Strategic Planning &KPI Setting

ชยเลศ พชตพรชย, MD, PhD

19 เมษายน 2556

อธการบดมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช

www.stou.ac.th

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 2

What to cover… Strategic planning overview SWOT Analysis PEST Analysis TOWS Matrix BSC & KPI สรปขนตอนการบรหารเชงกลยทธ ตวอยาง IT Master Plan BSC KPI

ความสาเรจของการบรหารเชงกลยทธ

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 3

Strategic Planning (Strategy Maps: Kaplan & Norton)

Vision What we want to beMission Why we existValue What’s important to usStrategy Our game planStrategic map Translate the strategyBalance Scorecard Measure & FocusTarget * & Initiative What we need to doPersonal objective What I need to do

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 4

Strategic Planning Overview

1. Where are we now?

2. What do we want to be?

3. How will we get there?

4. Implementation

Evaluate & Control – Risk & Change

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 5

1. Where are we now?Q: เราอยทตาแหนงไหน ? ใครเปนคแขงของเรา ?ซนว: รเขา รเรา รบรอยครง ชนะรอยครง1.1 วเคราะหสภาพแวดลอม (SWOT Analysis)

1.2 วเคราะหสภาพการแขงขน1.3 วเคราะหลกคา1.4 ประเมนองคกรและการจดการ1.5 วเคราะหผลการดาเนนงานภายใน

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 6

2. What do we want to be?Q:เราอยากอยทตาแหนงไหน ? Vision, Mission Goal, Objective & Target

Thailand Quality Awards (TQA), JCA Hospital Accreditation (HA) MUQD, PA, สมศ., สกอ., กพร., etc.

KPI

Strategies แผนงานและโครงการ

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 7

3. How will we get there?Strategies Top-down & Bottom-up Corporate strategy: … MU DT CC

Business strategy Faculty Dental schoolCC Service support department

Functional strategy Education & Research Service Administration

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 8

Management Tools Balanced Scorecard (BSC) Key Performance Indicator (KPI) Key Result Area (KRA) Customer Relation Management (CRM) Continuing Quality Improvement (CQI) Benchmarking etc.

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 9

4. Implementation

การนาแผนสปฏบต What to do? Who is responsible for it? How are we doing? When are we finished? Key Performance Indicators (KPI)

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 10

SWOT Analysis

วเคราะหสภาพแวดลอม

Strength Weakness

Opportunity Threat

Internal

External

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 11

Internal Environment Analysis

Q: ภายในองคกรมจดแขงหรอจดออน ในเรองอะไรบาง ? Man: บคลากรมความร ทกษะ เจตคต (IQ & EQ)

Money: เงนทน งบประมาณ สภาพคลอง Material: สนทรพย อปกรณเครองมอ เทคโนโลย

นวตกรรม สถานท บรรยากาศ สงแวดลอม วตถดบ

Management: ระบบบรหารจดการ ธรรมาภบาล

Uniqueness: differ, better, faster, culture

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 12

External Environment Analysis

PEST Analysis Politics & Legal: นโยบาย, เสถยรภาพของ

รฐบาล Economics: ภาวะเศรษฐกจ, งบประมาณ, ความ

ตองการของตลาด, การลงทน, อตราคนวางงาน, อตราเงนเฟอ, รายไดประชาชาต

Social & Culture: ประชากร, การกระจายของอาย, ขนาด/ลกษณะครอบครว, กลมอาชพ, วฒนธรรม

Technology: ICT, science & technology

SWOT TOWS Matrix

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 14

Opportunity

Threat

Strength Weakness

SOExploit

WOExplore

STConfront

WTAvoid

Internalfactors

External factors

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 15

Value (คณคา) Vision (วสยทศน)

Mission (พนธกจ) Strategy (ยทธศาสตร) Measurement (มาตรการ) Action Plan & Project (แผนงานและโครงการ) Key Performance Indicator (KPI ตวชวดหลก)

Strategic Plan Development

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 16

Vision

Questions: Where are we now? What are we going to be? How can we use ICT to take us there?

Objectives Top Management Service Excellence Academic & Research Excellence

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 17

SMART Vision

Specific: เจาะจง Measurable: วดได Achievable: บรรลได Realistic: ตามจรง Time-bound / Timely: ตามเวลาทกาหนดTo Serve Organization Strategic PlanIdentify ICT Development Areas Develop ICT Master Plan

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 18

SMART Target *

Source: http://www3.hants.gov.uk

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 19

Strategic Plan

1. Establish Organization Structure & Organization Function

2. Resource Management 4Ms (Man + Money + Material + Management) Human Resource Management Hardware/Software/etc Management

3. Strategic Plan Action Plan Project

** Based on University Master Plan

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 20

1. Organization Structure & Function

Administration CEO, CIO, CFO, CKO Data Processing

System Development (System Analysis) Programming (Implementation) Operation (Maintenance)

Research & Development (R&D)

Information Center (Information Service)

Office Management (Workflow)

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 21

2. Resource Management

Human Resource Management Acquire Qualified Human Resource

Build or Buy Career Path Training Roadmap Put the right man at the right jobHardware & Software

Build or Buy Maintenance scheme

Tech. Sup. Helpdesk, Information Center

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 22

3. Strategic Plan ... Project

What must be concerned …3.1 Project Management (PM)3.2 Analyze Critical Success Factors (CSF)3.3 Define Key Performance Indicators (KPI)3.4 Define Balance Score Card (BSC)

