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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

AUDITORIA AL PROCESO DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE

SALUD, CONFORME AL DECRETO 1072 DE 2015

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Bogotá, diciembre de 2018


CONTENIDO

1. INTRODUCCION .................................................................................................................................... 3

2. OBJETIVO ................................................................................................................................................ 3

3. CRITERIOS .............................................................................................................................................. 3

4. ALCANCE................................................................................................................................................. 4

5. METODOLOGIA ...................................................................................................................................... 4

6. LIMITANTES ............................................................................................................................................ 4

7. FORTALEZAS .......................................................................................................................................... 5

8. ANTECEDENTES ................................................................................................................................... 5

9. INFORME ................................................................................................................................................. 7

9.1 Implementación Decreto 1072 de 2015 ............................................................................................... 7

9.2 Procedimientos del proceso Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo .................................. 25

9.3 Micrositio Portal Web, del SG-SST .................................................................................................... 29

10. CONCLUSIONES.................................................................................................................................. 29

11. RECOMENDACIONES ........................................................................................................................ 30

12. HALLAZGOS ......................................................................................................................................... 34


1. INTRODUCCION

De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1993, la Ley 1474 de 2011 y

el Decreto reglamentario 1826 de 1994, entre otras, corresponde a la Oficina de Control

Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de

la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los

cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las

actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se

mejore permanentemente.

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de

sus funciones y del Plan Anual de Gestión – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos

(PAAS), aprobado para la vigencia 2018 mediante Resolución 5920 del 15 de diciembre de

2017, realizó la presente auditoría con base en lo establecido en el Decreto 1072 de 2015,

(Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6) y los procedimientos que hacen parte del Proceso

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, abarcando el periodo comprendido entre el 1

de junio de 2017 hasta el 31 de octubre de 2018.

2. OBJETIVO

Evaluar el avance de la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo (SG-SST) de la Superintendencia Nacional de Salud, con base en lo establecido en

el Decreto 1072 de 2015.

3. CRITERIOS

Los criterios para tener en cuenta por parte de la Oficina de Control Interno, para la realización

de esta auditoría son:

• Conforme a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, en su Artículo 2.2.4.6.37:

“Transición” verificar el estado de la implementación del SG-SST, en el cual la SNS debe

sustituir el Programa de Salud Ocupacional por el Sistema de Seguridad y Salud en el

Trabajo.

• Verificar el cumplimiento de los procedimientos que hacen parte del proceso Gestión del

SST:

✓ Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos, STPD02

✓ Evaluaciones médicas ocupacionales, STPD03

✓ Gestión de actos y condiciones seguras, STPD05

✓ Desarrollo de las Inspecciones planeadas, STPD04

✓ Reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo, STPD06


4. ALCANCE

El periodo de evaluación que abarca la presente auditoría se constituye desde el 1 de junio

de 2017 hasta el 31 de octubre de 2018.

5. METODOLOGIA

Para el desarrollo de este ejercicio auditor, se utilizaron las siguientes técnicas metodológicas:

➢ Encuestas, cuestionarios y listas de chequeo: aplicación de preguntas para conocer la

verdad de los hechos, situaciones u operaciones en el SG-SST.

➢ Rastreo: seguimiento a través de la documentación aprobada por sistema de gestión de

la calidad, a fin de conocer y evaluar la implementación del SG-SST.

➢ Confrontación: cotejo de información contenida en registros contra el soporte documental

para confirmar la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de del SG-SST.

➢ Observación: verificación ocular de operaciones y procedimientos durante la ejecución

de las actividades realizadas por el líder del SG-SST.

Abreviaturas:

Con el fin de simplificar los textos dentro de este informe, se relacionan a continuación las

abreviaturas que serán utilizadas en el mismo:

SNS: Superintendencia Nacional de Salud.

SEGEN: Secretaría General

OCI: Oficina de Control Interno.

OAP: Oficina Asesora de Planeación.

OCEII: Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional

GR-TH: Grupo de Talento Humano

SIG: Sistema Integrado de Gestión

SG-SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

PIC: Plan Institucional de Capacitación

DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública

6. LIMITANTES

En el desarrollo del proceso de Auditoría, no se presentaron limitantes.


7. FORTALEZAS

Se destaca la disposición de los funcionarios que atendieron las visitas in situ y el aporte de

información y soportes adicionales que fueron requeridos.

8. ANTECEDENTES

La SNS viene aplicando la normatividad definida para la implementación del SG-SST con el

apoyo de la Administradora de Riesgos Laborales – POSITIVA ARL, de acuerdo con lo

establecido en el Decreto 1072 de 2015, el cual compiló toda la normativa que existía

anteriormente.

A continuación, se extraen las condiciones del mencionado Decreto relacionadas con la

implementación del SG-SST:

“Artículo 2.2.4.6.1. Objeto y campo de aplicación. El presente capítulo tiene por objeto definir las

directrices de obligatorio cumplimiento para implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud

en el Trabajo (SG-SST), que deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los

contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las

organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, las empresas de servicios temporales

y tener cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los

trabajadores en misión.

Artículo 2.2.4.6.4. Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST). El Sistema

de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) consiste en el desarrollo de un proceso

lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la

planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de

anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el

trabajo.

El SG-SST debe ser liderado e implementado por el empleador o contratante, con la participación de

los trabajadores y/o contratistas, garantizando a través de dicho sistema, la aplicación de las medidas

de Seguridad y Salud en el Trabajo, el mejoramiento del comportamiento de los trabajadores, las

condiciones y el medio ambiente laboral, y el control eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de

trabajo.

Para el efecto, el empleador o contratante debe abordar la prevención de los accidentes y las

enfermedades laborales y también la protección y promoción de la salud de los trabajadores y/o

contratistas, a través de la implementación, mantenimiento y mejora continua de un sistema de gestión

cuyos principios estén basados en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar).

PARÁGRAFO 1. El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) debe

adaptarse al tamaño y características de la empresa; igualmente, puede ser compatible con los otros

sistemas de gestión de la empresa y estar integrado en ellos.


PARÁGRAFO 2. Dentro de los parámetros de selección y evaluación de proveedores y contratistas, el

contratante podrá incluir criterios que le permitan conocer que la empresa a contratar cuente con el

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)”.

Los ítems dispuestos para regular las fases de planificación, organización, aplicación y/o

implementación y evaluación del sistema de gestión, son:

El artículo 2.2.4.6.37 Transición. “Todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de

personal bajo cualquier modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, organizaciones de

economía solidaria y del sector cooperativo, así como las empresas de servicios temporales, deberán

sustituir el Programa de Salud Ocupacional por el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo (SGSST), a partir del 1° de junio de 2017 y en dicha fecha, se debe dar inicio a la ejecución de

manera progresiva, paulatina y sistemática de las siguientes fases de implementación (…)”, indicando

que el tiempo se contaría a partir del 31 de julio del 2014.

El Decreto 171 de 2016 estableció que el plazo para iniciar la implementación sería desde el

31 de enero de 2017.

El Decreto 052 de 2017 aumenta por seis meses mas el plazo para iniciar la implementación,

así:


Fuente: Decreto 052 del 12-01-2017

De acuerdo con estos Decretos y el cronograma de la implementación del SG-SST, la SNS

tiene programadas sus actividades de implementación hasta el próximo 31 de diciembre de

2018, lo cual se verificó en el Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos vigencia 2018, por lo

que en la presente auditoría se registrará el avance que se tiene en su implementación.

9. INFORME

En cumplimiento del Plan de Auditoría presentado a la jefe del GR-TH mediante correo

electrónico de fecha 27 de octubre de 2018, se desarrolló la presente auditoría, verificando

los requisitos exigidos en el Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6 del Decreto 1072 de 2015,

y los procedimientos que hacen parte del proceso Gestión del SG-SST, como se detalla a

continuación:

9.1 Implementación Decreto 1072 de 2015

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN

El GR-TH aportó copia del cronograma de implementación del SG-SST de acuerdo con lo

establecido en la Resolución 1111 de 2017 “Por la cual se definen los Estándares Mínimos del

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratantes”, en su

“Artículo 10. Fases de Adecuación, Transición y Aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo con Estándares Mínimos, de junio del año 2017 a diciembre del año 2019” (…),

entre junio de 2017 y abril de 2019, se implementará la aplicación del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de acuerdo con las fechas que se especifican en la

gráfica, así:


Fuente: Resolución 1111 de 2017, artículo 10.

Con base en lo anterior y lo explicado por el funcionario del GR-TH, en la fase 2 se formuló

el Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos para la vigencia 2018, del cual se desprende el

informe que ahora nos ocupa, relacionado con la fase 3 “ejecución”, que es la

correspondiente a la documentación e implementación del sistema; actividades llevadas a

cabo durante la vigencia 2018.

a. Planificación

En cumplimiento del Artículo 2.2.4.6.17 del Decreto 1072 de 2015, el GR-TH aporta el Plan

Gerencial y Despliegue de Objetivos del SG-SST (código FPFT03 V5), donde se incluye el

“Plan de Trabajo Anual de actividades del SG-SST para ser desarrollado en la vigencia del 2018”, el

cual fue elaborado por POSITIVA ARL y aprobado por la Entidad.

