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Tabellenkalkulation
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Inhalt (1)
Einführung in die Tabellenkalkulation
Berechnungen in Excel– Formeln und Bezüge
– Funktionen
Arbeiten mit Datenlisten– Sortieren und Filtern
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Inhalt (2)
Funktionen– SVERWEIS– Wenn
Diagramme
Interaktion
Pivot-Tabellen– Pivot-Tabellen-Assistent– Layouteinstellungen,Feldeinstellungen
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Einführung
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Zweck einer Tabellenkalkulation
Datenblatt enthält – Text, Zahlen und Berechnungsvorschriften
(Formeln)
Dynamische Berechnungen– Bei Eingangsdatenänderungen ändern sich
automatisch die Ausgangsdaten
Speichern von Daten in einer Matrix
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Einführung (1)
Spalten werden in Excel mit Großbuchstaben bezeichnet z.B. „D“
Zeilen werden mit Zahlen bezeichnet z.B. „23“
Eine Zelle ergibt sich aus der Kombination von Zeile und Spalte z.B. „D23“– wird als Zellbezug bezeichnet– „Adresse“, wird in Formeln verwendet
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Einführung (2)
Inhalt einer Zelle– Text (mit Formatierungen analog zu Word)– Zahlen– Formeln (Berechnungsvorschriften) - ergeben
wieder Text oder Zahlen
Formatierung– über Format/Zellen - insbesondere für
Zahlenformate
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Einführung (3)Zelle: Bestehend aus Zahl der Zeile und Buchstaben der Spalte
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Formeln und Bezüge
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Formeln und Bezüge(1)
Berechnungen werden in Excel mit Formeln durchgeführt z.B.=B6*B8 Multiplikation der Zellen B6 mit B8Jede Formel beginnt mit einem „=„-ZeichenKomplexe Formeln werden von Excel automatisch über den Funktionsassistenten bereitgestelltenthalten Funktionen, Bezüge, Werte
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Formeln und Bezüge (2)
Formeln können in der Bearbeitungszeile oder in der betreffenden Zelle selbst eingetragen werden
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Formeln und Bezüge (3)
1. Bezüge sind die „Adressen“ der Zellen
2. Es gibt drei verschiedene Bezüge1. relative Bezüge
2. absolute Bezüge
3. gemischte Bezüge
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Formeln mit relativem Bezug
Schreibweise: z.B. D5
Formeln mit relativem Bezug können problemlos kopiert werden
beim Verschieben von Formeln wird diese angepasst
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Formeln mit relativem Bezug
9
=D9*2
12
=B5*2
Die Formel aus B7 wird nach C11 kopiert. Sie passt sich aufgrund des relativen Bezuges an
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Übung
Das Unternehmen „Web-Content“ hat sieben Angestellte. Berechnen sie das Gehalt der jeweiligen Angestellten. Die notwendigen Daten finden Sie in der Datei „Bezuege.xls“
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Formeln mit absolutem Bezug
Schreibweise: z.B. $D$5
Dollar Zeichen vor dem Spaltenbuchstaben und vor der Zeilennummer
Kopiert man eine Formel mit einem absoluten Bezug verändert sich diese nicht
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Formeln mit absolutem Bezug
=$F$5*7
=$F$5*7
17
Die Formel aus C7 wird nach D11 kopiert. Sie passt sich aufgrund des absoluten Bezuges nicht an
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Übung
Im Unternehmen „Web-Content“ ist es üblich das jeder Mitarbeiter € 20/Monat in die Betriebskassa einbezahlt. Berechen das Gehalt jedes Angestellten nach Einbezahlung der € 20 in die Betriebskassa. Die notwendigen Daten finden Sie in der Datei „Bezuege.xls“
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Formeln mit gemischtem Bezug
Schreibweise: z.B. $C6
Dollarzeichen vor Spaltenbuchstabe oder Zeilennummer
Kopieren einer Formel ist möglich – absoluter Teil der Formel ändert sich nicht
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Formeln mit gemischtem Bezug
13
9
=$D10*3
=$D6*3
Die Formel aus B8 wird nach C12 kopiert. In Zelle B8 wird die Zahl aus Zelle D6 mit 3 multipliziert. Die Formel kann kopiert werden, da die zu multiplizierenden Zahlen in der Spalte D stehen, welche als absolut angeben wurde
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Funktionen
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Funktionen - allgemein
Excel verfügt über mehr als 300 Funktionen
Eingeben von Funktionen erfolgt mittels Funktionsassistenten– Einfügen– Funktionen oder– über Shortcut
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Funktionsassistent
Auswahl der einzelnen Funktionen nach Name und Kategorie
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Syntax (1)
Neben dem Funktionsassistenten bietet Excel auch die Möglichkeit Rechen-operationen durch Eintippen der entsprechenden Formel durchzuführen.