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 23

3.1 Project Management

Requirement1. Scope2. Quality

Cost1. Man

2. Money3. Material

Time1. Start date2. Finish date3. Man-day

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 24

3.2 Critical Success Factors (CSF)

*Top Management & Service Excellence * 4Ms: Man, Money, Material, Management

Leader: Leadership, SMART Vision CIO: Turn Strategic Plan into Action Plan

Managers: Turn Action Plan into Project Project Management Skill

Teamwork Efficient & Professional

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 25

Top Management MIS

Data Information Knowledge Full Utilization of Information for Management

Transaction Processing System Management Reporting System Financial & Accounting System Management Information System (MIS) Decision Support System (DSS)

Database Clinical Database for Service & Research Knowledge Management System (KM or KMS)

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 26

Service Excellence

Service Customer Focus Service Mind PDCA Cycle, QA, R&D, CQI Service Standard ISO 9000 Series Security Standard ISO 17799Software Software Quality Assurance (SQA) Software Engineering

Capability Maturity Model (CMM)

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 27

3.3 KPI & Quality Assurance

Quality Development Dental School: Quality Assurance (QA) Hospital : Hospital Accreditation (HA)

Key Performance Indicator (KPI) Show how success we are Mile stone Evaluation & Control

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 28

Evaluation & Control

Objective

Process

Output

Outcome

Impact

Input

Ris

k &

Cha

nge

Strategic Planning & KPI Setting

Define KPI

จานวน คาเฉลย รอยละ สดสวน

อตรา (Rate)

อตราสวน (Ratio)

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 29

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 30

การตดตาม KPI

1. มตการวดของดานตางๆ

2. การวด KPI แสดงสตรหรอวธหาคา3. คาปจจบน (baseline)

4. กาหนดเปาประสงค (target)

5. กาหนดเวลาเสรจสน6. กลยทธการดาเนนการ

7. ผรบผดชอบหรอหนวยงานทรบผดชอบ

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 31

3.4 BSC (Kaplan & Norton) & KPI

Strategic Planning & KPI Setting

Customer’s Concerns

Quality of product & service Good to excellent level

Satisfaction on performance e.g. Professional & Politeness

Time Fast service time

Cost Low

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 32

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 33

สรปขนตอนการบรหารเชงกลยทธ วเคราะหสภาพแวดลอม สรางแผนกลยทธ (Strategic plan)

สรางแผนทกลยทธ (Strategic map / BSC)

กาหนดตวชวด (Indicators) และตวชวดหลก (KPI)

พฒนาทางเลอกอนๆ (Alternatives)และเตรยมแผนฉกเฉน (Contingency Plan)

พจารณายทธศาสตร tactics และทางเลอก ตดสนใจเชงกลยทธ (Make strategic choices) นาแผนสการปฏบตแลวตดตามผลการดาเนนการ

IT Master Plan 2545-2549

SiNet

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 35

IT Master Plan 2545-2549

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 36

Learning& Growth

InternalProcess Policy Planning

& ManagementSoftware

DevelopmentInformation

System ServiceProcurement &Maintenance

Finance &Customer

SiHIS SiNet SiWeb

Customer Satisfaction Cost, Income

HR Development Technology InfrastructureSICC Restructure

Med. Service Excellence

AdministrativeExcellence

Edu. & Research Excellence

Vision – Mission

1 2 3 4

5 6 7 8

10/2545

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 37

Learning& Growth

InternalProcess Policy Planning

& ManagementSoftware

DevelopmentInformation

System ServiceProcurement &Maintenance

Finance &Customer

SiHIS SiNet SiWeb

Customer Satisfaction Cost, Income

HR Development Technology InfrastructureSICC Restructure

Med. Service Excellence

AdministrativeExcellence

Edu. & Research Excellence

Vision – Mission

1 2 3 4

5 6 7 8

6/2546

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 38

Learning& Growth

InternalProcess Policy Planning

& ManagementSoftware

DevelopmentInformation

System ServiceProcurement &Maintenance

Finance &Customer

SiHIS SiNet SiWeb

Customer Satisfaction Cost, Income

HR Development Technology InfrastructureSICC Restructure

Med. Service Excellence

AdministrativeExcellence

Edu. & Research Excellence

Vision – Mission

1 2 3 4

5 6 7 8

11/2546

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 39

Learning& Growth

InternalProcess Policy Planning

& ManagementSoftware

DevelopmentInformation

System ServiceProcurement &Maintenance

Finance &Customer

SiHIS SiNet SiWeb

Customer Satisfaction Cost, Income

HR Development Technology InfrastructureSICC Restructure

Med. Service Excellence

AdministrativeExcellence

Edu. & Research Excellence

Vision – Mission

1 2 3 4

5 6 7 8

7/2547

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 40

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 41

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 42

ความสาเรจของการบรหารเชงกลยทธการวางแผนกลยทธ

BSC & KPI ?

ลาบาก ลมเหลว

ด ไมด

การนากลยทธไปปฏบต

ด

ไมด

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 43

กลยาณมตร ปโย : นารก (วางใจ สนทสนม) คร : นาเคารพ (อนใจ ทพง) ภาวนโย : นายกยอง (มความร ภมปญญา) วตตา : รจกพด (แนะนา ตกเตอน ทปรกษา) วจนกขโม : อดทนตอถอยคา (รบฟง ตอบคาถาม) คมภรญจ กถ กตตา : กลาวชแจง แถลง เรองตางๆ ทลกซงได โน จฏฐาเน นโยชเย : ไมชกจงไปในทางทเสอมเสย

Strategic Planning & KPI Setting

Chailerd Pichitpornchai, M.D., Ph.D. Sukhothai Thammathirat Open University 44

About the speaker

รศ.ดร.นพ. ชยเลศ พชตพรชย

อธการบดมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช

โทรศพท: 08-6363-1539

email: Chailerd.Pic@stou.ac.th