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EJEMPLO DE TESIS CONTROL INTERNOTRANSCRIPT
CARATULA
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIO LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA
TEMA:
“ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE
ALMACENES ‘PRETTY’ DE LA CIUDAD DE PASAJE Y
DISEÑO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE,
FINANCIERO Y TRIBUTARIO”
AUTORA
Lcda. LORENA JEZABELL VILLACRÉS ARIAS
DIRECTOR
Ing. SAMUEL CHUQUIRIMA ESPINOZA
Machala - El Oro - Ecuador
2013
II
RESPONSABILIDAD DELA AUTORA
Las ideas, comentarios y criterios expuestos en el presente tesis de grado, tema:
“análisis del sistema contable de almacenes ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje y
diseño del control interno contable, financiero y tributario” son de absoluta
responsabilidad de la autora.
____________________________________________
Lcda. LORENA JEZABELL VILLACRÉS ARIAS
CC 070374707-1
Machala, febrero de 2013
III
APROBACIÓN DEL DIRECTOR
Ingeniero Comercial
Samuel Chuquirima Espinoza Mgs.
Director de Tesis
CERTIFICA
Que la presente Tesis previo a la obtención del título de Ingeniero en Comercio
Internacional, titulada “ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE
ALMACENES ‘PRETTY’ DE LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEÑO DEL
CONTROL INTERNO CONTABLE, FINANCIERO Y TRIBUTARIO”, fue
elaborada por la señorita Lcda. Lorena Jezabell Villacrés Arias, con sujeción al
proyecto de investigación y a mis consideraciones.
He revisado su contenido y forma, dado que cumplen con lo estipulado en el
reglamento de títulos y grados de la Facultad, por lo que emito mi criterio favorable
y autorizo su presentación para que continúe con el trámite correspondiente.
Atentamente,
____________________________
Ing. Com Samuel Chuquirima Espinoza MBA
DOCENTE F.C.E.
Machala, febrero del 2013.
IV
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO
_______________________
Ing. com. Samuel Chuquirima Espinoza Mgs.
Director de tesis
_______________________
Ing. Manuel Nugra Montesdeoca
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
_______________________
Ing. Octavio Señalin Morales
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Machala, febrero del 2013
V
DEDICATORIA
Este proyecto de Tesis es dedicado para tres personas
maravillosas; que me impulsaron en la búsqueda de mi sueño
anhelado; como lo es Marina que es como una segunda
Madre para mì que me brindó su apoyo en todo momento no
me dejo caer jamas impulsándome a seguir enfrente de mis
objetivos cuando lo precise , mi Hijo que es mi razón de
luchar ,de seguir adelante y muy especialmente a mi Abuelita
que hace poco tiempo la perdí, que gracias a sus consejos y
perseverancia que puso en mí, me ayudaron a seguir en este
sueño, sé que desde el cielo ella está velando mis pasos; este
título que recibiré es para ella mi Mami Angelita, para estas
personas que son lo más importante y que forman parte de mi
vida.
Jezabell Villacres Arias
VI
AGRADECIMIENTO
Dejo constancia de eterna gratitud:
A las autoridades de la Facultad de Ciencias Empresariales por
preocuparse de la realización de las nuevas generaciones.
A todos y cada uno de los docentes que supieron entregar sus sabias
enseñanzas en los años de estudios regulares que cursamos durante el
proceso de formación en la Universidad.
A mis padres, quienes supieron apoyarme en todo sentido hasta el
final de la carrera, y aún lo están haciendo mientras realizo la presente
tesis; y a todos quienes de una u otra manera supieron estimularnos
para hacer posible la realización de la presente tesis
En especial al Ing. Samuel Chuquirima Espinoza. que en calidad de
Director de la Tesis me orientó con gran capacidad, experiencia y sin
egoísmo en el desarrollo de cada una de las temáticas de la misma.
La autora
VII
ÍNDICE GENERAL
CARATULA ................................................................................................................. I
RESPONSABILIDAD DE LA AUTORA ................................................................. II
APROBACIÓN DEL DIRECTOR ............................................................................ III
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO ...................................................... IV
DEDICATORIA ......................................................................................................... V
AGRADECIMIENTO ............................................................................................... VI
ÍNDICE GENERAL.................................................................................................. VII
ÍNDICE DE CUADROS ............................................................................................ IX
ÍNDICE DE GRÁFICOS ............................................................................................ X
ÍNDICE DE ANEXOS ............................................................................................... XI
RESUMEN EJECUTIVO ......................................................................................... XII
CAPÍTULO I .............................................................................................................. 14
EL PROBLEMA ........................................................................................................ 14
1.1. Justificación ............................................................................................. 15
1.2. Planteamiento del problema .................................................................... 17
1.2.1. Contextualización .................................................................................... 17
1.2.2. Análisis .................................................................................................... 18
1.3. Formulacion del problema ...................................................................... 20
1.3.1. Problema central ...................................................................................... 20
1.3.2. Formulacion de problemas complementarios ......................................... 20
1.4. Objetivos ................................................................................................. 20
1.4.1. Objetivo general ...................................................................................... 20
1.4.2. Objetivos específicos............................................................................... 20
CAPÍTULO II ............................................................................................................ 21
MARCO TEÓRICO. .................................................................................................. 21
2.1 MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL ................................................... 22
2.1.1 Concepto de control interno .................................................................... 22
2.1.2 Controles internos contables versus controles internos administrativos . 23
2.1.3 Elementos del control interno administrativo ......................................... 23
2.1.4 Estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones ..... 23
2.1.5 Metodología para el estudio y evaluación del control interno por ciclos de
transacciones .............................................................................................................. 23
2.1.6 Limitaciones del control interno ............................................................. 25
2.1.7 El control interno y los procedimientos. ................................................. 25
2.1.8 Métodos de evaluación del control interno ............................................. 26
2.1.9 La auditoría interna, concepto ................................................................. 26
2.1.10 Diferencias entre auditoría y control ....................................................... 29
2.1.11 El órgano de auditoría interna. (oa!) ....................................................... 30
2.1.12 Importancia del control interno ............................................................... 32
2.1.13 Tiempos de control .................................................................................. 33
2.1.14 Medidas para lograr un buen control interno .......................................... 35
2.1.15 Objetivos de un sistema de control interno ............................................. 36
2.1.16 El control interno de la empresa. ............................................................. 37
2.2 MARCO TEÓRICO CONTEXTUAL .................................................... 42
2.2.1 Almacenes pretty ..................................................................................... 42
VIII
2.3 Hipotesis central ...................................................................................... 42
2.4 Hipótesis particulares .............................................................................. 43
2.5 Matriz de hipótesis particulares y variables ............................................ 44
2.5.1 Variables e indicadores ........................................................................... 45
2.5.2 Definición conceptual y operacional de variables................................... 46
CAPÍTULO III ........................................................................................................... 48
METODOLOGÍA ...................................................................................................... 48
3.1 Selección de técnicas y unidades de investigación ................................. 49
3.2 Unidades de investigación ....................................................................... 49
3.3 Universo y muestra.................................................................................. 49
3.4 Descripción del procedimiento metodológico general ............................ 50
CAPITULO IV ........................................................................................................... 51
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS.......................................... 51
4.1 Análisis de la entrevista realizada al personal de almacenes pretty ........ 52
4.2 Análisis de la entrevista realizada a los contadores públicos .................. 60
4.3 Conclusiones y recomendaciones............................................................ 65
4.3.1 Conclusiones ........................................................................................... 65
4.3.2 Recomendaciones .................................................................................... 66
CAPITULO V ........................................................................................................... 67
PROPUESTA ............................................................................................................. 67
5.1 Nombre de la propuesta........................................................................... 68
5.2 Justificación de la propuesta ................................................................... 68
5.3 Fundamentación de la propuesta ............................................................. 68
5.4 Objetivos de la propuesta ........................................................................ 68
5.4.1 Objetivo general ...................................................................................... 68
5.4.2 Objetivos específicos............................................................................... 68
5.5 Importancia de la propuesta .................................................................... 69
5.6 Ubicación sectorial y física ..................................................................... 69
5.7 Factibilidad .............................................................................................. 69
5.8 Descripción de la propuesta .................................................................... 69
5.9 Plan de acción de la propuesta ................................................................ 70
5.9.1 Control interno de caja ............................................................................ 70
5.9.2 Control interno de bancos ....................................................................... 93
5.9.3 Control interno de cuentas por cobrar ..................................................... 95
5.9.3.1 Cuentas por pagar .................................................................................... 80
5.9.3.2 Principios y procedimientos de control interno de cuentas y documentos por
pagar ............................................................................................................... 81
5.9.3.3 Control interno de los inventarios ........................................................... 83
5.9.4 Control financiero ................................................................................... 89
5.9.5 Control tributario ..................................................................................... 90
5.9.6 Misiones y Funciones del contador ......................................................... 91
5.9.7 Subcontador general ................................................................................ 93
5.9.8 Secretaría privada .................................................................................... 95
5.9.9 Dirección de contabilidad........................................................................ 96
5.9.10 Departamento de procesamiento contable............................................... 99
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 101
ANEXOS ............................................................................................................... 103
IX
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1 Árbol de problemas .................................................................................... 19
Cuadro 2 Matriz de hipótesis particulares y variables ............................................... 44
Cuadro 3 Variables e indicadores .............................................................................. 45
Cuadro 4 Definición conceptual y operacional de variables ...................................... 46
Cuadro 5 Selecciones de técnicas y unidades de investigación ................................. 49
Cuadro 6 Unidades de investigación .......................................................................... 49
Cuadro 7 Universo y muestra ..................................................................................... 49
Cuadro 8 Tamaño muestral ........................................................................................ 50
Cuadro 9 El plan de cuentas ....................................................................................... 52
Cuadro 10 Los estados financieros del almacén ........................................................ 53
Cuadro 11 La actual administración .......................................................................... 54
Cuadro 12 El control que se lleva en el almacén ....................................................... 55
Cuadro 13 La utilización de documentos ................................................................... 56
Cuadro 14 Las notificaciones y sanciones ................................................................. 57
Cuadro 15 Tipo de respaldo que utiliza el almacén ................................................... 58
Cuadro 16 Los saldos reales de la mercadería ........................................................... 59
Cuadro 17 Importancia del sistema de contabilidad .................................................. 60
Cuadro 18 Las ventajas de un sistema de control ...................................................... 61
Cuadro 19 Técnicas a emplear ................................................................................... 62
Cuadro 20 Normas de calidad para información financiera....................................... 63
Cuadro 21 Los beneficios del sistema de control....................................................... 64
X
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1 El plan de cuentas ...................................................................................... 53
Gráfico 2 Los estados financieros del almacén .......................................................... 53
Gráfico 3 La actual administración ............................................................................ 54
Gráfico 4 El control que se lleva en el almacén ......................................................... 55
Gráfico 5 La utilización de documentos .................................................................... 56
Gráfico 6 Las notificaciones y sanciones ................................................................... 57
Gráfico 7 Tipo de respaldo que utiliza el almacén ..................................................... 58
Gráfico 8 Los saldos reales de la mercadería ............................................................. 59
Gráfico 9 Importancia del sistema de contabilidad .................................................... 60
Gráfico 10 Las ventajas de un sistema de control ...................................................... 61
Gráfico 11 Técnicas a emplear ................................................................................... 62
Gráfico 12 Normas de calidad para información financiera ...................................... 63
Gráfico 13 Los beneficios del sistema de control ...................................................... 63
XI
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO 1 ............................................................................................................... 102
ANEXO 2 ............................................................................................................... 103
ANEXO 3 ............................................................................................................... 105
ANEXO 4 ............................................................................................................... 106
XII
RESUMEN EJECUTIVO
El presente proyecto se lo plantea con la finalidad de elaborar un diseño del control
interno contable, financiero y tributario de almacenes ‘PRETTY’ de la ciudad de
pasaje, la misma que generara un mejor control en el almacén tanto contable,
financiero y tributario.
Por eso es conveniente efectuar el presente estudio de investigación, el mismo que se
presenta en cinco capítulos descritos a continuación.
El Primer capítulo denominado El Problema; en el que comprende la justificación
del tema de estudio, el árbol de problema con el cual fundamento la realización de la
investigación del proyecto, la formulación del problema central con sus respectivos
problemas complementarios basado en el contexto de la empresa que se necesita para
el proyecto, el objetivo general que se espera lograr y plasmar en el desarrollo del
tema a través de los objetivos específicos.
El Segundo capítulo denominado marco teórico consta de dos partes la primera del
marco teórico conceptual que comprende conceptos acerca de la temática que se trata
en el trabajo de investigación, teniendo entre los más importantes los
siguientes:concepto de control interno, controles internos contables versus controles
internos administrativos, elementos del control interno administrativo, estudio y
evaluación del control interno por ciclos de transacciones, metodología para el
estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones, limitaciones del
control interno, el control interno y los procedimientos, métodos de evaluación del
control interno, la auditoría interna, concepto, diferencias entre auditoría y control, el
órgano de auditoría interna. (oai), importancia del control interno, tiempos de
control, medidas para lograr un buen control interno, objetivos de un sistema de
control interno, el control interno de la empresa. La Segunda parte que es el marco
teórico contextual, que hace referencia a los almacenes PRETTY, hipótesis central,
hipótesis particulares, matriz de hipótesis particulares y variables, variables e
indicadores, definición conceptual y operacional de variables.
XIII
El capítulo Tres se encuentra la selección de recopilación de datos, unidades de
investigación y la metodología que se ha usado para desarrollar las entrevistas que se
aplicaron así mismo como el tamaño muestral que se aplicó en este caso.
En el capítulo Cuatro trata acerca del análisis e interpretación de los resultados, que
una vez tabulados, se aplica un análisis y se los presenta en cuadros y gráficos para
su mejor comprensión. El capítulo consta del análisis de la entrevista realizada al
personal de almacenes PRETTY, el análisis de la entrevista realizada a los
contadores públicos, posteriormente las conclusiones y recomendaciones de estos
resultados.
Por último presentamos el capítulo Quinto en él se refiere a la propuesta del
proyecto que consta con el nombre de la propuesta, justificación de la propuesta,
fundamentación de la propuesta, objetivos de la propuesta, importancia de la
propuesta, ubicación sectorial y física, factibilidad, descripción de la propuesta, plan
de acción de la propuesta, misiones y funciones del contador general, subcontador
general, secretaría privada, dirección de contabilidad, departamento de
procesamiento contable que debe considerarse para el manejo del control interno del
almacén.
14
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
15
1.1. JUSTIFICACIÓN
La dinámica implantada por los adelantos de la tecnología, provocan en el mundo
innovaciones en herramientas y procesos de los que se vale la empresa moderna para
transformar materiales y proveer de bienes y servicios a una clientela cada vez más
exigente.
El cambio que se viene operando en las estructuras organizacionales actuales
responde a las transformaciones de métodos y procesos que se manejan acorde a los
adelantos de la ciencia al coherente y adecuado uso de recursos, a la sapiencia y
habilidades de líderes actuales.
