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Diseño de Documentos con MicroStrategy

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Horario de todas las sesiones:

Agenda

0. Objetivos

1. Introducción a Report Services

2. Características básicas de un Documento

3. Diseño de un Documento

4. Técnicas Avanzadas de Diseño

28/04/2023

0. Objetivos1. Introducción a Report Services2. Características básicas de un Documento3. Diseño de un Documento4. Técnicas Avanzadas de Diseño

• Una vez se conoce la forma de crear y diseñar un informe ahora hay que ir un paso más adelante.

• Report Services es un módulo con el cual se podrán integrar varios informes en uno sólo de forma que la información sea más fácilmente legible y más aprovechable para los usuarios así como que tenga una mejor presentación

• Report Services permite la integración de informes (cuadrículas ó gráficos) con texto e imágenes

• En este curso se tratará de explicar las secciones de las que consta Report Services así como la forma, tipos, formatos para diseñar todo tipo de documentos (informes operacionales, cuadros de mando, formularios, etc..)

28/04/2023

0. OBJETIVOS

0. Objetivos1.Introducción a Report Services

1.1 Introducción al Reporting Corporativo1.2 Tipos de Documentos1.3 Distribuciones1.4 Flujo de Ejecución de un Documento

2. Características básicas de un Documento3. Diseño de un Documento4. Técnicas Avanzadas de Diseño

1.1 Reporting Corporativo

• El Reporting Corporativo se refiere a la habilidad que tiene un producto de cumplir con las necesidades de reporting de una organización independientemente de quien sea el destinatario del informe.

• Hay tres tipos de requisitos que debe cumplir el reporting corporativo: Gran potencia de acceso a datos: La herramienta de reporting

corporativo debe ser capaz de leer grandes volúmenes de datos pertenecientes o no a distintas fuentes de datos

Formateo Complejo: Los usuarios de la herramienta deben ser capaces de desarrollar informes con una gran variedad de formatos (cuadros de mando, facturas, etc…)

Arquitectura Escalable y Plataforma Segura: Los documentos deben estar al alcance de un gran número de usuarios mediante una administración central sin que esto afecte ni al rendimiento ni a la seguridad

28/04/2023

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1. INTRODUCCIÓN A REPORT SERVICES

A parte de cumplir los requisitos del Reporting Corporativo Report Services proporciona las siguientes ventajas adicionales:

Soporte para cualquier tipo de estilo de informe corporativo Es un reporting basado en parámetros (las respuestas a las selecciones dinámicas) Es un reporting de alto rendimiento (puede ser visualizado en web, exportado a diferentes formatos e incluso enviado por correo electrónico) Se puede diseñar vía web en modo WYSIWYG (What you See is what you get) o bien vía Desktop en una interface bastante amigable Alcance analítico ilimitado de los recursos/datos de la empresa, a través de la utilización de informes que se pueden basar o no en complicados cálculos analíticos y fuentes de datos de diferentes orígenes

1.1 Reporting Corporativo (2/2)


Hay varios tipos de documentos que se pueden crear en el entorno de Report Services. Se distinguen 5 categorías

• Es un documento que presenta los datos desde diversas perspectivas

• Permiten el análisis de varios resultados de forma eficiente mediante gráficos, etc...

• Organizan la información de forma muy densa con gran cantidad de datos.

• Estos datos son fácilmente inteligibles gracias a las agrupaciones por filas y su formateo

• Usan gráficos y tablas que se pueden agrupar para la fácil lectura de la información.

• Este tipo de informe satisface muchas de las necesidades de reporting

• Se crean para destacar unos datos por encima del resto mediante el uso de formatos condicionales y alarmas

• Suelen ser personalizados

• Se usan con en propósito de facturar o comunicar datos concretos a los destinatarios.

