szállítói számlák, egyéb kifizetések...

Szállítói számlák, egyéb

kifizetések kezelése

felhasználói dokumentum

Lezárva: 2015.11.24.

Griffsoft Informatikai Zrt.

6723 Szeged, Felső-Tisza part 31-34 M lph. fszt.2.

Telefon: (62) 549-100

Telefax: (62) 401-417

Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

1

TARTALOM

1 SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK, EGYÉB KIFIZETÉSEK KEZELÉSE ............................... 2

1.1 SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK, EGYÉB KIFIZETÉSEK RÖGZÍTÉSE ................................................. 2

1.1.1 Előfeltételei .............................................................................................................. 3

1.1.1.1 Pénzügyi napló nyitása ..................................................................................... 3

1.1.1.2 Környezeti paraméterek kiválasztása ............................................................... 3

1.1.2 Alapadatok rögzítése ................................................................................................ 3

1.1.3 Sor adatok létrehozása ............................................................................................. 4

1.1.3.1 Sor generálása előre rögzített (szerződéses) kötvállból .................................... 4

1.1.3.2 Sor kézi rögzítése .............................................................................................. 5

1.1.4 Igazolás jelző állítása .............................................................................................. 5

1.1.4.1 Kiadva igazolásból (K) Teljesítettre (T) ........................................................... 5

1.1.4.2 Teljesítettről (T) Utalványozottra (I) ................................................................ 6

1.1.5 Utalványlap nyomtatás ............................................................................................ 6

1.1.5.1 Egy bizonylat utalványlapjának nyomtatása .................................................... 6

1.1.5.2 Utalványlapok csoportos nyomtatása ............................................................... 6

1.1.6 Bizonylat zárása (véglegesítése) .............................................................................. 6

1.2 BIZONYLAT MÓDOSÍTÁSA ............................................................................................. 7

1.2.1 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt ...................................................... 7

1.2.2 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után ...................................................... 7

1.3 SPECIÁLIS FUNKCIÓK .................................................................................................. 10

1.3.1 Stornó bizonylat generálása .................................................................................. 10

1.3.2 Helyesbítő számla generálása ................................................................................ 10

1.3.3 Duplikált bizonylat generálása .............................................................................. 11

1.3.4 Előre rögzített (szerződéses) kötváll alszámának igazítása a számlákhoz ............ 12

1.3.5 Bizonylat rontása ................................................................................................... 13

1.3.6 Előirányzat figyelés ................................................................................................ 13

1.3.7 Bizonylatok mozgatása naplók között .................................................................... 13

1.3.8 Sor módosítás miatti pénzforgalmi sorok újragenerálása ..................................... 13

1.4 SPECIÁLIS ESETEK....................................................................................................... 14

1.4.1 Teljesítés igazolás formátum nyomtatása .............................................................. 14

1.4.2 Egyszerű aláírás-kezelés ........................................................................................ 14

1.5 NAVIGÁCIÓS FELÜLET FÜLEI ....................................................................................... 16

1.5.1 Számla tételei ......................................................................................................... 16

1.5.2 Teljesítések ............................................................................................................. 16

1.6 LEGGYAKRABBAN HASZNÁLT LEKÉRDEZÉSI HELYEK ................................................. 17

1.6.1 Szállítói típusú bizonylatok kimutatása .................................................................. 17


2

1 Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

1.1 Szállítói számlák, egyéb kifizetések rögzítése

Szállítói számlák rögzítési menüpontjai: PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / SZÁMLA

(KÖTELEZETTSÉGEK) /

BELFÖLDI SZÁLLÍTÓI SZÁMLA

FORDÍTOTT ADÓZÁSÚ BELFÖLDI SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK

IMPORT SZÁMLA (Nem EU-s külföldi számlák)

KÖZÖSSÉGEN BELÜLI BESZERZÉS (EU-s számlák)

Egyéb kifizetések (pl.: ÁFA utalás, továbbutalás alapnak, stb.) rögzítési menüpontjai:

PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ /

BELFÖLDI BEÉRKEZŐ EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ

KÜLFÖLDI BEÉRKEZŐ EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ


3

1.1.1 Előfeltételei

1.1.1.1 Pénzügyi napló nyitása

Adott időszaki pénzügyi napló létrehozása (ha még nem létezik az érintett időszakra).

PÉNZÜGYI MODUL / NAPLÓ / PÉNZÜGYI NAPLÓ NYITÁSA

1.1.1.2 Környezeti paraméterek kiválasztása

Válasszuk ki a naplót, a bizonylati tömböt, majd a „Szűrés és karbantartás” jelölő pipáljuk be.

