Jan Szostak, Tadeusz Wawrzyński

SYSTEM SYGNATUR ARCHIWALNYCH DLA ZESPOŁÓW AKT

LUDOWEGO WOJSKA POLSKIEGO Z LAT 1945�1990

Sygnatura archiwalna to znak rozpoznawczy jednostki archiwalnej1 w zespole2

(zbiorze), uzupełniony nazwą tego zespołu lub jego symbolem3. Stanowi ona

zakodowany zapis nazwy zespołu (zbioru) oraz nazwy jednostki archiwalnej. Określa

miejsce danego zespołu w zasobie archiwum i jednostki archiwalnej w danym

zespole4. Istotnym elementem bezpośrednio związanym z sygnaturą jest nazwa albo

symbol nazwy archiwum, który informuje o miejscu przechowywania dokumentacji.

Informacja ta nie ma zupełnie znaczenia w systemach sygnaturalnych poza

archiwalnych, ponieważ dotyczy dokumentacji wieloegzemplarzowej, która może

występować w wielu ośrodkach. Dokumentacja archiwalna jest niepowtarzalna i

dlatego też dotarcie do niej wymaga ustalenia miejsca jej przechowywania. Odsyłacze

do dokumentacji poza archiwalnej, np. bibliotecznej ograniczone są więc do danych

bibliograficznych, natomiast odsyłacze do dokumentacji archiwalnej powinny

uwzględniać miejsce jej przechowywania, niezależnie od tego, czy są to archiwa,

1 Jednostka archiwalna � odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga,

poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta gramofonowa itp.). Zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową. Polski słownik archiwalny, Warszawa 1974, s. 39�40.

2 Zespół archiwalny � organicznie powiązane ze sobą, zarchiwizowane materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzędu (instytucji) lub osoby fizycznej. Tamże, s. 91.

3 Tamże, s. 79. 4 Cz. B i e r n a t, Problemy archiwistyki współczesnej, Warszawa 1977, s. 230�231.

biblioteki, muzea lub inne ośrodki naukowe. Nieodłącznym elementem sygnatury we

wszelkich odsyłaczach jest więc miejsce przechowywania dokumentacji. Jest to nazwa

archiwum w pełnym brzmieniu albo w skrócie pochodzącym zwykle od pierwszych

liter nazwy archiwum i siedziby, w której dokumentacja jest przechowywana5. W

przypadku, gdy nazwa archiwum jest niepowtarzalna, np. Archiwum Główne Akt

Dawnych, Archiwum Akt Nowych, Archiwum Dokumentacji Mechanicznej,

Centralne Archiwum Wojskowe, wystarczy skrót nazwy.

Sygnatura archiwalna jest ściśle związana z porządkowaniem akt. Nadaje się

ją po ostatecznym opracowaniu zespołu (zbioru). Znaczenie jej jest wbrew pozorom

bardzo istotne. Po pierwsze � potrzebna jest dla celów ewidencyjnych i fiskalnych.

Po drugie � pozwala szybko dotrzeć do materiałów potrzebnych użytkownikom, co

byłoby niemożliwe bez podania w inwentarzach i na jednostkach archiwalnych

odpowiednich znaków (symboli). Po trzecie wreszcie � spełnia rolę informacyjną,

gdyż badacze, cytując ją w publikacjach, sygnalizują wykorzystane przez siebie źródła

archiwalne.

Istotną cechą sygnatury archiwalnej jest jej długowieczność. Jeżeli zostanie

utrwalona w obiegu naukowym istnieje przez lata niezależnie od losów archiwaliów,

które np. mogły zostać zniszczone w czasie wojny. Nadane w archiwum symbole

muszą więc być trwałe6. Zmiana całego systemu sygnowania akt lub jego części

powinna ograniczać się do przypadków wyjątkowych, gdy narosłe w ciągu wielu lat

systemy zazębiają się i uniemożliwiają udostępnianie dokumentacji archiwalnej.

Wręcz nieodzowne jest zachowanie dawnych sygnatur dla zespołów (zbiorów)

historycznych, wyjątkowo ważnych i głęboko utrwalonych w obiegu naukowym, a

więc wielokrotnie cytowanych w literaturze. Powinno to mieć miejsce nawet

wówczas, gdy nie pasują do nowo opracowanych systemów sygnowania7. Wszelkie

zmiany sygnatur znacznie komplikują pracę zarówno użytkownikom, jaki i

archiwistom. Nawet wówczas, gdy uzupełnia się inwentarze konkordacją8,

5 Tamże, s. 237. 6 I. R a d t k e, Sygnatura archiwalna, Archeion nr LXXIX, 1985, s. 39. 7 Cz. B i e r n a t, op. cit., s. 233. 8 Konkordacja � wykaz kolejnych sygnatur jednostek inwentarzowych jednego zespołu (zbioru)

zestawiający sygnatury nowe z dawnymi lub dawne z nowymi.

pozwalającą na identyfikację starych sygnatur, ich zmiany są przedmiotem krytyki ze

strony użytkowników, jest to krytyka ze wszech miar uzasadniona, gdyż utrudnia

dotarcie do materiałów archiwalnych.

Z trzech części składowych sygnatury � nazwa archiwum, nazwa zespołu,

znak rozpoznawczy jednostki archiwalnej w zespole � pierwsza nie nastręcza

problemów i nie wywołuje żadnych kontrowersji. Warto podkreślić, że nie jest on w

zasadzie w archiwum używany, cytowany jest natomiast w publikacjach i jest

niezbędny w zgromadzonych pomocach informacyjno-ewidencyjnych różnych

archiwów np. w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, czy też w Centralnym

Archiwum Wojskowym w odniesieniu do jego filii. Element trzeci również nie

powoduje większych komplikacji, chociaż w tym wypadku możliwe są różne

rozwiązania. Symbole jednostki archiwalnej można podzielić na liczbowe i literowe.