• Emplean un formato predefinido y estructurado

Informes Operacionales

Informes de Negocios

Informes de Indicadores Gestionados

Recibos y Extractos

Cuadros de Mando

1.2 Tipos de Documentos (1/1)


• Los documentos que emplean este tipo de distribución son aquellos en donde se reservan áreas específicas de una página para un contenido en concreto

• La intención de este tipo de documentos es mostrar los datos desde el mayor número de perspectivas de la forma más eficientemente posible.

Distribución Basada en Zonas

Fonte: The Standish Group, Chaos Report 1994

• Entre los distintos tipos de documentos que se pueden crear hay dos tipos de Distribuciones de la información también combinables.

• Este tipo de técnicas se usa para hacer que los documentos con un gran volumen de datos sean más fáciles de leer.

• Los informes operacionales son un claro ejemplo de tipo de documento que emplea esta técnica

Distribución en Bandas

• Los documentos pueden combinar ambas distribuciones para crear un aspecto final mucho más agradable.

• Mediante el empleo de la distribución en Bandas y el uso de distintas zonas la lectura del informe será más fácil.

• Un informe de negocio clásico que muestra gráficos y tablas a un nivel de agrupación específico es un ejemplo de distribución combinada

Distribución Combinada

1.3 Distribuciones (1/1)


Los documentos usan informes como input. Cuando un usuario ejecuta un documento el flujo de ejecución es el mismo que cuando se ejecuta un informe. Todas las especificaciones sobre seguridad, selecciones dinámicas, etc... de los informes serán heredadas por el documento. La ejecución es similar pero en el procesamiento de los datos entra en juego un nuevo motor que se encargará de darles formato y salida a PDF

1.4 Flujo de Ejecución de un Documento (1/1)


0. Objetivos1. Introducción2. Características básicas de un Documento 2.1Introducción 2.2 Partes de un Documento

2.3 Inputs para un Documento3. Diseño de un Documento4. Técnicas Avanzadas de Diseño

• Cuando se crea un nuevo documento se accede al Editor de Documentos• El editor contiene 3 ventanas principales:

1- Ventana de Objetos del Conjunto de Datos2- Ventana de Distribución o Diseño3- Ventana de Lista de Propiedades del Documento

1

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2.1 Introducción (1/1)

2. CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN DOCUMENTO

• Muestra los conjuntos de Datos que están disponibles para ser usados en un documento

• Los Conjuntos de Datos son informes que previamente se han creado en MicroStrategy. Los informes que se usan en los documentos deben existir anteriormente

VENTANA DE OBJETOS DEL CONJUNTO DE DATOS

• Un documento puede usar mas de un conjunto de datos aunque cada documento tendrá un único Conjunto de Datos Primario.

• El Conjunto de Datos Primario afectará al concepto de Agrupación que se verá posteriormente

• Los atributos que componen cada conjunto de datos pueden desplegarse de forma que se puedan utilizar todas sus representaciones

2.2 Partes de un Documento (1/7)


VENTANA DE DISTRIBUCION O DISEÑO

• El contenido del documento se definirá en la Ventana de Distribución o Diseño.

• Esta Ventana se compone de varias secciones. Cada una de ellas tiene sus propiedades específicas y determinará el aspecto visual de los datos en el documento final

A)- Encabezado de Página: Los elementos que se sitúan en esta sección aparecerán en la parte superior de cada página del documento, es decir, se repetirá en todas las páginas.

Esta sección es muy útil para: • numeración de páginas• Logos• mensajes de confidencialidad

A




B)- Encabezado de Documento: Los elementos que se sitúan en esta sección aparecen solamente una vez inmediatamente debajo del Encabezado de Página en la primera página del documentoEsta sección es útil para:

• Declaraciones introductorias• Página de portada• Mostrar totales y otros datos generales

C)- Encabezado de Detalle: Los elementos que se sitúan en esta sección aparecen directamente encima de los datos detallados que forman el cuerpo del documentoEsta sección es útil para:

• Etiquetar los datos de la sección de detalle mediante el uso de encabezados de columna.