Sobre este documento, el equipo auditor encontró lo siguiente:

• Este artículo define el “PARÁGRAFO 2: El plan de trabajo anual debe ser firmado por el

empleador y contener los objetivos, metas, actividades, responsables, cronograma y recursos

del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST” (negrilla y subrayado

nuestro); aspecto que no se evidencia en el Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos

(código FPFT03 V5), lo que deriva el hallazgo No. 01 del numeral 12 de este informe.

Observaciones al Informe preliminar presentada por Secretaría General mediante NURC 3-2018-020930 del 11-12-2018:

Hallazgo No. 01: Documento Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos, sin firma del empleador y responsable del SG-SST. De acuerdo con la verificación de la documentación aportada y lo establecido en los artículos 2.2.4.6.12 numerales 1 y 5 y 2.2.4.6.17 del Decreto 1072 de 2015, la OCI observó su incumplimiento al no encontrar las firmas del empleador y del responsable del SG-SST, de


acuerdo con lo establecido en la Resolución 678 de 2014, donde se designa a Secretaría General como Líder Operativo del SG-SST, en el documento “Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos” (código FPFT03 V5), tal como lo exige la norma, lo cual garantiza la aprobación y el compromiso de la alta dirección en el cumplimiento e implementación del SG-SST. RESPUESTA: “Es importante precisar que no se ha incumplido con lo establecido en los artículos 2.2.4.6.12 y 2.2.4.6.17, toda vez que el plan de trabajo se ha estructurado durante la presente vigencia, el cual será firmado antes de terminar el año, por lo que no debe considerarse como un hallazgo. Se solicita reconsiderar este hallazgo y presentarlo como una oportunidad de mejora”.

Análisis Oficina de Control Interno:

Una vez analizada la respuesta emitida por la SEGEN, la OCI mantiene el hallazgo presentado, toda vez que conforme a lo establecido en el artículo 2.2.4.6.17 del Decreto 1072 de 2015, PARÁGRAFO 2: “El plan de trabajo anual debe ser firmado por el empleador y contener los objetivos, metas, actividades, responsables, cronograma y recursos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST” (negrilla y subrayado nuestro), aspecto que fue evidenciado durante el proceso de auditoría. En relación con este hallazgo, es importante indicar que este fue reiterado en la revisión de los ítems c. Objetivos y, e. Plan Anual de Trabajo.

• Este artículo indica en su “numeral 2.5: Definir los recursos financieros, humanos, técnicos y

de otra índole requeridos para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud

en el Trabajo SG-SST”; aspecto que también es enunciado en el artículo 2.2.4.6.8.

Obligaciones de los empleadores – numeral 4. “Definición de Recursos: Debe definir y

asignar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño,

implementación, revisión evaluación y mejora de las medidas de prevención y control, para la

gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y también, para que los responsables

de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa, el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y

Salud en el Trabajo según corresponda, puedan cumplir de manera satisfactoria con sus

funciones” (negrilla y subrayado nuestro).

Por lo anterior, dentro de los soportes aportados y la información suministrada en

entrevista con funcionario del GR-TH, se observó que los recursos financieros para el

SG-SST están incorporados en el Plan Institucional de Capacitación y Bienestar, lo que

deriva el hallazgo No. 02 del numeral 12 de este informe.


Hallazgo No. 02: Falta de independencia de los Recursos para la implementación del SG-SST. De acuerdo con la verificación de la documentación aportada y lo establecido en los artículos 2.2.4.6.8 y 2.2.4.6.17 del Decreto 1072 de 2015, la OCI observó su incumplimiento al evidenciar que no se cuenta con la “definición de los recursos financieros, humanos, técnicos y de otra índole requeridos para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y


Salud en el Trabajo SG-SST”, de manera independiente dentro del presupuesto de la entidad, tal como lo indica la norma, lo cual podría limitar la ejecución y cumplimiento de las actividades programadas. RESPUESTA: “Revisada la normatividad citada por la OCI, se exige que la Entidad cuente con los recursos para desarrollar el sistema, sin embargo, no se requiere que estos recursos sean independientes dentro del presupuesto de la Entidad. Es importante mencionar que dentro del presupuesto asignado a la Secretaría General – Grupo de Talento Humano, se encuentra el Rubro de Bienestar Social donde se establecen las necesidades de Seguridad y Salud en el Trabajo, bajo este se efectúan las contrataciones relativas al sistema, lo cual puede ser verificado a través del Plan Anual de Adquisiciones de la Supersalud. Por lo anterior, se solicita eliminar el hallazgo, como quiera que no cumple con lo establecido en la Guía de Auditoría para Entidades Públicas del Departamento Administrativo de Función Pública página 34, al carecer de sustento para conformar el hallazgo en cuanto a criterios y consecuencias o efectos". http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/Gu%C3%ADaAuditoriaEntidadesPublicas+V2Octubre2015/fcf84a18-5c74-480a-83c4-2a25ec49bea1 https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Institucional/Procesos%20y%20procedimientos/CEVM01.pdf


Una vez analizada la respuesta emitida por la SEGEN, la OCI mantiene el hallazgo presentado, toda vez que conforme a lo establecido en el artículo 2.2.4.6.17 del Decreto 1072 de 2015, Numeral 2.5: indica lo siguiente: Definir los recursos financieros, humanos, técnicos y de otra índole requeridos para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST”; aspecto que también es enunciado en el artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores – numeral 4. “Definición de Recursos: Debe definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño, implementación, revisión evaluación y mejora de las medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y también, para que los responsables de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa, el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo según corresponda, puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones” (negrilla y subrayado nuestro), aspecto que fue evidenciado durante el proceso de auditoría. El argumento sobre la Guía de Auditoría para Entidades Públicas del DAFP página 34, no es pertinente para este hallazgo y no exime la responsabilidad del cumplimiento de los artículos 2.2.4.6.17 numeral 2.5 y artículo 2.2.4.6.8, en que se debe definir y asignar los recursos.

b. Política

En cumplimiento de los artículos 2.2.4.6.5. Política de seguridad y salud en el trabajo

(SST), 2.2.4.6.6. Requisitos de la política de seguridad y salud en el trabajo (SST),

2.2.4.6.7. Objetivos de la política de seguridad y salud en el trabajo (SST), 2.2.4.6.8.

Obligaciones de los empleadores-numeral 1, 2.2.4.6.12. Documentación: El empleador

debe mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros: numeral “1. La política

http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/Gu%C3%ADaAuditoriaEntidadesPublicas+V2Octubre2015/fcf84a18-5c74-480a-83c4-2a25ec49bea1


https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Institucional/Procesos%20y%20procedimientos/CEVM01.pdf

https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Institucional/Procesos%20y%20procedimientos/CEVM01.pdf


y los objetivos de la empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo SST, firmados por el

empleador”; la Entidad tiene definida la política del SG-SST con código ASPO03, Versión

5, cumpliendo con todos los requisitos que exige la norma para su definición.

No obstante lo anterior, en el artículo 2.2.4.6.6 en su numeral 3, indica que ésta debe

“Ser concisa, redactada con claridad, estar fechada y firmada por el representante legal de la

empresa” (negrilla y subrayado nuestro), lo cual no se observa en el documento que

contiene la política; en este ítem es importante mencionar que dentro de los soportes

aportados, se encuentra el proyecto de modificación de la política del SG-SST, para lo

cual se formula el hallazgo No. 03 del numeral 12 de este informe.


Hallazgo No. 03: Carencia en la asignación de la fecha en la Política del SG-SST De acuerdo con la verificación de la documentación aportada y lo establecido en el artículo 2.2.4.6.6 del Decreto 1072 de 2015, la OCI observó su incumplimiento al evidenciar que la política definida, publicada y firmada por el representante legal de la SNS, no se encuentra fechada, tal como lo indica la norma, lo que impide determinar y visibilizar la vigencia a la que corresponde la última actualización y desde cuando aplicaría la misma. RESPUESTA: “De acuerdo con el Artículo 2.2.4.6.6 numeral 5 la política debe “Ser revisada como mínimo una vez al año y de requerirse, actualizada acorde con los cambios tanto en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)” énfasis fuera del texto, por lo que esta actividad se desplegará antes de terminar la presente anualidad, en consecuencia, se solicita eliminar este hallazgo”.


Una vez analizada la respuesta emitida por la SEGEN, la OCI mantiene el hallazgo presentado, toda vez que conforme a lo establecido en el artículo 2.2.4.6.6 del Decreto 1072 de 2015, en su numeral 3, indica que ésta debe “Ser concisa, redactada con claridad, estar fechada y firmada por el representante legal de la empresa” (negrilla y subrayado nuestro), aspecto que fue evidenciado durante el proceso de auditoría.

c. Objetivos

En cumplimiento de los artículos 2.2.4.6.12. Documentación: El empleador debe

mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros: numeral “1. La política y los

objetivos de la empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo SST, firmados por el

empleador”; y 2.2.4.6.18. Objetivos del SG-SST; la Entidad tiene definidos los objetivos

del SG-SST en el Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos (código FPFT03 V5), en el

cual no se observó la firma del empleador, tal como lo indica la norma, lo que reitera el

hallazgo No. 1 del numeral 12 de este informe.


d. Indicadores de proceso, estructura y gestión

En cumplimiento de los artículos 2.2.4.6.19 Indicadores del SST, 2.2.4.6.20. Indicadores

de estructura, 2.2.4.6.21. Indicadores que evalúan el proceso del SG-SST, 2.2.4.6.22.

