synergy-edms...디지털 형식으로 존재하는 모든 유형의 전자문서 및 기록물들을...

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Synergy EDMS 1. 제안목적

www.comtrue.com

문서의문서의 공유와공유와 관리를관리를 통한통한 기업기업 경쟁력경쟁력 강화강화

Oracle Standard Edition 고객에 대한 EDMS 제안

▣▣Synergy- E D M SS ynergy- E D M S▣▣

2002. 4. 19

㈜컴트루테크놀로지 마케팅팀장 최현철


Synergy EDMS 발표 목차

.발표사 소개

.EDMS 및 제안시스템 정의

.제안시스템(Synergy-EDMS) 정의

IN D E X

Ⅰ

II

Ⅲ

.Synergy-EDMS의 사용자 기능

.Synergy-EDMS의 관리자 기능

.제안시스템(Synergy-EDMS)의 효과

Ⅳ

Ⅴ

Ⅵ


Synergy EDMS 1.회사소개

발표사 소개

발표사인 ㈜컴트루테크놀로지는 7년간 인터넷 기반의 기술과, 푸시기술 및 KMS,EDMS 등 새로운

솔루션을 개발하고 공급해 왔습니다.

지식과 문서의 공유는 이 시대에서 선택이 아닌 필수입니다.

98년 말부터 거론되기 시작한 지식경영에 대하여 본사는 98년부터 지식관리시스템 개발에 착수하여,

다음해인 99년 6월 ComTrue-KMS를 정식 런칭하였으며, 한국오라클, 아더앤더슨 과 함께 합리적인

지식관리시스템 구축에 대한 세미나를 개최하는 등 지식관리 및 지식경영의 문화를 선두해 왔다고

자부합니다.

금일 당사가 소개할 Synergy-EDMS는 앞에서 말씀드린 당사의 여러 활동의 연장선의 제품으로,

조직의 문서를 효율적으로 관리 하고, 이를 바탕으로 한 공유를 통해 중복업무를 방지하고, 업무상의

효율성을 향상시키는 시스템입니다.


Synergy EDMS 2.연 혁

발표사 소개

1997. 04 회사 설립

1997. 05 한국벤쳐금융 투자유치 (5억원)

1997. 06 Info-Speeder 런칭 (푸시기술 : News-Broadcasting Service)

1997. 08 Info-Speeder 신소프트웨어 상품대상수상 및 정보통신부 장관상 수상

1997. 09 에너지 관리공단 "사이버 이벤트" 제작

1997. 12 ㈜대우전자 "IB-Server" 푸시정보시스템 구축

1998. 02 정보통신부 우수신기술 선정(Push Upgrader, 98 IT마크)

1998. 11 한국통신 프리텔 "무선데이터통신 서비스" 개발

1998. 12 행정자치부 지식수집 / 지식유통 시스템 "나라뉴스" 구축

1999. 01 Info-Air 정보통신부 우수신기술 선정 (99년 IT마크)

1999. 02 교보문보장 쇼핑몰 구축

1999. 03 기업용 지식수집 시스템 "Info-Speeder" 발표

1999. 06 한국통신 ISDNⅡ AoDi 서비스 구현 (Info-Speeder)

1999. 09 ㈜LG히다찌 지식관리 시스템 구축

1999. 12 철도청 "철도지식경영시스템" 구축 (정부기관 지식경영 시스템 1호

2000. 02 한국신용정보 지식수집 시스템 "Info-Speeder" 공급 및 구축

2000. 09 SK건설 "지식관리 Pilot 시스템 시범 운영"

2000. 10 ㈜범우화학 "중소기업형 지식경영 시스템" 구축

2002. 01 Synergy-EDMS 런칭

2002. 01 ㈜스마마트 솔루션즈 “지식관리 시스템” 공급


Synergy EDMS 3.회사 현황

발표사 소개

회사명 ㈜컴트루테크놀로지 설립일 1997년 4월

대표자 박 노 현

사업

목적

서비스 S/W 자문개발업

H/W 개발업

데이타베이스업 자본금 11억 2천 5백만원

서울 서울시 서초구 양재2동 402-4 윤남빌딩 4층 전화 02) 578-7005 주소

미국 3003 North First Street San Jose CA95134 팩스 02) 578-7220

홈페이지 http://www.comtrue.co.kr 이메일 [email protected]

