sund & bælt holding a/s rammekontrakt: implementering af ...aftalen indgås med en varighed på...

Sund & Bælt Holding A/S Rammekontrakt: Implementering af adgang til og tilpasning til Cloud-baserede standardapplikationer og services, herunder Ledelsesinformationssystem Udbudsbetingelser Udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S [tal]-[tal] 20. maj 2016

Sund & Bælt Holding A/S

Side: 2 af 18

Udbudsbetingelser Dato: 20. Maj 2016

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Generel information ............................................................................................................................. 4

1.1 Ordregiver .............................................................................................................................................. 4

1.2 Opgave omfang .................................................................................................................................... 4

2. Basis for tilbudsgivning ...................................................................................................................... 5

2.1 Status for nærværende bestemmelser .............................................................................................. 5

2.2 Udbudsprocedure ................................................................................................................................. 5

2.3 Omkostninger ved tilbudsgivningen ................................................................................................... 5

2.4 Sprog ...................................................................................................................................................... 5

2.5 Valuta ..................................................................................................................................................... 5

2.6 Gyldighedsperiode for tilbud ............................................................................................................... 5

2.7 Tidsplan.................................................................................................................................................. 5

3. Udbudsgrundlag ................................................................................................................................... 6

3.1 Udbudsmaterialet ................................................................................................................................. 6

3.2 Tavshedspligt ........................................................................................................................................ 6

3.3 Spørgsmål ............................................................................................................................................. 6

4. Udarbejdelse af prækvalifikationsanmodning ................................................................................ 7

4.1 Prækvalifikationsanmodningens indhold ........................................................................................... 7 4.1.1 Oplysninger vedrørende udelukkelsesgrunde .......................................................................... 8 4.1.2 Oplysninger om økonomisk formåen ......................................................................................... 8 4.1.3 Oplysninger om teknisk og faglig formåen ................................................................................ 9

4.2 Antal kopier ............................................................................................................................................ 9

4.3 Fremsendelse af anmodning om prækvalifikation ........................................................................... 9

4.4 Udvælgelse af tilbudsgivere, der prækvalificeres til at give tilbud ................................................. 9

5. Udarbejdelse af tilbud ....................................................................................................................... 10

5.1 Tilbudsomfang .................................................................................................................................... 10

5.2 Tilbuddets indhold .............................................................................................................................. 10

5.3 Tilbudshæftet ...................................................................................................................................... 10 5.3.1 Tilbudshæftes bilag 1, Prissammenstilling .............................................................................. 10 5.3.2 Tilbudshæftes bilag 2, Leverandørens leverancemodel ....................................................... 10 5.3.3 Tilbudshæftes bilag 3, Organisering ........................................................................................ 11 5.3.4 Tilbudshæftes bilag 4, Øvrige forhold ...................................................................................... 11 5.3.5 Tilbudshæftes bilag 5, Udfyldelse af udestående information i aftaleudkast med bilag .. 12

5.4 Antal kopier .......................................................................................................................................... 12

5.5 Fremsendelse af tilbud ...................................................................................................................... 12


Side: 3 af 18


6. Tilbudsevaluering ............................................................................................................................... 12

6.1 Åbning og foreløbig vurdering .......................................................................................................... 12

6.2 Sund & Bælts vurdering af tilbud ...................................................................................................... 13 6.2.1 Kriterier for vurdering af tilbud .................................................................................................. 13 6.2.2 Evalueringsmodel ....................................................................................................................... 13

6.3 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument ....................................... 15

7. Tildeling af kontrakt ........................................................................................................................... 15

7.1 Standstill .............................................................................................................................................. 15

7.2 Kontrakt og ikrafttrædelse ................................................................................................................. 16

8. Tjekliste ved afgivelse af anmodning om prækvalifikation ........................................................ 17

9. Tjekliste ved tilbudsafgivelse ........................................................................................................... 18


