system monitorowania poziomu satysfakcji klientów z jakości usług publicznych w 6 jst
DESCRIPTION
System monitorowania poziomu satysfakcji klientów z jakości usług publicznych w 6 JST w ramach projektu „Profesjonalne Kadry – Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego” Marcin Król. System monitorowania poziomu satysfakcji klientów z jakości usług publicznych w 6 JST - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
System monitorowania poziomu satysfakcji klientów z jakości usług publicznych w 6 JST
w ramach projektu „Profesjonalne Kadry – Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego”
Marcin Król
System monitorowania poziomu satysfakcji klientów z jakości usług publicznych w 6 JST
w ramach projektu „Profesjonalne Kadry – Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego”
Marcin Król
PLAN PREZENTACJI:
Ciechocinek, dnia 13 stycznia 2011r.
1. POJĘCIA ISTOTNE WE WDRAŻANYM SYSTEMIE
2. PO CO MONITOROWAĆ JAKOŚĆ?
3. ETAPY WDROŻENIA
4. WSKAŹNIKI DO OSIĄGNIĘCIA
5. ROLA LIDERA I PARTNERÓW
I. POJĘCIA ISTOTNE WE WDRAŻANYM SYSTEMIE
JAKOŚĆ USŁUG
SATYSFAKCJA KLIENTA
JAKOŚĆ USŁUG
"Jakość jest to pewien stopień doskonałości„Platon
"Jakość to zgodność z wymaganiami„ Crosby
Jakość produktu czy usługi to zdolność do zaspokajania, a nawet przewyższania potrzeb
klienta aktualnie
I. POJĘCIA ISTOTNE WE WDRAŻANYM SYSTEMIE
SATYSFAKCJA KLIENTA
SATYSFAKCJA to pozytywne lub negatywne odczucie klienta w związku z wartością, którą otrzymał jako rezultat skorzystania z określonej oferty produktowej w specyficznej sytuacji.
Trzy modele: model emocjonalny, model oparty na sprawiedliwości wymiany, model oczekiwanej niezgodności,
dla pełnego zbadania satysfakcji klienta należy traktować je łącznie
SATYSFAKCJA KLIENTA JAKO WYZNACZNIK JAKOŚCI ŚWIADCZNYCH USŁUG
Satysfakcja klienta jest odzwierciedleniem jego reakcji na otrzymaną usługę!
Trzy sytuacje: pozytywna niezgodność, zgodność, negatywna niezgodność,
WIĘKSZA SATYSFAKCJA KLIENTÓW=
WYŻSZA JAKOŚĆ ŚWIADCZONYCH USŁUG
II. PO CO MONITOROWAĆ JAKOŚĆ ?
II. PO CO MONITOROWAĆ JAKOŚĆ ?
„JAKOŚĆ TO NIE WSZYSTKO, ALE WSZYSTKO JEST NICZYM BEZ JAKOŚCI”
Tom Peters, Robert Waterman
Wysoka jakość to lojalni klienci, dlatego biznes ją monitoruje!
Po co zatem monitorować jakość w administracji publicznej?
PO CO MONITOROWAĆ JAKOŚĆ W JST?
Według Narodowej Strategii Spójności:
niska jakość usług publicznych, brak nastawienia kadry na realizację służebnej roli
administracji w stosunku do sektora biznesu i społeczeństwa,
brak systemowego podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi i angażowania pracowników w działania doskonalące JST,
spowolnienie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego
PO CO MONITOROWAĆ JAKOŚĆ W JST?
Według POKL – system monitorowania jakości stanowi II Filar Dobrego Rządzenia:
wdrożenie systemu oceny satysfakcji klienta – pozwoli na ocenę jakości świadczonych usług oraz,
porównanie wyników badań z wynikami innych urzędów/wydziałów,
co będzie można wykorzystać do poprawy jakości usług świadczonych przez JST i samodoskonalenia się organizacji,
poprawa zarządzania w JST
PO CO MONITOROWAĆ JAKOŚĆ W JST?
