and users of digital records of records and defines their roles and obligations in sufficient detail to support only a few detailed ingest and access processes.

Digital Records Survey

erences the quantity of digital records in three stages of

technology dependency of digital records. o Legacy digital records are embedded in obsolete formats that

n

of technology. Location refers to the

physical location where digital records are maintained and may

is place r

ion as in

erviews and

A digital preservation program collects and analyzes informationabout the scope and location of digital records that currently are eligible or will be eligible for preservation in the future.Scope ref

can only be extracted by special computer code that is writtelocally or by using a qualified third party. o Near‐legacy digital records are embedded in formats that are native, technology dependent but tools are available to normalize the records to technology neutral formats. o Non‐legacy digital records are embedded in open standard technology neutral formats that enable backward compatibilityover several generations

include stand alone desktop applications, collaborative work environments, databases, and systems, among others, along with their associated environmental storage environments

A digital records surveythat involves a comprehensiveanalysis of a records schedule oother written documentatwell as information collectedthrough intquestionnaires that identify the scope and quantity of most (75%) of the digital records that an organization must preserve. Theanalysis is updated every two years.

Bijlagen v


Compliance wISO 14721 andTRACC IngesRequirements

ith

t

l d

to and

ets),

t of who

al

A digital preservation program supports the ingest of digitarecords in accordance with the requirements of ISO 14721 anISO 18492.

Repository tools and technologies are in place to conduct virus checks, validate and normalize file formats, transfer digital records new storage devices/media, normalize digital records containing text, selected structured data (spreadsheand digital images. Metadata is manually captured or created thaestablishes a broad context created and used the digitrecords, and relationships withother digital records.

Storage Management ats,

l s are the

quiring successful completion of all preservation actions at each physical location.

ical or

is supplemented with a “dark archives” at a third location. The referential integrity of all three

.

A digital preservation program supports the normalization of digital records over time (i.e., transformation to new formoperating systems, or architecture) with no diminution in authenticity and maintains the records in a dedicated logicastorage repository in which multiple copies of digital recordstored in different physical locations. Referential integrity of digital records is ensured by re

The storage of the two copies of digital records stored on logphysical network storage repositories and maintained at two separate locations

copies is ensured by synchronizingdigital preservation activities anddocumenting that all activities have been successfully completed

Planned Device & Media Renewal

There is no known “permanent” storage device medium that is not vulnerable to decay and technology obsolescence. Consequently, a threshold issue of a digital preservation programis to keep “alive” the bit stream of digital records through periodic planned device (e.g., “spinning disks”) and media renewal.

A device and media renewal procedure that renews device/storage media every ten years is supplemented by an annual media inspection program to identify storage media that faceimminent catastrophic loss.

Digital Records Integrity

ct

and after preservation

activities to validate the integrity of digital record.

A digital preservation program can demonstrate that the integrity of the content, context, and structure of digital records has not been compromised. The bit streams underlying digital records are vulnerable to alteration when preservation activities(e.g., media renewal) occur over time. This process describes thecontrols and mechanism that should be implemented to protethe integrity of digital records.

Comparison of SHA‐2 hash digestsbefore

Digital Records Security

A digital preservation program should have in place processes that ensure the security of digital records through techniques that block unauthorized access to the digital records, support periodic backup of digital records that are stored at offsite storage repositories, and support disaster response and business recovery.

Disaster recovery, business resumption and backup processes are network based. Physical security is assured through role based permission access.

Bijlagen vi


Digital Preservation Metadata

A digital preservation program collects and maintains metadathat describes the preservation activities associated with the preservation

ta

of digital records. This metadata constitutes an audit trail that documents what preservation actions were carried out, why they were carried out, when they were carried out, and how they were carried out and with what results. Preservation metadata plays a key role in establishing the authenticity of digital records over the long term as preservation activities are executed.

lue

cords ata.

Preservation metadata for most digital records of long‐term vais collected on a systematic basis in accordance with established guidelines and protected at the same level as the digital reassociated with the metad

Access to Digital Records

The purpose of digital preservation is to ensure that authentic and usable digital records are accessible as far into the future as may be necessary. Accessibility is an operative word because

lly

le

digital preservation does not focus on the longevity of digital records as an end in itself. Preservation and access are mutuadependent. Preservation of accessible, authentic, and usable digital records without access is not sustainable; access to authentic and usable digital records cannot be accomplished without preservation measures and resources. Consequently, a digital preservation program should include a capability for users to have access to digital records that are being properly preserved.

Some digital records of long term value are electronically accessibbut only in ASCII text, TIFF images,or PDF.

Bijlagen vii

Bijlage 5: Stappenmodel met relatie naar het volwassenheidsmodel

Bijlagen viii

Bijlage 6: De vijftien elementen in relatie tot het stappenmodel

ap Element Doel Deel A Stap 1

Designated Communities

The designated communities of a digital preservation repository consist of the producers of the records and the users of the records. A digital preservation repository has written procedures and formal agreements with producers of digital records that clearly document their role and responsibilities and the conditions under which their records may be ingested (e.g., acceptable file formats) and preserved. Similarly, a digital preservation repository will have written procedures that identify a target user community and specify the formats in which records are accessible.

Deel A Stap 1

Collaborative engagement

A viable and comprehensive digital preservation program is based on a collaborative framework within which digital preservation issues and concerns are addressed that take into account interdependencies between and among business functions and processes, legal and statutory requirements, and historical accountability, This framework leverages resources, promotes stewardship, and shares knowledge about digital preservation initiatives.

Deel A Stap 2

Governance A digital preservation program has a legal mandate that includes an explicit and unambiguous assignment of roles, responsibilities, and accountability for executing the digital preservation program. This includes public dissemination of its requirements, decisions, development, and actions to ensure long‐term preservation and access to digital content in its custody.

Deel A Stap 2

Policy A digital preservation program should be based on a policy that articulates a commitment to ensure the preservation of accessible, authentic, and usable digital records for as far into the future as necessary. The policy should be communicated to all stakeholders in digital preservation. Adherence to the policy should be periodically audited for compliance.

Deel B Stap 1

Strategy A comprehensive digital preservation strategy stipulates the processes and activities that will be uniformly and consistently executed to implement a digital preservation policy. Among the topics a digital preservation strategy should address are how to deal with technology obsolescence (including legacy file formats), storage media, and integrity protection.

Deel B Stap 2

Digital Records Survey A digital preservation program collects and analyzes information about the scope and location of digital records that currently are eligible or will be eligible for preservation in the future. Scope references the quantity of digital records in three stages of technology dependency of digital records. o Legacy digital records are embedded in obsolete formats that can only be extracted by special computer code that is written locally or by using a qualified third party. o Near‐legacy digital records are embedded in formats that are native, technology dependent but tools are available to normalize the records to technology neutral formats. o Non‐legacy digital records are embedded in open standard technology neutral formats that enable backward compatibility over several generations of technology. Location refers to the physical location where digital records are maintained and may include stand alone desktop applications, collaborative work environments, databases, and systems, among others, along with their associated environmental storage environments

St

Bijlagen ix

Deel B Storage Management A digital preservation program supports the normalization of digital records cords in

a dedicated logical storage repository in which multiple copies of digital records are stored in different physical locations. Referential integrity of the

records is ensured by requiring successful completion of all

Deel B Stap 4

Compliance with ISO 14721 and TRACC Ingest Requirements

Deel B Stap 5

Planned Device & Media Renewal quently, a threshold

sue of a digital preservation program is to keep “alive” the bit stream of d

Deel B Stap 5


ensure ed that

ge repositories, and support disaster response and usiness recovery.

Stap 5 Technical expertise

d requisite

in rogram staff or may be provided by an IT Department or external service

Deel C Stap 1

Access to Digital Records

rvation does not focus n the longevity of digital records as an end in itself. Preservation and

cords that are eing properly preserved.

Stap 1 Designated Communities

ested rmats) and preserved. Similarly, a digital preservation

unity

Deel C Stap 1

Strategy d

ding

Stap 3 over time (i.e., transformation to new formats, operating systems, orarchitecture) with no diminution in authenticity and maintains the re

digitalpreservation actions at each physical location. A digital preservation program supports the ingest of digital records in accordance with the requirements of ISO 14721 and ISO 18492. There is no known “permanent” storage device medium that is not vulnerable to decay and technology obsolescence. Conseisdigital records through periodic planned device (e.g., “spinning disks”) anmedia renewal. A digital preservation program should have in place processes thatthe security of digital records through techniques that block unauthorizaccess to the digital records, support periodic backup of digital records are stored at offsite storab A viable digital preservation program requires sufficient technical expertise in digital preservation technologies to support all of the structure anprocesses, including the on‐going professional development of digital preservation expertise and skills. This technical expertise may be exist with

Deel B

pproviders. The purpose of digital preservation is to ensure that authentic and usable digital records are accessible as far into the future as may be necessary. Accessibility is an operative word because digital preseoaccess are mutually dependent. Preservation of accessible, authentic, and usable digital records without access is not sustainable; access to authenticand usable digital records cannot be accomplished without preservation measures and resources. Consequently, a digital preservation program should include a capability for users to have access to digital reb The designated communities of a digital preservation repository consist ofthe producers of the records and the users of the records. A digital preservation repository has written procedures and formal agreements withproducers of digital records that clearly document their role and responsibilities and the conditions under which their records may be ing(e.g., acceptable file forepository will have written procedures that identify a target user command specify the formats in which records are accessible. A comprehensive digital preservation strategy stipulates the processes anactivities that will be uniformly and consistently executed to implement a digital preservation policy. Among the topics a digital preservation strategy should address are how to deal with technology obsolescence (inclulegacy file formats), storage media, and integrity protection.

Deel C

Bijlagen x

Deel C Stap 1

Open Source Software and Technology Neutral Open Standard Formats tus

Deel C Stap 2

Digital Preservation Metadata

ntains metadata that escribes the preservation activities associated with the preservation of

what , when they

ere carried out, and how they were carried out and with what results. reservation metadata plays a key role in establishing the authenticity of

ted.

