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Procedimiento para la gestión de cobranza del GAD de Portoviejo

PRO-DFIN-004

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO SERVICIOS INSTITUCIONALES FINANCIERO TESORERÍA

PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE

COBRANZA DEL GAD DE PORTOVIEJO

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO DIRECCIÓN FINANCIERA

VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0

CÓDIGO PRO_DFIN_004

2. OBJETIVO.

Regular el procedimiento a seguir por el área de cobranza de la Dirección Financiera del

Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Portoviejo para lograr el pago oportuno de

obligaciones y/o una efectiva recuperación de valores adeudados a esta administración y por

ende la reducción de cartera; además definir los canales informativos para fomentar la cultura

tributaria en los contribuyentes, a fin de maximizar el cumplimiento voluntario y oportuno de

las obligaciones, priorizando la gestión de cobranza preventiva, persuasiva y pre-coactiva

antes que la coercitiva.

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la Dirección Financiera del Gobierno Autónomo

Descentralizado del Cantón Portoviejo.

4 BASE LEGAL

Código Orgánico De Organización Territorial, Autonomía y Descentralización

(COOTAD). “Sección Segunda De los Ingresos Artículo 223.- Títulos.- Los ingresos presupuestarios se dividirán en los siguientes títulos: Título I. Ingresos tributarios; Título II. Ingresos no tributarios; y, Título III. Empréstitos.

Artículo 224.- Formas de clasificación de los ingresos.- Los gobiernos autónomos descentralizados dentro de su normativa correspondiente y en concordancia con la normativa de las finanzas públicas vigente, establecerán las formas de clasificación de los ingresos. Parágrafo Primero

Ingresos Tributarios Artículo 225.- Capítulos básicos.- Los ingresos tributarios comprenderán las contribuciones señaladas en este Código y se dividirán en los tres capítulos básicos siguientes: Capítulo I.- Impuestos, que incluirán todos los que corresponden a los gobiernos autónomos descentralizados, por recaudación directa o por participación. Capítulo II.- Tasas, que comprenderá únicamente las que recaude la tesorería o quien haga sus veces de los gobiernos autónomos descentralizados, no incluyéndose, por consiguiente, las tasas que recauden las empresas de los gobiernos autónomos descentralizados. Capítulo III.- Contribuciones especiales de mejoras y de ordenamiento, que se sujetarán a la misma norma del inciso anterior. Parágrafo Segundo Ingresos No Tributarios Artículo 226.- Clasificación.- Los ingresos no tributarios se clasificarán en los siguientes capítulos: Capítulo I.- Rentas patrimoniales, que comprenderán los siguientes grupos: a) Ingresos provenientes del dominio predial (tierras y edificios);

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b) Utilidades provenientes del dominio comercial; c) Utilidades provenientes del dominio industrial; d) Utilidades de inversiones financieras; y, e) Ingresos provenientes de utilización o arriendo de bienes de dominio público. Capítulo II.- Transferencias y aportes con los siguientes grupos: a) Asignaciones fiscales; b) Asignaciones de entidades autónomas, descentralizadas o de otros organismos públicos; y, c) Transferencias del exterior. Capítulo III.- Venta de activos, con los siguientes grupos: a) De bienes raíces; y, b) De otros activos. Capítulo IV.- Ingresos varios, que comprenderán los que no deben figurar en ninguno de los grupos anteriores incluidas donaciones.”

Código Tributario

Código Civil.

Código de Procedimiento Civil.

Ley Orgánica para el Equilibrio de las Finanzas Públicas Artículo 7.- En el Código Tributario, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No.38 de 14 de junio de 2005,

realícense las siguientes reformas:

(…)

4. Agréguese como disposición general la siguiente:

“SEGUNDA.- Se define a la Gaceta Tributaria digital como el Sitio oficial electrónico de la Administración

Tributaria, por medio del cual se notifican los actos administrativos emitidos a los contribuyentes, y cuyo efecto es el

mismo que el establecido en el Código Tributario….”