1.1.2 Alapadatok rögzítése

Az alapadatokban, vagyis a fej adatokban a partner, bankszámla, dátumok, külső

bizonylatszám, ellenőrző összeg, stb. információkat tudjuk rögzíteni. Nyomjuk meg a felső

ikonsoron a ikont. A kötelező mezőkön nem enged túllépni a program!

Fontosabb mezők:

Szerződő partner: Ha más a szerződő partner és a számla kiállítója szerinti partner

(pl.: alvállalkozói szerződés), akkor ebben a mezőben lehet hivatkozni a szerződőre. A

szerződéses kötvállhoz való kapcsoláskor (sor generáláskor) ebben a mezőben lévő

partnerhez kapcsolódó kötvállak is megjelennek.

Rendelés / Iktatószám: Az előleg bizonylatra ebben a mezőben kell hivatkozni.

Ellenőrző összeg: A sorok összegét a bizonylat zárásakor ezzel az összeggel veti

össze a program.


4

ÁFA bevallási hó: A szállítói bizonylat ebben a hónapban jelenik meg az ÁFA

listákban, ha a szállítói bizonylatok bevallása teljesít szerinti.

Pénzügyi karton: Amelyik kartonról (bank vagy pénztár) ki szeretnénk fizetni a

bizonylatot.

Igazolás jelző: Lásd később (Igazolás jelző állítása)

Megjegyzés: Ha az utalás környezeti paramétereiben beállítjuk (lásd utalás

dokumentum), akkor ez az adat is megjelenik az utalás közleményében.

1.1.3 Sor adatok létrehozása

A sor adat mezőiben adhatjuk meg a könyveléséshez szükséges információkat: Jogcím,

szakfeladat, ÁFA kód, szervezeti egység, pénzforrás, rovat, stb.

1.1.3.1 Sor generálása előre rögzített (szerződéses) kötvállból

Ha a program automatkusan a fej adat felrögzítése után felkínálta a sort rögzítésre, akkor ,

majd) ikont (Sorok generálása kötváll bizonylat alapján) nyomjuk meg az alsó ikonsoron.


5

Bizonylatszám: A kötváll bizonylat utolsó karaktere az előirányzat évét mutatja.

Alszám: A kötváll megfelelő határidejéhez kapcsolódó alszámának kiválasztása (F2).

Tételszám: Ha csak a kiválasztott alszám egy sorából szeretnénk szállító sort

létrehozni, F2-vel válasszuk ki a megfelelő tételt.

Generálandó összeg: Ha a kötváll alszámának teljes összegét szeretnénk lehívni,

akkor hagyjuk 0-án a mezőt. Ha adunk meg összeget, akkor a kötváll alszámához

kapcsolódó sorok összegét arányosítja az itt megadott összegnek megfelelően.

1.1.3.2 Sor kézi rögzítése

Ha a szállítói számlához nem kapcsolódik előre rögzített kötelezettségvállalás (szerződéses

kötváll) akkor ne dobjuk el a sort. Ha nem ajánlja fel automatikusan a fej adat rögzítése után a

sort, akkor az alsó ikonsor a ikont nyomjuk meg.

1.1.4 Igazolás jelző állítása

Ha a fej adatban az igazolás jelző mező K, vagyis Kiadva igazolásra állapotban van, akkor az

alábbi ikonokkal tudjuk a státuszt állítani. Feltételezzük, hogy az igazolás adatbázis

paramétere két lépésesre van beállítva és nem kezel egyszerű aláíráskezelést (lásd a speciális

eseteknél). A Teljesített ikon ( ) hiányozhat, ha az igazolás adatbázis paramétere egy

lépésesre van beállítva. A Teljesített ( ) és az Utalványozás ikon ( ) között megjelenhet

egy Ellenjegyzés ( ) ikon, ha az igazolás adatbázis paramétere három lépésesre van

beállítva.

1.1.4.1 Kiadva igazolásból (K) Teljesítettre (T)


6

Nyomjuk meg a felső ikonsoron a ikont.

1.1.4.2 Teljesítettről (T) Utalványozottra (I)

Nyomjuk meg a felső ikonsoron a ikont.

1.1.5 Utalványlap nyomtatás

Csak teljesített vagy utalványozott bizonylatról nyomtatható utalvány.

1.1.5.1 Egy bizonylat utalványlapjának nyomtatása

A navigációs, vagy a bizonylat fej karbantartó felületen nyomjuk meg a ikont.