Stap 2 Integrity d.

vities (e.g., media renewal) occur over time. This process escribes the controls and mechanism that should be implemented to

Deel C Stap 2


records, support periodic backup of digital records that

Deel C Stap 3

Open Source Software and Technology Neutral Open Standard Formats

r or have access to sources that monitor the obsolescence status f file formats.

A viable digital preservation program employs technology neutral open standard file formats and open sources to help mitigate technology obsolescence through backward interoperability. In addition, the program will monitor or have access to sources that monitor the obsolescence staof file formats. A digital preservation program collects and maiddigital records. This metadata constitutes an audit trail that documentspreservation actions were carried out, why they were carried outwPdigital records over the long term as preservation activities are execu

A digital preservation program can demonstrate that the integrity of the content, context, and structure of digital records has not been compromiseThe bit streams underlying digital records are vulnerable to alteration whenpreservation acti

Deel C Digital Records

dprotect the integrity of digital records. A digital preservation program should have in place processes that ensure the security of digital records through techniques that block unauthorized access to the digitalare stored at offsite storage repositories, and support disaster response and business recovery. A viable digital preservation program employs technology neutral openstandard file formats and open sources to help mitigate technology obsolescence through backward interoperability. In addition, the program will monitoo

Bijlagen xi

Bijlage 7: Toetsing Ze

Analyse Krantenbank

zijn

ROID tool.

Overzicht

Krantnaam )

oolsche CourNoord‐Bevelands Nieuws‐ en Vlissingse Courant (vco) Volksblad (vol) 13 5.541 Vrije Stemmen uit de Ganzestad (vsg) 4,50 503

kblad (vwb) Zierikzeesche Courant (zco) Zierikzeesche Nieuwsbode (zn 2270,00 155.795 Breskensche Courant * (pdp) 96,26 14.832

e Breskensche Courant is wel op de file server aangetroffen maar nog niet opgenomen in de index van de krantenbank.

euwse Bibliotheek

De onderstaande gegevens

met de D

verzameld in december 2009 en januari 2010 door middel van

grootte (Gb) pagina's

analyses

Goesche Courant (gcoche en Th

491,67 55.638 ant (itc) 34,53 11.013 adv.blad (nbn) 161,16 13.232

1792,48 88.210 34,

Ierseks

Vrije Stemmen (vst) sch Wee

13,22 1.391 8,73 1.754

167,63 19.600 i)

Vlissing

5074,30 367.509

D

Bijlagen xii

Aanwas

krantenbank weer. De krantenbank en gemiddeld met ruim 122.000 pagina’s en 1,65 Tb per jaar.

De onderstaande grafiek geeft de jaarlijkse aanwas van degroeide in de afgelopen jar

Aangetroffen bestandsformaten

agina wordt een JPEG afbeelding t, hiervan n OCR‐r pagina komen er zodoend bestand de

wd moet worden.

De JPEG bestanden komen voor in 3 verschillende formaten ende ve

Voor elke gescande krantenp gemaak wordt eebestand en Tiled JPEG afgeleid. Pe e altijd 3 en voor waarbijJPEG zelf als de master beschou

in de volg rdeling:

De JPEG Tiled bestanden worden niet herkend door de DROID tool maar zijn wel gebaseerd op een externe standaard. De OCR is opgebouwd uit XML bestanden volgens een door Pictura gebaseerd formaat. Een definitie hiervan is niet in het bezit van de Zeeuwse Bibliotheek.

NB: Voor de Ierseksche en Thoolsche Courant (11.000 pagina’s) ontbreken de oorspronkelijk JPEG bestanden, hiervan zijn alleen de afgeleide Tiled JPEG en OCR‐bestanden aanwezig.

Bijlagen xiii

Beeldbank

totale jaarlijkse aanwas (gebaseerd op de laatste mutatiedatum van het bestand) en de gebruikte formaten.

Affichecollectie

Voor de beeldbank zijn de affichecollectie, de fotocollectie en de prentbriefkaartencollectie geanalyseerd. Voor deze collecties wordt achtereenvolgend een overzicht gegeven van de

Bijlagen xiv

Fotocollectie

Uit de verhouding tussen het aantal objecten en de totale grootte blijkt dat er in de loop van de tijd met een steeds grotere resolutie gescand/gefotografeerd wordt. Het is niet bekend in hoeverre dit een toevallige ontwikkeling is of een bewuste keuze. Gebruikte bestandsformaten:

Bijlagen xv

Bijlagen xvi

Prentbriefkaarten

Geluidsarchief (online ‐ deel)

Alle objecten staan op de server in het FLAC formaat.

Bijlage 8: sultaten expert review

code naam functie organisatie b kkenheid bij digitale d amheid relatie cultureel erfgoed relatie kleinere erfgoed instellingen

P1 E.J. Keulemans

wnd. provinciaal archief inspecteur

provincie Zeeland ek naar bewaarbeleid optische

(2005‐heden). Heeft g lteerd in een

voor de post‐ opleiding

I atie‐ en entmanagement

(I aan de Erasmus Universiteit te Rotterdam. Cum laude geslaagd.

1984‐1986, Gemeentearchief Middelburg (stagiaire Archiefschool) 1987‐1988, Gemeentearchief Rijswijk (archivist) 1990‐1992, Ministerie van Financiën (archivist) 1992‐2000, Nationaal Archief (rijksarchiefinspecteur, archivist, systeembeheerder) 2001‐heden, Provincie Zeeland (seniormedewerker informatievoorziening, applicatiebeheerder, wnd. provinciaal archiefinspecteur)

Kleinere erfgoedinstellingen zoals gemeentearchieven hebben (nog) niet zo veel digitale informatie in hun collectie. Het beperkt zich vaak tot wat optische schijven en een digitale fotocollectie, die op intra‐ en internet beschikbaar wordt gesteld. Het is echter een kwestie van tijd voordat het digital born materiaal vanuit de zorgdrager (i.c. gemeente) wordt overgedragen.

P2 M. Lindeman

Technisch Directeur Pictura ‐ bedrijf dat software en digitaliseringsdiensten levert voor de erfgoedsector

Het bedrijf rekent een groot aantal klanten uit de erfgoedsector tot haar klantenkring. Voor veel van deze klanten slaan wij de door ons gedigitaliseerde en door de aangeleverde bestanden op op onze eigen technische infrastructuur op NetApp apparatuur. Voor onze klanten proberen wij mee te denken en softwaretools te ontwikkelen om bij te dragen aan duurzame toegang tot de digitale informatie.

Ik ben al zo'n jaar of 12 betrokken bij Pictura als technisch verantwoordelijk persoon voor de door ons ontwikkelde software en de door ons geleverde technische infrastructuur.

Veruit de meeste erfgoedinstellingen in onze klantenkring zijn klein tot middelgroot. We zijn betrokken vanaf het ontstaan van digitaal erfgoed door digitalisering tot het publiceren en beschikbaar stellen d.m.v. Webtoepassingen. Voor het toekennen van metadata aan digitaal materiaal hebben wij diverse softwaretoepassingen gemaakt, waarbij wij vaak gebruik proberen te

van beschikbare metadatastandaarden als Dublin Core en EAD.

Re

etrouurza

Onderzo

schijveneresueindreferaatdoctoralenformDocumDM)

klant

maken

Bijlagen xvii

P3 I. Angevaare Coördinator Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid

Landelijk samenwerkingsverband van tien grote instellingen met

een tale

ewaard

kan

Vóór mijn huidige functie was ik o.a. beleidsmedewerker bij de Hoofdafdeling Verwerking Publicaties van de Koninklijke Bibliotheek waaronder het e‐

Niet uit de eerste hand; wel uit de tweede hand door de landelijke Verkenning Digitale Duurzaamheid van de NCDD waar ik projectleider van was. Zie het rapport Toekomst voor

P4 F. Bosmans Hoofd ICT Tresoar ‐ combinatie van bibliotheek, archief en literair museum

verantwoordelijk voor (duurzame) opslag als voor digitalisering en beschikbaarstelling va de website aan het publiek

eigen instelling en met andere archieven (RHC’s) van vergelijkbare omvang.

Ras eek ‐

ld digitaal pot.

seur

(NCDD) digitale collecties . NCDD heeft als doel met als doel om te komen totinfrastructuur voor digiduurzaamheid waarin voor alle informatie uit de publieke sector die bmoet worden duurzaam beheer gerealiseerd worden.

Als hoofd ICT zowel

Depot valt. ons digitaal geheugen op http://www.ncdd.nl

Ervaring met de huidige functie

P5 M. Hoofd e‐Depot Koninklijke Biblioth Als projectleider webarchivering. Nu alshoofd van de afdeling eDepot. Binnen deze afdeling komen alle digitale publicatie binnen die de instelling verzamelt en worden ze verwerkt. Metadata gaat naar metadataopslag en contentwordt opgeslagen in daarvoor ontwikkearchief, het e‐De

ROB (webmaster en advidigitale projecten); DEN (adviseur) en huidige functie

Uit contacten en uit ervaringen bij DEN.

Bijlagen xviii

P6 M. de Niet Directeur Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) ‐ ICT‐kenniscentrum voor hetcultureel

erfgoed

functie bij

P7 A. van Nispen

Senior Medewerker kwaliteitszorg

Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) ‐ ICT‐kenniscentrum voor het cultureel erfgoed

goed. Duurzame

toegankelijkheid is een belangrijk aandachtsgebied

et. In bij

Onderzoeker voor sector cultuur/erfgoed voor de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid en opsteller van imputnotitie Cultuur/Erfgoed. Duurzame toegankelijkheid is een belangrijk aandachtsgebied van mijn takenpakket. In het

aam bij het sch Data

Archief.

Kennis op basis van gesprekken met kleinere erfgoedinstellingen en informatieplannen.

P8 Hanneke t

Hoofd Informatie en Kennis Zeeuws Archief o Het

historisch centrum van Zeeland. Het beheert en bewaart belangrijke bronnen over de Zeeuwse geschiedenis en maakt dit cultureel erfgoed zoveel mogelijk in samenwerking met anderen digitaal zichtbaar.