사업자등록번호 220-81-43863 주거래은행 국민은행

인허가등록

● IB-Server 신소프트웨어 상품대상 및 정보통신부 장관상 수상

● 병역특례 업체로 선정 (제 155호)

● 정보통신부 우수신기술 선정 (98,99년 IT마크 획득)

● 벤처기업확인서 (제 98112612 - 359호)

● IIC프로그램등록증서 (97-01-11-3389)

● 기업부설연구소 허가 (제 981299 호, 한국산업기술진흥협회)

● 핵심애로기술 지도업체로 선정 (ETRI, 99년 3월, Mutone)

● 한미 정보통신 테크노마트 업체로 선정 (한국통신산업협회, 99년 7월)

● 소프트웨어사업자 신고확인서 (한국소프트웨어산업협회 : 2001-53-02417)


Synergy EDMS 3.조직구성

발표사 소개

연구개발 부문

경영지원팀

관리 부문

경영기획

관리

홍보팀S/W개발팀 마케팅팀

마케팅 부문

Staff 부문 : 관리, 개발, 마케팅, 생산

홍보

디자인

KMS 개발

EDMS 개발

PUSH 개발

영업

영업기획

영업관리

대표이사


Synergy EDMS 4.보유기술

발표사 소개

◎ KMS관련 기술

● Unix Programming ● Java programming (Servlet,JSP,EJB) ● Server Development : Server Application ● Web Development : Java Applet Programming, CGI Scripting ● Push Programming ● Network programming(TCP/IP) ● Object Programming (UML) ● Personal Java Programming ● DBMS administration ● XML Programming

본사업관련 보유기술본사업관련 보유기술

◎ EDMS

● Unix Programming ● Java programming (Servlet,JSP,EJB) ● Server Development : Server Application ● Web Development : Java Applet Programming, CGI Scripting ● Push Programming ● Network programming(TCP/IP) ● Object Programming (UML) ● Personal Java Programming ● DBMS administration ● XML Programming

본사업관련 보유기술본사업관련 보유기술


Synergy EDMS 1. Synergy EDMS의 개념

Ⅰ. EDMS 및 제안시스템 정의

1-1.Synergy-EDMS 정의

▣ EDMS의 정의

▶단일 사용자 인터페이스를 통하여 문서의 관리를 강화함으로 문서의 분실을 원천적으로 봉새하고,

문서의 접근 및 검색을 용이하게 하며, 조직내 다수의 사용자들이 정보를 공유하고 재활용할 수 있는

기능을 제공하는 시스템을 의미

▶정보와 지식이 기업 경쟁력의 핵심이라는 인식이 확산되면서, 기업 지적 자산의 저장 형태인 문서의 체계적인 보관, 공유, 활용을 지원하는 전자문서관리시스템(EDMS)의 중요성이 확대

▣ Synergy-EDMS는…

▶디지털 형식으로 존재하는 모든 유형의 전자문서 및 기록물들을 일관된 체계하에서 저장 관리

▶과거의 비효율적인 문서관리 체계를 표준화, 시스템화 할 수 있는 정보 기반 구조로서, 문서의 생성에서

폐기에 이르는 전 생명주기(life cycle)를 전자화

▶Synergy-EDMS 문서의 등록, 검색, 열람, 조회 등의 기능을 효율적으로 제공하며, 문서와 사용자에

대한 통제를 통해 철저한 보안관리를 수행

▶Synergy-EDMS는 업무 중에 발생하는 중요 업무문서와, 기업의 생산성과 업무성과에 직접적인 영향을

미치는 도면이나 기술 문서등의 관리뿐만 아니라 부서간, 조직원간의 문서 전달과 공유체계를 구현


Synergy EDMS

EDMS의 활용

�문서의 재활용�문서의 공유를 통한 중복업무 감소�문서관리 비용 절감

2. EDMS의 필요성

2-1.Synergy-EDMS 도입의 목적과 필요성

문서의 증가

엔지니어 시간 활용분포(%)