1.1.5.2 Utalványlapok csoportos nyomtatása

Navigációs képernyőn MŰVELET(EK) fül / UTALVÁNYLAP CSOPORTOS

NYOMTATÁS(A) funkció.

1.1.6 Bizonylat zárása (véglegesítése)

Nyomjuk meg a bizonylat fej karbantartó felületén, a felső ikonsoron a ikont.

Csak Nyitott (Bizonylat státusza „N”) és Teljesített (Bizonylat igazolás jelzője „T”), vagy

Utalványozott (Bizonylat igazolás jelzője „I”) bizonylat zárható.


7

1.2 Bizonylat módosítása

1.2.1 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt

Nyitott státuszú bizonylat minden adata módosítható!

Zárt státuszú bizonylaton csak a sor adatok (Jogcím, ÁFA kód, szervezeti egység, szakfeladat,

stb.) módosíthatóak!

A bizonylat módosítását a navigációs illetve a bizonylat fej és sor karbantartó felületén a

ikonnal lehet végrehajtani.

Fej adat módosítása a navigációs ablak felső ikonsorán (csak Nyitott státusz esetén)

Fej adat módosítása a fej karbantartó ablak felső ikonsorán (csak Nyitott státusz esetén)

Sor adat módosítása a navigációs ablak alsó ikonsorán

Sor adat módosítása a fej adat karbantartó alsó ikonsorán

1.2.2 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után

Könyvelt státuszú bizonylat (belföldi, külföldi beérkező szállítói számlák, egyéb

pénzbekérők) egyik adata sem módosítható közvetlenül. A könyvelt státuszú bizonylat

könyvelési, sor adatai (Jogcím, szakfeladat, egyedi gyűjtő, stb.) csak korrekciós bizonylaton

keresztül módosíthatóak.

Könyvelési korrekciós bizonylat menüpontja: PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ /

SZÁMLA (KÖTELEZETTSÉGEK) / KÖNYVELÉSI KORREKCIÓS SZÁMLA


8

Előfeltétele:

Környezeti paraméterek kiválasztása (Napló, bizonylati tömb), majd a „Szűrés és

karbantartás” jelölő kipipálása.

Könyvelési korrekciós bizonylat generálás indítása: MŰVELET / KÖNYVELÉSI

KORREKCIÓS SZÁMLA / BIZONYLAT GENERÁLÁSA

Az gomb megnyomásának hatására egy képernyő jelenik, amelyen ki lehet jelölni

azokat a sorokat, amelyeket korrekciózni szeretnénk.

Jelöljük ki a korrekciózni kívánt sorokat, majd nyomjuk meg a gombot. Ha az

összes sort korrekciózni szeretnénk, akkor az gombot nyomjuk meg.

A gombok hatására egy # jel jelenik meg a sorok mellett. Egy sor kijelölésének törlését a

gombbal hajthatjuk végre.


9

A gombbal tudjuk végrehajtani a bizonylat generálását.

A generálás hatására a program létrehoz egy korrekciós bizonylatot, annyi mínuszos és

pluszos sorral, amennyit kijelöltünk a generálás előtt.

Csak a pluszos sorok módosíthatóak, de lehetőség van felrögzíteni új sorokat (szétkönyvelés

miatt).

A bizonylat végösszege csak 0 lehet!

A bizonylat lezárása után ( ikon), ha a szállítói bizonylatra volt pénzforgalmi teljesítés

(bank vagy pénztár), akkor automatikusan felajánl egy képernyőt a technikai bank

generálására. Ez azért szükséges, hogy a módosítások a főkönyvben pénzforgalom

szempontjából is megjelenjenek.

Banki karton azonosítója: Mindenképpen technikai banki kartont válasszunk ki

Banki jogcím: BSZALL

Banki bizonylat (Nyitott/Zárt): Ha nem akarjuk a banki terhelések között már

módosítani a létrejött bizonylatot, akkor a Zárt lehetőséget válasszuk ki.

Az gombra kattintva a program kigenerálja a technikai banki terhelés bizonylatot 0

összeggel, hivatkozva benne a korrekciós bizonylatra.


10

1.3 Speciális funkciók

1.3.1 Stornó bizonylat generálása

Hatására a program egy korábban létrehozott beérkező számlával adattartalmában teljesen

megegyező stornó szállítói számlát hoz létre (mínuszos), amely hivatkozik az eredeti

bizonylatra

A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / STORNÓ BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA

A stornózandó bizonylat megadása után a gombra kattintva a program létrehozza a

stornó bizonylatot. A létrejött stornó bizonylat a számlahivatkozás mezőben hivatkozik a

stornózott bizonylatra. A stornózott bizonylat stornó bizonylatszám mezője jelzi, melyik

bizonylattal történt meg a stornózása.