Este marco de referencia se ajusta a las condiciones de desarrollo que advierten las
empresas ecuatorianas, las mismas que han logrado institucionalizar procesos de
planificación que han llevado al fortalecimiento de sus organismos y a la seguridad y
confiabilidad de sus ejecutores.
La provincia de El Oro, se ha caracterizado por el crecimiento socioeconómico
producto de las actividades productivas principalmente la agrícola, pecuaria, la
minera, entre las más importantes.
En consecuencia, en el cantón Pasaje se presentan un próspero crecimiento por lo
que esto implica un manejo muy prolijo en su sistema de control, más aún con las
exigencias actuales por parte de las modificaciones introducidas por el Servicio de
Rentas Internas, controles que hasta ahora han venido siendo descuidados, situación
que inevitablemente conduce a los empresarios aplicar innovaciones en el manejo
contable.
La situación descrita revela la presencia de una realidad de un problema que amerita
ser intervenido a partir de la instauración de un proceso reestructúratelo serio y
objetivo que culmine con el planteamiento de una solución concreta al problema.
Ante las circunstancias señaladas, propongo como proyecto de investigación el tema:
"ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE
LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEÑO DEL CONTROL INTERNO
16
CONTABLE, FINANCIERO Y TRIBUTARIO", el cual desde el punto de vista
reúne todas las condicionantes que demanda un estudio de las características y
magnitud de una tesis de grado y que a la par constituye una solución al problema
antes descrito.
El trabajo de investigación planteado se orienta a la instauración en ALMACENES
PRETTY de Pasaje de un nuevo sistema contable, mismo que implica innovaciones
en el control de inventario de existencias para un eficiente manejo de mercaderías.
Aproximaciones preliminares al objeto de estudio no se han podido evidenciar la
existencia de información teórica referencial producto de la realización de
investigaciones anteriores, existiendo insuficiencia teórica al respecto. Este vacío
pretendemos cubrirlo con el trabajo.
La relevancia del objeto de estudio radica en el hecho de que constituye una
imperiosa necesidad de innovación en ALMACENES PRETTY, cuya implantación
aportará a la solución de este problema y sus resultados contribuirán al mejoramiento
de. la imagen empresarial del almacén antes mencionado, la utilidad práctica de la
propuesta está dada en la posibilidad real de ser ejecutada dado el interés del
propietario y el convencimiento de la viabilidad del proyecto por parte del
proponente.
Si bien es cierto que el presente trabajo de investigación evidencia interés del
proponente ya que su realización permitirá optar por el título de Ingeniero en
Contabilidad y Auditoría.
Cabe señalar que la ejecución de la presente propuesta de investigación está
garantizada por el acceso a la información teórica referencial, ya sea a través de,
textos, revistas especializadas, Internet, etc.; por la solvencia teórica y metodológica
de los proponentes, producto de cinco años de estudios universitarios en la carrera de
contabilidad y auditoría; y, por la disponibilidad de tiempo y recursos económicos
que demande su elaboración.
En virtud de las argumentaciones expuestas, quien presenta el tema de tesis solicita
17
comedidamente a las autoridades de la Facultad de Ciencias Empresariales y a los
miembros de la Comisión calificadora la aprobación del presente proyecto de
investigación.
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2.1. CONTEXTUALIZACIÓN
Las empresas comerciales en todo el mundo se constituyen como negocios de
limitada inversión, los mismos que a medida que se levantan van creciendo y ello
implica que sus operaciones van siendo cada vez más complejas.
Con la aparición de la globalización los procesos y metodologías se van
transformando y ello conlleva a ir homogenizando los esquemas, por lo que ya se
está unificando los diseños en la presentación estados financieros en el mundo, y ello
implica además ir mejorando los elementos como el manejo de transacciones.
En Ecuador también se empezó a aplicar las normas internacionales de información
financieras NIIF ; y es obligatorio ya ir tomando en consideración estas
innovaciones para empezar su adaptación.
De esta manera en Almacenes Pretty del cantón Pasaje de la provincia de El Oro, es
imprescindible la actualización del manejo financiero, para dejar los viejos
prototipos e ir procurando solución a sus procedimientos en el manejo contable-
financiero de acuerdo a las normas internacionales de información financiera NIIF .
Se es consciente que en el ALMACENES PRETTY del cantón Pasaje de la provincia
de El Oro, existe disposiciones verbales en el sistema de control interno, situación
que provoca conflictos en la comunicación y ello repercute en la administración
contable financiera general y especialmente en la preparación de información para
elaborar los estados financieros siendo poco confiables los procedimientos del
control de actividades
Por lo tanto, la dificultad en labores de auditoría, evaluación y control interno de
ALMACENES PRETTY se detecta en los informes erróneos sobre la actividad del
18
negocio y facilitan acciones fraudulentas a quienes cumplen con las delicadas
funciones de registrar el movimiento transaccional.
Además, el talento humano que labora en ALMACENES PRETTY desconoce las
disposiciones de las tareas que deben cumplir y la forma en que deben realizarse,
ocasionando un ineficiente resultado, además genera malestar en el normal desarrollo
de las interrelaciones internas.
1.2.2. ANÁLISIS
PROBLEMA
Falencias en el proceso contable de almacenes Pretty del Cantón Pasaje
CAUSAS PRIMARIAS
Plan de cuentas mal estructurado
Débil administración de Caja y Bancos
Escasa utilización de documentos de soporte.
No se realizan verificación físicas de la mercadería.
EFECTOS PRIMARIOS
Estados Financieros con falencias.
Posibles faltantes de efectivo.
Notificaciones y Sanciones de parte del S.R.I.
Desconocimiento de los saldos reales de la mercadería
19
ÁRBOL DE PROBLEMAS
Cuadro 1 Árbol de problemas
Estados Financieros con
falencias. Posibles faltantes de efectivo.
Notificaciones y Sanciones de
parte del S.R.I
Desconocimiento de los
saldos reales de la
mercadería
EFECTOS
PROBLEMA Falencias en el proceso contable de almacenes Pretty del Cantón Pasaje
CAUSAS
Plan de cuentas mal estructurado Débil administración de Caja y
Bancos
Escasa utilización de
documentos de soporte.
No se realizan verificación
físicas de los inventarios.
20
1.3. FORMULACION DEL PROBLEMA
1.3.1. PROBLEMA CENTRAL
¿Cuáles son las falencias en el proceso contable de almacenes PRETTY del cantón
Pasaje?
1.3.2. FORMULACION DE PROBLEMAS COMPLEMENTARIOS
P.C.1 ¿En almacenes Pretty del cantón Pasaje el plan de cuenta esta mal
estructurado?
P.C.2 ¿Por qué es débil la administración de caja y banco de almacenes
PRETTY del cantón Pasaje?
P.C.3 ¿Por qué es escasa la documentación de soporte que soporta almacenes
PRETTY del cantón Pasaje?
P.C.4 ¿Por qué no se realizan verificaciones físicas en los inventarios de
almacenes PRETTY del cantón Pasaje?
1.4. OBJETIVOS
1.4.1. OBJETIVO GENERAL
Establecer cuáles son las falencias en el proceso contable de almacenes PRETTY del
cantón Pasaje.
1.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
OE1. Conocer el plan de cuentas de almacenes PRETTY del cantón pasaje.
OE2. Determinar por qué es débil la administración de caja y bancos de
almacenes PRETTY del cantón Pasaje.
OE3. Establecer la documentación de soporte que se va a utilizar en almacenes
PRETTY en el cantón Pasaje.
OE4. Realizar las debidas verificaciones físicas en los inventarios de
almacenes PRETTY del cantón Pasaje.
21
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO.
22
2.1 MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
2.1.1 CONCEPTO DE CONTROL INTERNO
El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir con la
norma de ejecución del trabajo que requiere que: El auditor debe efectuar un estudio
y evaluación adecuado del control interno existente, que le sirva de base para
determinar el grado de confianza que va a depositar en él y le permita determinar la
naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de Auditoría.
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una unidad productiva para
salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad de su información financiera,
promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las políticas establecidas
por la administración1.
OBJETIVOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO
1) Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia por
las políticas por prescritas o establecidas por la administración de la
organización.
2) promover eficiencia en la operación. Las políticas y disposiciones
instauradas por la administración serán la base soporte y punto de partida
para operar la compañía.
3) Asegurar la confiabilidad, oportunidad e integridad de la información
financiera, administrativa y operacional que se genera en la empresa.
4) Protección de los activos de la empresa este cuarto objetivo se da, de hecho,
con la observancia de los tres objetivos anteriores. Es indiscutible que debe
haber políticas claras y específicas y que se respete, que involucren el buen
cuidado y alta protección y administración de los activos, por ejemplos en
los flujos de los fondos; las cuentas y documentos por cobrar; los intervalos;
los inmuebles; maquinaria y equipo; etc.
1 CORDERO, Martín José, Gestión de contabilidad, ediciones Pirámide, 2008, páginas 177.
23
OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
El Sistema Integral de Control Interno habrá de ser diseñado en función a los
objetivos que a continuación se enuncian:
a) Objetivos del Sistema Contable
b) Objetivos de Autorización
c) Objetivos de Procesamiento y Clasificación de Transacciones
d) Objetivos de Salvaguarda Física
e) Objetivos de Verificación y Evaluación
2.1.2 CONTROLES INTERNOS CONTABLES VERSUS CONTROLES
INTERNOS ADMINISTRATIVOS
Los auditores están interesados principalmente en los controles internos de
naturaleza contable (aquellos controles que influyen directamente en la confiabilidad
de los registros contables y de los estados financieros).
Algunos controles internos no tienen relación con los estados financieros, y en
consecuencia no son de interés directo para el contador público independiente. La
gerencia está interesada en mantener controles internos eficientes sobre las
operaciones de la empresa y las actividades de venta, así como sobre las funciones
contables y financieras. En consecuencia, la gerencia establecerá controles
Administrativos para proporcionar la eficiencia operacional y la adhesión a las
políticas fijadas en todos los departamentos de la organización.
El control administrativo incluye, pero no está limitado el plan de organización y los
procedimientos y registros que se relacionan con los proceso de toma de decisiones
que conducen a la autorización de transacciones por la administración.
Esa autorización es una función administrativa relacionada directa mente con la
responsabilidad de alcanzar los objetivos de la organización y es el punto en la que
se emplea para establecer el control contable de las transacciones.
24
El estudio y evaluación de control interno por los auditores incluirá siempre la
revisión de la prueba de los principales controles principales la revisión de los
controles internos de naturaleza pura mente administrativa general mente no queda
bajo la responsabilidad de los auditores correspondientes, cuyo objetivo es
dictaminar sobre lo razonable de los estados financieros.
2.1.3 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Para una mejor comprensión de los factores que intervienen en el control interno
administrativo de la empresa, a continuación se presentan los elementos más
relevantes que forman parte del mismo2:
a) Organización
b) Procedimientos
c) Personal
d) Supervisión
2.1.4 ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR
CICLOS DE TRANSACCIONES
Para establecer una relación más clara entre el estudio y evaluación del control
interno y la prueba de Auditoría, se debe reconocer que las transacciones que se
efectúan en una pueden agruparse en ciclos; ya que un estudio por cuentas pierde
de vista la dinámica. En consecuencia, se puede estudiar y evaluar el control interno
a través de los ciclos de transacciones que se identifiquen en una empresa.
2.1.5 METODOLOGÍA PARA EL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL
CONTROL INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES
La agrupación de transacciones en ciclos permite establecer una relación entre las
partes que intervienen en el proceso, y cuya secuencia de acción es como sigue, para
cada ciclo:
2 DIEZ DE CASTRO, L. T., MASCAREÑAS, Ingeniería Financiera, La Gestión en los Mercados Financieros
Internacionales, Mc Grow-Hill, Serie Management, Segunda Edición Madrid, 2008.
25
a) Identificación de los objetivos de control interno aplicables a un ciclo de
transacciones.
b) Identificación de las técnicas de control utilizadas por la empresa para lograr
dichos objetivos.
c) Evaluación del cumplimiento de los objetivos del control interno.
d) Fijación de la naturaleza, extensión y oportunidad en la aplicación de las
pruebas de Auditoría.
2.1.6 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO
El control interno puede hacer mucho para proteger contra el fraude y asegurar la
confiabilidad de los datos contables. Es importante sin embargo reconocer la
existencia de limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno. Pueden
cometerse errores en la ejecución de los procedimientos de control, como resultados
de descuidos, incomprensión de las instrucciones o de otros factores humanos. La
alta gerencia puede evadir el control interno, al igual que aquellos procedimientos de
control que dependen de la separación de obligaciones, mediante la colusión entre
los empleados3.
2.1.7 EL CONTROL INTERNO Y LOS PROCEDIMIENTOS.
Como consecuencia de la especialización de labores, o departamentalización para el
manejo de las operaciones, es necesario establecer reglas de procedimientos, tanto
para que los diferentes departamentos, funcionarios o empleados, tengan una base o
guía para sus trabajos, como para poder coordinar estos trabajos en forma lógica, útil
y eficaz para los fines del negocio. Con ello se logra además, de impedir indebidas
desviaciones de los métodos establecidos, el fácil entrenamiento de nuevos
empleados, y la coordinación de labores entre los diferentes trabajos y
responsabilidades de los departamentos, de los funcionarios o de los empleados.
Dentro de estos tenemos:
3 MARTÍNEZ, Luz Patricia "Gestión Social del Talento Humano", Marzo 2009-
http://wvvw.monografias.com/trabajos16/talento-humano.
26
• El Control Interno y de Personal.
• El Control Interno y la Supervisión
2.1.8 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
MÉTODO DESCRIPTIVO
Como su nombre lo indica, consiste en la descripción de las actividades y
procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas
que conforman la empresa, haciendo referencia a los sistemas o registros contables
relacionados con esas actividades y procedimientos. Esta descripción debe hacerse
de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades
administrativas que intervienen; nunca se practicará en forma aislada o con
subjetividad.
MÉTODO GRÁFICO
Es aquel que señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a
través de los supuestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de
control para ejecución de las operaciones. Ejemplo de una gráfica de procedimientos
de manejo de transacciones (pedidos de clientes). Balizas.
MÉTODO DE CUESTIONARIOS
Este método consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el
auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las
operaciones y quién tiene a su cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados
de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada
medida de control; mientras que las respuestas negativas señalan una falta o
debilidad en el sistema establecido.