• Mostrar gráficos y/o tablas

B

C




D)- Detalle: Los elementos que se sitúan en esta sección aparecen sólo una vez directamente debajo de los datos detallados.Esta sección es útil para:

• Mostrar datos a un nivel concreto, por ejemplo elementos de atributo y valores de Indicadores

E)- Pie de Detalle: Los elementos que se sitúan en esta sección aparecen solamente una vez directamente debajo de los datos detallados

Esta sección es útil para:• Mostrar Subtotales• Mostrar etiquetas para datos de la sección de

detalle

D

E




F)- Pie de Documento: Los elementos que se sitúan en esta sección aparecen solamente una vez en la última página del documentoEsta sección es útil para:

• conclusiones• Páginas de resumen• Detalles de las condiciones de filtrado

G)- Pie de Página: Los elementos que se sitúan en esta sección aparecen en la parte inferior de cada página del documentoEsta sección es útil para:

• Numeración de páginas• Imágenes que se quieran mostrar en todas las

páginas del documentoF

G




H)- Encabezados y Pies personalizados: A parte de las secciones mostradas anteriormente se tiene la posibilidad (mediante la sección de agrupación) de crear secciones personalizadas.

Si se tienen agrupaciones en el documento estas secciones de Pie y Encabezado de página aparecerán para cada uno de los atributos (dimensiones) que se hayan incluido en la sección de agrupación



VENTANA DE LISTA DE PROPIEDADES

• Proporciona acceso a un listado donde se puede establecer el comportamiento asociado a cada una de las secciones del documento dando valor a cada uno de los parámetros que aparecen.

• Las propiedades que aparecerán en el listado serán las correspondientes al objeto o sección donde se este.

• Ejemplos de estas propiedades son:1- Cambiar la apariencia de una sección2- Establecer la localización de los saltos de

página3- Especificar el tamaño de una sección

1

2

3



Los Datos de Entrada para el Documento son los distintos tipos de objetos que se pueden usar en el diseño y la construcción de un documento.

Estos objetos pueden ser: Objetos de MicroStrategy Texto Autotexto Concatenaciones de objetos Imágenes Líneas y Rectángulos

2.3 Datos de Entrada para el Documento (1/9)


OBJETOS MICROSTRATEGY

1

2

1- Para colocarlo en un documento únicamente se arrastra desde la ventana de Datos dentro de la sección que se quiera

Informes MicroStrategy

2- Se puede colocar en cualquier sección excepto en la sección de Detalle3- Para conservar el formato del informe en el documento habrá que pulsar la tecla SHIFT cuando se arrastra o una vez este el informe en la Ventana de Diseño elegir la opción adecuada del menú4- Cuando se agrega un informe a un documento cualquier Indicador derivado o filtro de visualización se pierde5- Ningún cambio q se realice en el informe dentro del documento se verá reflejado en el origenx




• Los nombres de objetos que contengan más de una palabra tendrán que escribirse entre corchetes []

• Al crear documentos hay que tener en cuenta que los objetos se comportarán de distinta forma según en la sección en la que estén colocados

• Todos estos objetos pueden provenir de uno o mas conjuntos de datos• Cuando se añada cualquiera de estos objetos al informe se denotarán mediante llaves

{}

Atributos, Indicadores (métricas), grupos personalizados y consolidaciones




1- arrastrar el objeto a la sección deseada del informe desde la Ventana de Datos

2- Se puede usar el cuadro de texto y en la lista de propiedades se escribe la sintaxis adecuada para el objeto (llaves y corchetes según proceda)

3- Hacer click con el botón derecho sobre el objeto y pulsar “agregar a la sección como texto dinámico”

• Para agregar un objeto a un informe se pueden hacer varias cosas:

Atributos, Indicadores (métricas), grupos personalizados y consolidaciones

1

2

3



TEXTO

• Para insertar un cuadro de texto :

