ta-aryo bayu bimantara.pdf
TRANSCRIPT
UNIVERSITAS INDONESIA
PERANCANGAN TATA KELOLA PADA PROYEK
PENGEMBANGAN SISTEM DENGAN KERANGKA KERJA
COBIT 5 : STUDI KASUS PT BANK XYZ (PERSERO) TBK
KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Magister Teknologi Informasi
R. ARYO BAYU BIMANTARA
1206338421
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
JANUARI 2015
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
ii
AMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya akhir ini adalah hasil karya saya sendiri,
dari semua sumber baik dikutip maupun dirujuk
telah saya nyatakan dengan benar.
Nama : R. Aryo Bayu Bimantara.
NPM : 1206338421
Tanda Tangan :
Tanggal : 10 Desember 2014
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
iii
HALAMAN PENGESAHAN
Karya Akhir ini diajukan oleh :
Nama : R. Aryo Bayu Bimantara
NPM : 1206338421
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul Karya
Akhir
: Perancangan Tata Kelola pada Proyek Pengembangan
Sistem Dengan Kerangka Kerja COBIT 5 : Studi
Kasus PT Bank XYZ (Persero) Tbk
Karya akhir ini dibuat sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk
memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister
Teknologi Informasi , Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.
PEMBIMBING
Pembimbing 1 : Rizal Fathoni Aji S.Kom., M.Kom ( …………………. ……... )
Pembimbing 2 : Muh. Kasfu Hammi S.Kom., MTI ( …….. …………………... )
Ditetapkan di : Jakarta
Tanggal : 30 November 2014
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan karya akhir ini
dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar
Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi,
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa, tanpa
bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada
penyusunan karya akhir ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya.
Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:
1. Rizal Fathoni Aji S.Kom. M.Kom dan Muh. Kasfu Hammi S.Kom. MTI,
selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran
untuk mengarahkan saya dalam penyusunan karya akhir ini.
2. Bpk Ir. Wahyu Catur Wibowo, Ph.D dan Bpk Dana Indra Sensuse Ph.D selaku
dosen penguji seminar.
3. Segenap Keluarga saya yang telah tiada henti memberikan bantuan dukungan,
semangat serta moral kepada saya.
4. Bpk Assistant Vice President Development and Quality dan para Manager
Divisi Teknologi Informasi PT Bank XYZ (Persero) Tbk yang telah banyak
membantu dalam usaha memperoleh data yang saya perlukan.
5. Sahabat – sahabat MTI angkatan 2012FA yang telah berjuang bersama dalam
menyelesaikan program studi MTI.
6. Segenap staf dan karyawan Fakultas Ilmu Komputer khususnya sekretariat
dan perpustakaan kampus salemba yang selalu membantu saya dalam
menyelesaikan karya akhir ini.
Akhir kata, saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala
kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga karya akhir ini membawa
manfaat bagi pengembangan ilmu.
Jakarta, 10 Desember 2014
Penulis
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
v
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS.
Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di
bawah ini:
Nama : R. Aryo Bayu Bimantara
NPM : 1206338421
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Fakultas : Fakultas Ilmu Komputer
Jenis Karya : Thesis
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Non-exclusive Royalty-
Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul :
PERANCANGAN TATA KELOLA PADA PROYEK PENGEMBANGAN
SISTEM DENGAN KERANGKA KERJA COBIT 5 : STUDI KASUS PT
BANK XYZ (PERSERO) TBK.
Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Non-
ekskutif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan,
mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat, dan
mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap
mencantumkan saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Jakarta
Pada tanggal : 10 Desember 2014
Yang menyatakan
(R. Aryo Bayu Bimantara)
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
vi Universitas Indonesia
ABSTRAK
Nama : R. Aryo Bayu Bimantara
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul : Perancangan Tata Kelola pada Proyek Pengembangan
Sistem dengan Kerangka Kerja COBIT 5 : Studi Kasus PT
Bank XYZ (Persero) Tbk.
Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat penting untuk mendukung dan
meningkatkan keunggulan dan daya saing dalam bisnis organisasi. Dalam hal ini
PT Bank XYZ sebagai salah satu bank terdepan di Indonesia sangat
membutuhkan dukungan teknologi informasi organisasi untuk mengembangkan
fitur – fitur dan layanan yang berbasiskan sistem atau aplikasi kepada pelanggan
yang bertujuan meningkatkan daya saing organisasi terhadap pesaingnya.
Saat ini terdapat permasalahan dalam pengerjaan proyek pengembangan fitur dan
layanan berbasis teknologi informasi yang tidak memenuhi sasaran dalam
implementasinya sehingga hal ini mengakibatkan berkurangnya daya saing
organisasi. Hal ini diakibatkan karena tidak adanya suatu kebijakan tata kelola
dalam pengembangan sistem sehingga mengakibatkan tidak optimalnya aktifitas
dalam pengembangan sistem itu sendiri. Oleh karena itu diperlukan suatu
perancangan tata kelola terhadap pengelolaan proyek pengembangan sistem untuk
membentuk fungsi – fungsi baru yang dapat melakukan optimalisasi dalam
aktifitas pengembangan sistem.
Penelitian ini bertujuan untuk melakukan pemetaan antara fungsi – fungsi
pengelolaan pengembangan sistem saat ini dengan kerangka kerja COBIT 5.
Selain itu dilakukan pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola proyek
pengembangan sistem dengan tools Self Assesment COBIT 5 yang berguna untuk
mengetahui sejauh apa tata kelola serta fungsi – fungsi dalam aktifitas proyek
pengembangan sistem yang ada saat ini. Dari hasil penelitian ini diharapkan
mendapatkan rekomendasi pengembangan teknologi informasi untuk mendukung
tercapainya sasaran dari organisasi.
Kata Kunci : Tata Kelola, Pengembangan Sistem, COBIT 5
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
vii Universitas Indonesia
ABSTRACT
Name : R. Aryo Bayu Bimantara
Program Study : Magister Teknologi Informasi
Title : Designing System Development Project Governance With
COBIT 5 Framework : A Case Study Of PT Bank XYZ
(Persero) Tbk.
Information Technology has evolved to be one of the most important aspects in
supporting and increasing the organization’s competitive advantage. One of
Indonesian’s leading banks, PT Bank XYZ (Persero) Tbk., is an example of
organization that highly need the IT support to provide features and services
applications to their customers, aiming to improve the organization’s
competitiveness against its competitors.
Unfortunately, there are issues in their system development projects that reduced
the competitiveness of the organization. It is because the project’s implementation
target typically does not meet the requirements. The absence of policy governance
for system development in the IT Department is considered as the biggest
constraints as it create ineffective system development process. Therefore, the
organization is required to design suitable governance for their system
development process, which will form new functions that could optimize it.
This research aim to map the current system development functions within the
COBIT 5 framework. Its method is to measure the capability level of the system
development governance by using Self Assessment COBIT 5 tools. It helps to
understand the current capability level and finding the gap to the desired level.
Therefore, it is expected to give recommendation for the organization in finding
ways to improve the system development governance to support the
organization’s goals.
Keyword : IT Governance, System Development, COBIT 5
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
viii Universitas Indonesia
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL...............................................................................................i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS.................................................ii
HALAMAN PENGESAHAN...............................................................................iii
KATA PENGANTAR...........................................................................................iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK
KEPENTINGAN AKADEMIS.............................................................................v
ABSTRAK.............................................................................................................vi
ABSTRACT..........................................................................................................vii
DAFTAR ISI.......................................................................................................viii
DAFTAR GAMBAR.............................................................................................x
DAFTAR TABEL.................................................................................................xi
BAB 1 PENDAHULUAN......................................................................................1
1.1. Latar Belakang................................................................................................1
1.2. Perumusan Masalah........................................................................................4
1.3. Dampak Bagi Organisasi................................................................................8
1.4. Pertanyaan Penelitian......................................................................................9
1.5. Tujuan Penelitian............................................................................................9
1.6. Manfaat Penelitian..........................................................................................9
1.7. Batasan Penelitian.........................................................................................10
1.8. Sistematika Penulisan...................................................................................10
BAB 2 LANDASAN TEORI...............................................................................12
2.1. Tata Kelola Teknologi Informasi..................................................................12
2.2. Peraturan Menteri BUMN nomor 02 Tahun 2013........................................14
2.3. Peraturan Bank Indonesia No 09/15/PBI/2007.............................................17
2.4 Kerangka Kerja COBIT 5.............................................................................18
2.5 Proyek Teknologi Informasi.........................................................................24
2.6 Penelitian Terdahulu.....................................................................................27
2.7 Kerangka Teoritis..........................................................................................32
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN.............................................................34
3.1 Metodologi Penelitian....................................................................................34
BAB 4 PROFIL ORGANISASI..........................................................................37
4.1 Sekilas tentang Organisasi.............................................................................37
4.2 Divisi Teknologi Informasi...........................................................................39
BAB 5 ANALISIS DAN PEMBAHASAN.........................................................44
5.1. Pemetaan proses COBIT 5............................................................................44
5.1.1. Pemetaan proses COBIT 5 dengan permasalahan organisasi...........44
5.1.2. Pemetaan proses COBIT 5 dengan peraturan kementrian BUMN...48
5.1.3. Pemetaan proses COBIT 5 dengan peraturan Bank Indonesia.........50
5.1.4. Penentuan proses COBIT 5...............................................................53
5.2. Pengukuran Proses COBIT 5........................................................................55
5.3. Pengukuran Tingkat Kepercayaan Kuisioner...............................................58
5.4. Hasil Pengukuran Proses dengan COBIT 5..................................................59
5.4.1. Hasil pengukuran Manage Programmes and Project
(BAI01).............................................................................................59
5.4.2. Hasil pengukuran Manage Requirement Definition (BAI02)...........60
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
ix Universitas Indonesia
5.4.3. Hasil pengukuran Manage Solution Identification and Build (BAI03)
...........................................................................................................62
5.4.4. Hasil pengukuran Manage Availability and Capacity (BAI04)........63
5.4.5. Hasil pengukuran Manage Organisational Change Enablement
(BAI05).............................................................................................64
5.4.6. Hasil pengukuran Manage Change (BAI06).....................................65
5.4.7. Hasil pengukuran Manage Change Acceptment and Transitioning
(BAI07).............................................................................................66
5.4.8. Hasil pengukuran Manage Knowledge (BAI08)..............................67
5.5. Gap Analysis.................................................................................................68
5.6. Rekomendasi.................................................................................................71
5.6.1. Panduan tata kelola...........................................................................72
5.6.1. Skema Rekomendasi SDLC..............................................................76
5.6.1. Pemetaan dengan Struktur Organisasi dan SDLC............................88
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN..............................................................90
6.1. Kesimpulan...................................................................................................90
6.2. Saran..............................................................................................................90
DAFTAR REFERENSI.......................................................................................91
LAMPIRAN..........................................................................................................93
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
x Universitas Indonesia
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Diagram Pengembangan Sistem Bank XYZ Periode Januari 2014 -
Juni 2014..........................................................................................3
Gambar 1.2 Diagram GAP antara harapan dan kenyataan..................................3
Gambar 1.3 Fishbone Diagram untuk masalah Keterlambatan Proyek
Pengembangan Sistem XYZ............................................................4
Gambar 1.4 Alur SDLC di Bank XYZ................................................................6
Gambar 2.1 Kerangka Kerja Tata Kelola TI BUMN (PER-02/MBU/2013,
2013)...............................................................................................15
Gambar 2.2 Prinsip COBIT 5............................................................................19
Gamber 2.3 Referensi Model pada COBIT 5....................................................20
Gambar 2.4 Capability Level COBIT 5.............................................................22
Gambar 2.5 Diagram keterkaitan scope, time dan cost......................................25
Gambar 2.6 Diagram keterkaitan quality, time dan cost....................................26
Gambar 2.7 Triple Constraint – Scope, Schedule and Budget...........................27
Gambar 2.8 Kerangka Teoritis...........................................................................33
Gambar 3.1 Metodologi Penelitian....................................................................35
Gambar 4.1 Struktur organisasi Divisi Teknologi Informasi.............................40
Gambar 5.1 Rumus perhitungan tingkat kepercayaan.......................................58
Gambar 5.2 Diagram Gap level kapabilitas saat ini dengan level kapabilitas
yang diharapkan.............................................................................69
Gambar 5.3 Diagram struktur organisasi dengan penambahan unit baru...........88
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
xi Universitas Indonesia
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Daftar Proyek Pengembangan Bank XYZ Januari 2014 –Juni 2014
..........................................................................................................2
Tabel 2.1 Skala Penilaian COBIT 5...............................................................23
Tabel 2.2. Tabel Perbandingan Proyek IT dan Non IT...................................25
Tabel 2.3 Tabel Perbandingan Penelitian Terdahulu.....................................29
Tabel 5.1 Pemetaan Permasalahan dengan proses COBIT 5.........................45
Tabel 5.2 Pemetaan peraturan kementrian BUMN dengan proses COBIT 5
........................................................................................................49
Tabel 5.3 Pemetaan peraturan Bank Indonesia dengan proses COBIT 5......51
Tabel 5.4 Penentuan proses COBIT 5............................................................53
Tabel 5.5 Tingkat rating pengukuran kapabilitas...........................................56
Tabel 5.6 Matriks hubungan antara tingkat rating dengan skala kapabilitas
........................................................................................................57
Tabel 5.7 Tabel tingkat kepercayaan..............................................................59
Tabel 5.8 Hasil pengukuran proses BAI01 untuk kondisi saat ini.................60
Tabel 5.9 Hasil pengukuran kapabilitas BAI01 untuk kondisi saat ini..........60
Tabel 5.10 Tingkat kapabilitas proses BAI01..................................................60
Tabel 5.11 Hasil pengukuran proses BAI02 untuk kondisi saat ini.................61
Tabel 5.12 Hasil pengukuran kapabilitas BAI02 untuk kondisi saat ini..........61
Tabel 5.13 Tingkat kapabilitas proses BAI02..................................................61
Tabel 5.14 Hasil pengukuran proses BAI03 untuk kondisi saat ini.................62
Tabel 5.15 Hasil pengukuran kapabilitas BAI03 untuk kondisi saat ini..........62
Tabel 5.16 Tingkat kapabilitas proses BAI03..................................................62
Tabel 5.17 Hasil pengukuran proses BAI04 untuk kondisi saat ini.................63
Tabel 5.18 Hasil pengukuran kapabilitas BAI04 untuk kondisi saat ini..........63
Tabel 5.19 Tingkat kapabilitas proses BAI04..................................................64
Tabel 5.20 Hasil pengukuran proses BAI05 untuk kondisi saat ini.................64
Tabel 5.21 Hasil pengukuran kapabilitas BAI05 untuk kondisi saat ini..........64
Tabel 5.22 Tingkat kapabilitas proses BAI05..................................................65
Tabel 5.23 Hasil pengukuran proses BAI06 untuk kondisi saat ini.................65
Tabel 5.24 Hasil pengukuran kapabilitas BAI06 untuk kondisi saat ini..........66
Tabel 5.25 Tingkat kapabilitas proses BAI06..................................................66
Tabel 5.26 Hasil pengukuran proses BAI07 untuk kondisi saat ini.................66
Tabel 5.27 Hasil pengukuran kapabilitas BAI07 untuk kondisi saat ini..........67
Tabel 5.28 Tingkat kapabilitas proses BAI07..................................................67
Tabel 5.29 Hasil pengukuran proses BAI08 untuk kondisi saat ini.................67
Tabel 5.30 Hasil pengukuran kapabilitas BAI08 untuk kondisi saat ini.........68
Tabel 5.31 Tingkat kapabilitas proses BAI08.................................................68
Tabel 5.32 Aktifitas dan Deliverable Business Liaison...................................77
Tabel 5.33 Aktifitas dan Deliverable Solution Architect.................................78
Tabel 5.34 Aktifitas dan Deliverable Development........................................79
Tabel 5.35 Aktifitas dan Deliverable User Acceptment and QA....................80 Tabel 5.36 Aktifitas dan Deliverable Production Support.............................80
Tabel 5.37 Aktifitas dan Deliverable Project Management...........................81
Tabel 5.38 Aktifitas dan Kewenangan............................................................84
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
1 Universitas Indonesia
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan mengenai identifikasi serta perumusan permasalahan hingga
pertanyaan penelitian yang menjadi pembahasan penulis untuk makalah ini.
1.1 Latar Belakang
Penggunaan produk layanan berbasis teknologi informasi sudah menjadi
komponen penting perusahaan untuk meningkatkan kualitas layanan kepada
nasabah yang menjadikan sebuah competitive advantage bagi perusahaan
perbankan. Beberapa produk layanan nasabah berbasis teknologi informasi adalah
sebagai berikut:
a. ATM (Automatic Teller Machine/Anjungan Tunai Mandiri),
b. CDM (Cash Deposit Machine),
c. EDC (Electronic Data Capture),
d. SMS Banking,
e. Phone Banking,
f. Internet Banking,
g. dan Mobile Banking.
Hal ini merupakan tantangan bagi Bank XYZ, khususnya di Divisi Teknologi
Informasi untuk melakukan pengembangan, pengelolaan, serta inovasi terhadap
sistem-sistem produk layanan tersebut agar selaras dengan visi dan misi
perusahaan untuk “Menjadi the bank of choice dengan menyajikan kualitas
layanan yang terbaik”. Oleh karena itu, untuk menjawab tantangan tersebut,
Divisi Teknologi Informasi Bank XYZ mempunyai statement visinya tersendiri
yaitu “Menjadi partner strategis bagi perusahaan yang terdepan dalam teknologi
informasi serta menjadikan Teknologi Informasi perusahaan yang agile dan
berorientasi kepada nasabah”.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
2
Universitas Indonesia
Sesuai dengan visinya, Divisi Teknologi Informasi mempunyai komitmen untuk
memberikan product/feature solution delivery yang tepat waktu sehingga time to
market produk atau sistem yang berbasis pada layanan dapat memenuhi sasaran
yang sudah ditentukan. Terhadap visinya untuk ketepatan waktu, bentuk toleransi
keterlambatan yang sudah disepakati dengan perusahaan adalah sebesar 5% dari
jumlah sistem yang akan dikembangkan dan hanya diperbolehkan untuk
pengembangan sistem yang sifatnya minor changes.
Ketepatan waktu dalam penyelesaian sistem yang akan dikembangkan menjadi
penting karena begitu ketatnya kompetisi pasar dalam segmen perbankan,
sehingga apabila terjadi keterlambatan pemasaran sistem tersebut kepada nasabah
maka hal ini menjadi tidak sesuai dengan visi perusahaan yaitu menjadi yang
unggul dan terdepan dalam menyajikan kualitas layanan terbaik.
Pada kurun waktu Januari 2014 sampai dengan Juni 2014 hanya 55% proyek
pengembangan sistem yang dapat diselesaikan oleh Divisi Teknologi Informasi
secara tepat waktu, sementara terjadi keterlambatan untuk sekitar 42% proyek
sisanya. Gambar tabel dan diagram berikut ini menunjukkan rekapitulasinya:
Tabel 1.1 Daftar Proyek Pengembangan Bank XYZ Januari 2014 -Juni 2014
Proyek Pengembangan Sistem % Jumlah
Proyek Masuk 100 296
Memenuhi Sasaran (Go Live) 55 159
Dibatalkan 3 10
Terlambat 42 127
Gambar 1.1 Diagram Pengembangan Sistem Bank XYZ Periode Januari 2014 -
Juni 2014
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
3
Universitas Indonesia
Dari data yang tersedia, diketahui bahwa terdapat keterlambatan sebanyak 42%
proyek. Berdasarkan wawancara dengan IT Governance Manager Divisi
Teknologi Informasi Bank XYZ, diharapkan 95% proyek berbasis teknologi
informasi dapat memenuhi sasaran pasar dengan toleransi keterlambatan hanya
sebesar 5%. Fakta tersebut menunjukkan bahwa kondisi saat ini masih sangat jauh
dari sasaran. Sementara itu, pembatalan terhadap 3% proyek umumnya
dikarenakan oleh pertentangan antara prosedur sistem dengan regulasi yang
berlaku. Hal ini tentu tidak sesuai dengan komitmen Divisi Teknologi Informasi
dalam menjawab tantangan bisnis untuk menyediakan layanan berbasis teknologi
informasi yang unggul, terdepan yang berkualitas tinggi. Gambar dibawah ini
merupakan penjelasan gap yang ada,
Gambar 1.2 Diagram GAP antara harapan dan kenyataan
1.2 Perumusan Masalah
Fakta–fakta diatas menunjukkan bahwa delay time to market merupakan
permasalahan utama Divisi Teknologi Informasi untuk mendukung bisnis
perusahaan. Fishbone Diagram berikut ini akan memaparkan analisa dari
permasalahan tersebut serta menentukan ruang lingkup masalah yang dihadapi.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
4
Universitas Indonesia
42 % Proyek Pengembangan Sistem TI Terlambat
Memenuhi Sasaran Pasar
Infrastruktur TI Tata Kelola TI
Sumber Daya Manusia
Tidak terdapat kebijakan tata kelola Proyek Pengembangan Sistem yang jelasFungsi – fungsi
Pengelolaan dalamProyek pengembangan
Sistem tidak optimal
Keahlian TI yang kurangMemadai Jumlah SDM TI tidak
Sebanding denganJumlah proyek TI Terdapat Turn Over SDM TI
Yang Cukup Tinggi
Terdapat berbagai Platform teknologi
TI yang berbeda
Masih menggunakan teknologi TIYang sudah kuno
Gambar 1.3 Fishbone Diagram untuk masalah Keterlambatan Proyek
Pengembangan Sistem XYZ
Dalam tinjauan aspek berdasarkan dari fishbone diagram diatas, penulis mencoba
untuk melakukan penelitian pada aspek permasalahan “Tidak terdapat
kebijakan tata kelola proyek pengembangan sistem TI yang jelas dan tidak
optimalnya fungsi–fungsi dalam pengelolaan proyek pengembangan sistem”.
Sebelum melangkah lebih jauh penulis akan memberikan gambaran umum
mengenai tata kelola teknologi informasi yang ada pada Bank XYZ. Saat ini
terdapat dua permasalahan umum yang terjadi antara lain,
• Tidak terdapat kebijakan tentang pelaksanaan proyek pengembangan sistem
pada Divisi Teknologi Informasi Bank XYZ.
• Tidak optimalnya fungsi–fungsi pengelolaan pada pelaksanaan proyek
pengembangan sistem.
Saat ini bank XYZ telah mempunyai acuan khusus tentang pelaksanaan tata kelola
Teknologi Informasi yang tertuang di dalam dokumen ”Kebijakan umum
penggunaan dan pengelolaan Teknologi Informasi (IT Policy No.1/TEK/2009)”.
Di dalam dokumen tersebut terdapat beberapa kebijakan–kebijakan tata kelola
yang harus ada dalam organisasi antara lain,
• Manajemen perencanaan TI.
• Manajemen pengembangan dan implementasi TI.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
5
Universitas Indonesia
• Manajemen operasional TI.
• Manajemen keamanan TI.
Menurut IT Governance and Policy Manager, saat ini kebijakan-kebijakan tata
kelola manajemen perencanaan T, operasional TI dan kemananan TI sudah
diterapkan kecuali manajemen pengembangan dan implementasi TI. Hal ini
dikarenakan belum diterbitkannya kebijakan tata kelola dalam manajemen
pengembangan dan implementasi TI oleh organisasi. Hal tersebut mengakibatkan
pelaksanaan pengembangan sistem belum memiliki acuan yang jelas dan hanya
mengacu kepada kebijakan tata kelola Teknologi Informasi Menteri BUMN No. 2
Tahun 2013 dan Peraturan Bank Indonesia Nomor 09/15/PBI/2007 tentang
Manajemen Resiko dalam Teknologi Informasi perbankan.
Untuk pelaksanaan proyek pengembangan system, saat ini konsep SDLC (System
Development Life Cycle) menurut konteks Bank XYZ masih digunakan, dimana
dalam pelaksanaannya hanya terdapat empat fase proses seperti diilustrasikan
pada gambar 1.4 dibawah ini,
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
6
Universitas Indonesia
System Development Life Cycle Bank XYZ
De
ve
lop
me
nt
Use
r R
eq
uir
em
en
tT
est
ing
an
d Q
AP
rod
uct
ion
De
plo
ym
en
t
Phase
Start
User Needs Business LiaisonUnit
Core Banking Asset
Development
Core Banking Liabilities
Development
Channel and Connectivity Development
Office Automation
Development
MIS and Reporting
User Acceptment and Quality
Production Support Unit
End
Spesification
Spesification and Product
Deffect ?
No
Yes
Evaluate ?
No
Evaluation
Gambar 1.4 Alur SDLC di Bank XYZ
Pada gambar 1.4 diatas digambarkan terdapat 4 (empat) fase proses dalam
pengembangan sistem yaitu,
User Requirement. Pada tahap ini dilakukan pengelolaan dan
pengorganisasian berbagai permintaan user yang masuk serta dilakukan
pembuatan spesifikasi yang dibutuhkan untuk kemudian diserahkan kepada
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
7
Universitas Indonesia
proses pengembangan sistem. Fungsi ini di Bank XYZ berada pada unit kerja
Business Liaison.
Pengembangan Sistem. Pada proses ini dilakukan pengembangan sistem
sesuai dengan spesifikasi yang diberikan sebelumnya. Fungsi ini di Bank XYZ
berada pada unit kerja Core Banking Asset Development, Core Banking
Liabilities Development, Channel and Connectivity Development, Office
Automation Development dan Reporting Development.
Testing dan QA. Pada proses ini dilakukan pengetesan dan pengujian
kualitas terhadap sistem yang telah dikembangkan oleh para tester dan user.
User perlu membuat persetujuan apabila sistem telah sesuai dengan
spesifikasi. Fungsi ini di Bank XYZ berada pada unit kerja User Acceptment
and Quality.
Production Deployment. Pada proses ini pengembangan sudah dinyatakan
selesai dan sistem sudah dapat digunakan oleh user maupun oleh nasabah.
Pada proses ini juga dilakukan evaluasi apabila sistem tidak berjalan sesuai
dengan yang diharapkan. Fungsi ini di Bank XYZ berada pada unit kerja
Production Support.
Dari penjelasan tentang SDLC diatas terdapat beberapa permasalahan yang
mengakibatkan keterlambatan proyek pengembangan sistem. Menurut hasil
wawancara dengan Assistant Vice President Development and Quality dan
Governance and Policy Manager Divisi Teknologi Informasi Bank XYZ saat ini
keterlambatan proyek pengembangan sistem paling utama disebabkan oleh
terjadinya penumpukan dan antrian pada proses pengembangan sistem yang
diakibatkan oleh banyaknya permintaan dari Business Unit. Penyebab antrian dan
penumpukan pada proses tertentu antara lain disebabkan oleh,
Tidak optimalnya fungsi perencanaan ketersediaan dan kapasitas sumber daya
yang dibutuhkan sehingga terjadi penumpukan pada saat dilakukan
development.
Tidak optimalnya fungsi filterisasi pada saat awal permintaan user khususnya
pada pendeteksian permintaan yang layak atau tidak layak dijadikan proyek
pengembangan.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
8
Universitas Indonesia
Tidak dilakukan proses perencanaan prioritas proyek yang masuk dan tidak
dilakukan analisa dependensi antar proyek.
Permasalahan ini juga ditegaskan oleh Core Banking Asset Development Manager
yang mengatakan bahwa seringkali terjadi antrian dan penumpukan pada unit
Development yang disebabkan antara lain,
Terjadi overload pada pengembangan sistem yang diakibatkan oleh tidak
optimalnya komunikasi tentang perencanaan ketersediaan dan kapasitas
sumber daya antara unit Development dengan Business Liaison.
Terdapat kekurangan dalam penyusunan requirement oleh Business Liaison
sehingga Requirement menjadi tidak jelas maksud dan tujuannya. Hal ini
mengakibatkan pihak Development mengalami kesulitan untuk
memahaminya.
Dalam wawancara lanjutan dengan Assistant Vice President Development and
Quality dijelaskan bahwa dengan dituntutnya Divisi Teknologi Informasi sebagai
Business Unit Enabler, maka konsep SDLC (System Development Life Cycle)
dalam konteks Bank XYZ saat ini sudah tidak lagi dapat menunjang berbagai
permintaan User yang banyak, hal ini dikarenakan SDLC saat ini sangat
berorientasi kepada sistemnya saja. Oleh karena itu perlu dilakukan
pengembangan konsep yang ada sekarang agar mempunyai fungsi–fungsi yang
lebih baik dan berorientasi kepada Business Solution. Proses–proses baru tersebut
diharapkan dapat lebih fokus dalam mengoptimalkan fungsi–fungsi tertentu
terkait dengan proyek pengembangan sistem. Untuk mewujudkan fungsi–fungsi
tersebut dibutuhkanlah suatu perangkat kebijakan tata kelola pengembangan
sistem yang dibentuk oleh manajemen serta jajaran pimpinan organisasi sebagai
kerangka dasar pembentukan fungsi – fungsi baru tersebut.
1.3 Dampak Bagi Organisasi
Keterlambatan dalam memenuhi layanan berbasis teknologi informasi yang sesuai
dengan sasaran pasar dapat menimbulkan dampak yang negatif untuk
mewujudkan visi Bank XYZ dalam menyajikan layanan yang unggul, terdepan
serta kualitas terbaik kepada nasabah, seperti:
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
9
Universitas Indonesia
Hilangnya keunggulan kompetitif (competitive advantage) Bank XYZ
terhadap layanan berbasis teknologi informasi karena telah didahului oleh
kompetitor,
Menurunkan Revenue dan keuntungan potensial (Fee Based Income) Bank
XYZ yang didapatkan dari layanan berbasis teknologi informasi.