2.1.9 LA AUDITORÍA INTERNA, CONCEPTO
La Auditoría es una función privativa del Contador Público Colegiado, y su ejercicio
está sujeto a las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), aprobadas en los
diferentes Congresos Nacionales de la Profesión. La Auditoría Interna, es una
27
variante especializada de la Auditoría General, aplicada a una determinada, y es
entendida como la acción para el logro y superación de los objetivos y metas
trazadas por la organización. "La Auditoría Interna es una herramienta de gestión que
apoya a la alta Dirección de la, calificando y evaluando el grado de eficiencia,
eficacia, transparencia y economía con que se manejan los recursos institucionales”
8, así como el cumplimiento de las normas legales y los lineamientos de política y
planes de acción, evaluando además la eficiencia de los sistemas administrativos y de
control, para de esta manera coadyuvar al logro de los propósitos fundamentales de
la organización4.
OBJETIVOS DE L AUDITORÍA INTERNA
1) Apoyar a la alta Dirección de la empresa, en sus esfuerzos por promover el
mejoramiento de la gestión, la eficiencia operacional y la adhesión a las
políticas que se señalen.
2) Propiciar que la ejecución de sus acciones se ajuste al ordenamiento legal
normativo que regula el funcionamiento de la empresa.
3) Comprobar que el manejo de los recursos humanos, materiales y/o
financieros, se ejecute en términos eficientes, eficaces y económicos, así
como, que las metas y objetivos de la organización se cumplan con
efectividad.
4) Promover la existencia y funcionamiento de controles internos contables y
administrativos que permita la protección de los recursos y/o bienes
institucionales y que permita contar con información contable, suficiente,
pertinente y oportuna.
5) Propiciar el autocontrol y promover la probidad administrativa.
FUNCIONES
1) Evaluar en forma permanente, el funcionamiento de los controles internos
establecidos por la administración y recomendar las medidas que
4 http://www.monografias.comltrabajos12/auditorlauditor.shtml#contro%C3%B 1.
28
signifiquen mejorar su efectividad.
2) Examinar el grado de cumplimiento de los objetivos y políticas, así como,
las metas de corto, mediano y largo plazo, señalados por la Dirección
Superior y/o que emanen del proceso de planificación pertinente.
3) Evaluar, cualitativa y cuantitativamente, los medios y formas de generación
de información para el proceso de toma de decisiones.
4) Determinar el grado de economía y eficiencia con que se utilizan los
recursos de la empresa, considerando aspectos técnicos, criterios
económicos, sociales y culturales existentes.
5) Promover la adopción de instrumentos de auto control (metas, indicadores,
etc.) en las unidades operativas de la organización de la empresa.
6) Verificar la existencia de adecuados sistemas de información, registro y
control, que generen resultados oportunos y veraces.
7) Establecer el grado de implementación de las medidas preventivas y/o
correctivas provenientes de las evaluaciones realizadas (Auditorías
anteriores).
8) Auditoría, Normas Técnicas, Control Interno, Planificación del Trabajo,
Objetivos y Procedimientos.
9) Analizar la percepción externa (público, etc.) mediante un estudio y
seguimiento de quejas o denuncias que incidan en el funcionamiento de la
empresa, sobre aspectos que se espera que la compañía deba realizar.
PRINCIPIOS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
El Principio de Auditoría, es una verdad fundamental, o sea la principal ley y
doctrina. "Los Principios de la Auditoría son las verdades o doctrinas básicas que
indican los objetivos de la Auditoría y sugieren la forma en que se alcanzan los
mismos.
Las Normas de Auditoría, son los requisitos relativos a la personalidad del Auditor y
al trabajo que desempeña, que se derivan de la naturaleza profesional de su actividad
29
en la Auditoría y de sus características específicas. Entre estas tenemos las Normas
Personales, Las Normas relativas a la Ejecución del Trabajo, y las Normas relativas a
la Información y el Dictamen.
Los Procedimientos de Auditoría, son los pasos a seguir en el desarrollo mismo de la
Auditoría y estos deben ser planificados con anticipación pero no perdiendo su nivel
de flexibilidad5.
2.1.10 DIFERENCIAS ENTRE AUDITORÍA Y CONTROL
1) La Auditoría es un examen, evaluación, estudio, revisión o investigación. El
control es un plan de la organización que suministra una división conveniente de
la responsabilidad funcional.
2) La Auditoría es sistemática y planeada. El control es un sistema de
autorizaciones y procedimientos adecuados que suministre un control razonable
sobre los activos, pasivos, ingresos y egresos.
3) La Auditoría está dirigida por un Contador Público Colegiado. El control está
dado por la Gerencia de la empresa.
4) La Auditoría es objetiva (imparcial) e independiente. El control son todas las
medidas coordinadas dentro de la entidad.
5) La Auditoría se efectúa con el fin de llegar a una conclusión o formar una
opinión sobre la confiabilidad de lo examinado. El control son prácticas sólidas
que deben seguirse en el desempeño de las funciones de cada una de las
operaciones de la entidad.
6) La Auditoría es un examen que ocurre después de llevado a cabo las
transacciones. El control se lleva a cabo en el transcurso de las operaciones que
efectúa la entidad.
7) La Auditoría está muy relacionada con el control porque en base a ella se puede
determinar la confiabilidad que se va a depositar en él al momento del examen.
5 CORDERO Martín José, Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides, Madrid, 2008 Administración
financiera. Robert w. Johnson. Capitulo. Administración de inventarios. Inicio página 177.
30
8) La Auditoría nos permite medir el logro de las metas programadas determinando
si han sido obtenidas de manera eficaz y eficiente. El control es un sistema por
el cual se hace efectiva la administración.
9) La Auditoría es la herramienta importante del Sistema Nacional de Control.
2.1.11 EL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA. (OA)
CONCEPTO
Es la Oficina de Control Interno de la empresa, responsable de la fiscalización de sus
operaciones económicas, financieras y administrativas. Depende jerárquicamente del
Titular de la empresa o Alta Dirección.
FUNCIONES
1) Evaluar la correcta utilización de los recursos, verificando el cumplimiento
de las disposiciones legales y reglamentarias.
2) Determinar la razón de la Información Financiera.
3) Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los
resultados obtenidos, con relación a los recursos asignados y al
cumplimiento de los Planes y Programas aprobados.
4) Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión.
5) Fortalecer el Sistema de Control Interno.
6) Asesorar a los diferentes órganos, en lo que le corresponde.
7) Realizar Auditorías y Exámenes Especiales, a fin de recomendar las
medidas correctivas pertinentes.
8) Verificar la aplicación de dispositivos legales, sobre programación,
ejecución y evaluación del Presupuesto.
9) Evaluar el cumplimiento del Plan de Desarrollo de corto y mediano plazo.
10) Efectuar el seguimiento de los procesos administrativos, para dar
cumplimiento a las normas legales pertinentes.
31
11) Planificar y efectuar exámenes de control en los asuntos administrativos.
12) Efectuar el seguimiento y evaluación de la aplicación de las medidas
correctivas a efecto de superar las observaciones anotadas en acciones de
control anteriores.
RESPONSABILIDAD
1) Planificar, programar y ejecutar exámenes y evaluaciones, posteriores de las
actividades de la empresa, en sus aspectos presupuestario, económico,
financiero, patrimonial, normativo, operacional y de gestión, ejerciendo un
control integral e integrado fundado en criterios de economía, eficiencia y
eficacia.
2) Verificar el mantenimiento de un adecuado sistema de Control Interno
incorporado a la organización de la empresa, privilegiando las pautas
dictadas por la economía, eficiencia y eficacia.
ACCIONES
1) Elaborar el planeamiento general de la Auditoría interna, de acuerdo a las
Normas Generales de Control Interno y la Auditoría Interna, aplicando el
modelo de control integral e integrado.
2) Elaborar el Plan Anual de Auditoría Interna.
3) Remitir el Plan Anual de Auditoría Interna al máximo organismos para su
discusión y luego para su aprobación final.
4) Participar en la definición de normas y procedimientos a efecto de
establecer en acuerdo con la alta Dirección, el Sistema de Control Interno y
posteriormente efectuar su seguimiento.
5) Asesorar en la determinación de las normas y procedimientos propios del
Sistema de Control Interno.
6) Verificar el cumplimiento de políticas, programas y proyectos de
investigación, formación superior, capacitación y documentación e
32
información.
7) Revisar y evaluar la aplicación de los controles operativos, contables,
financieros, y legales.
8) Verificar si las operaciones son efectuadas de acuerdo con las normas
legales y de contabilidad aplicable a los niveles presupuestarios
correspondientes.
9) Determinar la confiabilidad de los datos que se utilizan en la elaboración de
la información contable y los estados financieros.
10) Determinar la precisión de los registros y las medidas de resguardo tomadas
para protegerlo.
11) Realizar informes periódicos al Titular sobre las Auditorías y otros
controles practicados, y en su caso, formular las recomendaciones u
observaciones que correspondan.
12) Remitir un ejemplar de los informes y Auditorías realizadas.
13) Remitir informes al Titular sobre el seguimiento a las recomendaciones y
observaciones realizadas en anteriores exámenes.
14) Informar sobre los temas a la Asamblea General de socios o accionistas
cuando lo requieran.
15) Evaluar el cumplimiento de las políticas, planes y procedimientos
determinados por la autoridad superior.
16) Tomar conocimiento integral de los actos y evaluar aquellos de significativa
trascendencia económica.
PLANIFICAR.-Es una técnica que coordina anticipadamente los comportamientos
de las diversas unidades financieras que participan en el Sistema Económico con el
objeto de alcanzar objetivos establecidos.
SISTEMA.-Es el conjunto ordenado de normas y procedimientos acerca de una
materia determinada.
33
ESTRUCTURA.-Organización tal de las partes de un conjunto por la que el todo
resultante posee cohesión y permanencia'6.
2.1.12 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
El control interno es importante en una entidad u organismo porque comprende el
plan de la organización y el conjunto de medios adoptados para salvaguardar sus
recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera, técnica
administrativa, promover la eficacia en las operaciones, estimular la observancia de
las políticas prescritas, el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se
ha incrementado en los últimos años, debido a lo práctico que resulta el medir la
eficiencia y la productividad al momento de implantarlos, en especial se centra en las
actividades básicas que ellas realiza, pues de ello depende para mantenerse en el
mercado. Es bueno resaltar que la empresa que aplica controles internos en sus
operaciones, se conducirá a conocer la situación real de los mismos, es por eso, la
importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se
cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
El control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos
coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y
resguardar su activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos de auditorías
internas, así como también llevar la eficiencia y la productividad y custodia en las
operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia.
Con estos antecedentes podemos verificar que un departamento que no aplique
controles internos adecuados puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus
operaciones y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para
su gestión e incluso podría llevar a una crisis operativa; por lo que; se debe asumir
una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.
6 "Manuales Administrativos: Guía para su Elaboración" Franklin Fincowsky” Enrique Benjamín,
México, FCA UNAM.
34
2.1.13 TIEMPOS DE CONTROL
El Ejercicio del control interno se aplicará en forma previa, continua y posterior.
(Antes, durante y después)
a) Control Previo: Los servidores de la institución, analizarán las actividades
institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su
legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad
con los planes y presupuestos institucionales. El control previo será ejecutado
por el personal responsable del trámite normal de las operaciones y actividades.
El logro de los resultados previstos,
La ejecución eficiente y económica de las funciones encomendadas a cada
servidor;
El cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas.
El aprovechamiento eficiente de los recursos humanos, materiales, _
tecnológicos y financieros;
La protección al medio ambiente.
La adopción oportuna de las medidas correctivas necesarias.
b) Control Posterior: La unidad de Auditoría interna será responsable del control
posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades
institucionales, con posterioridad a su ejecución.
La máxima autoridad de cada entidad y organismo con la asesoría de su unidad de
auditoría interna, establecerá los mecanismos para evaluar periódicamente y con
posterioridad a la ejecución de las operaciones7:
1) El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
normativas;
2) Los resultados de la gestión;
3) Los niveles de eficiencia, eficacia, efectividad y economía en la utilización
y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales,
7 "Manuales Administrativos: Guía para su Elaboración" Franklin Fincowsky” Enrique Benjamín,
México, FCA UNAM-.
35
tecnológicos materiales.
4) El impacto que ha tenido en el medio ambiente.
Por Objetivos: Salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros contables;
preparación oportuna de la información financiera contable; beneficio y
minimización de costos innecesarios, evitar expansión al riesgo no intencional,
prevención o detención de errores e irregularidades; aseguramiento de que las
responsabilidades delegadas han sido descargadas; descargo de responsabilidades
legales.
Por jurisdicción: Control interno contable; control interno administrativo.
Control Interno Contable: Consiste en los métodos, procedimientos y plan de
organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que
las cuentas y los informes financieros sean contables. Son las medidas que se
relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales. Como
financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la
confiabilidad de la información contable.
Control Interno Administrativo: Son procedimientos y métodos que se relacionan
con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes
administrativos. Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y
que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables2.
Por métodos: Controles preventivos; controles de detección.
Por naturaleza: Controles organizativos, controles de desarrollo de sistemas;
controles de autorización e información, controles del sistema de contabilidad;
controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisión de la administración;
controles documentales.
2.1.14 MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL INTERNO
El sistema de control interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las
necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero
36
existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los
cuales se encuentran los siguientes:
Establecer líneas claras de responsabilidad.
Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de transacción.
Subdivisión de funciones.
Realizar Auditorías o comprobaciones internas.
Diseño adecuado de documentos y registros.
Las computadoras y el control interno.
EL costo del control.
El alcance de la auditoría, las pruebas que se han de realizar y los procedimientos a
aplicar por el auditor dependen del sistema de control interno existente y de la
evaluación de su confiabilidad.
2.1.15 OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Son prácticamente todas las definiciones sobre Control Interno, detalladas
anteriormente de una manera implícita o explícita, sobre lo que es la clave para
entender el concepto que se está desarrollando o estudiando, ya que es sumamente
importante conocer cuáles son los objetivos que persigue el sistema de control
interno, para poder vivir dentro de la organización.
Es fundamental, que el auditor comprenda los objetivos del control interno y, dentro
de ese entendimiento, pueda separar los objetivos principales que persiguen los
controles fundamentales de aquellos controles de menos importancia o trascendencia.
El auditor debe saber cuáles son los objetivos que persigue cada control, o qué
pretende cada control, para poder evaluarlo o entenderlo, y as! poder determinar
cuándo ese control es efectivo o simplemente no se cumple, lo que significa que debe
ir a la fuente del control.
Conocer los objetivos del sistema del control interno resulta importante para poder
controlar el funcionamiento de esta. De forma rutinaria citaremos cuatro:
37
1) Protección de los activos del patrimonio.
2) Obtención de información adecuada.
3) Promoción de la eficiencia operativa.
4) Estimular la adhesión a las políticas de la dirección.
El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonable seguridad (ya
que esta no puede ser absoluta o total), de que el patrimonio esté resguardado contra
posibles pérdidas o disminuciones asignadas por los usos y disposiciones no
autorizadas, y que las operaciones o transacciones estén debidamente autorizadas y
adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar:
La preparación de los estados contables de acuerdo a normas contables.
Reportes o informes de gestión de realidad aceptable.