Side: 4 af 18


1. GENEREL INFORMATION

1.1 Ordregiver Sund & Bælt Holding A/S (i det følgende benævnt Sund & Bælt) har kontorer i både København og Korsør på følgende adresser: Vester Søgade 10 DK-1601 København V Tel: +45 33 93 52 00 Fax: +45 33 93 10 25 Storebæltsvej 70 DK-4220 Korsør Tel: +45 58 30 30 00 Fax: +45 58 30 30 03 Udover Sund & Bælt Holding A/S er følgende selskaber ordregivere: A/S Storebælt, der har kontorer i både København og Korsør på følgende adresser: Vester Søgade 10 DK-1601 København V Tel: +45 33 93 52 00 Fax: +45 33 93 10 25 Storebæltsvej 70 DK-4220 Korsør Tel: +45 58 30 30 00 Fax: +45 58 30 30 03 A/S Øresund, der har kontor i København på følgende adresse: Vester Søgade 10 DK-1601 København V Tel: +45 33 93 52 00 Fax: +45 33 93 10 25 Sund & Bælt Partner A/S, der har kontor i København på følgende adresse: Vester Søgade 10 DK-1601 København V Tel: +45 33 93 52 00 Fax: +45 33 93 10 25 BroBizz A/S, der har kontor i København på følgende adresse: Vester Søgade 10 DK-1601 København V Tel: +45 33 93 52 00 Fax: +45 33 93 10 25 Sund & Bælt anvendes i det følgende som betegnelse for koncernen som helhed. 1.2 Opgave omfang Sund & Bælt har påbegyndt afklaring vedr. udvikling og implementering af et Ledelsesinformationssystem (LIS), der ønskes implementeret på en Sharepoint platform i Microsofts


Side: 5 af 18


Cloud-baserede Office 365 løsning og evt. med støtte fra andre standardprogrammer (eks. CRM). Sund & Bælt har en forventning om at løsningen i størst muligt omfang baseres på standardkomponenter og funktionalitet, men at der kan være behov for specialtilpasning og udvikling i begrænset omfang. Implementering af LIS er første element i implementering og anvendelse af programelementer og moduler i Office 365 løsningen. Det forventes således at Leverandøren under nær-værende aftale kommer til at bistå Sund & Bælt med rådgivning, implementering og idriftsætning af andre programmer, moduler og services i Microsofts Cloud-baserede Office 365 programpakke. Et væsentligt element heri bliver også håndtering af data og styring af data mellem in house lagring og anvendelse hos Sund & Bælt og data lagret i skyen (OneDrive, Dropbox mv.). Leverandøren skal løbende bistå Sund & Bælt med afklaring af spørgsmål og eventuelle drifts-problemer med relation til de Cloud-baserede ydelser som Sund & Bælt kommer til at anvende i deres daglige drift. Endelig forventes det at Leverandøren løbende informerer Sund & Bælt om ny funktionalitet, processer og services i Cloud-baserede løsninger, der kan være af interesse i forhold til Sund & Bælts arbejdsopgaver og løbende vedligehold og udvikling af Sund & Bælts fremtidige hybridmiljø (in-house it-miljø + Cloud-miljø). Aftalen indgås med en varighed på 2 år med mulighed for forlængelse med yderligere op til 2 gange af 1 år. 2. BASIS FOR TILBUDSGIVNING

2.1 Status for nærværende bestemmelser Nærværende bestemmelser omfatter betingelser for og krav til tilbudsproceduren samt informationer, som har til formål at understøtte tilbudsgiver i forberedelsen af tilbuddet. 2.2 Udbudsprocedure Kontrakten er udbudt i begrænset udbud i henhold til reglerne i udbudsloven, med tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. 2.3 Omkostninger ved tilbudsgivningen Omkostninger, som tilbudsgiver påføres i forbindelse med udarbejdelse og fremsendelse af tilbuddet – eller andre aktiviteter i forbindelse med tilbudsgivning – vil ikke blive refunderet. 2.4 Sprog Udbudsdokumenterne udsendes på dansk. Tilbuddet skal afgives på dansk, men eventuelle bilag vil dog kunne godtages på engelsk. Kontrakten vil blive udfærdiget på dansk. Alle øvrige dokumenter vil blive udfærdiget på dansk. Arbejdssproget er dansk. 2.5 Valuta Alle timesatser, priser og beløb, der anføres i tilbuddet, skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms. Alle betalinger vil ske i DKK. 2.6 Gyldighedsperiode for tilbud Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 2.7 Tidsplan Tilbudsfasen gennemføres under overholdelse af følgende tidsplan:


Side: 6 af 18


Offentliggørelse af udbuddet 20. maj 2016

Frist for anmodning om prækvalifikation 21. juni 2016, kl. 14.00

Forventet meddelelse om prækvalifikation 30. juni 2016

Sidste frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet 23. august 2016

Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål samt supplerende materiale, se i øvrigt under punkt 3.3