1.4 Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah dan solusi yang diharapkan, penulis mencoba
memunculkan pertanyaan penelitian, yaitu:
1. Sejauh apa pelaksanaan kegiatan proyek pengembangan sistem di Bank XYZ
yang sesuai dengan kerangka kerja COBIT 5?
2. Seperti apa rancangan kebijakan tata kelola proyek pengembangan sistem
yang sesuai dengan Bank XYZ berdasarkan kerangka kerja COBIT 5?
Dalam hal ini penulis akan mencoba melakukan analisa terhadap pertanyaan
penelitian tersebut dan berikutnya diharapkan dapat berkontribusi dalam
peningkatan dan perbaikan demi tercapainya visi dan misi perusahaan.
1.5 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah melakukan evaluasi dan perancangan tata kelola
dalam proyek pengembangan sistem di lingkungan Divisi Teknologi Informasi
bank XYZ dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 5. Dari hasil evaluasi
akan didapatkan rekomendasi perancangan tata kelola dalam proyek
pengembangan sistem yang diharapkan dapat menjadi solusi dari permasalahan
umum yang ada di Divisi Teknologi Informasi Bank XYZ. Hasil dari rekomendasi
diharapkan juga dapat dijadikan acuan perbaikan bagi peningkatan tata kelola
dalam proyek pengembangan sistem di Divisi Teknologi Informasi Bank XYZ.
1.6 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang didapatkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Sebagai suatu acuan dalam perbaikan dan peningkatan proses tata kelola
dalam proyek pengembangan sistem serta pembuatan kebijakan ataupun
pedoman tata kelola dalam proyek pengembangan sistem.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
10
Universitas Indonesia
2. Untuk melakukan pengukuran guna mendapatkan informasi sejauh apa
pelaksanaan tata kelola dalam proyek pengembangan sistem yang saat ini ada.
1.7 Batasan Penelitian
Pada sub bab berikut ini akan dijelaskan batasan–batasan yang ada pada penelitian
ini, antara lain,
1. Penelitian dilakukan di lingkungan Divisi Teknologi Informasi Bank XYZ.
2. Sumber–sumber informasi yang didapat pada penelitian ini berdasarkan
wawancara narasumber dan dokumen sekunder internal maupun regulator.
3. Lingkup penelitian adalah analisa dan evaluasi tata kelola pengembangan
sistem pada Divisi Teknologi Informasi Bank XYZ.
4. Lingkup teori yang digunakan adalah pengukuran proses dan tingkat
kematangan dengan COBIT 5.
5. Lingkup referensi proses yang digunakan dari COBIT 5 adalah Build, Acquire
and Implementation (BAI).
6. Lingkup referensi regulator yang digunakan adalah peraturan Bank Indonesia
Nomor 09/15/PBI/2007 (Pasal 7 dan 11) dan peraturan kementrian BUMN No
02 Tahun 2013 yang memiliki relevansi dengan tata cara pengelolaan proyek
pengembangan aplikasi.
1.8 Sistematika Penulisan
Berikut ini penjelasan sistematika penulisan yang dilakukan oleh penulis:
1. BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis membahas tentang latar belakang permasalahan yang
dihadapi oleh organisasi dan harapan organisasi untuk adanya suatu kebijakan
tata kelola proyek pengembangan sistem.
2. BAB II STUDI LITERATUR
Pada bab ini penulis membahas berbagai teori – teori terkait dengan tata kelola
dan proyek pengembangan sistem. Perbandingan dari penelitian – penelitian
sebelumnya juga dipaparkan untuk dilakukan pembahasan persamaan maupun
perbedaannya.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
11
Universitas Indonesia
3. BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Pada bab ini penulis membahas tentang metode yang dilakukan dalam
penelitian.
4. BAB IV PROFIL ORGANISASI
Pada bagian ini penulis membahas sekilas tentang organisasi sebagai tempat
penelitian ini dilakukan.
5. BAB V ANALISA DAN PEMBAHASAN
Pada bagian ini penulis membahas hasil penelitian yang dilakukan secara jelas
dan tepat. Pembahasan berisi tentang analisis terhadap permasalahan dan
kendala serta cara pemecahannya ditinjau secara menyeluruh dengan
pendekatan kuantitatif.
6. BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
Bagian ini berisi mengenai kesimpulan dan saran-saran yang dapat diambil
dari penelitian ini. Diharapkan penelitian ini dapat bermanfaat bagi pihak-
pihak lain yang berkepentingan untuk pengembangan lebih lanjut.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
12 Universitas Indonesia
BAB 2
LANDASAN TEORI
Bab ini akan menjelaskan mengenai studi literatur yang terkait dengan pertanyaan
penelitian yaitu tentang,
• Tata kelola teknologi inforamsi, Framework Cobit 5, proyek teknologi
informasi dan peraturan pemerintah tentang tata kelola.
• Analisa penelitian terdahulu.
• Kerangka teoritis.
2.1. Tata Kelola Teknologi Informasi
Pada sub bab berikut ini akan dijelaskan beberapa definisi tata kelola teknologi
informasi dan pentingnya tata kelola teknologi informasi bagi organisasi
berdasarkan definisi yang telah dikemukakan sebelumnya.
“Specifying the decision rights and accountability framework to encourage
desirable behaviour in the use of IT”. (Weill & Ross, 2004, p.8)
Dari definisi diatas dijelaskan bahwa tata kelola informasi adalah menentukan
aturan dalam pengambilan keputusan dan menentukan kerangka kerja yang
akuntabel oleh manajemen dari organisasi serta melakukan implementasi oleh
manajemen untuk menciptakan perilaku dan budaya organisasi yang diinginkan.
Menurut ITGI (2003, p.10), “IT Governance is the responsibility of the board
directors and executive management. It is an integral part of enterprise
governance and consist of the leadership and organizational structures and
processes that ensure that organization’s IT sustains and extends the
organization’s strategies and objectives”.
Dari definisi diatas dijelaskan bahwa tata kelola teknologi informasi merupakan
suatu bentuk tanggung jawab manajemen eksekutif dan para dewan direksi. Hal
ini merupakan bagian tak terpisahkan dari tata kelola perusahaan dan terdiri dari
sturktur kepemimpinan organisasi dan proses yang memastikan bahwa organisasi
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
13
Universitas Indonesia
teknologi informasi dapat menopang dan memperluas strategi dan tujuan
organisasi.
Menurut Van Grembergen (2002, p.5) “IT Governance is the organisational
capacity exercised by the board, executive management and IT management to
control the formulation and implementation of IT strategy and in this way ensure
the fusion of bussiness and IT”
Dari definisi diatas dijelaskan bahwa tata kelola teknologi informasi adalah
kegiatan yang dilakukan oleh manajemen eksekutif, dewan direksi dan
manajemen teknologi informasi untuk melakukan kontrol dari formulasi dan
implementasi strategi TI dan memastikan perpaduan antara unit bisnis dan
teknologi informasi.
2.1.1. Pentingnya tata kelola teknologi informasi
Menurut Weill and Ross (2004), tata kelola teknologi informasi yang efektif tidak
terlepas dari perhatian dan waktu yang diberikan oleh manajemen karena tata
kelola teknologi informasi yang baik seharusnya menuntut keselarasan antara
keputusan manajemen, obyektifitas bisnis dan penggunaan teknologi informasi.
Apabila tidak presisi dalam desain dan implementasi struktur tata kelola maka
dapat terjadi kehilangan arah pada organisasi. Terdapat banyak alasan mengapa
teknologi informasi membutuhkan tata kelola yang baik, antara lain,
• Tata kelola teknologi informasi dapat meningkatkan efektifitas aktivitas
manajemen dalam berbagai area.
• Memfokuskan pengeluaran teknologi informasi untuk mendukung
organizations strategic priorities.
• Tata kelola teknologi informasi yang baik dapat mempertanggung jawabkan
setiap keputusan yang dihasilkan untuk teknologi informasi.
• Teknologi informasi dapat mendorong terciptanya kesempatan bisnis baru
bagi organisasi.
• Tata kelola teknologi informasi yang efektif dapat menciptakan mekanisme
untuk mengetahui tentang nilai dari teknologi informasi.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
14
Universitas Indonesia
• Tata kelola teknologi informasi dapat menciptakan proses pengambilan
keputusan terkait teknologi informasi dengan jelas dan transparan.
2.1.2. Prinsip Keputusan dalam Tata Kelola Teknologi Informasi
Menurut Weill and Ross (2004) terdapat 5 prinsip tata kelola teknologi informasi
yang mempengaruhi setiap keputusan tata kelola teknologi informasi sehingga
teknologi informasi merupakan aset yang strategis, kelima prinsip tersebut adalah,
• IT Principles decisions, Merupakan high level statements tentang bagaimana
teknologi informasi digunakan di dalam bisnis dan organisasi.
• IT Architecture decisions, Merupakan aktifitas dalam melakukan organisasi
data, aplikasi dan infrastruktur yang tertuang dalam sekumpulan kebijakan,
standarisasi teknikal dan integrasi.
• IT Infrastructure decisions, Merupakan dasar dalam menentukan layanan
teknologi informasi yang dapat digunakan secara bersama –sama dan
terkordinasi secara terpusat.
• Business Applications Needs, Merupakan aktifitas dalam menentukan dan
mendefinisikan kebutuhan organisasi yang dapat dipenuhi oleh aplikasi TI.
• IT Investment and Prioritization decisions, Merupakan aktifitas dalam
menentukan dan memprioritaskan investasi teknologi informasi yang
dibutuhkan oleh organisasi.
2.2. Peraturan Menteri BUMN nomor 02 tahun 2013 (PER-02/MBU/2013)
Pada sub bab berikut ini akan dijelaskan tentang peraturan menteri BUMN
Republik Indonesia nomor 2 tahun 2013 tentang penting tata kelola teknologi
informasi dalam lingkungan badan usaha milik negara (BUMN). Dalam peraturan
ini dijelaskan pentingnya peranan teknologi informasi bagi perusahaan yaitu
“dukungan teknologi informasi sangat diperlukan dalam rangka meningkatkan
kapabilitas perusahaan dalam memberikan kontribusi pada penciptaan nilai
tambah, service excellent serta pelaksanaan operasional perusahaan yang efisien,
efektif dan optimal” (PER-02/MBU/2013, 2013, p.1). Masih menurut peraturan
tersebut bahwa pengelolaan informasi, sistem informasi dan komunikasi yang
efektif menjadi faktor kritikal dalam kesuksesan perusahaan antara lain,
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
15
Universitas Indonesia
• Potensi TI berperan dalam sistem pengendalian operasional yang dapat
mendorong transformasi perusahaan dan bisnis secara berkelanjutan.
• Penyebaran dan ketergantungan pada informasi dan layanan serta infrastruktur
teknologi informasi.
• Peningkatan skala dan biaya investasi teknologi saat ini dan masa mendatang.
• Perkembangan SDM dan organisasi.
2.2.1 Kerangka Kerja Tata Kelola Teknologi Informasi BUMN
Proses tata kelola TI dalam perusahaan dapat dibagi menjadi 2 dalam domain
kebijakan yaitu pengendali strategis dan pengendali operasional. Gambar 2.1
dibawah ini mengilustrasikan kerangka kerja tata kelola teknologi informasi
BUMN.
Gambar 2.1 Kerangka Kerja Tata Kelola TI BUMN (PER-02/MBU/2013, 2013)
Sumber : (Kementrian BUMN, Kerangka kerja TI BUMN, 2013)
Dari gambar diatas dijelaskan bahwa domain kebijakan tata kelola TI terdapat
pada lingkup proses TI yang mana pada tujuannya dengan penerapan kebijakan
tata kelola TI dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan dengan baik.
Kerangka kerja tersebut dapat diterapkan menjadi suatu standarisasi pada
perusahaan milik negara dan juga dapat pada tujuannya dilakukan penerapan pada
sumber daya TI yang meliputi aplikasi, perangkat keras, data/informasi, SDM dan
infrastruktur TI.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
16
Universitas Indonesia
2.2.2 Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi BUMN
Sesuai dengan framework tata kelola TI BUMN untuk proses pengelolaan TI
meliputi 2 domain proses pengendalian kebijakan yaitu kebijakan strategis dan
kebijakan operasional. Secara lingkup standarisasi tata kelola TI BUMN dapat
dirinci sebagai berikut,
1. Kebijakan Strategis
a. Penetapan peran TI perusahaan.
b. Perencanaan TI.
c. Kerangka kerja proses dan organisasi TI.
d. Pengelolaan investasi TI.
e. Pengelolaan sumber daya TI
f. Pengelolaan resiko TI.
g. Pengelolaan Proyek TI.
h. Penanganan kebutuhan dan identifikasi solusi TI.
2. Kebijakan Operasional
a. Pengelolaan layanan TI.
b. Pengelolaan sekuriti TI.
c. Pengelolaan layanan pihak ketiga.
d. Pengelolaan operasional.
e. Pengelolaan mutu.
f. Manajemen Pengetahuan / Knowledge Transfer.
g. Monitor dan evaluasi pengendalian internal.
h. Pengelolaan compliance external regulation.
Rangkaian kebijakan tata kelola teknologi informasi diatas merujuk kepada
peraturan menteri BUMN yang diharapkan menjadi standarisasi tata kelola
teknologi informasi pada perusahaan milik negara.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
17
Universitas Indonesia
2.3. Peraturan Bank Indonesia No 09/15/PBI/2007
Pada sub bab berikut ini akan dijelaskan tentang pentingnya tata kelola teknologi
informasi melalui peraturan dari Bank Indonesia nomor 09/15/PBI/2007 tentang
penerapan manajemen risiko dalam penggunaan teknologi informasi oleh bank
umum. Dalam peraturan (09/15/PBI/2007, 2007, p.2) dijelaskan bahwa dalam
rangka meningkatkan efisiensi kegiatan operasional dan mutu pelayanan Bank
kepada nasabahnya, Bank dituntut untuk mengembangkan strategi bisnis Bank
dengan lebih banyak memanfaatkan kemajuan Teknologi Informasi untuk
meningkatkan daya saing Bank. Mengingat bahwa Teknologi Informasi
merupakan aset penting dalam operasional yang dapat meningkatkan nilai tambah
dan daya saing Bank sementara dalam penyelenggaraannya mengandung berbagai
risiko, maka Bank perlu menerapkan IT Governance. Keberhasilan penerapan IT
Governance tersebut sangat tergantung pada komitmen seluruh unit kerja di Bank,
baik penyelenggara maupun pengguna Teknologi Informasi. Penerapan IT
Governance dilakukan melalui penyelarasan Rencana Strategis Teknologi
Informasi dengan strategi bisnis Bank, optimalisasi pengelolaan sumber daya,
pemanfaatan Teknologi Informasi (IT value delivery) sebagai pengukuran kinerja
dan penerapan manajemen risiko yang efektif. Untuk itu terdapat pasal – pasal
dalam peraturan tersebut yang mengatur tentang kebijakan proyek pengembangan
teknologi informasi, antara lain,
1. Pasal 6 ayat 5, terdapat sistem pengukuran kinerja proses penyelenggaraan
Teknologi Informasi yang paling kurang dapat:
a. Mendukung proses pemantauan terhadap implementasi strategi.
b. Mendukung penyelesaian proyek.
c. Optimalisasi pendayagunaan sumber daya manusia dan infrastruktur yang
diinvestasikan.
d. Meningkatkan kinerja proses penyelenggaraan Teknologi Informasi dan
kualitas layanan penyampaian hasil proses kepada pengguna.
2. Pasal 7 ayat 2, Bank wajib memiliki komite pengarah teknologi informasi
yang bertanggung jawab memberikan rekomendasi kepada direksi minimal
terkait dengan :
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
18
Universitas Indonesia
a. Rencana strategis teknologi informasi yang searah dengan kegiatan usaha
bank.
b. Kesesuaian proyek teknologi informasi yang disetujui dengan rencana
strategis bank.
c. Kesesuaian antara pelaksanaan proyek teknologi informasi dengan rencana
proyek yang disepakati (Project Charter).
3. Pasal 11, Dalam melakukan pengembangan dan pengadaan Teknologi
Informasi Bank wajib melakukan langkah-langkah pengendalian untuk
menghasilkan sistem dan data yang terjaga kerahasiaan dan integritasnya
serta mendukung pencapaiantujuan Bank, antara lain mencakup :
a. Menetapkan dan menerapkan prosedur dan metodologi pengembangan dan
pengadaan Teknologi Informasi secara konsisten
b. Menerapkan manajemen proyek dalam pengembangan sistem
c. Melakukan testing yang memadai pada saat pengembangan dan pengadaan
suatu sistem, termasuk uji coba bersama satuan kerja pengguna, untuk
memastikan keakuratan dan berfungsinya sistem sesuai kebutuhan
pengguna serta kesesuaian satu sistem dengan sistem yang lain;
d. Melakukan dokumentasi sistem yang dikembangkan dan pemeliharaannya
e. Memiliki manajemen perubahan sistem aplikasi.
Peraturan tentang penerapan manajemen risiko tersebut wajib untuk dipatuhi oleh
bank umum nasional sebagai pedoman tata cara pelaksanaan kegiatan penggunaan
teknologi informasi oleh bank umum.
2.4. Kerangka Kerja COBIT 5
COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) merupakan
suatu panduan untuk melakukan kontrol terhadap informasi, teknologi informasi
dan risiko yang terkait. COBIT dikeluarkan oleh ITGI (IT Governance Institute)
dan sudah diakui secara internasional. COBIT 5 merupakan sebuah kerangka
kerja komprehensif yang mempunyai fungsi untuk membantu organisasi untuk
mencapai tujuannya dalam tata kelola dan manajemen teknologi informasi. Secara
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
19
Universitas Indonesia
sederhana COBIT 5 membantu organisasi untuk menciptakan nilai yang optimal
dari teknologi informasi dengan cara menyeimbangkan antara manfaat yang
didapat, optimalisasi tingkat risiko dan penggunaan sumber daya. COBIT 5
bersifat umum dan dapat digunakan pada segala jenis organisasi (profit maupun
non profit) serta tidak bergantung pada besar kecilnya ukuran organisasi tersebut.
COBIT 5 mempunyai 5 prinsip dalam tata kelola dan manajemen dalam teknologi
informasi seperti diilustrasikan pada gambar 2.2.
Gambar 2.2 Prinsip COBIT 5
Sumber : (ISACA, COBIT 5 : A Bussiness Framework for the Governance and Management of
Enterprise IT, 2012)
1. Meeting Stakeholder Needs, Perusahaan yang memiliki banyak pemangku
kepentingan seringkali memunculkan konflik, tata kelola teknologi informasi
memiliki panduan untuk memustuskan kebutuhan yang harus dipenuhi namun
tetap memberikan manfaat bagi organisasi.
2. Covering the Enterprise End to End, Tata kelola teknologi informasi
berfungsi menyelaraskan antara teknologi informasi dengan tujuan dari
perusahaan.
3. Applying a Single Integrated Framework, Tata kelola teknologi informasi
menggunakan kerangka kerja yang terintegrasi untuk seluruh proses tata
kelola teknologi informasi.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
20
Universitas Indonesia
4. Enabling a Hollistic Approach, Tata kelola teknologi informasi melakukan
pendekatan yang menyeluruh dari setiap enabler untuk mencapai tujuan
perusahaan.
5. Separating Governance from Management, Secara jelas memisahkan antara
tata kelola dan manajemen. Dalam hal ini fungsi manajemen adalah untuk
melakukan perencanaan, mengembangkan dan melaksanakannya sedangkan
fungsi tata kelola adalah memastikan kebutuhan pemangku kepentingan dan
organisasi sudah terpenuhi.
2.4.1 Dimensi Proses COBIT 5
Dimensi proses pada COBIT 5 didefinisikan sebagai model referensi. COBIT 5
sudah menyediakan berbagai proses yang telah dilengkapi dengan panduan untuk
masing – masing proses. Gambar 2.3 mengilustrasikan proses – proses yang
terdapat pada referensi model.
Gamber 2.3 Referensi Model pada COBIT 5
Sumber : (ISACA, COBIT 5 : Process Assessment Model , 2012)
Pada gambar 2.3 diilustrasikan bahwa terdapat 5 domain pada model referensi
COBIT 5 dimana masing – masing kategori terdapat proses – proses yang terdiri
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
21
Universitas Indonesia
dari berbagai panduan dalam tata kelola teknologi informasi. Kategori tersebut
adalah,
1. Evaluate, Direct and Monitor, domain ini berisi tentang sekumpulan proses
dan panduan yang berguna untuk memastikan keselarasan antara proses tata
kelola dengan tujuan objektif dari pemangku kepentingan dan organisasi.
2. Align, Plan and Organise, domain ini mempunyai fungsi untuk penentuan
strategi dan melakukan identifikasi terhadap teknologi informasi sejauh apa
dapat berkontribusi terhadap kepentingan bisnis dan organisasi.
3. Build, Acquire and Implement, domain ini menyediakan berbagai solusi
dalam merealisasikan strategi yang sudah dibentuk. Dalam domain ini
memastikan perlunya kebutuhan akan teknologi informasi dapat diidentifikasi,
dibangun dan diimplementasikan. Manajemen perubahan dan pengelolaan
solusi teknologi informasi juga dicakup pada domain.
4. Deliver, Service and Support, domain ini memastikan bahwa seluruh solusi
teknologi informasi yang sudah diimplementasikan dapat melayani dan
mendukung pengguna sesuai dengan yang diharapkan.
5. Monitor, Evaluate and Assess, domain ini memastikan bahwa proses – proses
yang digunakan sudah sesuai dengan yang diharapkan serta dapat melakukan
evaluasi terhadap proses – proses yang belum optimal.
2.4.2 Dimensi Kapabilitas COBIT 5
Dimensi kapabilitas pada COBIT 5 menyediakan tingkatan / level dalam
pengukuran kapabilitas proses COBIT 5. Level kapabilitas pada dasarnya
mengikuti standar ISO/IEC 15504-2:2003. Gambar 2.4 dibawah ini
mengilustrasikan tingkatan / level kapabilitas dalam pengukuran COBIT 5.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
22
Universitas Indonesia
Gambar 2.4 Capability Level COBIT 5
Sumber : (ISACA, COBIT 5 : Process Assessment Model , 2012)
Dari ilustrasi gambar 2.4 dijelaskan bahwa tingkatan kapabilitas terbagi menjadi 6
tingkatan yaitu,
1. Level 0 Incomplete, Pada tingkatan ini organisasi tidak mengetahui sama
sekali tentang aktifitas teknologi informasi di organisasinya.
2. Level 1 Performed, Pada tingkatan ini organisasi sudah mengetahui tentang
aktifitas teknologi informasi di organisasinya, hanya pada umumnya tidak
menyediakan lingkungan yang stabil untuk melakukan aktifitas operasional teknologi
informasi dan mengembangkan suatu produk baru.
3. Level 2 Managed, Pada tingkatan ini perusahaan sudah mempunyai berbagai
kebijakan untuk mengatur berbagai aktifitas operasional dan pengembangan
teknologi informasi.
4. Level 3 Established, Pada tingkatan ini organisasi sudah mempunyai suatu
unit kerja beserta struktur organisasinya terkait dengan aktifitas teknologi
informasi. Selain itu organisasi sudah mempunyai standar khusus (SOP) yang
didefinisikan dari kebijakan terkait dengan aktifitas operasional dan
pengembangan teknologi informasi.
5. Level 4 Predictable, Pada tingkatan ini organisasi sudah mampu untuk
membuat suatu pengukuran untuk semua kegiatan teknologi informasi,
mampu untuk mengetahui nilai bisnis (IT Value) yang didapat dari teknologi
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
23
Universitas Indonesia
informasi dan mampu untuk menghasilkan suatu produk teknologi informasi
yang mempunyai nilai tambah (Added Value) bagi bisnis dan organisasi.
6. Level 5 Optimising, Pada tingkatan ini teknologi informasi sudah terintegrasi
dengan semua aspek aktifitas bisnis dan operasional organisasi. Pada tingkatan
ini teknologi informasi dapat membuat otomasi dan inovasi pada semua aspek
aktifitas bisnis agar kinerja organisasi menjadi efisien, efektif, transparan dan
berkualitas tinggi.
Selain dari tingkatan kapabilitas tersebut diatas COBIT 5 juga menyediakan skala
penilaian (Rating Scale) yang berfungsi untuk mengetahui nilai pencapaian
terhadap masing – masing tingkatan kapabilitas. Pada tabel 2.1 mengilustrasikan
skala penilaian untuk pencapain tingakatan kapabilitas.
Tabel 2.1 Skala Penilaian COBIT 5
Nilai Presentase
N (Not Achieved) 0 – 15
P (Partially Achieved) > 15 - 50
L (Largely Achieved) > 50 – 85
F (Fully Achieved) > 85 – 100
Sumber : (ISACA, COBIT 5 : Process Assessment Model , 2012)
Dari tabel 2.1 dapat dilihat bahwa skala penilaian terbagi menjadi 4 bagian yang
dapat dilakukan penilaian terhadap setiap tingkatan kapabilitas yaitu,
1. N (Not Achieved), Tidak terdapat bukti atau aktifitas terkait pencapaian pada
atribut tersebut.
2. P (Partially Achieved), Terdapat beberapa bukti atau aktifitas terkait
pencapaian pada attribute tersebut, namun belum terdapat rangkaian aktifitas
yang sifatnya sistematis.
3. L (Largely Achieved), Pada tingkatan ini terdapat bukti aktifitas yang sifatnya
sistematis. Terdapat suatu standar /SOP terkait dengan atribut tersebut, namun
masih terdapat berbagai kelemahan dalam pelaksanaan dan kepatuhan
terhadap standar / SOP.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
24
Universitas Indonesia
4. F (Fully Achieved), Pada tingkatan ini semua aktifitas sudah dilakukan dengan
baik pada atribut tersebut. Penggunaan standar / SOP sudah bersifat lazim dan
tidak terdapat kelemahan dalam pelaksanaannya.
2.5. Proyek Teknologi Informasi
Terdapat beberapa pendekatan dalam menjalankan tata kelola proyek teknologi
informasi, karena adanya baik kesamaan maupun perbedaan antara proyek
teknologi informasi dengan proyek lain pada umumnya. Menurut Kathy Schwalbe
(2011) definisi dari kata proyek adalah sebuah usaha sementara yang dilakukan
untuk menciptakan atau mengembangkan produk, layanan dan hasil yang unik.
Oleh karena itu, definisi dari sebuah proyek teknologi informasi adalah sebuah
usaha sementara yang melibatkan penggunaan perangkat keras, perangkat lunak
maupun jaringan komputer untuk menciptakan atau mengembangkan produk,
layanan dan hasil yang unik (p.4). Menurutnya pula, secara umum terdapat tiga
constraint yang mempengaruhi di dalam proyek teknologi informasi, antara lain,
1. Scope
Mendefinisikan jenis pekerjaan yang dikerjakan, produk yang dihasilkan, serta
hasil yang diharapkan.
2. Time
Mendefinisikan waktu penyelesaian yang dibutuhkan, cara penjadualan,
kontrol terhadap penjadualan, serta pihak yang berwenang untuk merubah.
3. Cost
Mendefinisikan kebutuhan biaya proyek, cara membuat anggaran proyek,
kontrol terhadap anggaran, serta pihak yang berwenang untuk merubah.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
25
Universitas Indonesia
Gambar 2.5 Diagram keterkaitan scope, time dan cost
Sumber : (Schwalbe, Kathy, Information Technology Project Management, 2011)
Menurut James Taylor (2004) proyek teknologi informasi mengelola secara total
dan memastikan bahwa berbagai komponen telah diintegrasikan untuk
menghasilkan suatu produk berbasis Teknologi Informasi yang diinginkan oleh
penguna (James Taylor). Menurutnya, terdapat perbedaan antara proyek
Teknologi Informasi dengan non Teknologi Informasi, serta terdapat pula
kategorisasi terhadap komponen–komponen dalam proyek tersebut (p.12).
Tabel 2.2. Tabel Perbandingan Proyek IT dan Non IT
Komponen Non IT Projects IT Projects
Project Tidak Terintegrasi
Dengan fungsi bisnis
Terintegrasi dengan
fungsi bisnis
Scope Terdefinisi dengan
baik
Tidak terdefinisi
dengan baik
Change Control Terdefinisi dengan
baik
Tidak terdefinisi
dengan baik
Stake Holders Mudah diidentifikasi Sulit untuk
diidentifikasi
Resources Full Time, Spesialis Biasanya Part Timer,
Spesialis
Risk Terdefinisi dengan
baik
Tidak terdefinisi
dengan baik
Sumber : (Taylor, James, Managing Information Technology Projects, 2004)
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
26
Universitas Indonesia
Secara intuitif, proyek Teknologi Informasi dengan Non Teknologi Informasi
biasanya berbeda karena proyek Teknologi Informasi menggunakan perangkat
yang unik dan biasanya pula memiliki perangkat untuk manajemen proyek. Selain
itu, proyek Teknologi Informasi memiliki resiko yang besar dan kemungkinan
akan kualitas yang rendah lebih tinggi. Hal tersebut disebabkan oleh
perkembangan yang sangat cepat dalam memenuhi tuntutan pasar dengan cycle
yang sangat singkat sehingga kecenderungan ”rapid development requirements to
meet rush-to-market demands” banyak terjadi. Gambar berikut ini menunjukkan
perbandingannya:
Gambar 2.6 Diagram keterkaitan quality, time dan cost
Sumber : (Taylor, James, Managing Information Technology Projects, 2004)
Menurut Jack T.Marchewka (2012) Secara definitif, proyek Teknologi Informasi
adalah suatu aktivitas yang sifatnya sementara dengan tujuan untuk menghasilkan
produk yang unik yang berbasis Teknologi Informasi. Walaupun proyek
Teknologi Informasi dilaksanakan berdasarkan hasil dari penelitian untuk
menghasilkan sejumlah sistem/perangkat lunak, akan tetapi tujuan dari proyek
tersebut ditujukan untuk menghasilkan sesuatu yang nyata dan bernilai bagi
organisasi (p.9). Tujuan dari pelaksanaannya harus dapat mendorong proyek agar
dapat mendefiniskan pekerjaan, budget, jadwal dan anggaran yang jelas.