Według Urzędów – system monitorowania jakości stanowi zadanie nr 6 wniosku o dofinansowanie Projektu, które pozwoli na:
ocenę jakości świadczonych usług w 6 Urzędach, dokonanie analiz porównawczych pomiędzy:
6 Urzędami,Wydziałami w 6 Urzędach, Wydziałami 1 Urzędu,
wykorzystanie wyników do poprawy jakości usług;
usatysfakcjonowani klienci = pewni wyborcy…
III. ETAPY WDROŻENIA
III. ETAPY WDROŻENIA
Okres - od stycznia 2011r. do sierpnia 2011r.
WDROŻENIE SYSTEMU MONITOROWANIA POZIOMU SATYSFAKCJI KLIENTÓW BĘDZIE PRZEBIEGAŁO
W 8 ETAPACH!
Podmioty biorące udział – wszystkie 6 urzędów objętych Projektem: Powiat Żniński – Starostwo Powiatowe w Żninie (LIDER), Gmina Gąsawa – Urząd Gminy w Gąsawie, Gmina Janowiec Wielkopolski – Urząd Miejski w Janowcu
Wielkopolskim, Gmina Łabiszyn – Urząd Miejski w Łabiszynie, Gmina Rogowo – Urząd Gminy w Rogowie, Gmina Żnin – Urząd Miejski w Żninie,
ETAP I
Wykorzystane zostaną 2 podejścia: model SERVQUAL - punktowy model stosowany do oceny
jakości usług ; metodyka Europejskiego Indeksu Satysfakcji Klientów;
Realizacja zadania wymagać będzie pozyskania informacji na temat: struktury organizacyjnej, zakresu działalności, oferty i specyfiki funkcjonowania JST,
W rezultacie prac zostaną rozpoznane wyznaczniki satysfakcji klientów (wyznaczniki wartości oferty) JST niezbędne do opracowania kwestionariusza pomiarowego
OPRACOWNIE METODYKI BADAWCZEJstyczeń-luty 2011r.
ETAP II
zostanie zaprojektowany instrument pomiarowy w oparciu o przyjętą metodykę badawczą i rozpoznane wyznaczniki satysfakcji klientów (wyznaczniki wartości oferty) JST etapu I,
instrument pomiarowy zostanie wyskalowany w sposób umożliwiający generowanie wskaźnika (Indeksu) satysfakcji klientów JST w toku systematycznych pomiarów (np. kwartalnych lub rocznych),
kwestionariusz powstanie w formie: ankiety internetowej , ankiety wykładanej,
narzędzie pomiarowe zostanie przetestowane w ramach badania pilotażowego w wybranych JST
OPRACOWNIE INSTRUMENTU POMIAROWEGOluty 2011r.
ETAP III
Stworzenie projektu graficznego oraz wykonanie roller-banerów i kwestionariuszy badawczych w pełnym kolorze (podwykonawca): 6 roller-banerów, 2000 kwestionariuszy badawczych,
OPRACOWNIE GRAFICZNE ORAZ DRUK PLAKATÓW I ANKIET DO BADANIA
luty-marzec 2011r.
ETAP IV
przygotowanie bazy danych i kwestionariusza on-line umożliwi zbieranie danych za pomocą ankiety internetowej dostępnej na serwerach JST i zostanie zlecone firmie informatycznej,
kwestionariusz internetowy zbierać będzie wyniki pomiarów do bazy danych (uzupełnianej również danymi z ankiety wykładanej), na których przeprowadzane będą analizy,
link do elektronicznej formy kwestionariusza zostanie zamieszczony na stronach BIP poszczególnych JST biorących udział w Projekcie
PRZYGOTOWANIE BAZY DANYCH I KWESTIONARIUSZA INTERNETOWEGO
marzec 2011r .
ETAP V
opracowanie narzędzia generującego zbiorcze wyniki pomiaru satysfakcji klientów,
umożliwi automatyczne wykonanie operacji obliczeniowych z zaprojektowanych baz danych,
OPRACOWNIE NARZĘDZIA OBLICZAJĄCEGO WYNIKI POMIARU
marzec-kwiecień 2011r .