2.1.16 EL CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA.
Cuando finaliza el siglo XIX, especialmente en la época en que se inicia la gran
transformación en la forma de encarar la producción, como consecuencia del
creciente desarrollo industrial, comenzó a notarse o percibirse la necesidad de
efectuar un control sobre la gestión de los negocios, ya que la evolución en la fase de
producción y comercialización se desarrolló en forma más acelerada que en las fases
administrativas u organizativas. Pero con el transcurso del tiempo, se le fue dando
mayor importancia a estos dos últimos conceptos y se reconoció la necesidad de
generar e implantar sistemas de control, como consecuencia del importante
crecimiento operado dentro de las empresas.
Debido a este desarrollo industrial y económico, los comerciantes o industriales
propietarios no pudieron continuar atendiendo en forma personal los problemas
productivos, comerciales y administrativos y se vieron obligados por la propia
necesidad a subdividir o delegar funciones dentro de la organización y la respectiva
responsabilidad de los hechos operativos o de gestión.
Pero dicha delegación de funciones y responsabilidades no estuvo sola en el proceso,
38
ya que en forma paralela se debieron establecer sistemas o procedimientos que
previeran o aminoraran fraudes o errores, que protegieran el patrimonio, que dieran
informaciones coherentes y que permitieran una gestión adecuada, correcta y
eficiente.
Así nace el control como una función gerencial, para asegurar y constatar que los
planes y políticas preestablecidas se cumplan tal como fueron fijadas.
Lo que se quiere realizar o efectuar es: la medición, evaluación, verificación y
corrección de las funciones operativas de los individuos dependientes o
subordinados, tendientes a determinar, en fecha fehaciente, que las actividades que
ejecuta contribuyen en carácter efectivo y verdadero al logro de los objetivos
prefijados por la dirección superior.
Dentro de una organización el proceso administrativo constituye un desarrollo
armónico donde están presentes las funciones de planeación, organización, dirección
y control.
El control en su concepción más general examina, censura, con anterioridad
suficiente determinada realidad que aprueba o corrige. Este puede ser externo, de
gestión, e interno. Es conveniente destacar que en la práctica los dos últimos
convergen en uno de solo.
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, cumple y
alcanza los objetivos que persigue esta. Los grandes avances tecnológicos aceleran
los procesos productivos que indiscutiblemente repercuten en una mejora en los
campos de la organización y la administración, pues esta debe reordenarse para
subsistir. Ya a finales del siglo XIX se demostró la importancia del control sobre la
gestión de los negocios y que este se había quedado rezagado frente a un acelerado
proceso de la producción.
El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno, pero
es el evaluador del mismo, y sobre la base de la evaluación podrá determinar: la
naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar
39
durante la revisión de una empresa.
Como evaluador del mismo, el auditor obtiene conclusiones que debe informar a la
dirección de la empresa y, a su vez, debe sugerir cambios para su mejor
funcionamiento. En todo cambio hay que predeterminar el costo de instalarlo y
mantenerlo, frente a los riesgos de pérdidas materiales o información que pudiera
haber sin él.
El alcance de control interno está dado por todo el ámbito de la empresa, y los
problemas que se generan al controlar las actividades que tienen origen en los
distintos sectores de la organización, según las tareas que estos desarrollan, como,
por ejemplo: las funciones de registración, fabricación, ventas, compras, personal,
tesorería, finanzas, etc.
El método de control existente en las empresas incluye la comparación de una
actuación real, con una acción pronosticada, tal como un objetivo, estándar de
actuación o regulación previa. En cada caso o situación, el sistema, método o
procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un controlo análisis de lo que
está sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvíos o errores, poder obtener
la explicación lógica de por qué esos hechos ocurrieron, y, finalmente, tratar de
adoptar las medidas correctivas correspondientes.
CONTROL INTERNO Y ÉTICA PROFESIONAL
Las normas éticas y su cumplimiento juegan un papel importante en el sistema de
control interno. El no acatarlas conduce al desvío de recursos, divulgación de
información confidencial y otros hechos delictivos. Aquí la labor del contador es un
factor determinante ya que transciende a la sociedad y por ende a su desarrollo.
La ética profesional está definida como un conjunto de normas que orientan la
conducta de los miembros de una determinada profesión.
Existen dos teorías que están siendo utilizadas para la solución de los problemas
éticos de la contabilidad: la teoría del utilitarismo y la teoría de las reglas
deontológicas. El utilitarismo 4se basa en el mejor criterio que beneficia a una mayor
40
cantidad de personas (énfasis en la consecuencia de la acción y no en las reglas), ya
en la visión deontológica'' prevalece el énfasis en las acciones del profesional y no en
las consecuencias propiamente dichas.
La conducta ética es el cemento que une las partes al todo. Forma parte del código de
todas las profesiones. Es fácil tomar decisiones ante un comportamiento ético y uno
no ético pero desdichadamente muchas veces existen situaciones que están en la
frontera de la ética, surge el conflicto si existe presión para llevar a cabo la acción.
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, con
procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y
comportamiento; además debe contar con un grupo humano idóneo para las
funciones a cumplir, este debe estar equipado con los medios o adelantos
tecnológicos adecuados.
Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del individuo,
fijando puntos estratégicos donde practicar el control, para vigilar su cumplimiento o
rendimiento en forma esporádica y concentrarse en los desvíos o excepciones a lo
predeterminado, para evaluarlo en cuanto a su magnitud e importancia, en última
instancia, realizar una acción que tienda a corregir sus desvíos o irregularidades.
La finalidad del control interno es comprobar si la organización encuentra, cumple o
alcanza los objetivos que persigue.
Un plan de organización que satisfaga las necesidades de un control interno debe ser:
Simple: en su estructura básica, en su interpretación y desde el punto de vista de su
costo, es decir, del factor económico.
Ágil o flexible: que permita modificaciones debido a los cambios, provenientes del
mundo dinámico donde se desarrolla, y que pueda asimilar sin dañar lo que perdura,
expresado en otras palabras sería, adaptarse a los constantes cambios que fluctúan en
la vida diaria de la organización.
Imperativo: el plan debe permitir la implantación de líneas de actividad,
41
responsabilidad y control.
Es importante que exista en cuanto a las operaciones de ejecución, autorización y
control, una sólida y adecuada independencia entre: los empleados, las secciones, los
departamentos y las gerencias.
Llevado este concepto al nivel individual, diríamos que: ninguna persona debe
controlar todas las fases de una operación, sin la intervención de unos u otros
individuos que provean un control recíproco.
De manera contraria, quien manejara la operación y la registración al mismo tiempo,
podría generar errores y fraudes cuyo descubrimiento sería sumamente importante o
muy difícil de detectar.
Se hace evidente la necesidad de que no se realicen en forma paralela, las funciones
de operación y registro por una misma persona o sector, pero debemos incorporar
otro elemento que corre también paralelo a los mencionados, la custodia o
salvaguarda. Quien tenga a su cargo la función de guardar o custodiar ya sea dinero
u otro tipo de valores similares, o bienes materiales, no puede ejercer las
funciones de operación y de registro.
Una vez lograda la separación de funciones dentro del ente, debemos continuar
con la asignación de la responsabilidad a individuos o sectores, con el fin de que
ambos actúen de acuerdo con lo establecido en las políticas emanadas por la
dirección superior.
Para asumir una responsabilidad esta debe contener la necesita autoridad
proveniente o delegada del órgano superior inmediato al que recibe la responsa.
Ambos conceptos, responsabilidad y autoridad deben estar perfectamente
definidos, y, en lo posible, expresadas por escrito en manuales, instrucciones,
etc., perfectamente difundidas, para evitar todo tipo de conflicto o dualidad en
cuanto a su interpretación.
Cuándo la dirección de un ente ha llegado a determinar: los objetivos a alcanzar
42
o cumplir; un adecuado plan de organización; delegación de funciones,
responsabilidad y autoridad; debe tener o contar con los medios de control
necesarios para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la organización tienda
al logro de los objetivos y que, a su vez, todas las novedades, variaciones o
alteraciones que sufre el patrimonio, queden debidamente reflejadas dentro del
sistema de información del ente.
2.2 MARCO TEÓRICO CONTEXTUAL
2.2.1 ALMACENES PRETTY
SOCIO FUNDADOR: Henry Alfonso Abad Ochoa
ACTIVIDAD PRINCIPAL: Venta de calzado y carteras, luego se
incrementó mochilas escolares.
AÑO DE FUNDACIÓN: 13 de mayo de 1976
AÑOS EN EL MERCADO: 35 años funcionando dentro del mercado,
compitiendo con los mejores precios y mejores ventajas para los
clientes.
VISIÓN: Ampliar nuestras oficinas en lugares estratégicos
CLIENTES: Dar una excelente atención y excelentes precios en
nuestros artículos de venta.
INFRAESTRUCTURA: Edificio Matriz ubicado en el Cantón Pasaje
y una Sucursal en la Ciudad de Machala
SISTEMA OPERATIVO: Sistema contable de Sotwart Mileniun
eficaz para controlar inventarios, ventas y el control contable8
8 Datos obtenidos en Almecenes Pretty
43
2.3 HIPOTESIS CENTRAL
Las falencias del Proceso contable de almacenes PRETTY del cantón Pasaje, se dan
por un plan de cuentas mal estructurado, por la débil Administración de caja y
Bancos, por la escasa documentación de soporte y porque nos e realizan
verificaciones físicas en los inventarios de mercadería.
2.4 HIPÓTESIS PARTICULARES
H.P. 1. El plan de cuentas mal estructurado en almacenes PRETTY dl cantón
pasaje generan estados financieros con falencias.
H.P. 2. La débil administración de caja y bancos genera posibles faltantes de
efectivo.
H.P. 3. La escasa utilización de documentos de soporte general notificaciones y
sanciones del S.R.I
H.P. 4. La no relación de las verificaciones físicas de la mercadería general
desconocimiento de los saldos reales de la mercadería.
44
2.5 MATRIZ DE HIPÓTESIS PARTICULARES Y VARIABLES
Cuadro 2 Matriz de hipótesis particulares y variables
HIPÓTESIS PARTICULARES VARIABLES
El plan de cuentas mal estructurado en
almacenes PRETTY del cantón Pasaje
genera estados financieros con falencias.
INDEPENDIENTES
Plan de cuentas mal estructurado.
DEPENDIENTE
Estados financieros.
La débil administración de caja y bancos
genera posibles faltantes de efectivo.
INDEPENDIENTES
La débil administración de caja y bancos
DEPENDIENTE
Faltantes de efectivo.
La escasa utilización de documentos de
soporte general notificaciones y
sanciones del S.R.I.
INDEPENDIENTES
Escasa utilización de documentos de
soporte.
DEPENDIENTE
Notificaciones y sanciones del S.R.I
La no realización de las verificaciones
físicas de la mercadería general
desconocimiento de los saldos reales de
la mercadería.
INDEPENDIENTES
No se realizan las verificaciones físicas
de la mercadería.
DEPENDIENTE
Desconocimiento de los saldos reales de
la mercadería.
45
2.5.1 VARIABLES E INDICADORES
Cuadro 3 Variables e indicadores
VARIABLES INDICADORES
INDEPENDIENTES
Plan de cuentas
Eficaz
Apropiado
Inapropiado
DEPENDIENTE
Estados financieros
Coherentes
Confiables
Inapropiado
INDEPENDIENTES
Administración
Acertadas
Erradas
DEPENDIENTE
Faltantes de efectivo
Excesivo
Escaso
INDEPENDIENTES
Utilización de documentos
Es inapropiados
Se desconoce
DEPENDIENTE
Notificaciones y sanciones del S.R.I
Excesivas
Normales
INDEPENDIENTES
Las verificaciones físicas de la mercadería.
Documentación física
Programa virtual
DEPENDIENTE
Los saldos reales de la mercadería.
Confiables
No confiables
46
2.5.2 DEFINICIÓN CONCEPTUAL Y OPERACIONAL DE
VARIABLES
Cuadro 4Definición conceptual y operacional de variables
VARIABLES DEFINICIÓN CONCEPTUAL DEFINICIÓN
OPERACIONAL
INDEPENDIENTES
Plan de cuentas
Llamado también nomenclador o
clasificador. Consiste en el nombre,
codificación y la debida precisión del
contenido económico de cada una de las
cuentas que recogerán el registro contable
de todas las operaciones.
Mediante la aplicación de
una entrevista a los
empleados del almacén
PRETTY se determinara
el correcto uso del plan
de cuentas del almacén
DEPENDIENTE
Estados financieros
Los estados financieros, también
denominados estados contables, informes
financieros o cuentas anuales, son informes
que utilizan las instituciones para reportar la
situación económica y financiera y los
cambios que experimenta la misma a una
fecha o período determinado
Mediante la aplicación de
una entrevista a los
empleados del almacén
PRETTY se determinara
los estados financieros
que cuenta el almacén
INDEPENDIENTES
administración
La Administración también conocida como
Administración de empresas es la ciencia
social, técnica y arte que se ocupa de la
planificación, organización, dirección y
control de los recursos
Mediante la aplicación de
una entrevista a los
empleados del almacén
PRETTY se determinara
la administración que
posee el almacén
DEPENDIENTE
Faltantes de efectivo
Es la ausencia de dinero en una determinada
cuenta contable.
Mediante la aplicación de
una entrevista a los
empleados del almacén
PRETTY se conocerá el
faltante de efectivo que
tiene el almacén
INDEPENDIENTES
Utilización de
documentos
Es la manera de cómo se procede y se debe
usar los documentos contables
Mediante la aplicación de
una entrevista a los
empleados del almacén
PRETTY se determinara
la utilización de los
documentos con los que
el almacén trabaja.
47
DEPENDIENTE
Notificaciones y
sanciones del S.R.I
Son las citaciones que la institución
reguladora del país emite por las diversas
faltas contables que tienen cada una de las
entidades públicas o privadas que se
detectan durante su periodo contable.
Mediante la aplicación de
una entrevista a los
empleados del almacén
PRETTY se determinara
que tipo de notificaciones
y sanciones recibe el
almacén por parte del SRI
INDEPENDIENTES
Las verificaciones
físicas de la
mercadería.
Es el control que se lleva de forma manual y
digital de las existencias que posee un
comercio en stock.
Mediante la aplicación de
una entrevista a los
empleados del almacén
PRETTY se determinara
cual es el grado de
veracidad que tienen las
verificaciones físicas de
la mercadería con la que
cuenta el almacén
DEPENDIENTE
Los saldos reales de la
mercadería.
Es la existencia real con la que se cuenta en
el stock de un almacén
Mediante la aplicación de
una entrevista a los
empleados del almacén
PRETTY se conocerá los
saldos reales que hay de
la mercadería en stock
con la que cuenta el
almacén
48
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
49
3.1 SELECCIÓN DE TÉCNICAS Y UNIDADES DE INVESTIGACIÓN
Cuadro 5 Selecciones de técnicas y unidades de investigación
VARIABLES INDICADORES TÉCNICAS UNIDADESDE
INVESTIGAC.