Ordenanza de cobro mediante la acción o jurisdicción coactiva de créditos tributarios y

no tributarios del cantón Portoviejo

Demás leyes conexas

5 REGLAS INTERNAS

a) Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del

GAD Portoviejo responsables de la ejecución y control del mismo, la falta de

cumplimiento por parte de dichos funcionarios será causal para la determinación de

sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes.

b) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de

incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes,

normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el

GAD Portoviejo.

c) La gestión de cobranza de es responsabilidad de la Dirección Financiera a través de su área de

cobranzas.

d) En todo lo que no estuviere establecido en este procedimiento, se estará sujeto a lo

dispuesto en el COOTAD, Código Tributario y leyes conexas.

e) Por efecto de actualizaciones o modificaciones que se realicen a la estructura

organizacional del GAD, las denominaciones de cargos citadas en este documento, se

entenderá también “o por quien haga sus veces”.

6 DEFINICIONES.

ORDEN DE COBRO.- Es una notificación legal al contribuyente que mantiene

deuda vencida, líquida y determinada, que busca generar percepción de riesgo en el

deudor para persuadirlo al pago inmediato. Con dicha orden se otorga un plazo de

ocho días para pago o reclamo de ser el caso.

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AUTO DE PAGO: Documento que contiene un acto de carácter administrativo

emanado por órgano ejecutor y que tiene por finalidad compeler al destinatario del

mismo a efectuar el pago del crédito fiscal no cubierto. (Requisito necesario para

ejecutar la coactiva, es decir, para proceder a embargar siempre y cuando cumple el

término perentorio).

DEPOSITARIO JUDICIAL: Persona designada por el Juzgado de coactivas para

tener, custodiar y conservar bajo su responsabilidad determinados bienes de los

contribuyentes deudores, mientras se resuelve o se ejecuta la acción.

FUERZA PUBLICA: Es el apoyo de las autoridades civiles o agentes del orden para

prestar auxilio a los funcionarios recaudadores.

MEDIOS MASIVOS.- Son los medios de comunicación utilizados para dirigirse de

forma masiva a un grupo grande de deudores exhortándolos para que cumplan con el

pago de sus obligaciones. Pudiendo ser estos medios: publicaciones por prensa,

radios, perifoneo, internet, banderolas, vallas, volantes, correos electrónicos, mensajes

de texto, redes sociales, y otros.

MEDIOS PERSONALIZADOS.- Son los medios de comunicación utilizados

(llamadas telefónicas, visita y notificación de orden de cobro, etc.) para dirigirse a los

deudores de manera personalizada y en forma individual, priorizando a aquellos que,

por el monto de la deuda, ameriten mayor gestión; incluye el contacto telefónico y de

ser necesario, realizar una visita a las instalaciones o domicilio del deudor.

CARTERA VENCIDA PRE-COACTIVA.- Abarca las obligaciones vencidas en el

periodo fiscal actual o en el periodo fiscal anterior, la misma que se gestionara a

través del procedimiento pre-coactivo.

CARTERA VENCIDA COACTIVA.- Abarca las obligaciones vencidas de los

deudores, de las que no se ha conseguido su recuperación una vez realizada la gestión

de cobranza pre-coactiva y/o aquellas cuyo vencimiento sea igual o mayor a dos

periodos fiscales. Se gestionará mediante la gestión de cobranza coactiva.

CARTERA NO GESTIONABLE.- Se considera como tal a la base de los deudores

cuyo cobro no es posible realizar por falta de información para su ubicación, una vez

que se han agotado los mecanismos administrativos para su localización.