Als vertegenwoordiger van ief in het

van

kken bij

de

. Deze

de beschikbaarstelling van digitaal archiefmateriaal.

‐ Het Zeeuws Archief als

Noordwest‐Veluwe eerst als adjunct‐, daarna als streekarchivaris (1999‐2009).

Tot 1 september 2009 was ik

e. Het Streekarchivariaat Noordwest‐Veluwe is een samenwerkingsverband van de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek en kan op grond van de beschikbare formatie (ca 7 fte) worden aangemerkt als een kleine erfgoedinstelling.

In vorige Koninklijke Bibliotheek: Hoofd Digitale Duurzaamheid (R&D); voor DEN is digitale duurzaamheid een van de belangrijkste werkterreinen

Onderzoeker voor sector cultuur/erfgoed voor de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid enopsteller van imputnotitieCultuur/Erf

KB ‐ hoofd innovatie projecten & hoofd digitale duurzaamheid.

Niet in kleine erfgoedinstelling gewerkt, maar via DEN veel met middelgrote en kleine instellingen te maken, o.a. in monitoring onderzoek

van mijn takenpakkhet verleden werkzaamhet Nederlands Historisch Data Archief.

verleden werkzNederlands Histori

van Aals Zeeuws Archief is het het Zeeuws Archkernteam Pilot E‐Depot de Regionaal Historische Centra en het Nationaal Archief was ik betrode pilot waarin de dienstverlening aan de RHC’s en andere archiefinstellingen inDigitale Depot Applicatie vanhet NA getoetst werddienstverlening betrof de opslag, het beheer en

afdelingshoofd Informatie en Kennis (sinds 1/9/2009) ‐ Het Streekarchivariaat

streekarchivaris op de Noordwest‐Veluw

Bijlagen xix

Bijlagen xx

uditor/archivaris bij het

als

P10 Veronique de Tier

Adviseur streektalen / onderzoeker dialectologie

Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland / Universiteit Gent

verse or

boeken

Ja, bij de SCEZ. Adviseur streektalen In de universiteit ligt de nadruk op onderzoek, in mijn geval

n

Niet veel, enkel een beetje via de Klapbank (zie www.zeeuwse klapbank. nl) en de gewone individuele opslag van eigen teksten en fotomateriaal.

buiten deze context.

P11 Filip Boudrez

Hoofd e‐depot Stadsarchief Antwerpentaar geleverd

P12 Yola de Lusenet

zelfstandig onderzoeker en adviseur

t publiceren

op het web. Daarvoor doe ik onderzoek, schrijf, geef lezingen en cursussen, lever advies over projecten en help ze te realiseren.

retary van on

in n

European Photographic Images for Access); lid UNESCO Memory of the World Technical Scientific Committee 2001‐2008

NB: alleen algemeen commentaar geleverd

P9 Chido Houbraken

adviseur/a vrij gevestigd Betrokken geweest opstellen van zowel ED3 NEN2082

betrokken bij didigitaliseringsprojecten voaudio en dialectwoorden

Provinciale Archiefinspectie Flevoland, adjunct provinciaal archiefinspecteur (2006 – 2009)

dialecten wat uiteraard eedeeltje van het immaterieelcultureel erfgoed is, maar de benadering is wetenschappelijk en niet zozeer "cultureel"

NB: alleen algemeen commen

In de universiteit vooral door databasevorming maar dat valt wellicht een beetje

o.a. oprichter Expertisecentrum e‐David

Als freelancer werk ik aan opdrachten die te maken hebben meerfgoed en

o.a. Executive Secde European CommissionPreservation and Access (ECPA); Coördinator van TAPE (Training for Audiovisual Preservation Europe); Coördinator vaSEPIA (Safeguarding

vraag 1a Hoofdstuk 1 t/m 3 geeft een analyse van het probleemgebied voor de cultureelerfgoedinstellingen, hierbij wordt onder meer de volgende conclusie getrokken: De huidige richtlijnen, normenkaders, toetsingscriteria en best practices bieden te weinig aanknopingspunten voor de kleinere cultureel erfgoedinstellingen om duurzame toegang tot digitale informatie in te richten. Onderschrijf u deze conclusie?

code ichting P1 is voor een kleinere erfgoedinstelling nu vaak 'trial & error' om te komen

toegang tot digitale informatie. De belangrijkste oorzaak is het rek aan (specialistische) kennis en de schroom om samen te werken met ere (kleine) erfgoedinstellingen. Daarnaast is een aantal instellingen nog doende met het toegankelijk maken van de analoge informatie en men

digitale informatie "er even bij".

P2 dat er op zich genoeg informatie beschikbaar is om de genoemde do lling te realiseren. De informatie sluit waarschijnlijk niet aan bij het

niveau van de erfoedinstellingen, is verspreid en weinig concreet.

nde toetsingskaders zijn te veel geschreven va e grote en – logisch at de kennis die erachter zit d daan komt.

ze rekening met het gebrek a nskracht, kennis len dat de erfgoedinstellingen kenmerk ndien worden e kaders gekenmerkt door een zwart‐wit situa is niks of er is situatie. leine erfgoedinstellingen is de situatie niet eens ar of wenselijk.

Belangrijkste drempel at alles wat er ligt nog vertaalconcrete, dagelijkse praktijk. Hiervoor is geen menskracontbreekt ook vaak e kennis).

Daarbij moet aange worden of al deze kleinere inkennis moeten hebb dit toch zeer complexe en duhet me om de grote oedinstellingen een rol van ken duurzame opslag en toegang centraal te regelen. Zeg maar een soor n safe places network nen Nederland.

DE BASIS Digitale Duurzaamheid, zoals ontwikkeld doorsamenspraak met d fgoedsector, bevat vele concreteook voor kleinere in en. In DE BASIS zitten enkeledie niet in het stappenplan zitten, zoals het aanstellen vin je organisatie voor kennisuitwisseling met andere partijen.

Ik onderschrijf de bovenstaande conclusie dat veel richtlijnen, normenkaders etc gericht zijn op instellingen die al bezig zijn met de implementatie van duurzame toegankelijkheid en die daar ook veel in investeren. Mijn indruk is ook dat deze richtlij te “zwaar” is, bijv. teveel technische kennis veronderstellen die (of minder) aanwezig is in de organisatie van kleinere erfgoedinstellingen.De richtlijn ontwikke DEN, DE BASIS duurzaamhe zich hoofdzakelijk op formuleren van beleid en mandaat. Deze wordt misschien ervaren als te breed.

antwoord toelja Het

tot duurzamegebanddrukdoet de

nee Ik denkelste

kennis

ja De bestaainstellingDaarom houdenen middede meesteen idealemisschien

P3 nuit daar vanan met. Bovetie, er ideale

omdte weinigkleine

Voor k haalba

P4

P5

ja

ja

is d

de benodigd

tekenden opre erfg

d moet worden naar de ht beschikbaar (en

stellingen uitgebreide re terrein. Beter lijkt enniscentrum te geven

t va

DEN in nauwe aanbevelingen, juist concrete suggesties an één aanspreekpunt

bin

e erstelling

P6 deels

P7 Ja

nenniet lt door id richt

Bijlagen xxi

P8 deels Het is jammer dat in het artikel consequent alle erfgoedinstellingen over een kam worden geschoren. Er is m.i. een essentieel verschil tussen erfgoedinstellingen die zich voor een groot deel van hun collectie moeten houden aan de bepalingen in de archiefwet (http://www.archief.nl/wetten‐

ateriaal dat

de archiefwet valt. Het is duidelijk dat iedereen nog druk bezig is met het itvinden van hoe de wielen aan de kar bevestigd moeten worden. (het wiel is

l geloof ik :‐) Als je maar beperkte middelen hebt, is er eigenlijk

P9 deels

r hen geschikt is.

r heeft. Ik zelf heb over de publicaties in punt 2 nog nooit iets gehoord, maar

obleem.

ig ijn

est.

regelgeving/archiefwet), en erfgoedinstellingen die dat niet hoeven. De instellingen uit de eerste categorie beheren overigens ook veel mniet onder de wet valt (zie mijn commentaar in het artikel). Ik ben het eens met de stelling voor zover het materiaal betreft dat niet onder

uer zelf al wenog te weinig houvast.

Op zich zijn er meer dan voldoende aanknopingspunten, maar juist de grote hoeveelheid maakt het ondoorzichtig. De kleinere instellingen hebben te weinig capaciteit om uit te vinden wat voo

P10 ja Ik vrees dat de individuele "cultureelerfgoedwerkers" die niet bij ICT betrokken zijn weinig te horen krijgen van wat er op dat gebied gebeurt, behalve eerder toevallig of als de instelling zelf er heel veel aandacht voo

ook niet dat er op landelijk niveau bijvoorbeeld aandacht is voor dit prIk denk wel dat sommigen van mijn collega's daar mee mee bezig zijn en/ofaangestuurd worden. Ik denk bv. aan de archeologie en de musea die op dit punt landelijk wel aangestuurd worden i.v.m. collectiebeheer en zo. Helaas weet ik daar niet zo veel van. Zelf denk ik weinig na over digitaliseren en veilopslaan en zorgen dat het duurzaam toegankelijk wordt, omdat het in mwerkveld nog niet echt aan de orde is gewe

Bijlagen xxii

vraag 1b Hoofdstuk 1 t/m 3 geeft e hierbij wordt onder meer de volgende c liseren van hun collecties maar cr n en toegankelijk houden van het digitale m atie op langere termijn. Onder

code antwoord P1 ja Mee eens, men denkt vaak dat het digitaliseren van de analoge collectie een

eenmalige actie is en dat men daarna niets meer hoeft te doen. Randvoorwaarden

en, omdat

t om te rden dat dit

de

P3 deels ijn veilig de collecties de minst bedreigde

categorie digitale informatie is. Enerzijds omdat het in‐huis is geproduceerd met robuuste bestandsformaten en anderzijds omdat er altijd nog een fysiek object overblijft waarmee zonodig opnieuw gedigitaliseerd zou kunnen worden. Vaak gaat het ook om kopieën voor onlineinformatie over de collecties, en het is de vraag of die duurzaam beheerd moeten worden.