ETAP VI
pomiary koordynowane będą przez Wykonawcę i pracowników JST,
dane pochodzące z kwestionariuszy ankiety wykładanej zostaną wprowadzone do bazy danych zawierającej wyniki pomiarów internetowych,
obliczenia zostaną przeprowadzone dla poszczególnych JST oraz dla poszczególnych wydziałów każdej jednostki,
uzyskane wyniki pomiaru satysfakcji klientów pozwolą na określenie Indeksu wskaźnika satysfakcji klientów poszczególnych JST : 6 raportów po jednym dla każdego JST, 1 raport zbiorczy zawierający analizy porównawcze
PRZEPROWADZENIE BADAŃ JAKOŚCIOWYCHmaj-lipiec 2011r.
ETAP VII
powstaną raporty umożliwiające przeprowadzenie analiz porównawczych: 6 raportów cząstkowych dla każdego Urzędu
osobno, 1 zbiorczy -porównawczy 6 Urzędów,
OPRACOWNIE RAPORTU ZAWIERAJĄCEGO ANALIZY PORÓWNAWCZE POMIĘDZY 6 JST
lipiec 2011r.
ETAP VIII
konsultacje odbędą się w celu przeszkolenia pracowników każdej z JST w zakresie stosowania instrukcji posługiwania się systemem pomiaru i monitorowania satysfakcji klientów JST,
szkolenie obejmować więc będzie : pobieranie danych z kwestionariusza internetowego , generowanie zbiorczych wyników pomiaru (raportów) w
oparciu o pliki poleceń umożliwiające wykonanie operacji obliczeniowych na otrzymanej z pomiaru bazie danych
PRZEPROWADZENIE KONSULTACJI DLA PRCOWNIKÓW 6 JST
lipiec-sierpień 2011r.
IV. WSKAŹNIKI DO OSIĄGNIECIA W PROJEKCIE
IV. WSKAŹNIKI DO OSIĄGNIECIA W PROJEKCIE
produkty: 1 metodyka badawcza w oparciu o Model SERVQUAL (etap
1); 1 raport w wersji papierowej i elektronicznej, 1 instrument pomiarowy (ankieta wykładana) dla 6 JST (etap
2); 1 kwestionariusz ankietowy; 1 karta akceptacji instrumentu pomiarowego przez 6 JST,
6 raportów z oceny pomiaru satysfakcji klienta w 6 JST (etap 6 i 7); 6 raportów w wersji papierowej i elektronicznej; karta akceptacji raportu przez Partnerów x 2 badania,
8h konsultacji w zakresie posługiwania się systemem x 6 JST (etap 8); Karty konsultacji,
Efektem zakończenia poszczególnych etapów wdrożenia będzie osiągnięcie wskaźników, tj. produktów, rezultatów twardych i miękkich.
IV. WSKAŹNIKI DO OSIĄGNIECIA W PROJEKCIE c.d.
rezultat twardy: wdrożenie systemu pomiaru i monitorowania poziomu
satysfakcji klientów z jakości usług publicznych w 6 JST,
rezultaty miękkie poprawa wskaźnika satysfakcji klientów z jakości usług w
2012r. w stosunku do 2011r. w 6 JST o 25% - Porównanie dwóch raportów zbiorczych z przeprowadzonych badań (pierwsze badanie: kwiecień – maj – czerwiec 2011r.; drugie badanie: kwiecień-maj – czerwiec 2012r.),
V. ROLA LIDERA I PARTNERÓW
V. ROLA LIDERA I PARTNERÓW
wyznaczenie osoby do kontaktów w sprawie:
tworzenia narzędzia ankietowego, monitorowania ankiety elektronicznej BIP, agregowania danych i tworzenia raportów,
Marcin Król
Dziękuję za uwagę !Dziękuję za uwagę !
Marcin Król