steinkjer og verran · føringer og anbefalinger fra staten og ks er oppsummert i fire sentrale...

STEINKJER OG VERRAN Sluttrapport fra DigInn-prosjektet

April 2018

PA Regional Office:

PA Consulting Group

Verkstedveien 1

PO Box 150,Skøyen

0212 Oslo

Tel: +47 67 58 67 58

www.paconsulting.com

Versjon nr.: 2.0

Utarbeidet av: Kirsti Kierulf, Joachim Johansen og Grete K.- Berg Dokumentreferanse:

1

Digitalisering av kommunesektoren vil gå raskere og stille krav til økt effektivitet i årene fremover. På

samme måte som vi ikke lenger kan tenke oss å møte opp på et reisebyrå for å kjøpe en flybillett,

forventer innbyggerne å nå kommunen på internett og med smarttelefoner. Næringslivet vil tiltrekkes

kommuner som gjør det administrative enklere og etablere og drive sin virksomhet i kommunen.

Ansatte vil tiltrekkes av kommuner som tilbyr gode og enklere arbeidsverktøy.

Andelen innbyggere med behov for omsorg vil øke raskt de neste fem årene. Den raskt voksende

gruppen eldre har høyere digitale ferdigheter enn før. Elever i skolen har sammensatte behov, og i

takt med økte krav til dokumenterte læringsmål og resultater må klasserommet utvides med

undervisning støttet av digitale verktøy.

På nasjonalt nivå beskriver Stortingsmelding 27 Digital Agenda tydelig hvordan kommunen må innføre

digitalt førstevalg og digitalisere virksomhetene i kommunen. De neste årene vil nasjonale løsninger

bli gjort tilgjengelig i alle sektorer i et høyt tempo. Kommunens lokale løsninger må tilpasses og

integreres til det nasjonale for å sikre digitale løsninger rundt innbygger og næringsliv uavhengig av

forvaltningsnivå.

De økte kravene til en digital kommune kan vanskelig gjennomføres uten høyere investeringer og

større IKT-miljøer som kan tiltrekke seg kompetanse og har en forhandlingsposisjon ovenfor

leverandører. Store IKT-miljøer som betjener flere kommuner er også foretrukket som

samarbeidspartner med de statlige digitaliseringsprogrammene. Det anbefales å styrke Inn-Trøndelag

IKT med ressurser og oppgaver de neste årene. Organisasjonen må utvides med å inkludere formelle

oppgaver gjennom et formelt nettverk med forvaltning og utvikling av digitale løsninger for

kommunene i samarbeidet.

Porteføljestyring av digitaliseringsprosjekter blir viktig for prioritering og gevinstrealisering.

Kommunens handlingsplaner må oppdateres med de digitale prosjektene. Det må investeres

tilstrekkelig etter en prioriteringsplan på tvers av sektorer og kommuner for å kunne ta ut gevinstene

ved effektivisering gjennom økt selvbetjening for innbyggere og næringsliv.

Kommuneøkonomien vil bli krevende fremover, og digitaliseringsløftet har behov for en robust

finansieringsmodell. Dette vil kreve et systematisk arbeid fra investering til gevinstrealisering på tvers

av sektorer og kommuner og over flere år. Gjennom samarbeidet kan kommunene bruke hverandres

styrker til å lansere gode digitale løsninger. Det forutsetter:

- Enighet om bruk av samme applikasjoner for samme behov.

- Et løpende arbeid om informasjonen rundt innbygger og næringsliv på tvers av

kommunegrenser.

- Ledelsesbeslutning om organisasjonsutvikling som stiller krav til bruk av digitale verktøy, og

en ledelse som selv går foran, for eksempel gjennom utstrakt bruk av digitale møteplasser.

- Effektivisering av virksomheten ved bruk av digitale verktøy.

- Tilrettelegging for selvbetjening for innbygger og næringsliv gjennom digitale dialoger og

digitale hjelpemidler i ulike sektorer.

- Handlingsplaner som inkludere digitaliseringsprosjekter med gevinstplaner.

Det blir krevende år fremover. Endringsarbeidet for kommunene er stort, da det har vært en betydelig

underinvestering i digitale verktøy i mange år, og virksomhetssiden i kommunene tar ikke tilstrekkelig

ansvar for digitaliseringen.

Kommunene i Inn-Trøndelag vil ikke lykkes om dette ikke endrer seg. Ledere på virksomhetssiden må

ta ansvar for digitaliseringen av sine arbeidsprosesser, endring av ansattes atferd og ferdigheter, og

SAMMENDRAG

2

sikre gevinstrealisering fra iverksatte tiltak. Investeringsholdningen knyttet til IKT må endre seg fra å

spare seg til fant til å investere seg til rikdom.

Mulighetene for samarbeidet er stort og første spadetak er tatt med DigInn-prosjektet.

3

INNHOLD

SAMMENDRAG 1

1 BAKGRUNN OG METODE 5

1.1 Bakgrunn 5

1.2 Metode 5

2 DIGITALISERING I NORSKE KOMMUNER 7

2.1 Sentrale føringer 7

2.2 Sentrale trender 8

2.3 Hvordan trendene påvirker IKT-funksjonen 8

2.4 Råd til kommuner som slår seg sammen 10

2.5 Nye Steinkjer kommune 11

3 BEHOV, UTFORDRINGER OG FØRINGER PER SEKTOR 12

3.1 Helse og omsorg 12

3.2 Skole og oppvekst 19

3.3 Teknisk 25

3.4 Tverrsektorielt 29

4 MÅLBILDER FOR DIGITALISERING 33

4.1 Digital Visjon 33

4.2 Digital Ambisjon 2022 33

4.3 Målbilder for sektorer 33

4.4 Tverrfaglig 40

5 KONSEKVENSER FOR FAGSYSTEMER 42

5.1 Metode 42

5.2 Helse og Omsorg 43


5.4 Teknisk sektor inkludert landbruk 51

5.5 Tverrfaglig sektor 55

6 ORGANISATORISKE KONSEKVENSER 59

6.1 Dagens organisering av digitaliseringsarbeidet 59

6.2 Beste praksis organisering av digitaliseringsarbeid 63

6.3 Anbefaling til fremtidig organisering 70

7 ANBEFALTE TILTAK OG PLANER 78

7.1 Veikart for digitalisering 78

4

7.2 Helse og omsorg 79


7.4 Teknisk Sektor og Landbruk 91

7.5 Tverrfaglig 95

5

1.1 Bakgrunn

Steinkjer og Verran er besluttet sammenslått til nye Steinkjer kommune fra 1.1.2020. Dagens IKT for

begge kommuner løses i Inn-Trøndelag IKT hvor Inderøy kommune også deltar. Snåsa kommune er i

dag deltaker i IKT-samarbeidet i Indre Namdalen. Snåsa har bedt om en vurdering om å gå ut av Indre

Namdalen IKT, og inn i Inn-Trøndelag IKT.

IKT er et sentralt verktøy for å levere tjenester innenfor de fleste tjenesteområdene. Dette gjør at IKT-

organiseringen i Inn-Trøndelag IKT er av stor viktighet for alle andre fagområder i kommunen. Dette er

beskrevet i intensjonsavtalen for sammenslåingen mellom Steinkjer og Verran kommune. 1

Prosjekt DigInn ble etablert sommeren 2017. Prosjektet har følgende hensikt:

- Utrede de digitale konsekvensene og mulighetene for sammenslåingen mellom Steinkjer og

Verran

- Kartlegge konsekvensen av å innlemme Snåsa på samme IKT-plattform som Steinkjer,

Verran og Inderøy

- Lage målbilder for hvordan fremtidens kommune og digitale tjenester skal oppleves for

innbyggerne og ansatte

- Lage planer og tiltak for sammenslåinger og felles digitalt løft

- Prosjektet eies av rådmennene i kommunene Steinkjer, Verran, Inderøy og Snåsa.

Prosjektlederen er IKT-leder Vidar Holm og IKT-rådgiver Renate Nilsen.

Denne rapporten er et beslutningsunderlag for den digitale sammenslåingen av Steinkjer og Verran,

samt beslutningsunderlag for fremtidige IKT-tiltak for Nye Steinkjer og Inn-Trøndelag IKT.

Arbeidsgruppen i DigInn-prosjektet har fått ekstern konsulentbistand til å fasilitere prosessen med

utarbeidelse av målbilder og kartlegging av de digitale konsekvensene. PA Consulting Group

v/konsulentene Kirsti Kierulf, Grete Kvernland-Berg, Maren Riis Grini, Joachim Johansen og Rasmus

Thøgersen har bistått i arbeidet.

1.2 Metode

Vurderingen er gjennomført med bruk av kvantitativ og kvalitativ metode.

Kvantitativ analyse: Det er benyttet tall om ansatte, infrastruktur, tjenester og systemer. Det er

gjennomført en kartlegging av de ulike IKT-systemene som er i bruk i alle fire kommunene. Alle funn

er satt sammen og bearbeidet i arbeidsmøter med systemansvarlige, mellomledere og fagpersoner.

Oversikt over systemer er samlet inn fra systemansvarlige, Inn-Trøndelag IKT og Indre Namdal IKT.

Tall og systemoversikter er verifisert med kommunene og kommunesamarbeidene.

Kvalitativ analyse: PA har gjennomført kartlegging av behov gjennom mer enn 50 intervjuer med

ledere, ansatte og tjenestemottakere på tvers av kommunene Snåsa, Inderøy, Steinkjer og Verran i

september og oktober 2017. Intervjuene kartla status for 62 definerte digitale tjenester. I tillegg til

intervju er 31 identifiserte systemeiere i alle 4 kommuner kontaktet og fulgt opp for å sikre en komplett

analyse for 105 ulike fagsystemer med hensyn til funksjonalitet og driftsmodell. PA har samlet

informasjon om organiseringen av IKT i møte med arbeidsgruppen for organisering og IKT-lederen i

1 http://www.nyesteinkjer.no/intensjonsavtalen.421500.no.html

1 BAKGRUNN OG METODE

6

Inn-Trøndelag IKT. Det er avholdt til sammen 12 workshops med sektorområdene i kommunene

høsten 2017, samt fire leder-workshops for å verifisere funn og forslag til målbilder.

7

Kapitlet beskriver nasjonale føringer for digitalisering av kommunal sektor, sentrale trender, og mål for

Nye Steinkjer kommune.

Tradisjonelt har IKT-funksjonene i kommunal sektor fokusert på drift, og de har ofte blitt sett på som et

«nødvendig onde» og en salderingspost for mange kommuner og fylkeskommuner. Utvikling og

trender i samfunnet for øvrig og krav om digitalt førstevalg fra innbyggerne krever en total omstilling i

kommuners fokus på og finansering av IKT. I 2018 er IKT i kommunal sektor heldigvis et område som

beveger seg raskere og raskere fremover.

Digitalisering benyttes ofte som overskrift når offentlig og privat sektor jobber med IKT-drevet endring

av interne prosesser og innbyggertjenester. Digitalisering hjelper kommunesektoren til å møte de store

utfordringene og mulighetene som fremtiden byr på. Utvikling i samfunnet, krav fra innbyggerne og

næringslivet samt en rekke nasjonale føringer skaper behov for IKT-drevet omstilling.

2.1 Sentrale føringer

Føringer og anbefalinger fra Staten og KS er oppsummert i fire sentrale kilder:

Digital Agenda for Norge (Meld. St. 27), Digitaliseringsrundskrivet fra Staten, KS’

Digitaliseringsstrategi og føringer fra sektorvis stortingsmeldinger (eksempelvis «Én innbygger - én

journal» i Meld. St. 29).

Hovedtrekkene i Digital Agenda og Digitaliseringsrundskrivet er:

- Digitalt førstevalg: Innføring av digitale selvhjelpsløsninger, digital postkasse til innbygger,

elektronisk faktura, tilgjengeliggjøring av offentlige data.

- Digitalisering av virksomhetene: Brukerne i sentrum, klart språk, gjenbruk av

informasjon, bruk av nasjonale felleskomponenter, tilgjengelighet, arkitektur og standarder,

sourcing-strategi, bruk av skytjenester, informasjonssikkerhet, personvern.

- Prosjektgjennomføring: Prosjektmodell (Prosjektveiviseren), gevinstrealisering,

samordning i kommunesektoren.

- GDPR og innebygget personvern: Ansvar for datainnsamling og oppbevaring flyttet til

kommunen, personvernombud må oppnevnes, innbyggeren har rett til å se sine data.

I tillegg til føringene over, er følgende punkter sentralt for digitaliseringen i kommunal sektor:

- KS` digitaliseringsfond hvor sektoren kan låne utviklingsmidler for utvikling av løsninger som

kommer hele sektoren til gode.

- Det vil bli utviklet nasjonale felleskomponenter i alle sektorer de neste 10 årene. De

nasjonale felleskomponentene er byggesteinene, som gjør at viktig data hentes fra

nasjonale registre, og at hver virksomhet slipper å lage grunnleggende tjenester for sikker

autentisering på nett, digital signering osv.

- Nytt folkeregister med ny lov som muliggjør proaktiv bruk av innbyggerdata for å tilby

tjenester uten å innhente samtykke før kommunen går i dialog med innbyggeren.

- Nasjonale strategier for infrastruktur og drift for bruk av skyløsninger nasjonalt og

internasjonalt.

IKT er i dag en velutviklet verktøykasse som kan benyttes for å skape gode tjenester for innbyggeren

og bidra til ytterligere effektivisering i kommunene. En fremtidsrettet satsing på IKT må derfor

tilrettelegge for økt tjenesteinnovasjon, kontinuerlig gevinstrealisering og en helhetlig IKT

handlingsplan gjennom robuste styringsmodeller.

2 DIGITALISERING I NORSKE KOMMUNER

8

2.2 Sentrale trender

Følgende trender vil fremover påvirke kommunenes digitalisering:

- Demografiske trender: Kommunal sektor vil være under høyt press grunnet en kraftig

økende andel eldre og generelt flere innbyggere som skal motta kommunale tjenester.

- Press på økonomien: Økonomien vil være presset blant annet grunnet nedgang i statlige

oljeinntekter, økt arbeidsledighet og lavere skatteinngang.

- Flere tjenester: Planarbeidet skal i enda større grad regionaliseres i tett samskapning med

kommunene i regionen. Det digitale arbeidet som pågår fra sentralt hold for økt

tilrettelegging av selvbetjening med tilrettelegging av rammeverk med komponenter for å

realisere eByggeSak og ePlanSak vil påvirke tjenesten og vil stille krav til økt tilgjengelighet

og krav til brukerstøtte.

- Folkehelse på tvers av forvaltningsnivå: Innenfor helse og omsorg vil det være en sterk

vekst i antall tjenestebrukere, og det er behov for å håndtere denne veksten blant annet ved

økt bruk av velferdsteknologi og bedre digitale løsninger rundt den økende gruppen av

yngre innbyggere med sammensatte diagnoser og dermed økende behov for omsorg.

- Nye digitale løsninger: Staten vil ta et større ansvar for å utvikle fellesløsninger for

kommunal sektor. KS og Staten har gjennom sin nye finansieringsordning tilrettelagt for en

kraftig vekst i utvikling av felles kommunale tjenester som vil kunne tas i bruk av den

enkelte kommune. De store kommunene, regionene og flere av de interkommunale IKT-

aktørene vil være sannsynlige utviklingspartnere for slike fellesinitiativer.

2.3 Hvordan trendene påvirker IKT-funksjonen

2.3.1 Infrastruktur og drift

Nettverk

Innbyggere og ansatte vil ha mobile løsninger. Trender viser at de fleste løsninger vil gå over mobilt

og trådløst nett om fem år, og at det vil være et redusert behov for fysisk kabling. Dette sees allerede i

dag, eksempelvis i form av innføring av digitale trygghetsalarmer i helsesektoren og bærbare PCer og

nettbrett som benytter mobilnettet. Flere systemleverandører tilbyr også deler av funksjonaliteten i

økende grad gjennom apper og skreddersydde løsninger for mobile arbeidsflater. Ansatte ønsker

enkle, mobile løsninger som gjør at de kan jobbe når som helst, på hva som helst, fra hvor som helst.

Drift av sentral infrastruktur

Mange fylkeskommuner, kommuner og interkommunale IKT-organisasjoner har i dag egne datarom.

Om fem år vil mest sannsynlig kommuner benytte regionale eller nasjonale datasentre og få mange av

sine tjenester levert fra skyen. Slik går samfunnets utvikling forøvrig. De statlige etatene legger til rette

for dette, ved utforming av skystrategier og tilpasning av regelverk. KS har utredet juridiske forhold

ved bruk av skyløsninger for kommuner, og konkludert med at bruk av skytjenester kan være en

hensiktsmessig og sikker løsning.2

Dagens løsninger i kommuner krever en høy tilgjengelighet på nettverksinfrastruktur. Morgendagens

løsninger vil i langt større grad kreve tilgjengelighet mellom den digitale tjenesten og den mobile

enheten brukeren benytter. Dette betyr at kommuner i fremtiden vil kunne redusere investeringer i

egne nettverk og infrastruktur, og i større grad kjøpe tilgang til mobilnett og ekstern datakapasitet fra

markedet. Dette forutsetter at mobilnettet har tilstrekkelig god dekning i hele kommunen.

2 KS FoU: Utredning av juridiske forhold ved bruk av nettsky i kommunal sektor – en mulighetsstudie, April 2015.

9

2.3.2 Brukerstøtte

Brukerstøtte kommer til å være en viktig del av IKT-leveransen også i fremtiden. Med økende

digitalisering og flere tekniske hjelpemidler kommer også behovet for å hjelpe brukerne. Spørsmålet er

hvordan denne brukerstøtten skal leveres. Med ny teknologi åpnes muligheter for å effektivisere

brukerstøtte både gjennom chat-tjenester og automatisering. Dette effektiviserer driften, men stiller

også høyere krav til kompetansenivået hos brukerne.

Samtidig som brukerstøtten effektiviseres er det et visst behov for å ha brukerstøtte som er fysisk til

stede og løser problemer, eksempelvis på skoler.

I framtiden vil tekniske løsningene være mobile, og det er da nødvendig å ha en brukerstøtte som er

tilgjengelig uavhengig av geografi og åpen 24/7.

2.3.3 Fagsystemer

Informasjonen i fagsystemer legger grunnlaget for tjenestene som skal leveres av kommunen. Det er

essensielt for en kommune at fagsystemene løser dagens behov på en tilfredsstillende måte, og at de

velges med tanke på framtidige behov. Den store trenden innen fagsystemer er at de er skybaserte.

Dette øker tilgjengeligheten til systemet, minsker behovet for egne servere og vedlikeholdet av disse.

Det gir økt kvalitet for brukeren og lavere kostnader.

En begynnende trend i den norske helsesektoren, og en sterkere trend i privat sektor, er at store

tunge fagsystemer faller bort, og erstattes av «lettvekts-IT». Virksomhetene beholder noen få tyngre

kjernefagsystemer, mens en god del oppgaver løses i mikrotjenester i form av apper og lignende.

Ansatte er mer fornøyde, fordi slike lette IT-løsninger er enkle å bruke og mer oppgaveorienterte.

Oppgaven for virksomhetene og IKT-avdelingen er å sørge for gode datamodeller for å sikre god

informasjonsflyt mellom kjernesystemene og de brukervennlige, enkle tjenestene.

PA forventer at det offentlige Norge de neste 2-3 årene vil lage standardmodeller for datastrukturer,

slik at hver kommune slipper å gjennomføre omfattende dataarkitekturprosjekter på egen hånd.

Prosjektet med felles skoleadministrativt system for fylkeskommunene er et eksempel på et slikt

initiativ. Når løsningen er på plass, vil data om elever og ansatte bli gjenbrukt og flyte på tvers av

systemene, og mellom de ulike forvaltningsnivåene når kommunene tar i bruk den samme løsningen.

Kommunesektoren er generalister som løser de samme lovpålagte oppgavene. Det er derfor

samfunnsnyttig å investere i felles løsninger for integrasjon og samhandling.

2.3.4 Digitale tjenester

Innbyggerne vil i større og større grad forvente å få levert velfungerende digitale tjenester fra det

offentlige. For at dette skal være mulig trengs det et effektivt offentlig samarbeid der informasjon kan

deles mellom forskjellige offentlige aktører. Dette vil muliggjøre effektiv digital dialog med innbyggere

på tvers av sektorer. Samarbeid mellom kommuner og fylkeskommuner vil være nødvendig for å løse

dette på best mulig måte. Dette arbeidet kan organiseres gjennom interkommunale samarbeid. Et

eksempel på dette er IKT Agder som har både kommuner og fylkeskommuner som eiere og brukere

av felles løsninger. 3

Utvikling av fagsystemer og digitale tjenester er kostnadskrevende og det er stort potensiale for felles

utvikling og stordriftsfordeler gjennom å samarbeide med andre aktører om å utvikle og kjøpe inn nye

løsninger.

2.3.5 Ledelse av IKT og kompetanse

I takt med at en større del av oppgaver knyttet til drift og infrastruktur blir satt ut til eksterne aktører vil

arbeidsoppgavene til IKT-ledelse endres. Fokuset vil i større grad rettes mot utvikling av nye digitale

tjenester i samarbeid med fagområdene i kommunen.

3 For mer informasjon www.ikt-agder.no

http://www.ikt-agder.no/

10

Nye IKT-tjenester vil i større grad være en sentral driver for endringsarbeid i organisasjoner, og derfor

vil IKT befinne seg i skjæringspunktet mellom mennesker, organisasjon og teknologi. For å få til

utvikling av nye digitale tjenester er det avgjørende at IKT-avdelingen kjenner brukerbehovene og

sitter tett på de som skal bruke de nye tjenestene.

Sentrale kompetanser i morgendagens IKT-avdeling er kunnskap om brukersupport, sikkerhet,

trender, nasjonale fellesløsninger, arkitektur, bruk av data og kompetanse til å lede utvikling av nye

tjenester. Det vil være langt mindre behov for kompetanse knyttet til drift av infrastruktur i fremtiden,

fordi dette er en oppgave som erstattes av skybaserte løsninger som driftes rimelig fra store

datahaller.

Kommunene i Inn-Trøndelag har satt digitalisering som et viktig punkt på dagsordenen, men

manglende kompetanse i ledelsen og fagområdene i kommunene oppleves som et hinder for å få fart

på digitaliseringsarbeidet. Lederne4 i kommunene uttrykker ønske om mer kompetanse på

tjenesteutvikling og digitalisering.

For å styrke digitaliseringsarbeidet i kommunene er det ønskelig med enda større politisk bevissthet

rundt problemstillingen. Ledere i kommunene opplever at politikerne i for liten grad ser hvordan

digitalisering kan brukes som et verktøy for å levere bedre tjenester til innbyggerne. Dette kan gjøre at

utvikling av IKT-tjenester blir for lavt prioritert.

2.4 Råd til kommuner som slår seg sammen

KS har i sin FoU-rapport5 om digitale konsekvenser ved sammenslåing tatt frem en del råd for

digitaliseringsarbeidet ved sammenslåing av kommuner. Her er fem viktige punkter KS trekker frem:

- Kom tidlig i gang.

- Velg de smarteste løsningene.

- Tenk helhetlig.

- Forenkle der du kan.

- Vektlegg organisasjonsutvikling.

I KS sitt idehefte for kommuner som skal slå seg sammen6 gis det fem råd om IKT-organisering og

dokumentsenter:

- Bruk anledningen til å gjennomføre et digitalt løft, men prioriter sikker drift.

- Begynn kartleggingen med det samme.

- Se digitalisering, gevinstrealisering og endringsledelse i sammenheng.

- Planlegg i samarbeid med leverandørene. Start tidlig og unngå at arbeidet legges sist i

sammenslåingsperioden.

- Ta stilling til felles sak- og arkivsystem og dokumentsenter tidlig.

Rådene fra KS understreker viktigheten av å benytte muligheten kommunereformen byr på, til å tenke

mer fremtidsrettet rundt organisering av IKT og drift. Rapporten fra 2016 råder kommuner og

fylkeskommuner til å løfte IKT fra driftsfokusert til strategisk fokus som ledd i sammenslåingen, og

foreta en grundig vurdering av hvordan IKT-tjenestene bør leveres fremover for å møte brukernes

behov.

4 Basert på intervjuer med ledere i kommunene Steinkjer, Verran, Snåsa og Inderøy høsten 2017.

5 KS FOU: Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing, utgitt høsten 2016

6 http://www.ks.no/globalassets/vedlegg-til-hvert-fagomrader/utvikling/fou/fou-rapporter/idehefte-rad-til-kommuner-som-slar-seg-

sammen.pdf

11

2.5 Nye Steinkjer kommune

Steinkjer og Verran blir Nye Steinkjer fra 01.01.2020. Ambisjonen er at den nye kommunen skal være

god å vokse opp og bo i og gi gode tilpassede tjenester til innbyggerne. Det skal være nærhet til

basistjenester innen oppvekst, helse og omsorg. Det blir én kommune med to sentra og grender rundt

sentra for å nå innbygger og næringsliv der de bor. Det skal satses på seks utviklingsprosjekter hvor

næringsutvikling med Tjuin Næringspark i Verran og Campus Steinkjer kan bli to drivere i

digitaliseringsarbeidet i kommunen. Den nye organisasjonen skal aktivt bruke teknologi for å

balansere utvikling av tjenester og funksjoner. Samhandling og bruk av nye arbeidsmåter skal bidra til

å styrke utvikling og innovasjonsarbeid. Kvaliteten på tjenester skal styrkes samtidig som det skal tas

ut en effektivisering på 0,7 prosent av brutto driftsinntekter. Samarbeidet med Inderøy og Snåsa skal

fortsette gjennom Inn-Trøndelagssamarbeidet. 7

7 http://www.nyesteinkjer.no/intensjonsavtalen.421500.no.html

12

Kapitlet oppsummerer sektorvis behov og utfordringer. Innsikt i behov og utfordringer er samlet inn

gjennom intervjuer med innbyggere, ansatte og ledere høsten 2017, samt arbeid i workshops.

3.1 Helse og omsorg

3.1.1 Demografiske trekk på tvers av Inn-Trøndelag

Kommunene i Inn-Trøndelag skiller seg litt fra hverandre på enkelte områder som påvirker helse- og

velferdsområdet. Verran kommune har en vesentlig høyere andel unge innvandrere8, sammenlignet

med Steinkjer, Snåsa og Inderøy. Verran har en lavere andel barn mellom 1-5 år, sammenlignet med

de tre andre kommunene9. Verran har den høyeste andelen sosialhjelpsmottakere, mens Snåsa har

den laveste andelen10.

Verran har den høyeste andelen innbyggere over 80 år (8%), mens Inderøy har 4,8% innbyggere over

80 år11. Steinkjer og Inderøy har lik andel innbyggere (ca. 12,5%) mellom 67 og 79 år, mens Verran

(13,1%) og Snåsa (14,5%) har en høyere andel12. Steinkjer og Inderøy har flere enslige eldre

innbyggere13.

Av innbyggere over 80 år, bor 17% på institusjon i Snåsa, mens dette tallet er 9,8% i Inderøy14.

Reisetiden til kommunesenteret påvirker tjenestene, fordi innbyggerne har lengre reisevei når de

oppsøker kommunale tjenester, og hjemmetjenesten får lengre distanser å kjøre for å gi tjenester til

innbyggerne. Snåsa har kortest reisevei til kommunesenteret for innbyggerne sine, mens Inderøy har

lengst reisevei15.

3.1.2 Dagens organisering av tjenesteområdet

Helse og omsorg er organisert litt ulikt i de fire kommunene i Inn-Trøndelag:

- Steinkjer har to avdelinger for helse og omsorg, hvor lederne rapporterer til rådmannen.

- Verran, Snåsa og Inderøy har én kombinert avdeling for helse og omsorg, hvor leder

rapporterer til rådmannen.

8 SSB, tall fra 2016, andel innvandrerbefolkning 0-16 år.

9 SSB, tall fra 2016, andel innbyggere 1-5 år

10 SSB, tall fra 2016, andelen sosialhjelpsmottakere i alderen 20-66 år, av innbyggerne 20-66 år

11 SSB, tall fra 2016, andel innbyggere 80 år og over

12 SSB, tall fra 2016, andel innbyggere mellom 67 og 79 år

13 SSB, tall fra 2016, andel enslige innbyggere på 80 år og over

14 SSB, tall fra 2016, andel innbyggere over 80 år som er beboer på institusjon

15 SSB, tall fra 2016, gjennomsnittlig reisetid til kommunesenteret i minutter

3 BEHOV, UTFORDRINGER OG FØRINGER PER SEKTOR

13

Tabellen under viser antall institusjoner og omsorgsboliger per kommune.

Kommune Antall plasser

institusjoner16

Antall

omsorgsplasser med

heldøgns-

bemanning17

Antall 18mottakere

av hjemmetjeneste

Steinkjer 95,2 210 1113

Verran 100 10 140

Snåsa 97 Ikke oppgitt 157

Inderøy 100 40 351

Tabell 3.1: Antall brukere av helse -og omsorgstjenester i de fire kommunene

Kommunene har svært ulike utgifter per mottakere av hjemmetjenester. Snåsa har en utgift per

mottaker på 149 105 kr19, Verrans utgifter på samme område er 349 849 per mottaker, Steinkjers tall

er 223 840 kr per mottaker, mens Inderøy er 181 160 kr. Slike utgifter påvirkes både av

tjenestemottakernes funksjonsnivå og reisevei til tjenestemottakerne, men kan også indikere om

tjenestene er effektivt organisert.

3.1.3 Nasjonale føringer for digitalisering av helse og omsorg

Digitalisering på helse- og velferdsområdet er underlagt en rekke nasjonale føringer.

Digitaliseringsagendaen drives av Helsedirektoratet, Direktoratet for E-helse og KS. Den nasjonale

ambisjonen er å sikre gjenbruk av kvalitetssikrede data på tvers av alle leverandører av tjenester i

sektoren. Det er tre store nasjonale tiltak som skal bidra til dette:

– Regional helseplattform i Helse Midt-Norge: I 2019 ser det ut til at det blir valgt en leverandør

for helseplattformen for pasientens helsetjeneste. Plattformen er en realisering av den digitale

strategien for eHelse i Norge. Ambisjonen i Stortingsmelding 29 er å sikre at

helseinformasjonen følger brukeren mellom de ulike helsetjenestene på en sikker måte.

Plattformen i region midt skal dekke behovet både for kommuner og helseforetak. I første trinn

av implementeringen skal det leveres et felles EPJ-system for helseforetaket, fastlegen og

kommunen.

– Nasjonalt knutepunkt for velferdsteknologi: Direktoratet for E-helse jobber med lanseringen

av et Nasjonalt knutepunkt for velferdsteknologi. Knutepunktet vil standardisere samhandlingen

mellom ulike systemer i sektoren og velferdsteknologi. Direktoratet piloterer nå standardisering

av informasjonsutveksling mellom velferdsteknologi og EPJ-systemer i samarbeid med

kommuner og EPJ-leverandører. På sikt er ambisjonen at velferdsteknologiske løsninger og

EPJ kan utveksle informasjon, slik at viktig informasjon fra velferdsteknologisk utstyr havner i

pasientjournalen.

– HelseNorge.no, en nasjonal portal for brukeren og pårørende: HelseNorge.no en portal for

innbyggeren hvor hun kan se alle sine data og bestemme hvem som skal ha tilgang til disse. I

November var det 1.7 millioner besøk på portalen og innbyggere benytter den til alt fra se sin

kjernejournal til å bestille pasientreiser, eller slå opp ulike informasjon om f.eks. vaksiner.

16 Kilde: SSB Kostra-tall fra 2017

17 Kilde: Trønderavisa mars 2018

18 Kilde: SSB Kostra-tall fra 2017

19 SSB, tall fra 2016, netto driftsutgifter per mottaker av hjemmetjenester.

14

3.1.4 Behov

Behovene under er basert på innsikt samlet inn gjennom intervjuer med innbyggere, ledere og ansatte

i de fire kommunene, gjennomført høsten 2017. Avsnittene gjenspeiler en oppsummering av kartlagte

behov.