Indicadores de resultado, el GR-TH aportó documento que contiene la “Matriz General

Seguimiento a Indicadores del SG-SST” donde se observó que se contemplaron los

aspectos definidos en los artículos aquí relacionados, como lo son las Fichas Técnicas

de los indicadores las cuales están implícitas en la matriz de accidentalidad para la

medición de indicadores de Estructura, Proceso y Resultado, además se evidencia la

definición de periodicidades (mensual, trimestral, semestral o anual), entradas (reportes

de accidentes de trabajo, Matriz de Accidentalidad, gestión del COPASST, Informes de

Inspecciones, Plan de Capacitación, Plan de Trabajo Anual, resultados de los Programas

de Vigilancia).

Los resultados de lo anterior se incluyen en la Matriz principal donde se hace el

comparativo entre la meta establecida y el resultado para el periodo. Dado que los

resultados obtenidos han estado dentro de los rangos o límites esperados, no se han

tenido mayores desviaciones por lo tanto, se han mantenido las acciones desarrolladas

e incluidas en el plan de trabajo y plan de capacitación anual.

Este seguimiento lo hace el Profesional Especializado de GR-TH encargado del SG-SST,

las desviaciones o resultados inesperados o significativos se le reportan a la Alta

Dirección a través de la Coordinación de GR-TH. Igualmente, si se requiere de alguna

intervención inmediata, esta se planea y desarrolla acorde a la desviación detectada.

Las acciones que se tienen implementadas son: el Plan de Capacitación en el SG-SST,

Inspecciones de Seguridad, Seguimiento a reportes de Actos o Condiciones Inseguras

informados a través de la Tarjeta Cuéntame, Investigación de los Accidentes de Trabajo,

etc.

La “Matriz General Seguimiento a Indicadores para la vigencia 2018”, contiene los indicadores

de accidentalidad 2018 y el cumplimiento de indicadores de Capacitación 2017 y los

indicadores que evalúan el proceso del SG-SST.

No obstante lo anterior, el formato utilizado se reporta como documento de trabajo en el

que se consolidan los resultados que alimentan la matriz, el cual no se encuentra

codificado según lo establecido en el procedimiento ASPD01- Elaboración y Control de

Documentos y Registros” del Sistema Integrado de Gestión, lo que deriva la

recomendación No. 01 del numeral 11 de este informe.


e. Plan Anual de Trabajo

Conforme al Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.12. Documentación, numeral 5, la

Entidad cuenta con el Plan de Trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo – SST,

contenido en el Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos (código FPFT03 V5), vigente

desde el 30 de junio de 2018, pero carece de las firmas del Señor Superintendente

Nacional de Salud y del responsable del SG-SST.

Este artículo define en el numeral “5. El plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo

- SST de la empresa, firmado por el empleador y el responsable del Sistema de Gestión de

la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST” (negrilla y subrayado nuestro); aspecto que

no se evidencia en el Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos (código FPFT03 V5), por

lo que la OCI reitera el hallazgo No. 01 del numeral 12 de este informe.

f. Rendición de cuentas

Para el cumplimiento del artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los Empleadores, numeral 3

“Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado

responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST),

tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño (…)”, el GR-

TH hace presentación del estado del SG-SST en la reunión de Revisión por la Dirección,

siendo la última revisión el 13-11-2018, incluyendo aspectos como Estrategias

implementadas, Cumplimiento de Objetivos y Plan de Trabajo Anual, informe del

COPASST, seguimiento y medición del desempeño institucional en el SG-SST, plan de

acción para la nueva vigencia; dicha reunión se lleva a cabo anualmente y de la cual, la

OAP conserva las correspondientes actas y listas de asistencia.

g. Capacitación

En cumplimiento de los artículos 2.2.4.6.8. Obligaciones de los Empleadores, numeral 9-

Participación de los trabajadores, 2.2.4.6.10. Responsabilidades de los trabajadores,

numeral 5, 2.2.4.6.11. Capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo -SST, 2.2.4.6.12.

Documentación, numeral 6; la entidad define anualmente el PIC del que hace parte

integral el plan de capacitación del SG-SST, en los que la OCI verificó su programación

y ejecución, con respecto a los aspectos definidos en los numerales señalados en este

ítem.

De acuerdo con las evidencias y lo establecido en artículo 2.2.4.6.11 que indica que se

“debe desarrollar un programa de capacitación que proporcione conocimiento para identificar los

peligros y controlar los riesgos relacionados con el trabajo, hacerlo extensivo a todos los

niveles de la organización incluyendo a trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores


cooperados y los trabajadores en misión, estar documentado, ser impartido por personal idóneo

conforme a la normatividad vigente” (negrilla y subrayado nuestro); por lo que la OCI formula

la recomendación No. 02 del numeral 11 de este informe.

h. Documentación

El Decreto 1072 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario

del Sector Trabajo, contiene el artículo 2.2.4.6.12. Documentación. El empleador debe

mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros, los siguientes documentos en

relación con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST (…).

El Equipo Auditor de la OCI, verificó la implementación del SG-SST en los siguientes

numerales:

Numeral 7. Procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el

trabajo.

La SNS tiene establecidos 5 procedimientos para el proceso Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo, los cuales se enuncian a continuación:

• Procedimiento Identificación de Peligros, evaluación y valoración de Riesgos.

Formato STPD02.

• Procedimiento Evaluaciones Medicas Ocupacionales Formato STPD03.

• Procedimiento de las Inspecciones Planeadas. Formato STPD04.

• Procedimiento Gestión de Actos y Condiciones Inseguras. Formato STPD05.

• Procedimiento Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo.

Formato STPD06.

Numeral 8. Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal.

De acuerdo con los soportes aportados por el GR-TH, se tiene implementado el Formato

STFT20 ‘’Matriz Técnica de Elementos de Protección Personal’’ y se aporta el Formato

STFT18 ‘’Registro entrega elementos de protección personal’’. Se evidencia el cumplimiento

de la Política de Operación No 7, incluida en el procedimiento STPD02, que establece

“Toda entrega de Equipos y/o elementos de Protección Personal EPP que se realice a los

colaboradores de la Entidad, será registrada en el Formato ‘’Registro entrega elementos de

protección personal’’. STFT18”.


Numeral 9. Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas

técnicas cuando aplique y demás instructivos internos de seguridad y salud en el

trabajo.

De acuerdo con los soportes aportados por el Grupo de Recursos Físicos, la Entidad

cuenta con el documento ‘’Entrega Protocolo de Seguridad, para el Servicio de Vigilancia y

Seguridad Privada Supersalud”, documento que fue elaborado por la firma VIGIAS de

Colombia ‘’Seguridad Preventiva’’, del 19-12-2017.

En cumplimiento de la Resolución 1565 del 06 de junio de 2014 ‘’Por el cual se expide la

Guía Metodológica para la elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial’’ y de acuerdo

con los soportes aportados por el Grupo de Recursos Físicos, la Entidad cuenta con el

Plan Estratégico de Seguridad Vial – PESV Formato SGPL01.

Este documento aporta beneficios para la SNS, ya que contribuirá a mejorar el

desempeño de los conductores y el buen uso del parque automotor, por lo cual establece

el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV). El cual comprende actividades que

ayudarán a fortalecer el sistema de transportes de la entidad.

Numeral 10. Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité

Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y las actas de sus reuniones o la

delegación del Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y los soportes de sus

actuaciones.

De acuerdo con las evidencias aportadas por el GR-TH, la SNS cuenta con la Resolución

3504 del 19-02-2018 ‘’Por la cual se convoca a la elección de los representantes de los

empleados ante el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Superintendencia

Nacional de Salud’’ y la Resolución No 003765 del 13-03-2018. ‘’Por el cual se conforma el

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud

2018-2020”.

En relación con las actas de las reuniones o la delegación del Vigía de Seguridad y

Salud en el Trabajo y los soportes de sus actuaciones, el GR-TH aporta dos Actas del

OPASST correspondientes a reuniones realizadas en enero 19 de 2017 y febrero 22 de

2018.

Numeral 11. Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de

trabajo y enfermedades laborales de acuerdo con la normatividad vigente.

El Procedimiento ‘’Reporte e Investigaciones de Incidentes y Accidentes de Trabajo de Trabajo’’

Formato STPD06, cumple con lo exigido en el artículo 2.2.4.6.12. del Decreto 1072 de

2015.


Conforme al artículo 2.2.4.6.21 numeral 11, la SNS cuenta con el procedimiento “Reporte

e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo” con código STPD06 a través del cual

se identifican las causas, hechos y situaciones que han generado los incidentes y

accidentes de trabajo ocurridos en desarrollo de la ejecución de las actividades propias

de la Entidad, con el fin de implementar las medidas correctivas oportunamente

encaminadas a eliminar o minimizar condiciones de riesgo y evitar su recurrencia.

A través de este procedimiento se realiza el reporte del incidente o accidente de trabajo,

la atención médica del incidente o accidente de trabajo, y se desarrolla la investigación

pertinente a través del equipo conformado para tal fin.

La responsabilidad de realizar el proceso de investigación de los incidentes o accidentes

de trabajo en la SNS está delegada en el Comité Paritario de Seguridad y Salud -

COPASST con el apoyo del Profesional del GR-TH.

