SALG

SuperOffice Sales & Marketing

2

Innhold Registrere salg ......................................................................................................................................... 3

Salg-kategorien .................................................................................................................................... 3

Detaljkortet Aktiviteter ....................................................................................................................... 5

Kolonnene på detaljkortet Aktiviteter ............................................................................................ 5

Knytte aktiviteter til salg ................................................................................................................. 6

Salgsguide ................................................................................................................................................ 7

Detaljkortet Salgsguide ....................................................................................................................... 7

Vise alle aktiviteter og dokumenter .................................................................................................... 9

Bruke salgsguiden .............................................................................................................................. 10

Registrere et nytt salg og velge salgstype ..................................................................................... 10

Fasen Første møte ......................................................................................................................... 10

Fasen Tilbud .................................................................................................................................. 11

Fasen Kontraktsunderskrivelse ..................................................................................................... 12

3

Registrere salg I Salg-bildet kan du registrere informasjon om salg på flere nivåer, representert ved de tre kategoriene Salg, Detaljer og Koblinger.

Vil du redigere et eksisterende salg, blar du deg fram til salget og klikker på Endre nederst i Salg-bildet.

Merk: Når du blar gjennom salg ved hjelp av eselørene eller piltastene på tastaturet, eller søker etter salg ved hjelp av hurtigsøk, vises som standard alle salg. Hvis du ikke vil vise utførte salg (salg som er tapt eller solgt) kan du gå til Salg-menyen og velge Hopp over utførte salg.

Salg-kategorien

Nå skal vi registrere opplysninger om et nytt salg i Salg-kategorien.

1. Gå til kategorien Salg i Salg-bildet.

2. Klikk på Ny-knappen på knapperaden. Det åpnes et tomt salgskort.

3. Skriv inn navnet på salget der det står Tittel i rødt.

4. Angi kontakten som salget skal være tilknyttet, i feltet Kontakt.

5. Angi eventuell kontaktperson for kontakten i feltet Person.

6. Angi eventuelt prosjekt som du vil knytte til salget, i feltet Prosjekt.

7. I den store tekstboksen til venstre kan du legge inn en nærmere beskrivelse av salget.

8. Oppe til høyre i Salg-kategorien kan du angi et estimert salgsbeløp.

9. I feltet Eier vises automatisk pålogget bruker. Du kan velge en annen bruker her hvis du ønsker det.

10. I feltet Salgstype angir du salgstypen. Hvis du klikker på pilen, får du frem en liste over tilgjengelige salgstyper. Disse defineres i SuperOffice Administration.

Merk: Noen salgstyper er tilknyttet en salgsguide. Hvis du bytter salgstype, forsvinner også den tilknyttede salgsguiden. Eventuelle aktiviteter og dokumenter du har opprettet i forbindelse med salgsguiden, blir fortsatt liggende på detaljkortet Aktiviteter i dagboken. Hvis du eventuelt bytter tilbake til den opprinnelige salgstypen, gjenopprettes tilknytningen mellom aktiviteter/dokumenter og salgsguiden.

11. I feltet Fase angir du fasen for salget:

4

Hvis salgstypen for salget ikke har tilknyttede faser, har salget status som Åpent. Hvis du klikker på pilen, kan du sette salget til Solgt eller Tapt. Da endres også feltene nedenfor, slik at du kan angi dato, konkurrent og årsak for det solgte/tapte salget. Se "Utsatte, solgte og tapte salg" nedenfor.

Hvis salgstypen for salget har tilknyttede faser, kan du klikke på pilen for å velge en salgsfase. En salgstype med forskjellige salgsfaser kan være knyttet til salgsguiden og er forhåndsdefinert i SuperOffice Administration. Se "Salgsguide" på side 7.

12. Til høyre for Fase-feltet vises det et prosenttall som indikerer sannsynligheten for at salget blir vellykket i denne fasen. Dette tallet er knyttet til fasen og er angitt i SuperOffice Administration. Du kan imidlertid endre det manuelt i SuperOffice Sales & Marketing hvis det er ønskelig.