3.1.5 Innbyggerbehov

Ønske om trygghet og forutsigbarhet i hverdagen: Mange av brukerne beskriver trygghet og

forutsigbarhet som sine viktigste behov. Brukere som er avhengig av kommunale tjenester blir ofte

relativt låst i hverdagen. Da er det viktig for dem at tjenestene er forutsigbare; hvis de vet hvilken tid

hjemmesykepleien skal komme kan de planlegge dagen sin rundt det. Selv om de kanskje aldri har

prøvd å utløse alarmen så uttaler brukere som har trygghetsalarm at det fungerer veldig godt og gir

dem en følelse av sikkerhet i hverdagen. Brukere som har besøk fra hjemmesykepleien mange

ganger per dag (og kanskje på natt) ønsker gjerne at det er de samme menneskene som kommer

hver gang. Brukere av skyss tjenester ønsker seg en enklere ordning med større forutsigbarhet.

Viktige behov:

- Behov for løsninger som sikrer brukernes trygghet og gir dem trygghetsfølelse.

- Mulighet for brukere til å kontakte tjenestene i akutte situasjoner.

- Planlegging av tjenesten med vekt på forutsigbarhet for brukere.

«JEG ER VELDIG GLAD I TRYGGHETSALARMEN. DEN KAN JEG ALLTID TRYKKE PÅ HVIS NOE SKULLE

SKJE, SELV OM DET IKKE ER OFTE.» - SITAT FRA BRUKER AV HJEMMETJENESTER

Tjenester som er tilpasset brukernes behov: Brukerne ønsker at deres behov skal stå i sentrum for

tjenestene de mottar. Særlig yngre brukere har en forventning om at tjenestene skal være

skreddersydd det de egentlig trenger. Eldre brukere har behov for «ikke-kommunale» tjenester for å

kunne bo lengre hjemme. For eksempel kan det være vanskelig å gå ut med søpla på vinteren eller få

med seg handleposer hjem fra butikken. Småoppgaver i hjemmet, som å skifte en lyspære i taket, kan

også være vanskelig å løse dersom de ikke har familie i nærheten. Mange brukere har

betalingsvillighet for løsninger som kan gjøre deres hverdag enklere og bedre. Ikke alle brukere

forventer at kommunen skal ta hele kostnaden ved nye løsninger, men forventer at kommunen skal

initiere og legge til rette.

Viktige behov:

- Brukerne har høye krav til hvor tilpasset tjenestene skal være.

- Behov som ikke nødvendigvis faller under kommunens ansvarsområde påvirker allikevel

kommunale tjenester.

«JEG SYNES DE KOMMER INNOM MEG LITT OFTE FOR HVA JEG TRENGER» - SITAT FRA BRUKER AV

HJEMMETJENESTER

Brukerne ønsker å bidra: Brukerne ønsker å være ansvarlige for sin egen hverdag og ta kontroll i eget

liv. Yngre brukere ønsker gjerne å bidra, enten i helse -og omsorgstjenesten eller andre steder i

kommunen hvor det er behov. De ønsker å være til nytte og ha meningsfylte dager selv om de mottar

mye hjelp fra kommunale tjenester. Flere av brukerne er tydelige på at det er mange andre som har

større behov for hjelp enn de. De har stor forståelse for at ikke hjemmesykepleien kommer med en

gang de ringer og kanskje må prioritere noen andre først. Både yngre og eldre brukere benytter seg

av teknologi i hverdagen, til å kommunisere og holde seg oppdatert på verden rundt.

15

Viktige behov:

- Legge til rette for at ressurssterke brukere kan mestre sin egen hverdag i størst mulig grad.

- Lavterskel aktivitetstilbud der brukere kan bidra etter egen kapasitet.

- Behovskartlegging der man også kartlegger hva brukeren kan mestre selv.

- Legge til rette for at brukere kan bo lengst mulig i sitt vante miljø hjemme.

«JEG SAVNER Å BIDRA. KANSKJE KUNNE JEG HJULPET TIL MED INTEGRERING AV FLYKTNINGER

ELLER LEST AVISER FOR DE DEMENTE?» - SITAT FRA INNBYGGER

3.1.6 Ansattes behov

Hjemmetjenesten kan bli mer effektiv: I noen kommuner bruker hjemmetjenesten mye tid både på å

legge opp og gi ut medisiner. Dette er en oppgave som må gjøres nøyaktig og det er ofte avvik knyttet

til nettopp medisinhåndtering. Mange brukere som bor utenfor kommunesentrum kombinert med store

kjøreavstander gjør at hjemmesykepleien bruker mye av sin tid på transport heller enn sammen med

bruker. Flere ledere mener det er en kultur i noen tjenester og noen kommuner for å hjelpe brukere

med «alt». Brukere som kanskje har et lavt eller middels behov, får hjelp til oppgaver de kunne ha

klart selv.

Viktige behov:

- Gjennomgang av rutiner for medisinhåndtering.

- Dreie tjenestene til å hjelpe de som trenger det mest og heller legge til rette for at brukere med

mindre behov kan klare mer selv.

- Optimalisering av kjøreruter.

«VI TRENGER Å FÅ ØKT DIREKTE TID MED TJENESTEMOTTAKER, I DAG BRUKER HJEMMESYKEPLEIEN

MYE TID PÅ Å LEGGE OPP MEDISINER» – SITAT FRA ANSATT I HJEMMESYKEPLEIEN

Lett tilgjengelig digital dialog med innbyggerne: Kommunene har potensiale i å få til mer effektiv

tjenesteproduksjon gjennom digital kommunikasjon og samhandling med innbyggerne som kan lette

og trygge tjenesteproduksjonen på tvers av sektorer. Digitale søknadsskjemaer eksisterer, men er

ikke alltid lett å finne for innbyggerne. Samtidig er det et ønske om flere digitale skjemaer. Digitale

skjemaer tilbyr innbyggerne i dag en «smørbrødliste». Innbyggerne bør heller melde behov for hjelp,

og deretter motta kartlegging. Nettsidene til kommunene er eksempelvis ikke oppdatert med relevant

informasjon fra enhetene fordi ledere opplever det som vanskelig å sette av tid til dette i en hektisk

hverdag. Det er videre vanskelig å foreta søk på hjemmesiden. Hjemmesidene til kommunene bør ha

langt flere innbyggertjenester. Kommunikasjonen med spesialhelsetjenesten er mer krevende enn det

trenger å være. De største utfordringene er når det skjer endringer hos sykehus eller fastlege, og dette

ikke gjenspeiles i kommunens systemer.

Viktige behov:

- Digital dialog gjennom nettside, digitale tjenester og direktekanal til innbyggere.

- God oversikt på ett sted.

- Tilgang til relevant informasjon fra kommunen om tjenestene innbyggerne har krav på.

- Digitale tjenester som er integrert med fagsystemer.

- Digitalt innsyn i saker og tjenester for innbyggerne.

- Bedre informasjonsflyt mellom sykehus, fastlege og kommune.

- Raskere tilpasning av tjenesten når behovet til brukeren endrer seg.

16

Digitale løsninger som understøtter arbeidsprosessene: Ansatte opplever at flere av systemene de

bruker i hverdagen ikke understøtter arbeidsprosessene. Manglende integrasjon mellom

sakssystemer og fagsystemer medfører dobbeltarbeid og hindrer ansatte i å løse oppgaver på en

effektiv måte. Det eksisterer ikke en plattform som kan samhandle med fagsystemene innen helse. I

hjemmetjenestene kommer ikke informasjonen frem til rett tid til rett sted. Det mangler muligheter for

sikker kommunikasjon for sensitive opplysninger mellom sektorer i kommunen (eks. lønn, ID,

pasienter, meldingsutveksling utover e-meldinger). Noe går automatisk, men deler av prosessen er

ofte papirbasert, og prosessen oppleves i dag som tungvint og krevende. Lisens- og brukertilganger

fungerer ikke for alle og det tar lang tid før bruker får tilgang til relevante systemer. Det mangler felles

definisjon av hvor grunndata skal ligge – samme data ligger lagret ulikt i flere systemer.

Viktige behov:

- Digitale løsninger som forenkler og forbedrer og er tilpasset arbeidsprosessen.

- Bedre forvaltning av grunndata, for å sikre at opplysninger om brukere og ansatte

vedlikeholdes, og fungerer som master for andre systemer.

- Sikker kommunikasjon for sensitive opplysninger.

- Effektiv arbeidshverdag med mindre manuelt arbeid.

- Digitale løsninger som dekker virksomhetens behov og krav, og ivaretar helheten.

Utfordrende å rekruttere og beholde kompetanse: Ansatte er bekymret for om en får rekruttert nok

sykepleiere til tjenesten i årene som kommer. Det har vært en høy utskiftning av ledere som igjen gir

høy slitasje i organisasjonen og lav kontinuitet. Sykefraværet varierer fra kommune til kommune, men

ligger generelt på et høyt nivå. Enkelte av lederne rapporterer at de bruker opp til halve arbeidsdagen

på å bemanne opp tjenesten.

Viktige behov:

- Tjenestene må jobbe med å blir mer attraktive for kompetente arbeidstakere.

- Behov for givende og faglig interessante arbeidsoppgaver for ansatte på alle nivå.

- Kontinuitet i ledelsen og stabile arbeidsforhold over tid i tjenestene.

- Tilstrekkelig ressurstilgang.

- Bedre utnyttelse av eksisterende kompetanse.

«AKKURAT NÅ ER BEGGE AVDELINGSSYKEPLEIERNE SYKEMELDT. JEG HAR ANSVARET FOR INNLEIE

AV PERSONALE. DETTE TAR VELDIG MYE TID AV DAGEN MIN, TRE TIMER PER DAG KANSKJE.»

- SITAT LEDER HELSE OG OMSORG

Utfordringer med dagens digitale løsninger: Dagens løsninger oppleves som tungvinte for ansatte å

bruke i en hektisk hverdag. Det mangler integrasjon mellom ulike fagsystemer. De ansatte bruker mye

tid på å skrive inn den samme informasjonen om brukeren i ulike systemer. Hjemmetjenesten

opplever ofte å ikke ha den informasjonen de trenger når de er på oppdrag. Ansatte møter opp uten å

vite hvilke tjenester brukeren har vedtak om for ofte. De mobile løsningene er tatt i bruk ulikt i de fire

kommunene. Enkelte virksomheter bruker ikke den mobile løsningen da de er usikre på om de har

oppdatert informasjon med seg på nettbrettet når de skal ut på oppdrag.

V Viktige behov:

- Digitale løsninger tilpasset arbeidsprosessen.

- Dataflyt av grunndata.

- Sikker kommunikasjon for sensitive opplysninger.


17

- Få digitale løsninger som dekker virksomhetens behov og krav, og ivaretar helheten20.

Ulik praksis rundt journalbruk og dokumentasjon: Det er en kultur for bruk av papir og

informasjonsutveksling i rapportmøter om brukeren. Det er ikke etablert en felles praksis for hva som

skal dokumenteres i journalen, og vikarer og nyansatte etterlyser bedre opplæring.

Viktige behov:

- Like prosedyrer på dokumentasjon og journalbruk på tvers av kommuner og tjenester.

- Gode rutiner på avviksregistrering slik at ledere har tilgang på nøyaktig styringsinformasjon.

Uavklart ansvar mellom IKT og fagsiden: Det er et stort behov for bedre koordinering og styring av

digitaliseringsarbeidet i sektoren. Det er tilfeldig hva som blir prosjekter og ansatte forstår ikke hvordan

prosjekter blir prioritert. Det er ikke etablert noen felles prosjektmetodikk for gjennomføring av

prosjekter. Prosjektene mangler i stor grad innbyggermedvirkning. Digitaliseringsarbeidet overlates i

alt for stor grad til IKT. Digitaliseringsarbeidet er i alt for liten grad definert som en lederoppgave. Det

er mye uklarhet rundt hvem som har ansvaret for IKT. Flere fagsystemer har ingen service og support

fra IKT fordi det er kjøpt inn rett fra leverandøren uten at IKT ble involvert. Det er et behov for å følge

opp gevinstrealiseringsarbeidet på den enkelte virksomhet for å sikre ansattes motivasjon for å jobbe

med digitale verktøy i sin omsorgsrolle.

Viktige behov:

- Behov for en tydelig organisering av digitaliseringsarbeidet, slik at forvaltning og utvikling får et

fokus som understøtter sektorenes behov.

- Behov for en tydelig prioriteringsprosess, hvor kommunen gjennom bevisste valg beslutter

hvilke initiativ innen digitalisering som skal iverksettes.

- Felles prosjektmetodikk på tvers av utviklingsprosjekter.

- Klare mål for digitalisering både på kort og lang sikt – forankret i alle deler av virksomheten.

- Gi ansatte, innbyggere og næringsliv medbestemmelse i digitaliseringsarbeid (inkludert

behovskartlegging).

- Skape tydelighet rundt hvordan IT og fagsiden jobber sammen.

- Sikre godt samarbeid på tvers av avdelinger.

- Nemnd eller lignende som sikrer finansiering til tverrsektorielle løsninger.

«VI ER FOR OPPTATT MED DAGLIG DRIFT TIL Å TENKE DIGITALISERING» - SITAT LEDER HELSE OG

OMSORG

3.1.7 Utfordringer med digitale løsninger innen helse og omsorg

Oversikten under viser en fremstilling av funksjonsområder innen helse og omsorg på tvers av

kommunene i Inn-Trøndelag. Fremstillingen er basert på en kartlegging av funksjonsområdene per

kommune, og utfordringer knyttet til digitale løsninger. Ledere og ansatte innen helse og omsorg i

kommunene har gjennom intervjuer og workshops pekt på hvilke arbeidsoppgaver og

funksjonsområder de i dag opplever størst mangler m.h.t. digitale løsninger.

- Fargekode grønn i oversikten under indikerer at dagens digitale løsninger på området stort

sett møter behov.

20 Tiltak 3-13 i Handlingsplan Rehabilitering Steinkjer Kommune 2018-2021 må være et koordinert tiltak med IKT

18

- Fargekode gul indikerer at innbyggere og ansatte opplever middels utfordringer knyttet til

dagens digitale løsninger, men at tjenestekvaliteten og effektiviteten kan forbedres i betydelig

grad gjennom mer smarte digitale løsninger.

- Fargekode rød indikerer store utfordringer knyttet til tjenestekvalitet og effektivitet som følge

av dårlige digitale løsninger, og at ansatte opplever et sterkt behov for endring.

Figur 3.1: Kart over tjenester i Helse og Omsorg.

- Alle kommunene i Inn-Trøndelag skårer lavt på muligheten til å sende inn en digital søknad

om tjenester. Hjemmesidene er ganske informative, men oppdateres for sent og mangler en

del oppdatert informasjon.

- Kommunalsjefene opplever dårlig systemstøtte knyttet til budsjettoppfølging og prioritering av

ressurser.

- Fastlege og legevakt har gode løsninger for betaling og faktura, men må bli bedre på bruk av

journal og dokumentering av ulike prosedyrer.

- Systemene til NAV oppleves som gode, men det er noen mangler knyttet integrasjoner med

kommunenes løsninger. Det samme gjelder for barnevern, tildelingskontoret, bistand til

funksjonshemmede og inntaksteamet.

- Det er stort behov for bedre løsninger på helsestasjon og i skolehelsetjenesten.

- Dag- og døgnrehabilitering har behov for bedre støtte for oppfølging av brukere i hjemmet,

matbestilling, og oppfølging av tekniske hjelpemidler.

- Innenfor psykisk helse og rus, er det behov for bedre systemstøtte for koordinering, og

henvisninger til spesialisthelsetjenesten.

- Samhandlingen på tvers er dårlig, og det er ønskelig med bedre systemer for dokumentasjon.

19

- Digital støtte for å trygge innbyggere (eksempel velferdsteknologi) er sterkt ønsket. 21

Utfordringer med infrastruktur

Kommunene har startet en forsiktig utrulling av velferdsteknologi som det er et sterkt ønske å øke

takten på. Vellykket implementering stiller høye krav til infrastruktur. Alle institusjoner og

omsorgsboliger må ha god kapasitet på internett og gode trådløse nettverk med et høyt antall punkter

for å sikre at datatrafikken til ansatte som «løper» i tjenesten kommer frem. Hjemmeboende må ha

god tilgang til internett for å kunne ta i bruk velferdsteknologi.

Skal mobile verktøy fungere, må alle ansatte ha utstyr med mobilt bredbånd som sikrer at de alltid har

tilgang til løsninger, og alle verktøy for ansatte må ha høy sikkerhet (sikker sone) da det er sensitive

pasientdata de håndterer.

Dagens teknologi krever også god tilgang til muligheter for å lade batteri, eventuelt utstyr med

utskiftbare batteri. Det er lurt å ha ladeutstyr i hjemmetjenestens biler og sikre et stort antall kontakter

på institusjoner og i omsorgsboliger.

3.2 Skole og oppvekst

3.2.1 Demografiske trekk på tvers av Inn-Trøndelag

De fire kommunene består av to kommuner med moderat vekst (Steinkjer og Inderøy) og to

kommuner med nedgang i befolkning (Snåsa og Verran). Reduksjon i innbyggertall påvirker skole og

oppvekst med redusert antall elever og kostnadskutt. Relativt raskt opplever kommuner også

utfordringer med finansiering for å sikre bred nok kompetanse hos lærere når antallet stillinger må

reduseres.

Det lovpålagte kravet elever med særskilte behov har for tilrettelagt opplæring er en utfordring for

skolene, men også for de digitale løsningene fordi informasjonen om en elev alltid er sensitiv og stiller

store krav til sikkerhet rundt de digitale løsningene.

«Steinkjer-skolen» er et etablert begrep i det skoledigitale Norge. Kommunen som skoleeier har vært

og er delvis fortsatt en pioner med å pilotere nye verktøy og teste nye strategier for en digital

skolehverdag for elever og ansatte.


Tjenesten er likt organisert i alle fire kommuner. Steinkjer har en høy andel private barnehager (23 av

29) og Inderøy har samlokalisert barnehagene med skolene. Steinkjer er tre ganger flere skoler og litt

under to ganger flere barnehager enn Inderøy. Snåsa og Verran har et begrenset antall barnehager

og skoler.

Kommune Antall

barnehager

Antall skoler

Steinkjer 2922 1323

Verran 2 2

21 I Handlingsplan Rehabilitering Steinkjer Kommune 2018 -2021 er det estimert i kapitel 9.4 et behov på over 9 millioner kroner

i økte driftskostnader for ulike tiltak som det ikke er funnet finansiering til i budsjett 2018 eller i planperioden 2018-2021.

22 23 private barnehager

23 1 privat skole

20

Snåsa 224 3

Inderøy 625 8

Tabell 3.2: Antall barnehager og skoler i de fire kommunene

Under er det satt opp en oversikt over antall elever og ansatte samt antallet PC fordelt på de enkelte

kommunene:

Kommune Antall barn i

gjennomsnitt

pr.skole26

Antall Elev

PC/nettbrett

Antall

hele

årsverk i

skolen27

Antall IKT

koordinatorer

Steinkjer 208 2000 65,2 12

Verran 132 137 22 0

Snåsa 104 21,4 0,5

Inderøy 122 393 24,7 928

Tabell 3.3: Antall barn og ansatte med elev-PC og antall IKT-koordinatorer i de fire kommunene.

3.2.3 Nasjonale føringer

Nasjonalt har det vært satset på IKT i utdanningen i over 10 år 29, og leverandørene til sektoren har

tilbudt digitale hjelpemidler over like mange år. Den nasjonale plattformen NDLA tilbyr et stort utvalg

av digitale læremidler for flere fag og FEIDE er en nasjonal standard for identitet for alle som har rett til

undervisning i Norge. Nasjonalt senter for IKT i utdanning er fra januar 2018 lagt inn under

Utdanningsdirektoratet hvor digitale ressurser samles. Den nasjonale agenda handler i stor grad om å

sikre at alle elever får tilgang til undervisning uavhengig av kommunens ressurser ved hjelp av digitale

verktøy. Kommuner oppfordres til å skalere opp utrulling av elev-PC/nettbrett og lære av store

kommuner som Trondheim, Oslo og Bergen.

Det blir lansert en nasjonal modell for informasjonsflyt (FINT-modellen) mellom skoleadministrative

løsninger og HR/lønns-systemer i andre kvartal 2018 hvor fylkeskommunene med videregående går

først. Denne modellen vil medføre at leverandører og markedet nå vil lansere integrasjon mellom nye

skoleløsninger og HR/lønn.

24 Egen samisk barnehage i Snåsa

25 Barnehagene på Inderøy er samlokalisert med skolene

26 2017 tall fra Kostra

27 2017 tall fra Kostra

28 1 pr. barneskole og 1 pr. klassetrinn i ungdomsskolen

29 Nasjonale ressurser er tilgjengelig gjennom Senter for IKT i Utdanning (blir nå en del av Utdanningsdirektoratet), FEIDE er en

felles autentiseringsløsning for alle i Norge som har rett til utdanning og forlagene har digitale verktøy som følger den digitale

eller analoge-boken. NDLA er rullet ut som en nasjonal løsning for alle fylker, og er også tilgjengelig for kommuner med innhold

til undervisning

21

3.2.4 Behov i skole og oppvekst

Behovene under er basert på innsikt samlet inn gjennom intervjuer med innbyggere, ledere og ansatte

i de fire kommunene, gjennomført høsten 2017. Avsnittene gjenspeiler en oppsummering av kartlagte

behov.


Det er begrenset tilgang til elev-PC som fungerer godt: Skolene i Steinkjer, Inderøy og Snåsa har

egen IKT-koordinatorer, i Verran skal de bruke IKT-tjenesten for å dekke behovet for lokal støtte. Det

går med mye tid hos lærere til å fikse problemer med PC/nettbrett istedenfor at det er et verktøy for

elev og lærer. Rutiner for tildeling av PC/nettbrett til elever med tilrettelagt undervisning er tungvint og

tar lang tid. Mange av PC/nettbrett oppleves som trege av elevene.

Viktige behov:

- Variert undervisning gjennom bruk av ulike hjelpemidler og læremidler.

- Veksling mellom læreformer gjennom for eksempel spill, video og interaktiv læring.

- Lett tilgang til hjemmelekser og påbegynte oppgaver hjemmefra.

- Tilgang til hjelpemidler for elever med spesialbehov som ikke stigmatiserer.

- Flere elev-PCer og nettbrett

- PC’er som fungerer som de skal.

«ET AV MINE BARN FIKK BARE GJENNOMFØRT HALVE DEN NASJONALE PRØVEN FORDI PCEN IKKE

FUNGERTE. SLIKE SITUASJONER STRESSER LÆRERNE OG BARNA FÅR IKKE MESTRINGSFØLELSE»

- SITAT FORESATT

Foreldre og elever synes lærere strever med bruk av digitale hjelpemidler: Det er god utbredelse av

elev-PC og IPad med apper i alle kommuner, men det er mye feil med installasjon og funksjonalitet.

Elever og foresatt opplever at lærerne i alt for liten grad bruker digitale verktøy. Læringsplattformen

eller mail blir i liten grad brukt som kommunikasjonskanal og mange foresatt er forundret over hvorfor

de fortsatt får ranselpost. Mange lærere etterlyser opplæring i bruk av digitale verktøy inkludert bruk

av smartboards som flere av skolene har installert.

Viktige behov:

- Lærere som benytter seg at de digitale hjelpemidlene skolen har innført.

- Variert undervisning og veksling mellom læreformer gjennom for eksempel spill, video og

interaktiv læring.

- Lærere med god kompetanse på digitale hjelpemidler.

- Opplæring i systemer og digitale verktøy på skolene.

- Oppæring til foresatte i digitale løsninger som brukes av elevene.

Elever og foreldre ønsker en bedre digital dialog med skolen: Skooler er tatt i bruk i Steinkjerskolen.

Dette byttet har ikke utløst noe hurrarop hos foreldre, og flere undrer seg over hvorfor ikke skolen

bruker Facebook i stedet. Foresatte ønsker bedre forståelse og opplæring i de digitale verktøy som

barna bruker på skolen. Mange elever mener de har bedre kompetanse på digitale verktøy enn

læreren.

Viktige behov:

- Felles oppæring til foresatte i digitale løsninger som brukes av elevene.

- Digitale ukeplaner, læringsmål og oppfølging av hver enkelt elev på skolens intranett for

foreldre.

22

- Forventningsstyring mot elevene i forbindelse med lærers tilgjengelighet på ettermiddagstid

ved bruk av Office 365, eller økt tilgjengelighet fra lærerne på ettermiddagstid.


Lærere ønsker seg en lettere tilgjengelig, digital dialog: De ansatte ønsker seg en plattform som gjør

det enkelt å ha en god dialog med foreldre. De savner et verktøy som kan erstatte ranselposten og

som gjør de trygge på at foreldre får informasjonen de sender til de. Informasjonen de sender til

foreldre ønskes automatisk arkivert i elevmappen for å sikre dokumentasjon av dialogen. Lærere

oppgir at de synes det er vanskelig å oppdatere nettsider, og det er tungvint å rekruttere nye lærere og

ta inn vikarer.

Viktige behov:


- God oversikt på ett sted.

- Tilgang til relevant informasjon fra kommunen for elever og foresatte, men også andre

innbyggere.

- Nyttige funksjoner/tjenester på nettsiden.



Ansatte ønsker seg verktøy som understøtter arbeidsprosessen: Det er mange manuelle søknader og

rutiner i skole og oppvekst i dag. Ansatte ønsker seg digitale søknadsskjemaer som er mest mulig

automatisert. Systemet for arkivering av informasjon er vanskelig og med mange skjermbilder og felter

som må fylles ut. Resultatet er at en ikke arkiverer. Ansatte savner et felles verktøy for

prosjektstyring.

Viktige behov:

- Digitale løsninger tilpasset arbeidsprosessen.

- Dataflyt knyttet til samme grunndata.

- Administrative systemer, kommunikasjon med foresatte, pedagogisk planlegging.


- Få digitale løsninger som dekker virksomhetens behov og krav, og ivaretar helheten.

«MINDRE KLIKK OG TRYKK I SAKSBEHANDLINGSSYSTEMET OG FLERE VINDUER Å ARBEIDE I HADDE

VÆRT EN STOR FORBEDRING» - SITAT ANSATT SKOLE OG OPPVEKST

Ansatte vil registrere informasjon om eleven en gang: Skolen har i dag to mapper på eleven. En

mappe i det skoleadministrative systemet og en i arkivet. Begge de digitale mappen omtales som

elevmappen. Ansatte mener det er tungvint å opprette nye brukere.

Viktige behov:

- Rydde opp i mappenavn om eleven.

- Sikre at nok ansatte har mulighet opprette elever som brukere med tilgang til lisenser og annet

utstyr.

Ansatte ønsker seg bedre IKT-støtte: Det er mye plunder og heft med PC til elever og det er uklart

hvem som har ansvaret for hvilke ting på en PC. Denne situasjonen har oppstått da IKT-koordinatorer

ikke er fagkoordinert inn til IKT og heller ikke må avklare kjøp av programvare eller digitale læremidler

23

med IKT. Ansatte blir derfor sendt mellom forskjellige som skal ha ansvaret for å hjelpe de. Verran har

ikke egne ITK-koordinatorer på skolene. De er usikre på om de får rett prioritet hos IKT-brukerservice.

De ansatte savner at elever og foreldre blir involvert i valg av utstyr og programvare. De opplever at

de har liten kunnskap for å kunne bruke de digitale verktøy i sin undervisning.

Viktige behov:

- Tilstrekkelig behovskartlegging for innbyggere og ansatte før løsning anskaffes.

- Samarbeid mellom enheter.

- Øke bestillerkompetanse.

- Opplæring i digitale systemer og verktøy.

Ansatte ønsker seg mer samarbeid og mulighet til å kunne jobbe på tvers: De ansatte ønsker at det

digitale arbeidet kan tas inn som en del av arbeidet på arenaer hvor de jobber på tvers av

kommunene. De ønsker å lære om gevinstrealisering og hvordan digitale verktøy kan frigjøre tid til

undervisning.

Viktige behov:

- Få gevinster fra investeringene i digitale løsninger.

- Utnytte potensialet i de digitale løsningene som allerede finnes.

- Sikre kompetanse til å bruke de digitale løsningene effektivt.

«VI HAR INNFØRING I EKSEMPELVIS NYE SYSTEMER, MEN SÅ STOPPER DET LITT OPP»

- SITAT ANSATT SKOLE OG OPPVEKST

3.2.7 Utfordringer i Skole og Oppvekst

Oversikten under viser en fremstilling av funksjonsområder innen skole og oppvekst på tvers av


kommune, og utfordringer knyttet til digitale løsninger. Ledere og ansatte innen skole og oppvekst i


funksjonsområder de i dag opplever størst mangler i m.h.t. digitale løsninger.


sett møter behov.






24

Figur 3.2: Kart over tjenester i skole og oppvekst.

- Alle kommunene i Inn-Trøndelag skårer lavt på muligheten til å sende inn en digital søknad

om barnehageplass eller plass på SFO. Hjemmesidene er ganske informative, men

oppdateres for sent og mangler en del oppdatert informasjon.

- Det er dårlige løsninger for informasjonsflyt når barnet bytter fra barnehage til skole.

- Barnehagene etterspør at alle barnehager har samme løsninger for mail og kontaktregister for

å sikre informasjonen rundt barnet uavhengig av barnehage.

- Verktøy rundt administrasjon i skolene oppfattes som tungvint å bruke. Ansatte ønsker seg

bedre digitale verktøy for fraværsregistrering, bestilling av mat, turer med mere.

- Dialogen med foreldre løses med flere ulike verktøy som forvirrer både ansatte og foreldre.

- I PPT er det en stor utfordring å dele informasjonen rundt eleven som de ulike skal ha tilgang

til.

- Barnehagene og kulturskolen har tungvinte løsninger for opptak og starter derfor semester

med ledige plasser fordi de ikke klarer å håndtere køen.

- Det er to elevmapper og det må ryddes i begrep og navn for de to mappene.

- Det er mye arbeid med skjema for flyktninger som er dårlig integrert og forsinket oppstart av

norsk opplæringen som er så viktig for integrasjonen.

- Det mangler gode verktøy for digitale møter og dette gir ekstra mye vikarbruk for å

gjennomføre møter mellom ledelsen og ansatte spesielt knyttet til forhandlinger og annet.


Skolene har god infrastruktur og ganske godt trådløst nettverk. Verktøy for å stenge elevers tilgang til

internett er anskaffet og planlagt implementert høsten 2018 for å sikre at lærerne styrer dette og ikke

må bestille stengning fra Inn-Trøndelag IKT.

25

3.3 Teknisk

3.3.1 Geografiske trekk på tvers av Inn-Trøndelag

De fire kommunene er på hver sin måte utfordret av den sterke sentraliseringstrenden, med

innbyggere som flytter fra bygd til by. Utviklingen av Steinkjer og med den største veksten i Steinkjer

sentrum, påvirker kommunene rundt positivt da nærhet til et «bysentrum» øker boattraktivitet i de

nærliggende områder. Nedgang i befolkningstall går umiddelbart utover tjenesten og for eksempel i

Snåsa foreslår rådmannen en nedklassifisering av kommunale veier fra 2019. Ansatte i sektoren har

lang erfaring og jobber med kompleks saksbehandling. Det er en høy andel ansatte som nærmer seg

pensjonsalder og rekruttering av tilsvarende kompetanse oppfattes som krevende. Alle fire kommuner

har store arealer og et høyt antall kommunale veier som har krevende vedlikehold. Når pengene ikke

strekker til senker en kravet til vegvedlikehold og rydding.