INDEPENDIENTES
Plan de cuentas
Eficaz
Apropiado
Inapropiado
Entrevista Empleados
DEPENDIENTE
Estados financieros
Coherentes
Confiables
Inapropiado
Entrevista Empleados
INDEPENDIENTES
administración
Acertadas
Erradas Entrevista Empleados
DEPENDIENTE
Faltantes de efectivo
Excesivo
Escaso Entrevista Empleados
INDEPENDIENTES
Utilización de
documentos
Es inapropiados
Se desconoce Entrevista
Empleados
DEPENDIENTE
Notificaciones y
sanciones del S.R.I
Excesivas
Normales Entrevista
Empleados
INDEPENDIENTES
Las verificaciones físicas
de la mercadería.
Documentación
física
Programa virtual
Entrevista Empleados
DEPENDIENTE
Los saldos reales de la
mercadería.
Confiables
No confiables Entrevista
Empleados
3.2 UNIDADES DE INVESTIGACIÓN
Cuadro 6 Unidades de investigación
PERSONAS RECURSOS ACTIVIDADES
- Talento Humano que
labora en ALMACENES
PRETTY de Cantón
Pasaje
Boletines informativos
Publicaciones de revistas
Página web
- Guías de observación
- Entrevistas
- Revisión de archivos
3.3 UNIVERSO Y MUESTRA
Cuadro 7 Universo y muestra
PERSONAS NUMERO TÉCNICA
Personal de almacén 8 Encuesta
50
Para el desarrollo del presente trabajo de investigación "ANÁLISIS DEL SISTEMA
CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE LA CIUDAD DE PASAJE Y
DISEÑO Del CONTROL INTERNO CONTABLE, FINANCIERO Y
TRIBUTARIO", dado que el universo es pequeño se está aplicando la siguiente
fórmula:
Cuadro 8Ta
TAMAÑO MUESTRAL
Tm tamaño de la muestra
% Porcentaje (en decimal)
N Población universo 230
VC Valor constante
EA Error Admisible 9%
(%EA)^2 % de EA al cuadrado 0.0081
tm = N 230
[1+ (0.0081)(230)] VC + (%EA)^2 X N
3.4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO
GENERAL
En la presente investigación se está poniendo en práctica el método deductivo para la
demostración teórica-empírica; además de la técnica de investigación como la
entrevista.
La aplicación de las técnicas de investigación demanda la necesidad de identificar el
universo investigativo es decir hacia donde se aplica las técnicas para obtener la
información que demanda la investigación y es así que las técnicas utilizadas en este
proyecto son:
La técnica de la entrevista dirigida a los empleados de almacenes PRETTY se está
aplicando con la finalidad de obtener información sobre el análisis contable y
financiero de la empresa y la posibilidad de implementar un manual de instrucciones
para mejorar el control interno, para el efecto se dispone de un instrumento de
investigación que es la guía de entrevista donde contiene preguntas que permiten
conocer más sobre el tema estudiado.
= 80
51
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
52
4.1 RESULTADOS DE LA GUÍA DE OBSERVACIÓN
La guía de observación se aplicó en las instalaciones y oficinas del almacén Pretty,
tomando en cuenta lo siguiente:
4.1.1 PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Según lo que se observó, en este almacén no se maneja un procedimiento
documentado de las transacciones comerciales que se llevan a cabo cada dia. Por lo
cual en los estados financieros se maneja un valor mientras que en realidad la
situación económica del almacén es otro ocasionando problemas al momento de la
toma de decisiones.
4.1.2 ARCHIVOS CONTABLES
Los registros y demás información contable en el almacén Pretty no se encuentran
organizados, por lo que existen dificultades al momento de proveer información para
el proceso contable correspondiente.
4.1.3 PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE INVENTARIOS
La organización de la mercadería en la bodega es parcialmente adecuada, ya que se
evidencio que algunas ocasiones tienen problemas para ubicar cierto tipo de
mercadería.
4.1.4 ESTADOS FINANCIEROS
Se observó que en los estados financieros no se maneja una información detallada de
cada cuenta, por lo cual existe dificultades para poder evaluar y analizar la situación
financiera del almacén Pretty.
53
4.2 ANÁLISIS DE LA ENTREVISTA REALIZADA AL PERSONAL
DE ALMACENES PRETTY
1. ¿Cómo considera el plan de cuentas que posee el almacén?
Cuadro 9 El plan de cuentas
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Eficaz 1 12,50%
Apropiado 3 37,50%
Inapropiado 4 50,00%
TOTAL 8 100,00% Fuente: Personal de almacenes PRETTY
Elaboración: La autora
Gráfico 1El plan de cuentas
Fuente: Personal de almacenes PRETTY
Elaboración: La autora
Del 100% de los empleados del almacén PRETTY entrevistados; 1 de ellos que
representa al 12.50% consideran que el plan de cuentas que posee el alcen es eficaz,
mientras que 3 empleados que se representan con el 37,50% dijeron que el plan de
cuentas es apropiado para el almacén y 4 empleados que representan al 50.00%
faltante indico que el plan de cuentas es inapropiado para el almacén
12,50%
37,50%
50,00%
PLAN DE CUENTAS
Eficaz
Apropiado
Inapropiado
54
2. ¿La forma en la que se presentan los estados financieros del almacén
considera que son?
Cuadro 10 Los estados financieros del almacén
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Coherentes 6 75,00%
Confiables 2 25,00%
Inapropiado 0 0,00%
TOTAL 8 100,00% Fuente: Personal de almacenes PRETTY
Elaboración: La autora
Gráfico 2Los estados financieros del almacén
Del 100% de los empleados del almacén PRETTY entrevistados; 6 de ellos que
representan al 75,00% consideran que los estados financieros del almacén son
coherentes, mientras que 2 empleados que se representan con el 25,00% dijeron que
los estados financieros del almacén son confiables.
75,00%
25,00%
0,00%
Coherentes
Confiables
Inapropiado
55
3. La actual administración de los almacenes PRETTY es considerada
como
Cuadro 11 La actual administración
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Acertada 6 75,00%
Erradas 2 25,00%
TOTAL 8 100,00% Fuente: Personal de almacenes PRETTY
Elaboración: La autora
Gráfico 3La actual administración
Del 100% de los empleados del almacén PRETTY entrevistados; 6 de ellos que
representan al 75,00% consideran que la actual administración del almacén es
acertada, mientras que los 2 empleados que se representan con el 25,00% dijeron que
la actual administración del almacén es errada.
75,00%
25,00%
Acertada
Erradas
56
4. Como considera el control que se lleva en el almacén con respecto al
faltante de efectivo en los estados financieros?
Cuadro 12 El control que se lleva en el almacén
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Excesivo 5 62,50%
Escaso 3 37,50%
TOTAL 8 100,00% Fuente: Personal de almacenes PRETTY
Elaboración: La autora
Gráfico 4El control que se lleva en el almacén
Del 100% de los empleados del almacén PRETTY entrevistados; 5 de ellos que
representan al 62,50% consideran que el control que se lleva en el almacén es
excesivo, mientras que los 3 empleados que se representan con el 37,50% dijeron que
el control que se lleva en el almacén es escaso.
62,50%
37,50%
Excesivo
Escaso
57
5. ¿Cómo considera la utilización de documentos en el control interno que
posee el almacén?
Cuadro 13 La utilización de documentos
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Es inapropiado 4 50,00%
Se desconoce 4 50,00%
TOTAL 8 100,00% Fuente: Personal de almacenes PRETTY
Elaboración: La autora
Gráfico 5La utilización de documentos
Del 100% de los empleados del almacén PRETTY entrevistados; 4 de ellos que
representan al 50,00% consideran que la utilización de los documentos en el control
interno del almacén es inapropiada, mientras que los 4 empleados que se representan
con el 50,00% faltante dijeron que la utilización de los documentos en el control
interno del almacén se desconoce.
50,00% 50,00%
Es inapropiado
Se desconoce
58
6. Las notificaciones y sanciones que recibe el almacén por parte del SRI
en los últimos meses son
Cuadro 14 Las notificaciones y sanciones
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Excesivas 3 37,50%
Normales 5 62,50%
TOTAL 8 100,00% Fuente: Personal de almacenes PRETTY
Elaboración: La autora
Gráfico 6Las notificaciones y sanciones
Del 100% de los empleados del almacén PRETTY entrevistados; 3 de ellos que
representan al 50,00% indicaron que las notificaciones y sanciones que recibe el
almacén por parte del SRI son excesivas, mientras que los 5 empleados que se
representan con el 62,50% faltante dijeron que las notificaciones y sanciones que
recibe el almacén por parte del SRI son normales las mismas que otro tipo de
almacén recibe durante su ejercicio contable.
37,50%
62,50% Excesivas
Normales
59
7. ¿Qué tipo de respaldo utiliza el almacén para las verificaciones físicas
de las mercaderías?
Cuadro 15 Tipo de respaldo que utiliza el almacén
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Documentación física 8 100,00%
Programa virtual 0 0,00%
TOTAL 8 100,00% Fuente: Personal de almacenes PRETTY
Elaboración: La autora
Gráfico 7Tipo de respaldo que utiliza el almacén
Del 100% de los empleados del almacén PRETTY entrevistados; los 8 empleados
que representan al 100,00% indicaron que las verificaciones físicas de las
mercaderías existentes en el almacén la realizan a través de documentación y la
misma que es el único respaldo existente para estas verificaciones.
100,00%
0,00%
Documentación física
Programa virtual
60
8. Los saldos reales de la mercadería con la que cuenta el almacén y que
se muestra a través del plan de cuentas
Cuadro 16 Los saldos reales de la mercadería
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Confiables 6 75,00%
No confiables 2 25,00%
TOTAL 8 100,00% Fuente: Personal de almacenes PRETTY
Elaboración: La autora
Gráfico 8Los saldos reales de la mercadería
Del 100% de los empleados del almacén PRETTY entrevistados; 6 de ellos que
representan al 75,00% consideran que los saldos reales de la mercadería con la que
cuenta el almacén es confiable, mientras que los 2 empleados que se representan con
el 25,00% creen que los saldos de mercaderías existentes en el almacén no es
confiable.
75,00%
25,00%
Confiables
No confiables
61
4.3 ANÁLISIS DE LA ENCUESTAS REALIZADA A LOS
CONTADORES PÚBLICOS
1. ¿Por qué es importante para una empresa llevar un sistema de
contabilidad adecuado a las características de la empresa?
Cuadro 17Importancia del sistema de contabilidad
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Garantiza la información financiera. 50 62,50%
Logra mayor eficiencia contable. 20 25,00%
Otros. 10 12,50%
TOTAL 80 100,00% Fuente: Contadores públicos de la provincia de El Oro
Elaboración: La autora
Gráfico 9 Importancia del sistema de contabilidad
Del 100% de los contadores públicos entrevistados; 50 de ellos que representan al
62,50% consideran la importancia del sistema contable porque garantiza la
información financiera, mientras que 20contadores más que representan el 25,00%
dijeron que la importancia del sistema contable es para lograr mayor eficiencia
contable en la empresa, y los otros 10 contadores que representa al 12,50% faltante
indicaron varias razones por las cuales es importante el sistema contable en una
empresa.
62,50%
25,00%
12,50%
Garantiza la información
financiera.
Logra mayor eficiencia
contable.
Otros.
62
2. ¿Cuáles serían las ventajas para la empresa al disponer de un sistema
de control interno?
Cuadro 18Las ventajas de un sistema de control
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Oportuna presentación EE.FF. 30 37,50%
Reporte financiero real. 28 35,00%
Toma de decisiones aceptadas. 22 27,50%
TOTAL 80 100,00% Fuente: Contadores públicos de la provincia de El Oro
Elaboración: La autora
Gráfico 10 Las ventajas de un sistema de control
Del 100% de los contadores públicos entrevistados; 30 de ellos que representan al
37,50% consideran la importancia del sistema contable porque garantiza la
información financiera, mientras que 20 contadores más que representan el 35,00%
dijeron que la importancia del sistema contable es para lograr mayor eficiencia
contable en la empresa, y los otros 10 contadores que representa al 27,50% faltante
indicaron varias razones por las cuales es importante el sistema contable en una
empresa.
37,50%
35,00%
27,50% Oportuna presentación
EE.FF.
Reporte financiero real.
Toma de decisiones
aceptadas.
63
3. ¿De acuerdo a su experiencia que técnicas se deberán emplear para
evaluar el sistema de control
Cuadro 19Técnicas a emplear
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Estudio de los problemas contables 30 37,50%
Análisis de los recursos 26 32,50%
Estudio de normas contables 24 30,00%
TOTAL 80 100,00% Fuente: Contadores públicos de la provincia de El Oro
Elaboración: La autora
Gráfico 11 Técnicas a emplear
Del 100% de los contadores públicos entrevistados; 30 de ellos que representan al
37,50% de acuerdo a su experiencia consideran que las técnicas que se deben
emplear para la evaluación del sistema de control es el estudio de los problemas
contables, mientras que 26 contadores más que representan el 32,50% de acuerdo a
su experiencia consideran que la técnica a emplear para la evaluación del sistema de
control es el análisis de los recursos, y los otros 24 contadores que representa al
30,00% faltante indicaron que según su experiencia consideran que la técnica que se
deben aplicar para la evaluación del sistema de control es el estudio de las normas
contables.
37,50%
32,50%
30,00% Estudio de los problemas
contables
Análisis de los recursos
Estudio de normas
contables
64
4. ¿A su criterio que normas se debe considerar en la práctica contable
para que la información financiera sea de calidad?
Cuadro 20Los beneficios del sistema de control
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
RTLI 25 31,25%
NIIF 29 36,25%
PCGA 26 32,50%
TOTAL 80 100,00% Fuente: Contadores públicos de la provincia de El Oro
Elaboración: La autora
Gráfico 12 Los beneficios del sistema de control
Del 100% de los contadores públicos entrevistados; 25 de ellos que representan al
31,25% considera que se debe aplicar las normas RTLI para las buenas prácticas
financieras contables, mientras que 29 contadores más que representan el 36,25%
indicaron que se deben aplicar las normas NIIF para que la información sea de
calidad, y los otros 26 contadores que representa al 32,50% faltante indicaron que
para que la gestión de información contable sea de calidad se deben aplicar las
normas PCGA.
31,25%
36,25%
32,50%
- RTLI
- NIIF
- PCGA
65
5. ¿Cuáles serían los beneficios al dispones de un sistema de control
interno?
