SUM-系統使用手冊

系統使用手冊

葳橋資訊

公文製作

系統使用手冊

文件編號：

SUM- 0970101A

版　　次：

V0.1

文件日期：

98/02/19

文件制/修訂履歷

制/修訂

版次

制/修訂

日期

制/修訂

說明

作

者

備

註

V0.0

97/06/03

初版

Nelson

目　錄

41.概述

41.1手冊內容

41.2系統範圍

52.系統描述

52.1系統功能層次架構圖

62.2系統使用與管理單位描述

72.3操作環境需求

83.共同操作說明

83.1瀏覽器使用簡介

93.2如何進入／離開本系統

123.3畫面結構說明

143.4應注意事項

164.公文製作系統操作說明

164.1檔案管理

424.2詞庫管理

524.3電子來文管理

534.4電子發文管理

534.5個人基本設定

554.6基本資料管理

584.7主控安全設定

654.8系統參數設定

1. 概述

1.1 手冊內容

本文件在介紹「公文製作」（以下簡稱本案）系統功能介紹及系統操作方式等，以教導使用人員瞭解本案各項系統之共通操作程序，並針對各項系統之功能架構、作業流程、各功能模組之使用方式等有基本的認識，從而引導使用人員充分瞭解各項系統功能之操作方法，進而正確使用各項系統。

本手冊依　貴單位之現行組織編制，按照不同系統功能分述其操作方式。

1.2 系統範圍

說明此次專案中所包含之系統範圍，可參考文件：

(1). RFP：第四章專案需求說明。

(2). PEP：2.1.2專案目標

(3). PWP：1.2計劃目標

2. 系統描述

2.1 系統功能層次架構圖

SHAPE \* MERGEFORMAT

2.2 系統使用與管理單位描述

序號

系統名稱

使用單位

管理單位

備註

1

公文製作系統

全單位

資訊室

2.3 操作環境需求

每一使用端的作業系統及瀏覽器軟體如下說明，即可正常使用。

(1). 作業系統：Windows 98 SE/2000/XP。

(2). 瀏覽器軟體：Internet Explorer 6.0以上。

3. 共同操作說明

3.1 瀏覽器使用簡介

(1). IE功能列：提供瀏覽器的各種功能選項；可以利用滑鼠左鍵點選，出現下拉式選單後，再選擇所需執行的功能項目。

(2). IE功能鈕：以滑鼠左鍵點選該圖示即可執行該項功能。若不知道該圖示功能，只須將滑鼠移到該圖示上稍做停留，電腦會在游標所在位置自動提示該項功能鈕的說明。

(3). 網址列：於此處輸入欲連結的網站位址。

(4). 捲軸：將滑鼠移到捲軸，按住滑鼠左鍵並上下移動，以捲動視窗。

圖 3.1‑1

3.2 如何進入／離開本系統

3.2.1 進入系統

(1). 使用者需安裝Microsoft Internet Explorer瀏覽器即可開始執行本系統。

(2). 開啟Microsoft Internet Explorer後，並於瀏覽器的網址列上輸入系統網址即可(系統網址請洽系統管理員)出現系統登入畫面，如下圖所示。

圖 3.2‑1

(3). 輸入帳號與密碼，點選【確定鈕】。待系統確認無誤後，即可進入系統主畫面，如下圖所示。第一次進入系統須先建立基本資料及目錄，輸入好資料後按建立資料鈕，當出現已建立目錄並重新登入之訊息即為完成，如未出現請重覆按下建立資料鈕。