Teknisk sektor omfatter mange tjenester hvor landbruk og tekniske tjenester er de to hovedgruppene.

Steinkjer kommune samler alle sine eiendommer og forvaltningen av disse i Steinkjer Bygg som er et

kommunalt foretak. Landbrukskontoret er en viktig tjeneste for landbrukskommunene og jobber tett

med de statlige aktørene.

Kommune Antall

byggesaker

Antall

plansaker

Antall

landbrukssaker

Steinkjer 969 20 1451

Verran 37 4 38930

Snåsa 42 0 352

Inderøy 200 10 172

Tabell 3.3: Antall byggesaker, plansaker og landbrukssaker i Inn-Trøndelag


Februar 2017 ble det lagt frem en nasjonal strategi for utvikling av Geodata 31. Ambisjonen er: «Alt

skjer ett sted». Den nasjonale strategien som er vedtatt er forankret i Meld.St 27 (2015-2016) Digital

Agenda for Norge. Strategien setter mål og virkemidler for fire områder: datainnhold, teknologi,

rammebetingelser og samspill.

KS bidrar til realiseringen med en oppdatert digitaliseringsstrategi med en verktøykasse for plan og

byggesak.32 Her er det underlag til kravspesifikasjoner, verktøy for å beskrive den nye tjenesten og

ulike spesifikasjoner for integrasjoner til arkiv, økonomi og nasjonale databaser. Landbruksdirektoratet

har de fleste av sine søknader og rapportering på Altinn 33. Det er et løpende samarbeid mellom KS

30 Av 389 saker i 2017 var 113 søknad for motorferdsel i utmark

31 https://www.regjeringen.no/no/tema/plan-bygg-og-eiendom/plan--og-bygningsloven/kart/nasjonal-geodatastrategi-til-

behandling/id2539801/

32 http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/digitalisering/verktoykasse-plan-og-byggesak/

33 https://www.altinn.no/skjemaoversikt/landbruksdirektoratet/soknad-om-regionalt-miljotilskudd/

26

og Altinn for å integrere statlige tjenester med de kommunale gjennom integrasjonsplattformen FIKS

som også har komponenten SvarUT. 34

3.3.4 Behov i teknisk sektor

Det er et stort ønske om å fort øke graden av selvbetjening fra begge sider. I raskt tempo fremover vil

kart og planer blir digitalisert. Mye av saksbehandlingen er relativt enkle saker og bør med gode

løsninger gjøres i stor grad selvbetjent. Dette vil frigjøre ressurser blant ansatte og redusere behovet

for å rekruttere. Tjenesten kan også i langt større grad samles på tvers av kommunegrenser når de

digitale løsningene er på plass.

Innenfor landbruk kan også løsninger som er selvbetjente og integrerbare med kommunens

økonomisystem nå anskaffes.

Utrulling av automatiske vannmålere er en investering til stor kostnadsbesparelse fordi det er en

løsning for å få kontroll med overvann. Denne er planlagt gjennomført, men mangler finansiering.


Innbyggere ønsker en enkel og tilgjengelig dialog på nett: Det er vanskelig å finne frem på nettsidene

til kommunene. Innbyggere ønsker seg oppdatering om planlagte tjenester som vann og strøm, samt

varsel når det er uforutsette feilsituasjoner. Det er et ønske om lettere å kunne se reguleringsplaner og

hvordan det påvirker min eiendom og hvilke muligheter jeg har for påbygning og utbygning.

Viktige behov:

- Lett tilgjengelig informasjon er viktig for innbyggerne.

- Innbyggerne ser på det som en selvfølge at kommunen opplyser dem om prosjekter som

angår dem, og at de lett kan finne utdypende informasjon om disse.

«Å FINNE INFORMASJON OM VEIBYGGINGSPROSJEKTET FORBI HUSET VÅRT PÅ NETT VAR NESTEN

UMULIG, JEG MÅTTE KLIKKE MEG RUNDT LENGE FØR JEG FANT DET.» - SITAT INNBYGGER,

STEINKJER KOMMUNE

Innbyggere ønsker en standardisert prosess for søknader om tekniske tjenester fra kommunen: Det er

vanskelig å finne ut hvordan en kan søke gjennom nettsidene. Mange tjenester kan en ikke søke om,

og når en har sendt inn søknad er en usikker på om søknaden er mottatt og hva som vil skje fremover.

Mange innbyggere mente det var vanskelig å forstå hvilke skjema en måtte ha og hva som eventuelt

manglet før en sendte inn søknaden. Innbyggere ønsker å kunne kontakte saksbehandleren personlig

ved behov.

Viktige behov:

- Innbyggerne ønsker enkle prosesser som krever lite frem og tilbake mellom dem og

kommunen.

- Systemer som automatisk gir søkere beskjed dersom det er noe galt i søknaden deres kan

minimere risikoen for feil.

- Gode veiledere til søknadsskjemaer og søknadsprosessen.

- Mange innbyggere ønsker likevel personlig dialog med ansatte.

«DET HADDE VÆRT FLOTT OM JEG KUNNE FULGT SAKSGANGEN PÅ MIN SØKNAD ETTER HVERT, SÅ

JEG SÅ HVOR LANGT DEN VAR KOMMET.» - SITAT INNBYGGER

34 http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/digitalisering/svarut/

27


Ansatte ønsker en bedre digital dialog med innbyggere og næringsliv. Det er et ønske om enklere

verktøy for å ha gode dialoger med innbyggere og næringsliv rundt alt fra driftsoppdateringer, via

tømmekalendre til enklere søknader på utbygging og påbygg. Det er ønske om et mye tettere

samarbeid på tvers av alle fire kommuner. Denne sektoren som de andre ønsker bedre å forstå

gevinstrealisering gjennom opplæring.

Ansatte ønsker verktøy som støtter digital dialog og som er integrert med saksbehandlingsverktøy:

Det er et stort behov hos saksbehandlere for å kunne ha en god digital dialog med innbyggere og

næringsliv. Dagens saksbehandlingssystemer er nesten ikke integrert mot digitale skjema til

innbygger, der dette finnes. Der det finnes digitale skjema å fylle inn for innbygger, skrives de ut og blir

papirskjema i saksbehandlingen internt.

Viktige behov:


- Tilgang til relevant informasjon fra kommunen for innbyggere.




- Step-by-step veiledninger.

«VI BURDE FÅ FLERE SØKNADER PÅ NETT, SØKNAD PÅ JOBB ER I DAG DET ENESTE VI HAR.» - SITAT

ANSATT

Det er behov for bedre samhandling med IKT. Flere av de ansatte mener det går mye tid med til IKT-

oppgaver som andre enn de burde løse. Det er også i denne sektoren behov for bedre

samhandlingsmodeller rundt utvikling av digitale tjenester.

Ansatte ønsker bedre samhandling med IKT: Flere ansatte mener det går mye tid med til IKT-

oppgaver som andre burde løse. Systemeierrollen er uklar. Det er egne budsjetter for å digitalisere

kart og planer som har gjort at det meste er digitalisert i Steinkjer og Verran.

Viktige behov:

- Behov for en tydelig organisering av digitaliseringsarbeidet, slik at forvaltning og utvikling får et

fokus som understøtter sektorenes behov.

- Behov for en tydelig prioriteringsprosess, hvor kommunen gjennom bevisste valg beslutter

hvilke initiativ innen digitalisering som skal iverksettes.

- Felles prosjektmetodikk på tvers av utviklingsprosjekter.

- Klare mål for digitalisering både på kort og lang sikt, og som er forankret i alle deler av

virksomheten.

«VI MÅ TRENE PÅ TANKENE Å TA I BRUK DIGITALE PLATTFORMER FOR Å FÅ TIL DIALOG MED

INNBYGGERNE I HELE ELLER DELER AV SAKSBEHANDLINGEN.» - SITAT ANSATT

3.3.7 Utfordringer i teknisk sektor

Oversikten under viser en fremstilling av funksjonsområder innen teknisk sektor på tvers av


kommune, og utfordringer knyttet til digitale løsninger. Ledere og ansatte innen teknisk sektor i

28




sett møter behov.






Figur 3.3: Kart over tjenester i teknisk sektor.

- Det er mange ulike tjenester organisert i sektoren, og ulike tjenester har ulike digitale

utfordringer.

- Landbrukstjenesten benytter i stor grad statlige løsninger som ikke støtter godt nok opp under

den rollen kommunen ønsker å ha som en utvikler av landbruket fordi de for eksempel ikke

har integrert funksjonalitet med lokale reguleringsplaner. Et eksempel på dette er søknad om

motorferdsel i utmark, som i dag tar for lang tid å få innvilget da informasjonssystemene ikke

støtter arbeidsprosessen mellom søker og saksbehandler.

- De statlige digitale løsningene i landbruket støtter godt opp under økonomien til den enkelte

driver i landbruket som bonde og/eller skogbruker.

- Byggesak er i stor grad avhengig av digitaliserte kart, planer og arkiv. Steinkjer er langt

fremme i dette arbeidet med digitaliseringen av data, men mangler digitale verktøy som støtter

arbeidsprosessen mellom søker og saksbehandler.

- Nasjonale løsninger for eByggesak og ePlansak er under utvikling og valgte leverandør av

løsninger i kommunen er med i arbeidet, en avventer disse løsningene fra leverandørene som

er lovet høsten 2018.

- Det mangler utsendelse av digital faktura i sektoren. Dette løses ved å ta i bruk SvarUT som

utsendelsesløsning. Arbeidet med SvarUT er igangsatt våren 2018.

29

- Det er ikke avdekket store utfordringer innenfor tjenestene miljø, beredskap eller brannvesen.


Det er god infrastruktur til servicetorg og kommunale bygg og et godt trådløst nettverk. Det kan være

noe utfordringer med mobilt nettverk når alle løsninger blir digitale og kan tas med for bruk på nettbrett

og smart-telefoner.

3.4 Tverrsektorielt

3.4.1 Saksbehandlingsvolum

Kommunens arkivplikt er en viktig samfunnsoppgave. Det er i dag en stor utfordring at for lite av

dialogen mellom innbygger og næringsliv ikke blir arkivert, og dermed tilgjengelig i pågående

saksbehandling og i ettertid. Arkivløsningen og integrasjonen til saksbehandling og mail/kommunens

hjemmeside er viktig for å løse dette. Under er det satt opp en oversikt over volumer av inngående

dokumenter som i dag blir registrert digitalt.

Kommune Antall journalposter

Steinkjer 48149

Verran 11654

Snåsa 5038

Inderøy 22390

Tabell 3.4: Oversikt ansatte og dokument volum i tverrfaglig sektor i 2017

3.4.2 Organisering av tverrfaglige tjenester

Fellestjenestene innkjøp, økonomi, arkiv og journal, kommunikasjon, politisk sekretariat og samfunn

og plan er organisert i tverrfaglige tjenester. Regnskap og lønn er organisert i Inn-Trøndelag regnskap

og lønn felles for alle fire kommuner. Brukeren av disse tjenestene er, foruten politikere, kollegaer i

kommunen i de ulike sektorer.

Det er en samisk befolkning i Snåsa og kommunen tilbyr skole med internat, barnehage og andre

tjenester til sine innbyggere med samisk som morsmål.

Kultursektoren, plan og strategi og personalenheter er analysert sammen med tverrfaglige tjenester. I

Steinkjer er kultur og plan samorganisert. I de andre kommunene er det to avdelinger.


På tvers av alle sektorer er plikten om arkivering av pågående saksbehandling og historiske arkiv den

mest krevende fra et digitalt perspektiv. Arbeidet er tydelig regulert i Arkivloven 35 med tilhørende

forskrift. NOARK5-standarden definerer og beskriver hvordan digitale løsninger skal integreres til det

digitale arkivet. Felleskomponenter tilgjengelig i integrasjonsplattformen FIKS 36 er verktøy for KS-

medlemmer som kan brukes og være en del av kravstillingen til leverandørenes løsning for å sikre

35 https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/regelverk-og-standarder/lover-og-forskrifter-for-arkiv

36 http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/digitalisering/digitaliseringsstrategien/fiks/

30

integrasjon. Kommunen rapporterer inn i KOSTRA, den felles nasjonale statistikk for sektoren. Her

rapporteres mange ulike tall fra kommunen. KS jobber med løsninger for standardisert integrasjon

mellom de store fagsystemer som brukes i kommunesektoren og innrapporteringen til KOSTRA37.

For kompetanseutvikling finnes KS Læring, en nasjonal plattform hvor kommunesektoren deler

opplæringsmateriale. Plattformen har integrerte verktøy for kompetanseplanlegging. 38

3.4.4 Behov i sektoren

Arkivet er kjernen i informasjonsansvaret i en kommune. Utarbeidelse og forvaltning av kommunens

informasjonsmodell har hatt lav prioritet. Dette er en av hovedårsakene til det store gapet mellom

forventinger til løsninger og løsninger som er tilgjengelig. Ledelsen i kommunen må sette forvaltning

av sin egen informasjonsmodell på dagsorden. Ledelsen kan med fordel være like opptatt av dette

som sitt organisasjonskart, da informasjonsforvaltningen er det som sammen med mennesker sikrer at

kommunen kan levere de lovpålagte tjenestene.

Det er de tverrsektorielle tjenestene som er nøkkelen til å lykkes med dette. I de sentrale systemene til

de tverrsektorielle tjenestene, samt gjennom bruk av nasjonale løsninger, forvaltes og oppdateres

kommunens informasjonsmodell som så gjenbrukes i alle sektorer.


Innbyggere ønsker stor grad av selvbetjente løsninger: På tvers av alle sektorer er det et

sammenfallende behov for en selvbetjent kommune. Når næringsliv eller en innbygger har et behov

for dialog, er det vanskelig for de å forstå hvorfor de må ringe eller møte opp innenfor et bestemt

tidspunkt. Ofte er tiden en har tilgjengelig etter arbeidstid, når de fleste ansatte har gått hjem.

Viktige behov:




Innbyggere ønsker mer informasjon om alt som skjer i kommunen: På tvers av alle sektorer er det et

sammenfallende behov for en selvbetjent kommune. Det er vanskelig for innbygger og næringsliv å

forstå hvorfor ikke kommunen har bedre og mer selvbetjente løsninger. Innbyggere ønsker seg

verktøy de har lært fra sosiale medier, de ønsker å få varsel og de ønsker å bestille hjelp. Det er en

rask utvikling i digital modenhet og kommunens oppgave er å tilrettelegge for dette, men sikre at det

ikke oppstår digitale klasseskiller.

Viktige behov:




- Kalender med app som varsler meg og som kan lastes ned på en smarttelefon.

- Fra mai 2018: lovpålagt krav hvor innbyggere selv kan be om innsyn og en eventuell sletting

av egne data.

37 http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/digitalisering/verktoykasse-plan-og-

byggesak/prosjekter/prosjektoversikt/?_t_id=1B2M2Y8AsgTpgAmY7PhCfg%3d%3d&_t_q=ekostra&_t_tags=language%3ano%

2csiteid%3a6fe12ca0-33f5-4a22-9af4-

0b59ac02c4ab&_t_ip=77.233.248.46&_t_hit.id=KS_Internet_Web_Models_Pages_FolkehelsaArticlePage/_65fdb482-1563-

4bd4-b700-8a6968f84344_no&_t_hit.pos=1

38 https://www.kslaring.no/

31

«FACEBOOK ER LETT Å BRUKE, OG DET ER PÅ SOSIALE MEDIER UNGDOMMENE ER.» - SITAT ANSATT


Ansatte ønsker en bedre digital dialog med innbyggere og næringsliv: Det er et ønske om enklere

verktøy for å ha gode dialoger med innbyggere og næringsliv rundt alt fra driftsoppdateringer, via

tømmekalendre til enklere søknader på utbygging og påbygg. Det er ønske om et mye tettere

samarbeid på tvers av alle fire kommuner. Denne sektoren som de andre ønsker bedre å forstå

gevinstrealisering gjennom opplæring.

Ansatte ønsker verktøy som støtter digital dialog og som er integrert med saksbehandlingsverktøy:

Det er et stort behov hos saksbehandlere for å kunne ha en god digital dialog med innbyggere og

næringsliv. Dagens saksbehandlingssystemer er ikke integrert mot digitale skjema til innbygger i en

felles arbeidsflyt der digitale skjema er tilgjengelig på nettsidene. Der det finnes digitale skjema å fylle

inn for innbygger, skrives de ut og blir papirskjema i saksbehandlingen internt.

Viktige behov:


- Tilgang til relevant informasjon fra kommunen for innbyggere.




- Step-by-step veiledninger.

Det er behov for bedre samhandling med IKT: Flere av de ansatte mener det går mye tid med til IKT-

oppgaver som andre enn de burde løse. De forventer bedre støtte fra IKT. IKT ønsker seg bedre

samhandling med de ulike sektorene samt å ha det faglige ansvaret for IKT-koordinatorer. IKT ønsker

å kunne være med å bestemme når systemer skal anskaffes og hvilke krav det skal stilles til

systemenes informasjonsmodeller. IKT ønsker seg mer ressurser for prosjektoppfølging, ansatte som

har ansvar for å følge opp sektorer og bedre løsninger for drift og brukerstøtte. Det er et behov for en

bedre organisering og rollebeskrivelse for systemeiere, fagansvarlige og IKT-koordinatorer.

- Tilstrekkelig behovskartlegging for innbyggere og ansatte før løsning anskaffes.

- Samarbeid mellom enheter og involvering av IKT tidlig.

- Øke støtte til sektorer og systemansvarlige.

- Anskaffe nytt arkivsystem som møter krav til integrasjon og samhandling.

- Anskaffe nytt system for hjemmeside som støtter dialog og distribuert oppdatering.

- Opplæring i digitale systemer og verktøy.

3.4.7 Utfordringer i sektoren

Oversikten under viser en fremstilling av funksjonsområder innen tverrfaglig enheter på tvers av


kommune, og utfordringer knyttet til digitale løsninger. Ledere og ansatte innen skole og oppvekst i




sett møter behov.




32



Figur 3.4: Kart over tjenester som er tverrfaglig eller rapporterer rett til rådmannen

- Innkjøp på tvers av sektorene har for mange manuelle skjemaer og er lite integrert i verktøy

for arbeidsprosesser.

- Verktøy for rekruttering er lite tilgjengelig og altfor manuelle. De blir i liten grad benyttet.

- Opplæring støttes i liten grad av gode verktøy for e-læring, og det som finnes av e-

læringsløsninger er lite tilgjengelig og benyttes i liten grad.

- Dagens prosesser fra budsjett til handlingsplan med økonomioppfølging er tungvint og har

mye manuelt arbeid. Det er store forventninger til den oppgraderte versjonen av økonomi, HR

og lønn med budsjettverktøyet Framsikt.

- Arkivløsningen må oppdateres til en ny løsning som møter nye krav til arkiv og åpen

integrasjon til saksbehandlingsløsninger fra ulike leverandører.

- Det må planlegges strukturert opplæring og KS Læring må tas i bruk som plattform for e-

læringsløsninger.

- Sikkerhetsløsninger og dokumentasjon av disse må oppdateres for å møte lovpålagte krav

som trer i kraft i mai 2018.

33

Kapitlet beskriver digital visjon, ambisjon og målbilder for de fire kommunene.

4.1 Digital Visjon

De fire kommunene har samlet seg om visjonen Smartere sammen, smartere hverdag.

Visjonen fanger opp ambisjonen i kommunesektoren og i samarbeidsavtalen hvor nye

samarbeidsformer med støtte av teknologi skal drive utvikling og leveranse av tjenester. Visjonen

fanger ambisjonen om samskapning og Kommune 3.039.

4.2 Digital Ambisjon 2022

Den digitale ambisjonen mot 2022 er sammenfattet i seks punkter:

1. Innbyggerne i Inn-Trøndelag bruker digitale tjenester som hovedkanal i dialog med kommunene.

2. Nye tjenester skapes sammen med innbyggere og næringsliv.

3. Digitale læringsverktøy er integrert del av undervisningen på alle skoler.

4. Velferdsteknologi er en integrert del av helse- og omsorgstjenesten, og har ført til bedre kvalitet

og reduserte kostnader.

5. Ansatte føler seg trygge på smarte digitale løsninger, og har en effektiv arbeidshverdag der tiden

kan brukes på de viktige oppgavene.

6. Ansatte på alle nivåer tar ansvar for tjenesteutvikling og innovasjon.

4.3 Målbilder for sektorer

Det er tatt frem sektorvis målbilder for digitalisering gjennom dialog med innbyggere, ansatte og ledere

i intervjuer og workshops. De fire kommunene i Inn-Trøndelag er blitt enige om felles målbilder for

digitalisering. Målbildene er fordelt på kort, mellomlang og lang sikt. Målbildene er tatt frem uavhengig

av økonomiske rammebetingelser eller tilgjengelige digitale verktøy.

39 Kommune 3.0 er en betegnelse på samskapning mellom kommunen og innbyggere som kommer fra Danmark

4 MÅLBILDER FOR DIGITALISERING

34

4.3.1 Helse og omsorg

De neste to årene (2018-2019)

På kort Sikt (0-2 år) finner innbyggeren enkelt frem til tjenester på nett, og kan sende inn søknader

digitalt. Et økende antall dialoger foregår digitalt mellom innbyggeren og kommunen. Innbyggerne

opplever økt trygghet fordi de har tilgang til digitale trygghetsalarmer og annen velferdsteknologi

hjemme og på institusjon.

Innbyggere i kommunen finner lett frem på den nye brukervennlig hjemmesiden. Det er enkelt å forstå

hvilke tjenester som er selvbetjente, og hvilke tjenester som krever nærmere dialog med ansatte i

kommunen.

Innbyggerne finner oppdatert informasjon om viktige aktiviteter for seg, og informasjonen er personlig

fordi innbyggeren logger seg på via Min Side med BankID eller MinID. Innbyggere som vil ha svar på

søknader i sin digitale postkasse får dette, de som ikke vil ha det, får svar som brev i posten.

Alle ansatte har fått god opplæring i bruk av nye verktøy for seg selv, og lærer opp brukere og

pårørende i hvordan de kan ha digital dialog med kommunen.

Flere fastleger har nå gode løsninger på nett for timebestilling, enkle undersøkelser foregår gjennom

digital dialog med bruk av kamera.

Dialogmøtene med politikere er utvidet til at innbyggerne kan komme med konkrete forslag til nye

digitale tjenester som de selv kan være med å utvikle.

Den nye digitale trygghetsalarmen med GPS-sporing er blitt en kjempesuksess. Mange flere vil ha den

og de ansatte ønsker også å dele den ut til «gangere» på institusjoner. Den første institusjonen har

fått digitalt pasientvarslingssystem med app til personal og pårørende for alarmer. Det brukes mindre

sovemedisin på institusjonene, da alle alarmene som piper er borte fra panel som lyser og blinker i

ganger og korridorer.

35

Alle ansatte har fått opplæring, primært gjennom e-Læring på KS Læring og kan bruke digitale

verktøy. Litt tid er frigjort ved bruk av disse verktøyene og lederne går foran som gode eksempler.

Planlegging av vakter med innkalling av ekstra personell gjøres i økende grad digitalt. Ledelsen har

sammen med de tillitsvalgte lagt en plan for hvilke verktøy som skal tas i bruk når og hvor. Planen er

på kort og lang sikt og inkluderer ambisjonen om å være de første kommunene som tar i bruk den

regionale Helseplattformen. Alle virksomheter har en IKT-koordinator som er faglig organisert under

IKT for IKT-oppgaver, og i virksomheten for sine andre oppgaver.

Mobil omsorg er innført i alle kommuner, og alle bruker én felles Visma Profil integrert med Agresso.

Alt rundt lønn og vaktlister sendes til ansatte i deres digitale postkasse, og i større grad gjennomføres

møter på Skype, slik at ansatte slipper å få en vikar for å kunne delta på møter om faget sitt.

Møteagendaer handler i større grad om utvikling av tjenesten.

Kommunen blir sett på som en foregangskommune når det gjelder matbestilling til ulike kjøkken som

skal betjene de ulike virksomhetene, samt bestilling av andre tjenester som kjøretøy til utfart,

underholdning til arrangement, og besøk av ulike gjester som ønsker å bidra frivillig.

Etter sammenslåingen (2020-2021)

Brukere og pårørende er opplever en tilpasset tjeneste med god støtte av digitale verktøy.

Alle innbyggere som vil ha det kan nå velge én eller flere trygghetspakker. Pakkene består av

hjemmetjeneste i kombinasjon med velferdsteknologi. Innbygger og pårørende opplever at

hjemmetjenesten behersker teknologien, og at de er gode rådgivere om bruk av andre løsninger etter

hvert som sykdomsbilde eller aldringsbilde endres. Engasjerte pårørende gir tilbakemelding om at det

er enkelt å engasjere seg som medspiller og bidragsyter. Når de kommer med forslag til nye løsninger

de mener passer for sine, ser de at kommunen tester det ut og tar det i bruk.

Flere innbyggere holder seg oppdatert om sitt sykdomsbilde og opplever egenmestring gjennom den

gode informasjonen de finner på kommunens hjemmeside i form av e-læringskurs og filmer.

I et av de nye seniorkollektivene er det installert sensorer på vann, lys, komfyrer og kjøleskap. Har

ikke innbyggeren brukt vann på 24 timer, går det varsel til pårørende. En sønn som bor i Oslo

oppdaget at faren ikke klarte å vaske seg, og har nå bestilt trygghetspakke med dusjrobot til faren.

Betalingen er per måned og han betaler med VIPPS.

Kommunen har oppnådd vesentlig besparelse i kjøregodtgjørelse og har ikke måtte oppbemanne

tjenesten slik prognosen så ut i 2018. Alle møterom er utstyrt med enkle videoløsninger, og alle

ansatte har den samme løsningen på sitt nettbrett med tastatur. En digital kaffekopp er en prat med

hjemmeboende brukere som er innført hvor brukeren kopler seg opp og snakker med sin

kontaktperson på faste tidspunkt. Ansatte har et bookingsystem for kortidsplasser. Her ser de

pårørendes innmeldte behov for kortidsplasser. Systemet sender automatisk status til pårørende og

tilbyr også «restplasser» når det oppstår ledig plass.

Ideen om bolystkollektivet er ferdig utviklet sammen med innbyggerne. Alle er begeistret for

arbeidsformen i Kommune 3.0, og leilighetene er leid ut lenge før de er bygd. Det er ventelister selv

om leien er noe høyere enn andre tilrettelagte seniorleiligheter i sentrum.

Alle alarmer fra brukere hjemme og på institusjon mottas på apper til ansatte. Ansatte kan veksle

mellom å jobbe på hjemmetjeneste og institusjon. De ansatte kjenner brukeren bedre fordi de jobber

med brukere på tvers av hvor de bor.

Når Nye Steinkjer er Kommune 3.0, etter 2022

Tjenester tildelt automatisk, og brukeren opplever at tildelte tjenester er individuelt tilrettelagt.

Innbyggere får tilsendt en digital trygghetsalarm når de fyller 75 år. Ordføreren er blitt kåret til årets

ordfører som bryr seg om de gamle i kommunen. Pårørende må kun søke når det er omfattende

tjenester som krever mye kartlegging, men de fleste tjenester blir tilbudt automatisk på bakgrunn av

36

alder eller endringer i aktivitet hos brukeren. Hver 6 måned får den pårørende40 en hyggelig

påminnelse fra kommunen om at han må bekrefte at han er enig i at data om moren blir brukt av

kommunen for å sikre den beste tjenesten til henne.

De yngre eldre er begeistret for det nye planleggingskontoret som de finner på sin mobiltelefon eller

via PC. De som har VR-briller kan ta på disse og gå inn i kommunens demohus for å lære om hvordan

teknologi kan gjøre det enklere å bo hjemme og hva de bør planlegge for. De lokale byggevarehusene

har installert mindre demohus hvor alt utstyret en kan tenke seg er satt inn sammen med ulikt utstyr i

kommunens trygghetspakker. Tujin Næringspark er blitt et nasjonalt kompetansesenter for

tømmerindustrien, og bygging av hjem tilrettelagt for bruk av velferdsteknologi.

Kommunen er vertskap for en årlig innovasjonskonferanse for e-helse i kommunesektoren.

Konferansen avholdes på Campus Steinkjer og er et tett samarbeid mellom kommunen, Nord

Universitetet og bransjen.

Kommunen er først i landet med å lansere første versjon av en virtuell legevakt som et alternativ til

den fysiske legevakten. Prosjektet inngår som en del av den regionale Helseplattformen, og både

lokale selskaper og den store internasjonale leverandøren av programvare er pådrivere.

De første brukerne har flyttet inn i det nye bolystkollektivet som er en del av det nye helsehuset i

sentrum. Bolystkollektivet er en ny modell for helse- og omsorgstjenester etter Kommune 3.0-

modellen hvor ansatte jobber side om side med frivillige, pårørende og beboere selv.

Det nye journalsystemet som er en del av den nye regionale helseplattformen er tatt i bruk. Løsningen

bruker data fra helsenorge.no, som oppdateres av alle tjenesteleverandører rundt brukeren og ikke

minst brukeren selv. Datamodellen inkluderer også data fra velferdsteknologien og er standarden som

er satt mellom det nye EPJ-systemet og det nasjonale knutepunktet for velferdsteknologi. Løsningen

har også innebygget personvern og sikrer at det er brukeren som selv bestemmer hvem som skal ha

tilgang til hennes data, uten at det er mer administrasjon for ansatte i kommunen.

40 Den nye folkeregister-loven gjør dette mulig for kommunen etter 2022.

37

4.3.2 Skole og oppvekst


Innføringen av den digitale meldeboka en suksess, og opptak til barnehager er selvbetjent på de nye

nettsidene.

Kommunene har etablert en digital løsning for toveis kommunikasjon (meldeboka) mellom hjem og

skole, meldinger sendes til foresattes digitale postkasse der de ønsker det, eller i brev om de ikke har

en digital postkasse. Det er god informasjon når barnet går fra barnehage til skole og ranselposten ble

avsluttet sommeren 2018. Alle ansatte og foresatte har tilgang til opplæring i nye løsninger.

Skoleruten er nå digital og kan enkelt lastes ned til kalenderen som foreldre har i sine

smarttelefoner/PC.

Det er lagt en plan sammen med ansatte for innføring av digitale verktøy i skolen. Ansatte benytter KS

Læring som sin e-læringsplattform. IKT-koordinatorene i skolene rapporterer faglig til IKT-enheten og

er ansatt på skolen for å være en del av skolens virksomhet.

Skooler.no gir alle ansatte felles kalender, og det benyttes Skype for videomøter. Antall fysiske møter

er halvert og vikarbruk er redusert. Det er ryddet i mappenavn mellom skole og arkiv. Elevmappen

følger eleven i hele skoleløpet. Arkivmappen benyttes for arkivering av vedtak og tiltak.

Visma Flyktning støtter arbeidsoppgaver med flyktninger og bidrar til å sikre at flyktninger blir enda

bedre integrert i kommunen.

Den nasjonale informasjonsmodellen setter standarden for hvordan kommunen skal realisere

ambisjonen om et omvendte klasserom hvor eleven er i sentrum og læreren sammen med mange

andre ressurser sikrer elevens utvikling. Det er skrevet kontrakt på et nytt skoleadministrativt system

som skal være fult implementert til skolestart høsten 2020.

Alle elever vil fra 2020 få utdelt nettbrett med tastatur ved skolestart, og i 2019 hadde alle klassetrinn

fra 5. klasse og oppover egne nettbrett. Den digitale skolekalenderen dytter ut varsler til de det gjelder.

38


Foreldremøter er nå verksteder etter Kommune 3.0-modellen, og så godt som all praktisk dialog går i

meldeboka.