Proyek Teknologi Informasi pada umumnya memerlukan waktu, budget,
teknologi dan sumber daya. Hubungan ini biasanya disebut sebagai Triple
Constraint yang diilustrasikan pada Gambar 2.2.3. Ilustrasi tersebut biasanya
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
27
Universitas Indonesia
mempengaruhi pada saat melakukan pengambilan keputusan terkait proyek
Teknologi Informasi.
Gambar 2.7 Triple Constraint – Scope, Schedule and Budget
Sumber : (Marchewka, Jack, Information Technology Project Management, 2002)
2.6. Penelitian Terdahulu
Pada bagian ini penulis akan menghadirkan penelitian – penelitian sebelumnya
yang mengambil tema yang sama. Terdapat 3 buah penelitian sebelumnya yang
akan dilakukan perbandingan secara keseluruhan.
a) Evaluasi layanan teknologi informasi berdasarkan kerangka kerja
COBIT 5 pada PT.XYZ (Heri Bernandus, 2013)
Pada penelitian ini dijelaskan bahwa PT.XYZ memiliki permasalahan dalam
layanan teknologi informasi kepada pengguna seperti masalah kebijakan,
prosedur, kegiatan dokumentasi dan SDM. Peneliti melakukan pengukuran
kapabilitas layanan teknologi informasi berdasarkan kerangka kerja COBIT 5.
Dari hasil pengukuran tersebut peneliti melakukan gap analysis antara situasi
terkini dengan situasi yang diharapkan. Peneliti menggunakan process area
Deliver, Service and Support yang terapat pada model referensi dari COBIT 5.
Berdasarkan hasil pengukuran tersebut peneliti mendapatkan nilai evaluasi
layanan teknologi informasi, KPI, process practice dan aktivitasnya yang
tujuannya adalah meningkatkan ketersediaan layanan teknologi informasi dan
berkurangnya gangguan dan waktu penanganan gangguan.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
28
Universitas Indonesia
b) Pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi
menggunakan COBIT 5 pada PT.Lintasarta (Aziz Budi Prasetyo, 2014)
Pada penelitian ini dijelaskan bahwa PT.Lintasarta memiliki permasalahan
market share produk VAS belum besar dikarenakan bahwa organisasi belum
mengetahui posisi sejauh apa tata kelola teknologi informasi
diimplementasikan. Peneliti melakukan pengukuran kapabilitas keseluruhan
organisasi teknologi informasi dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 5
untuk semua proses area yang ada pada model referensi model COBIT 5.
Peneliti menggunakan metoda kualitatif dalam melakukan pengukuran dengan
cara focus group discussion (FGD) dan melakukan pemetaan antara visi misi
dengan enterprise goal pada COBIT 5. Dari hasil pengukuran tersebut peneliti
mendapatkan tingkat kapabilitas organisasi berdasarkan semua process area
COBIT 5 yang tujuannya adalah dapat memberikan rekomendasi kepada
organisasi untuk dapat menentukan prioritas untuk meningkatkan process area
yang tingkat kapabilitasnya masih rendah.
c) Evaluasi tata kelola teknologi informasi berdasarkan kerangka kerja
COBIT 5 pada Ditjen Administrasi Hukum Umum (Susan Sandra
Indriati, 2014)
Pada penelitian ini dijelaskan bahwa terdapat permasalahan pada pelaksanaan
pengembangan teknologi informasi yang tidak sesuai dengan perencanaan
sebelumnya, belum terdapat SOP dan tidak mengacu kepada aturan PP 82
tahun 2012. Peneliti melakukan pengukuran tingkat kapabilitas dengan
menggunakan proses area COBIT 5 yang telah dipetakan dengan PP 82 tahun
2012 sebagai standar tolok ukur Ditjen Administrasi Hukum Umum. Peneliti
menggunakan metode kuantitatif dalam menentukan tingkat kapabilitas
masing – masing proses area COBIT 5. Berdasarkan hasil pengukuran tersebut
peneliti mendapatkan nilai kapabilitas proses area yang telah dipetakan
sebelumnya yang bertujuan untuk memberikan rekomendasi peningkatan
kapabilitas masing – masing proses area yang pencapaian kapabilitasnya
rendah kepada organisasi serta pembuatan mekanisme SOP.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
29
Universitas Indonesia
Dari review penelitian terdahulu yang telah dijelaskan, dapat dibuat tabel
perbandingan berdasarkan Compare (Persamaan), Contrast (Perbedaan), Criticize
(Kritik) dan Concize (Ringkasan) seperti di bawah ini.
Table 2.3 Tabel Perbandingan Penelitian Terdahulu
Item yang
dibandingkan
Karya Ilmiah 1
(Heri Bernandus,
2013)
Karya Ilmiah 2
(Aziz Budi
Prasetyo, 2014)
Karya Ilmiah 3
(Susan Sandra
Indriati, 2014)
Teori Cobit 5 Cobit 5 Cobit 5
Metodologi • Perumusan
masalah
• Studi literatur
• Pengumpulan
data
• Pemilihan
proses
COBIT 5
• Pengukuran
tingkat
kapabilitas
• Penentuan
target tingkat
kapabilitas
• GAP
Analysis
• Rekomendasi
• Pembuatan
KPI
• Perumusan
masalah
• Studi literatur
• Pengumpulan
data
• Analisis data
• Pengukuran
tingkat
kapabilitas
• Rekomendasi
• Perumusan
Masalah
• Studi Literatur
• Melakukan
pemetaan PP 82
tahun 2012
terhadap COBIT
5
• Pengumpulan
data
• Pengukuran
tingkat
kapabilitas
• Pemilihan
Prioritas
• Rekomendasi
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
30
Universitas Indonesia
Table 2.3 Tabel Perbandingan Penelitian Terdahulu (Sambungan)
Output • Rekomendasi
• KPI dan
process
practice
• Rekomendasi • Rekomendasi
• SOP
Industri Swasta,
manajemen
gedung
Swasta, sektor
telekomunikasi
Pemerintahan,
Direktorat
Administrasi Umum
Compare
(Persamaan)
• Menggunakan
COBIT 5
• Mengukur
tingkat
kematangan
• Menghasilkan
rekomendasi
• Menggunakan
COBIT 5
• Mengukur
tingkat
kematangan
• Menghasilkan
rekomendasi
• Menggunakan
COBIT 5
• Mengukur
tingkat
kematangan
• Menghasilkan
rekomendasi
Contrast
(Perbedaan)
• Pengukuran
dengan proses
area Deliver,
Service and
Support pada
model
referensi
COBIT 5
• Analisis
dengan
metode
kuantitatif
• Pengukuran
dengan semua
proses area
pada model
referensi
COBIT 5
• Analisis
dengan
metode
kualitatif
• Pengukuran
dengan proses
area yang sudah
dipetakan
berdasarkan PP
82 tahun 2012
pada model
referensi
COBIT 5
• Analisis dengan
metode
kuantitatif
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
31
Universitas Indonesia
Table 2.3 Tabel Perbandingan Penelitian Terdahulu (Sambungan)
Criticize
(Kritisi)
Peneliti hanya
melakukan
pemetaan
terhadap masalah
yang ada.
Peneliti tidak
melakukan
pemetaan terhadap
peraturan menteri
komunikasi dan
informatika nomor
41/PER/MEN.KOM
INFO /11/2007
tentang penerapan
tata kelola TI di
lingkungan institusi
pemerintah.
Concize
(Ringkasan)
Penelitian ini
melakukan
aktivitas
pengukuran
kapabilitas
layanan teknologi
informasi dengan
proses area
COBIT 5 secara
kuantitatif. Hasil
pengukuran
kemudian
dilakukan gap
analysis antara
kondisi saat ini
dan yang
diharapkan
dengan tujuan
untuk
Penelitian ini
melakukan
aktivitas
pengukuran
kapabilitas visi
dan misi
organisasi yang
dipetakan dengan
semua proses
area COBIT 5
yang dilakukan
secara kualitatif
(FGD,
wawancara dan
data sekunder).
Hasil pengukuran
kemudian
dijadikan dasar
sebagai
Penelitian ini
melakukan aktivitas
pengukuran
kapabilitas proses
terkait tata kelola
pada Ditjen AHU
yang dipetakan
dengan
permasalahan dan
PP 82 tahun 2012.
Penelitian dilakukan
secara kuantitatif
dan kemudian
dilakukan gap
analysis . Hasil dari
pengukuran
kemudian dijadikan
rekomendasi dan
mekanisme SOP
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
32
Universitas Indonesia
Table 2.3 Tabel Perbandingan Penelitian Terdahulu (Sambungan)
menghasilkan
rekomendasi ,
Process Practice
dan KPI bagi
organisasi
rekomendasi bagi
organisasi.
bagi perusahaan.
2.7. Kerangka Teoritis
Pada tahapan ini penulis akan menggambarkan ilustrasi kerangka teoritis yang
menggambarkan keterkaitan hubungan sebab akibat antara komponen berdasarkan
dari kajian terhadap penelitian sebelumnya, sebagai berikut
Perancangan Tata
Kelola TI pada proyek
pengembangan
Sistem
Proses COBIT 5 yang sudah dilakukan pemetaan
Kuisioner
Permasalahan
Harapan Tata Kelola yang harus
dicapai
COBIT 5
Peraturan Pemerintah dan Bank Indonesia
Gambar 2.8 Kerangka Teoritis
Pada gambar 2.8 dijelaskan bahwa perancangan tata kelola pada proyek
pengembangan sistem membutuhkan input berupa proses COBIT 5 yang sudah
dilakukan pemetaan, kuisioner dari responden dan kondisi tata kelola yang
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
33
Universitas Indonesia
diharapkan. Adapun pada proses COBIT 5 terlebih dahulu dilakukan pemetaan
dari permasalahan, peraturan kementrian BUMN dan peraturan Bank Indonesia.
Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan keselarasan antara COBIT 5
dengan permasalahan dan peraturan yang ada. Setelah didapatkan pemetaan
proses COBIT 5 yang sesuai maka dilakukan asesmen dengan cara mendapatkan
kuisioner dan kondisi tata kelola yang diharapkan untuk dapat melakukan
perancangan tata kelola dan mendapatkan hasil rekomendasi yang diinginkan.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
34 Universitas Indonesia
BAB 3
METODOLOGI PENELITIAN
Pada bab ini penulis akan menjelaskan langkah – langkah yang dilakukan untuk
melaksanakan penelitian.
3.1 Metodologi Penelitian
Pada gambar 3.1 dibawah ini mengilustrasikan langkah – langkah dan tahapan
penelitian yang akan dilakukan.
Gambar 3.1 Metodologi Penelitian
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
35
37 Universitas Indonesia
1. Perumusan Masalah
Pada tahapan ini kegiatan yang akan dilakukan oleh penulis adalah melakukan
pengumpulan materi yang terkait dengan permasalahan yang ada. Metode
yang akan dilakukan adalah dengan melakukan wawancara dengan Manager
dan Assistant Vice President unit Development dan unit Governance divisi
teknologi informasi tentang berbagai masalah yang ada terkait dengan
pelaksanaan proyek pengembangan sistem di Bank XYZ. Setelah materi
permasalahan didapatkan penulis akan merumuskan permasalahan yang ada
menjadi poin – poin yang tujuannya dilakukan pengukuran kapabilitas.
2. Studi Literatur
Pada tahapan ini penulis akan melakukan kajian – kajian dari teori yang ada
tentang proyek teknologi informasi, framework tata kelola teknologi informasi
dan COBIT 5. Selain itu penulis juga melakukan perbandingan dari beberapa
penelitian terdahulu untuk didapatkan persamaan, perbedaan dan teori yang
terkait dengan pembahasan penelitian ini.
3. Pemetaan Masalah dengan Proses COBIT 5
Pada tahapan ini penulis akan melakukan pemetaan dari permasalahan –
permasalahan yang ada dengan proses yang ada pada model referensi pada
COBIT 5.
4. Melakukan Pengukuran Kapabilitas
Pada tahapan ini penulis akan melakukan pengukuran tingkat kapabilitas dari
proses COBIT 5 yang telah dilakukan pemetaan dengan permasalahan yang
ada. Pengukuran tingkat kapabilitasdilakukan dengan cara melakukan
pengumpulan kuisioner dari beberapa responden di lingkungan divisi
teknologi informasi yang terkait dengan proyek pengembangan sistem. Selain
untuk pengukuran kapabilitas kuisioner juga dilakukan untuk mendapatkan
informasi dari tingkat kapabilitas masing – masing proses yang diharapkan
dari responden.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
36
37 Universitas Indonesia
5. GAP Analysis
Pada tahapan ini penulis melakukan perbandingan antara hasil pengukuran
kapabilitas proses COBIT 5 dengan tingkat kapabilitas yang diharapkan oleh
responden. Dari hasil perbandingan ini diharapkan penulis mendapatkan nilai
selisih antara tingkat kapabilitas saat ini dan tingkat kapabilitas yang
diharapkan dengan tujuan untuk mendapatkan proses – proses apa saja yang
perlu dilakukan peningkatan kapabilitas.
6. Rekomendasi, Kesimpulan dan Saran
- Pada tahapan ini penulis sudah mendapatkan proses – proses apa saja yang
perlu dilakukan peningkatan kapabilitas dari tahapan gap analysis. Dari
proses proses tersebut penulis diharapakan dapat melakukan penarikan
kesimpulan terhadap poin – poin apa saja yang harus dilakukan
peningkatan atau pengembangan dengan tujuan dapat memberikan
rekomendasi kepada manajemen organisasi agar pada masa yang akan
datang dapat meningkatkan kinerja organisasi khususnya pada divisi
teknologi informasi.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
37 Universitas Indonesia
BAB 4
PROFIL ORGANISASI
Pada bab ini akan dijelaskan profil dari organisasi yang dijadikan tempat
penelitian. Sumber profil organisasi ini didapatkan dari dokumen Company
Profile Bank XYZ tahun 2014. Dalam profil organisasi akan dijelaskan sejarah
organisasi, kondisi saat ini dan struktur organisasi khususnya struktur divisi
teknologi informasi.
4.1. Sekilas tentang organisasi
Berdiri sejak 1946, XYZ yang dahulu dikenal sebagai Bank XYZ, merupakan
bank pertama yang didirikan dan dimiliki oleh Pemerintah Indonesia. XYZ mulai
mengedarkan alat pembayaran resmi pertama yang dikeluarkan Pemerintah
Indonesia, yakni ORI atau Oeang Republik Indonesia, pada malam menjelang
tanggal 30 Oktober 1946, hanya beberapa bulan sejak pembentukannya. Hingga
kini, tanggal tersebut diperingati sebagai Hari Keuangan Nasional, sementara hari
pendiriannya yang jatuh pada tanggal 5 Juli ditetapkan sebagai Hari Bank
Nasional.
Menyusul penunjukan De Javsche Bank yang merupakan warisan dari Pemerintah
Belanda sebagai Bank Sentral pada tahun 1949, Pemerintah membatasi peranan
Bank XYZ sebagai bank sirkulasi atau bank sentral. Bank XYZ lalu ditetapkan
sebagai bank pembangunan, dan kemudian diberikan hak untuk bertindak sebagai
bank devisa, dengan akses langsung untuk transaksi luar negeri. Sehubungan
dengan penambahan modal pada tahun 1955, status Bank XYZ diubah menjadi
bank komersial milik pemerintah. Perubahan ini melandasi pelayanan yang lebih
baik dan tuas bagi sektor usaha nasional. Sejalan dengan keputusan penggunaan
tahun pendirian sebagai bagian dari identitas perusahaan, nama Bank XYZ resmi
digunakan mulai akhir tahun 1968. Perubahan ini menjadikan Bank XYZ lebih
dikenal sebagai 'XYZ 46'. Penggunaan nama panggilan yang lebih mudah diingat
- 'Bank XYZ' - ditetapkan bersamaan dengan perubahaan identitas perusahaan
tahun 1988.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
38
Universitas Indonesia
Tahun 1992, status hukum dan nama XYZ berubah menjadi PT Bank XYZ
(Persero), sementara keputusan untuk menjadi perusahaan publik diwujudkan
melalui penawaran saham perdana di pasar modal pada tahun 1996. Kemampuan
XYZ untuk beradaptasi terhadap perubahan dan kemajuan lingkungan, sosial-
budaya serta teknologi dicerminkan melalui penyempurnaan identitas perusahaan
yang berkelanjutan dari masa ke masa. Hal ini juga menegaskan dedikasi dan
komitmen XYZ terhadap perbaikan kualitas kinerja secara terus-menerus. Pada
tahun 2004, identitas perusahaan yang diperbaharui mulai digunakan untuk
menggambarkan prospek masa depan yang lebih baik, setelah keberhasilan
mengarungi masa-masa yang sulit. Sebutan 'Bank XYZ' dipersingkat menjadi
'XYZ', sedangkan tahun pendirian - '46' - digunakan dalam logo perusahaan untuk
meneguhkan kebanggaan sebagai bank nasional pertama yang lahir pada era
Negara Kesatuan Republik Indonesia. Pada akhir tahun 2011, Pemerintah
Republik Indonesia memegang 60% saham XYZ, sementara 40% saham
selebihnya dimiliki oleh pemegang saham publik baik individu maupun institusi,
domestik dan asing. Saat ini, XYZ adalah bank terbesar ke-4 di Indonesia
berdasarkan total aset, total kredit maupun total dana pihak ketiga. Kapabilitas
XYZ untuk menyediakan layanan jasa keuangan secara menyeluruh didukung
oleh perusahaan anak di bidang perbankan syariah (Bank XYZ Syariah),
pembiayaan (XYZ Multi Finance), pasar modal (XYZ Securities), dan asuransi
(XYZ Life Insurance).Dengan total aset senilai Rp 299,1 triliun dan lebih dari
23.639 karyawan pada akhir tahun 2013, XYZ mengoperasikan jaringan
pelayanan yang luas mencakup 1.364 outlet domestik dan 5 cabang luar negeri di
New York, London, Tokyo, Hong Kong dan Singapura, lebih dari 13.000 unit
ATM milik sendiri, serta fasilitas Internet banking dan SMS banking yang
memberikan kemudahan akses bagi nasabah. Berangkat dari semangat perjuangan
yang berakar pada sejarahnya, XYZ bertekad untuk memberikan pelayanan yang
terbaik bagi negeri, serta senantiasa menjadi kebanggaan negara. Menjadi bank
yang unggul, terkemuka dan terdepan dalam layanan dan kinerja XYZ berupaya
menjadi Bank yang menunjukkan kinerja unggul untuk memberikan nilai
investasi yang memuaskan bagi para pemegang saham, menjadi the bank of
choice dengan menyajikan kualitas layanan yang terbaik, serta menjadi dominant
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
39
Universitas Indonesia
player (market leader) dengan menyajikan produk/jasa bernilai tinggi di segmen
pasar yang dilayani merupakan visi dari bank XYZ. Dan dibawah ini merupaka
misi dari bank XYZ
• Memberikan layanan prima dan solusi yang bernilai tambah kepada seluruh
nasabah, dan selaku mitra pillihan utama (the bank choice)
• Meningkatkan nilai investasi yang unggul bagi investor.
• Menciptakan kondisi terbaik sebagai tempat kebanggaan untuk berkarya dan
berprestasi.
• Meningkatkan kepedulian dan tanggung jawab terhadap lingkungan dan sosial.
• Menjadi acuan pelaksanaan kepatuhan dan tata kelola perusahaan yang baik
4.2. Divisi teknologi informasi
Divisi teknologi infromasi bank XYZ merupakan salah satu divisi yang bersifat
Business Support. Divisi ini berada di bawah direktorat IT and Operation yang
mempunyai utama mendukung aktifitas bisnis utama bank. Saat ini divisi
teknologi informasi mempunyai 19 bagian yang mempunyai fungsi yang spesifik
guna mendukung fungsi utamanya yaitu sebagai pendukung kegiatan bisnis
perbankan dan didukung oleh 198 personil yang terdiri dari,
1. Vice President sebanyak 1 orang.
2. Assistant Vice President sebanyak 3 orang.
3. Manager sebanyak 19 orang.
4. Assistant Manager sebanyak 43 orang
5. IT Staff sebanyak 132 orang.
Dibawah ini merupakan merupakan bagan struktur organisasi dari divisi
teknologi informasi saat ini.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
40
Universitas Indonesia
Vice President Information Technology
Division
Assistant Vice President
IT Strategic and Business Liaison Group
Assistant Vice President
IT Development and Quality Group
Assistant Vice President
IT Operational and SupportGroup
Manager
IT Strategic and Planning
Manager
IT Governance and Policy
Manager
IT Architecture
Manager
IT Communication
Manager
Business Liaison
Manager
Core Banking Liabilities Development
Manager
Channel and ConnectivityDevelopment
Manager
Office Automation Development
Manager
Information System and Reporting
Manager
User Acceptance and Quality Assurance
Manager
Data Center Operation
Manager
Branch Support
Manager
Networking and AssetManagement
Manager
Security Management
Manager
Office Administration
Manager
Production Support
Manager
Helpdesk Support
Manager
Core Banking Asset Development
Gambar 4.1 Struktur organisasi Divisi Teknologi Informasi
Berdasarkan bagan diatas terdapat 1 orang Vice President sebagai pemimpin
divisi yang membawahi 3 orang Assistant Vice President sebagai pemimpin
kelompok yang membawahi bagian – bagian atau uni kerja. Terdapat 18 bagian
atau unit kerja yang memiliki fungsi yang spesifik, antara lain,
1. IT Strategic Planning
Pada bagian ini berfungsi sebagai penyusun perencanaan dan strategi divisi
teknologi informasi sehingga divisi mempunyai Roadmap sebagai acuannya.
Bagian ini dikepalai oleh 1 orang manajer, 1 orang asisten manajer dan 3
orang IT Staff.
2. IT Governance and Policy
Pada bagian ini berfungsi sebagai penyusun tata kelola dan kebijakan divisi
teknologi informasi sehingga divisi mempunyai suatu acuan dalam kebijakan
dan tata kelola dalam menjalankan aktifitasnya. Bagian ini dikepalai oleh 1
orang manajer,1 orang asisten manajer dan 3 orang IT Staff.
3. IT Architecture
Pada bagian ini berfungsi sebagai penyusun standar arsitektur divisi teknologi
informasi. Bagian ini dikepalai oleh 1 orang manajer, 1 orang asisten manajer
dan 3 orang IT Staff.
4. IT Communication
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
41
Universitas Indonesia
Pada bagian ini berfungsi sebagai penyusun standar arsitektur divisi teknologi
informasi. Bagian ini dikepalai oleh 1 orang manajer,1 orang asisten manajer
dan 2 orang IT Staff.
5. Business Liaison
Pada bagian ini berfungsi sebagai penghubung antara divisi teknologi
informasi dengan divisi lainnya dalam rangka penyusunan kebutuhan
teknologi informasi yang dibutuhkan oleh bisnis. Bagian ini dikepalai oleh 1
orang manajer,3 orang asisten manajer dan 7 orang IT Staff.
6. Core Banking Liabilities Development.
Pada bagian ini berfungsi melakukan pengembangan sistem – sistem yang
terkait dengan tabungan, deposito dan aktifitas keuangan harian. Bagian ini
dikepalai oleh 1 orang manajer,3 orang asisten manajer dan 10 orang IT Staff.
7. Core Banking Asset Development.
Pada bagian ini berfungsi melakukan pengembangan sistem – sistem yang
terkait dengan pinjaman dan kolateral. Bagian ini dikepalai oleh 1 orang
manajer,3 orang asisten manajer dan 10 orang IT Staff.
8. Channel and Connectivity Development.
Pada bagian ini berfungsi melakukan pengembangan sistem – sistem yang
terkait dengan fitur channel antara lain ATM, Internet Banking, SMS banking,
Phone Banking serta Switching. Bagian ini dikepalai oleh 1 orang manajer,3
orang asisten manajer dan 15 orang IT Staff.
9. Office Automation Development.
Pada bagian ini berfungsi melakukan pengembangan sistem – sistem yang
terkait dengan aktifitas internal perbankan dan organisasi. Bagian ini dikepalai
oleh 1 orang manajer,3 orang asisten manajer dan 5 orang IT Staff.
10. Information System and Reporting.
Pada bagian ini berfungsi melakukan pengembangan sistem – sistem yang
terkait dengan aktifitas pelaporan, baik pelaporan internal maupun pelaporan
eksternal. Bagian ini dikepalai oleh 1 orang manajer,3 orang asisten manajer
dan 5 orang IT Staff.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
42
Universitas Indonesia
11. User Acceptance and Quality Assurance.
Pada bagian ini berfungsi memastikan kualitas sistem dan persetujuan dari
pengguna. Bagian ini dikepalai oleh 1 orang manajer,5 orang asisten manajer
dan 20 orang IT Staff.
12. Data Center Operation
Pada bagian ini berfungsi sebagai operator untuk mengendalikan aktifitas data
center. Bagian ini dikepalai oleh 1 orang manajer,2 orang asisten manajer dan
5 orang IT Staff.
13. Network and Asset Management.
Pada bagian ini berfungsi sebagai pengelola jaringan komputer dan server –
server yang ada. Bagian ini dikepalai oleh 1 orang manajer,2 orang asisten
manajer dan 5 orang IT Staff.
14. Security Management.
Pada bagian ini berfungsi untuk memastikan keamanan terhadap sistem –
sistem maupun infrastruktur teknologi informasi yang ada. Bagian ini
dikepalai oleh 1 orang manajer,2 orang asisten manajer dan 5 orang IT Staff.
15. Office Administration.
Pada bagian ini berfungsi untuk pengelolaan administrasi divisi seperti surat
menyurat, email, kontrol terhadap aktifitas internal divisi teknologi informasi.
Bagian ini dikepalai oleh 1 orang manajer, dan 5 orang IT Staff.
16. Branch Support.
Pada bagian ini berfungsi untuk memastikan ketersediaan infrastruktur untuk
cabang – cabang di seluruh indonesia. Bagian ini dikepalai oleh 1 orang
manajer,3 orang asisten manajer dan 15 orang IT Staff.
17. Production Support.
Pada bagian ini berfungsi untuk melakukan pengawasan dan kontrol aktifitas
di production serta melakukan penyelesaian permasalahan yang terjadi di
production. . Bagian ini dikepalai oleh 1 orang manajer,5 orang asisten
manajer.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
43
Universitas Indonesia
18. Helpdesk Support.
Pada bagian ini berfungsi untuk bantuan operasional terhadap pengguna
maupun cabang. Bagian ini dikepalai oleh 1 orang manajer,2 orang asisten
manajer dan 7 orang IT Staff.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
44 Universitas Indonesia
BAB 5
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Pada bagian ini penulis membahas mengenai aktivitas pengukuran kapabilitas tata
kelola di Divisi Teknologi Informasi Bank BNI. Tahapan yang pertama kali
dilakukan adalah memetakan proses, melakukan pengukuran dan menentukan
rekomendasi berbagai program kerja yang harus dilakukan.
5.1 Pemetaan proses COBIT 5
Untuk melakukan proses pengukuran kapabilitas tata kelola Teknologi Informasi
harus terlebih dahulu dilakukan penentuan proses yang perlu diukur dengan
COBIT 5. Dalam hal ini penulis melakukan pemetaan berdasarkan peraturan
kementrian BUMN Nomor 02 Tahun 2013 tentang pentingnya tata kelola
Teknologi Informasi dalam lingkungan BUMN dan peraturan Bank Indonesia
nomor 9/15/PBI/2007 tentang penerapan manajemen resiko di bank umum. Selain
dari peraturan tersebut juga dilakukan pemetaan dengan permasalahan yang
terdapat dalam organisasi.
5.1.1 Pemetaan proses COBIT 5 dengan permasalahan organisasi
Pada tahapan ini akan dilakukan pemetaan antara referensi proses COBIT 5
dengan permasalahan organisasi yang ada. Informasi permasalahan–permasalahan
yang terjadi didapatkan dari hasil wawancara dengan beberapa jajaran pemimpin
pada Divisi Teknologi Informasi organisasi antara lain,
a. Assistant Vice President IT Development and Quality.
b. IT Governance and Policy Manager.
c. Core Banking Asset Development Manager.
Berdasarkan wawancara terhadap jajaran pemimpin pada Divisi Teknologi
Informasi organisasi didapatkan beberapa permasalahan umum yang terjadi di
organisasi, antara lain:
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
45
Universitas Indonesia
• Tidak optimalnya fungsi perencanaan ketersediaan dan kapasitas sumber daya
yang dibutuhkan sehingga terjadi penumpukan pada saat dilakukan
Development.
• Tidak optimalnya fungsi filterisasi pada saat awal permintaan user untuk
dilakukan pendeteksian permintaan yang layak atau tidak layak dijadikan
proyek pengembangan.
• Tidak dilakukan proses perencanaan prioritas proyek yang masuk dan tidak
dilakukan analisa dependensi antar proyek.
• Terjadi overload pada pengembangan sistem yang diakibatkan oleh tidak
optimalnya komunikasi tentang perencanaan ketersediaan dan kapasitas
sumber daya antara unit Development dengan Business Liaison.
• Tidak optimalnya penyusunan User Requirement Spesification yang baik
sehingga hal ini menyulitkan unit Development untuk memahami kebutuhan
yang dimaksud.
Berdasarkan permasalahan umum yang telah disebutkan diatas maka akan
dilakukan proses pemetaan dengan referensi proses pada COBIT 5.
