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Système d’InformationRessources Humainesdes Unités et des Services

SUPPORT PEDAGOGIQUE – Utilisateurs DU - RADossier annuelGestion des classements

Avril 2012 Sylvie BLET – Céline GEORGES

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ACC SIRH

SOMMAIRE GENERAL

Caractéristiques techniquesPoints d’attention

1. Planning Page 52. Outils mis à disposition des utilisateurs Page 63. Connexion à Sirhus Page 74. Navigation dossier annuel Page 115. Le dossier annuel Page 126. Gestion des classements Page 40

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Caractéristiques techniques

Fonctionne sur MAC ou PC

Navigateurs non autorisés : Safari, google chrome

Navigateurs autorisés : Firefox (version 11 incluse)IE (version 8 incluse)

Vérification du mot de passe (identique à celui de Simbad)

Autoriser les « pop up »

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Points d’attentionUn seul utilisateur par dossier - pas de saisie simultanée

Pas de déconnexion par la croix (en haut à droite), cela bloque le dossier de l’agent – utiliser fin de session

2 traitements de nuit : après la mise à jour des REaprès la validation définitive du classement

Les fonctionnaires stagiaires ne sont pas concernés par le dossier annuel

Penser à enregistrer régulièrement

Déconnexion après 1h d’inactivité

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1. Planning

5 mars 2012 : vérification des conditions par le SRH

02 avril 2012 : ouverture de SIRHUS aux unités

29 juin 2012 : transmission des dossiers annuels et bordereaux de propositions au SRH

Septembre 2012 : commission régionale de classement

Octobre 2012 : commission nationale de classement

A partir du 29 octobre 2012 : Commission Administrative Paritaire

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2. Outils mis à disposition des utilisateurs

Présentation et/ou formation à l’outil

Assistance aux utilisateurs en délégation à l’adresse suivante: [email protected]

Mémento SIRHUS

aide en ligne dans Sirhus

informations : http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/carriere/dossier-annuel

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Pré requis : être déclaré dans labintel et avoir un dossier dans Sirhus

Il est possible de se connecter à SIRHUS de 2 manières :

1. À partir du référentiel JANUS

2. Avec un certificat personnel valide

Adresse SIRHUS: https://sirhus.dsi.cnrs.fr

3. Connexion à Sirhus : modalités

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Sur l’écran de connexion à SIRHUS, il l’indique, saisit son mot de passe et clique sur «Se connecter »

3. Connexion à Sirhus : modalités 3.1 Avec adresse mèl Agent (qui ne dispose pas de certificat)

Adresse mail utilisateur dansréférentiel (= adresse Labintel sipersonnel unité CNRS)

Mot de passe utilisateur dansréférentiel (=celui de sésame sipersonnel unité CNRS)

Sans Mot de passe vers Sesame

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3. Connexion à Sirhus3.2 modalités : l’agent dispose d’un certificat

Saisir son mot de passe

Si vous avez un certificat, une demande de mot de passe apparaît

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3. Connexion à Sirhus

Vous êtes connectés !

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4. Navigation « dossier annuel »

DU & RA RE AGENT

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Saisie des expériences professionnelles et des

formations initiales par les agents

5. Le Dossier Annuel5 .1 Description du processus

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5. Le Dossier Annuel5.1 Les étapes dans Sirhus

2012

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Le Dossier Annuel est composé de 5 fiches :

Fiche 1 : Données générales et propositions d’avancementFiche 2 : Descriptif d’activitésFiche 3 : Bilan, orientations et perspectivesFiche 4 : FormationFiche 5 : Appréciation générale et propositions d'avancement

Feuillet 5-1: Appréciation générale Feuillet 5-2 : argumentaire Prop. Corps : seulement si l’agent est proposable en changement de corpsFeuillet 5-3 : argumentaire Prop. Grade : seulement si l’agent est proposable en changement de grade

5. Le Dossier Annuel5.2 Composition du dossier

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5. Le Dossier Annuel5.3 Les différents rôles et profils

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Par défaut, le DU est responsable d’Entretien. Le RE de l’année -1 reste le RE par défautLe DU peut déléguer à un RE la conduite de l’entretien avec les agentsLe responsable d’entretien sélectionné est valable durant l’année de campagne choisie

Action 1

5. Le Dossier Annuel5.4 Assignation des responsables d’entretien

Appuyer su « Ctrl » de votre clavier pour sélectionner plusieurs agents

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5. Le Dossier Annuel5.5 Création des Dossiers Annuels

!