Det nye skoleadministrative systemet som ble innført i 2020 og meldeboka er oppgradert til en ny app

med funksjonalitet for å booke læringsressurser rundt eleven basert på opplæringsplaner. En gruppe

elever har testet ut online-læreren for morsmålsundervisning i sør-samisk og somalisk. Flere foreldre

underviser på deltid i skolen med sin spesialkompetanse, og erstatter den tradisjonelle vikaren.

App’en som er den oppgraderte meldeboka, gir raskt svar på om du får fri fra skolen, og hvis du ikke

får fri, hvordan du kan klage til rektor. App’en minner også lærerne på at de må huske å ta kontakt

med foreldre for informasjon og oppfølging av eleven. Møter med foreldre gjøres vel så ofte gjennom

møteverktøyet som at foreldre må komme inn til skolen etter arbeidstid. Ansatte får løpende opplæring

og har tilgang til løsninger som effektiviserer arbeidsdagen og frigjør tid til undervisning. Skolens

systemer er enda tettere integrert mot andre administrative systemer innen økonomi, personal og

helsedata for elever hvor det er behov for dette. Det er definert tre prosjekter for PP-tjenesten hvor

den regionale Helseplattformen er med.


Inn-Trøndelag har en app-store med en rekke apper for alt fra undervisning til praktisk oppfølging og

kommunikasjon.

Det er gjort tilgjengelig en rekke apper for elever og foresatte for individuell undervisning, oppfølging

og tilbakemelding. Flere av skolene tilbyr gode individuelle undervisningsprogrammer og elevene får

en stor andel av undervisningen digitalt og slipper å bytte skole fordi de ønsker dybdeundervisning i

fysikk på ungdomsskolen. I ungdomsskolen er det startet uttesting med elev på jobben, hvor det lokale

næringslivet har undervisningsansvar for elever med behov for mer praktiske oppgaver i hverdagen.

PP-tjenesten og barnevernet har mottatt pris som best på den digitale oppveksten. Bruken av vikarer

er redusert til et minimum, og åtte av ti møter mellom ansatte foregår med støtte av digitale verktøy.

Skoleresultatene har nå to år på rad gått oppover for alle skolene i alle tre kommuner.

4.3.3 Målbilde for teknisk

39


Den første versjonen av Min Side har forenklet dialogen med innbygger, og den første selvbetjente

løsningen for enkle byggesøknader har blitt svært populær. Interne arbeidsprosesser er blitt enklere

da et stort antall byggesøknader nå får rett svar fordi kart og planer i Steinkjer ble ferdig digitalisert i

2018. Integrasjon mellom søknader fra Landbruksseksjonen og det nye arkivsystemet er på plass og

sparer mye tid for Landbrukskontoret i kommunen. Den nye oppdaterte Matrikkelen kom på plass fra

sommeren 2018, og var viktig for at sammenslåing av systemer skulle bli enkelt når det er unik

stedsinformasjon i den nye kommunen. Ansatte har tilgang til opplæring i nye systemer på KS Læring.


Kommunen er en av de første kommunene i Trøndelag som sammen med de andre kommunene har

over 80% av alle byggesaker og plansaker digitalisert. Den nye funksjonaliteten i Min Side er Min

Eiendom integrert med informasjon fra digitale kart og planer med nasjonale informasjon om

eiendomsverdi og avgifter. All varsel om renovasjon og veivedlikehold kommer som varsel på Min

Side, eller app’en som innbyggeren har lastet ned den. Det er finansiert utrulling av smarte

vannmålere som vil starte i 2021. De første områdene har fått installert smarte målere, og kommunen

har begynt å se på områder hvor det er unormalt store vannlekkasjer for å vurdere tiltak. Arkeologer

har stor glede av digitale kart med planer, ikke minst tilknyttet utviklingen av Gruva-området til en

nasjonal kulturopplevelse. Planarbeidet skjer på tvers av kommunegrenser i mange kommuner i

regionen.


Alle husstander har nå digitale vannmålere og et større oppgraderingsprogram for å redusere

overvann og vannlekkasjer er finansiert. Saksbehandling i plan- og byggesaker er vesentlig forenklet

og integrert i stor grad med nasjonale løsninger. Det har ikke vært behov for å rekruttere så mange

erstatningsressurser som fryktet fordi flere nøkkelressurser har gått av med pensjon. Satsningen på

bedre landbruksløsninger som er integrert med de nasjonale løsningene er nasjonalt anerkjent, og det

er gitt mer utviklingsmidler til å gjøre disse løsningene enda bedre og tilgjengelige for landbruk i alle

kommuner.

40

4.4 Tverrfaglig


Nytt arkivsystem og oppgradert økonomi- og budsjettløsning er viktige faktorer til at ingen ansatte er

kjempebekymret for hvordan oppgaver til innbygger og næringsliv skal løses 01.01.2020.

Veikartet til IKT er implementert i planene i hver enkelt sektor, og ledelsen har sammen med ansatte

prioritert og forankret sine planer for tjenesten inn til veikartet. KS Læring er etablert som

opplæringsplattformen som alle ansatte bruker for å lære seg nye systemer og nye rutiner når nye

systemer rulles ut i høyt tempo.

Den nye styringsmodellen for IKT sikrer at ledelsen er oppdatert og politikerne forstår hvordan

digitaliseringen bidrar til realiseringen av Nye Steinkjer som en viktig kommune i regionen. Det nye

verktøyet for Min Side er tatt i bruk i alle fire kommuner. Alle ansatte får god opplæring, og de legger

ut løpende informasjon som er relevant for innbygger og næringsliv. Kommunikasjonsavdelingen har

det overordnete ansvaret for siden.

Kultursektoren er storbruker av Min Side-verktøyet og så godt som alle kulturarrangement blir utsolgt.

Arkivprosjektet har gått etter planen, gamle arkiver er ryddet i, og historiske data er tatt vare på

digitalt. Arbeidet med å tydelig skille mellom hva som er arkivinformasjon rundt innbyggeren, og hva

som er sektorinformasjon som må være i fagsystemene er nå tydelig for alle. Ikke minst har arbeidet

med elevmappen og elevarkivet vært et godt prosjekt.

Systemet for reiseregninger og fraværsregistrering er populært, ikke minst fordi det har en app for alle

ansatte inkludert vikarer, og er integrert med Agresso. En enklere løsning for elektronisk signatur for

ansatte er innført, og er populær som en enkel løsning for å sende digitale dokumenter mellom

ansatte og innbyggere.

41

Rekruttering av nyansatte er nå enklere for alle mellomledere i kommunen. Når kommunen velger å

ansatte kandidater, gjenbrukes informasjon fra rekrutteringsfasen til HR-systemet. Kommunen har

meldt seg på som en av de første pilotene for å ta i bruk den nye versjonen av Folkeregisteret og for å

ta i bruk tjenester hvor de varsler innbyggere om at de er tildelt barnehageplass.

Innkjøpssystemet er integrert med økonomi, og rutinen for å registrere inn leverandører og sikre at de

bruker EHF-faktura gjøres uten saksbehandlingstid. Alle avdelinger har innført pre-konterte faktura til

godkjenning.


Timebestilling til saksbehandlere, enten det er fysisk eller virtuelt, er nå mulig på kommunens

hjemmeside. De nye servicetorgene støtter hverandre på tvers av sentra og grender, og en

innbyggermåling viser at innbyggerne opplever nye Steinkjer mer tilgjengelig og med bedre

åpningstider enn det var før sammenslåingen.

Leverandørene legger seg selv inn i leverandørregistret, blir godkjent av innkjøpsavdelingen, og raskt

tilgjengelig for kjøpere av varer og tjenester på tvers av regionen. Det nye Folkeregisteret er ferdig

implementert i slutten av perioden, og det som før var femten ulike steder å slå opp informasjon om

innbyggeren, er nå ett. KS Læring vokser i kurs og materiale er tilgjengelig for alle ansatte, og de

fleste har nå individuelle opplæringsplaner hvor KS Læring i kombinasjon med annen utdannelse

sikrer kompetansen kommunen trenger.

Arbeidsprosessen fra handlingsplan til budsjett, til rapportering på gjennomføring, er godt digitalisert.

Ledere mottar automatisk rapporter om avvik mot planer når disse er større enn 10%. Brukerstøtte er

sentralisert, og IKT-koordinatorer på skoler og i virksomheter er viktige kollegaer for å drive endringer.

Når Steinkjerbygg feiret sitt 80-års jubileum i 2021, var hele arkivet digitalisert og en rekke historiske

dokumenter fra oppbyggingen fra 1941 og fremover ble gjort tilgjengelig for historieforskning og

kulturbygging. Ved lanseringen ble det lansert en interaktiv storskjerm i Gruva hvor det er masse

digitale muligheter for dialog, nysgjerrighet og kulturelle opplevelser.


Det er implementert felles systemer for alle kommuner som er med i Inn-Trøndelag IKT.

Digitaliseringen er satt opp i et eget program som inngår i porteføljestyringen i Steinkjer. Programmet

jobber med mål og strategier som alle er med i handlingsplanene for de aktuelle kommunene.

Aktiviteter i kommunens årshjul inneholder den digitale ambisjonen i alle tjenester.

Innbyggerne er i raskt økende takt selvbetjente, og henvendelser til saksbehandlere er nå i langt

større grad om saker som har en komplisert informasjonsmengde, og hvor en god saksbehandler

hjelper til med den tilrettelagte tjenesten.

Steinkjer er med i et nasjonalt prosjekt for å se på arkiv på tvers av alle forvaltningsnivå i sektoren.

Dette er et pilotarbeid til en ny arkivstandard som, enda bedre enn den gamle, støtter informasjon

rundt innbygger og næringsliv uavhengig av forvaltningsnivå.

42

Kapitlet beskriver konsekvenser for fagsystemer som følge av kommunesammenslåingen Steinkjer og

Verran, nåsituasjonsbeskrivelsen i kapittel 3, og målbildene i kapittel 4.

5.1 Metode

5.1.1 Innhenting av data

PAs analysemodell for digitale konsekvenser tar utgangspunkt i sjekklisten for kommuner som skal slå

seg sammen41.

PA har gjennomført intervjuer med systemansvarlige i alle kommuner. Systemeierne har gitt en

vurdering av sine systemer utfra variabler om funksjonalitet, kvalitet og opplevd støtte til tjenesten. Det

er kartlagt 89 ulike systemer med tilhørende avtaler der disse eksisterer. Det er også kartlagt hvilke

moduler i systemet som er tatt i bruk. Kartleggingene er supplert med innbyggere og ansattes

opplevelse av tjenesten, og hvordan digitale løsninger støtter opp rundt tjenestens kvalitet og

effektivitet (Se kapittel 3).

5.1.2 Kategorisering av systemer

Alle systemer er kategorisert i fire kategorier med tilhørende konsekvens ved sammenslåing eller

inntreden i Inn-Trøndelag IKT. Tabellen under viser kategoriseringen:

Kategori Beskrivelse Konsekvens

Kategori 1 Systemene driftes allerede av Inn-

Trøndelag IKT

Beholdes «as-is»

Kategori 2 Systemene er like, men driftes

hver for seg

Rydd i driftsmodellen

Kategori 3 Systemene er ulike, men løser

samme oppgave

Foreta beslutning om hvilket

system som skal beholdes

Kategori 4 Systemet er unikt, og løser en

oppgave som ingen andre system

løser

Foreta beslutning om systemet

skal beholdes eller ei.

Tabell 5.1: Beskrivelse av kategorisering av fagsystemer

41 Digitale Konsekvenser KS FoU-prosjekt nr. 154005.

5 KONSEKVENSER FOR FAGSYSTEMER

43

5.1.3 Vurdering av systemene ut fra funksjonalitet, og om de møter lovpålagte krav

Systemansvarlige har for sitt system angitt en verdi på kvaliteten. Hvert system er scoret på en skala

fra 1 til 5 på hvert av de opplistede punkter hvor 5 er beste score.

– Kvaliteten på data er god

– Fagsystemet møter krav i lov og forskrift

– Integrasjonsløsning til andre systemer møter anbefalinger fra KS

– Datakilder er nasjonale løsninger der dette finnes

– Data brukt i systemet kan brukes for elektronisk arkivering

– Den møter nye krav til datasikkerhet gjeldende fra mai 2018

Det er summen av hver score per punkt som utgjør systemets totale score. Alle punkter er vektet likt.

Systemansvarlige er også bedt om å beskrive topp tre funksjoner ved systemet og topp tre

forbedringsforslag.

All data er tatt inn i analysen for å verifisere om systemer i alle kategoriene skal beholdes eller bør

vurderes for utskiftning.

Systemer som anbefales utskiftet er en nettosum, som både reflekterer at driftsmodellen ikke er

optimal, og at kvaliteten på systemet ikke møter krav og ønsker til funksjonalitet.

5.2 Helse og Omsorg

Alle kommunene benytter samme løsning for journal fra Visma for omsorg. På legekontor og for

legetjenesten brukes det ulike systemer som har integrasjoner til spesialisthelsetjenesten gjennom

meldingsutveksling. Velferdsteknologiløsninger har vært utprøvd, men er ikke tatt i bruk i fullskala i

hjemmetjenesten. Det brukes ulike systemer for ressursstyring og planlegging av personale i de ulike

tjenestene.

5.2.1 Systemer som bør beholdes

Følgende systemer driftes av Inn-Trøndelag IKT (Kategori 1), og bør beholdes «as-is»:

Navn Funksjonalitet Vurdering av egnethet (Maks 5)

Visma Profil Omsorg + Mobil

Omsorg

Journalsystemet for omsorg

inneholder informasjon om helse-

og omsorgstjenestene og brukerne

av tjenestene. Journalsystemet har

en mobilklient for bruk på nettbrett,

som bruker mobilnettverk for å

oppdatere informasjonen når de

ansatte er på hjemmebesøk hos

brukeren.

Systemet har 1200 brukere i

Steinkjer og Verran og 400 brukere

i Inderøy.

Systemet er godt etablert som

hovedsystemet i sektoren.

Innføringen av den mobile

løsningen har hatt for lav

investering i opplæring, noe som

har medført at der ledelsen har

vært tydelig på at den bør brukes

er den tatt i bruk, mens den i andre

virksomheter står stort sett avslått.

Det er for store avvik på kvaliteten

på data om tjenestemottakere og

hendelser i systemet, noe som

medfører at mye informasjon om

brukerne ligger i fritekst og gjør det

tungvint å oppdatere seg på

hendelser. Dette kan rettes enkelt

ved å lage enda bedre prosess-

beskrivelser av rutiner som er

felles for alle kommunene og som

ledelsen ivaretar oppfølgingen av.

44

Det antas som lite hensiktsmessig

å bytte journalsystem i påvente av

eventuell innføring av

Helseplattformen.

Score: 2,0

Visma Velferd System for søknadsbehandling for

sosialstønad.

Brukere: alle som jobber med NAV

saker i Steinkjer, Verran og

Inderøy

Systemet er funksjonelt og ansatte

synes det er et godt støtteverktøy i

arbeidshverdagen. Systemet har

en god integrasjon til NAV-

systemet for utbetaling, og til

Agresso for økonomistyring. Det er

fortsatt funksjonalitet i systemet

som ikke er tatt i bruk. Integrert

elektronisk arkiv og scanning av

inngående dokumenter.

Reetablert med mer funksjonalitet i

forbindelse med etablering av NAV

Inn-Trøndelag fra 01.01.2018.

Score: 4,0

Visma HS Pro Løsning for helsesøstertjenesten.

44 brukere i Steinkjer og Verran,

20 brukere i Inderøy.

Systemet vurderes til å ha god

funksjonalitet, og effektiviserer

helsesøsters hverdag.

Score 4,5

Visma samhandling arkiv Noark5 arkivkjerne for arkivering

av vedtak og saksbehandling som

er arkivverdig, og ikke bare ligger i

journalen.

Løsningen sikrer at

saksbehandlingen og

informasjonen om vedtak også blir

arkivert, og at kommunen møter

lovpålagte arkivkrav.

Score 3,25

Visma Flyktning Programvare utviklet av Visma for

å møte kommuner som har

flyktninger og krav til registrering,

oppfølging og innrapportering.

15 brukere

Systemet er godt likt blant de

ansatte. Det er enkelt å legge til

nye flyktninger og ta de ut når de

flytter eller får annen status i

kommunen.

Score: 4,5

Tabell 5.2: Systemer som anbefales beholdt innen helse og omsorg

Inn-Trøndelag bør beholde og samle seg om Visma-produktene innen helse og omsorg fordi brukerne

av systemene stort sett er godt fornøyd med funksjonaliteten. Det anbefales å styrke opplæringen i

bruk av systemene, og satse på styrking av like prosesser og rutiner knyttet til eksempelvis

journalføring. Prosessbeskrivelser og oppdaterte rutiner kan eksempelvis deles på KS Læring.

Opplæring krever både fokus fra ledelsen, dedikert tid med ansatte som trenger ekstra veiledning, og

45

lavterskeltilbud i form av e-læring enkelt tilgjengelig for alle. Det kan stilles krav ved kjøp av eventuelle

e-læringsmoduler fra Visma om at disse må kunne legges på KS Læring for kommunenes brukere 42.

5.2.2 Systemer hvor det bør ryddes i driftsmodellen

Følgende systemer er like på tvers av kommunene, men det bør ryddes i driftsmodellen:


System X43 Journalsystem for legevakten og

DMS som sender og mottar

helsemeldinger mellom kommunen

og helseforetaket.

40 brukere Steinkjer og Verran.

Inderøy har legevakt samarbeid

med Levanger og Verdal med et

system for dette. Systemvalg

henger sammen med valg av

organisering av tjenesten.

Systemet er skreddersydd for, og

utbredt blant kommuner og

legekontor. Systemet er installert

på egen PC på legekontoret.

Leverandøren tilbyr support på

systemet. Det oppleves som

komplisert å sørge for at det høye

kravet til sikkerhet blir opprettholdt

rundt sensitive data i

meldingsutvekslingen mellom

kommune og helseforetaket.

Sikkerheten opprettholdes ved å

holde sikkerhetssertifikater

oppdatert og betalt for, og dette

har lett for å bli glemt.

Score: 4,8

Visma Flyt SamPro

Web-basert samhandlingsverktøy

for informasjon i individuell plan

etter helse- og

omsorgstjenesteloven. Planeier

bestemmer via samtykke hvem

som skal ha tilgang til planen. Alle

som har tilgang til den individuelle

planen får tildelt personlig

pålogging med totrinns

autentisering. Løsningen er ikke

integrert med andre løsninger.

Driftes av Visma som en

skytjeneste.

Antall brukere varierer med antall

innbyggere som har vedtak i

Steinkjer, Verran og Inderøy.

Systemet er tilpasset behovet for

brukere med individuelle planer og

følger lovpålagte krav. Systemet er

sikkert satt opp fra leverandøren,

men komplisert å integrere til

andre systemer i kommunen.

Kommunen er dermed avhengig

av å lagre data om brukeren i

løsningen, og alle som skal bruke

planene må få tilgang til løsning og

opprettes som brukere. Ideelt sett

burde individuell plan henge tettere

sammen med journalsystemet.

Score: 5,0

Tabell 5.2.2: Systemer som anbefales ryddet i - driftsmodell innen helse og omsorg.

Kommunene bør rydde i driften av løsningene gjennom å la Inn-Trøndelag IKT overta hovedansvaret

for drift og oppfølging av leverandørene for oppdateringer og vedlikehold. Mange av dagens løsninger

tilbys som skyløsninger. Inn-Trøndelag IKT bør overta ansvaret også for denne type løsninger for å

sikre enhetlig drift, avtaleforvaltning og synergi mellom ulike systemer. Det må utarbeides en egen

42 KS Læring innfører en stige-modell fra mai 2018 hvor det er en prismodell tilgjengelig for leverandører av innhold på KS

Læring.

43 SystemX versjonen er videreutviklet for DMS og var grunnen til at de byttet fra Visma Profil.

46

informasjonsmodell med tilhørende sikkerhet og autentisering som forvaltes av IKT-samarbeidet. Se

veikart i kapittel 7 for nærmere beskrivelse.

5.2.3 Systemer hvor det må besluttes hvilket som beholdes

Følgende systemer er ulike, men løser samme oppgave. Kommunene bør her beslutte hvilket system

som beholdes:


Tieto Ressursstyring (TRS) Systemet benyttes av Verran for

administrasjon av hvilke ressurser

som tilknyttes en institusjon, og

hvem av disse som skal ha

adgangskort. Løsningen er

integrert til adgangskortsystemet

på institusjonen. Løsningen er

skybasert, og driftes av Tieto.

Systemet er stort sett et

frittstående system med spesifikk

funksjonalitet. Brukergrensesnittet

er godt, men det krever at en egen

superbruker har fått opplæring i

systemet, og dette skaper

personavhengighet. Det er

standardintegrasjoner mellom

personalsystemet og Tieto

Ressursstyring. Kommunene kan

også vurdere å få laget en

integrasjon mellom Capitech og

Tieto Ressursstyring.

Score: 5,0

Visma Notus/Visma

Ressursstyring

Systemet benyttes til

timeregistrering, personal- og

ressursplanlegging og er integrert

med turnusplanlegging i HR-

systemet i Agresso. Systemet

benyttes kun av Inderøy

Kommune.

Brukes i Inderøy og Verran,

benyttes for alle ansatte i helse og

omsorg.

Systemet har god funksjonalitet for

timeregistrering. Det oppstår mye

feil i overføring av informasjon til

Agresso. Systemet anbefales

byttet ut med Capitech på grunn av

overlappende funksjonalitet, og for

å redusere lisenskostnader.

Capitech benyttes allerede av

Snåsa og Steinkjer, og det er flest

brukere av systemet her.

Score: 4,0

Capitech Systemet brukes til time- og

fraværsregistrering, samt

ressursplanlegging i

virksomhetene.

Benyttes i Steinkjer og Snåsa for

alle ansatte i helse og omsorg.

Systemet er enkelt å bruke. Noe

manglende integrasjon av

funksjonalitet til HR-systemet gjør

at systemet ikke oppnår bedre

score.

Score: 2,5

Tabell 5.2.3: Systemer som anbefales vurdert utskiftet innen helse og omsorg.

En konsentrasjon rundt helse- og omsorgsprodukter fra Visma vil sikre enhetlig bruk, lavere

driftskostnader og gevinster for alle som er med i Inn-Trøndelag IKT. Se veikartet i kapitel 8 for mer

detaljer.

5.2.4 Systemer som er unike, men som bør vurderes beholdt

Systemene i tabellen under er unike, og løser oppgaver ingen andre systemer løser:


47

DIPS Communicator Systemet sikrer

meldingsutveksling mellom

helsepersonell fra CGM journal til

journalsystemet i spesialist-

helsetjenesten og til journalen i

Visma Profil. Systemet leveres

som en del av journalsystemet.

Systemet leveres av Compu Group

Medical

Systemet må benyttes så lenge

CGM brukes for journalføring i

Snåsa på legevakt og hos fastlege.

Score: 4,0

CGM Systemet som benyttes for

fastlege, legevakt og Helsesøster i

Snåsa. Systemet dekker mye av

det samme som System X eller HS

Pro for Helsesøster.

Systemet har godt

brukergrensesnitt og brukerne er

fornøyde. Kommunene bør

vurdere å ta standpunkt til hvilket

system som skal benyttes for

journal på legevakt. Dette vil

forenkle samarbeid, og redusere

kompleksitet og kostnader.

Score: 4,0

Visma Vismalink Standardløsning for


helseforetak og kommune og

mellom enkelte systemer i

kommunen

Meldingsutveksleren leveres av

Visma og må benyttes for


helseforetak og kommune.

Benyttes mot løsninger som Profil,

HSPro, Barnevernsvakt, System X,

CGM og løsninger i private

legekontor.

Tabell 5.2.4: Systemer som anbefales vurdert utfaset i Helse og Omsorg i Inn-Trøndelag IKT

Når Snåsa går inn i Inn-Trøndelag IKT bør de bytte fra CGM til System X for fastlege og legevakt.


Det benyttes samme skoleadministrative løsning som har integrasjon til arkivet. Det er valgt mange

ulike verktøy for digital dialog mellom skolen og foreldre og ulike verktøy for måling av

læringsresultater. For digitale læremidler distribueres noen fra forlagets egen plattform og andre nås

fra ulike hjemmesider. FEIDE som identitetsstyring fungerer for lærer og elev, men det gjenstår

implementering av identitetsløsning for foreldre for digitale dialoger.




OppAd Skole Skoleadministrativ løsning for

lærer og elever for

opplæringsplaner, oppgaver og

oppfølging. Benyttes i barnehage,

skole og SFO. OppAd har

integrasjon til nettbasert løsning for

Systemet har god funksjonalitet.

OppAd er integrasjon til

arkivløsningen ePhorte.

Elektroniske skjema fra

Kommuneforlaget kan kjøpes til

48

å søke om plass i barnehage og

SFO.

Benyttes av Steinkjer, Verran og

Inderøy

systemet, og data som legges inn i

skjemaet fremkommer i løsningen.

Score: 4,0

Tabell 5.3.1: Systemer som anbefales beholdt innen skole og oppvekst.

Kommunene bør beholde Oppad som skoleadministrativ løsning frem mot kommunesammenslåingen.

Fylkeskommunene og KS samarbeider om å lage en styrket informasjonsutvekslingsmodell for

skoleadministrative systemer i FINT-prosjektet.44 Når denne modellen er klar, bør kommunene i Inn-

Trøndelag vurdere om OppAd møter brukernes krav til god informasjonsflyt, eller om man bør gå ut på

nyanskaffelse. Når den nye informasjonsmodellen FINT er satt i forvaltning, kan Inn-

Trøndelagskommunene stille krav til leverandørene om integrasjon til denne modellen og dermed

sikre standardiserte integrasjoner mellom elevinformasjon, læremidler, timeplaner med mer. Se

veikartet i kapitel 8 for ytterlig detaljer. 45




Autoplan Systemet benyttes for å legge

timeplaner og sette lærer-

ressurser opp mot fag det skal

undervises i. Systemet brukes

både for fast ansatte og vikarer.

Brukes i Steinkjer, Verran og

Snåsa.

Timeplaner er komplisert og

systemet løser dette godt, men det

er ikke integrert til andre systemer.

Det skaper mye merarbeid for

brukerne av systemet når

informasjonen skal inn i HR-

systemer. For timeplanlegging er

systemet godt.

Score: 5,0

Ekasys

Systemet benyttes for

voksenopplæring i norsk med god

integrasjon til IMDIs registre for

vedtak og rapportering av

gjennomført undervisning.

Brukes i Steinkjer og Verran.

Systemet løser administrasjon og

gjennomføring av

voksenopplæring i norsk. Det er

ingen integrasjon til arkiv eller

andre systemer som eksempelvis

Visma Flyktning.

Score: 5,0

Klassetrivsel Web-basert løsning for å måle

trivsel i klassen. Utviklet i

Danmark.

Antall brukere er ikke oppgitt og

systemet registrerer ikke

informasjonen etter at resultatene

er hentet ned i for eksempel excel

for videre bearbeiding.

En løsning som benyttes for å

måle trivsel i klasserommet. Driftes

i skyen.

Score 4,0

44 For informasjon om FINT-modellen: https://informasjonsmodell.felleskomponenter.no

45 Det er viktig å husk at analysen ikke tar med seg digitale læremidler. Det er knyttet noen kommentarer også til dette i veikartet

i kapitel 8.

49

Brukes i Steinkjer og Verran.

Mobil Skole Enkel løsning for kommunikasjon

mellom foreldre og lærer integrert

med OppAd. Systemet benytter

SMS som

kommunikasjonsverktøy.

2000 brukere i Steinkjer, Verran og

Inderøy.

Løsningen er en effektiv løsning

for å sende informasjon til alle

foreldre med bruk av SMS.

Løsningen er integrert til OppAd.

Dialogen blir ikke sendt videre for

arkivering, og kommunen kan i

noen dialoger bryte plikten til å

arkivere.

Score: 5,0

Tabell 5.3.3: Systemer som anbefales ryddet i driftsmodell innen skole og oppvekst

Kommunene bør rydde i driftsmodellen for ovenstående systemer ved å forsterke integrasjonen og

sikre enhetlig modell for drift av skyløsninger. Det bør foretas en vurdering om bruk av Klassetrivsel,

da det kan være at den samme informasjonen samles inn via de nasjonale målingene. Det bør

prioriteres å lage en enkel integrasjon for arkivverdig dialog mellom skole og foreldre fra Mobil Skole.



som beholdes:


Speedadmin: fagsystem for

kulturskolen

Administrativt system for

kulturskolen. Benyttes til

timeplanlegging og

kommunikasjon mellom

administrasjon og foresatte.

Systemet har en enkel funksjon for

å dele nyheter.

Brukes i Steinkjer og Snåsa,

Systemet er laget for kultur-

skolens behov og er ikke integrert

til andre systemer i kommunen.

Det bør vurderes om OppAd kan

benyttes i stedet.

Score: 5,0

Kartleggeren

Web-basert løsning for kartlegging

og oppfølging for elever og lærer.

Brukes i Steinkjer.

Systemet har god funksjonalitet og

er integrert til ePortal fra

fagbokforlaget for anbefaling av

lærebok. Kartleggeren er delvis

integrert til FEIDE. Kartleggeren

har samme funksjonalitet som

Engage.

Score: 4,0

Engage Web-basert løsning hvor alle

nasjonale kartleggingsresultater er

samlet sammen med andre

kartlegginger som skolen ønsker å

gjøre på eleven.

Brukes i Steinkjer, Verran, Snåsa

og Inderøy.

Systemet har god funksjonalitet, er

integrert til OppAd og benytter

FEIDE. Engage er sikker og

brukerne mener den har god

funksjonalitet.

Score: 4,0

MyKid Løsning for en toveis

kommunikasjon mellom

barnehager og foresatte.

Systemet har mange nyttige

funksjoner for ansatte i

barnehager. Løsningen er svært

50

Løsningen benyttes også til

turnusplanlegging, og direkte

bemanning. Systemet ble tatt i

bruk i 2017.

Kun brukere i Steinkjer.

populær også blant foreldre, som

får en god innsikt i barnets

hverdag i barnehagen. Det er

utfordringer knyttet til at deler av

dialogen skal i arkivet, og dette er

ikke løst. Kommunen opprettholder

dermed ikke arkivplikten.

Score: 4,0

Portfolio og ePortal Unik

Portal til digitale læremidler og

fagbøker og en tjeneste for å

planlegge opplæring fra

Fagbokforlaget.

Et system for å holde oversikt over

digitale læremidler fra

Fagbokforlaget og hvilke produkter

som er benyttet i hvilke fag og av

rett antall elever.

Score: 4,0

LCS Life Cycle Identitetsserver System for å håndtere integrasjon

mellom FEIDE-identitet til elever

og bruk av de ulike systemene i

skolen.

Systemet benyttes for opprettelse

av kommunale e-post adresser og

har er en integrasjonsløsning til

FEIDE (Nasjonal

identifiseringsløsning for

skolesystemer). Systemet har

gammel teknologi og bør vurderes

byttet ut til et nyere system med

bedre teknologisk funksjonalitet.

Score: 5,0

Tabell 5.3.3: Systemer hvor det må velges en av to løsninger innen skole og oppvekst.

Tabellen over beskriver flere systemer med overlappende funksjonalitet. Kommunene kan oppnå både

mer enhetlig måte å jobbe på, samt besparelser knyttet til drift og lisenser ved å velge ett system

fremfor flere med samme funksjonalitet. PA anbefaler at kommunene benytter kartleggingssystemer

som er uavhengig av forlag, for å sikre at det gjøres bevisste valg av læremidler uavhengig av hvilket

forlag som leverer dem.

5.3.4 Systemer som er unike, men bør vurderes beholdt



IKTPLAN

Kommunene Steinkjer og Inderøy

benytter MOAVA som er en lokal

tilpasning av det nasjonale

verktøyet IKTPLAN. Verktøyet

sikrer at læringsmål om digitale

ferdigheter i ulike klassetrinn blir

møtt.