Tabel 5.1 Pemetaan Permasalahan dengan proses COBIT 5
No Proses COBIT 5 Fungsi
di BNI
Relevansi Permasalahan
1 BAI01 Manage Programmes
and Projects
Tidak
Ada
Ya Tidak dilakukan
proses
perencanaan
prioritas proyek
yang masuk dan
tidak dilakukan
analisa
dependensi
antar proyek.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
46
Universitas Indonesia
Tabel 5.1 Pemetaan Permasalahan dengan proses COBIT 5 (Sambungan)
2 BAI02 Manage Requirement
Definition
Business
Liaison
Unit
Ya Tidak
optimalnya
penyusunan
User
Requirement
Spesification
yang baik
sehingga hal ini
menyulitkan
unit
Development
untuk
memahami
kebutuhan yang
dimaksud.
3 BAI03 Manage Solutions
Identification and
Build
Tidak
Ada
Tidak
4 BAI04 Manage Avalaibility
and Capacity
Tidak
Ada
Ya Tidak
optimalnya
fungsi
perencanaan
ketersediaan
dan kapasitas
kebutuhan
sumber daya
sehingga terjadi
penumpukan
pada
Development.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
47
Universitas Indonesia
Tabel 5.1 Pemetaan Permasalahan dengan proses COBIT 5 (Sambungan)
Terjadi
Overload pada
pengembangan
sistem yang
diakibatkan
oleh tidak
optimalnya
komunikasi
tentang
perencanaan
ketersediaan
dan kapasitas
sumber daya
antara unit
Development
dengan
Business
Liaison.
5 BAI05 Manage
Organisational
Change Enablement
Tidak
Ada
Tidak
6 BAI06 Manage Change Tidak
Ada
Ya Tidak
optimalnya
fungsi filterisasi
pada saat awal
permintaan user
untuk dilakukan
pendeteksian
permintaan
yang layak atau
tidak layak
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
48
Universitas Indonesia
Tabel 5.1 Pemetaan Permasalahan dengan proses COBIT 5 (Sambungan)
dijadikan
proyek
pengembangan
7 BAI07 Manage Change
Acceptment and
Transitioning
User
Acceptment
and
Quality
Assurance
Unit
Tidak
8 BAI08 Manage Knowledge Tidak Ada Tidak
9 BAI09 Manage Assets Tidak Ada Tidak
10 BAI10 Manage
Configuration
Tidak Ada Tidak
Jika dilihat dari tabel 5.1 dapat dilihat bahwa relevansi antara permasalahan
organisasi terhadap referensi proses COBIT 5 adalah pada proses BAI01, BAI02,
BAI04 dan BAI06.
5.1.2 Pemetaan proses COBIT 5 dengan peraturan kementrian BUMN
Saat ini Bank BNI merupakan salah satu perusahaan yang kepemilikan
mayoritasnya masih dimiliki oleh pemerintah Republik Indonesia. Oleh karena
itu terdapat kewajiban kepatuhan terhadap regulasi tata kelola yang dikeluarkan
oleh pemerintah. Pada tahapan ini akan dilakukan pemetaan dengan peraturan
kementrian BUMN. Adapun berdasarkan sumber yang didapatkan dari peraturan
kementrian BUMN Nomor 02 Tahun 2013 terdapat beberapa hal yang harus
dipenuhi dalam kebijakan strategis dan operasional tata kelola TI BUMN dalam
penanganan proyek teknologi informasi antara lain,
a. Pengelolaan Proyek.
b. Penanganan kebutuhan dan identifikasi solusi.
c. Knowledge Transfer.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
49
Universitas Indonesia
Berdasarkan peraturan tersebut maka butir–butir peraturan tersebut dapat
dipetakan dengan proses COBIT 5 sebagai berikut:
Tabel 5.2 Pemetaan peraturan kementrian BUMN dengan proses COBIT 5
No Proses COBIT 5 Fungsi di
BNI
Relevansi Peraturan
Kementrian
BUMN
1 BAI01 Manage
Programmes and
Projects
Tidak Ada Ya Pengelolaan
Proyek
2 BAI02 Manage
Requirement
Definition
Business
Liaison
Unit
Ya Penanganan
Kebutuhan dan
identifikasi solusi
3 BAI03 Manage Solutions
Identification and
Build
Tidak Ada Ya
4 BAI04 Manage
Avalaibility and
Capacity
Tidak Ada Ya Pengelolaan
Sumber Daya TI
5 BAI05 Manage
Organisational
Change
Enablement
Tidak
6 BAI06 Manage Change Tidak Ada Tidak
7 BAI07 Manage Change
Acceptment and
Transitioning
User
Acceptment
and
Quality
Assurance
Unit
Tidak
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
50
Universitas Indonesia
Tabel 5.2 Pemetaan peraturan kementrian BUMN dengan proses COBIT 5
(Sambungan)
8 BAI08 Manage Knowledge Tidak
Ada
Ya Transfer
Knowledge
9 BAI09 Manage Assets Tidak
Ada
Tidak
10 BAI10 Manage
Configuration
Tidak
Ada
Tidak
Jika dilihat dari tabel 5.2 dapat dilihat bahwa relevansi antara peraturan Bank
Indonesia terhadap referensi proses COBIT 5 adalah pada proses BAI01, BAI02,
BAI03 dan BAI08.
5.1.3 Pemetaan proses COBIT 5 dengan peraturan Bank Indonesia
Pada tahapan ini akan dilakukan pemetaan dengan peraturan Bank Indonesia
Nomor 09/15/PBI/2007 tentang penerapan manajemen risiko dalam penggunaan
Teknologi Informasi bank umum. Dalam peraturan (09/15/PBI/2007, 2007, p.2)
dijelaskan bahwa mengingat Teknologi Informasi merupakan aset penting dalam
operasional yang dapat meningkatkan nilai tambah dan daya saing Bank
sementara dalam penyelenggaraannya mengandung berbagai risiko, maka Bank
perlu menerapkan IT Governance. Keberhasilan penerapan IT Governance
tersebut sangat tergantung pada komitmen seluruh unit kerja di Bank. Untuk itu
mengacu kepada peraturan tersebut (09/15/PBI/2007, 2007, p.11) terdapat
kebijakan Bank Indonesia tentang pelaksanaan proyek pengembangan teknologi
informasi yang tertuang dalam pasal 11 adalah dalam melakukan pengembangan
dan pengadaan Teknologi Informasi Bank wajib melakukan pengendalian untuk
menghasilkan sistem dan data yang terjaga kerahasiaan dan integritasnya serta
mendukung pencapaian tujuan Bank, antara lain mencakup :
1. Menetapkan dan menerapkan prosedur dan metodologi pengembangan dan
pengadaan Teknologi Informasi secara konsisten.
2. Menerapkan manajemen proyek dalam pengembangan sistem.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
51
Universitas Indonesia
3. Melakukan testing yang memadai pada saat pengembangan dan pengadaan
suatu sistem, termasuk uji coba bersama satuan kerja pengguna, untuk
memastikan keakuratan dan berfungsinya sistem sesuai kebutuhan pengguna
serta kesesuaian satu sistem dengan sistem yang lain.
4. Melakukan dokumentasi sistem yang dikembangkan dan pemeliharaannya.
5. Memiliki manajemen perubahan sistem aplikasi.
Adapun terdapat juga peraturan yang tertuang dalam pasal 7 (09/15/PBI/2007,
2007, p.8) tentang perlunya kesesuaian proyek pengembangan teknologi informasi
dengan kegiatan usaha bank, antara lain mencakup :
1. Rencana strategis teknologi informasi yang searah dengan kegiatan usaha
bank.
2. Kesesuaian proyek teknologi informasi yang disetujui dengan rencana
strategis bank.
3. Kesesuaian antara pelaksanaan proyek teknologi informasi dengan rencana
proyek. yang disepakati.
4. Kesesuaian teknologi informasi dengan kebutuhan sistem infoemasi dan
kegiatan usaha bank.
Berdasarkan butir – butir pasal ketentuan Bank Indonesia maka akan dilakukan
pemetaan terhadap proses COBIT 5 yang memiliki relevansi dengan butir – butir
pasal tersebut.
Tabel 5.3 Pemetaan peraturan Bank Indonesia dengan proses COBIT 5
No Proses COBIT 5 Fungsi
di BNI
Relevansi Peraturan Bank
Indonesia
1 BAI01 Manage
Programmes
and Projects
Tidak
Ada
Ya Menerapkan
manajemen proyek
dalam pengembangan
sistem
Kesesuaian antara
pelaksanaan proyek
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
52
Universitas Indonesia
Tabel 5.3 Pemetaan peraturan Bank Indonesia dengan proses COBIT 5
(Sambungan)
teknologi informasi
dengan rencana
proyek yang
disepakati
2 BAI02 Manage
Requirement
Definition
Business
Liaison
Unit
Ya Kesesuaian teknologi
informasi dengan
kebutuhan sistem
informasi dan
kegiatan usaha bank
3 BAI03 Manage
Solutions
Identification
and Build
Tidak Ada Tidak
4 BAI04 Manage
Avalaibility
and Capacity
Tidak
5 BAI05 Manage
Organisational
Change
Enablement
Tidak Ada Ya Memiliki manajemen
perubahan sistem
aplikasi
6 BAI06 Manage
Change
Tidak Ada Ya Memiliki manajemen
perubahan sistem
aplikasi
7 BAI07 Manage
Change
Acceptment
and
Transitioning
User
Acceptment
and
Quality
Assurance
Unit
Ya Melakukan testing
yang memadai pada
saat pengembangan
dan pengadaan suatu
sistem
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
53
Universitas Indonesia
Tabel 5.3 Pemetaan peraturan Bank Indonesia dengan proses COBIT 5
(Sambungan)
8 BAI08 Manage
Knowledge
Tidak
Ada
Ya Melakukan
dokumentasi sistem
yang dikembangkan
dan pemeliharaannya
9 BAI09 Manage
Assets
Tidak
Ada
Tidak
10 BAI10 Manage
Configuration
Tidak
Ada
Tidak
Jika dilihat dari tabel 5.3 dapat dilihat bahwa relevansi antara peraturan Bank
Indonesia terhadap referensi proses COBIT 5 adalah pada proses BAI01, BAI02,
BAI05, BAI06, BAI07 dan BAI08.
5.1.4 Penentuan proses COBIT 5
Berdasarkan pemetaan yang dilakukan antara peraturan kementrian BUMN,
Peraturan Bank Indonesia, permasalahan organisasi dengan referensi proses
COBIT 5 maka didapatkan proses COBIT 5 seperti diilustrasikan pada tabel
dibawah ini.
Tabel 5.4 Penentuan proses COBIT 5
No Proses COBIT 5 Pemetaan yang sesuai
1 BAI01 Manage Programmes
and Projects
• Peraturan Kementrian BUMN.
• Peraturan Bank Indonesia.
• Permasalahan organisasi.
2 BAI02 Manage Requirement
Definition
• Peraturan Kementrian BUMN.
• Peraturan Bank Indonesia.
• Permasalahan organisasi.
3 BAI03 Manage Solutions
Identification
• Peraturan Kementrian BUMN.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
54
Universitas Indonesia
Tabel 5.4 Penentuan proses COBIT 5 (Sambungan)
4 BAI04 Manage Avalaibility
and Capacity
• Permasalahan organisasi.
• Peraturan Kementrian BUMN.
5 BAI05 Manage
Organisational
Change Enablement
• Peraturan Bank Indonesia.
6 BAI06 Manage Change • Peraturan Bank Indonesia.
• Permasalahan Organisasi.
7 BAI07 Manage Change
Acceptment and
Transitioning
• Peraturan Bank Indonesia.
8 BAI08 Manage Knowledge • Peraturan Kementrian BUMN.
• Peraturan Bank Indonesia.
Adapun dibawah ini merupakan penjelasan terhadap masing – masing proses yang
telah ditentukan.
1. Manage Programmes and Projects.
Pengelolaan semua proyek dan program TI dalam lingkup inisiasi, perencanaan,
kontrol, implementasi dan evaluasinya agar selaras dengan strategi dan tujuan
perusahaan. Proses ini diharapkan dapat memperlihatkan peran positif proyek dan
program TI pada bisnis serta untuk mengurangi resiko keterlambatan, pemborosan
biaya dan penurunan manfaat TI.
2. Manage Requirement Definition.
Pengelolaan terhadap identifikasi dan analisis Requirement sebelum dilakukan
pengembangan. Proses ini dilakukan untuk memastikan bahwa terdapat
keselarasan antara tujuan bisnis dengan Requirement yang akan dilakukan
pengembangan aplikasi, data maupun infrastrukturnya.
3. Manage Solution Identification and Build.
Dalam proses ini melakukan pengelolaan solusi – solusi yang ditawarkan untuk
setiap pengembangan aplikasi, data maupun infrastrukturnya. Hal ini dilakukan
untuk mengidentifikasi kriteria desain solusi, vendor / pihak ketiga, persiapan
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
55
Universitas Indonesia
pengembangan, persiapan tes maupun strategi pengembangan yang harus
dilakukan sebelum dimulainya pengembangan itu sendiri.
4. Manage Availability and Capacity.
Dalam proses ini dilakukan pengelolaan untuk mengidentifikasi kapasitas dan
ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dalam perencanaan aktifitas
pengembangan. Hal ini dilakukan untuk memprediksi kebutuhan sumber daya
yang dibutuhkan agar tercipta efisiensi waktu dan biaya serta mengidentifikasi
resiko dan dampak yang mungkin terjadi.
5. Manage Organisational Change Enablement.
Pengelolaan terhadap berbagai perubahan di organisasi TI antara lain perubahan
di berbagai sektor seperti struktur organisasi dan standar yang digunakan. Hal ini
dilakukan untuk meminimalisir resiko yang diakibatkan oleh perubahan di dalam
organisasi.
6. Manage Change.
Pengelolaan terhadap Change Request termasuk dengan prioritisasi, tracking
status serta closing request.
7. Manage Change Acceptment and Transitioning.
Pengelolaan persetujuan pengguna berfungsi sebagai memastikan kecocokan
semua komponen yang terkait termasuk kecocokan Requirement, solusi yang
ditawarkan hasil tes serta persiapan Deployment ke Production.
8. Manage Knowledge.
Pengelolaan terhadap kumpulan dari semua aktifitas pembelajaran proyek
pengembangan. Hal ini bertujuan sebagai sarana pembelajaran, penyediaan,
berbagi Knowledge kepada semua personil yang bekerja pada lingkungan
pengembangan tentang berbagai aktifitas proyek pengembangan.
5.2 Pengukuran Proses COBIT 5
Pada tahapan ini akan dilakukan proses pengukuran proses – proses COBIT 5
yang sudah ditentukan sebelumnya. Adapun mekanisme pengukuran dilakukan
dengan cara mendistribusikan kuisioner yang mengacu kepada butir – butir
Process Assesment Model COBIT 5 kepada 10 responden jajaran pemimpin pada
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
56
Universitas Indonesia
divisi teknologi informasi yang terkait dengan aktivitas proyek pengembangan
sistem, antara lain,
a. Assistant Vice President IT Development.
b. IT Governance and Policy Manager.
c. Production Support Manager.
d. Core Banking Asset Development Manager.
e. Core Banking Liabilities Development Manager.
f. Channel and Connectivity Development Manager.
g. Office Automation Development Manager.
h. Information system and Reporting Manager
i. User Acceptance and Quality Assurance Manager.
j. Business Liaison Manager.
Dari kuisioner yang didistribusikan kepada para jajaran pimpinan diharapkan
dapat mendapatkan hasil yang akurat dari kondisi saat ini serta dapat memberikan
masukan tentang kondisi yang diharapkan.
Pada proses ini dilakukan skala pengukuran dengan menggunakan tingkat rating
dengan berdasarkan standar ISO/IEC 15504 seperti pada tabel dibawah ini,
Tabel 5.5 tingkat rating pengukuran kapabilitas
Nilai Presentase
N (Not Achieved) 0% – 15%
P (Partially Achieved) > 15% - 50%
L (Largely Achieved) > 50% – 85%
F (Fully Achieved) > 85% – 100%
Sumber : (ISACA, A Business Framework for the Governance and Management of
Enterprise IT., 2013)
Selain itu juga digunakan kriteria dari setiap level kapabilitas seperti dijelaskan
dibawah ini,
a. Level 0 Incomplete, Pada tingkatan ini organisasi tidak mengetahui sama
sekali tentang aktifitas teknologi informasi di organisasinya.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
57
Universitas Indonesia
b. Level 1 Performed, Pada tingkatan ini organisasi sudah mengetahui tentang
aktifitas teknologi informasi di organisasinya, hanya pada umumnya tidak
menyediakan lingkungan yang stabil untuk melakukan aktifitas operasional
teknologi informasi dan mengembangkan suatu produk baru.
c. Level 2 Managed, Pada tingkatan ini perusahaan sudah dapat
mengidentifikasi dan mempunyai berbagai kebijakan untuk mengatur
berbagai aktifitas operasional dan pengembangan teknologi informasi.
d. Level 3 Established, Pada tingkatan ini organisasi sudah mempunyai suatu
unit kerja beserta struktur organisasinya terkait dengan aktifitas teknologi
informasi. Selain itu organisasi sudah mempunyai standar khusus (SOP) yang
didefinisikan dari kebijakan terkait dengan aktifitas operasional dan
pengembangan teknologi informasi.
e. Level 4 Predictable, Pada tingkatan ini organisasi sudah mampu untuk
membuat suatu pengukuran untuk semua kegiatan teknologi informasi,
mampu untuk mengetahui nilai bisnis (IT Value) yang didapat dari teknologi
informasi dan mampu untuk menghasilkan suatu produk teknologi informasi
yang mempunyai nilai tambah (Added Value) bagi bisnis dan organisasi.
f. Level 5 Optimising, Pada tingkatan ini teknologi informasi sudah terintegrasi
dengan semua aspek aktifitas bisnis dan operasional organisasi. Pada
tingkatan ini teknologi informasi dapat membuat otomasi dan inovasi pada
semua aspek aktifitas bisnis agar kinerja organisasi menjadi efisien, efektif,
transparan dan berkualitas tinggi
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya terdapat rating penilaian dan skala
kapabilitas yang digunakan sebagai satuan (metrik) untuk melakukan
pengukuran. Adapun dibawah ini penulis mencoba untuk melakukan ilustrasi
matriks yang menggambarkan hubungan antara kedua metrik tersebut yang
digunakan sebagai alat pengukuran sesuai dengan Self Assesment Template
COBIT 5.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
58
Universitas Indonesia
Tabel 5.6 Matriks hubungan antara tingkat rating dengan skala kapabilitas
Kapabilitas Level
1 2 3 4 5
Level 5 – Optimizing L / F
Level 4 – Predictable L / F F
Level 3 – Established L / F F F
Level 2 – Managed L / F F F F
Level 1 – Performed L / F F F F F
Level 0 – Incomplete False If Level 1 > 0
Sumber : (ISACA, A Business Framework for the Governance and Management of
Enterprise IT., 2013)
5.3 Pengukuran Tingkat Kepercayaan Kuisioner
Pada tahapan ini akan dilakukan pengukuran tingkat kepercayaan (reliability) dari
kuisioner yang diberikan kepada responden. Pada pengukuran tingkat
kepercayaan dalam hal ini penulis menggunakan metode Cronbach’s Alpha.
Cronbach’s Alpha merupakan metode yang mengindikasikan seberapa baik
perangkat pertanyaan yang digunakan berkorelasi positif dengan responden.
Dibawah ini merupakan formulasi yang digunakan dalam melakukan pengukuran
tingkat kepercayaan kuisioner.
Gambar 5.1 Rumus perhitungan tingkat kepercayaan
Sumber : (Dominikus Unarjan, Metode Penelitian Kuantitatif, 2013)
Dimana :
CA = Nilai Tingkat Kepercayaan.
K = Jumlah Set Item Pertanyaan.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
59
Universitas Indonesia
b2 = Varian Item pertanyaan terhadap responden.
t 2
= Total varian item pertanyaan terhadap responden.
Selain itu terdapat skala nilai tingkat kepercayaan untuk menentukan sejauh apa
tingkat kepercayaan kuisioner yang digunakan dalam penelitian.
Tabel 5.7 Tabel tingkat kepercayaan
Skala nilai Keterangan
CA > 0.90 Tingkat kepercayaan sempurna
CA antara 0.70 – 0.90 Tingkat kepercayaan tinggi
CA antara 0.50 – 0.70 Tingkat kepercayaan rata – rata
CA < 0.50 Tingkat kepercayaan rendah
Sumber : (Dominikus Unarjan, Metode Penelitian Kuantitatif, 2013)
5.4 Hasil Pengukuran Proses dengan COBIT 5
Setelah dilakukan pemilihan proses dan dilakukan pengukuran dengan cara
melakukan asesmen sesuai Self Assesment Template COBIT 5 terhadap jajaran
pemimpin divisi teknologi informasi maka pada sub bab ini akan dijelaskan hasil
yang didapatkan dari asesmen tersebut. Hasil pengukuran terdiri dari dua bagian
yaitu,
• Pengukuran kapabilitas terhadap kondisi saat ini. Aktifitas ini berfungsi untuk
mengetahui sejauh apa pencapaian kapabilitas tata kelola yang saat ini ada di
organisasi teknologi informasi.
• Perlunya penerapan sub area proses pada kuisioner untuk mengetahui harapan
tingkat kapabilitas yang ingin dicapai oleh jajaran pemimpin terkait kinerja
tata kelola teknologi informasi.
5.4.1 Hasil pengukuran Manage Programmes and Project (BAI01)
Dibawah ini merupakan pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat
kapabilitas pada proses BAI01: Manage Programmes and Project.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
60
Universitas Indonesia
Tabel 5.8 Hasil pengukuran proses BAI01 untuk kondisi saat ini
Rating
Criteria By
Responden
Level
1 2 3 4 5
1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Responden 1 100 100 100 80 83.3 66.64 40 100 66.66
Responden 2 83.3 100 100 80 83.3 49.98 40 60 0
Responden 3 66.64 49.98 100 80 83.3 100 80 60 0
Responden 4 49.98 83.3 75 100 66.64 66.64 0 60 66.66
Responden 5 83.3 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 6 66.64 83.3 50 20 16.66 0 0 0 0
Responden 7 33.32 100 100 20 0 0 0 0 0
Responden 8 100 100 100 40 0 0 0 0 0
Responden 9 49.98 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden
10
83 100 100 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata -
rata
71.61 91.65 92.5 42 33.32 28.33 16 28 13.33
Tabel 5.9 Hasil pengukuran kapabilitas BAI01 untuk kondisi saat ini
Level
0 1 (%) 2 (%) 3 (%) 4 (%) 5 (%)
BAI01 1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Nilai 71.61 91.65 92.5 42 33.32 28.33 16 28 13.33
False L F F P P P P P N
Nilai 1
Berdasarkan dari hasil pengukuran diatas maka didapatkan nilai kapabilitas untuk
proses BAI01 adalah sebagai berikut:
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
61
Universitas Indonesia
Tabel 5.10 Tingkat kapabilitas proses BAI01
Nilai Kapabilitas
BAI01
Tingkat kepercayaan dengan
Cronbach’s Alpha
1 0.851 (9 items)
5.4.2 Hasil pengukuran Manage Requirement Definition (BAI02)
Dibawah ini merupakan pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat
kapabilitas pada proses BAI02: Manage Requirement Definition.
Tabel 5.11 Hasil pengukuran proses BAI02 untuk kondisi saat ini
Rating Criteria
By Responden
Level
1 2 3 4 5
1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Responden 1 75 100 100 80 83.3 83.3 60 100 66.66
Responden 2 100 100 100 60 66.64 49.98 60 60 0
Responden 3 75 49.98 100 0 0 0 0 0 0
Responden 4 75 83.3 75 100 66.64 66.64 0 60 66.66
Responden 5 25 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 6 100 100 75 0 0 0 0 0 0
Responden 7 40 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 8 100 100 100 60 0 0 0 0 0
Responden 9 75 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 10 75 100 100 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata -
rata
74 93.32 95 30 21.65 19.99 12 22 13.33
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
62
Universitas Indonesia
Tabel 5.12 Hasil pengukuran kapabilitas BAI02 untuk kondisi saat ini
Level
0 1
(%)
2 (%) 3 (%) 4 (%) 5 (%)
BAI02 1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Nilai 74 93.32 95 30 21.65 19.99 12 22 13.33
False L F F P P P N P N
Nilai 1
Berdasarkan dari hasil pengukuran diatas maka didapatkan nilai kapabilitas untuk
proses BAI02 adalah sebagai berikut:
Tabel 5.13 Tingkat kapabilitas proses BAI02
Nilai
Kapabilitas
BAI02
Tingkat
kepercayaan
dengan
Cronbach’s
Alpha
1 0.873 (9
items)
5.4.3 Hasil pengukuran Manage Solution Identification and Build (BAI03)
Dibawah ini merupakan pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat
kapabilitas pada proses BAI03: Manage Solution Identification and Build.
Tabel 5.14 Hasil pengukuran proses BAI03 untuk kondisi saat ini
Level
Rating Criteria
By Responden
1 2 3 4 5
1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Responden 1 100 100 100 100 83.3 83.3 60 100 66.66
Responden 2 60 100 100 40 83.3 60.64 60 60 0
Responden 3 80 66.64 100 0 0 0 0 0 0
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
63
Universitas Indonesia
Responden 4 60 83.3 75 100 66.64 66.64 0 60 66.66
Responden 5 40 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 6 100 83.3 0 0 66.66 0 0 0 0
Responden 7 40 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 8 80 100 100 60 0 0 0 0 0
Responden 9 20 83.3 100 0 0 0 0 0 0
Responden 10 40 100 100 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata - rata 62 91.65 87.5 30 29.99 21.05 12 22 13.33
Tabel 5.15 Hasil pengukuran kapabilitas BAI03 untuk kondisi saat ini
Level
0 1 (%) 2 (%) 3 (%) 4 (%) 5 (%)
BAI03 1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Nilai 62 91.65 87.5 30 29.99 21.05 12 22 13.33
Rating False L F F P P P N P N
Nilai 1
Berdasarkan dari hasil pengukuran diatas maka didapatkan nilai kapabilitas untuk
proses BAI03 adalah sebagai berikut:
Tabel 5.16 Tingkat kapabilitas proses BAI03
Nilai Kapabilitas
BAI03
Tingkat kepercayaan dengan
Cronbach’s Alpha
1 0.862 (9 items)
5.4.4 Hasil pengukuran Manage Availability and Capacity (BAI04)
Dibawah ini merupakan pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat
kapabilitas pada proses BAI04: Manage Avalaibility and Capacity.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
64
Universitas Indonesia
Tabel 5.17 Hasil pengukuran proses BAI04 untuk kondisi saat ini
Level
1 2 3 4 5
1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Responden 1 100 100 100 100 100 83.3 60 100 33.33
Responden 2 66.66 100 100 40 83.3 83.3 60 60 0
Responden 3 100 33.32 100 0 0 0 0 0 0
Responden 4 33.33 83.3 75 100 66.64 66.64 0 60 66.66
Responden 5 33.33 100 0 0 0 0 0 0 0
Responden 6 100 83.3 100 0 0 0 0 0 0
Responden 7 0 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 8 33.33 100 100 60 0 0 0 0 0
Responden 9 66.66 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 10 66.66 100 100 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata -
rata
59.99 89.99 87.5 30 24.99 23.32 12 22 9.99
Tabel 5.18 Hasil pengukuran kapabilitas BAI04 untuk kondisi saat ini
Level
0 1 (%) 2 (%) 3 (%) 4 (%) 5 (%)
BAI04 1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Nilai 59.99 89.99 87.5 30 24.99 23.32 12 22 9.99
Rating False L F F P P P N P N
Nilai 1
Berdasarkan dari hasil pengukuran diatas maka didapatkan nilai kapabilitas untuk
proses BAI04 adalah sebagai berikut:
Tabel 5.19 Tingkat kapabilitas proses BAI04
Nilai Kapabilitas
BAI04
Tingkat kepercayaan dengan
Cronbach’s Alpha
1 0.851 (9 items)
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
65
Universitas Indonesia
5.4.5 Hasil pengukuran Manage Organisational Change Enablement
(BAI05)
Dibawah ini merupakan pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat
kapabilitas pada proses BAI05: Manage Organizational Change Enablement.
Tabel 5.20 Hasil pengukuran proses BAI05 untuk kondisi saat ini
Level
1 2 3 4 5
1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Responden 1 83.3 100 100 100 66.64 83.3 60 80 66.66
Responden 2 83.3 100 100 40 83.3 49.98 60 40 0
Responden 3 83.3 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 4 33.33 83.3 75 100 66.64 66.64 0 60 66.66
Responden 5 33.33 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 6 100 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 7 66.66 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 8 75 100 100 40 0 0 0 0 0
Responden 9 66.64 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 10 49.98 100 100 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata -
rata
67.48 98.33 97.5 28 21.658 19.992 12 18 13.33
Tabel 5.21 Hasil pengukuran kapabilitas BAI05 untuk kondisi saat ini
Level
Level
0
1 (%) 2 (%) 3 (%) 4 (%) 5 (%)
BAI05 1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Nilai 67.48 98.33 97.5 28 21.658 19.99 12 18 13.33
Rating False L F F P P P N P N
Nilai 1
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
66
Universitas Indonesia
Berdasarkan dari hasil pengukuran diatas maka didapatkan nilai kapabilitas untuk
proses BAI05 adalah sebagai berikut:
Tabel 5.22 Tingkat kapabilitas proses BAI05
Nilai Kapabilitas
BAI05
Tingkat kepercayaan dengan
Cronbach’s Alpha
1 0.862 (9 items)
5.4.6 Hasil pengukuran Manage Change (BAI06)
Dibawah ini merupakan pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat
kapabilitas pada proses BAI06: Manage Change.