Cuadro 21Los beneficios del sistema de control
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Libros contables al día 25 31,25%
Estados financieros al tiempo 35 43,75%
Declaraciones tributarias oportunas 20 25,00%
TOTAL 80 100,00% Fuente: Contadores públicos de la provincia de El Oro
Elaboración: La autora
Gráfico 13 Los beneficios del sistema de control
Del 100% de los contadores públicos entrevistados; 35 de ellos que representan al
43,75% considera que el beneficio de disponer de un sistema de control interno en
una empresa es el tener los estados financieros a tiempo, mientras que 25 contadores
más que representan el 32,50% indicaron que el beneficio de disponer de un sistema
de control interno en una empresa es el tener los libros contables al día, y los otros 20
contadores que representa al 25,00% faltante indicaron que el beneficio de disponer
de un sistema de control interno en una empresa es para tener las declaraciones
tributarias oportunas.
31,25%
43,75%
25,00% Libros contables al día
Estados financieros al
tiempo
Declaraciones tributarias
oportunas
66
4.4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.4.1 CONCLUSIONES
Una vez obtenidas los análisis correspondientes a las preguntas realizadas se procede
a determinar las conclusiones:
Según lo que se conoció en la investigación realizada en el almacén Pretty se
maneja un plan de cuentas de manera deficiente, por lo que se evidenció que
los empleados tienen problema al momento de distribuir la mercadería que se
comercializa en el almacén Pretty.
Los empleados del almacén PRETTY consideran que los estados financieros
del almacén se presentan de manera coherentes, pero sin embargo el personal
contable del almacén tiene problemas al registrar las transacciones
comerciales que se realizan a diario.
En el almacén PRETTY creen los empleados que la actual administración
debe realizar capacitaciones constantemente para un mejor rendimiento en el
área contable.
Los empleados del almacén PRETTY consideran que el registro de
inventarios que se lleva es de manera manual generando pérdidas de la
mercancía.
67
4.4.2 RECOMENDACIONES
Una vez obtenidas las conclusiones se puede determinar las siguientes
recomendaciones:
Rediseñar el plan de cuentas para mejorar el control de registro que lleva el
almacén Pretty estableciendo un manual que describa el uso de las cuentas
contables.
Determinar un manual de procedimientos que organice las actividades de
registro y control contable en el almacén PRETTY con el fin de considerar su
participación en el proceso del control interno.
Establecer una estructura adecuada de los estados financieros que permitan
revelar información contable detallada, otorgando a la gerencia la
herramienta para una toma de decisiones en base la situación real del
almacén.
Implementar procedimientos eficientes para el control de inventarios, a través
de la aplicación de documentos apropiados para un correcto registro del
movimiento de existencias.
68
CAPITULO V
PROPUESTA
69
5.1 NOMBRE DE LA PROPUESTA
“DISEÑO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE, FINANCIERO Y
TRIBUTARIO DEALMACENES ‘PRETTY’ DE LA CIUDAD DE PASAJE”
5.2 JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA
La investigación realizada demostró que el almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de
Pasaje es necesaria la creación del Manual de control interno contable financiero y
tributario, dado la falta de un documento en el que se contemple las normas a las que
atenerse para un mejor desenvolvimiento en la compañía
5.3 FUNDAMENTACIÓN DE LA PROPUESTA
El éxito alcanzado por las compañías que se manejan con manuales para controlar
sus procedimientos nos alienta a confiar en los alcances e impactos de esta tesis.
La casi totalidad de compañías internacionales exitosas cuentan con Manuales de
procedimientos contable financiero.
5.4 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
5.4.1 OBJETIVO GENERAL
Desarrollar actitudes metodológicas que optimicen el desempeño contable financiero
y tributario del departamento contable del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje
5.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Aplicar procedimientos adecuados y eficientes al momento de registrar las
transacciones.
Elaborar un programa contable que cumpla con las necesidades de los requerimientos
de almacén Pretty para un mejor control financiero.
70
5.5 IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
La aplicación de esta propuesta es de suma importancia entre otros aspectos por los
siguientes:
Es un tema hasta hoy descuidado en la compañía y su uso es vital.
Es un campo del desarrollo del talento humano.
Contribuye al enriquecimiento de la programación de la compañía.
Capacita para revolver los retos del nuevo siglo.
Propicia cambios lo que permite el crecimiento profesional.
Contribuye a la transformación individual y consecuentemente a la
empresarial.
Control Interno de Bancos
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y
procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura,
salvaguardar los movimientos bancarios, así como fomentar la eficiencia de
operaciones y adición de la política administrativa de cualquier empresa.
Principios de control interno de Bancos:
- Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja
- En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.
-Ninguna persona que interviene en caja debe de tener acceso a los registros
contables que controle su actividad.
-El trabajo de empleados de caja será de complemento no de revisión.
-La función de registro de operaciones de caja será exclusiva del departamento de
contabilidad.
Revisión de la conciliación en bancos:
-Revisar que lo que esté en la póliza, en el estado de cuenta y en el documento sea lo
mismo.
71
-Revisará los cheques no presentados al cobro durante un período excesivamente
largo se investigue el motivo. Después de 30 días se cancelan los cheques.
-Revisar si las transferencias de los traspasos entre bancos sean realizados sin
demora excesiva.
-Revisar donde se realizan las conciliaciones bancarias.
-Revisar si realmente esa conciliación es evaluada por un funcionario.
- Si se reporta el resultado de la conciliación de cada mes y a quienes.
Control para cada origen de entradas a caja y bancos:
A) Cobros por ventas de contado directo.
B) Cobros por ventas de contado C.O.D en plaza.
C) Cobros por ventas de contado C.O.D fuera de plaza.
D) Cobros por ventas a crédito en plaza.
E) Cobros por ventas a crédito fuera de plaza.
5.6 DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA
La elaboración de la tesis permitió relacionarnos con ejecutivos y empleados del
almacén ‘PRETTY’, con autoridades de la Universidad Técnica de Machala,
autoridades de la facultad de ciencias empresariales y docentes universitarios.
5.7 PLAN DE ACCIÓN DE LA PROPUESTA
5.7.1 Control Interno de Caja
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y
procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura,
salvaguardar el efectivo en caja, así como fomentar la eficiencia de operaciones y
adición de la política administrativa de cualquier empresa.
72
Principios de control interno de caja:
- Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja
- En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.
-Ninguna persona que interviene en caja debe de tener acceso a los registros
contables que controle su actividad.
-El trabajo de empleados de caja será de complemento no de revisión.
-La función de registro de operaciones de caja será exclusiva del departamento de
contabilidad.
Objetivos del control interno de Caja:
-Evitar o prevenir fraudes de caja.
-Promover la eficiencia del personal de caja.
-Proteger y salvaguardar el efectivo en caja.
-Descubrir malversaciones.
-Localizar errores de caja.
-Detectar desperdicios y filtraciones de caja.
-Obtener información administrativa contable oportuna de caja.
CALZADO PRETTY
ACTA DE ARQUEO DE CAJA
FECHA: 05 de Julio del año 2012
EMPLEADO RESPONSABLE: Andrés Pineda Córdova
NOMBRE DEL DELEGADO: Ing. Hugo Román Calle
FECHA CONCEPTO INGRESOS EGRESOS SALDOS
Julio 1-06 Saldo inicial 500,00
Julio 2-06 Cobro de letra de cambio 150,00 650,00
Julio 5-06 Depósito en cuenta bancaria 200,00 450,00
73
VALORES ENCONTRADOS
CANTIDAD DETALLE IMPORTE
100
9
20
30
01
NÍQUEL
Monedas de $ 1,00
BILLETES
Billetes de $ 10,00
Billetes de $ 1,00
Billetes de $ 5,00
CHEQUES
Cheque # 1440 del Banco de Machala Cta.
Cte.·# 20349.
Total Presentado
Saldo Contable
Faltante
Al valor de $ 440,00 ascienden el total de efectivo y
cheques que fueron contados en mi presencia y
devueltos al encargado de caja, a entera satisfacción.
90,00
20,00
150,00
80,00
$ 440,00
$ 450,00
$ 10,00
Andrés Pineda Córdova Ing. Hugo Román Calle
CAJERO ASISTENTE FINANCIERO
5.7.2 Control Interno de Cuentas por Cobrar
Una vez realizados los cobros se entregan al cajero quien firma de conformidad una
relación deberá coordinarse y verificarse el depósito bancario correspondiente. La
revisión y verificación encausara a comprobar que todos los documentos, cheques y
giros, hayan sido depositados íntegramente en el banco con el que trabaja la empresa,
de acuerdo con los registros y listas correspondientes.
Cobros empleados y deudores: Cuando existan entradas por este concepto la
empresa expedirá recibos de caja numerados progresivamente.
74
Entradas diversas a caja: Ventas, regalías, primas de seguros cancelados, ventas de
activo fijo, dividendos, etc., y se expide un recibo de caja. La suma diaria de los
recibos será igual al ingreso a caja y depósito bancario diario. Deposito integro en
instituciones de crédito de todas las entradas a caja. Se hace al día siguiente hábil de
su percepción, el depósito lo deberá efectuar un empleado ajeno al cajero.
Creación de un fondo fijo de caja: Con la finalidad de realizar pagos menores que
no excedan al importe máximo establecido por la empresa. Cuando se agote se
suman los comprobantes y se expide un cheque nominativo a cargo del encargado de
manejar el fondo y se realiza el reembolso de caja.
Pago de cheque nominativos con firmas mancomunadas: Como regla general
nunca se expedirán cheques al portador, es decir los pagos se harán por medio de
cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad
recaerá por lo menos en dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia
ajenos a contabilidad y a cajeros. Es de hacer mención quien confirma el pago en el
cheque, deberá tener una jerarquía superior a quien revisa y aprueba comprobantes y
pago; los comprobantes de desembolso deberán sellarse con la palabra PAGO, para
que no sean aprovechados y se paguen nuevamente.
Conciliación periódica de cuenta de cheques: Los saldos y estados de cuenta
bancarios deberán conciliarse mensualmente, y todas las diferencias y partidas de
conciliación se investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente.
Cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa: Cada día deberán cortarse los
registros de caja, con el objeto de conocer la existencia a esa fecha, la cual se
comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a
contabilidad o cajeros. Cuando se efectúan los arqueos sorpresa, se evita que los
cajeros manejen indebidamente los documentos, efectivo y valores de caja,
observado una conducta honesta. Cualquier discrepancia se investigará amplia y
satisfactoriamente.
Afianzamiento del personal de caja: El afianzamiento del personal de caja evita
que la empresa sufra pérdidas en caso de robo, fraudes, desfalcos y abuso de
75
confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora reintegrará el importe del
daño a la empresa. El personal afianzado sabe que en caso de manejo delictivo la
afianzadora denunciará a los tribunales competentes con la pena correspondiente.
Después de haber hecho la revisión, a continuación se marcan las sugerencias
respecto a dicho documento:
PROBLEMA No hay departamento de tesorería
CAUSA Por ahorrar recursos económicos
EFECTO Puede haber desvío de dinero
SUGERENCIA
Crear un departamento de tesorería para
un mejor control de los ingresos y
egresos de la compañía
ALTERNATIVA
Ascender a una persona de contabilidad
quien realizará las funciones de tesorería
de forma independiente
EN EL DIAGRAMA CONTABLE Los libros de producción y ventas son de
forma independiente
EFECTO Se puede alterar la información
SUGERENCIA
Cada departamento lleva el libro que
corresponda al final del mes se cotice la
información
ALTERNATIVA
Contratar los servicios de un
administrador para que haya una de las
funciones que le correspondan a cada
departamento
El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de
verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados
por diversos departamentos o centros operativos.
El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo
corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de
la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema
de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:
Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades
excesivas de inventarios
Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
76
Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.
Método de Control de los Inventarios
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista:
Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en
términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control
empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra
si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control
pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita,
evitando acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la
eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción
correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se
utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El
sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener
actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.
77
Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén,
informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para
las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si
están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar
debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.
Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros
físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de
almacén debidamente autorizado.
Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de
mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los
inventarios de propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en
consignación o en depósito.
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
Comprar el inventario en cantidades económicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto
de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y
concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de
78
los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte
importante de la organización.
Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se
eviten los robos.
Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no esté integrado
computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en
valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los
registrados por contabilidad.
Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad
material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por
negligencia.
El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas
autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios
autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por
la persona que entrega y por la que recibe.
Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos,
tener acceso a los mismos.
Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de u
artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
79
Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del
almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda
soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas
circunstancias para que, en una época determinada, se aumente la cantidad máxima.
Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan
los inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite mínimo de
existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de
Almacén. Este le devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente
archivo y comprobara la cantidad física de existencia real, la cual anotara en la
solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran
con la existencia real.
Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en
que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su
almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los
casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepción de
mercancías. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el informe
están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre
ambos dará su aprobación a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el
cual añadirá al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la
misma y hallara el costo unitario por artículo.
Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de
ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato
o bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que debemos
enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido del almacén, se dará
de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarán en existencias pero no
disponibles. El Departamento de ventas pasara información al encargado del registro
de control de inventarios para que la operación sea anotada en la columna de
cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancías al
cliente se registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancías, no se
80
modificara el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las
cantidades reservadas.
Salida de mercancías del almacén: El control de salida de inventarios del almacén
debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén únicamente si
están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las
cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino
deseado.
Cuentas y documentos por pagar. Letra de cambio
5.7.2.1 Cuentas por Pagar
Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos, adquisición de activos fijos o
contratación de inversiones en proceso. Si son pagaderos a un tiempo inferior a doce
meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a un
tiempo superior a doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo Plazo.
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Ecuador.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de estos por cada
documento de origen (fecha, número de documento e importe) y por cada pago
efectuado; también deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período
económico, deben reclasificarse a Corto Plazo.
5.7.2.2 Principios y Procedimientos de Control Interno de cuentas y
documentos por pagar
Se deben conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según
controles contables de la empresa y de los proveedores. Deben elaborarse
expedientes de pago por proveedores de cada factura, su correspondiente Informe de
Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las
81
facturas con el sello de “Pagado”. Es preciso mantener al día los mayores auxiliares
de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos
envejecidos. Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse
por cada factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse
por la Dirección. Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a proveedores, deben
controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los mayores
auxiliares de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control
correspondientes.[1]
Procedimientos de Comprobación Interna
Cuentas por Pagar Corto Plazo
Cuadre contable de las partidas pendientes en el mayor por deudores. Verificación de
los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).Comprobar
si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas
cuentas).Análisis por edades determinando las deudas vencidas (más de 30
días).Verificar los convenios de pagos suscritos.
Cuentas por Pagar Diversas
Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas de acuerdo a
su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para
determinar las envejecidas. Verificar los documentos justificantes de las obligaciones
pendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de
pago.
Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo
Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada
una de las subcuentas y mayores auxiliares por acreedores. Análisis por edades
comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un
año. Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios,
etc.).Comprobar las confirmaciones y conciliaciones con los acreedores. Analizar las
82
obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas deudoras
(contrarias a la naturaleza de esta cuenta).