Systemet leveres av Utdannings-

direktoratet, men det er gjort en

lokal tilpasning til systemet. Viktig

verktøy for å møte krav i

læreplaner.

Score: 4,0

PPT HK System for journalføring for elever

med vedtak om tilrettelagt

undervisning. Sikker løsning for

journalføring av digital post, dialog

og aktiviteter som er gjennomført.

Systemet er tilgjengelig for ansatte

Systemet har god funksjonalitet,

men mangler god integrasjon til

Word og har ikke elektronisk

signatur.

Score: 4,0

51

og pårørende. Benyttes av Inderøy

men er under utfasing til Visma

PPT.

Skooler Overbygning over Microsoft-

plattformen Office 365. Skolen

legger de læringsverktøy utover

standard Office-produkter som skal

benyttes. Ambisjonen til Microsoft

er å lansere en rekke digitale

læringsverktøy her. I øyeblikket er

åtte verktøy tilgjengelig, og fire er

tatt i bruk.

4600 Brukere i Steinkjer, Verran

og Inderøy.

Løsningen er ikke vurdert i Snåsa.

Skooler er en relativt ny løsning og

tatt i bruk for distribusjon av

innhold til elever. Det er variert

tilbakemelding fra lærere, elever

og pårørende om hvor godt

systemet er. Scoren er oppgitt av

systemadministrator.

Score: 5,0

Tabell 5.3.4: Systemer som vurderes beholdt innen skole og oppvekst.

Oversikten i tabellen er en liste over systemer som passer godt inn i den overordnede strategien i

Steinkjer kommune, men som Inn-Trøndelag IKT har vært lite involvert i. Kommunene bør i fellesskap

vurdere strategien for disse løsningene og om de skal beholdes eller erstattes av andre løsninger som

har tilsvarende funksjonalitet. PPT HK i Inderøy vil bli erstattet av Visma Flyt PPT.

5.4 Teknisk sektor inkludert landbruk

Sektoren er organisert i mange mindre enheter som har valgt mange ulike løsninger for å løse sine

behov. Integrasjon til arkivet er ikke gjennomgående implementert og mye av saksbehandlingen

arkiveres i mailboksene til de ansatte. Det er ulike systemer for kartbruk og faktura av avgifter til

innbygger og næringsliv. Fakturering er ikke digitalisert for utsendelse til innbygger og næringslivets

digitale postkasser.




GISLINE GIS-system for forvaltning av

geografiske data.

30 brukere Steinkjer, Verran,

Inderøy og Snåsa.

NorKart drifter løsningen med

integrasjon til valgte faktura

løsning hvor Kom TEK er NorKarts

egen løsning.

Snåsa er pr. i dag ikke en del av

avtalen. Har et tjenestesamarbeid

med Grong kommune på disse

løsningene.

Score. 2,67

Guard

Systemet overvåker kommunens

Vann- og Avløpsanlegg. Systemet

gir alarmer ved problemer og

følger med på forbruk av vann over

tid og i bestemte perioder for å få

Systemet oppleves å ha god

funksjonalitet.

Score. 4,0

52

oversikt over utfordringer med

overvann.

Brukere i Steinkjer

FME Systemet benyttes for konvertering

av ulike GIS-data for å kunne gjøre

analyser i verktøy som excel.

Brukes i Steinkjer.

Systemet oppleves å ha god

funksjonalitet.

Score 5,0

QGIS Gratisprogramvare for bruk av

integrasjon av kartdata mellom

ulike systemer.

Brukes i Steinkjer.

Systemet er utviklet gjennom en

forening hvor alle kommuner er

medlem. Sikrer integrasjon av

kartdata.

Score: 5,0

Tabell 5.4.1: Systemer som anbefales beholdt i teknisk sektor og landbruk

Systemer for kart og matrikkeldata er sentralt for kommunen. Det er viktig å ha ryddet i datagrunnlaget

før en sammenslåing, og arbeidet med dette er godt i gang.

Kommunene bør raskt finner seg en formell rolle i den nasjonale satsningen rund e-Plan og e-

Byggesak. Siden fylkesmannen er plassert i Steinkjer, har kommunen en god mulighet til å være pilot

for digitalt samarbeid mellom kommune og statlige etater i sektoren.




Ecclesia Løsningen benyttes for å holde

oversikt kirkegårder og hvem som

er gravlagt hvor og når. Systemet

er integrert mot Agresso for

fakturering.


Inderøy.

Spesialløsning for et spesifikt

behov som er godt tilrettelagt. Det

er potensiale å rydde i

installasjons- og driftsmodell, slik

at den blir lik på tvers av alle

kommuner. Løsningen er

skybasert.

Ambia Infoland

Betalingsportal for tjenester fra

kommunalteknikk, kommuneplan,

landbruk og byggesak som selges

videre til kommersielle aktører.


Inderøy.

Kommunen bruker løsningen til å

selge informasjon om kommunens

vedtak i digitalt format til de som

har behov for det.

Score: 4,0

Tabell 5.4.2: Systemer som anbefales ryddet i driftsmodell innen teknisk og landbruk.

Det er behov for å rydde i driftsmodellen for å sikre enhetlig drift av skyløsninger mellom alle

kommuner.


Følgende systemer er ulike men løser samme oppgave. Kommunene bør her beslutte hvilket system

som beholdes:


53

Gemini VA Løsning for digitale kart med

oversikt over ledningsnett i

kommunen. Systemet viser

oversikter med årstall,

materialkvalitet med mer, og

operatører tar ut kart når de får

henvendelser fra innbyggere. Data

er lagret med en såkalt GIS-

standard som betyr at det kan

utveksle informasjon med andre

systemer.


Inderøy.

Systemet gir god oversikt, og er

integrert med Matrikkelen. Leveres

av Powel.

Score: 3,0

VA Felt System som benyttes for å

oppdatere informasjon om

ledningsnett, pumpestasjoner,

høydebasseng med mere når

ansatte er ute på jobb.


Inderøy.

Spesifikk teknisk løsning med god

funksjonalitet tilpasset

arbeidssituasjonen. Leveres av

NorKart.

Score: 5,0

Kom TEK System for kart, oppmåling og

oppdatering av matrikkel. Systemet

sender også ut faktura for

kommunale tjenester.

Brukes i Verran og Inderøy.

En godt system som oppleves

effektivt for brukerne. Leverandøren

er med på de store nasjonale

satsningene innen eSak og ePlan.

Score: Ikke oppgitt

ISY proaktiv System for kommunale

eiendomsgebyr for renovasjon,

vann, avløp, slam, eiendomsskatt

og festeavgift.

Brukes i Steinkjer.

Systemet har god funksjonalitet.

Score: 5,0

Tabell 5.4.3: Systemer som anbefales vurdert utskiftet innen teknisk og landbruk

Det anbefales å vurdere bruken av denne type systemer i sektoren. Med tilgjengeliggjøring av åpne

data vil kommunen få helt andre muligheter til å gjøre innbyggere og næringsliv selvbetjente om

informasjon med kart, eiendom og planer.




Bolyst Steinkjer Denne hjemmesiden ble tatt frem

for å bidra til

innbyggermedvirkning. Den

inneholder målrettet informasjon

for å stimulere til motivasjon for å

flytte til Steinkjer. Innbyggere tar

kontakt med kommunen gjennom

Chat eller mail dersom de vurderer

Siden er utviklet i samme verktøy

som kommunens hjemmeside. Det

er tatt i bruk av noen få brukere og

erfaringene er godt dokumentert.

Dersom løsningen skal

videreutvikles, bør den inngå i

arbeidet med Min Side. Se kapitlet

54

å flytte til kommunen. Ansatte har

påloggingsfunksjon hvor de kan få

kjøreplaner for møter eller

arrangementer i møte med

potensielle nye innbyggere.

3 brukere i Steinkjer.

om tverrfaglige systemer for mer

detaljer.

Score: 4,0

Steinkjerlandbruk.no

En hjemmeside som er en veileder

til hvordan Landbrukskontoret kan

ivareta likestilling og mangfold i

landbruket i kommunen.

2 brukere i Steinkjer.

Dette er en ren informasjonsside.

Skal den beholdes, bør den inn i

en kommunikasjonsplan og

oppdateres løpende mot mål som

er satt.

Score: 2,0

Bra-arkiv Verktøy for å digitalisere historiske

eiendomsarkiv over byggesaker i

Steinkjer. Verktøyet tar

innscannede dokumenter, setter

på arkiveringsnøkler, samt at

saksbehandler fyller i manglende

informasjon. Informasjonen er da

tilgjengelig digitalt for ansatte og

innbyggere ved forespørsel.

God funksjonalitet for et spesifikt

behov. En del av kommunens

arkivplikt.

Score: 5,0

FamAC

System for forvaltning og drift av

kommunale bygg. Systemet

ivaretar all branndokumentasjon,

renholdsplaner og avviksmeldinger

for renholdsavdelingen.

Brukes i Verran og Snåsa.

Enkelt og godt system tilpasset

brukerens behov. Bør inngå i

porteføljen som overdras til

Steinkjer Bygg.

Score 4,5

Varsling 24 Varslingssystem som brukes til

befolkningsvarsling i forbindelse

med beredskap eller feil/endring

ved kritisk infrastruktur (f.eks.

brudd på vann/avløp/veg.

Spesifikt system som er enkelt å

benytte for de som har oppgaven i

kommunen.

Score. 5,0

IPJ Driftsovervåking System for overvåkning av

vannbehandlingsanlegg,

høydebasseng og

pumpestasjoner.

Brukes i Inderøy.

Spesifikk teknisk løsning integrert i

tekniske løsninger levert med

anleggene.

Score: 5,0

Kommunekart, app fra NorKart En app for driftsoperatørene med

tilgjengelig info om vann og

avløpsledninger.

Brukes i Steinkjer og Inderøy.

Spesifikk app for et spesifikt

behov.

Score 3,0

Tabell 5.4.4: Systemer som anbefales vurdert utfaset innen teknisk sektor og landbruk

55

Systemene i tabellen over møter helt spesifikke behov. Det må gjøres en løpende vurdering om kost-

nytte ved bruk av systemene, og om funksjonaliteten etter hvert kommer i de større driftsløsningene.

Alle systemene må inngå i en samlet porteføljeforvaltning.

5.5 Tverrfaglig sektor

De tverrfaglige systemene er de samme for alle tre kommuner i samarbeidet og Snåsa har en annen

løsning. Arkivløsningen har brukergrensesnitt som nesten forutsetter innsikt i arkiv-krav regulert i lov

og forskrift. Nye versjoner av arkivsystemet har bedre brukergrensesnitt og åpnere integrasjoner til

saksbehandlingsløsninger. Økonomisystemet er besluttet oppgradert til ny versjon med et integrert

verktøy for budsjett og politiske handlingsplaner. Hjemmesidene blir laget i et tradisjonelt

publiseringsverktøy som ikke kan benyttes til digitale dialoger. Det brukes også enklere systemer for å

lage digitale skjema for innsending, men disse er ikke integrert med saksbehandlingsløsninger. Det er

flere spesialløsninger for bibliotek og beredskap.




Ephorte Systemet er et av de mest sentrale

systemene i kommunen. Sak- og

arkivsystemet lagrer alle saker og

dokumenter som skal arkiveres,

inkludert dialog mellom kommunen

og innbygger/næringsliv som er

tilknyttet saken. Alle politiske saker

forberedes i systemet og lagres

her før, under og etter den politiske

behandlingen. Systemet har

arbeidsflyt mellom saksbehandlere

i kommunen.

900 Brukere i Steinkjer, Verran og

Inderøy.

Snåsa har ESA 8.1 en annen

løsning for sak og arkiv.

Systemet er ett av de fire

systemene som finnes på det

norske markedet. Det er integrert

til OppAd og GisLine for å sikre

arkivering av dokumenter fra skole

og oppvekst og teknisk sektor. Det

er også integrert til e-post, ulike

skjemaløsninger, SvarUt og

SvarInn.

Score: 2,66

ePhorte Insyn Systemet er en tilleggsmodul for

ePhorte som gjør det mulig å

publisere saksdokumenter på

kommunens hjemmesider for

offentlig innsyn.


Inderøy.

Grunnet krav til offentlighet og rett

til innsyn, er det viktig med ryddig

dokumentasjon av utviklingen på

saker. En sak kan bestå av en lang

rekke dokumenter og dialoger

publikum har rett til innsyn i. Ved

publisering av saker og

dokumenter, er det viktig at det er

enkelt for saksbehandlerne, slik at

innsynsbehandlingen tar kort tid.

Dagens system oppleves som

komplisert å bruke, fordelen er at

det er tett integrert med det

sentrale systemet.

Score: 1,0

56

Office 365 Kontorstøtteverktøy med word,

excel, e-post, powerpoint med

mer. Støtter samhandling og

lagring i skyen av dokumentasjon.

700 lisenser tatt i bruk i Steinkjer,

Verran og Inderøy.

Solid kontorstøttepakke med

programmer alle kjenner til. Mange

fagsystemer har integrasjoner til

disse løsningene.

Score 3,0

Tabell 5.5.1: Systemer som anbefales beholdt innen tverrfaglig sektor

Sak -og arkivsystemet er en av de mest sentrale systemene i kommunen. I tilknytning til

kommunesammenslåing må det ryddes til ett felles system på tvers av kommunene i Inn-Trøndelag.

Det er igangsatt et eget prosjekt på dette. Kommunene bør også vurdere en enklere innsynsløsning.

Difi har nylig lansert eInnsyn, som støtter integrasjon til alle sak- og arkivløsninger. eInnsyn er enkelt å

bruke både for ansatte og publikum.




UBW ONAgresso

Det sentrale systemet for

økonomistyring, regnskap og lønn.


Inderøy.

Systemet er godt tilpasset

kommunens behov. Det er et stort

system som har mange moduler

med mye funksjonalitet. Systemet

er besluttet oppgradert med eget

investeringsunderlag.

Score: 4,0

Framsikt Systemet brukes til utarbeidelse av

økonomiplan med budsjett, og

benyttes for dialog med politikere i

den politiske

beslutningsprosessen. Systemet

benyttes til rapportering og

analyser blant annet med tall fra

Kostra.


Inderøy.

Systemet har vært pilotert i tre år

og en har bestemt seg for å satse

på løsningen. Godt likt blant

saksbehandlere og politikere.

Score: 4,67

GoodReader Løsning for å gi politikere tilgang til

saksdokumenter fra ipad.

Funksjonaliteten er kun for å møte

behovet for at politikere skal kunne

bruke ipad.

Score: 2,6

EQS Systemet benyttes til å sette opp

kvalitetsrutiner og prosedyrer. Her

ligger styringsdokumenter, og

systemet benyttes for å opprette

avviksmelding med tilhørende

avviksbehandling.

70 Brukere i Steinkjer, Verran og

Inderøy.

Systemet er en web-basert

løsning, og oppleves som tungvint

fordi all data må registreres på

nytt. Det er ikke oppgitt noen

integrasjoner til andre systemer for

eksempel sak- og arkivløsningen.

Ulik installasjon i de tre

kommunene.

57

Score: 3,0

Tabell 5.5.2: Systemer som anbefales ryddet i driftsmodell innen tverrfaglig sektor.

Det må ryddes i driftsmodellen for å sikre ensartet modell for skyløsninger og integrasjoner til lokale

installasjoner eller andre løsninger i skyen. Arkivløsningen må vurderes gjennom det påstartete

arkivprosjektet. Verktøy for publisering av innhold på hjemmesidene oppleves som frustrerende for

brukerne. Hjemmesider i en kommune bør ha fokus på tjenester, og det bør både være en solid

strategi som ligger til grunn for hvordan hjemmesidene skal bygges opp rundt tjenester for innbyggere

og næringsliv, samt føringer og gode verktøy for publisering av informasjon. I dag fremstår

hjemmesidene til kommunene som litt for «innoverfokuserte», og dekker ikke innbyggernes behov for

å enkelt kunne finne frem til tjenester.



som beholdes:


ESA 8.1 Systemet et av de mest sentrale

systemene i kommunen. Sak- og

arkivsystemet lagrer alle saker og

dokumenter som skal arkiveres,

inkludert dialog mellom kommunen

og innbygger/næringsliv som er

tilknyttet saken. Alle politiske saker

forberedes i systemet og lagres

her før, under og etter den politiske

behandlingen. Systemet har

arbeidsflyt mellom saksbehandlere

i kommunen.

Brukes i Snåsa.

Systemet er ett av de tre

systemene som finnes på det

norske markedet. Det er integrert

til Visma Skole for å sikre

arkivering av dokumenter fra skole

og oppvekst. Det er også integrert

til e-post, ulike skjemaløsninger,

SvarUt og SvarInn.

Score: 2,0

WinTid System for tidsregistrering av

ansatte, integrert med terminaler

ved dører hvor ansatte kan taste

inn når de kommer og går.


Inderøy.

Det oppgis ikke hvordan brukerne

opplever systemet, og bruken av

systemet ser ut til å være noe ulik

mellom sektorer og avdelinger på

tvers av kommunene. Det har

ingen integrasjon og benyttes av

hver ansatt for å registrere sin tid.

Score 3,0

Tabell 5.5.3: Systemer hvor det må besluttes hvem som skal beholdes innen tverrfaglig sektor.

Snåsa må bytte til samme arkivløsning som benyttes av øvrige kommuner i Inn-Trøndelag for å kunne

ta ut kostnadseffekten av å være med i samarbeidet.




Documaster Systemet benyttes til å lage uttrekk

fra gamle systemer som skal

arkiveres i arkivløsningen.

Systemet er en spesialløsning som

avsluttes når prosjektet med

«Olsen-arkiv» er ferdig.

58

1 bruker.

CIM

Systemet benyttes for beredskap

med tilhørende

risikoanalysemodul.

Benyttes av Steinkjer, Verran og

Inderøy.

Systemet benyttes av noen få

brukere for et spesifikt behov.

Pilen Systemet benyttes for

administrasjon av

parkeringsplasser i Steinkjer

kommune for ilegging av bøter og

innkreving av disse.

Spesialløsning med god

funksjonalitet for dette behovet.

Score: 4,0

MicroMarc Løsning i biblioteket. Benyttes av

Inderøy, Verran og Snåsa

bibliotek.

God funksjonalitet for dette

behovet.

Score: Ikke oppgitt

Bibliofil Løsning i biblioteket benyttes av

Steinkjer bibliotek.

Kompetansekartlegging / Dossier

Benyttes til å ha en oversikt over

ansattes utdanning og

arbeidserfaring.

Er installert i Steinkjer, Verran og

Inderøy.

Godt funksjonalitet for dette

behovet. Også mulighet for

integrasjon til KS Læring. Vurderes

om det er behov for dette i

forbindelse med innføring av nye

løsninger for rekruttering.

Score: 3,0

Acos Skjema System for å lage digitale skjema.

Brukes i Snåsa

Godt og enkelt system for å lage

skjema til kommunens nettsider.

Arkivplan Systemet lager arkivplan, og

inneholder fullstendig oversikt over

all dokumentasjon som finnes i

kommunen inkludert beskrivelse

av saksbehandling gjennom alle

tider.

5 brukere i Steinkjer, Verran og

Inderøy.

Et godt egnet verktøy for de som

har som oppgave å jobbe med

arkiveringsrutiner i kommunen.

Score: 5,0

Custom Publish Løsning for å lage innhold på

hjemmesider og intranett.


Inderøy.

Systemet er ikke særlig godt egnet

for mange ulike brukere på tvers

av kommunen. Det er tungvint og

vanskelig å forstå for brukeren

hvordan innhold skal produseres

og publiseres.

Score: 3,0

Tabell 5.5.4: Systemer som er unike, men som må løpende vurderes innen tverrfaglig sektor.

Det må gjøres en aktiv vurdering av alle disse løsningene, og kommunene bør følge med når

funksjonalitet kommer i noen av de sentrale løsningene eller som nasjonale løsninger.

59

Kapitlet beskriver dagens organisering av digitaliseringsarbeidet i Inn-Trøndelagskommunene, beste

praksis for IKT-organisering, og anbefaling til fremtidig organisering.

6.1 Dagens organisering av digitaliseringsarbeidet

6.1.1 Inn-Trøndelag IKT

Kommunene Steinkjer, Verran og Inderøy løser behovet for IKT-tjenester gjennom Inn-Trøndelag IKT.

Inn-Trøndelag IKT er et IKT-samarbeid organisert etter kommunelovens §2746.

Vertskommunesamarbeidet ble stiftet 1 januar 2013 med Steinkjer kommune som vertskommune.

Styret består av rådmennene i de tre eierkommunene og styreleder er rådmannen i Steinkjer. Det er

samme styre for alle §27-selskapene i Inn-Trøndelagsregionen (skatteoppkrever, regnskap og lønn og

IKT). Styret har delegert myndighet fra de respektive kommunestyrer og rapporterer gjennom

årsmeldingen tilbake til den administrative styringsgruppen. Den administrative styringsgruppen møtes

en gang i måneden, og IKT er satt på sakskartet i hvert møte i 2017. I praksis er det her lederen av

Inn-Trøndelag IKT kan ta opp saker for beslutning. Kommunen kan tre ut av IKT-samarbeidet med 12

måneders varsel.

Formål

Formålet med samarbeidet er regulert i §5 i vedtektene:

- Høy oppetid på IKT-systemene.

- Høy faglig kompetanse.

- Kostnadseffektiv utførelse av oppgavene.

- Rask og mindre sårbar oppgaveløsning.

- En funksjonell helpdesk med god kompetanse i andrelinje.

Det ble startet et arbeid med en strategi i 2014 som ikke ble avsluttet. Ved ansettelse av ny IKT-leder i

juni 2016, ble prosjektet DigInn startet opp. Formålet er å ta frem en digitaliseringsstrategi med et

veikart. Frem til dette er endelig vedtatt, er det samarbeidets vedtekter som regulerer aktivitet og

formål. Vedtektenes utforming beskriver et Inn-Trøndelag IKT som hovedsakelig er fokusert på effektiv

drift av IKT.

46 Kilde: KS FOU 144016 IKT-samarbeid i kommunal sektor. En modell som over 70 norske kommuner har valgt. Det finnes mer enn 30 interkommunale samarbeid 46 i Norge, herav 7 i Trøndelag. (Ytre Namdalen, Midt Namdalen, Indre Namdalen, Inn-Trøndelag IKT, Innherred IKT, Værnes-regionen, Fosen-samarbeidet)

6 ORGANISATORISKE KONSEKVENSER

60

Organisering av IKT

Inn-Trøndelag IKT er organisert i tre funksjonsområder:

Figur 6.1.1: Dagens organisering av Inn-Trøndelag IKT

Tabellen under beskriver antall årsverk per område.

Rolle Antall årsverk per 31.12.2017

Leder IKT 1 årsverk

Forvaltning 4 årsverk

Servicedesk 3 årsverk

Prosjekt 1 årsverk

Sum årsverk 9,5 årsverk

Tabell 6.1.1: Årsverk i Inn-Trøndelag IKT.

6.1.2 IT-organisasjonens ansvarsområder

IT-organisasjonen har følgende oppgaver regulert i samarbeidsavtalen:

- Helpdesk med to timers responstid.

- IKT andrelinje som reiser ut på bestilte oppdrag.

- Tilstedeværelse i kommunestyremøter for streaming og teknisk hjelp.

- Systemdrift.

- Bestilling og vedlikehold telefoni.

- Samband og infrastruktur.

- Basis programvare.

- Applikasjonsforvaltning felles applikasjoner.

- Arkiv, Økonomi, Helse og Omsorg, Ressursstyring, Barnevern, Skoleadministrativt,

Kvalitetssystem.

- Drift av applikasjoner i sikker sone.

- Bistand til lokale servere.

- Tilrettelegge og utvikle.

- Driftsrutiner.

61

- Avtaler driftspartnere.

- Fast nettverk.

- Avtaleinngåelse alle lisenser felles systemer og viderefakturering av kostnader.

- Implementering av nye fagapplikasjoner.

Forvaltning

Forvaltningsfunksjonen i Inn-Trøndelag IKT har ansvaret for drift og oppdateringer av felles

infrastruktur og applikasjoner. Applikasjonene inkluderer basis applikasjoner som operativsystem,

databaser, kontorstøtteapplikasjoner og fagapplikasjoner regulert i avtalen. Det kjøpes inn tjenester fra

Atea og NTE for å avlaste Inn-Trøndelag IKTs egne ressurser, samt ha en tilgjengelig support når

kommunens ulike virksomheter har behov for dette.

Den enkelte kommune eier selv sitt eget IKT-utstyr inkludert utstyr for lokale nettverk. Serverne ble

sentralisert i 2013, og eies og driftes av Inn-Trøndelag IKT. Inn-Trøndelag IKT har inngått avtaler med

leverandører for drift og beredskap, og rammeavtaler for kjøp av hardware og standard-software som

kommunene benytter. Fagapplikasjoner anskaffes av den enkelte sektor i hver kommune enkeltvis

eller koordinert. Det er ikke etablert rutiner som setter krav til at kommunen skal involvere Inn-

Trøndelag IKT i denne type anskaffelser.

Inn-Trøndelag IKT ruller våren 2018 ut løsning for drift av klienter med tilhørende programvare som

effektiviserer installasjon og oppdatering av standardprogramvare i kommunene (et såkalt Mobile

Device Management System). Denne løsningen reduserer sårbarhet og øker sikkerheten vesentlig for

alle.

Brukerstøtte og support

Servicedesken har ansvaret for førstelinjesupport. Henvendelser mottas på telefon eller meldes inn

som saker i supportsystemet. Brukerspørsmål knyttet til fagapplikasjoner rettes vesentlig til

systemansvarlige og superbrukere for det aktuelle fagsystemet. Alle brukere i kommunene har tilgang

til supportsystemet. Henvendelser direkte til superbrukere og telefonhenvendelser til Servicedesk blir i

liten grad registrert. Dette skaper problemer i.f.t. å forholde seg til avtalt svartid, og ta ut statistikk om

hva som er de mest vanlige henvendelsene. Det er dermed en underrapportering på antall saker som

løses og reell tidsbruk fra sluttbruker melder inn saken til den er løst.

Systemansvarlige har ansvar for systemene per kommune. Behovskartleggingen høsten 2017

synliggjorde frustrasjon på tvers av kommunene, knyttet til uklarhet om hvem som eier og forvalter de

ulike systemene. Systemeiere- og systemansvarlige har ingen faste møteplasser, og har i begrenset

grad tid til å skjøtte oppgavene sine som henholdsvis supportsystem og ansvarlig for en rekke forhold

rundt systemene. Se kapittel 6.2.4 for beste praksis forvaltning av systemer.

Steinkjer, Verran og Inderøy har til sammen 43 systemansvarlige, mens Snåsa har 33 ressurser med

tilsvarende oppgaver.

Steinkjer kommune har 3 årsverk fordelt på 16 ansatte som er IKT-veiledere på skolene. Dette er

ressurser som har sin arbeidsplass på skolen og bistår med alle oppgaver innen IKT. De rapporterer til

rektor og hver skole har selvstendige IKT-budsjetter. I 2016 ble det kjøpt inn PC’er til skolene for 6 47MNOK. Ressursene er ikke formelt koordinert med Inn-Trøndelag IKT. Snåsa har en tilsvarende

ordning som utgjør 0,5 årsverk. Inderøy kommune har tilsvarende ordning med 9 IKT-veiledere som

har ca. 1 time pr uke disponibelt for dette arbeidet.

Prosjekt

Prosjekt har ansvaret for oppgaver knyttet til digitaliseringsprosjekter, og avdelingen har i dag 1

årsverk. De har deltatt blant annet i prosjekt om oppgradert systemløsning for felles NAV i Inn-

Trøndelag, ny løsning for Barnevernsvakt, Barnevern og deltar i prosjekt for etablering av ny

47 Beløpet inkluderer også investeringer i infrastruktur og trådløse nettverk. I tillegg kjøper skolene utstyr på egne budsjetter.

62

rekrutteringsløsning og ny løsning for PPT. Utover det ene årsverket som er der i dag, er det en

prosjektstilling frem til sommeren som jobber med helse -og omsorgsprosjekter.

6.1.3 Kostnader og kvalitet på tjenestene

Inn-Trøndelag IKTs økonomi består av et drifts- og investeringsregnskap. I forkant av innspill til

kommunenes budsjett og handlingsplaner utarbeides det et budsjett, som igjen innarbeides i hver

enkelt kommunes budsjettprosess. Tabellen under viser driftskostnader for Inn-Trøndelag IKT.

Kostnadspost 2016 2017 2018 (budsjett)

Drift programvare og maskinvare inkludert lønn til

ansatte

Kr.11.561.000 Kr.12.812.000 Kr.15.017.000

Nettverk og kommunikasjonskostnader Kr.1.905.000 Kr: 1.403.000 Kr.1.377.000

Lisenser og vedlikehold applikasjoner Kr.4.500.000 Kr.3.370.000 Kr.4.590.000

Serviceavtaler leverandører av maskinvare og

programvare

Kr.3.665.000 Kr.4.205.000 Kr.3.774.000

Konsulenttjenester/innkjøp tjenester Kr.625.000 Kr.804.000 Kr.663.000

Totale drifts kostnader Kr.22.256.000 Kr.22.594.000 Kr.25.421.000

Tabell 6.1.3: Driftskostnader Inn-Trøndelag IKT.

Steinkjer kommune gjennomførte PAs kostnads- og modenhetsanalyse høsten 201548. Her ble

Steinkjers IKT-kostnader sammenlignet med kostnader fra kommunene Nes, Røyken, Grimstad,

Eidsvoll, Stjørdal, Nittedal, Kristiansund, Kongsberg, Gjøvik og Ullensaker. IKT- kostnader per.

innbygger var den gang kr.1074, og det ligger på samme nivå i 2017. På grunn av for lave IKT-

kostnader, scoret Steinkjer kommune lavt på kvaliteten på tjenestene. Her er noen av årsakene til den

lave scoren:

- Dårlig responstidsgaranti på en del kritiske tjenester.

- Dårlig oppetidsgaranti.

- Manglende 24/7 vaktordning.

- Dårlige ordninger for systemforvaltning.

- Lav brukertilfredshet på fagsystemer og support.

- Høy pengebruk på skolesupport, sammenlignet med andre kommuner og kvaliteten på

tjenestene.

- Lavt strategisk fokus på IKT.

Dessverre er en del av forholdene som ble avdekt i 2015 fortsatt gjeldende. Det er foretatt noen

investeringer i elev-PCer og sentralisering av driftsplattform. Det gjennomføres i 2018 investeringer i

oppgradering økonomi og HR-system, arkivløsning, rekrutteringsløsninger,

konkurransegjennomføringsverktøy, ny løsning for Barnevernsvakta, ny løsning for PPT og nytt

fellessystem for NAV i Inn-Trøndelagsregionen.

Til tross for investeringene nevnt over, er fortsatt de fleste punktene fra IKT-benchmarken fra 2015

fortsatt uløste. Dette til tross for at den digitale utviklingen på tvers av kommunal sektor går svært

raskt, innbyggere og ansatte ønsker flere tjenester på nett, og en mer effektiv arbeidshverdag.

Utviklingen har nesten stått stille de siste tre årene.

48 PAs IKT kostnads- og modenhetsanalyse ble utviklet sammen med KS i 2012, og er gjennomført for mer enn 70 ulike

kommuner og interkommunale samarbeider på tvers av Norge. Analysen samler inn hundrevis av datapunkter, og

sammenligner kostnader og kvalitet på IKT for kommuner av sammenlignbar størrelse.

63

6.2 Beste praksis organisering av digitaliseringsarbeid

Kapitlet beskriver beste praksis for organisering av digitaliseringsarbeid og IKT.