Tabel 5.23 Hasil pengukuran proses BAI06 untuk kondisi saat ini
Level
Level
1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Responden 1 100 100 100 100 100 83.3 60 100 66.66
Responden 2 75 100 100 40 83.3 49.98 60 40 0
Responden 3 100 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 4 100 83.3 75 100 66.64 66.64 0 60 66.66
Responden 5 50 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 6 100 100 100 60 33.33 40 0 0 0
Responden 7 50 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 8 75 100 100 40 0 0 0 0 0
Responden 9 50 83.3 75 0 0 0 0 0 0
Responden
10
50 100 100 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata -
rata
75 96.66 95 34 28.32 23.99 12 20 13.33
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
67
Universitas Indonesia
Tabel 5.24 Hasil pengukuran kapabilitas BAI06 untuk kondisi saat ini
Level
Level
0
1 (%) 2 (%) 3 (%) 4 (%) 5 (%)
BAI06 1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Nilai 75 96.66 95 34 28.32 23.99 12 20 13.33
Rating False L F F P P P N P N
Nilai 1
Berdasarkan dari hasil pengukuran diatas maka didapatkan nilai kapabilitas untuk
proses BAI06 adalah sebagai berikut:
Tabel 5.25 Tingkat kapabilitas proses BAI06
Nilai Kapabilitas
BAI06
Tingkat kepercayaan dengan
Cronbach’s Alpha
1 0.896 (9 items)
5.4.7 Hasil pengukuran Manage Change Acceptment and Transitioning
(BAI07)
Dibawah ini merupakan pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat
kapabilitas pada proses BAI07: Manage Change Acceptment and Transitioning.
Tabel 5.26 Hasil pengukuran proses BAI07 untuk kondisi saat ini
Level
1 2 3 4 5
1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Responden 1 100 100 100 100 100 66.64 60 100 66.66
Responden 2 75 100 100 100 66.64 49.98 60 40 0
Responden 3 75 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 4 75 83.3 75 100 66.64 66.64 0 60 66.66
Responden 5 100 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 6 100 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 7 75 100 100 0 0 0 0 0 0
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
68
Universitas Indonesia
Responden 8 50 100 100 40 0 0 0 0 0
Responden 9 75 83 100 0 0 0 0 0 0
Responden 10 25 100 100 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata -
rata
75 96.63 97.5 34 23.32 18.32 12 20 13.33
Tabel 5.27 Hasil pengukuran kapabilitas BAI07 untuk kondisi saat ini
Level
0 1 (%) 2 (%) 3 (%) 4 (%) 5 (%)
BAI07 1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Nilai 75 96.63 97.5 34 23.32 18.32 12 20 13.33
Rating False L F F P P P N P N
Nilai 1
Berdasarkan dari hasil pengukuran diatas maka didapatkan nilai kapabilitas untuk
proses BAI07 adalah sebagai berikut:
Tabel 5.28 Tingkat kapabilitas proses BAI07
Nilai Kapabilitas
BAI07
Tingkat kepercayaan dengan
Cronbach’s Alpha
1 0.884 (9 items)
5.4.8 Hasil pengukuran Manage Knowledge (BAI08)
Dibawah ini merupakan pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat
kapabilitas pada proses BAI08: Manage Knowledge.
Tabel 5.29 Hasil pengukuran proses BAI08 untuk kondisi saat ini
Level
1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Responden 1 100 100 100 100 100 80 60 100 66.66
Responden 2 100 100 100 20 89.98 49.98 60 40 0
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
69
Universitas Indonesia
Responden 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 4 50 83.3 75 100 66.64 66.64 0 60 66.66
Responden 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 6 25 66.66 100 0 0 0 0 0 0
Responden 7 25 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 8 70 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 9 25 49.98 50 0 0 0 0 0 0
Responden 10 100 100 100 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata -
rata
49.5 69.994 72.5 22 25.66 19.66. 12 20 13.33
Tabel 5.30 Hasil pengukuran kapabilitas BAI08 untuk kondisi saat ini
Level
Level
0
1
(%)
2 (%) 3 (%) 4 (%) 5 (%)
BAI08 1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Nilai 49.5 69.994 72.5 22 25.66 19.66. 12 20 13.33
Rating False P L L P P P N P N
Nilai 1
Berdasarkan dari hasil pengukuran diatas maka didapatkan nilai kapabilitas untuk
proses BAI08 adalah sebagai berikut:
Tabel 5.31 Tingkat kapabilitas proses BAI08
Nilai Kapabilitas
BAI08
Tingkat kepercayaan dengan
Cronbach’s Alpha
1 0.918 (9 items)
5.5 Gap Analysis
Dari hasil pengukuran kapabilitas setiap proses yang sebelumnya maka
didapatkan hasil berupa level kapabilitas dari masing – masing proses. Dari
kapabilitas tersebut maka didapatkanlah gap dari kapabilitas proses saat ini
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
70
Universitas Indonesia
dengan kapabilitas yang diharapkan seperti digambarkan pada diagram dibawah
ini.
Gambar 5.2 Diagram Gap level kapabilitas saat ini dengan level kapabilitas
yang diharapkan
Berdasarkan dari ilustrasi gap antara tingkat kapabilitas saat ini dengan tingkat
kapabilitas yang diharapkan maka dapat disimpulkan terdapat beberapa outcome
yang tidak tercapai. Hal ini dapat dilihat dari beberapa indikator sebagai berikut:
a. Level 2 (Managed)
• Sasaran dari pelaksanaan proses atau aktifitas pengelolaan proyek dalam
pengembangan sistem saat ini belum teridentifikasi dengan baik.
• Pelaksanaan dari proses pengelolaan proyek dalam pengembangan sistem saat
ini belum dilakukan perencanaan dan monitoring dengan baik.
• Belum terdapat personil yang bertanggung jawab atau otoritas yang terkait
dengan aktifitas pengelolaan proyek dalam pengembangan sistem.
• Alokasi dan penggunaan sumber daya yang dibutuhkan terhadap aktifitas
pengelolaan proyek dalam pengembangan sistem saat ini belum dapat
teridentifikasi dengan baik.
• Aktifitas interaksi pihak – pihak yang terkait dalam proses pengelolaan
proyek pengembangan sistem saat ini belum teridentifikasi dengan baik.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
71
Universitas Indonesia
b. Level 3 (Established)
• Belum terdapat suatu standar yang baku dalam pelaksanaan pengelolaan
Acceptment dan Transition dalam pengembangan sistem saat ini.
• Belum terdapat keterkaitan interaksi antara proses standar dengan proses
pengelolaan proyek dalam pengembangan sistem saat ini
• Belum terdapat suatu standar kompetensi dan kewenangan dalam pengelolaan
proyek dalam pengembangan sistem saat ini.
• Belum terdapat suatu standar tertentu untuk infrastruktur dan lingkungan
kerja dalam aktifitas pengelolaan proyek dalam pengembangan sistem saat
ini.
• Belum menentukan suatu metode untuk melakukan monitoring terhadap
efektifitas proses pengelolaan proyek dalam pengembangan sistem saat ini.
c. Level 4 (Predictable)
• Belum terdapat suatu proses informasi dalam mendefinisikan tujuan bisnis
yang relevan.
• Belum terdapat suatu aktifitas pengukuran terhadap proses pengelolaan
proyek dalam pengembangan sistem.
• Belum terdapat suatu pengukuran secara kuantitatif dalam rangka
peningkatan proses pengelolaan proyek dalam pengembangan sistem yang
bertujuan untuk tercapainya tujuan organisasi.
• Belum mengidentifikasi satuan maupun standar pengukuran dalam proses
pengelolaan proyek dalam pengembangan sistem.
• Belum terdapat aktifitas pengumpulan, analisis dan pelaporan data terkait
proses pengelolaan proyek dalam pengembangan sistem.
• Belum melakukan proses pembuatan karakteristik untuk pengelolaan proyek
dalam pengembangan sistem.
d. Level 5 (Optimization)
• Belum terdapat teknik analisis dan kontrol terhadap proses pengelolaan
proyek dalam pengembangan sistem.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
72
Universitas Indonesia
• Belum menerapkan variasi limit kontrol terhadap proses pengelolaan proyek
dalam pengembangan sistem.
• Belum terdapat aktifitas untuk menganalisis data yang sudah diukur untuk
mendapatkan variasi yang unik terhadap proses pengelolaan proyek dalam
pengembangan sistem.
5.6 Rekomendasi
Berdasarkan hasil pengukuran dan gap yang didapatkan dari aktifitas sebelumnya
maka penulis merekomendasikan perlunya dikeluarkan berbagai kebijakan tata
kelola untuk mencapai tingkat kapabilitas yang baik. Adapun butir – butir
rekomendasi kebijakan yang penulis sarankan adalah sebagai berikut,
1. Proses pada kegiatan pengembangan sistem di lingkungan divisi teknologi
informasi harus melakukan minimal 8 proses seperti dibawah ini.
• Proses pengelolaan proyek.
• Proses pengelolaan User / Stakeholder Requirement.
• Proses pengelolaan solusi dan desain dalam pengembangan sistem.
• Proses pengelolaan ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI yang
dibutuhkan.
• Proses pengelolaan yang diakibatkan oleh perubahan organisasi.
• Proses pengelolaan terhadap perubahan sistem.
• Proses pengelolaan terhadap persetujuan dari pengguna (User /
Stakeholder Acceptment).
• Proses pengelolaan Knowledge pengembangan sistem.
2. Perlunya dilakukan standarisasi dalam setiap proses pengembangan sistem di
lingkungan divisi teknologi informasi. Hal ini diperlukan agar terdapat
suatu acuan yang jelas terhadap pihak – pihak yang terkait dalam aktifitas
proyek pengembangan sistem.
• Perlunya dilakukan alokasi personil yang berwenang dan bertanggung
jawab terhadap pengelolaan masing – masing proses.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
73
Universitas Indonesia
• Perlunya dilakukan pengukuran setiap pada setiap proses yang
berguna untuk mengetahui tingkat efektifitas dan efisiensi dari masing
– masing proses.
• Perlunya dilakukan peningkatan proses secara berkelanjutan yang
bertujuan sebagai pembaharuan dan optimalisasi terhadap masing –
masing proses.
• Mewajibkan kepada seluruh pihak – pihak yang terlibat dalam
aktifitas pengembangan sistem untuk mempedomani pelaksanaan
proses – proses minimal tersebut.
5.6.1 Panduan tata kelola
Selain dari usulan kebijakan tata kelola proyek pengembangan sistem dibawah ini
merupakan uraian panduan terhadap aktifitas – aktifitas dalam tata kelola proyek
pengembangan sistem.
a. Proses pengelolaan proyek.
Dalam melakukan pengelolaan proyek, perlu dilakukan antara lain:
• Memiliki standar pengelolaan proyek untuk memudahkan manajemen dalam
melakukan monitoring dan pengambilan keputusan.
• Mengawali proyek dengan analisa kelayakan dan kewenangan, termasuk
dalam hal ini memastikan manfaat yang dihasilkan serta dukungan para
stakeholder.
• Mengatur keterlibatan para stakeholder dalam setiap proyek dengan
perencanaan, identifikasi hubungan, serta pengelolaan output yang
diharapkan.
• Menentukan lingkup pekerjaan dan tahap-tahap penyelesaian pekerjaan
yang jelas pada setiap proyek agar mengetahui apakah tujuan proyek
tersebut terpenuhi, memberikan nilai terhadap bisnis serta sejalan dengan
tujuan strategis perusahaan.
• Menjalankan pengelolaan proyek sesuai dengan perencanaan dan membuat
pelaporan terhadap progressnya.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
74
Universitas Indonesia
• Melakukan monitoring dan kontrol proyek berjalan terhadap nilainya untuk
kinerja perusahaan dengan melaporkan secara berkala kepada steering
commitee maupun para stakeholders.
• Mendefinisikan dan mendokumentasikan pekerjaan proyek secara formal
dan disetujui oleh para stakeholder terkait, termasuk hubungannya dengan
proyek-proyek lain dalam keseluruhan proyek IT.
• Mengintegrasikan aspek kualitas dan resiko pada tata kelola proyek serta
mendokumentasikannya secara formal dan terpusat.
• Mengukur kinerja proyek terhadap kriteria utama, yaitu jadual, kualitas,
biaya dan resiko agar deviasi terhadap perencanaan dapat dilaporkan dan
dievaluasi.
• Menempatkan dan menugaskan sumber daya proyek di posisi dan pekerjaan
yang yang sesuai.
• Melakukan evaluasi di setiap akhir proyek terhadap ekspektasi hasil dan
nilainya, serta melakukan closing terhadap program. Mendokumentasikan
hasil evaluasi tersebut untuk dijadikan bahan pembelajaran proyek yang
akan datang.
b. Proses pengelolaan Requirement.
Dalam melakukan pengelolaan requirement, perlu dilakukan antara lain:
• Memahami sudut pandang bisnis sehingga dapat mendefinisikan batasan
ruang lingkup seluruh inisiatif yang diperlukan untuk mencapai sasaran,
• Melakukan studi kelayakan untuk merumuskan solusi alternatif untuk
memenuhi tujuan.
• Melakukan pengelolaan resiko antara seluruh permintaan dengan solusi yang
ditawarkan.
• Mendokumentasikan persetujuan para stakeholder terhadap seluruh
permintaan, studi kelayakan, analisa resiko, dan solusi yang
direkomendasikan.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
75
Universitas Indonesia
c. Proses pengelolaan solusi dan desain dalam pengembangan sistem.
Dalam melakukan pengelolaan solusi dan desain pengembangan sistem, perlu
dilakukan antara lain:
• Mendesain solusi dari perspektif level tertinggi terlebih dahulu sehingga
evaluasi terhadap kinerja, nilai bisnis serta keselarasan dengan arsitektur
organisasi tetap dapat dipastikan sesuai.
• Melakukan desain yang mempertimbangkan seluruh komponen secara detail,
seperti alur bisnis, IT support, infrastruktur, dll.
• Melakukan pengembangan dan/atau pembelian atau penyewaan solusi yang
sesuai dengan permintaan, desain, prinsip dan standar arsitektur, prosedur
kontrak, jaminan kualitas, dan memenuhi aturan hukum
• Melakukan implementasi solusi yang terintegrasi dengan proses bisnis dan
dilengkapi dengan kontrol keamanan dan audit.
• Memastikan jaminan kualitas solusi dengan perencanaan dan pelaksanaan
aktivitas Quality Assurance, salah satunya dengan melakukan uji coba.
Sebelum dilakukan uji coba, diperlukan adanya persiapan seperti penyediaan
lingkungan uji coba dan alur uji coba. Sementara itu, uji coba perlu dilakukan
bersama-sama dengan pemilik dan pengguna solusi serta didokumentasikan
• Memiliki proses pencatatan permintaan untuk semua solusi dan mengatur
perubahan permintaan yang terjadi.
• Pemeliharaan terhadap solusi dan komponen infrastruktur pendukungnya,
termasuk melakukan review bisnis dan operasional.
• Memiliki pengelolaan portofolio IT services untuk mencatat definisi service
dan service level yang berlaku.
d. Proses pengelolaan ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI yang
dibutuhkan.
Dalam melakukan pengelolaaan ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI, perlu
dilakukan antara lain:
• Pertimbangan kondisi ketersediaan, kinerja, dan kapasitas TI saat ini untuk
dievaluasi dengan biaya, kebutuhan bisnis, serta Standard Level Agreement(s)
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
76
Universitas Indonesia
yang sesuai. Tentukan batasan tingkatan untuk dijadikan bahan evaluasi di
masa akan datang.
• Pertimbangan dampak bisnis yang disebabkan oleh servis TI dan sumber daya
yang dibutuhkan untuk menopang servis tersebut, serta apapun yang menjadi
dependensi bisnis. Hal-hal tersebut menjadi dasar perhitungan tingkat
Standard Level Agreement yang berlaku.
• Melakukan perencanaan atas implikasi ketersediaan, kinerja, dan kapasitas
terhadap perubahan permintaan servis untuk menopang kebutuhan bisnis.
• Melakukan pengawasan, pengukuran, analisa, pelaporan, investigasi dan
evaluasi terhadap ketersediaan, kinerja, dan kapasitas sumber daya TI, agar
setiap deviasi dan permasalahan dapat ditindaklanjuti.
e. Proses pengelolaan yang diakibatkan oleh perubahan organisasi.
Dalam melakukan pengelolaan yang diakibatkan oleh perubahan organisasi, perlu
dilakukan antara lain:
• Memahami ruang lingkup dan dampak dari visi perubahan serta kesiapan para
stakeholder untuk melakukannya. Selain itu juga melakukan aksi yang
memotivasi perubahan tersebut.
• Membentuk tim implementasi perubahan yang efektif serta menjadikan para
manajemen senior sebagai pihak yang mendukung perubahan dengan
mengkomunikasikan visi, misi, roadmap, serta target awal untuk menuju
perubahan tersebut.
• Memperkuat para implementor dengan menjamin akuntabilitas pekerjaan,
menyediakan pelatihan, serta menyelaraskan struktur organisasi dengan proses
SDM.
• Melakukan perencanaan dan implementasi seluruh aspek yang diperlukan
untuk kebutuhan masa yang akan datang.
• Melekatkan implementasi metode-metode baru dengan evaluasi dan koreksi
untuk perbaikan.
• Mempertahankan perubahan dengan melakukan pelatihan bagi pekerja baru,
melakukan komunikasi perubahan secara terus-menerus, mendapatkan
dukungan pimpinan tertinggi secara konsisten, serta mengadopsi kegiatan
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
77
Universitas Indonesia
monitoring dan berbagi pengalaman maupun pelajaran antara seluruh anggota
dalam perusahaan.
f. Proses pengelolaan terhadap perubahan sistem.
Dalam melakukan pengelolaan terhadap perubahan sistem, perlu dilakukan antara
lain:
• Melakukan evaluasi, prioritisasi dan otorisasi perubahan permintaan sistem.
• Melakukan pengelolaan perubahan permintaan yang bersifat emergency.
• Melakukan tracking dan pelaporan status perubahan permintaan sistem.
• Melakukan penutupan perubahan sistem apabila sudah selesai.
g. Proses pengelolaan terhadap persetujuan dari pengguna (User /
Stakeholder Acceptment).
Dalam pengelolaan terhadap persetujuan dari pengguna, perlu dilakukan antara
lain Menetapkan perencanaan implementasi sistem.
• Melakukan perencanaan dalam proses bisnis, sistem dan konversi data.
• Melakukan perencanaan system testing dan persetujuan dari user /
stakeholder.
• Menyediakan perangkat dan lingkungan yang digunakan untuk melakukan
system testing.
• Melakukan kegiatan User Acceptance Test untuk memastikan sistem telah
disepakati oleh user / stakeholder .
• Menyediakan berbagai dukungan dan perangkat untuk aktifitas Production
Release.
• Melakukan Review setelah dilakukan aktifitas implementasi.
h. Proses pengelolaan Knowledge pengembangan sistem.
• Memfasilitasi dan memelihara budaya Sharing Knowledge
• Melakukan identifikasi dan melakukan klasifikasi dari informasi yang ada.
• Mengorganisasikan dan melakukan kontekstualisasi informasi dan
Knowledge.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
78
Universitas Indonesia
• Melakukan evaluasi dan pembaharuan terhadap informasi dan Knowledge
yang ada.
5.6.1 Skema Rekomendasi SDLC
Pada sub bab ini akan diusulkan rekomendasi SDLC berdasarkan aktifitas –
aktifitas yang ada pada proses COBIT 5 serta akan dijelaskan hubungan dan
Deliverables pada setiap aktifitas.
Business LiaisonSolution Architect
DevelopmentUser
Acceptment and QA
Production Support
Project Management
Gambar 5.3 Skema SDLC yang direkomendasikan
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
79
Universitas Indonesia
Tabel 5.32 Aktifitas dan Deliverable Business Liaison
Aktifitas dan Deliverable Business Liaison
No Aktifitas Tujuan Deliverables
BAI02.01 Mendefinisikan dan
mengelola
Requirement fungsi
bisnis dan teknis dari
pengguna
Solution
Architect
Requirement
Bisnis yang
sudah
didefinisikan
BAI02.02 Melakukan studi
kelayakan dari
proyek dan
memformulasikan
solusi.
Solution
Architect
Pelaporan hasil
studi kelayakan
proyek
BAI02.03 Melakukan
pengelolaan resiko
dari Requirement
pengguna
Solution
Architect
Detail resiko
dari requirement
serta langkah –
langkah mitigasi. Project
Management
BAI02.04 Mendapatkan
persetujuan (Sign
Off) dari
Requirement bisnis
dan teknis serta studi
kelayakan dari
pengguna /
Stakeholder.
Solution
Architect
Persetujuan
(Approval) dari
pengguna
temasuk
persetujuan
Acceptment
Criteria dan
kualitas yang
diinginkan.
BAI05.01 Membuat analisis
ruang lingkup dan
analisa dampak pada
organisasi.
Project
Management
Hasil analisis
ruang lingkup
untuk
dikomunikasikan
kepada
manajemen.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
80
Universitas Indonesia
Tabel 5.33 Aktifitas dan Deliverable Solution Architect
Aktifitas dan Deliverable Solution Architect
No Aktifitas Tujuan Deliverables
BAI03.01 Membuat desain
solusi yang
sifatnya High
Level
Project
Management
Spesifikasi High
Level yang sudah
disetujui
BAI03.02 Membuat desain
solusi yang lebih
mendetail
Project
Management
Spesifikasi High
Level yang sudah
disetujui
BAI03.03 Mengembangkan
komponen –
komponen dari
solusi yang ada.
Project
Management
Dokumen detail
komponen
komponen dari
solusi yang sudah
disetujui
BAI08.04 Mengelola dan
membagi
Knowledge solusi
yang didapatkan.
Internal
Organisasi
Dokumentasi
detail komponen
komponen dari
solusi yang sudah
disetujui
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
81
Universitas Indonesia
Tabel 5.34 Aktifitas dan Deliverable Development
Aktifitas dan Deliverable Development
No Aktifitas Tujuan Deliverables
BAI03.09 Mengelola
permintaan
perubahan yang
dibutuhkan
Production
Support
Permintaan atas
kebutuhan
perubahan yang
sudah disetujui.
BAI03.05 Membangun solusi
yang sudah
ditentukan dan
mengintegrasikan
dengan aktifitas
proses bisnis.
Konfigurasi dan
integrasi dari
komponen –
komponen solusi.
BAI03.07 Mempersiapkan
testing untuk solusi
yang ada.
User Acceptance
and QA
Perencanaan dan
prosedur testing
yang harus
dilakukan.
BAI03.08 Melakukan testing
untuk solusi yang
ada.
User Acceptance
and QA
Dokumentasi
hasil testing dari
solusi.
BAI03.10 Mengelola solusi
yang sudah
dibangun.
User Acceptance
and QA
Hasil dan
pengukuran solusi
yang sudah
sukses.
BAI05.07 Mengkomunikasikan
perubahan yang ada
kepada pihak –
pihak terkait.
Project
Management
Perencanaan
transfer
Konowledge
terhadap
perubahan.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
82
Universitas Indonesia
Tabel 5.35 Aktifitas dan Deliverable User Acceptment and QA
Aktifitas dan Deliverable User Accepment and QA
No Aktifitas Tujuan Deliverables
BAI03.06 Melakukan
aktifitas Quality
Assurance
terhadap solusi
yang sudah
dibangun
Project
Management
Hasil review
kualitas solusi
yang dibangun
serta koreksi yang
ada.
BAI07.03 Merencanakan
Acceptance Test
dengan pengguna
Project
Management
Perencanaan test
yang sudah
disetujui
BAI07.05 Melakukan
aktifitas
Acceptance Test
dengan pengguna
Project
Management
Pelaporan hasil
Acceptance Test
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
83
Universitas Indonesia
Tabel 5.36 Aktifitas dan Deliverable Production Support
Aktifitas dan Deliverable Production Support
No Aktifitas Tujuan Deliverables
BAI06.01 Melakukan
evaluasi,
prioritisasi dan
otorisasi terhadap
permintaan
perubahan yang
ada.
Development Permintaan
perubahan yang
sudah disetujui.
BAI05.05 Perencanaan
implementasi,
operasional dan
segala aspek
elemen organisasi
yang terkait.
Project
Management
Rencana
operasional dan
penggunaan.
BAI07.06 Promosi solusi ke
Production
Internal
Organisasi
Catatan
pelaksanaan
promosi ke
Production
BAI07.08 Melakukan
aktifitas Post
Implementation
Review
Project
Management
Laporan status
Post
Implementation
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
84
Universitas Indonesia
Tabel 5.37 Aktifitas dan Deliverable Project Management
Aktifitas dan Deliverable Project Management
No Aktifitas Tujuan Deliverables
BAI04.02 Melakukan
Assesment
terhadap dampak
bisnis
Internal
Organisasi
Skenario tentang
Ketersediaan dan
kapasitas
BAI04.03 Merencanakan
ketersediaan dan
kapasitas terhadap
kebutuhan dari
perubahan
kebutuhan bisnis.
Solution Architect,
Development, QA,
dan Production
Support
Perencanaan
ketersediaan dan
kapasitas sumber
daya TI.
BAI05.02 Membentuk tim
implementasi agar
tercipta efektifitas
dalam
pengembangan
Solution Architect,
Development, QA,
dan Production
Support
Tim implementasi
dan kewenangan
yang sudah
dibentuk.
BAI01.02 Melakukan inisiasi
proyek
pengembangan
Solution Architect,
Development, QA,
dan Production
Support
Konsep dan
definisi proyek
yang diinisiasi.
BAI01.04 Membuat
perencanaan dan
pengelolaan
proyek
Solution Architect,
Development, QA,
dan Production
Support
Rencana proyek
serta sumber daya
yang dibutuhkan
dan
kewenangannya
BAI01.06 Melakukan
monitoring dan
kontrol serta
pelaporan dari status
proyek
Solution Architect,
Development, QA,
dan Production
Support
Hasil dan review
dari status proyek.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
85
Universitas Indonesia
Tabel 5.37 Aktifitas dan Deliverable Project Management (Sambungan)
BAI01.10 Pengelolaan resiko
yang mungkin ada
pada proyek
pengembangan
Solution
Architect,
Development,
QA, dan
Production
Support
Perencanaan
pengelolaan resiko
pada proyek
BAI01.08 Melakukan
pengelolaan
terhadap
perencanaan proyek
Solution
Architect,
Development,
QA, dan
Production
Support
Rencana,
Baseline, serta
pelaporan status
proyek.
BAI01.13 Melakukan Closing
proyek
Solution
Architect,
Development,
QA, dan
Production
Support dan
Internal
Organisasi
Pelaporan hasil
dari Post
Implementation
Review
BAI08.03 Melakukan
pengelolaan
informasi dan
Knowledge
Solution
Architect,
Development,
QA, dan
Production
Support dan
Internal
Organisasi
Kumpulan basis
data Knowledge
yang berhasil
didapatkan
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
86
Universitas Indonesia
Tabel 5.37 Aktifitas dan Deliverable Project Management (Sambungan)
BAI08.04 Mengelola dan
membagi
Knowledge yang
didapatkan.
Solution
Architect,
Development,
QA, dan
Production
Support dan
Internal
Organisasi
Kumpulan basis
data Knowledge
yang sudah
dipublikasikan
Untuk itu terdapat kategori yang menjelaskan peran dan partisipasi untuk masing
– masing personil yaitu,
1. Responsible, adalah entitas yang bertanggung jawab dalam melaksanakan
keputusan yang dimaksud.
2. Accountable, adalah entitas yang berwenang dalam pengambilan
keputusan akhir dalam suatu proses.
3. Consulted, adalah entitas yang berpartisipasi dalam proses pengambilan
keputusan untuk memberikan masukan bagi pengambil keputusan.
4. Informed, adalah entitas yang diinformasikan apabila terdapat proses
pengambilan keputusan.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
87
Universitas Indonesia
Tabel 5.38 Aktifitas dan Kewenangan
Bo
ard
Chie
f
Exec
utive
Offi
cer
Chi
ef
Fina
nce
Offi
cer
Chie
f
Oper
ating
Offic
er
Business
Process
Owner
Steering
Comitee
Project
Manage
ment
Officer
Busines
s
Liaison
Manage
r
Solution
Architect
Manager
Develop
ment
Manager
User
Acceptanc
e Manager
Produc
tion
Suppo
rt
Manag
er
Kewenangan
Business
Liaison
Mendefinisik
an dan
mengelola
Requirement
fungsi bisnis
dan teknis
dari
pengguna
R A R R R R R C
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
88
Universitas Indonesia
Melakukan
studi
kelayakan
dari proyek
dan
memformula
sikan solusi.
R A R R C R R C
Melakukan
pengelolaan
resiko dari
Requirement
pengguna
R A R R C R R R
Mendapatkan
persetujuan
(Sign Off)
dari
Requirement
bisnis dan
teknis serta
studi
kelayakan
dari
pengguna /
Stakeholder.
R A R R C C C C
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
89
Universitas Indonesia
Membuat
analisis
ruang
lingkup dan
analisa
dampak pada
organisasi.
R R R C C C C
Kewenangan
Solution
Architect
Membuat
desain solusi
yang sifatnya
High Level
R I R I R A A C
Membuat
desain solusi
yang lebih
mendetail
R I R I R A A C
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
90
Universitas Indonesia
Mengemban
gkan
komponen –
komponen
dari solusi
yang ada.
R I R I R A A C
Mengelola
dan membagi
Knowledge
solusi yang
didapatkan.
C C C C C
Kewenangan
Development
Mengelola
permintaan
perubahan
yang
dibutuhkan
R A R I C R I C
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
91
Universitas Indonesia
Mempersiap
kan testing
untuk solusi
yang ada.
R A I I C R I C
Melakukan
testing untuk
solusi yang
ada.
R A I I C R I C
Mengelola
solusi yang
sudah
dibangun.
R A R I C R I C
Mengkomuni
kasikan
perubahan
yang ada
kepada pihak
– pihak
terkait.