Formeln können entweder in die Befehls-zeile oder in die Zelle, in der später das Ergebnis erscheinen soll, eingegeben werden.
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Syntax (2)
Die zur Berechnung verwendeten Zeichen werden als Operatoren bezeichnetdie wichtigsten Operatoren:– „+“ Addition– „-“ Differenz– „*“ Produkt– „/“ Division– „^“ Potenz
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Syntax (3)
Jede Funktion kann Argumente besitzen, werden in Klammer angegeben (oder bei Assistenten in die entsprechenden Felder).
Die Trennung aneinandergereihter Argumente erfolgt durch „ ; “, z.B. =Summe(1;2;3;)
Zellbereiche werden z.B. durch „D23:D45“ dargestellt.
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Funktionen – „Summe“
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Funktion – „Summe“ (1)
Summenbildung der Gewinne:
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Funktion – „Summe“ (2)
summieren von Zahlen
Vorgehensweise:– aufrufen des Funktionsassistenten– auswählen der Kategorie „Math&Trigonom“– auswählen der Funktion „Summe“– oder einfach die Formel eintippen
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Auswahl der Funktionskategorie „Math. &Trigonom.“
Auswahl der benötigten Funktion „Summe“
Funktion – „Summe“ (3)
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Funktion – „Summe“ (4)
Ergebnis der Summenbildung:
Formel mit der die Summe errechnet wurde
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Funktionen – „Mittelwert“
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Funktion – „Mittelwert“ (1)
Berechnung des mittleren Gewinns
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Funktion – „Mittelwert“ (2)
Bildung von Durchschnittswerten z.B. Durchschnittsgewinn mehrerer FilialenVorgehensweise: – aufrufen des Funktionsassistenten– auswählen der Kategorie „Statistik“– auswählen der Funktion „Mittelwert“– oder Eingabe der Formel
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Funktion – „Mittelwert“ (3)
Ergebnis aus der Berechnung des mittleren Gewinns
Formel mit der der Mittelwert errechnet wurde
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Übung
Öffnen Sie die Datei „Umsatz.xls“ und berechnen Sie für jeden Kunden den Gesamtumsatz sowie den mittleren Umsatz aller drei Jahre, und den Gesamtumsatz und den mittleren Umsatz aller drei Jahre über alle Kunden.
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Funktionen – „Summewenn“
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Funktion – „Summewenn“ (1)
findet Anwendung, wenn aus einer Datenbank Daten nach einem bestimmten Kriterium summiert werden sollen z.B. Summe der Gehälter bzw. Summe der Löhne
Vorgehensweise– aufrufen des Funktionsassistenten
– auswählen der Kategorie „Math&Trigonom“
– auswählen der Funktion „Summewenn“
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Zellbereich, welcher berechnet werden soll
Funktion – „Summewenn“ (2)
Kriterium nach dem die Summe gebildet werden sollZahlenbereich der
addiert werden soll
Manuell einzugebende Formel
Kontaktfenster des Funktionsassistenten
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Funktion – „Summewenn“ (3)
3 auszufüllende Felder im Kontaktfenster– Das erste Argument gibt den Bereich an für den
bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen– Das zweite Argument gibt an welche
Merkmalsausprägungen vorliegen sollen– Das dritte Argument gibt die Feldbezeichnung
für die Werte an, die addiert werden sollen
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Übung
Ergänzen Sie die Datei „Umsatz.xls“ um den Umsatz in Wien und den Umsatz in Linz im Jahr 2001.