문서관리 사용시간

컴퓨터 출력물

복사물

우편물과전표

각종 종이 서류 및문서

PC 문서

도면

◆ 정보검색 – 39% / ◆ 업무대기 – 25% / ◆ 정보생성 – 28% / ◆ 개인시간 – 8%

◆ 사무근로자 업무시간의

20% -Gartner Group

◆ 사무직 근무시간의 40~60 %

◆ 회사 총임금의 20 ~ 40 %

◆ 회사 총매출의 12 ~ 15 % - Datamation

사무근로자가

100명인 조직의

년간 최소

문서관리 비용:

최소 6억원

[출처] The Kathoff Group

문서 및 정보가 증가하면서 기업 문제점 개선 및 시스템 향상을 위하여 EDMS 도입이 늘어나고 있다.



Synergy EDMS

2-2.Legacy System과 EDMS의 영역 비교

▣ 다양한 Web Application Server의 지원과 다양한 Legacy 시스템과의 통합을 통한 데이터 연동 가능성 제공

작성

처리

유통

분류보관

검색

활용

폐기

문서Lifecycle

OA S/W,Email,Scan,Fax작성

전자결재 , 전자보고 ,..처리

전자우편 , 전자회람 , Fax,..유통

문서함 / 서류철분류

Disk, 보관

제목 , 키워드 , 내용검색

수정 , Mail,활용

전자이관 ( backup)폐기

그룹웨어시스템영역

EDMS영역


2. EDMS의 필요성


Synergy EDMS 1. Synergy EDMS의 개념

II. 제안시스템(Synergy-EDMS) 정의

1-1.문서의 라이프 사이클과 Synergy-EDMS

문서생성 등록/저장

활 용

수 정

새로운 버젼보존기간 만기

사용연장

폐 기

문서의 등록문서의 등록

활용이력활용이력탐색/검색탐색/검색

Check-OutCheck-Out

RevisionRevision

문서-Code문서-Code 공유/활용공유/활용

ADMIN사용기간 관리

ADMIN사용기간 관리

폐기대장 관리폐기대장 관리

폐 기폐 기

사용연장사용연장

문서의 수정문서의 수정

Check-InCheck-In

문서의 L ife C ycle

S ynergy- E D M S

▣문서의 Life Cycle 과 Synergy-EDMS


Synergy EDMS 2. Synergy EDMS의 특징 및 기술정의

2-1.Synergy-EDMS의 기술적 특징과 장점

▣ Synergy-EDMS는 자바(Java)와 XML을 기반으로 구성된 전자문서관리시스템으로 하드웨어 플랫폼이나

운영체제의 제약 없이 웹 브라우저만으로 원하는 문서에 접근

▣ 자유로운 문서 접근체계를 보장할 수 있는 것은 강력한 객체접근 권한체계 (ACL: Access Control List)와

사용자의 작업 권한 체계(UCL: User Control List)를 활용한 보안체제 구현

▣ 사용자는 자신이 할 수 있는 권한내에서, 문서에 대한 작업 제약을 받게 되며, 원문에 대한 확실한 관리 기능을 수행

▣ Synergy-EDMS는 문서의 관리기능을 기초로, Active-X를 채용한 사용자 환경을 제공함으로 관리와 활용의 조화를 추구

▣ 웹을 기본으로 한 관리자 모듈과 사용자 모듈의 통합

▣ 다양한 Web Application Server의 지원과 다양한 Legacy 시스템과의 통합을 통한 데이터 연동 가능성 제공

▣ 다양한 포맷의 문서 수용과 XML을 기초로 한 문서관리 기능



Synergy EDMS

2-2.Synergy-EDMS 기능 개요

속성정의

사용자지정속성

파일등록

복사/이동