13. I avmerkingsboksen Utsatt kan du merke av for om salget er utsatt. Dette kan for eksempel være aktuelt hvis kunden bestemmer seg for å vente til neste år med å kjøpe. Se "Utsatte, solgte og tapte salg" nedenfor.

14. Angi antatt salgsdato i feltet Salgsdato. Hvis du vil endre den foreslåtte salgsdatoen, klikker du på pilen ved datoen og velger en ny dato i kalenderen som vises.

15. Feltet Neste aktivitet viser datoen for neste oppfølging som er tilknyttet salget (den eldste oppfølgingen som ikke er utført ennå). Er denne datoen før dagens dato, vises den med rødt.

16. Angi kilden for salget i feltet Kilde. Hvis du klikker på pilen, vises en liste over de tilgjengelige valgene.

17. Hvis du klikker i feltet Synlig for, vises det en liste der du kan velge om utvalget skal være synlig for alle, privat (det vil si bare være synlig for den som er definert som eier) eller være synlig for alle i en av gruppene som eieren er medlem av.

18. Hvis salget har statusen Solgt eller Tapt, kan du merke av i boksen Utført.

19. Hvis du merker av i boksen Publiser, vises salget for eksterne brukere i Audience (krever egen lisens).

5

Detaljkortet Aktiviteter

Detaljkortet Aktiviteter viser alle aktiviteter som er knyttet til det gjeldende salget, det vil si avtaler, oppgaver, samtaler, dokumenter og e-post. Du kan dobbeltklikke på en aktivitet på detaljkortet for å åpne den og eventuelt redigere den. Vi skal nå gå kort gjennom kolonnene på detaljkortet Aktiviteter, og deretter skal vi knytte aktiviteter til salg.

Kolonnene på detaljkortet Aktiviteter

På detaljkortet Aktiviteter finner du blant annet følgende kolonner:

: Utført-status for aktiviteten. En hake betyr at aktiviteten er utført, mens en tom boks betyr at den ikke er utført.

Den andre kolonnen inneholder ikoner som angir type aktivitet, en kategori av de forskjellig typene. Et telefonikon indikerer for eksempel en samtale. Disse ikonene gjenspeiler teksten i kolonnen Type.

Datoen for aktiviteten.

Type aktivitet.

En eventuell beskrivelse av aktiviteten.

Eventuell kontakt, kontaktperson og prosjekt som aktiviteten er tilknyttet.

ID angir hvilken bruker som eier aktiviteten.

Tips: Du kan selv velge hvor mange og hvilke kolonner som skal vises.

6

Knytte aktiviteter til salg

Du kan knytte aktiviteter, nærmere bestemt oppfølginger og dokumenter, til salg. Slik kan du for eksempel gjøre:

20. Velg det aktuelle salget i Salg-bildet.

21. Klikk på Avtale-knappen på knapperaden. Du får frem denne dialogboksen:

22. Registrer avtalen på vanlig måte. Salget er automatisk valgt i feltet Salg (men du kan velge et

annet salg her hvis du vil).

23. Klikk på Lagre for å registrere avtalen. Avtalen vises nå under Aktiviteter i Salg-bildet.

Du følger den samme fremgangsmåten for oppgaver, samtaler og dokumenter. Alle aktivitetene vil da vises på detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet.

7

Salgsguide Du har nå lært om de grunnleggende salgsfunksjonene i Salg-bildet. Nå skal vi se nærmere på hvordan du jobber med salgsguiden.

Ved hjelp av salgsguiden kan en bedrift gjøre salgsprosessen enklere og mer strukturert for sine selgere. Salgsguiden viser vei gjennom de ulike fasene i en forhåndsdefinert salgsprosess og inneholder forslag til hvilke aktiviteter som bør utføres, og hvilke dokumenter som bør opprettes i hver fase. I tillegg kan den foreslå neste trinn i salgsprosessen.

Salgsguiden defineres i SuperOffice Administration.