We współczesnej archiwistyce przyjęto stosować oznaczenia liczbowe, jako

najbardziej proste i przejrzyste. Jednostki archiwalne w zespole (zbiorze)

uporządkowane według przyjętej zasady otrzymują numerację ciągłą, zaczynającą się

od numeru 1. System ten jednak ma pewne wady, jest mało elastyczny i włączanie

dopływów jest możliwe tylko przez dopisanie ich na końcu inwentarza. Stanowi to

znaczny mankament nie pozwalający na uwzględnienie ustalonego układu wewnątrz

zespołu, co powoduje, że inwentarz traci swą pierwotną przejrzystość, tak istotną dla

użytkownika. W celu utrzymania układu w inwentarzu można zastosować następujące

rozwiązanie: nadać symbol liczbowy podzielony przez numer kolejny lub literę

alfabetu i tak oznaczone jednostki archiwalne włączyć w miejsce, w którym według

ustalonego porządku powinny się znajdować. Jednakże taka możliwość istnieje tylko

w inwentarzach kartkowych lub w inwentarzach książkowych pisanych jednostronnie,

w obecnie stosowanych formularzach zapisanych dwustronnie takiej możliwości nie

ma.

Stosowane są niekiedy również kombinacje liczb rzymskich i arabskich oraz

łączenie znaków liczbowych i literowych, gdzie literowy oznacza skrót nazwy lub

symbol komórki organizacyjnej a liczbowy konkretną jednostkę. Są to przeważnie

symbole registraturalne9. Sygnatury te są dość uciążliwe przy cytowaniu w

opracowaniach naukowych oraz przy przechowywaniu materiałów archiwalnych10.

Dlatego też � jak już wspomniano � przyjęto współcześnie sygnaturę numeryczną,

liczbową, kolejną, ciągłą. Takie stanowisko w tej kwestii zajęła Naczelna Dyrekcja

Archiwów Państwowych w piśmie z 24 marca 1980 roku11, chociaż system ten

stosowany był znacznie wcześniej lecz nie był obowiązujący. Sygnatura taka jest

typową sygnaturą porządkową wskazującą jedynie miejsce ułożenia akt na półce w

magazynie archiwalnym. Nie określa ona jak to było dawniej zawartości źródłowej

danej jednostki inwentarzowej poprzez sygnalizowanie w formie symbolu jej

przynależności organizacyjnej. Jest ona jednak bardzo prosta w posługiwaniu się nią

przez użytkowników i przez archiwistów12. Jej stosowanie obowiązuje w zespołach

zamkniętych. Przy tworzeniu sygnatur w zespołach otwartych obowiązują odrębne

zasady. Sygnatura w zespołach otwartych jest osobna dla każdego dopływu, który

stanowi wydzieloną całość w obrębie jednego zespołu. Po opracowaniu archiwalnym,

każdy dopływ powinien otrzymać osobny tom inwentarza książkowego. W każdym

tomie obowiązuje numeracja bieżąca poszczególnych jednostek. Sygnatura ta jest

prowizoryczna i z chwilą zamknięcia, zespół otrzyma sygnaturę jednolitą według

ogólnie obowiązujących zasad w archiwistyce13.

Najwięcej kłopotów i problemów przysparza drugi człon sygnatury

archiwalnej � nazwa zespołu. Ten właśnie problem jest głównym tematem

opracowania.

Symbol nazwy zespołu jest podstawowym elementem sygnatury. Może to być

literowy skrót nazwy zespołu, liczbowy numer ewidencyjny zespołu albo kombinacja

liter i liczb. Powszechnie używany jest literowy skrót nazwy zespołu. Ten system

znakowania zespołów obowiązuje w państwowej służbie archiwalnej, zgodnie z

zarządzeniem naczelnego dyrektora archiwów państwowych nr 19 z 2 czerwca 1972

9 Symbole registraturatne � stosowane w komórce organizacyjnej twórcy zespołu zajmującej się

wyłącznie lub m.in. rejestracją i przechowywaniem dokumentów potrzebnych do pracy bieżącej. 10 Cz. B i e r n a t, op. cit., s. 233�235. 11 I. R a d t k e, op. cit., s. 48. 12 Tamże, s. 48�49. 13 Cz. B i e r n a t, op. cit., s. 235�236.

roku w sprawie prowadzenia kartoteki zespołów (zbiorów)14. Tego rodzaju skróty

posiadają wiele zalet, gdyż tworzy się je w sposób bardzo prosty i są łatwe do

zapamiętania. Kolejną dodatnią cechą jest stabilność, ponieważ nie są związane z

konkretnym systemem ewidencyjnym. Nawet przy przenoszeniu zasobu z jednego

archiwum do drugiego symbol zespołu może pozostać bez zmiany. Jednakże

zastosowanie tego systemu jest użyteczne tylko dla małych archiwów posiadających

niewielką ilość zespołów. W archiwach dużych, jak CAW, przechowujących tysiące

zespołów, jego przydatność nie jest tak oczywista, gdyż wiele zespołów może mieć

identyczne skróty. Wówczas to poza skrótem nazwy zespołu potrzebne są dodatkowe

określenia, ponieważ wymaga tego konieczność różnicowania. Występuje to

szczególnie w tych wypadkach, gdy w archiwum znajdują się serie zespołów o tych

samych skrótach, a jedynym wyróżnikiem są nazwy geograficzne, np. RKU

(Rejonowa Komenda Uzupełnień). Konieczne jest wówczas dodawanie całych

wyrazów, co powoduje wydłużenie skrótów do bardzo wielu znaków pisarskich.