승인선 지정

수정

Check In/Out

이력관리

목록/속성조회

파일조회

목록/속성인쇄

파일인쇄

문서보기

개인 계정 관리

개인문서함 관리

개인활용/문서등록

등록 문서관리

문서등록 문서검색

개인화 기능

S ynergy- E D M S

User/조직도 관리

권한/보안관리

문서-맵 관리

관리기능

META검색

전문검색

캐비넷검색

조건검색

문서이력관리

문서대장관리

문서조회


2. Synergy EDMS의 특징 및 기술정의


Synergy EDMS

2-3.Synergy-EDMS의 특징과 장점

▣100% 인터넷/인트라넷 기반 E D M S

▣클라이언트 H /W 에 별도 설치 불필요

▣특정 하드웨어 및 소프트웨어에 종속되지 않음

▣Java, A ctive- X, 등의 최신 기술의 적용과 뛰어난 확장성

▣100% Java 로 개발되어 어느 플랫폼에도 적용 가능

▣FTR 엔진의 채용과 자동 Indexing

▣3Tier 구조의 능률적 시스템 구성

▣문서, 도면, 이미지등 다양한 포맷의 문서 수용

기술적인 측면 기능적인 측면

▣문서 생명 주기의 수용

▣Check-In/Out, 버전관리, 이력관리 등 문서관리 핵심 기능

▣ACL 및 UCL을 활용한 작업권한 관리, 보안기능

▣문서 속성 정보와 전문검색 통합을 통한 쉽고 다양한 검색기능

▣시스템 통합 및 연동을 통한 부가기능제공

▣다양한 문서 속성 양식 및 Meta Data형성 기능

▣문서코드의 자동부여, 문서대장, 폐기대장의 관리 기능

▣문서 캐비닛의 편리한 관리 기능 및 개인화 기능


2. Synergy EDMS의 특징 및 기술정의


Synergy EDMS 2. Synergy EDMS의 특징 및 장점

2-3.Synergy-EDMS의 기능적 특징과 장점

▣ 편리한 문서의 등록과 조회 기능 ▶웹 브라우져를 통한 문서의 등록과 활용 기능 ▶관련문서의 통합 등록 기능 ▶문서코드의 자동 부여를 통한 문서 등록 시간의 단축

▣ 검색과 탐색 ▶문서를 입력하는 과정에서 자동으로 형성되는 FTR-Index는 현행 조직에서 활용되는 거의 모든 형태의 문서 데이터를 지원 ▶본문검색 기능, 문서 캐비넛 검색, 속성별 검색 기능 지원 ▶탐색기 형태의 tree 구조(Document Map)의 캐비넛을 통해 작업에 연관된 문서를 browsing을 통해 빠르고 쉽게 발견

▣ 보 안 ▶단계별, 조직별, 개인별 보안 체계를 통한 다양한 문서 보안 체계 형성 ▶사용자, 그룹, 사용자 등급을 기준으로 접근, 수정, 삭제 작업 가능 여부를 상세하게 정의 ▶관리자가에 의한 다양한 보안규칙 정의 ▶문서 사용에 대한 관리를 위한 문서대장 및 문서 이력관리를 통한 보안 기능




2-3.Synergy-EDMS의 기능적 특징과 장점

▣ 문서의 관리와 수정 기능 ▶문서의 수정과정에서 발생할 수 있는 다수의 사용자의 동시수정을 방지하기 위한 check-out / check-in 기능 ▶수정 이전의 원문과 수정이후의 문서를 버전별 관리 ▶Check-out 문서의 확인을 통한 빠른 문서수정 제공 ▶문서 수정 버전의 자동 부여를 통한 문서별 버전관리 기능의 통일성 제공

▣ 다양한 사용자 관리 ▶User, Team, Role, Job의 기준을 통해 조직 전체 뿐만 아니라 하부 조직까지 다양한 형태의 조직 구성을 지원

▣ 문서트리(Document-Map)의 구조 변경 ▶유동적인 환경의 Document-Map을 제공 ▶기업은 내부의 조직변경뿐만 아니라 외부의 모든 환경변화에 빠르게 대처