26. august 2016

Frist for afgivelse af tilbud 2. september 2016, kl. 14.00

Forventet tildeling af kontrakten 16. september 2016

Forventet indgåelse af kontrakten efter udløb af standstill

3. UDBUDSGRUNDLAG

3.1 Udbudsmaterialet Ud over udbudsbrevet består udbudsmaterialet af følgende:

Nærværende udbudsbetingelser

Bilag til nærværende udbudsbetingelser:

Bilag 1: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)

Bilag 2: Tilbudshæfte

Udkast til Rammekontrakt, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid

Rammeaftalens bilag 4, databehandleraftale

Rammeaftalens bilag 5, Corporate Social Responsibility (CSR)

Rammeaftalens bilag 6 med underbilag, Leverancespecifikation

Udarbejdede dokument der beskriver Sund & Bælts nuværende set-up (AS-IS beskrivelse) Om rammeaftalens bilag 6, leverancespecifikation skal det for god ordens skyld bemærkes, at der ikke er tale om en egentlig kravspecifikation, men alene et første grundlag for den afklaring der skal ske med den valgte leverandør forud for, at den første løsning skal implementeres. Endvidere skal det bemærkes, at Sund & Bælt er blevet bistået af 2ndC A/S i forbindelse med udarbejdelsen af rammeaftalens bilag 6, leverancespecifikation. 3.2 Tavshedspligt Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt og vil ikke blive tilbageleveret efter udbudsprocessen er afsluttet. For god ordens skyld bemærkes det, at Sund & Bælt er omfattet af bl.a. offentlighedslovens regler om aktindsigt, og at Sund & Bælt i den forbindelse under nærmere omstændigheder kan være forpligtet til at videregive oplysninger. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Sund & Bælt vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 3.3 Spørgsmål Alle spørgsmål om fortolkning eller afklaring af udbudsmaterialet i nærværende udbud stilles til Sund & Bælt pr. e-mail ([email protected]).

mailto:[email protected]


Side: 7 af 18


Spørgsmål vil blive besvaret i anonymiseret form og offentliggjort på www.sundogbaelt.dk/udbud/ under udbuddets side. Eventuelle ændringer i tilbudsgrundlaget eller rettelsesblade vil ligeledes blive gjort tilgængelig på ovenstående hjemmeside. Spørgsmål modtaget senest 10 dage før tilbudsfristen, forventes at blive besvaret, mens de spørgsmål, der sendes efter denne frist, kun vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest seks dage før tilbudsfristen. 4. UDARBEJDELSE AF PRÆKVALIFIKATIONSANMODNING

4.1 Prækvalifikationsanmodningens indhold Prækvalifikationen skal indeholde oplysninger om udelukkelsesgrunde og egnethed, som angivet nedenfor i punkt 4.1.1, 4.1.2 og 4.1.3. Ansøgere skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af de nedenfor anførte oplysninger. Ansøgere kan basere sig på andre enheders tekniske kapacitet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre. Ansøgere skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten. Hvis ansøgeren baserer sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske formåen, skal dette anføres i ESPD’et, Del II, afsnit C. Derudover skal den eller de andre enheder, som tilbudsgiver støtter sig på afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders tekniske kapacitet. Hvis ansøgeren er en del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD’et, Del II, afsnit A, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) skal udfyldes elektronisk på hjemmesiden: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome På hjemmesiden indlæses den xml-fil, der indgår som en del af udbudsmaterialet, og tilbudsgiveren skal eksportere en ny xml-fil og aflevere som en del af tilbuddet. Tilbudsgiveren bedes endvidere printe det udfyldte fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) som en pdf-fil og ligeledes aflevere denne som en del af tilbuddet. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside indeholder nærmere vejledning i den elektroniske udfyldelse af det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) på følgende side: http://www.kfst.dk/Offentlig-konkurrence/Udbud/Udbudsregler/ESPD Ordregiver er forud for tildeling af kontrakterne forpligtet til at kræve, at den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt, at tildele en eller flere kontrakter fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens §§ 151 og 152 samt bemærkningerne nedenfor. Ordregiver fastsætter en efter omstændighederne passende frist herfor. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4. Det er ordregivers forventning, at de ansøgere, som ordregiver agter at prækvalificere til at give tilbud på opgaven, vil blive anmodet om at fremlægge dokumentationen forinden meddelelse om prækvalifikation bliver udsendt. Som også beskrevet under punkt 6.3 vil ordregiver forinden den endelige kontraktindgåelse anmodede den tilbudsgiver, som ordregiver vurderer har afgivet tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet, om at bekræfte, at dokumentationen fortsat er fyldestgørende.