Detaljkortet Salgsguide

Når du oppretter et salg og velger en salgstype det er definert en salgsguide for, vises detaljkortet Salgsguide sammen med aktivitetslisten nederst.

Knapper for de ulike fasene vises øverst på detaljkortet. Utseendet på knappene endrer seg etter hvert som du fullfører fasene i salgsguiden:

Gjeldende fase

Utført fase

Fremtidig fase

Hver fase av salgsguiden inneholder ulike aktiviteter og/eller dokumenter, og disse finner du i nedre halvdel av detaljkortet. De er listet opp i to kolonner, Aktiviteter og Dokumenter. Hvis du klikker på knappen for en fase, vises det i nedre halvdel av detaljkortet hvilke aktiviteter som tilhører fasen.

Klikk på knappen Opprett ved siden av aktivitetene og dokumentene for å opprette dem. Du kan også klikke på tittelen på aktiviteten eller dokumentet for å opprette dem.

8

Tips: Alle aktiviteter og dokumenter som du har opprettet for en salgsguide, vises også på detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet. Dette gir deg en oversikt over alle aktiviteter som er knyttet opp mot salget – både utførte og ikke utførte aktiviteter.

En aktivitet eller et dokument er opprettet, kan du senere slettes eller redigeres ved å høyreklikke på tittelen på aktiviteten/dokumentet og velge fra menyen som vises. På denne måten kan du også opprette en ny aktivitet eller et nytt dokument av samme type.

9

Vise alle aktiviteter og dokumenter

Som standard vises aktivitetene for gjeldende salgsfase i nedre halvdel, men du kan velge å vise alle aktiviteter og dokumenter for alle faser ved å merke av for Vis alle faser nederst til høyre i detaljkortet. Du kan også vise aktivitetene og dokumentene til en av fasene ved å klikke på knappen med navnet på fasen.

Du kan gå til neste fase ved å velge den i listen Fase på hovedkortet.

Salgsguide der bare aktiviteter og dokumenter for gjeldende fase vises:

Salgsguide der alle aktiviteter og dokumenter for alle faser vises:

10

Bruke salgsguiden

Hvilke salgstyper som er tilordnet en salgsguide, og hvilke faser og aktiviteter salgsguidene skal inneholde, settes opp i SuperOffice Administration. Hvordan en salgsguide ser ut, kan derfor variere, men nedenfor skal vi gå gjennom et eksempel på hvordan du jobber med et salg ved hjelp av salgsguiden.

Registrere et nytt salg og velge salgstype

Du registrerer et nytt salg og velger salgstypen Salg til ny kunde, som er tilknyttet en salgsguide. Salgsguiden kan for eksempel ha følgende faser, aktiviteter og dokumenter:

Fase Aktiviteter Dokumenter

Første møte Kundemøte (Møte ute) Møtebekreftelse (E-post)

Tilbud Tilbudsarbeid (Oppfølging) Tilbud (Brev)

Kontraktsunderskrivelse Avtal kontraktsmøte (Telefon ut) Kontraktsmøte (Møte ute) Signert kontrakt

Fasen Første møte

Du har avtalt møtetidspunktet, og du vil opprette avtalen Kundemøte i dagboken og invitere deltakere.

Slik gjør du:

24. I salgsguiden klikker du på knappen Opprett ved siden av aktiviteten Kundemøte.

25. Dialogboksen Avtale åpnes, med Møte ute angitt som avtaletype og navnet på salget og kontakten ferdig utfylt.

26. Fyll ut informasjon og inviter deltakere.

27. Klikk på Lagre.

For ordens skyld vil du sende en e-post der du bekrefter møtetidspunkt og møtested.

11

Slik gjør du:

28. Klikk på knappen Opprett ved siden av Møtebekreftelse. Dialogboksen Dokument åpnes der E-post allerede er valgt som dokumentmal, og navnet på kontakten og salget er ferdig utfylt.

29. Fyll ut annen informasjon i feltene i dialogboksen Dokument.

30. Klikk på knappen Opprett for å opprette og sende e-posten.

Når møtet er gjennomført, vil du angi dette i salgsguiden. I salgsguiden merker du av i avmerkingsboksen ved siden av aktiviteten Kundemøte.