▣ 개인화 기능 ▶문서를 제공하고 활용할 주체인 사용자 개인을 위한 개인별 Document-Map 생성 기능을 ▶개인별로 업무에 집중화된 문서 및 지식의 활용,생성 체계를 확보




2-4.Synergy-EDMS의 시스템 구성

DB (Oracle 8i)

DBMS

JDBC 2.0 Driver

JAVA VM (JDK 1.2.8)

DBServer

JSP / Servlet

Tomcat

JAVA VM (JDK 1.3.2)

App.Server

(web-office)

Browser

Filter (Office, PDF..)

XML Filter

Web Server (IIS, Applet)

HTML, Images, Files

Search Engine (InterMedia Text)

Web Server

Client

HTTP



Synergy EDMS 1. 문서의 등록

Ⅲ. Synergy-EDMS의 사용자 기능

1-1.문서 등록 플로우

DBDB

문서발생 Log-in문서분류

캐비닛 지정

Synergy-EDMS

계정 확인

권한 확인문서 속성 제공메타 형식 제공

▣문서 생성일 자동 부여 ▣문서 생성자 자동 부여▣사용권한 지정 ▣문서에 대한 설명 부여▣문서 보존기간 설정

문서 등록 유형 작성

FTR 엔진 (자동 인덱싱)

문서 대장 등록

1 -

문서코드 부여



1-2.문서 등록과 문서 등록 양식

▣ 문서 등록시 문서 캐비닛에 정의된 등록 양식 제공

문서 작성/승인 후 폴더에 등록시 다음과 같은 정보를 입력할 수 있도록 template이 제공

문서 등록시 작성된 정보는 검색 및 정보의 활용을 위한 기초가 된다.

작성자 / upload일자 / 문서제목 / 문서번호 및 개정이력 / file 내용개요 / comment / 파일 보안 요

청

▣ 문서 등록 양식은 자동으로 부여되는 내용과 생성자 부여되는 내용으로 정의

▶자동부여 기능

문서의 등록일자, 문서 등록자, 문서번호

▶생성자 부여 기능

문서의 내용, 문서 Comment, 사용권한(보안설정) 및 각 등록양식을 통한 정의에 의한 등록 필드

▣ 문서의 다중 등록

하나의 문서 등록양식은 다중의 문서를 포함

통해 관련 문서를 통합하여 등록하거나 관리

▣ 문서의 보안 등록

UCL(User Control List)에 의한 문서의 접근 및 수정 권한을 지정




1-2.문서 등록과 문서 등록 양식




1-3.문서 코드의 부여 및 문서 대장

▣각 문서는 등록시점에서 정의된 문서 관리넘버(문서Code)가 자동으로 부여

▣문서 코드의 부여와 함께 해당 문서 캐비닛을 기준으로 문서대장 등록

▣문서 사용자는 문서대장을 통해 해당 분류(캐비닛)상의 문서 리스트를 파악할 수 있다.



Synergy EDMS 2. 문서의 조회와 활용

2-1.문서의 활용

▣탐색에 의한 문서의

활용 내부 정의에 의해

형성된 문서 분류체계인

Document-Map의

탐색을 통한 활용




▣ 필요한 문서를 여러 곳에 산재된 문서보관함에서 찾는 것이 아니라 EDMS내에서 다양한 검색방법으로

찾아내어 활용함 으로써 업무의 효율성을 높인다.

•키워드 검색

•메타 조건을 활용

검색

• A N D ,O R 등의조건

•키워드 검색

•메타 조건을 활용

검색

• A N D ,O R 등의조건

조직별/업무기능별로분류된 폴더를 검색

케비넷 검색

메타검색

전문검색

작성자, 작성일자,제목, 문서유형, 보조기간별로 검색

전문검색엔진(FTR *)을통해 문서내용전체에서원하는 것을 검색

검색 유형 활용 방법

DB

2-2.문서의 검색





2-2.문서의 검색



▣ Full Text 본문 검색

▣ 검색어에 대한 검색 결과과내 재검색 조건 검색 (AND OR) 검색

▣ 등록시 자동으로 생성된 문서 Index에 의한 검색

D oc파일 내에 K M S라는 단어가 검색 되었다.