El procedimiento “Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo” con código

STPD06, no se encuentra actualizado con respecto al Decreto 1072 del 26 de mayo de

2015 y en el ítem de la normatividad de este procedimiento se incluyó el DUR, de otro

lado, en el ítem Control de Cambios, no se evidencia la solicitud de incluir este decreto

por parte del líder del proceso de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo ante la

OAP y tampoco se evidencia el registro de aprobación por parte de la misma oficina,

agregado a lo anterior las fechas presentan inconsistencias, lo que deriva la


El Decreto 1072 de 2015, en el Artículo 2.2.4.6.32. Investigación de incidentes,

accidentes de trabajo y enfermedades laborales, establece, cumplir con la Resolución

1401 de 2007, de la siguiente manera: “La investigación de las causas de los incidentes,

accidentes de trabajo y enfermedades laborales, debe adelantarse acorde con lo establecido en

el presente Decreto, la Resolución número 1401 de 2007 expedida por el entonces Ministerio de

la Protección Social, hoy Ministerio del Trabajo, y las disposiciones que los modifiquen, adicionen

o sustituyan”.

En cumplimento de lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, el Equipo Auditor de la

OCI evidenció que en el Procedimiento ‘’Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes

de Trabajo – Formato STPD06 contiene el Requisito Legal: Resolución Número 1401 de

2007, por el cual se reglamenta la investigación de accidentes e incidentes de trabajo;

adicionalmente, se evidenció el cumplimiento de lo establecido en Numeral 11, ya que,

la Política de Operación No 04, contenida en el procedimiento “Reporte e Investigaciones

de Incidentes y Accidentes de Trabajo de Trabajo’’ así lo establece.


Numeral 12. La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la

vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y

respuesta ante emergencias.

De acuerdo con los soportes aportados por el GR-TH, la SNS cuenta con el ‘’Plan de

Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias’’, el cual contempla las

especificaciones definidas en el numeral 12.

En cumplimiento del artículo 2.2.4.6.25. Prevención, preparación y respuesta ante

emergencias, la entidad cuenta con el Plan de Preparación y Respuesta ante Emergencias,

V1, código STPL01, el cual se encuentra publicado en el micrositio del SG-SST,

observando que éste está desactualizado; en este ítem es importante mencionar que

dentro de los soportes aportados, está el proyecto de modificación del citado plan

STPL01 V2, aspecto que fue informado también por el funcionario del GR-TH que atendió

la visita de auditoría, lo que deriva la recomendación No. 04 del numeral 11 de este

informe.

Numeral 13. Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los

trabajadores, incluidos los resultados de las mediciones ambientales y los perfiles

de salud arrojados por los monitoreos biológicos, si esto último aplica según

priorización de los riesgos.

La Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos con código

STFT01, incluida en el procedimiento ’Identificación de peligros Evaluación y Valoración

de los riesgos” código STPD02, incluye la identificación de peligros, valoración de riesgos

y determinación de controles de las actividades derivadas de los procesos desarrollados

en la entidad.

Los riesgos más representativos en la Entidad corresponden al Riesgo Osteomuscular y

Psicosocial. La intervención a estos riesgos se hace a través de los programas de

vigilancia.

De acuerdo con los soportes aportados por el GR-TH, la Entidad cuenta con el Programa

de vigilancia epidemiológica para la prevención de los desórdenes músculo esqueléticos,

en el cual se realizan seguimiento a casos calificados, Inspección al puesto de Trabajo,

Escuelas Terapéuticas, Entrega de folletos, Pausas Activas, Capacitaciones y en el

Programa sistema de vigilancia epidemiológica para el control de los riesgos

psicosociales, se hace la Aplicación Batería de Riesgo Psicosocial (Informe),

Seguimiento a casos calificados, Intervención con capacitaciones.


En este numeral, el Decreto 1072 de 2015, indica que: “En el caso de contarse con servicios

de médico especialista en medicina laboral o del trabajo, según lo establecido en la normatividad

vigente, se deberá tener documentado lo anterior y los resultados individuales de los monitoreos

biológicos”, aspecto que fue verificado por el equipo auditor encontrando que la SNS

cuenta con servicios de médico especialista para lo cual se suscribió el Contrato No. 144

de 2018, con la IPS Medical Protection Ltda., cuyo objeto es: “contratar la prestación de

servicios para realizar exámenes médicos pre-ocupacionales de ingreso, egreso, periódicos, post

incapacidad, cambio de ocupación, de idoneidad para conductores, clínicos, paraclínicos y

análisis de puestos de trabajo para los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud en

su sede central y sedes regionales”.

i. Condiciones de Salud

En cumplimiento del artículo 2.2.4.6.12 numeral 4, la SNS cuenta con el Informe de

Condiciones de Salud, el cual contiene las variables demográficas, ocupacionales y de

morbilidad de los funcionarios de la Entidad, producto de las evaluaciones médicas

ocupacionales periódicas, realizados entre agosto y diciembre de 2017 a 109

funcionarios, y para la vigencia 2018 a 399 funcionarios, con una edad media entre 30 y

40 años de edad, el cual incluye la información sociodemográfica, antecedentes de

exposición laboral a factores de riesgos ocupacionales, exposición laboral actual,

sintomatología reportada por los funcionarios, resultados generales de las pruebas

clínicas o paraclínicas complementarias a los exámenes físicos realizados, diagnósticos

encontrados en la población trabajadora, análisis y conclusiones de la evaluación y

recomendaciones.

Hace parte de este estudio el Profesiograma con código STFT08, versión 2, el cual

carece de lo siguiente: la fecha de vigencia, la firma, nombre y cédula del médico

especialista en Salud Ocupacional y la firma, nombre y cédula del profesional encargado

del SG-SST, campos que están definidos en el mencionado profesiograma, aspecto que

deriva la recomendación No. 05 del numeral 11 de este informe.

En el informe de condiciones de salud, la principal referencia de exposición a factores de

riesgo fue para agentes Psicolaborales, seguridad, Disergonómicos (movimiento

repetitivo, video terminales, carga estática diseño de puesto), y Físicos (radiaciones no

ionizantes, iluminación). Se aprecia incremento en la referencia de exposición a factores

Psicolaborales, Disergonómicos (carga estática, diseño de puesto, movimiento

repetitivo) y Físicos principalmente.

j. Comunicación

En cumplimiento del artículo 2.2.4.6.14. Comunicación, la entidad tiene definidos los

procedimientos para la comunicación interna (códigos COPD01 Comunicación

Organizacional Integral, COPD02 Publicación de Contenidos en Intranet) y para la


comunicación externa (códigos CIPD01 Comunicación Informativa Integral, CIPD02

Publicación de Contenidos en Medios Digitales, CIPD03 Rendición de Cuentas), con los cuales

se rigen las comunicaciones generadas por el SG-SST.

En cumplimiento del artículo 2.2.4.6.10. Responsabilidades de los trabajadores (de los

trabajadores a la SNS), establece el cumplimiento del numeral 4, la entidad tiene

definidos los procedimientos STPD02: Identificación de Peligros, Evaluación y

Valoración de los Riesgos, STPD05: Gestión de Actos y Condiciones Inseguras,

STPD06: Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo, a través de los

cuales establece el cumplimiento de estas obligaciones.

k. Gestión de Cambios

En cumplimiento del artículo 2.2.4.6.26. Gestión del Cambio, para el SG-SST la entidad

tiene definido el formato STFT17 “Formato Gestión del Cambio”, en el cual se registran

las incidencias que ameritan atención; dentro del alcance la esta auditoría solo se

reportaron 2 casos que generaron gestión del cambio, aunque ellos no fueron

estructurales ni normativos, y que fueron atendidos en mayo y junio de 2018; a pesar de

lo anterior, para el SG-SST, no se cuenta con un procedimiento estructurado y

documentado de “Gestión de Cambios”, como lo indica el Decreto 1072 de 2015, lo que

deriva el hallazgo No. 04 del numeral 12 de este informe.


Hallazgo No. 04: Inexistencia de un Procedimiento para la Gestión de Cambios del SG-SST. De acuerdo con la verificación de la documentación aportada y lo establecido en el artículo 2.2.4.6.26 del Decreto 1072 de 2015, la OCI observó su incumplimiento al evidenciar que no se cuenta con un procedimiento de Gestión de Cambios en el SG-SST, “para evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar los cambios internos (introducción de nuevos procesos, cambio en los métodos de trabajo, cambios en instalaciones, entre otros) o los cambios externos (cambios en la legislación, evolución del conocimiento en seguridad y salud en el trabajo, entre otros)”, lo que dificulta determinar las actividades a llevar a cabo en el cumplimiento de la gestión del cambio del SG-SST. RESPUESTA: “De conformidad con el artículo 10 de la Resolución 1111 de 2017, las empresas deben implementar el SG-SST de junio del año 2017 a diciembre del año 2019, el procedimiento para la gestión de cambios se está construyendo en la fase de ejecución y su primera evidencia es el formato STFT17 diseñado para generar el registro de Gestión del Cambio. Por lo anterior, se solicita eliminar el hallazgo, toda vez que nos encontramos dentro del término para la implementación del sistema de gestión”.



