styringssystemet i nav målstyring ved bruk av målekort tom Østhagen avdelingsdirektør

Styringssystemet i NAV

Målstyring ved bruk av målekort

Tom ØsthagenAvdelingsdirektør

NAV, 22.04.23 Side 2

Virksomhetsstyring, målstyring og målekort

Forklaring

► Virksomhetsstyringen i NAV omfatter både styring, ledelse, kontroll og risikohåndtering og skjer gjennom gjentagende prosesser for planlegging, gjennomføring og oppfølging.

► Målstyring er et av flere prinsipp som ligger til grunn for virksomhetsstyring i offentlige virksomheter. Prinsippet er sentralt besluttet i NAV og knytter hovedmål med styringsparametere opp mot de enkelte enheter i organisasjonen og skal være en rettesnor i hva den enkelte enhet skal arbeide med og på hvilken måte

► Målekort er et sentralt verktøy i målstyringen og viser hvordan en enhet presterer innenfor definerte styringsparametere. Målekortet skal gi informasjon om hva som skal måles, om målet er nådd og hvordan utviklingen er for de ulike styringsparametrene

Pla

no

g b

udsj

ett

Risikostyring og intern kontroll

Mål- og resultatstyring

Sty

ring

og

op

pfø

lgin

g

NAV Fylke

NAV-kontor

Kommune

MåleRapportere

Følge opp

Målekort

Målstyring

Virksomhetsstyring

NAV, 22.04.23 Side 3

Målstyringens plass i styringshierarkiet

Hvert NAV-kontor og hver forvaltningsenhet har sine egne unike målekort

– Disse brukes i dialog mellom enheten og styringslinjen(e)

Hvert fylke har samlede målekort for sine enheter (NAV-kontor/forvaltning)

Fylkenes målekort aggregeres til et målekort for Norge

Målekortene utgjør samlet sett data på lokalt, fylkesvis og nasjonalt nivå

NAV, 22.04.23 Side 4

Virksomhetsstyring i NAV er tuftet på et forvaltningsmessig rammeverk

Målstyring i NAV

► NAV-kontorene (som illustrert i figuren) har to styringslinjer, mens NAV forvaltning har en

► Målstyring i NAV omfatter spesielt de delene av virksomhetsstyringen i NAV som går på ”Mål- og resultatstyring” samt ”Styring og oppfølging”

► Også plan og budsjettarbeid og risikostyring er med og utgjør kontorenes forvaltningsmessige rammeverk

► Prinsippene er gjennomgående for arbeid med virksomhetsstyring i statlig og kommunal sektor

Pla

n o

g b

ud

sje

tt

Risikostyring og intern kontroll

Mål- og resultatstyring

Sty

ring

og

op

pfø

lgin

g

NAV Fylke

NAV-kontor

Kommune

Gjennomføring av målstyring i NAV er en operasjonalisering av vedtatte styringsprinsipper

PRINSIPPER FOR VIRKSOMHETSSTYRING I NAV

NAV, 22.04.23 Side 5

Mål og prioriteringer i den enkelte enhet/kontor sin virksomhetsplan er et sentralt element i målstyringen

UTARBEIDELSE AV LOKALE MÅL

► I tillegg til målene i Mål- og disponeringsbrev og styringsdokumenter fra den enkelte kommune for NAV-kontoret sin del, kan den enkelte enhet/kontor etablere lokale mål dersom dette er hensiktsmessig ut fra utfordringsbildet de har.

► Mål og prioriteringer kontoret/enheten selv setter gjenspeiles i virksomhetsplan.

► Ved målstyring vil mål og prioriteringer i virksomhetsplanen løpende måles og følges opp

Mål- og disponeringsbrev

Integrert virksomhetsplan for NAV-kontoret

Kommunale styrings-

dokumenter

Avklare lokale mål og gjøre

lokale prioriteringer

Gjøres i samarbeid mellom fylkesdirektør, rådmann og NAV leder

Mål og prioriteringer danner basis for oppfølgingen av målstyring

Lokale ambisjoner

NAV, 22.04.23 Side 6

I hvert steg av målstyringssløyfen benyttes egne verktøy

► Målekort (Måle)

Et Excel-basert verktøy som gir oversikt over kontorets/enhetens samlede status på resultatmål

► Tiltaksplan (Følge opp)

Et Excel-basert verktøy som kan benyttes for å holde en oversikt over gjennomføring av forbedringstiltak i kontoret/enheten

► Statusrapport (Rapportere)

Et Powerpoint-basert verktøy som gir mulighet for å gi en overordnet oversikt over resultatoppnåelse og iverksatte tiltak til statlig og kommunal styringslinje