Doc파일 내부

2-2.문서의 검색-메타검색

나.전체검색(FTR)

▣ 문서 분류별 검색

▣ 분류의 기초인 단계인 캐비닛별로 해당 문서를

검색

다.문서 캐비닛 검색



Synergy EDMS 3. 문서의 수정

문서의 생성 새버전문서등록

Revision

3-1.문서의 생성과 수정

▣ Check in/out 문서의 색인/본문을 수정하고자 하는 사용자는 문서의 중복수정을 방지하기 위하여 Check Out을 수행

▣ Check Out : 문서 수정 시에는 다른 사용자의 수정/삭제가 불가능 하도록 처리

▣ Check In : 문서 수정이 완료된 후, 문서를 다른 사용자가 수정/삭제할 수 있도록 활성화

Check-OutCheck_in

문서의 수정

문서수정정보 문서이력관리



Synergy EDMS 3. 문서의 수정

▣반출되어 수정된 문서는 자동으로 버전

넘버 부여

▣새로운 버전과 이전 버전은 연결 기능을

통해 상호 관계성을 확보

▣이전 버전은 새로운 버전을 통해서 접근할

수 있으며 검색 기능을 통해서도 접근

▣문서의 버전 리스트를 통해 버전별 관리를

할 수 있다.

▣문서의 수정사항은 문서 이력관리를 통해

관리되며, 이력관리를 통해 문서의 수정

사유와 결과를 확인

3-2.수정문서와 버전별 관리



Synergy EDMS 4. 개인화 기능

▣조직 전체의 Document-Map 상에서 개인이 필요로 하는 문서 캐비닛을 설정하여 개인적인

document -Map 형성

▣전체 문서분류에서 자신이

필요로 하는 문서 캐비닛으로

바로 접근이 가능하다.

▣보다 빠르게 문서를 활용하고

개인의 업무에 관계된 문서를

별도로 관리하게 함으로 업무

에 직접적인 효과 제공

4-1.Personal Document Map



Synergy EDMS 1. 관리자 기능 개요

Ⅳ. Synergy-EDMS의 관리자 기능

▣ EDMS를 관리하는 Admin 기능으로 인터넷 환경에서 시스템을 관리 할 수 있는 기능으로 구현

▣ 사용 편리성 확보를 위해 사용자 기능과 동일한 Interface를 적용

▣ 조직 변화에 빠르게 대처하기 위한 Document-Map 및 문서등록 양식을 관리 할 수 있도록 해줌

▣ 기업의 조직도에 기초한 업무,그룹,부서별 등록 인원을 관리 할 수 있는 기능을 제공

▣ 문서의 만기와 만기처리를 통해 시스템의 Resource 낭비를 막아줌

▣ 부가 기능인 게시판, 공지사항, 기능을 관리

▣ 문서캐비넷을 기본으로 한 Document-Map의 형성과 관리

▣ 만기 문서의 관리

만기 문서 : 문서 등록시에 사용자가 사용기간으로 설정한 기간이 만료된 문서

폐기문서 대장 관리

▣ 게시판 관리 기능 : 게시판 추가,삭제 및 게시물의 관리를 위한 도구. 게시판 생성,삭제 기능

▣ 공지사항 관리 : 공지 사항 작성,삭제 기능

1-1.관리자 기능 개요




문서관리 시스템으로 포함시킬 문서의 종류에 대한 분류체계를 관리한다. 캐비넛과 같이 문서를

포함하고 있으며, 한 문서는 오직 한 개의 문서종류에 포함 되어야만 한다.