Una vez analizada la respuesta emitida por la SEGEN, la OCI mantiene el hallazgo presentado, toda vez que conforme a lo establecido en el Artículo 2.2.4.6.26. Gestión del cambio. “El empleador o contratante debe implementar y mantener un procedimiento para evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar los cambios internos (introducción de nuevos procesos, cambio en los métodos de trabajo, cambios en instalaciones, entre otros) o los cambios externos (cambios en la legislación, evolución del conocimiento en seguridad y salud en el trabajo, entre otros)” (subrayado y negrilla nuestro), aspecto que no fue evidenciado durante el proceso de auditoría. Por lo anterior, una vez realizada la evaluación inicial y en cumplimiento de lo establecido por el Decreto 1072 de 2015, este procedimiento debió haberse contemplado, ya que es un “debe” de la norma evaluada y lo cual es un requisito obligatorio.

l. Asignación de Responsabilidades

En cumplimiento de los artículos 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores, numeral 2

“Asignación y Comunicación de Responsabilidades”, 2.2.4.6.10 Responsabilidades de

los trabajadores, 2.2.4.6.20. numeral 4 “asignación de responsabilidades de los distintos

niveles de la empresa”, la entidad tiene definida la Matriz de Roles y Responsabilidades

con código ASFT14, la cual, dentro de los soportes aportados y la información

suministrada en entrevista con funcionario del GR-TH, se observó que dicha matriz se

encuentra desactualizada en lo relacionado con los actos administrativos (Leyes,

Decretos, Resoluciones) que aplican a cada uno de los aspectos y documentos que

componen el SG-SST, lo que deriva la recomendación No. 06 del numeral 11 de este

informe.

m. Participación de los trabajadores

En cumplimiento de los artículos 2.2.4.6.4. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud

en el Trabajo, 2.2.4.6.8. Obligaciones de los Empleadores numeral 9, 2.2.4.6.12.

Documentación, numeral 10, 2.2.4.6.16. Evaluación inicial del SG-SST en el Parágrafo

3, 2.2.4.6.30. Alcance de la auditoria de cumplimiento, numeral 3, 2.2.4.6.31. Revisión

por la alta dirección; en la entidad se tiene conformado el COPASST, se tiene el PIC para

cada vigencia, se informa y se hacen campañas relacionadas con la normatividad

vigente, sobre el desarrollo de todas las etapas del SG-SST, se hace capacitación en

temas relacionados con seguridad y salud en el trabajo y sus riesgos, planes de

emergencia, simulacro de emergencia y sus resultados, entre otros; es importante

mencionar que en toda esta divulgación se incluyen empleados, contratistas, visitantes,

proveedores, etc., aspectos que son monitoreados e informados en la revisión por la

dirección.


n. Adquisiciones

En cumplimiento del artículo 2.2.4.6.27. Adquisiciones, para las adquisiciones la SNS

tiene establecido el procedimiento “Planeación para la Adquisición de bienes y servicios de la

Entidad” con código ABPD01, pero no se cuenta con un procedimiento que evalúe las

especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de productos y servicios y las

disposiciones relacionadas con el cumplimiento del SG-SST, como lo establece el

numeral anterior; lo que deriva el hallazgo No. 05 del numeral 12 de este informe.


Hallazgo No. 05: Inexistencia de un Procedimiento para las Compras y/o Adquisiciones del SG-SST. En la verificación documental del procedimiento “Planeación para la Adquisición de bienes y servicios de la Entidad” con código ABPD01, se observó incumplimiento de lo establecido en el Artículo 2.2.4.6.27, el cual indica que se debe establecer y mantener un procedimiento que identifique y evalúe las especificaciones relativas al SG-SST, a las compras o adquisiciones de productos y servicios y a las disposiciones relacionadas al SG-SST, lo que dificulta establecer si se están cumpliendo los requisitos que deben incluirse en los estudios previos de acuerdo con el tipo de adquisición que requiere la entidad, para el SG-SST. RESPUESTA: “De conformidad con el artículo 10 de la Resolución 1111 de 2017, las empresas deben implementar el SG-SST de junio del año 2017 a diciembre del año 2019, el procedimiento para identifique y evalúe, las especificaciones relativas al SG-SST, que sirva como instrumento para las compras o adquisición de productos y servicios a las exigencias relacionadas con el SG-SST será diseñado durante la vigencia del 2019. Por lo anterior, se solicita eliminar el hallazgo, toda vez que nos encontramos dentro del término para la implementación del sistema de gestión”.


Una vez analizada la respuesta emitida por la SEGEN, la OCI mantiene el hallazgo presentado, toda vez que conforme a lo establecido en el Artículo 2.2.4.6.27. Adquisiciones. “El empleador debe establecer y mantener un procedimiento con el fin de garantizar que se identifiquen y evalúen en las especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de productos y servicios, las disposiciones relacionadas con el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST por parte de la empresa” (subrayado y negrilla nuestro), aspecto que no fue evidenciado durante el proceso de auditoría. Por lo anterior, una vez realizada la evaluación inicial y en cumplimiento de lo establecido por el Decreto 1072 de 2015, este procedimiento debió haberse contemplado, ya que es un “debe” de la norma evaluada, por lo cual es un requisito obligatorio.

La SNS cuenta con el formato ASFT24 V2 el cual establece los criterios de selección a

proveedores y productos críticos para el Sistema Integrado de Gestión, donde se

establecen los requisitos que deben incluirse en los estudios previos de acuerdo con el

tipo de adquisición que requiere la entidad.


o. Contratación

En cumplimiento del artículo 2.2.4.6.4. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en

el trabajo (SG-SST), Parágrafo 2, la SNS cuenta con el formato “Lista de Chequeo a

Proveedores, Contratistas y Subcontratistas” con código STFT13 V2, el cual en el numeral 3.

“Verificación Documental Contratistas, en el ítem Empresas de Vigilancia y Seguridad Privada”,

expresamente se solicita “Manual descriptor del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo –

SST”.

En la verificación realizada a los Estudios Previos (Formato PPFT20) para la

Contratación de la Compañía de Seguridad y Vigilancia, no se evidenció que en los

estudios previos se hayan incluido los criterios que le permitan conocer que la empresa

a contratar cuente con el SG-SST, lo que deriva la recomendación No. 07 del numeral

11 de este informe.

p. Evaluación Inicial

En cumplimiento del artículo 2.2.4.6.16. Evaluación inicial del sistema de gestión de la

seguridad y salud en el trabajo SG-SST. “La evaluación inicial deberá realizarse con el fin de

identificar las prioridades en seguridad y salud en el trabajo para establecer el plan de trabajo

anual o para la actualización del existente”, la SNS realizó la evaluación inicial, la cual tiene

fecha del 31 de julio de 2017, donde se identificaron las prioridades y necesidades en

SG-SST de la Entidad, de conformidad con las tablas de valores de los estándares

mínimos establecidos en el artículo 12 de la Resolución No. 1111 del 27 de marzo de

2017.

q. Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos

En cumplimiento de los artículos 2.2.4.6.12, 2.2.4.6.15, 2.2.4.6.16 y 2.2.4.6.23 del

Decreto 1072 de 2017, relacionado con la Identificación de Peligros, Evaluación y

Valoración de los Riesgos; el equipo auditor de la OCI verificó el Procedimiento para la

identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos (actualización periódica o

frente eventos) STPD02: Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Los

Riesgos y Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos,

STFT01, en la cual se realiza la identificación de peligros, valoración de riesgos y

determinación de controles de las actividades derivadas de los procesos desarrollados

en la entidad. La intervención a estos riesgos se hace a través de los programas de

vigilancia, lo cual está debidamente documentado.

No obstante lo anterior, al verificar la Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación y

Valoración de los Riesgos, ASFT14, la misma no se encuentra definida conforme lo

establece el artículo 2.2.4.6.15 Identificación de peligros, evaluación y valoración de los


riesgos. “El empleador o contratante debe aplicar una metodología que sea sistemática, que

tenga alcance sobre todos los procesos y actividades rutinarias y no rutinarias internas o externas,

máquinas y equipos, todos los centros de trabajo y todos los trabajadores independientemente

de su forma de contratación y vinculación, que le permita identificar los peligros y evaluar los

riesgos en seguridad y salud en el trabajo, con el fin que pueda priorizarlos y establecer los

controles necesarios, realizando mediciones ambientales cuando se requiera”, lo que deriva el



Hallazgo No. 06: La Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de los Riesgos (IPER), ASFT14, no incluye la definición IPER de todos los trabajadores independientemente de su forma de contratación y vinculación. De acuerdo con la verificación de la documentación aportada y lo establecido en el artículo 2.2.4.6.15 Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos (IPER) del Decreto 1072 de 2015, la OCI observó su incumplimiento al no encontrar la definición IPER de “todos los trabajadores independientemente de su forma de contratación y vinculación”, lo cual dificulta identificar expresamente los riesgos de cada puesto de trabajo. RESPUESTA: “De acuerdo con el Parágrafo 1 del Artículo 2.2.4.6.15 “La identificación de peligros y evaluación de los riesgos debe ser desarrollada por el empleador o contratante con la participación y compromiso de todos los niveles de la empresa. Debe ser documentada y actualizada como mínimo de manera anual” (negrilla y énfasis fuera del texto), por lo que esta actividad se desplegará antes de terminar la presente anualidad, teniendo en cuenta que el procedimiento establece que se debe desarrollar dentro del último trimestre del año (STPD02), en consecuencia, se solicita eliminar este hallazgo pues no se encuentra sustento para presentarlo ni siquiera como observación”.