R R R R R R R R
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
92
Universitas Indonesia
Kewenangan
User
Acceptment
Melakukan
aktifitas
Quality
Assurance
terhadap
solusi yang
sudah
dibangun
R A R C C R R C
Merencanaka
n Acceptance
Test dengan
pengguna
R R I R R R R
Melakukan
aktifitas
Acceptance
Test dengan
pengguna
R R I R R R R
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
93
Universitas Indonesia
Kewenangan
Production
Support
Melakukan
evaluasi,
prioritisasi
dan otorisasi
terhadap
permintaan
perubahan
yang ada.
R C C C R I
Perencanaan
implementasi
, operasional
dan segala
aspek elemen
organisasi
yang terkait.
R R R C R R
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
94
Universitas Indonesia
Promosi
solusi ke
Production
R R R C R R R
Melakukan
aktifitas Post
Implementati
on Review
R I C C R R R
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
95
Universitas Indonesia
5.6.2 Pemetaan dengan Struktur Organisasi dan SDLC
Pada sub bab ini akan diusulkan penambahan fungsi struktur organisasi yang
sesuai dengan fungsi – fungsi baru yang telah ditentukan. Untuk itu dibawah ini
akan dilakukan pemetaan atau penambahan fungsi – fungsi baru dengan unit
kerja yang ada saat ini.
Vice President Information Technology
Division
Assistant Vice President
IT Strategic and Business Liaison Group
Assistant Vice President
IT Development and Quality Group
Assistant Vice President
IT Operational and SupportGroup
Manager
IT Strategic and Planning
Manager
IT Governance and Policy
Manager
IT Architecture
Manager
IT Communication
Manager
Business Liaison
Manager
Core Banking Liabilities Development
Manager
Channel and ConnectivityDevelopment
Manager
Office Automation Development
Manager
Information System and Reporting
Manager
User Acceptance and Quality Assurance
Manager
Data Center Operation
Manager
Branch Support
Manager
Networking and AssetManagement
Manager
Security Management
Manager
Office Administration
Manager
Production Support
Manager
Helpdesk Support
Manager
Core Banking Asset Development
Manager
Project Management
Manager
Solution Architect
Gambar 5.3 Diagram struktur organisasi dengan penambahan unit baru
Pada gambar diatas terdapat penambahan struktur unit kerja baru sebagai
penunjang aktifitas yang sudah dijabarkan sebelumnya, berikut ini merupakan
penjelasan dari unit kerja baru tersebut.
• Unit kerja Project Management, berfungsi untuk melakukan
pengelolaan end to end proyek dan juga sebagai pengelolaan
hubungan antar unit kerja.
• Unit kerja Solution Architect, berfungsi untuk membangun desain solusi –
solusi sebelum dilakukan pengembangan sistem oleh unit Development. Unit
ini juga melakukan penyelarasan antara kebutuhan Requirement yang ada
dengan desain sistem yang seharusnya dibuat.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
96 Universitas Indonesia
BAB 6
KESIMPULAN DAN SARAN
Sebagai penutup, bab ini akan membahas kesimpulan berdasarkan penelitian
dan saran yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan dalam hal keterkaitan
dengan pengelolaan tata kelola Teknologi Informasi di PT Bank XYZ (Persero)
Tbk.
6.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Berdasarkan hasil penelitian dengan kuisioner yang sesuai dengan Self
Assesment Template COBIT 5 terhadap jajaran pimpinan Divisi Teknologi
Informasi Bank XYZ, didapatkan tingkat kapabilitas untuk proses BAI01,
BAI02, BAI03, BAI04, BAI05, BAI06, BAI07 dan BAI08 berada pada
level 1. Hasil ini masih sangat jauh dari harapan pada level 5. Hal ini
mengindikasikan belum terdapat suatu standar, penerapan standar, metode
pengukuran dan optimalisasi proses–proses tersebut.
2. Dari hasil pemetaan dan pengukuran dihasilkan rekomendasi yang
menghasilkan usulan, antara lain,
a. Kebijakan tata kelola proyek pengembangan sistem.
b. Panduan aktifitas dalam pelaksanaan pengelolaan proyek pengembangan
sistem.
c. Pemetaan fungsi – fungsi baru dengan struktur organisasi baru.
d. System Development Life Cycle (SDLC) yang diselaraskan dengan fungsi
baru.
e. Penentuan otorisasi (roles) terhadap fungsi – fungsi baru yang diusulkan.
6.2 Saran
Dari penelitian yang telah dilakukan, penulis mempunyai saran-saran yang
nantinya dapat digunakan oleh perusahan untuk memperbaiki tata kelola
Teknologi Informasi di Divisi Teknologi Informasi Bank XYZ dan sebagai
landasan bagi penelitian selanjutnya. Saran- saran tersebut antara lain:
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
97
Universitas Indonesia
1. Melakukan langkah – langkah perancangan kerangka tata kelola teknologi
informasi dalam pengembangan sistem. Hal ini dilakukan agar dapat menjadi
acuan dalam berbagai aktivitas dan kegiatan proyek pengembangan sistem.
2. Melakukan perancangan tata kelola dengan menggunakan suatu standar
tertentu yang sudah dilengkapi dengan panduan–panduan yang baik seperti
COBIT 5. Hal ini dilakukan agar menciptakan efektifitas dan efisiensi
dalam perancangan tata kelola tersebut.
3. Mempersiapkan sumber daya dan lingkungan kerja yang memadai dalam
rangka mendukung tata kelola proyek pengembangan sistem yang baik.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
98
Universitas Indonesia
DAFTAR REFERENSI
Schwalbe, Kathy. (2011). Information Technology Project Management.
Boston: Course Technology.
Taylor, James. (2004). Managing Information Technology Projects. United
States Of America: AMACOM.
Marchewka, Jack. (2002). Information Technology Project Management.
Dekker.C.A : McGraw Hill.
Dooley, John. (2011). Software Development and Professional Practice.
New York : Springer.
Unaradjan, Dominikus. (2013). Metode Penelitian Kuantitatif. Jakarta :
Universitas Atma Jaya.
Bernandus, Hery. (2013). Evaluasi layanan teknologi informasi berdasarkan
kerangka kerja COBIT 5 pada PT.XYZ. Jakarta : Universitas Indonesia.
Budi Prasetyo, Aziz. (2014). Pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola
teknologi informasi menggunakan COBIT 5 pada PT.Lintasarta. Jakarta :
Universitas Indonesia.
Sandra Indriati, Susan. (2014). Evaluasi tata kelola teknologi informasi
berdasarkan kerangka kerja COBIT 5 pada Ditjen Administrasi Hukum
Umum. Jakarta : Universitas Indonesia.
Weill , P., & Ross , J. (2004). How Top Performers Manage IT Decision
Rights for Superior Results. United States Of America : Harvard Business
School Press.
Grembergen , W., & Haes , S. (2004). Strategies for Information Technology
Governance. United States Of America : Idea Group Publishing.
Applegate, L., Austin, R, & Soule, D. (2009). Corporate Information
Strategy and Management. New York : McGraw Hill.
ITGI. (2007). Framework Control Objectives Management Guidelines Maturity
Models. United States Of America : ITGI .
ISACA. (2013). Process Assessment Model (PAM) using COBIT 5 . United
States Of America : ISACA.
ISACA. (2013). A Business Framework for the Governance and
Management of Enterprise IT. United States Of America : ISACA.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
99
Universitas Indonesia
ISACA. (2013). COBIT 5 Process Enabler. United States Of America : ISACA.
Sekaran, U, & Bougie, R. (2013). Research Methods For Business. United
Kingdom : John Willey & Sons Ltd.
Kementrian BUMN. (2013). Peraturan Menteri BUMN nomor 02 tahun 2013
(PER- 02/MBU/2013). Republik Indonesia : Kementrian BUMN.
Bank Indonesia. (2007). Peraturan Bank Indonesia No 09/15/PBI/2007.
Republik Indonesia : Bank Indonesia.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
100
Universitas Indonesia
Lampiran 1 : Traskrip Wawancara
Transkrip wawancara dengan bapak Nur Hendro sebagai IT Governance and
Policy Manager PT Bank XYZ (Persero) Tbk.
Pertanyaan Jawaban
Mengacu kepada data di PVCS Tracker
pada periode januari sampai dengan
juni 2014 terdapat banyak sekali project
development IT yang tidak selesai tepat
waktu, menurut bapak faktor – faktor
apakah yang menyebabkan terjadinya
keterlambatan tersebut ?
Sebenarnya banyak sekali faktor tapi
akan saya jelaskan isu – isu yang
prioritas saja ya.
Yang menjadi faktor paling penting
adalah saat ini tidak terdapat suatu
standar yang pasti dalam pengelolaan
Development Project sehingga
seringkali terjadi Priority Overlap dan
konflik antar Development Project
karena pada dasarnya tidak disertai
dengan proses yang baik.
Dengan dasar tidak terdapatnya standar
pengelolaan Development Project TI
itulah menjadi permasalahan yang
kedua yaitu Resource Supply. Ini
terjadi begitu proyek – proyek tersebut
masuk ke bagian Development , karena
tidak terdapat perencanaan yang cukup
matang akhirnya terjadi Overload pada
rekan – rekan kita di bagian
Development.
Berapa persentase toleransi
keterlambatan proyek pengembangan
yang dibolehkan dalam konteks XYZ ?
Jika mengacu kepada aturan divisi memang tidak
ada tetapi jika mengacu kepada lingkup visi
besar pencapaian XYZ seharusnya 95 persen
proyek – proyek dapat terealisasi dalam kurun
waktu satu tahun.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
101
Universitas Indonesia
Lampiran 1 : Traskrip Wawancara (Lanjutan)
Menurut bapak, Apa dampak
ditimbulkan bagi bank XYZ dari
banyaknya project development IT
yang tidak selesai tepat waktu ?
Tentunya adalah tidak tercapainya
Time To Market Feature terhadap
pelayanan perbankan. Situasi ini
seringkali kita kalah Start oleh bank
lain. Hal ini tentunya membuat kita
tidak mempunyai daya saing yang kuat
terhadap kompetitor yang tentu
nantinya akan berdampak pada
Revenue.
Menurut bapak apa yang harus
ditingkatkan mengingat terdapat banyak
sekali project develpoment IT yang
tidak selesai tepat waktu ?
Ya itu tadi mas, perlu dilakukan
evaluasi kembali terhadap proses
pengelolaan Development Project TI
saat ini, Sejauh apa proses pengelolaan
proyek ini berjalan dan perlu juga
dilakukan evaluasi terhadap Resource
Supply dengan rekan – rekan
Develeopment
Mengacu kepada dokumen Kebijakan
umum manajemen teknologi informasi
atau IT Policy (No 1/TEK/2009) hanya
pengembangan proyek IT saja yang
belum memiliki dokumen kebijakan
tata kelola yang standar, apakah hal ini
merupakan salah satu faktornya ?
Jelaslah kalo itu sih. Kan yang menjadi
Core Problemnya memang itu, karena
sifatnya Confidential mungkin saya
tidak akan menjelaskan lebih lanjut ya
kenapa usulan policy tersebut sampai
saat ini belum direspon oleh Top Level
manajemen. Tapi yang jelas intinya
karena pengaruh itulah saat ini kita
belum ada acuan standar yang jelas
untuk pengelolaan project TI.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
102
Universitas Indonesia
Lampiran 1 : Traskrip Wawancara (Lanjutan)
Menurut bapak, apakah tata kelola IT
develeopment project bank XYZ harus
mengacu kepada kebijakan pemerintah
yang ada dalam hal ini Bank Indonesia
dan Kementrian BUMN
Ya. Harus itu tidak boleh tidak ada.
Menurut bapak, Dalam konteks bank
XYZ apa perbedaan manajemen proyek
dan tata kelola proyek TI ? yang mana
yang seharusnya didahulukan apakah
tata kelola proyek TI atau project
management ?
Dalam konteks XYZ seharusnya tata
kelola TI menjadi suatu acuan dalam
membentuk Policy, artinya disini kita
bicara “Apa yang seharusnya ada”.
Kemudian manajemen project TI
adalah bentuk implementasi dari
Governance dan Policy, artinya disini
adalah “How To..”, bagaimana caranya
untuk merealisasikan Governance dan
Policy tersebut.
Saat ini terdapat peraturan BI nomor
09/15/PBI/2007 dan peraturan menteri
BUMN no 2 tahun 2013, menurut
bapak terkait dengan aktifitas proyek
pengembangan TI, apa saja poin – poin
yang harus dipatuhi dari peraturan
tersebut.
Kalau ini saya musti baca dulu ya
mas...
Oke..Nah Mengacu kepada peraturan
menteri adalah poin dari sisi
pengelolaan proyek, penanganan
kebutuhan solusi dan transfer
knowledge seharusnya ya. Kemudian
mengacu kepada BI biasanya sih
seharusnya untuk management project
pasal 7 sama pasal 11.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
103
Universitas Indonesia
Lampiran 1 : Traskrip Wawancara (Lanjutan)
Yang terakhir pak, kondisi seperti apa
yang diharapkan ke depannya oleh
manajemen bank XYZ khususnya
manajemen divisi teknologi informasi
terhadap pengelolaan berbagai project
development IT ?
Yang pasti adalah kedepannya tidak
terjadi lagi keterlambatan pengerjaan
project – project Development sehingga
bisa memenuhi target Time to
Marketnya. Dan juga nantinya
diharapkan terdapat suatu perangkat
Governance dan Policy yang jelas
untuk aktifitas Development Project TI
sehingga segala sesuatunya bisa
menjadi lebih teratur dan terukur.
Transkrip wawancara dengan bapak Bachrul .N sebagai IT Governance and
Policy Manager PT Bank XYZ (Persero) Tbk.
Pertanyaan Jawaban
Mengacu kepada data di PVCS Tracker
pada periode januari sampai dengan
juni 2014 terdapat banyak sekali project
development IT yang tidak selesai tepat
waktu, menurut bapak faktor – faktor
apakah yang menyebabkan terjadinya
keterlambatan ?
Secara umum secara desain seharusnya
sudah dibentuk ada timelinenya dan
lain – lain, namun dalam perjalanannya
terdapat beberapa kendala misalnya ada
masalah dari resource development
yang tersedia, kemudian jika dilihat
dari skala prioritas project belum
didudukkan secara bersama sehingga
pada perjalannanya harus disesuaikan
dengan masing – masing project.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
104
Universitas Indonesia
Lampiran 1 : Traskrip Wawancara (Lanjutan)
Apakah saat ini Requirement yang ada
cukup jelas dari Business Analyst ?
Kita saat ini tetap mensyaratkan pada
saat masuk ke development itu sudah
harus jelas. Namun pada perjalanannya
tidak bisa kita cegah adanya berbagai
kekurangan requirement dari user
tersebut sehingga sering tidak jelas.
Ataupun terjadi penambahan
requirement ketika sudah ditengah
perjalanan project.
Jika dilihat dari ketersediaan sumber
daya, apakah selama ini ada
perencanaan ?
Nah seharusnya dari Business Liaison
sudah melakukan kajian untuk itu dan
melakukan konfirmasi kepada
Development, jadi jika terdapat project
dibutuhkan berapa orang dan berapa
lama, namun saat ini bisa jadi belum
optimal ataupun Miss Planned ,
maksudnya begini misalnya dari awal
di set satu orang untuk jangka waktu
pengerjaan satu minggu, tetapi jika
dilihat pada saat development ternyata
itu tidak memungkinkan dan bisa jadi
orang tersebut ternyata sudah terdapat
pendingan dari pekerjaan sebelumnya.
Akhirnya hal ini mengakibatkan
terjadinya Overload pada sisi
Development
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
105
Universitas Indonesia
Lampiran 1 : Traskrip Wawancara (Lanjutan)
Mengacu kepada dokumen Kebijakan
umum manajemen teknologi informasi
atau IT Policy (No 1/TEK/2009) hanya
pengembangan proyek IT saja yang
belum memiliki dokumen kebijakan
tata kelola yang standar, apakah hal ini
merupakan salah satu faktornya ?
Bisa jadi itu menjadi faktor juga, karena
jika memang ada suatu dokumen
standarisasi seperti itu tentu bisa
menjadi acuan bagi kita terutama untuk
unit Development untuk melakukan
pengembangan dan juga dapat menjadi
palang pintu kita bagi unit Business
Liaison untuk mendorong mereka
seharusnya terdapat suatu standar yang
harus dipenuhi terlebih dahulu.
Apakah saat ini terdapat terdapat suatu
SOP terkait dengan pekerjaan proyek
development dan menjadi suatu acuan
dalam kegiatan tersebut ?
Kalau untuk yang detail sampai
pengelolaan project development
mungkin belum ada ya. Kalaupun ada
saat ini sifatnya sangat High Level
seperti ITSP dan sebagainya. Dan itu
seharusnya menjadi tugas unit tertentu
untuk membuatnya.
kondisi seperti apa yang diharapkan ke
depannya oleh Tim Development
terhadap pengelolaan berbagai project
development IT ?
Tentu saja adalah optimalisasi dari
Deliverable kita dan sesuai dengan
ekspektasi yang diinginkan. Untuk
menuju kesana tentunya harus terdapat
suatu Guidance ataupun Rules yang
memProtect kita agar suatu project
tidak mundur atau bergeser dari waktu
yang ditentukan, sehingga hal ini
menghindari dari asumsi yang seolah –
olah keterlambatan diakibatkan dari
pihak Development.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
106
Universitas Indonesia
Lampiran 1 : Traskrip Wawancara (Lanjutan)
Transkrip wawancara dengan bapak Susilo Indriasworo sebagai Assistant Vice
President IT Development PT Bank XYZ (Persero) Tbk.
Pertanyaan Jawaban
Mengacu kepada data di PVCS
Tracker pada periode januari sampai
dengan juni 2014 terdapat banyak
sekali project development IT yang
tidak selesai tepat waktu, menurut
bapak faktor – faktor apakah yang
menyebabkan terjadinya keterlambatan
?
Saat ini divisi teknologi berfungsi
sebagai support, oleh karena itu TI harus
menjadi enabler bagi seluruh business
banking unit. Hal ini tentunya terdapat
banyak sekali permintaan atau project.
Keterlambatan diakibatkan karena
permintaan tersebut menumpuk cukup
lama pada satu proses tertentu, dari
mulai masuk Requirement,
Development, Testing sampai dengan
Production. Karena tidak terdapat
pengelolaan yang baik pada masing –
masing proses maka akibatnya banyak
sekali project development yang
terlambat.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
107
Universitas Indonesia
Lampiran 1 : Traskrip Wawancara (Lanjutan)
Apakah saat ini terdapat pengelolaan
terkait dengan ketersediaan sumber
daya dan kapasitas pada
pengembangan sistem ?
Saat ini di divisi TI dalam menjawab
pemenuhan kebutuhan terhadap user
hanya menggunakan konsep SDLC
yaitu System Development Life Cycle,
disini yang perlu kita garis bawahi
adalah System atau berorientasi kepada
System saja dimana ada Request maka
akan kita lakukan pengembangan
Systemnya dan tidak dilakukan
perhitungan tentang ketersediaann
sumber dayanya.
Semustinya dalam hal ini kita lakukan
filterisasi dari depan apakah yang
dbutuhkan user tersebut layak untuk
dijadikan project atau tidak.
Menurut bapak, Apa dampak
ditimbulkan bagi bank XYZ dari
banyaknya project development IT
yang tidak selesai tepat waktu ?
Ya tentu sangat berpengaruh pada
perkembangan bisnis, kita selalu
menjadi bank yang mengejar dan bukan
yang dikejar dari sisi fitur TI artinya
kompetitor kita selalu berada di depan
dalam hal ini dan kita tidak lagi
mempunyai daya saing.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
108
Universitas Indonesia
Lampiran 1 : Traskrip Wawancara (Lanjutan)
Menurut bapak apa yang harus
ditingkatkan mengingat terdapat
banyak sekali project develpoment IT
yang tidak selesai tepat waktu ?
Ya itu tadi yang saya katakan, pengelolaan
project haruslah jelas fungsi – fungsinya
artinya kita tidak lagi dapat mengacu
kepada System Development Life Cycle lagi
tetapi kita harus lebih tarik kepada top level
lagi sebenarnya fungsi – fungsi apa saja
yang seharusnya ada dan dilakukan untuk
mengakomodir permintaan user tersebut.
Sebagai contoh misalnya, ada suatu fungsi
di awal tadi yang dinamakan Business
Partner untuk mengkomunikasikan kepada
user tentang pengelolaan permintaan dan
kebutuhannya. Dan juga misalnya
dibutuhkan fungsi pengelolaan Portofolio
yang mana berfungsi apabila ada kebutuhan
user kita tahu bahwa permintaan ini sudah
pernah ada atau belum. Kemudian juga
misalnya dibutuhkan juga fungsi
pengelolaan Solution Architect yang
berfungsi sebagai acuan penjelasan dan
desain apa yang harus dikerjakan kepada
unit development sehingga tidak terjadi
kesalahan dalam pengembangannya.
Jadi sebenarnya fungsi – fungsi seperti
itulah yang kita butuhkan untuk dilakukan
perancangan. Adapun dalam melakukan
perancangan tersebut tentu harus melalui
suatu kebijakan yang
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
109
Universitas Indonesia
Lampiran 1 : Traskrip Wawancara (Lanjutan)
dibentuk. Dan juga kedepannya
tidak lagi berupa System
Development Life Cycle lagi
tetapi menjadi sebuah Business
Solution Development.
Mengacu kepada dokumen
Kebijakan umum manajemen
teknologi informasi atau IT
Policy (No 1/TEK/2009) hanya
pengembangan proyek IT saja
yang belum memiliki dokumen
kebijakan tata kelola yang
standar, apakah hal ini
merupakan salah satu faktornya
?
Ya tentu saja, dan itu tadi
menurut saya seharusnya
kedepannya tidak lagi berupa
System Development Life Cycle
lagi tetapi menjadi sebuah
Business Solution Development.
Menurut bapak, Dalam konteks
bank XYZ apa perbedaan
manajemen proyek dan tata
kelola proyek TI ? seharusnya
tata kelola proyek atau
manajemen proyek yang
didahulukan ?
Ya kalo manajemen project
sebenarnya adalah bagaimana
caranya menjalankan project
yang sudah ada. Tetapi kalau
tata kelola adalah Scope yang
lebih besar lagi dimana
sebenarnya kita bisa mempunyai
fungsi – fungsi yang dapat
menjadi Solution bagi unit
bisnis.
Yang terakhir pak, kondisi
seperti apa yang diharapkan ke
depannya oleh manajemen
Harapan kita semua adalah
nantinya adalah kita berharap
dapat mempunyai suatu payung
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
110
Universitas Indonesia
bank XYZ khususnya
manajemen divisi teknologi
informasi terhadap pengelolaan
berbagai project development
IT ?
kebijakan yang mana suatu
permintaan dari user tersebut
betul – betul dapat kita lakukan
pengelolaan atau kita matangkan
dengan adanya fungsi – fungsi
Requirement yang baik, fungsi
Solution yang baik, fungsi
desain yang baik, fungsi
pengelolaan ketersediaan yang
baik serta pengembangan dan
pengetesan yang baik.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
111
Universitas Indonesia
Lampiran 2 : IT Project Tracker System Bank XYZ
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
112
Universitas Indonesia
Lampiran 2 : IT Project Tracker System Bank XYZ
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
113
Universitas Indonesia
Lampiran 2 : IT Project Tracker System Bank XYZ
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
114
Universitas Indonesia
Lampiran 2 : IT Project Tracker System Bank XYZ
BNI iCONS Project Tracker
CR Track No: 15370 CR Ref. No: TIK/1925 CR Ref. Date: 7/04/2014 12:00:00 AM Disposition Date: <<Unassigned>> Project Name: Compliance:MC Interchange Short Description: Compliance: Patches for MasterCard Asia/Pasific Region
Interchange Bulletin Raised By: BNL Viraliyetta Notification: Tidak Detail Requirement: Tidak Prioritisasi: Tidak Priority Score: 3 CR Status: Open CR Category: PR : New Project Priority Scale: 4. MEDIUM Link to CR Track No: Client/User: TEK Main Application/System: CARDLINK Sub System: OTHER Application Related 1: OTHERS Application Related 2: OTHERS Application Related 3: OTHERS Application Related 4: OTHERS Region: D: DEVELOPMENT CR Commitee Note: SDLC Requirement Description: Compliance: Patches for MasterCard Asia/Pasific Region
Interchange Bulletin. To support the MasterCard announcement of Intraregional and Intracountry IRD for World Elite MasterCard for Businness (Product Code MAB dan MAC) Perubahan akan efektif pada 16 Mei 2014, 08:00 St Louis time. Dikarenakan perubahan ini hanya di sisi settlement (BNI as Acquiring), maka implementasi di BNI akan dilakukan pada tanggal 19 Mei 2014 malam (bersamaan dengan batch CardLinK)
Mandatory by Gov. Reg.: Mandatory Overall System Impact: 6 Project Manager: TIK Charifadi Anwar Project Member: TIK, BNL Assign to (Current/MOST_UPDATE):
TIK Nurul Hidayati
Assign to Group (Main Group): CCT : Credit Card Technology Dev. Start Date (Main): 18/04/2014 9:13:07 AM Dev. Finish Date (Main): 22/04/2014 12:00:00 AM Assign to Related Group 1: Others Dev. Start Date 1: <<Unassigned>> Dev. Finish Date 1: <<Unassigned>> Assign to Related Group 2: Others Dev. Start Date 2: <<Unassigned>> Dev. Finish Date 2: <<Unassigned>> Assign to Related Group 3: Others Dev. Start Date 3: <<Unassigned>> Dev. Finish Date 3: <<Unassigned>> Assign to Related Group 4: Others Dev. Start Date 4: <<Unassigned>> Dev. Finish Date 4: <<Unassigned>> Sys Testing Start Date: <<Unassigned>> Sys Testing Finish Date: <<Unassigned>>
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
115
Universitas Indonesia
Developer Member 1: TIK Nurul Hidayati Developer Member 2: TIK Putri Meryfiani Developer Member 3: <<Unassigned>> Dev Member 10 / System Testing: <<Unassigned>> QAS Member 1: <<Unassigned>> QAS Member 2: <<Unassigned>> QAS Member 3: <<Unassigned>> TRP Member 1: <<Unassigned>> TRP Member 2: <<Unassigned>> TRP Member 3: <<Unassigned>> HCC Member 1: <<Unassigned>> HCC Member 2: <<Unassigned>> HCC Member 3: <<Unassigned>> Operation Member 1: <<Unassigned>> Operation Member 2: <<Unassigned>> Operation Member 3: <<Unassigned>> Submit Date: 8/04/2014 9:13:07 AM Prod. Target Date / Estimated: 19/05/2014 12:00:00 AM Delivery date to QAS: 8/05/2014 9:13:07 AM QA Testing Start Date: 8/05/2014 9:13:07 AM QA Testing Finish Date: 9/05/2014 12:00:00 AM Procedure Start Date: <<Unassigned>> Procedure Finish Date: <<Unassigned>> UAT Date: 12/05/2014 12:00:00 AM Piloting Date: 19/05/2014 12:00:00 AM Prod. Plan Date: 19/05/2014 12:00:00 AM PIR Start Date: 19/05/2014 12:00:00 AM PIR Finish Date: 26/05/2014 12:00:00 AM
REALISASI : R Dev. Start Date (Main): <<Unassigned>> R Dev. Finish Date (Main): <<Unassigned>> R Dev. Start Date 1: <<Unassigned>> R Dev. Finish Date 1: <<Unassigned>> R Dev. Start Date 2: <<Unassigned>> R Dev. Finish Date 2: <<Unassigned>> R Dev. Start Date 3: <<Unassigned>> R Dev. Finish Date 3: <<Unassigned>> R Dev. Start Date 4: <<Unassigned>> R Dev. Finish Date 4: <<Unassigned>> R Sys Testing Start Date: <<Unassigned>> R Sys Testing Finish Date: <<Unassigned>> R Delivery date to QAS: <<Unassigned>> R QA Testing Start Date: <<Unassigned>> R QA Testing Finish Date: <<Unassigned>> R Procedure Start Date: <<Unassigned>> R Procedure Finish Date: <<Unassigned>> R UAT Date: <<Unassigned>> R Piloting Date: <<Unassigned>> R Prod. Start Date: <<Unassigned>> R PIR Start Date: <<Unassigned>> R PIR Finish Date: <<Unassigned>> Close Date: <<Unassigned>> State: Open
BNL Note [18/04/2014 3:33:03 PM(Hidayati)]:
Dear All Member, Tidak dilampirkan requirement dari unit BNL, mohon untuk dilampirkan dokumen terkait perubahan yang dimaksud. Terima Kasih.
Lampiran 2 : IT Project Tracker System Bank XYZ
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
116
Universitas Indonesia
BNL Note [18/04/2014 9:41:09 AM(Anwar)]:
All, Saat ini masih dilakukan analisis oleh unit BNL terkait pekerjaan yang harus dilakukan. Thanks BNL Note [05/05/2014 10:13:22 AM(Viraliyetta)]:
Mbak Nurul, Pending Development sementara, karena analisis belum final. Estimated pending until August.. Terima Kasih.