圖 3.2‑2

(4). 點選畫面左方「個人基本設定」的「個人密碼維護」，進入修改密碼畫面。

圖 3.2‑3

(5). 分別輸入原密碼及您欲設定的新密碼、確認密碼，按下【修改】。

圖 3.2‑4

(6). 畫面上方出現修改成功的訊息（如下圖）。

圖 3.2‑5

3.2.2 離開系統

(1). 將滑鼠移到系統畫面左上角，點選【回INTRANET首頁】即可離開系統，(如下圖)所示。

圖 3.2‑6

3.3 畫面結構說明

3.3.1 作業畫面說明

(1). 目錄選單：列出系統各項作業名稱，點選其中一個項目後會展開出該項目底下的次目錄選單，(圖3.3-1左側)。

(2). 次目錄選單：列出目錄選單中細項作業名稱，次目錄選單中所列出來的就是各程式的名稱，點按其中任一頁會進入到執行該程式的畫面。

(3). 作業區：在次目錄選單中點按任一個作業的名稱，該程式作業之畫面會顯示於作業區。

圖 3.3‑1

3.3.2 操作說明

在各個系統中，皆有該填入資料或選擇選項的地方，因應操作上的方便分成以下幾種類型，使用基本說明如下

(1). 欄位及功能鈕說明

A. 資料欄位：可在空白處填入文字或數字資料。

B. 單選鈕：供單選項目選取之用，滑鼠左鍵點選即可選取該選項。

C. 下拉式選單：點選下拉可帶出選項供選擇。

D. 功能鈕：中央文字為該功能鈕的功能名稱，點選一下即執行該功能，譬如輸入完資料後，按下【功能鈕-新增】，就能將填寫的資料儲存起來。

(2). 一般畫面結構說明

程式畫面基本元素圖大概分成四部分A-輸入欄位、B-功能鍵、C-資料顯示區及D-頁次

圖 3.3‑2

(3). 建置畫面

系統中有許多建置資料或是修改資料的畫面，基本畫面區分為三個區塊A(功能鈕)、B(資料建置區)。

以下圖的例子來說，當使用者見到這個畫面，首先輸入完想要建置的資料(B)後，點下確定鈕(A)完成新增動作。

圖 3.3‑3

3.4 應注意事項

使用公文製作系統時，有一些應注意事項，像是必填的欄位符號或是下載畫面的使用等，基本事項如下：

3.4.1 登入系統

(1). 注意員工帳號與密碼的大小寫字體。

(2). 使用者密碼至少每半年更新一次，使用者登入系統帳號密碼錯誤超過指定次數時，系統具備帳號鎖定功能。

3.4.2 畫面操作

(1). 請勿點選 IE 功能鈕上之 【上一頁】與【下一頁】。否則系統功能可能會無法正常執行，或系統資料無法正確呈現。建議利用畫面右下角的【回上一層】，可返回前一查詢條件畫面或查詢結果畫面。

(2). 若查詢結果的資料超過一頁(每頁瀏覽筆數)時，超過的部分會顯示在其他頁面，可於查詢結果畫面的下方點選【第一頁】、【上一頁】、【下一頁】、【最後一頁】更換頁面，以便找尋所需要的資料。

3.4.3 點選功能鈕

(1). 每次點選功能鈕時(例如『新增』、『修改』、『列印』…)，請等待畫面上方出現【執行結果訊息】，例如新增成功等，請勿於結果訊息出現前，重覆點選任一功能鈕，這樣會導致系統無法完整儲存資料。

(2). 新增、修改….等資料建置維護畫面，若欄位名稱旁有＊符號，即代表此欄位為必須輸入欄位(不可空白)。

(3). 功能鈕如為灰色即表示此功能無法執行。

(4). 中文字一個字相當於兩個字元，半型符號、數字及英文字母為一個字等於一個字元。

3.4.4 列印特殊情況說明

(1). 出現要求安裝列印元件。系統列印元件採背景下載作業，若進入預覽畫面出現下圖，請您稍作等候，並依訊息點選「是（Ｙ）」來執行元件之安裝。

圖 3.4‑1

圖 3.4‑2

4. 公文製作系統操作說明

4.1 檔案管理

4.1.1 開啟新檔

(1). 功能說明

提供開啟新的公文編輯檔案，做編輯公文的動作。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【開啟新檔】進入操作畫面(如下圖)。於「表格型式」區，以滑鼠左鍵快速點選兩下所要選取的表格，即可開啟該表格之編輯畫面。表格種類亦有區分，可於表格分類欄位下拉選擇欲使用之表格。若要以個人存檔的定型稿編輯公文，可於「公文定型稿」區選取所要的定型稿，以滑鼠左鍵快速點選兩下，即可開啟該定型稿之編輯畫面。

圖 4.1‑1

公文編輯畫面分為「表格內容區」及「本文繕打區」，分別提供編輯工具列，以下將針對工具列上各項功能逐一說明。

圖 4.1‑2

「表格內容區」中發文機關、地址、聯絡人及電話、傳真電話、電子郵件信箱等欄位如在「個人資料」中有填寫，則會自動帶出資料。

「檔號、保存年限」，表格內容區編輯時，承辦人須注意需填寫登打檔號及保存年限，如未登打時則存檔時會無法儲存。檔號、保存年限編輯方式為點下拉選取該檔號後，保存年限即會自動帶出。

A. 「表格內容區」工具列說明：

a. 【儲存檔案】：系統預設檔案名稱為存檔時間(年月日時分秒)，可自行輸入欲存檔之檔名。

圖 4.1‑3

下拉選擇檔案類型，可將檔案儲存為編輯檔（WPF）或定型稿（SMP）。若以WPF類型儲存，檔案將儲存於個人舊檔目錄中；若以SMP類型儲存，檔案將會於開啟新檔之定型表格中列出。

使用者可針對個人之喜好、需求，設計公文內容並儲存為定型稿，加速日後公文編輯之效率。按「儲存」，即完成存檔。

圖 4.1‑4

b. 【表格轉換】：執行稿轉函的功能，選擇欲轉換的表格，以滑鼠左鍵快速點兩下，點選「另存格式」，即完成表格的轉換。

圖 4.1‑5

c. 【夾帶附件】：點按瀏覽可選擇欲夾帶的檔案，按「上傳」即會將檔案上傳並顯示所夾帶之附件資料；亦可勾選不要的檔案點按「刪除」；或點按下載圖示下載上傳之附件檔案。系統預設夾帶之附件檔案大小不得大於500KB，超過時系統將限制上傳。