Dotyczy to także zespołów, których twórcy działali w różnych okresach

historycznych, a posiadali tę samą nazwę, np. Dowództwa Okręgów Wojskowych z lat

1918�1919 i po drugiej wojnie światowej. W takich przypadkach skrót nazwy

zespołu musi być uzupełniony datami skrajnymi działalności ich twórcy, co również

znacznie wydłuża skróty.

Niedogodność tego systemu jest więc wyraźna. Z tego też powodu zaszła

konieczność jego udoskonalenia. I tak Irena Radtke w artykule ogłoszonym w

Archeionie w 1985 roku wysunęła propozycję, aby wszystkie zespoły, przy których

identyfikacji nie wystarcza skrót nazwy zespołu, były uzupełniane numerami

zespołu15. W państwowej służbie archiwalnej każdy zespół przyjęty do archiwum taki

numer posiada.

Wady tego systemu były zresztą widoczne już od dawna, próbowano więc

zastosowania symboliki liczbowej. Początkowo system znakowania odzwierciedlał

określony układ zasobu, czyli podział wewnętrzny zespołów w archiwum, tzw.

14 I. R a d t k e, op. cit., s. 56. 15 Tamże, s. 57.

tektonikę. Został on zastosowany w XIX w. w pruskich archiwach w Gdańsku i

Szczecinie. System ten polegał na tym, że zgodnie z przyjętą klasyfikacją

poszczególne zespoły, których twórcy mieli ten sam lub pokrewny zakres działania,

miały te same lub kolejne numery klasyfikacyjne w postaci liczb arabskich. Między

poszczególnymi grupami urzędów lub instytucji mogły istnieć rezerwy liczbowe

(numery puste) umożliwiające właściwe zaszeregowanie akt tych instytucji i urzędów,

których akta miały dopiero w przyszłości trafić do archiwum. System ten miał pewne

zalety, gdyż pokrewne instytucje nosiły te same lub kolejne numery, co ułatwiało

identyfikację symboli z pełnymi nazwami zespołów. Nie był jednak bez wad. Trudno

go było bowiem konsekwentnie utrzymać z uwagi na zmiany organizacyjne i

ustrojowe państwa16.

Symbolikę liczbową można zastosować także w innej formie. Otóż sygnaturę

zespołów stanowiłaby kolejna liczba porządkowa poszczególnych zespołów z księgi

akcesji (nabytków) lub też specjalnie prowadzonego spisu zespołów uzupełnianego

sukcesywnie w miarę napływu do archiwum nowych zespołów. Numer zespołu nie

odzwierciedlałby wówczas układu zasobu (tektoniki), a byłby tylko równoważnikiem

nazwy konkretnego zespołu17.

Dlatego też wydaje się, że znacznie dogodniejsze byłoby zbudowanie systemu

sygnatur zespołów w oparciu o system klasyfikacji dziesiętnej, do czego przychylają

się autorzy.

Twórcą klasyfikacji dziesiętnej był Melvil Dewey (1851�1931), dyrektor

Biblioteki Uniwersytetu Columbia, który w 1876 roku ogłosił publikację na ten temat.

Klasyfikacja dziesiętna Deweya oparta była od strony logicznej na klasyfikacji wiedzy

Franciszka Bacona, natomiast od strony oznaczeń na pomyśle francuskiego

bibliotekarza Lacroix du Maine z XVI w., który ustawiał książki na półkach według

treści, posługując się liczbami dziesiętnymi18. Klasyfikacja dziesiętna dzieli całość

zakresu dzielonego (w tym konkretnym przypadku wiedzy) na dziesięć części (0�9),

16 Cz. B i e r n a t, op. cit., s. 232; I. R a d t k e, op. cit., s. 43. 17 Cz. B i e r n a t, op. cit., s. 2S2�233. 18 Bibliotekarstwo naukowe z uwzględnieniem dokumentacji naukowo-technicznej, Warszawa 1956,

s. 234.

z których każda obejmuje jedną dziedzinę wiedzy lub kilka pokrewnych. W ten sposób

otrzymujemy 10 głównych grup (działów) następujących:

0 � Dział ogólny

1 � Filozofia

2 � Religia

3 � Nauki społeczne i prawne

4 � Językoznawstwo

5 � Nauki matematyczne i przyrodnicze

6 � Nauki stosowane

7 � Sztuka. Rozrywki. Sport.

8 � Literatura piękna (teksty i nauka o literaturze)

9 � Geografia. Historia. Życiorysy

Ten podział na grupy ogólne nazywany jest podziałem pierwszego stopnia.

Każdy z tych działów dzieli się następnie na 10 części, tworząc działy drugiego

stopnia, które z kolei dzielą się na działy trzeciego stopnia itd. Każdy z poddziałów w

swoim znaku zatrzymuje cyfry grupy macierzystej, a miejsce jego w szeregu wskazuje

cyfra ostatnia, np.

6 Nauki stosowane � dzielą się:

60 Dział ogólny

61 Medycyna

62 Technika, Inżynieria 620 Wytrzymałość materiałów

63 Rolnictwo 621 Budowa maszyn

..... itd. 622 Górnictwo

623 Technika wojskowa

..... itd.