Målstyring i NAV vil hovedsakelig bestå av tre steg: måle, følge opp og rapportere

Integrert virksomhetsplan

MåleRapportere

Loka

l må

lsty

ring

Følge opp

NAV, 22.04.23 Side 7

Brukerperspektiv Produksjonsperspektiv

Medarbeiderperspektivet Økonomiperspektivet

UTARBEIDELSE AV LOKALE MÅL

1. Brukerperspektiv: Mål innenfor dette området ivaretar brukerrettede tjenester knyttet til informasjon og oppfølging

2. Produksjonsperspektivet: Mål innenfor dette ivaretar produksjonskrav knyttet til blant annet saksbehandlingstider og oversendelsesfrister

3. Medarbeiderperspektivet: Mål innenfor dette området ivaretar forhold som medarbeidertilfredshet, involvering og sykefravær

4. Økonomiperspektivet: Mål innenfor dette området ivaretar at kontoret opererer i henhold til fastlagte økonomiske rammer

Måloppfølging innenfor fire perspektiver bidrar til balansert målstyring i NAV-kontoret

MåleRapportere

Følge oppMåling innenfor fire perspektiver sikrer en helhetlig fokus på NAV-kontorets resultater

NAV, 22.04.23 Side 8

Mars - 2013 0402 - Kongsvinger

Per 31.12

ID Navn Prioritet Virkelig MålForrige måling

Trend Snitt/Sum Mål Status Risiko ID Navn Prioritet Virkelig MålForrige måling

Trend

B.10Andel ordinære arbeidssøkere med oppfølging siste tre mnd (SP)

Middels 94 % 80 % 94 % 94 % 80 % l PL.103Andel av søknad om økonomisk sosialhjelp som er behandlet innen 4 uker

Middels 99 % 90 % 89 % B.11

Andel personer med nedsatt arbeidsevne med oppfølging siste 6 mnd(SP)

Middels 76 % 80 % 78 % 77 % 80 % lB.12

Gjennomsnittlig varighet av avsluttede sykefraværstilfeller (kvartalstall)(SP)

Middels 51 39 51 B.15

Andel arbeidssøkere med overgang til arbeid(SP) (Månedstall)

Middels 60 % 65 % 58 % 59 % 65 % lB.16

Andel personer med nedsatt arbeidsevne med overgang til arbeid(SP)

Middels 43 % 45 % 37 % 37 % 45 % lB.20 Andel stillinger meldt til NAV med tilvisning (SP) Middels 100 % 90 % 100 % 100 % 90 % lB.21

Andel stillinger meldt til NAV av den totale stillingstilgangen (markedsandel) (SP)

Middels 40 % 40 % 49 % 49 % 40 % lB.22

Andel virksomheter som har fått arbeidsmarkedsbistand fra NAV(SP)

Middels 25,5 % 20,0 % 29,4 % 23,7 % 20,0 % lB.40 Andel "Kontakt bruker" innen 48 timer(SP) Middels 78 % 85 % 79 % 81 % 85 % lB.50

Andel gjennomførte dialogmøte 2 innen 26 uker (kun sykmeldte uten fritak)

Middels 61 % 80 % 83 % 70 % 80 % lB.51

Antall deltagere på kvalifiseringsprogrammet (1 måned på etterskudd)

Middels 40 42 40 37 42 lB.53 Andel arbeidssøkere med jobbmatch Middels 38 % 30 % 40 % 43 % 30 % lB.71

Andel som har godkjent aktivitetsplan av alle som mottar arbeidsavklaringspenger

MiddelsIngen måling

80 % #DIV/0! 64 % 80 % lB.73 Antall nye tilretteleggingsgarantier i løpet av måned. Middels 1 3 7 5 3 lB.80 Andel elektronisk innsendte meldekort (alle) Middels 76 % 80 % 76 % 76 % 80 % lB.81

Andel arbeidssøkere som registrerer seg selv på nav.no

Middels 89 % 80 % 88 % 90 % 80 % lBL.151 Samlet antall mottakere av økonomisk sosialhjelp Middels 155 210 152 154 210 lBL.152

Antall langtidsmottakere (over 26 uker) med økonomisk sosialhjelp som hovedinntekt

Middels 91 #I/T 72 82 #I/T lBL.153 Antall mottakere av økonomisk sosialhjelp under 25 år Middels 58 60 47 53 60 lBL.154

Antall under 25 år som er langtidsmottakere med økonomisk sosialhjelp som hovedinntekt