圖 4.1‑6

d. 【公文內容屬性資料】：可註記此公文檔案之相關資料。

發文方式分為紙本、電子（交換）、電子（公佈）等，如發文方式為紙本發文則須選擇原因（原因可從片語設定中新增），一般電子發文則點選電子（交換），另電子（公佈）則為第三類公佈欄張貼時選用。

文管資料中如編輯公文時有填寫檔號跟保存年限，以及存檔時有輸入收發文號時，此處則會顯示出來。此處歸檔頁數欄位填寫後，會在傳至繕發畫面中的歸檔頁數自動帶出。

可自行輸入、修改此公文內容之摘要，則系統於開啟舊檔之「檔案名稱」欄位將會顯示此摘要內容。若無輸入，系統將自動抓取本文繕打區編輯之「主旨：」後三十個中文字，作為摘要內容。

圖 4.1‑7

圖 4.1‑8

e. 【片語】：可於表格內容區及本文繕打區中插入片語。

系統將根據所要插入片語之欄位，自動列出該欄位之片語。選擇欲插入的片語，以滑鼠左鍵快速點選兩下即可插入。

圖 4.1‑9

f. 【機關】：可於表格內容區及本文繕打區中插入所選取的機關。

· 共用受文機關：勾選後，系統將列出資料庫所有機關名稱。

· 分類：可下拉選擇機關分類，系統將列出該分類下之所有機關名稱。

圖 4.1‑10

· 搜尋及回復：可於空白欄位輸入要查詢的機關名稱，點按搜尋即會帶出搜尋的資料。搜尋完後，可點按回復帶出搜尋前的資料畫面。

· 新增自用機關：輸入機關資料後點按確定，即新增到自用受文機關。

圖 4.1‑11

· 機關選取方式可選擇一般模式及進階模式：

一般模式：選擇機關名稱，按 將欲插入之機關移至右方區塊，再選擇插入時各機關間之間隔方式，包括：「、」、「空白」或「跳行」，系統將自動編排。可按住「Shift」鍵或「Ctrl」鍵，一次挑選多個機關至右方區塊。

進階模式：選擇機關名稱，按、或將欲插入之機關移至右方區塊，再選擇插入時各機關間之間隔方式，包括：「、」、「空白」或「跳行」，系統將自動編排。可按住「Shift」鍵或「Ctrl」鍵，一次挑選多個機關至右方區塊。

圖 4.1‑12

圖 4.1‑13

圖 4.1‑14

g. 【會辦】：選取所要會送的單位，可按住「Shift」鍵或「Ctrl」鍵，一次挑選多個單位，會送單位選擇完成之後點選「、」即完成，系統會將選取的單位顯示排列在會辦欄位中。

圖 4.1‑15

h. 【數字轉換】：於數字欄位填寫數字，點選欲顯示之數字格式，即可自動插入。

圖 4.1‑16

i. 【日期轉換】：挑選欲顯示之日期格式，再選擇所要插入的日期。可點選「<」、「>」或「<<」、「>>」，來選擇上下月份或上下年度之月曆。

圖 4.1‑17

j. 【符號】：點選欲插入之符號即可將符號插入欄位中。按「X」則可關閉符號表。

圖 4.1‑18

k. 【傳至繕發】：可進入公文傳遞畫面，請確認「傳遞檔案名稱（文號）」是否填寫正確名稱再傳遞繕發，並依公文實際頁數輸入歸檔頁數後按傳遞，畫面將出現執行成功訊息，系統即會將檔案自動送至繕發。檔號則是公文編輯時在「表格內容區」檔號欄位輸入後此處即會帶出。

若另有編輯使用詞庫檔案，則可在「原詞庫檔案名稱」欄位瀏覽選取詞庫檔，再傳至繕發。

如有整合其他系統或用途，可將上傳之公文檔案同步傳遞至「資料交換區」，以供使用者進行其他應用。

圖 4.1‑19

l. 【會核單】：列印簽稿會核單，點按會核單選取要會辦的單位，摘要及主辦單位系統會自動抓取主旨及人員科室，另外，文號為繕發時給號可無須填寫。

圖 4.1‑20

m. 【參考】：參考查閱編輯過的公文檔案，並可做複製拷貝文字來運用，加速編輯時間。

圖 4.1‑21

可用「檔案檢索」查詢所要參考的公文檔案，點按公文檔案直接開啟後，即可參考使用。「檔案檢索」功能另於4.1.2節做介紹。

圖 4.1‑22

n. 【重新整理】：編輯公文內容時，無需按「Enter」，系統會自動換行。編輯完畢時點按【重新整理】鈕，編輯內容將自動縮排對齊。

舉例如下：於說明編輯文字內容。

圖 4.1‑23

編輯完成後點按重新整理，即會自動排列：

圖 4.1‑24

o. 【離開】：點按後，即可離開公文編輯畫面。若編輯、修改內容尚未存檔，系統會提示「是否要儲存變更內容」，點按「是」，系統將自動儲存內容並結束編輯。

圖 4.1‑25

B. 「本文繕打區」工具列說明：

繕打公文內容時，使用者可善用系統所提供之功能，包括：「剪下」、「複製」、「貼上」、「刪除」、「復原」、「取消復原」、「增加縮排」、「減少縮排」、「分項」、「符號」、「複製其他檔案內容」及「列印行距」等，加速本文編輯速度。