GESTIÓN DE COBRANZA PREVENTIVA: son las gestiones administrativas y

operativas, realizadas en forma preventiva por el área de cobranzas, para conseguir el

pago oportuno de obligaciones de manera voluntaria, antes de que se cumpla el plazo

de vencimiento de dichas obligaciones y pasen a estado vencido. Esta gestión la

realiza en coordinación con las áreas de informática, comunicación, y otras, a través

de medios masivos, comunicando, al universo de contribuyentes, independiente de la

clasificación de cartera, la fecha de vencimiento de obligaciones, el plazo, descuentos,

etc. Por ejemplo: en el mes de enero se comunica por prensa, redes sociales, etc. los

descuentos por pronto pago de impuestos prediales; continuamente, a través de

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mensajes de texto, se informará a los contribuyentes la fecha de vencimiento de una

obligación, antes de que venza.

GESTIÓN DE COBRANZA PERSUASIVA: son las gestiones administrativas y

operativas persuasivas, que buscan lograr el pago de una deuda de manera voluntaria,

comunicando a los deudores sus obligaciones pendientes de pago y plazos, puede

realizarse a través de medios masivos al universo de contribuyentes,

independientemente de la clasificación de la cartera.

GESTIÓN DE COBRANZA DE LA CARTERA VENCIDA PRE-COACTIVA.-

Existen dos tipos de gestiones de cartera vencida pre-coactiva:

No personalizada.- son las notificaciones a realizar vía correo electrónico a los

deudores. La Jefatura de Cobranzas una vez que defina la cartera vencida pre-

coactiva, planificará las fechas requeridas de notificación, (se realizarán mínimo dos

veces al año, una en el primer trimestre del año y la segunda a inicio del tercer

trimestre del año, o cuando se requiera) y solicitará a la Dirección de Informática el

envío masivo de correos electrónicos, mediante un formato de Notificación, en el que

se informe a los deudores de cartera vencida el monto adeudado, el rubro y el plazo

para realizar el pago. Los correos electrónicos a los cuales se notificará serán los que

constan en la base de datos del sistema catastral municipal.

Personalizada.- está enfocada a los deudores, por cuyos montos económicos u otros

factores, amerita realizar una gestión personalizada para el cobro, como llamadas

telefónicas o visitas que realiza el gestor de cobranza, quien deberá demostrar

predisposición y empatía con el deudor, a fin de persuadirlo para generar la voluntad

de pago y que el deudor se comprometa a pagar o de acogerse a algún tipo de

facilidad de pago. “Procedimiento para gestión de la cobranza pre-coactiva de la

cartera vencida”.

GESTIÓN DE COBRANZA COACTIVA DE LA CARTERA VENCIDA.- son

las gestiones legales que buscan lograr el pago de una deuda.

7 RESPONSABLES

a) Responsables de la ejecución: Jefe Técnico de Cobranza, servidor(es) gestor( es) de

cobranzas, Director Financiero, Juez de Coactiva, Notificadores, Coordinador de

Rentas, Secretario de Coactiva, Abogados Externos.

b) Responsables del control y supervisión: Jefe Técnico de Cobranza, Director

Financiero, Tesorero.

c) Distribución a los servidores involucrados, en las diferentes direcciones y áreas

municipales, a través de su publicación en la Intranet del GAD Portoviejo.

8 POLÍTICAS DE COBRANZA

4.1 Incremento de la recaudación: Los esfuerzos de cobranza deben ser sostenidos, de

modo que la recaudación sea creciente y predecible.

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4.2 Generar conciencia y cultura tributaria: Tiene como finalidad comunicar a los

deudores sus deberes y derechos en materia tributaria, descuentos por pago oportuno,

destino de los valores recaudados (ejecución de obras y servicios en el cantón) a fin de

promover el cumplimiento cabal y oportuno de sus obligaciones.

4.3 Generar percepción de riesgo en el caso de no cumplir obligaciones tributarias y no

tributarias oportunamente: Además de notificar la deuda, se busca informar al deudor

el procedimiento legal al que estaría sujeto, generando una percepción de riesgo. El rol

del funcionario cambia, en tanto al seguimiento y trato que se hace a cada contribuyente,

pues es más riguroso cuando mayor es la deuda (ANEXO 1).