문서종류 관리

문서별 문서유형 설정 기능 및 문서를 등록 / 변경 / 이동 / 삭제 등의 기능이 있어서 문서를 관리

할 수 있다. ( C heck In/O ut 기능 )문 서 관 리

문서를 보관하는 문서함의 개념 구현을 캐비넛의 분류체계를 관리하며 캐비넛에 권한을 부여하여

관리할 수 있으며, 한 문서가 link구조를 통하여 여러 개의 캐비넛에 포함될 수도 있다캐비닛 관리

기 능 설 명기 능

사용자 정보의 생성/수정/삭제 기능을 수행사용자 관리

제1그룹, 제2그룹, 제3그룹에 대한 분류체계를 관리하며 제1그룹은 조직/부서의 개념을 구현하는

데 사용하고, 제2그룹은 직급의 개념을, 제3그룹은 프로젝트조직과 같은 한시적 임시조직 그룹에

대하여 적용.

그룹(부서)별 등록 / 삭제 / 변경 관리.

그룹(부서)관리





사용자 및 문서의 보안등급 설정을 통한 보안관리 /사용자 암호관리

개인별, 그룹별, 사용자별, 문서별, 폴더별에 대한 보안체계 지원.보안 관리

모든 문서는 생성에서 부터 수정,삭제에 이르기 까지 문서의 이력 추적이 가능.

문서 접근 권한이 없는 사용자로부터 접근 불가.문서의 이력 관리

기 능 설 명기 능

문서관리 규정에 의해 보관 단계 이후, C D /D VD /M O D /W O R M 등 보관매체로의 영구보존이 가

능

하다.

저장된 문서 중 보관기관이 경과된 문서는 보관매체에 이관된 후, 폐기된다.

보존 및 폐기 관리



Synergy EDMS 2. 보안관리

▣ 문서 캐비닛은 각각에 지정된 직급, 부서, 보직 등에 따라서 지식에 접근 가능

▣ Documenet-Map의 캐비넛은 지정된 직급, 부서, 보직등에 따른 접근 제한을 부여

▣ 접근 불능, 읽기, 읽기/쓰기 의 세가지 권한을 부여할 수 있다.

▣ 접근 불능에 속하는 직급, 부서, 보직, 인물은 폴더에 접근하는 것이 불가능하며 리스트 조차 조회

불가능

▣ 읽기 권한을 가진 자는 단지 지시에 대한 조회와 평가

▣ 읽기/쓰기 권한을 가진 자는 그 폴더에 문서를 조회, 생성

▣ 권한은 조직, 팀, 직급, 업무, 개인에 따라서 각각 부여

2-1.문서 분류상의 보안 관리



Synergy EDMS 2. 보안관리

▣ 모든 문서가 중앙 집중식으로 관리되므로 각 문서와 캐비넛에

대해 사용자의 접근 권한을 설정하기 위하여 객체접근 권한

체계(ACL: Access Control List)와 사용자의 작업 권한체계

(UCL: User Control List)를 사용하여 사용자는 자신이 할 수

있는 권한 내에서, 선택한 객체에 대하여 수행할 수 있는

작업이 정의됨..

▣ 접근 권한 관리는 조직도 또는 캐비넛구조에 따라 계층적으로

설정되어 있어 특정 캐비넛이나 문서 객체에 대한 접근 권한

명세를 사용자 단위로 부여할 수 있을 뿐만 아니라, 이 사용자

가 속한 그룹의 조직 계층 구조를 따라 부여 받을 수 있으며,

사용자의 권한 유형 별로도 접근 권한 정보를 부여

▣ 모든 문서가 중앙집중식으로 관리되므로 각 문서와 캐비넛에

대한 사용자의 접근권한을 명시하며 제1그룹, 제2그룹, 제3

그룹에 대한 분류체계를 관리하며 제1그룹은 조직/부서의 개

념

을 구현하는데 사용하고, 제2그룹은 직급의 개념을,

제3그룹은 프로젝트조직과 같은 한시적 임시조직 그룹에

대하여 적용.