Tips: Du kan også gjøre dette fra aktivitetslisten i for eksempel Dagbok og Kontakt.

Fasen Tilbud

Alle aktivitetene og dokumentene i fasen Første møte er utført, og du vil gå til neste fase

av salgsguiden.

Slik gjør du:

31. Klikk på Endre på hovedkortet Salg.

32. Klikk på pilen ved siden av feltet Fase og velg Tilbud fra listen.

33. Klikk på OK. Aktivitetene og dokumentene for den nyeste fasen vises nå på detaljkortet Salgsguide.

Tips: Du kan også høyreklikke på knappen Tilbud på detaljkortet Salgsguide og velge Gå til denne fasen.

Du vil lage en oppgave i dagboken din som minner deg på at du må utarbeide et tilbud.

Slik gjør du:

34. Klikk på knappen Opprett ved siden av aktiviteten Tilbudsarbeid. Dialogboksen Oppgave vises med Oppfølging angitt som oppgavetype.

35. Fyll ut informasjon.

36. Klikk på Lagre.

12

37. Når du er ferdig med å utarbeide innholdet i tilbudet, setter du aktiviteten til Utført.

Nå vil du opprette tilbudet til kontakten. Klikk på knappen Opprett ved siden av dokumentet Tilbud og lag dokumentet.

Fasen Kontraktsunderskrivelse

Når alle aktivitetene og dokumentene du ønsker å bruke i fasen Tilbud er utført, går du til

siste fase i salgsguiden, som er Kontraktsunderskrivelse.

Slik gjør du:

38. Klikk på Endre på hovedkortet Salg.

39. Klikk på pilen til høyre for feltet Fase og velg Kontraktsunderskrivelse fra listen.

40. Klikk på OK. Aktivitetene og dokumentene for denne fasen vises på detaljkortet Salgsguide.

Du vil opprette og utføre den første aktiviteten i fasen.

Slik gjør du:

41. Klikk på Opprett ved siden av samtalen Avtal kontraktsmøte og opprett samtalen på vanlig måte.

42. Når samtalen er utført, merker du av i avmerkingsboksen. Dialogboksen Salgsguide åpnes.

13

43. I dialogboksen Salgsguide har du tre muligheter:

Klikk på Opprett for å opprette avtalen Kontraktsmøte, som er neste aktivitet i salgsguiden. Du kommer direkte til dialogboksen for oppfølgingen.

Klikk på Avbryt hvis du ikke vil opprette aktiviteten nå. Dialogboksen Salgsguide lukkes, og du må selv huske å opprette aktiviteten senere.

Merk av for Alltid opprette aktivitet? - Ikke vis denne dialogboksen igjen hvis du i fremtiden alltid vil opprette den foreslåtte aktiviteten. Da åpnes dialogboksen for oppfølginger automatisk neste gang.

Merk: Dialogboksen Salgsguide åpnes fordi det er definert Foreslå denne aktiviteten automatisk for aktiviteten Kontraktsmøte. Dette gjøres i SuperOffice Administration.

Du vil opprette avtalen Kontraktsmøte fra dialogboksen Salgsguide. Klikk på Opprett i dialogboksen Salgsguide. Dialogboksen Avtale åpnes, der du kan opprette møtet på vanlig måte.

Deretter vil du lage kontrakten du skal ha med på møtet.

Slik gjør du:

44. Klikk på Opprett ved siden av dokumentet Signert kontrakt for å opprette kontrakten.

45. Når kontraktsmøtet er gjennomført og kontrakten underskrevet, merker du avtalen Kontraktsmøte som utført.

46. Nå kan du endre fasen til Solgt. Når alle ønskede aktiviteter og dokumenter for salget er utført, kan du sette salget til utført.

Tips: Hvis du vil at salget fortsatt skal være synlig i for eksempel detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet og detaljkortet Salg i Dagbok-bildet, må du ikke sette salget til utført.