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Sortieren
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Sortieren (1)
Die Funktion „Sortieren“ ermöglicht das Sortieren von Daten in einer Tabelle nach bestimmten Kriterien
Vorgehensweise:– Selektieren des Bereiches– Daten– Sortieren– Auswahl des „Sortierschlüssels“
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Sortieren (2)
Sortieren der Filialen in der folgenden Tabelle nach dem Alphabet:
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Angabe des zu sortierenden Feldes in Excel
Angabe der Sortierrichtung
Sortieren (3)
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Sortieren (4)
Vorgehensweise:– Daten– Sortieren– Aufsteigend
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Sortieren (5)
Ergebnis des Sortiervorganges:
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Übung
Sortieren Sie die Kunden in der Datei „Umsatz.xls“ aufsteigend nach ihrer Kundennummer.
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SVERWEIS
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Funktion – „SVERWEIS“ (1)
Der SVERWEIS ist eine Suchfunktion
– sucht nach einem Wert in der ersten Spalte einer Matrix
– liefert den Wert einer beliebigen Spalte als Ergebnis
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Funktion – „SVERWEIS“ (2)
Vorgehensweise
– aufrufen des Funktionsassistenten– auswählen der Kategorie „Matrix“– auswählen der Funktion „SVERWEIS“
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Funktion – „SVERWEIS“ (3)Eingabe des Objektes nach welchem in Spalte 1 der nachfolgend angebenen Matrix gesucht werden soll
Angabe des Bereiches in dem gesucht werden soll
Angabe der Spalte, welche die gewünschten Werte enthält.
Eingabe des Wortes „FALSCH“ notwendig, da eine exakte Übereinkunft gewünscht ist
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Funktion – „SVERWEIS“ (4)
Die Funktion sucht immer den größten Wert, der in einer aufsteigend sortierten Tabelle kleiner oder gleich dem Suchkriterium ist
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Funktion – „SVERWEIS“ (5)
Im Falle einer gewünschten exakten Übereinstimmung muss die automatische Sortierfunktion des „SVERWEIS“ ausgeschaltet werden:– Attribut „Bereich Verweis“ auf FALSCH
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Übung
In der Datei „Mitglieder.xls“ finden Sie eine Liste von Mitgliedern. Finden Sie heraus wie hoch der Mitgliedsbeitrag ist den Vogel bezahlt, wie viel ihm das Abonnement kostet und ob und wie viel Geld er noch für eine Spende erübrigt.
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Wenn
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Funktion – Wenn (1)
„Wenn“ dient zur logischen Unterscheidung– überprüft, ob eine Bedingung erfüllt ist, und
gibt je nachdem etwas aus– Ausgabe kann Text (in „“), Zahl oder eine
Formel sein
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Funktion – Wenn (2)
Bestandteile (Argumente)– Prüfung: logischer Ausdruck, z.B. D5>10– Dann_Wert: Ausgabe, wenn Prüfung
erfolgreich– Sonst_Wert: Ausgabe, wenn Prüfung nicht
erfolgreich
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Übung
Geben Sie zu jedem Kunden in der Datei „Umsatz.xls“ an, ob der Gesamtumsatz aller 3 Jahre ausreichend ist oder nicht. Dies ist er, wenn er 1.000.000 EURO überschreitet.