http://www.sundogbaelt.dk/udbud/

https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome

http://www.kfst.dk/Offentlig-konkurrence/Udbud/Udbudsregler/ESPD


Side: 8 af 18


4.1.1 Oplysninger vedrørende udelukkelsesgrunde Ordregiver skal udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiver er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde. Ordregiver vil ikke gøre brug af de frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137. Oplysningerne om udelukkelsesgrunde anføres i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), Del III ”udelukkelsesgrunde” i følgende afsnit;

Del III.A: ”Grunde vedrørende straffedomme”

Del III.B: ”Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger”

Del III.C: ”Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet”

Feltet vedrørende en interessekonflikt som følge af tilbudsgivers deltagelse i udbudsproceduren

Feltet vedrørende tilbudsgivers rådgivning eller anden involvering i forberedelsen af udbudsproceduren

Feltet vedrørende tilbudsgivers afgivelse af groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger og mulighed for at fremsende supplerende dokumentation

Der henvises endvidere til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) om korrekt udfyldelse af formularen, jf. også under punkt 3.2.2.2. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at iværksætte en procedure om ”self-cleaning”, hvis dette måtte være relevant, jf. udbudslovens § 138. 4.1.1.1 ESPD Dokumentation før tildeling Før beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD), fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og152. Tilbudsgiver skal dokumentere, at virksomheden ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 (vedrørende straffedomme) og stk. 3 (betaling af skatter og afgifter), og at visse personer, der er tilknyttet tilbudsgiver, ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i § 135, stk. 1, jf. § 135, stk.2. Danske tilbudsgivere kan fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen. Hvis tilbudsgivers serviceattest ikke omfatter alle relevante personer tilknyttet virksomheden, f.eks. fordi der er en eller flere udenlandske personer i ledelsen, skal tilbudsgiver i tillæg til serviceattesten sende særskilt dokumentation, der viser at de pågældende ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, f. eks. i form af straffeattester. Det konkrete dokumentationskrav for en udenlandsk tilbudsgiver og personer tilknyttet en udenlandsk tilbudsgiver, vil afhænge af den dokumentation, der er tilgængelig i det land, hvor den udenlandske tilbudsgiver er etableret. 4.1.2 Oplysninger om økonomisk formåen Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) skal indeholde oplysninger om ansøgerens egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Dette angives i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), Del IV, afsnit B, Økonomisk formåen, under punktet ”Øvrige økonomiske og finansielle krav”. Mindstekrav til det niveau, der kræves: Som mindstekrav kræves en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en


Side: 9 af 18


sammenslutning af virksomheder (f.eks.et konsortium) beregnes egenkapitalen som deltagernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. 4.1.2.1 ESPD Dokumentation før tildeling Før beslutning om tildeling af kontrakterne skal dokumentationen for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Ansøgeren kan godtgøre opfyldelsen af mindstekravet ved at fremlægge sin balance eller uddrag heraf i det seneste disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor leverandøren er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. 4.1.3 Oplysninger om teknisk og faglig formåen Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) skal indeholde oplysninger om ansøgerens udførelse af tjenesteydelser inden for de seneste tre år, der er sammenlignelige med opgaven, jf. beskrivelsen under udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.4). Dette angives i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), Del IV, afsnit C, Teknisk og faglig formåen, under punktet ” For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type”. Mindstekrav til det niveau, der kræves: Som mindstekrav kræves, at ansøgeren har mindst én reference, som er sammenlignelig med opgaven, jf. beskrivelsen under udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.4). Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, eller såfremt der er tale om en sammenslutning af virksomheder, er det tilstrækkeligt, at der samlet set er mindst én reference, som er sammenlignelig med opgaven, jf. beskrivelsen under udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.4). 4.1.3.1 ESPD Dokumentation før tildeling Ansøgeren skal ikke fremlægge yderligere dokumentation for referencerne. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at kontakte de enheder, der er angivet som modtaget af leverancerne med henblik på at verificere det idet fælles europæiske udbudsdokument angivne. 4.2 Antal kopier Anmodning om prækvalifikation skal afleveres i lukket emballage i et skriftligt eksemplar plus en elektronisk kopi (USB e-lign.) med alt materiale. Alt materiale skal være mærket med ansøgerens navn. 4.3 Fremsendelse af anmodning om prækvalifikation Anmodning om prækvalifikation skal stiles til Sund & Bælt Holding A/S, og afleveres på adressen:

