Киев-2011

Система учета договоров

Предлагаемые к оцифровке документы:

Архив договоров – структурированный, в виде комплектов документов, среди которых*:

1. Договор2. Спецификация3. Протокол заседания тендерного комитета4. Сообщение об акцепте5. АКТ приема/передачи6. Платежное поручение7. Приходный ордер8. Накладная9. Счет-фактура10. Счет 11. Входящая/исходящая переписка

* Перечень документов в комплекте может изменяться в зависимости от потребностей и пожеланий Заказчика

Гарантии качества выполняемых работ

• Использование профессионального оборудования Fujitsu:

• Сертифицированные специалисты.

• Программное обеспечение потоковой обработки электронных образов и распознания текста.

• Корректирование технологии обработки согласно технического задания и критериев Заказчика.

Наименование Описание Средняя продуктивность за смену 8 часов, страниц

Поточный сканер Fujitsu формат до А3

Односторонний режим - 60 000, Двухсторонний – 120 000

Архив договоров

Идентификационные признаки документовВиды

документовВид

документа № дела № документа

Дата документа Агент Контрагент Код

ЕГРПОУ

Срок действия догвора

Примечания

Договор

Спецификация

Платежное поручение

Счет-фактура

Накладная

Акт приема/передачи

Счет

Входящая/исходящая переписка

Финальный продукт. Электронная база договоров с возможностью:

• поиска по критериям: номер, дата, т.д.;

• формирования подборки документов по заданным критериям (например: по определенным промежуткам времени, по поставщикам);

• синхронизации баз данных центрального офиса и филиалов;

• выборочной печати документов, отправки посредством электронной почты;

• разделения прав доступа, в зависимости от должности пользователя;

• одновременной работы с документом широкого круга сотрудников.

Финальный продукт. Электронный архив договорной документации

* Из соображений конфиденциальности в приведенном примере сознательно затерты название компании и номер договора.

Внешний вид базы: договор, а так же список всех относящихся к нему документов

Внешний вид полей, по которым осуществляется поиск:

* Количество полей для поиска может варьироваться, в зависимости от потребностей и пожеланий Заказчика.

Наши возможности

Разработка промышленной технологии оцифровки договоров

Проведение экспертизы бумажного массива, подготовка технико-экономических обоснований проекта по оцифровке

Формирование электронных комплектов документов, которые относятся к определенным договорам

Подготовка информационного ресурса в формате, который необходим для интеграции в систему Заказчика

Разработка поисковой системы для работы с договорами

Почему ЭЛАУ?

Выполнение работ согласно правил документоведения и архивного дела.

Главные приоритеты в работе – это строгое выполнение:

требований по информационной безопасности, календарного плана работ согласования критериев качества ресурса

Использование профессионального оборудования и технологии работы с договорами и их электронными образами

Выполнение работ с учетом специфики оформления договоров и приложений к нему

Гарантийная поддержка информационного ресурса

Соблюдение мер необходимых для обеспечения сохранности и целостности документов.

Преимущества электронного архива

Упорядоченная структура хранения договоров в электронном виде.

Удобный механизм представления электронных образов договоров в виде структуры “электронных дел“.

Оперативное обеспечение отдаленных подразделений и объектов документацией, сокращение времени для поиска.

Получение копий документов в бумажном и электронном виде без обращения к бумажному оригиналу.

Возможность одновременной работы с электронным документом нескольких сотрудников, с распределением прав доступа.

Единая поисковая карточка, которая позволяет подавать запросы на совокупность разных документов архива, а так же специализированная карточка для конкретного вида документов.

ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ УКРАИНЫ

01034 Киев, Рейтарская 13, офис 4 +38(044) 498 20 09

www.elau.org

Приглашаем к сотрудничеству!