P4 deels Er vindt nog weinig vervangings digitalisering plaats en ook de verwerving van digitale objecten is nog beperkt. Dit betekent dat de duurzame opslag meer gericht is op het “niet over doen” van digitalisering. Daarnaast is mijn persoonlijke overtuiging dat veel van het de afgelopen jaren verrichtte digitaliseringswerk binnen 25 jaar opnieuw zal moeten gebeuren ivm een scala aan technische ontwikkelingen.

P5 ja Probleem daarbij is structurele financiering. Voor digitalisering is subsidie te vinden, voor een structurele activiteit (die volgt op al dat digitaliseren) als het duurzaam toegankelijk houden van al het gedigitaliseerde materiaal is het veel moeilijker middelen te vinden en/of vrij te maken. Erfgoedinstellingen hebben daar meestal geen budgetten voor (ook de grotere niet), budgetten moeten steeds groter worden vanwege de stijgende behoefte aan duurzame toegang (en meer en diverser materiaal). Daarnaast is het heel moeilijk om keuzes te maken. Overgang van een traditionele bibliotheek naar een digitale bibliotheek is een proces van jaren en kan niet zonder keuzes plaatsvinden.

P6 ja Een van de grootste hobbels om te nemen is het vergroten van bewustzijn van risico op dataverlies en daarmee eigen kapitaalvernietiging. Het gaat mij hierbij niet alleen om de gedigitaliseerde collecties, maar juist ook de informatiesystemen over de collecties. Deze behoren inmiddels tot de 'core assets' van een instelling, maar er is te weinig kennis van digitale risico's zodat er geen acties worden ondernomen om schade op langere termijn tegen te gaan.

en analyse van het probleemgebied voor de cultureelerfgoedinstellingen, onclusie getrokken: De erfgoedinstellingen richten zich met name op het digitaeëren niet de noodzakelijke randvoorwaarden voor het borgeateriaal. Hierdoor is er sprake van een groot risico voor verlies van digitale informschrijf u deze conclusie?

toelichting

voor borging worden helaas pas achteraf opgesteld waardoor het risico op verliesvan digitale informatie groot is. Er zijn zelfs erfgoedinstellingen (kleine archiefdiensten) die hun analoge collecties slechts zeer beperkt digitalisermen bang is voor een teruglopend aantal bezoekers.

P2 ja We zien binnen ons bedrijf dat er gemakkelijk projecten worden opgestardigitaliseren en dat het besef dat de digitale informatie duurzaam moet woopgeslagen pas recentelijk begint door te dringen en dat men ook realiseert kosten met zich meebrengt. Wij proberen als bedrijf wel in te spelen op genoemrandvoorwaarden. Omdat verlies van data op middellange termijn voor ons als bedrijf zeer schadelijk is, proberen wij uiteraard zelf wel zorg te dragen voor detechnische randvoorwaarden die nodig zijn.

Ja, digitale informatie wordt niet dusdanig beheerd dat het op de lange termis, maar ook een beetje nee omdat gedigitaliseer

Bijlagen xxiii

P7 ja Dit is een van de belangrijke conclusies van de nationale verkenning, dit wordt mede getriggerd door overheidsbeleid en de focus van subsidieverstrekkers op access op korte termijn en die niet tot nauwelijks eisen stellen aan de lange termijntoegang van digitaal erfgoed. De enige regeling waar dit was geïmplementeerd was

cties, behalve dat analoge collecties (mits onder de juiste met de nodige investeringen altijd wel weer toegankelijk

te krijgen zijn. Veel instellingen, incl archiefdiensten, beschikken over te weinig relatie tot hun ambitieniveau om alles te doen wat ze zouden willen (of

e of

P9 ja P10 ja

aan randvoorwaarden voor het borgen en toegankelijk houden. Als zoiets niet gezamenlijk wordt aangepakt, zijn

ijn,

"Digitaliseren met beleid". Deze regeling is gestopt.

P8 ja Dat staat als een paal boven water. Er is op dat punt niet zoveel verschil tussen digitale en analoge colleomstandigheden bewaard)

middelen inzelfs moeten) doen aan het beheer van hun collecties. Ongeacht of dat analogdigitale collecties zijn.

onderschrijft toelichting P8 Omdat de meeste erfgoedinstellingen klein zijn en de medewerkers dikwijls individueel bezig zijn, wordt er weinig aandacht besteed

de randvoorwaarden niet ideaal. En uiteraard moet de ICT‐voorziening ook goed zen daar laat het zeker bij kleinere instellingen soms veel te wensen over. Dit heeftuiteraard dikwijls te maken met het feit dat erfgoedinstellingen het niet breed hebben en dus niet het nodige kapitaal kunnen voorzien voor dergelijke weloverwogen maar waarschijnlijk vaak dure en tijdsintensieve opslag en duurzametoegankelijkheid.

Bijlagen xxiv

vraag 2a Geven de vijftien element ar uw mening inderdaad een volledig beeld van de meest relevante aspecten van duurzame toegang?

code antwoord P1 ja ktijk

Dollar.

P2 geen

Ondanks dat de 15 elementen goed doordacht lijken te zijn, is het ondoenlijk voor mij om een het missen van elementen of van aspecten van digitale

Digital Born

P3 ja P4 ja j afvragen

e zware en

bben ng met de ‘lichte’ soort.

P5 ja Ja goed model, zou internationaal in de praktijk getoetst moeten worden. wel denk ik dat dit een brug te ver is voor de kleinere instellingen. Voor hun zal dit te ingewikkeld en te tijdrovend zijn. Ze hebben de kennis hiervoor niet in huis. Daarom beter dat ze aanhaken bij de grote partijen.

P6 ja Mooi model P7 ja De kracht van het maturity model is dat het een positief groeimodel is dat (veel) ruimte laat

voor de organisatie om inzicht te krijgen in de eigen processen, deze te beoordelen en te kunnen beoordelen waar de organisatie prioriteiten zou moeten leggen om digitale duurzaamheid te implementeren. De 15 elementen voldoende voor kleinere erfgoedinstellingen en geven goede handvaten om digitale duurzaamheid te kunnen implementeren in de organisatie.

P8 geen mening

P9 geen mening

P10 ja

Het model gaat uit van alle mogelijkheden, van ongeveer geen digitalisering tot zeer goed onderhouden en overdachte digitalisering. Ergens moet elke instelling dus wel zijn beginpunt kunnen zoeken en vinden en beseffen hoeveel stappen nog doorlopen moeten worden voor een ideaal eindpunt bereikt kan worden. Op basis van een dergelijk stappenplan kan elke organisatie zelf kijken hoe ver men met bepaalde onderdelen kan en moet gaan en wat daarin belangrijk is en minder belangrijk.

en die zijn beschreven in het volwassenheidsmodel na

toelichting Ja, mee eens. Maar het blijft een theoretisch model met aannames terwijl de praweerbarstig is. Ik vraag me wel af in hoeverre grote(re) erfgoedinstellingen omgaan metduurzame toegankelijkheid en hoe men zou 'scoren' op het volwassenheidsmodel van

mening goede mening te vormen overduurzaamheid. Onze insteek is ook wel iets anders omdat wij nauwelijks metmateriaal werken en over het algemeen alleen beeldmateriaal verwerken.

Ik heb de indruk van wel. Ik zou eerder zeggen te volledig dan onvolledig. Ik blijf mi(ook in het licht van nog onvoorziene ontwikkelingen) of het zinvol is om dezelfdcriteria te hanteren voor alle vormen van digitale objecten. Voor digital born materiaalvervangings digitalisering wel, voor andere soorten veel minder. En als gezegd, we hetot nu toe vooral ervari

Bijlagen xxv

vraag 2b Acht u het nastreven van niveau 3 uit het volwassenheidsmodel een realistische doelstelling voor de cultureel erfgoedinstellingen?

hting

overheidsinstelling) in Nederland op basis van de Archiefwet 1995 een

P2 ja Veel van de aspecten met name relevant voor niet‐beeldmateriaal, waar mijn expertise niet echt ligt. Als ik het betrek op beeldmateriaal lijkt de doelstelling realistisch.

P3 deels

n er niet aan te beginnen. De kracht van het stappenmodel moet dan zijn om daar ruimte voor te bieden. Dat zou

kader zou ook het thema ‘selectie’ iets meer nadruk mogen krijgen in

P4 ja Het aspect van ‘collaboration’ komt wat mij betreft hier wat uit de lucht vallen en ik zie ook niet helemaal hoe dat binnen deze context een rol dient te spelen. Afgezien daarvan een nastrevenswaardig niveau.

P5 Ja en nee. Ja zeker voor de grotere erfgoedinstellingen die een nationaal belang hebben en een nationale rol hebben (of zouden moeten hebben). En nee voor de kleinere erfgoedinstellingen. Hiervoor ontbreekt daar weer geld

code antwoord toelicP1 ja Jazeker maar dan moet een ergoedinstelling zo vroeg mogelijk worden

betrokken in het primaire besluitvormingsproces van de zorgdrager. Nu is dat niet het geval, een archiefdienst wacht rustig af wat de zorgdrager aanbiedt ter overbrenging. Bedenk daarbij ook dat elke zorgdrager (lees:

verplichting tot vernietiging heeft d.m.v. een selectielijst. Dus er wordt een selectie van het beschikbare materiaal aangeboden.