a. 【剪下】：選取欲剪下之文字後，點按【剪下】，即可將此文字剪下。

b. 【複製】：選取欲複製之文字後，點按【複製】，即可複製此段文字。

c. 【貼上】：將游標移至欲插入文字的位置後，點按【貼上】，即可將所剪下或複製之文字貼上。

d. 【刪除】：選取欲刪除之文字後，點按【刪除】，即可刪除此段文字。

e. 【復原】：點按【復原】，即可回復上一個動作。

f. 【取消復原】：點按【取消復原】，即可取消回復上一個動作。

g. 【增加縮排】：點按【增加縮排】，即可調整分項符號的位置(往後移)。

h. 【減少縮排】：點按【減少縮排】，即可調整分項符號的位置(往前移)。

i. 【分項】：選擇欲插入之分項符號即可插入，按「X」則可關閉符號表。

圖 4.1‑26

使用者只要將游標停在該行最左邊，再應依研考會規定之八層分項符號正確選擇所需之分項，系統將自動於正確位置依層級插入分項符號，提高電子發文之正確性。

圖 4.1‑27

j. 【複製其他檔案內容】：瀏覽選擇欲複製內容之文字檔案，按「複製內容」即可將該檔案之內容帶入本文區中。

舉例：如欲將下列此文字檔內容帶入本文區。

圖 4.1‑28

在複製其他檔案內容的視窗，點按瀏覽開啟上述之文字檔。

圖 4.1‑29

接著點按複製內容後，即會將文字檔的內容帶入本文區中。

圖 4.1‑30

k. 【列印行距】：可調整公文本文區之列印行距。按，調整列印之行距大小。

圖 4.1‑31

4.1.2 開啟舊檔

(1). 功能說明

舊檔目錄中列出所有個人儲存之公文編輯檔案，並包含儲存日期、檔案名稱、表格格式、檔案分類、附件等欄位。開啟後可進入編輯畫面。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【開啟舊檔】進入操作畫面(如下圖)，以滑鼠左鍵快速點按兩下所要開啟的舊檔，即可進入編輯畫面。點按檔案前方之選擇鈕，即可以功能列之各項功能處理該檔案。以下將逐一說明各項檔案處理功能。