6.2.1 Beste praksis styringsmodell

En god styringsmodell samordner IKT med virksomhetens strategi, slik at leveransene understøtter

det virksomhetene etterspør. Styringsmodellen må sørge for å ivareta tjenestenivåene IKT skal levere,

sikre innovasjon, finansiering og risikostyring. I en kommune bør styringsmodellen henge sammen

med kommunens plan- og budsjettprosess, og i tillegg prioritere prosjekter ut fra kommunens samlede

evne til gjennomføring.

Figuren under viser Difis anbefalte styringsmodell for IKT. Figuren beskriver at strategiske satsinger

ledes ut fra visjon, ambisjon og målbilde for IKT. De strategiske satsingene munner ut i prioriterte

prosjekter, og en porteføljestyring av disse. IKT-drift ivaretar driften av virksomhetens fagsystemer.

Organisasjonens virksomhetsområder sørger for tjenesteutvikling, prosjekteierskap, systemforvaltning,

informasjonssikkerhet og gevinstrealisering fra IKT-investeringene.

Figur 6.2.1: Difis anbefalte styringsmodell for IKT.

Når prosjekter er prioritert, må porteføljen av digitaliseringsprosjekter ha en aktiv styring og oppfølging

fra kommunens ledelse. Det er viktig å ivareta styring av ressurser som brukes i prosjekter, slik at

både prosjekter og daglig drift av kommunale tjenester sikres nødvendig kapasitet. I større prosjekter

kan det være aktuelt å leie inn ekstra kapasitet for å sikre gjennomføringsevne og/eller

spisskompetanse kommunen ikke selv besitter.

Prosjekter er i sin natur utsatt for risiko. Kommunens ledelse må følge med på hvordan risikoer for

prosjekter utvikler seg, slik at det kan tas stilling til korrigerende tiltak eller stoppe prosjekter som har

for høy risiko.

Digitaliseringsprosjekter handler alltid om informasjonssikkerhet. Enten det er nye digitale tjenester

som skal etableres, eller det er fagsystemer som skal fornyes, er det informasjon som behandles i

systemene som har et informasjonssikkerhetsperspektiv. Ansvaret for informasjonssikkerhet tilhører

kommunens ledelse.

64

Styringsmodellen må ivareta og sikre nødvendig finansiering av prosjekter, og holde kontroll på

kostnadsutviklingen. Gjennom en god styringsmodell sikres også innovasjon på tvers av kommunen

ved utviklingsprosjekter.

6.2.2 Beste praksis for finansiering

Finansieringen av IKT skal sikre en sammenhengende finansiering per fagsystem eller digitale

tjeneste. Med sammenhengende finansiering menes at det tas hensyn til alle kostnader i levetiden til

et fagsystem. I tillegg til anskaffelses- og implementeringskostnader, har alle fagsystemer knyttet til

seg kostnader i form av krav til kapasitet i infrastruktur og kompetanseutvikling i forhold til bruk.

Kostnader knyttet til forvaltning og integrasjoner med andre fagsystemer må også tas med i en

helhetlig finansiering. Figuren under viser sentrale kostnadselementer som må tas hensyn til.

Figur 6.2.2: Sentrale kostnadselementer for fagsystemer og digitale tjenester

Fagsystemer som anskaffes og er i drift må ha en definert levetid, en livssyklus, som er

sammenfallende med avtaler for service, vedlikehold og videreutvikling. Når fagsystemer ikke lengre

vedlikeholdes eller videreutvikles, utsettes de i økende grad for sikkerhetstrusler. Service, vedlikehold

og videreutvikling er viktig for å sikre informasjonssikkerhet. En helhetlig modell sikrer sammenheng

mellom teknologi, arbeidsprosesser og sluttbrukertjenester, med hensyn til både krav til teknisk

kapasitet, leveransekvalitet og understøttelse av tjenstlige behov for både tjenesteproduksjon og

publikum.

Digitale tjenester for kommuner utvikles og tilgjengeliggjøres i økende hastighet. I løpet av året kan

det dukke opp idéer og muligheter for digitaliseringsprosjekter som ikke er vedtatte i kommunens

budsjettprosess og virksomhetsplanlegging. Dette kan være prosjekter av stort eller lite omfang, som

likevel kan prioriteres og gjennomføres om det er etablert en budsjettpost for digitaliseringsprosjekter

eller om det oppnås ekstern finansiering.

65

6.2.3 Beste praksis for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter

Figur 6.2.3.1: Hovedaktiviteter i digitaliseringsprosjekter.

Et digitaliseringsprosjekt etter beste praksis består av hovedaktiviteter som vist i figuren under.

Aktivitetene er beskrevet hver for seg i de etterfølgende underkapitlene.

Difi49 definerer et prosjekt som en midlertidig organisasjon etablert med den hensikt å levere ett eller

flere produkter som bidrar til å realisere den avtalte Prosjektbegrunnelsen. Prosjekter kjennetegnes

ved at oppgaven er av unik karakter, har gitte mål og har en avgrenset ramme for omfang-, tid- og

kostnad.

Digitaliseringsprosjekter handler om utvikling av nye tjenester, organisering av tjenesteproduksjon,

anskaffelse av nye teknologiske løsninger, kompetanseutvikling hos medarbeidere og implementering

av ny teknologi sammen med nye arbeidsprosesser for å gjennomføre gevinstrealisering.

Digitaliseringsprosjekter må eies av linjeorganisasjonen som skal implementere endringene som

prosjektene skal legge til rette for. Prosjekteieren er personen som blir utpekt som overordnet

ansvarlig for at prosjektet når sine mål.

Prosjekteier skal følge opp prosjektets fremdrift og resultater, støtte prosjektleder og prosjektteamet i

deres gjennomføring av prosjektet, samt bidra til å sikre hensiktsmessig overføring av prosjektet til

drift og forvaltning i linjeorganisasjonen.

Prosjektledelse og gevinstrealisering

49 www.prosjektveiviseren.no

66

Figur 6.2.3.2: Aktiviteter i prosjektledelse og gevinstplanlegging.

Før det tas beslutning om å starte et prosjekt, bør det foreligge klare kriterier for hva som bør kjøres

som et prosjekt, og hva som heller bør gjennomføres som enkle forbedringer i linjen. Det bør etableres

en styringsgruppe for prosjektet, og prosjektleder bør ha erfaring med å lede prosjekter knyttet til

digitalisering.

Alle prosjekter må eies og ledes i linjen. Dersom det benyttes en ekstern prosjektleder, bør denne

være «co-prosjektleder» for en intern prosjektleder, for å sikre best mulig eierskap i kommunen.

Et godt prosjekt starter med grundig planlegging. Det bør utarbeides et tydelig mandat – en

prosjektbeskrivelse – som godkjennes av styringsgruppen.

Det må gjennomføres en grundig kartlegging av hvem som blir berørt av en eventuell endring av

prosesser og system, og hvordan. Dette legger grunnlaget for forankringsprosessen.

Dagens brukerreiser og arbeidsprosesser må kartlegges, for å ha et klart bilde av hvordan ting gjøres i

dag. Dagens kostnader knyttet til tjenesteprosessene og IKT-systemene bør i tillegg kartlegges.

Gevinstrealisering starter ved å analysere hvilke gevinster som oppstår ved å endre på tjenestene og

arbeidsprosessene. Det bør tidlig etableres en oversikt over forventede gevinster, en gevinstplan, og

måleindikatorer for gevinstene. Gevinster bør skille mellom unngåtte kostnader, spart tid og økt

kvalitet.

Behovskartlegging

Figur 6.2.3.2: Aktiviteter ved behovskartlegging

Behovskartlegging er et sentralt element i digitaliseringsprosjekter. Det er svært viktig å være tydelig

på behovene før kommunen går til anskaffelse av nye tjenester og fagsystemer. Behovskartlegging

handler om å kartlegge de reelle behovene til innbyggerne og ansatte i kommunen.

Veikart for tjenesteinnovasjon på www.ks.no beskriver metodikk og verktøy for behovskartlegging.

Før kommunen kartlegger behov, bør det være klarhet i hvilke problemer som skal løses, og hva som

er den egentlige rotårsaken til disse problemene. I første omgang kan en slik kartlegging gjøres ved å

intervjue ansatte og innbyggere.

Ved dybdekartlegging av behov, særlig ved mer omfattende digitaliseringsprosjekter, bør kommunen

foreta en grundig avdekking av behovene.

Behovskartleggingen bør gjerne oppsummeres visuelt, og bør synliggjøre hvordan brukeren skal

oppleve tjenesten, ansattes arbeidsprosesser, samt ønske om teknologiunderstøttelse. Dette kan

være til stor nytte i anskaffelsesprosessen.

67

Nye brukerreiser og arbeidsprosesser må designes. Design av nye brukerreiser og arbeidsprosesser

bør også gjennomføres i tett samarbeid med virksomheten. Det er også ideelt å samskape nye

tjenester med innbyggere i kommunen.

Anskaffelser

Anskaffelser av nye digitale tjenester og fagsystemer innebærer at det må stilles både tekniske og

funksjonelle krav på bakgrunn av identifiserte behov i tjenesten.

Figur 6.2.3.3: Aktiviteter i anskaffelsesprosessen.

Funksjonelle krav er krav som stilles til behovene den digitale løsningen skal understøtte. De

funksjonelle kravene må gjenspeile ønskene om ny brukerreise og arbeidsprosess. Funksjonelle krav

trenger ikke å være detaljerte. Det er bedre å beskrive organisasjonens og brukernes behov som

nevnt over. Dersom funksjonelle krav beskrives for detaljert, gir man ikke handlingsrom for

leverandørene, og det kan faktisk hindre innovasjon.

Det må også stilles krav til finansieringsmodell, service- og vedlikeholdsavtale, krav til integrasjoner

med eksisterende fagsystemer og hvilke krav til brukerutstyr som den digitale tjenesten skal kunne

brukes på.

Gjennomføring av anskaffelsesprosesser skjer etter det til enhver tid gjeldende regelverk for omfang

av anskaffelsen, i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser.

68

Kompetansetiltak

Figur 6.2.3.4: Aktiviteter knyttet til kompetansetiltak.

Kompetansetiltak ved innføring av nye digitale tjenester er en svært viktig suksessfaktor.

Ved gjennomføring av digitaliseringsprosjekter, bør det defineres kompetansebehov for å kunne ta i

bruk den nye digitale tjenesten, det må gjennomføres gapanalyse i forhold til berørte ansattes

kompetanse, det må etableres opplæringstiltak og legges planer for gjennomføring. Det bør i tillegg

utarbeides prosedyrer og rutiner for hvordan den digitale tjenesten skal administreres og forvaltes i

linjeorganisasjonen.

Målrettet opplæring av alle berørte ansatte må gjennomføres for å sikre at de settes i stand til å

realisere de planlagte gevinstene. Ansatte har ulik digital kompetanse. Mange ansatte vil ha behov for

oppfriskningskurs og kontinuerlig læring for å være i stand til å bruke de nye tjenestene og

fagsystemene.

Implementering

Figur 6.2.3.5: Aktiviteter knyttet til implementering.

Når digitale tjenester og fagsystemer skal implementeres, er det viktig at implementeringen er godt

planlagt. En god plan dekker i detalj både organisatorisk og teknisk implementering.

69

Under implementeringsfasen gjennomføres kompetansetiltak, det etableres prosess for

gevinstrealisering, de planlagte organisatoriske endringene implementeres, og den tekniske

implementeringen gjennomføres.

I denne fasen er det svært viktig å etablere en robust prosess for gevinstrealisering i linjen. Dette betyr

at de planlagte måleindikatorene etableres, og en god struktur for kontinuerlig oppfølging iverksettes.

Det er viktig at oppfølging av gevinster ikke skjer i egne «gevinstmøter», men som en naturlig del av

ukentlige/månedlige driftsmøter i linjen. Benytt gjerne eventuelle eksisterende

virksomhetsstyringssystemer som grunnlag for gevinstrealiseringsprosessen.

En viktig del prosjektgjennomføringen er å støtte linjeledelsen i kommunen med implementering av

nye arbeidsprosesser og dele erfaringer fra prosjektet som er nyttige for linjeledelsen.

Gevinstrealisering

Figur 6.2.3.6: Aktiviteter i gevinstrealiseringsprosessen.

Gevinster fra digitaliseringsprosjekter realiseres som oftest over tid. Det tar tid fra en ny digital tjeneste

gjøres tilgjengelig for publikum, før den blir fullt ut tatt i bruk. I noen tilfeller kommer gevinstene raskt –

allerede etter tre måneder. I andre tilfeller kan det ta flere år før de store gevinstene blir realisert. Lytt

til andre kommuners erfaring, og prioriter gjerne prosjekter ut fra gevinstpotensial på kort og lang sikt.

Det tar også tid før alle medarbeidere tar i bruk nye fagsystem optimalt. Grundig opplæring og fokus

på de organisatoriske endringene vil føre til at gevinstene realiseres raskere.

Når digitaliseringsprosjektet avsluttes, overtar linjeledelsen i kommunen ansvaret for å realisere

gevinster i henhold til den utarbeidede gevinstrealiseringsplanen.

Veikart for tjenesteinnovasjon på www.ks.no og KS sin «Gevinstkokebok» på samme nettsted

inneholder metodeverk og enkle verktøy for gevinstrealisering.

6.2.4 Beste praksis systemforvaltning

Systemforvaltning handler om å sikre samspill mellom organisering av tjenesteproduksjon og den

digitale støtten til arbeidsprosessene fagsystemet skal gi.

Alle fagsystemer som benyttes i den kommunale tjenesteproduksjonen må ha en systemeier.

Systemeier skal sikre at fagsystem og digitale tjenester understøtter behov for digital støtte i

tjenesteproduksjonen. Rollen som systemeier innebærer også ansvar for:

- Avtaleforvaltning mot leverandør av fagsystem.

- Etablering og vedlikehold av rutiner for bruk av fagsystem.

- Bestilling og planlegging av endringer i fagsystem.

http://www.ks.no/

70

- Integrasjoner mot andre fagsystemer.

- Opplæring i bruk av fagsystem.

- Feil og mangler i systemet, som ikke skyldes feil i teknisk infrastruktur inklusiv rapportering og

oppfølging mot leverandør.

- Hvem som skal ha tilgang til fagsystemet, og med hvilket tilgangsnivå.

- Budsjettering av kostnader knyttet til fagsystemer, herunder lisens/vedlikeholdskostnader,

brukerstøtte, prosjekt- og konsulentkostnader.

- Risiko- og sårbarhetsanalyser for fagsystemet.

- Systemeier har sammen med kommunens ledelse ansvar for fastsetting av sikkerhetsnivået i

hvert enkelt fagsystem og kontroll av at sikkerheten ivaretas.

- Systemeiere kan delegere arbeid med utførelse av systemforvaltning til systemansvarlige.

6.2.5 Beste praksis for arbeid med virksomhetsarkitektur

Virksomhetsarkitektur i en kommune dreier seg om hvordan kommunen er organisert, hvordan

arbeidsprosesser er satt sammen og hvordan IKT-løsninger brukes til å understøtte

tjenesteproduksjonen. En virksomhetsarkitekt/digitaliseringsarkitekt i en kommune, sørger for å ivareta

helhetsperspektivet i tjenester, prosesser, informasjonsflyt, systemer og infrastruktur.

- Virksomhetsarkitekturen beskriver sammenhengen mellom digitale tjenester som er lagt til

rette for innbyggere, og hvordan tjenestene samhandler med kommunens arbeidsprosesser

og fagsystemer.

- Virksomhetsarkitekturen beskrives gjerne i grafiske modeller som viser hvordan informasjon

bearbeides og flyter mellom arbeidsprosesser internt i kommunen og i dialog med

innbyggeren. Beskrivelsen inneholder dokumentasjon av integrasjoner mellom fagsystemer og

beskrivelser av hvilken informasjon som kan flyte mellom systemene.

- Virksomhetsarkitekturen dokumenterer den tekniske infrastrukturen og

sikkerhetsmekanismene som er etablert for å levere digitale tjenester og fagsystemer til

kommunens medarbeidere og innbyggere.

Det finnes rammeverk for virksomhetsarkitektur. Offentlig sektor støtter seg særlig på rammeverket

TOGAF®, og mange bruker noe som heter Archimate for å visualisere modeller for arkitektur. Se

nærmere beskrivelse av dette på Difis hjemmesider. Eksempler fra statlige virksomheter finnes her:

https://www.difi.no/artikkel/2016/03/artiktekturbibliotek

KS har etablert en felles IKT-arkitektur for kommunal sektor, som utvikles basert på kommunenes

felles krav til IKT-arkitektur i nye digitale tjenester. Den felles kommunale IKT-arkitekturen legger

prinsipper for tjenesteorientert arkitektur til grunn for utvikling av digitale tjenester til innbyggere og

næringsliv. Når en kommune tar i bruk arkitekturen kan den stille felles krav til digitale tjenester og

fagsystemer som er utviklet i samarbeid mellom kommuner og mellom kommune og statlige etater.

Mer informasjon om felles kommunal IKT-arkitektur finnes her:

http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/digitalisering/kommit/visjon-ambisjon-og-strategi-for-felles-

kommunal-ikt-arkitektur/

6.3 Anbefaling til fremtidig organisering

Kommunene i Inn-Trøndelag har sterkt behov for en mer fremtidsrettet organisering av

digitaliseringsarbeidet. Funnene i kapittel 3 viser at innbyggerne ønsker mer moderne tilgjengelige

digitale løsninger. Ansatte ønsker løsninger som gjør arbeidsdagen mer effektiv, og opplever i dag en

avstand mellom IKT og fagsiden. Investeringsnivået er fortsatt lavt i IKT, og det fokuseres mest på drift

og mindre på IKT som et strategisk virkemiddel. Digitalisering handler om å levere tjenester på nye

måter. For å få til dette må også arbeidet med digitalisering organiseres på en ny måte.

6.3.1 Styringsmodell

Styringsmodellen må sikre at Inn-Trøndelagskommunenes målsetninger samordnes, at

tjenesteinnovasjon og digitale løsninger kan leveres raskt og effektivt, samt at den henger sammen

71

med kommunenes årshjul. Styringsmodellen må ivareta sektorenes behov, slik at fagsiden i

kommunene tar eierskap til digitaliseringen.

Figuren under beskriver anbefalt styringsmodell for digitaliseringsarbeidet i Inn-Trøndelag IKT:

Figur 6.3.1: Overordnet styring av digitaliseringsarbeidet i Inn-Trøndelag IKT

Roller og ansvar

Figur 6.3.1.1: Roller og ansvar for digitalisering i Inn-Trøndelag

Figuren over beskriver roller og ansvar for digitalisering i Inn-Trøndelag.

Dagens styre med rådmennene videreføres gjennom et mandat til administrativ styringsgruppe i Inn-

Trøndelag Regionsarbeidet. Lederen i Inn-Trøndelag IKT og lederne av de sektorvise

kompetansenettverkene rapporterer til styret. Styret er porteføljestyrt og har ansvaret for en løpende

oppdatert digitaliseringsstrategi. Det er svært viktig og beste praksis at porteføljestyring av prosjekter

er forankret på toppnivå, både fordi prosjektene som prioriteres skal eies av virksomhetssiden, og

prioriteringer som gjøres må være forankret på toppen, på tvers av kommunene. Porteføljestyring må

hverken delegeres per sektor (da blir prioriteringene silobaserte), eller overlates til IKT.

Det opprettes kompetansenettverk som ledes av sektorleder forespurt av styret.

Kompetansenettverkene får et mandat til å identifisere behov (inkludert å initiere prosesser for å samle

de inn), oppdatere og utvikle nye målbilder, og prioritere innen sin sektor.

Effektiv styring forutsetter tydelig mandat og delegering av myndighet. Dagens vedtekter for Inn-

Trøndelag IKT må oppdateres for å være synkronisert med det nye ambisjonsnivået. Følgende

aktiviteter anbefales gjennomført:

- Etablere en finansieringsmodell som sikrer robust finansering av digitaliseringsprosjekter.

72

- Implementere en prosess for prioritering og porteføljestyring av prosjekter, og årlig prosess for

revisjon av digitaliseringsstrategien.

- Etablere et årshjul for Inn-Trøndelag IKT

- Etablere en løpende «forvaltningsrevisjon» av digitaliseringsarbeidet.

6.3.2 Finansiering

Det er utfordrende å sikre finansiering av digitaliseringsprosjekter som går på tvers av flere sektorer

og flere kommuner. IKT-samarbeidet har i dag svært begrensede budsjetter, og finansieringen av

digitaliseringsprosjektene gjøres i dag ukoordinert i hver enkelt kommune og sektor. Dersom

finansieringen av digitaliseringsprosjektene samles blir potten større, og det vil være mulig å få mer for

pengene. Prosjekter vil kunne gjennomføres mer effektivt og gi større gevinst dersom kommunene

samarbeider om dem.

Styret i Inn-Trøndelag IKT må raskt fremme en sak for de ulike kommunestyrene for å etablere en

finansieringsmodell for utviklingsprosjekter. Dette gjøres på litt ulike måter i sektoren. Følgende

modeller fungerer godt:

- Bevilgning av penger til et fond. Kommunene bidrar med fondsmidler fra sine

budsjettmidler. Fondet har et styre som mottar søknader om prosjektmidler. IKT Agder er et

interkommunalt samarbeid mellom kommuner og èn fylkeskommune på Sørlandet. IKT-

samarbeidet har valgt å bygge ett digitaliseringsfond.

- Lån av penger til Inn-Trøndelag IKT som øremerkes til utviklingsprosjekter. IKT-samarbeidet

Det Digitale Vestre Agder (DDV) benytter denne formen for finansering, hvor IKT-samarbeidet

tar opp lån som igjen benyttes i felles utviklingsprosjekter.

- «Pooling» av investeringsmidler fra sektorene i kommunene. Kommunenes sektorer

finansierer i dag hver for seg utviklingsprosjekter. Ved innbetaling av slike investeringsmidler

til felles utviklingspott, vil det bli enklere å finansiere større prosjekter som igjen har større

gevinst for alle kommunene.

Det anbefales ikke en finansieringsmodell av utviklingsprosjekter hvor samfinansiering sikres fra gang

til gang. Dette forsinker prosessen, og er en modell som kan utsettes for debatter og formålet med

pengene i konkurranse med andre ting.

PA Consulting Group anbefaler en kombinasjon av fondsmidler og pooling av investeringsmidler fra

sektorene inn til felles prioritering på tvers av Inn-Trøndelag.

6.3.3 Prioritering og porteføljestyring

Kommunene bruker i dag over 80 ulike fagsystemer for å understøtte tjenester hvor de selv har

forvaltningsansvaret. I tillegg kommer det mange statlige løsninger som tilbys fortløpende for alle

kommuner. I høyt tempo vil det bli lansert nye nasjonale løsninger fra NAV, Landbrukssektoren, Helse

og omsorg, bygg- og planområdet, skole og oppvekst. Det blir flere oppgaver enn kapasitet til å

gjennomføre disse. Prioritering og styring av digitaliseringen blir derfor en kritisk suksessfaktor.

Gjennom arbeidet med målbilder er det tatt frem en prioritert liste over prosjekter og ideer.

Digitaliseringsprosjekter må styres fra ideer oppstår, behov er kartlagt og til nye løsninger er

implementert og gevinster realisert.

Figuren under beskriver anbefalt modell for prioritering og porteføljestyring på tvers av kommunene i

Inn-Trøndelag:

73

Figur 6.3.3: Modell for prioritering og porteføljestyring for kommunene i Inn-Trøndelag.

Steg 1: Spille inn ideer og identifisere behov

Figur 6.3.3.1: Modell for prioritering og porteføljestyring, ideer og behov

Figuren over viser første steg i prosessen for porteføljestyring.

Digitalisering starter med at innbyggere, næringsliv og ansatte i sektorene har mulighet til å spille inn

behov for, eller ideer til, digitale tjenester. Lav terskel for å spille inn behov og ideer er viktig. Åpne

møteplasser og virtuelle muligheter for å spille inn behov vil utgjøre en stor forskjell. Disse må være

godt kommunisert og tilgjengelig for de som ønsker og de en ønsker involvert. Kommunene bør

snarest etablere én felles kanal for å spille inn ideer og behov. De sektorvise kompetansenettverkene

bør startes opp, gjerne med utgangspunkt i allerede etablerte nettverk. Det bør lages maler for

prosjektforslag, slik at de utarbeides på en lik måte.

Inn-Trøndelag IKT bør stille i kompetansenettverksmøter, og etablere uformelle møteplasser med

sektorene, for å synliggjøre potensialet i eksisterende teknologi eller nye teknologier. Inn-Trøndelag

IKT har et særskilt ansvar for å være «øyet mot staten» og følge med på standarder, føringer for

digitaliseringen, samt nye fellesløsninger.

74

Steg 2: Prioritere prosjekter og styre porteføljen av prosjekter

Figur 6.3.3.2: Modell for prioritering og porteføljestyring, prioritering og porteføljestyring.

Prioritering av prosjekter, og styring av porteføljen av prosjekter, skal sørge for at Inn-

Trøndelagskommunene fokuserer på de riktige utviklingsprosjektene.

Dette steget må være harmonisert med planprosessen i kommunen for å sikre sammenhengen

mellom handlingsplaner med budsjett og finansiering av digitaliseringstiltak.

Prioritering av prosjekter har behov for tydelige føringer/kriterier for hva som må prioriteres, og hvilke

prosjekter som kan gjennomføres uten prioritering i styret. Initiativer med middels til høy påvirkning på

organisasjonen, og som krever betydelige investeringsmidler, bør prioriteres i fellesskap. Prosjekter

med minimal påvirkning på organisasjonen, og som ikke krever investeringsmidler, bør enten løses

som linjeoppgaver, eller prioriteres av sektorene uten innblanding fra prioriteringsråd og

porteføljeansvarlig.

Figuren under viser sentrale beslutningspunkter ved porteføljestyring:

Figur 6.3.3.3: Steg og aktiviteter i en porteføljestyringsprosess.

75

Styret må være et aktivt styre for digitalisering, og teamet må derfor være sentralt hver gang styret

møtes.

Prioriteringsrådet bør settes sammen av representanter som representerer alle kommunene og alle

sektorene. Rådet bør ikke ha for mange representanter, og evne å jobbe raskt. Rådet bør inneha

minst ett medlem som jobber i Inn-Trøndelag IKT for å sikre IKT-kompetanse. Det er en klar

forutsetning at medlemmer av et slikt råd har en tydelig interesse for digitalisering av kommunale

tjenester.

Porteføljeansvarlig må ha kompetanse i porteføljestyring av IKT-prosjekter. Porteføljeansvarlig må

være god til å kommunisere på ledernivå, og ha dokumentert erfaring med å sikre resultater i et

komplekst aktørlandskap. Kommunikasjons- og praktisk gjennomføringsevne må være god.

Vedkommende bør rapportere direkte til styret, og ikke til Inn-Trøndelag IKT.

Arbeidet med digitaliseringsstrategien har avdekket generelt lav kompetanse på

prosjektgjennomføring i organisasjonen. Digitalisering og endring av tjenester krever i mye større grad

fokus på prosjekt enn tradisjonell linjestruktur, og kompetansen på dette feltet må heves internt.

Prosjekteiere må sikres kompetanse i prosjekteierskap, og lære seg det grunnleggende om

prosjektledelse og gevinstrealisering før de får ansvar for å eie prosjekter. PA råder også styret til å

sette seg godt inn i beste praksis for prosjekteierskap- og styring.

Steg 3: Gjennomføre prosjekter, sikre gevinstrealisering, kontinuerlig forbedring

Figur 6.3.3.4: Modell for prioritering og porteføljestyring, gjennomføring, gevinstrealisering, kontinuerlig

forbedring.

I dette steget sikrer kommunen at digitaliseringen blir den del av den daglige tjenesteproduksjonen.

Kommunenes sektorer har ansvar for å gjennomføre prosjekter, overføre de til linjen, sikre

gevinstrealisering og drive kontinuerlig forbedring.

Det bør innføres en tydelig modell for systemforvaltning på tvers av kommunene. Dagens modell er

uklar, og tilbakemeldingene fra systembrukerne tyder på at det hersker stor forvirring rundt roller og

ansvar for ulike systemer.

Ledere og prosjektledere i sektorene må sikres opplæring i prosjektmetode, og budsjetter som gjør det

mulig å sikre ansatte grundig nok opplæring ved innføring av nye systemer.

Ledere og prosjektledere må også sikres kompetanseheving i gevinstrealisering, fordi

gevinstrealiseringsarbeidet skjer i linjen.

Organiseringen av IKT Inn-Trøndelag er nærmere omtalt i kapittel 6.3.6.

6.3.4 Sikkerhet og Personvern (GDPR)

Informasjonssikkerhet er svært sentralt i arbeidet med digitalisering. Enten det er nye digitale tjenester

som skal etableres eller det er fagsystemer som skal fornyes, har informasjon som behandles i

systemene et informasjonssikkerhetsperspektiv. Ansvaret for informasjonssikkerhet tilhører

kommunens ledelse. Med innføringen av den nye personvernforordningen gjeldende fra mai 2018

(GDPR) får kommunen et enda større ansvar for å sikre dette. Kommunene har ansvar for å utnevne

en personvernansvarlig i ledelsen, sikre at ledere i sektorene innehar god kompetanse om

76

informasjonssikkerhet, og at Inn-Trøndelag IKT har kompetanse på teknisk sikkerhet.

Informasjonssikkerhet bør tydeliggjøres som en ledelsesoppgave, og det bør gjennomføres

sårbarhetsanalyser knyttet til prosesser og bruk av informasjon for å sikre at kommunene tilfredsstiller

kravene.

6.3.5 Organisering av forvaltning

Kommunene Steinkjer, Inderøy og Snåsa har i dag mer enn 70 ressurser som er involvert i en eller

annen form for systemforvaltning. Systemforvaltningen har dårlig kvalitet, og et svært høyt antall

ressurser er smurt tynt utover. En konsolidering av fagsystemer vil i seg selv kreve færre

systemansvarlige.

Det anbefales en reorganisering av rollen systemansvarlige i Inn-Trøndelagssamarbeidet. Den

anbefalte modellen er en ordning hvor det etableres vertskommuner for systemforvaltning. Når

kommunene benytter de samme systemene, bør forvaltningsansvaret overføres til én kommune, som

tar ansvar for de områdene kommunen har best forutsetning for å løse bra. Dette vil heve kvaliteten,

og kommunene vil totalt sett spare tid og penger.

Alle systemer må ha én navngitt eier, og én navngitt systemansvarlig. Systemeierne og

systemansvarlige har ansvaret for systemforvaltning for alle kommunene i samarbeidet. Hver

kommune bør oppnevne minst en superbruker per system som blir medlem i et kompetansenettverk

på tvers av kommunene. Superbrukerrollen må ikke forveksles med systemansvarligrollen. Dette kan

være to ulike personer. Superbrukerne kan gjerne incentiveres på en måte som gjør det attraktivt å

påta seg denne rollen. Det er viktig at superbrukere har gode kommunikasjonsevner, og er

interesserte i å hjelpe andre medarbeidere med å ta i bruk systemene på en bedre måte.

Den foreslåtte forvaltningsmodellen gir tydelig ansvar til en systemansvarlig per fagapplikasjon som

har i oppgave å finne superbrukere i alle kommuner. Disse inngår i et kompetansenettverk som har

som oppgave å holde seg oppdatert på sektorens behov fra egen kommune og følge med på

oppdateringer fra leverandørene.

Forvaltningsorganisasjonen består dermed av systemeiere, systemansvarlige og superbrukere som

jobber tett med kompetansenettverkene. Det bør vurderes hvorvidt systemansvarlige og superbrukere

skal rapportere til Inn-Trøndelag IKT i tillegg til sine linjeledere.