Una vez analizada la respuesta emitida por la SEGEN, la OCI mantiene el hallazgo presentado, toda vez que no se da una respuesta relacionada o concreta con respecto al hallazgo, y no hay un sustento válido que lo desvirtúe.

r. Medidas de Prevención y Control

En cumplimiento del artículo 2.2.4.6.2. la OCI constató que:

• El procedimiento STPD04 de conformidad con las actividades establecidas sobre las

inspecciones planeadas, se evidencia que éstas se realizan 2 veces al año y en las

mismas se verifica las condiciones locativas de la Entidad, con el fin de identificar las

condiciones inseguras presentes en los lugares de trabajo.

• El cronograma de inspecciones se registra a través del formato STFL01 que registra

el cronograma a seguir o plan de inspecciones.


• La inspección y control de áreas de trabajo, áreas de almacenamiento, áreas

comunes, cocinetas y comedores, se registra a través del formato STFT02 diseñado

para la identificación y control de condiciones inseguras.

• Con el formato STFT15 se registra la ejecución de las actividades de Inspección y

control de extintores.

• La inspección y control de botiquines y elementos de primeros auxilios, se registra

mediante el formato STFT16 que compila las inspecciones a los botiquines de

primeros auxilios.

Con base en lo anterior la OCI verificó que la SNS tiene establecido el Programa de

Inspecciones el cual incluye espacios administrativos, asistenciales, zonas comunes,

sistemas eléctricos, sanitarios, equipos, máquinas y herramientas, y por supuesto, a los

trabajadores en sus actitudes de trabajo.

No obstante, se realizó prueba de recorrido de manera de observación con el

acompañamiento del vigía del COPASS con el objetivo de inspeccionar algunas

instalaciones locativas de la sede central y sus condiciones inseguras generadoras de

posibles accidentes de trabajo; observando espacios inseguros de peligros y riesgos y

condiciones en salud, debido al alto volumen de cajas en pasillos, desorden en cableados

eléctricos, aspecto también identificado en el informe de COPASS de 2017 y en el

Informe Técnico Inspecciones Locativas Integrales año 2018, lo que deriva la


De otra parte, en cumplimiento del artículo 2.2.4.6.24 del Decreto 1072 de 2015, Medidas

de prevención y control, define en el Parágrafo 2, que se debe realizar el mantenimiento

de las instalaciones, equipos herramientas de acuerdo con los informes de inspecciones

y con sujeción a los manuales de uso, a lo cual el equipo auditor observó que la SNS

ejecuta lo siguiente:

• Programa de mantenimiento

• Procedimiento Fichas técnicas

• Formato de registro de entrega de documentos de seguridad (protocolos y fichas)

• Matriz Legal

En cumplimiento del artículo 2.2.4.6.12. del Decreto 1072 de 2015, que incluye la matriz

legal actualizada que contempla las normas del Sistema General de Riegos Laborales

que le aplican a la empresa siendo la Matriz legal la compilación de los requisitos

normativos exigibles a la SNS; la entidad tiene definida la “Matriz de Registro y Verificación


Obligaciones de Cumplimiento” con código ASFT20, la cual, dentro de los soportes

aportados y la información suministrada en entrevista con funcionario del GR-TH se

encuentra actualizada al 2018.

s. Revisión por la Dirección

En cumplimiento del artículo 2.2.4.6.31. Revisión por la alta dirección, la entidad realiza

la reunión anualmente, siendo la última la llevada a cabo el 13-11-2018, donde el GR-

TH hizo la presentación del estado del SG-SST, incluyendo, entre otros, aspectos como

Estrategias implementadas, Cumplimiento de Objetivos y Plan de Trabajo Anual, informe

del COPASST, seguimiento y medición del desempeño institucional en el SG-SST, plan

de acción para la nueva vigencia.

9.2 Procedimientos del proceso Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

a. Para verificar el cumplimiento de las actividades definidas en los procedimientos que

hacen parte del proceso Gestión del SST, se tomó una muestra de 21 empleados de la

entidad, a los cuales se les verificó las hojas de vida con el fin de determinar la

trazabilidad de los documentos requeridos por el SST.

2 Secretarios (Provisional Definitivo)

1 Profesional Especializado (Encargo Temporal)

1 Secretario Ejecutivo (Provisional Definitivo)

2 Profesional Universitario Provisional Definitivo)

4 Técnicos (Encargo Temporal)

1 Auxiliar Administrativo (Profesional Administrativo)

1 Jefe De Oficina (Libre Nombramiento)

1 Superintendente Delegado (LNR)

1 Asesor (LNR)

1 Asesor (LNR) (Retirado)

2 Profesional Especializado (Provisional Definitivo)

4 Contratistas

De la revisión a las hojas de vida, se encontró que de los 21 funcionarios, 12 tienen el

examen de ingreso (57%); 6 tienen examen periódico (29%), y 1 tiene examen de retiro

(1%) - (solo se seleccionó en la muestra 1 funcionario retirado); en ningún caso se

encontró reporte de diagnóstico de limitaciones o restricciones para el cargo, lo que

deriva la recomendación No. 09 de este informe.

b. En cuanto a la revisión documental de los procedimientos asociados al proceso Gestión

de Seguridad y Salud en el trabajo, se encontró lo siguiente:


STPD02: Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de los Riesgos

Los funcionarios a través de la Tarjeta Cuéntame reporta toda clase de actos y

condiciones inseguras, información que se registra en esta matriz y se procede a definir

las acciones y dar traslado a quien corresponda el trámite. En esta Matriz se realiza la

identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles de las

actividades derivadas de los procesos desarrollados en la entidad, los riesgos más

representativos en la Entidad corresponden al Riesgo Osteomuscular y Psicosocial, la

intervención a estos riesgos se hace a través de los programas de vigilancia, esto deriva:

Programa de Vigilancia Osteomuscular que se evidencia en la MATRIZ DE IPVRDC.

✓ Seguimiento a casos calificados

✓ Inspección al puesto de Trabajo

✓ Escuelas Terapéuticas

✓ Entrega de folletos

✓ Pausas Activas

✓ Capacitaciones

Programa de Vigilancia Psicosocial, se evidencia MATRIZ DE IPVRDC.

✓ Aplicación Bacteria de Riesgo Psicosocial

✓ Seguimiento a casos calificados

✓ Intervención con capacitaciones

STPD03: Evaluaciones Medicas Ocupacionales

Para dar cumplimiento a este procedimiento, la Entidad realiza proceso contractual y

como resultado de este se firmó el Contrato No. 144 de 2018, con la IPS Medical

Protección Ltda., cuyo objeto es: Contratar La Prestación de Servicios para realizar

exámenes médicos pre-ocupacionales de Ingreso, Egreso, Periódicos, Post

Incapacidad, Cambio De Ocupación, de Idoneidad para Conductores, Clínicos,

Paraclínicos y Análisis de Puestos de Trabajo para Los funcionarios de la

Superintendencia Nacional de Salud en su sede central y sedes regionales”.

En la Ejecución del contrato en mención se han realizado las siguientes actividades:

✓ Solicitud a la IPS para adelantar las jornadas de exámenes clínicos, paraclínicos y

médicos

✓ Citación a Examen de Optometría, Audiometría, Examen Periódico Ocupacional, de

Retiro, funcionarios.


De lo anterior se deriva la Matriz Reporte Restricciones Médicas-STFT09, Se indica que

en la misma se describen las acciones adelantadas con los funcionarios para dar

cumplimiento a las recomendaciones médicas expedidas por el médico tratante

STPD04: Desarrollo de las Inspecciones Planeadas

De conformidad con las actividades establecidas en el procedimiento de las inspecciones

planeadas, se realizan 2 veces al año y en las mismas se verifica las condiciones

locativas de la Entidad.

TSPD05: Gestión de Actos y Condiciones Inseguras

En este procedimiento se identifican actos y condiciones inseguras en la Entidad, por

medio de la metodología establecida, se consolidan en la matriz y se implementan

acciones preventivas, correctivas o de mejora, aplicando los principios de la gestión y

prevención de riesgos laborales, de ello resulta la Matriz de identificación de Actos y

Condiciones Inseguras Código STFT04.

Soporte: Los funcionarios a través de la Tarjeta Cuéntame, comunicaciones, correo

institucional, entre otros, reportan toda clase de actos y condiciones inseguras,

información que se registra en esta matriz y se procede a definir las acciones y dar

traslado a quien corresponda el trámite los cuales se evidencian a continuación:

En este procedimiento se identifican las causas, hechos y situaciones que han generado

los incidentes y accidentes de trabajo ocurridos en desarrollo de la ejecución de las

actividades propias de la Entidad.

Inicia con el Reporte ante la ARL Positiva, luego se remite a través de correo electrónico

al funcionario este reporte y se indica donde le pueden realizar la Atención Médica del

Incidente o Accidente de Trabajo, posteriormente se remite al COPASST para la

Investigación respectiva, este comité efectúa la investigación y remite al encargado de

Seguridad y Salud en el Trabajo, el soporte con las recomendaciones para tener en

cuenta y poder evitar futuros eventos.