Documentos por Pagar
De igual forma que en las ventas, cuando la empresa exige la firma de pagarés o
letras de cambio a los clientes para garantizar el pago de los valores a crédito,
igualmente cuando se realiza compras, los proveedores también van a exigir la firma
de pagarés o letras de cambio para asegurarse de que se cumplan con los pagos de los
valores por los cuales nos han concedido el crédito.
Letra de cambio
Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague una
determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable) a
un tercero (beneficiario). Las personas que intervienen son: El Girador o librador: Da
la orden de pago y elabora el documento. El Girado: Acepta la orden de pago
firmando el documento comprometiéndose a pagar. Por lo tanto responsabilizándose,
indicando en el mismo, el lugar o domicilio de pago para que el acreedor haga
efectivo su cobro. El Beneficiario o tomador: Recibe la suma de dinero en el tiempo
señalado.
5.7.2.3 Control interno de los inventarios
El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo
corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de
la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema
de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:
Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades
excesivas de inventarios
Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
83
Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.
Método de Control de los Inventarios
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista:
Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en
términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control
empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mínimas, debido a que si
compra sin ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A
este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita,
evitando acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la
eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción
correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se
utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El
sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener
actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.
84
Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén,
informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción
para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén
únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales
han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino
deseado.
Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros
físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de
almacén debidamente autorizado.
Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de
mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los
inventarios de propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en
consignación o en depósito.
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o
descomposición.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
Comprar el inventario en cantidades económicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
85
Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y
concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los
resultados de los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y sobre todo, hacerle
sentirse parte importante de la organización.
Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se
eviten los robos.
Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no esté integrado
computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en
valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los
registrados por contabilidad.
Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de
responsabilidad material, que garanticen su control y recuperación antes faltante
o deterioros por negligencia.
El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas
autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios
autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado
por la persona que entrega y por la que recibe.
Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni
estos, tener acceso a los mismos.
86
Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia
de u artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los
clientes.
Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio
del almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de
trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden
concurrir ciertas circunstancias para que, en una época determinada, se aumente
la cantidad máxima.
Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que
controlan los inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite
mínimo de existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de
Almacén. Este le devolverá una copia debidamente firmada para su
correspondiente archivo y comprobara la cantidad física de existencia real, la
cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los
registros contables cuadran con la existencia real.
Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada
en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para
su almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según
los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepción de
mercancías. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el
informe están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay
conformidad entre ambos dará su aprobación a la factura y la pasara al
departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura, todos los
gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artículo.
Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de
ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de
inmediato o bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que
debemos enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido del
almacén, se dará de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarán en
87
existencias pero no disponibles. El Departamento de ventas pasara información al
encargado del registro de control de inventarios para que la operación sea
anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo
disponible. Al enviar las mercancías al cliente se registraran en la columna de
salidas, pero aunque salen mercancías, no se modificara el saldo disponible, pues
este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas.
Salida de mercancías del almacén: El control de salida de inventarios del
almacén debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén
únicamente si están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o
requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que
tendrán el destino deseado.
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FLUJOGRAMA DE INVENTARIO
RECEPCIÓN
DE
MERCADERI
A
- FACTURAS
- GUIAS / REMISIÓN
- BOLETA DE VENTA
- LIQUIDADCIÓN DE
COMPRA
PROVEDOR
SOLICITU
D DE
COMPRA
S
CONTROLDE
INVENTARIO
DESPACHO
DE
MERCADERI
A
AL MACEN PRETTY
ENTRADA LA ALMACEN
PRECIO DE VENTA AL
PÚBLICO
ART. LISTO PARA LA
VENTA
COMPRAS
ORDEN DE PEDIDO
89
5.7.3 CONTROL FINANCIERO
El Control Financiero es la fase posterior a la implantación de los planes financieros;
el control trata el proceso de retroalimentación y ajuste que se requiere, para
garantizar la adherencia a los planes y la oportuna modificación de los mismos,
debido a cambios imprevistos.
OBJETIVOS DEL CONTROL FINANCIERO
Diagnosticar: se aplica cuando existen áreas con problemas y se emplean
medidas de prevención antes que de corrección.
Comunicar: se realiza a través de la información de los resultados de las
diversas actividades de la empresa.
Motivar: de todos los logros que tenga la empresa, a través de sistemas de
control tendrán beneficios todos los empleados.
ELEMENTOS CLAVE Y ETAPAS EN EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
FINANCIERA
El proceso de planificación financiera tiene tres los elementos clave, los cuales se
exponen a continuación:
ELEMENTOS CLAVE
La planificación del efectivo: consiste en la elaboración del presupuesto de
caja. Sin un nivel adecuado de efectivo y pese al nivel que presenten las
utilidades, la empresa está expuesta al fracaso.
Los estados financieros pro forma: son útiles no sólo para la planificación
financiera interna; sino que forman parte de la información que exigen los
prestamistas.
La planificación de utilidades: esta se obtiene por medio de los estados
financieros pro forma, los cuales muestran niveles anticipados de ingresos,
activos, pasivos y capital social.
90
Este proceso también presenta siete (7) etapas fundamentales que se explican por sí
mismo:
1. Formulación de objetivos y sub objetivos.
2. Estudio del escenario, tanto interno como externo, de la empresa en el
horizonte de planificación.
3. Estudio de las opciones.
4. Evaluación de dichas opciones, ante los objetivos propuestos.
5. Elección de la alternativa más idónea.
6. Formulación de planes.
7. Formulación de presupuestos.
5.7.4 CONTROL TRIBUTARIO
La Norma Ecuatoriana de Auditoría en el párrafo Nº 7, habla de que la preparación
de los programas de auditoria, debe ser tal que los procedimientos escogidos, deben
considerar las evaluaciones de riesgo efectuadas, y manera muy importante el nivel
de certeza que estos deben proveer.
Algunos de los procedimientos de auditoria que se aplican en el plan de auditoría son
los siguientes:
Conciliaciones globales: Referidas al cruce de información que puede
efectuarse entre los valores por la base imponible en diferentes impuestos.
Conciliaciones de saldos con terceros: Utilizado para confirmar los saldos en
cuentas por pagar o cobrar.
Cuestionario de control tributario: Se efectúa el respectivo cuestionario para
analizar si el control interno es efectivo o no efectivo.
91
Análisis del cumplimiento de la legislación fiscal: En este sentido revisan que
las transacciones se realicen conforme disposiciones tributarias
OBJETIVOS
Cálculo de los impuestos sean correctos
Pagos de las declaraciones sean oportunos
Registros estén debidamente contabilizados.
5.7.5 MISIONES Y FUNCIONES DEL CONTADOR GENERAL
MISIÓN:
Ejercer la conducción, dirección, representación y control de la Contaduría General
del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.
FUNCIONES:
Representar legalmente a la Contabilidad General del almacén ‘PRETTY’
de la ciudad de Pasaje, personalmente o por delegación o mandato.
Organizar y reglamentar el funcionamiento interno de la Contabilidad
General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, aprobando el
Manual de control interno.
Asignar funciones al Subcontador General y a los demás funcionarios y
auxiliares de contabilidad general del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de
Pasaje.
Proponer y efectuar contrataciones de personal para la realización de
trabajos específicos, estacionales o extraordinarios, que no puedan ser
realizados por su planta permanente, fijando las condiciones de trabajo y su
retribución.
Elevar anualmente para su consideración, a la Gerencia General el plan de
acción y el presupuesto de gastos del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de
92
Pasaje, para su posterior incorporación al Presupuesto General.
Administrar y ejecutar el presupuesto, resolviendo y aprobando los gastos
necesarios para su normal funcionamiento y fiscalizando la correcta
aplicación de los recursos presupuestarios.
Adquirir, licitar, adjudicar y contratar bienes, suministros y servicios
profesionales.
Disponer la utilización de bienes muebles e inmuebles para el uso de sus
oficinas y dependencias, conforme a la normativa vigente y a las
necesidades del servicio.
Asesorar al Poder Ejecutivo en la materia de su competencia.
Atender los pedidos de asesoría y asistencia técnica que le formulen los
ejecutivos de las filiales en materia de contabilidad, control y auditoria.
Aprobar y remitir al Departamento Financiero del almacén ‘PRETTY’ de la
ciudad de Pasaje, la Cuenta de Inversión de cada ejercicio financiero.
Apoyar la estructura organizativa del sistema de control interno bajo su
directa dependencia y los manuales e instructivos que determinen los
métodos y procedimientos de trabajo inherentes a ese sistema, e impartirá
las normas necesarias para su funcionamiento.
Registrar previamente los giros de pago o de entrega enviados a la Tesorería
General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.
Concurrir y/o hacer concurrir al personal de su dependencia a reuniones,
cursos, seminarios, congresos, simposios, y toda otra actividad
complementaria relacionada con la Contaduría General del almacén
‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.
Formular oposición u observación a todo acto que, llegado a su
conocimiento o intervención importe una violación a las normas legales.
Realizar toda otra función asignada por la Gerencia.
93
AUTORIDAD JERÁRQUICA:
Sobre el Subcontador General, Asesoría Legal, Secretaría Privada, Direcciones,
Departamentos y Divisiones que conforman la estructura orgánica de la Contaduría
General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.
Especificación del puesto:
Para desempeñarse en éste cargo será necesario poseer título de contador público y
poseer una experiencia en el área financiera o de control del almacén ‘PRETTY’ de
la ciudad de Pasaje.
El cargo de Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje será
con dedicación exclusiva e incompatible con el desempeño de cualquier otra
actividad rentada, con excepción de la docencia.
El Contador General conservará su cargo mientras dure su buena conducta y solo
será enjuiciable en la misma forma y procedimiento que se aplica a los miembros del
Departamento Financiero del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.
El Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, no obstante las
delegaciones de funciones que pueda realizar, conservará en todos los casos la plena
autoridad dentro de la organización y podrá abocarse al conocimiento y decisión de
cualquiera de las cuestiones planteadas.
5.7.6 SUBCONTADOR GENERAL
MISIÓN:
Asistir al Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, ser su
reemplazante en caso de ausencia o impedimento y compartir con aquellas tareas
diarias de despacho y conducción.
FUNCIONES:
Cumplir las funciones del Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la
94
ciudad de Pasaje en caso de ausencia o impedimento del mismo.
Controlar el funcionamiento de todo el organismo, informando al Contador
General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje sobre la marcha de
las operaciones y actividades.
Llevar a cabo todas las funciones asignadas por el Contador General del
almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.
Analizar las condiciones económico-financieras de la Contaduría General
del ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, evaluando medidas que hagan a la
mejora de la marcha administrativa de las áreas a su cargo.
Verificar el cumplimiento de normas contables, financieras y de control
interno.
Coordinar la actuación de las distintas áreas a su cargo, delineando los
planes de trabajo y objetivos a alcanzar por cada una de ellas,
conjuntamente con los titulares de las mismas.
Distribuir entre los agentes a su cargo las tareas que no sean propias de la
Contaduría General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje y que
hayan sido solicitadas, a nivel de colaboración.
Coordinar con el Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de
Pasaje su asistencia y/o la de otros empleados del Organismo a reuniones,
cursos, congresos, simposios, etc.
Asesorar al Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de
Pasaje en materias relacionadas al funcionamiento de la Organización.
Proponer normas legales u operativas que hagan al objetivo del ente.
Realizar toda otra función, en materia de su competencia, que le sea
requerida.
DEPENDENCIA JERÁRQUICA:
Del Contador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.
95
AUTORIDAD JERÁRQUICA:
Sobre la Asesoría Legal, Secretaría Privada, Dirección de Contabilidad, Dirección de
Control Interno, Dirección de Sistemas, Dirección de Administración de Bienes,
Departamento de Contrataciones.
ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:
Para desempeñar este cargo será necesario poseer título de contador público, poseer
una experiencia en el área financiera o de control de la administración pública o
privada nacional, en un tiempo no inferior a cinco años, contados desde la fecha en
que obtuvo su título universitario.
El cargo de Subcontador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje será
ejercido con dedicación exclusiva e incompatible con el desempeño de cualquier otra
actividad rentada, con excepción de la docencia.
5.7.7 SECRETARÍA PRIVADA
MISIÓN:
Asistir administrativamente y ejercer funciones de servicio y apoyo a las autoridades
superiores del Organismo, actuando como nexo de los recursos, medios y
requerimientos con el resto de la Organización.
FUNCIONES:
Asistir en las tareas diarias al Contador General y al Subcontador General
del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.
Atender los requerimientos que se formulen respecto a los trámites en curso
en el organismo, diligenciando los mismos.
Realizar el trámite y seguimiento de las gestiones que se le asignen,
informando sobre las acciones iniciadas y los resultados obtenidos.
Mantener un registro de solicitudes de audiencia y su efectivización.
96
Atender a las delegaciones y a las personalidades que concurran a
entrevistas con los funcionarios superiores.
Atender y responder las llamadas telefónicas, fax, correo electrónico, etc.
Tener a su cargo las actividades sociales de salutaciones, recordaciones,
obsequios, condolencias, etc.
Recibir a las personas y derivarlas al área que corresponda según el caso.
Enviar y recibir la correspondencia de la Organización.
Llevar el archivo y la numeración correlativa de notas, normas,
resoluciones, disposiciones, expedientes, informes, memorándum,
publicaciones en boletín oficial y toda otra información que corresponda,
emitidos y/o recibidos por la Contaduría General del almacén ‘PRETTY’ de
la ciudad de Pasaje.
Realizar toda otra función complementaria, en materia de su competencia
que le sea requerida.
DEPENDENCIA JERÁRQUICA:
Del Contador General y del Subcontador General del almacén ‘PRETTY’ de la
ciudad de Pasaje.
5.7.8 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
MISIÓN:
Procesar los hechos económicos registrados previamente por los Servicios
Administrativos Jurisdiccionales que afecten o puedan afectar el patrimonio del
almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje; y registrar las operaciones contables
complementarias y de ajuste necesarias, a efectos de producir y presentar
información contable y financiera para la toma de decisiones y para el control.
FUNCIONES:
Centralizar la ejecución presupuestaria de los Servicios Administrativos de
97
las jurisdicciones y más dependencias a su cargo, brindando además toda la
información necesaria para el correcto análisis y evaluación que realizará
oportunamente la Dirección Financiera.
Llevar la Contabilidad General de la Administración Central del almacén
‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, consolidando datos de los Servicios
Administrativos Jurisdiccionales e incluyendo en dicha consolidación -
cuando se requiera información contable-financiera con fines específicos -
datos provenientes de los organismos descentralizados correspondientes;
realizando las operaciones de ajuste y cierre necesarias, a efectos de
producir estados contable-financieros.
Procesar los estados contable-financieros, con las notas y anexos que
correspondan, enviados por las entidades filiales al almacén PRETTY de la
ciudad de Pasaje; a efectos de su integración a la Cuenta de Inversión del
ejercicio.
Coordinar el funcionamiento que corresponde instituir para registrar
contablemente las actividades desarrolladas por las jurisdicciones y
entidades del Sector adscrito al almacén PRETTY de la ciudad de Pasaje.