BNI iCONS Project Tracker
CR Track No: 15300 CR Ref. No: PDM/4.2/673 CR Ref. Date: 7/02/2014 12:00:00 AM Disposition Date: <<Unassigned>> Project Name: Autoclosure Kartu Serentak Short Description: Autoclosure Kartu Secara Serentak Raised By: BNL Hasymy Arief Notification: Ya Detail Requirement: Tidak Prioritisasi: Ya Priority Score: 3 CR Status: Testing CR Category: PR : New Project Priority Scale: 4. MEDIUM Link to CR Track No: Client/User: TEK Main Application/System: BANCS-24 Sub System: TELEPAC Application Related 1: OTHERS Application Related 2: OTHERS Application Related 3: OTHERS Application Related 4: OTHERS Region: D: DEVELOPMENT CR Commitee Note: Requirement Description: Scope:
- Autoclosure kartu secara serentak Mandatory by Gov. Reg.: Non Mandatory Overall System Impact: 7 Project Manager: PRS Made Rimbawa Purnatapa Project Member: CBS, QAS, PRS Assign to (Current/MOST_UPDATE):
QAS Nur Firdaus Masrur
Assign to Group (Main Group): CBS : Core Banking System Dev. Start Date (Main): 30/03/2014 12:00:00 AM Dev. Finish Date (Main): 11/04/2014 12:00:00 AM Assign to Related Group 1: Others Dev. Start Date 1: <<Unassigned>> Dev. Finish Date 1: <<Unassigned>> Assign to Related Group 2: Others Dev. Start Date 2: <<Unassigned>> Dev. Finish Date 2: <<Unassigned>> Assign to Related Group 3: Others Dev. Start Date 3: <<Unassigned>> Dev. Finish Date 3: <<Unassigned>> Assign to Related Group 4: Others Dev. Start Date 4: <<Unassigned>> Dev. Finish Date 4: <<Unassigned>> Sys Testing Start Date: <<Unassigned>>
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
117
Universitas Indonesia
Sys Testing Finish Date: <<Unassigned>> Developer Member 1: PRS Made Rimbawa Purnatapa Developer Member 2: CBS Syaiful Effendi Developer Member 3: CBS Achirul Akbar Dev Member 10 / System Testing: <<Unassigned>> QAS Member 1: QAS Nur Firdaus Masrur QAS Member 2: <<Unassigned>> QAS Member 3: <<Unassigned>> TRP Member 1: <<Unassigned>> TRP Member 2: <<Unassigned>> TRP Member 3: <<Unassigned>> HCC Member 1: <<Unassigned>> HCC Member 2: <<Unassigned>> HCC Member 3: <<Unassigned>> Operation Member 1: <<Unassigned>> Operation Member 2: <<Unassigned>> Operation Member 3: <<Unassigned>> Submit Date: 15/02/2014 2:28:02 PM Prod. Target Date / Estimated: 21/05/2014 12:00:00 AM Delivery date to QAS: 11/04/2014 12:00:00 AM QA Testing Start Date: 14/04/2014 12:00:00 AM QA Testing Finish Date: 25/04/2014 12:00:00 AM Procedure Start Date: <<Unassigned>> Procedure Finish Date: <<Unassigned>> UAT Date: 8/04/2014 12:00:00 AM Piloting Date: 21/04/2014 12:00:00 AM Prod. Plan Date: 21/04/2014 12:00:00 AM PIR Start Date: 22/04/2014 12:00:00 AM PIR Finish Date: 29/04/2014 12:00:00 AM REALISASI : R Dev. Start Date 1: <<Unassigned>> R Dev. Finish Date 1: <<Unassigned>> R Dev. Start Date 2: <<Unassigned>> R Dev. Start Date 4: <<Unassigned>> R Dev. Finish Date 4: <<Unassigned>> R Sys Testing Start Date: <<Unassigned>> R Sys Testing Finish Date: <<Unassigned>> R Delivery date to QAS: <<Unassigned>> R QA Testing Start Date: <<Unassigned>> R Procedure Finish Date: <<Unassigned>> R UAT Date: <<Unassigned>> R Piloting Date: <<Unassigned>> R Prod. Start Date: <<Unassigned>> R PIR Start Date: <<Unassigned>> R PIR Finish Date: <<Unassigned>> Close Date: <<Unassigned>> State: Open BNL note [24/04/2014 7:22:08 PM(Afthon)]: Hasymy,
Pls lengkapi URS dan lengkapi planning time dan resource rgds
Dev Note [25/04/2014 7:33:02 AM(achirul.akbar)]: Karena URS ini belum sampai di CBS dan tanggal
pengembangan yang tertera di PVCS (21/03/2014 - 25/04/2014) ini sudah lewat, mohon di- resechedule-kan kembali sebelum sampai di CBS. regards, Achirul Akbar
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
118
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner
Proses ID BAI01
Nama Proses Pengelolaan Proyek dan Modul TI
Deskripsi Pengelolaan semua proyek dan program TI dalam lingkup inisiasi, perencanaan, kontrol, implementasi dan evaluasinya, agar selaras dengan strategi perusahaan
Tujuan Proses Untuk memperlihatkan peran positif proyek dan program TI pada bisnis serta untuk mengurangi resiko keterlambatan, pemborosan biaya dan penurunan manfaat TI .
Level Nomor Proses
Deskripsi Kriteria Apakah Kriteria
Terpenuhi ? (Y/N)
Apakah Perlu Untuk
Diterapkan ? (Y/N)
PA 1.1 Kinerja Proses
Evaluasi proses-proses berikut:
BAI01-01 Semua pihak yang terkait memiliki keterlibatan erat dalam setiap proyek dan modul TI.
BAI01-02 Setiap ruang lingkup pekerjaan proyek dan program TI dapat dilaksanakan dan menghasilkan kesesuaian dengan tujuannya.
BAI01-03 Rencana dari setiap proyek dan modul TI biasanya menciptakan hasil yang diharapkan.
BAI01-04 Pelaksanaan aktivitas dalam setiap proyek dan modul TI selalu mengikuti perencanaan.
BAI01-05 Tersedianya sumber daya yang mencukupi dalam setiap pelaksanaan aktivitas proyek dan modul TI.
BAI01-06 Manfaat dari setiap proyek dan modul TI tercapai dan dapat diterima.
PA 2.1 Manajemen kinerja Proses
Target kinerja pengelolaan Proyek dan Modul TI dapat diidentifikasi.
Pencapaian kinerja pengelolaan Proyek dan Modul TI terencana dan termonitor.
Pencapaian kinerja pengelolaan Proyek dan Modul TI diatur untuk memenuhi perencanaan.
Tanggung jawab dan kewenangan untuk menjalankan pengelolaan Proyek dan Modul TI dapat didefinisikan, ditugaskan serta dikomunikasikan.
Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk pengelolaan Proyek dan Modul TI dapat diidentifikasi, disediakan, dialokasikan dan digunakan.
Terdapat pengaturan cara komunikasi antara pihak-pihak terkait pengelolaan Proyek dan Modul TI, dengan tujuan menghasilkan komunikasi yang efektif dan tanggung jawab penugasan yang jelas.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
119
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 2.2 Manajemen Output dari kinerja proses
Persyaratan untuk dapat menghasilkan output dalam pengelolaan Proyek dan Modul TI dapat diidentifikasi.
Persyaratan untuk melakukan dokumentasi dan kontrol terhadap output proses pengelolaan Proyek dan Modul TI dapat diidentifikasi.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Proyek dan Modul TI teridentifikasi, terdokumentasi dan terkontrol baik.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Proyek dan Modul TI direview terhadap perencanaan dan disesuaikan untuk memenuhi harapannya.
PA 3.1 Pendefinisian Standar dari Proses
Adanya standar dalam proses pengelolaan Proyek dan Modul TI, termasuk diberlakukannya panduan-panduan.
Terdapat standar urutan dan cara interaksi diantara sub-proses pengelolaan Proyek dan Modul TI.
Adanya standar penilaian terhadap kompetensi dan peran untuk menjalankan proses pengelolaan Proyek dan Modul TI.
Adanya standar penilaian terhadap infrastruktur dan lingkungan kerja untuk menjalankan proses pengelolaan Proyek dan Modul TI.
Adanya monitoring efektivitas proses yang sesuai dengan proses pengelolaan Proyek dan Modul TI.
PA 3.2 Penerapan Standar dari Proses
Proses pengelolaan Proyek dan Modul TI diterapkan menggunakan proses standar yang sesuai.
Penetapan peran, tanggung jawab, dan kewenangan terhadap proses pengelolaan Proyek dan Modul TI telah diterapkan dan saling berkesinambungan.
Penerapan proses pengelolaan Proyek dan Modul TI dijalankan oleh personil yang kompeten, terlatih dan berpengalaman di bidangnya.
Sumber daya dan informasi untuk mengelola Proyek dan Modul TI dapat disediakan, dialokasikan, serta digunakan.
Infrastruktur dan lingkungan kerja untuk mengelola Proyek dan Modul TI dapat disediakan, diatur, dan dipelihara.
Adanya pengumpulan dan analisa terhadap data pengelolaan Proyek dan Modul TI untuk menilai kinerja, kesesuaian, dan efektifitas proses, serta untuk mengetahui potensi peningkatan kualitas proses secara terus-menerus.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
120
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 4.1 Pengukuran Proses Terhadap Pencapaian Tujuan
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Proyek dan Modul TI tersedia untuk mendukung tujuan bisnis.
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Proyek dan Modul TI digunakan sebagai alat ukur kinerja pelaksanaan pengelolaan Proyek dan Modul TI.
Digunakannya pengukuran kuantitatif terhadap kinerja pengelolaan Proyek dan Modul TI yang relevan dengan masing-masing tujuan bisnis.
Unit ukuran proses pengelolaan Proyek dan Modul TI disesuaikan dengan model output dari proses tersebut serta frekuensi pengukuran proses pengelolaan Proyek dan Modul TI disesuaikan dengan model kuantitatif penilaian kinerja proses tersebut.
Hasil pengukuran pengelolaan Proyek dan Modul TI dikumpulkan, dianalisa, dan dilaporkan untuk memonitor apakah secara kuantitatif kualitas kinerja proses tersebut telah tercapai.
Hasil pengukuran digunakan untuk mencari karakteristik pola tertentu dalam pengelolaan Proyek dan Modul TI.
PA 4.2 Kontrol Proses dari Aktifitas Pengukuran
Menggunakan teknik kontrol dan analisa tertentu terhadap pengukuran kinerja pengelolaan Proyek dan Modul TI.
Adanya pembatasan jumlah variasi dalam pengukuran pengelolaan Proyek dan Modul TI.
Data pengukuran dijadikan bahan untuk menganalisa kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi) dalam pengukuran pengelolaan Proyek dan Modul TI.
Perbaikan terhadap cara analisa dilakukan untuk menunjukkan letak kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi pengukuran) dalam pengukuran pengelolaan Proyek dan Modul TI.
Pembatasan variasi selalu diterapkan menyusul tindakan perbaikan yang diterapkan pada poin sebelumnya.
PA 5.1 Inovasi Proses
Mengetahui sasaran peningkatan proses pengelolaan Proyek dan Modul TI untuk mendukung tujuan bisnis.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi penyebab umum adanya variasi cara pengukuran kinerja pengelolaan Proyek dan Modul TI.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi potensi penggunaan metode best-practice maupun berinovasi terhadap metode pengelolaan Proyek dan Modul TI.
Dapat mengidentifikasi potensi peningkatan proses pengelolaan Proyek dan Modul TI dari kemunculan teknologi baru, lengkap dengan konsep prosesnya.
Memiliki strategi implementasi untuk mewujudkan sasaran peningkatan pengelolaan Proyek dan Modul TI.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
121
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 5.2 Optimasi Proses
Melakukan penilaian atas keseluruhan dampak dari usulan perubahan metode pengelolaan Proyek dan Modul TI dengan cara membandingkan antara sasarannya dengan standar proses yang berlaku.
Adanya pengaturan terhadap penerapan seluruh perubahan yang disetujui agar dipastikan bahwa setiap gangguan kinerja pengelolaan Proyek dan Modul TI dapat dipahami dan diatasi.
Dilakukan evaluasi untuk menilai efektifitas perubahan metode pengelolaan Proyek dan Modul TI.
Proses ID BAI02
Nama Proses Pengelolaan Requirement
Deskripsi Proses ini melakukan aktifitas identifikasi dan analisis Requirements sebelum dilakukan pengembangan (Development). Aktifitas ini dilakukan untuk memastikan bahwa terdapat keselarasan antara tujuan bisnis dengan requirements yang akan dilakukan pengembangan aplikasi, data maupun infrastruktur.
Tujuan Proses Bertujuan untuk membuat solution design yang selaras dengan kebutuhan bisnis dan meminimalisir resiko
Level Nomor Proses
Deskripsi Kriteria Apakah Kriteria
Terpenuhi ? (Y/N)
Apakah Perlu Untuk
Diterapkan ? (Y/N)
PA 1.1 Kinerja Proses
Evaluasi proses-proses berikut:
BAI02-01 Business Functional dan Technical Requirements saat ini sudah merefleksikan kebutuhan bisnis.
BAI02-02 Terdapat solusi yang ditawarkan dalam Business Functional dan Technical Requirements.
BAI02-03 Setiap solusi dalam Business Functional dan Technical Requirements yang ditawarkan sudah diasosiasikan dengan kemungkinan resiko yang dapat terjadi.
BAI02-04 Requirements dan solusi yang ditawarkan sudah memenuhi kebutuhan bisnis.
PA 2.1 Manajemen kinerja Proses
Target kinerja pengelolaan Requirements dapat diidentifikasi.
Pencapaian kinerja pengelolaan Requirements terencana dan termonitor.
Pencapaian kinerja pengelolaan Requirements diatur untuk memenuhi perencanaan.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
122
Universitas Indonesia
115
Universitas Indonesia
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
Tanggung jawab dan kewenangan untuk menjalankan pengelolaan Requirements dapat didefinisikan, ditugaskan serta dikomunikasikan.
Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk pengelolaan Requirements dapat diidentifikasi, disediakan, dialokasikan dan digunakan.
Terdapat pengaturan cara komunikasi antara pihak-pihak terkait pengelolaan Requirements , dengan tujuan menghasilkan komunikasi yang efektif dan tanggung jawab penugasan yang jelas.
PA 2.2 Manajemen Output dari kinerja proses
Persyaratan untuk dapat menghasilkan output dalam pengelolaan Requirements dapat diidentifikasi.
Persyaratan untuk melakukan dokumentasi dan kontrol terhadap output proses pengelolaan Requirements dapat diidentifikasi.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Requirements teridentifikasi, terdokumentasi dan terkontrol baik.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Requirements direview terhadap perencanaan dan disesuaikan untuk memenuhi harapannya.
Level Nomor Proses
Deskripsi Kriteria Apakah Kriteria
Terpenuhi ? (Y/N)
Apakah Perlu Untuk
Diterapkan ? (Y/N)
PA 3.1 Pendefinisian Standar dari Proses
Adanya standar dalam proses pengelolaan Requirements , termasuk diberlakukannya panduan-panduan.
Terdapat standar urutan dan cara interaksi diantara sub-proses pengelolaan Requirements .
Adanya standar penilaian terhadap kompetensi dan peran untuk menjalankan proses pengelolaan Requirements .
Adanya standar penilaian terhadap infrastruktur dan lingkungan kerja untuk menjalankan proses pengelolaan Requirements .
Adanya monitoring efektivitas proses yang sesuai dengan proses pengelolaan Requirements .
PA 3.2 Penerapan Standar dari Proses
Proses pengelolaan Requirements diterapkan menggunakan proses standar yang sesuai.
Penetapan peran, tanggung jawab, dan kewenangan terhadap proses pengelolaan Requirements telah diterapkan dan saling berkesinambungan.
Penerapan proses pengelolaan Requirements dijalankan oleh personil yang kompeten, terlatih dan berpengalaman di bidangnya.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
123
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
Sumber daya dan informasi untuk mengelola Requirements dapat disediakan, dialokasikan, serta digunakan.
Infrastruktur dan lingkungan kerja untuk mengelola Requirements dapat disediakan, diatur, dan dipelihara.
Adanya pengumpulan dan analisa terhadap data pengelolaan Requirements untuk menilai kinerja, kesesuaian, dan efektifitas proses, serta untuk mengetahui potensi peningkatan kualitas proses secara terus-menerus.
PA 4.1 Pengukuran Proses Terhadap Pencapaian Tujuan
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Requirements tersedia untuk mendukung tujuan bisnis.
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Requirements digunakan sebagai alat ukur kinerja pelaksanaan pengelolaan Requirements .
Digunakannya pengukuran kuantitatif terhadap kinerja pengelolaan Requirements yang relevan dengan masing-masing tujuan bisnis.
Unit ukuran proses pengelolaan Requirements disesuaikan dengan model output dari proses tersebut serta frekuensi pengukuran proses pengelolaan Requirements disesuaikan dengan model kuantitatif penilaian kinerja proses tersebut.
Hasil pengukuran pengelolaan Requirements dikumpulkan, dianalisa, dan dilaporkan untuk memonitor apakah secara kuantitatif kualitas kinerja proses tersebut telah tercapai.
Hasil pengukuran digunakan untuk mencari karakteristik pola tertentu dalam pengelolaan Requirements .
PA 4.2 Kontrol Proses dari Aktifitas Pengukuran
Menggunakan teknik kontrol dan analisa tertentu terhadap pengukuran kinerja pengelolaan Requirements .
Adanya pembatasan jumlah variasi dalam pengukuran pengelolaan Requirements .
Data pengukuran dijadikan bahan untuk menganalisa kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi) dalam pengukuran pengelolaan Requirements .
Perbaikan terhadap cara analisa dilakukan untuk menunjukkan letak kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi pengukuran) dalam pengukuran pengelolaan Requirements .
Pembatasan variasi selalu diterapkan menyusul tindakan perbaikan yang diterapkan pada poin sebelumnya.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
124
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 5.1 Inovasi Proses
Mengetahui sasaran peningkatan proses pengelolaan Requirements untuk mendukung tujuan bisnis.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi penyebab umum adanya variasi cara pengukuran kinerja pengelolaan Requirements .
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi potensi penggunaan metode best-practice maupun berinovasi terhadap metode pengelolaan Requirements .
Dapat mengidentifikasi potensi peningkatan proses pengelolaan Requirements dari kemunculan teknologi baru, lengkap dengan konsep prosesnya.
Memiliki strategi implementasi untuk mewujudkan sasaran peningkatan pengelolaan Requirements .
PA 5.2 Optimasi Proses
Melakukan penilaian atas keseluruhan dampak dari usulan perubahan metode pengelolaan Requirements dengan cara membandingkan antara sasarannya dengan standar proses yang berlaku.
Adanya pengaturan terhadap penerapan seluruh perubahan yang disetujui agar dipastikan bahwa setiap gangguan kinerja pengelolaan Requirements dapat dipahami dan diatasi.
Dilakukan evaluasi untuk menilai efektifitas perubahan metode pengelolaan Requirements .
Proses ID BAI03
Nama Proses Pengelolaan Solusi dan Desain
Deskripsi Dalam proses ini melakukan pengelolaan solusi – solusi yang ditawarkan untuk pengembangan aplikasi, data maupun infrastruktur. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi kriteria desain solusi , vendor / pihak ketiga, persiapan pengembangan, persiapan test maupun strategi deployment yang harus dilakukan sebelum pengembangan aplikasi / data / infrastruktur dimulai.
Tujuan Proses Bertujuan untuk mendukung efektifitas waktu dan biaya dalam pengembangan dan mendukung keselarasan dengan kebutuhan serta tujuan bisnis.
Level Nomor Proses
Deskripsi Kriteria Apakah Kriteria
Terpenuhi ? (Y/N)
Apakah Perlu Untuk
Diterapkan ? (Y/N)
PA 1.1 Kinerja Proses
Evaluasi proses-proses berikut:
BAI03-01 Solusi dan Desain yang ditawarkan sudah merefleksikan kebutuhan bisnis, menggunakan standar tertentu serta mengidentifikasi resiko – resiko yang ada.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
125
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
BAI03-02 Terdapat standar, kontrol dan audit terhadap solusi dan desain yang ditawarkan.
BAI03-03 Solusi dan Desain yang ditawarkan sudah memenuhi standar kualitas tertentu dan teruji.
BAI03-04 Requirement serta perubahan yang dibutuhkan sudah tercakup semua dalam solusi dan desain yang ditawarkan.
BAI03-05 Solusi dan desain yang ditawarkan sudah sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis serta menyesuaikan dengan teknologi yang dibutuhkan.
PA 2.1 Manajemen kinerja Proses
Target kinerja pengelolaan Solusi dan Desain dapat diidentifikasi.
Pencapaian kinerja pengelolaan Solusi dan Desain terencana dan termonitor.
Pencapaian kinerja pengelolaan Solusi dan Desain diatur untuk memenuhi perencanaan.
Tanggung jawab dan kewenangan untuk menjalankan pengelolaan Solusi dan Desain dapat didefinisikan, ditugaskan serta dikomunikasikan.
Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk pengelolaan Solusi dan Desain dapat diidentifikasi, disediakan, dialokasikan dan digunakan.
Terdapat pengaturan cara komunikasi antara pihak-pihak terkait pengelolaan Solusi dan Desain , dengan tujuan menghasilkan komunikasi yang efektif dan tanggung jawab penugasan yang jelas.
PA 2.2 Manajemen Output dari kinerja proses
Persyaratan untuk dapat menghasilkan output dalam pengelolaan Solusi dan Desain dapat diidentifikasi.
Persyaratan untuk melakukan dokumentasi dan kontrol terhadap output proses pengelolaan Solusi dan Desain dapat diidentifikasi.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Solusi dan Desain teridentifikasi, terdokumentasi dan terkontrol baik.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Solusi dan Desain direview terhadap perencanaan dan disesuaikan untuk memenuhi harapannya.
PA 3.1 Pendefinisian Standar dari Proses
Adanya standar dalam proses pengelolaan Solusi dan Desain , termasuk diberlakukannya panduan-panduan.
Terdapat standar urutan dan cara interaksi diantara sub-proses pengelolaan Solusi dan Desain .
Adanya standar penilaian terhadap kompetensi dan peran untuk menjalankan proses pengelolaan Solusi dan Desain .
Adanya standar penilaian terhadap infrastruktur dan lingkungan kerja untuk menjalankan proses pengelolaan Solusi dan Desain .
Adanya monitoring efektivitas proses yang sesuai dengan proses pengelolaan Solusi dan Desain .
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
126
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 3.2 Penerapan Standar dari Proses
Proses pengelolaan Solusi dan Desain diterapkan menggunakan proses standar yang sesuai.
Penetapan peran, tanggung jawab, dan kewenangan terhadap proses pengelolaan Solusi dan Desain telah diterapkan dan saling berkesinambungan.
Penerapan proses pengelolaan Solusi dan Desain dijalankan oleh personil yang kompeten, terlatih dan berpengalaman di bidangnya.
Sumber daya dan informasi untuk mengelola Solusi dan Desain dapat disediakan, dialokasikan, serta digunakan.
Infrastruktur dan lingkungan kerja untuk mengelola Solusi dan Desain dapat disediakan, diatur, dan dipelihara.
Adanya pengumpulan dan analisa terhadap data pengelolaan Solusi dan Desain untuk menilai kinerja, kesesuaian, dan efektifitas proses, serta untuk mengetahui potensi peningkatan kualitas proses secara terus-menerus.
PA 4.1 Pengukuran Proses Terhadap Pencapaian Tujuan
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Solusi dan Desain tersedia untuk mendukung tujuan bisnis.
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Solusi dan Desain digunakan sebagai alat ukur kinerja pelaksanaan pengelolaan Solusi dan Desain .
Digunakannya pengukuran kuantitatif terhadap kinerja pengelolaan Solusi dan Desain yang relevan dengan masing-masing tujuan bisnis.
Unit ukuran proses pengelolaan Solusi dan Desain disesuaikan dengan model output dari proses tersebut serta frekuensi pengukuran proses pengelolaan Solusi dan Desain disesuaikan dengan model kuantitatif penilaian kinerja proses tersebut.
Hasil pengukuran pengelolaan Solusi dan Desain dikumpulkan, dianalisa, dan dilaporkan untuk memonitor apakah secara kuantitatif kualitas kinerja proses tersebut telah tercapai.
PA 4.1 (lanjutan) Hasil pengukuran digunakan untuk mencari karakteristik pola tertentu dalam pengelolaan Solusi dan Desain .
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
127
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 4.2 Kontrol Proses dari Aktifitas Pengukuran
Menggunakan teknik kontrol dan analisa tertentu terhadap pengukuran kinerja pengelolaan Solusi dan Desain .
Adanya pembatasan jumlah variasi dalam pengukuran pengelolaan Solusi dan Desain .
Data pengukuran dijadikan bahan untuk menganalisa kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi) dalam pengukuran pengelolaan Solusi dan Desain .
Perbaikan terhadap cara analisa dilakukan untuk menunjukkan letak kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi pengukuran) dalam pengukuran pengelolaan Solusi dan Desain .
Pembatasan variasi selalu diterapkan menyusul tindakan perbaikan yang diterapkan pada poin sebelumnya.
PA 5.1 Inovasi Proses
Mengetahui sasaran peningkatan proses pengelolaan Solusi dan Desain untuk mendukung tujuan bisnis.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi penyebab umum adanya variasi cara pengukuran kinerja pengelolaan Solusi dan Desain .
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi potensi penggunaan metode best-practice maupun berinovasi terhadap metode pengelolaan Solusi dan Desain .
Dapat mengidentifikasi potensi peningkatan proses pengelolaan Solusi dan Desain dari kemunculan teknologi baru, lengkap dengan konsep prosesnya.
Memiliki strategi implementasi untuk mewujudkan sasaran peningkatan pengelolaan Solusi dan Desain .
PA 5.2 Optimasi Proses
Melakukan penilaian atas keseluruhan dampak dari usulan perubahan metode pengelolaan Solusi dan Desain dengan cara membandingkan antara sasarannya dengan standar proses yang berlaku.
Adanya pengaturan terhadap penerapan seluruh perubahan yang disetujui agar dipastikan bahwa setiap gangguan kinerja pengelolaan Solusi dan Desain dapat dipahami dan diatasi.
Dilakukan evaluasi untuk menilai efektifitas perubahan metode pengelolaan Solusi dan Desain .
Proses ID BAI04
Nama Proses Pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI
Deskripsi Dalam proses ini dilakukan pengelolaan untuk mengidentifikasi kapasitas dan ketersediaan sumber daya manusia dan infrastruktur TI dalam perencanaan aktifitas pengembangan. Hal ini dilakukan untuk melakukan prediksi terhadap kebutuhan sumber daya TI agar tercipta efisiensi waktu dan biaya serta mengidentifikasi resiko dan dampak yang mungkin terjadi.
Tujuan Proses Bertujuan untuk optimasi penggunaan sumber daya TI agar tercipta efisiensi serta melakukan prediksi kebutuhan sumber daya TI untuk waktu yang akan datang.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
128
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
Level Nomor Proses
Deskripsi Kriteria Apakah Kriteria
Terpenuhi ?
(Y/N)
Apakah Perlu Untuk
Diterapkan ? (Y/N)
PA 1.1 Kinerja Proses
Evaluasi proses-proses berikut:
BAI04-01 Dalam pengelolaan ketersediaan kapasitas sumber daya TI melakukan analisis dan antisipasi apabila terdapat situasi yang kritikal dan tak terduga.
BAI04-02 Kapasitas dan ketersediaan sumber daya TI yang dibutuhkan sudah sesuai dengan Requirements.
BAI04-03 Kendala – kendala terkait ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI yang ada selalu diselesaikan dengan baik .
PA 2.1 Manajemen kinerja Proses
Target kinerja pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI dapat diidentifikasi.
Pencapaian kinerja pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI terencana dan termonitor.
Pencapaian kinerja pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI diatur untuk memenuhi perencanaan.
Tanggung jawab dan kewenangan untuk menjalankan pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI dapat didefinisikan, ditugaskan serta dikomunikasikan.
Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI dapat diidentifikasi, disediakan, dialokasikan dan digunakan.
Terdapat pengaturan cara komunikasi antara pihak-pihak terkait pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI , dengan tujuan menghasilkan komunikasi yang efektif dan tanggung jawab penugasan yang jelas.
PA 2.2 Manajemen Output dari kinerja proses
Persyaratan untuk dapat menghasilkan output dalam pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI dapat diidentifikasi.
Persyaratan untuk melakukan dokumentasi dan kontrol terhadap output proses pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI dapat diidentifikasi.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI teridentifikasi, terdokumentasi dan terkontrol baik.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
129
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI direview terhadap perencanaan dan disesuaikan untuk memenuhi harapannya.
PA 3.1 Pendefinisian Standar dari Proses
Adanya standar dalam proses pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI , termasuk diberlakukannya panduan-panduan.
Terdapat standar urutan dan cara interaksi diantara sub-proses pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
Adanya standar penilaian terhadap kompetensi dan peran untuk menjalankan proses pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
Adanya standar penilaian terhadap infrastruktur dan lingkungan kerja untuk menjalankan proses pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
Adanya monitoring efektivitas proses yang sesuai dengan proses pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
PA 3.2 Penerapan Standar dari Proses
Proses pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI diterapkan menggunakan proses standar yang sesuai.
Penetapan peran, tanggung jawab, dan kewenangan terhadap proses pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI telah diterapkan dan saling berkesinambungan.
Penerapan proses pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI dijalankan oleh personil yang kompeten, terlatih dan berpengalaman di bidangnya.
Sumber daya dan informasi untuk mengelola Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI dapat disediakan, dialokasikan, serta digunakan.
Infrastruktur dan lingkungan kerja untuk mengelola Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI dapat disediakan, diatur, dan dipelihara.
Adanya pengumpulan dan analisa terhadap data pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI untuk menilai kinerja, kesesuaian, dan efektifitas proses, serta untuk mengetahui potensi peningkatan kualitas proses secara terus-menerus.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
130
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 4.1 Pengukuran Proses Terhadap Pencapaian Tujuan PA 4.1 (lanjutan)
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI tersedia untuk mendukung tujuan bisnis.
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI digunakan sebagai alat ukur kinerja pelaksanaan pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
Digunakannya pengukuran kuantitatif terhadap kinerja pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI yang relevan dengan masing-masing tujuan bisnis.