Sund & Bælt Holding A/S Att.: Kent Raun Moritzen

Vester Søgade 10 1601 København V

Anmodning om prækvalifikation bedes være mærket:

“Anmodning om prækvalifikation på Ledelsesinformationssystem – Må ikke åbnes i posten”. 4.4 Udvælgelse af tilbudsgivere, der prækvalificeres til at give tilbud Som også anført i udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.9) vil ordregiver opfordre fem ansøgere til at give tilbud på opgaven. Begrænsningen af antallet af ansøgere vil ske på følgende grundlag:


Side: 10 af 18


Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.4). 5. UDARBEJDELSE AF TILBUD

5.1 Tilbudsomfang Tilbudsgivere, der er prækvalificerede, skal fremsende tilbud baseret på det udsendte materiale. Tilbudsgiveren kan ikke afgive forslag til alternativer, der afviger fra beskrivelsen af disse ydelser. Tilbuddet skal baseres på det samlede udbudsmateriale, jf. punkt 3.1. 5.2 Tilbuddets indhold Tilbudsgiver skal:

1. udfylde Tilbudshæftet (udbudsbetingelsernes bilag 2), og

2. vedlægge alle nedennævnte bilag til Tilbudshæftet (Tilbudshæftets bilag 1-5) i udfyldt stand. Bilagene vedlægges med indhold som angivet under punkt 5.3 og med anvendelsen af samme overskrifter. 5.3 Tilbudshæftet Tilbudsgiveren skal udfylde Tilbudshæftet og underskrive dette af en repræsentant med fornøden fuldmagt. 5.3.1 Tilbudshæftes bilag 1, Prissammenstilling Evalueringskriteriet [Prissammenstilling] vil blive baseret på Tilbudshæftets bilag 1. Tilbudsgiver skal i Tilbudshæftets bilag 1 angive de timepriser, der er gældende for tidsrummet "Arbejdsdage 08:00-16.30". Det er alene den samlede pris angivet i bilag 1, der vil blive lagt til grund for tilbudsevalueringen. De anførte timeantal i bilag 1 er estimater, og vil variere i forbindelse med den efterfølgende gennemførelse af aftalen. Sund og Bælt forpligter sig ikke til at købe et specifikt antal timer i aftaleperioden. Modellen for evaluering af pris er beskrevet nærmere under punkt 6.2.2. 5.3.2 Tilbudshæftes bilag 2, Leverandørens leverancemodel Evalueringskriteriet [Leverandørens leverancemodel] vil blive baseret på beskrivelsen i Tilbudshæftets bilag 2. Tilbudsgiver skal i Tilbudshæftets bilag 2 beskrive den model Leverandøren anvender ved leverancer (projekter, fejlrettelser, bistand ifm. fejl mv.) til kunder. Sund & Bælt lægger vægt på følgende forhold i beskrivelsen af Leverancemodellen/-modellerne:

Modellens/modellernes forudsætninger

Modellens/modellernes opbygning (opdeling, struktur, faser, beslutningspunkter mv.)

Forudsætninger vedr. Kundens vidensniveau (teknisk og forretningsmæssigt)

Forudsætninger vedr. beslutningskompetence(r) hos Kunden.


Side: 11 af 18


Kvalitetsstyring og -sikring af leverancer til Kunden

Beskrivelse af hvordan større opgaver og projekter initieres og drives af Leverandøren. Her lægges særligt vægt på beskrivelse af samspillet med Kunden, herunder samarbejde med og inddragelse af slutbrugere.

Output. Her tænkes på form og indhold i dokumentation i forbindelse med gennemførelse af projekter og som afslutning på et forløb.

Evt. samspil med eksterne parter (samarbejde, kvalitetssikring mv.).

Definition, registrering, håndtering og afslutning af fejl- og ændringsønsker 5.3.3 Tilbudshæftes bilag 3, Organisering Evalueringskriteriet [Organisering] vil blive baseret på beskrivelsen i Tilbudshæftets bilag 3. Bilaget skal indeholde beskrivelse af tilbudsgiverens forslag til den organisation, der skal gennemføre opgaverne samt en oversigt over de faglige og personlige kvalifikationer tilbudsgiver agter at stille til rådighed til løsning af opgaver for Sund & Bælt. Beskrivelsen skal endvidere angive, hvorvidt der anvendes eksterne ressourcer til at udføre opgaverne, samt hvordan disse integreres i tilbudsgiverens organisation. Beskrivelsen skal bl.a. omfatte følgende:

Præsentation af de(n) aftale- og leveranceansvarlige samt dennes overordnede og deres placering i tilbudsgivers organisation.