Liczby te mają charakter porządkowy. Każdą cyfrę należy odczytywać z

osobna, np. symbol 622 odczytujemy 6,2,2. Oznacza to, że grupa klasyfikowana

znakiem 6 jest szóstym w szeregu działem pierwszego stopnia, obejmującym Nauki

stosowane; 62 to klasa drugiego stopnia � druga w szeregu nauk stosowanych �

Technika, Inżynieria; 622 � drugi kolejny poddział w grupie nauk technicznych �

Górnictwo19.

Symbole są tu ułożone hierarchicznie i odzwierciedlają logiczny układ

klasyfikacji. Każdy dział klasyfikacji oznaczony jest jednym symbolem. Poddziały

wchodzące w skład tego działu otrzymują dwa symbole: jeden oznacza dział, a drugi

odpowiedni poddział tego działu. Kolejny podział poddziału zawiera trzy symbole:

działu, poddziału i grupy itd. Symbole shierarchizowane umożliwiają podział każdego

z działów na nieskończoną ilość poddziałów coraz bardziej szczegółowych20. Istota

symboliki polega na tym, że oznakowania działu stopnia wyższego są całkowicie

powtórzone w symbolice działów niższego stopnia.

Klasyfikacja dziesiętna Deweya wywołała ogólne zainteresowanie

bibliotekarzy i doczekała się kilkunastu wydań w formie pierwotnej. W oparciu o nią

powstało też wiele innych systemów klasyfikacyjnych � bibliotecznych i

bibliograficznych. Jej zaletą jest wewnętrzny porządek logiczny, według którego

uszeregowane są dziedziny i zagadnienia oraz zasady łączenia ich i układania obok

siebie w określony sposób. Tworzy się więc grupy pozostające do siebie w stosunku

logicznym, a podstawą skupienia jest podobieństwo zawartości myślowej dokumentu.

Klasyfikacja dziesiętna może być stosowana nie tylko do układu wydawnictw

w bibliotekach i bibliografiach. Może być z powodzeniem używana również do

klasyfikowania (podziału i grupowania) akt w kancelariach urzędów (instytucji) oraz

w archiwach, eksponatów w muzeach, czy też towarów w magazynach.

Taki właśnie system klasyfikacji dziesiętnej wzorowany na systemie Deweya

został wprowadzony w okresie międzywojennym w kancelariach instytucji i jednostek

sił zbrojnych. Już w 1924 roku podjęto pierwsze prace zmierzające do uproszczenia

biurowości wojskowej i jej reorganizacji. Obowiązujący bowiem wówczas system

kancelaryjny, oparty na wzorach austriackch, był już przestarzały i wymagał

prowadzenia wielkich ilości ksiąg kancelaryjnych. W wyniku działalności komisji

powołanej do opracowania niezbędnych zmian w przepisach o biurowości

wprowadzono w 1928 roku przepis �Biur � 1 � Biurowość w czasie pokoju�, a po

19 Tamże, s. 233. 20 Cz. B i e r n a t, op. cit., s. 251.

poprawkach i ulepszeniach � w 1931 roku przepis �Biur � 2 � Biurowość władz i

instytucji szczebla wyższego�. Zbiegło się to w czasie z reorganizacją biurowości w

urzędach państwowych cywilnych. Istotą nowych przepisów o biurowości w siłach

zbrojnych było znaczne uproszczenie czynności kancelaryjnych. Głównym elementem

pozwalającym na to uproszczenie był rzeczowy podział pism w kancelariach21.

Opracowany przez wspomnianą komisję, schemat wykazu akt był podzielony na 10

grup, a każda grupa na 10 podgrup obejmujących 10 haseł. Podział ogólny na grupy

przedstawiał się następująco:22

0 � Sprawy ogólno-państwowe, społeczne.

1 � Organizacja, Dyscyplina. Biurowość.

2 � Wyszkolenie. Wiedza. Oświata.

3 � Personalne. Sprawiedliwość.

4 � Gospodarka finansowa (pieniężna). Sprawozdanie i kontrola. Sprawy

ogólne zaopatrzenia (gospodarcze).

5 � Wyposażenie ogólne.

6 � Wyposażenie techniczne (bojowe).

7 � Marynarka. Lotnictwo.

8 � Nieruchomość. Terenoznawstwo.

9 � Zdrowie ludzi, zwierząt.

Hasła były trzycyfrowe i tak np. hasło nr 102 � Etaty. Składy osobowe władz

centralnych, dowództw terytorialnych i wielkich jednostek � oznaczało

przynależność do grupy 1 � Organizacja. Dyscyplina. Biurowość � i podgrupy 10

� Podstawy organizacji.

Stosowanie z powodzeniem klasyfikacji dziesiętnej w różnych dziedzinach

nasunęło myśl wykorzystania jej w celu rozwiązania trudnego problemu sygnowania

zespołów. Próbę taką podjęto w Archiwum Wojskowym przed II wojną światową. W

tym przypadku podziałowi podlegały nie wydawnictwa, jak w bibliotekach i nie akta,

jak w kancelariach instytucji i urzędów, ale zasób archiwalny i to zarówno już

21 Szerzej o tych sprawach pisze L. T e t e r, Biurowość wojskowa w latach 1918�1939, Biuletyn

Wojskowej Służby Archiwalnej nr 3, 1971, s. 18�34. 22 Schemat wykazu akt (trzycyfrowy) ze skorowidzem alfabetycznym, Warszawa 1931.

znajdujący się w archiwum, jak i ten, który miał napłynąć w przyszłości.