9 PROCEDIMIENTOS

9.1 PROCEDIMIENTO PARA ANÁLISIS DE CARTERA VENCIDA PRE-COACTIVA Y

DISTRIBUCIÓN A LOS GESTORES DE COBRANZA

N

º

Actividad Responsable Tiempo

1

1. Obtiene mensualmente la información de cartera vencida del sistema catastral y selecciona de acuerdo a los siguientes parámetros: a. Tipo de cartera: Obligaciones vencidas b. Persona / Propietario: Personas que adeudan. c. Persona / Tipo de Derecho / Selección de Derecho Privado d. Excluir los deudores que ya se encuentran en gestión coactiva

(estados: juicio coactivo, activo, cancelado coactivado, convenio, de baja, notificación y reclamo).

e. Periodo de emisión de la obligación f. Valores Pendientes.- Todos los valores pendientes.

2. Selecciona la cartera vencida para realizar la gestión de cobranza pre-coactiva y coactiva (por montos):

Gestión de cobranza pre-coactiva: la realizará la Jefatura de Cobranzas, selecciona los deudores con obligaciones vencidas del periodo fiscal actual o del periodo fiscal anterior.

Gestión de cobranza coactiva: el Jefe de Cobranza envía al Juez de Coactiva para su gestión, selecciona los deudores con obligaciones vencidas en que se ha agotado la gestión pre-coactiva.

JEFE DE COBRANZAS

4

2 Aprueba la cartera vencida para la gestión pre-coactiva de conformidad a las meta de recaudación presupuestaria.

DIRECTOR FINANCIERO

3

3 Distribuye la cartera vencida para gestión pre-coactiva entre los gestores de cobranza, considerando los siguientes criterios para segmentar la cartera:

Segmentación por monto de la deuda.- rubros de mayor a menor (principales deudores).

Segmentación por tipo de cliente.- Hoteles, Industrias, Comercios, Entidades Financieras, Prestadores de Servicio, Entidades Públicas y Entidades Religiosas.

Segmentación por sectores geográficos.- para optimizar los medios de movilización se sectorizará la ciudad.

Por historial de pago

JEFE DE

COBRANZAS

1

FIN 8

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9.2 PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE COBRANZA PERSUASIVA PRE COACTIVA

DE LA CARTERA VENCIDA

N

º

Actividad Responsable Tiempo (días)

1 Con la cartera vencida para gestión de cobranza pre-coactiva, procede con la gestión persuasiva, para lo cual solicitará a la Dirección de Informática el envío masivo de correos electrónicos a dichos deudores de cartera vencida (notificación “Aviso de Pago”, FORMATO 3 y 4).

JEFE TÉCNICO DE COBRANZA

10 (Depende de la cantidad de deudores)

2

¿El deudor cancela la deuda, solicita un convenio o presenta reclamo? SI: Si el deudor cancela la deuda total, se lo elimina automáticamente del registro de gestión de cartera vencida pre-coactiva”, si solicita un convenio de pago lo traspasa a la “matriz de seguimiento de pagos”, si presenta un reclamo se realizará el seguimiento del resultado. NO: Realiza el contacto telefónico con el deudor (obteniendo datos de fuentes como el sistema catastral municipal, del SRI, de CNT y otros). De obtener datos adicionales a los registrados en el catastro municipal, los ingresará obligatoriamente (dirección, teléfono, etc.).

¿Contacta telefónicamente al deudor o a una tercera persona?

SI: Utilizando el “protocolo para llamadas telefónicas” descrito en el

ANEXO 1, le informa que deberá cancelar en un plazo de tres días a

partir de este aviso, pues de no hacerlo su deuda pasará a gestión de

cobranza coactiva recalcándole el riesgo legal de este proceso.

NO: Si no existen datos para contactar al deudor, realizará su informe

para solicitar al Jefe de Cobranza el paso a cartera no gestionable.