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Diagramme
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Grundsätzliches
Diagramme sollten übersichtlich und gut lesbar sein
Farbliche Abstimmung – keine zu bunten und somit nicht mehr aussagekräftigen Diagramme
Diagrammüberschriften sollten immer den gezeigten Inhalten entsprechen
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Verwendung
Diagramme werden immer zur grafischen Veranschaulichung von Daten verwendet
Komplexe Sachverhalte können anhand von Diagrammen vereinfacht gezeigt bzw. präsentiert werden
Diagramm bleibt mit den Daten verbunden: Daten ändern sich - Diagramm ändert sich
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Vorgehensweise (1)
Einfügen
Diagramm (od. Shortcutsymbol )
Der Diagrammassistent erscheint
Auswählen eines geeigneten Diagrammtyps
Markieren des Datenbereiches aus dem das Diagramm erstellt werden soll
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Dient zur Auswahl des einzelnen Diagrammtyps
Vorgehensweise (2)
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Diagrammbeispiele
Ausgangstabelle:
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Säulendiagramm
Gewinn 2001
€ 0
€ 200.000
€ 400.000
€ 600.000
€ 800.000
€ 1.000.000
€ 1.200.000
Braunau Ried Leoben Kagenfurt
Gewinn 2001
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Balkendiagramm
Gewinn 2001
€ 0 €200.000
€400.000
€600.000
€800.000
€1.000.00
0
€1.200.00
0
Braunau
Ried
Leoben
Kagenfurt
Gewinn 2001
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Kreisdiagramm
Gewinn 2001
Braunau
Ried
Leoben
Kagenfurt
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3D - Balkendiagramm
€ 0 € 200.000 € 400.000 € 600.000 € 800.000€ 1.000.000
Braunau
Ried
Leoben
Kagenfurt
Gewinn 2001
Gewinn 2001
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Übung
Erstellen Sie ein Diagramm zu den Daten in der Datei „Umsatz.xls“.
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Interaktion
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Interaktion
Verwendung von insbesondere Diagrammen, die mit Excel erstellt wurden, in anderen Programmen wie z.B. Word
2 grundsätzliche Möglichkeiten– mit Verbindung– ohne Verbindung
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Interaktion
Kopieren– in Excel markieren und Bearbeiten-Kopieren
(STRG-C) bzw. in Word Bearbeiten-Inhalte Einfügen
– reine Kopie, keine Verbindung mehr
Verknüpfen– wie kopieren, jedoch beim Einfügen Option
Verknüpfen aktivieren, Änderungen wirken sich aus
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Übung
Fügen Sie das Diagramm aus der vorangegangenen Übung in ein neues Word-Dokument ein. Es soll dabei mit den Daten verbunden bleiben.
![Page 75: Tabellenkalkulation. Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel –Formeln und Bezüge –Funktionen Arbeiten mit Datenlisten –Sortieren](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062512/55204d7649795902118cafb3/html5/thumbnails/75.jpg)
Pivot-Tabellen
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Verwendung
Pivot-Tabellen sind Häufigkeitsauszählungen
Pivot-Tabellen lassen eine komfortable Datenanalyse zu
![Page 77: Tabellenkalkulation. Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel –Formeln und Bezüge –Funktionen Arbeiten mit Datenlisten –Sortieren](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062512/55204d7649795902118cafb3/html5/thumbnails/77.jpg)
Pivot-Tabellen-Assistent
der Pivot-Tabellen-Assistent unterstützt bei der Erstellung von Pivot-Tabellen
Vorgehensweise:– Daten– Pivot-Tabellenbericht
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Auswahl der Datenquelle, die analysiert werden soll
Erstellen einer Pivot-Tabelle (1)
![Page 79: Tabellenkalkulation. Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel –Formeln und Bezüge –Funktionen Arbeiten mit Datenlisten –Sortieren](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062512/55204d7649795902118cafb3/html5/thumbnails/79.jpg)
Auswahl des zu analysierenden Datenbereiches.