Unit ukuran proses pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI disesuaikan dengan model output dari proses tersebut serta frekuensi pengukuran proses pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI disesuaikan dengan model kuantitatif penilaian kinerja proses tersebut.
Hasil pengukuran pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI dikumpulkan, dianalisa, dan dilaporkan untuk memonitor apakah secara kuantitatif kualitas kinerja proses tersebut telah tercapai.
Hasil pengukuran digunakan untuk mencari karakteristik pola tertentu dalam pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
PA 4.2 Kontrol Proses dari Aktifitas Pengukuran
Menggunakan teknik kontrol dan analisa tertentu terhadap pengukuran kinerja pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
Adanya pembatasan jumlah variasi dalam pengukuran pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
Data pengukuran dijadikan bahan untuk menganalisa kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi) dalam pengukuran pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
Perbaikan terhadap cara analisa dilakukan untuk menunjukkan letak kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi pengukuran) dalam pengukuran pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
Pembatasan variasi selalu diterapkan menyusul tindakan perbaikan yang diterapkan pada poin sebelumnya.
PA 5.1 Inovasi Proses
Mengetahui sasaran peningkatan proses pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI untuk mendukung tujuan bisnis.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi penyebab umum adanya variasi cara pengukuran kinerja pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi potensi penggunaan metode best-practice maupun berinovasi terhadap metode pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
131
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
Dapat mengidentifikasi potensi peningkatan proses pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI dari kemunculan teknologi baru, lengkap dengan konsep prosesnya.
Memiliki strategi implementasi untuk mewujudkan sasaran peningkatan pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
PA 5.2 Optimasi Proses
Melakukan penilaian atas keseluruhan dampak dari usulan perubahan metode pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI dengan cara membandingkan antara sasarannya dengan standar proses yang berlaku.
Adanya pengaturan terhadap penerapan seluruh perubahan yang disetujui agar dipastikan bahwa setiap gangguan kinerja pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI dapat dipahami dan diatasi.
Dilakukan evaluasi untuk menilai efektifitas perubahan metode pengelolaan Ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI .
Proses ID BAI05
Nama Proses Pengelolaan Perubahan Organisasi TI
Deskripsi Pengelolaan terhadap berbagai perubahan organisasi Ti. Dalam hal ini dimungkinkan terjadi perubahan terhadap berbagai sektor antara lain perubahan metode, standar dan sebagainya.
Tujuan Proses Bertujuan untuk meminimalisir resiko yang diakibatkan perubahan organisasi
Level Nomor Proses
Deskripsi Kriteria Apakah Kriteria
Terpenuhi ?
(Y/N)
Apakah Perlu Untuk
Diterapkan ? (Y/N)
PA 1.1 Kinerja Proses
Evaluasi proses-proses berikut:
BAI05-01 Perubahan oleh organisasi telah dipahami oleh semua personil TI.
BAI05-02 Terdapat tim implementasi untuk mewujudkan perubahan organisasi tersebut.
BAI05-03 Perubahan yang terjadi telah disepakati oleh semua pemangku kepentingan.
BAI05-04 Terdapat personil yang berpengalaman untuk mewujudkan perubahan oragnisasi TI.
BAI05-05 Terdapat personil yang berpengalaman untuk menjalankan operasional perubahan oragnisasi TI.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
132
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
BAI05-06 Terdapat pengelolaan yang terus menerus terhadap berbagai perubahan organisasi TI.
PA 2.1 Manajemen kinerja Proses
Target kinerja pengelolaan Perubahan organisasi TI dapat diidentifikasi.
Pencapaian kinerja pengelolaan Perubahan organisasi TI terencana dan termonitor.
Pencapaian kinerja pengelolaan Perubahan organisasi TI diatur untuk memenuhi perencanaan.
Tanggung jawab dan kewenangan untuk menjalankan pengelolaan Perubahan organisasi TI dapat didefinisikan, ditugaskan serta dikomunikasikan.
Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk pengelolaan Perubahan organisasi TI dapat diidentifikasi, disediakan, dialokasikan dan digunakan.
Terdapat pengaturan cara komunikasi antara pihak-pihak terkait pengelolaan Perubahan organisasi TI, dengan tujuan menghasilkan komunikasi yang efektif dan tanggung jawab penugasan yang jelas.
PA 2.2 Manajemen Output dari kinerja proses
Persyaratan untuk dapat menghasilkan output dalam pengelolaan Perubahan organisasi TI dapat diidentifikasi.
Persyaratan untuk melakukan dokumentasi dan kontrol terhadap output proses pengelolaan Perubahan organisasi TI dapat diidentifikasi.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Perubahan organisasi TI teridentifikasi, terdokumentasi dan terkontrol baik.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Perubahan organisasi TI direview terhadap perencanaan dan disesuaikan untuk memenuhi harapannya.
Level Nomor Proses
Deskripsi Kriteria Apakah Kriteria
Terpenuhi ?
(Y/N)
Apakah Perlu Untuk
Diterapkan ? (Y/N)
PA 3.1 Pendefinisian Standar dari Proses
Adanya standar dalam proses pengelolaan Perubahan organisasi TI, termasuk diberlakukannya panduan-panduan.
Terdapat standar urutan dan cara interaksi diantara sub-proses pengelolaan Perubahan organisasi TI.
Adanya standar penilaian terhadap kompetensi dan peran untuk menjalankan proses pengelolaan Perubahan organisasi TI.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
133
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
Adanya standar penilaian terhadap infrastruktur dan lingkungan kerja untuk menjalankan proses pengelolaan Perubahan organisasi TI.
Adanya monitoring efektivitas proses yang sesuai dengan proses pengelolaan Perubahan organisasi TI.
PA 3.2 Penerapan Standar dari Proses
Proses pengelolaan Perubahan organisasi TI diterapkan menggunakan proses standar yang sesuai.
Penetapan peran, tanggung jawab, dan kewenangan terhadap proses pengelolaan Perubahan organisasi TI telah diterapkan dan saling berkesinambungan.
Penerapan proses pengelolaan Perubahan organisasi TI dijalankan oleh personil yang kompeten, terlatih dan berpengalaman di bidangnya.
Sumber daya dan informasi untuk mengelola Perubahan organisasi TI dapat disediakan, dialokasikan, serta digunakan.
Infrastruktur dan lingkungan kerja untuk mengelola Perubahan organisasi TI dapat disediakan, diatur, dan dipelihara.
Adanya pengumpulan dan analisa terhadap data pengelolaan Perubahan organisasi TI untuk menilai kinerja, kesesuaian, dan efektifitas proses, serta untuk mengetahui potensi peningkatan kualitas proses secara terus-menerus.
PA 4.1 Pengukuran Proses Terhadap Pencapaian Tujuan PA 4.1 (lanjutan)
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Perubahan organisasi TI tersedia untuk mendukung tujuan bisnis.
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Perubahan organisasi TI digunakan sebagai alat ukur kinerja pelaksanaan pengelolaan Perubahan organisasi TI.
Digunakannya pengukuran kuantitatif terhadap kinerja pengelolaan Perubahan organisasi TI yang relevan dengan masing-masing tujuan bisnis.
Unit ukuran proses pengelolaan Perubahan organisasi TI disesuaikan dengan model output dari proses tersebut serta frekuensi pengukuran proses pengelolaan Perubahan organisasi TI disesuaikan dengan model kuantitatif penilaian kinerja proses tersebut.
Hasil pengukuran pengelolaan Perubahan organisasi TI dikumpulkan, dianalisa, dan dilaporkan untuk memonitor apakah secara kuantitatif kualitas kinerja proses tersebut telah tercapai.
Hasil pengukuran digunakan untuk mencari karakteristik pola tertentu dalam pengelolaan Perubahan organisasi TI.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
134
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 4.2 Kontrol Proses dari Aktifitas Pengukuran
Menggunakan teknik kontrol dan analisa tertentu terhadap pengukuran kinerja pengelolaan Perubahan organisasi TI.
Adanya pembatasan jumlah variasi dalam pengukuran pengelolaan Perubahan organisasi TI.
Data pengukuran dijadikan bahan untuk menganalisa kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi) dalam pengukuran pengelolaan Perubahan organisasi TI.
Perbaikan terhadap cara analisa dilakukan untuk menunjukkan letak kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi pengukuran) dalam pengukuran pengelolaan Perubahan organisasi TI.
Pembatasan variasi selalu diterapkan menyusul tindakan perbaikan yang diterapkan pada poin sebelumnya.
PA 5.1 Inovasi Proses
Mengetahui sasaran peningkatan proses pengelolaan Perubahan organisasi TI untuk mendukung tujuan bisnis.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi penyebab umum adanya variasi cara pengukuran kinerja pengelolaan Perubahan organisasi TI.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi potensi penggunaan metode best-practice maupun berinovasi terhadap metode pengelolaan Perubahan organisasi TI.
Dapat mengidentifikasi potensi peningkatan proses pengelolaan Perubahan organisasi TI dari kemunculan teknologi baru, lengkap dengan konsep prosesnya.
Memiliki strategi implementasi untuk mewujudkan sasaran peningkatan pengelolaan Perubahan organisasi TI.
PA 5.2 Optimasi Proses
Melakukan penilaian atas keseluruhan dampak dari usulan perubahan metode pengelolaan Perubahan organisasi TI dengan cara membandingkan antara sasarannya dengan standar proses yang berlaku.
Adanya pengaturan terhadap penerapan seluruh perubahan yang disetujui agar dipastikan bahwa setiap gangguan kinerja pengelolaan Perubahan organisasi TI dapat dipahami dan diatasi.
Dilakukan evaluasi untuk menilai efektifitas perubahan metode pengelolaan Perubahan organisasi TI.
Proses ID BAI06
Nama Proses Pengelolaan Change Request
Deskripsi Pengelolaan terhadap Change Request yang ada termasuk dengan inisisasi, prioritisasi, tracking status serta closing request.
Tujuan Proses Bertujuan untuk memberdayakan change request dengan efektif, resiko yang minim serta integritas pihak – pihak yang terlibat
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
135
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
Level Nomor Proses
Deskripsi Kriteria Apakah Kriteria
Terpenuhi ?
(Y/N)
Apakah Perlu Untuk
Diterapkan ? (Y/N)
PA 1.1 Kinerja Proses
Evaluasi proses-proses berikut:
BAI06-01 Terdapat otorisasi terhadap setiap Change Request.
BAI06-02 Terdapat kajian dampak yang mungkin terjadi pada setiap Change Request.
BAI06-03 Semua Change request yang sifatnya emergency selalu dilakukan review kembali.
BAI06-04 Semua yang terlibat selalu diinformasikan terhadap detail yang terdapat pada Change Request.
PA 2.1 Manajemen kinerja Proses
Target kinerja pengelolaan Change Request dapat diidentifikasi.
Pencapaian kinerja pengelolaan Change Request terencana dan termonitor.
Pencapaian kinerja pengelolaan Change Request diatur untuk memenuhi perencanaan.
Tanggung jawab dan kewenangan untuk menjalankan pengelolaan Change Request dapat didefinisikan, ditugaskan serta dikomunikasikan.
Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk pengelolaan Change Request dapat diidentifikasi, disediakan, dialokasikan dan digunakan.
Terdapat pengaturan cara komunikasi antara pihak-pihak terkait pengelolaan Change Request, dengan tujuan menghasilkan komunikasi yang efektif dan tanggung jawab penugasan yang jelas.
PA 2.2 Manajemen Output dari kinerja proses
Persyaratan untuk dapat menghasilkan output dalam pengelolaan Change Request dapat diidentifikasi.
Persyaratan untuk melakukan dokumentasi dan kontrol terhadap output proses pengelolaan Change Request dapat diidentifikasi.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Change Request teridentifikasi, terdokumentasi dan terkontrol baik.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
136
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Change Request direview terhadap perencanaan dan disesuaikan untuk memenuhi harapannya.
Level Nomor Proses
Deskripsi Kriteria Apakah Kriteria
Terpenuhi ?
(Y/N)
Apakah Perlu Untuk
Diterapkan ? (Y/N)
PA 3.1 Pendefinisian Standar dari Proses
Adanya standar dalam proses pengelolaan Change Request, termasuk diberlakukannya panduan-panduan.
Terdapat standar urutan dan cara interaksi diantara sub-proses pengelolaan Change Request.
Adanya standar penilaian terhadap kompetensi dan peran untuk menjalankan proses pengelolaan Change Request.
Adanya standar penilaian terhadap infrastruktur dan lingkungan kerja untuk menjalankan proses pengelolaan Change Request.
Adanya monitoring efektivitas proses yang sesuai dengan proses pengelolaan Change Request.
PA 3.2 Penerapan Standar dari Proses
Proses pengelolaan Change Request diterapkan menggunakan proses standar yang sesuai.
Penetapan peran, tanggung jawab, dan kewenangan terhadap proses pengelolaan Change Request telah diterapkan dan saling berkesinambungan.
Penerapan proses pengelolaan Change Request dijalankan oleh personil yang kompeten, terlatih dan berpengalaman di bidangnya.
Sumber daya dan informasi untuk mengelola Change Request dapat disediakan, dialokasikan, serta digunakan.
Infrastruktur dan lingkungan kerja untuk mengelola Change Request dapat disediakan, diatur, dan dipelihara.
Adanya pengumpulan dan analisa terhadap data pengelolaan Change Request untuk menilai kinerja, kesesuaian, dan efektifitas proses, serta untuk mengetahui potensi peningkatan kualitas proses secara terus-menerus.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
137
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 4.1 Pengukuran Proses Terhadap Pencapaian Tujuan
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Change Request tersedia untuk mendukung tujuan bisnis.
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Change Request digunakan sebagai alat ukur kinerja pelaksanaan pengelolaan Change Request.
Digunakannya pengukuran kuantitatif terhadap kinerja pengelolaan Change Request yang relevan dengan masing-masing tujuan bisnis.
Unit ukuran proses pengelolaan Change Request disesuaikan dengan model output dari proses tersebut serta frekuensi pengukuran proses pengelolaan Change Request disesuaikan dengan model kuantitatif penilaian kinerja proses tersebut.
Hasil pengukuran pengelolaan Change Request dikumpulkan, dianalisa, dan dilaporkan untuk memonitor apakah secara kuantitatif kualitas kinerja proses tersebut telah tercapai.
PA 4.1 (lanjutan) Hasil pengukuran digunakan untuk mencari karakteristik pola tertentu dalam pengelolaan Change Request.
PA 4.2 Kontrol Proses dari Aktifitas Pengukuran
Menggunakan teknik kontrol dan analisa tertentu terhadap pengukuran kinerja pengelolaan Change Request.
Adanya pembatasan jumlah variasi dalam pengukuran pengelolaan Change Request.
Data pengukuran dijadikan bahan untuk menganalisa kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi) dalam pengukuran pengelolaan Change Request.
Perbaikan terhadap cara analisa dilakukan untuk menunjukkan letak kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi pengukuran) dalam pengukuran pengelolaan Change Request.
Pembatasan variasi selalu diterapkan menyusul tindakan perbaikan yang diterapkan pada poin sebelumnya.
PA 5.1 Inovasi Proses
Mengetahui sasaran peningkatan proses pengelolaan Change Request untuk mendukung tujuan bisnis.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi penyebab umum adanya variasi cara pengukuran kinerja pengelolaan Change Request.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi potensi penggunaan metode best-practice maupun berinovasi terhadap metode pengelolaan Change Request.
Dapat mengidentifikasi potensi peningkatan proses pengelolaan Change Request dari kemunculan teknologi baru, lengkap dengan konsep prosesnya.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
138
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
Memiliki strategi implementasi untuk mewujudkan sasaran peningkatan pengelolaan Change Request.
PA 5.2 Optimasi Proses
Melakukan penilaian atas keseluruhan dampak dari usulan perubahan metode pengelolaan Change Request dengan cara membandingkan antara sasarannya dengan standar proses yang berlaku.
Adanya pengaturan terhadap penerapan seluruh perubahan yang disetujui agar dipastikan bahwa setiap gangguan kinerja pengelolaan Change Request dapat dipahami dan diatasi.
Dilakukan evaluasi untuk menilai efektifitas perubahan metode pengelolaan Change Request.
Proses ID BAI07
Nama Proses Pengelolaan User Acceptance
Deskripsi Pengelolaan User Acceptance (Persetujuan pengguna) terhadap semua komponen termasuk kecocokan requirement, solusi yang ditawarkan, hasil test serta persiapan deployment ke production.
Tujuan Proses Bertujuan agar proses implementasi dapat sejalan dengan ekspektasi dari user.
Level Nomor Proses
Deskripsi Kriteria Apakah Kriteria
Terpenuhi ?
(Y/N)
Apakah Perlu Untuk
Diterapkan ? (Y/N)
PA 1.1 Kinerja Proses
Evaluasi proses-proses berikut:
BAI01-01 User Acceptance Test sebagian besar dapat memenuhi ekepektasi user.
BAI01-02 Persiapan dan proses deployment ke production selalu mendapat support dari user .
BAI01-03 Hasil deployment ke production selalu sukses, stabil dan sesuai dengan ekspektasi user.
BAI01-04 Terdapat proses pembelajaran dari setiap proses user acceptance.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
139
Universitas Indonesia
115
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 2.1 Manajemen kinerja Proses
Target kinerja pengelolaan User Acceptance dapat diidentifikasi.
Pencapaian kinerja pengelolaan User Acceptance terencana dan termonitor.
Pencapaian kinerja pengelolaan User Acceptance diatur untuk memenuhi perencanaan.
Tanggung jawab dan kewenangan untuk menjalankan pengelolaan User Acceptance dapat didefinisikan, ditugaskan serta dikomunikasikan.
Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk pengelolaan User Acceptance dapat diidentifikasi, disediakan, dialokasikan dan digunakan.
Terdapat pengaturan cara komunikasi antara pihak-pihak terkait pengelolaan User Acceptance, dengan tujuan menghasilkan komunikasi yang efektif dan tanggung jawab penugasan yang jelas.
PA 2.2 Manajemen Output dari kinerja proses
Persyaratan untuk dapat menghasilkan output dalam pengelolaan User Acceptance dapat diidentifikasi.
Persyaratan untuk melakukan dokumentasi dan kontrol terhadap output proses pengelolaan User Acceptance dapat diidentifikasi.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan User Acceptance teridentifikasi, terdokumentasi dan terkontrol baik.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan User Acceptance direview terhadap perencanaan dan disesuaikan untuk memenuhi harapannya.
Level Nomor Proses
Deskripsi Kriteria Apakah Kriteria
Terpenuhi ?
(Y/N)
Apakah Perlu Untuk
Diterapkan ? (Y/N)
PA 3.1 Pendefinisian Standar dari Proses
Adanya standar dalam proses pengelolaan User Acceptance, termasuk diberlakukannya panduan-panduan.
Terdapat standar urutan dan cara interaksi diantara sub-proses pengelolaan User Acceptance.
Adanya standar penilaian terhadap kompetensi dan peran untuk menjalankan proses pengelolaan User Acceptance.
Adanya standar penilaian terhadap infrastruktur dan lingkungan kerja untuk menjalankan proses pengelolaan User Acceptance.
Adanya monitoring efektivitas proses yang sesuai dengan proses pengelolaan User Acceptance.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
140
Universitas Indonesia
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 3.2 Penerapan Standar dari Proses
Proses pengelolaan User Acceptance diterapkan menggunakan proses standar yang sesuai.
Penetapan peran, tanggung jawab, dan kewenangan terhadap proses pengelolaan User Acceptance telah diterapkan dan saling berkesinambungan.
Penerapan proses pengelolaan User Acceptance dijalankan oleh personil yang kompeten, terlatih dan berpengalaman di bidangnya.
Sumber daya dan informasi untuk mengelola User Acceptance dapat disediakan, dialokasikan, serta digunakan.
Infrastruktur dan lingkungan kerja untuk mengelola User Acceptance dapat disediakan, diatur, dan dipelihara.
Adanya pengumpulan dan analisa terhadap data pengelolaan User Acceptance untuk menilai kinerja, kesesuaian, dan efektifitas proses, serta untuk mengetahui potensi peningkatan kualitas proses secara terus-menerus.
PA 4.1 Pengukuran Proses Terhadap Pencapaian Tujuan PA 4.1 (lanjutan)
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan User Acceptance tersedia untuk mendukung tujuan bisnis.
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan User Acceptance digunakan sebagai alat ukur kinerja pelaksanaan pengelolaan User Acceptance.
Digunakannya pengukuran kuantitatif terhadap kinerja pengelolaan User Acceptance yang relevan dengan masing-masing tujuan bisnis.
Unit ukuran proses pengelolaan User Acceptance disesuaikan dengan model output dari proses tersebut serta frekuensi pengukuran proses pengelolaan User Acceptance disesuaikan dengan model kuantitatif penilaian kinerja proses tersebut.
Hasil pengukuran pengelolaan User Acceptance dikumpulkan, dianalisa, dan dilaporkan untuk memonitor apakah secara kuantitatif kualitas kinerja proses tersebut telah tercapai.
Hasil pengukuran digunakan untuk mencari karakteristik pola tertentu dalam pengelolaan User Acceptance.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
141
Universitas Indonesia
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 4.2 Kontrol Proses dari Aktifitas Pengukuran
Menggunakan teknik kontrol dan analisa tertentu terhadap pengukuran kinerja pengelolaan User Acceptance.
Adanya pembatasan jumlah variasi dalam pengukuran pengelolaan User Acceptance.
Data pengukuran dijadikan bahan untuk menganalisa kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi) dalam pengukuran pengelolaan User Acceptance.
Perbaikan terhadap cara analisa dilakukan untuk menunjukkan letak kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi pengukuran) dalam pengukuran pengelolaan User Acceptance.
Pembatasan variasi selalu diterapkan menyusul tindakan perbaikan yang diterapkan pada poin sebelumnya.
PA 5.1 Inovasi Proses
Mengetahui sasaran peningkatan proses pengelolaan User Acceptance untuk mendukung tujuan bisnis.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi penyebab umum adanya variasi cara pengukuran kinerja pengelolaan User Acceptance.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi potensi penggunaan metode best-practice maupun berinovasi terhadap metode pengelolaan User Acceptance.
Dapat mengidentifikasi potensi peningkatan proses pengelolaan User Acceptance dari kemunculan teknologi baru, lengkap dengan konsep prosesnya.
Memiliki strategi implementasi untuk mewujudkan sasaran peningkatan pengelolaan User Acceptance.
PA 5.2 Optimasi Proses
Melakukan penilaian atas keseluruhan dampak dari usulan perubahan metode pengelolaan User Acceptance dengan cara membandingkan antara sasarannya dengan standar proses yang berlaku.
Adanya pengaturan terhadap penerapan seluruh perubahan yang disetujui agar dipastikan bahwa setiap gangguan kinerja pengelolaan User Acceptance dapat dipahami dan diatasi.
Dilakukan evaluasi untuk menilai efektifitas perubahan metode pengelolaan User Acceptance.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
142
Universitas Indonesia
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
Proses ID BAI08
Nama Proses Pengelolaan Knowledge
Deskripsi Pengumpulan semua aktifitas pembelajaran dari setiap proses yang ada untuk dikumpulkan dan dikelola menjadi suatu Knowledge yang terstruktur.
Tujuan Proses Sebagai sarana pembelajaran, penyediaan dan berbagi knowledge kepada semua personil yang bekerja pada lingkungan pengembangan. Tentang berbagai aktifitas proyek pengembangan TI.
Level Nomor Proses
Deskripsi Kriteria Apakah Kriteria
Terpenuhi ?
(Y/N)
Apakah Perlu Untuk
Diterapkan ? (Y/N)
PA 1.1 Kinerja Proses
Evaluasi proses-proses berikut:
BAI08-01 Sumber informasi untuk knowledge yang ada sudah dilakukan pengklasifikasian.
BAI08-02 Saat ini terdapat knowledge center yang dapat digunakan untuk berbagi dan digunakan sebagai sarana pembelajaran.
BAI08-03 Pengelolaan Knowledge saat ini sudah sesuai dengan budaya perusahaan.
BAI08-04 Knowledge yang ada senantiasa dilakukan pembaharuan untuk mendukung aktifitas proyek pengembangan TI
PA 2.1 Manajemen kinerja Proses
Target kinerja pengelolaan Knowledge dapat diidentifikasi.
Pencapaian kinerja pengelolaan Knowledge terencana dan termonitor.
Pencapaian kinerja pengelolaan Knowledge diatur untuk memenuhi perencanaan.
Tanggung jawab dan kewenangan untuk menjalankan pengelolaan Knowledge dapat didefinisikan, ditugaskan serta dikomunikasikan.
Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk pengelolaan Knowledge dapat diidentifikasi, disediakan, dialokasikan dan digunakan.
Terdapat pengaturan cara komunikasi antara pihak-pihak terkait pengelolaan Knowledge, dengan tujuan menghasilkan komunikasi yang efektif dan tanggung jawab penugasan yang jelas.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
143
Universitas Indonesia
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 2.2 Manajemen Output dari kinerja proses
Persyaratan untuk dapat menghasilkan output dalam pengelolaan Knowledge dapat diidentifikasi.
Persyaratan untuk melakukan dokumentasi dan kontrol terhadap output proses pengelolaan Knowledge dapat diidentifikasi.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Knowledge teridentifikasi, terdokumentasi dan terkontrol baik.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan Knowledge direview terhadap perencanaan dan disesuaikan untuk memenuhi harapannya.
Level Nomor Proses
Deskripsi Kriteria Apakah Kriteria
Terpenuhi ?
(Y/N)
Apakah Perlu Untuk
Diterapkan ? (Y/N)
PA 3.1 Pendefinisian Standar dari Proses
Adanya standar dalam proses pengelolaan Knowledge, termasuk diberlakukannya panduan-panduan.
Terdapat standar urutan dan cara interaksi diantara sub-proses pengelolaan Knowledge.
Adanya standar penilaian terhadap kompetensi dan peran untuk menjalankan proses pengelolaan Knowledge.
Adanya standar penilaian terhadap infrastruktur dan lingkungan kerja untuk menjalankan proses pengelolaan Knowledge.
Adanya monitoring efektivitas proses yang sesuai dengan proses pengelolaan Knowledge.
PA 3.2 Penerapan Standar dari Proses
Proses pengelolaan Knowledge diterapkan menggunakan proses standar yang sesuai.
Penetapan peran, tanggung jawab, dan kewenangan terhadap proses pengelolaan Knowledge telah diterapkan dan saling berkesinambungan.
Penerapan proses pengelolaan Knowledge dijalankan oleh personil yang kompeten, terlatih dan berpengalaman di bidangnya.
Sumber daya dan informasi untuk mengelola Knowledge dapat disediakan, dialokasikan, serta digunakan.
Infrastruktur dan lingkungan kerja untuk mengelola Knowledge dapat disediakan, diatur, dan dipelihara.
Adanya pengumpulan dan analisa terhadap data pengelolaan Knowledge untuk menilai kinerja, kesesuaian, dan efektifitas proses, serta untuk mengetahui potensi peningkatan kualitas proses secara terus-menerus.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
144
Universitas Indonesia
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 4.1 Pengukuran Proses Terhadap Pencapaian Tujuan
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Knowledge tersedia untuk mendukung tujuan bisnis.
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan Knowledge digunakan sebagai alat ukur kinerja pelaksanaan pengelolaan Knowledge.
Digunakannya pengukuran kuantitatif terhadap kinerja pengelolaan Knowledge yang relevan dengan masing-masing tujuan bisnis.
Unit ukuran proses pengelolaan Knowledge disesuaikan dengan model output dari proses tersebut serta frekuensi pengukuran proses pengelolaan Knowledge disesuaikan dengan model kuantitatif penilaian kinerja proses tersebut.
Hasil pengukuran pengelolaan Knowledge dikumpulkan, dianalisa, dan dilaporkan untuk memonitor apakah secara kuantitatif kualitas kinerja proses tersebut telah tercapai.
Hasil pengukuran digunakan untuk mencari karakteristik pola tertentu dalam pengelolaan Knowledge.
PA 4.2 Kontrol Proses dari Aktifitas Pengukuran
Menggunakan teknik kontrol dan analisa tertentu terhadap pengukuran kinerja pengelolaan Knowledge.
Adanya pembatasan jumlah variasi dalam pengukuran pengelolaan Knowledge.
Data pengukuran dijadikan bahan untuk menganalisa kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi) dalam pengukuran pengelolaan Knowledge.
Perbaikan terhadap cara analisa dilakukan untuk menunjukkan letak kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi pengukuran) dalam pengukuran pengelolaan Knowledge.
Pembatasan variasi selalu diterapkan menyusul tindakan perbaikan yang diterapkan pada poin sebelumnya.
PA 5.1 Inovasi Proses
Mengetahui sasaran peningkatan proses pengelolaan Knowledge untuk mendukung tujuan bisnis.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi penyebab umum adanya variasi cara pengukuran kinerja pengelolaan Knowledge.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi potensi penggunaan metode best-practice maupun berinovasi terhadap metode pengelolaan Knowledge.
Dapat mengidentifikasi potensi peningkatan proses pengelolaan Knowledge dari kemunculan teknologi baru, lengkap dengan konsep prosesnya.
Memiliki strategi implementasi untuk mewujudkan sasaran peningkatan pengelolaan Knowledge.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015
145
Universitas Indonesia
Lampiran 2 : Kuisioner (Lanjutan)
PA 5.2 Optimasi Proses
Melakukan penilaian atas keseluruhan dampak dari usulan perubahan metode pengelolaan Knowledge dengan cara membandingkan antara sasarannya dengan standar proses yang berlaku.
Adanya pengaturan terhadap penerapan seluruh perubahan yang disetujui agar dipastikan bahwa setiap gangguan kinerja pengelolaan Knowledge dapat dipahami dan diatasi.
Dilakukan evaluasi untuk menilai efektifitas perubahan metode pengelolaan Knowledge.
Perancangan tata ..., Aryo Bayu Bimantara, Fasilkom UI, 2015