Dans cette liste, vous avez la possibilité de

sélectionner/déselectionner tous les agents grâce aux

boutons

La création par le DA ne devra être réalisée qu’après le traitement de nuit de l’assignation du RE. Les sélections restent actives après changement de page

Tri sur certaines colonnes avec le bouton

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5. Le Dossier Annuel5.5 Création des Dossiers Annuels : écran d’accueil

Le programme se lance automatiquement en arrière plan. La procédure de la création peut être longue en fonction de la taille de l’unité.!

Permet de supprimer une fiche <en cours de traitement>

Permet d’actualiser les statuts des fiches

Action1: Cliquer sur le bouton <créer dossier>

Action 2 : Saisir l’effectif de l’unité

(Nombre total d'agents affectés dans l'unité et rémunérés. Les stagiaires sous convention

ne sont pas pris en compte)

Action 3 : Cliquer sur le bouton <Activer la création » pour la création des

dossiers

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5. Le Dossier Annuel5.5 Création des Dossiers Annuels

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5. Le Dossier Annuel5.5 Création des Dossiers Annuels :

!Après enregistrement et/ou validation définitive d’une fiche, il est nécessaire de cliquer sur le bouton « Fermer » pour revenir à l’écran des différents dossiers. Sur cet écran, il faut cliquer sur le bouton « Rafraîchir » afin de voir la modification de statut de cette fiche

« en cours de traitement » (La fiche a été créée lors de la création du dossier)

La fiche est en cours de saisie

La fiche a été validée et ne peut plus être modifiée

Des pictogrammes représentent l’état

d’avancement de la rédaction

des fiches

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5. Le Dossier Annuel5.5 Création des Dossiers Annuels : Directeur d’Unité

Par exemple, le courriel se présentera ainsi :

Adresse courriel du DU

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5. Le Dossier Annuel5.5 Rédaction des Dossiers Annuels :

ajouter l’organigramme en masse

1. Cliquer sur « Joindre organigramme »

2. Cliquer sur « parcourir » et sélectionner le document

3- Cliquer sur « joindre »

Le DU ou le RA pourra joindre l’organigramme « en masse » de la structure,

même pour les agents dont il n’est pas RE. Cette action peut prendre plusieurs minutes

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5. Le Dossier Annuel5.6 Rédaction des Dossiers Annuels : sélection d’une des fiches

Enregistrer : permet de sauvegarder l’ensemble de la ficheEnregistrer et notifier : permet de sauvegarder l’ensemble de la fiche et de notifier par courriel les différents acteurs (DU, RE, RA, Agent)Fermer : permet de quitter la fiche sans enregistrementImprimer/Aperçu : permet de visualiser puis d’imprimer la fiche dossier annuel validée ou non.Valider définitivement : permet de sauvegarder définitivement l’ensemble de la fiche.Journal des actions : permet de consulter l’historique des actions effectuées sur la fiche de l’agent.Aide sur cet écran : permet d’afficher la rubrique de l’aide en ligne associée à cette fiche

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5. Le Dossier Annuel5.7 Rédaction des Dossiers Annuels

Le DU ou le RA renseigne les propositions, Si l’agent est proposable (non grisé à l’écran), il faut obligatoirement renseigner les champs.

Seul, le DU valide définitivement la fiche. Il existe une cohérence entre les propositions cochées en F1 et le bordereau de classement.

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Elle permet aux RE de préciser la mission de l’agent, à celui-ci de détailler sesactivités.