圖 4.1‑32

A. 【檔案檢索】：可針對「檔案名稱」、「檔案內容」、「收發文號」、「建置日期」或「文別」任一個以上的欄位，輸入關鍵字後做複合式檔案查詢。按查詢後，系統自動搜尋出所有符合檢索條件之檔案。

圖 4.1‑33

圖 4.1‑34

B. 【關閉檢索】：點按後關閉檔案檢索之查詢結果畫面，關閉後即回到原舊檔目錄畫面。

C. 【檔案列印】：選取欲列印之公文，點按【檔案列印】即可進入功能詞庫列印畫面。

圖 4.1‑35

勾選欲列印紙本公文的正副本受文機關，點按「列印」，系統即可依各受文機關之機關名稱、郵遞區號、機關地址，自動進行一文多發的列印工作。

圖 4.1‑36

a. 『列印』：按列印會開啟預覽列印畫面，可點選「放大」、「縮小」、「整頁」或「最佳」來預視確認公文內容。並提供「雙面列印」功能可以勾選。

圖 4.1‑37

點按列印，出現如下圖選擇印表機的視窗，按「列印」即可進行列印工作。

圖 4.1‑38

圖 4.1‑39

公文列印出來系統會在紙本下方帶出頁數。

b. 『列印標籤』：提供列印受文機關郵寄標籤，用於黏貼信封上使用。

圖 4.1‑40

c. 『選無機關代碼』：受文機關中若包含無機關代碼的受文者，可按此功能鍵則系統自動將無機關代碼之受文者勾選。

d. 『新增』：提供可立即新增受文者機關資料的功能，輸入資料點按新增後，即可帶入新的受文機關。

圖 4.1‑41

e. 『詞庫』：可選擇已編輯好的詞庫檔，系統會帶出編輯的受文機關資料供選取列印。

圖 4.1‑42

f. 『列印抄本』：提供列印公文抄本。

g. 『儲存』：受文機關如有新增或變更，按此儲存鍵儲存檔案。公文稿會顯示儲存的檔案名稱。

D. 【檔案處理】：選取欲處理的檔案，點按【檔案處理】，即可進行檔案的複製或重新命名。輸入新檔案名稱後，若按「更名」，原檔案名稱則變更為新的檔案名稱；若按「複製」，則系統自動複製產生一個以新檔名命名的相同檔案。

圖 4.1‑43

E. 【刪除檔案】：選取欲刪除的檔案，點按【刪除檔案】，按確定後即可將檔案刪除。

圖 4.1‑44

F. 【上傳WPF檔】：按「瀏覽」選取所欲上傳之WPF檔案，再按「上傳」，系統自動將該公文編輯檔匯入個人的舊檔目錄中。

圖 4.1‑45

個人若要使用他人的公文製作編輯檔案，可先將該編輯檔案（＊.WPF），下載儲存在個人電腦上，再將其上傳即可進行編輯運用。

G. 【檔案匯置】：選取欲轉換格式的檔案，點按【檔案匯置】，可將檔案匯置成其他檔案格式，包括：

a. WPF轉TXT：將系統之公文編輯檔轉換為純文字檔案，即可做其他運用。

b. WPF轉DOC：將系統之公文編輯檔轉換為WORD檔，即可做其他運用。

c. WPF轉XML：將系統之公文編輯檔轉換為符合標轉交換格式的DI檔。

圖 4.1‑46

d. XML轉WPF：按瀏覽選取欲匯入之DI檔，點按「匯入」即可將XML格式之檔案匯入轉換成系統的公文編輯檔。

圖 4.1‑47

H. 產生交換表：公文傳遞到繕發人員時，點按【產生交換表】進行電子交換，如下圖

圖 4.1‑48

圖 4.1‑49

a. 確定：點按【確定】後，即產生交換表。

b. 新增交換機關：點按【新增交換機關】後，可新增自行建置的機關或群組為受文機關，如下圖，右邊的機關為欲加入受文者的機關，左邊為候選機關，點按或來進行機關的移動；在右邊選取的機關上點滑鼠左鍵兩下，即完成選取確認動作。

圖 4.1‑50

c. 選無機關代碼：點按【選無機關代碼】後，系統會直接選取沒有機關代碼的機關。

圖 4.1‑51

d. 選有機關代碼：點按【選有機關代碼】後，系統僅會勾選有機關代碼的機關。

圖 4.1‑52

e. 列印公文：點按【列印公文】後，系統會依照勾選的單位（包含發文機關）為收件者，分別列印出紙本公文。

f. 列印交換表：點按【列印交換表】後，系統會依照勾選的單位，分別依照有機關交換代碼，以及無機關交換代碼來排列。

圖 4.1‑53

4.1.3 檔案傳遞

(1). 功能說明

提供使用者（A人員）將自用的公文檔案可以傳遞給其他使用者（B人員）編輯作業。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【檔案傳遞】進入操作畫面(如下圖)

圖 4.1‑54

A. （A人員）點選「檔案管理」中的「檔案傳遞」，會顯示個人的公文檔案，右邊的「分享」會顯示其他課室人員姓名。右上方可下拉選擇個人目錄、共用目錄，以及可選擇WPF（公文編輯檔）、SMP（公文定型稿）和MCR（詞庫編輯檔）等檔案作傳遞作業。

B. 將欲傳遞的公文勾選，再選擇要傳遞的人員（B人員），之後點按【傳送到共用目錄】，會將勾選的檔案傳送到共用目錄，則（B人員）可以從共用目錄查詢到該檔案。

C. 傳送完成後，（B人員）登入公文製作系統後一樣點選「檔案管理」中的「檔案傳遞」，此時畫面出現的是個人目錄檔案，在上方「目錄」下拉選擇「共用」，系統則會帶出共用目錄的檔案。

圖 4.1‑55

D. 如檔案有傳遞成功，此處則可以看到（A人員）所傳遞的檔案。再將檔案勾選並點選 【傳送到個人目錄】，則會將共用目錄的檔案複製到個人檔案裡，選擇個人目錄回到個人檔案中便可看到從共用目錄所傳遞來的檔案，如下圖示。

圖 4.1‑56

圖 4.1‑57

傳遞的檔案只有該選擇的分享人員可以看到，其餘人員則無法分享檔案。

4.2 詞庫管理

4.2.1 片語設定

(1). 功能說明

提供設定常用的片語，方便在編輯公文時可擷取使用。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【片語設定】進入操作畫面(如下圖)

圖 4.2‑1

A. 新增：點按【新增】後，填寫片語內容，下拉選擇片語所屬的區塊，按「確定」完成。可按「選擇」挑選表格，系統將自動列出該表格之所有區塊名稱。

圖 4.2‑2

B. 匯出：點按【匯出】可將編輯的片語檔案匯出下載。

圖 4.2‑3

C. 匯入：提供將片語檔案上傳匯入的功能，按瀏覽選取要匯入的檔案，再點按【匯入】鈕，即可將資料匯入。

圖 4.2‑4

D. 在欲編輯之片語後方，點按【上移】、【下移】，即可變更片語之排序；點按【修改】，即可修改或刪除片語內容。

圖 4.2‑5

E. 自用、共用：可選擇要編輯自用或共用的片語。

4.2.2 受文機關建置

(1). 功能說明

提供建置受文機關的相關資料。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【受文機關建置】進入操作畫面(如下圖)