Middels 11 40 9 11 40 lBL.202

Andel KVP-deltakere som gikk over i arbeid eller utdanning

Middels 0 % 60 % 0 % Ingen måling

60 % lBL.304 Andel gjeldsrådgivingssaker som fører til avtale Middels 100 % 80 % 75 % 88 % 80 % lBL.601

Andel deltakere på introduksjonsprogram med overgang til arbeid eller utdanning

Middels 100 % 60 %Ingen måling

100 % 60 % l

Per 31.12

ID Navn Prioritet Virkelig MålForrige måling

Trend Snitt/Sum Mål Status Risiko ID Navn Prioritet Virkelig MålForrige måling

Trend

M.1Sykefravær for statlig ansatte (sum av legemeldt og egenmeldt fravær) (1 måned på etterskudd)(SP)

Middels 5,8 % 5,6 % 9,0 % 5,9 % 5,6 % l Ø.9Faktisk forbruk hittil i år i % av budsjett hittil i år (Driftsramme ekskl fylkesvise formål, ekskl øremerkede midler)

Middels 103,1 %95,0 %-100,0

%100,7 %

M.29Sykefravær for statlig og kommunalt ansatte (sum av legemeldt og egenmeldt fravær)

Middels 9,6 % 6,7 % 14,9 % 11,0 % 6,7 % l Ø.20Akkumulert avvik mellom tiltaksbudsjett og faktisk forbruk (Tiltaksøkonomi) (SP)

MiddelsIngen måling

-2,5 %-2,5 %

Ingen måling

ML.101

Sykefravær for kommunalt ansatte (sum av legemeldt og egenmeldt fravær)

Middels 13,4 % 5,6 % 20,1 % 15,7 % 5,6 % l ØL.101Avvik mellom faktisk forbruk og periodisert budsjett for økonomisk sosialhjelp (netto)

Middels -26,5 %0,0 %-0,0 %

Ingen måling

Siste periodeMedarbeiderperspektivet ØkonomiperspektivetSiste periode Hittil i år

Brukerperspektivet Produksjonsperspektivet Siste periodeHittil i årSiste periode

Målekort StatusrapportTiltaksplan

Valgt dato: Kontor:

Send som E-post Tips for måloppnåelseBrukermanual

Endre dato

NAV, 22.04.23 Side 9

Område Mål Indikator Resultat 2011

Resultatmål 2013 Resultatmål 2016 Ikke

godkjent Lavest

aksepterte resultat

Ønsket resultat

Sa

mfu

nn

God brukertilgjengelighet

Andel «kontakt bruker» innen 48 timer

<75 % 75 % 85 % 85 %

Andel som registrerer seg selv på nav.no

<70 % 70 % 80 % 90 %

God brukerservice og godt omdømme

Resultat på årlig brukerundersøkelse

<4,0 4,0 4,5 5,0

Antall positive medieoppslag pr mnd

<1 1 2 2

Tj

enes

ter

Flere i arbeid og aktivitet og færre på passiv sosialstønad

Brukere i kvalifiseringsprogrammet pr mnd

<35 35 40 30

Langtidsmottakere over 25 med sosialhjelp som hovedinntekt

>60 60 50 40

Langtidsmottakere under 25 år med sosialhjelp som hovedinntekt

>25 25 20 10

Antall brukere med frivillig forvaltning

<40 40 50 50

Antall arbeidstreningsplasser i kommunale enheter

<10

15

20

20

Riktig saksbehandling til rett tid Andel søknader sosialhjelp behandlet innen 4 uker

<80 % 80 % 90 % 90 %

Riktig kvalitet i boligoppfølgingen

Omløpshastighet i kommunal bolig

>5 år

>60

5 år

60

4 år

70

3 år

70 Antall brukere med oppfølging i bolig

NAV, 22.04.23 Side 10

Pilen viser trend og måloppnåelse, mens status viser måloppnåelse hittil i år.

Tall for B.7: Tall ikke klare

Risikokolonnen viser vurdering av sannsynlighet for måloppnåelse ved utgangen av året

NAV, 22.04.23 Side 11

MåleRapportere

Følge opp

Utviklingstiltak følges opp i egen tiltaksplan

Kontor-/enhetsleder er ansvarlig for å iverksette tiltak, fordele ansvar og følge opp på områder hvor det i målkortet er registrert avvik

Illustrasjon: Tiltaksplan

NAV, 22.04.23 Side 12

MåleRapportere

Følge opp

Statusrapporten skal sikre at fylkesdirektør/ rådmann er oppdatert på måloppnåelse ved den enkelte enhet/kontoret

Kontor-/enhetsleder skal i samråd med oppfølgingsteam månedlig rapportere status til fylkesdirektør (og rådmann)