Realiza el registro de la gestión de cartera vencida pre-coactiva”:

fecha, hora, persona que recibió el mensaje (el deudor o un tercero

persona), si pudo establecer o no el contacto.

ANALISTA GESTOR DE COBRANZA

4 (por contribuye

nte gestionad

o)

3

¿El deudor cancela la deuda, solicita un convenio o presenta un reclamo en el plazo otorgado (tres días) a partir de la llamada? SI: Si el deudor cancela la deuda total, se lo elimina automáticamente del registro de gestión de cartera vencida pre-coactiva”, si solicita un convenio de pago lo traspasa a la “matriz de seguimiento de pagos”, si presenta un reclamo se realizará el seguimiento del resultado. NO: Selecciona las deudas que ameritan reforzar la gestión de cobro, elabora un “Oficio” para el deudor, concediendole 8 días para el pago.

ANALISTA

GESTOR DE COBRANZA

3

4 Firma Oficio Tesorera 1

5 Realiza la visita al deudor para persuadirlo y conseguir el pago de su

deuda y entrega el oficio, FORMATO 5, receptando el acuse. Registra

esta gestión en la “Matriz de gestión cartera vencida pre-coactiva”.

¿El deudor cancela la deuda, solicita un convenio o presenta reclamo en el plazo de ocho días? SI: Si el deudor cancela la deuda total, se lo elimina automáticamente del registro de gestión de cartera vencida pre-coactiva”, si solicita un convenio de pago lo traspasa a la “matriz de seguimiento de pagos”, si presenta un reclamo se realizará el seguimiento del resultado. NO: Procedimiento gestión de la cobranza pre-coactiva.

ANALISTA GESTOR DE COBRANZA

9 (por

contribuy

ente ya

que se da

8 días

para que

cancele)

TIEMPO TOTAL HASTA EL COBRO DE LAS OBLIGACIONES VENCIDAS. 27

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9.3 PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE LA COBRANZA PRE- COACTIVA DE LA

CARTERA VENCIDA

N

º


1 Selecciona las deudas a notificar desde la cartera vencida no recuperada una vez realizada la gestión persuasiva pre-coactiva o cuyo vencimiento es mayor a dos periodos fiscales: ¿Existe dirección para notificar al deudor? SI: Imprime títulos de crédito por duplicado. Imprime en el sistema la “ORDEN DE COBRO” (notificaciones) FORMATO 6. NO: gestiona para la notificación por los medios correspondientes.

ANALISTA DE TESORERÍA

3

2 Revisa y firma el título de crédito de la deuda vencida para gestión de cobro.

COORDINADOR DE RENTAS

2

3 Firma la Notificación “ORDEN DE COBRO” en que se concede un

plazo de 8 días para que cancele el valor adeudado, realice un

convenio de pago o presente el reclamo, de ser el caso. ANEXO 3

TESORERA 2

4 Notifica con la ”ORDEN DE COBRO” por una sola vez.

¿La notificación es exitosa?

SI: paso 6

NO: Informa esta novedad en su reporte de notificación al

Analista de Tesorería. Paso 5.

NOTIFICADOR

1

5 Gestiona para publicar por los medios de comunicación de ley,

previa la autorización del Director Financiero.


5

6

¿El deudor cancela la deuda, solicita un convenio o presenta reclamo en el plazo de ocho días? SI: Si el deudor cancela la deuda total, se lo elimina

automáticamente de la “Matriz de gestión cartera vencida pre-

coactiva”, si solicita un convenio de pago lo traspasa a la “matriz

de seguimiento de pagos”, si presenta un reclamo se realizará el

seguimiento del resultado. FIN

NO: Genera un listado de las deudas para la gestión coactiva y

envía al Jefe de Cobranza.


10

7 Autoriza las deudas para enviar a la gestión coactiva y continúa el “Procedimiento para gestión de la cobranza coactiva de la cartera vencida.”