Elle permet en outre de demander à changer de BAP ou d’emploi-type. La demande dechangement de BAP et/ou ET sera effective à la validation du DA par le DU et seravérifiée par les équipes RH du SRH.


Le RE renseigne les onglets <données générales> et <mission> de la fiche

L’agent renseigne l’onglet<descriptif d’activités>

Le RE valide définitivement la fiche

540 caractères max 4050 caractères max

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La fiche 3 ne doit pas être visible, modifiable ouimprimable par le SRH. Cette fiche, comme lesannées précédentes, reste au sein de l’unité.L’agent peut toutefois la communiquer au SRH, parexemple pour travailler sur son projet professionnel.

Elle est composée de trois onglets :

2700 caractères maximum

1- L’agent et le RE renseignent les 3 onglets de la fiche 3

2- Le RE validedéfinitivement la fiche

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Fiche 4 est composée de 2 onglets :

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5. Le Dossier Annuel5.7 Rédaction des Dossiers Annuels : Fiches 5 « Appréciation générale et Propositions

d’avancement »

Les fiches 5-2 et 5-3 ne sont générées que si l’agent est promouvable!

Les fiches 5 comprennent trois feuillets :Appréciation générale et observation (en principe pour tous les agents mais qui peut être très brève s’ils sont proposés en changement de corps ou de grade).

Argumentaire pour un changement de corps

Argumentaire pour un changement de grade.Pour ces derniers feuillets, il est important que les DU établissent un texte adapté (en s’appuyant sur les consignes du dossier et les critères élaborés par la DRH).

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5. Le Dossier Annuel5.7 Rédaction des Dossiers Annuels -


Fiche 5.1 est composée de 2 onglets :

L'appréciation générale, c'est la synthèse qui conclut l'entretien annuel sur la base du bilan del'activité de l'agent ; elle a donc une vocation annuelle. Elle vaut argumentaire pour lesavancements accélérés d’échelon ou les échelons retardés. Le responsable d’entretien ou ledirecteur d’unité (ou le responsable administratif) saisissent les appréciations générales. Seul ledirecteur d’unité valide ce feuillet.

Le DU, RE et/ou le RA renseignel’onglet <appréciation générale>

L’agent renseigne l’onglet<commentaires éventuels de l’agent> Le DU valide

définitivementla fiche


!

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Le RE ou le DU saisissent les argumentaires pour les changements de corps.L’argumentaire pour le changement de corps n’est saisi que lorsque l’agent est proposé à un avancement de corps.Le DU valide ce feuillet.

FICHE 5-2 – Argumentaire prop. corps : seulement si l’agent est proposable en changement de corps

1- Le DU, RE ou RA renseigne la fiche

2- Le DU valideDéfinitivement la fiche


!

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FICHE 5-3 – Argumentaire prop. grade : seulement si l’agent est proposable en changement de grade

Le DU, RE ou RA renseigne la fiche

Le DU valide définitivement la fiche


Dans le cas où il doit y avoir une fiche 5-2 ou 5-3, le système va vérifier si le DU propose le changement associé dans la fiche 1 au statut « Validée ». !

Le DU doit valider tous les feuillets de la fiche 5.

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5. Le Dossier Annuel5.8 Validation en masse des dossiers annuels par unité

Saisie des critères de sélection

Tris croissant / décroissant en utilisant les boutons

La colonne « Indicateur» précise les informations manquantes au dossier. La fiche concernée ne pourra pas être validée. « Org. Abs » : l’organigramme est absent de la fiche 2« Prop Abs » proposition d’avancement non saisi dans la fiche 1

La validation en masse des fiches des dossiers annuels permet aux acteurs de valider toutes les fiches des agents dans leur périmètre de responsabilité. Les DU et Responsables d’entretien n’ont accès dans l’écran qu’aux fiches au statut « en cours de traitement » pour lesquels ils sont désignés valideurs

Sélectionner/Déselectionner tous les agents grâce au bouton ( ) en haut à gauche du tableau ou sélectionner/déselectionner un ou plusieurs agents en cliquant sur la case bleue de chaque agent.