Præsentation af de af tilbudsgivers nøglepersoner, som forventes at skulle have direkte kontakt med Sund & Bælts organisation, og disse nøglepersoners erfaringer fra tilsvarende opgaver og projekter. Det er væsentligt for Sund & Bælt, at nøglepersonerne besidder gode kommunikations- og samarbejdsevner. Tilbudsgiveren skal endvidere beskrive, hvordan det sikres, at der i organisationen er den fornødne back-up for nøglepersonerne til at håndtere eventuelt forfald i kortere eller længere perioder.

En beskrivelse af hvilke faglige kvalifikationer tilbudsgiver har i sin organisation i relation til de opgaver, der kan forventes at skulle løses under nærværende rammeaftale.

Beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver agter at organisere og systematisere adgangen til den faglige støtte i tilbudsgivers organisation i forbindelse med løsning af fejl og ændringsønsker, der ikke kategoriseres som projekter.

Beskrivelse af hvordan tilbudsgiver agter at organisere sig i forbindelse med løsning af opgaver af en størrelse, der kan karakteriseres som projekter.

Beskrivelse af hvordan tilbudsgiver ønsker at kommunikationen skal foregå mellem nøglemedarbejdere hos Sund & Bælt og tilbudsgivers organisation.

Udover beskrivelsen skal tilbudsgiver vedlægge et CV for de medarbejdere, som tilbudsgiver primært agter at anvende i forbindelse med løsning af opgaver for Sund & Bælt. Dette gælder såvel fejl og ændringsønsker som gennemførelse af egentlige projekter. Endelig ønskes CV for de(n) aftale- og leveranceansvarlige. 5.3.4 Tilbudshæftes bilag 4, Øvrige forhold 5.3.4.1 Forbehold Forbehold søges så vidt muligt undgået, og det henstilles at eventuelle uklarheder afklares i tilbudsfasen. Eventuelle forbehold i udbudsdokumenterne skal angives i Tilbudshæftets bilag 4.


Side: 12 af 18


For så vidt angår behandlingen af forbehold, henvises til punkt 6.1 nedenfor. 5.3.4.2 Tilbudsansvarlig Tilbudsgiver bedes angive navn, adresse, tlf.nr, mobilnr. og e-mail adresse på den person, der kan kontaktes i forhold til nærværende tilbud. 5.3.5 Tilbudshæftes bilag 5, Udfyldelse af udestående information i aftaleudkast med bilag Tilbudsgiver skal udfylde bilag 5 med de manglende informationer. Sund & Bælt sørger for at disse informationer bliver indarbejdet i aftaleudkastet med bilag for den tilbudsgiver, der indgås aftale med. 5.4 Antal kopier Tilbuddet inkl. bilag skal afleveres i lukket emballage i et skriftligt eksemplar plus en elektronisk kopi (USB e-lign.) med alt materiale. Alt tilbudsmateriale skal være mærket med tilbudsgivers navn. 5.5 Fremsendelse af tilbud Tilbud skal stiles til Sund & Bælt Holding A/S, og afleveres på adressen:

Sund & Bælt Holding A/S Att.: Kent Raun Moritzen

Vester Søgade 10 1601 København V

Tilbuddet skal være mærket:

“Tilbud på Ledelsesinformationssystem – Må ikke åbnes i posten”. 6. TILBUDSEVALUERING

6.1 Åbning og foreløbig vurdering Tilbuddene vil blive åbnet af ordregiver uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. Efter åbning af tilbuddene vil der blive gennemført en foreløbig vurdering for at kontrollere, at disse er komplette, og for at verificere at de overholder nærværende instrukser. Sund & Bælt forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Sund & Bælt forbeholder sig endvidere at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. Eventuelle forbehold vil blive gjort til genstand for en nærmere behandling i forbindelse med gennemgang af tilbuddet. Forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil medføre, at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. Ved et forbehold overfor et grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen såfremt forbehold tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende.