Posteriormente, se efectúa plan de acción y lección aprendida al trabajador del evento

sucedido para su reflexión.

STPD06: Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo

En este procedimiento se identifican las causas, hechos y situaciones que han generado

los incidentes y accidentes de trabajo ocurridos en desarrollo de la ejecución de las

actividades propias de la Entidad.


Inicia con el Reporte ante la ARL Positiva, luego se remite a través de correo electrónico

al funcionario este reporte y se indica donde le pueden realizar la Atención Médica del

Incidente o Accidente de Trabajo, posteriormente se remite al COPASST para la

Investigación respectiva, este comité efectúa la investigación y remite al encargado de

Seguridad y Salud en el Trabajo, el soporte con las recomendaciones para tener en

cuenta y poder evitar futuros eventos.

Posteriormente, se efectúa plan de acción y lección aprendida al trabajador del evento

sucedido para su reflexión.

No obstante todo lo anterior, de la verificación documental relacionada se deriva el



Hallazgo No. 07: Desactualización de procedimientos del Proceso Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. De la revisión documental de todos los procedimientos que hacen parte del Proceso Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se observó: En todos los procedimientos en la parte relacionada con “Normas” hace falta incluir la Resolución 4832 de 2018 “por medio de la cual se actualiza el reglamento de Higiene y Seguridad Industrial de la Superintendencia Nacional de Salud”. En los procedimientos STPD02 y STPD06 en Documentos de Referencia, es pertinente incluir el Decreto 1072 de 2015, si se considera oportuno. Cuando se realicen ajustes, modificaciones y/o eliminaciones a los procedimientos, verificar que la nueva numeración de las actividades enunciadas en cada uno de ellos se ajuste a la nueva versión del documento, que se actualicen el número de la versión, las fechas y, se relacionen los documentos con los cuales se han solicitado esos cambios y los de la OAP dando su aprobación, en cumplimiento del procedimiento ASPD01 “Control de Documentos y Registros” del SIG, en ejercicio del autocontrol y calidad de los instrumentos emitidos RESPUESTA: “Como quiera que la Entidad se encuentra dando cumplimiento a la Resolución 1111 del 2017 en las fases de implementación al sistema, igualmente la entidad ha dado cumplimiento a lo previsto en el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 4832 de 2018 en lo pertinente, por lo que se solicita de manera respetuosa eliminar el hallazgo, al considerar que categorizar la no inclusión de las citadas normas puede ser tratado como una observación, por cuanto carece de sustento para conformar el hallazgo en cuanto a sus consecuencias o efectos, pudiéndose presentar como una oportunidad de mejora.


Guía de Auditoría para Entidades Públicas del Departamento Administrativo de Función Pública página 34, y presentarlo” http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/Gu%C3%ADaAuditoriaEntidadesPublicas+V2Octubre2015/fcf84a18-5c74-480a-83c4-2a25ec49bea1.


Una vez analizada la respuesta emitida por la SEGEN, la OCI mantiene el hallazgo presentado, toda vez que conforme a la revisión documental de 5 procedimientos, en todos se observó su desactualización con respecto al Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 4832 de 2018. El argumento sobre la Guía de Auditoría para Entidades Públicas del DAFP página 34, no es pertinente para este hallazgo y no exime al GR-TH como líder operativo del SG-SST, de ejercer autocontrol y autogestión en la actualización de los procedimientos cada vez que ocurra una modificación de políticas, normativas, actividades, controles y responsabilidades, etc.

c. De otra parte, en la revisión documental sobre la implementación del SG-SST se

mencionó que el Manual de Operaciones (ASMN02), contiene aspectos a los cuales, en

algunos de ellos, se dejan recomendaciones que quedan contenidas en la


9.3 Micrositio Portal Web, del SG-SST

Como parte de la implementación y en aras de demostrar la documentación y gestión

relacionada con el SG-SST, el GR-TH con el apoyo de la OTI y la OCEII, definió en el portal

web de la entidad del micrositio del subsistema que se puede consultar siguiendo el siguiente

link: https://www.supersalud.gov.co/es-co/superintendencia/sistema-integrado-de-

gestion/subsistema-de-seguridad-y-salud-en-el-trabajo.

En la navegación y revisión del micrositio realizado durante la ejecución de la presente

auditoría, se encontró desactualización de documentos, enlaces no disponibles y

documentos que no están registrados, lo que derivó la recomendación No. 11 del numeral

11 de este informe.

10. CONCLUSIONES

En el desarrollo de la Auditoría al Decreto 1072 de 2015, el equipo auditor de la OCI realizó

evaluación al avance de la implementación del SG-SST, en la cual se evidenció que

conforme a la información y a las evidencias aportadas por parte del GR-TH, la

implementación se viene realizando acorde a los requisitos establecidos en la norma, y se

ajustan de manera progresiva, paulatina y sistemática, paralelo a las fases de



https://www.supersalud.gov.co/es-co/superintendencia/sistema-integrado-de-gestion/subsistema-de-seguridad-y-salud-en-el-trabajo

https://www.supersalud.gov.co/es-co/superintendencia/sistema-integrado-de-gestion/subsistema-de-seguridad-y-salud-en-el-trabajo


implementación del sistema, arrojando un porcentaje total de 89% en el cumplimiento del

DUR, tal como registra en la siguiente imagen:

Para la obtención del grado de avance en la implementación de los requerimientos exigidos

por el Decreto 1072 de 2015, el equipo auditor diseñó listas de chequeo las cuales fueron

aplicadas al responsable del SG-SST.

De acuerdo con lo definido en el cronograma determinado por la Resolución 1111 de 2017,

artículo 10, durante la vigencia 2018 se ejecutó la fase 3 “ejecución”; la cual fue evaluada

con la presenta auditoría y de la que se generaron recomendaciones (discriminadas en el

numeral 11) y hallazgos (discriminados en el numeral 12), los que contribuyen a optimizar la

implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST (fase

4), aportando a la mejora continua de la entidad.

Finalmente, es importante mencionar que el presente ejercicio, no es auditoria

correspondiente al Sistema Integrado de Gestión (SIG) sino que hace parte de las auditorías

de gestión de la OCI, llevada a cabo para analizar al cumplimiento en la implementación del

SG-SST, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015.

11. RECOMENDACIONES

La Oficina de Control Interno, de acuerdo con lo evidenciado en desarrollo de la Auditoría al

Decreto 1072 de 2015, formula las siguientes recomendaciones:

Recomendación No. 01:

De acuerdo con la verificación documental realizada a la matriz de indicadores definidos por

el Decreto 1072 de 2015, se encontró que el formato utilizado no se encuentra codificado

según lo establecido en el procedimiento ASPD01- Elaboración y Control de Documentos y


Registros”, del Sistema Integrado de Gestión, por lo cual la OCI recomienda que, con el

apoyo y asesoría de la OAP, se revise dicha matriz y, si se considera pertinente, se proceda

a su codificación, aprobación y publicación en el SIG de la entidad.


De acuerdo con las evidencias y lo establecido en artículo 2.2.4.6.11, la OCI recomienda

que para la vigencia 2019 se fortalezca el proceso de capacitación y sensibilización a todo

nivel para que los funcionarios y demás servidores se apropien del SG-SST.


La OCI recomienda actualizar el procedimiento STPD06 Reporte e Investigación de Incidentes

y Accidentes de Trabajo”, en lo relacionado con el SG-SST conforme a la nueva normatividad,

específicamente con respecto al DUR 1072 de 2015, y establecer los procedimientos

operativos normalizados en caso de situaciones de emergencia y darlos a conocer a los

trabajadores.


En la verificación del plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, código

STPL01, el cual se encuentra publicado en el micrositio del SG-SST, se observó que éste

está desactualizado; por lo cual la OCI recomienda que se proceda a su actualización,

aprobación y publicación en el SIG, previa autorización por parte de la OAP.


En la verificación del Profesiograma con código STFT08 V2, se encontró que carece de la

fecha de vigencia, la firma, nombre y cédula del médico especialista en Salud Ocupacional

y la firma, nombre y cédula del profesional encargado del SG-SST, la OCI recomienda que,

para la vigencia 2019, se garantice que el documento tenga incorporada las firmas del

médico especialista y del responsable del SG-SST, así como los datos correspondientes a

nombres, cédulas, y fecha de realización de la actividad.


De acuerdo con la verificación documental realizada a la Matriz de Roles y

Responsabilidades código ASFT14, se encontró que lo relacionado con la normatividad se

encuentra desactualizado, por lo cual la OCI recomienda que se proceda a su actualización,

aprobación y publicación en el SIG, previa autorización por parte de la OAP.



En la verificación documental en el proceso de adquisiciones, los estudios previos (Formato

PPFT20) la OCI recomienda que para la Contratación con empresas proveedoras de

servicios de Aseo y Cafetería y de Vigilancia (entre otras), incluir en los estudios previos, los

criterios que le permitan conocer que la empresa a contratar cuente con el Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), como lo establece el Decreto 1072

de 2015, Artículo 2.2.4.6.4. Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-

SST), Parágrafo 2.