Ik denk dat de cultureel erfgoedsector zo divers is, dat het moeilijk is om algemene uitspraken van deze aard te doen. Vandaar dat de stappen ‘policy’ en ‘strategy’ zo belangrijk zijn (context en mandaag). Het kan heel legitiem zijn voor bepaalde instellingen om te besluite

in het artikel wat nadrukkelijker als optie benoemd kunnen worden: het digitale tijdperk kan leiden tot een nieuwe werkverdeling tussen instellingen, daar moeten ze goed over nadenken. In dit het artikel. Niet alles hoeft voor altijd bewaard te worden. Liever niet, zelfs. Dit zou een plek moeten krijgen in Deel A stap 1 – niet onder ‘keuze van het materiaal’ voor de eerste verbeteractie . Dat is een pragmatische.

deels

en kennis.

Bijlagen xxvi

P6 deels Nee (niet op korte termijn) / Ja (op langere termijn, > 5 jaar). Ik vind het stappenplan zoals het nu is opgesteld niet geschikt voor de kleine instellingen, omdat het onrealistische eisen stelt. Het biedt denk ik wel houvast voor middelgrote instellingen, maar zelfs daar heb ik twijfels. Ik vind dat het artikel

fase 1 (waar de meeste instellingen nu zitten) naar fase 2 verwaarloost. Die stap zou al een grote stap voorwaarts betekenen. De stap van fase 1 naar fase 2 komt niet voldoende uit de verf in het stappenmodel, vermoedelijk door een

ring van niveau 3. Zelfs de grote databeherende instellingen

eine

een realistische, maar ambitieuze doelstelling kunnen zijn.

P9 ja

ttleneck.

P10 ja

te veel ingaat op wat niveau drie inhoudt, en daarmee het groeimodel van

overwaardevoldoen in diverse opzichten nog niet aan dit niveau. Zie ook bijlage 2: daarzijn de fasen geheel uit beeld verdwenen, terwijl die m.i. cruciaal zijn voor de kleinere instellingen. Overigens zou ik het ook goed vinden als het artikel in zou gaan op wat verstaan wordt onder grote / middelgrote en klinstellingen, met name in termen van benodigde kennis en financiële middelen.

P7 ja “Ja”, moet worden geïnterpreteerd als een wenselijk ja. Op dit moment is stage 3 nog een zeer ambitieus niveau voor de meeste erfgoedinstellingen. Het zou wel

P8 ja We hebben niet zoveel keus. Op de een of andere manier ontkomen we er niet aan ervoor te zorgen dat we zover komen. Een en ander staat of valt met samenwerking. Individueel opereren kost teveel geld en maakt de risico’s op verlies alleen maar groter.

zelfs niveau 4 is goed denkbaar, ook voor kleine instellingen. Maar wel opvoorwaarde van samenwerking, shared services en standaardisatie van beheer. En daar zit vermoedelijk de bo

Erfgoedinstellingen kunnen niet meer voorbij aan digitalisering. Het bereikenvan niveau 3 lijkt me haalbaar, maar het zal wel niet zo gemakkelijk zijn om iedereen op dat niveau te krijgen. Daarvoor zal vanuit de organisatie gezorgdmoeten worden voor de randvoorwaarden en voor een redelijk gelijkvormig systeem binnen de organisatie.

Bijlagen xxvii

vraag 3 Het stappenmodel is opgebouwd ngspunt voor deze ordening is de mate wa co van verlies van digitale informatie. Da eit en de beschikbaarheid van standaard Onderschrijft u in grote lijnen de v

code antwoord toelichP1 Ja De elem d: het is en

blijft ee h model. Om te onderzoeken of dit model in de praktijk werkbaar is, zou een grootschalig empirisch onderzoek onder kleine Nederlandse erfgoedinstellingen kunnen worden gehouden.

n mening

Evenals

P3 Ja Met de geregeld moeten zijn – vaak onder verantwoording van een andere organisatie dan de erfgoed bij context

P4 Ja Er zit ee naar strategie

P6 ja Het con d ik minder. Er wordt veel tekst gewijd at nu werkeli Deel C, stap 1:

P7 nee De wijze waarop de 15 elementen zijn gekoppeld aan de 5 stadia zoals uitgeschreven in het stuk van Charles Dollar is naar mijn mening een betere ordening die meer & snel inzicht geeft waar de organisatie staat.

P8 geen mening

P9 geen mening

P10 ja Ik ben wel een leek, maar ik denk dat het opdelen van de "opdracht" in kleinere haalbare gehelen de beste oplossing is voor erfgoedinstellingen. OP die manier kunnen ze op eigen tempo beginnen en proberen toch op een redelijke termijn een hoger niveau te bereiken. Dat er ook naar veiligheid en gemak van toegang en opslag wordt gekeken, lijkt me zeer goed. Ook dat gebeurt, vind ik, volgens logische stappen. Ik kan de volgorde van het stappenplan onderschrijven.

door de vijftien elementen uit het volwassenheidsmodel te ordenen. Het uitgaarin het implementeren van een stap bijdraagt aan het verminderen van het risiarnaast is er rekening gehouden met de uitvoerbaarheid, de mate van complexitoplossingen. In bijlage 1 is gebruikte ordening van de elementen weergegeven.

olgorde waarin de vijftien elementen zijn geordend?

ting enten zijn zorgvuldig gekozen en logisch opgebouwd. Maar zoals gezegn theoretisc

P2 gee in antwoord 2a kan ik hier geen gefundeerde mening over hebben.

aantekening dat sommige zaken, zoals metadata, eigenlijk al bij productie

instelling. Ik zou dit toch even melden in het artikel, helemaal aan het begin, en mandaat.

n duidelijke opbouw in van bewustwording en beleidsformulering via inrichting en uitvoering....

P5 Ja

cept van het stappenplan is goed, de invulling vinaan wat *moet* gebeuren, maar er is niet voldoende realisme aanwezig over wjk gedaan *kan* worden door een kleinere instelling. Zie bijv. Deel B, stap 3 endeze hoge eisen zijn m.i. niet uit te voeren voor kleinere instellingen.

Bijlagen xxviii

vraag 4a

gewijs uit te bouwen naar een steeds hogere kwaliteit van duurzame toegang?

e woord P1 ja

ppelijk belang'. Het is ondoenlijk en praktisch onmogelijk om alle archieven

ook toegepast (d.m.v. een selectielijst), omdat anders de toegankelijkheid van het materiaal niet kan worden gewaarborgd.

P2 ja k t.

P3 ja r van het proces kan wat mij betreft nog niets meer de nadruk krijgen in het artikel. Het staat er wel, maar ik denk dat het enkele keren herhaald moet worden om echt te ‘landen’.

P5 ja

servation action daadwerkelijk als we die gaan uitvoeren? Het lijkt nu praktischer om 5 jaar vooruit te kijken, dat kunnen we bevatten en dus becijferen. Maar het blijft knagen omdat je verder

P6 ja P7 ja De overweging om het stappenmodel synchroon te laten lopen met beleidsplannen en

afschrijvingstermijnen is naar mijn mening een zeer zinvolle die ook voldoende ruimte biedt om vooruitgang te boeken dmv het stappenplan

P9 ja P10 ja

volg lijks meer bereikbaar is of niet meer te lezen. De oude

banden die in de UGent (zoals bij het Meertens instituut) aanwezig zijn worden op dit ogenblik gedigitaliseerd, maar het gaat heel traag omdat het geen apart project is en het werk tussendoor moet gebeuren. Om de vijfjaar controleren of men ze nog kan lezen of overbrengen op andere dragers lijkt me heel verstandig en hard nodig, alleen vrees ik dat het in de praktijk moeilijk wordt om dat te realiseren, zeker in instellingen met weinig capaciteit. Misschien moet de overheid voorzien dat er systemen blijven bestaan om oude bestanden te blijven omzetten tegen een kleine vergoeding. De kleinere erfgoedinstellingen hebben immers niet voldoende middelen om zelf te investeren in dergelijke systemen en wellicht ook niet de tijd om te zorgen dat oudere bestanden nu op tijd kunnen omgezet worden naar de huidige algemene standaarden. Op die manier zal veel materiaal op verouderde dragers blijven liggen en vergeten worden.

Het stappenmodel kiest voor een tijdshorizon van vijf jaar omdat dit ongeveer overeenkomt met een gemiddelde geldigheidsduur van beleidsplannen en afschrijvingstermijnen bij IT‐investeringen. Het stappenplan gaat daarbij echter ook uit van het voortdurend doorlopen van een cyclisch proces van verbeteren, er vinden dus regelmatig tussentijdse evaluaties en bijstellingen plaats. Biedt deze benadering van de tijdshorizon naar uw mening voldoende ruimte om staps

Cod ant toelichting Het is belangrijk om vooraf een keuze te maken welke collectie duurzaam toegankelijk wordt gehouden. Naast de 'beperking naar tijdshorizon' en 'materiaalsoort' wil ik daarom toevoegen 'maatschadigitale informatie duurzaam toegankelijk te houden. Deze keuze wordt bij analoge

Mits de juiste budgetten geregeld kunnen worden! Bij duurzame opslag hoort immers ooeen langdurend budge

Maar het cyclische karakte

P4 ja Tja, dat blijft moeilijk. Eigenlijk willen we verder vooruit plannen en ook verder vooruit wetenwat het allemaal gaat kosten. Daarvoor worden ook rekenmodellen ontwikkeld (zie LIFE project). Maar in de praktijk blijft het toch lastig rekenen. Wat kost nu een pre

vooruit moet denken als erfgoedinstelling.

Goed uitgangspunt

P8 ja

Door te benadrukken dat tussentijds geëvalueerd en bijgesteld moet worden wordt aan deverantwoordelijke duidelijk dat het hiermee niet ‘klaar’ is. Dat is denk ik een van de belangrijke elementen van digitale duurzaamheid: toegankelijkheid is nooit af onderschrijft P8 Dat lijkt me inderdaad ideaal. Op de universiteit heb ik het meegemaakt dat onze eerste digitale bestanden op floppy's nooit zijn overgebracht naar andere dragers, met als gedat het materiaal nu niet/nauwe

Bijlagen xxix

Vraag 4b

Het stappenmodel adviseert de erfgoedinstelling om de zorg in eerste instantie te richten op materiaal dat udige digitale representatie heeft, in eigen huis geproduceerd wordt en waar geen bijzondere

ning voldoende groeiperspectief om stapsgewijs uit te bouwen naar uurzame toegang tot een steeds breder scala aan digitaal erfgoedmateriaal ?

code antwoord toelichting P1 ja

en op “eenvoudig” materiaal kan leiden tot een te eenvoudige

P3 ja als born digital, dat nu m.i. iets te vluchtig de

revue passeert.