1.3.2 Helyesbítő számla generálása

Csak Könyvelt státuszú bizonylat helyesbíthető.

Indítsuk el a bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / HELYESBÍTŐ BIZONYLAT

ELŐÁLLÍTÁSA

A gomb megnyomásának hatására egy képernyő jelenik, amelyen ki lehet jelölni

azokat a sorokat, amelyeket helyesbíteni szeretnénk.


11

Jelöljük ki a helyesbíteni kívánt sorokat, majd nyomjuk meg a gombot. Ha az

összes sort helyesbíteni szeretnénk, akkor az gombot nyomjuk meg.

A gombok hatására egy IGEN jelenik meg a sorok mellett. Egy sor kijelölésének törlését a

gombbal hajthatjuk végre.

A gombbal tudjuk végrehajtani a bizonylat generálását.

A generálás hatására a program létrehoz egy helyesbítő bizonylatot, annyi mínuszos és

pluszos sorral, amennyit kijelöltünk a generálás előtt.

Csak a pluszos sorok módosíthatóak, de lehetőség van felrögzíteni új sorokat (szétkönyvelés

miatt).

1.3.3 Duplikált bizonylat generálása

Hatására a program egy korábban létrehozott beérkező számlával adattartalmában teljesen

megegyező szállítói számlát hoz létre.

A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK fül / DUPLIKÁLT BIZONYLAT

ELŐÁLLÍTÁSA


12

A duplikálandó bizonylat megadása után a gombra kattintva a program létrehozza

az új, Nyitott státuszú bizonylatot.

1.3.4 Előre rögzített (szerződéses) kötváll alszámának igazítása a

számlákhoz

Hatására a program hozzáigazítja az előre rögzített (szerződéses) kötváll adott alszámának

összegét és dimenzió adatait (jogcím, szakfeladat, szervezeti egység, ÁFA kód, stb.) a rá

hivatkozó számlák, egyéb kifizetések adataihoz!

Egy olyan szállítói soron állva, amelyen behivatkozott kötváll alszám adatait szeretnénk a

számlához igazítani nyomjuk meg a tétel ikonsoron a ikont.

A funkció automatikusan felajánlja az adott soron behivatkozott szerződéses kötváll

azonosítóját és alszámát. A kötelező mezők kitöltésére figyelmeztet a program. A

gombbal tudjuk végrehajtani az igazítást.


13

1.3.5 Bizonylat rontása

Hatására a program Rontott státuszúra állítja a szállítói bizonylatot.

A rontott bizonylatra nem lehet hivatkozni, illetve nincsenek sorai. Csak „Nyitott” státusszal

rendelkező szállítói bizonylatokat lehet rontani!

A bizonylat fej karbantartó felületén nyomjuk meg a ikont.

1.3.6 Előirányzat figyelés

A megjelenő képernyőn megmutatja a program a beállított dimenziók alapján a szabad

előirányzatot (előirányzat és kötelezettségvállalás különbsége).

A bizonylat karbantartó felületének tétel ikonsorán nyomjuk meg a ikont.

1.3.7 Bizonylatok mozgatása naplók között

Abban az esetben, ha egy szállítói bizonylat rossz időszakú naplóban van, vagy más

felhasználónak kell átadni, akkor a mozgatást tranzitálással lehet megoldani.

A tranzitálás részletes menete a „Bizonylatok tranzitálása (naplók közötti áthelyezése)”

(OKT_DN_TRANZITALAS.PDF) dokumentumban található.

1.3.8 Sor módosítás miatti pénzforgalmi sorok újragenerálása

Ha egy szállító bizonylat sorait úgy módosítjuk, hogy változnak a sorok összegei (szétbontás),

és történt már pénzforgalmi teljesítés, akkor a program a navigációra való visszalépéskor

(vagy esetleg a bizonylat zárásakor) újragenerálja a pénzforgalmi tétel pénzügyi teljesítés

számlasorait.


14

1.4 Speciális esetek

1.4.1 Teljesítés igazolás formátum nyomtatása

Feltételei

Az intézménynél beállított formátum alkalmas teljesítésigazolás nyomtatására.

A bizonylat fej adatában az igazolás jelző mező K, vagyis Kiadva igazolásra.

Az intézmény a teljesítésigazolást a Forrás programból kívánja nyomtatni.