6.3.6 Organisering av Inn-Trøndelag IKT

Inn-Trøndelag IKT er kommunenes felles IKT-avdeling. Alle sektorer i kommunen skal de neste ti

årene gjøre store løft hvor tjenester skal effektiviseres og gjøres selvbetjente. De digitale løsningene

skal være enkle å ta i bruk, samtidig som data skal forvaltes og utvikles sikkert og trygt. Store

fagmiljøer med spesialistkompetanse er bedre egnet til dette. Inn-Trøndelag IKT har et godt

utgangspunkt for å møte disse oppgavene, men må styrkes. IKT-organisasjonen mangler i dag et

oppdatert mandat, og rolle- og ansvarsbeskrivelsene må oppdateres i forhold til dagens og fremtidige

behov.

Figuren under beskriver anbefalt organisering av Inn-Trøndelag IKT:

Figur 6.3.6: Anbefalt ny organisering av Inn-Trøndelag IKT.

77

Daglig leder rapporterer til styret i Inn-Trøndelag IKT, og samarbeider med sektorvise

kompetansenettverk, forvaltningsansvarlige, prioriteringsrådet og porteføljeansvarlig.

Drift og infrastruktur

Drift og infrastruktur samles på ett sted, og avdelingen må ha en egen leder. Avdelingen bør fokusere

på økt kvalitet i leveransene, og utvikle mer spesialisering på sektorvise systemer ved å innføre en

«kundeansvarlig» per sektor. Rollen har en tett dialog med forvaltningsorganisasjonene som består

av de systemansvarlige ute i vertskommunene for de ulike fagsystemene. Oppgaven til

kundeansvarlig er å sikre velplanlagte- og koordinerte oppgraderinger, fange opp behov for bytte av

system, gjennomføre fysiske og virtuelle samlinger av kompetansenettverk osv. Fagmiljøene innenfor

drift og infrastruktur må samles under paraplyen Inn-Trøndelag IKT. Ved å samle alle IKT-

koordinatorer på skolene i ett nettverk som også må være koordinert med Inn-Trøndelag IKT vil man

sikre enhetlig løsninger, bedre support og kunne tilby mer spesialiserte oppgaver. Modellen er med

stort hell implementert i fylkeskommunene Vest-Agder og Vestfold. Det anbefales i fase én at IKT-

koordinatorene fortsetter å være skoleansatte og jobbe lokalt, men rapporterer til avdelingsleder for

drift og infrastruktur med oppgaver og behov for nye løsninger. På denne måten vil fagmiljøet samles,

men skolene kan likevel beholde den lokale kompetansen.

I kapittel 6.1.3 beskrives en del punkter som gjennom denne organisering vil bli forbedret:

- Responstidsgaranti.

- Oppetidsgaranti.

- 24/7 vaktordning.

- Øke kvaliteten på og samtidig effektivisere driftsapparatet ved skolene i Steinkjer, og på tvers

av regionen.

Prosjekt og tjenesteutvikling

Avdeling for prosjekt- og tjenesteutvikling bør bestå av minimum fire ressurser for å dekke alle fire

sektorer, må besitte kompetanse på teknologitrender, prosjektledelse, arkitektur og

tjenesteutvikling/tjenestedesign. Ressursene kan hjelpe sektorene med å lede utviklingsprosjekter, og

fungere som felles «digitaliseringsmotorer». Det er svært sentralt at disse ressursene holder seg godt

oppdaterte på nasjonale initiativer og fellesløsninger kommunene må innføre eller kan dra nytte av.

Brukerstøtte

Brukerstøtte og support er svært viktig for å sikre bruk av de digitale løsningene kommunene

investerer i, og dermed gevinstrealisering.

Brukerstøtten i Inn-Trøndelag må innføre økt kundefokus. Det må være krystallklart for brukerne hvor

de skal henvende seg om hva, og brukerne må oppleve god service og veiledning når de kontakter

brukerstøtten.

Inn-Trøndelag IKT bør ta ansvar for både første- og andrelinje brukerstøtte. Ordningen med

desentralisert brukerstøtte fremstår som frustrerende for brukerne, og bør ikke opprettholdes.

Bemanningen i brukerstøtten bør muligens justeres opp som følge av dette.

78

Kapitlet beskriver samlet veikart mot målbilde for digitalisering for Nye Steinkjer og Inn-Trøndelag IKT,

samt anbefalt veikart med tiltak for digitalisering per sektor. Veikartet er basert på innsikt i dagens

situasjon i kapittel 3, målbildene definert i kapittel 4, analyser av fagsystemer i kapittel 5, og anbefalt

organisering av digitaliseringsarbeidet i kapittel 6.

7.1 Veikart for digitalisering

Figur 7.1: Samlet veikart for digitalisering i Inn-Trøndelag.

Figuren over viser veikart for digitalisering i Inn-Trøndelag. Veikartet illustrerer de overordnede

stegene kommunene må gjennom på veien mot målbildene beskrevet i kapittel 4:

- I dag har de fire (snart tre) kommunene i Inn-Trøndelag utarbeidet felles målbilder for

digitalisering. Like tjenester leveres på litt ulik måte, data om innbyggere og næringsliv er

lagret ulikt, og ikke alle systemer er like eller benyttes likt.

- Første steg på veien er å harmonisere arbeidsprosesser, data og systemer. Dette vil gi raske

gevinster i form av mer effektiv tjenesteproduksjon. Snåsa går inn i Inn-Trøndelag IKT fra

2020.50

- Ved kommunesammenslåingen av Steinkjer og Verran, er målet at harmoniseringen har

kommet langt på tvers av de fire kommunene.

50 Snåsa avtale med Indre-Namdalen IKT har 18 måneders oppsigelse og må sies opp før 01.07.2018.

7 ANBEFALTE TILTAK OG PLANER

79

- Etter rydding i prosesser, data og systemer, er kommunene klare for å skalere opp digital

dialog med innbyggerne, og innføre digital saksbehandling. Innbyggere og næringsliv kan nå

søke om tjenester på nett, og de får automatisk eller raskt svar tilbake – digitalt. Teknologi er

tatt i bruk utstrakt for at innbyggere skal få bo lengre hjemme, og teknologi er en helt naturlig

del av skolehverdagen.

- I fremtiden er kommunene i Inn-Trøndelag fulldigitale. Innbyggerne søker ikke lengre på

tjenester, men får dem tildelt automatisk. Mye saksbehandling foregår helautomatisk, og

saksbehandlere og andre ansattes tid og verdifulle kompetanse kan brukes der det trengs

mest.

Detaljerte veikart med tiltak per sektor beskrives lenger ned i kapitlet.

7.1.1 Gevinstrealisering fra veikartet

Alle kommuner ønsker sterkt at digitalisering skal gi gevinster i form av spart tid, unngåtte kostnader

og økt eller opprettholdt kvalitet på tjenestene. Å anskaffe nye løsninger gir ikke gevinster i seg selv.

Gevinster fra digitalisering oppstår når de underliggende arbeidsprosessene endres. Når manuelle

arbeidsoppgaver automatiseres og tjenester kan gis med hjelp av teknologi, reduseres tradisjonell

ressursbruk. For å oppnå gevinster fra digitalisering, må dette ha et sterkt fokus fra topp- og

mellomledere i kommunen. Det må stilles krav til at gevinstrealiseringsmetodikk følges før

endringsprosjekter gjennomføres, og følgende spørsmål må besvares51:

- Hvordan ser dagens tjeneste ut, og hvordan leverer vi den?

- Hvor ser vi gevinster ved å jobbe smartere?

- Hvordan blir ny tjeneste og nye arbeidsprosesser når vi setter inn teknologi?

- Hvor vil vi spare tid, hvor vil vi unngå kostnader?

- Hvordan kan vi måle og følge opp gevinstene?

- Hvordan kan vi ta ut effekt i budsjettene?

Disse spørsmålene må besvares hver gang en investering iverksettes, og prosjektene må utfordres på

å kartlegge prosesser, og identifisere gevinster i detalj. Dette tar litt tid å gjennomføre, men det er

nødvendig for å sikre gevinstrealisering. På sikt er kommunen tjent med denne fremgangsmåten.

Kommuner med rammestyrt finansiering av sektorområdene, skal være spesielt påpasselige med å

utfordre sine ledere på gevinstrealiseringen ved innføring av teknologi. Bærum kommune gjør som

hovedregel alltid et vedtak i budsjett ved investering i velferdsteknologi. Kongsberg kommune stiller

krav til gevinstregnskap for alle prosjekter som iverksettes, og rådmannen følger opp dette i detalj med

kommunens ledere. På denne måten ansvarliggjøres virksomhetslederne for digitaliseringen, og

utfordres på at gamle arbeidsprosesser skal endres.

Tiltakene beskrevet i veikartet med detaljering i delkapitlene under angir kun en indikativ beskrivelse

av gevinst. Før tiltak iverksettes, bør gevinster gjennomgås mer i detalj, med sektorene i spissen for

arbeidet. Prosesser må gjennomgås, og det bør utarbeides enkle beregninger som viser mulighet for

spart tid, unngåtte kostnader og effekt på kvalitet. Fagområdet som berøres må ha eierskap til dette.

Enkelte digitaliseringstiltak gir ikke gevinster på kort sikt, men er type tiltak som er nødvendig for å

legge grunnsteinene for digitaliseringen, og skaper rom for store gevinster på sikt.

7.2 Helse og omsorg

Anbefalte tiltak på helse- og omsorgsområdet har som mål å gjøre innbyggere og pårørende mer

trygge, selvstendige og muliggjøre det å kunne bo hjemme lenger. Tjenesten skal levere god kvalitet,

mer effektivt og frigjøre tid til de mest krevende helse- og omsorgsoppgavene.

51 KS Gevinstkokebok for IKT-prosjekter i kommunal sektor

80

7.2.1 Anbefalte tiltak og plan

Figuren under angir en samlet oversikt over anbefalte tiltak med overordnet plan for implementering.

Sektoren bør fokusere på styrket organisering og bruk av data, harmonisere bruk av IT-verktøy, samt

sikre at ansattes kompetanse på journalbruk heves betydelig. Systematikk over tid hever kvalitet og

øker effektivitet i tjenesten. Gjennom dette arbeidet vil kommunene være bedre posisjonert til å ta i

bruk den regionale helseplattformen når den blir tilgjengelig etter 2022.

Delkapitlene under angir flere detaljer per tiltak.

Følgende fokusområder må være sentrale for ledelsen innen helse og omsorg:

- Definere digitalisering som en lederoppgave og ta eierskap til implementering av målbildet,

konkrete planer og gjennomføring av digitalisering.

- Sette på dagsorden bruk av journal og harmoniserte prosesser, rutiner og prosedyrer.

- Rydde i data om brukere og tjenester.

- Ta i bruk flere virkemidler for opplæring av ansatte i nye løsninger.

- Fokusere på resultater fra digitalisering.

Figuren under viser tiltaksområder for sektoren, anbefalte tiltak, og angitt tidshorisont. Delkapitlene

under gir mer detaljert beskrivelse av tiltak, investeringskostnad og antatt gevinstomfang.

Figur 7.2.1: Veikart for digitalisering av helse og omsorg.

Felles for alle tjenester i sektoren

Sektoren selv mener de leverer gode tjenester til innbyggere og næringsliv. Brukerne av tjenesten

etterspør mer selvbetjening utenfor servicetorgets åpningstider og selvbetjente løsninger. Med støtte

av det nasjonale arbeidet med digitalisering av grunndata i matrikkel og kart, må det lages en plan for

en ambisiøs digitalisering som støtter utviklingen i kommunen.

Dagens organisering i mange mindre enheter rundt hver tjeneste må endres til en organisering rundt

tjenester som innbygger og næringsliv bruker i ulike situasjoner. Kommunesammenslåingen er en unik

mulighet til å reorganisere hvordan tjenester leveres til innbygger og næringsliv. Tilgjengelige digitale

løsninger støtter opp om denne ambisjonen og vil raskt frigjøre ressurser og spare vesentlige beløp.

Ved bruk av kjernejournalfunksjonaliteten er det planlagt lansert en felles grunnmur for pasientdata

som sees i sammenheng med det nye Folkeregisteret i 2019.

81

Visma Profil benyttes som EPJ-system for alle kommunene i Inn-Trøndelag og oppgraderes til ny

versjon i april som er tett integrert med enn app for smarttelefoner og nettbrett. Det nasjonale arbeidet

for å ta frem løsninger og standarder på ambisjonen - én innbygger, én journal tar tid. I påvente av

dette anbefales det at de fire kommunene anskaffer sin egen løsning for utveksling av data mellom

Visma EPJ og andre systemer. Løsningen må spesifiseres slik at den støtter informasjonsutveksling

mellom mange ulike systemer, og bør så langt det er mulig benytte standarder som allerede er

beskrevet av Direktoratet for E-Helse. Løsningen vil løse den praktiske informasjonsflyten og heve

kvaliteten på data, da samme data om brukere og tjenester vil bli gjenbrukt på tvers av systemer i

hjemmetjenesten, på institusjon, hos fastlegen, på legevakten og hos helsesøster. Dette kan være et

felles initiativ med andre Visma-kommuner i Trøndelag.

Tabellen under beskriver tiltak som er felles for alle tjenester på tvers av sektoren.

Tabellen beskriver anbefalt ansvar (Sektor eller IKT), estimert investering, anslag på gevinst (høy,

middels, lav), vanskelighetsgrad (sort kule er vanskelig, hvit kule er lett), antatt tidshorisont for

gevinsten (kort 1 år, middels 2 år eller lang sikt mer enn to år) og anbefalt oppstart av tiltaket.

Estimerte investeringer er basert på antatt investeringskost inkludert intern ressursbruk, kjøp av

lisenser, evt. hardware og leverandørstøtte. Estimert investeringskostnad er basert på erfaringstall fra

PA Consulting Group, og lønnskostnader baseres på lønnskostnader oppgitt av Inn-Trøndelag IKT

april 2018. Løpende driftskostnader for nye systemer er ikke iberegnet, heller ikke kostnader til

parallell drift av systemer.

Tiltak Ansvar Estimert

investering

Kroner

Gevinst Vanskelighets-

grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Beskrive ønsket måloppnåelse for

sektorområdet, ny organisering, ønskede

prosesser per tjenesteområde, oppdatere rutiner,

harmonisere på tvers av kommunene i Inn-

Trøndelag.

Sektor ~ 1.400.000 Middels Q2 2018 –

Q4 2020

Etablere en opplæringsstrategi for ansatte i helse

og omsorg for økt bruk av journal,

informasjonssikkerhet og andre digitale

hjelpemidler. Definere målgrupper for opplæring,

og ulike opplæringskanaler for strukturert

tilnærming og tilpasset kompetanseheving.

Iverksette opplæringstiltak.

Sektor ~ 700.000 Kort Q3 2018 -

2020

Etablere kompetansenettverk med faste

møteplasser på tvers av Inn-

Trøndelagssamarbeidet.

Sektor ~ 400.000 Kort Q2 2018

Etablere ny forvaltningsorganisasjon for

systemer slik at forvaltningsansvar ikke

dupliseres på tvers av kommunene i Inn-

Trøndelag.

Sektor ~ 250.000 Kort Q2 2018

Gjennomgå datamodell for pasientinformasjon,

sikre enhetlig datastruktur på tvers av Inn-

Trøndelag, rydde i grunndata om pasienter og

tjenester.

Sektor ~ 800.000 Lang Q3 2018 – Q4

2018

82

Implementere bruk av Capitech for

ressursstyring i alle virksomheter i hele sektoren

Sektor ~ 550.000 Middels Q1 2019 – Q2

2019

Implementere løsning for informasjonsutveksling

på tvers av helse- og omsorgsaktørene.

IKT ~ 2.000.000 Lang 2020

Oppgradere til System X versjon som støtter ny

funksjonalitet spesifisert i nasjonal journal-

løsning for kommunesektoren. Oppgraderingen

omfatter bruk av ny versjon av folkeregisteret

med pasient data som spesifisert av Direktoratet

for E-Helse

IKT ~1450.000 Lang 2021

Tilgjengeliggjøre innbyggers helsedata gjennom

Helsenorge.no som en del av min side

IKT ~ 2.050.000 Lang 2022

Tabell 7.2.1.1: Oversikt over anbefalte tiltak felles for helse og omsorg.

Hjemmetjeneste, institusjon, bo- og omsorgsboliger

Dokumenterte resultater i Nasjonalt Velferdsteknologiprogram52 har pågått siden 2014, med til nå ca.

250 deltakende kommuner. Forskningsresultater fra programprosjektene og kommunenes egne

gevinstmålinger viser betydelig gevinstpotensial for brukere, pårørende og tjenesten. Værnes-

regionen gjennomførte i 2016-2017 et effektstudie53. Effektstudiet viste at regionen med begrensede

tiltak påviste samlede økonomiske effekter på mer enn 13 MNOK over to år ved bruk av

velferdsteknologi. Besparelsene besto først og fremst av redusert ressursbruk i hjemmetjenesten, og

unngått oppbemanning i institusjon. I tillegg påviste kommunene i Trøndelagsregionen vesentlige

besparelser ved unngåtte hjemmetjenester, og utsatt behov for institusjonsplass. Brukerne av

teknologien pekte på økt kvalitet i form av økt trygghetsfølelse, livsglede, evne til å klare seg i

hverdagen og større mulighet for deltakelse i sosiale aktiviteter som positive effekter av innføring av

velferdsteknologi. Videre opplever brukerne at velferdsteknologien har liten effekt på deres egen

helsetilstand og fysisk aktivitet. Medarbeiderne mener at velferdsteknologien tatt i bruk i Værnes-

regionen har bidratt til å øke tjenestekvaliteten i kommunen.

Nasjonalt velferdsteknologiprogram har med bakgrunn i dokumenterte resultater følgende

anbefalinger om implementering av teknologi:

Sett fokus på teknologier som gir høyest gevinst i tjenesten: Varslings- og lokaliseringsteknologi,

elektronisk medisineringsstøtte, elektroniske dørlåser, digitalt tilsyn, oppgraderte digitale

sykesignalanlegg, logistikkløsning for mer optimale kjøreruter54.

Videre vil Helsedirektoratet og KS komme med oppdaterte anbefalinger om responstjenester i 2018.

Direktoratet og E-helse jobber fortløpende med anbefalinger og standarder for velferdsteknologi, hvor

en stor satsing frem til 2020 er «Nasjonalt knutepunkt» for enklere integrasjon mellom

velferdsteknologi og EPJ-systemer.

Steinkjer kommune bør med bakgrunn i det store gevinstpotensialet snarest iverksette tiltak for å

oppskalere og rulle ut velferdsteknologi i drift. Implementering av teknologi bør prioriteres ut fra

grundige analyser av behovene i tjenesten (hva gir størst gevinst hvor), nye tjenester for bruk av

teknologi bør designes, og det må etableres en robust modell som støtter tjenesten i utrullingen av

teknologien.

52 https://helsedirektoratet.no/velferdsteknologi#-rapporter-og-utredninger

53 Effektstudie Værnes-regionen april 2017

54 Andre gevinstrealiseringsrapport med anbefalinger, 2017, Helsedirektoratet

83

Implementering av velferdsteknologi handler først og fremst om endring av tjenesten, og

tjenesteinnovasjon. Sektorens fokus på dette området må derfor være på det organisatoriske. IKT bør

støtte ved anskaffelser, for å sikre at teknologien passer sammen med EPJ-systemet, og at nasjonale

standarder følges.

Ved implementering av velferdsteknologi er følgende oppgaver sentrale:

- Start med detaljinnsikt i behov.

- Vurdere hvordan tjenesten skal leveres

o Velferdsteknologi understøttes av en robust tjeneste hvor sektorens ansatte skal

kartlegge brukernes behov, det skal tildeles tjenester basert på kriterier, teknologi skal

installeres og driftes. Kommunen bør vurdere hvorvidt alle tjenester må leveres av

kommunen, eller om enkelte tjenester kan kjøpes i markedet eller av andre

kommuner. Tjenester som installasjon, drift av system og responstjenester er vanlig å

kjøpe utenfra, da dette ofte både kan gjøres rimeligere og med en bedre kvalitet av

andre.

- Gjennomfør anskaffelse av nødvendig teknologi

o Velferdsteknologisk plattform som sørger for at enheter ute hos brukerne

administreres, kommuniserer med tilgrensede systemer, og at varsler om alarmer

rutes til riktig sted.

o Digitale trygghetsalarmer er nødvendig for bruk av digitalt tilsyn.

o Sykesignalanlegg bør ses i sammenheng med øvrig teknologi, for å muliggjøre at

brukernes teknologi kan brukes både hjemme og på institusjon.

- Hold fokus på organisasjonsutvikling hele veien

o Arbeidet med velferdsteknologi vil være sektorens største

organisasjonsutviklingsprosjekt på mange år, fordi det angår alle, både ansatte,

brukere og pårørende. Sektorens ansvar for å drive frem endring i atferd og sikre

implementering av nye måter å implementere tjenesten på bør derfor stå mest

sentralt.

Det anbefales å gjøre en implementering i flere trinn, hvor valg av plattformen for teknologi må sees i

sammenheng med det overordnete målbilde. Utover plattformen anbefales det å satse på digitale

trygghetsalarmer (samme løsning for hjemmetjenesten som institusjon), samt anskaffelse av enheter

som gir størst gevinst i tjenesten. Kommunen bør med fordel støtte seg på erfaringer fra andre

kommuner i Trøndelag, som Værnes-regionen og Trondheim. Samarbeid om anskaffelser kan være

lurt, dersom behovene er sammenfallende.

Tabellen under beskriver tiltak for hjemmetjeneste, institusjon og omsorgsbolig.


investering

Kroner


grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Utarbeide grundig innsikt i behov for å lage

grunnlaget for implementeringsstrategi,

anskaffelse og plan.

Sektor ~ 900.000 Kort Q2 2018-Q4

Gjennomføre anskaffelse av teknologi Sektor

med IKT

~ 1000.000 N/A Kort Q4 2018 –

Q2 2019

Designe nye tjenester med velferdsteknologi, og

etablere rutiner for måling og oppfølging av

gevinster.

Sektor ~ 1050.000 Kort Q3 2018 –

Q2 2019

84

Implementere velferdsteknologisk plattform55

Sektor ~ 1.650.000 Middels Q2 2019 – Q3

Implementere digitale trygghetsalarmer56

Sektor ~ 2.410.000 Kort Q2 2019 – Q4

Implementere sykesignalanlegg 57

Sektor ~ 5.350.000

Kort

Q2 2019 – Q4

Implementere trygghets- og mestringsteknologi

som medisindispensere og digitalt tilsyn58

Sektor ~ 5.200.000 Kort Q4 2019 -

2021

Integrere plattform for Velferdsteknologi med

nasjonalt knutepunkt

IKT ~ 950.000

Kort 2020

Tabell 7.2.1.2: Oversikt over anbefalte tiltak i hjemmetjenesten og institusjon/omsorgsbolig.

Øvrige tiltak andre tjenester i sektoren

Legevakt og fastlege

Ledelsen i sektoren må oppdatere dialogen og avtalene med fastleger for å sikre rett bruk av rett EPJ-

system og krav til integrasjon til nasjonale løsninger. Rutiner og prosedyrer må oppdateres slik at bruk

av System X og integrasjon til nasjonale løsninger på DMS og kommunens legevakt kan

implementeres. Nasjonale tariffer for leger vil bli oppdatert for å motivere fastleger til investeringen i en

oppgradering av sin løsning, slik at den kan utveksle informasjon med kommunen59. Funksjonalitet

som helseattester for ulike brukergrupper i kommunen samt integrasjon til bilder og lab-prøver i EPJ-

systemet er tilgjengelig for legen å etterspørre fra sin leverandør av EPJ-system høsten 2018. Det

anbefales at kommunene i Inn-Trøndelag gjennomfører et felles løft med fastlegene på dette området.

For ytterlige detaljer og planer se informasjonssidene til Direktoratet for E-Helse og prosjektet

Nasjonal løsning for EPJ til kommunal helse og omsorgstjeneste. 60

Tildelingskontoret

Det anbefales å raskt lansere et søknadsskjema for tildeling av ulike tjenester fra kommunen. Ved å

starte med et enkelt skjema som fortsatt krever en del manuell håndtering, trenes likevel brukerne og

pårørende til å benytte digital dialog. Løsningen som anskaffes bør kunne tas med videre i en større

løsning for Min side, men dette bør ikke stoppe arbeidet med å få lansert en enklere løsning for å

høste erfaringer og starte organisasjonsendringsarbeidet.

Rehabilitering

For denne tjenesten må det lages oppdaterte rutiner og prosedyrer som beskriver bruk av tilgjengelig

digitale verktøy i kommunen. Det anbefales anskaffet og implementert et bestillingssystem integrert

med Agresso i 2019.

55 Investering på tvers av alle fire kommuner

56 Tatt høyde for 2000 digitale trygghetsalarmer på tvers av fire kommuner inkludert SW, HW og installasjon

57 Investering i syv sykehjem på tvers av alle fire kommuner

58 Investering i trygghets- og mestringsteknologi for 500 brukere

59 Direktoratet for E-Helse mars 2018

60 Kilde: https://ehelse.no/strategi/n-innbygger-n-journal/nasjonal-journallosning-for-kommunal-helse-og-omsorgstjeneste

85

Psykisk helse og rus

Tjenesten er i stor grad avhengig av å bruke nasjonale løsninger. Rutiner og prosedyrer må

oppdateres for å inkludere hvordan nasjonale digitale verktøy skal benyttes. Gjennom dette arbeidet

må det iverksettes tiltak for integrasjon til kommunens løsninger for ansatte og brukere av tjenesten.

NAV

Det er vedtatt å opprette felles NAV-system i hele Inn-Trøndelagregionen og en oppgradering av

Visma Velferd implementeres våren 2018.

Helsestasjon og skolehelsetjeneste

Her anbefales det opplæring i Visma HS Pro for alle ansatte ved bruk av KS Læring. Også her må

rutiner og prosedyrer gjennomgås og oppdateres.

Flyktningetjenesten

Det anbefales videre bruk av Visma Flyktning. Det kan være behov for å se på bedre integrasjon til

IKT-verktøy som benyttes av skole og oppvekst for opplæring av flyktninger.

Tabellen under beskriver øvrige anbefalte tiltak.


investering

Kroner


grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Oppgradere SystemtX ny versjon for

informasjonsutveksling med kommunen.

Sektor ~ 1.100.000 Kort 2019

Implementere bestillingssystem Rehabilitering Sektor

med IKT

~ 1.100.000 Kort Q2 2019

Opplæring i HS Pro Sektor ~ 300.000 Kort Q3 2018 –

Q2 2019

Anskaffe enkel digitalt søknadsskjema for

tildeling av tjenester

Sektor

med IKT

~ 650.000 Middels Q2 2019

Tabell 7.2.1.3: Oversikt over anbefalte tiltak annet.

Tiltak kommunesammenslåingen Verran Steinkjer

Knyttet til sammenslåingen av Verran Steinkjer må følgende oppgaver gjennomføres direkte knyttet til

den digitale sammenslåingen:

- Det må utarbeides en detaljert fremdriftsplan for sammenslåing av data i systemer som er like.

- Det må avklares behov for bistand fra leverandører og samarbeidspartnere.

- Det må utarbeides en arkivplan per område.

- Det må utarbeides en risikoanalyse og risikoreduserende tiltak.

- Eventuelle anbudskonkurranser må iverksettes.

For systemer som slås sammen, må det ryddes i kodeverk og terminologi. Dette henger tett sammen

med hvordan tjenestene organiseres, og hvordan arbeidsflyt, roller og ansvar i prosesser skal være.

For helse og omsorg må det utføres datavask av data om brukere og tjenestekort, og pasientjournaler

må videreføres. Journaler som ikke er i bruk (siste innføring for over 10 år siden), må avsluttes.

Sakarkivet må periodiseres, og arkivet må gjøres tilgjengelig i den nye kommunen med riktige

tilganger. Saker må avsluttes, og opprettes på nytt eller videreføres i det nye felles arkivet. Grunnlaget

for utestående fakturaer må konverteres.

86

For Helse og Omsorgssektoren må følgende tiltak gjennomføres direkte som følge av

sammenslåingen mellom Steinkjer og Verran:


investering

Kroner


grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Rydde i pasient -og ansattregister i sektorens

systemer

Sektor ~ 1.220.000 Kort Q3 2018

Ta i bruk én versjon av alle systemer i

sektoren

Sektor

med IKT

~ 130.000 Kort Q2 2019

Tabell 7.2.1.4: Oversikt over tiltak direkte knyttet til sammenslåingen helse og omsorg.


Anbefalte tiltak på området vil støtte opp under visjonen om å tilby elevene differensiert opplæring,

frigjøre mer tid til kjerneoppgavene i skolen, og gjøre overgangen mellom barnehage og skole enklere.

Alle tiltakene bygger opp under visjonen om barn som har røtter til å vokse og vinger til å fly.

7.3.1 Anbefalte tiltak og planer

Figuren under angir en samlet oversikt over anbefalte tiltak med overordnet plan for implementering.

Sektoren bør fokusere på styrket samhandling mellom IKT-koordinatorer og Inn-Trøndelag IKT for å

utvikle det digitale læringsuniverset i samhandling med den fysiske skolen. En enhetlig infrastruktur

må implementeres og vedlikeholdes for å frigjøre tid til læring og undervisning.

Organisasjonsutviklingsprosjektet er omfattende og det anbefales å ta i bruk tjenestedesign som et

verktøy som tar frem morgendagens skole med konkrete målbilder for hvordan barna har røtter til å

gro og vinger til å fly.


Følgende fokusområder må være sentrale for ledelsen innen skole og oppvekst:

- Vurdere alle digitale verktøy inn mot kravet om forenklet rapportering for å frigjøre tid til

undervisning.

- Følge med på nasjonale tiltak som en konsekvens av reorganiseringen av det nasjonale

digitaliseringsarbeidet for å kunne ta i bruk løsninger, og stille krav til leverandører ved

anskaffelser av digitale verktøy i undervisningen.

- Fokusere på bruk av kommunens systemer for økonomi og ressursstyring inkludert

ressursstyring i skolen rundt timeplanen.

- Standardisere på Skooler som plattform for læremidler og dialog med foreldre. Stille krav til

leverandører av læremidler om tilgjengeliggjøring på Skooler og ikke egen plattform som i

dag. Dette gjelder også læremidler som kommer på nettbrett.

- Etablere tema om digital dialog med foreldre på møteplasser for å sikre og utvikle dialogen.

- Jobbe aktivt med digitale verktøy som støtter kommunens oppgave med å følge barnet fra

barnehage og til gjennomført skole, samt en god overgang til videregående utdanning.

Figuren under viser tiltaksområder for sektoren, anbefalte tiltak, og angitt tidshorisont. Delkapitlene


87

Figur 7.3.1: Veikart for digitalisering av skole og oppvekst.


Det skoleadministrative systemet er plattformen for den praktiske hverdagen i skolen i samhandlingen

mellom lærer, elev og foresatte. Alle tilgjengelige løsninger i markedet har behov for en fornyelse som

møter dagens forventinger til et digitalt verktøy. Skolens oppgaver styres av Opplæringsloven med

tilhørende forskrifter. Grunnet reorganiseringen av det nasjonale digitale arbeidet i 2018, anbefales det

å vente med anskaffelser av nye løsninger som møter foreldre, elever og ansattes forventinger fordi

løsningene må møte krav om informasjonsmodeller og rapportering. For å være godt posisjonert til å

anskaffe en ny og bedre løsning anbefales det å bruke 2018 til å rydde i dagens skoleadministrative

system. I dette prosjektet inngår rydding av påloggingsidentitet og rollen til IKT-koordinatorene på

skolene. Dagens modell for IKT-koordinatorer kan med enkle grep styrkes i samhandlingen med Inn-

Trøndelag IKT og gi raske gevinster i stabile løsninger som utveksler informasjon bedre og som følger

en helhetlig modell fra kommunen til innbygger på tvers av sektorene.