圖 4.2‑6

A. 新增機關：點按【新增機關】後，填入機關名稱、郵遞區號、機關地址或機關代碼、單位代碼及選擇分類名稱，點按【確定】即完成自用機關之新增。若無選擇機關分類，系統自動將其歸為未分類。

圖 4.2‑7

B. 新增群組：點按【新增群組】後，填入群組名稱、分類名稱及排序編號，點按【確定】。

圖 4.2‑8

點按已建立的群組機關名稱，進入群組機關建置畫面，點選左方之機關名稱，點按，即可將機關置入群組內容中，亦可利用上方之查詢功能，以關鍵字來查詢欲建置之機關。可按調整機關位置順序，完成群組資料編輯後按【儲存】，再按【離開】。

圖 4.2‑9

C. 刪除：勾選欲刪除的機關名稱，點按【刪除】鈕即可刪除成功。

D. 匯出：勾選欲匯出的機關資料後點按【匯出】，即可將資料匯出為*.PHS檔。

圖 4.2‑10

E. 匯入：點按【匯入】，瀏覽選擇*.PHS檔，再點選匯入，即可將機關資料匯入自用受文機關資料中。

圖 4.2‑11

F. 使用者可點選「共用受文機關資料」選單，勾選欲複製到自用區之機關名稱，再點按【拷貝到受文機關資料】即可完成複製，快速編輯所需之自用機關資料。

圖 4.2‑12

G. 點按機關名稱可進入修改畫面，修改完資料後點按【修改】儲存；點按【刪除】即刪除此機關資料；若點按【群組】，則會將此機關單位改為群組單位，並進入如圖4.2-9的群組資料建置畫面，新增此群組所包含的機關。

圖 4.2‑13

4.2.3 部門名稱建置

(1). 功能說明

提供建置部門名稱的相關資料。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【部門名稱建置】進入操作畫面(如下圖)，可選擇編輯自用或共用的部門資料。

圖 4.2‑14

A. 新增：點按【新增】，可建置部門資料，填入單位名稱，按【確定】即完成新增。

圖 4.2‑15

B. 匯出：點按【匯出】，可將資料匯出為*.PHS檔。

C. 匯入：點按【匯入】，瀏覽選擇*.PHS檔，即可將部門資料匯入自用部門名稱資料中。

D. 在欲編輯之部門名稱後方，點按【上移】、【下移】，即可變更部門名稱之排序；點按【修改】，即可修改或刪除部門資料。

圖 4.2‑16

4.2.4 詞庫編輯

(1). 功能說明

提供設定常用的詞庫，方便在公文列印時可擷取使用。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【詞庫編輯】進入操作畫面(如下圖)

圖 4.2‑17

A. 檔案檢索：點按【檔案檢索】，可輸入檔案名稱、檔案內容及建置日期，查詢已建立的詞庫檔。

圖 4.2‑18

B. 新增：點按【新增】，可進入詞庫編輯畫面，進行公文分繕之詞庫編輯作業。編輯方法須為「受文者,文別,郵遞區號,受文者地址,變數1,變數2,…」，請務必以半型「,」隔開，如下圖

圖 4.2‑19

編輯完成後點按【存檔】，於檔案名稱輸入存檔之名稱，再點按【儲存】。

圖 4.2‑20

C. 刪除：點按【刪除】，可將勾選的詞庫檔案刪除。

D. 匯入：提供匯入詞庫檔案，點按瀏覽選擇要匯入的MCR檔案格式，再點按匯入即可。

圖 4.2‑21

E. 複製或更名：勾選欲複製或更名的詞庫檔案名稱，點按【複製或更名】，可選擇將檔案更名為新檔名，或是複製檔案到新檔名。

圖 4.2‑22

F. 點按詞庫檔案名稱，可修改詞庫資料；點按可下載選擇的詞庫檔案。

4.2.5 檔案分類建置

(1). 功能說明

建置之檔案分類可供儲存公文編輯檔時選擇，有選擇檔案分類所儲存之檔案，將可由開啟舊檔畫面之「檔案分類」下拉選單搜尋列出。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【檔案分類建置】進入操作畫面(如下圖)

圖 4.2‑23

A. 新增：點按【新增】，填入類別名稱，按【確定】即完成新增。

圖 4.2‑24

B. 匯出：點按【匯出】，可將資料匯出為*.PHS檔。

C. 匯入：點按【匯入】，瀏覽選擇*.PHS檔，即可將檔案分類資料匯入。

D. 在欲編輯之名稱後方，點按【上移】、【下移】，即可變更檔案分類名稱之排序；點按【修改】，即可修改或刪除檔案分類資料。

圖 4.2‑25

4.2.6 受文機關分類

(1). 功能說明

提供受文機關建置時做機關分類管理。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【受文機關分類】進入操作畫面(如下圖)，可選擇編輯自用或共用的受文機關分類。