Ha a fenti feltételek teljesülnek, akkor a felső ikonsoron nyomjuk meg az utalványrendelet

nyomtatására szolgáló ikont.

1.4.2 Egyszerű aláírás-kezelés

Amennyiben az adatbázisban az „Utalványozás csak aláírás-kezeléssel” paraméter az

„Egyszerű aláírás-kezeléssel lehet utalványozni” értéket veszi fel, akkor lehetőség van a

szállítói típusú bizonylatok aláíróit (teljesítésigazoló, ellenjegyző, utalványozó) törzsesíteni és

összeg / dátumhatárhoz kötni őket.

Feltételei

A fent említett paraméter beállítása (ezt valószínűleg csak konzulens tudja állítani)

Az aláíró létezik a személy törzsben (TÖRZS MODUL / SZEMÉLYHEZ /

SZEMÉLYEK)

Az aláíró létezik az utalványozók törzsben (TÖRZS MODUL / SZEMÉLYHEZ /

UTALVÁNYOZÓK)

Az utalványozó jogosultságai fel vannak rögzítve (TÖRZS MODUL / SZEMÉLYHEZ

/ UTALVÁNYOZÓ JOGOSULTSÁGOK). Az utalványozói jog mező dönti el, hogy

melyik aláíró funkciónál (teljesítésigazolásnál ( ) a Számla teljesítésigazoló, stb.)

jelenik majd meg egy aláíró

Amennyiben a fenti feltételek teljesülnek, akkor a szállítói bizonylatok fej adatainak

Igazolás/Besorolás fülén megjelennek az aláírással kapcsolatos mezők (a lenti képernyő a 2

lépéses aláírás-kezelést mutatja).


15

A rögzítés az alapokhoz képest annyiban változik, hogy az Igazolás jelző állítása (lásd

feljebb) funkcióknál, a Teljesítésigazolás ( ), (Ellenjegyzés ( )), Utalványozás ( )

ikonok megnyomásakor a program bekéri, hogy melyik aláírókhoz szeretnénk kapcsolni az

érintett bizonylatot.

A program azokat az aláírókat ajánlja fel, amelyek az utalványozói jogosultságok törzs

alapján kiválaszthatóak az utalványozói jog (Számla teljesítésigazoló, Számla utalványozó,

stb.), érvényes dátum és összeghatár alapján (ezt a bizonylat ellenőrző összegéhez vagy a

sorok összegéhez viszonyítja).


16

1.5 Navigációs felület fülei

1.5.1 Számla tételei

A számla tételei fülön láthatjuk a fej adathoz kapcsolódó aktuális sor adatokat. Az adatok nem

tartalmazzák a korrekciós bizonylatok általi módosításokat.

1.5.2 Teljesítések

A Teljesítések fülön van lehetőségünk megtekinteni, hogy milyen pénzforgalmi sorok (bank,

pénztár) hivatkoznak a szállítói bizonylatra.

Természetesen itt is lehetőség van a jobb egér gomb/megjelenítés funkcióval a banki sorok

adatait részletesebben is megtekinteni.


17

1.6 Leggyakrabban használt lekérdezési helyek

1.6.1 Szállítói típusú bizonylatok kimutatása

A lekérdezés a szállítói típusú bizonylatokat, valamint azokhoz kapcsolódó pénzforgalmi

teljesítéseket tartalmazza analatikai bontásban.

Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK

TELJESÍTÉSÉNEK KIMUTATÁSA menüpontot.

Hatására az alábbi ablak jelenik meg.

Fontosabb sorok:

Számla időszaktól - időszakig: A számlák naplójának időszakára szűrés. Az

időszaktól mezőben érdemes a legelső kiválasztható időszakot kijelölni.


18

Pü. teljesítés időszaktól – Időszakig: A számlákra hivatkozó pénzforgalmi

bizonylatok (bank, pénztár) naplóinak időszakára szűrés.

Pü. teljesítés arányosítás?: Igen esetén a pénzforgalmi tételeket a program

arányosítja a számla soraira. Amennyiben velemelyik dimenzió szerint szeretnénk

lekédezni, állítsuk igenbe a mező értékét.

Teljesülteket is?: Igen hatására mindent leválogat. Nem hatására kihagyja azokat a

számlahivatkozásokat, amelyeknek az összes pénzügyi teljesítése megegyezik az

összes számlaösszeggel.

Az adatok megadása után kattintsunk a gombra, melynek hatására az általános

lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( ) válasszuk ki a megfelelő listát.

Ezután kattintsunk a ikonra.

szállítói számlák, egyéb kifizetések...

Documents