1- hay que ir al Menú Insertar Texto

2- dibujar el tamaño y posición del cuadro de texto con el ratón

3- Introducir el texto deseado

• Se puede insertar texto en cualquier sección de un documento• Se pueden modificar las propiedades del cuadro de texto en lo relativo a:

• Tamaño• Bordes• fuente

1 2

3



CONCATENAR TEXTO Y OBJETOS

• Para ello simplemente hay que proceder de igual forma que al insertar un cuadro de texto pero tener en cuenta de usar los símbolos adecuados cuando se refiera a un objeto.

• Se pueden crear frases dinámicas concatenando texto con objetos de MicroStrategy.• Para ello solamente hay que recordar que para que un texto se tome como un objeto y

no como cadena de texto había que utilizar llaves y corchetes



TEXTO AUTOMATICO

• Son variables que se pueden insertar en un documento para ser mostradas de forma dinámica en tiempo de ejecución

• Son parecidos a los campos de texto dinámicos ya que también usan llaves. La diferencia es que usan palabras reservadas con caracteres reservados (&)


• Los tipos de texto automático que hay son:• Numero de Página {&PAGE}: Inserta el

número de la página actual• Total de Páginas {&NPAGES}: Inserta el

número total de páginas del documento• Fecha/Hora {&DATE}: Inserta la fecha y

hora actuales• Usuario Actual {&USER}: Inserta el Nombre

completo del usuario que este ejecutando el documento

• Nombre del Documento {&DOCUMENT}: Inserta el nombre con el que se ha guardado el Documento


TEXTO AUTOMATICO

elegir el tipo de Autotexto que se quiere insertar

2- También se puede insertar un cuadro de texto normal y enmarcar el autotexto en los símbolos correspondientes

1

2

• Para insertar texto automático hay varias opciones:

0- Insertar un cuadro de texto1- Con el cuadro de texto abierto, desde el menú Insertar Texto Automático y



IMAGENES

• Para insertar una imagen:1- Ir al Menú Insertar

Imagen2- Situar el cursor en la

sección y lugar donde se quiera insertar la imagen

3- En el cuadro de la imagen pulsar y seleccionar el archivo de imagen que se quiera

4- Aceptar

• Se pueden insertar imágenes en cualquier sección de un documento.• Los formatos de imagen soportados son: GIF, JPG, BMP• Las imágenes deben ser accesibles al Intelligence Server

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3



0. Objetivos1.Introducción a Report Services2. Características básicas de un Documento3. Diseño de un Documento

3.1 Bandas 3.2 Zonas 3.3 Combinada

4. Técnicas Avanzadas de Diseño

• El diseño de Documentos puede clasificarse en dos categorías distintas:• Distribución o Diseño en Bandas• Distribución o Diseño basado en Zonas

3.1 Introducción (1/1)

3. DISEÑO DE UN DOCUMENTO

Es una forma de diseñar el documento para que sea más llamativo y al mismo tiempo más legible En el Diseño o Distribución en Bandas, también llamado Banding tienen un papel importante los siguientes elementos:

Sección de Detalle Secciones personalizadas: Grouping Encabezados y Pies

3.2 Distribución en Bandas (1/5)


Sección de Detalle

• Como norma general tras colocar un atributo en la sección de detalle se recomienda seguir uno de estos pasos:

a)- Colocar TODOS los atributos en la sección de Detalle

b)- Añadir los atributos que no se quieran mostrar en el Detalle en la Sección de Agrupamiento

• Cuando se colocan atributos e Indicadores en esta sección el documento mostrará los datos de cada fila que exista en el conjunto de datos

• Por ello al colocar atributos e indicadores sueltos pueden repetirse los elementos



Secciones Personalizadas: Agrupamiento

Añadir en la parte superior de la Ventana de Diseño los atributos por los cuales se quiere agrupar.