圖 4.2‑26

A. 新增：點按【新增】，編輯類別名稱及排列方式後按【確定】即可。

圖 4.2‑27

B. 匯出：點按【匯出】，可將資料匯出為*.PHS檔。

C. 匯入：點按【匯入】，瀏覽選擇*.PHS檔，即可將檔案分類資料匯入。

D. 在欲編輯之名稱後方，點按【上移】、【下移】，即可變更機關分類名稱之排序；點按【修改】，即可修改或刪除機關分類資料。

圖 4.2‑28

4.3 電子來文管理

4.3.1 電子來文附件

(1). 功能說明

提供電子來文的附件下載。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【電子來文附件】進入操作畫面(如下圖)，點按藍色磁片的圖示可下載附件檔案。檔案名稱欄位輸入資料可做查詢的動作。點按回復則回到查詢前的資料畫面。

圖 4.3‑1

4.4 電子發文管理

4.4.1 電子發文管理

(1). 功能說明

將已產生交換表的公文做電子發文處理。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【電子發文管理】進入操作畫面(如下圖)，勾選欲進行處理的公文，點按此公文的交換方式進行交換，交換完成的公文會自動由此消失；或點按【刪除】即刪除該公文。點選已交換檔，可查詢已發送過的公文。

圖 4.4‑1

4.5 個人基本設定

4.5.1 個人資料

(1). 功能說明

可於個人資料的欄位填寫、修改個人資料，當開啟新表格編輯公文時，系統將自動於表格內容區之「聯絡人及電話」、「傳真」及「電子郵件信箱」欄位中帶出個人資料。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【個人資料】進入操作畫面(如下圖)，可選擇「使用表格分類」，當使用者開啟新檔時，系統將優先帶出此分類之公文表格。

圖 4.5‑1

機關插入功能提示訊息若選擇「是」，則在編輯公文時，點按【機關】功能即會跳出提示訊息，如下圖。

圖 4.5‑2

4.5.2 個人密碼維護

(1). 功能說明

提供修改個人密碼。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【個人密碼維護】進入操作畫面(如下圖)，輸入原來的密碼、新密碼及確認密碼後，按【修改】即可變更密碼。

圖 4.5‑3

4.6 基本資料管理

4.6.1 部門資料建置

(1). 功能說明

提供建置使用公文製作的部門資料。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【部門資料建置】進入操作畫面(如下圖)

圖 4.6‑1

A. 新增：點按【新增】進入建置部門的畫面，輸入各欄位後點按確定鈕，即可新增部門。

圖 4.6‑2

B. 點按部門名稱後，可進入建置畫面修改或刪除此部門的資料。

圖 4.6‑3

4.6.2 人員資料建置

(1). 功能說明

提供建置使用公文製作的人員資料。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【人員資料建置】進入操作畫面(如下圖)，可拉選部門及是否在職查詢資料。

圖 4.6‑4

A. 新增：點按【新增】可進入建置資料畫面，輸入各欄位後點按【確定】即可新增人員。

圖 4.6‑5

B. 點按姓名可進入修改人員資料畫面，提供修改是否在職，以及是否啟動代理人，點按【選擇代理人】可勾選設定代理人員。

圖 4.6‑6

圖 4.6‑7

4.7 主控安全設定

4.7.1 系統環境設定

(1). 功能說明

提供相關系統環境的設定。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【系統環境設定】進入操作畫面(如下圖)，提供設定系統管理者群組、每頁瀏覽筆數及登出後網頁路徑。

圖 4.7‑1

4.7.2 群組資料建置

(1). 功能說明

系統可將使用人員依照不同權限任務區分為不同群組，在此可進行群組的權限、選單設定。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【群組資料建置】進入操作畫面(如下圖)

圖 4.7‑2

A. 群組類別基本可分為：

a. 『系統管理員』：權限最大者，進行系統設定管理。

b. 『登記桌』：查看承辦人稿轉函等功能。

c. 『登記桌 + 承辦人』：進行公文編輯製作及查看承辦人稿轉函等功能。

d. 『一般承辦人』：一般承辦人員，進行公文編輯製作等功能。

e. 『繕發人員』：進行繕發作業，發送電子公文。

B. 新增：點按【新增】可進入新增群組資料的畫面，輸入資料後點按確定鈕，即可新增群組。

圖 4.7‑3

C. 點按群組名稱可進入群組編輯修改畫面。

圖 4.7‑4

a. 修改：查詢出某一群組後，對該群組內容進行修改動作。

b. 刪除：查詢出某一群組後，對該群組進行刪除動作。

c. 群組成員：點按後可進入勾選欲歸在此群組的人員。

圖 4.7‑5

d. 群組選單：點按後可進入勾選此群組所能使用的功能選單。

圖 4.7‑6

e. 取消：取消編輯群組的動作，回到上一畫面。

4.7.3 選單畫面維護

(1). 功能說明

提供維護使用者登入系統後，所能使用的功能清單。

(2). 功能畫面說明與指引

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【選單畫面維護】進入操作畫面(如下圖)