En gjennomgang av rutiner og bruk av allerede anskaffede digitale verktøy for rapportering bør frigjøre

mye ressurser. Oppdaterte rutinebeskrivelser vil dokumentere og synliggjøre forbedringspotensial for

rapporteringskrav som må følges fra myndigheter, og som kan forenkles ved å gjenbruke data som

allerede er registrert.

FEIDE er den nasjonale identitetsløsningen for alle som har krav på opplæring. Sikkerhet og sårbarhet

er viktig, men FEIDE tilbyr ingen løsning til foresatte. Sektoren har en oppgave i å koordinere bruk av

andre identitetsløsninger for foreldre som BankID, mobilnummer eller MinID med FEIDE for elever.

Arbeidet vil bidra til å effektivisere den trygge digitale dialogen rundt og med eleven.

Tabellen under beskriver tiltak som er felles for alle tjenester på tvers av sektoren. Tabellen beskriver

anbefalt ansvar (Sektor eller IKT), estimert investering, anslag på gevinst (høy, middels, lav),

vanskelighetsgrad (sort kule er vanskelig, hvit kule er lett), antatt tidshorisont for gevinsten (kort 1 år,

middels 2 år eller lang sikt mer enn to år) og anbefalt oppstart av tiltaket.






88


investering

Kroner


grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Rydde i OppAd og etablere en tydelig rolle for

IKT koordinatorer som sikrer samhandling med

IKT

Sektor ~220.000 Kort Q3 2018

Bruke samme system for rapportering og

oppdatere rutiner.

Sektor ~320.000 Kort Q3 2018

Etablere integrasjon mellom ulike

identitetsløsninger for tilgang til skolens digitale

verktøy

IKT ~900.000 Kort Q3 2018 –

Q2 2019

Anskaffe nytt skoleadministrativt system Sektor

med IKT

~2.550.000 Middels Q3 2019-2020

Tabell 7.3.1.1: Oversikt over anbefalte tiltak og prosjekter felles.

Barnehage og SFO

MyKid er tatt i bruk i barnehagene i Steinkjer med stor suksess. Løsningen løser godt planlegging av

barnehagehverdagen og dialog med foreldre. Systemet gir mulighet til å dele hverdagen til barna, og

møter fortløpende nye lovpålagte krav som for eksempel verktøy for å sikre at barnehagen møter

bemanningsnormen fra januar 2019. Løsningen savner i dag en integrasjon til arkivet for lovpålagt

arkivering, og dette må etterspørres fra kommunen til leverandøren. Utrulling av MyKid-løsningen

anbefales dersom kommunen løser integrasjon til arkivet for lovpålagt arkivverdig informasjon samt

vurdering av en mulig løsning for søknad om plass.

Det anbefales lansert en løsning for tildeling/søking av plass i barnehage og SFO. Den nye

folkeregisterets som gjelder fra januar 2019, gir kommunen mulighet til å tildele plasser til sine

innbyggere basert på informasjon i folkeregisteret. Det er mange løsninger som vil bli testet i markedet

høsten 2018. PA anbefaler å bero for å avvente andres erfaringer og ikke minst avvente funksjonalitet

rundt dette som MyKid lanserer høsten 2018 i samarbeid med Toten Kommune. Søknaden må settes i

sammenheng med løsninger for Min Side som er beskrevet under tverrfaglige løsninger.

Tabellen under beskriver tiltak for barnehage og SFO.


investering

Kroner


grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Utrulling MyKid med integrasjon til arkiv Sektor

IKT

~400.000 Kort Q2 2018

Søknad/ Tildeling av plass i barnehage/SFO Sektor ~650.000 Kort Q1 2019

Tabell 7.3.1.2: Oversikt over anbefalte tiltak og prosjekter i barnehage og SFO.

Skole

Den digitale skolen med individuelt tilpassede digitale verktøy for eleven er det nye klasserommet som

nå former seg i skolen. Individuelt tilpassede verktøy som velges utfra målinger på ferdigheter i

kombinasjon med læringsplaner er krevende å få til, og utfordrer lærerens rolle ved kateteret og i

klasserommet. Arbeidet forutsetter bruk av effektive verktøy for lærer og elev med digitale plattformer

som i realiteten er det nye klasserommet. På plattformen kan læreren distribuere læremidler,

gjennomføre undervisning over distanse hvis ønskelig, hente inn andre lærere som har

89

spesialkompetanse kommunen ikke har tilgang til, og gjennomføre tester av ferdigheter for deretter å

justere læringsmål og tilgjengelige verktøy for eleven.

Steinkjer, Verran og Inderøy har gjort et valg på utrulling av plattformen Skooler for dette (baserer seg

på Office 365). Det er gjort store investeringer i denne plattformen, og det må stilles krav til

leverandører av digitale læremidler om at disse må kunne distribueres til elevene fra Skooler. Det

anbefales å fullføre denne satsningen og rydde vekk løsninger fra spesifikke forlag som tilbyr samme

funksjonalitet.

I dag er det to digitale elevmapper i skolen. Den ene elevmappen arkiveres i OppAd (det

skoleadministrative systemet) og den andre arkiveres i den sentrale arkivløsningen. Det må ryddes i

begreper, og det må bestemmes hva som skal ligge hvor. Det anbefales ikke å lage en felles løsning

for dette, da krav til innhold i elevmappen er mye mer omfattende enn krav til innhold i elevarkivet.

Kartlegging av læringsresultater er blitt viktig og vil øke i omfang i årene fremover. Det anbefales å

rydde opp i verktøy for kartlegging av læringsresultater, og ta i bruk verktøyet Engage i større grad.

Engage har et tett samarbeid med Utdanningsdirektoratet i det nasjonale arbeidet om måling av

læringsresultater i henhold til læreplaner.

Det er behov for å styrke digital dialog mellom skole og foreldre. Dette vil være et krav til funksjonalitet

i en ny plattform, og anskaffelsen vil ta tid. Det anbefales å anskaffe en enklere løsning for dialog med

foreldre for å teste ut rutiner og samle erfaringer. Et midlertidig verktøy bør avgrenses i funksjonalitet,

og det bør fremgå tydelig i anskaffelsen. Det anbefales å vurdere bruk av sosiale medier for å få testet

ut og reorganisert dialog mellom skole og foreldre på en enklere og mer tilgjengelig måte for foreldre.

Dersom kommunene velger sosiale medier må det inkluderes en bevisstgjøring rundt hvilken

informasjon som deles. Andre alternativer for dette er å gjøre en forespørsel til Trondheim kommune

for å gjøre en vurdering av om deres løsning for meldeboka kan være et alternativ. MyKid kan også

testes ut for dette formålet, spesielt for skoler som er samlokalisert med barnehage og SFO.

Tabellen under beskriver tiltak for skole:


investering

Kroner


grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Etablering av Skooler som obligatorisk plattform

for digitale læremidler

Sektor ~ 650.000 Kort Q3-4 2018

Etablere tydelig begreper og kompetanse om

forskjell på elevmappe og elevarkiv

Sektor ~ 180.000 Kort Q3 2018

Samles om Engage som hovedverktøy for

måling av læringsresultater

Sektor ~ 210.000 Kort Q3 2018 –

Q2 2019

Teste ut en løsning for digitale meldebok mellom

skole og foreldre.

Sektor

med IKT

~ 600.000 Middels Q1 2019

Tabell 7.3.1.3: Oversikt over anbefalte tiltak og prosjekter i skolen.

Øvrige tiltak for andre tjenester i sektoren

PP-tjenesten

Andelen elever med tilrettelagt undervisning øker og er forventet å øke fremover. En vellykket tjeneste

krever tett dialog mellom fagpersoner, foresatte og eleven. Store deler av dialogen kan effektiviseres

ved digitalisering, og alle brukere må være trygge på at den er digitalisert på en sikker måte. Systemet

Visma Flyt PPT er valgt for denne type dialog, og sektoren må sikre seg at rutiner og prosedyrer er

oppdatert for bruk av dette verktøyet. IKT må kvalitetssikre at systemet følger gjeldende

90

sikkerhetsrutiner for integrasjon til arkivløsning og installasjon i sikker sone for å møte lovpålagte krav

om personsensitive data.

Kultur

Kulturskolen benytter en spesialløsning som ingen andre aktører i oppvekst eller undervisning

benytter. Løsningen er ikke lovpålagt av myndighetene og det forventes at kulturskolens tilbud vil bli

enda mer integrert med skolens øvrige tilbud fremover. Det anbefales derfor at kulturskolen bytter fra

et spesialutviklet system til å bruke OppAd. Dette vil harmonisere elev- og lærerdata på tvers av

kommunens ulike undervisningstilbud og det vil redusere kostnader og kompleksitet. Overgangen til

OppAd vil også skaffe erfaringer om hva som skal kravstilles i det nye systemet som skal anskaffes i

2019, samtidig som det vil gjøre overgangen til et nytt system noe mindre kostnadskrevende da en del

av ryddejobben allerede er gjort. Byttet vil medføre noe støy blant ansatte, og er et

organisasjonsutviklingsprosjekt som stiller krav til ledelsen.

Voksenopplæring

Voksenopplæringen har størst utfordringer med opplæring av flyktninger og integrasjonen mellom de

nasjonale systemene fra IMDI og andre verktøy i kommunen. Det anbefales å gjennomgå rutiner og

prosedyrer for å etablere et felles målbilde på tvers av alle kommuner som igjen danner grunnlaget for

en anskaffelse av en integrasjon mellom Ekasys og Visma Flyktning, Agresso og Arkivet.

Stab

Det anskaffes et nytt rekrutteringssystem i kommunen våren 2018 som raskt må implementeres i

sektoren. Stabsfunksjonene er i dag i for stor grad støttet av frittstående løsninger som ikke gir ønsket

informasjonsdeling og arbeidsflyt i sektoren. Prosjektet er et stort organiseringsprosjekt, og i prosjektet

inngår rollebeskrivelse for IKT-koordinator ved skolene og samhandlingsmodell med Inn-Trøndelag

IKT.

Tabellen under beskriver øvrige tiltak for sektoren:


investering

Kroner


grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Kvalitetssikre installasjon og rutiner rundt Visma

Flyt PPT

Sektor

og IKT

~210.000 Kort Q3-4 2018

Bytte system i kulturskolen fra spesialløsningen

til OppAd

Sektor

IKT

~450.000 Kort Q4 2018

Etablere prosjekt for oppdatert målbilde for

undervisning av flyktninger og integrasjon til

kommunens systemer

Sektor

IKT

~ 200.000 Kort Q2 2019

Ta i bruk nytt rekrutteringssystem i stab Sektor ~ 650.000 Middels Q1 2019

Tabell 7.3.1.4: Oversikt over anbefalte tiltak og prosjekter for andre tjenester i sektoren.




- Det må utarbeides en detaljert fremdriftsplan for sammenslåing av data i systemer som er like




91


For systemer som slås sammen, må det ryddes i kodeverk og terminologi, eksempelvis knyttet til

timelister, registrering av elevkort, fagressurser og lærere. Dette henger tett sammen med hvordan

tjenestene organiseres, og hvordan arbeidsflyt, roller og ansvar i prosesser skal være.

For skole og oppvekst må grunndata om barn, elever, foreldre og tjenester videreføres. Grunnlaget for

utestående fakturaer må konverteres. Gamle mapper må avsluttes, og det må sikres tilganger til

avsluttede barne- og elevmapper. Det er også viktig at brukerdata sikres tilgang til eksisterende Feide-

identer.

Tabellen under beskriver anbefalte tiltak for sammenslåingen av skole og oppvekst:


investering

Kroner


grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Rydde i elev -og ansattregister i sektorens

systemer.

Sektor ~ 570.000 Kort Q2-3 2019

Verifisere sikkerhetsløsninger som felles for den

nye kommunen

IKT ~ 130.000 Kort Q4 2018

Gjennomgå driftsmodell for infrastruktur og støtte

i den nye kommune

Sektor

IKT

~ 270.000 Kr Kort Q3 2018

Rydde i bruk av rapporterings om

målingsløsninger i den nye kommunen

~ 80.000 Kr Middels Q3 2019

Tabell 7.3.1.5: Oversikt over anbefalte tiltak sammenslåing skole og oppvekst.

7.4 Teknisk Sektor og Landbruk

Anbefalte tiltak vil kunne tilby innbyggere og næringsliv mer selvbetjening på byggesaker og plansaker

og frigjøre tid for saksbehandlere. Behandlingstiden vil gå ned og behov for nyansatte vil reduseres

når erfarne ansatte går av med pensjon. Selvbetjente løsninger gjør kommunen mer attraktiv som

bosted og vil kunne tiltrekke seg nye innbyggere.

7.4.1 Anbefalte tiltak og planer

Figuren under angir en standard oversikt over anbefalte tiltak med overordnete planer for

implementering.

Sektoren bør fokusere på å samle organiseringen av mange mindre tjenester til innbygger og

næringsliv i større enheter. Organiseringen bør benytte prinsippet om innbyggeren som en kunde som

skal ha god service uavhengig av kommunens åpningstider. Denne organiseringen harmoniserer med

det nasjonale arbeidet som fortløpende blir tilgjengelig for kommunene fra KS, Direktoratet for

Byggkvalitet og leverandørene.


Følgende fokusområder må være sentrale for ledelsen innen teknisk og landbruk:

- Sluttføre digitalisering av kart med tilhørende planer for alle kommuner.

- Sluttføre matrikkel oppdatering av avklare eventuelle navn-valg på veier og offentlig bygg.

- Fortløpende rulle ut selvbetjente løsninger for innbyggere og næringsliv for alle sektorens

tjenester.

- Slå sammen til større enheter og gjennomføre opplæring samt utnevne tydelige systemeiere i

en vertskommune som støtter de andre kommunene.

92

- Lage en plan for selvbetjente løsninger for landbruket for å støtte kommunens ambisjon om

aktiv landbruksutvikling og arbeidsprosessen mellom landbrukeren, kommunen og statlige

myndigheter og kontrollorganer.

- Starte opp prosjekt for digitale vannmålere for alle husstander.

Figuren under viser tiltaksområder for sektoren, anbefalte tiltak og angitt tidshorisont. Delkapitlene


Figur 7.4.1: Veikart for digitalisering av teknisk sektor og landbruk.


Sektoren har et sterkt behov for større organiserte enheter som knytter tjenestene sammen rundt

innbyggerne. Harmoniseringen rundt en felles datamodell for data om innbyggeren og næringslivet er

et viktig tiltak for å lykkes med dette. Det ligger i dag data om innbygger og næringsliv lagret rett inn i

de ulike tjenesteområdenes fagapplikasjoner. Dette må endres til et felles bilde på hvordan

informasjonen om innbygger og næringsliv skal lagres på tvers av de ulike tjenestene som mottas i

sektoren. Tiltak knyttet til lansering av en første versjon av digital søknad for byggesaker vil fungere

godt for å stille krav til reorganisering og en samlet datamodell. Tiltaket vil derfor være krevende og

ledelsen må støtte opp om prosjektet, ikke minst i den fasen hvor enheter skal endre sine rutiner og

vaner. Behovet for selvbetjente løsninger kommer tydelig frem i funnene om innbyggernes behov, og

er en forutsetning for å gjøre kommunen attraktiv som bosted for innbyggere og etableringssted for

næringslivet.

Matrikkelen er den sentrale informasjonskilden i sektoren. Her har Steinkjer gode rutiner og bistår de

andre med arbeidet for å få en felles rutine for matrikkeloppdatering og bruk av matrikkeldata i

fagapplikasjoner.

Den store organisasjonsendringen vil lykkes bedre med god opplæring. Sektoren bør ta i bruk KS

Læring for dette. Sektoren kan publisere eget materiale på KS Læring, samt få tilgang til spesifikk

opplæring på samme område fra andre kommuner. KS Læring vil også være den sentrale plattformen

for opplæringsmateriale for de nasjonale digitaliseringsprosjektene.





93







investering

Kroner


grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Organisasjonsendring med opplæring Sektor ~220.000 Kort Q3-4 2018

Etablere ny felles datamodell og forvaltningen av

denne

Sektor

med IKT

~ 420.000 Kort Q4 2018

Lansere første versjon av Min side for utvalgte

tjenester i sektoren

Sektor

med IKT

~750 .000 Medium 2019


Tjenestene i sektoren

Landbruk

Ledelsen for landbrukstjenester må utarbeide et felles målbilde for tjenestene rundt gård -og

skogbrukeren, og samhandlingen mellom kommunen og statlige aktører for å levere dette. Dagens

statlige løsninger er fragmenterte, og kommunen kan samle løsningen i en bedre selvbetjent løsning

for landbrukeren. Den selvbetjente løsningen må samhandle med saksbehandlingsløsninger i

kommunen og vil frigjøre tid og øke kvaliteten på data rundt tjenesten for kommunen. Prosjektet som

har som mål å rekruttere flere kvinnelige landbrukere anbefales videreført i ambisjonen til den

selvbetjente løsningen. Erfaringsmateriale viser at kvinner ønsker å være effektive, og en god

selvbetjent løsning kan være en av flere utløsende faktorer for dette. Prosjektet forutsetter tett dialog

med Fylkesmannen, og dialogen kan med stor sannsynlighet også peke på utviklingsmidler for å få

realisert dette da behovet er gjeldende for det store antallet kommuner som satser på landbruk.

Byggesak

Selvbetjent løsning for byggesaker haster å få lansert i Steinkjer kommune. Sentrum skal utvikles og

det er et krav fra innbyggere og næringsliv å ha bedre selvbetjente løsninger. Brukerne av tjenestene

er fornøyd, men påpeker at åpningstider og fysisk oppmøte er lite attraktivt. Det store antallet

byggesaker er relativt enkle når plandokumenter er digitalisert. Selvbetjening vil etablere ny adferd og

skape erfaringer om hvordan de nasjonale løsningene skal tas i bruk når de er klare fra leverandør.

Det er viktig å lansere en egen løsning før de nasjonale for å sikre ambisjonen om at digitale løsninger

til innbygger og næringsliv henger sammen på tvers av sektoren og rundt innbyggeren. Nasjonale

digitale løsninger vil alltid være sektorifisert grunnet den statlige organiseringen. Det er kommunens

oppgave å være tverrsektoriell rundt innbyggeren.

Plan

Kommunene er godt i gang med å digitalisere dagens planer. Dette er et viktig arbeid i påvente av de

nasjonale løsningene som forventes lansert i 2019. Når de er lansert, kan kommunen ta de i bruk og

sikre integrasjon til andre systemer i kommunen som benytter planer i sine tjenester.

Veg, vann og avløp

Kommunale veger har stort etterslep for vedlikehold og det er et behov for bedre kommunikasjon med

innbygger og næringsliv når det er planlagt vegarbeid eller det skjer uforutsette hendelser som stenger

94

sentrale veger. Dagens løsninger er spesialiserte for dette. Disse systemene må derfor inngå i

arbeidet rundt en felles datamodell som beskrevet på tvers av sektoren.

Vann og overvann er en økende utfordring fremover i kommunen. Et oppgradert vann- og avløpsnett

vil redusere overvannsproblematikk og redusere vannforbruket totalt i kommunen. Innføring av digitale

vannmålere vil gi nøyaktig informasjon om status på vann fra hver enkelt husstand. Denne

informasjonen danner så grunnlaget for en oppgraderingsplan og gir rett informasjon til innbygger om

prioritering av planlagt oppgradering. Finansiering av vannmåler per husstand foreslås tatt over økt

vannavgift pr. husstand.

VAR

Sektoren er i stor grad selvfinansiert gjennom avgifter for tjenestene til innbygger og næringsliv. Det

høye antallet faktura som sendes ut er i dag en manuell prosess. Det benyttes i dag to ulike systemer

for dette, ISY Proaktiv i Steinkjer og KomTek i Inderøy, Verran og Snåsa. Systemene er

overlappende og KomTek har høyere score på brukervennlighet. Da det ikke benyttes i Steinkjer er et

bytte fra ISY Proaktiv til KomTek en større investering enn motsatt. Det må gjøres en beslutning utfra

investeringsrammer hva som er den beste løsningen for kommunene, men det anbefales å gå for ett

system. Når et system er valgt, må det integreres til SvarUT for raskt å få i gang digital utsendelse av

faktura som er integrert i økonomisystemet. Investeringen satt opp i oversikten under tar høyde for et

bytte til KomTek.

Eiendomsforvaltning

Eiendommer i Steinkjer forvaltes og driftes av Steinkjerbygg som også får sine tjenester fra Inn-

Trøndelag IKT. De andre kommunene drifter og forvalter eiendom som en del av kommunens drift.

Uavhengig av organisering er det gode gevinster ved å harmonisere systemer for drift og forvaltning

av eiendom. Etterhvert som velferdsteknologisatsningen konkretiserer seg på valg av teknologi, vil

eLås på institusjon berøres. Det anbefales å standardisere til et eLås-system for all eiendom for å

forenkle og effektivisere administrasjonen av adgang og ankomst for alle, og for å på sikt kunne

integrere låsinformasjon som en del av velferdsteknologiløsninger.

Andre tjenester

Det har ikke fremkommet spesifikke behov for digitalisering av de mindre tjenestene innen miljø, brann

og beredskap. På sikt anbefales det å se nærmere på dette, men det er ikke noen prioritert oppgave

de neste tre til fire årene med mindre det kommer lovpålagte krav hvor det vil måtte vurderes og

gjøres en beslutning.

Tabellen under beskriver tiltak for tjenestene i sektoren:


investering

Kroner


grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Innføre digital selvbetjentløsning for

landbruket

Sektor

med IKT

~550.000 Medium 2019

Innføre eByggesak Sektor med

IKT

~ 2.650.000 Lang Q4 2018

Innføre ePlan Sektor

med IKT

~2.250 .000 Medium 2019

Oppgradere/bytte fakturaløsning Sektor

med IKT

~1.450 .000 Medium Q4 2018

95

Innføre digitale vannmålere Sektor

med IKT

~2.800 .000 Medium 2019

Tabell 7.4.1.2: Oversikt over anbefalte tiltak for tjenestene i sektoren.









For systemer som slås sammen, må det ryddes i grunnbok og matrikkel. Arbeidet omfatter adresser

og gjennomgående veger. Kodeverk og terminologi må gjennomgås og ryddes eksempelvis knyttet til

timelister, registrering av byggesaker og plansaker, varslingsløsninger og beredskap. Dette henger tett

sammen med hvordan tjenestene organiseres, og hvordan arbeidsflyt, roller og ansvar i prosesser

skal være.

For plan- og byggesaker må grunndata om sak og søker av sakene videreføres. Grunnlaget for

utestående fakturaer må konverteres. Integrasjon til felles arkiv må synkroniseres og gamle saker må

avsluttes. Kartverket har tilgjengelig et verktøy på nettsiden for arbeidet med

kommunesammenslåing61.

Tabellen under viser anbefalte tiltak for sammenslåingen av teknisk og landbruk:


investering

Kroner


grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Etablere felles database og gjennomføre

matrikkeloppdatering

Sektor

med IKT

~ 570.000 Kort Q4 2018

Tabell 7.4.1.3: Oversikt over anbefalte tiltak sammenslåing teknisk og landbruk

7.5 Tverrfaglig

Anbefalte tiltak på tvers av alle sektorer har som mål å sikre informasjonsflyt som støtter

arbeidsprosesser på tvers av alle sektorer. En informasjonsflyt som støtter arbeidsprosesser vil

muliggjøre effektive selvbetjente løsninger både for innbyggere, næringsliv og saksbehandler.

Informasjonsflyten vil bruke og oppdatere data i en felles datamodell som gradvis vil gi bedre og mer

effektiv styring fra plan til leveranser av tjenester inkludert økonomi. Den integrerte informasjonsflyten

vil på en hensiktsmessig måte ivareta kommunens journal- og arkivplikt, samt sikre at kommunen

møter lovpålagte krav om informasjonssikkerhet og personvern.

Tverrfaglige tjenester bør fokusere og ta eierskapet til kommunens informasjonsflyt og datamodell.

Kommunens effektive tjenesteproduksjon er avhengig av en samlet innsikt og bruk av informasjon om

innbygger og næringsliv sett i sammenheng med lovpålagte tjenester.

Delkapitlene under angir mer detaljer per tiltak.

Følgende fokusområder må være sentrale for ledelsen innen tverrfaglig:

61 Kilde: https://www.kartverket.no/kommunereform/sjekkliste/?year=2020&reform=74&sortBy=0

96

- Digitalisere arkiv med integrasjoner til saksbehandlingsløsninger i alle sektorer.

- Sikre bruk av Agresso og Framsikt fra alle sektorer inn i politiske planer.

- Implementere fortløpende rammeverk for støtte til sektoren for digitale dialoger med innbygger

og næringsliv.

- Implementer SvarUT i alle sektorer som verktøy for digital utsendelse fra kommunen.

- Implementere KS Læring som kommunens læringsplattform inkludert opplæringsmateriale for

de sentrale føringer og prinsipper.

- Lage en plan for overgang til nytt folkeregister.

Figuren under viser tiltaksområder for sektoren, anbefalte tiltak og angitt tidshorisont. Delkapitlene


Figur 7.5.1: Veikart for digitalisering av tverrfaglige tjenester.

7.5.1 Tverrfaglige tjenester

Kommunens sektorer har et stort behov for selvbetjente løsninger for innbygger og næringsliv. Fra mai

2018 blir kravet til kommunen om personvern og informasjonssikkerhet større, og forvaltning må

oppgraderes med nye rutiner og kompetanse hos alle ansatte. Det etterspurte behovet for en god

funksjonalitet rundt digitale dialoger er en god mulighet til å innføre nye løsninger med tilhørende

modeller for informasjon og data som sikrer dette.

Kommunens lovpålagte krav om arkivering og journalføring er dårlig implementert i de ulike sektorene.

Kommunen har i dag mange desentrale arkiv i den enkelte saksbehandlers mailboks. Det er viktig at

praksis strammes inn og gjøres enklere ved å oppgradere verktøy og løsninger som er integrert og

støtter informasjonsflyten i saksbehandlingen rundt innbygger og næringsliv.

Sammenhengen mellom verktøy for digitale dialoger og arkivering av informasjon om innbygger og

næringsliv på en sikker og lovpålagt måte er ansvaret til tverrfaglige enheter. Implementeringen av en

slik praksis gjennomføres med gode målbilder med tilhørende verktøy for saksbehandling og

arkivering. IKT må tildeles en «vaktmesterrolle» for å sikre at informasjonsflyt og datamodeller støtter

opp om tjenesten til innbygger og næringsliv. Denne rollen må til for at den politiske ambisjonen om

hvordan kommunen skal levere og utvikle sine tjenester til innbygger og næringsliv kan gjennomføres

uten at kostnadene vokser kraftig fordi det må ansattes flere i kommunen.

Det må være tett dialog med HR-avdelingen som sikrer at kunnskap er enkelt tilgjengelig gjennom e-

læring. De har ansvaret for å forvalte og utvikle innhold og bruk av KS Læring. Det finnes

integrasjoner fra KS Læring til verktøy for kompetanseutvikling hos ansatte som Dossier. En slik

integrasjon vil sikre en oppdatert oversikt over at rett kompetanse er hos rett ansatt og møter

97

lovpålagte og selvpålagte krav. Verktøyene kan også benyttes til å utvikle kompetanse hos ansatte for

nye oppgaver de får ved at gamle oppgaver blir selvbetjente.











investering

Kroner


grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Utvidelse Office 365 IKT ~2.000 .000 Medium Q4 2018

Implementering SvarUT IKT ~500 .000 Medium Q4 2018

KS Læring integrert til Dossier HR med

IKT

~280 .000 Kort 2019


Andre tjenester

Kultur

Bibliotek og andre arenaer som kulturhus, sommerscener og lignende har et behov for å synliggjøre

aktiviteter og tilgang til kapasitet. Det nye verktøyet for selvbetjente løsninger skal være så godt at det

er enkelt for ansatte å benytte dette til å annonsere aktiviteter, selge billetter og ta imot booking av

fasiliteter.

Sør-Samisk

Det er en viktig oppgave for kommunen å utvikle det sør-samiske. Fra nasjonale løsninger som NDLA

kommer det nå fortløpende digitale læremidler på sør-samisk. På samme måten som for kultur må

verktøyet for Min Side inkludere funksjonalitet som dekker behovet for sør-samisk informasjon og

dialog.









Før systemer slås sammen, må det ryddes i alle databaser i fellessystemer for alle tjenester. Det må

lages en arkivplan for begge arkiver som beskriver hva som skal arkiveres for historiske arkiv for de

gamle kommunene og hva som må konverteres over i arkivet til den nye kommunen fordi det er

pågående saker som ikke vil bli avsluttet før sammenslåing.

98

Databaser over ansatte med personalnummer og lønn og tariff må ryddes. Det må gås igjennom

kodeverk for tariff og turnus for å sikre at lønnsutbetalinger blir korrekte fra første virkedag i

kommunen. Det må også lages en oversikt over hvilke systemer i de ulike sektorer som benytter

personaldata fra HR-systemet som sine databaser for tilgang til fagapplikasjoner med rettigheter. I

samme prosjekt må det organiseres inn tilgangsstyring til alle applikasjoner i den nye kommunen. Det

må lages en plan for når gamle data med rettigheter og gamle personalnummer slås av, da en må

beholde doble løsninger for å være sikker at alle får tilgang første arbeidsdag i ny kommune. En må i

dette arbeidet ikke glemme politikere og andre midlertidig ansatte.

Økonomisystemet blir felles med felles kontoplan og felles leverandør- og kundereskontro. Det må

settes opp en oversikt for overgang fra to systemer til ett for å sikre utfakturering, men også

innbetalinger og periodisering av innbetalinger.

Det er identifisert et behov for oppgradering av infrastruktur i Verran. De tverrfaglige tiltakene for arkiv

er tett integrert med tiltakene på teknisk sektor.


investering

Kroner


grad

Tidshorisont

gevinst

Når

Sammenslåing arkiv og etablering av et nytt eller

oppgradering av dagens arkivløsning med

integrasjon til saksbehandling.

Arkiv

med IKT

~2.500.000 NA Lang 2019

Sammenslåing av kontoplaner og reskontro og

HR-systemer i oppgradert Agresso med Framsikt

HR,

Økonomi

med IKT

~ 1.350.000 NA Kort Q4 2018

Sammenslåing av Kompetanse løsning og

integrasjon til KS Læring for alle ansatte i ny

kommune

HR ~ 150.000 NA Kort Q4 2018

Sammenslåing og oppgradering av

identitetsløsning for ansatte og tilgangsstyring til

applikasjoner, PC, skrivere med mer.

IKT ~ 2.125.000 NA Kort Q4 2018

Oppgrader og utvide infrastruktur Verran IKT ~ 2.300.000 NA Kort Q4 2018

Tabell 7.5.1.2: Oversikt over anbefalte tiltak sammenslåing tverrfaglig.

99

Corporate headquarters

123 Buckingham Palace Road

London SW1W 9SR

United Kingdom

+44 20 7730 9000

paconsulting.com

This document has been prepared by PA

on the basis of information supplied by the

client and that which is available in the public

domain. No representation or warranty is given

as to the achievement or reasonableness of

future projections or the assumptions underlying

them, management targets, valuation, opinions,

prospects or returns, if any. Except where

otherwise indicated, the document speaks

as at the date hereof.

© PA Knowledge Limited 2016.

All rights reserved.

This document is confidential to the organisation

named herein and may not be reproduced,

stored in a retrieval system, or transmitted in any

form or by any means, electronic, mechanical,

photocopying or otherwise without the written

permission of PA Consulting Group. In the event

that you receive this document in error, you

should return it to PA Consulting Group, 123

Buckingham Palace Road, London SW1W 9SR.

PA accepts no liability whatsoever should an

unauthorised recipient of this document act

on its contents.

steinkjer og verran · føringer og anbefalinger fra staten og ks er oppsummert i fire sentrale...

Documents