Całość zasobu archiwalnego została podzielona na cztery zasadnicze grupy:

1 � dawne akta wojskowe, zespoły akt polskich związków przedwojennych i

formacji wojskowych z okresu wojny światowej oraz powstań

narodowych;

2 � zespoły akt władz zaborczych i zdobycznych akt wojskowych;

3 � zespoły akt wojskowych Polski Odrodzonej;

4 � kolekcje (zbiory sztucznie utworzone).

Wykorzystano więc tylko cztery cyfry podziału dziesiętnego, rezygnując przy

tym ze względów praktycznych z grupy 0. Pozostałe cyfry mogłyby być wykorzystane

w dalszej, nie dającej się przewidzieć przyszłości.

Szczegółowy podział zastosowano tylko dla akt grupy 1, które znalazły się w

Archiwum Wojskowym w początkowym okresie jego istnienia i były najwcześniej

porządkowane i zinwentaryzowane.

W skład grupy weszły:

10 � dawne polskie akta wojskowe

11 � zespoły polskich związków przedwojennych

12 � zespoły akt polskich formacji wojskowych z okresu wojny światowej, w

tym:

120 � Legiony Polskie i Polski Korpus Posiłkowy

121 � Polska Siła Zbrojna

122 � Formacje Wschodnie

123 � Armia gen. Hallera

13 � zespoły akt powstań narodowych

130 � Powstania Górnośląskie

14 � zespoły akt oddziałów samoobrony

140 � Samoobrona Litwy i Białorusi

15 � zespoły akt władz politycznych w Galicji

150 � Departament Wojskowy i Departament Opieki Naczelnego

Komitetu Narodowego

16 � zespoły akt władz politycznych w Królestwie Polskim

160 � Komisja Wojskowa Tymczasowej Rady Stanu Królestwa

Polskiego

17 � zespoły akt organizacji wojskowych

170 � Polska Organizacja Wojskowa

Podgrupa dawnych akt wojskowych, reprezentowana przed 1939 roku przez

skromną kolekcję rękopisów, miała rozrosnąć się i utworzyć wojskowe �Archiwum

Akt Dawnych�, składające się z Archiwum Wojskowego z czasów I Rzeczypospolitej,

Archiwum Ministerium Wojny Księstwa Warszawskiego i Archiwum Komisji

Rządzącej Królestwa Polskiego. Pozostało to jednak w sferze projektów i Archiwum

Wojskowe zebrało wiele różnych materiałów z tego okresu, które stanowiły raczej

typową kolekcję rękopisów i druków. Dział ten nie został więc rozbudowany, a

materiały zebrane oznaczono liczbą 100. W ogóle grupa 1 nie była licznie

reprezentowana, ponieważ wojskowość polska dopiero się odradzała. Pozostało więc

wiele wolnych miejsc, które jednak mogłyby zostać uzupełnione gdyby zachowały się

akta np. powstania wielkopolskiego i powstania sejneńskiego. Zresztą wiele podgrup

zostanie w niedalekiej przyszłości uzupełnionych po uporządkowaniu i

zinwentaryzowaniu akt Polskiego Skarbu Wojskowego, Komitetu Obrony Narodowej

i Komisji Wojskowej w Stanach Zjednoczonych.

Dla grup 2 i 4 opracowano przed II wojną światową podział szczegółowy

jedynie częściowo. I tak np. dla grupy 4 przyjęto taki schemat:

400 � kolekcja rękopisów

41 � materiały drukowane

410 � pisma periodyczne

411 � odezwy i obwieszczenia, listy, afisze

412 � blankiety, formularze

413 � wycinki prasowe

414 � przepisy

461 � 464 � archiwalia prywatne.

Podgrupa 40(400) stanowi tu wyjątek, ponieważ rękopisy zostały

zinwentaryzowane i osygnowane na innych zasadach.

Dla grupy 3 obejmującej zespoły akt Wojska Polskiego z lat 1918�1939

przygotowano przed II wojną światową tylko zarys schematu podziału. Został on

ostatecznie opracowany i przyjęty na posiedzeniu Komisji Metodycznej 4 grudnia

1965 roku. Grupa ta obejmuje zespoły akt naczelnych władz wojskowych, wyższych

związków operacyjnych i taktycznych, oddziałów broni i służb, instytutów i szkół

wojskowych, instytucji i zakładów sanitarnych, weterynaryjnych i służby

sprawiedliwości, składnic i wytwórni, terytorialnych władz wojskowych, formacji

sprzymierzonych oraz organizacji paramilitarnych i współpracujących z wojskiem.

System sygnatur wprowadzony, jak już wspomniano w 1965 roku był w

dużym stopniu niekonsekwentny i niedopracowany. Dotyczy to zwłaszcza podziału

zasobu archiwalnego na cztery główne grupy, gdyż mamy tu do czynienia z podziałem

zarówno na okresy historyczne (grupa 1 i 3), jak i z podziałem rzeczowym (grupa 2 i

4). Pewne niekonsekwencje występowały również w podziale na podgrupy.

Niedostatki systemu wynikały z trudności jego opracowania. Przygotowanie dobrego

systemu sygnatur archiwalnych opartego na podziale dziesiętnym jest bowiem bardzo

pracochłonne i wymaga doskonałej wprost znajomości organizacji, jak i

uwzględnienia możliwości przyszłych zmian w tym zakresie.

Po drogiej wojnie światowej nie kontynuowano przedwojennego systemu

sygnatur. Wprowadzono wprawdzie również system liczbowy lecz nie oparto go o

podział dziesiętny. Sygnatura składa się więc z trzech elementów � liczby rzymskiej

oznaczającej rodzaj akt (II � kampania wrześniowa � ruch oporu; III � Ludowe

Wojsko Polskie 1943�1945) i dwóch liczb arabskich, z których pierwsza oznacza

zespół archiwalny, a druga � numer kolejny jednostki archiwalnej. I tak np. zapis III

� 10 � 3 � to trzecia teczka akt w zespole archiwalnym 3 pułku piechoty LWP.