El orden en que se coloquen estos atributos afectará al resultado del documento

• Hay que tener en cuenta que solamente se puede agrupar por atributos que pertenezcan al conjunto de datos primario

• Es una técnica de Diseño muy potente que permite crear bandas personalizadas de manera que los datos pueden organizarse y ordenarse con eficiencia y proporcionar una fácil lectura al usuario final

• Las secciones personalizadas de agrupamiento se consiguen de la siguiente forma:



Secciones Personalizadas: Agrupamiento

• Estas propiedades son:• Mantener Grupo Junto: Se asegura que los

grupos no queden separados por un salto de página

• Salto de Página entre Grupos: Fuerza una nueva página cada vez que se muestre un nuevo elemento de esa agrupación

• Reiniciar la numeración de Páginas: Con cada grupo se reiniciará la numeración

• Modo de Paginación: Se puede aplicar la paginación (al igual q en los informes) a los atributos de agrupación de un documento

• La sección de Agrupamiento tiene una serie de propiedades que se pueden establecer• Para ir a las propiedades hay que hacer click con el botón derecho del ratón sobre el

área de agrupamiento

Propiedades



Encabezados y Pies

• Los encabezados y Pies son útiles para:• Etiquetar columnas de datos que aparecen en la sección de Detalle• Mostrar tablas y gráficos enteros• Mostrar totales y subtotales



Son útiles para conseguir distintos diseños de documento como por ejemplo Cuadros de Mando Integrales, entre otros El diseño utilizando esta técnica es sencillo ya que :

En la mayoría no se necesita usar la sección de Detalle Se usa con frecuencia el insertar tablas y gráficos enteros en las Secciones de Encabezado

3.3 Distribución en Zonas (1/1)


Se pueden usar distribuciones en bandas y en zonas combinadas para crear documentos de forma que se amplian las posibilidades de diseño Al usar agrupamiento en un documento diseñado en zonas se están combinando ambas técnicas

Al añadir la Región en la zona de agrupamiento (distribución en bandas) se consigue tener los gráficos y tablas (distribución en zonas) para

cada una de las regiones

3.3 Distribución Combinada (1/1)


0. Objetivos1. Introducción a Report Services2. Características básicas de un Documento3. Diseño de un Documento4. Técnicas Avanzadas de Diseño

4.1 Subsecciones 4.2 Formato Condicional 4.3 Plantillas 4.4 Vínculos

Son una alternativa de diseño relevante de Report Services Una subsección es una nueva sección que se agrega dentro de una sección existente. Permite colocar texto u otros objetos bajo un informe (u otro elemento) que tienda a crecer dinámicamente para evitar que el informe anterior oculte el nuevo contenido que se quiere insertar

Línea de separación de la

subsección

4.1 Subsecciones (1/2)

4. TÉCNICAS AVANZADAS DE DISEÑO

CREACION

• Para insertar una subsección hay que:

• situarse dentro de la sección donde se quiera insertar la subsección y hacer click con el botón derecho.

• Aparece un menú y hay q seleccionar donde se quiere insertar la sección (encima o debajo)

4.1 Subsecciones (2/2)


Al igual que se aplican umbrales a los informes se puede aplicar también propiedades especiales de formato a cualquier objeto perteneciente al conjunto de datos de un documentoTambién es posible aplicar propiedades especiales de formato a las Secciones de un documento Todos los objetos pueden tener formato condicional excepto cuadrículas y gráficos completos Si la condición que se define en un conjunto de datos es verdadera el atributo o el indicador puede ser:

Ocultado Formateado de una forma específica Reemplazado por texto (sólo texto estático) Reemplazado por un símbolo

4.2 Formato Condicional (1/4)


CREACION

• Para crear un formato condicional hay que combinar 3 elementos:

• Un objeto• Una condición• Unas propiedades de formato

• Los pasos para crear un formato condicional son:

1- Localizar en la Ventana de Diseño el objeto sobre el cual se quiere aplicar el formato condicional

2- Hacer click con el botón derecho sobre el objeto y seleccionar Formato Condicional

1

2



CREACION

3- Una vez abierta la ventana de formato condicional hay que agregar un nuevo umbral (o formato condicional)

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4- Definir la condición que tiene que cumplir determinado atributo o indicador del conjunto de datos para aplicarle el formato condicional al atributo que se ha seleccionado (el atributo objeto de la condición y al que se le va a aplicar el formato condicional no tienen por qué ser el mismo)



CREACION

5- Especificar el formato condicional que se aplicará al atributo que hemos seleccionado si la condición que hemos especificado previamente se cumple

6- Una vez este todo definido Aceptar para guardar el formato condicional que se acaba de crear

• Si se quiere desactivar el formato condicional para un objeto en concreto deshabilitando la casilla5

6



Agilizan el tiempo de desarrollo Crear un documento base, o Plantilla, evita el trabajo repetitivo ya que muchos de los elementos que se incluyen en un documento se repiten en muchos documentos de forma similar (logos, colores, fuentes) Es muy útil para crear encabezados y pies de página predefinidos

4.3 Plantillas (1/2)


CREACION

1- Mostrar los objetos ocultos2- Crear un nuevo documento en blanco sin asignarle ningún conjunto de datos3- Añadir en las secciones deseadas todos los objetos que se quieran al documento base:

• Texto• Autotexto• Formas geométricas

4- Guardar el documento en la carpeta Object Templates/Documents

4.3 Plantillas (2/2)


En un documento se pueden crear Links, o hipervínculos, a otros documentos o informes. Son muy útiles cuando se quiere mostrar un contenido adicional o fijar la atención en el detalle de alguna parte de la información que se esta mostrando en el Report Service a modo más general

4.4 Hipervínculos (1/6)


CREACION

1- Insertar un cuadro de texto y escribir el texto que se desea que tenga el Hipervínculo.

2- En la Lista de Propiedades ir a Navegación y establecer la propiedad “Es un hipervínculo” a True

3- Escribir una dirección web válida para el hipervínculo (ahora se verá cúal debe ser la sintaxis correcta para el vínculo según sea a un informe, documento etc…)

1

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CREACION

• La sintaxis correcta para la dirección web variará según se tenga versión ASP o versión JSP.

A) Versión ASPB) Versión JSP

• Los parámetros de la dirección web serían:

• MicroStrategy Web machine: La dirección IP o el nombre de la máquina donde está instalado el servidor web de MicroStrategy

A

• MicroStrategy Web machine name: La dirección IP o el nombre de la máquina donde está instalado el servidor web de MicroStrategy

• Intelligence Server machine name: Dirección ip o nombre de la máquina donde está instalado el IS. Si el IS es el mismo con el que se está ejecutando el documento que contiene el link se puede usar: {&SERVERNAME}



CREACION

• Project name: Es el nombre del Proyecto que contiene el informe o documento al cual se quiere acceder mediante el link. Si el informe al que se quiere acceder está en el mismo Proyecto se puede usar: {&PROJECT}

• EventID: Va a definir el tipo de objeto al que se quiere acceder mediante el link

B

• Los códigos de evento son los siguientes:• 4001 Informe• 3069 Documento

• ID of report or document: Es un código único que identifica cada uno de los informes que se crean en MicroStrategy.



CREACION

• Para obtener el ID de un informe o un documento hay que ir al explorador de datos buscar el informe en cuestión y con el botón derecho ir a Propiedades. Ahí aparece un ID que es el identificador del informe

• User Name • Password



TIPOS

• También es posible pasar parámetros a través de los links.

• Para ello simplemente se deberá indicar aquellos parámetros que se quieren pasar en el vínculo.

• Esto se hace con la sintaxis de la figura.



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