P4 deels Lijkt realistisch, maar in de praktijk zijn veel instellingen al in het bezit van een

geproduceerd. Bij een ‘blanco’ situatie een redelijk advies, waarbij het ‘in eigen huis geproduceerd’ wat mij betreft niet zo relevant

P5 nee dat CAD tekeningen gearchiveerd dienen te

Zoals je weet verschillen we van mening over welke prioriteit welk materiaal

s

P9 deels

een eenvoomstandigheden spelen op het gebied van rechten of ethische normen. Het materiaal zonder fysieke drager voorrang krijgt hierbij voorrang. Biedt deze benadering naar uw med

P2 nee Het toespitsvoorstelling van zaken en de bijbehorende gekozen oplossing. Het is nog maar de vraag of een dergelijke oplossing zicht laat opschalen tot “ingewikkeld” materiaal.

Maar benadruk ook hier iets meer dat dit het begin is, en dat andere categorieën moeten volgen – zo

verscheidenheid aan digitaal materiaal, op verschillende manieren met verschillende doeleinden

is.

De praktijk is dat we websites archiveren. Deze zijn complex. De praktijk van erfgoedinstellingen isandere

worden. we kunnen ons dus niet richten op de minder complexe materialen. Wel zou born digital voorrang moeten krijgen als er echt geen fysieke equivalent is. Maar dat ook niet zomaar. Van belang is het dat waarden en risico’s van collecties in kaart gebracht worden. er moet een waardestellend kader geïntroduceerd worden waarin de waarde van een collectie gemeten kan worden. vervolgens kan er een risico inventarisatie uitgevoerd worden daarop.

P6 ja Persoonlijk zou ik ook graag zien dat de metadatasystemen (databases) in een vroeg stadium in het duurzaamheidsbeleid worden meegenomen.

P7 neemoet krijgen. Het groeiperspectief zal afhangen van de collectie van instelling.

Voor gedigitaliseerd materiaal zonder wettelijke archieffunctie lijkt me dit een P8 deelgoed uitgangspunt. Ook om betrokkenen de gelegenheid te geven te leren omgaan met dit materiaal. Het kan echter de duurzame opslag van archief in de zin van de wet niet vervangen en de indruk dat dit wel zou kunnen, moet vermeden worden.

Een mooi groeiscenario is zo zeer wel mogelijk. Ik vraag me wel af waar dit groeiscenario stopt voor kleine instellingen. Op den duur is er wellicht te weinig capaciteit om door te groeien naar niveau 3. Het zou misschien niet het enige groeiperspectief moeten zijn.

Bijlagen xxx

P10 ja Materiaal dat toch voor handen is zal de eerste vijf jaar ook nog niet verdwijnen, toch moet er rekening mee gehouden worden dat ook dergelijke analoge

het begint, maar om alles in gedigitaliseerde vorm om te zetten en te

bewaren, zal voor vele kleinere instellingen toch een onbereikbare kaart blijven, , en

aringsprocedures

bronnen verloren kunnen gaan of verouderen en daardoor vergeten, we moeten dus niet alleen focussen op materiaal waarvan geen fysieke drager beschikbaar is. Het biedt zeker voldoende groeiperspectief, denk ik, omdat laagdrempelig

tenzij de evolutie zo snel gaat dat digitaliseren een fluitje van een cent wordtdan nog zal er moeten nagedacht worden over de bew

Bijlagen xxxi

vraag 5 In deel A van het stappenp urzame toegang tot het digitale er egang met zich meebrengt moet ze maken welke rol zij wil en Verwacht u, op grond van uw kennis van de sector, dat cultureel erfgoedinstellingen in de komende jaren in staat zullen zijn om dergelijke fundamentele, strategische keuzes te maken?

code antwoord toelichting P1 nee Kleine erfgoedinstellingen ontberen kennis, kunde en middelen voor duurzame

toegankelijkheid. Daarom moet men de krachten bundelen en bereidheid tot verregaande samenwerking en kennisdeling. Dat is de enige manier om te kunnen overleven in het digtale tijdperk, versnippering te voorkomen en het digitale erfgoed veilig te stellen.

P2 ja Het besef dat gedigitaliseerd materiaal niet uitsluitend op een DVD'tje kan worden opgeslagen lijkt behoorlijk doorgedrongen te zijn tot onze klantenkring. Dat het daarbij logisch is dat opslag ook geld kost, wekt ook weinig verbazing binnen organisaties. Ik denk wel dat in dit kader veel praktijken die vanzelfsprekend lijken te zijn door de geleverde kwaliteit , expliciet gemaakt moeten worden.

P3 geen mening kan ik vanuit mijn positie niet goed inschatten P4 deels Sommige. Archieven hebben geen keus. Op bepaalde terreinen zullen ze deze rol

wel moeten spelen.

P5 geen mening Moeilijk. Dat moet gedragen worden door de overheid. Grote instellingen moeten samenwerken hierin.

P6 ja Met enige aarzeling. DEN heeft de afgelopen jaren flink gestuurd op het opstellen van informatieplannen. Wat jij in deel A beschrijft komt voor een heel groot deel overeen met onze aanbevelingen voor een informatieplan (dat wordt noem je overigens niet, helaas). Een informatieplan bestaat uit drie delen: een informatiebeleidsplan, een digitaliseringsplan en een duurzaamheidsplan. Zie ons themadossier hierover op www.den.nl. Er zijn inmiddels zo'n 125 Nederlandse erfgoedinstellingen met een informatieplan (meestal gefinancierd uit Digitaliseren met beleid). De instellingen zijn verplicht het informatieplan bij ons te evalueren. Zonder uitzondering zijn de instellingen zeer blij deze exercitie gedaan te hebben. Het duurzaamheidsplan is bij de meesten nog niet heel goed uitgewerkt, maar er is wel een goede start gemaakt. Overigens verzamelen wij alle informatieplannen, dus als je die duurzaamheidsplannen eens wilt inzien...

P7 ja Met reserve. Als een organisatie zichzelf deze vragen gaat stellen en ze vastlegt in beleidsplannen en mandaat is de eerste stap gezet naar groei en ontwikkeling van digitale duurzaamheid. Dit vergt wel investering van de instellingen om die gefundeerde en fundamentele keuzes te kunnen maken. Of dit laatste op grote schaal binnen de komende 5 jaar zal gebeuren, betwijfel ik.

P8 ja Ik denk dat archiefdiensten, in deze geholpen door een nationaal initiatief dat op dit moment van de grond wordt getild inderdaad in staat zullen worden gesteld dergelijke keuzes te maken. Voor andere erfgoedinstellingen zal iets soortgelijks georganiseerd moeten worden omdat de investeringen in infrastructuur en kennis te hoog zijn.

lan staat de rol centraal die de organisatie kan en wil spelen ten aanzien van dufgoed. Vanwege de grote verantwoordelijkheid en verplichtingen die duurzame to de organisatie op basis van voldoende mandaat en draagvlak een strategische keu kan spelen. Zie ook hoofdstuk 6, pagina 18 en verder.

Bijlagen xxxii

P9 nee Zeker bij kleine instellingen zal de keuze niet fundamenteel en strategisch zijn, maar ad hoc. Men heeft te veel energie nodig om het hoofd boven water te houden, om hier structureel tijd en capaciteit voor vrij te maken. Als men kan meeliften met een groter, bijvoorbeeld landelijk, project, dan is er een kans dat men meegaat.

veel moeilijker zijn. Iedereen

mt moeten gebeuren. Ik denk dat niet elke

individuele medewerker dit kan en/of wil. De ene keer wegens tijdsgebrek, de andere keer omdat de capaciteiten hiervoor niet voldoende aanwezig zijn. Dus zelfs

elling regels bedenken en een stappenplan opmaken, dan nog is de

P10 deels Elke erfgoedinstelling op zich zal wellicht wel een aantal strategische keuzes moetenmaken de volgende jaren omdat er niet aan te ontsnappen is, maar die vele kleinereerfgoedinstellingen op een lijn krijgen zal wellichtdenkt immers dat wat hij doet beter is dan wat een ander doet. En je hebt de individuele medewerkers die ervoor zullen moeten zorgen dat er een overzicht kovan wat er is en in welke volgorde dingen

al zal de instvraag of het bij iedere individuele medewerker opgepakt wordt.

Bijlagen xxxiii

vraag 6 Bij het inrichten van het stappenmodel is nadrukkelijk gezocht naar mogelijkheden voor het opsplitsen

het probl digitale duurzaamheid.aan kun rschillende o

digitale objecten, beschreven inOnderwerpen als backups, bevehoren thuis bij reguliere IT‐behevan ITIL (een een referentiekadewordt dan ook voor het merendstandaard dienstverlening van Onderschrijft u deze visie?

code antwoord toelichting ja Ja, mits men ook hier weer intensief samenwerkt en niet probeert zelf het

wiel uit te vinden. Er is nog een wereld te winnen in het Zeeuwse erfgoedlandschap. Als men niet tijdig gaat samenwerken, dan voorzie ik dat sommige erfgoedinstellingen op termijn moeten sluiten.

P2 ja Ik denk dat de groep waarvoor dit stappenplan ontwikkelt is, moeilijk in staat zal zijn om zelf zorg te dragen voor een goede technische infrastructuur en dus al snel bij een IT partner zal aankloppen. Denk ook aan de archieven die “verplicht” zijn om hun IT infrastructuur bij de gemeente af te nemen en regelmatig op een blok zullen stuiten met hun specifieke opslagbehoefte.