! La sélection est gardée lors du changement de page

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Après avoir sélectionné toutes les fiches à valider cliquez sur « Validation définitive »

! La sélection est gardée lors du changement de page

5. Le Dossier Annuel5.8 Validation en masse des dossiers annuels par unité

A l’issue de la rédaction par les différents intervenants du dossier annuel, celui-ci est imprimé, signé et envoyé au SRH (à l’exception de la fiche 3).

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Les DU (et donc les responsables administratifs) et responsables d’entretien ont la possibilité d’imprimer en masse tout ou partie des dossiers annuels dont ils sont responsables et ce, quel que soit le statut du dossier annuel (en cours ou validé).

Si la fiche imprimée n’est pas validée :un filigrane « version provisoire » s’imprime sur le dossier annuel

5. Le Dossier Annuel5.9 Impression des Dossiers Annuels

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Les possibilités pour imprimer ou télécharger les dossiers annuels :

5. Le Dossier Annuel5.9 Impression et téléchargement des Dossiers Annuels

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1 – choisir les fiches à imprimer et cliquer sur « Imprimer dossier » 2- pour les agents sélectionnés, on peut choisir d’imprimer tout le dossier ; le dossier pour délégation ou de choisir les fiches à imprimer en cochant les boutons et cases correspondants.De même on peut choisir le ou les statut(s) crée en cours de traitement et /ou Validé en cochant les cases correspondantes. 3- cliquer sur

!


L’impression des dossiers annuels est lancée en arrière plan.

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ACC SIRH !


L’impression des dossiers annuels est lancée en arrière plan.

L’utilisateur ayant lancé l’impression est notifié par mail de sa fin d’exécution.

Pour récupérer le fichier, l’utilisateur clique sur le lien indiqué dans le mail et a la possibilité d’ouvrir directement le fichier ou de l’enregistrer.

Si l’utilisateur n’est pas connecté au portail SIRHUS, un premier écran de connexion lui est proposé.Puis l’écran de notification du téléchargement est affiché :

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!


l’impression des dossiers annuels est lancée en arrière plan.

Affichage du fichier au format pdf.Le dossier au format pdf est affiché dans une nouvelle fenêtre.

L’utilisateur a la possibilité d’enregistrer le fichier ou de l’imprimer.

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5. Le Dossier Annuel5.9 téléchargement des Dossiers Annuels

Action 1. Choisir l’emplacement où enregistrer le fichier téléchargé (vous avez la possibilité de modifier également le nom du fichier téléchargé) au format pdf. Pour cela vous disposez d’une aide avec un bouton de type parcourir ou vous pouvez saisir directement le nom du répertoire et du fichier cible.

Action 2. Cliquer sur le bouton « Enregistrer »

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6. Gestion des classements6.1 Classement par le DU – Saisie des classements

Accéder à la page de gestion des classements, par l’onglet « Gestion des classements » et la ligne « Gestion des classements »

.

La liste des classements des agents de l’unité est alors affichée

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Le DU a accès à plusieurs critères de sélection qui vont lui permettre d’afficher les agents à classer, par type d’avancement et promouvabilité

Action 1 : Saisir dans l’une des colonne et les lignes vierges le(s) critères de sélection

Action 2 :Pour appliquer les critères, cliquer sur

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!

.

Colonne <Promouv> : Afficher pour l’ année de campagne en cours, l’ensemble des agents qui sont promouvables ou non promouvables. Champ à ‘X’ si l’agent est promouvable au 31 décembre de l’année en cours.

Colonne <Type d’avancement>, permet

de traiter la liste des agents en fonction du

type d’avancement

Mettre « 0 » pour ne filtrer que les non-promouvables.

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Zones en saisie uniquement accessible si l’agent est promouvable et pour les types d’avancement sauf EA - Echelon Accéléré


.

Colonne < BAP >, BAP proposé par le DU»

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!.