W systemie tym nie ma podziału zespołów archiwalnych na określone grupy

lecz są one ułożone kolejno od 1 do x. Taki system jest znacznie łatwiejszy do

opracowania, ale ma poważne mankamenty, gdyż nie jest przejrzysty, nie uwzględnia

tektoniki zasobu archiwalnego.

W Centralnym Archiwum Wojskowym funkcjonują więc dwa systemy

sygnowania akt. Obecnie CAW staje przed koniecznością określenia sposobu

sygnowania powojennych akt ludowego Wojska Polskiego. Akta te są już od wielu lat

porządkowane, zachodzi więc pilna potrzeba ich osygnowania, co wiąże się z

opracowaniem jednolitego systemu sygnatur dla wszystkich zespołów archiwalnych z

dłuższego okresu historycznego. Wydaje się, że obecnie jest odpowiedni moment dla

określenia tego okresu. Zmiana systemu polityczno-gospodarczego i związana z tym

restrukturyzacja wojska stanowi bowiem wyraźną cezurę historyczną. W związku z

tym autorzy proponują, aby akta z lat 1945�1990 potraktować jako zamkniętą całość

i dla tych właśnie akt opracowali system sygnatur, nawiązujący w ogólnych zarysach

do systemu z okresu przedwojennego. System ten obejmowałby cały wytwór

kancelaryjny instytucji i jednostek wojskowych z lat 1945�1990 niezależnie od

miejsca jego przechowywania. Odnosiłby się więc do akt zgromadzonych zarówno w

Centralnym Archiwum Wojskowym, jak i w jego filiach, to znaczy w archiwach

okręgów wojskowych i rodzajów sił zbrojnych.

Opracowanie systemu sygnatur dla wojskowego zasobu archiwalnego z lat

1945�1990 wymagało dużego nakładu pracy. Konieczne było w tym celu dokładne

rozpracowanie struktury sił zbrojnych na poszczególnych etapach ich rozwoju

organizacyjnego, a także hierarchicznego usytuowania poszczególnych instytucji,

związków operacyjnych i taktycznych oraz jednostek wojskowych w skali całego

systemu obronnego państwa. Z tego też względu autorzy skoncentrowali się w swoich

pracach na ustaleniu struktury organizacyjnej ogniw funkcjonalnych wojska w latach

1945�1990, poczynając od naczelnych władz wojskowych poprzez terytorialne

władze wojskowe, wyższe związki operacyjne i taktyczne, oddziały liniowe

poszczególnych broni i służb, oddziały zaopatrzenia, szkolnictwo wojskowe oraz

ośrodki naukowo-badawcze, wojskową służbę zdrowia, ośrodki wypoczynkowe, kluby

sportowe i placówki kultury, przemysł obronny, handel wojskowy aż po komórki

spraw obronnych i wojskowych naczelnych i centralnych organów administracji

państwowej.

Pozwoliło to na stworzenie bazy danych, która posłużyła autorom do prac

koncepcyjnych nad ustaleniem tektoniki zasobu archiwalnego LWP z lat 1945�1990,

a tym samym do opracowania nowego systemu sygnatur.

Przy opracowywaniu nowego systemu sygnatur oparto się częściowo na

wzorach wypracowanych i stosowanych w okresie międzywojennym. Nie jest to

jednak proste zastosowanie rozwiązań międzywojennych, które, jak wcześniej

wykazano posiadały wiele błędów i niekonsekwencji.

Ponadto zupełnie inna struktura Sił Zbrojnych PRL nie pozwoliła na

powielenie tamtego systemu. Dlatego też autorzy byli zmuszeni do twórczego

rozwinięcia tamtych doświadczeń dostosowując je do realiów istniejących w latach

1945�1990.

W związku z tym � jak wspomniano wcześniej � że dla akt z lat 1908�

1945 wykorzystano już w CAW numerację rzymską działów od I do III, to dla akt z lat

1945�1990 przyjęto kolejną cyfrę rzymską IV jako trwały element historyczny

członu sygnatury. Wszedł on bowiem na stałe do obiegu naukowego i jest

konsekwentnie stosowany w publikacjach.

Inną konsekwencją wywodzącą się z okresu międzywojennego, a którą

autorzy musieli uwzględnić było wówczas podzielenie zasobu ówczesnego Archiwum

Wojskowego na cztery zasadnicze grupy akt, o czym wspomniano wcześniej. Dlatego

też dla oznaczenia kolejnych akt Ludowego Wojska Polskiego z lat 1945�1990

przyjęli autorzy cyfrę arabską �5�. Cyfra ta uzupełniana o kolejne cyfry zgodnie z

założeniami systemu klasyfikacji dziesiętnej i tektoniką akt z tego okresu, dzielić

będzie te akta na grupy, podgrupy i serie.

W związku z tym poszczególne zespoły akt, których twórcy usytuowani byli

hierarchicznie na tym samym szczeblu organizacyjnym lub mieli ten sam lub

pokrewny zakres działania, będą mieli te same lub kolejne numery klasyfikacyjne.

Będą to stałe liczbowe oznakowania poszczególnych grup lub podgrup stanowiące

elementy sygnatury archiwalnej. Ponadto w obrębie każdej podgrupy przewidziane są

numery rezerwowe (tzw. pozycje puste) zarezerwowane dla tych zespołów akt,

których istnienia autorzy nie byli w stanie przewidzieć, bądź które kiedyś trafią do

CAW w formie nabytków.