P3 ja Helemaal mee eens en belangrijk om te melden! P4 ja Ondanks de overvloed aan leveranciers met dergelijke producten en

dienstverlening is het niet altijd eenvoudig om een keuze te maken resp. een leverancier te vinden die ‘past’. Daarnaast vind ik de afhankelijkheid van leveranciers die in de sector hier en daar bestaat nogal dubieus.

P5 ja P6 ja Digitale duurzaamheid vergt specialistische kennis. Maar we moeten niet

over het hoofd zien dat heel veel kleine instellingen hun collectieregistratie in Word, Access, Excel, Cardbox of andere PC‐software uitvoeren. Daar is dus geen IT‐infrastructuur aanwezig waar ITIL als norm kan gelden. Zie ook de opmerking hierboven dat de te grote focus op niveau 3 ervoor zorgt dat de bescheiden stap van niveau 1 naar niveau 2 onderbelicht blijft, wat het realistische karakter van het stappenplan ondermijnt.

P7 nee Bij deze wil ik een nuancering aanbrengen. Ik ben met je eens dat veel zaken als een generiek IT‐probleem kunnen worden gezien. Maar duurzame toegankelijkheid gaat verder dan de standaard IT‐processen (maar dat is in de hogere niveau’s). ITIL (ed) is zeker een goed middel om goede beheersafspraken te maken en grip te krijgen op de processen. Maar het uitbesteden aan ICT‐afdeling of externe bedrijven ontslaat erfgoedinstellingen niet van hun verplichting om de eindregie en kwaliteitscontroles te moeten voeren. Ook stap 2: inventariseren valt waarschijnlijk buiten de methodieken als ITIL. Dus vandaar de nuancering.

P8 nee De verantwoordelijkheid voor de objecten blijft te allen tijde bij de beheerder. Inhoudelijk is hij degene die er verstand van heeft, en dat kan niet aan IT‐leveranciers worden uitbesteed.

van ontst

eem vannen ve

Voor de verschillende deelgebieden die op die manier plossingsrichtingen worden gekozen. Zo wordt het borgen van de deel B, met name beschouwd als een generiek IT‐probleem. iliging, vervanging van hardware en software, en capaciteitsbeheer er taken die bijvoorbeeld benaderd kunnen worden van uit de optiek r voor het inrichten van de beheerprocessen). In het stappenplan eel van de stappen in deel B een beroep gedaan kan worden op IT‐leveranciers in de markt. Zie ook hoofdstuk 7, pagina 20 en verder.

P1

Bijlagen xxxiv

P9 nee gezien mijn ervaringen met IT‐organisaties, zou ik dit nooit enkel en alleen als IT‐beheer beschouwen. Vervanging van hard‐ en software, bijvoorbeeld, kan onmiddellijke gevolgen hebben voor het gedrag (en dus de representatie) van een digitaal object. Welke onderdelen van het gedrag

soort langetermijn problematiek. Die willen vooral snel wat wegzetten, fst met jaarlijks te betalen licenties. Zelfs leveranciers als Netapp hebben

in mijn opinie een belabberd kennis‐ en kundeniveau op dit punt.

de individuele werknemers zich moeten of kunnen houden.

onaangetast moeten blijven, is eveneens een zaak van de eigenaar. Aangezien van tevoren niet te voorzien is welke upgrades plaats gaan vinden – en dus wat de effecten op het gedrag zijn – moet steeds de eigenaar/deskundige geraadpleegd worden. Het feit dat iets een horizon van 5 jaar heeft, wil niet zeggen dat je niet moet nadenken over wat er na de 5 jaar kan gebeuren. En dat zie ik – met mijn beperkte kennis van de normen – maar zeer beperkt terug in ITIL enBiSL e.d. In mijn optiek zijn IT‐leveranciers al helemaal niet geïnteresseerd in dat

lie

P10 ja Inhuren van dergelijke goed geïnformeerde mensen kost wellicht veel minder dan eigen werknemers of klanten het werk te laten doen. En als dat ICT'ers zijn lijkt me dat zeer verstandig. Zij kunnen bijspringen waar nodig en controleren, zij kunnen de systemen opzetten waaraan

Bijlagen xxxv

vraag 7 Het derde deel van het sta dt vooral aandacht besteed aan het belang va oleren en actueel houden van alle opgeslag steld dat huidige collectie beheersystemen uwelijks mogelijkheden bieden voor het toevoegen van de metada ing tussen object en metadata. Zie ook hoofds Welke van de onderstaan gsrichting acht u de meest succesvolle?: a. afwachten tot de markb. sturing door landelijke c. inrichten van een landed. binnen de sector ontwike. niets doen want het is geen probleem Ja / Nee

code a b P1 nee nee P2 ja ja , geloof ik in de

d zijn als er een landelijke certificering komt, MITS die aansluit bij de doelgroep die dit stappenplan voor ogen heeft. Dit dwingt alle leveranciers om duurzaam met het door haar beheerde erfgoed om te gaan en geeft een meetbaar kwaliteitsinstrument waarmee een marktpartij zich ook kan onderscheiden van de concurrent. Het inrichten van landelijke of regionale infrastructuren zal leiden tot kolossale systemen die in de praktijk niet beheersbaar zullen blijken te zijn.

P3 ja ja ja ja nee Ik denk dat we te maken krijgen met een hybride situatie, waarin het heil niet van één kant zal komen, maar een diversiteit aan oplossingen (hopelijk!) beschikbaar zal zijn voor een diversiteit aan vragen/problemen.

P4 nee ja ja ja nee Door dit van de markt te laten afhangen vergroot je je afhankelijkheid (al worden er open formaten gebruikt). M.i. is het ontwikkelen van eigen instrumenten binnen de sector, met voldoende blik en afstemming er buiten, en gedragen door grotere infrastructuren de beste optie.

P5 nee ja ja ja nee P6 ja ja ja ja nee Ik heb meerdere opties met ja beantwoord, omdat er nog niet een

eenduidige oplossing in het verschiet ligt.

P7 ja nee ja ja nee Deze vraag is lastig te beantwoorden, omdat de oplossingsrichtingen oplossingsrichtingen zijn voor verschillende problemen en niet alleen voor het boven beschreven metadatabeheer. Antwoord a is bijv. noodzakelijk voor met metadatabeheer omdat oplossingen geïmplementeerd zullen moeten worden in de meest gangbare collectiebeschrijvingssystemen. B. is een traject dat de komende jaren niet van de grond zal komen. C. Op dit moment heb ik zelf mijn hoop enigszins gevestigd op deze combinatie. Het ontwikkelen van regionale infrastructuur die kan aansluiten op landelijke infrastructuur. De archiefsector is het meest vergevorderd. D. Dit zal noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld voor metadata en persisent identifiers. E. NEE, spreekt voor zich!

ppenplan richt zich op het bieden van duurzame toegang. In dit deel worn de juiste metadata, de juiste formaat keuze en het voortdurend contren informatie. Bij de bespreking van het metadatabeheer wordt vastgedie in gebruik zijn bij de erfgoedinstellingen nata voor duurzame toegang en voor het creëren van een duurzame koppeltuk 8, pagina 24 en verder.

de oplossint dit op pakt Ja / Nee of koepel organisatie bijv. door certificering Ja / Nee lijke of regionale infrastructuren Ja / Nee kelen van eigen instrumenten Ja / Nee

c d e toelichting ja ja nee nee nee nee Wellicht enigszins gekleurd door commerciële belangen

markt. Het zou wel heel goe

Bijlagen xxxvi

P8 nee ja ja ja nee Voor de archieven is afwachten geen optie. Er moet landelijke infrastructuur worden ingericht en de sector moet, evt in samenwerking met marktpartijen komen tot eigen instrumenten die vervolgens via de koepelorganisatie(s) worden geïmplementeerd.

ividu.

erheid dus stuurt door certificering of door landelijk iets voor te stellen, vind ik dat een goed idee, maar ik zou de erfgoedinstellingen dan

achten, tenzij het heel duidelijk blijkt dat korte termijn in orde komt. Het zelf ontwikkelen van standaarden die

ander systeem lijkt me het beste.

P9 nee ja ja ja nee onderschrijft P8 P10 nee ja ja ja nee Een getrapte werking lijkt me ideaal. Landelijk wil men iets, door het

aanbieden aan de lagere komt het systeem gemakkelijker bij het indDe ene vertelt het ahw door aan de andere. Als de ov

niet aanbevelen dat ze moeten whet opaangepast kunnen worden aan een

Bijlagen xxxvii

vraag 8 ander be rijk duurzaam bepalen van een strategie voor migratie en latie om ev vo va h eringen tegen te gaan. Het migreren naar of eren va fo te jn

toegankelijkheid. Tegelijkertijd is de aanleidide technologische ontwikkelingen. Zie ook h er. Ziet u in dit verband een rol weggelegd voorom te adviseren over de te ondernemen actiZo ja, welke organisatie(s) zouden deze rol o

code antwoord toelichting P1 ja Nationaal samenwerkingsverband tussen Nationaal Archief, Koninklijke Bibliotheek, GA

Rotterdam, GA Amsterdam en grote commerciële partners nemen het voortouw vanwege aanwezige know‐how. Internationaal samenwerkingsverband (vergelijkbaar met Planets maar dan groter) en samen zoeken naar organisatorische‐ en technologische oplossingen. Want internationaal probleem en niet beperkt tot landsgrenzen.

P2 ja Het zou heel goed zijn als voor elk denkbare digitale informatie een standaard beschikbaar is gegeven de huidige stand de techniek. Voor digitaal beeldmateriaal zal dit niet zo'n vaart lopen, hier zijn bestandsformaten redelijk permanent gebleken. Het lijkt mij wel redudant om hier iets binnen Nederland voor op te zetten. Het PRONOM (http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM) project lijkt goed aan te sluiten bij wat hier gevraagd wordt.

P3 ja Technology watch is bij uitstek een taak om gezamenlijk op te pakken. De NCDD zou een goed platform zijn om de kennis uit de verschillende sectoren bij elkaar te brengen. Wellicht ligt hier ook een rol voor DEN.

