SUMMARY KOMUNIKASI BISNIS

oleh: Refi Reyhandi Mahardhika, 1206248060

CHAPTER 1: Achieving Success Through Effective Business Communication

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan)

dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan

atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Komunikasi dalam

lingkungan bisnis sangatlah diperlukan, karena semua pelaku bisnis pastinya akan

menjalani komunikasi antara satu dengan lainnya. Komunikasi yang efektif tentu akan

membantu bisnis dalam berbagai situasi dan kondisi, memperlancar hubungan antara

perusahaan dengan perusahaan lainnya dan antara perusahaan dengan para

stakeholder-nya. Karenanya, setiap pelaku bisnis harus mampu melakukan

komunikasi dengan efektif.

Untuk dapat melakukan komunikasi secara efektif, buatlah pesan secara

praktis, faktual, ringkas, jelas, dan persuasif. Selain menyampaikan pesan, ada

beberapa kemampuan khusus yang sangat berguna dalam berinteraksi dengan orang

lain di lingkungan bisnis, antara lain adalah kemampuan mengatur serta

mengekspresikan ide dan informasi, mendengarkan secara efektif, berkomunikasi

dengan orang-orang dari berbagai latar belakang, menggunakan teknologi untuk

berkomunikasi, menggunakan bahasa baku, berkomunikasi yang mereflesikan

ekspektasi kontemporer dari etiket bisnis, dan berkomunikasi sesuai dengan etika.

Namun, dalam lingkungan apapun, pesan bisa terganggu oleh berbagai hambatan.

Hambatan komunikasi antara lain suara dan gangguan eksternal, pesan yang

terlalu padat, terjadinya intervensi antara pengirim dan penerima pesan, dan gagalnya

saluran komunikasi. Untuk meminimalisir hambatan ini, bisa cukup menggunakan

common sense, hindari menyampaikan pesan yang tidak penting, tidak mengisolasi

diri, dan menginformasikan kepada penerima tentang prioritas pesan.

Salah satu hal lainnya yang sangat perlu untuk diperhatikan dalam

berkomunikasi adalah etika. Untuk mengetahui apakah komunikasi yang dilakukan

sudah sesuai etika, perlu dinilai apakah situasi yang ada sudah diperhitungkan dengan

tepat, tujuan dalam mengirimkan pesan, manfaat dan akibat dari pesan bagi penerima,

kemungkinan asumsi yang dibuat berubah, serta apakah keputusan berkomunikasi ini

terasa nyaman untuk dilakukan.

CHAPTER 2: Communicating in Teams and Mastering Listening and Nonverbal

Communication Skills

Dalam dunia kerja, pembentukan tim tidaklah terhindarkan, karena perlu

adanya kerjasama antara masing masing pekerja dengan pekerja lainnya. Dengan

membentuk tim, akan ada kelebihan dan kekurangan yang akan ditemui oleh

perusahaan. Kelebihan dari tim yang baik antara lain: memperluas informasi dan

wawasan, menarik berbagai perbedaan pandangan, mempermudah sosialisasi solusi

yang dibuat, dan mengingkatkan tingkatan kinerja individu. Namun, kekurangan dari

tim yang harus dihindari antara lain groupthink (memaksakan pandangan), agenda

tersembunyi dari beberapa anggota, free riders, dan penambahan biaya untuk

menyesuaikan kebutuhan tim.

Karakteristik tim yang efektif antara lain memiliki tujuan atau goals yang

jelas, memiliki rasa percaya antar anggotanya, mengesampingkan keperluan individu

kebaikan tim, berkomunikasi secara terbuka, dan dapat menangani konflik dengan

baik. Tim juga membutuhkan komunikasi yang baik di dalamnya. Agar sebuah tim

dapat berkolaborasi dengan baik dalam menyampaikan sebuah pesan, dibutuhkan

beberapa langkah, dimulai dari memilih kolaborator secara certmat dan hati hati,

menyetujui tujuan proyek dari awal, memberikan jangka waktu untuk tim melakukan

“bonding”, menjelaskan tanggung jawab dari masing-masing individu, membuat

proses yang jelas, menghindari menulis secara grup, dan terus memonitor tim tersebut

saat melakukan pekerjaannya. Cara lain untuk berkomunikasi adalah melakukan

meeting. Hal yang harus disiapkan dalam meeting yaitu menjelaskan maksud anda,

memilih peserta, memilih waktu dan fasilitas, dan mengatur agenda. Untuk

memastikan meeting berjalan produktif, atur diskusi sesuai alur, ikuti aturan,

mendorong partisipasi, berpartisipasi aktif, dan tutup secara efektif.

Dalam menjalankan tugasnya, sebuah tim dapat menemui suatu konflik, dan

sebuah tim yang baik dapat mengatasi konflik dengan baik untuk kebaikan tim itu

sendiri. Konflik bisa constructive atau destructive, konflik dikatakan constructive jika

konflik itu bisa membuat sebuah tim tumbuh dan mendewasakan dirinya, namun

konflik dikatakan destructive jika konflik itu mengalihkan perhatian tim kepada isu-

isu yang tidak penting. Beberapa ukuran yang bisa membantu tim dalam

menyelesaikan konlfiknya antara lain: proaction, communication, openness, research,

flexibility, fairplay dan alliance.

CHAPTER 3: Communicating in a World of Diversity

Komunikasi intercultural merupakan proses mengirim dan menerima pesan

antara orang-orang dengan latar belakang kultural yang berbeda yang dapat membuat

mereka mengartikan tanda verbal dan nonverbal secara berbeda. Perbedaan kultur di

dalam suatu perusahaan memempengaruhi bagaimana pesan bisnisnya diterima,

disampaikan, dan diartikan. Budaya mempengaruhi semua terkait komunikasi,

diantaranya bahasa, tanda nonverbal, arti kata, isu waktu dan ruang, dan aturan dari

hubungan antar manusia. Perbedaan budaya juga dapat mendorong sikap

etnosentrisme dan stereotip. Untuk menghindari akibat buruk dari sifat tersebut, dapat

dilakukan dengan menghindari asumsi, menghindari judgment, menghargai

perbedaan. Dalam berinteraksi dengan budaya berbeda, perilaku yang perlu

diperhatikan antara lain salam, ruang personal, sentuhan fisik, raut wajah, kontak

mata, postur, dan formalitas. Untuk berkomunikasi secara efektif dalam sebuah

percakapan antarbudaya, bisa melakukan tips berikut: berbicara tidak terburu-buru

dan jelas, jangan mengulang kecuali dibutuhkan, cari dan minta feedback untuk

memastikan pesan tersampaikan, jangan berbicara seperti merendahkan kepada orang

lain, dan cek kembali apakah anda dan pendengar telah setuju dengan yang dikatakan

dan diputuskan. Sementara, untuk dapat menulis secara jelas dalam bisnis

multibahasa,gunakan bahasa yang sederhana dan jelas, tulis secara ringkas, gunakan

elemen transitional, gunakan alamat surat menyurat secara tepat, tulis angka dan

tanggal secara hati-hati, hindari slang, frase idiomatic, dan jargon bisnis, hindari huor

dan referensi lain pada budaya populer.