Illustrasjon: Statusrapport

OktoberNNNNXXXX - NAV NN

PeriodeKontorlederAnsvarlig fylketKontorets navn

OktoberNNNNXXXX - NAV NN

PeriodeKontorlederAnsvarlig fylketKontorets navn

Område

…Økonomi-perspektivet

Eks. Medarbeidersamtalene skal på plass før sommeren

Eks. Sykefraværet for høyt 9% …

Medarbeider-perspektivet

Eks. Orientering om tiltaksmuligheter må opp på alle eksterne møter

…

Eks. Virkemidler har ikke tilstrekkelig fokus …

Produksjons-perspektivet

Eks. Økt fokus på 16-19 år for å sikre alle praksisplass

….

Eks. Bra på oppfølging av brukere …

Bruker-perspektivet

TiltakKommentarStatusOmråde






…

Eks. Virkemidler har ikke tilstrekkelig fokus …


Eks. Økt fokus på 16-19 år for å sikre alle praksisplass

….

Eks. Bra på oppfølging av brukere …

Bruker-perspektivet

TiltakKommentarStatus

NAV, 22.04.23 Side 13

Modell for organisering av prosesser ved målstyring

Fylkesdirektør

Kontor-/enhetsleder

Rådmann

Styring og støtte

Roller ved målstyring tilpasses i henhold til det enkelte fylkes organisering

Medarbeidere

Organisering ved målstyring

Avstemme

Teamledere

Følge opp

Følge opp

MålRapportere

MålRapportere

► Fylkesdirektør og Rådmann har øverste resultatansvar for henholdsvis statlig- og kommunal styringslinje for det enkelte NAV-kontor

► Begge styringslinjer skal ivareta både styring og støtte til kontor-/enhetslederne for å sikre at de blir fulgt opp på mål, samt behov for assistanse i utviklingsarbeid

► Statistikkansvarlig (med eventuell støtte fra andre) er ansvarlige for at resultater blir lagt inn i målekort (indikatorer i fylkeslinje)

Andre mål fylles ut i NAV-kontoret

► Teamledere samt medarbeidere ved behov deltar i det daglige målstyringsarbeidet i NAV-kontoret gjennom oversikt over resultater og gjennomføring av forbedringstiltak

Statistikk-ansvarlig

Delinput-ansvarlig

Mål Rapportere

Mål Rapportere

Styring og støtte

MåleRapportere

Følge opp

NAV, 22.04.23 Side 14

Månedlig syklus for målstyringOppsummering

Lo

ka

lt

MåleRapportere

Følge opp

1. hver måned

Ca 10. hver måned

18-20. hver måned

Akt

ivit

et

Legger inn resultat for lokale / kommunale indikatorer

Komplett målekort Ferdig tiltaksplan

Skrive statusrapport

Ferdig statusrapport

Fy

lke

t

Kontroll av automatisk datauttrekk

Vurdere risiko i fylkets

målekort

Oppdatere tiltaksplan

x.x.20xx - x.x.20xxNNNNNAV NN

Rapport (nr./dato)Kontor lederAnsvarlig fylketKontorets mål



Område






…

Eks. Virkemidler har ikke tilstrekkelig fokus

…


Eks. Økt fokus på 16-19 år for åsikre alle praksisplass

….

Eks. Bra på oppfølging av brukere

…

Bruker-perspektivet







…


…



….


…

Bruker-perspektivet


Klar for styringsdialog





Område






…


…



….


…

Bruker-perspektivet







…


…



….


…

Bruker-perspektivet


15. hver måned

Ou

tpu

t

Syklusen gjentas månedlig

NAV, 22.04.23 Side 15

Eksempel på sammenhenger;

Flere i arbeid og aktivitet færre på stønad

NAV, 22.04.23 Side 16

Fordeler og ulemper? og litt om erfaringer sett fra en NAV-leders ståsted

Enhetlig system – alle enheter, alle nivåer

Velegnet for å involvere ansatte, skape eierskap og engasjement

Forenkler styring – prioritere og begrunne valg

Konkurranse mellom enheter - rangering

Tydeliggjør sammenhenger

Erstatter mye av behovet for de skriftlige virksomhetsplanene lokalt

Hvilke indikatorer er «de rette»?

Kvantitet og kvalitet – utfordrende å måle kvalitet i brukeroppfølging(effekter – hva fører til hva)

Dekker ikke alt – stadig behov for tilleggs rapportering

Få eller mange indikatorer?

styringssystemet i nav målstyring ved bruk av målekort tom Østhagen avdelingsdirektør

Documents