Side: 13 af 18


Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der er i udbudsmaterialet angivet, hvilke krav der er mindstekrav. Forbehold, som ikke er et forbehold over for et grundlæggende element eller et mindstekrav, vil blive tillagt betydning i tilbudsevalueringen inden for rammerne af de kvalitative underkriterier i punkt 6.2.1. Eventuelle forbehold skal tydeligt angives, jf. også punkt 5.3.4.1. 6.2 Sund & Bælts vurdering af tilbud 6.2.1 Kriterier for vurdering af tilbud Kontrakten tildeles ”Det økonomisk mest fordelagtige tilbud”. Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund:

1) Prissammenstilling – 30 % Evalueringen af underkriteriet [Prissammenstilling] vil blive baseret på de priser, der fremgår af bilag 1 til Tilbudshæftet. En nærmere beskrivelse af, hvordan bilag 1 skal udfyldes, fremgår ovenfor under punkt 5.3.1. De indkomne tilbud vil blive evalueret i henhold til den under punkt 6.2.2 beskrevne evalueringsmodel.

2) Leverandørens leverancemodel – 50 % Evalueringen af underkriteriet [Leverandørens leverancemodel] vil blive baseret på den beskrivelse der fremgår af bilag 2 i Tilbudshæftet. En nærmere beskrivelse af, hvordan bilag 2 skal udfyldes, fremgår af punkt 5.3.2 ovenfor. Evalueringen i forhold til dette underkriterium vil blive foretaget objektivt ud fra, i hvor høj grad det enkelte tilbud opfylder Sund & Bælts krav og ønsker, jf. den under punkt 6.2.2.4 anførte pointskala.

3) Organisering – 20 % Evalueringen af underkriteriet [Organisering] vil blive baseret tilbudsgivers beskrivelse i Tilbudshæftets bilag 3. En nærmere beskrivelse af, hvordan bilag 3 skal udfyldes, fremgår af punkt 5.3.3 ovenfor. Evalueringen i forhold til dette underkriterium vil blive foretaget objektivt ud fra, i hvor høj grad det enkelte tilbud opfylder Sund & Bælts krav og ønsker, jf. den under punkt 6.2.2.4 anførte pointskala.

6.2.2 Evalueringsmodel 6.2.2.1 Primær evalueringsmodel Ved evalueringen af tilbuddene vil der som udgangspunkt blive anvendt en pointmodel hvor

Tilbuddene bedømmes på følgende underkriterier, jf. ovenfor

Priser

Leverandørens leverancemodel

Organisering

Priser vil blive opgjort sådan, som der er forklaret nedenfor

Priser vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor laveste pris får 10 point, og hvor laveste pris plus 50 pct. får 0 point. Omregningen vil ske ved følgende formel:

Tilbuddets point = 10 – (10/50 pct.) * (tilbuddets pris – laveste pris)/laveste pris


Side: 14 af 18


Tilbuddenes grad af opfyldelse af underkriteriet om kvalitet bedømmes på en skala fra 0-10 point, sådan som det er forklaret nedenfor

Hvert tilbuds samlede pointscore opgøres som summen af de vægtede point, jf. vægtningen i punkt 6.2.1

Kontrakten tildeles til tilbuddet, som har den højeste samlede pointscore I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som har den samme højeste samlede pointscore, findes vinderen ved en lodtrækning, som foretages af en uafhængig tredjepart. 6.2.2.2 Sekundær evalueringsmodel

Såfremt der er større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den primære model ovenfor tillader – dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 50 pct. højere end prisen i tilbuddet med laveste pris – anvendes i stedet følgende model i evalueringen:

Tilbuddene bedømmes på følgende underkriterier

Priser


Organisering

Priser vil blive opgjort sådan, som det er forklaret nedenfor

Priser vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor laveste pris får 10 point, og hvor laveste pris plus 100 pct. får 0 point. Omregningen vil ske ved følgende formel:

Tilbuddets point = 10 – (10/100 pct.) * (tilbuddets pris – laveste pris)/laveste pris



Kontrakten tildeles til tilbuddet, som har den højeste samlede pointscore 6.2.2.3 Tertiær evalueringsmodel Såfremt der er større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den sekundære model ovenfor tillader – dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 100 pct. højere end prisen i tilbuddet med laveste pris – anvendes i stedet følgende model i evalueringen:

Tilbuddene bedømmes på følgende underkriterier

Priser


Organisering

Priser vil blive opgjort sådan, som det er forklaret nedenfor

Priser vil blive omregnet til point ved en relativ model, hvor laveste pris får 10 point, og hvor øvrige tilbud får point efter følgende formel:

Tilbuddets point = 10 * (laveste pris/tilbuddets pris)