Erstellen einer Pivot-Tabelle (2)
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Erstellen einer Pivot-Tabelle (3)
Durch einfaches ziehen der einzelnen Buttons mit der Maus kann das Layout der Pivot-Tabelle bestimmt werden
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Erstellen einer Pivot-Tabelle (4)
Zeile– Kategorien– mehrere Elemente: Sub-Kategorien
Spalte– analog zu Zeilen
Daten– zusammengefasste Werte (durch Doppelklick
kann Art geändert werden)
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Wählen Sie aus wo (in welchem Datenblatt) das Ergebnis der Analyse dargestellt werden soll
Erstellen einer Pivot-Tabelle (5)
![Page 83: Tabellenkalkulation. Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel –Formeln und Bezüge –Funktionen Arbeiten mit Datenlisten –Sortieren](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062512/55204d7649795902118cafb3/html5/thumbnails/83.jpg)
Pivot-Tabelle als Ergebnis der vorangegangen Schritte
Erstellen einer Pivot-Tabelle (6)
Datenfeld
Beschriftungsfeld
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Sortieren einer Pivot-Tabelle
![Page 85: Tabellenkalkulation. Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel –Formeln und Bezüge –Funktionen Arbeiten mit Datenlisten –Sortieren](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062512/55204d7649795902118cafb3/html5/thumbnails/85.jpg)
Sortieren einer Pivot-Tabelle (1)
Die Funktion „Sortieren“ ermöglicht es Daten welche in einer Pivot-Tabelle dargestellt sind zu sortierenVorgehensweise:– Beschriftungsfeld markieren– Daten– Sortieren– oder Shortcut
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Sortieren einer Pivot-Tabelle (2)
Kontaktfenster in welchem die Sortieroptionen eingegeben werden können
![Page 87: Tabellenkalkulation. Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel –Formeln und Bezüge –Funktionen Arbeiten mit Datenlisten –Sortieren](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062512/55204d7649795902118cafb3/html5/thumbnails/87.jpg)
Layout- und Feldeinstellungen
![Page 88: Tabellenkalkulation. Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel –Formeln und Bezüge –Funktionen Arbeiten mit Datenlisten –Sortieren](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062512/55204d7649795902118cafb3/html5/thumbnails/88.jpg)
Layouteinstellungen (1)
Felder können im nachhinein leicht entfernt oder hinzugefügt werden
Wenn nötig ändert Excel automatisch die zugrundeliegende Funktion (z.B. die Funktion „Summe“ wird in die Funktion „Anzahl“ umgewandelt)
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Layouteinstellungen (3)
Durch einfaches ziehen der einzelnen Buttons mit der Maus kann das Layout der Pivot-Tabelle verändert werden
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Feldeinstellungen (1)
Dient der Veränderung der in der Pivot-Tabelle verwendeten Felder
Vorgehensweise– markieren des betreffenden Datenfeld– klicken des rot markierten Buttons
![Page 91: Tabellenkalkulation. Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel –Formeln und Bezüge –Funktionen Arbeiten mit Datenlisten –Sortieren](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062512/55204d7649795902118cafb3/html5/thumbnails/91.jpg)
Feldeinstellungen (2)
Um den rot markierten Bereich zu erhalten muss die Schaltfläche „Optionen“ gedrückt werden
Mit der Schaltfläche „Zahlen“ kann der Wertebereich der Pivot-Tabelle formatiert werden
Mit der Schaltfläche „Ausblenden“ kann das aktuelle Datenfeld entfernt werden
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Feldeinstellungen (3)
Vergleichsvariable
Zum prozentuellen Vergleich vorhandener Werte mit einer bestimmten Variable
interessierende Ausprägung der Variable
![Page 93: Tabellenkalkulation. Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel –Formeln und Bezüge –Funktionen Arbeiten mit Datenlisten –Sortieren](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062512/55204d7649795902118cafb3/html5/thumbnails/93.jpg)
Feldeinstellungen (4)
Ausblenden des aktuellen Beschriftungsfeldes
Änderung der Feldbeschriftung
Aufrufen des Kontaktfensters durch Doppelklick auf das entsprechende Beschriftungsfeld
![Page 94: Tabellenkalkulation. Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel –Formeln und Bezüge –Funktionen Arbeiten mit Datenlisten –Sortieren](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062512/55204d7649795902118cafb3/html5/thumbnails/94.jpg)
Übung
In der Datei „Kunden.xls“ finden Sie Kunden und deren Einkäufe. Erledigen Sie die auf den weiteren Datenblättern zu findenden Aufgaben.