2-2.User 관리를 통한 보안 관리



Synergy EDMS 3. 통계 기능

3-1.통계 기능

▣ 문서나 폴더에 대한 등록, 검색, 조회, 열람 등의 사용기록을 데이터베이스에 저장하여 사용자, 부서,

직급, 단위 시간에 따라 요약, 가공한 결과 정보로서 서버에 저장되는 정보의 양이 얼마나 늘어나는가,

현재 등록된 사용자의 목록은 무엇인가 등의 정보를 제공

▣ 일반적인 EDMS가 제공하는 통계

기능은 다음과 같다. - 문서등록 통계 - 문서활용(검색,열람) 통계 - 문서접속 통계 등



Synergy EDMS 1. 제안 시스템의 도입 효과

1-1.Synergy-EDMS의 도입 효과-①

공유 기반프로세스 설계

업무 정보, 문서의체계적 관리

지식기반 조직문화 조성

업무 처리속도 증대

문서 지식공유를 통한새로운 부가가치 창출

비용 절감을 통한생산성 향상

사무생산성 향상능율성 제고

필요 시점에 필요한 문서 및 지식 검색

간접업무 시간 단축에 의한 생산성 향상

조직간, 팀원간 지식/정보 격차 최소화

기존 정보 및 문서의 활용으로 업무의 효율성 제고

지식 ,문서, 기타 필요정보 연계 일괄관리

반복 / 유사 실패의 방지로 손실 감소

필요한 정보와 문서의 취득, 생성 시간 감소광범위한 업무 데이터의 공유

지식관리 기반시스템 구현

각종 배포물 발생 비용 절감종이 문서 발생량 감소 / 문서보관 공간의 절약

문서의 체계적 축적

조직 경쟁력 향상

Ⅴ. 제안시스템(Synergy-EDMS)의 효과


Synergy EDMS

1-2.Synergy-EDMS의 도입 효과-②

•각종 배포물 발행 비용 절감•문서와 자료 발생량 감소에 따른 종이비용 절감•문서와 자료 보존공간의 절약 및 사무실 환경개선

관련 비용의 절감

•정보공개의 활성화•고객 서비스 시간의 단축 등

고객 서비스 개선

•문서중심의 업무 수행 효율화•문서와 자료의 생성, 보관, 폐기까지의 관리 용이성•문서와 자료의 빠른 검색으로 정보취득 및 업무수행시간 단축•문서보안의 개선•타 시스템과의 연동을 통한 문서의 효용성 증대 (지식 관리/경영 출발점)

사무 생산성 향상

•정보의 체계적 축적•실시간 정보공동활용을 통한 문제 해결력 향상

조직의 경쟁력 제고

구 분 구축효과


1. 제안 시스템의 도입 효과


Synergy EDMS 2. 성공적 EDMS 도입을 위한 방안

1-3.Synergy-EDMS의 성공적 도입을 위한 조건

▣ 문서의 체계적 분류

EDMS는 조직 내의 문서에 대한 안정적인 저장소(Repository)의 역할을 하므로 사용자들이 문서를 효율적

으로 등록하고 조회할 수 있도록 체계적인 분류 기능을 제공하여야한다.

▣ 분류 구조(캐비넷 구조)

문서는 조직의 구조나 문서의 특성에 따라 계층적으로 분류되며 EDMS는 이러한 문서의 분류 방식을

그대로 반영할 수 있어야 한다.

▣ 분류 정보(속성 정보) 문서의 종류와 속성에 맞는 캐비넷 구조를 이룰 수 있어야 하며 조직의 변화에 빠르게 대응할 수 있는 분류정보 및 캐비닛 정보를 가질 수 있어야 한다. 완결 내지는 결정된 시스템이 아닌 변동적 구조를 이룰 수 있어야 한다.

▣ 해당 문서와 설명기능 해당문서를 활용하거나 이용하기 전에 문서에 대한 커멘트를 이용하여 문서의 성격과 내용을 파악 할 수 있어야 한다. 문서의 등록과정에서 적합한 설명문을 첨부할 수 있는 기능이 있어야 하며 이용상의 차질을 최소화할 수 있어야 한다.


synergy-edms...디지털 형식으로 존재하는 모든 유형의 전자문서 및 기록물들을...

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