圖 4.7‑7

A. 新增：點按後可進入新增目錄選單。

圖 4.7‑8

B. 上移：點按【上移】，將該功能從選單中上移顯示。

C. 下移：點按【下移】，將該功能從選單中下移顯示。

D. 修改：點按【修改】，即可修改或刪除該目錄名稱。

圖 4.7‑9

E. 內容：點按【內容】，即進行該選單下ㄧ層的功能維護，例如：點按「系統參數設定」的內容，則畫面會帶出「系統參數設定」下的子選單資料，可依照上列方法維護。

圖 4.7‑10

4.7.4 單位對照維護

(1). 功能說明

此功能提供系統管理者進行各課室、單位目錄對照，並可設定各課室之『發文字號』，於公文編輯時，可自動帶入『發文字』。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【單位對照維護】進入操作畫面(如下圖)

圖 4.7‑11

A. 新增：點按【新增】即可進入建置新增畫面，輸入各欄位後，點按確定鈕新增資料。

圖 4.7‑12

B. 點按單位名稱，可進入修改畫面，提供修改或刪除此單位資料。

圖 4.7‑13

4.7.5 LOG紀錄查詢

(1). 功能說明

此功能提供系統管理檢視登入公文製作系統使用者帳號、時間、使用者名稱、系統代號、登入IP。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【LOG紀錄查詢】進入操作畫面(如下圖)，可下拉選擇年度或月份做查詢。

圖 4.7‑14

4.7.6 資料備份作業

(1). 功能說明

此功能提供系統管理者備份主機上目錄，備份後檔案即搬移至備份目錄下。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【資料備份作業】進入操作畫面(如下圖)

圖 4.7‑15

A. 目錄位置可分為：

a. 『chgarea』：承辦人編輯好並上傳至主機之公文檔資料。

b. 『appendix』：承辦人編輯好並上傳至主機之公文檔附件。

c. 『chgarea/mcr』：承辦人編輯並上傳至主機之詞庫檔案。

d. 『xml』：繕發人員產製之xml。

B. 顯示天數：可輸入欲查詢顯示幾天前開始到現在的資料。

C. 檔案名稱：可輸入檔案名稱做查詢，點按回復可回到查詢前的畫面。

D. 選擇目錄後，可勾選欲備份的檔案，點按備份即會將檔案搬移到備份目錄。

E. 點選『已備份』可查看備份過的檔案，勾選欲還原的檔案，點按還原即會將檔案搬移回原目錄。

圖 4.7‑16

4.8 系統參數設定

4.8.1 電子交換用參數

(1). 功能說明

提供設定每一個表格與表格代號對應關係，及相關電子交換用參數設定。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【電子交換用參數】進入操作畫面(如下圖)

圖 4.8‑1

A. 『XML版本』：XML版本設定。

B. 『中文交換碼』：研考會規範之『中文交換碼』，目前規定為BIG5E。

C. 『發文字號中序號之年度字數』：設定年度的碼數，目前為097所以為3碼。

D. 『附件檔最大容許範圍』：研考會規範之附件檔最大容許範圍設定，目前規定為1Mb。

E. 『附件夾帶時，檢查是否超最大容許範圍』：勾選即進行附件最大容許範圍判斷。

F. 『產生交換表時，副本受文機關不給附件』：勾選後，產生交換表時，副本受文機關即不會產生附件。

G. 表格對應的代號填入後，點按【確定】鈕儲存。

4.8.2 電子交換用欄位

(1). 功能說明

此部份設定電子交換用欄位，配合研考會規範設定。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【電子交換用欄位】進入操作畫面(如下圖)

圖 4.8‑2

A. 新增：點按【新增】後，可輸入資料增加電子交換用欄位。

圖 4.8‑3

B. 修改：更改資料後，點按【修改】鈕儲存。

C. 刪除：點按後即刪除勾選的欄位。

4.8.3 前置交換系統資料夾

(1). 功能說明

提供前置交換各資料夾的設定。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【前置交換系統資料夾】進入操作畫面(如下圖)，修改後點按確定鈕即可。

圖 4.8‑4

4.8.4 匯置受文機關

(1). 功能說明

提供全國電子交換中心不定期發布電子交換機關下載匯入。

(2). 功能畫面指引與說明

進到公文製作系統後，點按左側系統選單中【匯置受文機關】進入操作畫面(如下圖)

圖 4.8‑5

可點按『下載』連結至全國電子交換中心下載匯置檔案。下載後，點按『瀏覽』選擇下載的檔案，點按『匯入檔案』即可匯入公文製作系統『共用受文機關資料』。

若檔案超過200Kb，則點按『建立分割檔案』個別匯入，如下圖。

圖 4.8‑6

葳橋資訊股份有限公司

IE功能列

網址列

IE功能鈕

個人基本設定

電子來文管理

基本資料管理

檔案管理

詞庫管理

主控安全設定

電子發文管理

系統參數設定

公文製作系統

目錄選單

作業區

次目錄選單

B

A

D

C

B

A

文件編號：SUM- 0970101A

日期：98/02/19

版次：V0.1

頁數：ii