Kontrakten tildeles til tilbuddet, som har den højeste samlede pointscore 6.2.2.4 Pointtildeling for kvalitet Ved evalueringen bedømmes, hvor mange point hvert tilbud skal have på de kvalitative underkriterier om kvalitet ved brug af følgende pointskala:


Side: 15 af 18


Opfyldelse af kriteriet

Point

Bedst tænkelige tilbud på markedet 10

Tilbuddet meget over middel 9

Tilbuddet noget over middel 8

Tilbuddet over middel 7

Tilbuddet lidt over middel 6

Middel tilbud 5

Tilbuddet lidt under middel 4

Tilbuddet under middel 3

Tilbuddet noget under middel 2

Tilbuddet meget under middel 1

Det netop acceptable, konditionsmæssige tilbud 0

Ved bedømmelse af kvalitet lægges vægt på de delkriterier, som er nærmere forklaret under punkt 6.2.1 i nærværende udbudsbetingelser. 6.3 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument Før Sund & Bælts beslutning om tildeling af kontrakt, skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i udbudsbekendtgørelsen stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen. Såfremt tilbudsgiveren i forbindelse med prækvalifikationen, jf. punkt 4, har fremlagt dokumentationen, jf. ovenfor, vil Sund & Bælt ikke kræve dokumentationen genfremlagt, men i stedet alene bede tilbudsgiveren bekræfte, at dokumentationen fortsat er retvisende. Er dette ikke tilfælde skal tilbudsgiveren fremlægge dokumentation på ny. 7. TILDELING AF KONTRAKT

Når Sund & Bælt har vurderet, hvilket tilbud, der er tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet på baggrund af de i punkt 6.2.1 anførte kriterier, træffer Sund & Bælt beslutning om tildeling af kontrakten. Sund & Bælt underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Sund & Bælt er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. 7.1 Standstill Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal i henhold til lov om Klagenævnet for Udbud være mindst 10 dage kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Sund & Bælt har afsendt underretning.


Side: 16 af 18


7.2 Kontrakt og ikrafttrædelse Kontrakt indgås i henhold til det vedlagte udkast til rammeaftale med den tilbudsgiver, som har afgivet tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet på baggrund af de i punkt 6.2.1 anførte kriterier. Efter kontrakten er underskrevet vil ordregive sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet.


Side: 17 af 18


8. TJEKLISTE VED AFGIVELSE AF ANMODNING OM PRÆKVALIFIKATION

Sund & Bælt har udarbejdet tjeklisten nedenfor med henblik på at hjælpe ansøgerne med at sikre, at anmodninger om prækvalifikation er komplette. Tjeklisten indeholder forhold, som erfaringsmæssigt ofte overses af ansøgere. Det er dog alene ansøgerens ansvar at afgive en anmodning om prækvalifkation, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. Har ansøgeren i sin anmodning om prækvalifikation husket:

Det fælles europæiske udbudsdokument i udfyldt stand, jf. punkt 4.1

Anmodningen i prækvalifikation i det i punkt 4.2 angivne antal eksemplarer.

Tilbudsmaterialet i elektronisk form som angivet i punkt 4.2.

Mærkning af forsendelsen som angivet i punkt 4.3.

Korrekt adressering, jf. punkt 4.3.

Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af fristen for anmodning om

prækvalifikation i punkt 2.7.


Side: 18 af 18


9. TJEKLISTE VED TILBUDSAFGIVELSE

Sund & Bælt har udarbejdet tjeklisten nedenfor med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Tjeklisten indeholder forhold, som erfaringsmæssigt ofte overses af tilbudsgiverne. Det er dog alene tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. Har tilbudsgiveren i sit tilbud husket:

Fremsendelsesbrev hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning der

har afgivet tilbuddet.

Evt. resumé af tilbuddet med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes

behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt.

Tilbudshæftet samt alle bilag hertil i udfyldt/færdiggjort stand, i den udstrækning tilbudsgiver

skal udfylde/færdiggøre bilagene, jf. punkt 5.3.

Tilbudsmaterialet i det i punkt 5.4 angivne antal eksemplarer.

Tilbudsmaterialet i elektronisk form som angivet i punkt 5.4.

Mærkning af forsendelsen som angivet i punkt 5.5.

Korrekt adressering, jf. punkt 5.5.

Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 2.7.

sund & bælt holding a/s rammekontrakt: implementering af ...aftalen indgås med en varighed på...

Documents