Controlar la correcta reconvención de los recursos de la Administración
almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, efectuando las correcciones
necesarias.
Verificar la razonabilidad de la ejecución presupuestaria en lo referido a
recursos y gastos de la Administración del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad
de Pasaje.
Determinar los lineamientos que debe contener la matriz de conversión de
las partidas presupuestarias a las cuentas de la contabilidad general,
coordinando con la Dirección de Sistemas su aplicación al sistema de
información financiera existente.
Centralizar la información referida al cierre de los presupuestos de recursos
y de gastos del Sector adscrito al almacén PRETTY, de la ciudad de Pasaje
para la elaboración del plan de control interno.
98
Formular la Cuenta de Inversión y remitirla al Contador General del
almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje para su aprobación.
Coordinar con la Dirección de Administración de Bienes el dictado de
normas contables referentes al registro de altas, bajas, modificaciones y
amortización de los bienes del almacén PRETTY de la ciudad de Pasaje; y
la aplicación de criterios de valuación, de clasificación, etc.
Proponer al Contador General el dictado y/o modificación de normas e
instrucciones referidas a los clasificadores de cuentas, métodos de
registración y exposición de los estados contable-financieros; y toda otra
que estime necesaria.
Coordinar junto a la Dirección de Sistemas la determinación de las políticas
de seguridad a implementar, definiendo los niveles de acceso al sistema de
información financiera existente.
Mantener el archivo informático de la información contable y financiera de
la Administración Pública del almacén PRETTY de la ciudad de Pasaje.
Definir parámetros para la elaboración de reportes y diseñar modelos para la
exposición de la información contable y financiera, en coordinación con la
Dirección de Sistemas.
Confeccionar los modelos de los libramientos de pago o de entrega, sean
internos o no, para su emisión por las distintas jurisdicciones y entidades;
conjuntamente con la Dirección de Sistemas.
Interpretar las normas contables y los demás temas de su competencia.
Elaborar el manual de procedimientos de su dirección que fije pautas para el
desarrollo de las tareas administrativas de cada sector a su cargo.
Realizar toda otra función complementaria, en materia de su competencia,
que le sea requerida.
DEPENDENCIA JERÁRQUICA:
Del Subcontador General del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.
99
AUTORIDAD JERÁRQUICA:
Sobre el Departamento de Procesamiento Contable, la División Coordinación de
Sistemas y el Departamento de Análisis e Información Financiera.
5.7.9 DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO CONTABLE
MISIÓN:
Centralizar y procesar la información relativa a las transacciones que afecten o
puedan afectar la situación económico-financiera de las jurisdicciones y entidades
filiales.
Funciones:
Controlar el funcionamiento del sistema de información financiera existente.
Centralizar la información contable y financiera de toda la Administración
del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje.
Coordinar con la Dirección General de Presupuesto los procesos de
ejecución presupuestaria de la Administración del almacén ‘PRETTY’ de la
ciudad de Pasaje.
Llevar la Contabilidad General de la Administración Central, consolidando
datos de los Servicios Administrativos Jurisdiccionales e incluyendo en
dicha consolidación - cuando se requiera información contable-financiera
con fines específicos - datos provenientes de los organismos
descentralizados correspondientes; realizando las operaciones de ajuste y
cierre necesarias, a efectos de producir estados contable-financieros.
Procesar la información contable-financiera, para que permanentemente
muestre la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial; el estado
actualizado de deuda; así como los resultados operativos, económicos y
financieros de la Administración Central del almacén ‘PRETTY’ de la
ciudad de Pasaje y de cada organismo descentralizado.
Proponer al superior inmediato, para luego ser elevado al Contador General
100
del almacén ‘PRETTY’ de la ciudad de Pasaje, las modificaciones a las
cuentas contables vigentes, métodos de registración, preparación de
informes y otros; aplicables a todo el Sector del almacén ‘PRETTY’ de la
ciudad de Pasaje.
Procurar que el sistema de información financiera existente sea
implementado y utilizado por las jurisdicciones y entidades, conforme a su
naturaleza jurídica, características operativas y requerimientos de
información de sus órganos y niveles de dirección.
Realizar toda otra función complementaria, en materia de su competencia,
que le sea requerida.
5.8 PRESUPUESTO
ACTIVIDADES DETALLE CANTIDAD VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
Reproducción de la propuesta Unidades 5 20 1.00
Capacitación al personal : Sistema de control interno Mensual 2 300 6.00
Valor del sistema de control interno - financiero 1 3.800 3.000
TOTAL PRESUPUESTO 3.700
Elaboración: La autora
101
5.9 CRONOGRAMA
AÑO 2014
# ACTIVIDAD
MESES
EN
FE
B
MA R
AB
MY
JN
JL
AG
SP
OC
NV
DC
1
Presentación de
la propuesta al
gerente de la
empresa
2 Aprobación de
la propuesta
3 Reajuste de la
propuesta
4 Ejecución de la
propuesta.
5
Implementación
del sistema de
control interno
6 Estructuración
7
Evaluación y
seguimiento del
control interno
Elaboración: La autora
102
BIBLIOGRAFÍA
ACHIG, Lucas: Enfoque y métodos de la investigación científica. Quinta
edición. Editorial El Conejo. Quito - 2001.
CALDAS, Marco: Preparación y Evaluación de Proyectos. Publicaciones H.
Quito 1995.
CORDERO Martín José, Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides,
Madrid, 2008 Administración financiera. Robert w. Johnson. Capitulo.
Administración de inventarios. Inicio página 177.
http://www.monografias.com/trabajos60/control-inventarios
DIEZ DE CASTRO, L. T., y MASCAREÑAS, J.: Ingeniería Financiera. La
Gestión en los Mercados Financieros Internacionales, Mc Grow-Hill, Serie
Management, Segunda Edición Madrid, 2008.
Clases dictadas por la Profesora Lucina Loaiza, en el Centro de Formación
Maracay CENFOMAR) Curso: "Administración de Almacén", Septiembre
2.006, Maracay Venezuela
http://www.monografias.com/trabajos81/administracion-almacen
"Manuales Administrativos: Guía para su Elaboración" Franklin Fincowsky”
Enrique Benjamín, México, FCA UNAM-
http://www.monografias.com/trabajos
MARTÍNEZ, Luz Patricia "Gestión Social del Talento Humano", Marzo
2009- http://wvvw.monografias.com/trabajos16/talento-humano
OTONIN Barrera Fernando, La Ordenación de los Establecimientos
Comerciales, Madrid, 2005, pg. 322
http://help.sap.com/saphelp_40b/helpdata/es/a5/63317943a211d189410000e
82 9fbbd/content.htm
103
http://webcache.googleusercontent.comlsearch?q=cache:3F3rIP7HqAJ:profe
sor.unimet.edu.ve/profesor/adminIPNP-
4.3.2.doc+QUE+ES+LA+TOMA+DE+inventmios&cd=4&hl=es&ct=clnk&g
1=ec
http://www.cervantesvirtual.comlservlet/SirveObras/0369173190021573983
22681012817 _3.pdf
http://www.definicion.org/registro-contable
http://www.gerencie.comlrotacion-de-inventarios.html
http://www.monografias.comltrabajos12/auditorlauditor.shtml#contro%C3
%B 1
http://www.monografias.comltrabajos17/la-evaluacion/la-evaluacion.shtml
http://www.monografias.com/trabajos6/etic/etic2.shtm1
http://www.monografias.comltrabajos7/quesad/quesad.shtml
https://www.uursos.cl/ieb/200811/0335/22550l/material_docente/previsuali
zar ?id material=8417
Los nuevos estados financieros: cambios en el patrimonio neto y flujos de
efectivo. (Revista de Finanzas y Banca)- http://es. wikipedia.
org/wikilEstados _financieros
www.gobiernoenlinea.gov.com
104
ANEXOS
105
ANEXO 1
TEMA: "ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES
'PRETTY' DE LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEÑO DEL CONTROL
INTERNO CONTABLE, FINANCIERO Y TRIBUTARIO"
PROBLEMA CENTRAL OBJETIVO
GENERAL
IllPOTESIS
CENTRAL
¿Cuáles son las falencias en el
proceso contable de
almacenes PRETTY del
cantón Pasaje?
Establecer cuáles son
las falencias en el
proceso contable de
almacenes PRETTY
del cantón Pasaje.
Las falencias del Proceso
contable de almacenes
PRETTY del cantón
Pasaje, se dan por un plan
de cuentas mal
estructurado, por la débil
Administración de caja y
Bancos, por la escasa
documentación de soporte
y porque nos e realizan
verificaciones físicas en
los inventarios de
mercadería.
106
ANEXO 2
"ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEÑO DEL
CONTROL INTERNO CONTABLE, FINANCIERO Y TRIBUTARIO"
PROBLEMAS
COMPLEMENTARIOS
OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
HIPÓTESIS
PARTICULARES VARIABLES INDICADORES TÉCNICAS
UNIDADES DE
INVESTIGAC.
¿En almacenes Pretty del
cantón Pasaje el plan de
cuenta esta mal
estructurado?
Conocer el plan
de cuentas de
almacenes
PRETTY del
cantón pasaje.
El plan de cuentas
mal estructurado en
almacenes
PRETTY del
cantón Pasaje
genera estados
financieros con
falencias.
INDEPENDIENTES
Plan de cuentas
Eficaz
Apropiado
Inapropiado
Entrevista Empleados
DEPENDIENTE
Estados financieros
Coherentes
Confiables
Inapropiado
Entrevista Empleados
Por qué es débil la
administración de caja y
banco de almacenes
PRETTY del cantón
Pasaje?
Determinar por
qué es débil la
administración de
caja y bancos de
almacenes
PRETTY del
cantón Pasaje
La débil
administración de
caja y bancos
genera posibles
faltantes de
efectivo
INDEPENDIENTES
administración
Acertadas
Erradas Entrevista Empleados
DEPENDIENTE
Faltantes de efectivo
Excesivo
Escaso Entrevista Empleados
107
PROBLEMAS
COMPLEMENTARIO OBJETIVOS ESPECÍFICOS
HIPÓTESIS
PARTICULARES VARIABLES INDICADORES TÉCNICAS
UNIDADES
DE
INVESTIGAC.
¿Por qué es escasa la
documentación de
soporte que soporta
almacenes PRETTY del
cantón Pasaje?
Establecer la
documentación
de soporte que se
va a utilizar en
almacenes
PRETTY en el
cantón Pasaje.
La escasa
utilización de
documentos de
soporte general
notificaciones y
sanciones del
S.R.I.
INDEPENDIENTES
Utilización de
documentos
Es inapropiados
Se desconoce Entrevista
Empleados
DEPENDIENTE
Notificaciones y
sanciones del S.R.I
Excesivas
Normales Entrevista
Empleados
¿Por qué no se realizan
verificaciones físicas en
los inventarios de
almacenes PRETTY del
cantón Pasaje?
Realizar las
debidas
verificaciones
físicas en los
inventarios de
almacenes
PRETTY del
cantón Pasaje.
La no realización
de las
verificaciones
físicas de la
mercadería general
desconocimiento
de los saldos reales
de la mercadería.
INDEPENDIENTES
Las verificaciones
físicas de la
mercadería.
Documentación
física
Programa virtual
Entrevista Empleados
DEPENDIENTE
Los saldos reales de
la mercadería.
Confiables
No confiables Entrevista
Empleados
108
ANEXO 3
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO
GUÍA DE ENTREVISTA Y EMPLEADOS DE ALMACENES PRETTY
TEMA: "ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE LA
CIUDAD DE PASAJE Y DISEÑO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE, FINANCIERO
Y TRIBUTARIO"
ENTREVISTA DIRIGIDA A: Empleados de almacenes PRETTY
OBJETIVO DE LA ENTREVISTA: Conocer en forma en la que se realiza en registro contable
y financiero en almacenes PRETIY y determinar la factibilidad de diseñar un manual de
control interno.
1. ¿Cómo considera el plan de cuentas que posee el almacén?
Eficaz (,,,,,)
Apropiado (,,,,,)
Inapropiado (,,,,,)
2. ¿La forma en la que se presentan los estados financieros del almacén considera que
son?
Coherentes (,,,,,)
Confiables (,,,,,)
Inapropiado (,,,,,)
3. La actual administración de los almacenes PRETTY es considerada como
Acertada (,,,,,)
Erradas (,,,,,)
4. Como considera el control que se lleva en el almacén con respecto al faltante de efectivo
en los estados financieros?
Excesivo (,,,,,)
Escaso (,,,,,)
5. ¿Cómo considera la utilización de documentos en el control interno que posee el
almacén?
Es inapropiado (,,,,,)
Se desconoce (,,,,,)
6. Las notificaciones y sanciones que recibe el almacén por parte del SRI en los últimos
meses son
Excesivas (,,,,,)
Normales (,,,,,)
7. ¿Qué tipo de respaldo utiliza el almacén para las verificaciones físicas de las
mercaderías?
Documentación física (,,,,,)
Programa virtual (,,,,,)
8. Los saldos reales de la mercadería con la que cuenta el almacén y que se muestra a
través del plan de cuentas
Confiables (…..)
No confiables (…..)
OBSERVACiONES................................................................................................................ ..
ENTREVISTADOR..................................... FECHA…………………………….
109
ANEXO 4
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO
GUÍA DE ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS DE ALMACENES PRETTY
TEMA: "ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE ALMACENES 'PRETTY' DE
LA CIUDAD DE PASAJE Y DISEÑO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE,
FINANCIERO Y TRIBUTARIO"
ENTREVISTA DIRIGIDA A: contadores externos de ALMACENES PRETTY
OBJETIVO DE LA ENTREVISTA: Conocer en forma en la que se realiza en registro
contable y financiero en almacenes PRETIY Y determinar la factibilidad de diseñar un
manual de control interno.
1. ¿Por qué es importante para una empresa llevar un sistema de contabilidad
adecuado a las características de la empresa?
- Garantiza la información financiera.
- Logra mayor eficiencia contable.
- Otros.
2. ¿Cuáles serían las ventajas para la empresa al disponer de un sistema contable
eficiente?
- Oportuna presentación EE.FF.
- Reporte financiero real.
- Toma de decisiones aceptadas.
3. ¿De acuerdo a su experiencia que técnicas se deberán emplear para evaluar el
sistema contable?
- Estudio de los problemas contables
- Análisis de los recurso del departamento contable
- Estudio de normas contables
4. ¿A su criterio que normas se debe considerar en la práctica contable para que
la información financiera sea de calidad?
- RTLI
- NIIF
- PCGA
5. ¿Cuáles serían los beneficios al dispones de un sistema contable eficiente?
- Libros contables al día
- Estados financieros al tiempo
- Declaraciones tributarias oportunas
OBSERVACiONES..............................................................................................................
ENTREVISTADOR...................................... FECHA……………………………….