Dla grupy piątej (5) obejmującej akta Ludowego Wojska Polskiego z lat

1945�1990 opracowali autorzy schemat podziału, który ostatecznie został

zaakceptowany przez Komisję Metodyczną CAW na posiedzeniu w dniu 31 sierpnia

1990 roku oraz zatwierdzony i wprowadzony do użytku przez szefa CAW rozkazem

dziennym nr 38 z 12 listopada 1990 roku. Obejmuje on podgrupy i serie zespołów akt

wytworzonych przez:

� instytucje centralne Ministerstwa Obrony Narodowej;

� terytorialne władze wojskowe;

� wyższe związki operacyjne i taktyczne;

� oddziały liniowe broni i służb;

� oddziały i pododdziały zaopatrzenia, ochrony i regulacji ruchu oraz

składnice i składy;

� akademie, szkoły, instytuty, centra i ośrodki szkolenia, studia wojskowe,

fakultety, biura badań;

� służbę zdrowia, wypoczynek, sport, kulturę;

� wojskowe zakłady i przedsiębiorstwa produkcyjno-remontowe, biura

projektów, przedstawicielstwa, handel;

� komórki spraw obronnych naczelnych i centralnych organów administracji

państwowej, organizacje paramilitarne.

Systematyczny układ podgrup i serii grupy 5 wraz z przyporządkowanymi już

numerami obrazuje załącznik nr 1 do niniejszego opracowania pt. �System sygnatur

dla zespołów akt LWP 1945�1990�. Ponadto jako załącznik nr 2 opracowano

graficznie �Przykłady nadawania sygnatur zespołom akt LWP oraz sposób

zapisywania ich w księdze sygnatur�.

Pełny zapis sygnatury archiwalnej dla akt Ludowego Wojska Polskiego z lat

1945�1990 winien składać się z następujących elementów:

1 � Skrótu nazwy archiwum.

2 � Cyfry rzymskiej określającej dział.

3 � Numeru podgrupy rzeczowej, do której kwalifikuje się zespół akt

zgodnie z miejscem, jakie zajmował jego twórca w strukturze

organizacyjnej sił zbrojnych.

4 � Kolejnej liczby w obrębie serii łamanej przez numer tomu inwentarza

(symbol literowy) w przypadku zespołów otwartych lub samego

oznaczenia liczbowego w przypadku zespołu zamkniętego.

5 � Numeru teczki (poszytu).

P r z y k ł a d y:

� teczka nr 125 z zespołu otwartego � Gabinet MON z lat 1945�1949

CAW IV. 500.1/A.125.

� teczka nr 134 z zespołu zamkniętego � Departament Personalny WP z lat

1945�1951 CAW IV.500.3.134

� teczka nr 1�124 z zespołu otwartego � Dowództwo Warszawskiego

Okręgu Wojskowego z lat 1945�1953 CAW IV.510.1/AJ124

� teczka nr 3234 z zespołu zamkniętego � Dowództwo Krakowskiego

Okręgu Wojskowego 1945�1953 CAW IV 510.5.3234.

Analizując poszczególne człony sygnatury w dwóch ostatnich przykładach

należy wyjaśnić że:

� skrót nazwy archiwum oznacza, gdzie akta są przechowywane;

� rzymska cyfra IV oznacza, że są to akta LWP z lat 1945�1990;

� liczba 510 oznacza, że są to akta w serii akt dowództw okręgów

wojskowych, z tym, że biorąc tylko pod uwagę dwie pierwsze cyfry (31)

liczby 510 dowiadujemy się nazwy podgrupy, mianowicie, że akta

dowództw okręgów wojskowych przynależą do podgrupy �terytorialnych

władz wojskowych�, a te z kolei po odrzuceniu drugiej cyfry (1) przynależą

do grupy 5 akt LWP z lat 1945�1990;

� cyfra arabska po kropce łamana przez literę alfabetu oznacza nazwę

konkretnego zespołu, w tym wypadku dowództwa okręgu oraz kolejny tom

inwentarza akt, ponieważ twórca jeszcze działa i zostały opracowane jego

akta tylko do 1953 roku jako jeden dopływ. Dalsze dopływy będą

opracowywane oddzielnie za poszczególne okresy, dlatego też będą

posiadały oddzielne inwentarze i z tego powodu muszą być numerowane

według alfabetu przy zachowaniu stałego numeru serii zespołu i podgrupy

do jakiej został zaliczony twórca akt. W przypadku zespołów zamkniętych,

gdy twórca już nie istnieje nie zachodzi potrzeba łamania numeru zespołu

w obrębie serii, jak na to wskazuje ostatni czwarty przykład;

� liczba 1.124 lub 3.234 oznaczają kolejny numer teczki w obrębie zespołu

akt.

Wszystkie elementy składowe przedstawionej sygnatury archiwalnej należy

oddzielić kropkami.

W celu zapewnienia jednolitego postępowania przy nadawaniu

poszczególnym zespołom sygnatur oraz właściwego ich ewidencjonowania, należy

zaprowadzić odpowiednią księgę.