P4 ja Dit aspect is volstrekt niet door kleinere instellingen uit te voeren. Naar mijn idee zouden er één of meer landelijke organisaties hier zorg voor moeten dragen (dus niet alleen adviseren). Dit kunnen ook samenwerkingsverbanden zijn. Voor het archiefwezen kan het consortium rond het Nat. Archief hier een rol bij spelen.

P5 ja NCDD en grotere erfgoedinstellingen. Ook vanuit de overheid verwacht ik wel iets hierin.

P6 ja Europeana gaat een technology watch uitvoeren, met name met het oog op zoekservices, maar dat hangt natuurlijk deels samen met digitale duurzaamheid. Het ligt het meest voor de hand dat de internationale koplopers met doorontwikkelde e‐depots dit oppakken.

P7 ja Technology watch is noodzakelijk. Dit zou moeten worden gedaan door de grote landelijke partners (de NCDD‐leden) die gekwalificeerd personeel om deze taak uit te voeren. De technology watch moet zo breed mogelijk worden gecommuniceerd en verspreid door bijv. Bureau NCDD in samenwerking met andere partijen zoals DEN.

P8 ja In de plannen voor een gemeenschappelijke e‐depotvoorziening voor het archiefwezen is een technology watch opgenomen.

Eenemu

lang de ne

onderwerpgati

voorlgen

beheren is hetnologische verande ge n tec

uitfas n bepaald rma n zi ingrijpende keuzes met mogelijk verstrekkende gevolgen voor de duurzame ng die een dergelijke actie nodig maakt vaak juist erg algemeen zoals oofdstuk 8 , deel C –stap 3, pagina 28 en verd

een landelijk of internationaal samenwerkingsverband of organisatie es als gevolg van technologische veranderingen (‘technology watch’)? p zich moeten nemen?

Bijlagen xxxviii

P9 ja gezien de omvang van het kennisgebied en de snelheid waarmee de technische omgeving verandert is bundeling en centrering van kennis een absolute noodzaak. Op voorwaarde dat deze kennis ook weer direct en vrijelijk beschikbaar wordt gesteld, al dan niet voorzien van een advies. Deze rol moet vooral liggen bij grote, stabiele

um zou komen voor dergelijke moeilijke vragen Als er een waarschuwing komt, is men zich meer bewust

ckup is. Dat gebeurt vaker op thuiscomputers dan in werksituaties, maar velen werken ook thuis verder aan hun teksten enz. Vaak worden de laatste versies dan weer niet teruggebracht op de wekcomputer waardoor er verschillende versies van een zelfde bestand bestaan.

organisaties die mensen (en dus de kennis) kunnen vasthouden en voldoende capaciteit kunnen vrijmaken om de functie in stand te houden.

P10 ja Het zou fantastisch zijn als er ergens een probleemoplossend centr

van de negatieve kanten van opslag enz. de meesten zijn immers vrij slordig in het opslaan van hun digitaal materiaal, omdat men zich te weinig bewust is van virussen, crash van een computer waarvan geen ba

Bijlagen xxxix

vraag 9 Het stappenmodel is geric n eerder gemaakt keuze geëvaluee opnieuw beoordeeld moet worden op hun meerwaarde voor de organisatie. Maar ook voor elke nieuwe materiaalsoort, voor elke nieuwe collectie, voor elke nieuwe doelgroep zou het stappenplan weer doorlopen moeten worden.

Denkt u dat het stappenmerfgoedinstellingen om ee

code antwoord P1 ja zijn

nderingen in het werkveld. Alleen dan biedt het stappenplan voor kleine erfgoedinstellingen een houvast bij duurzame toegankelijkheid.

P2 ja Uitgaande van de geschiktheid van het model zie ik niet in waarom dit model niet bruikbaar zou zijn in een continu proces.

P3 deels Zoals hierboven al gemeld ben ik van mening dat het iteratieve karakter in het artikel wat meer nadruk zou mogen krijgen. Dat is immers de boodschap die moet ‘landen’.

P4 nee Dit geldt niet specifiek voor dit model, maar in zijn algemeenheid voor dergelijke modellen. Er is een organisatiebrede infrastructuur nodig die met enige regelmaat geëvalueerd moet worden

P5 nee Ik verwacht toch dat dit iets te moeilijk is en erfgoedinstellingen allemaal hun eigen specifieke problemen hebben. Maar het is een begin. Daarop moeten we verder bouwen.

P6 ja Met aarzeling. De hele aanpak van DEN om kwaliteitszorg voor digitalisering te vergroten is gericht op verstekring van de cyclische aanpak. Maar zie je opmerking op p. 11 dat dit voor veel instellingen een brug te ver lijkt. Als dat werkelijk zo is, dan geldt dat dus net zo goed voor jouw stappenplan.

P7 ja Omdat ik geoefend ben te denken vanuit het model van DEN en het cyclische aspect daar met name in de toepassing van de kwaliteitscyclus/Deming cycle is ingepast, zie ik het cyclische aspect minder goed terug in dit model. Het maturity model is een model dat op langere termijn cyclischer/werkbaarder is, omdat dat model de verschillende groeiniveau’s al voorgedefineerd heeft en het makkelijker is om als organisatie prioriteiten te stellen. Het stappenmodel heeft geprobeerd handvaten te bieden om aan de slag te gaan en dat is de grote verdienste. Of het in de praktijk makkelijk te implementeren zal zijn, zal in de toekomst moeten blijken.

P8 ja Zeker voor de eerste periode waarin er nog erg veel gedaan moet worden aan bewustwording, kennisvermeerdering en opbouw van de benodigde interne infrastructuur.

P9 ja het zou interessant zijn om (op den duur) in het stappenmodel per sector op te nemen wanneer ze kunnen aansluiten op een landelijke voorziening. Dit kan stimulerend werken om zo snel mogelijk een bepaald niveau te bereiken. Voorbeeld: om als archiefdienst aan te sluiten bij de landelijke e‐depot voorziening, moeten de eerste 2 stappen afgerond zijn en 2 elementen van de 3e stap. Door aansluiting bij deze voorziening, worden in één keer bijna alle elementen van stap 3 geïmplementeerd en enkele van stap 4.

P10 ja als er voldoende geld en motivatie is

ht op het gang brengen van een proces van continu verbeteren. Periodiek moeterd worden en nieuwe mogelijkheden in de markt of de omgeving

odel in de huidige vorm bruikbaar voldoende aanknopingspunten voor een n dergelijke kwaliteitscirkel in te richten?

toelichting Ja, mits het stappenplan een dynamisch product is. Tussentijdse aanpassingenmogelijk waardoor vrij snel kan worden ingespeeld op de vera

Bijlagen xl

Bijlagen xli

ontwikkeling van eleid op een van de volgende beleidsterreinen:

c. digitale duurzaamheidsbeleid Ja / Nee d. IT‐ beleidsplan Ja / Nee

code a b c dP1 ja ja ja ja

elijk relevante metadata, in een

want ik vermoed dat vele kleine erfgoedinstellingen geen expertise noch de

P2 ja ja ja jaezenlijk belang is voor elke organisatie. Ik denk echter wel dat het

ja ja jaja ja ja

P5 ja ja deels n P6 ja ja ja ja

P7 ja ja ja ja

dragen en DE BASIS duurzaamheid geeft daar ook voorzetten voor. Al gaat dit model veel dieper.

P8 ja ja ja jaP9 ja ja ja ja ft P8

ja ja ja

de organisatie op de hoogte moet zijn. Tussentijdse controles door IT'ers of een verantwoordelijke lijken

e.

vraag 10Het stappenmodel is bedoeld als hulpmiddel bij het maken van strategische keuzes voor duurzame toegang tot digitale informatie. Verwacht u dat dit onderdelen van dit stappenmodel voor de doelgroep bruikbaar is voor bij deba. organisatiebeleid Ja / Nee b. informatiebeleid Ja / Nee

toelichting Duurzame toegankelijkheid begint bij de bron dus bij de zorgdrager. Dat

betekent het vastleggen van zoveel mogstabiele en gecontroleerde omgeving. Zodra digitale informatie wordt overgedragen aan een erfgoedinstelling, is het noodzakelijk dat duurzame toegankelijkheid gewaarborgd blijft. Dit kan alleen als het organisatiebeleid, het informatiebeleid, het digitale duurzaamheidsbeleid én het IT‐beleidsplan naadloos op elkaar zijn afgestemd. Het is een nobel streven

tijd hebben om deze vier noodzakelijk peilers in hun organisatie in te bedden.

Ik denk dat elk model zal bijdragen aan het besef dat digitale duurzaamheid van wmodel nog concreter mag: “bij het handje nemen” dus. Er blijft veel ruimte over waar erfgoedinstellingen toch mee zullen moeten worstelen om daadwerkelijk te kunnen spreken van digitale duurzaamheid.

P3 P4

ja ja

ee Maar opnieuw: voor de grotere erfgoedinstellingen Met de kanttekening dat ik dit eerder vind gelden voor de middelgrote

instellingen dan voor de kleinere.

Ja, ik denk dat het stappenplan, maar met name de toelichting goede handvaten geeft om goede beleidskeuzes te maken , die moeten worden vastgelegd in resp. A, B, C & D. Dit is beleid dat door DEN al jaren wordt uitge

Lijkt me een open deur onderschrij

P10 ja Ja, bij dergelijke operaties moet er eerst en vooral vanuit de organisatie meegedacht worden , maar zij moeten de opdracht doorgeven aan andere verantwoordelijken van IT enz. Vooral de IT'ers zullen aan de individuelepersonen in de organisatie duidelijk moeten maken hoe ze digitaal materiaal moeten opslaan en toegankelijk maken. Als iedereen weet welke informatie minimaal nodig is, kan dit voor het digitale duurzaamheidsbeleid een goede start zijn. Het is immers ook een kwestie van afspraken en gewoontes, waarvan elk onderdeel van

daarbij zeker geen overbodige lux

stapsgewijs naar duurzame toegang

Documents