substitutie, de eerste stap naar een e-depot
TRANSCRIPT
![Page 1: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/1.jpg)
Substitutie, de eerste stap naar een E-depot
Miriam Weeda
![Page 2: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/2.jpg)
Inhoud
• De weg naar een Machtiging voor vervanging
• Een E-depot opbouwen
• Structuur van je E-depot?
• En dan…
![Page 3: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/3.jpg)
Even voorstellen
• 2003 in DIV-wereld terechtgekomen• Studie Duitse taal en cultuur (afgestudeerd op
Duitse manuscripten)
• Vooral DMS trajecten: gebruikers-trainingen, RMA inrichting, digitale DIV-processen• Consultant bij Dino4
![Page 4: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/4.jpg)
Herkenbaar?
• Hybride dossiers• Beheer papieren archief (traditionele dossiers)
• Digitale documenten (inscanning of digital born)
• Beheer ingescande papieren documenten (kosten per meter, hoeveel heb je?)
![Page 5: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/5.jpg)
Oplossing?
• “Alle papieren documenten weggooien”
• Digitale documenten leidend maken!
Machtiging voor vervanging aanvragen en eigen E-depot opzetten
(=digitaal archief met te bewaren en op termijn vernietigbare records)
![Page 6: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/6.jpg)
6
In de praktijk: DCMR Milieudienst Rijnmond
Actief voor bewoners, bedrijven en overheid
Milieu-expertise voor binnen- en buitenland
24 uur per dag, 550 medewerkers voor 22000 bedrijven.
![Page 7: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/7.jpg)
7
Afdeling DCI (Documentatie, Communicatie en Informatie)
Actief voor medewerkers en bezoekers
Archief expertise: voorbeeldfunctie voor regio en vergelijkbare organisaties
1 bureauhoofd
24 medewerkers
150.000 dossiers
![Page 8: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/8.jpg)
De Weg naar de Machtiging
• Machtiging aanvragen: eng!
• DCMR: Traject van 2 jaar (na 1 jaar ‘digitaliseren’)
• Aangroei 400 m per jaar tegengaan
• SSA: op termijn vervangen
• Machtiging van Gedeputeerde Staten
![Page 9: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/9.jpg)
De Weg naar de Machtiging
Hand-boek
samen-stellen
AuditMachting
s-aanvraag indienen
Substitu-tie
wordt verleen
d
Dubbel archiveren papier
én digitaal
hoeft niet meer
![Page 10: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/10.jpg)
Machtiging
Het recht om fysieke – te bewaren – archiefbescheiden na scanning te vernietigen
Nog maar weinig machtigingen afgegeven:
Gemeente Oss : Werk en Inkomen (aanvragen Levensonderhoud), Financiële Administratie (Inkomende facturen) en de afdeling Belastingen (Bezwaarschriften)
Gemeente Schijndel: alleen vernietigbare bescheiden Gemeente Deventer: te bewaren bescheiden Provincie Overijssel: ..
![Page 11: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/11.jpg)
Wetgeving - Archiefwet, artikel 7
Te bewaren
Machtiging van Onze Minister
OCW (Rijksarchiefbewaarplaats)
of Gedeputeerde Staten
Vernietigbaar
Machtiging van
zorgdrager
![Page 12: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/12.jpg)
Handboek
• Toont situatie van jouw informatiehuishouding• Puur beschrijvend• Kwaliteitsproject!• Helaas geen ‘model’ handboek of standaard
Wat zijn de minimale eisen in je informatiehuishouding?
Tip: Zoek direct contact met gemeentelijk en provinciaal archiefinspecteur
![Page 13: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/13.jpg)
Minimale eisen handboek: inhoud
1. Archiefbeschrijving
2. Processen & structuur
3. Techniek
4. Kwaliteitsmanagement
![Page 14: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/14.jpg)
Minimale eisen handboek
1. Archiefafbakening: Weet je voor welk proces, vernietigbare of te bewaren archiefbescheiden? DCMR: primaire proces
2. Processen & structuur : Zijn alle documentstromen/processen helder? Heb je een RM functionaliteit waarin je de
digitale documenten in een structuur kan opbergen?
![Page 15: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/15.jpg)
Voorwaarden
3) Techniek (ICT) Hoe en welke software is aanwezig. Is er een breed informatieplan beschikbaar?
4) Kwaliteit Wie heeft welke taken en
verantwoordelijkheden?DCMR: kwaliteitstraject met medewerkers
![Page 16: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/16.jpg)
De weg naar substitutie
• Tijdens gehele traject: communiceer en overleg met betreffende instanties
Doe het samen!• Kaders vaststellen: belangrijk zijn NEN-normen (15489,
2082)
• Inrichting digitaal beheer van documenten en kwaliteitszorg zijn essentiele onderdelen
• Begin klein (valkuil om groot te willen beginnen)
![Page 17: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/17.jpg)
Machtiging
• Je hebt de machtiging en dan ?
• E-depot krijgt status!Machtiging van
Onze Minister
(Rijksarchiefbewaarplaats)
of Gedeputeerde
Staten
![Page 18: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/18.jpg)
Een e-depot bouwen
E-depot? Definieer E-depot …
- Bak met digitale documenten- En aanvullende info over..- Te vernietigen of te bewaren informatie?- Alleen voor semi-statische informatie?- Los systeem of Recordsmanagement functionaliteit ingebouwd?
![Page 19: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/19.jpg)
E-depot
Of “het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van tebewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt”(rapport E-depot Duurzame digitale toegang tot informatie mei 2010)
![Page 20: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/20.jpg)
Welke structuur in je E-depot?
Waar worden records beheerd?
• In dynamische fase: in DMS of processysteem
• Semi-statische fase: beheer in RMA of RM functionaliteit
• Statische fase: Regionaal of landelijk E-depot
![Page 21: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/21.jpg)
Welke structuur in je E-depot?
Welke records heb je?
• Dossiers: documenten met verschillende bewaartermijnen
• Documenten: per soort gecategoriseerd• Gestructureerde processen (AO)• Zaakgericht: processen met daarin zaken• Ongestructureerde en semi-gestructureerde
informatie?
![Page 22: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/22.jpg)
Welke beheer-instrumenten heb je?
• DSP
• Fileplan
• Zaaktypencatalogus
![Page 23: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/23.jpg)
Documentair Structuur Plan
• DSP : proces-georienteerd • Compleet overzicht informatie beheer
• Voordelen: alle documenten in processen onder te brengen• Aan elk proces koppel je een bewaartermijn• Zaak, dossier of document• Keuze van DCMR (voorbeeld Model DSP)
![Page 24: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/24.jpg)
Fileplan
• Documentgeorienteerd
• Term wordt in DMS E-Docs gebruikt
• Voorbeeld: University of Toronto
![Page 25: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/25.jpg)
Zaaktypencatalogus
• Zaaksgewijs archiveren• Compleet overzicht van alle zaak- informatie
voor gemeentelijke activiteiten • Beheer-voordeel: 1 bewaartermijn voor 1 zaak • Dienstverlening staat voorop• Komt samen met DSP
![Page 26: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/26.jpg)
Samengevat
• Baken duidelijk af waarvoor machtiging wordt aangevraagd
• Kwaliteit ! (processen, instrumenten, structuur)
• Werk samen met archiefinspectie!
![Page 27: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042714/557cb7fed8b42a1b0c8b4a79/html5/thumbnails/27.jpg)
Vragen?