Z a ł ą c z n i k nr 1

System sygnatur dla zespołów akt LWP 1945�1990

5 Ludowe Wojsko Polskie 50 Instytucje Centralne Ministerstwa Obrony Narodowej 500 Instytucje i organy w bezpośredniej gestii ministra ON oraz

komitety, komisje i biura tworzone doraźnie przy MON

501 Sztab Generalny WP i instytucje działające przy nim

502 Instytucje polityczne, społeczne, kulturalne, wychowawcze i

religijne WP

503 Instytucje kwatermistrzowskie WP

504 Instytucje pionu techniki WP

505 Instytucje pionu szkolenia WP

506 Instytucje obrony wewnętrznej, terytorialnej i cywilnej

507 Dowództwa i sztaby rodzajów wojsk i sił zbrojnych

508

509

51 Terytorialne władze wojskowe

510 Dowództwa okręgów wojskowych i instytucje działające przy nich 511 Zarządy budowlane, WRZKB, GAM(WAK) 512 WSzW (WKW)

513 WKU (RKU, WKR)

514 Komendy garnizonów i miast

515 Terenowa służba sprawiedliwości 516 Terenowe organy WSW i jednostki podległe (w tym jednostki

informacji WP) 517

518 519

52 Wyższe związki operacyjne i taktyczne 520 Armie, samodzielne grupy operacyjne, korpusy

521 Związki taktyczne piechoty, zmechanizowane i desantowe 522 Związki taktyczne artylerii, rakietowe przeciwlotnicze

523 Związki taktyczne pancerne i zmotoryzowane 524 Związki taktyczne lotnicze i radiotechniczne 525 Związki taktyczne inżynieryjno-saperskie i budowlane 526 Związki taktyczne KBW, WOW, OTK

527 Wielkie jednostki łączności i elektronicznego rozpoznania 528 Wielkie jednostki marynarki wojennej (flotylle itp.)

529 53 Oddziały liniowe broni i służb

530 Jednostki piechoty, zmechanizowane, desantowe 531 Jednostki artylerii, rakietowe i przeciwlotnicze 532 Jednostki pancerne i samochodowe

533 Jednostki lotnicze i radiotechniczne 534 Jednostki inżynieryjno-saperskie i budowlane

535 Jednostki łączności i elektronicznego rozpoznania 536 Jednostki marynarki wojennej, okręty

537 Jednostki KBW, WOW, OTK 538

539 54 Oddziały i pododdziały zaopatrzenia, ochrony i regulacji ruchu, składnice i

składy

540 Jednostki zaopatrzeniowe 541 Jednostki ochrony i regulacji ruchu 542 Składnice kwatermistrzowskie 543 Składnice uzbrojenia i sprzętu wojskowego

544 Składnice wydawnictw i sprzętu kulturalno-oświatowego

545 546 547

548 549

55 Akademie, szkoły, instytuty, centra i ośrodki szkolenia, studia wojskowe,

fakultety, biura badań 550 Akademie i szkoły o statusie akademickim 551 Szkoły oficerskie i wyższe szkoły oficerskie

552 Centra doskonalenia i ośrodki szkolenia

583 Szkoły chorążych i podoficerskie 554 Instytuty, biura badań, poligony naukowe 555 Studia wojskowe wyższych uczelni cyw.

556 Fakultety i kompanie akademickie 557

558 559 56 Służba zdrowia, wypoczynek, sport, kultura 560 Szpitale, sanatoria 561 Przychodnie zdrowia, stacje sanit.-epid. 562 Ośrodki wypoczynkowe, domy wczasowe

563 Kluby sportowe i ośrodki szkoleniowo-kondycyjne 564 Muzea, wydawnictwa, drukarnie

565 566

567

568 569 57 Wojskowe zakłady i przedsiębiorstwa produkcyjno-remontowe, biura

projektów, przedstawicielstwa, handel 570 Zakłady produkcyjne 571 Zakłady remontowe 572 Handel wojskowy (WCH, WPH) 573 Przedstawicielstwa wojskowe 574 Biura projektów

576 Kierownictwo budów 576 577 578

579

59 58 Komórki spraw obronnych naczelnych i centralnych organów administracji

państwowej, organizacje paramilitarne

580 Departamenty wojskowe i spraw obronnych resortów cywilnych

581 Biura, wydziały wojskowe i spraw obronnych urzędów i instytucji

582 Organizacje paramilitarne LOK, TWO, itp.

583 Koła, związki i stowarzyszenia byłych wojskowych

584 585

586 587 588

589

59

590 591 592 593

594

595 596 597 598 599

Z a ł ą c z n i k nr 2

Przykłady nadawania sygnatur zespołom akt LWP oraz sposób

zapisywania ich w księdze sygnatur

5 Ludowe Wojsko Polskie 1945�1990 50 Instytucje Centralne Ministerstwa Obrony Narodowej

500 Instytucje i organy w bezpośredniej gestii ministra ON oraz komitety; komisje i biura tworzone doraźnie przy MON

Gabinet Ministra Obrony Narodowej1945�

�1949 1950�

�1956 1967�

�1968

500.1

500.1/A 500.1/B 500.1/C

Biuro Prawne MON1945�

�1946

500.2

500.2/A 500.3 Departament Personalny WP 1945�1951

500.4 Główny Zarząd Informacji WP 1945�1956 500.5 Departament Poboru i Uzupełnień 1945� 1948

500.6 Główna Kontrola Wojskowa 1946�1952

51 Terytorialne władze wojskowe

510 Dowództwa okręgów wojskowych Dowództwo Warszawskiego Okręgu Wojskowego DOW-I 1945�

�1963

510.1

510.1/A Dowództwo Pomorskiego Okręgu Wojskowego DOW-II 1946�

�1953

510.2

510.2/A

510.3 Dowództwo Poznańskiego Okręgu Wojskowego DOW-III

Dowództwo Śląskiego Okręgu Wojskowego DOW IV

1945� �1953

510.4

510.4/A

510.5 Dowództwo Krakowskiego Okręgu Wojskowego DOW-V