JEFE DE COBRANZA/ TESORERA

1

TIEMPO TOTAL 45

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9.4 PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE LA COBRANZA COACTIVA DE LA CARTERA

VENCIDA

Todo documento de gestión de cobro generado en el proceso será incluido en el expediente.

N

º


1 Genera desde el sistema el Auto de Pago (Providencia que dispone al deudor el pago o que dimita bienes equivalentes al valor de las obligaciones vencidas dentro de tres días contados a partir del siguiente día de la citación de este auto, previniéndolo que de no hacerlo se le embargarán bienes suficientes para cubrir las obligaciones vencidas o se solicitará la declaración de insolvencia cuando careciere de bienes, se tomarán las medidas precautelatorias que correspondan…) FORMATO 7. Automáticamente cambia el estado del deudor a coactivado.


10

2 Revisa que el expediente a enviar a la gestión coactiva, al abogado

externo, este completo y cumpla todos los requisitos legales (Orden

de Cobro, Títulos de Crédito, copia de acción de personal donde se

le delega a un funcionario(a) Tesorero(a), Auto de Pago y

documentos generados durante el proceso pre-coactivo).

Suscribe el Auto de Pago.

SECRETARIO ADHOC

5

3 Suscribe el Auto de Pago JUEZ DE COACTIVA

3

4 Envía al abogado externo, mediante acta, el expediente del

deudor. Traspasa al deudor de la “matriz de gestión de cartera

vencida pre-coactiva a la “matriz de seguimiento coactivo” para

realizar el control de efectividad del pago mensual, genera un

reporte semanal del sistema y lo envía al Jefe de Cobranza y Juez de

Coactiva.


3

5 Recibe el Auto de Pago y expediente, y realiza el “Procedimiento de citación” al deudor. Al mismo tiempo toma las medidas precauterales señaladas en el Auto de Pago: a) Gestiona la medida de retención y embargo de sus fondos y

créditos que mantenga en cuentas corrientes, de ahorro, inversiones, o cualquier otro título en todas las instituciones del sistema financiero nacional, para lo cual se notificará a la Superintendencia de Bancos e Instituciones financieras hasta por el valor de la deuda (elabora los Oficios respectivos, que suscribirá el Juez de Coactiva y el Secretario ADHOC), adjunta el Auto de Pago, y envía a dichas instituciones solicitándoles remitan la información de las cuentas del deudor y de tener saldo que retengan los valores. Paso 7

b) Elabora un oficio para PORTOVIAL (que suscribirá el Juez de

Coactiva y el Secretario ADHOC), adjunta el Auto de Pago y

envía a dicha institución, para que remita un certificado en el

que conste todos los vehículos de propiedad del coactivado,

ABOGADO EXTERNO

10

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de tener una respuesta positiva remite otro oficio (que

suscribirá el Juez de Coactiva y el Secretario ADHOC) en el que

de acuerdo al Auto de Pago solicita la prohibición de

enajenar.

¿Consulta en el sistema del GAD si el deudor coactivado ha cancelado la deuda o ha presentado el debido afianzamiento para cesación de medidas pre cautelares en conformidad con el Art. 248 del Código Tributario? SI: Si ha presentado el afianzamiento a favor del GAD dentro del plazo establecido en el Auto de Pago, el Juez de Coactiva gestionará el levantamiento de medidas precautelares para que el coactivado cancele de inmediato su deuda. Una vez cancelada la deuda archiva el juicio coactivo, remite expediente al Juez de Coactiva. Paso 6. NO: paso 7

6 Elimina el deudor de la “matriz de gestión de la cartera vencida coactiva”. FIN

JUEZ DE COACTICA (o

analista delegado)

1

EMBARGO DE CUENTAS

7 Entrega oficio a las Instituciones bancarias, recepta el acuse de

recibo en la copia del oficio.