En la verificación documental sobre medidas de prevención y control, la OCI recomienda

ejecutar acciones de mantenimiento preventivo y correctivo, enfocadas a aspectos eléctricos

y locativos, donde se promueva la participación permanente de los trabajadores, reforzando

temas de autocuidado, uso de EPP, reportes de actos y condiciones inseguras entre otros,

tal como lo establece el Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.2.


De acuerdo con la revisión realizada a las hojas de vida de funcionarios (contratistas y de

planta) y a pesar de que en el procedimiento Evaluaciones Médicas Ocupacionales (código

STPD03) establecido en el Proceso Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, no se

especifica que los resultados de exámenes médicos pre-ocupacionales, periódicos y/o de

retiro se deben conservar en la carpeta de hoja de vida, la OCI recomienda, se estudie la

viabilidad, con la asesoría y apoyo de la OAP, en el sentido de indicar que se deben archivar

esos resultados en la correspondiente hoja de vida del funcionario.


De acuerdo con la verificación documental realizada al Manual de Operaciones código

ASMN02, se formulan las siguientes recomendaciones las cuales van dirigidas a su

actualización, incluyendo lo relacionado con el SG-SST.

• En relación con el ítem de política y objetivos, es pertinente que en dicho manual por lo

menos se relacionen los códigos de las políticas definidas en la entidad y que contemplan

todos los subsistemas, incluido el SG-SST.

• En cuanto al ítem de alcance, es pertinente que se actualicen las normas que allí se

relacionan, adicionando el Decreto 1072 de 2015 que prima sobre la norma OHSAS


18001 y la complementa; adicionalmente, es oportuno modificar y ampliar el alcance del

subsistema dejándolo más acorde a lo definido en la política.

• En el ítem “documentación obligatoria requerida”, es pertinente la revisión, ajuste y

actualización la matriz allí relacionada, de la cual hace parte del SG-SST, en la cual se

recomienda incluir el Decreto 1072 de 2015, que prima sobre la norma OHSAS 18001 y

la complementa.

• En el numeral 10, se debe actualizar el acto administrativo sobre el Comité Institucional

de Gestión y Desempeño, Resolución 6104 de 2017, conforme lo establece el Modelo

Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.


En la navegación y revisión del micrositio del SG-SST se evidenció desactualización de

documentos, enlaces no disponibles y documentos que no están registrados, por lo cual es

importante que se revise el micrositio con el fin de garantizar la consulta adecuada de la

información; como por ejemplo:

• Desactualización de documentos:

o Mapa de riesgos institucional (no contiene la matriz IPER de la Sede Central).

o Manual de Operaciones (ASMN02).

o Pan de preparación y respuesta ante emergencias y contingencia (STPL01).

o Informe del COPASST falta vigencia 2017.

Adicionalmente es pertinente verificar e incluir todos los documentos que exige el

Decreto 1072 de 2015.

• Enlaces no disponibles:

o Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos del SG-SST (FPFT02 Y FTPT03).

o Fases de adecuación transición y aplicación del SG-SST con estándares mínimos

(Resolución 1111 de 2017).

o Indicadores del proceso Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (ST01, ST02,

ST05).

• Documentos no registrados: Creación de un nuevo enlace: De acuerdo con lo definido

en el artículo 2.2.4.6.12. Documentación, numeral 9, Registro de entrega de los protocolos

de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y demás instructivos internos de seguridad

y salud en el trabajo, se recomienda crear un enlace en el que se pueda consultar el

documento Plan Estratégico de Seguridad Vial – PESV Formato SGPL01.


La OCI, en cuanto a las recomendaciones formuladas en el presente informe de auditoría al

Decreto 1072 de 2015, señala que estas son puestas a consideración del líder del SG-SST,

con el fin que puedan analizarlas, evaluarlas y considerar la viabilidad de su implementación,

las cuales contribuyen al mejoramiento continuo del proceso de implementación y

mantenimiento del subsistema.

12. HALLAZGOS

La Oficina de Control Interno, de acuerdo con lo evidenciado en desarrollo de la Auditoría al

Decreto 1072 de 2015, determina los siguientes hallazgos:

Hallazgo No. 01: Documento Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos, sin firma del

empleador y responsable del SG-SST.

De acuerdo con la verificación de la documentación aportada y lo establecido en los artículos

2.2.4.6.12 numerales 1 y 5 y 2.2.4.6.17 del Decreto 1072 de 2015, la OCI observó su

incumplimiento al no encontrar las firmas del empleador y del responsable del SG-SST, de

acuerdo con lo establecido en la Resolución 678 de 2014, donde se designa a Secretaría

General como Líder Operativo del SG-SST, en el documento “Plan Gerencial y Despliegue

de Objetivos” (código FPFT03 V5), tal como lo exige la norma, lo cual garantiza la aprobación

y el compromiso de la alta dirección en el cumplimiento e implementación del SG-SST.

Hallazgo No. 02: Falta de independencia de los Recursos para la implementación del

SG-SST.

De acuerdo con la verificación de la documentación aportada y lo establecido en los artículos

2.2.4.6.8 y 2.2.4.6.17 del Decreto 1072 de 2015, la OCI observó su incumplimiento al

evidenciar que no se cuenta con la “definición de los recursos financieros, humanos, técnicos y de

otra índole requeridos para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo SG-SST”, de manera independiente dentro del presupuesto de la entidad, tal como lo

indica la norma, lo cual podría limitar la ejecución y cumplimiento de las actividades

programadas.

Hallazgo No. 03: Carencia en la asignación de la fecha en la Política del SG-SST

De acuerdo con la verificación de la documentación aportada y lo establecido en el artículo

2.2.4.6.6 del Decreto 1072 de 2015, la OCI observó su incumplimiento al evidenciar que la

política definida, publicada y firmada por el representante legal de la SNS, no se encuentra

fechada, tal como lo indica la norma, lo que impide determinar y visibilizar la vigencia a la

que corresponde la última actualización y desde cuando aplicaría la misma.


Hallazgo No. 04: Inexistencia de un Procedimiento para la Gestión de Cambios del SG-

SST.


2.2.4.6.26 del Decreto 1072 de 2015, la OCI observó su incumplimiento al evidenciar que

no se cuenta con un procedimiento de Gestión de Cambios en el SG-SST, “para evaluar el

impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar los cambios internos

(introducción de nuevos procesos, cambio en los métodos de trabajo, cambios en instalaciones, entre

otros) o los cambios externos (cambios en la legislación, evolución del conocimiento en seguridad y

salud en el trabajo, entre otros)”, lo que dificulta determinar las actividades a llevar a cabo en el

cumplimiento de la gestión del cambio del SG-SST.

Hallazgo No. 05: Inexistencia de un Procedimiento para las Compras y/o

Adquisiciones del SG-SST.

En la verificación documental del procedimiento “Planeación para la Adquisición de bienes y

servicios de la Entidad” con código ABPD01, se observó incumplimiento de lo establecido en

el Artículo 2.2.4.6.27, el cual indica que se debe establecer y mantener un procedimiento

que identifique y evalúe las especificaciones relativas al SG-SST, a las compras o

adquisiciones de productos y servicios y a las disposiciones relacionadas al SG-SST lo que

dificulta establecer si se están cumpliendo los requisitos que deben incluirse en los estudios

previos de acuerdo con el tipo de adquisición que requiere la entidad, para el SG-SST.

Hallazgo No. 06: La Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de

los Riesgos (IPER), ASFT14, no incluye la definición IPER de todos los trabajadores

independientemente de su forma de contratación y vinculación.


2.2.4.6.15 Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos (IPER) del

Decreto 1072 de 2015, la OCI observó su incumplimiento al no encontrar la definición IPER

de “todos los trabajadores independientemente de su forma de contratación y vinculación”, lo cual

dificulta identificar expresamente los riesgos de cada puesto de trabajo.

Hallazgo No. 07: Desactualización de procedimientos del Proceso Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo

De la revisión documental de todos los procedimientos que hacen parte del Proceso Gestión

de Seguridad y Salud en el Trabajo, se observó:

• En todos los procedimientos en la parte relacionada con “Normas” hace falta incluir la

Resolución 4832 de 2018 “por medio de la cual se actualiza el reglamento de Higiene y

Seguridad Industrial de la Superintendencia Nacional de Salud”.


• En los procedimientos STPD02 y STPD06 en Documentos de Referencia, es pertinente

incluir el Decreto 1072 de 2015, si se considera oportuno.

• Cuando se realicen ajustes, modificaciones y/o eliminaciones a los procedimientos,

verificar que la nueva numeración de las actividades enunciadas en cada uno de ellos

se ajuste a la nueva versión del documento, que se actualicen el número de la versión,

las fechas y, se relacionen los documentos con los cuales se han solicitado esos cambios

y los de la OAP dando su aprobación, en cumplimiento del procedimiento ASPD01

“Control de Documentos y Registros” del SIG, en ejercicio del autocontrol y calidad de los

instrumentos emitidos.

Lo anterior genera asimetría entre lo establecido en los procedimientos y lo definido en la

normatividad vigente.

Cordialmente,

ROSEMARY CHAVEZ RODRIGUEZ

Jefe Oficina de Control Interno

Equipo Auditor: Edita Virginia Grisales Montaño, profesional especializado

Eddna Dueñas Monsalve, profesional especializado

Julio César Reyes Zuluaga, profesional especializado

Jorge Enrique Cuenca Urbina, profesional especializado

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