Action 1 : filtre par type d’avancementAction 2 : Saisie des classements par grade ou corps d’accèsAction 3 : saisie des classements dans l’unité tous grades puis tous corps confondus.Action 4 : Le bouton <Enregistrer> permet de sauvegarder les classements saisis pour les données sélectionnées. Les classements seront ainsi accessibles lors d’une prochaine Connexion. Un message confirme que l’enregistrement est bien effectué.

Si on passe à la page suivante, la sélection est conservée

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6. Gestion des classements6.3 Classement par le DU – Export/import Excel

.

1

2

Action 1 : Accéder à la fenêtre d’import/export en cliquant sur l’icône

Action 2 : Choisisser l’export des données et télécharger le fichier

Action 3 : Renseigner les classements dans le fichier Excel.

3

Action 4 : Importer le fichier complété en choisissant l’import des données dans la fenêtre d’import/ export.

4

Action 5 : Enregistrer les classements

5

Le fichier Excel contient également des informations sur la fiche 1 du dossier annuel

L’enregistrement traite tous les agents de l’unité, même si des filtres sont appliqués !

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cliquer sur le bouton « Contrôler »

6. Gestion des classements6.3 Classement par le DU – Edition de l’Etat de contrôle de saisies

L’enregistrement traite tous les agents de l’unité, même si des filtres sont appliqués !

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6. Gestion des classements6.3 Classement par le DU – Edition de l’Etat de contrôle de saisies

L’état de contrôle au format pdf est affiché dans une nouvelle fenêtre.Vous avez la possibilité d’enregistrer le fichier ou de l’imprimerLe DU peut également adresser par mail, l’état de contrôle, au SRH pour vérification des propositions d’avancement (cohérence classement)

Sur l’écran « Liste des classements », le message d’information indique

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1- imprimante

2- Valider

Le système ouvre un fichier .pdf

6. Gestion des classements6.3 Classement par le DU – Etat de contrôle

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v

Les colonnes <Proposés fiche 1> pour l’échelon accéléré, le grade et le corps permettent au DU de vérifier la cohérence entre son classement et la saisie qu’il a effectuée dans la fiche 1 du dossier annuel.

La lecture du tableau se fait par colonne et non par ligne,

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11


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6. Gestion des classements6.4 Classement par le DU – Validation des classements

Lors de la validation des classements un contrôle de cohérence est effectué entre les classements saisis et les propositions d’avancement de la fiche 1 du dossier annuel :

- Un classement est saisi, la proposition d’avancement doit être à « oui » - Aucun classement n’est saisi, la proposition d’avancement doit être à « non »

Si les fiches 1 sont validées le contrôle de cohérence est bloquant, vous ne pourrez pas valider les classements. Les cas d’erreurs apparaissent en rouge et doivent être corrigés.!

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6. Gestion des classements6.4 Classement par le DU – Validation des classements

!

Après vérification des classements, si les saisies sont correctes, il convient de valider les classements pour prise en compte dans le processus global

Action 1 : Appuyer sur le bouton <Valider>. La fenêtre « Validation des classements »

La validation traite tous les agents de l’unité, même si des filtres sont appliqués. Le DU doit donc valider en une seule fois tous les classements de son unité

Action 2 : Confirmer ou annuler la validation

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Le DU ou le RA est chargé d’éditer le bordereau de classement des ITA le LENDEMAIN DE LA VALIDATION

6. Gestion des classements6.5 Classement par le DU – Bordereau d’avancement

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ACC SIRH

Le lendemain, le DU imprime le bordereau, le signe et l’envoie au SRH avec les dossiers annuels imprimés et signés

6. Gestion des classements6.5 Classement par le DU – Bordereau d’avancement

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Lexique

DA : Dossier Annuel

DU : Directeur d’Unité

RE : responsable d’Entretien

RA : Responsable Administratif

CC : Corps au Choix

GC : Grade au Choix

EA : Echelon Accéléré

ER : Echelon retardé

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ACC SIRH

Merci de votre attention

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Documents