DEPOSITARIO JUDICIAL

2

8 Una vez citado el coactivado:

¿Banco responde que el deudor si tiene cuenta y saldo?

SI:

a) Realiza la Boleta de Embargo en tres ejemplares: Coactiva,

Depositario, Banco, ordenando que se emita cheque a favor

del GAD, (firmada por el juez, el secretario, el depositario).

ABOGADO EXTERNO

8

b) Entrega a la institución financiera la “Boleta de Embargo” para

el cobro del valor y mediante un acta, que firma el Juez y el

depositario, retira el cheque y le entrega al abogado

(previamente obtiene una copia del cheque para el

expediente).

DEPOSITARIO

2

c) Deposita el cheque original en ventanilla de Tesorería y

recepta el comprobante de pago.

d) Elabora oficio al GAD Portoviejo para solicitar el pago de la

gestión de embargo. Paso 12 y 13.

ABOGADO EXTERNO

3

¿Valor embargado cubre deuda total?

SI: Elabora providencia final (firma Secretario ADHOC, Juez de

Coactiva) dando un término de 5 días para el levantamiento

de medidas pre-cautelares y entrega el proceso a la secretaria

del juzgado, para archivo y folio del expediente. FIN

NO: paso 9

NO: paso 9

ABOGADO EXTERNO

2

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9 ¿Coactivado tiene vehículo?

Si: Envía Oficio a Portovial para el secuestro del vehículo y

posteriormente realizará el procedimiento de remate del bien.

NO: paso 12

ABOGADO EXTERNO

12

¿Diariamente consulta en el sistema del GAD si el deudor coactivado cancela su obligación total? SI: Realiza el Oficio de levantamiento de medidas pre cautelares de

retenciones en cuentas bancarias del deudor, firmado por el

Secretario ADHOC y Juez de Coactiva, y lo envía con el depositario

judicial, a la Institución Financiera correspondiente; igualmente

envía el levantamiento de medidas a PORTOVIAL. Paso 6.

NO: gestiona las otras medidas precautelares c),d),e) o f)

señaladas en el Auto de Pago según el caso:

c) Prohibición de enajenar y/o embargo de los bienes inmuebles:

para cuyo efecto notificará al Registro de la Propiedad y al

Registro de datos Públicos, mediante un oficio (suscrito por la

Juez de Coactiva y el Secretario ADHOC) adjuntando el Auto de

Pago.

d) La clausura y embargo de bienes muebles, para cuyo efecto

notificará a los Administradores de las dependencias

municipales del GAD, mediante un oficio (suscrito por la Juez de

Coactiva y el Secretario ADHOC) adjuntando el Auto de Pago.

e) El embargo de bienes muebles que se encuentren en el

comercio o local, para cuyo efecto se designará un depositario

(custodio de bienes) en colaboración con un agente de policía,

mediante un oficio (suscrito por la Juez de Coactiva y el

Secretario ADHOC) adjuntando el Auto de Pago.

f) Declaración de insolvencia.

Solicita el pago al GAD por la gestión de embargo realizada.

ABOGADO EXTERNO

3

13 Revisa y autoriza el pago por de gestión embargo solicitado por el

Abogado Externo, envía a la Coordinación de Rentas.

JUEZ DE COACTIVA

2

14 Emite el título de crédito, a nombre del coactivado, del valor de

gestión embargo correspondiente.

COORDINADOR DE RENTAS

2

FIN 56

NOTA: El Juez de Coactiva podrá excepcionalmente conceder al deudor co-activado un convenio,

cuando lo considere pertinente, siempre que exista una causa lícita para realizar este acto.

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9.5 PROCEDIMIENTO DE CITACIÓN

En aplicación del artículo 149, 150 y 151 del Código tributario se ejecutarán las notificaciones de los actos administrativos emanados de la Dirección Financiera.

. Nº


1 Ubica la dirección del administrado (predio con la clave catastral que refleja en el proceso administrativo), acude a citar con el Auto de Pago, y recepta del deudor o de una tercera persona la firma como constancia de su recepción:

¿Citación Exitosa? SI: ¿Localiza al Contribuyente?

SI: cita por una sola vez, verifica que se trate de la misma persona, directamente el administrado o de su representante legal, y toma la firma de recepción de la citación en la boleta(al reverso del “Auto de Pago”). Si el coactivado se niega a firmar, se dejará constancia del hecho con un testigo de actuación, supliendo este la firma del administrado. NO: cuando quien recibe la citación es un familiar u otro relacionado, se deberá citar por boletas, es decir por tres días laborables seguidos, toma la firma de la recepción de la citación en la boleta (reverso del “Auto de pago”).

Envía al secretario de coactiva, para que siente la razón. NO: Envía al secretario de coactiva para realizar el procedimiento de citación por los medios de comunicación de ley (prensa, gaceta digital, etc.), e informa mediante Oficio al Abogado externo la citación, la cual la verificará en el medio correspondiente de ley (prensa, gaceta digital, etc.). Elabora al final del día el “Reporte de trabajo diario” donde se registran las gestiones de citación realizadas FORMA 1, es decir si la citación se realiza en persona (directamente al deudor) o fue por boleta (recibió una tercera persona), etc.; persona que recibió la citación (deudor o un tercero), fecha, hora, observaciones, etc.

NOTIFICADOR CONSORCIO

10

2 Sienta razón de citación. SECRETARIO ADHOC 1

3

Al final del día recepta el “Reporte de trabajo diario” para su análisis. Todos los antecedentes de citación los anexará al expediente del coactivado para proseguir el trámite pertinente.

ABOGADO EXTERNO 3

TIEMPO TOTAL 14

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9.6 PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR CONVENIO DE PAGO.

El deudor puede acercarse a realizar el pago o un convenio de pago en el plazo que se señala la Administración Tributaria para conciliar o pagar los valores adeudados al GAD Municipal de Portoviejo:

N

º


1 Presenta, dentro del plazo otorgado, en la Tesorería municipal una solicitud para realizar un convenio de pago

DEUDOR

3

2

Informa al deudor las siguientes condiciones para realizar un convenio de pago (el mismo que incluirá el monto total de la deuda, impuestos, recargos e intereses calculados por la Dirección Financiera a la fecha de vencimiento de cada dividendo de la deuda): En forma inmediata: deberá cancelar un pago inicial acordado cuyo valor será mínimo el 20% sobre el monto total de la deuda, para formalizar el convenio. Hasta seis meses: deberá efectuar el pago de la diferencia, en dividendos periódicos que se acuerden para realizar el convenio. Sin embargo, en casos especiales, podrá conceder para el pago de esa diferencia en el plazo de hasta dos años. ¿Se acuerda términos para el Convenio? SI: Elabora el Convenio de pago, en el que se detallada el monto, periodicidad de pago, recargos e intereses, etc. y lo imprime en dos ejemplares. NO: continúa el procedimiento de cobranza a partir de la última actividad gestionada.

DELEGADA DE

TESORERÍA/

CONTRIBUYENTE

3 Firma el convenio de pago DEUDOR

4

Firma el convenio de pago, en delegación del Alcalde

DIRECTORA

FINANCIERA

5

Realiza el control del cumplimiento del convenio de pago (monitoreo mensual) y elabora un reporte de las novedades. ¿Deudor cumple con los abonos acordados en el convenio? SI: Continúa monitoreo hasta el final. NO: Elabora un reporte de las novedades, si el deudor incumpla por dos meses, queda anulado el convenio de pago y continúa el proceso de gestión de cobranza a partir de la última actividad gestionada. ¿El deudor está en proceso coactivo? SI: Continúa el proceso coactivo. NO: Continúa la notificación de Orden de Cobro.

ANALISTA DE

TESORERÍA

TIEMPO TOTAL

3

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